Как правильно писать в формате word

ITGuides.ru

Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК

Форматы документов Microsoft Word — от старого DOC до нового DOCX

Документ Microsoft Word представляет собой файл с расширением doc или docx. До 90-х годов XX века расширение doc использовалось для текстовых файлов, которые не содержат разметки. И сейчас можно убедиться, что файл такого типа легко создать с помощью, например, программы «Блокнот». Правда, он не будет иметь богатого форматирования, но легко открывается программой Ворд, в которой набранному в блокноте тексту можно придать более оформленный вид. Когда корпорация Майкрософт выпустила программу Ворд, разработчики решили использовать в ней расширение doc. К настоящему времени этот текстовый редактор является самым популярным в мире, поэтому файл с расширением doc ассоциируют с этим программным продуктом и называют просто «вордовский формат».

Что такое формат?

Старый формат DOC отличался сложным содержанием, и нормально читался только в MS Office

В отличие от других текстовых форматов этого же производителя, например, RTF (Rich Text Format File), внутреннее содержание doc более сложное и запутанное. В формате Word сохраняется не только символьная информация, но и различные объекты (например, схемы, диаграммы, формулы, сценарии). Разработчики используют закрытый код, в котором посторонний разобраться не сможет. Чтобы увидеть «внутренности», файл можно открыть, например, в блокноте. В RTF любопытствующий увидит стройные ряды данных, похожие на содержание кода интернет-страниц. Во втором случае — пугающую кашу из знаков самого разнообразного происхождения и вида. В отличие от зашифрованного документа Word, файл RTF не содержит непечатных бинарных символов, легко открывается во всех текстовых и даже графических редакторах. В то же время практически ни одна программа (кроме соответствующего продукта от компании Майкрософт) не обладает способностью адекватно открыть для просмотра и редактирования документ Word. Сейчас офисный пакет этой компании очень широко распространен и доступен любому пользователю.

Современные форматы «вордовских» документов

Даже бесплатные современные редакторы документов умеют корректно работать с DOCX

Кроме того, сложности могут возникнуть даже при использовании разных версий офисного пакета Майкрософт. Дело в том, что начиная с версии Word 2007 года документ по умолчанию сохраняется с расширением не doc, а docx. Поэтому если установлен пакет офиса, выпущенный ранее, то необходима конвертация для устаревших версий. Конверторы для обеспечения совместимости предлагаются самой компанией Майкрософт (Microsoft Office Compatibility Pack), так что обычно при открытии docx, например, в версии Ворд 2003, сложностей не возникает, но при этом может потеряться часть данных форматирования и возможностей редактирования.

Компания Майкрософт была вынуждена пойти на изменение формата Word под давлением международных организаций, которые требовали подвести его под какие-либо стандарты. Был выбран вариант, основанный на языке разметки XML, который часто используется в документах интернет. Документ с расширением docx имеет некоторые преимущества перед устаревшим форматом, в частности, меньший вес, что имеет значение при передаче документа через интернет. Поэтому при ограниченных скоростях передачи данных пользователям имеет смысл использовать более современный формат Word.

Отблагодари меня, поделись ссылкой с друзьями в социальных сетях:

Написание письма с помощью текстового редактора Word

1. Откройте меню Файл.

2. Щелкните левой кнопкой мыши на строке Создать. При этом пользоваться кнопкой Создать на панели инструментов нельзя.

3. В диалоговом окне щелкните левой кнопкой мыши на заголовке вкладки Письма и факсы.

4. Щелкните левой кнопкой мыши на названии Мастер писем. На экране появится Помощник (анимационная фигурка), который предложит два варианта писем. Если планируете написать только одно письмо, то щелкните левой кнопкой мыши переключатели Создать одно письмо и переходите к разделу Создание одного письма. Если нужно отправить несколько однотипных писем, которые будут отличаться друг от друга адресами и именами получателей, то щелкните левой кнопкой мыши на переключателе Создать письма для слияния и перейдите к разделу Создание нескольких писем.

Рассмотрим подробнее последовательность создания одного письма.

1. На вкладке Формат письма выберите в полях со списками формат даты, затем шаблон и стиль письма.

2. Если письмо будет отпечатано на готовом бланке, то установите флажок Использовать бумагу с готовой шапкой и укажите, где находится шапка и какой ее размер.

3. Щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Далее или на заголовке вкладки Получатель.

4. Заполните текстом поля Имя получателя и Адрес доставки.

5. Для приветствия выберите один из вариантов в поле со списком или выберите соответствующий переключатель.

6. Щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Далее или на заголовке вкладки Другое,

7. Определите дополнительные элементы письма. Чтобы увидеть возможные варианты, установите флажки и откройте поля со списками. Если дополнительные элементы не нужны, снимите флажки.

8. Заполните текстом поля на вкладке Отправитель и щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Готово.

9. В заготовке письма замените текст, созданный Мастером писем, вашим текстом.

10. Проверьте правильность написания, сохраните и распечатайте письмо.

Попробуем составить деловое письмо средствами Word. Прежде всего необходимо создать новый файл, в котором будет храниться этот документ. Выполните эту операцию с помощью команды Создать меню Файл. В диалоговом окне Создать оставить Нормальный шаблон и нажмите на кнопку ОК. Если Word не был загружен, запустите его, и у вас будет Документ с Нормальным шаблоном по умолчанию.

Создайте файл с помощью команды Сохранить как в меню Файл, где установите его имя, например Letter.doc и место на диске, куда его необходимо записать.

Теперь наберите текст письма, периодически сохраняя его при помощи команды Сохранить или комбинации клавиш Ctrl + S. Можно также активировать режим Автосохранения. Для этого в диалоговом окне команды Сохранить как. нажмите на кнопку Опции. В открывающемся диалоговом окне включите флажок напротив нужной команды. Установите с помощью клавиатуры временной интервал, например, 10 или 5 мин. Теперь программа будет автоматически сохранять файл через каждые 10 (5) минут.

Если вы впервые работаете с Word, необходимо выяснить ряд простых, но важных вещей.

При наборе текста в Word не надо отдельно уделять время выравниванию правого края и перехода на новую строку, в отличие от пишущей машинки. Средства выравнивания и перехода на новую строку Word установленные делать это автоматически.

Специальные напечатанные символы — это знаки, отражающие различные режимы размещения документа и не выводятся при печати документа на бумагу (например, абзацные отметки, знаки табуляции или метки конца строки). При активированном режиме отображения специальных непечатаемых символов все обозначения абзацев и других элементов форматирования выводятся на экран и устраняются из него с помощью кнопки Непечатаемые знаки. После окончания набора текст письма будет иметь примерно такой вид:

О поставке изделия № 9

Директору АОЗТ «Аваль» п. Иваненко И.П.

01002, Украина, Киев, ул. Хрещатик, 22

Уважаемый Иван Петрович!

Мы с удовольствием получили Вашего письма соответственно до поставки изделия № 9, за который Ваша фирма рассчиталась 28.11.96. Мы были очень удивлены, что Вы были вынуждены вторично обратиться к нам. Ни один предыдущий письмо на наш адрес не дошел, что объясняется неудовлетворительной работой почтового отделения.

Однако такой вариант нужно еще дорабатывать. В тексте нет отделений, некоторые строки необходимо расположить по центру или возле правого поля и т.д. Для этого будем выделять необходимые слова или строки с помощью мыши и применять к ним соответствующие команды.

Начнем с реквизитов адресата (получателя). Директору АОЗТ «Аваль» п. Иваненко ИЛ. 01002, Украина, Киев ул. Хрещатик, 22. Сделаем их полужирным начертанием. Выделяем все четыре строки мышью и используем команду Шрифт меню Формат, список Стиль: Полужирный. Проще выполнить с помощью кнопки на панели форматирования.

Теперь необходимо отцентрировать обращение к получателю. Выделяем: Уважаемый Иван Петрович! и нажимаем кнопку этой самой панели Выровнять по центру, а после этого — еще кнопки Полужирный и Курсива чтобы выделить обращение полужирным курсивом. Повторное нажатие кнопки отменяет примененные функции. Теперь текст письма удовлетворяет общепринятые требования.

Иногда шрифт текста нужно изменить.

Чтобы изменить шрифт всего текста, выполните следующие действия:

1. Примените команду Выделить в меню Правка.

2. Выполните команду Шрифт в меню Формат.

3. В диалоговом окне Шрифт выберите в списке нужный, например Aсal Суг. Стиль при необходимости выберите из списка: Обычный, Курсив, Полужирный, Полужирный курсив. Размер: установите, выбрав из списка или введя с клавиатуры нужный кегль 10 (пунктов).

Шрифт всего документа изменится. Все выделения в тексте, если не было внесено поправок в списке Стиль, сохранились. Осталось выровнять правый край текста. Для этого выделите ту часть, в которой это необходимо применить, — в нашем случае это текст письма без реквизитов адресата (получателя) и обращение к нему — и нажмите кнопку Выровнять по ширине на панели инструментов Форматирование.

С помощью описанных ниже операций быстро можно предоставить любому текстовые наилучшего вида:

1. Выполните команду Автоформат в меню Формат. Откроется диалоговое окно Автоформат с уведомлением о готовности редактора отформатировать документ.

2. Нажмите кнопку Опции. Появится диалоговое окно, с помощью которого вы можете контролировать процесс форматирования.

При автоматическом форматировании, в зависимости от установленных вами в диалоговом окне Опции переключателей и флажков, до каждого заголовка и абзаца будет применен определенный стиль. Так, редактор удалит лишние интервалы, отступы и маркеры абзацев, а также заменит некоторые специальные символы, например, символы С, R и ТМ на символы ©, ® и ™ соответствующего шрифта.

Включая или выключая флажки в диалоговом окне Опции, можно установить правила, по которым будет автоматически форматироваться текст. Но в нашем примере никакие ограничения не нужны, ведь мы оставили все флажки включены.

3. Нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Опции и затем в окне Автоформат. Word автоматически отформатирует документ. Затем на экране снова появится диалоговое окно Автоформат., но с другим содержанием.

4. Теперь можно просмотреть все изменения форматов, нажимая кнопку Просмотр изменений, принять, не принять или изменить. Желательно сделать это позже, поскольку сначала, чтобы доработать внесенные изменения, нажмите кнопку Таблица стилей.

5. На экране появится диалоговое окно Таблица стилей. Выбирая определенные шаблоны из списка окна Шаблон, можно

изменить внешний вид документа. Изменения во внешнем виде документа демонстрируются в окне Просмотр. В нашем примере, когда речь идет о деловом письме, выбираем шаблон LЕТТЕR-2 — Современное письмо и нажимаем кнопку ОК.

Если внешний вид отформатированного документа устраивает, нажмите кнопку ОК.

6. Снова появится диалоговое окно Автоформат. Теперь нажмите кнопку Принять или еще раз просмотрите все внесенные изменения с помощью кнопки Просмотр изменений. После нажатия этой кнопки появится диалоговое окно Просмотр изменений автоформата, с помощью которого можно контролировать все изменения, примененные к абзацев и символов стиле.

Теперь документ готов: для него сделано форматирование, установлено отступы, выделения. По желанию можно внести еще некоторые элементы оформления символов с помощью команды Шрифт меню Формат, использование которой детально описано в начале подраздела 4.2.

После выполнения всех операций письмо будет достаточно убедительным. Обратите внимание, что отступы между абзацами были установлены с помощью форматирования, а не абзацных знаков.

В такой способ можно придавать документам другое форматирование с помощью стандартных шаблонов, перечисленных в списке Шаблон диалогового окна Таблица стилей. Например, если письмо необходимо отправить по факсу, то следует выбрать шаблон Классический титульный лист факса или Современный титульный лист факса.

в Дальнейшем формат текста документа можно изменять. Для этого удобно пользоваться командой Таблица стилей в меню Формат. Она выводит на экран то же диалоговое окно Таблица стилей.

Для просмотра или изменения стиля выделенного текста (абзаца), а также создания нового стиля необходимо использовать команду Стиль в меню Формат. Так, чтобы применить новый стиль к фрагменту текста, необходимо сделать следующее:

1. Выделите текст, к которому нужно применить другой стиль.

2. Выполните команду Стиль в меню Формат.

3. Откроется диалоговое окно Стиль. В списке Стили этого окна выберите нужное имя стиля. Обратите внимание, что стили абзацев в списке выделены жирным шрифтом, а стили символов — прямым. Образец форматирования абзацев и символов, которое предусматривает выбранный стиль, демонстрируется в окне Просмотр.

4. Нажмите кнопку Применить. Стиль приведенного текста изменился.

5. Если возникла необходимость создать новый стиль или внести изменения в любой из имеющихся стандартных, то прежде чем нажать Применить, следует нажать кнопку Создать или Изменить в диалоговом окне Стиль. Далее задайте имя нового стиля и его характеристики. Затем нажмите ОК. Новый стиль создан с именем, которое вы ему дали.

6. Закончив работу с письмом, его необходимо сохранить в конечном варианте и, если необходимо, распечатать с помощью команды Печать в меню Файл. Перед печатью желательно ознакомиться с видом документа с помощью команды Просмотр в этом самом меню.

Справочник по форматам файлов Word, Excel и PowerPoint

Область применения: Приложения Microsoft 365 для предприятий, Office 2019 и Office 2016

Поддерживаемые форматы файлов и их расширения указаны в следующих таблицах для Word, Excel и PowerPoint.

Форматы файлов, поддерживаемые в Word

В следующей таблице перечислены форматы файлов, поддерживаемые в Word, с сортировкой по расширению.

Файлы в формате PDF можно сохранять и открывать с помощью Word 2019, Word 2016 и Word 2013.

Форматы файлов, поддерживаемые в Excel

В следующих таблицах описываются форматы файлов, поддерживаемые в Excel.

Расширение	Имя формата файлов	Описание
CSV	CSV (разделители — запятые)	Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями-запятыми для использования в другой операционной системе Windows и гарантирует правильное распознавание знаков табуляции, разрывов строки и других знаков. Сохраняет только активный лист.
CSV	CSV (Macintosh)	Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями-запятыми для использования в операционной системе Macintosh и гарантирует правильное распознавание знаков табуляции, разрывов строки и других знаков. Сохраняет только активный лист.
CSV	CSV (MS-DOS)	Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями-запятыми для использования в операционной системе MS-DOS и гарантирует правильное распознавание знаков табуляции, разрывов строки и других знаков. Сохраняет только активный лист.
DBF	DBF 3, DBF 4	dBase III и IV. Пользователи могут открывать файлы этих форматов в Excel 2019, Excel 2016 и Excel 2013, но не могут сохранять файлы Excel в формате dBase.
DIF	DIF (Data Interchange Format)	Сохраняет только активный лист.
HTM, HTML	Веб-страница	Веб-страница, которая сохраняется в виде папки, содержащей файл HTM и все вспомогательные файлы, такие как изображения, звуковые файлы, сценарии и другие.
MHT, MHTML	Веб-страница в одном файле	Веб-страница, которая сохраняется в виде одного файла, содержащего файл HTM и все вспомогательные файлы, такие как изображения, звуковые файлы, каскадные таблицы стилей, сценарии и другие.
ODS	Электронная таблица OpenDocument	Формат файлов для сохранения файлов Excel 2019, Excel 2016 и Excel 2013, чтобы их можно было открывать в приложениях для работы с электронными таблицами, использующих формат электронной таблицы OpenDocument, таких как «Документы Google» и OpenOffice.org Calc. Пользователи также могут открыть электронные таблицы формата ODS в Excel 2019, Excel 2016 и Excel 2013. После сохранения и открытия файлов ODS форматирование может быть потеряно.
PDF	PDF	Формат PDF сохраняет форматирование документов и позволяет обмениваться файлами с другими пользователями. При просмотре PDF-файла в Интернете и выводе на печать сохраняется его исходное оформление. Изменение данных в таком файле требует усилий и навыков. Формат PDF также полезен для документов, предназначенных для промышленной печати.
PRN	Форматированный текст (разделители — пробелы)	Формат Lotus с разделителями-пробелами. Сохраняет только активный лист.
SLK	SYLK (формат символьной ссылки)	Сохраняет только активный лист.
TXT	Текст (разделитель — табуляция)	Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями в виде табуляции для использования в другой операционной системе Windows и гарантирует правильное распознавание знаков табуляции, разрывов строки и других знаков. Сохраняет только активный лист.
TXT	Текст (Macintosh)	Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями в виде табуляции для использования в операционной системе Macintosh и гарантирует правильное распознавание знаков табуляции, разрывов строки и других знаков. Сохраняет только активный лист.
TXT	Текст (MS-DOS)	Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями в виде табуляции для использования в операционной системе MS-DOS и гарантирует правильное распознавание знаков табуляции, разрывов строки и других знаков. Сохраняет только активный лист.
TXT	Текст в кодировке Unicode	Сохраняет книгу в виде текста Юникода, это стандарт кодировки, разработанный компанией Unicode Consortium. Сохраняет только активный лист.
XLA	Надстройка Excel 97–2003	Надстройка Excel 97–2003 — вспомогательная программа, выполняющая дополнительный код и поддерживающая проекты VBA.
XLAM	Надстройка Microsoft Excel	Формат надстроек на основе XML с поддержкой макросов для Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, и Office Excel 2007. Надстройка — это вспомогательная программа, выполняющая дополнительный код. Она поддерживает проекты VBA и листы макросов Excel 4.0 (XLM).
XLS	Книга Excel 97–2003	Формат двоичных файлов Excel 97– Excel 2003.
XLS	Книга Microsoft Excel 5.0/95	Формат двоичных файлов Excel 5.0/95.
XLSB	Двоичная книга Excel	Двоичный формат файлов Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 и Excel 2010 и Office Excel 2007. Этот формат файлов, обеспечивающий быструю загрузку и быстрое сохранение, подходит пользователям, которым требуется добиться наибольшей скорости загрузки файла данных. Этот формат поддерживает проекты VBA, листы макросов Excel 4.0 и все новые функции Excel. Но это не формат файлов XML, поэтому он неоптимален для доступа к содержимому и управления им без использования Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 или Excel 2007 и объектной модели.
XLSM	Книга Excel с поддержкой макросов	Формат файлов на основе XML с поддержкой макросов для Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Office Excel 2007. Сохраняет макрокод VBA или листы макросов Excel 4.0 (XLM).
XLSX	Книга Excel	Формат файлов по умолчанию на основе XML для Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Office Excel 2007. Не позволяет сохранять макрокод VBA и листы макросов Microsoft Excel 4.0 (XLM).
XLSX	Книга Strict Open XML	Версия ISO Strict формата файла книги Excel (XLSX).
XLT	Шаблон Excel 97–2003	Формат двоичных файлов Excel 97—Excel 2003 для шаблонов Excel.
XLTM	Шаблон Excel с поддержкой макросов	Формат файлов шаблонов с поддержкой макросов для Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Office Excel 2007. Сохраняет макрокод VBA и листы макросов Excel 4.0 (XLM).
XLTX	Шаблон Excel	Формат файлов шаблонов по умолчанию для Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Office Excel 2007. Не сохраняет макрокод VBA и листы макросов Excel 4.0 (XLM).
XLW	Книга Excel 4.0	Формат файлов Excel 4.0, в котором сохраняются только листы, листы диаграмм и листы макросов. Пользователи могут открывать книги в этом формате в Excel 2019, Excel 2016 и Excel 2013. При этом пользователи не смогут сохранять файлы Excel в этом формате.
XML	Таблица XML 2003	Формат файлов таблицы XML 2003.
XML	Данные XML	Формат данных XML.
XPS	Документ XPS	XPS (XML Paper Specification) — формат файлов, который сохраняет форматирование документа и обеспечивает совместное использование файлов. При просмотре XPS-файла через Интернет или при его печати сохраняется именно тот формат, который задумывал пользователь, а изменение данных в файле требует усилий и навыков.

Форматы файлов, поддерживаемые в PowerPoint

В следующих таблицах описываются форматы файлов, поддерживаемые в PowerPoint.

Форматы файлов, которые не поддерживаются в Office

Приложения Office не поддерживают форматы файлов, описанные в следующей таблице:

Приложение	Неподдерживаемый формат файлов
Excel	— Диаграмма Excel (форматы файлов Excel 2.0, 3.0 и 2.x) (XLC) — Форматы файлов Lotus 1-2-3 (все версии) (WK1, WK2, WK3, WK4, WKS) — Microsoft Works (все версии) (WKS) — Формат файлов DBASE II (DBF) — Формат файлов Quattro Pro для MS-DOS (WQ1) — Quattro Pro 5.0 и 7.0 для Windows (WB1, WB3)
PowerPoint	— Открытие форматов файлов PowerPoint 95 (или более ранних версий) или сохранение в эти форматы — Файлы мастера упаковки (PPZ) — Файлы веб-страниц (HTM, HTML)

Дополнительная информация о форматах файлов

В этом разделе описываются дополнительные форматы файлов с указанием того, поддерживаются ли они в приложениях Office.

Форматы файлов буфера обмена Microsoft Office

Пользователи могут вставлять данные из буфера обмена Office в Word, Excel и PowerPoint, если данные буфера обмена Office имеют один из форматов, указанных в следующей таблице.

Открытие и просмотр неподдерживаемых форматов файлов

Если необходимый пользователю формат файлов не поддерживается, он может попробовать открыть файл указанным ниже способом.

Найдите в Интернете компанию, разрабатывающую конвертеры форматов файлов, не поддерживаемых в этом приложении.

Сохраните файл в формате, который поддерживается другой программой. Например, пользователям может понадобиться импортировать файл Word, Excel или PowerPoint в другую программу, которая не поддерживает собственный формат файлов этих приложений. При этом другая программа может поддерживать импорт файлов в другом поддерживаемом формате, например, в текстовом формате. В этом случае пользователи могут сохранить свою работу в формате текстового файла, а затем импортировать этот текстовый файл в другую программу.