Как посчитать в excel сводную всех таблица

Настройка вычислений в сводных таблицах

Допустим, у нас есть построенная сводная таблица с результатами анализа продаж по месяцам для разных городов (если необходимо, то почитайте эту статью, чтобы понять, как их вообще создавать или освежить память):

Нам хочется слегка изменить ее внешний вид, чтобы она отображала нужные вам данные более наглядно, а не просто вываливала кучу чисел на экран. Что для этого можно сделать?

Другие функции расчета вместо банальной суммы

Если щелкнуть правой кнопкой мыши по расчетному полю в области данных и выбрать из контекстного меню команду Параметры поля (Field Settings) или в версии Excel 2007 – Параметры полей значений (Value Field Settings), то откроется очень полезное окно, используя которое можно задать кучу интересных настроек:

 В частности, можно легко изменить функцию расчета поля на среднее, минимум, максимум и т.д. Например, если поменять в нашей сводной таблице сумму на количество, то мы увидим не суммарную выручку, а количество сделок по каждому товару:

По умолчанию, для числовых данных Excel всегда автоматически выбирает суммирование (Sum), а для нечисловых (даже если из тысячи ячеек с числами попадется хотя бы одна пустая или с текстом или с числом в текстовом формате) – функцию подсчета количества значений (Count).

Если же захочется увидеть в одной сводной таблице сразу и среднее, и сумму, и количество, т.е. несколько функций расчета для одного и того же поля, то смело забрасывайте мышкой в область данных нужное вам поле несколько раз подряд, чтобы получилось что-то похожее:

 …а потом задавайте разные функции для каждого из полей, щелкая по очереди по ним мышью и выбирая команду Параметры поля (Field settings), чтобы в итоге получить желаемое:

Долевые проценты

Если в этом же окне Параметры поля нажать кнопку Дополнительно (Options) или перейти на вкладку Дополнительные вычисления (в Excel 2007-2010), то станет доступен выпадающий список Дополнительные вычисления (Show data as):

В этом списке, например, можно выбрать варианты Доля от суммы по строке (% of row), Доля от суммы по столбцу (% of column) или Доля от общей суммы (% of total), чтобы автоматически подсчитать проценты для каждого товара или города. Вот так, например, будет выглядеть наша сводная таблица с включенной функцией Доля от суммы по столбцу:

Динамика продаж

Если в выпадающем списке Дополнительные вычисления (Show data as) выбрать вариант Отличие (Difference), а в нижних окнах Поле (Base field) и Элемент (Base item) выбрать Месяц и Назад (в родной англоязычной версии вместо этого странного слова было более понятное Previous, т.е. предыдущий):

…то получим сводную таблицу, в которой показаны отличия продаж каждого следующего месяца от предыдущего, т.е. – динамика продаж:

А если заменить Отличие (Difference) на Приведенное отличие (% of difference) и добавить условное форматирование для выделения отрицательных значений красным цветом — то получим то же самое, но не в рублях, а в процентах:

P.S.

В Microsoft Excel 2010 все вышеперечисленные настройки вычислений можно проделать еще проще — щелкнув правой кнопкой мыши по любому полю и выбрав в контекстном меню команды Итоги по (Summarize Values By):

… и Дополнительные вычисления (Show Data as):

Также в версии Excel 2010 к этому набору добавились несколько новых функций:

• % от суммы по родительской строке (столбцу) — позволяет посчитать долю относительно промежуточного итога по строке или столбцу:
  
  

  В прошлых версиях можно было вычислять долю только относительно общего итога.

• % от суммы нарастающим итогом — работает аналогично функции суммирования нарастающим итогом, но отображает результат в виде доли, т.е. в процентах. Удобно считать, например, процент выполнения плана или исполнения бюджета:
  
  
• Сортировка от минимального к максимальному и наоборот — немного странное название для функции ранжирования (РАНГ), вычисляющей порядковый номер (позицию) элемента в общем списке значений. Например, с ее помощью удобно ранжировать менеджеров по их суммарной выручке, определяя кто на каком месте в общем зачете:
  
  

Ссылки по теме

• Что такое сводные таблицы, как их строить
• Группировка чисел и дат с нужным шагом в сводных таблицах
• Построение отчета сводной таблицы по нескольким диапазонам исходных данных

Сводные таблицы Excel удивительны (я знаю, что упоминаю об этом каждый раз, когда пишу о сводных таблицах, но это правда).

Обладая базовым пониманием, вы можете выполнить свою работу за несколько секунд.

Большинство задач можно сделать с помощью нескольких щелчков в сводных таблицах, но некоторые потребуют дополнительных шагов или подготовительной работы.

Одной из таких задач является подсчет разных значений в сводной таблице.

В этой статье я покажу вам, как подсчитывать разные значения, а также уникальные значения в сводной таблице Excel.

Прежде чем приступить к работе, важно понять разницу между «Подсчетом разных значений» и «подсчетом уникальным значений»

Разные значения против уникальных значений

Кажется, что это одно и то же, но это не так.

Ниже приведен пример со списком имен, в столбцах отдельно выделены уникальные и разные имена.

Уникальные значения / имена — это те, которые встречаются только один раз. Это означает, что все имена, которые повторяются и имеют дубликаты, не являются уникальными. Уникальные имена перечислены в столбце D вышеупомянутого набора данных.

Разными значениями / именами являются те, которые встречаются хотя бы один раз в наборе данных. Поэтому, если имя появляется три раза, оно все равно считается разным значением. Такой список можно получить путем удаления повторяющихся значений / имен и сохранения всех разных значений. Разные имена перечислены в столбце C приведенного выше набора данных.

В большинстве случаев, когда люди говорят, что хотят получить уникальные значения в сводной таблице, когда на самом деле имеют в виду разные.

Подсчет разных значений в сводной таблице Excel

Предположим, у вас есть данные о продажах:

Нажмите здесь, чтобы загрузить файл примера и делать все вместе со мной:

С этим набором данных вам нужно найти ответ на следующие вопросы:

• Сколько сотрудников в каждом регионе (а это не что иное, как количество разных сотрудников в каждом регионе)?
• Сколько сотрудников продали принтер в 2019 году?

Находить сумму сводные таблицы могут мгновенно, чтобы получить количество разных значений, вам нужно будет сделать еще несколько шагов.

Если вы используете Excel 2013 или более поздние версии, в сводной таблице есть встроенная функция, которая быстро подсчитывает количество.

А если вы используете Excel 2010 или ранние версии, вам придется изменить исходные данные, добавив вспомогательный столбец.

В этой статье рассматриваются следующие методы:

• Добавление вспомогательного столбца в исходный набор данных для подсчета разных значений (работает во всех версиях).
• Добавление данных в модель данных и использование параметра «Число различных элементов» (доступно в Excel 2013 и последующих версиях).

Существует третий метод, он называет метод сводной таблицы в сводной таблице.

Давайте начнем!

Добавление вспомогательного столбца в набор данных

Примечание. Если вы используете Excel 2013 и более поздние версии, пропустите этот метод и перейдите к следующему (вам доступна встроенная функция).

Это простой способ подсчета разных значений в сводной таблице, поскольку вам нужно только добавить вспомогательный столбец к исходным данным. После добавления вспомогательного столбца вы легко ответите на вопросы задачи.

Хотя это простой обходной путь, у него есть некоторые недостатки (которые будут рассмотрены далее).

Позвольте мне сначала показать вам, как добавить вспомогательный столбец и посчитать разные значения.

Предположим, у меня есть набор данных, как показано ниже:

Добавьте следующую формулу в столбец F и примените ее ко всем ячейкам, в которых есть данные в соседних столбцах.

= ЕСЛИ (СЧЁТЕСЛИМН ($C$2:C2; C2; $B$2:B2; B2) > 1;0;1)

Приведенная выше формула использует функцию СЧЁТЕСЛИМН для подсчета количества раз, когда имя появляется в данном регионе. Также обратите внимание на диапазоны критериев: $C$2:C2 и $B$2:B2. Это означает, что они продолжают расширяться, когда вы идете вниз по столбцу.

Например, в ячейке F2 диапазон критериев составляет $C$2:C2 и $B$2:B2, а в ячейке F3 эти диапазоны расширяются до $C$3:C3 и $B$3:B3.

Это гарантирует, что функция СЧЁТЕСЛИМН считает первый экземпляр имени как 1, второй экземпляр имени как 2 и так далее.

Поскольку мы хотим получить только разные имена, используется функция ЕСЛИ, которая возвращает 1, когда имя появляется для региона в первый раз, и возвращает 0, когда оно появляется снова. Это гарантирует, что учитываются только разные имена, а не повторы.

Ниже показано, как будет выглядеть таблица, когда вы добавите вспомогательный столбец.

Теперь, когда мы изменили исходные данные, мы можем использовать их для создания сводной таблицы. Подключив вспомогательный столбец, получим количество различных сотрудников в каждом регионе.

Ниже приведены шаги, как сделать это:

• Выберите любую ячейку в таблице.
• Нажмите вкладку «Вставка».

• Нажмите на кнопку Сводная таблица.

• В диалоговом окне «Создание сводной таблицы» убедитесь, что таблица / диапазон указаны правильно (и включает вспомогательный столбец), и выбран «На новый лист» в качестве места размещения.

• Нажмите ОК.

Вышеуказанные шаги вставят новый лист со сводной таблицей.

Перетащите поле «Регион» в область «Строки» и поле «Помощник» в область «Значения».

Вы получите вот такую сводную таблицу:

Теперь вы можете изменить заголовок столбца с «Сумма по полю Помощник» на «Количество сотрудников».

Недостатки использования вспомогательного столбца

Хотя этот метод довольно прост, я должен выделить несколько недостатков, связанных с изменением исходных данных в сводной таблице:

• Источник данных со вспомогательным столбцом не такой динамичный, как сводная таблица. Если изменится поставленная задача, вам придется вернуться к исходным данным и изменить формулу вспомогательного столбца (или добавить новый вспомогательный столбец).
• Поскольку вы добавляете больше данных в источник сводной таблицы (который также добавляется в сводный кэш), это может привести к увеличению размера файла Excel.
• Так как мы используем формулу Excel, это может замедлить работу вашей книги Excel, если в данных тысячи строк.

Добавить данные в модель данных и суммировать, используя «Число различных элементов»

В сводную таблицу добавлены новые функции в Excel 2013, которые позволяют получать количество различных значений.

В случае, если вы используете предыдущую версию, вы не сможете использовать этот метод (используйте метод, описанный выше).

Напомню, что у нас есть таблица данных, и мы хотим получить количество разных сотрудников в каждом регионе.

Ниже приведены шаги для получения количества разных сотрудников в сводной таблице:

• Выберите любую ячейку в таблице.
• Нажмите вкладку «Вставка».

• Нажмите на кнопку Сводная таблица.

• В диалоговом окне «Создание сводной таблицы» убедитесь, что таблица / диапазон указаны правильно и выбран новый рабочий лист.
• Установите флажок «Добавить эти данные в модель данных».

• Нажмите ОК.

Приведенные выше шаги вставят новый лист с новой сводной таблицей.

Перетащите регион в область «Строки» и «Сотрудник» в область «Значения». Вы получите такую сводную таблицу:

В этой сводной таблице приводится общее количество сотрудников в каждом регионе (а не количество разных).

Чтобы получить подсчет разных значений в сводной таблице, выполните следующие действия:

• Щелкните правой кнопкой мыши по любой ячейке в «Число элементов в столбце Сотрудник»
• Нажмите на «Параметры полей значений».

• В диалоговом окне «Параметры поля значений» выберите «Число различных элементов» в качестве операции (вам может потребоваться прокрутить список вниз, чтобы найти его).

• Нажмите ОК.

Обратите внимание, что название столбца изменится с «Число элементов в столбце Сотрудник» на «Число разных элементов в столбце Сотрудник». Вы можете изменить его.

Некоторые вещи, которые нужно знать, добавляя свои данные в модель данных:

• Если вы сохраните свои данные в модели данных, а затем откроете в более старой версии Excel, появится предупреждение: «Некоторые функции сводной таблицы не будут сохранены».
• Когда вы добавляете свои данные в модель данных и создаете сводную таблицу, в ней не отображаются параметры добавления вычисляемых полей и вычисляемых столбцов.

Что если вы хотите посчитать уникальные значения (а не разные значения)?

Если вы хотите посчитать уникальные значения, то встроенные функции вам не помогут, придется полагаться только на вспомогательные столбцы.

Помните — уникальные значения и разные значения не одно и то же. Нажмите здесь, чтобы узнать разницу.

Рассмотрим пример, когда нам нужно определить количество уникальных сотрудников для каждого региона. Это означает, что они работают только в одном конкретном регионе, а не в других.

В таких случаях вам нужно создать один или несколько вспомогательных столбцов.

Вот формула для этого случая:

= ЕСЛИ (ЕСЛИ (СЧЁТЕСЛИМН ($C$2:$C$1001; С2; $B$2:$B$1001; В2) / СЧЁТЕСЛИ ($C$2:$C$1001; С2) <1;0;1); ЕСЛИ (СЧЁТЕСЛИ ($С2:С$22; С2) > 1;0;1);0)

Приведенная выше формула проверяет, встречается ли имя сотрудника только в одном регионе или в нескольких регионах. Это делается путем подсчета количества появлений имени в регионе и деления его на общее количество появлений имени. Если значение меньше 1, это означает, что имя встречается в двух или более двух регионах.

Если имя встречается в нескольких регионах, формула возвращает 0, в противном случае возвращает единицу.

Формула также проверяет, повторяется ли имя в том же регионе или нет. Если имя повторяется, только первый экземпляр имени возвращает значение 1, а все остальные экземпляры возвращают 0.

Это может показаться немного сложным, но это опять-таки зависит от того, чего вы пытаетесь достичь.

Таким образом, если вы хотите подсчитать уникальные значения в сводной таблице, используйте вспомогательные столбцы, а если вы хотите подсчитать различные значения, вы можете использовать встроенную функцию (в Excel 2013 и более поздних версиях) или использовать вспомогательный столбец.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Сводная таблица — инструмент для анализа данных в Excel. Она собирает информацию из обычных таблиц, обрабатывает её, группирует в блоки, проводит необходимые вычисления и показывает итог в виде наглядного отчёта. При этом все параметры этого отчёта пользователь может настроить под себя и свои потребности.

Разберёмся, для чего нужны сводные таблицы. На конкретном примере покажем, как их создать, настроить и использовать. В конце расскажем, можно ли делать сводные таблицы в «Google Таблицах».

Сводные таблицы удобно применять, когда нужно сформировать отчёт на основе большого объёма информации. Они суммируют значения, расположенные не по порядку, группируют данные из разных участков исходной таблицы в одном месте и сами проводят дополнительные расчёты.

Вид сводной таблицы можно настраивать под себя самостоятельно парой кликов мыши — менять расположение строк и столбцов, фильтровать итоги и переносить блоки отчёта с одного места в другое для лучшей наглядности.

Разберём на примере. Представьте небольшой автосалон, в котором работают три менеджера по продажам. В течение квартала данные об их продажах собирались в обычную таблицу: модель автомобиля, его характеристики, цена, дата продажи и ФИО продавца.

В конце квартала планируется выдача премий. Нужно проанализировать, кто принёс больше прибыли салону. Для этого нужно сгруппировать все проданные автомобили под каждым менеджером, рассчитать суммы продаж и определить итоговый процент продаж за квартал.

Разберёмся пошагово, как это сделать с помощью сводной таблицы.

---

Создаём сводную таблицу

Чтобы сводная таблица сработала корректно, важно соблюсти несколько требований к исходной:

• у каждого столбца исходной таблицы есть заголовок;
• в каждом столбце применяется только один формат — текст, число, дата;
• нет пустых ячеек и строк.

Теперь переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопку «Сводная таблица».

Появляется диалоговое окно. В нём нужно заполнить два значения:

• диапазон исходной таблицы, чтобы сводная могла забрать оттуда все данные;
• лист, куда она перенесёт эти данные для дальнейшей обработки.

В нашем случае выделяем весь диапазон таблицы продаж вместе с шапкой. И выбираем «Новый лист» для размещения сводной таблицы — так будет проще перемещаться между исходными данными и сводным отчётом. Жмём «Ок».

Excel создал новый лист. Для удобства можно сразу переименовать его.

Слева на листе расположена область, где появится сводная таблица после настроек. Справа — панель «Поля сводной таблицы», в которые мы будем эти настройки вносить. В следующем шаге разберёмся, как пользоваться этой панелью.

---

Настраиваем сводную таблицу и получаем результат

В верхней части панели настроек находится блок с перечнем возможных полей сводной таблицы. Поля взяты из заголовков столбцов исходной таблицы: в нашем случае это «Марка, модель», «Цвет», «Год выпуска», «Объём», «Цена», «Дата продажи», «Продавец».

Нижняя часть панели настроек состоит из четырёх областей — «Значения», «Строки», «Столбцы» и «Фильтры». У каждой области своя функция:

• «Значения» — проводит вычисления на основе выбранных данных из исходной таблицы и относит результаты в сводную таблицу. По умолчанию Excel суммирует выбранные данные, но можно выбрать другие действия. Например, рассчитать среднее, показать минимум или максимум, перемножить.

  Если данные выбранного поля в числовом формате, программа просуммирует их значения (например, рассчитает общую стоимость проданных автомобилей). Если формат данных текстовый — программа покажет количество ячеек (например, определит количество проданных авто).

• «Строки» и «Столбцы» — отвечают за визуальное расположение полей в сводной таблице. Если выбрать строки, то поля разместятся построчно. Если выбрать столбцы — поля разместятся по столбцам.
• «Фильтры» — отвечают за фильтрацию итоговых данных в сводной таблице. После построения сводной таблицы панель фильтров появляется отдельно от неё. В ней можно выбрать, какие данные нужно показать в сводной таблице, а какие — скрыть. Например, можно показывать продажи только одного из менеджеров или только за выбранный период.

Настроить сводную таблицу можно двумя способами:

• Поставить галочку напротив нужного поля — тогда Excel сам решит, где нужно разместить это значение в сводной таблице, и сразу заберёт его туда.
• Выбрать необходимые для сводной таблицы поля из перечня и перетянуть их в нужную область вручную.

Первый вариант не самый удачный: Excel редко ставит данные так, чтобы с ними было удобно работать, поэтому сводная таблица получается неинформативной. Остановимся на втором варианте — он предполагает индивидуальные настройки для каждого отчёта.

В случае с нашим примером нужно, чтобы сводная таблица отразила ФИО менеджеров по продаже, проданные автомобили и их цены. Остальные поля — технические характеристики авто и дату продажи — можно будет использовать для фильтрации.

Таблица получится наглядной, если фамилии менеджеров мы расположим построчно. Находим в верхней части панели поле «Продавец», зажимаем его мышкой и перетягиваем в область «Строки».

После этого в левой части листа появится первый блок сводной таблицы: фамилии менеджеров по продажам.

Теперь добавим модели автомобилей, которые эти менеджеры продали. По такому же принципу перетянем поле «Марка, модель» в область «Строки».

В левую часть листа добавился второй блок. При этом сводная таблица сама сгруппировала все автомобили по менеджерам, которые их продали.

Определяем, какая ещё информация понадобится для отчётности. В нашем случае — цены проданных автомобилей и их количество.

Чтобы сводная таблица самостоятельно суммировала эти значения, перетащим поля «Марка, модель» и «Цена» в область «Значения».

Теперь мы видим, какие автомобили продал каждый менеджер, сколько и по какой цене, — сводная таблица самостоятельно сгруппировала всю эту информацию. Более того, напротив фамилий менеджеров можно посмотреть, сколько всего автомобилей они продали за квартал и сколько денег принесли автосалону.

По такому же принципу можно добавлять другие поля в необходимые области и удалять их оттуда — любой срез информации настроится автоматически. В нашем примере внесённых данных в сводной таблице будет достаточно. Ниже рассмотрим, как настроить фильтры для неё.

---

Настраиваем фильтры сводной таблицы

Чтобы можно было фильтровать информацию сводной таблицы, нужно перенести требуемые поля в область «Фильтры».

В нашем примере перетянем туда все поля, не вошедшие в основной состав сводной таблицы: объём, дату продажи, год выпуска и цвет.

Для примера отфильтруем данные по году выпуска: настроим фильтр так, чтобы сводная таблица показала только проданные авто 2017 года.

В блоке фильтров нажмём на стрелку справа от поля «Год выпуска»:

В появившемся окне уберём галочку напротив параметра «Выделить все» и поставим её напротив параметра «2017». Закроем окно.

Теперь сводная таблица показывает только автомобили 2017 года выпуска, которые менеджеры продали за квартал. Чтобы снова показать таблицу в полном объёме, нужно в том же блоке очистить установленный фильтр.

Фильтры можно выбирать и удалять как удобно — в зависимости от того, какую информацию вы хотите увидеть в сводной таблице.

---

Проводим дополнительные вычисления

Сейчас в нашей сводной таблице все продажи менеджеров отображаются в рублях. Предположим, нам нужно понять, каков процент продаж каждого продавца в общем объёме. Можно рассчитать это вручную, а можно воспользоваться дополнениями сводных таблиц.

Кликнем правой кнопкой на любое значение цены в таблице. Выберем параметр «Дополнительные вычисления», затем «% от общей суммы».

Теперь вместо цен автомобилей в рублях отображаются проценты: какой процент каждый проданный автомобиль составил от общей суммы продаж всего автосалона за квартал. Проценты напротив фамилий менеджеров — их общий процент продаж в этом квартале.

Можно свернуть подробности с перечнями автомобилей, кликнув на знак – слева от фамилии менеджера. Тогда таблица станет короче, а данные, за которыми мы шли, — кто из менеджеров поработал лучше в этом квартале, — будут сразу перед глазами.

Чтобы снова раскрыть данные об автомобилях — нажимаем +.

Чтобы значения снова выражались в рублях — через правый клик мыши возвращаемся в «Дополнительные вычисления» и выбираем «Без вычислений».

---

Обновляем данные сводной таблицы

Предположим, в исходную таблицу внесли ещё две продажи последнего дня квартала.

В сводную таблицу эти данные самостоятельно не добавятся — изменился диапазон исходной таблицы. Поэтому нужно поменять первоначальные параметры.

Переходим на лист сводной таблицы. Во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Изменить источник данных».

Кнопка переносит нас на лист исходной таблицы, где нужно выбрать новый диапазон. Добавляем в него две новые строки и жмём «ОК».

После этого данные в сводной таблице меняются автоматически: у менеджера Трегубова М. вместо восьми продаж становится десять.

Когда в исходной таблице нужно изменить информацию в рамках текущего диапазона, данные в сводной таблице автоматически не изменятся. Нужно будет обновить их вручную.

Например, поменяем цены двух автомобилей в таблице с продажами.

Чтобы данные сводной таблицы тоже обновились, переходим на её лист и во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Обновить».

Теперь у менеджера Соколова П. изменились данные в столбце «Цена, руб.».

Как использовать сводные таблицы в «Google Таблицах»? Нужно перейти во вкладку «Вставка» и выбрать параметр «Создать сводную таблицу». Дальнейший ход действий такой же, как и в Excel: выбрать диапазон таблицы и лист, на котором её нужно построить; затем перейти на этот лист и в окне «Редактор сводной таблицы» указать все требуемые настройки. Результат примет такой вид:

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Сводные таблицы в excel — уже сами по себе мощный инструмент работы с данными. Однако, использования стандартного функционала сводных таблиц может быть недостаточно. Иногда нужно произвести дополнительные вычисления и получить поля, которых нет в исходной таблице данных. Тогда на помощь приходят инструменты Вычисляемое поле и Вычисляемый объект для сводных таблиц Excel.

В этой статье:

• Что такое вычисляемое поле и для чего оно нужно
• Как создать вычисляемое поле в сводной таблице Excel
• Альтернатива № 1 вычисляемому полю: столбец с расчетом в исходной таблице
• Почему не всегда можно применять расчетный столбец для вычислений в сводной таблице
• Альтернатива № 2 вычисляемому полю: вычисления вне диапазона сводной таблицы
• Что такое вычисляемый объект
• Как создать вычисляемый объект
• Удаление и изменение вычислений в сводных таблицах
• Недостатки использования вычислений в сводных таблицах excel
• Как получить формулы вычислений

Что такое Вычисляемое поле и для чего оно нужно

Вычисляемое поле – это виртуальное поле данных, создаваемое в результате вычислений, основанных на существующих полях сводной таблицы. Другими словами, это данные, которые возникают в результате расчетов и попадают в готовом виде в сводную таблицу. В исходной таблице они не фиксируются. При этом, если в исходной таблице данных происходят изменения (например, добавились новые строки), вычисляемое поле также пересчитается.

Проще всего понять, как работает вычисляемое поле, на примере.

Имеем таблицу с данными о выручке в торговых точках сети магазинов.

В таблице есть данные о выручке и количестве чеков. Если нужно получить величину среднего чека для каждой торговой точки или для категории торговых точек, нужно выручку разделить на количество чеков. Для этой операции отлично подойдет инструмент Вычисляемое поле.

Для создания вычисляемого поля “Средний чек” используются имеющиеся в таблице поля “Выручка” и “Кол-во чеков”. Однако, поле “Средний чек” будет добавлено только в сводную таблицу, но в исходной таблице его не будет.

У вас может возникнуть резонный вопрос: а зачем морочить голову вычисляемыми полями, когда такой же столбец можно добавить в исходную таблицу? Иногда это действительно так. Но у такого метода есть ряд ограничений и недостатков. В первую очередь, иногда невозможно или неудобно внести изменения в исходную таблицу. Во-вторых, при следующем обновлении исходной таблицы в нее могут добавиться новые столбцы, и тогда ваши расчеты затрутся.

1) Для начала создадим сводную таблицу, в строки которой добавим категорию торговой точки. В значения — сумму по полю Выручка и сумму по полю Кол-во чеков.

2) Установим курсор на любой ячейке сводной таблицы и перейдем на вкладку Анализ — блок Вычисления — Поля, элементы и наборы — Вычисляемое поле…

3) Зададим имя вычисляемого поля. Оно не должно повторять ни одного наименования поля в исходной таблице.

4) Теперь напишем формулу, по которой вычисляемое поле будет производить расчет. Нам нужно поле Выручка разделить на поле Кол-во чеков.

Для этого в блоке Поля выделим поле Выручка и нажмем кнопку Добавить поле.

Оно появилось в поле Формула.

Теперь нужно написать оператор деления “/” и таким же образом указать поле Кол-во чеков.

В итоге получим такую формулу:

Если вы достаточно внимательны, то заметили, что название поля Выручка указано без кавычек, а название Кол-во чеков заключено в одинарные кавычки. Это связано в тем, что во втором случае (‘Кол-во чеков’) название поля состоит из нескольких слов. Excel автоматически проставляет эти кавычки, поэтому добавлять или убирать их вручную не нужно.

5) Осталось нажать Ок, и новое вычисляемое поле автоматически добавилось в таблицу. Немного поправим его формат (уберем хвост знаков после запятой), и вот что получилось.

При этом исходная таблица не изменилась, в ней по-прежнему нет поля Средний чек.

Альтернатива № 1 вычисляемому полю: столбец с расчетом в исходной таблице

В нашем случае можно использовать альтернативу вычисляемому полю. В исходной таблице данных добавим столбец Средний чек, в первой ячейке которого пропишем простейшую формулу: ячейку из столбца Выручка разделим на ячейку из столбца Средний чек. 

Протянем формулу и заполним столбец (если вы делаете расчет в умной таблице, то формула скопируется автоматически до конца столбца)

Мы получили тот же средний чек, но только в разрезе каждой торговой точки. Если же нужно, как в предыдущем примере, получить средний чек по категории точек, то можно попробовать также сделать сводную таблицу.

И здесь мы подобрались к основной причине, почему такой способ — не всегда альтернатива полноценному вычисляемому полю.

Почему не всегда можно применять расчетный столбец для вычислений в сводной таблице

Теперь на основании этой таблицы создадим сводную. Набор полей такой же, как в предыдущем примере, только в поле Значения добавим еще вновь созданный Средний чек.

В столбце Средний чек получилась какая-то ерунда. Это потому, что по умолчанию excel просуммировал значения, нам же нужно получить среднее. Щелкнем по треугольнику возле Сумма по полю Средний чек и выберем Параметры полей значений.

Далее выберем Среднее.

Получили средний чек.

И снова самые внимательные заметят, что он не совпадает с тем Средний чеком, который мы получили при помощи вычисляемого поля. Да и если разделить значение из поля Выручка на Кол-во чеков — получим другие данные. 

Делаем вывод, что при расчете среднего из средних значений данные могут получиться некорректными. Если не углубляться в статистику, причина тому — разный вес каждого среднего.

Альтернатива № 2 вычисляемому полю: вычисления вне диапазона сводной таблицы

Часто пользователи просто производят все необходимые вычисления рядом со сводной таблицей при помощи обычных формул. 

Добавим столбец Средний чек рядом со сводной таблицей и в строке формул напишем формулу деления Выручки на Кол-во чеков. Даже форматирование сделаем, как в сводной.

Такой способ иногда оправдан — когда это временная таблица, и посчитать надо быстро. Однако, если это регулярный отчет, который может модифицироваться, то лучше им не пользоваться. Почему?

Представим ситуацию, что появилась новая категория торговой точки. Обновим сводную, и видим такую “красоту”. Итоги съехали, надо переделывать вручную.

А если нужно будет увеличить таблицу в ширину, добавив новую детализацию (например, адрес торговой точки), то и вовсе вычисления затрутся.

Таким образом, делаем вывод, что эта альтернатива рабочая, но только для “одноразовых” вычислений. Никак не для постоянных отчетов.

Что такое вычисляемый объект

Вычисляемый объект — это по сути строка вычисляемая строка данных. В отличие от вычисляемого поля, вычисляемый объект добавляет не столбец, а строку.

Также отличие в том, что вычисляемое поле работает со столбцами, а вычисляемый объект — со строками.

Эта операция похожа на группировку данных, и часто группировкой в сводной таблице ее можно заменить. Но часто группируемые строки не имеют общего признака, как в нашем примере ниже.

Как создать вычисляемый объект

Давайте разделим категории торговых точек на еще более укрупненные категории. В категорию “Большие точки” отнесем категории “Крупная” и “Выше среднего”. В категорию “Маленькие точки” — “Микро” и “Средняя”.  Как видите, категории не имеют какого-то общего признака, по которому можно сделать агрегацию (точнее, он есть, но только в нашей голове).

Работать будем с той же сводной таблицей. 

Щелкнем на любой ячейке в строке таблицы, которую будем группировать.

Важно: именно в строках, а не в числовых значениях!

Далее вкладка Анализ — блок Вычисления — Поля, элементы и наборы — Вычисляемый объект…

Поле, по которому будет делаться группировка, выделено автоматически. В правой части указаны элементы этого поля — в нашем случае категории точек из сводной таблицы.

Зададим имя объекта “Большие точки” и в поле Формула по аналогии с созданием вычисляемого поля зададим формулу. Использовать будем значения из поля Элементы и кнопку Добавить элемент.

Нажмем Ок, и получим группирующую строку внизу таблицы.

Аналогично сделаем вычисляемый объект для группы “Маленькие точки”. Также добавим ранее созданное вычисляемое поле Средний чек (для полноты картины).

Внизу таблицы располагаются созданные вычисляемые объекты. 

Можете заметить, что общий итог в этом случае посчитан неправильно, потому что он суммирует вычисляемые объекты как отдельную строку. Поэтому нужно либо убрать общие итоги, либо оставить в таблице только вычисляемые объекты.

Удаление и изменение вычислений в сводных таблицах

Давайте для примера удалим вычисляемое поле Средний чек.

Откроем меню Вычисляемое поле.

Далее в выпадающем списке выберем поле, которое нужно удалить, и нажмем кнопку Удалить.

Готово, вычисляемое поле удалено.

Точно так же удаляется вычисляемый объект, только через соответствующий пункт меню.

Точно также можно внести изменения в вычисляемое поле (или объект). Нужно исправить формулу и нажать Ок, кнопку Удалить не нажимать.

Недостатки использования вычислений в сводных таблицах excel

Автоматизация вычислений при помощи вычисляемых полей или вычисляемых объектов имеет свои недостатки. Учитывайте их.

• Вычисления возможны только с данными из сводной таблицы. В них невозможно использовать данные, находящиеся за ее пределами. Даже данные из исходной таблицы, если они не добавлены в сводную — использовать нельзя.
• Вычисляемые объекты по умолчанию никак не выделяются и выглядят как обычная строка. Следовательно, их легко спутать со строкой, и нужно применять дополнительные методы форматирования, например, условное форматирование.
• Некорректный расчет общих итогов при создании вычисляемых объектов (строк).

Как получить формулы вычислений

Чтобы узнать, какие вычисления производились в сводной таблице, нужно щелкнуть в любой ее ячейке, далее вклдака Анализ — блок Вычисления — Поля, элементы и наборы — Вывести формулы

Формулы откроются на отдельном листе.

Это очень полезный инструмент, особенно, когда сводная таблица имеет большое количество вычислений. Или когда автор таблицы не вы, и нужно разобраться в расчетах. 

Таким образом, мы прокачали свои навыки работы со сводными таблицами. Их можно использовать, например, при создании отчетов или интерактивных дашбордов.

---

   Сообщество Excel Analytics | обучение Excel

    Канал на Яндекс.Дзен 

---

Вам может быть интересно:

Сводные таблицы способны проводить вычисления, гораздо более сложные, чем простые суммирования данных. В данной статье я расскажу, как можно заставить Сводную таблицу «считать».

Допустим, мы имеем такую сводную таблицу:

Нам необходимо посчитать долю каждого менеджера в разрезе месяцев. Для этого в правом окне «Поля сводной таблицы», наводим курсор мышки на поле «Сумма», нажимаем левую клавишу и удерживая клавишу мышки тянем поле «Сумма» в окно «Значения»:

Затем наводим курсор на это поле в окне «Значения» и нажимаем на него левой клавишей мышки, в выпавшем меню выбираем пункт «Параметры полей значений…»:

В открывшемся диалоговом окне «Параметры поля значений», меняем название поля, например, на «Доля»:

Переходим во вкладку «Дополнительные вычисления», в поле со списком (там, где написано «Без вычислений») выбираем пункт «% от суммы по столбцу» и нажимаем кнопку «ОК»:

После чего ваша Сводная таблица должна будет приобрести следующий вид:

Поэкспериментируйте с другими вариантами вычислений.

Еще один пример вычислений, имеем такую Сводную таблицу:

В одном столбце у нас «Сумма продаж», в другой «Прибыль», нам необходимо получить рентабельность каждой категории товаров. Для этого устанавливаем курсор на сводную таблицу, в главном меню в разделе «Работа со сводными таблицами», во вкладке «Анализ» (в 2007 и 2010 «Параметры»), в разделе «Вычисления», нажимаем кнопку «Поля, элементы и наборы», в выпавшем списке выбираем пункт «Вычисляемое поле…» (в 2007 «Сервис» -> «Формулы»):

В открывшемся диалоговом окне меняем название поля, например, на «Рентабельность»:

В окне «Поля:» встаем на поле «Прибыль» и нажимаем кнопку «Добавить поле» так чтобы оно появилось в поле «Формула:», затем нажимаем на клавиатуре «/» — Знак деления, встаем на поле «Сумма» и снова нажимаем кнопку «Добавить поле». В итоге всех манипуляций в поле «Формула:» у вас должно получиться «=Прибыль/Сумма»:

Если все получилось, смело, нажимаем кнопку «ОК»:

В итоге ваша Сводная таблица должна будет принять следующий вид:

Присвоим столбцу «Рентабельность» формат «%», уберем из заголовка лишние слова и получим такую красоту:

В чем, собственно говоря, прелесть таких вычислений? В том, что если вы теперь добавите поле «SKU» в «СТРОКИ», то вы получите «Рентабельность» по каждому SKU, не вбивая никаких дополнительных формул:

Пользователи создают сводные таблицы для анализа, суммирования и представления большого объема данных. Такой инструмент Excel позволяет произвести фильтрацию и группировку информации, изобразить ее в различных разрезах (подготовить отчет).

Исходный материал – таблица с несколькими десятками и сотнями строк, несколько таблиц в одной книге, несколько файлов. Напомним порядок создания: «Вставка» – «Таблицы» – «Сводная таблица».

А в данной статье мы рассмотрим, как работать со сводными таблицами в Excel.

Как сделать сводную таблицу из нескольких файлов

Первый этап – выгрузить информацию в программу Excel и привести ее в соответствие с таблицами Excel. Если наши данные находятся в Worde, мы переносим их в Excel и делаем таблицу по всем правилам Excel (даем заголовки столбцам, убираем пустые строки и т.п.).

Дальнейшая работа по созданию сводной таблицы из нескольких файлов будет зависеть от типа данных. Если информация однотипная (табличек несколько, но заголовки одинаковые), то Мастер сводных таблиц – в помощь.

Мы просто создаем сводный отчет на основе данных в нескольких диапазонах консолидации.

Гораздо сложнее сделать сводную таблицу на основе разных по структуре исходных таблиц. Например, таких:

Первая таблица – приход товара. Вторая – количество проданных единиц в разных магазинах. Нам нужно свести эти две таблицы в один отчет, чтобы проиллюстрировать остатки, продажи по магазинам, выручку и т.п.

Мастер сводных таблиц при таких исходных параметрах выдаст ошибку. Так как нарушено одно из главных условий консолидации – одинаковые названия столбцов.

Но два заголовка в этих таблицах идентичны. Поэтому мы можем объединить данные, а потом создать сводный отчет.

1. В ячейке-мишени (там, куда будет переноситься таблица) ставим курсор. Пишем = — переходим на лист с переносимыми данными – выделяем первую ячейку столбца, который копируем. Ввод. «Размножаем» формулу, протягивая вниз за правый нижний угол ячейки.



2. По такому же принципу переносим другие данные. В результате из двух таблиц получаем одну общую.



3. Теперь создадим сводный отчет. Вставка – сводная таблица – указываем диапазон и место – ОК.

Открывается заготовка Сводного отчета со Списком полей, которые можно отобразить.

Покажем, к примеру, количество проданного товара.

Можно выводить для анализа разные параметры, перемещать поля. Но на этом работа со сводными таблицами в Excel не заканчивается: возможности инструмента многообразны.



Детализация информации в сводных таблицах

Из отчета (см.выше) мы видим, что продано ВСЕГО 30 видеокарт. Чтобы узнать, какие данные были использованы для получения этого значения, щелкаем два раза мышкой по цифре «30». Получаем детальный отчет:

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

Если мы изменим какой-либо параметр в исходной таблице либо добавим новую запись, в сводном отчете эта информация не отобразится. Такое положение вещей нас не устраивает.

Обновление данных:

Курсор должен стоять в любой ячейке сводного отчета.

Либо:

Правая кнопка мыши – обновить.

Чтобы настроить автоматическое обновление сводной таблицы при изменении данных, делаем по инструкции:

1. Курсор стоит в любом месте отчета. Работа со сводными таблицами – Параметры – Сводная таблица.



2. Параметры.



3. В открывшемся диалоге – Данные – Обновить при открытии файла – ОК.

Изменение структуры отчета

Добавим в сводную таблицу новые поля:

1. На листе с исходными данными вставляем столбец «Продажи». Здесь мы отразим, какую выручку получит магазин от реализации товара. Воспользуемся формулой – цена за 1 * количество проданных единиц.



2. Переходим на лист с отчетом. Работа со сводными таблицами – параметры – изменить источник данных. Расширяем диапазон информации, которая должна войти в сводную таблицу.

Если бы мы добавили столбцы внутри исходной таблицы, достаточно было обновить сводную таблицу.

После изменения диапазона в сводке появилось поле «Продажи».

Как добавить в сводную таблицу вычисляемое поле?

Иногда пользователю недостаточно данных, содержащихся в сводной таблице. Менять исходную информацию не имеет смысла. В таких ситуациях лучше добавить вычисляемое (пользовательское) поле.

Это виртуальный столбец, создаваемый в результате вычислений. В нем могут отображаться средние значения, проценты, расхождения. То есть результаты различных формул. Данные вычисляемого поля взаимодействуют с данными сводной таблицы.

Инструкция по добавлению пользовательского поля:

1. Определяемся, какие функции будет выполнять виртуальный столбец. На какие данные сводной таблицы вычисляемое поле должно ссылаться. Допустим, нам нужны остатки по группам товаров.



2. Работа со сводными таблицами – Параметры – Формулы – Вычисляемое поле.



3. В открывшемся меню вводим название поля. Ставим курсор в строку «Формула». Инструмент «Вычисляемое поле» не реагирует на диапазоны. Поэтому выделять ячейки в сводной таблице не имеет смысла. Из предполагаемого списка выбираем категории, которые нужны в расчете. Выбрали – «Добавить поле». Дописываем формулу нужными арифметическими действиями.



4. Жмем ОК. Появились Остатки.

Группировка данных в сводном отчете

Для примера посчитаем расходы на товар в разные годы. Сколько было затрачено средств в 2012, 2013, 2014 и 2015. Группировка по дате в сводной таблице Excel выполняется следующим образом. Для примера сделаем простую сводную по дате поставки и сумме.

Щелкаем правой кнопкой мыши по любой дате. Выбираем команду «Группировать».

В открывшемся диалоге задаем параметры группировки. Начальная и конечная дата диапазона выводятся автоматически. Выбираем шаг – «Годы».

Получаем суммы заказов по годам.

Скачать пример работы

По такой же схеме можно группировать данные в сводной таблице по другим параметрам.