Как преобразовать массив данных в таблицу в excel

Трансформация столбца в таблицу

Представьте, что после выгрузки из какой-либо корпоративной ERP-системы, базы данных или программы вы получили данные в виде длинного столбца, а для работы вам из них нужно скомпоновать нормальную двумерную таблицу:

Очевидно, что вручную этим заниматься очень долго и муторно, поэтому давайте разберем несколько способов сделать это красиво.

Способ 1. Формулы

Если внимательно присмотреться к исходным данным, то можно заметить четкую систему — столбец делится на блоки по 7 ячеек, каждый из которых нам нужно трансформировать в соответствующую строку. Чтобы это сделать, нужно привязаться к номерам строк в исходной таблице. Каждая седьмая строка (1,8,15…) — это дата сделки. На одну строку ниже — имя менеджера. Еще на одну ниже — город и т.д. Для простоты и наглядности добавим к заготовке будущей таблицы нумерацию слева и сверху:

Числа слева (1,8,15…) — это номера строк, начинающих каждый блок. Числа сверху (0,1,2,3…) — это сдвиг внутри блока. Теперь, чтобы получить адреса нужных нам ячеек можно ввести простую формулу, склеивающую букву столбца с номером строки:

Обратите внимание на корректное закрепление знаками доллара строк и столбцов — это важно при копировании ссылки из первой ячейки на весь зеленый диапазон.

И осталось превратить нашу текстовую ссылку в полноценную. В этом нам поможет функция ДВССЫЛ (INDIRECT), о которой я подробно уже писал:

Вуаля.

Способ 2. Power Query

Power Query — это бесплатная надстройка для Excel, созданная компанией Microsoft. Для Excel 2010-2013 ее можно совершенно свободно скачать и установить (появится вкладка Power Query), а в Excel 2016 она уже встроена по умолчанию и все ее инструменты находятся на вкладке Данные (Data). Эта надстройка умеет импортировать в Excel данные практически из любых источников и трансформировать их потом любым желаемым образом.

Для начала, превратим наш диапазон в «умную таблицу» — для этого данные нужно выделить и нажать сочетание клавиш Ctrl+T или выбрать на вкладке Главная команду Форматировать как таблицу (Home — Format as Table). В появившемся затем окне важно снять галочку Таблица с заголовками (My table has headers), т.к. «шапки» у нас нет:

После загрузки наши данные появятся в новом окне Power Query:

Теперь добавляем к данным столбец индекса (т.е., фактически, имитируем нумерацию строк) через вкладку Добавление столбца — Столбец индекса (Add Column — Index Column):

А затем добавим столбец, где выведем остаток от деления индекса на 7 с помощью команды Добавление столбца — Стандартные — Остаток от деления (Add Column — Standard — Mod):

Теперь свернем нашу таблицу, конвертируя числа в получившемся столбце в заголовки новых колонок. Для этого используем команду Столбец сведения на вкладке Преобразовать (Transform — Pivot Column):

Осталось заполнить получившиеся пустоты (null) во всех столбцах, кроме двух последних командой Заполнить вниз на вкладке Преобразовать (Transform — Fill Down):

Удалить ненужные столбцы (первый и последний) и отфильтровать лишние строки (убрать галочку Null в фильтре по столбцу 5). Заголовки столбцов можно переименовать двойным щелчком для пущей приятности, а также настроить подходящие форматы данных с помощью иконок в шапке:

Готовую таблицу выгружаем на новый или любой из имеющихся листов с помощью команды Главная — Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить как (Home — Close&Load — Close&Load to):

В будущем, если исходная таблица с данными поменяется в размерах или в содержимом, достаточно будет просто обновить наш запрос, щелкнув по финальной таблице правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh).

Способ 3. Макрос из надстройки PLEX

Если у вас установлена моя надстройка PLEX для Excel 2007-2016, то можно все сделать еще быстрее и проще. Выделяем исходные данные и жмем на вкладке PLEX — Трансформация — Изменить размеры (Transform — Resize):

В открывшемся окне настраиваем параметры преобразования:

Жмем ОК и получаем готовый результат:

Быстрее уже некуда

Ссылки по теме

• Превращение строк в столбцы и обратно
• Редизайнер таблиц (unpivoting)

Предположим, у вас есть таблица массивов / кросс-таблица, и преобразование этой таблицы массивов в таблицу-список может быть для вас несложной задачей, и вы можете преобразовать ее, вводя данные один за другим. Однако, если для преобразования в таблицы списков необходимо несколько таблиц массивов, ручной метод не может быть хорошим решением. Теперь в этом руководстве представлены приемы, с помощью которых можно быстро преобразовать таблицу массивов в таблицу списка в Excel.

Преобразование таблицы массивов в таблицу списка с помощью сводной таблицы

Преобразование таблицы массивов в таблицу списка с помощью VBA

Преобразование таблицы массива в таблицу списка с помощью Kutools for Excel

Преобразование таблицы массивов в таблицу списка с помощью сводной таблицы

Вы можете применить сводную таблицу для преобразования таблицы массивов в список, а затем скопировать ее как диапазон.

1. Нажмите Alt + D одновременно, а затем нажмите P ключ для включения Мастер сводных таблиц и диаграмм диалог и проверьте Несколько диапазонов консолидации и PivotTable параметры. Смотрите скриншот:

2. Нажмите «Далее», чтобы перейти к шагу 2а мастера, и установите флажок «Я создам поля страницы». Смотрите скриншот:

3. Нажмите Download идти на Шаг 2b мастера, и выберите диапазон массива и добавьте его в Все диапазоны список. Смотрите скриншот:

4. Нажмите Download чтобы перейти к последнему шагу, отметьте нужный вариант. Смотрите скриншот:

5. Нажмите Завершить а затем была создана сводная таблица, затем перейдите к ячейке пересечения Общий итог, дважды щелкните по нему, и вы увидите, что сводная таблица была создана на новом листе. Смотрите скриншоты:

6. Затем выберите список PivotTable и щелкните правой кнопкой мыши, чтобы выбрать Настольные > Преобразовать в диапазон из контекстного меню. Смотрите скриншот:

Теперь таблица массивов преобразована в таблицу списка.

Преобразование таблицы массивов в таблицу списка с помощью VBA

Вот VBA, который может помочь вам преобразовать таблицу массивов в таблицу списка, выполните следующие действия:

1. Нажмите Alt + F11 для Microsoft Visual Basic для приложений окно.

2. Нажмите Вставить > Модулии вставьте ниже код VBA в новый Модули окно.

VBA: преобразовать таблицу массивов в список

Sub ConvertTableToList()
'UpdatebyEntendOffice20160429
    Dim I As Long
    Dim xCls As Long
    Dim xRg As Range
    Dim xSaveToRg As Range
    Dim xTxt As String
    On Error Resume Next
    xTxt = ActiveWindow.RangeSelection.Address
    Set xRg = Application.InputBox("Select Array Table:", "Kutools for Excel", xTxt, , , , , 8)
    If xRg Is Nothing Then Exit Sub
    Set xSaveToRg = Application.InputBox("Select a range(cell) to put the list table", "Kutools for Excel", , , , , , 8)
    If xSaveToRg Is Nothing Then Exit Sub
    Set xSaveToRg = xSaveToRg.Cells(1)
    xCls = xRg.Columns.Count - 1
    Application.ScreenUpdating = False
    For I = 1 To xRg.Rows.Count
        xSaveToRg.Offset((I - 1) * xCls).Value = xRg.Cells(I, 1).Value
        xSaveToRg.Offset((I - 1) * xCls, 1).Resize(xCls).Value = _
                        Application.WorksheetFunction.Transpose(xRg.Cells(I, 2).Resize(1, xCls))
    Next
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

3. И нажмите F5 нажмите клавишу для запуска VBA, и появится диалоговое окно, в котором вы можете выбрать таблицу массива, исключая заголовки. Смотрите скриншот:

4. Нажмите OK для перехода к следующему диалоговому окну, чтобы выбрать ячейку для вывода таблицы списка. Смотрите скриншот:

5. Нажмите OK, и таблица массивов была преобразована в список.

Наконечник:

Если вы хотите заполнить пустые ячейки на основе указанной выше ячейки, вы можете сделать следующее:

1. Установить Kutools for Excel — удобный инструмент, а затем нажмите Кутулс > Вставить > Заполнить пустые ячейки. Смотрите скриншот:

2. в Заполнить пустые ячейки диалог, проверьте На основе ценностей и вниз параметры. Смотрите скриншот:

3. Нажмите Ok or Применить, и теперь пустые ячейки заполняются на основе приведенных выше значений.

Щелкните здесь, чтобы узнать больше о заполнении пустых ячеек.

Преобразование таблицы массива в таблицу списка с помощью Kutools for Excel

Если вышеперечисленные методы для вас недостаточно просты, здесь я могу представить удобный инструмент — Kutools for Excel, Его Перенести размеры таблицы Утилита может быстро и легко конвертировать между таблицей массивов и таблицей списков.

После бесплатная установка Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте следующее:

1. Выберите таблицу массивов, которую вы хотите преобразовать в список, и нажмите Кутулс > Диапазон > Перенести размеры таблицы. Смотрите скриншот:

2. Затем в Перенести размеры таблицы выберите вариант Перекрестная таблица в список, а затем выберите диапазон, который выводит таблицу списка. Смотрите скриншот:

3. Нажмите Ok, теперь таблица массивов преобразована в таблицу-список.

Щелкните здесь, чтобы узнать больше о размерах транспонированной таблицы.