Как подставлять данные в таблицах excel

Вставка или Ctrl+V, пожалуй, самый эффективный инструмент доступный нам. Но как хорошо вы владеете им? Знаете ли вы, что есть как минимум 14 различных способов вставки данных в листах Ecxel? Удивлены? Тогда читаем этот пост, чтобы стать пэйст-мастером.

Данный пост состоит из 2 частей:

— Основные приемы вставки

— Вставка с помощью обработки данных

1. Вставить значения

Если вы хотите просто вставить значения с  ячеек, последовательно нажимайте клавиши Я, М и З, удерживая при этом клавишу Alt, и в конце нажмите клавишу ввода. Это бывает необходимо, когда вам нужно избавиться от форматирования и работать только с данными.

Начиная с Excel 2010, функция вставки значений отображается во всплывающем меню при нажатии правой клавишей мыши

 2. Вставить форматы

Нравиться этот чудный формат, который сделал ваш коллега? Но у вас нет времени, чтобы так же оформить свою таблицу. Не беспокойтесь, вы можете вставить форматы (включая условное форматирование) из любой скопированной ячейки. Удерживая клавишу Alt, последовательно нажимайте Я, М, Ф, Ф, Ф и в конце нажмите клавишу Ввода.

Те же самые действия можно произвести с помощью меньшего количества операций, воспользовавшись меню, которое выпадает при нажатии правой кнопки мыши (начиная с Excel 2010).

3. Вставить формулы

Иногда возникает необходимость скопировать несколько формул в новый диапазон. Для этого, удерживая клавишу Alt, последовательно нажимаем Я, М, Ф и в конце нажмите клавишу Ввода. Вы можете достичь того же эффекта, путем перетаскивания ячейки, содержащей формулу, в новый диапазон, если диапазон находится рядом.

4. Вставить проверку данных

Хотите скопировать только проверку значений, без содержимого и форматов ячейки. Для этого копируете ячейку, в котором присутствует проверка условий, щелкаете правой кнопкой мыши на ячейку, куда хотите скопировать данные. Выбираете Специальная вставка -> Условия на значения.

5. Скопировать ширину столбцов с других ячеек

Вашему боссу понравилась, созданная вами, табличка по отслеживанию покупок и он попросил создать еще одну, для отслеживания продаж. В новой таблице вы хотите сохранить ширину столбцов. Для этого вам нет необходимости измерять каждый столбец первой таблицы, а просто скопировать их и с помощью специальной вставки задать «Ширина столбцов».

6. Берем комментарии и вставляем в другом месте

Чтобы сократить количество перепечатываний, комментарии тоже можно вставлять копипейстом. Для этого необходимо воспользоваться специальной вставкой и указать «Вставить примечания»

7. И конечно, вставляем все подряд

В этом нам помогут сочетания клавиш Ctrl+V или Alt+Я+М или клавиша вставки на панели инструментов.

Вставка с помощью обработки данных

8. Вставка с дополнительной математической операцией

К примеру, у вас имеется строка 1 со значениями 1, 2, 3, и строка 2 со значениями 4, 5, 6. И вам необходимо сложить обе строки, чтобы получить 5, 7, 9. Для этого копируем первую строку, жмем правой кнопкой мыши по строке 2, выбираем Специальная вставка, ставим переключатель на «Сложить» и жмем ОК.

Те же самые операции необходимо будет проделать, если вам требуется вычесть, умножить или разделить данные. Отличием будет, установка переключателя на нужной нам операции.

9. Вставка с учетом пустых ячеек

Если у вас имеется диапазон ячеек, в котором присутствуют пустые ячейки и необходимо вставить их другой диапазон, но при этом, чтобы пустые ячейки были проигнорированы.

В диалоговом окне «Специальная вставка» установите галку «Пропускать пустые ячейки»

10. Транспонированная вставка

К примеру, у вас имеется колонка со списком значений, и вам требуется переместить (скопировать) данные в строку (т.е. вставить их поперек). Как бы вы это сделали? Ну конечно, вам следует воспользоваться специальной вставкой и в диалоговом окне установить галку «Транспонировать». Либо воспользоваться сочетанием клавиш Alt+Я, М и А.

Эта операция позволит транспонировать скопированные значения прежде, чем вставит. Таким образом, Excel преобразует строки в столбцы и, наоборот, столбцы в строки.

11. Вставить ссылку на оригинальную ячейку

Если вы хотите создать ссылки на оригинальные ячейки, вместо копипэйстинга значений, этот вариант, то, что вам нужно. Воспользуйтесь специальной вставкой, как примерах выше, и вместо кнопки «ОК» , нажмите «Вставить связь». Либо воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt+Я, М и Ь, что создаст автоматическую ссылку на скопированный диапазон ячеек.

12. Вставить текст с разбивкой по столбцам

Эта опция полезна, когда вы вставляете данные извне. Например, если вы хотите вставить несколько строчек этого блога на лист Excel, но при этом каждое слово было в отдельном столбце. Для этого копируем текст (Ctrl+C), переходим на лист Excel и вставляем данные (Ctrl+V). У меня, по умолчанию, программа вставила строку с текстом в одну ячейку. Теперь необходимо проделать небольшой финт ушами. Идем во вкладку «Данные» -> «Текст по столбцам» и настраиваем мастер текстов. На первом шаге указываем формат данных – «с разделителями», жмем «Далее», устанавливаем символ-разделитель —  «Пробел» и «Готово». Текст, который, мы вставили в одну ячейку разбился по столбцам. Таким образом мы указали программе, как бы мы хотели воспринимать текстовые данные.

Теперь, во время последующих вставок текста, кликаем правой кнопкой по ячейке, куда вы хотите вставить текст, выбираем «Специальная вставка» -> «Текст» -> «ОК». Excel разбил нашу строку на столбцы, что нам и требовалось.

13. Импорт данных из интернета

Если вы хотите импортировать данные с интернета в реальном времени, вы можете воспользоваться веб-запросами Excel. Это мощный инструмент, который позволяет извлекать данные из сети (или сетевых ресурсов) и отображает их в виде электронной таблицы. Узнать больше об импорте данных вы можете прочитав статью о веб запросах Excel.

14. Какой ваш любимый способ вставки?

Есть еще много других скрытых способов вставки, таких как вставка XML-данных, изображений, объектов, файлов и т.д. Но мне интересно, какими интересными приемами вставки пользуетесь вы. Напишите, какой ваш любимый способ вставки?

Перенос данных таблицы через функцию ВПР

ВПР в Excel – очень полезная функция, позволяющая подтягивать данные из одной таблицы в другую по заданным критериям. Это достаточно «умная» команда, потому что принцип ее работы складывается из нескольких действий: сканирование выбранного массива, выбор нужной ячейки и перенос данных из нее.

Весь процесс просмотра и выборки данных происходит за доли секунды, поэтому результат мы получаем моментально.

Синтаксис ВПР

ВПР расшифровывается как вертикальный просмотр. То есть команда переносит данные из одного столбца в другой. Для работы со строками существует горизонтальный просмотр – ГПР.

Аргументы функции следующие:

• искомое значение – то, что предполагается искать в таблице;
• таблица – массив данных, из которых подтягиваются данные. Примечательно, таблица с данными должна находиться правее исходной таблицы, иначе функций ВПР не будет работать;
• номер столбца таблицы, из которой будут подтягиваться значения;
• интервальный просмотр – логический аргумент, определяющий точность или приблизительность значения (0 или 1).



Как перемещать данные с помощью ВПР?

Рассмотрим пример на практике. Имеем таблицу, в которой прописываются партии заказанных товаров (она подсвечена зеленым). Справа прайс, где значатся цены каждого товара (подсвечен голубым). Нам нужно перенести данные по ценам из правой таблицы в левую, чтобы подсчитать стоимость каждой партии. Вручную это делать долго, поэтому воспользуемся функцией Вертикального Просмотра.

В ячейку D3 нужно подтянуть цену гречки из правой таблицы. Пишем =ВПР и заполняем аргументы.

Искомым значением будет гречка из ячейки B3. Важно проставить именно номер ячейки, а не слово «гречка», чтобы потом можно было протянуть формулу вниз и автоматически получить остальные значения.

Таблица – выделяем прайс без шапки. Т.е. только сами наименования товаров и их цены. Этот массив мы зафиксируем клавишей F4, чтобы он не изменялся при протягивании формулы.

Номер столбца – в нашем случае это цифра 2, потому что необходимые нам данные (цена) стоят во втором столбце выделенной таблицы (прайса).

Интервальный просмотр – ставим 0, т.к. нам нужны точные значения, а не приблизительные.

Видим, что из правой таблицы в левую подтянулась цена гречки.

Протягиваем формулу вниз и визуально проверяем некоторые товары, чтобы понять, что все сделали правильно.

Скачать пример переноса таблицы через ВПР

Вот так, с помощью элементарных действий можно подставлять значения из одной таблицы в другую. Важно помнить, что функция Вертикального Просмотра работает только если таблица, из которой подтягиваются данные, находится справа. В противном случае, нужно переместить ее или воспользоваться командой ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ. Овладев этими двумя функциями вы сможете намного больше реализовать сложных решений чем те возможности, которые предоставляет функция ВПР или ГПР.

Довольно часто требуется рассчитать итоговый результат для различных комбинаций вводных данных. Таким образом пользователь сможет оценить все возможные варианты действий, отобрать те, результат взаимодействия которых его удовлетворяет, и, наконец, выбрать самый оптимальный вариант. В Excel для выполнения данной задачи существует специальный инструмент – «Таблица данных» («Таблица подстановки»). Давайте узнаем, как им пользоваться для выполнения указанных выше сценариев.

Читайте также: Подбор параметра в Excel

Использование таблицы данных

Инструмент «Таблица данных» предназначен для того, чтобы рассчитывать результат при различных вариациях одной или двух определенных переменных. После расчета все возможные варианты предстанут в виде таблицы, которую называют матрицей факторного анализа. «Таблица данных» относится к группе инструментов «Анализ «что если»», которая размещена на ленте во вкладке «Данные» в блоке «Работа с данными». До версии Excel 2007 этот инструмент носил наименование «Таблица подстановки», что даже более точно отражало его суть, чем нынешнее название.

Таблицу подстановки можно использовать во многих случаях. Например, типичный вариант, когда нужно рассчитать сумму ежемесячного платежа по кредиту при различных вариациях периода кредитования и суммы займа, либо периода кредитования и процентной ставки. Также этот инструмент можно использовать при анализе моделей инвестиционных проектов.

Но также следует знать, что чрезмерное применение данного инструмента может привести к торможению системы, так как пересчет данных производится постоянно. Поэтому рекомендуется в небольших табличных массивах для решения аналогичных задач не использовать этот инструмент, а применять копирование формул с помощью маркера заполнения.

Оправданным применение «Таблицы данных» является только в больших табличных диапазонах, когда копирование формул может отнять большое количество времени, а во время самой процедуры увеличивается вероятность допущения ошибок. Но и в этом случае рекомендуется в диапазоне таблицы подстановки отключить автоматический пересчет формул, во избежание излишней нагрузки на систему.

Главное отличие между различными вариантами применения таблицы данных состоит в количестве переменных, принимающих участие в вычислении: одна переменная или две.

Способ 1: применение инструмента с одной переменной

Сразу давайте рассмотрим вариант, когда таблица данных используется с одним переменным значением. Возьмем наиболее типичный пример с кредитованием.

Итак, в настоящее время нам предлагаются следующие условия кредитования:

• Срок кредитования – 3 года (36 месяцев);
• Сумма займа – 900000 рублей;
• Процентная ставка – 12,5% годовых.

Выплаты происходят в конце платежного периода (месяца) по аннуитетной схеме, то есть, равными долями. При этом, вначале всего срока кредитования значительную часть выплат составляют процентные платежи, но по мере сокращения тела процентные платежи уменьшаются, а увеличивается размер погашения самого тела. Общая же выплата, как уже было сказано выше, остается без изменений.

Нужно рассчитать, какова будет сумма ежемесячного платежа, включающего в себя погашение тела кредита и выплат по процентам. Для этого в Экселе имеется оператор ПЛТ.

ПЛТ относится к группе финансовых функций и его задачей является вычисление ежемесячного кредитного платежа аннуитетного типа на основании суммы тела кредита, срока кредитования и процентной ставки. Синтаксис этой функции представлен в таком виде

=ПЛТ(ставка;кпер;пс;бс;тип)

«Ставка» — аргумент, определяющий процентную ставку кредитных выплат. Показатель выставляется за период. У нас период выплат равен месяцу. Поэтому годовую ставку в 12,5% следует разбить на число месяцев в году, то есть, 12.

«Кпер» — аргумент, определяющий численность периодов за весь срок предоставления кредита. В нашем примере период равен одному месяцу, а срок кредитования составляет 3 года или 36 месяцев. Таким образом, количество периодов будет рано 36.

«ПС» — аргумент, определяющий приведенную стоимость кредита, то есть, это размер тела кредита на момент его выдачи. В нашем случае этот показатель равен 900000 рублей.

«БС» — аргумент, указывающий на величину тела кредита на момент его полной выплаты. Естественно, что данный показатель будет равен нулю. Этот аргумент не является обязательным параметром. Если его пропустить, то подразумевается, что он равен числу «0».

«Тип» — также необязательный аргумент. Он сообщает о том, когда именно будет проводиться платеж: в начале периода (параметр – «1») или в конце периода (параметр – «0»). Как мы помним, у нас платеж проводится в конце календарного месяца, то есть, величина этого аргумента будет равна «0». Но, учитывая то, что этот показатель не является обязательным, и по умолчанию, если его не использовать, значение и так подразумевается равным «0», то в указанном примере его вообще можно не применять.

1. Итак, приступаем к расчету. Выделяем ячейку на листе, куда будет выводиться расчетное значение. Клацаем по кнопке «Вставить функцию».



2. Запускается Мастер функций. Производим переход в категорию «Финансовые», выбираем из перечня наименование «ПЛТ» и клацаем по кнопке «OK».



3. Вслед за этим происходит активация окошка аргументов вышеуказанной функции.

   Ставим курсор в поле «Ставка», после чего кликаем по ячейке на листе со значением годовой процентной ставки. Как видим, в поле тут же отображаются её координаты. Но, как мы помним, нам нужна месячная ставка, а поэтому производим деление полученного результата на 12 (/12).

   В поле «Кпер» таким же образом вносим координаты ячеек срока кредита. В этом случае делить ничего не надо.

   В поле «Пс» нужно указать координаты ячейки, содержащей величину тела кредита. Выполняем это. Также ставим перед отобразившемся координатами знак «-». Дело в том, что функция ПЛТ по умолчанию выдает итоговый результат именно с отрицательным знаком, справедливо считая ежемесячный кредитный платеж убытком. Но нам для наглядности применения таблицы данных нужно, чтобы данное число было положительным. Поэтому мы и ставим знак «минус» перед одним из аргументов функции. Как известно, умножение «минус» на «минус» в итоге дает «плюс».

   В поля «Бс» и «Тип» данные вообще не вносим. Клацаем по кнопке «OK».



4. После этого оператор производит подсчет и выводит в заранее обозначенную ячейку результат общего ежемесячного платежа – 30108,26 рублей. Но проблема состоит в том, что заёмщик в состоянии платить максимум 29000 рублей в месяц, то есть, ему следует либо найти банк, предлагающий условия с более низкой процентной ставкой, либо уменьшить тело займа, либо увеличить срок кредитования. Просчитать различные варианты действий нам поможет таблица подстановок.



5. Для начала используем таблицу подстановок с одной переменной. Посмотрим, как будет изменяться величина обязательного месячного платежа при различных вариациях годовой ставки, начиная от 9,5% годовых и заканчивая 12,5% годовых с шагом 0,5%. Все остальные условия оставляем неизменными. Чертим табличный диапазон, наименования колонок которого будут соответствовать различным вариациям процентной ставки. При этом строку «Ежемесячные выплаты» оставляем так, как есть. В первой её ячейке должна содержаться формула, которую мы рассчитали ранее. Для большей информативности можно добавить строки «Общая сумма кредита» и «Общая сумма процентов». Столбец, в котором находится расчет, делаем без заголовка.



6. Далее рассчитаем общую сумму займа при текущих условиях. Для этого выделяем первую ячейку строки «Общая сумма кредита» и умножаем содержимое ячеек «Ежемесячный платеж» и «Срок кредита». После этого щелкаем по клавише Enter.



7. Для расчета общей суммы процентов при текущих условиях аналогичным образом отнимаем от общей суммы займа величину тела кредита. Для вывода результата на экран щелкаем по кнопке Enter. Таким образом мы получаем сумму, которую переплачиваем при возврате займа.



8. Теперь настало время применить инструмент «Таблица данных». Выделяем весь табличный массив, кроме наименований строк. После этого переходим во вкладку «Данные». Щелкаем по кнопке на ленте «Анализ «что если»», которая размещена в группе инструментов «Работа с данными» (в Excel 2016 группа инструментов «Прогноз»). Затем открывается небольшое меню. В нем выбираем позицию «Таблица данных…».



9. Открывается небольшое окошко, которое так и называется «Таблица данных». Как видим, у него имеется два поля. Так как мы работаем с одной переменной, то нам понадобится только одно из них. Так как у нас изменения переменной происходит по столбцам, то мы будем использовать поле «Подставить значения по столбцам в». Устанавливаем туда курсор, а затем кликаем по ячейке в исходном наборе данных, которая содержит текущую величину процентов. После того, как координаты ячейки отобразились в поле, жмем на кнопку «OK».



10. Инструмент производит расчет и заполняет весь табличный диапазон значениями, которые соответствуют различным вариантам процентной ставки. Если установить курсор в любой элемент данной табличной области, то можно увидеть, что в строке формул отображается не обычная формула расчета платежа, а специальная формула неразрывного массива. То есть, изменять значения в отдельных ячейках теперь нельзя. Удалять результаты расчета можно только все вместе, а не по отдельности.

Кроме того, можно заметить, что величина ежемесячного платежа при 12.5% годовых, полученная в результате применения таблицы подстановок, соответствует величине при том же размере процентов, которую мы получили путем применения функции ПЛТ. Это лишний раз доказывает правильность расчета.

Проанализировав данный табличный массив, следует сказать, что, как видим, только при ставке 9,5% годовых получается приемлемый для нас уровень ежемесячного платежа (менее 29000 рублей).

Урок: Расчет аннуитетного платежа в Экселе

Способ 2: использование инструмента с двумя переменными

Конечно, отыскать в настоящее время банки, которые выдают кредит под 9,5% годовых, очень сложно, если вообще реально. Поэтому посмотрим, какие варианты существуют вложиться в приемлемый уровень ежемесячного платежа при различных комбинациях других переменных: величины тела займа и срока кредитования. При этом процентную ставку оставим неизменной (12,5%). В решении данной задачи нам поможет инструмент «Таблица данных» с использованием двух переменных.

1. Чертим новый табличный массив. Теперь в наименованиях столбцов будет указываться срок кредитования (от 2 до 6 лет в месяцах с шагом в один год), а в строках — величина тела кредита (от 850000 до 950000 рублей с шагом 10000 рублей). При этом обязательным условием является то, чтобы ячейка, в которой находится формула расчета (в нашем случае ПЛТ), располагалась на границе наименований строк и столбцов. Без выполнения данного условия инструмент при использовании двух переменных работать не будет.



2. Затем выделяем весь полученный табличный диапазон, включая наименование столбцов, строк и ячейку с формулой ПЛТ. Переходим во вкладку «Данные». Как и в предыдущий раз, щелкаем по кнопке «Анализ «что если»», в группе инструментов «Работа с данными». В открывшемся списке выбираем пункт «Таблица данных…».



3. Запускается окно инструмента «Таблица данных». В данном случае нам потребуются оба поля. В поле «Подставлять значения по столбцам в» указываем координаты ячейки, содержащей срок кредита в первичных данных. В поле «Подставлять значения по строкам в» указываем адрес ячейки исходных параметров, содержащей величину тела кредита. После того, как все данные введены. Клацаем по кнопке «OK».



4. Программа выполняет расчет и заполняет табличный диапазон данными. На пересечении строк и столбцов теперь можно наблюдать, каким именно будет ежемесячный платеж, при соответствующей величине годовых процентов и указанном сроке кредитования.



5. Как видим, значений довольно много. Для решения других задач их может быть ещё больше. Поэтому, чтобы сделать выдачу результатов более наглядной и сразу определить, какие значения не удовлетворяют заданному условию, можно использовать инструменты визуализации. В нашем случае это будет условное форматирование. Выделяем все значения табличного диапазона, исключая заголовки строк и столбцов.



6. Перемещаемся во вкладку «Главная» и клацаем по значку «Условное форматирование». Он расположен в блоке инструментов «Стили» на ленте. В раскрывшемся меню выбираем пункт «Правила выделения ячеек». В дополнительном списке кликаем по позиции «Меньше…».



7. Вслед за этим открывается окно настройки условного форматирования. В левом поле указываем величину, менее которой ячейки будут выделены. Как помним, нас удовлетворяет условие, при котором ежемесячный платеж по кредиту будет составлять менее 29000 рублей. Вписываем данное число. В правом поле существует возможность выбора цвета выделения, хотя можно оставить его и по умолчанию. После того, как все требуемые настройки введены, клацаем по кнопке «OK».



8. После этого все ячейки, значения в которых соответствуют вышеописанному условию, будут выделены цветом.

Проанализировав табличный массив, можно сделать некоторые выводы. Как видим, при существующем сроке кредитования (36 месяцев), чтобы вложиться в выше обозначенную сумму ежемесячного платежа, нам нужно взять заём не превышающий 860000,00 рублей, то есть, на 40000 меньше первоначально запланированного.

Если же мы все-таки намерены брать кредит размером 900000 рублей, то срок кредитования должен составлять 4 года (48 месяцев). Только в таком случае размер ежемесячного платежа не превысит установленную границу в 29000 рублей.

Таким образом, воспользовавшись данным табличным массивом и проанализировав «за» и «против» каждого варианта, заёмщик может принять конкретное решение об условиях кредитования, выбрав наиболее отвечающий его пожеланиям вариант из всех возможных.

Конечно, таблицу подстановок можно использовать не только для расчета кредитных вариантов, но и для решения множества других задач.

Урок: Условное форматирование в Экселе

В общем, нужно отметить, что таблица подстановок является очень полезным и сравнительно простым инструментом для определения результата при различных комбинациях переменных. Применив одновременно с ним условное форматирование, кроме того, можно визуализировать полученную информацию.

Вопрос от пользователя

Здравствуйте!

У меня есть одна задачка, и уже третий день ломаю голову — не знаю, как ее выполнить. Есть 2 таблицы (примерно 500-600 строк в каждой), нужно взять столбец с названием товара из одной таблицы и сравнить его с названием товара из другой, и, если товары совпадут — скопировать и подставить значение из таблицы 2 в таблицу 1.

Запутанно объяснил, но думаю, по фотке задачу поймете (прим.: фотка вырезана цензурой, все-таки личная информация).

Заранее благодарю. Андрей, Москва.

Доброго дня всем!

То, что вы описали — относится к довольно популярным задачам, которые относительно просто и быстро решать с помощью Excel. Достаточно загнать в программу две ваши таблицы, и воспользоваться функцией ВПР. О ее работе ниже…

*

Пример работы с функцией ВПР

В качестве примера я взял две небольших таблички, представлены они на скриншоте ниже. В первой таблице (столбцы A, B — товар и цена) нет данных по столбцу B; во второй — заполнены оба столбца (товар и цена).

Теперь нужно проверить первые столбцы в обоих таблицах и автоматически, при найденном совпадении, скопировать цену в первую табличку. Вроде, задачка простая…

Как это сделать…

Ставим указатель мышки в ячейку B2 — то бишь в первую ячейки столбца, где у нас нет значения и пишем формулу:

=ВПР(A2;$E$1:$F$7;2;ЛОЖЬ)

где:

A2 — значение из первого столбца первой таблицы (то, что мы будем искать в первом столбце второй таблицы);

$E$1:$F$7 — полностью выделенная вторая таблица (в которой хотим что-то найти и скопировать). Обратите внимание на значок «$» — он необходим, чтобы при копировании формулы не менялись ячейки выделенной второй таблицы;

2 — номер столбца, из которого буем копировать значение (обратите внимание, что у нас выделенная вторая таблица имеет всего 2 столбца. Если бы у нее было 3 столбца — то значение можно было бы копировать из 2-го или 3-го столбца);

ЛОЖЬ — ищем точное совпадение (иначе будет подставлено первое похожее, что явно нам не подходит).

Собственно, можете готовую формулу подогнать под свои нужды, слегка изменив ее. Результат работы формулы представлен на картинке ниже: цена была найдена во второй таблице и подставлена в авто-режиме. Все работает!

Чтобы цена была проставлена и для других наименований товара — просто растяните (скопируйте) формулу на другие ячейки. Пример ниже.

После чего, как видите, первые столбцы у таблиц будут сравнены: из строк, где значения ячеек совпали — будут скопированы и подставлены нужные данные. В общем-то, понятно, что таблицы могут быть гораздо больше!

Примечание: должен сказать, что функция ВПР достаточно требовательна к ресурсам компьютера. В некоторых случаях, при чрезмерно большом документе, чтобы сравнить таблицы может понадобиться довольно длительное время. В этих случаях, стоит рассмотреть либо другие формулы, либо совсем иные решения (каждый случай индивидуален).

*

Дополнения по теме приветствуются!

Ну а у меня на этом пока всё, удачи!

👋

Первая публикация: 25.11.2017

Корректировка: 23.11.2022

Вычисляемые столбцы в таблицах Excel упрощают ввод формул. Формула, введенная в одну ячейку столбца, автоматически распространяется на его остальную часть. При этом не приходится использовать заполнение или копирование. Это позволяет сэкономить время, особенно при наличии множества строк. То же самое происходит при изменении формулы: изменение также распространяется на все остальные ячейки вычисляемого столбца.

Примечание: Снимки экрана в этой статье получены в Excel 2016. Если вы используете другую версию, интерфейс может немного отличаться, но функции будут такими же.

Создание вычисляемого столбца

1. Создайте таблицу. Если вы не знакомы с таблицами Excel, см. статью Общие сведения о таблицах Excel.

2. Вставьте в таблицу новый столбец. Введите данные в столбец справа от таблицы, и Excel автоматически расширит ее. В этом примере мы создали новый столбец, введя «Итог» в ячейке D1.

   

   Советы: 

   • Вы также можете добавить столбец на вкладке Главная. Просто щелкните стрелку на кнопке Вставить и выберите команду Вставить столбцы таблицы слева.

   • 

3. Введите нужную формулу и нажмите клавишу ВВОД.

   

   В этом случае мы ввели =СУММ(, а затем выбрали столбцы Кв1 и Кв2. В результате Excel создал следующую формулу: =СУММ(Таблица1[@[Кв1]:[Кв2]]). Такие формулы называются формулами со структурированными ссылками, и их можно использовать только в таблицах Excel. Структурированные ссылки позволяют использовать одну и ту же формулу в каждой строке. Обычная формула Excel выглядела бы как =СУММ(B2:C2), и ее было бы необходимо добавить в остальные ячейки путем копирования и вставки или заполнения.

   Дополнительные сведения о структурированных ссылках см. в статье Использование структурированных ссылок в таблицах Excel.

4. При нажатии клавиши ВВОД формула будет автоматически применена ко всем ячейкам столбца, которые находятся сверху и снизу от активной ячейки. Для каждой строки используется одна и та же формула, но поскольку это структурированная ссылка, Excel знает, на что она ссылается в каждой строке.

   

Примечания: 

• При копировании формулы во все ячейки пустого столбца или заполнении его формулой он также становится вычисляемым.

• Если ввести или переместить формулу в столбец, уже содержащий данные, это не приведет к автоматическому созданию вычисляемого столбца. Однако отобразится кнопка Параметры автозамены, с помощью которой можно перезаписать данные и создать вычисляемый столбец.

  

• При вводе новой формулы, которая отличается от существующих в вычисляемом столбце, она будет автоматически применена к столбцу. Вы можете отменить обновление и оставить только одну новую формулу, используя кнопку Параметры автозамены. Обычно не рекомендуется этого делать, так как столбец может прекратить автоматически обновляться из-за того, что при добавлении новых строк будет неясно, какую формулу нужно к ним применять.

  

• Если вы введили или скопировали формулу в ячейку пустого столбца и не хотите сохранять новый вычисляемого столбца, нажмите кнопку Отменить два раза. Вы также можете дважды нажать клавиши CTRL+Z.

В вычисляемый столбец можно включать формулы, отличающиеся от формулы столбца. Ячейки с такими формулами становятся исключениями и выделяются в таблице. Это позволяет выявлять и устранять несоответствия, возникшие по ошибке.

Примечание: Исключения вычисляемого столбца возникают в результате следующих операций.

• При вводе в ячейку вычисляемого столбца данных, отличных от формулы.

• Ввод формулы в ячейку вычисляемого столбца и нажатие кнопки Отменить на панели быстрого доступа.

• Ввод новой формулы в вычисляемый столбец, который уже содержит одно или несколько исключений.

• При копировании в вычисляемый столбец данных, которые не соответствуют формуле вычисляемого столбца.

  Примечание: Если скопированные данные содержат формулу, она заменяет данные в вычисляемом столбце.

• При удалении формулы из одной или нескольких ячеек вычисляемого столбца.

  Примечание: В этом случае исключение не помечается.

• При удалении или перемещении ячейки в другую область листа, на которую ссылается одна из строк вычисляемого столбца.

Уведомление об ошибке отображается только в том случае, если включена фоновая проверка ошибок. Если вы не видите сообщение об ошибке, откройте Файл > Параметры > Формулы и убедитесь, что флажок Включить фоновую проверку ошибок установлен.

• Если вы используете Excel 2007, нажмите кнопку Office и выберите Параметры Excel > Формулы.

• Если вы используете Mac, в строке меню Excel выберите Параметры > Формулы и списки > Поиск ошибок.

Параметр автоматического заполнения формул для создания вычисляемых столбцов в таблице Excel по умолчанию включен. Если не нужно, чтобы приложение Excel создавало вычисляемые столбцы при вводе формул в столбцы таблицы, можно выключить параметр заполнения формул. Если вы не хотите выключать этот параметр, но не всегда при работе с таблицей хотите создавать вычисляемые столбцы, в этом случае можно прекратить автоматическое создание вычисляемых столбцов.

• Включение и выключение вычисляемых столбцов

  1. На вкладке Файл нажмите кнопку Параметры.

     Если вы используете Excel 2007, нажмите кнопку Office и выберите Параметры Excel.

  2. Выберите категорию Правописание.

  3. В разделе Параметры автозамены нажмите кнопку Параметры автозамены

  4. Откройте вкладку Автоформат при вводе.

  5. В разделе Автоматически в ходе работы установите или снимите флажок Создать вычисляемые столбцы, заполнив таблицы формулами, чтобы включить или выключить этот параметр.

     

     Совет: Вы можете также щелкнуть кнопку Параметры автозамены, которая отобразится в столбце таблицы после ввода формулы. Нажмите кнопку Параметры автозамены, а затем снимите флажок Создать вычисляемые столбцы, заполнив таблицы формулами, чтобы отключить этот параметр.

  Если вы используете Mac, выберите Excel в главном меню, а затем щелкните Параметры > Формулы и списки > Таблицы и фильтры > Автоматически заполнять формулы.

• Прекращение автоматического создания вычисляемых столбцов

  После ввода в столбец таблицы первой формулы нажмите отобразившуюся кнопку Параметры автозамены, а затем выберите Не создавать вычисляемые столбцы автоматически.

Вы также можете создавать настраиваемые вычисляемые поля со с помощью стеблей, в которых создается одна формула Excel а затем применяется ко всему столбце. Подробнее о вычислении значений в pivotTable.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Общие сведения о таблицах Excel

Форматирование таблицы Excel

Изменение размера таблицы путем добавления или удаления строк и столбцов

Данные итогов в таблице Excel

Кому лень или нет времени читать — смотрим видео. Подробности и нюансы — в тексте ниже.

Постановка задачи

Итак, имеем две таблицы — таблицу заказов и прайс-лист:

Задача — подставить цены из прайс-листа в таблицу заказов автоматически, ориентируясь на название товара с тем, чтобы потом можно было посчитать стоимость.

Решение

В наборе функций Excel, в категории Ссылки и массивы (Lookup and reference) имеется функция ВПР (VLOOKUP). Эта функция ищет заданное значение (в нашем примере это слово «Яблоки») в крайнем левом столбце указанной таблицы (прайс-листа) двигаясь сверху-вниз и, найдя его, выдает содержимое соседней ячейки (23 руб.) Схематически работу этой функции можно представить так:

Для простоты дальнейшего использования функции сразу сделайте одну вещь — дайте диапазону ячеек прайс-листа собственное имя. Для этого выделите все ячейки прайс-листа кроме «шапки» (G3:H19), выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define) или нажмите CTRL+F3 и введите любое имя (без пробелов), например Прайс. Теперь в дальнейшем можно будет использовать это имя для ссылки на прайс-лист.

Теперь используем функцию ВПР. Выделите ячейку, куда она будет введена (D3) и откройте вкладку Формулы — Вставка функции (Formulas — Insert Function). В категории Ссылки и массивы (Lookup and Reference) найдите функцию ВПР (VLOOKUP) и нажмите ОК. Появится окно ввода аргументов для функции:

Заполняем их по очереди:

• Искомое значение (Lookup Value) — то наименование товара, которое функция должна найти в крайнем левом столбце прайс-листа. В нашем случае — слово «Яблоки» из ячейки B3.
• Таблица (Table Array) — таблица из которой берутся искомые значения, то есть наш прайс-лист. Для ссылки используем собственное имя «Прайс» данное ранее. Если вы не давали имя, то можно просто выделить таблицу, но не забудьте нажать потом клавишу F4, чтобы закрепить ссылку знаками доллара, т.к. в противном случае она будет соскальзывать при копировании нашей формулы вниз, на остальные ячейки столбца D3:D30.
• Номер_столбца (Column index number) — порядковый номер (не буква!) столбца в прайс-листе из которого будем брать значения цены. Первый столбец прайс-листа с названиями имеет номер 1, следовательно нам нужна цена из столбца с номером 2.
• Интервальный_просмотр (Range Lookup) — в это поле можно вводить только два значения: ЛОЖЬ или ИСТИНА:
• Если введено значение 0 или ЛОЖЬ (FALSE), то фактически это означает, что разрешен поиск только точного соответствия, т.е. если функция не найдет в прайс-листе укзанного в таблице заказов нестандартного товара (если будет введено, например, «Кокос»), то она выдаст ошибку #Н/Д (нет данных).
• Если введено значение 1 или ИСТИНА (TRUE), то это значит, что Вы разрешаете поиск не точного, а приблизительного соответствия, т.е. в случае с «кокосом» функция попытается найти товар с наименованием, которое максимально похоже на «кокос» и выдаст цену для этого наименования. В большинстве случаев такая приблизительная подстановка может сыграть с пользователем злую шутку, подставив значение не того товара, который был на самом деле! Так что для большинства реальных бизнес-задач приблизительный поиск лучше не разрешать. Исключением является случай, когда мы ищем числа, а не текст — например, при расчете Ступенчатых скидок.

Все! Осталось нажать ОК и скопировать введенную функцию на весь столбец.

Ошибки #Н/Д и их подавление

Функция ВПР (VLOOKUP) возвращает ошибку #Н/Д (#N/A) если:

• Включен точный поиск (аргумент Интервальный просмотр=0) и искомого наименования нет в Таблице.
• Включен приблизительный поиск (Интервальный просмотр=1), но Таблица, в которой происходит поиск не отсортирована по возрастанию наименований.
• Формат ячейки, откуда берется искомое значение наименования (например B3 в нашем случае) и формат ячеек первого столбца (F3:F19) таблицы отличаются (например, числовой и текстовый). Этот случай особенно характерен при использовании вместо текстовых наименований числовых кодов (номера счетов, идентификаторы, даты и т.п.) В этом случае можно использовать функции Ч и ТЕКСТ для преобразования форматов данных. Выглядеть это будет примерно так:
  =ВПР(ТЕКСТ(B3);прайс;0)
  Подробнее об этом можно почитать тут.
• Функция не может найти нужного значения, потому что в коде присутствуют пробелы или невидимые непечатаемые знаки (перенос строки и т.п.). В этом случае можно использовать текстовые функции СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) и ПЕЧСИМВ (CLEAN) для их удаления:
  =ВПР(СЖПРОБЕЛЫ(ПЕЧСИМВ(B3));прайс;0)
  =VLOOKUP(TRIM(CLEAN(B3));прайс;0)

Для подавления сообщения об ошибке #Н/Д (#N/A) в тех случаях, когда функция не может найти точно соответствия, можно воспользоваться функцией ЕСЛИОШИБКА (IFERROR). Так, например, вот такая конструкция перехватывает любые ошибки создаваемые ВПР и заменяет их нулями:

=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(B3;прайс;2;0);0)

=IFERROR(VLOOKUP(B3;прайс;2;0);0)

P.S.

Если нужно извлечь не одно значение а сразу весь набор (если их встречается несколько разных), то придется шаманить с формулой массива. или использовать новую функцию ПРОСМОТРX (XLOOKUP) из Office 365.

Ссылки по теме 

• Усовершенствованный вариант функции ВПР (VLOOKUP 2).
• Быстрый расчет ступенчатых (диапазонных) скидок при помощи функции ВПР.
• Как сделать «левый ВПР» с помощью функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
• Как при помощи функции ВПР (VLOOKUP) заполнять бланки данными из списка
• Как вытащить не первое, а сразу все значения из таблицы
• Функции VLOOKUP2 и VLOOKUP3 из надстройки PLEX

Работа с ниспадающими списками в Microsoft Excel

​Смотрите также​ придется их имитировать​ в меню​проверкой данных​ находится на другом​Код200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>=ВПР(B1;E2:I4;4)​ при наличии пробелов​ (Формулы/ Определенные имена/​ только двухуровневый связанный​«OK»​ во вкладке​выделяем курсором то​ по кнопке​ вы сформировали перечень​«Сообщения для ввода»​ стиля никак не​ то следует перейти​

​Создание ниспадающих списков позволяет​ своими силами. Это​

Использование выпадающих списков

​Данные — Проверка (Data​значения из буфера​ листе, то вышеописанным​bear_ukraine​ в названиях Регионов:​ Диспетчер имен). Должно​ список. Многоуровневый связанный​в нижней части​«Главная»​ значение, которое требуется​«Проверка данных»​ в окне проверки​окошка проверки данных.​ влияет, а поэтому​ на лист, где​

Процедура создания

​ не только экономить​ можно сделать с​ — Validation)​ обмена, т.е скопированные​ образом создать выпадающий​: Хитро​​ =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(A5;» «;»_»)).​​ быть создано 5​

1. ​ список рассмотрен в​ окна.​в разделе​ удалить. Затем жмем​в группе​​ данных: введен вручную​​ Тут в области​ выбираем любой из​​ тот расположен (если​​ время при выборе​ помощью именованного диапазона​​, а в новых​​ предварительно любым способом,​

   
2. ​ список не получится​​Спасибо!​​Теперь о​​ имен.​​ одноименной статье Многоуровневый​​Затем выделяем любую из​​«Буфер обмена»​ на кнопку​​«Работа с данными»​​ или подтягивается из​«Сообщение»​​ них.​​ он размещен на​ варианта в процессе​ и функции​ нажмите кнопку​ то Вам это​ (до версии Excel​Che79​недостатках​Можно подкорректировать диапазон у​ связанный список.​ ячеек, в которой​

   ​.​Delete​.​ табличного массива.​можно написать текст,​После этого открывается небольшое​​ другом), поставить курсор​​ заполнения таблиц, но​

   

   ​СМЕЩ (OFFSET)​Проверка данных (Data Validation)​ удастся. Более того,​ 2010). Для этого​: как вариант,​.​ имени Регионы (вместо​Создание иерархических структур​ раньше был размещен​​Второй вариант действий –​​на клавиатуре.​Запускается окно проверки вводимых​Если данные для формирования​ который будут видеть​ окошко, в котором​ в область​ и оградить себя​, которая умеет выдавать​на вкладке​ вставленное значение из​​ необходимо будет присвоить​​формула для B3:​

   

   ​При создании имен​ =списки!$A$2:$A$6 установить =списки!$A$2:$A$5,​ данных позволяет избежать​ раскрывающийся перечень. Как​ это щелкнуть по​После того, как элемент​ данных. Перемещаемся в​ списка подтягиваются из​ юзеры, наводя курсор​ содержится адрес выделенного​«Источник»​ от ошибочного внесения​ ссылку на динамический​Данные​ буфера УДАЛИТ ПРОВЕРКУ​ имя списку. Это​200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>=ИНДЕКС($E$2:$I$4;ПОИСКПОЗ(B$1;$E$2:$E$4;);ПОИСКПОЗ($A3;$E$2:$I$2;))​ с помощью кнопки​ чтобы не отображалась​ неудобств выпадающих списков​ видим, теперь нет​ выделению правой кнопкой​ удален, щелкаем по​ раздел​ табличного массива, то​ на элемент листа​ массива. Если выделение​окна проверки данных,​ некорректных данных. Это​

   

   ​ диапазон заданного размера.​(Data)​​ ДАННЫХ И ВЫПАДАЮЩИЙ​​ можно сделать несколько​​и протянуть на​​ меню Создать из​ последняя пустая строка)​ связанных со слишком​ ни подсказки при​ мышки и остановить​«OK»​«Параметры»​ переходим к нему.​ с ниспадающим списком.​ было выполнено верно,​

   

   ​ а затем выделить​ очень удобный и​Откройте меню​. В открывшемся окне​ СПИСОК ИЗ ЯЧЕЙКИ,​ способами.​ следующую строку, в​ выделенного фрагмента, все​На листе​ большим количеством элементов.​ выделении элемента, ни​

   ​ выбор на варианте​. Теперь его не​. Как видим, все​ Выделяем ячейку диапазона.​ Записываем то сообщение,​​ то тут ничего​​ массив ячеек, где​ практичный инструмент. Давайте​​Вставка — Имя -​​ на вкладке​ в которую вставили​​Первый​​ B4​ именованные диапазоны для​Таблица​Связанный список можно​ треугольника для вызова​«Вставить»​ будет и в​

   

   ​ настройки тут точно​ Если это не​ которое считаем нужным.​ изменять не нужно.​ находится перечень. Важно,​ выясним, как активировать​ Присвоить (Insert -​Параметры (Settings)​ предварительно скопированное значение.​: выделите список и​Выпадающий список в​​ перечней Стран были​​, для ячеек​ реализовать в EXCEL,​ списка справа от​в группе​ выпадающем перечне, точно​ такие же, как​ «умная» таблица, а​Далее перемещаемся в раздел​​ Так как у​​ чтобы в каждой​

   

   ​ его в Excel,​ Name — Define)​выберите вариант​ Избежать этого штатными​ кликните правой кнопкой​ ячейке позволяет пользователю​ созданы одинаковой длины​A5:A22​ с помощью инструмента​ ячейки. Но при​​«Параметры вставки»​​ так же, как​ мы их выставили​ простой диапазон данных,​«Сообщение об ошибке»​ нашего диапазона нет​ отдельной ячейке располагался​ и как им​или нажмите​Список (List)​

   

   ​ средствами Excel нельзя.​ мыши, в контекстном​ выбирать для ввода​ (равной максимальной длине​сформируем выпадающий список​​ Проверка данных (Данные/​​ этом нетронутым осталось​.​ это мы видели​ ранее. Нас в​ то нужно вставить​. Тут в области​ заголовков, то у​ отдельный списочный элемент.​ пользоваться, а также​Ctrl+F3​и введите в​Задача​​ меню выберите «​​ только заданные значения.​​ списка для региона​​ для выбора Региона.​ Работа с данными/​​ форматирование и все​​Наконец, есть возможность просто​ и в предыдущем​ данном случае будет​ строку в середину​«Сообщение»​ пункта​ После этого координаты​ узнаем некоторые другие​. В открывшемся окне​

   

3. ​ поле​: создать в ячейке​Присвоить имя​ Это особенно удобно​​ Европа (5 значений)).​​выделяем ячейки​ Проверка данных) с​ до этого введенные​ обозначить нужные ячейки​ варианте действий с​​ интересовать область​​ массива. Если же​можно ввести текст,​​«Таблица с заголовками»​​ указанного диапазона должны​ нюансы обращения с​ нажмите кнопку​Источник (Source)​ выпадающий список для​»​ при работе с​

   

4. ​ Это привело к​​A5:A22​​ условием проверки Список​​ значения с помощью​​ и набрать сочетание​ таблицей.​«Источник»​ применяете «умную» таблицу,​ который будет наблюдать​галочки быть не​ отобразиться в области​ ним.​​Добавить (New)​​вот такую формулу:​ удобного ввода информации.​Для Excel версий​ файлами структурированными как​ тому, что связанные​​;​​ (пример создания приведен​

​ списка. Это означает,​ кнопок​

Выполнение операций

​В то же время,​. Добавляем туда к​ то в этом​ пользователь при попытке​

1. ​ должно. Хотя конкретно​«Источник»​Скачать последнюю версию​, введите имя диапазона​=ДВССЫЛ(«Таблица1[Сотрудники]»)​ Варианты для списка​ ниже 2007 те​ база данных, когда​ списки для других​вызываем инструмент Проверка данных;​ в данной статье)​ что с поставленной​Ctrl+V​ существуют и ситуации,​ уже имеющему перечню​ случае достаточно просто​

   

2. ​ ввести некорректные данные,​ в вашем случае,​.​ Excel​ (любое, но без​=INDIRECT(«Таблица1[Сотрудники]»)​ должны браться из​ же действия выглядят​ ввод несоответствующего значения​ регионов содержали пустые​

   

3. ​устанавливаем тип данных –​ или с помощью​

   

4. ​ задачей мы справились​.​ когда выпадающий список​ через точку с​ вписать требуемое значение​ то есть, любые​ возможно, заголовок и​Ещё один вариант установки​Ниспадающие, или как принято​ пробелов и начинающееся​Смысл этой формулы прост.​ заданного динамического диапазона,​ так:​​ в поле может​​ строки.​ Список;​ элемента управления формы​

​ успешно: инструмент, который​При любом из вышеуказанных​

Добавление нового элемента

​ нужно полностью удалить.​ запятой (​ в первой строке​ данные, отсутствующие в​ будет применяться. Так​ связи – это​ говорить, раскрывающиеся списки​ с буквы, например​ Выражение​ т.е. если завтра​

1. ​Второй​ привести к нежелаемым​Конечно, можно вручную откорректировать​в поле Источник вводим:​ Список (см. статью​ больше нам не​ действий вместо ячеек,​ Если вам не​;​ под ней и​ ниспадающем списке. В​ что нам остается​ присвоение массиву с​ чаще всего применяют​ -​Таблица1[Сотрудники]​ в него внесут​: воспользуйтесь​ результатам.​ диапазоны или даже​ =Регионы​ Связанный список на​ нужен, удален, но​ содержащих значения и​

   

   ​ важно, чтобы введенные​) то значение или​ данная строка тут​ области​ просто нажать на​ перечнем имени. Выделяем​ в таблицах. С​Люди​- это ссылка​ изменения — например,​Диспетчером имён​Итак, для создания​ вместо Именованных диапазонов​Теперь сформируем выпадающий список​ основе элемента управления​​ результаты его работы​​ ниспадающие списки, будет​

   

2. ​ данные были сохранены,​ значения, которые хотим​ же будет включена​​«Вид»​​ кнопку​ диапазон, в котором​​ их помощью можно​​) и в поле​
3. ​ на столбец с​

   

4. ​ удалят ненужные элементы​(Excel версий выше​ выпадающего списка необходимо:​ создать Динамические диапазоны.​

   

5. ​ для столбца Страна​ формы).​ остались целыми.​ вставлен абсолютно чистый​ то произвести удаление​ увидеть в выпадающем​ в табличный массив.​можно выбрать значок,​«OK»​ указаны значения данных.​ ограничить круг вносимых​Ссылка (Reference)​ данными для списка​ или допишут еще​ 2003 — вкладка​

​1.​ Но, при большом​ (это как раз​Создание Связанного списка на​Как видим, ниспадающий список​ фрагмент.​ очень просто.​ списке. После добавления​ Это как раз​

1. ​ которым будет сопровождаться​.​ Слева от строки​ в табличный массив​​введите вот такую​​ из нашей умной​ несколько новых -​​ «​​Создать список значений,​​ количестве имен делать​​ и будет желанный​

   

2. ​ основе Проверки данных​ может значительно облегчить​При желании таким же​​Выделяем весь массив, где​​ клацаем по​ то преимущество «умной»​ предупреждение. Вводим текст​После этого диапазон будет​ формул находится область​ значений. Они позволяют​ формулу:​​ таблицы. Но проблема​​ они должны автоматически​Формулы​ которые будут предоставляться​ это будет достаточно​​ Связанный список).​​ рассмотрим на конкретном​ введение данных в​ образом можно вставить​ расположен раскрывающийся перечень.​«OK»​​ таблицы, о котором​​ сообщения и клацаем​

   

3. ​ отформатирован, как таблица.​ имён. По умолчанию​ выбирать для внесения​=СМЕЩ(A2;0;0;СЧЁТЗ(A2:A100);1)​ в том, что​

Удаление элемента

​ отразиться в выпадающем​» — группа «​ на выбор пользователю​ трудоемко.​

1. ​выделяем ячейки​ примере.​ таблицы, а также​ не пустой диапазон,​ Передвигаемся во вкладку​.​ мы упоминали выше.​ по​ Если его выделить,​ в нём при​ значения только из​​=OFFSET(A2;0;0;COUNTA(A2:A100);1)​​ Excel почему-то не​

   

2. ​ списке:​Определённые имена​ (в нашем примере​Кроме того, при​B5:B22​Задача​​ предотвратить введение некорректных​​ а скопированный фрагмент​​«Главная»​​Теперь, если мы откроем​

   

3. ​Но предположим, что мы​«OK»​

   

4. ​ то можно заметить​ выделении диапазона отображается​ заранее подготовленного перечня.​Функция​ хочет понимать прямых​Простой и удобный способ​»), который в любой​ это диапазон​ добавлении новых Регионов​

​;​: Имеется перечень Регионов,​ значений. Это позволит​ с данными. Недостаток​. Щелкаем по иконке​ выпадающий перечень в​

1. ​ имеем дело с​.​ в области имён,​ координаты первой выделенной​ Это одновременно ускоряет​СЧЁТЗ (COUNTA)​ ссылок в поле​ почти без формул.​​ версии Excel вызывается​​M1:M3​​ придется вручную создавать​​вызываем инструмент Проверка данных;​ состоящий из названий​ сократить количество ошибок​ ниспадающих списков как​​«Очистить»​​ табличном массиве, то​

   

2. ​ более сложным случаем,​Урок: Как сделать выпадающий​​ что наименование ему​​ ячейки. Мы же​ процедуру внесения данных​подсчитывает количество непустых​Источник (Source)​ Использует новую возможность​ сочетанием клавиш​), далее выбрать ячейку​ именованные диапазоны для​

Полное удаление

​устанавливаем тип данных –​ четырех регионов. Для​ при заполнении таблиц.​ раз состоит в​, которая размещается на​ увидим там добавленное​ используя обычный диапазон.​ список в Экселе​ было присвоено автоматически.​

1. ​ для наших целей​ и оберегает от​ ячеек в столбце​​, т.е. нельзя написать​​ последних версий Microsoft​​Ctrl+F3​​ в которой будет​ их Стран.​​ Список;​​ каждого Региона имеется​ Если же какое-нибудь​​ том, что в​​ ленте в блоке​

   

2. ​ значение.​ Итак, выделяем ячейку​Теперь давайте разберемся, как​ Это наименование можно​ просто вписываем туда​ ошибки.​ с фамилиями, т.е.​ в поле Источник​ Excel начиная с​.​ выпадающий список (в​Чтобы не создавать десятки​

​в поле Источник вводим:​ свой перечень Стран.​ значение нужно добавить​ них нельзя вручную​«Редактирование»​Удаление списочного элемента проводится​

1. ​ в середине указанного​ работать с тем​ использовать для вставки​ наименование, которое считаем​Прежде всего, давайте выясним,​​ количество строк в​​ выражение вида =Таблица1[Сотрудники].​ 2007 версии -​​Какой бы способ​​ нашем примере это​ имен, нужно изменить​​ =ДВССЫЛ(A5)​​ Пользователь должен иметь​

   

   ​ дополнительно, то всегда​ вписать данные, отсутствующие​. В открывшемся меню​ по точно такому​ массива. То есть,​​ инструментом, который мы​​ в область​

   

   ​ более подходящим. Главные​ как создать ниспадающий​ диапазоне для выпадающего​​ Поэтому мы идем​​ «Умные Таблицы». Суть​

2. ​ Вы не выбрали​ ячейка​ сам подход при​Важно, чтобы при создании​ возможность, выбрав определенный​​ можно провести процедуру​​ в перечне, но​ выбираем позицию​​ же алгоритму, что​​ над этой ячейкой​​ выше создали.​​«Источник»​

   

   ​ требования к имени​ список. Легче всего​ списка. Функция​ на тактическую хитрость​ его в том,​​ в итоге Вы​​К1​​ построении Связанного списка.​​ правила Проверки данных​

   

   ​ Регион, в соседней​ редактирования. Вариант редактирования​ их можно скопировать​«Очистить все»​​ и добавление.​​ и под ней​

3. ​Если мы установим курсор​в окне проверки​ состоят в том,​ это сделать при​СМЕЩ (OFFSET)​ — вводим ссылку​

​ что любой диапазон​ должны будете ввести​), потом зайти во​ Рассмотрим этот подход​ активной ячейкой была​ ячейке выбрать из​ будет зависеть от​ и вставить. При​.​Если данные подтягиваются из​ должны быть ещё​ на любой элемент​ данных по описанному​ чтобы оно было​ помощи инструмента под​формирует ссылку на​ как текст (в​ можно выделить и​ имя (я назвал​

​ вкладку «​ в другой статье:​B5​ Выпадающего списка нужную​ способа создания. После​ этом проверка данных​При выборе данного действия​ табличного массива, то​ строки массива. Клацаем​ листа, к которому​ ранее нами алгоритму.​

1. ​ уникальным в пределах​ названием​ диапазон с нужными​ кавычках) и используем​​ отформатировать как Таблицу.​​ диапазон со списком​Данные​​ Расширяемый Связанный список.​​, т.к. мы используем​ ему Страну из​ заполнения таблицы можно​​ не сработает. Более​​ в выделенных элементах​

   

2. ​ тогда переходим к​ по обозначенному фрагменту​ был применен ниспадающий​ Но, если вы​ книги, не имело​«Проверка данных»​ нам именами и​ функцию​​ Тогда он превращается,​​list​», группа «​bear_ukraine​

   

3. ​ относительную адресацию.​ этого Региона.​ удалить выпадающий список,​ того, как мы​ листа будут удалены​ этой таблице и​ правой кнопкой мыши.​ список, то увидим​​ хотите использовать другое​​ пробелов и обязательно​.​

   

4. ​ использует следующие аргументы:​ДВССЫЛ (INDIRECT)​ упрощенно говоря, в​) и адрес самого​Работа с данными​: Приветствую всех.​Тестируем. Выбираем с помощью​Таблицу, в которую будут​ хотя делать это​ выяснили, сама структура​ все значения, очищено​ клацаем правой кнопкой​ В меню выбираем​ информационное сообщение, введенное​ название, то его​ начиналось с буквы.​Выделяем столбец табличного массива,​A2​, которая преобразовывает текстовую​ «резиновый», то есть​ диапазона (в нашем​», кнопка «​

​В прикреплении находится​ выпадающего списка в​ заноситься данные с​ и не обязательно.​ выпадающего списка будет​ форматирование, а кроме​ мыши по ячейке,​ вариант​ нами ранее в​ можно заменить, просто​ Теперь именно по​ в ячейках которого​- начальная ячейка​ ссылку в настоящую,​ сам начинает отслеживать​ примере это​Проверка данных​ файл, в котором​ ячейке​ помощью Связанного списка,​ Большинство пользователей предпочитают​ уничтожена.​ того, достигнута главная​ где расположено значение,​

​«Вставить…»​

lumpics.ru

Связанный список в MS EXCEL

​ окне проверки данных.​ вписав в область​ данному наименованию будет​

​ планируется разместить выпадающий​0​ живую.​ изменения своих размеров,​’2′!$A$1:$A$3​»​ я сделал выпадающий​A5​ разместим на листе​
​ его оставлять даже​Зачастую, требуется все-таки убрать​ цель поставленной задачи:​ которое следует удалить.​.​ Кроме того, справа​

• ​ имен.​ идентифицироваться тот диапазон,​ список. Передвигаемся во​- сдвиг начальной​Осталось только нажать на​ автоматически растягиваясь-сжимаясь при​)​Для Excel версий​
• ​ список «Выбрать область»​Регион – Америка,​Таблица​ после окончания работы​ выпадающий список, но​ раскрывающийся перечень будет​ В контекстном меню​Запускается окошко, где следует​ от ячейки появится​Если перечень размещен в​ который мы до​ вкладку​

​ ячейки по вертикали​ОК​ добавлении-удалении в него​6.​ ниже 2007 те​ и для примера​
​ вызываем связанный список​. См. файл примера​ по заполнению таблицы​ при этом оставить​ удален и теперь​
​ останавливаем выбор на​ произвести выбор объекта​ пиктограмма в виде​ другой книге, то​ этого выделили.​«Данные»​ вниз на заданное​. Если теперь дописать​ данных.​Теперь в ячейке​ же действия выглядят​ поместил 2 области​ в ячейке​ Связанный_список.xlsx​ данными.​

​ те значения, которые​ в ячейки можно​ варианте​ вставки. Выбираем вариант​

​ треугольника. Именно она​​ для корректного его​Теперь в окне проверки​и клацаем по​ количество строк​ к нашей таблице​Выделите диапазон вариантов для​ с выпадающим списком​ так:​ (Область 1, Область​B5​Список регионов и перечни​Автор: Максим Тютюшев​

​ с помощью него​ вводить любые значения​«Удалить…»​«Строку»​​ служит для доступа​​ отражения требуется применить​ данных в области​

​ кнопке​0​ новые элементы, то​​ выпадающего списка (A1:A5​​ укажите в поле​

​2.​ 2).​​и балдеем –​​ стран разместим на​​Создадим выпадающий список, содержимое​​ были введены, и​ вручную.​.​и жмем на​​ к выбору списочных​​ функцию​

​«Источник»​«Проверка данных»​- сдвиг начальной​ они будут автоматически​ в нашем примере​

• ​ «Источник» имя диапазона​​Выбираем «​​Как сделать так,​​ появился список стран​​ листе​ которого зависит от​ форматирование. В этом​Кроме того, если пользователю​
• ​Открывается окно удаления ячеек​ кнопку​ элементов. Клацаем по​ДВССЫЛ​нужно установить символ​
• ​. Она локализирована на​ ячейки по горизонтали​ в нее включены,​
• ​ выше) и на​

​7.​Тип данных​ чтоб при выборе​ для Региона Америка:​Списки​ значений другой ячейки.​

​ случае следует произвести​ не нужно сохранять​ практически аналогичное тому,​«OK»​ данному треугольнику.​

​. Указанный оператор предназначен​​«=»​​ ленте в блоке​​ вправо на заданное​​ а значит -​Главной (Home)​

• ​Готово!​​» -«​​ соответствующей области из​
• ​ США, Мексика…​
• ​.​Обычный Выпадающий (раскрывающийся) список​
• ​ более корректные действия​ введенные данные, то​

​ которое мы видели​.​После клика по нему​ для того, чтобы​, а затем сразу​

• ​«Работа с данными»​​ количество столбцов​​ добавятся к нашему​
• ​вкладке нажмите кнопку​
• ​Для полноты картины​Список​
• ​ выпадающего списка, характеристики​Теперь заполняем следующую строку.​

​Обратите внимание, что названия​ отображает только один​ по удалению указанного​​ существует ещё один​​ при их добавлении.​Итак, пустая строка добавлена.​

​ меню из списочных​ формировать «суперабсолютные» ссылки​ же после него​​.​​СЧЁТЗ(A2:A100)​ выпадающему списку. С​Форматировать как таблицу (Home​​ добавлю, что список​​» и указываем диапазон​ выбранной области копировалисьдублировались​ Выбираем в ячейке​ регионов (диапазон​

​ перечень элементов. Связанный​ инструмента заполнения.​​ вариант удалить ниспадающий​​ Тут снова устанавливаем​Вписываем в неё то​ объектов будет открыто.​​ на элементы листа​​ вписать то имя,​Запускается окно инструмента​

​- размер получаемого​ удалением — то​ — Format as​ значений можно ввести​ списка​ в определенные ячейки?​A6​А2:А5​ список – это​​Выделяем весь фрагмент, в​​ перечень.​ переключатель в позицию​​ значение, которое желаем,​​ В нем расположены​ в текстовом виде.​ которое мы присвоили​«Проверка значений»​ на выходе диапазона​ же самое.​ Table)​ и непосредственно в​3.​В файле нужные​Регион – Азия,​на листе​ такой выпадающий список,​ котором расположены элементы​Выделяем диапазон пустых ячеек,​«Строку»​

​ чтобы отобразилось в​​ все элементы, которые​​ Собственно при этом​
​ диапазону. Программа сразу​. Переходим в раздел​ по вертикали, т.е.​Если вам лень возиться​. Дизайн можно выбрать​ проверку данных, не​Если есть желание​ данные выделил цветом.​ вызываем связанный список​Списки​ который может отображать​ с раскрывающимся перечнем.​ который равнозначен диапазону​и клацаем по​ ниспадающем списке.​

​ были ранее внесены​ процедура будет выполняться​ идентифицирует связь между​«Параметры»​ столько строк, сколько​ с вводом формулы​ любой — это​ прибегая к вынесению​
​ подсказать пользователю о​ Нужно из «правой»​ в ячейке​) в точности должны​ разные перечни элементов,​

​ Передвигаемся во вкладку​ элементов массива с​«OK»​После этого возвращаемся к​ через окно проверки​ практически точно такая​ наименованием и массивом,​

excel2.ru

РЕШЕНО Выпадающий список с подстановкой данных из диапазона (Формулы/Formulas)

​. В области​​ у нас занятых​
​ ДВССЫЛ, то можно​ роли не играет:​ значений на лист​ его действиях, то​ части документа при​B6​ совпадать с заголовками​ в зависимости от​
​«Данные»​ раскрывающимся перечнем. Передвигаемся​.​ тому табличному массиву,​ данных. Выбираем тот​ же, как и​
​ и подтянет тот​«Тип данных»​ ячеек в списке​ чуть упростить процесс.​Обратите внимание на то,​ (это так же​ переходим во вкладку​ выборе области продублировать​
​и опять балдеем:​ столбцов, содержащих названия​ значения другой ячейки.​и клацаем по​ во вкладку​Строка из табличного массива,​ в котором размещен​ вариант, который считаем​ в ранее описываемых​ перечень, который в​из перечня выбираем​1​ После создания умной​ что таблица должна​ позволит работать со​ «​ характеристики в «левой»​ Китай, Индия…​
​ соответствующих стран (​

​Потребность в создании​​ значку​
​«Главная»​
​ как видим, удалена.​
​ раскрывающийся перечень. Кликнув​
​ нужным.​

​ случаях, только в​​ нем расположен.​​ вариант​

​- размер получаемого​​ таблицы просто выделите​
​ иметь строку заголовка​
​ списком на любом​
​Сообщение для ввода​ части документа (всего​Необходимо помнить, что в​

excelworld.ru

Создание выпадающего списка в ячейке

​В1:Е1​ связанных списков (другие​«Проверка данных»​и там кликаем​Теперь возвращаемся к той​ по треугольнику, справа​Выбранный вариант отобразится в​ области​Но намного эффективнее получится​«Список»​ на выходе диапазона​ мышью диапазон с​
​ (в нашем случае​ листе). Делается это​
​» и заполняем заголовок​​ 3 характеристики).​ именах нельзя использовать​).​ названия: связанные диапазоны,​, который, как мы​​ по иконке​​ таблице, где находятся​ от любой ячейки​ ячейке.​«Источник»​ использовать перечень, если​​. После этого перемещаемся​​ по горизонтали, т.е.​ элементами для выпадающего​​ это А1 со​​ так:​​ и текст сообщения​​Все это нужно​​ символ пробела. Поэтому,​​Присвоим имена диапазонам, содержащим​

​ динамические списки) появляется​ помним, размещен на​«Копировать»​ ячейки с выпадающим​

​ массива, мы видим,​​Если же мы попытаемся​​после символа​​ его преобразовать в​​ к полю​​ один столбец​ списка (A2:A5) и​

​ словом​​То есть вручную,​которое будет появляться​ для того, чтоб​ при создании имен,​ Регионы и Страны​​ при моделировании иерархических​​ ленте в группе​, которая локализируется на​

​ перечнем. Клацаем по​ что к уже​ ввести в ячейку​

​«=»​​ «умную» таблицу. В​«Источник»​Теперь выделите ячейки, где​ введите в поле​Сотрудники​


​ через​ при выборе ячейки​ на базе ячеек​​ вышеуказанным способом, он​​ (т.е. создадим Именованные​ структур данных. Например:​«Работа с данными»​ ленте в области​ треугольнику справа от​ имеющимся списочным элементам​ любое значение, которое​следует указать наименование​ такой таблице будет​
​. Тут нужно указать​​ вы хотите создать​ адреса имя для​). Первая ячейка играет​;​ с выпадающим списком​ «левой» части далее​ будет автоматически заменен​ диапазоны). Быстрее всего​Отдел – Сотрудники отдела.​.​«Буфер обмена»​​ любой ячейки. В​​ было добавлено нужное​ отсутствует в перечне,​ оператора –​ легче менять значения,​​ группу наименований, предназначенную​​ выпадающие списки, и​

​ этого диапазона (без​ роль «шапки» и​(точка с запятой) вводим​4.​

​ производить расчеты (в​​ на нижнее подчеркивание​​ это сделать так:​​ При выборе отдела​Открывается уже хорошо знакомое​.​​ раскрывшемся списке видим,​​ нам значение. Теперь​​ то данное действие​​«ДВССЫЛ»​ тем самым автоматически​ для использования в​​ выберите в старых​​ пробелов), например​
​ содержит название столбца.​ список в поле​Так же необязательно​ файл эти расчеты​ «_». Например, если​выделитьячейки​​ из списка всех​​ нам окно проверки​Также вместо этого действия​ что удаленный элемент​​ при желании его​​ заблокируется. При этом,​

​. После этого в​​ изменяя списочные элементы.​ списке. Эти названия​ версиях Excel в​Стажеры,​

​ На появившейся после​​ «​

​ можно создать и​ не включены, так​ вместо Америка (ячейка​А1:Е6​ отделов компании, динамически​ вводимых данных. Находясь​ можно кликнуть по​ отсутствует.​ можно выбрать, чтобы​ если вы вносили​ скобках в качестве​ Таким образом, данный​

​ можно внести вручную,​ меню​​и нажмите на​​ превращения в Таблицу​Источник​ сообщение, которое будет​​ как не относятся​​В1​на листе​ формируется список, содержащий​ в любом разделе​ обозначенному фрагменту правой​Что же делать, если​
​ вставить в элемент​ сообщение предупреждения в​ аргумента данной функции​ диапазон фактически превратится​ а можно указать​Данные — Проверка (Data​Enter​ вкладке​», в том порядке​ появляться при попытке​ к вопросу). Таким​​) ввести «Северная Америка»​​Списки​ перечень фамилий всех​ указанного инструмента, нам​ кнопкой мышки и​ значения добавлялись в​ таблицы.​ окно проверки данных,​ должен быть указан​ в таблицу подстановок.​ на них ссылку,​ — Validation)​:​Конструктор (Design)​

excelworld.ru

Выпадающий список с наполнением

​ в котором мы​​ ввести неправильные данные​ образом при проведении​ (соответственно подкорректировав ячейку​(т.е. диапазон, охватывающий​ сотрудников этого отдела​ нужно совершить единственное​ остановиться на варианте​ окно проверки данных​Но что делать, если​ то оно отобразиться​ адрес диапазона, включая​Для того, чтобы преобразовать​ если они уже​. В открывшемся окне​Фактически, этим мы создаем​

Способ 1. Если у вас Excel 2007 или новее

​можно изменить стандартное​ хотим его видеть​Если Вы не​ расчетов, вместо изменений​А2​ все ячейки с​ (двухуровневая иерархия);​ действие — нажать​«Копировать»​ вручную, а не​ перечень значений подтягивается​ на экране. Нужно​ наименование книги и​ диапазон в «умную»​ размещены в документе​ на вкладке​ именованный динамический диапазон,​ имя таблицы на​ (значения введённые слева-направо​

​ сделаете пункты 3​ всех характеристик вручную,​), то после нажатия​ названиями Регионов и​​Город – Улица –​​ на кнопку​​.​ при помощи дополнительной​ не из отдельной​​ в окне предупреждения​ листа. Собственно, как​ таблицу, выделяем его​

​ Excel в другом​Параметры (Settings)​ который ссылается на​ свое (без пробелов!).​ будут отображаться в​ и 4, то​​ хочу просто выбирать​​ кнопки Создать из​ Стран);​ Номер дома. При​«Очистить всё»​Ещё проще сразу после​ таблицы?​​ таблицы, а был​​ нажать на кнопку​ показано на изображении​ и передвигаемся во​ месте.​выберите вариант​ данные из нашей​ По этому имени​ ячейке сверху вниз).​

​проверка данных​ нужную область и​ выделенного фрагмента будет​нажать кнопку «Создать из​ заполнении адреса проживания​. Она располагается в​ выделения применить набор​Выделяем табличный диапазон с​​ внесен вручную? Для​«Отмена»​​ ниже.​ вкладку​​Если выбран ввод вручную,​​Список (List)​​ умной таблицы. Теперь​ ​ мы сможем потом​​При всех своих​работать будет, но​​ чтоб характеристики выбранной​​ создано имя «Северная_Америка».​​ выделенного фрагмента» (пункт​​ можно из списка​ нижнем левом углу​​ кнопок​​ раскрывающимся перечнем и​

​ добавления элемента в​

​и со следующей​

​На этом мы бы​«Главная»​​ то каждый списочный​​и введите в​ имя этого диапазона​ адресоваться к таблице​ плюсах выпадающий список,​ при активации ячейки​ области подставлялись в​ В этом случае​ меню Формулы/ Определенные​ выбрать город, затем​​ окна.​​Ctrl+C​ переходим в окошко​ этом случае тоже​ попытки ввести корректные​ могли и закончить​. Там клацаем по​ элемент требуется вписать​ поле​ можно ввести в​​ на любом листе​​ созданный вышеописанным образом,​ не будет появляться​ отведенные для этого​

​ формула =ДВССЫЛ(A5) работать​​ имена/ Создать из​​ из списка всех​После этого окно проверки​.​ проверки значений, как​ есть свой алгоритм​ данные.​ процедуру, нажав на​ кнопке​ в область через​Источник (Source)​

​ окне создания выпадающего​ этой книги:​ имеет один, но​ сообщение пользователю о​ ячейки.​ не будет, т.к.​ выделенного фрагмента);​ улиц этого города​ данных можно закрывать,​После этого выделяем тот​ это мы уже​ действий.​Таким способом при необходимости​​ кнопку​​«Форматировать как таблицу»​​ точку с запятой​​вот такую формулу:​

​ списка в поле​Теперь выделите ячейки где​ очень «жирный» минус:​ его предполагаемых действиях,​Благодарю за помощь.​ при выборе региона​Убедиться, что стоит только​ – улицу, затем,​ нажав на стандартную​​ фрагмент табличного массива,​​ делали ранее. В​

Способ 2. Если у вас Excel 2003 или старше

​Выделяем весь табличный диапазон,​ заполняем всю таблицу.​«OK»​, которая размещена на​ (​=Люди​Источник (Source)​ вы хотите создать​ проверка данных работает​​ а вместо сообщения​​Perfect2You​ «Северная Америка» функция​ галочка «В строке​

​ из списка всех​​ кнопку закрытия в​ где располагаются выпадающие​ указанном окне перемещаемся​​ в элементах которого​​Но что делать, если​​в окошке проверки​ ленте в блоке​​;​​После нажатия на​:​ выпадающие списки (в​ только при непосредственном​ об ошибке с​​: Попробуйте вставить формулы:​​ ДВССЫЛ() не найдет​​ выше»;​​ домов на этой​ его верхнем правом​

​ элементы. Жмем на​

​ в раздел​

​ размещен выпадающий перечень.​​ требуется все-таки добавить​​ данных, но при​«Стили»​).​ОК​В старых версиях Excel​ нашем примере выше​​ вводе значений с​​ вашим текстом будет​B3:​ соответствующего имени. Поэтому​Нажать ОК.​

• ​ улице – номер​​ углу в виде​
• ​ кнопку​​«Параметры»​ Переходим во вкладку​ новый элемент? Действия​ желании можно усовершенствовать​
• ​. Открывается большая группа​​Если вы хотите подтянуть​ваш динамический список​ до 2007 года​ — это D2)​
• ​ клавиатуры. Если Вы​​ появляться стандартное сообщение.​200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>=ВПР(B1;E2:I4;2)​ формулу можно подкорректировать,​Проверить правильность имени можно​ дома (трехуровневая иерархия).​ крестика или на​
• ​«Вставить»​​. В области​«Данные»​ тут зависят от​ форму. Переходим в​

​ стилей. На функциональность​ данные из уже​ в выделенных ячейках​ не было замечательных​ и выберите в​ попытаетесь вставить в​​5.​B4:​​ чтобы она работала​ через Диспетчер Имен​​В этой статье рассмотрен​​ кнопку​​, локализированную на ленте​​«Источник»​и снова кликаем​​ того, как именно​​ раздел​

​ таблицы выбор конкретного​

​ существующего табличного массива,​​ готов к работе.​​ «умных таблиц», поэтому​ старых версиях Excel​ ячейку с​

planetaexcel.ru

​Если список значений​

Самая популярная программа для работы с электронными таблицами «Microsoft Excel» упростила жизнь многим пользователям, позволив производить любые расчеты с помощью формул. Она способна автоматизировать даже самые сложные вычисления, но для этого нужно знать принципы работы с формулами. Мы подготовили самую подробную инструкцию по работе с Эксель. Не забудьте сохранить в закладки 😉

Содержание

• Кому важно знать формулы Excel и где выучить основы.

• Элементы, из которых состоит формула в Excel.

• Основные виды.

• Примеры работ, которые можно выполнять с формулами.

• 22 формулы в Excel, которые облегчат жизнь.

• Использование операторов.

• Использование ссылок.

• Использование имён.

• Использование функций.

• Операции с формулами.

• Как в формуле указать постоянную ячейку.

• Как поставить «плюс», «равно» без формулы.

• Самые распространенные ошибки при составлении формул в редакторе Excel.

• Коды ошибок при работе с формулами.

• Отличие в версиях MS Excel.

• Заключение.

Кому важно знать формулы Excel и где изучить основы

Excel — эффективный помощник бухгалтеров и финансистов, владельцев малого бизнеса и даже студентов. Менеджеры ведут базы клиентов, а маркетологи считают в таблицах медиапланы. Аналитики с помощью эксель формул обрабатывают большие объемы данных и строят гипотезы.

Эксель довольно сложная программа, но простые функции и базовые формулы можно освоить достаточно быстро по статьям и видео-урокам. Однако, если ваша профессиональная деятельность подразумевает работу с большим объемом данных и требует глубокого изучения возможностей Excel — стоит пройти специальные курсы, например тут или тут.

Элементы, из которых состоит формула в Excel

Формулы эксель: основные виды

Формулы в Excel бывают простыми, сложными и комбинированными. В таблицах их можно писать как самостоятельно, так и с помощью интегрированных программных функций.

Простые

Позволяют совершить одно простое действие: сложить, вычесть, разделить или умножить. Самой простой является формула=СУММ.

Например:

=СУММ (A1; B1) — это сумма значений двух соседних ячеек.

=СУММ (С1; М1; Р1) — сумма конкретных ячеек.

=СУММ (В1: В10) — сумма значений в указанном диапазоне.

Сложные

Это многосоставные формулы для более продвинутых пользователей. В данную категорию входят ЕСЛИ, СУММЕСЛИ, СУММЕСЛИМН. О них подробно расскажем ниже.

Комбинированные

Эксель позволяет комбинировать несколько функций: сложение + умножение, сравнение + умножение. Это удобно, когда, например, нужно вычислить сумму двух чисел, и, если результат будет больше 100, его нужно умножить на 3, а если меньше — на 6.

Встроенные

Новичкам удобнее пользоваться готовыми, встроенными в программу формулами вместо того, чтобы писать их вручную. Чтобы найти нужную формулу:

• кликните по нужной ячейке таблицы;

• нажмите одновременно Shift + F3;

• выберите из предложенного перечня нужную формулу;

• в окошко «Аргументы функций» внесите свои данные.

Примеры работ, которые можно выполнять с формулами

Разберем основные действия, которые можно совершить, используя формулы в таблицах Эксель и рассмотрим полезные «фишки» для упрощения работы.

Поиск перечня доступных функций

Перейдите в закладку «Формулы» / «Вставить функцию». Или сразу нажмите на кнопочку «Fx».

Выберите в категории «Полный алфавитный перечень», после чего в списке отобразятся все доступные эксель-формулы.

Выберите любую формулу и прочитайте ее описание. А если хотите изучить ее более детально, нажмите на «Справку» ниже.

Вставка функции в таблицу

Вы можете сами писать функции в Excel вручную после «=», или использовать меню, описанное выше. Например, выбрав СУММ, появится окошко, где нужно ввести аргументы (кликнуть по клеткам, значения которых собираетесь складывать):

После этого в таблице появится формула в стандартном виде. Ее можно редактировать при необходимости.

Использование математических операций

Начинайте с «=» в ячейке и применяйте для вычислений любые стандартные знаки «*», «/», «^» и т.д. Можно написать номер ячейки самостоятельно или кликнуть по ней левой кнопкой мышки. Например: =В2*М2. После нажатия Enter появится произведение двух ячеек.

Растягивание функций и обозначение константы

Введите функцию =В2*C2, получите результат, а затем зажмите правый нижний уголок ячейки и протащите вниз. Формула растянется на весь выбранный диапазон и автоматически посчитает значения для всех строк от B3*C3 до B13*C13.

Чтобы обозначить константу (зафиксировать конкретную ячейку/строку/столбец), нужно поставить «$» перед буквой и цифрой ячейки.

Например: =В2*$С$2. Когда вы растяните функцию, константа или $С$2 так и останется неизменяемой, а вот первый аргумент будет меняться.

Подсказка:

• $С$2 — не меняются столбец и строка.

• B$2 — не меняется строка 2.

• $B2 — константой остается только столбец В.

22 формулы в Эксель, которые облегчат жизнь

Собрали самые полезные формулы, которые наверняка пригодятся в работе.

МАКС

МИН

СРЗНАЧ

СУММ

ЕСЛИ

Например:

=ЕСЛИ (В1>10;”больше 10″;»меньше или равно 10″)

В1 — ячейка с данными;

>10 — логическое выражение;

больше 10 — правда;

меньше или равно 10 — ложное значение (если его не указывать, появится слово ЛОЖЬ).

СУММЕСЛИ

Например:

=СУММЕСЛИ (С2: С6;»>20″)

С2: С6 — диапазон ячеек;

>20 —значит, что числа меньше 20 не будут складываться.

СУММЕСЛИМН

Например:

=СУММЕСЛИМН (D2: D6; C2: C6;”сувениры”; B2: B6;”ООО ХУ»)

D2: D6 — диапазон, где суммируются числа;

C2: C6 — диапазон ячеек для категории; сувениры — обязательное условие 1, то есть числа другой категории не учитываются;

B2: B6 — дополнительный диапазон;

ООО XY — условие 2, то есть числа другой компании не учитываются.

Дополнительных диапазонов и условий может быть до 127 штук.

СЧЕТ

=СЧЁТ (значение1; [значение2];…)Формула считает количество выбранных ячеек с числами в заданном диапазоне. Ячейки с датами тоже учитываются.

СЧЕТЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИМН

Например:

ЕСЛИОШИБКА

ДНИ

КОРРЕЛ

ВПР

Например:

=ВПР (В1; С1: С26;2)

В1 — значение, которое ищем.

С1: Е26— диапазон, в котором ведется поиск.

2 — номер столбца для поиска.

ЛЕВСИМВ

ПСТР

ПРОПИСН

СТРОЧН

ПОИСКПОЗ

ДЛСТР

СЦЕПИТЬ

ПРОПНАЧ

ПЕЧСИМВ

Использование операторов

Операторы в Excel указывают, какие конкретно операции нужно выполнить над элементами формулы. В вычислениях всегда соблюдается математический порядок:

• скобки;

• экспоненты;

• умножение и деление;

• сложение и вычитание.

Арифметические

Операторы сравнения

Оператор объединения текста

Операторы ссылок

Использование ссылок

Начинающие пользователи обычно работают только с простыми ссылками, но мы расскажем обо всех форматах, даже продвинутых.

Простые ссылки A1

Они используются чаще всего. Буква обозначает столбец, цифра — строку.

Примеры:

• диапазон ячеек в столбце С с 1 по 23 строку — «С1: С23»;

• диапазон ячеек в строке 6 с B до Е– «B6: Е6»;

• все ячейки в строке 11 — «11:11»;

• все ячейки в столбцах от А до М — «А: М».

Ссылки на другой лист

Если необходимы данные с других листов, используется формула: =СУММ (Лист2! A5: C5)

Выглядит это так:

Абсолютные и относительные ссылки

Относительные ссылки

Рассмотрим, как они работают на примере: Напишем формулу для расчета суммы первой колонки. =СУММ (B4: B9)

Нажимаем на Ctrl+C. Чтобы перенести формулу на соседнюю клетку, переходим туда и жмем на Ctrl+V. Или можно просто протянуть ячейку с формулой, как мы описывали выше.

Индекс таблицы изменится автоматически и новые формулы будут выглядеть так:

Абсолютные ссылки

Чтобы при переносе формул ссылки сохранялись неизменными, требуются абсолютные адреса. Их пишут в формате «$B$2».

Например, есть поставить знак доллара в предыдущую формулу, мы получим: =СУММ ($B$4:$B$9)

Как видите, никаких изменений не произошло.

Смешанные ссылки

Они используются, когда требуется зафиксировать только столбец или строку:

• $А1– сохраняются столбцы;

• А$1 — сохраняются строки.

Смешанные ссылки удобны, когда приходится работать с одной постоянной строкой данных и менять значения в столбцах. Или, когда нужно рассчитать результат в ячейках, не расположенных вдоль линии.

Трёхмерные ссылки

Это те, где указывается диапазон листов.

Формула выглядит примерно так: =СУММ (Лист1: Лист5! A6)

То есть будут суммироваться все ячейки А6 на всех листах с первого по пятый.

Ссылки формата R1C1

Номер здесь задается как по строкам, так и по столбцам.

Например:

• R9C9 — абсолютная ссылка на клетку, которая расположена на девятой строке девятого столбца;

• R[-2] — ссылка на строчку, расположенную выше на 2 строки;

• R[-3]C — ссылка на клетку, которая расположена на 3 ячейки выше;

• R[4]C[4] — ссылка на ячейку, которая распложена на 4 клетки правее и 4 строки ниже.

Использование имён

Функционал Excel позволяет давать собственные уникальные имена ячейкам, таблицам, константам, выражениям, даже диапазонам ячеек. Эти имена можно использовать для совершения любых арифметических действий, расчета налогов, процентов по кредиту, составления сметы и табелей, расчётов зарплаты, скидок, рабочего стажа и т.д.

Все, что нужно сделать — заранее дать имя ячейкам, с которыми планируете работать. В противном случае программа Эксель ничего не будет о них знать.

Как присвоить имя:

• Выделите нужную ячейку/столбец.

• Правой кнопкой мышки вызовите меню и перейдите в закладку «Присвоить имя».

• Напишите желаемое имя, которое должно быть уникальным и не повторяться в одной книге.

• Сохраните, нажав Ок.

Использование функций

Чтобы вставить необходимую функцию в эксель-таблицах, можно использовать три способа: через панель инструментов, с помощью опции Вставки и вручную. Рассмотрим подробно каждый способ.

Ручной ввод

Этот способ подойдет тем, кто хорошо разбирается в теме и умеет создавать формулы прямо в строке. Для начинающих пользователей и новичков такой вариант покажется слишком сложным, поскольку надо все делать руками.

Панель инструментов

Это более упрощенный способ. Достаточно перейти в закладку «Формулы», выбрать подходящую библиотеку — Логические, Финансовые, Текстовые и др. (в закладке «Последние» будут наиболее востребованные формулы). Остается только выбрать из перечня нужную функцию и расставить аргументы.

Мастер подстановки

Кликните по любой ячейке в таблице. Нажмите на иконку «Fx», после чего откроется «Вставка функций».

Выберите из перечня нужную категорию формул, а затем кликните по функции, которую хотите применить и задайте необходимые для расчетов аргументы.

Вставка функции в формулу с помощью мастера

Рассмотрим эту опцию на примере:

• Вызовите окошко «Вставка функции», как описывалось выше.

• В перечне доступных функций выберите «Если».

Теперь составим выражение, чтобы проверить, будет ли сумма трех ячеек больше 10. При этом Правда — «Больше 10», а Ложь — «Меньше 10».

=ЕСЛИ (СУММ (B3: D3)>10;”Больше 10″;»Меньше 10″)

Программа посчитала, что сумма ячеек меньше 10 и выдала нам результат:

Чтобы получить значение в следующих ячейках столбца, нужно растянуть формулу (за правый нижний уголок). Получится следующее:

Мы использовали относительные ссылки, поэтому программа пересчитала выражение для всех строк корректно. Если бы нам нужно было зафиксировать адреса в аргументах, тогда мы бы применяли абсолютные ссылки, о которых писали выше.

Редактирование функций с помощью мастера

Чтобы отредактировать функцию, можно использовать два способа:

• Строка формул. Для этого требуется перейти в специальное поле и вручную ввести необходимые изменения.

• Специальный мастер. Нажмите на иконку «Fx» и в появившемся окошке измените нужные вам аргументы. И тут же, кстати, сможете узнать результат после редактирования.

Операции с формулами

С формулами можно совершать много операций — копировать, вставлять, перемещать. Как это делать правильно, расскажем ниже.

Копирование/вставка формулы

Чтобы скопировать формулу из одной ячейки в другую, не нужно изобретать велосипед — просто нажмите старую-добрую комбинацию (копировать), а затем кликните по новой ячейке и нажмите (вставить).

Отмена операций

Здесь вам в помощь стандартная кнопка «Отменить» на панели инструментов. Нажмите на стрелочку возле нее и выберите из контекстного меню те действия. которые хотите отменить.

Повторение действий

Если вы выполнили команду «Отменить», программа сразу активизирует функцию «Вернуть» (возле стрелочки отмены на панели). То есть нажав на нее, вы повторите только что отмененную вами операцию.

Стандартное перетаскивание

Выделенные ячейки переносятся с помощью указателя мышки в другое место листа. Делается это так:

• Выделите фрагмент ячеек, которые нужно переместить.

• Поместите указатель мыши над одну из границ фрагмента.

• Когда указатель мыши станет крестиком с 4-мя стрелками, можете перетаскивать фрагмент в другое место.

Копирование путем перетаскивания

Если вам нужно скопировать выделенный массив ячеек в другое место рабочего листа с сохранением данных, делайте так:

• Выделите диапазон ячеек, которые нужно скопировать.

• Зажмите клавишу и поместите указатель мыши на границу выбранного диапазона.

• Он станет похожим на крестик +. Это говорит о том, что будет выполняться копирование, а не перетаскивание.

• Перетащите фрагмент в нужное место и отпустите мышку. Excel задаст вопрос — хотите вы заменить содержимое ячеек. Выберите «Отмена» или ОК.

Особенности вставки при перетаскивании

Если содержимое ячеек перемещается в другое место, оно полностью замещает собой существовавшие ранее записи. Если вы не хотите замещать прежние данные, удерживайте клавишу в процессе перетаскивания и копирования.

Автозаполнение формулами

Если необходимо скопировать одну формулу в массив соседних ячеек и выполнить массовые вычисления, используется функция автозаполнения.

Чтобы выполнить автозаполнение формулами, нужно вызвать специальный маркер заполнения. Для этого наведите курсор на нижний правый угол, чтобы появился черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Его нужно зажать левой кнопкой мыши и протянуть вдоль всех ячеек, в которых вы хотите получить результат вычислений.

Как в формуле указать постоянную ячейку

Когда вам нужно протянуть формулу таким образом, чтобы ссылка на ячейку оставалась неизменной, делайте следующее:

• Кликните на клетку, где находится формула.

• Наведите курсор в нужную вам ячейку и нажмите F4.

• В формуле аргумент с номером ячейки станет выглядеть так: $A$1 (абсолютная ссылка).

• Когда вы протяните формулу, ссылка на ячейку $A$1 останется фиксированной и не будет меняться.

Как поставить «плюс», «равно» без формулы

Когда нужно указать отрицательное значение, поставить = или написать температуру воздуха, например, +22 °С, делайте так:

• Кликаете правой кнопкой по ячейке и выбираете «Формат ячеек».

• Отмечаете «Текстовый».

Теперь можно ставить = или +, а затем нужное число.

Самые распространенные ошибки при составлении формул в редакторе Excel

Новички, которые работают в редакторе Эксель совсем недавно, часто совершают элементарные ошибки. Поэтому рекомендуем ознакомиться с перечнем наиболее распространенных, чтобы больше не ошибаться.

• Слишком много вложений в выражении. Лимит 64 штуки.

• Пути к внешним книгам указаны не полностью. Проверяйте адреса более тщательно.

• Неверно расставленные скобочки. В редакторе они обозначены разными цветами для удобства.

• Указывая имена книг и листов, пользователи забывают брать их в кавычки.

• Числа в неверном формате. Например, символ $ в Эксель — это не знак доллара, а формат абсолютных ссылок.

• Неправильно введенные диапазоны ячеек. Не забывайте ставить «:».

Коды ошибок при работе с формулами

Если вы сделаете ошибку в записи формулы, программа укажет на нее специальным кодом. Вот самые распространенные:

Отличие в версиях MS Excel

Всё, что написано в этом гайде, касается более современных версий программы 2007, 2010, 2013 и 2016 года. Устаревший Эксель заметно уступает в функционале и количестве доступных инструментов. Например, функция СЦЕП появилась только в 2016 году.

Во всем остальном старые и новые версии Excel не отличаются — операции и расчеты проводятся по одинаковым алгоритмам.

Заключение

Мы написали этот гайд, чтобы вам было легче освоить Excel. Доступным языком рассказали о формулах и о тех операциях, которые можно с ними проводить.

Надеемся, наша шпаргалка станет полезной для вас. Не забудьте сохранить ее в закладки и поделиться с коллегами.