Как построить диаграмму в excel план факт

Диаграмма «План-Факт»

Редкий менеджер в своей практике не сталкивается с необходимостью наглядного представления достигнутых результатов по сравнению с запланированными изначально. В разных компаниях я встречал много подобных диаграмм, называющихся «План-Факт», «Actual vs Budget» и т.д. Иногда их строят примерно так:

Неудобство такой диаграммы в том, что зритель должен попарно сравнивать столбцы плана и факта друг с другом, пытаясь удержать всю картину в голове, и гистограмма здесь, по-моему, не лучший вариант. Если уж и строить такую визуализацию, то однозначно нагляднее использовать графики для плана и факта. Но тогда перед нами встает задача наглядного попарного сравнения точек за одинаковые периоды и выделения разницы между ними. Давайте попробуем применить несколько удобных техник для этого.

Способ 1. Полосы повышения-понижения

Это наглядные прямоугольники, соединяющие попарно точки графиков плана и факта на нашей диаграмме. Причем их цвет зависит от того, выполнили мы план или нет, а размер показывает — на сколько:

Включаются такие полосы на вкладке Конструктор — Добавить элемент диаграммы — Полосы повышения/понижения (Design — Add Chart Element — Up/Down Bars) в Excel 2013 или на вкладке Макет — Полосы повышения-понижения (Layout — Up-Down Bars) в Excel 2007-2010. По умолчанию они будут черно-белые, но можно легко изменить их цвет, щелкнув по ним правой кнопкой мыши и выбрав команду Формат полос повышения/понижения (Format Up/Down Bars). Очень рекомендую использовать полупрозрачную заливку, т.к. сплошная закрывает сами исходные графики.

К сожалению нет легкого встроенного способа регулировать ширину полос — для этого придется воспользоваться небольшим трюком.

1. Выделите построенную диаграмму
2. Нажмите сочетание клавиш Alt+F11, чтобы попасть в редактор Visual Basic
3. Нажмите сочтетание клавиш Ctrl+G, чтобы открыть панель прямого ввода команд и отладки Immediate
4. Скопируйте и вставьте туда вот такую команду: ActiveChart.ChartGroups(1).GapWidth = 30 и нажмите Enter:

Само собой, параметром (30) можно поиграться, чтобы получить нужную вам ширину экспериментальным путем.

Способ 2. Диаграмма с заливкой зоны между линиями плана и факта

Этот способ предполагает наглядную заливку (можно со шриховкой, например) области между графиками плана и факта:

Весьма эффектно, не так ли? Давайте попробуем это реализовать.

Для начала добавьте к нашей таблице еще один столбец (назовем его, допустим, Разница), где посчитаем формулой разность между фактом и планом:

Теперь выделим одновременно столбцы с датами, планом и разницей (удерживая Ctrl) и построим диаграмму с областями с накоплением, используя вкладку Вставка (Insert):

На выходе должно получиться примерно так:

Следующим шагом выделим ряды План и Факт, скопируем их (Ctrl+C) и добавим в нашу диаграмму вставкой (Ctrl+V) — в нашем «бутерброде в разрезе» сверху должны появиться два новых «слоя»:

Теперь переключим тип диаграммы для этих двух добавленных слоев в график. Для этого выделите по очереди каждый ряд, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите команду Изменить тип диаграммы для ряда (Change Series Chart Type). В старых версиях Excel 2007-2010 дальше можно выбрать нужный тип диаграммы (График с маркерами), а в новом Excel 2013 появится диалоговое окно со всеми рядами, где нужный тип выбирается для каждого ряда из выпадающих списков:

После нажатия на ОК увидим уже похожую на то, что нам нужно картину:

Легко сообразить, что осталось только выделить синюю область и поменять у нее цвет заливки на прозрачный Нет заливки (No Fill). Ну, и навести общий блеск: добавить подписи, заголовок, удалить лишние элементы в легенде и т.д.

По-моему, это сильно лучше чем столбики, нет?

Ссылки по теме

• Как быстро добавить новые данные в диаграмму копированием
• Диаграмма-шкала (bullet chart) для отображения KPI
• Видеоурок по созданию проектной диаграммы Ганта в Excel
  

history 25 февраля 2023 г.

Группы статей
• Приложения
• Управление проектами

Сделаем в EXCEL простенькую форму для план-фактного анализа. «Простенький» — это значит, что вычислим только абсолютное расхождение плана и факта, и в разрезе только по плановым периодам.

Исходная таблица

Предположим, что на каждую дату у нас запланирована некая работа или ее часть, и нам известна плановая стоимость этих работ. По мере хода проекта в таблицу вводятся фактические данные, т.е. реально потраченные на ту или иную дату суммы. Сами работы указывать не будем, все стоимости будут привязаны просто к датам.

Исходная таблица в файле примера сделана в формате таблиц данных MS EXCEL, чтобы ее было удобно заполнять. Это единственная таблица в файле примера, из которой мы будем извлекать нужные нам для анализа данные. Все другие таблицы будут заполняться автоматически.

Примечание: при заполнении таблицы необходимо следить, чтобы в столбце Дата заносились даты без повторов и по возрастанию. Пропуски дат допускаются.

План-фактный анализ

Сделаем простенький план-фактный анализ стандартными средствами EXCEL, т.е. очень быстро. Будем использовать Сводную таблицу с нарастающим итогом (англ. — Running total), а также стандартную диаграмму.

Если проект длится достаточно долго, то для построения графика нам потребуется сгруппировать данные за некий период, например за месяц. Для этого:

1. Добавим к исходной таблице новый служебный столбец «МесяцГод», он нам потребуется для группировки данных по месяцам. Значения в этом столбце будут заполняться автоматически формулой =ГОД([@Дата])&ТЕКСТ(МЕСЯЦ([@Дата]);»-00″)
2. Построим Сводную таблицу: выделите любую ячейку в исходной таблице и вставьте Сводную таблицу (Вкладка Вставка — Таблицы — Сводная таблица).
3. Настройте Сводную таблицу как показано на рисунке ниже
4. Выделите в Сводной таблице поле «Сумма по полю План» и в меню Дополнительные вычисления выберите «С нарастающим итогом в поле …».
5. То же самое сделайте по полю с Фактом.

Должна получиться вот такая Сводная таблица.

Выделите любую ячейку в Сводной таблице и создайте график (Вкладка Вставка — Диаграммы — График).

Все, построение графика План-фактного анализа завешено.

Совет: В данной статье диаграммам придан стандартный вид (с небольшими изменениями). Если требуется придать графикам «стильный вид», то можно использовать заранее настроенные диаграммы из этого раздела.

План-фактный анализ в целом по проекту (сложный случай)

В вышеуказанном примере работы выполнялись каждый месяц без перерывов. Но, если в проекте был перерыв на 1 или более месяц, то вышеуказанный подход нам не совсем подходит, т.к. график с нарастающим итогом будет выглядеть не корректно:

Нам же требуется, чтобы график нарастающего итога в месяцы перерыва был горизонтальной прямой, а не наклонной линией, соединяющей 2 точки.

Сначала создадим формулами таблицу от первого месяца до последнего месяца проекта.

Для этого:

• Определим первый месяц работ — используем первую дату в исходной таблице (напоминаю, что таблица должна быть отсортирована по возрастанию по датам).
• Вычислим общую плановую длительность проекта в месяцах. Это сделано в ячейке I9 на основании первой и последней даты проекта (с использованием элементарных очевидных вычислений).
• В столбце Месяц будем указывать первый день месяца. Его можно рассчитать с помощью функции =КОНМЕСЯЦА(). Подробнее см. здесь.
• Столбцы План и Факт заполняются с помощью функции =СУММЕСЛИМН(). Подробнее про суммирование с условием см. здесь.

Итак, мы почти готовы построить диаграмму. Но для того, чтобы ее сделать более универсальной и не перестраивать диаграмму для проектов разной длительности — используем именованные диапазоны. 

Хотя наш проект длится 17 месяцев, мы расширим вышеуказанную таблицу, скажем, до 24 месяцев, чтобы иметь более универсальную форму. Затем создадим 3 именованных диапазона: 2 для плана и факта, 1 для даты. Эти диапазоны будут автоматически изменять свою длину в зависимости от плановой длительности проекта.

Теперь вручную определим ряды для диаграммы:

Обратите внимание на то, как задается источник значений для ряда: не просто название именованного диапазона, а с указанием имени книги.

В итоге получим нужную диаграмму. Как видно из картинки ниже, именованный диапазон автоматически вырезал из увеличенной таблицы нужный нам временной интервал.

Детальный анализ данных по месяцам

Сгруппировав данные по месяцам, мы получили наглядное представление о проекте в целом, но потеряли детали. Добавим в файле примера лист для анализа по месяцам.

Так как наш проект длится несколько месяцев, то нам нужна удобная форма для перехода от первого до последнего месяца проекта. В файле примера это реализовано с помощью полосы прокрутки.

В строке 8 выведены только месяцы, в которые производились работы (периоды простоя не учитываются, т.к. там анализировать нечего). Всего 7 месяцев.

Примечание: Если пользователь с помощью Полосы прокрутки выбирает значение более длительности проекта, то счетчик текущего месяца в ячейке В15 автоматически перебрасывает на 1-й месяц проекта. Это позволяет не перестраивать полосу прокрутки при изменении длительности проекта.

Выбранный месяц подсвечивается Условным форматированием зеленой заливкой. Четные года подсвечены серой заливкой, чтобы визуально можно было разделить разные года проекта.

Также определяется позиция 1-й даты в текущем месяце (в исходной таблице) и количество дней в текущем месяце, в которых производились работы. Все это позволяет построить таблицу рабочих дней в текущем месяце и вычислить отклонение от плана по каждому дню.

При изменении месяца таблица будет перестроена автоматически, а вместе с ней и график Плана-Фактного анализа.

Для наглядности нерабочие дни пропущены (те дни, в которых не было запланировано работ), это позволяет наглядно продемонстрировать динамику проекта.

Занимаясь план-фактным анализом, сравнивают и изучают плановые и фактические значения показателей, объясняют полученные отклонения и формулируют выводы.

Для качественного анализа необходимо иметь плановые данные и фактические значения. Из статьи вы узнаете, как c помощью Excel:

• разработать формы таблиц и алгоритм для анализа данных;
• прописать формулы расчета;
• автоматизировать выборку значений;
• подготовить отчеты в требуемой детализации и др.

ФОРМИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В ВИДЕ ТАБЛИЦЫ

Сначала подготовим файл Excel. Первый лист будет содержать плановые и фактические данные, поэтому назовем его «План-факт».

Этот лист заполняют ежемесячно (с разбивкой по месяцам года). Здесь проводят первичный расчет отклонений в рублях и процентах, делают общие выводы.

Аналитика отчета может содержать любые показатели (на усмотрение руководства компании):

• товарное направление;
• товарная группа;
• товарная подгруппа;
• номенклатура и т. д.

В нашем примере в качестве аналитики используем товарные группы (далее — ТГ), план-фактный анализ проведем по показателю «Производственная прибыль» (рис. 1).

Выводы на основании первичных данных отчета:

1) общий размер фактической производственной прибыли больше на 4786 тыс. руб., план по производственной прибыли перевыполнен на 34 %.

При этом отдельные товарные группы дали положительный прирост, другие — отрицательный. Что является причиной этих отклонений, узнаем с помощью план-факт анализа;

2) по товарной группе 7 выпуска не было. Причины могут быть разные:

• поломка оборудования;
• отсутствие комплектующих;
• отсутствие заказов;
• ввод нового продукта (товарная группа и замена им товарной группы 7.

Здесь нужно выяснить точную причину, при необходимости можно внести соответствующие корректировки в плановые показатели.

Второй лист файла Excel будем использовать для ежемесячного план-фактного анализа. Назовем его «Анализ».

На этот лист с помощью функции ВПР переносят данные с листа «План-факт» (таблицы одинаковые).

Необходимо соблюдать некоторые требования относительно оформления таблиц при использовании функции ВПР:

1. Данные аналитики в крайнем левом столбце (A) в обеих таблицах должны совпадать, так как формула ВПР осуществляет поиск именно по информации, указанной в этом столбце.

Если в фактические данные попадает новое наименование, оно обязательно должно быть отражено в таблице на листе «Анализ».

2. Допускается несоответствие в порядке расположения аналитики в столбце А.

Не обязательно, чтобы порядок расположения совпадал на обеих страницах.

Функция ВПР позволит отсортировать по возрастанию диапазон поиска.

3. Не должно быть пустых строчек в ячейках массива.

При отсутствии какого-либо значения обязательно ставим «0».

Используя функцию ВПР, переносим данные с листа «План-факт» на лист «Анализ» (рис. 2). При заполнении первой ячейки для переноса данных следует указать формулу:

=ВПР($A5;Факт!$A$4:$J$12;2;0).

Пояснения к формуле:

$A5 — значение для поиска;

A$4:$J$12 — массив, в котором будет произведен поиск необходимого значения;

2 — номер столбца заданного массива, из которого нужно перенести значение. Важный момент: при копировании формулы номер столбца в первой строчке меняют. Далее эта формула копируется на все строчки: =ВПР($A5;’План-Факт’!$A$5:$I$12;3,4,5 и т. д.;0);

0 — указывает, что диапазон поиска будет отсортирован автоматически (как было сказано выше, данные в таблице для поиска не обязательно должны быть расположены в том же порядке, как в таблице с перенесенными данными; главное — соблюдать количество строк);

$ — закрепляет область поиска. Можно зафиксировать столбец, строчку или весь диапазон, что позволяет переносить формулу в другие ячейки копированием. Незакрепленные параметры поиска будут изменяться автоматически.

Рис. 1. Данные план-факт

Рис. 2. Использование функции ВПР

Таблица с исходными данными для анализа готова. Чтобы проанализировать показатели за отчетный месяц, ее заполняют данными за анализируемый период с листа «План-факт», расширяя диапазон поиска и меняя номер столбца для выбора значений. Важная деталь: данные с анализом за отчетный месяц можно скопировать и сохранить на отдельном листе (например, «Анализ — май»).

АЛГОРИТМ ПЛАН-ФАКТНОГО АНАЛИЗА

Рассчитав отклонения по производственной прибыли (в рублях и процентах), нужно выяснить причины их возникновения. Для этого проведем факторный анализ производственной прибыли и выясним основную причину отклонения фактических показателей от плановых.

К СВЕДЕНИЮ

Прибыль от производства определяется как разница между объемом производства в прайсовых ценах и производственными затратами (материалы, зарплата производственных работников).

Важнейшие факторы, влияющие на величину производственной прибыли:

• изменение себестоимости продукции. Снижение себестоимости приводит к росту прибыли, а рост себестоимости прибыль уменьшает. Изменение себестоимости связано с изменением цен на материалы, отклонением норм расхода материалов, изменением объема производства, заработной платы;
• изменение объема производства;
• изменение прайсовой цены;
• изменение структуры выпущенной продукции. Увеличение доли более рентабельных видов продукции в общем объеме производства увеличивает прибыль, рост производства низкорентабельной продукции ведет к уменьшению прибыли.