Как посчитать сумму в столбце в excel с копейками

Бухгалтеры (и не только) знают одну «нехорошую» особенность Excel – «неумение» правильно суммировать. 🙂 Иногда это приводит к казусам в бухгалтерских документах, сформированных в Excel (рис. 1)

Рис. 1. Фрагмент счет-фактуры с «неверным» суммированием

Скачать заметку в формате Word, примеры в формате Excel

Видно, что общий итог по налогу (значение в ячейке G7) и стоимости товаров (Н7) отличаются на копейку от суммы по строкам (G4:G6 и Н4:Н6, соответственно). Это ошибка является следствием округления. Дело в том, что значения только отображаются в формате с двумя десятичными знаками. Фактические значения в этих ячейках содержат больше десятичных знаков (рис. 2). Excel суммирует не отображаемые значения, а фактические.

Рис. 2. Тот же счет-фактура с большим числом знаков после запятой

Чтобы значение в ячейке G7 равнялось сумме отображаемых значений в ячейках G4:G6, можно применить формулу массива, проводящую округление значений до двух десятичных знаков перед суммированием: {=СУММ(ОКРУГЛ(G4:G6;2))} (рис. 3). [1]

Рис. 3. «Правильное» суммирование с использованием формулы массива

Чуть подробнее, как работает эта формула. Excel формирует виртуальный массив (в памяти компьютера), состоящий из трех элементов: ОКРУГЛ(G4;2), ОКРУГЛ(G5;2), ОКРУГЛ(G6;2), то есть значений в ячейках G4:G6, округленных до двух десятичных знаков, а затем суммирует эти три элемента. Вуаля! 🙂

Ошибки округления можно также исключить, применив функцию ОКРУГЛ в каждой из ячеек диапазона G4:G6. Этот прием не требует применения формулы массива, однако требует многократного использования функции ОКРУГЛ. Вам судить, что проще!

[1] Идея подсмотрена в книге Джона Уокенбаха «MS Excel 2007. Библия пользователя». Если вы не использовали ранее формулы массива, рекомендую начать с заметки Excel. Введение в формулы массива.

Проблемы округления в EXCEL

Причиной того, что результат вычисления вышеуказанной формулы равен не 0,005, а 0,00500000000000012 в том, что EXCEL хранит и проводит вычисления с числами на основе стандарта IEEE 754 (стандарта двоичной арифметики с плавающей запятой). Этот стандарт предписывает хранить числа с плавающей запятой в двоичном формате. Это означает, что перед тем как значение будет использовано в вычислениях, его необходимо конвертировать в десятичный формат. Проблема в том, что не все числа могут быть абсолютно точно представлены в двоичном формате с плавающей запятой. Например, 0,1 не может быть представлено в виде конечного дробного двоичного числа, т.к. 0,1 соответствует 0,0001100110011 с периодом 0011. Т.к. EXCEL оперирует с точностью до 15 значащих цифр, то округление неизбежно. Хотя точность округления из-за конвертации из двоичного формата примерно 2,8Е-17, но как показывает практика, вполне можно получить вместо 0,005 число 0,00500000000000012, а это в некоторых случаях далеко не одно и тоже.

Приведем еще один пример: =0,29*100-ЦЕЛОЕ(0,29*100)=0

Результат равен ЛОЖЬ, а не ИСТИНА, не как следовало ожидать. Обратите внимание, что формула =0,27*100-ЦЕЛОЕ(0,27*100)=0 возвращает правильный результат (ИСТИНА).

Если переписать формулу в другом виде =0,29*100-ЦЕЛОЕ(0,29*100)-0 , то результат будет -3,5527136788005E-15, что и указывает на источник ошибки (значение, хотя и мало, но совсем не равно 0).

Источник ошибки Представим ситуацию, когда, например, в Условном форматировании , задано правило форматирования для результатов вычислений. Если значение ячейки равно 0, то, результат должен быть выделен красным фоном. В случае формулы =0,27*100-ЦЕЛОЕ(0,27*100) , этого не произойдет, т.к. 0 не равен числу -3,5527136788005E-15 (см. выше).

В итоге легко получить неправильный результат работы Условного форматирования : пользователь может при просмотре таблицы с результатами вычислений легко пропустить нулевое значение.

Вывод : при сравнении результатов вычисления формул с константами никогда не полагайтесь на встроенную в EXCEL точность вычисления .

Лучше использовать следующий подход – задавайте точность округления самостоятельно, прямо в формуле. Для нашего случая это будет выглядеть так: =0,29*100-ЦЕЛОЕ(0,29*100)<0,001

Результат будет всегда ИСТИНА, даже если указать фантастическую точность =0,29*100-ЦЕЛОЕ(0,29*100)<1E-204

Другой подход – использовать явное округление =ЦЕЛОЕ(0,29*100)

Напоследок покажем, что коммутативный закон сложения (сумма не меняется от перестановки её слагаемых) в EXCEL работает не всегда (см. Файл примера ).

вернет результат =0, а не -3,55Е-15. А ведь мы просто переставили 0 из формулы =0,29*100-ЦЕЛОЕ(0,29*100)-0

=0,29*100-0,29-0 (результат -3,5527136788005E-15) =1*(0,5-0,4-0,1) (результат -2,77555756156289E-17)

Весьма вероятно, что таких арифметических операций в природе существует множество.

Ошибки Excel при округлении и введении данных в ячейки

Excel старается облегчить наш труд разными подсказками и авто-подстановками. Если все это выполняется вместе с нашими ожиданиями мы в восторге от этой программы. Но если авто-подстановка является ошибочной мы просто выходим из себя.

Например, ошибки при округлении дробных чисел и т.п. Давайте разберемся почему часто возникают ошибки при скруглениях чисел? Ведь данная операция играет очень важную роль в процессе формирования цен и расчетов. Поэтому лучше как можно раньше разобраться в данной особенности программы.

Ошибки при округлении дробных чисел

Как правильно округлить и суммировать числа в Excel?

Для наглядного примера выявления подобного рода ошибок ведите дробные числа 1,3 и 1,4 так как показано на рисунке, а под ними формулу для суммирования и вычисления результата.

Дальше нужно выделить все числа и формулу, чтобы уменьшить разрядность для округления.

Как видите, в результате получаем абсурд: 1+1=3. Никакие форматы здесь не помогут. Решить данный вопрос поможет только функция «ОКРУГЛ». Запишите формулу с функцией так: =ОКРУГЛ(A1;0)+ОКРУГЛ(A2;0)

Как правильно округлить и суммировать числа в столбце таблицы Excel? Если этих чисел будет целый столбец, то для быстрого получения точных расчетов следует использовать массив функций. Для этого мы введем такую формулу: =СУММ(ОКРУГЛ(A1:A7;0)). После ввода массива функций следует нажимать не «Enter», а комбинацию клавиш Ctrl+Shifi+Enter. В результате Excel сам подставит фигурные скобки «» – это значит, что функция выполняется в массиве. Результат вычисления массива функций на картинке:

Можно пойти еще более рискованным путем, но его применять крайне не рекомендуется! Можно заставить Excel изменять содержимое ячейки в зависимости от ее формата. Для этого следует зайти «Файл»-«Параметры»-«Дополнительно» и в разделе «При пересчете этой книги:» указать «задать точность как на экране». Появиться предупреждение: «Данные будут изменены — точность будет понижена!»

Внимание. Работая в таком режиме, изменив один раз количество разрядов, уже нельзя вернуть исходные данные обратно. Это путь только в одну сторону. Поэтому лучше его не использовать. А массив функций прекрасно и безопасно справляется с данной задачей.

Здесь мы забегаем вперед, но иногда без этого сложно объяснить решение важных задач.

Пишем в Excel слово ИСТИНА или ЛОЖЬ как текст

1. Вначале вписать форматирующий символ.
2. Изменить формат ячейки на текстовый.

В ячейке А1 реализуем первый способ, а в А2 – второй.

Задание 1. В ячейку А1 введите слово с форматирующим символом так: «’истина». Обязательно следует поставить в начале слова символ апострофа «’», который можно ввести с английской раскладки клавиатуры (в русской раскладке символа апострофа нет). Тогда Excel скроет первый символ и будет воспринимать слова «истина» как текст, а не логический тип данных.

Задание 2. Перейдите на ячейку А2 и вызовите диалоговое окно «Формат ячеек». Например, с помощью комбинации клавиш CTRL+1 или контекстным меню правой кнопкой мышки. На вкладке «Число» в списке числовых форматов выберите «текстовый» и нажмите ОК. После чего введите в ячейку А2 слово «истина».

Задание 3. Для сравнения напишите тоже слово в ячейке А3 без апострофа и изменений форматов.

Как видите, апостроф виден только в строке формул.

Примечание. В ячейках А1 и А2 символы текста не были сменены на большие, а значит не была выполнена авто-подстановка, потому что слово воспринято программой как текст.

Отображение формул

Заполните данными ячейки, так как показано ниже на рисунке:

Обычно комбинация символов набранных в B3 должна быть воспринята как формула и автоматически выполнен расчет. Но что если нам нужно записать текст именно таким способом и мы не желаем вычислять результат? Решить данную задачу можно аналогичным способом из примера описанного выше.

Excel для бухгалтера: исправление ошибки округления

Видно, что общий итог по налогу (значение в ячейке G7) и стоимости товаров (Н7) отличаются на копейку от суммы по строкам (G4:G6 и Н4:Н6, соответственно). Это ошибка является следствием округления. Дело в том, что значения только отображаются в формате с двумя десятичными знаками. Фактические значения в этих ячейках содержат больше десятичных знаков (рис. 2). Excel суммирует не отображаемые значения, а фактические.

Рис. 2. Тот же счет-фактура с большим числом знаков после запятой

Чтобы значение в ячейке G7 равнялось сумме отображаемых значений в ячейках G4:G6, можно применить формулу массива, проводящую округление значений до двух десятичных знаков перед суммированием: (рис. 3). [1]

Рис. 3. «Правильное» суммирование с использованием формулы массива

Чуть подробнее, как работает эта формула. Excel формирует виртуальный массив (в памяти компьютера), состоящий из трех элементов: ОКРУГЛ(G4;2), ОКРУГЛ(G5;2), ОКРУГЛ(G6;2), то есть значений в ячейках G4:G6, округленных до двух десятичных знаков, а затем суммирует эти три элемента. Вуаля!

Ошибки округления можно также исключить, применив функцию ОКРУГЛ в каждой из ячеек диапазона G4:G6. Этот прием не требует применения формулы массива, однако требует многократного использования функции ОКРУГЛ. Вам судить, что проще!

[1] Идея подсмотрена в книге Джона Уокенбаха «MS Excel 2007. Библия пользователя». Если вы не использовали ранее формулы массива, рекомендую начать с заметки Excel. Введение в формулы массива .

50 комментариев для “Excel для бухгалтера: исправление ошибки округления”

Для полноты картины можно упомянуть еще об одном варианте, в параметрах Excel указать «точность как на экране» (Файл-Параметры-Дополнительно-При пересчете этой книги: задать точность как на экране)

Спасибо за статью. «соответсвенно» лучше исправить

а как быть, если в документе производится большое количество вычислений, и числа «завязаны» друг за друга. использование формул ОКРУГЛ и т.п. немного неудобно.
как можно отключить округление отображаемого числа? как сделать, чтобы ексель показывал то что есть? пример — число 12345.6789, с точностью после запятой 2, он не округлял 12345.68, а отображал 12345.67, но значение оставалось 12345.6789?

Александр, если Вы хотите, чтобы Excel отражал с точностью до двух знаков после запятой, а хранил число с максимальной точностью, просто задайте форматирование «два знака после запятой», и никакие дополнительные формулы не потребуются. Но… именно против этого и направлена статья, так как в бухгалтерских расчетах не допускается расхождение между суммой и слагаемыми…