Word для Microsoft 365 Word 2021 Word 2019 Word 2016 Word 2013 Word 2010 Еще…Меньше
В Word можно в виде текста в форматировать исходный, конечной или только текст. Если вам всегда нужен один из вариантов, установите его в качестве значения по умолчанию для в документе.
Настройка параметров в области в режиме в режиме в области «Ветв
По умолчанию Word сохраняет исходное форматирование при вклеии содержимого в документ с помощью клавиш CTRL+V, кнопки «Вировать» или щелчка правой кнопкой мыши + Вп. Чтобы изменить значение по умолчанию, выполните указанные здесь действия.
-
Откройте меню Файл, выберите раздел Параметры, а затем — Дополнительно.
-
В области Вырезание, копирование ивклейка выберите стрелку вниз, чтобы изменить параметр .
-
Вставка в пределах одного документа При копировании содержимого в тот же документ, из которого было скопировано содержимое.
-
Вставка в другой документ При вклеии содержимого, скопированные из другого документа Word.
-
Вставка в другой документ при конфликте определений стилей При вставку содержимого, скопированные из другого документа Word, стиль, который назначен скопированному тексту, определяется по-другому в документе, в который в него вируется текст.
-
Вставка из других программ При копировании содержимого из другой программы, например из браузера.
-
-
Для каждого параметра можно настроить:
Сохранить форматирование источника
Слияние форматирования
Сохранить только текстДополнительные сведения об этих параметрах см. в этой теме.
-
Нажмите ОК.
Примечания:
-
Вы также можете выбрать пункт По умолчанию в меню Параметры
. -
Изменение параметров при вклеии содержимого
При копировании содержимого из форматированный источника, например веб-страницы или другого Word документа, можно выбрать параметры при его копировании в документ.
-
Щелкните или коснитесь того места, куда вы хотите вировать содержимое.
-
Нажмите CTRL+V, а затем выберите параметры в
. -
Наведите курсор на кнопки для просмотра в прямом эфире.
-
Выберите параметр вклейки.
Кнопка Параметры в 
позволяет выбрать параметры форматирования и по умолчанию она была выбрана. Если вы ее не видите, вероятно, она отключена. Выполните эти действия, чтобы ее включить:
-
Откройте меню Файл, выберите раздел Параметры, а затем — Дополнительно.
-
В разделе Вырезание, копирование и вклейка выберите показывать кнопку Параметры в области вклеитьсодержимое .
-
Нажмите ОК.
Если этот параметр заметок, но кнопка не будет отформатирована, убедитесь в том, что вы вжали отформатированный текст, а не текст (как в Блокноте).
При копировании текста Word документа, веб-страницы или документа другого приложения и его копировании в документ Word, вы можете выбрать форматирование текста. Вы можете сохранить исходное форматирование, объединить его с форматированием назначения или в виде обычного текста.
-
Сохранить форматирование источника (K) Этот параметр сохраняет форматирование, примененное к скопированному тексту. Все определения стилей, связанные со скопированным текстом, копируются в целевой документ.
-
Объединить форматирование (M) Этот параметр отменяет большинство параметров форматирования, примененных непосредственно к скопированному тексту, но сохраняет параметры форматирования, которые используются для выделения, например полужирное и курсивное начертание, если эти параметры применены только к части выделенного текста. К тексту применяются характеристики стиля абзаца, в который этот текст был вставлен. К вставляемому тексту также применяются непосредственное форматирование или свойства стиля знаков текста, находящегося прямо перед ним.
-
Рисунок (U)
Этот параметр доступен только в Microsoft 365 подписки. Преобразует текст в изображение и вирует его. Текст изменить нельзя, но вы можете обращаться с ним как с любым другим рисунком или изображением, а также использовать эффекты, границы или поворот. Выберите параметры на вкладке Формат рисунка. -
Сохранить только текст (T) При установке этого параметра отменяются все параметры форматирования и удаляются все нетекстовые элементы, например рисунки и таблицы. К тексту применяются характеристики стиля абзаца, в который он вставляется, и непосредственное форматирование или свойства стиля знаков текста, находящегося прямо перед ним. Графические элементы удаляются, а таблицы преобразуются в последовательность абзацев.
При этом можно сохранить исходное форматирование или последовательность элементов из списка с маркерами или маркерами конечного списка.
В сохраните последовательность вещей, чтобы их можно было в нее вклеить. Выберите Продолжить список (C), чтобы вставленные элементы оставались в списке в последовательности.
Сохранение исходной последовательности для элементов с номерами Выберите пункт Новый список (N), чтобы вставить элементы, чтобы сохранить их исходную последовательность.
Вставка маркированных элементов в нумерованный список Чтобы сохранить маркеры, выберите Сохранить форматирование источника (K). Чтобы преобразовать маркеры в номера, выберите объединить форматирование (M).
Вставка нумерованных элементов в маркированный список Чтобы сохранить исходные числа, выберите не объединять список (D). Чтобы преобразовать числа в маркеры, выберите объединить список (M).
В виде списков в виде ветвей только текста По умолчанию маркеры и номера сохраняются только при вклеии текста. Чтобы отключить эту возможность:
-
Откройте меню Файл, выберите раздел Параметры, а затем — Дополнительно.
-
Чтобы сохранить маркеры и номера при вклеии текста с параметром Сохранить только текст, с помощью параметра Сохранить только текст, сохраняемая нумма.
-
Нажмите кнопку ОК.
Нужна дополнительная помощь?
Не разбивается текст по абзацам при копировании с сайта
N
На сайте с 12.06.2011
Offline
88
24 октября 2014, 16:00
6559
Вообщем, есть проблема: копирую текст с сайта (разбит на абзацы), вставляю в ворд, а он отображается одной строкой. Помогите, пож-та.
Пациент: http://dnjuha.ru/
На сайте с 19.10.2011
Online
1535
24 октября 2014, 16:02
#1
А зачем вы копируете ( читаем воруете ) текст с чужого сайта ?
N
На сайте с 12.06.2011
Offline
88
24 октября 2014, 16:03
#2
xVOVAx:
А зачем вы копируете ( читаем воруете ) текст с чужого сайта ?
Это мой сайт.
———- Добавлено 24.10.2014 в 20:25 ———-
Проблема, видимо, с тегом <br>. На сайте он отображается правильно, а при копировании почему-то убирается.
P
На сайте с 25.05.2007
Offline
103
24 октября 2014, 16:33
#3
Косяк в JS скрипте, который у вас перехватывает копирование. Вот он-то и ломает форматирование текста. Если его убрать, то копируется все без проблем и багов.
N
На сайте с 12.06.2011
Offline
88
24 октября 2014, 16:43
#4
pimandr:
Косяк в JS скрипте, который у вас перехватывает копирование. Вот он-то и ломает форматирование текста. Если его убрать, то копируется все без проблем и багов.
да, вы правы. Спасибо. буду искать другие способы вставки ссылки при копировании
[Удален]
26 октября 2014, 02:44
#5
Сообщение отправилось три раза, извените!
[Удален]
26 октября 2014, 02:44
#6
Есть другой вариант, при копировании форматирование текста не сохраняется!
Но если тебе нужно оставить форматирование текста, тогда скопируй нужный текст открой word и нажми правой кнопкой мыши по текстовому полю и в контекстном меню выбери вставить с форматированием! Мне помогало.
[Удален]
26 октября 2014, 02:45
#7
Есть другой вариант, при копировании форматирование текста не сохраняется!
Но если тебе нужно оставить форматирование текста, тогда скопируй нужный текст открой word и нажми правой кнопкой мыши по текстовому полю и в контекстном меню выбери вставить с форматированием! Мне помогало.
Как вставить текст без форматирования?
У любого цифрового текста — в документе, на сайте или в приложении — есть определённое форматирование. При копировании и вставке фрагмента в другое место также копируются элементы форматирования — разрывы строк, курсивное и жирное выделение, размер шрифта, изображения, таблицы, гиперссылки и т.д. Избавляться от этих элементов бывает сложно. Иногда даже приходится всё переписывать вручную. Но есть способы, которые помогают сэкономить время и нервы. Рассказываю, как вставить скопированный текст без форматирования куда угодно.
В любой программе особым сочетанием клавиш
Для копирования и вставки текста на устройствах с Windows используют сочетания клавиш Ctrl+C (копировать) и Ctrl+V (вставить). При этом фрагмент будет вставлен в том же виде, что в исходном материале. Чтобы при вставке избавиться от всех элементов форматирования, нужно вместо Ctrl+V использовать сочетание Ctrl+Shift+V. Способ работает в большинстве десктопных приложений и в любом веб-браузере. Это же сочетание можно применять при работе с Chrome OS и Linux.
При стандартном копировании через контекстное меню применяется команда Ctrl+C, которая сохраняет форматирование
В Mac OS X аналогичную функцию выполняет сочетание Command+Option+Shift+V. При вставке текстовый фрагмент автоматически форматируется так, как настроены параметры в месте размещения. Сочетание работает и в большинстве приложений Mac.
В текстовом редакторе Microsoft Word и его аналогах
В Microsoft Word не получится убрать форматирование с помощью сочетания клавиш. Но можно воспользоваться встроенными опциями текстового редактора. В момент добавления скопированного фрагмента выберите в контекстном меню подходящие параметры вставки. В данном случае это «Сохранить только текст».
При сохранении в Word только текста удаляются все элементы форматирования
Также в Microsoft Word можно включить опцию вставки текста без форматирования на постоянной основе. Для этого перейдите в «Параметры Word», в разделе «Дополнительно» выберите «Вырезание, копирование, вставка» и укажите использование опции «Сохранить только текст». Сохраните настройки и забудьте о мешающем форматировании.
Настройка вставки в Word
Если нужно очистить от форматирования уже вставленный материал, то в Word для этого есть специальная функция. Выделите фрагмент, который нужно очистить. Найдите на панели быстрого доступа команду «Очистить формат» (шрифт и ластик) и кликните по ней. Текст автоматически преобразуется в основной формат документа.
Функция очистки от форматирования в Word
Похожие функции есть в большинстве текстовых редакторов. Конечно, название и особенности применения могут несколько отличаться.
Функции вставки без форматирования, которые есть в Word, аналогично работают и в других продуктах Microsoft — в Excel, Outlook, OneNote и т. д.
В Google Docs
В онлайн-редакторе Google Docs всё ещё проще. При вставке скопированного текста в документ выберите в контекстном меню команду «Вставить без форматирования».
В Google Docs команда Ctrl+Shift+V уже встроена в меню
Если же текст уже вставлен вместе с ненужными элементами, то выделите его и кликните для вызова меню. Выберите функцию «Очистить форматирование».
Любой текст в Google Docs можно очистить от ненужных элементов
В любой документ или программу через «Блокнот» в Windows или TextEdit на Mac
Иногда все эти способы по какой-то причине не подходят. Например, в выбранном приложении не работают сочетания клавиш. В этом случае можно использовать системные приложения операционных систем — простые текстовые редакторы. В Windows это «Блокнот», Mac OS X — TextEdit.
Способ не совсем удобен из-за трудоёмкости, зато всегда работает. При работе с Windows откройте «Блокнот» и вставьте в него скопированный текст. При этом все элементы форматирования будут автоматически удалены. Теперь вы можете скопировать нужный фрагмент и вставить его в любой документ или другое место.
Очищенный текст можно легко скопировать из «Блокнота»
В Mac OS X порядок действий почти такой же, но потребуется дополнительная настройка. Откройте TextEdit, перейдите в Preferences и отметьте поле Plain Text. После этого любой вставленный фрагмент очистится от форматирования — его можно копировать.
Куда угодно с помощью расширений браузера
Самый простой способ для копирования и вставки без форматирования из браузера — сразу копировать только текст. Сделать это можно с помощью специальных расширений. Вот несколько полезных инструментов.
«Скопируйте в виде простого текста». После добавления расширения в браузер в контекстном меню появится дополнительная строчка с логотипом и фразой «Скопируйте в виде простого текста». Ничего дополнительно делать не нужно — копируйте нужный материал и вставляйте его куда угодно без форматирования.
В буфер обмена копируется уже очищенный фрагмент
Copy As Plain Text. Расширение работает по аналогии с предыдущим. При копировании выберите в контекстном меню функцию Copy As Plain Text. Фрагмент сохранится в буфере обмена без лишних элементов.
Функция расширения отображается в контекстном меню
Можно выбрать один из трёх методов копирования, в том числе «принудительно копировать обычный текст»
Page Plain Text. Очищает веб-страницу от всего форматирования, оставляя только текст. Любой текстовый фрагмент можно скопировать, выделить и скачать в формате TXT.
ЭКСКЛЮЗИВЫ ⚡️
Читайте только в блоге
Unisender
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.
Одна из самых больших неприятностей при попытке скопировать / вставить что-либо в текстовом редакторе — это форматирование текста. Часто вам нужно только скопировать и вставить простой текст с веб-сайтов, не выполняя при этом все форматирование. Но вариант по умолчанию в вашем браузере не позволяет вам этого делать. Так что, если вас это всегда беспокоило и вы хотите положить конец этому раздражению раз и навсегда, вы попали в нужное место. Потому что сегодня мы покажем вам, как копировать / вставлять простой текст без форматирования в Windows 10 и Mac.
Копирование / вставка обычного текста без форматирования на вашем ПК
В эту статью мы включили специальные сочетания клавиш для вставки простого текста, приложений и расширений браузера, а также другие методы для копирования / вставки текста без форматирования. Мы также покажем вам собственные варианты вставки текста без форматирования в Word, самом популярном текстовом редакторе в мире. Итак, без лишних слов, давайте рассмотрим различные способы копирования / вставки простого текста без форматирования на вашем компьютере Mac или Windows 10.
Метод 1. Использование сочетаний клавиш
Использование сочетания клавиш — это, безусловно, самый простой способ вставить простой текст без форматирования на вашем компьютере. Для этого нажмите Ctrl + Shift + V, чтобы удалить форматирование, вместо Ctrl + V в Windows. Этот метод работает во всех основных браузерах при написании, например, в WordPress, и в большинстве приложений.
На Mac нажмите Command + Option + Shift + V, чтобы «вставить и сопоставить форматирование» в документе. Однако этот ярлык не работает в MS Word, который использует собственный метод для вставки простого текста в редактор.
Метод 2: использование собственных опций в MS Word
Вы можете вставить текст без форматирования в MS Word с помощью специальной опции «Вставить» на ленте. После того, как вы скопировали целевой текст с форматированием, нажмите кнопку «Вставить» на ленте MS Word. У вас есть три варианта: «Сохранить исходное форматирование», «Объединить форматирование» и «Сохранить только текст», как показано ниже.
В то время как первый сохраняет исходное форматирование, второй сохраняет только базовое форматирование, такое как жирные буквы и маркеры, но меняет шрифт в соответствии с вашим документом. Третий вариант вставляет простой текст в Word без всякого форматирования.
Метод 3: использование расширений браузера
Существует несколько расширений для Firefox и Chrome, которые удаляют все форматирование выделенного текста перед копированием / вставкой. В Firefox я использую Copy PlainText (Свободный), а лучший вариант в Chrome — Копировать как обычный текст (Свободный). Оба они работают примерно одинаково, добавляя параметр «Копировать PlainText» или «Копировать как обычный текст» в контекстное меню браузера, вызываемое правой кнопкой мыши. В таких редакторах, как WordPress, расширения также добавляют параметр «Вставить простой текст».
Использование расширений браузера для Chrome и Firefox, вероятно, является самым простым и чистым способом копирования / вставки обычного текста в Интернете. Они дают вам возможность либо сохранить исходное форматирование, используя опцию «Копировать» по умолчанию в контекстном меню вашего браузера, вызываемого правой кнопкой мыши, либо скопировать только простой текст, используя опцию «Копировать обычный текст». Они также настраиваются, позволяя пользователям устанавливать сочетания клавиш для копирования / вставки простого текста в свой браузер.
Метод 4: использование стороннего программного обеспечения в Windows
Если вы используете ПК с Windows, вы можете загрузить сверхлегкую утилиту под названием PureText (свободный). Самый простой способ использовать PureText — использовать его горячую клавишу для вставки текста вместо использования стандартного сочетания клавиш Ctrl + V. Горячая клавиша по умолчанию для вставки обычного текста — это клавиша Windows + V. [1], но вы можете изменить его по своему усмотрению. Чтобы настроить PureText, щелкните его значок в трее правой кнопкой мыши и выберите «Параметры» во всплывающем меню. В окне параметров вы также можете настроить запуск программы при каждом запуске, поэтому вам не нужно запускать ее вручную. [2].
Метод 5: создайте свой собственный ярлык на Mac
На Mac вы можете использовать Системные настройки, чтобы настроить параметры копирования / вставки по умолчанию. Для начала перейдите в меню Apple> Системные настройки и выберите «Клавиатура». Перейдите на вкладку «Ярлыки» и выберите «Ярлыки приложений» на левой панели. Затем вы можете выбрать значок «+» под полем, чтобы создать новый ярлык для копирования / вставки простого текста без форматирования. После этого введите «Вставить и сопоставить стиль» в поле «Заголовок меню» и укажите свои собственные горячие клавиши в поле «Сочетание клавиш».
Обязательно выберите «Все приложения» в первом поле, чтобы этот ярлык работал во всех совместимых приложениях на этом устройстве. Наконец, нажмите кнопку «Добавить», чтобы настроить новое сочетание клавиш. Теперь вы можете вставлять текст без форматирования в большинство приложений на вашем Mac. После активации этого действия по умолчанию вам нужно будет использовать «Правка»> «Вставить» для вставки с форматированием.
Метод 6: Использование Блокнота в Windows и TextEdit на Mac
Это самый неуклюжий, трудоемкий и самый неудобный для пользователя способ скопировать / вставить простой текст на ваш компьютер. Однако это довольно просто. Просто скопируйте целевой текст из любого места, вставьте его в Блокнот на вашем компьютере с Windows 10, а затем скопируйте этот текст Блокнота, чтобы вставить его в свой документ. Он удаляет все форматирование текста, но представляет собой двухэтапный процесс.
На Mac вы можете использовать TextEdit для того же трюка, но сначала вам нужно настроить приложение на использование обычного текста, перейдя в TextEdit> Preferences и отметив поле Plain Text. Теперь вы можете вставить любой текст в TextEdit, чтобы удалить из него все форматирование. Затем вы можете скопировать / вставить этот фрагмент текста как обычный текст куда угодно.
Легко копируйте / вставляйте текст без форматирования на вашем Windows или Mac
Наряду с методами, описанными выше, многие онлайн-редакторы документов, такие как Google Docs, и приложения CMS, такие как WordPress, также предлагают собственные параметры для копирования / вставки текста без форматирования текста. Таким образом, независимо от вашего варианта использования, вы всегда найдете способ скопировать и вставить текст без форматирования онлайн или офлайн. Так что вперед, попробуйте некоторые из описанных выше методов и посмотрите, какой из них понравится вам.
Обычно, когда мы копируем содержание со страниц сайтов и вставляем его в Ворд, то потом без проблем можем отформатировать в Ворд скопированный текст.
Но еще лет пятнадцать назад довольно часто в результате копирования содержания интернет страниц в word можно было встретиться с проблемами его последующего форматирования. Сейчас подобные проблемы встречаются редко, но как и прежде приносят пользователям кучу неудобств.
Как проявляется проблема форматирования
В такой ситуации мы видим на странице документа непонятные для восприятия переносы слов по одной букве, переносы с середины строки и прочие неприятности.
Проблема не решается с помощью привычной очистки форматирования
Например, если попробовать в показанной выше странице поставить курсор в нужное место и попробовать через Delete поставить вторую половину слова «кто-то» на место, то в результате курсор перепрыгнет на следующую строку и из второй половины слова исчезнет буква «т».
И так со всем текстом. Любые попытки что-то исправить не приносят желаемого результата.
Танцы с бубном просто отдыхают в такой ситуации…
А виновниками этой беды (и по другому не скажешь) являются скрытые знаки форматирования. Точнее даже сказать, скопированные вместе с текстом, знаки web-форматирования. Именно они и не позволяют сделать нормальную правку.
Увидеть их можно нажатием на соответствующую пиктограмму в панели управления.
Вот эти значки в виде градусов и являются причиной проблемы. В этом режиме показа скрытых знаков форматирования, чтобы исправить, все то же слово «кто-то», нужно убрать кругляшки до него и после с одновременной их заменой на пробел.
Word не понимает этого форматирования!
Представляете насколько муторно и долго работать с таким текстом, когда web форматирование стоит буквально вокруг каждого слова?
В нормально набранном тексте Word при включенном режиме отображения скрытых знаков форматирования вы не увидите никаких градусов – между словами будут стоять точки, означающие пробелы.
Так что ручная замена одних знаков форматирования на другие – это не самое лучшее решение проблемы. Нам ведь важна не только сама скопированная информация, но и время, которое мы потратим на ее обработку. Поэтому предлагаю решать подобные проблемы одним из описанных ниже способов.
Решение проблемы форматирования через автозамену
Алгоритм действий при этом может быть примерно следующим.
Включаете режим отображения скрытых знаков форматирования и выделяете проблемный текст. Это может быть, как весь документ, так и его часть, если вы «модернизируете» ранее отработанный документ.
Аккуратно выделяете между любыми словами злополучный значок градуса и через клик правой кнопкой мыши или сочетанием клавиш Ctrl+C копируете его.
Сочетанием клавиш Ctrl+H открываете окно автозамены, устанавливаете курсор в окно «Найти» и через клик правой кнопкой мыши или сочетанием клавиш Ctrl+V вставляете знак градуса из буфера обмена.
Важно!
При этом вы не увидите в окне никакого знака, но при его вставке курсор слегка перепрыгнет вправо. И этот прыжок будет означать, что вы вставили свой градус.
Поскольку в тексте градус остается выделенным, то просто нажимаете на пробел и градус сменится на точку – штатный вордовский знак форматирования.
Копируете эту точку аналогично, но вставляете ее в окно «Заменить на». При этом точку в окне вы также не увидите, поэтому после того, как курсор в нем отпрыгнет вправо, нажимаете кнопку «Заменить все» и автоматически происходит замена по всему ранее выделенному тексту (участку текста).
Способ простой, довольно быстрый, но есть и еще быстрее!
Решение проблемы форматирования через предварительное копирование в блокнот
Суть способа заключается в том, что скопированный с интернет страницы текст вы вставляете не напрямую в Word, а сначала в штатный текстовый блокнот. Затем копируете вставленный в блокнот текст и вставляете его в Word.
В итоге этого приема в скопированном тексте не останется никаких посторонних знаков форматирования. Если не вдаваться в технические особенности, то можно сказать, что блокнот их просто обнулит.
Это мой любимый прием работы при проблемных копированиях с сайтов. В свое время я его применял для обратной вставки текстов из ворда на сайт при написании статей и эту информацию вы вряд ли найдете в официальной справке по Word.
Время идет и современный Word уже очень хорошо понимает язык современных сайтов. Но еще встречаются недоразумения при копировании информации со старых сайтов. Собственно, если бы не недавняя такая встреча, я бы и не вспомнил про эти хитрости форматирования.
Пишите в комментариях, встречались ли вы с подобной проблемой и, как решали ее. Ну а, если пока Бог миловал, то знайте, что есть описанное выше решение. Удачи вам!
С уважением, Сергей Почечуев
Ps Кстати, если Вы не знаете, как открыть несохраненный документ Word, то читайте решение здесь.
Download Article
Download Article
Sometimes copy/pasting the content of a document between programs fails to preserve the formatting you worked so hard on. This occurs because the formatting styles of the software being used do not match. Web-based products tend to use HTML formatting, while older software often does not. This can often be fixed by updating the software in use, but there are options for those who do not wish to make that kind of change as well.
Things You Should Know
- Use «Paste Special». Depending on your program, this may be under File > Edit > Paste Special, Home > Paste menu > Paste special…, or Edit > Paste Special.
- If HTML is supported by the programs you are copy/pasting from, enable HTML formatting on both and copy paste your complex formatting.
- Save a word doc as an HTML file by going to File > Save As… and select Web Page (.htm or .html).
-
1
Cut or copy the desired text. This will move or copy the data to the clipboard.
-
2
Locate Paste Special. Paste Special is a suite of options for formatting pasted text in your destination software. How to access these options will vary depending on the software in use.
- In Microsoft Office 2007 and later this is located in Home > Paste menu (the arrow underneath the clipboard icon) > Paste Special…
- In newer versions a small clipboard icon may appear at the end of the text after pasting. Formatting can be selected here after the fact.
- In OpenOffice this is located in File > Edit > Paste Special.
- Google Docs has a similar option located in Edit > Paste Special, but only works for copy/paste within the browser.
Advertisement
- In Microsoft Office 2007 and later this is located in Home > Paste menu (the arrow underneath the clipboard icon) > Paste Special…
-
3
Select a paste option. Depending on the software you are using, the options will have different nomenclature. Different options will treat the pasted formatting differently.
- To retain all formatting from the text, press “Keep Source Formatting” or “HTML Format”
- To retain only the text formatting, but not pictures, press “Keep Text Only”.
- If both documents have special formatting, like lists or tables that you want to combine, press “Merge Formatting.”
Advertisement
-
1
Check that HTML formatting is supported by your software. Lack of format support is the most common issue for loss of formatting when copy/pasting between web and non-web software.
- Most modern email clients or office software will enable HTML formatting by default, whether it’s a web client, like Gmail/Google Docs, or a separate piece of software, like Microsoft Word/Outlook.
- Software that is either very old or very simple, like WordPad, Notepad, or TextEdit will not support HTML format.
-
2
Enable HTML formatting. It is possible that HTML formatting is supported but has been disabled. You can usually toggle this manually in the options. Enabling this option will vary depending on the client being used. Typically you will want to look for an option labeled “HTML Format” or “Rich Text” in the options section of the client or in the text composition window.
- For example, formatting options can be toggled in Outlook in Tools > Options > Mail Format.
-
3
Copy/Paste complex formatting. Once both programs you are copying from and pasting to are using HTML formatting, you can copy/paste formatted text as smoothly as any other text.
Advertisement
-
1
Compose your document with a word processor. If you do not want to change your word processor and you cannot toggle HTML formatting, then you can still format normally and convert it to an HTML format.
-
2
Save the file as a web page. This will convert the formatting to HTML and allow you to copy that formatting when you open it.
- Go to File > Save As… and select Web Page (.htm or .html) from the “Save As Type” menu. This path may vary depending on the word processor you are using.
-
3
Open the file with your web browser. The web browser will open a web page with the formatted text. If the file does not open with the browser by default there are two other options:
- Drag and drop the .html file onto your browser icon.
- Right-click the .html file and select “Open With…” and select your web browser from the list.
-
4
Copy/paste the text from the browser page to your email. Since the webpage will be HTML formatted, there should be no problem pasting it into your email client with the formatting intact.
Advertisement
Add New Question
-
Question
I am copying stuff from a Word document to an online application form, and it does not preserve the cubic functions and power that are inserted to the numbers. What do I do?
It sounds like the online form doesn’t support the formatting language used by Microsoft Word to make these symbols. Try another notation such as X^3.
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
Video
-
Update your web browsing software. Webmail clients tend to suffer when using very old versions of web browsers. It’s easy, free, and more secure!
Thanks for submitting a tip for review!
Advertisement
About This Article
Thanks to all authors for creating a page that has been read 243,882 times.