Использование КриптоПро CSP в Word/Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016
Данная инструкция описывает порядок действий по конфигурации программ Word и Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, для создания и проверки электронных цифровых подписей документов. Цифровые подписи используют в тех случаях, когда требуется гарантировать подлинность, целостность и происхождение (авторство) документа, поэтому подписывать документ необходимо только в том случае, когда он окончательно готов.
Для создания ЭП на 2012 ГОСТ в Microsoft Office Word/Excel 2007/2010/2013/2016 необходимо наличие плагина «КриптоПро Office Signature 2.0». Описание использования этого продукта (плагина) имеется в данном документе. Дистрибутив плагина доступен на странице: http://www.cryptopro.ru/products/office/signature
Важно помнить: если после создания и подписи документ будет открыт в другой версии Microsoft Office Word/Excel, то ЭП документа проверится не всегда.
Ниже представлена таблица, в которой рассмотрены все варианты создания подписи: в Word/Excel с плагином и без него — и возможности проверки подписи в различных версиях Microsoft Office.
| Документ сделан и подписан в: |
Документ открывается в: |
||||
|---|---|---|---|---|---|
| Office 2003 | Office 2007 | Office 2007 с плагином | Office 2010/2013/2016 | Office 2010/2013/2016 с плагином |
|
| Office 2003 | Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, или 3.6 | Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.6. При наличии CSP 3.0 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи» |
Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.6. При наличии CSP 3.0 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи» |
Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи» | Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи» |
| Office 2007 | Подпись не будет показана | Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 | Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 | Подпись не будет показана | Подпись не будет показана |
| Office 2007 с плагином | Подпись не будет показана | При наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи», но предлагает ссылку на сайт для установки плагина | Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 | Подпись не будет показана | Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 |
| Office 2010/2013/2016 | — | — | — | — | — |
| Office 2010/2013/2016 с плагином | Подпись не будет показана | При наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи», но предлагает ссылку на сайт для установки плагина | Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 | Подпись не будет показана | Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 |
Оглавление
1. Использование КриптоПро CSP в Microsoft Office Word/Excel 2003
1.1. Создание цифровой подписи
1.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись
2. Создание цифровой подписи в Microsoft Office/Excel 2007 и 2010/2013/2016 с использованием «КриптоПро Office Signature»
2.1. Установка «КриптоПро Office Signature»
2.2. Создание и проверка ЭП
2.3. Подписание документа, содержащего цифровую подпись
2.4. Видимые строки подписи
2.4.1 Добавление строки подписи
2.4.2 Добавление подписи в строку подписания
2.4.3 Просмотр свойств подписи
2.5. Открытие документа на компьютере без «КриптоПро Office Signature»
1. Использование КриптоПро CSP в Microsoft OfficeWord/Excel 2003
1.1. Создание цифровой подписи
В главном меню выберите пункт Сервис → Параметры
В появившемся окне выберите закладку Безопасность и нажмите кнопку Цифровые подписи.
Появится окно цифровой подписи. Это окно позволяет пользователю добавить свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП. Нажмите Добавить.
В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.
Выберите сертификат и нажмите ОК.
Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.
Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно подтверждения подписи.
В результате подписания документа, в строке состояния в правом нижнем углу появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.
Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок.
При изменении подписанного документа, цифровая подпись пропадает, о чем свидетельствует сообщение:
1.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись
Для подписания документа, уже содержащего цифровую подпись, необходимо проделать шаги, аналогичные п1.
Во вкладке Сервис, выбрать Параметры. В появившемся окне на вкладке Безопасность, нажать кнопку Цифровые подписи.
Добавить сертификаты для подписания документа. Выделить сертификат и нажать ОК.
Нажатием двойного щелчка мыши на значке, свидетельствующем о подписи документа, на нижней панели задач, откроется окно Цифровая подпись. Это окно содержит информацию о подписях документа.
При внесении изменений в документ, подписи становятся недействительными, поэтому рекомендуется подписывать уже готовые документы.
Для просмотра статуса подписи, опять нажать на иконку в нижней части. Обе подписи будут недействительными.
Замечание:
При использовании отправителем и получателем одинаковой версии Microsoft Office совместимость форматов подписи обеспечивается при использовании версии КриптоПро CSP 3.0 и выше.
Если происходит открытие подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007, то необходимо использовать КриптоПро CSP 3.6.1.
2. Создание цифровой подписи в Microsoft Office/Excel 2007 и 2010/2013/2016 с использованием «КриптоПро Office Signature»
2.1. Установка «КриптоПро Office Signature»
Установка продукта «КриптоПро Office Signature» производится на компьютер с программным обеспечением:
ОС: Windows XP/2003/Vista/2008/2008 R2/7 (32 или 64 бит);
Microsoft Office 2007 или Microsoft Office 2010 (32 или 64 бит);
КриптоПро CSP 2.0 и выше.
Установка производится путём запуска дистрибутива:
XMLDSigAddIn-win32.msi (для 32-битных версий MS Office)
XMLDSigAddIn-x64.msi (для 64-битных MS Office)
2.2. Создание и проверка ЭП
После завершения редактирования документа и сохранения документа можно добавить к документу ЭП.
Подписанный документ будет доступен только для чтения.
Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭП следует удалить из документа.
Для создания ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:
В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)
Для создания ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:
На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)
Затем появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свой личный сертификат, который будет использоваться для формирования ЭП. Один из сертификатов будет выбран автоматически.
Если нужно выбрать другой сертификат — нажмите кнопку Изменить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.
Выберите сертификат и нажмите ОК. Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль — появится окно ввода пароля.
Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно о статусе подписания документа.
После подписи документа, в строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет ЭП.
Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка Подписи, в которой указан статус подписи. Для просмотра состава подписи щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи.
Появится более детальное сообщение о составе подписи.
При открытии измененного документа, содержащего ЭП, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.
Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния, и справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи.
Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мышки
2.3. Подписание документа, содержащего цифровую подпись
Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз.
Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:
В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).
Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:
На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).
Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.
В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.
Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке нужной подписи и выберите пункт Состав подписи.
2.4. Видимые строки подписи
2.4.1 Добавление строки подписи
На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка подписи (КРИПТО-ПРО).
Появится диалоговое окно Настройка подписи. В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты необязательно.
- в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего.
- в поле Должность предложенного подписывающего — название должности подписывающего.
- в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего — адрес электронной почты подписывающего
- в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись.
- для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
- для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.
Нажмите кнопку ОК.
Созданная строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа.
При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи в случае, если документ подписывается разными людьми.
2.4.2 Добавление подписи в строку подписания
Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется ввести подпись. Появится диалоговое окно Подписание
В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи нажав ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается.
При нажатии ссылки Выбрать рисунок можно добавить изображение, например, своей рукописной подписи.
Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически.
Для выбора другого цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат
В окне Подписание нажмите кнопку Подписать. Появится информационное окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение.
Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи, в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись — в разделе Требуемые подписи.
После того, как в документе появилась первая (или единственная) цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.
Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается.
Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует передать этим лицам для подписания.
При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений.
Щелкните по кнопке Просмотр подписей, после чего на вкладке Подписи будет отображен список подписей в документе.
Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи в тексте документа или в панели Подписи нажмите правой кнопкой мыши на нужной строке подписи и выберите команду Подписать.
В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать
После создания последней подписи в документе в панели Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи
2.4.3 Просмотр свойств подписи
В окне документа в панели Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в тексте документа.
Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне. Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмите кнопку Просмотр.
Подписанный документ, можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена.
Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо добавление подписи в строку подписи в новом документе.
При попытке сохранить подписанный документ под другим именем, появляется информационное окно:
Если нажать кнопку Да, все подписи в документе станут недействительными.
Документ, содержащий цифровые подписи, автоматически помечается как окончательный. При попытке снятия этой отметки появляется информационное окно.
Если нажать кнопку Да, то любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи в документе станут недействительными.
Тогда в строках подписи появится текст Недействительная подпись. На вкладке Подписи данные подписи будут находиться в разделе Недействительные подписи.
Документ, содержащий недействительную подпись, можно подписать повторно.
Для этого на вкладке Подписи щелкните по стрелке недействительной подписи и выберите команду Подписать еще раз. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в тексте документа и в контекстном меню выбрать команду Подписать еще раз.
Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать.
2.5. Открытие документа на компьютере без «КриптоПро Office Signature»:
При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная. При выборе пункта Состав подписи на вкладке Подписи будет выдано информационное окно:
Кнопка Дополнительные сведения об этом поставщике служит для перехода на веб-сайт производителя продукта «КриптоПро Office Signature», где можно скачать дистрибутив и установить «КриптоПро Office Signature».
Без ЭЦП или ЭП невозможно проводить электронный оборот документов. Физическим и юридическим лицам электронная подпись позволяет взаимодействовать с официальными органами удаленно. Подписать электронные «бумаги» можно несколькими способами.
Содержание
- Виды ЭЦП
- Принцип функционирования ЭП и необходимые инструменты для ее создания
- ПО для создания ЭП
Виды ЭЦП
Название, правила применения электронной подписи регулируются Федеральным законом №63. Согласно ему, существует 3 вида ЭП:
С помощью нее можно подтвердить личность владельца аккаунта. Это логин, пароль. Также к простым ЭП относят СМС, содержащие коды для подтверждения личности. Простая ЭЦП не является аналогом бумажной подписи, не несет юридическую ответственность.
Простая подпись
Может использоваться, как документ, имеющий юридическую силу, но только после составления договора о признании всеми подписантами ЭП. Возможно проверить личности авторов документа и произведенные изменения.
Усиленная неквалифицированная подпись
Наиболее «полная» версия. Является аналогом бумажной подписи. Наличие данной ЭП придает документам юридическую силу без дополнительных договоров.
Усиленная квалифицированная подпись
ЭП надежнее бумажной, так как ее невозможно подделать. Поэтому электронная подпись становится популярным и обязательным инструментом при составлении договоров. Например, принимать участие в госзакупках нельзя без ЭП.
Справка! Официально для электронной подписи используется аббревиатура «ЭП». В поисковиках, на сайтах используется старое название «ЭЦП», так как это облегчает поиск необходимой информации об инструменте.
Принцип функционирования ЭП и необходимые инструменты для ее создания
Усиленные ЭП создаются с помощью криптографического шифрования. Для восстановления и идентификации используются 2 ключа: закрытый на токене и открытый. Хранятся на флешке или в защищенном облачном хранилище. После получения токена следует поменять пароль. Для создания ЭП необходимы следующие инструменты:
- Документ, подлежащий подписанию, в окончательном варианте. После создания ЭП его нельзя будет изменить.
- Настройка компьютера. Подготовить его к установке необходимого ПО.
- Ключ или сертификат подписи. Получают его в Удостоверяющем центре и устанавливают на компьютер.
- Криптопровайдер для генерирования ЭП. Могут быть в виде плагинов, веб-сервисов, утилит.
ЭП действует определенный срок — обычно 1 год, по истечению которого необходимо заново получить подпись. После создания ЭП документ нельзя изменить. Если он был отредактирован после установки электронной подписи, то все изменения отслеживаются. Также можно определить личности подписантов.
Важно: токен и криптопровайдер должны пройти сертификацию в ФСБ, согласно законам РФ.
ПО для создания ЭП
Для подписания документов существуют как платное ПО, так и бесплатное. Наиболее популярны плагины КриптоПро Office Signature, КриптоАРМ, ViPNet CryptoFile. Для создания подписи в документе Excel или Word с помощью КриптоПро Office Signature проделать шаги:
- Скачать КриптоПро CSP версии выше 4.0.
- Установить программу, для этого запустить инсталлятор и выбрать тип установки «Полная».
- В конце нужно ввести ключ. Если этого не сделать, то активируется демо версия, рассчитанная на 90 дней.
- Далее развернуть документ, на который устанавливается ЭП. Нажать на нем на пункт «Файл».
- Затем — «Сведения». В появившемся меню кликнуть по строке «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)».
- Откроется вкладка «Подписание». Здесь нужно указать нужный сертификат, нажав на кнопку «Изменить».
- Появятся доступные сертификаты. Выбрать нужный.
- Возможно, что придется ввести пароль для токена, если он ранее был установлен.
- В конце должно появиться окно, оповещающее об успешном создании ЭП.
- Для проверки можно нажать на «Файл». Вверху появиться надпись «Помечен как окончательный», означающая наличие ЭП. Также можно нажать на значок внизу документа.
- Справа отобразится владелец ЭП.
После подписания документ нельзя изменять, так как любое редактирование сделает ЭЦП недействительной.
Важно! С 1 января 2019 года электронная подпись должна соответствовать ГОСТ Р 34.10-2012. Только версии 4.0 и выше поддерживают данный стандарт.
Подписать документы xml можно распространенной программой КриптоАрм. Она работает на алгоритме КриптоПро Office Signature, платная. Бесплатная версия действует 14 дней. КриптоАрм позволяет проверить папку с файлами.
При этом для каждого документа создается отдельная подпись. С помощью программы можно обратиться в удостоверяющий центр для получения или отзыва сертификата.
Если КриптоАрм не установлен, то инсталлировать его так:
- Скачать программу.
- После распаковки запустить файл TrustedDesktopBundle с правами администратора.
- Откроется первое окно установщика. Оставить все без изменений и кликнуть по кнопке «Далее».
- В окне с лицензионном соглашением кликнуть по «Начать».
- После установки согласиться с перезагрузкой компьютера.
Если в течении 14 дней не купить лицензионный ключ, то программа не сможет работать с сертификатами по истечении пробного периода. После приобретения лицензии запустить криптопровайдер. Выбрать во вкладке «Помощь» пункт «Установить лицензию»
Ввести код, полученный в письме, в соответствующую строку.
Для «внедрения» ЭЦП в xml файлы проделать несколько действий:
- Кликнуть по документу правой кнопкой мыши и выбрать «КриптоАрм», затем «Подписать».
- Откроется мастер создания ЭЦП, нажать на «Далее».
- Далее можно добавить файлы или папку, для которых нужна ЭЦП.
- Далее необходимо определиться с типом кодировки. Чаще используется DER, но некоторые организации работают и с BASE Если файлы подлежат архивированию после подписания, то отметить соответствующий пункт. Также можно отправить их по электронной почте.
- Затем настраивается ЭЦП. Указывается интегрируется подпись с файлами или создается отдельно в виде файла с расширением sig.
- В следующей вкладке необходимо добавить сертификат, полученный в удостоверяющем центре.
- В последнем окне проверяются внесенные изменения и подтверждаются нажатием кнопки «Готово». Также можно сохранить данные.
Все выбранные файлы будут подписаны. Купить ПО для внедрения ЭЦП можно в удостоверяющем центре. Специалисты помогут с установкой программы, выдадут сертификаты.
Для осуществления электронного документооборота необходимо, чтобы документы были подписаны электронной подписью (ЭП, ЭЦП). Это обязательное условие, так как документ без подписи не может считаться юридически значимым.
Рассказываем, что и в каком порядке нужно сделать, чтобы подписать документ электронной подписью.
Что потребуется
Документ следует подписывать только в окончательной редакции — какие-либо изменения в нём после подписания будут невозможны, иначе документ таким образом потеряет свою юридическую силу.
Чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, вам потребуются:
-
Действующий сертификат квалифицированной электронной подписи.
-
Средства электронной подписи.
-
Программа для создания ЭЦП — плагины, онлайн-сервисы и программы, устанавливаемые отдельно.
КЭП — единственная ЭЦП, которая даёт документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО.
В связи с особенностями технологии электронной подписи владелец ЭЦП не может подписывать документы без специального ПО, которое пользователь должен установить на ПК.
Как с помощью ЭЦП подписать документы формата Word и Excel
Чтобы документ, подписанный в Word или Excel, обладал юридической силой, необходимо предварительно установить КриптоПро Office Signature — специальный программный модуль, позволяющий создавать и проверять ЭЦП по алгоритмам программ Word и Excel.
Порядок действий при подписании документа для разных версий MS Office отличается.
Для программ, начиная с версии MS Office 2010, алгоритм следующий:
-
на вкладке Файл перейти в разделе Сведения;
-
нажать кнопку Добавить электронную подпись (КриптоПро);
-
в окне Подписание нажать кнопку Изменить и выбрать личный сертификат ЭЦП;
-
после выбора сертификата нажать кнопку Подписать.
Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.
Если пароль указан правильно, появится сообщение об успешном подписании документа.
Обратите внимание! Если создать подпись в одной версии КриптоПро Office Signature, а проверять её в другой, результат проверки может быть некорректным.
Как с помощью ЭЦП подписать документ в формате PDF
Для создания и проверки электронной подписи в программах для работы с PDF-файлами Adobe Acrobat, Adobe Reader предусмотрен модуль КриптоПро PDF.
Прежде чем подписывать документ, для работы с КриптоПро PDF нужно установить и настроить Acrobat Reader DC либо Adobe Acrobat Pro.
Рассмотрим настройку на примере Acrobat Reader DC:
-
Заходим в меню Редактирование → Установки → Подписи.
-
В блоке Создание и оформление нажимаем кнопку Подробнее.
-
В пункте Метод подписания по умолчанию выбираем КриптоПро PDF.
Чтобы подписать PDF-файл:
-
Откройте документ в Acrobat Reader DC
-
Выберите пункт Заполнить и подписать на панели инструментов справа.
-
Выберите пункт Сертификаты. Если его нет в списке, то необходимо добавить через настройки панели инструментов.
- Нажмите Поставить цифровую подпись.
- Выделите область, где будет стоять ЭЦП . После этого появится окно, в котором нужно будет выбрать цифровое удостоверение для подписи.
-
Нажмите Подписать.
Как создать и подписать файл в формате SIG с помощью ЭЦП
Как видно по изображению, файл с подписанным документом не только имеет другой формат, но и больше исходного по размеру. Это связано с добавлением подписи.
Чтобы сформировать документ в формате SIG или посмотреть содержимое документа с таким форматом, потребуется специальное ПО для шифрования и расшифрования данных, создания и проверки ЭЦП.
Как создать файл электронной подписи в формате SIG
Процесс создания документа в формате SIG мы рассмотрим на примере программы КриптоАРМ. Чтобы создать подписанный документ необходимо:
-
Выбрать исходный документ, кликнув по нему правой кнопкой мыши (1), выбрать в меню КриптоАРМ (2), затем – Подписать (3).
- Нажать кнопку Далее в открывшемся Мастере создания электронной подписи.
-
Выбрать в списке исходный файл для подписания. При необходимости можно добавить дополнительные файлы, которые нужно подписать.
-
Выбрать формат, в который будет преобразован исходный файл. По умолчанию установлен sig, поэтому менять в нашем случае ничего не нужно.
-
В блоке свойства подписи выбрать Подписано рядом с параметром Использование подписи (4). Если необходимо сохранить отдельный файл в формате SIG, отмечаем соответствующий параметр (5).
-
Нажать кнопку Выбрать(6) в окне Выбор сертификата подписи.
-
В Хранилище сертификатов выбрать сертификат ЭЦП из списка.
-
На последнем этапе создания документа с помощью Мастера нажать Готово.
После завершения операции подписания документа появится окно с результатами (7).
Готово! Документ в формате SIG создан и подписан.
Чтобы воспользоваться программой КриптоАРМ, потребуется лицензия, приобрести которую можно у нас на сайте. Если у вас ещё нет электронной подписи, оставьте заявку на её изготовление — наши менеджеры свяжутся с вами и проконсультируют по вопросам её получения в удостоверяющем центре
«Астрал-М», а также помогут подобрать удобный вариант тарифа.
Создание цифровой подписи в Microsoft Office/Excel 2007 и 2010 с использованием «КриптоПро Office Signature»
Для создания ЭЦП документа в Microsoft Office Word/Excel 2010 необходимо наличие плагина «КриптоПро Office Signature».
Установка продукта «КриптоПро Office Signature»
- Установка продукта «КриптоПро Office Signature» производится на компьютер с программным обеспечением:
- ОС: Windows XP/2003/Vista/2008/2008 R2/7 (32 или 64 бит);
- Microsoft Office 2007 или Microsoft Office 2010 (32 или 64 бит);
- КриптоПро CSP 2.0 и выше.
- Скачайте установочный файл:
- КриптоПро Office Signature (для 32-битных версий MS Office)
- КриптоПро Office Signature (для 64-битных версий MS Office)
- Вытащите ваш ключевой носитель ruToken из usb-порта на время установки программы
- Запустите скачанный файл, следуйте подсказкам мастера установки
- Перезагрузите компьютер
Создание цифровой подписи
-
Откройте документ, который необходимо подписать
-
Нажмите на вкладку Файл — раздел Сведения — кнопка Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)
-
Затем появится окно подписания документа. Если нужно выбрать другой сертификат — нажмите кнопку Изменить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.
-
Выберите сертификат и нажмите ОК.
-
Появится окно об успешном статусе подписания документа.
Неотображаемая электронная подпись
2.1. Создание и проверка электронной подписи
После завершения редактирования и сохранения документа можно добавить электронную подпись к документу. Подписанный документ будет доступен только для чтения. Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭП следует удалить из документа, поскольку они станут недействительными.
Ниже описывается работа с русскими версиями Microsoft Office.
Для создания неотображаемой электронной подписи в Microsoft Office Word 2007 или Excel 2007 в главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).
Рисунок 4. Добавление электронной подписи в Microsoft Word 2007
Для создания неотображаемой электронной подписи в Microsoft Office Word 2010/2013/2016 или Excel 2010/2013/2016 на вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО) (см. Рисунок 5)
Рисунок 5. Добавление электронной подписи в Microsoft Office 2010/2013/2016
После этого появится диалог подписи документа, в котором нажатием кнопки Изменить можно выбрать личный сертификат подписи. После выбора сертификата нажмите Подписать.
Рисунок 6. Подписание документа
Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль — появится окно ввода пароля.
Рисунок 7. Ввод пароля для контейнера
Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится сообщение о статусе подписания документа.
Рисунок 8. Сообщение о подтверждении подписи
После подписи документа в меню Файл, разделе Сведения выводится информация о том, что документ подписан и редактирование запрещено.
Рисунок 9. Сведения о подписанном документе
В строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет электронную подпись.
Рисунок 10. Строка состояния Microsoft Word 2007/2013/2016
Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка
Подписи, в которой указан статус подписи.
Рисунок 11. Статус подписи
Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи. Появится детальное сообщение о составе подписи.
Рисунок 12. Состав подписи
Если открыть документ для редактирования, все подписи удаляются, об этом выводится предупреждение.
При открытии измененного документа, содержащего недействительную ЭП, появится сообщение.
Рисунок 13. Документ с недействительной подписью
Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния. В результате справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи. Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мыши и выбором пункта Состав подписи в выпадающем меню.
Рисунок 14. Состав недействительной подписи
2.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись
Если документ уже содержит электронную подпись, его можно подписать еще раз.
Для добавления новой ЭП в Microsoft Office Word 2007 или Excel 2007 в главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).
Для добавления новой ЭП в Microsoft Office Word 2010/2013/2016 или Excel 2010/2013/2016 на вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).
Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.
В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.
Рисунок 15. Несколько подписей в документе
Строка подписи
3.1. Добавление строки подписи
На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка электронной подписи (КРИПТО-ПРО).
Рисунок 16. Строка электронной подписи (КРИПТО-ПРО)
Появится диалоговое окно Настройка подписи (см. Рисунок 17).
Рисунок 17. Настройка подписи
В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты не обязательно.
· в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего;
· в поле Должность предложенного подписывающего — название должности подписывающего;
· в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего — адрес электронной почты подписывающего;
· в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись;
· для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи;
· для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.
Нажмите кнопку ОК. Созданная строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа.
Рисунок 18. Строка подписи
При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи, например, если документ подписывается разными людьми. Добавление второй и следующих видимых подписей должно происходить до того, как будет добавлена первая электронная подпись, так как в этот момент содержимое документа становится защищенным от редактирования.
3.2. Добавление электронной подписи в строку подписания
Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется поместить электронную подпись, или выберите Подписать в контекстном меню, щелкнув правой кнопкой мыши по элементу подписи. Появится диалоговое окно Подписание.
Рисунок 19. Выбор параметров электронной подписи
В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи нажав ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается…
При нажатии ссылки Выбрать рисунок можно добавить изображение, например, своей рукописной подписи.
Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически. Для выбора другого цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат.
В окне Подписание нажмите кнопку Подписать. Выводится окно, в которое нужно ввести пароль к контейнеру закрытого ключа, после ввода правильного пароля по- явится информационное окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это со- общение.
Рисунок 20. Подтверждение подписи
Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи, в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись — в разделе Требуемые подписи.
Рисунок 21. Требуемые подписи
После того, как в документе появилась первая (или единственная) цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.
Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается. Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует передать этим лицам для подписания.
При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений.
Рисунок 22. Документ с несколькими подписями
Щелкните по кнопке Просмотр подписей, после чего на вкладке Подписи будет отображен список подписей в документе.
Рисунок 23. Список подписей на документе
Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи в тексте документа, либо выберите действие Подписать в контекстном меню элемента, либо в панели Подписи нажмите правой кнопкой мыши на нужной строке подписи и выберите команду Подписать.
Рисунок 24. Добавление подписи
В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать.
После создания последней подписи в документе в панели Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи.
Рисунок 25. Документ с несколькими подписями
3.3. Просмотр свойств электронной подписи
В окне документа в панели Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в тексте документа.
Рисунок 26. Меню свойств подписи
Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне.
Рисунок 27. Просмотр состава подписи
Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмите кнопку
Просмотр.
Рисунок 28. Сведения о сертификате
Подписанный документ можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена. Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо добавление подписи в строку подписи в новом документе.
При попытке сохранить подписанный документ под другим именем, появляется информационное окно.
Рисунок 29. Сохранение подписанного документа
Если нажать кнопку Да, все подписи в документе станут недействительными.
Документ, содержащий цифровые подписи, автоматически помечается как окончательный. При попытке снятия этой отметки появляется информационное окно.
Рисунок 30. Сообщение при попытке редактирования документа
Если нажать кнопку Да, то любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи из документа будут удалены.
Рисунок 31. Документ с подписями, удалёнными в результате редактирования
Документ можно подписать повторно, для этого на вкладке Подписи щелкните по требуемой подписи и выберите команду Подписать… Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в тексте документа и в контекстном меню выбрать команду Подписать…
Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать.
Всем привет! Сегодня хочу поведать как сделать подпись документа электронно-цифровой подписью через CryptoPro. На работе было необходимо сдать документы в Ростехнадзор, но он должен быть подписан электронной подписью директора.
Мы каждый год заказываем ключ в Таскоме под названием Ключ Директора через который на портале гос услуг оформляем пропуска на грузовой транспорт для передвижения по Москве.
Поэтому для подписи нашего excel документа это то что нужно )
Как подписать документ цифровой подписью
Для того что бы у Вас появилась возможность цифровой подписи документов Microsoft Office нужно сделать след:
- У вас должен быть установлен или скачен Microsoft Office
- Далее переходим на сайт http://www.cryptopro.ru/
- Переходим в меню продукты
- Скачиваем КриптоПро Office Signature
- Закрываем Office (если открыты какие нибудь документы)
- Устаналиваем скаченную программу
- После установки открываем документ Microsoft Office
- Теперь что бы подписать документ переходим в Меню Файл -> Сведенья -> Добавить электронно цифровую подпись(Крипто-Про)
По традиции выкладываю видео:
Вот и все, таким образом Вы узнали как подписывать документ word или excel электронной подписью. В след раз я Вам расскажу как подписать электронной подписью документ pdf. Оставляйте в комментарии свои вопросы я всегда с удовольствием на них отвечу!
Содержание
- Как подписать эцп документ excel 2016
- Как подписать документ электронной подписью в Word и Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019
- Подготовка к подписанию
- Создание электронной подписи в документе
- Проверка электронной подписи в документе
- Подписание документа, в котором уже есть электронная подпись
- Добавление в документ строки подписи
- Добавление электронной подписи в строку подписи. Изображение рукописной подписи
- Требуемые подписи
- Работа с подписанным документом
- Как подписывать документы excel и xml электронной подписью
- Виды ЭЦП
- Принцип функционирования ЭП и необходимые инструменты для ее создания
- ПО для создания ЭП
Как подписать эцп документ excel 2016
- Как настроить Word и Excel для работы с сертификатом?
- Как подписать документ электронной подписью в Word и Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019
- Подготовка к подписанию
- Создание электронной подписи в документе
- Проверка электронной подписи в документе
- Подписание документа, в котором уже есть электронная подпись
- Добавление в документ строки подписи
- Добавление электронной подписи в строку подписи. Рисунок рукописной подписи.
- Требуемые подписи
- Работа с подписанным документом
Ниже мы описали, как использовать электронную подпись (ЭП) в программах Word и Excel из пакета Microsoft Office. Инструкция подойдет для версий Microsoft Office 2007, 2010, 2013, 2016 и 2019. Для использования понадобится установить плагин КриптоПро Office Signature 2.0.
Подписание документа в Word и Excel 2003, 2007
В версии Microsoft Office 2003 подписывать документ электронной подписью нужно совсем по другим принципам — без установки дополнительных плагинов и программ. Однако мы не советуем использовать версию 2003 для работы с электронной подписью: подписанный документ будет открываться в более новых версиях с ошибками, а Word или Excel 2003 не сможет прочитать документы, созданные в других версиях Microsoft Office.
В версии Microsoft Office 2007 подписать документ можно двумя способами. Без установки плагинов — внутри самой программы, по тому же принципу, что и в версии 2003. Такой документ, в отличие от версии 2003 года, будет открываться в обычном режиме. Либо с установкой плагина КриптоПро Office Signature 2.0 — этот способ мы опишем ниже в инструкции.
Если документ был подписан в одной версии Word или Excel, а открывается в другой, то иногда при проверке электронной подписи в документе может появиться ошибка. Если открыть документ в версии Word или Excel, в которой нет плагина КриптоПро Office Signature, то электронные подписи не отобразятся или будут показаны недействительными.
Как подписать документ электронной подписью в Word и Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019
Подготовка к подписанию
Установить плагин «КриптоПро Office Signature 2.0». Скачать плагин можно на странице разработчика: http://www.cryptopro.ru/products/office/signature
Чтобы плагин установился, на компьютере должен быть установлен КриптоПро CSP версии 3.6 и выше.
Создание электронной подписи в документе
В этом разделе расскажем, как создать невидимую или неотображаемую электронную подпись в документе. Чтобы создать подпись, которая будет графически отображаться в тексте документа — перейдите к разделу «Добавление строки подписи в документе»
Когда документ окончательно готов, сохраните его и выполните шаги ниже, чтобы добавить к нему электронную подпись. После подписания документ будет доступен только для чтения.
Если вам понадобится изменить его, то нужно удалить все ЭП из документа. Иначе при проверке измененного документа подписи будут показаны как недействительный
Чтобы подписать документ в Word или Excel 2007, в главном меню выберите «Подготовить» — «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)». В некоторых версиях кнопка может называться «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)»
Чтобы подписать документа в версиях Word 2010 или Excel 2010 и выше, перейдите на вкладку «Файл» в раздел «Сведения». Нажмите «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)». В некоторых версиях кнопка может называться «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)»
В версиях Word и Excel 2016 или 2019 можно подписать документ через кнопку «Защита документа» (если установлен плагин Office Signature 2.0.12663 и версии выше). Также перейдите в «Файл» — «Сведения». Нажмите на кнопку «Защита документа» и выберите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)». Это позволит подписать не только документы стандартного формата, но и документы формата OpenDocument (odt и ods)
Предупреждение: при использовании вкладки Добавить цифровую подпись необходимо, чтобы алгоритм сертификата соответствовал алгоритму подписи УЦ.
Затем появится окно «Подписание». В нем можно выбрать сертификат, которым будет подписан документ — нажав кнопку «Изменить». Если не переходить по кнопке, то документ будет подписан сертификатом, выбранным автоматически.
Если контейнер электронной подписи защищен паролем, то нужно будет его ввести — в появившемся окне.
Если введен правильный пароль, появится подтверждение того, что документ подписан — «подпись успешно сохранена с документом».
Если пароль неверный, попробуйте проверить его на ошибки и ввести снова. Если пароль забыли — воспользуйтесь инструкцией .
После подписания документа внизу окна документа появится значок подписи: красный значок или иконка документа.
А в меню «Файл» — «Сведения» появится информация, что документ подписан и его невозможно отредактировать, а при редактировании подписи станут недействительными.
Проверка электронной подписи в документе
Чтобы проверить подпись и ее статус (действительна или нет), нажмите на значок подписи внизу окна документа. Справа появится вкладка «Подписи», в ней отобразится статус ЭП.
Чтобы посмотреть состав подписи, щелкните правой кнопкой мыши на название подписи и выберите «Состав подписи». Появится окно со сведениями ЭП.
Если открыть документ для редактирования, все подписи удалятся. Если документ все-таки отредактировали после подписания, то при его открытии появится сообщение «Документ содержит недействительные подписи».
Состав недействительной подписи также можно посмотреть. Для этого нажмите на значок подписи внизу окна, справа появится окно «Подписи». Нажав на название подписи, вы сможете просмотреть ее состав и подробную информацию о ней.
Подписание документа, в котором уже есть электронная подпись
Чтобы добавить электронную подпись в документ, в котором уже есть подпись, следуйте шагам, описанным выше в блоке «Создание электронной подписи в документе». В результате в документе на вкладке «Подписи» появится еще одна действительная подпись.
У второй подписи можно также проверить состав — по действиям, описанным в блоке «Проверка электронной подписи в документе».
Добавление в документ строки подписи
При подписании в документ можно добавить видимую строку подписи — графический элемент, который будет показывать, что документ подписан электронной подписью.
Как создать невидимую электронную подпись, которая не будет видна в тексте документа, мы рассказали выше, в разделе «Создание электронной подписи в документе».
Перейдите на вкладку «Вставка» — «Текст», найдите иконку «Строка подписи» и нажмите на стрелку рядом с ней. В открывшемся меню выберите «Строка электронной подписи (КРИПТО-ПРО)»
В Word и Excel 2016 или 2019, если установлена версия Office Signature 2.0.12663 и выше, также можно использовать вкладку «Строка подписи Microsoft Office». Однако при этом способе необходимо, чтобы алгоритм сертификата соответствовал алгоритму подписи УЦ.
Появится окно «Настройка подписи». В нем можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения потом отобразятся документе в строке подписи.
В поле «Инструкции для подписывающего» можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции не появятся в документе, но подписывающий их увидит в окне «Подпись», когда будет ставить подпись.
Чтобы подписывающий мог добавить примечание при подписании, нажмите галочку «Разрешить подписывающему добавлять примечания…»
Нажмите «ОК». В документе появится строка подписи.
Вы можете переместить ее в любое место в тексте. Либо добавить вторую строку, если документ подписывают разные люди. Добавить строки подписи нужно до того, как документ подпишут первой электронной подписью, иначе документ будет защищен от редактирования.
Добавление электронной подписи в строку подписи. Изображение рукописной подписи
Чтобы поместить в строку подписи электронную подпись, дважды щелкните левой кнопкой мыши по строке подписи. Либо нажмите правой кнопкой мыши по строке подписи, откроется в меню, в нем выберите «Подписать».
Откроется окно «Подписание»:
В нем можно посмотреть сведения о создаваемой электронной подписи и документе (ссылка «Дополнительные сведения. »)
Добавить рисунок, например, скан своей рукописной подписи (ссылка «Выбрать рисунок»)
Внизу окна будет указан сертификат для подписания — он выбран автоматически. Если нужно подписать документ другим сертификатом, нажмите кнопку «Изменить».
Когда выберете нужный сертификат, нажмите кнопку «Подписать».
Появится окно, в котором нужно ввести пароль к контейнеру закрытого ключа.
После ввода правильного пароля появится окно, которое подтвердит, что документ подписан — «подпись успешно сохранена вместе с документом». Нажмите «ОК», чтобы его скрыть.
В документе отобразится дата и автор подписания, а также рисунок рукописной подписи, если его загрузили. На вкладке «Подписи» также появится созданная электронная подпись — в разделе «Действительные подписи».
Чтобы посмотреть состав подписи и сведения о сертификате, останьтесь на вкладке «Подписи» и нажмите на стрелочку около нужной вам подписи. Либо вернитесь в текст документа и дважды щелкните мышкой по строке подписи.
Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается. После того, как в документ добавили хотя бы одну электронную подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.
Требуемые подписи
Требуемые — это незаполненные подписи, которые запросил автор документа. Они отображаются на вкладке «Подписи» — «Требуемые подписи».
Если открыть документ, в котором есть требуемые подписи, вверху документа появится сообщение «Этот документ необходимо подписать»
Передайте документ всем лицам, которые должны его подписать.
Если документ уже был ранее подписан хотя бы одной подписью, то он помечается как окончательный, и его нельзя редактировать. Однако в него можно добавить другие электронные подписи.
Чтобы добавить подпись в свободную строку подписи, воспользуйтесь инструкцией выше.
Работа с подписанным документом
Подписанный документ можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в другие документы. Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но строка вставится только в виде графического элемента — в ней не будет содержаться электронной подписи. Добавлять электронную подпись нужно будет отдельно.
Если попытаться поменять название подписанного документа или скопировать его, то появится предупреждение — «Все подписи станут недействительными». Если нажать «Да», то подписи станут недействительными.
Подписанный документ помечен как окончательный. Если попытаться его отредактировать (нажать кнопку «Все равно редактировать), то появится предупреждение: «Все подписи будут удалены из документа».
Если нажать «Да», то любое редактирование документа удалит все подписи из него.
После редактирования документ можно подписать повторно — по инструкциям, описанным выше.
Источник
Как подписывать документы excel и xml электронной подписью
Без ЭЦП или ЭП невозможно проводить электронный оборот документов. Физическим и юридическим лицам электронная подпись позволяет взаимодействовать с официальными органами удаленно. Подписать электронные «бумаги» можно несколькими способами.
Виды ЭЦП
Название, правила применения электронной подписи регулируются Федеральным законом №63. Согласно ему, существует 3 вида ЭП:
ЭП надежнее бумажной, так как ее невозможно подделать. Поэтому электронная подпись становится популярным и обязательным инструментом при составлении договоров. Например, принимать участие в госзакупках нельзя без ЭП.
Справка! Официально для электронной подписи используется аббревиатура «ЭП». В поисковиках, на сайтах используется старое название «ЭЦП», так как это облегчает поиск необходимой информации об инструменте.
Принцип функционирования ЭП и необходимые инструменты для ее создания
Усиленные ЭП создаются с помощью криптографического шифрования. Для восстановления и идентификации используются 2 ключа: закрытый на токене и открытый. Хранятся на флешке или в защищенном облачном хранилище. После получения токена следует поменять пароль. Для создания ЭП необходимы следующие инструменты:
- Документ, подлежащий подписанию, в окончательном варианте. После создания ЭП его нельзя будет изменить.
- Настройка компьютера. Подготовить его к установке необходимого ПО.
- Ключ или сертификат подписи. Получают его в Удостоверяющем центре и устанавливают на компьютер.
- Криптопровайдер для генерирования ЭП. Могут быть в виде плагинов, веб-сервисов, утилит.
ЭП действует определенный срок — обычно 1 год, по истечению которого необходимо заново получить подпись. После создания ЭП документ нельзя изменить. Если он был отредактирован после установки электронной подписи, то все изменения отслеживаются. Также можно определить личности подписантов.
Важно: токен и криптопровайдер должны пройти сертификацию в ФСБ, согласно законам РФ.
ПО для создания ЭП
Для подписания документов существуют как платное ПО, так и бесплатное. Наиболее популярны плагины КриптоПро Office Signature, КриптоАРМ, ViPNet CryptoFile. Для создания подписи в документе Excel или Word с помощью КриптоПро Office Signature проделать шаги:
- Скачать КриптоПро CSP версии выше 4.0.
- Установить программу, для этого запустить инсталлятор и выбрать тип установки «Полная».
- В конце нужно ввести ключ. Если этого не сделать, то активируется демо версия, рассчитанная на 90 дней.
- Далее развернуть документ, на который устанавливается ЭП. Нажать на нем на пункт «Файл».
- Затем — «Сведения». В появившемся меню кликнуть по строке «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)».
- Откроется вкладка «Подписание». Здесь нужно указать нужный сертификат, нажав на кнопку «Изменить».
- Появятся доступные сертификаты. Выбрать нужный.
- Возможно, что придется ввести пароль для токена, если он ранее был установлен.
- В конце должно появиться окно, оповещающее об успешном создании ЭП.
- Для проверки можно нажать на «Файл». Вверху появиться надпись «Помечен как окончательный», означающая наличие ЭП. Также можно нажать на значок внизу документа.
- Справа отобразится владелец ЭП.
После подписания документ нельзя изменять, так как любое редактирование сделает ЭЦП недействительной.
Важно! С 1 января 2019 года электронная подпись должна соответствовать ГОСТ Р 34.10-2012. Только версии 4.0 и выше поддерживают данный стандарт.
Подписать документы xml можно распространенной программой КриптоАрм. Она работает на алгоритме КриптоПро Office Signature, платная. Бесплатная версия действует 14 дней. КриптоАрм позволяет проверить папку с файлами.
При этом для каждого документа создается отдельная подпись. С помощью программы можно обратиться в удостоверяющий центр для получения или отзыва сертификата.
Если КриптоАрм не установлен, то инсталлировать его так:
- Скачать программу.
- После распаковки запустить файл TrustedDesktopBundle с правами администратора.
- Откроется первое окно установщика. Оставить все без изменений и кликнуть по кнопке «Далее».
- В окне с лицензионном соглашением кликнуть по «Начать».
- После установки согласиться с перезагрузкой компьютера.
Если в течении 14 дней не купить лицензионный ключ, то программа не сможет работать с сертификатами по истечении пробного периода. После приобретения лицензии запустить криптопровайдер. Выбрать во вкладке «Помощь» пункт «Установить лицензию»
Ввести код, полученный в письме, в соответствующую строку.
Для «внедрения» ЭЦП в xml файлы проделать несколько действий:
- Кликнуть по документу правой кнопкой мыши и выбрать «КриптоАрм», затем «Подписать».
- Откроется мастер создания ЭЦП, нажать на «Далее».
- Далее можно добавить файлы или папку, для которых нужна ЭЦП.
- Далее необходимо определиться с типом кодировки. Чаще используется DER, но некоторые организации работают и с BASE Если файлы подлежат архивированию после подписания, то отметить соответствующий пункт. Также можно отправить их по электронной почте.
- Затем настраивается ЭЦП. Указывается интегрируется подпись с файлами или создается отдельно в виде файла с расширением sig.
- В следующей вкладке необходимо добавить сертификат, полученный в удостоверяющем центре.
- В последнем окне проверяются внесенные изменения и подтверждаются нажатием кнопки «Готово». Также можно сохранить данные.
Все выбранные файлы будут подписаны. Купить ПО для внедрения ЭЦП можно в удостоверяющем центре. Специалисты помогут с установкой программы, выдадут сертификаты.
Источник
В статье описывается как подписать документы (pdf, word, excel, xml, архив) с помощью ЭЦП. Рассмотрим какое программное обеспечение необходимо, чтобы подписать документы с помощью ЭЦП, их плюсы и минусы.
- Подписать файл с помощью ЭЦП
- Подписать pdf с помощью ЭЦП
- Подписать документ Word с помощью ЭЦП
- Подписать документ Excel с помощью ЭЦП
Как подписать файл с помощью ЭЦП
Есть две программы с помощью которых можно подписать файл с помощью ЭЦП:
- ViPNet CryptoFile;
- КриптоАРМ.
ViPNet CryptoFile
Скачать можно по этой ссылке.
С помощью этой программы можно подписать любой файл, например: doc, xls, jpg, xml, txt, подписать декларацию эцп, архив. После подписания файл будет с окончанием .sig
Плюсы: бесплатная требующая регистрации на сайте программа (ключ получите на электронную почту). Также есть возможность при подписании файла с ЭЦП использовать прикрепленную подпись к файлу, т.е. файл и ключ будет находиться в одном файле или отдельно от файла.
Минусы: при подписании можно добавить только одну электронную подпись;
Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню ViPNet CryptoFile -> Подписать.
КриптоАРМ
Скачать можно по этой ссылке.
Минусы: платное программное обеспечение;
Плюсы: можно добавить множество ЭЦП подписей при подписывании файла.
Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню КриптоАРМ -> Подписать.
Как подписать pdf с помощью ЭЦП
Если Вам необходимо подписать документ например для налоговой, читайте инструкцию выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП», если же Вам необходима подпись с видимой частью в документе, то читайте инструкцию ниже.
Для того чтобы подписать pdf документ с помощью ЭЦП необходимо ПО КриптоПро PDF.
Плюсы: Электронная подпись видна в документе.
Минусы: Стоимость программы (90 дней бесплатно.)
также, необходимо чтобы был установлен Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro.
Прежде чем вставить электронную подпись в документе pdf, необходимо настроить Acrobat Reader DC для работы с программой КриптоПро PDF, для этого в Acrobat Reader DC нажимаем Ctrl+K или заходим в меню Редактирование -> Установки, в категориях выбираем Подписи -> где «Создание и оформление» нажимаем Подробнее см. рисунок:
В «Методе подписания по умолчанию» выбираем КриптоПро PDF как на рисунке:
Подписываем документ pdf с ЭЦП
Открываем документ pdf -> в правой панели нажимаем на заполнить и подписать
В верхней панели программы Acrobat Reader нажимаем на «Заполнить и подписать» -> «Дополнительные инструменты»
Необходимо выбрать инструмент Сертификаты для добавления на панель.
После нажатие на Сертификаты на панели появиться инструмент «Поставить цифровую подпись», нажимаем на нее, далее выделяем курсором участок где хотим поставить цифровую подпись, появиться окно с выбором сертификата.
Выберите сертификат -> ОК -> Подписать.
Цифровая подпись в pdf выглядет вот таким образом:
Наш документ pdf подписан, таким же способом можно поставить несколько подписей в одном файле pdf.
Как подписать документ Word с помощью ЭЦП
Если Вам необходимо подписать документ с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию ниже, если же Вам необходимо подписать документ word и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП».
Для того чтобы подписать документ Word с помощью ЭЦП нам необходима программа КриптоПро Office Signature.
КриптоПро Office Signature — платное программное обеспечение, служит для подписания документов Wort, Excel.
После установки можно сразу приступить к подписанию документов Word ЭЦП, для этого открываем документ Word который необходимо подписать с ЭЦП -> меню Ставка -> в блоке Текст нажать на Строка подписи и выбрать Строка подписи (КРИПТО-ПРО).
Предположим, что необходимо вставить две электронные подписи в документ Word, для этого проделываем два раза операцию показанную выше, без подписания. Так как после подписания одной подписью, документ станет не редактируемым. Поэтому вставляем два поля для электронной подписи.
После этого можно подписывать нажав на одну подпись, выбрать ЭЦП и подписать, далее такие же действия произвести и со второй подписью.
Подписанный ЭЦП документ word выглядит вот так:
Как подписать документ Excel с помощью ЭЦП
Не буду повторяться, для того чтобы подписать документ Excel c помощью ЭЦП, необходимо проделать все тоже самое что и для Word см, чуть выше.
Внимание: Если Вам необходимо подписать документ excel с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию дальше «Как подписать документ Word с помощью ЭЦП» , если же Вам необходимо подписать документ excel и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция в начале страницы «Как подписать файл с помощью ЭЦП».
Как подписать договор с помощью ЭЦП
В зависимости в каком формате создан договор, прочитайте выше статью Как подписать документ Word или PDF.
Как подписать доверенность с помощью ЭЦП
Прочитайте выше статью и выберите подходящий вариант как подписать доверенность с помощью ЭЦП.
Вопросы:
Разрешается ли редактирование файла подписанного ЭЦП
— Нет, после подписания файл отредактировать не получиться, например, если попытаться отредактировать текст подписанный в Word-е, то все подписи удаляются.
Как выглядит документ подписанный ЭЦП
— Все зависит каким методом вы подписывали документ. Если подписывали документ как в инструкции в начале, файл будет с расширение .sig. Также файл и ЭЦП может быть отдельным файлом, это зависит от метода подписания файла.
Если же вы подписывали документ pdf, word или excel с помощью специальных программ, то отличить их не предоставляется возможным. Необходимо открыть документ и уже внутри удостовериться, есть ли подпись или нет.