Как подписать документ электронной подписью в word sig

Для осуществления электронного документооборота необходимо, чтобы документы были подписаны электронной подписью (ЭП, ЭЦП). Это обязательное условие, так как документ без подписи не может считаться юридически значимым.
Рассказываем, что и в каком порядке нужно сделать, чтобы подписать документ электронной подписью.

Что потребуется

Документ следует подписывать только в окончательной редакции — какие-либо изменения в нём после подписания будут невозможны, иначе документ таким образом потеряет свою юридическую силу.

Чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, вам потребуются:

1. Действующий сертификат квалифицированной электронной подписи.

КЭП — единственная ЭЦП, которая даёт документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО.

2. Средства электронной подписи.

В связи с особенностями технологии электронной подписи владелец ЭЦП не может подписывать документы без специального ПО, которое пользователь должен установить на ПК.

3. Программа для создания ЭЦП — плагины, онлайн-сервисы и программы, устанавливаемые отдельно.

Как с помощью ЭЦП подписать документы формата Word и Excel

Чтобы документ, подписанный в Word или Excel, обладал юридической силой, необходимо предварительно установить КриптоПро Office Signature — специальный программный модуль, позволяющий создавать и проверять ЭЦП по алгоритмам программ Word и Excel.

Порядок действий при подписании документа для разных версий MS Office отличается.
Для программ, начиная с версии MS Office 2010, алгоритм следующий:

• на вкладке Файл перейти в разделе Сведения;

• нажать кнопку Добавить электронную подпись (КриптоПро);

• в окне Подписание нажать кнопку Изменить и выбрать личный сертификат ЭЦП;

• после выбора сертификата нажать кнопку Подписать.

Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.

Если пароль указан правильно, появится сообщение об успешном подписании документа.

Обратите внимание! Если создать подпись в одной версии КриптоПро Office Signature, а проверять её в другой, результат проверки может быть некорректным.

Как с помощью ЭЦП подписать документ в формате PDF

Для создания и проверки электронной подписи в программах для работы с PDF-файлами Adobe Acrobat, Adobe Reader предусмотрен модуль КриптоПро PDF.

Прежде чем подписывать документ, для работы с КриптоПро PDF нужно установить и настроить Acrobat Reader DC либо Adobe Acrobat Pro.

Рассмотрим настройку на примере Acrobat Reader DC:

1. Заходим в меню Редактирование → Установки → Подписи.

2. В блоке Создание и оформление нажимаем кнопку Подробнее.

3. В пункте Метод подписания по умолчанию выбираем КриптоПро PDF.

Чтобы подписать PDF-файл:

1. Откройте документ в Acrobat Reader DC

2. Выберите пункт Заполнить и подписать на панели инструментов справа.



3. Выберите пункт Сертификаты. Если его нет в списке, то необходимо добавить через настройки панели инструментов.



4. Нажмите Поставить цифровую подпись.



5. Выделите область, где будет стоять ЭЦП . После этого появится окно, в котором нужно будет выбрать цифровое удостоверение для подписи.



6. Нажмите Подписать.

Как создать и подписать файл в формате SIG с помощью ЭЦП

Как видно по изображению, файл с подписанным документом не только имеет другой формат, но и больше исходного по размеру. Это связано с добавлением подписи.

Чтобы сформировать документ в формате SIG или посмотреть содержимое документа с таким форматом, потребуется специальное ПО для шифрования и расшифрования данных, создания и проверки ЭЦП.

Как создать файл электронной подписи в формате SIG

Процесс создания документа в формате SIG мы рассмотрим на примере программы КриптоАРМ. Чтобы создать подписанный документ необходимо:

1. Выбрать исходный документ, кликнув по нему правой кнопкой мыши (1), выбрать в меню КриптоАРМ (2), затем – Подписать (3).



2. Нажать кнопку Далее в открывшемся Мастере создания электронной подписи.



3. Выбрать в списке исходный файл для подписания. При необходимости можно добавить дополнительные файлы, которые нужно подписать.



4. Выбрать формат, в который будет преобразован исходный файл. По умолчанию установлен sig, поэтому менять в нашем случае ничего не нужно.



5. В блоке свойства подписи выбрать Подписано рядом с параметром Использование подписи (4). Если необходимо сохранить отдельный файл в формате SIG, отмечаем соответствующий параметр (5).



6. Нажать кнопку Выбрать(6) в окне Выбор сертификата подписи.



7. В Хранилище сертификатов выбрать сертификат ЭЦП из списка.



8. На последнем этапе создания документа с помощью Мастера нажать Готово.



После завершения операции подписания документа появится окно с результатами (7).



Готово! Документ в формате SIG создан и подписан.

---

Чтобы воспользоваться программой КриптоАРМ, потребуется лицензия, приобрести которую можно у нас на сайте. Если у вас ещё нет электронной подписи, оставьте заявку на её изготовление — наши менеджеры свяжутся с вами и проконсультируют по вопросам её получения в удостоверяющем центре
«Астрал-М», а также помогут подобрать удобный вариант тарифа.

Всем привет! 🔥 Сегодня хочу немного поделиться с Вами своим опытом в вопросе подписей ЭЦП 🔑 документов word, excel PDF и др форматов ✅ которые от нас требуют при участии в тендерах или при отправки документов через гос порталы создавая их в формате sig. ✅ В данной статье, я максимально подробно на доступном языке (“для тех кто в танке”) объясню не только, что это за формат sig, но и расскажу сам принцип работы и особенности файла формата sig с инструкцию о том как:

1. Создавать SIG файлы 🔑
2. ✅ Подписывать файлы SIG
3. Проверять файлы SIG 🔥
4. Просматривать содержимое файлы SIG

✅ После прочтение этой статьи у вас больше не будет вопросов как работать с форматом SIG 🔑 а если даже и возникнут, пишите мне на почту или оставляйте свои комментарии. 🔥

Данную статья я решил написать, после того как мне на почту от читателей поступил вопрос:

Добрый день!

У меня возникла проблема с подписанием документа электронной подписью. Подскажите, пожалуйста, что можно сделать. Ситуация такая. Мне необходимо подписать pdf документ (в данном случае копию приказа) электронной подписью руководителя. Подписанный документ должен быть обязательно в формате  .sig

Заранее благодарю, Олеся.

✅ Я уже писал статью на тему:

1. как подписать pdf документ ЭЦП кто не читал, советую ознакомиться.🔥🔥🔥
2. 🔔🔔 как создать тестовый сертификат

Сейчас же мы рассмотрим подпись документа не просто c использованием ЭЦП, а что бы на выходе у нас получился файл формата SIG, как это сделать сейчас вы узнаете!

Если вы задались вопрос, а что же за такой формат SIG?  который нас гос службы обязывают сдать документы, то ответ на этот вопрос очень простой:

Файл формата SIG – имеет расширенное название Signature (что в переводе означает Подпись) уже отсюда можно сделать вывод, что данный файл имеет все основание называться официальным подписанным документом.

Особенностью файлы формата sig является то, что он состоит из двух частей:

1. исходный документ
2. подпись

После того как подписывают файл 🔥 (через спец софт), в конец исходного документа добавляется блок кода “ключа-подпись” которым вы подписывает документ и на выходе получаем файл формата SIG 🔑

Итог: файл sig – это формат документа подписанный электронно цифровой подписью (ЭЦП)

Какие бывают подписи формата SIG

✅ У данного формата ЭЦП есть два варианта исполнения:

1. 🔑 Отсоединенная ЭЦП
2. 🔑 Присоединенная ЭЦП

Главное отличие этих подписей состоит в том:

Отсоединенная подпись ЭЦП в формате sig

✅ самое главное отличие этого формата в том, что когда вы подписываете отсоединенной подписью у вас документ остается того же формата и размера, а вот после подписания с ним будет идти отдельный файл формата sig 🔑 который будет считаться самой подписью.

на рисунке видно документ Документ Microsoft Word.docx и рядом с ним идет документ Документ Microsoft Word.docx.sig который считается его подписью

Тоесть когда вы подписываете отсоединенной подписью человек на другой стороне может без специальных программ открыть ваш файл и его прочитать (если вы подписывали документ PDF 🔥 то его откроют стандартной программой Adobe PDF и могут смотреть и так же с документами word и другими ) но вот если вы внесете в исходный документ какие то данные, то второй файл который идет с ним (отсоединенный) в формате sig уже будет не актуальный.

Поэтому отсоединенная копия очень удобный вариант подписи для второй стороны.

Присоединенная подпись ЭЦП в формате sig

Этот формат файла любимый у тендерных площадок и госпорталов когда вам нужно приложить каждый документ в формате SIG 🔑 (не отсоединенная) этот формат получается на выходе после подписания какого ли до документа. Когда вы подписываете документ у него изменяется:

1. ✅ формат с pdf, word, xlsx  меняется на .SIG
2. изменяется размер документа потому как к нему добавляется в конец файла код с подписью

на рисунке видно документ Документ Microsoft Word.docx с размеров в 13кб, а под ним документ Документ Microsoft Word.docx.sig который и является уже документом с присоединенной подписью, что свидетельствует размер документа в 20кб

Для просмотра этого документа на другой стороне должна стоять программа которая может открыть этот документ и просмотреть его содержимое, т.е. тот же КриптоАРМ

Как создать файл электронной подписи SIG

Для создания файла SIG 🔑 нужно использовать программу КриптоАРМ – это официальный софт от компании ООО «Цифровые технологии» ✅ которая позволяет не только подписывать документы в формате sig, но также шифровать и дешифровывать документы. У данный программы есть пробный период в 14 дней этого должно хватить, что бы ознакомится с функционалом программы.

Для установки программы:

1. 🔥 переходим на официальный сайт КриптоАРМ  – перейти
2. Скачиваем последнюю версию софта, на конец 2019 года это КриптоАРМ5

Установка КриптоАРМ5

По ссылке выше вы уже скачали сам файл КриптоАРМ и теперь нам надо его просто проинсталлировать, сама установка проходит как и любая программа в которой после запуска просто нажимаем далее и ждем установки.

Создать файл SIG

Для создания подписанного файла сиг, после установки КриптоАРМ проделываем следующую операцию:

1. кликните правой кнопкой мыши на вашем файле который нужно подписать (рис.1) далее из выпадающего меню выбираем КриптоАРМ (рис.2) и далее выбираем Подписать (рис.3)
   
2. у нас открывается мастер создания ЭЦП и нам нужно только нажать Далее
   
3. далее в окне у нас будет список файлов на подписание в который можно добавить дополнительные файлы или убрать лишние
   
4. на следующим шаге выбираем  выходной формат файла с кодировкой и расширением (оставляем все по умолчанию и нажимаем Далее)
   
5. На этом шаге у нас идет настройка параметров подписи тут мы указываем, что делаем (в нашем случае это Подписано) (рис.4) и самое важно в этих параметрах вы можем указать Присоединенная или Отсоединенная будет подпись (рис.5)
   
6. после того как мы выбрали параметры переходим к самому процессу подписания и нажимаем кнопку Выбрать
   
7. из списка выбираем наш сертификат (я для примера создал тестовый сертификат ЭЦП ) в списке он у меня называется Test
   
8. Мастер подписи закончен и переходим к кульминации, нажимаем на кнопку готово
   
9. у нас запускается операция подписания и после появится окно с результатами подписи (рис.6) и видим в папке откуда мы запускали подпись документа, рядом с этим фалом появился файл с таким же названием и на конце у него добавился формат sig
   
10. Все!

НУ вот вы и научились создавать и подписывать документы в формате *.SIG

Открыть файл с расширением SIG

Теперь пойдем от обратной ситуации, вам прислали присоединенный файл SIG и вам надо его просмотреть и у вас естественно возникают вопросы:

1. Как открыть файл sig
2. Чем открыть файл sig
3. Как посмотреть и прочитать файл sig

Если вы читали то, что я написал Выше, то у вас уже не возникнет вопрос чем открыть документы подписанные ЭПЦ формата sig, для этого мы используем нашу программу КриптоАРМ

Для примеры мы возьмем обратную ситуацию, наш файл который мы подписали Документ Microsoft Word.docx.sig откроем для просмотра.

1. Запускаем программу КриптоАРМ  с рабочего стола или из меню Пуск -> Все программы
   
2. открывается главное окно программы в котором заходим в пункт меню Файл (рис.1) и из выпадающего меню выбираем Просмотр документов (рис.2)
   
3. в открывшемся окне выбираем документ который хотим открыть для просмотра
   
4. После этого у нас происходит процесс открытия подписанного документа
   
5. и после этого у нас открывается файл, я создавал текстовый документ формата doc в котором просто написал test
   

Если вы осилили мою статью от начала и до конца, то я уверен на все 100% у вас отпали все вопросы о том как подписывать и просматривать документы формата sig, но если появились какие то ошибки или другие вопросы, пишите мне на почту или в комментариях под статьей буду вам помогать!

ну и как полагается Видео )

При отправке документов или участии в государственных тендерах требуется проставление электронной подписи и создание файла sig. ЭЦП содержит данные об авторе, подтверждает отсутствие правок в заверенном тексте. Существует несколько способов проставления подписи, для реализации которых используются разные программы. Все зависит от требований учреждения, куда подаются документы.

Что такое файлы в формате sig

Название такого расширения произошло от signature – «подпись». Файл такого формата является заверенным официально документом. Особенностью такого объекта считается то, что он включает 2 компонента:

• исходный текст;
• подпись.

После заверки документа через специальную программу в конце появляется блок ключа, которым подписывают документ. Так получают файл формата sig. Таким образом, подобное название присваивается документу, заверенному ЦП.

Подписи в формате sig

Этот тип ЭЦП проставляется в 2 вариантах: присоединенном и отсоединенном.

Отсоединенная

Открепленная ЦП отличается тем, что при ее проставлении сохраняются прежние размер и тип исходного документа. Появляется отдельный объект с расширением sig. Он и становится самой ЦП. В качестве примера можно взять объект типа Word.docx. После обработки рядом с ним в папке появляется Word.docx.sig. Получатель может открыть и прочитать документ без использования специального софта.

Например, при создании стандартного текстового файла его открывают с помощью Word. Однако если в исходный текст вносятся изменения, то ЦП утрачивает силу.

Отсоединенная подпись считается удобным для контрагента вариантом.

Присоединенная

Этот вид ЭП часто используется государственными порталами и тендерными площадками. Сервисы требуют загрузки документов с расширением sig. Присоединенная ЭЦП формируется после подписания файла. Исходный формат при этом меняется на .sig. Другим становится и объем объекта, что объясняется добавлением дополнительного кода. Например, создается файл Word.docx размером 15 кб.

После постановки подписи размер увеличивается до 22 кб.

Документ можно открыть только с помощью специальной программы, например, «КриптоАРМ».

Где используются подобные файлы

Наиболее часто они применяются «Росреестром». Кроме того, файлы sig используются при:

• участии в интернет-аукционах;
• сдаче отчетности в ЕГАИС;
• работе с государственными порталами;
• подаче заявлений в учебные заведения.

Что потребуется для создания ЭЦП в файле sig

Для проставления подписи используются разные программы. Наиболее популярной считается «КриптоАРМ». Софт применяется не только для заверки, но и для шифрования. Пользователям предлагается демонстрационный период длительностью 2 недели.

Какие программы нужны

Для скачивания «КриптоАРМ» нужно:

1. Перейти на сайт разработчиков. Найти свежую версию софта.
2. Нажать на клавишу скачивания. Дождаться загрузки инсталлятора.
3. Выполнить установку по инструкциям, даваемым системой.

Для создания объектов формата sig используются и другие программы:

1. «Контур.Крипто». Приложение предназначено для подписания и кодирования документов. Софт работает с любыми выданными удостоверяющими центрами сертификатами. Можно создать усовершенствованную ЦП с пометкой времени. После заверки открепленная подпись появляется рядом с исходным объектом. Готовые документы можно отправлять по электронной почте.
2. «КриптоПро Office Signature». Плагин предназначен для создания присоединенной подписи. ЭЦП может отображаться после текста или в отдельной вкладке. Строку подписи можно перемещать или ставить в нескольких местах.
3. Microsoft Outlook. Чтобы подписать документ электронной подписью, нужно авторизоваться в почте, используемой при регистрации сертификата.
4. «КриптоПро PDF». Приложение предназначено для заверки документов соответствующего формата. Подпись может быть видимой или скрытой. Возможна настройка правок, при внесении которых ЦП не утратит своей силы, например, добавление комментариев.

Как подписывать документы с помощью файла

Инструкция будет рассмотрена на примере «КриптоАРМ». Подписанный файл через программу создают так:

1. Нажимают правой клавишей мыши на название подписываемого объекта. В открывшемся списке находят вариант «КриптоАРМ».
2. Выбирают пункт «Подписать». Запускается мастер постановки ЭЦП, после чего нажимают «Продолжить». Откроется перечень, в который добавляют новые объекты или удаляют ненужные.
3. Выбирают конечное расширение и способ шифрования. Чаще всего менять предустановленные настройки не приходится.
4. Указывают параметры подписи. На этом этапе выбирают тип ЦП: присоединенный или открепленный. Сохраняют внесенные изменения.
5. Переходят к этапу подписания. Нажимают клавишу «Выбрать». Находят в списке собственный сертификат. Нажимают кнопку «Готово».

После завершения процедуры запустится окно с конечным файлом. В папке присутствует и исходный объект с тем же названием.

Как открыть файл в формате sig

Для просмотра подобных объектов используют разные программы. Полноценно же открыть файл можно только в том приложении, в котором он создавался.

Плагин для Office

Надстройка «КриптоПро Office Signature» устанавливается платно. Для ознакомления с функциями предусмотрен тестовый период. После скачивания и настройки плагина офисные программы приобретают дополнительные возможности по созданию и открытию sig-файлов. Через эти же приложения можно распечатывать документы.

Filext. com

Онлайн-сервис используется для открытия объектов с неизвестными расширениями. Открыть sig-файл с его помощью не получится. Однако можно определить вид и узнать, какое приложение нужно скачать.

Сервис бесплатен, размер проверяемых объектов неограничен.

С filext.com работают так:

1. Переходят на сайт. Переносят проверяемый объект в специальную строку. Нажимают кнопку «Открыть».
2. Просматривают появившуюся на экране информацию.

Следовать рекомендации сервиса и менять расширение не стоит. Если это сделать, объект повредится.

Fileinfo

Это бесплатное русифицированное приложение, предназначенное для получения данных об объекте, рекомендованных для работы с ним программах. Приложение считается десктопной версией сайта filext.com. Открыть файл sig через приложение не получится. Для поиска информации нужно перенести объект в специальное поле. Через несколько секунд на экране появится список приложений для открытия загруженного документа.

С цифровыми подписями Fileinfo не работает, однако легко анализирует sig-объекты других видов.

Через «Росреестр»

На государственном портале предусмотрен раздел проверки конторского документооборота. Через него можно просматривать файлы с отсоединенной ЭЦП. Саму подпись инструмент не открывает, а только проверяет. Пользователь будет знать, кто является автором подписи. С сервисом проверки работают так:

1. Нажимают на кнопку выбора, расположенную возле пункта «Электронный документ». Загружают нужный документ через проводник.
2. Вводят капчу (символы с картинки). Нажимают клавишу «Проверить».

После обработки запроса появится значок документа со ссылкой «Показать в читаемом виде». После перехода по ней открывается новое окно. Файл можно конвертировать в формат docx и распечатать.

Сервис не позволяет открыть объект полноценно. Просматривается только текстовая часть.

Через «Госуслуги»

Инструменты этого портала предназначены для оценки подлинности документа, заверенного ЦП. Сервис работает с любыми расширениями. Однако просмотреть подпись или текстовую часть не получится. Для проверки нужно переместить объект в специальное поле. Если ЭЦП неквалифицированная, появится сообщение об ошибке.

«Криптопро CSP»

Это платный сервис для просмотра и проверки sig-файлов. Устанавливать ПО простому пользователю нецелесообразно. Оно требуется только некоторым сотрудникам госструктур. Открыть подписанный файл с помощью «КриптоПро CSP» можно только после загрузки авторского сертификата на сервер приложения.

В остальных случаях на экране появляется уведомление об ошибке.

Для открытия ЭЦП выполняют следующие действия:

1. Вызывают контекстное меню объекта правой кнопкой мыши. В списке выбирают вариант Crypto.
2. Активируют функцию «Проверить». Просматривают информацию о подписи.

«КриптоАРМ»

Программа предназначена для личного или коммерческого пользования. Лицензия стоит 55 тыс. руб. Помимо просмотра документа программа позволяет:

• кодировать файлы;
• проставлять ЦП;
• расшифровывать документы;
• заверять другие подписи;
• проверять ЭЦП.

Для открытия файла с ЭП выполняют следующие действия:

1. Запускают приложение. Переходят в раздел «Файл». Выбирают вариант «Просмотреть…».
2. Нажимают «Продолжить». Используют клавишу «Добавить». Выбирают открываемый объект.
3. Нажимают кнопку «Готово».

Основной документ открывается в том случае, если загруженный sig не является отсоединенной ЦП. Текст редактировать нельзя, можно только читать.

Через блокнот

Это самое простое, но наиболее действенное средство открытия sig-файлов. С блокнотом работают так:

1. Находят программу через пусковое меню. В поисковую строку вводят название, нажимают клавишу Enter.
2. Запускают приложение. Выбирают раздел «Файл», пункт «Открыть». В строке имени выбирают все форматы.

Через блокнот документы чаще всего открываются в нечитабельном виде. Особенно это касается присоединенных подписей.

Возможные проблемы с созданием и открытием файла

Чаще всего сложности возникают из-за отсутствия специального ПО. Справиться с проблемой поможет установка софта. Иногда файл не открывается из-за повреждения его компонентов. Нужно попросить отправителя прислать документ повторно.

Электронная подпись (далее ЭП) – это криптографический шифр, который позволяет идентифицировать владельца документа и таким образом служит аналогом подписи на бумаге. ЭП используется для придания юридической значимости актам в электронном документообороте.

Использование цифровой подписи является обязательным условием, чтобы договор, отчетность или другой акт компании имел законную силу

Подписать электронной подписью можно документ любого формата. Наиболее распространенным текстовым редактором сегодня является «Word», входящий в пакет Microsoft Office. Для подписания вордовского документа существует несколько способов, часть из которых требует подготовки документа и дополнительного ПО. В данной статье разберемся, как подписать ЭП Word, выделим важные моменты и особенности.

Что нужно для подписания документа Ворд ЭП?

Естественно, нужна установленная программа Word соответствующей версии для проверки и подготовки документа к подписанию, если подписание будет производиться в отдельном ПО, и непосредственно для подписания, если для этого будет использован функционал Word и соответствующие плагины.

При этом рекомендуется использовать при подписании такую же версию Word, какая установлена у получателя, чтобы избежать проблем с проверкой подписи. Документ в большинстве случаев откроется без ошибок, но с проверкой подписи могут возникнуть сложности, если версия Word отличается.

Окончательная версия документа, желательно, согласованная с контрагентом, поскольку после подписания документ будет недоступен для редакции. Поэтому следует убедиться, что все правки внесены. Если ошибки будут замечены после подписания, потребуется создание новой исправленной копии и повторная процедура подписания.

Действительный сертификат ЭП, определяющий, кем будет подписан документ. Важно использовать правильный тип сертификата, если у пользователя их несколько, например, для придания юридической значимости использовать сертификат квалифицированной ЭП, а не простой.

Программные средства, обеспечивающие работу с механизмами электронных подписей и криптографии. Они отвечают за работу с носителями электронных подписей, алгоритмами шифрования, чтение и проверку сертификатов, электронных ключей. Благодаря этому ПО работают программы и плагины для создания и проверки ЭП. Пример такого продукта – КриптоПРО CSP.

Программное обеспечение, отвечающее за подписание. Это могут быть плагины для Word, такие как КриптоПро Office Signature или отдельные программы, такие как КриптоАРМ.

Как подготовить документ к подписанию?

Для начала подготовьте документ Word, который хотите подписать. Для этого воспользуйтесь следующим алгоритмом:

• Наберите текст;
• Проверьте ошибки, опечатки;
• Перепроверьте юридически значимую информацию (номера приказов, актуальность законов, ГОСТ, СНИП и т.д.);
• Убедитесь, что дополнительные изменения не потребуются.

В техническом смысле документ Word отличается от других типов файлов. Вставить ЭП просто так не получится. Для этого необходимо будет отделить основную часть документа:

• Поставьте курсор под текстом;

• Перейдите во вкладку «Вставка» и выберите «Таблицы»;

• Создайте таблицу в 1 ячейку и настройте ее размер;

• Нажмите на квадратик в верхнем углу таблицы, далее перейдите во вкладку «Конструктор», выберите тип и ширину границ. Эта опция применяется для формализации документов, при желании можно оставить стандартные настройки.

После проведения указанных манипуляций акт готов к подписанию. Для удобства сохраните вордовский документ как шаблон, это позволит в дальнейшем экономить время.

Как поставить электронную подпись на документ WORD?

Для добавления ЭП в Ворд существует несколько способов. В зависимости от типа документов и требований к его оформлению можно использовать как встроенный функционал WORD, так и стороннее программное обеспечение.

Первый способ подходит в том случае, если вы работаете с документами общего типа и исходящей корреспонденции не так много. При больших объемах данных этот вариант неудобен, поскольку все манипуляции выполняются вручную.

Специализированное ПО стоит денег, зато позволяет автоматизировать процессы. К тому же большинство программ дает возможность опробовать функционал в демо-режиме или предоставляет ограниченный доступ к полному функционалу.

Рассмотрим конкретные примеры, как подписать Ворд-документ с помощью встроенных средств, а также используя расширения, утилиты и консольные приложения.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Без плагина

Хотя любая версия Ворд поддерживает встроенную функцию добавления ЭП, способы того, как это делается в разных релизах, отличаются.
«Заморочиться» предстоит владельцам WORD 2003. Подпись делается через системное подменю. Для этого зайдите во вкладку «Сервис», затем перейдите в «Параметры».

В открывшемся меню зайдите в раздел «Безопасность» и добавьте цифровую подпись:

После вставки ЭП программа попросит ввести пароль. Укажите код доступа к вашей подписи. Далее скрипт внесет ЭП в Ворд, после чего документ будет считаться подписанным.

Версии WORD 2007, 2010, 2013, 2016 выполнены в новой, более дружественной к пользователю архитектуре, поэтому процедура выполняется проще:

• Поставьте курсор в ячейку;
• Нажмите вкладку «Макет»;
• В строке поиска напишите «подготовка»;
• Выберите «Добавить цифровую подпись»;

• Далее программа предложит сохранить документ в специализированном формате, нажмите «Да»;

• Программа предложит выбрать сертификат;

• Укажите ЭП и нажмите «Ок».

После выполнения этого шага документ считается подписанным. Его копии не будут содержать ЭП, поэтому можете не переживать о несанкционированном использовании файла. Любые внесенные изменения также отменяют ЭП.

С плагином

Наиболее удобная надстройка для визирования документов Ворд ЭП – КриптоПро Office Signature. С помощью этого плагина можно подписать документ без установки стороннего ПО. Подходит надстройка для любых версий Ворд, кроме 2003. Архитектура процессора не позволяет подключить плагин.

Также стоит добавить, что в версиях Word 2010-2019 подписать документ можно только с помощью плагина, поскольку встроенного функционала программы недостаточно для работы с квалифицированными цифровыми подписями.

Office Signature не относится к самостоятельному виду ПО и только расширяет базовые возможности MS Office. Это значит, что проводить какие-либо не предусмотренные стандартными вордовскими протоколами операции нельзя. Например, некоторые квалифицированные ключи могут быть не распознаны.

Чтобы скачать утилиту, перейдите на сайт cryptopro.ru и загрузите расширение. Первые 3 месяце плагином можно пользоваться бесплатно, но в дальнейшем придется купить лицензию. Активировать утилиту можно в «Пуск» → «КРИПТО-ПРО» → «CryptoPro Office Signature» → «Все задачи» → «Серийный номер», и затем остается ввести код.

Как подписать документ электронной подписью КриптоПро?

Существует несколько подходов при работе с ЭП для Ворд. В разных ситуациях настройки ПО могут отличаться. Например, для версий Word 2010 и выше при работе с КриптоПро обязательно требуется плагин, а в 2007 можно обойтись без него. Существуют возможности подписания файлов даже без установленного Word.

К сожалению, надстройка WORD поддерживает далеко не все виды ЭП. Поэтому может возникнуть необходимость в установке специализированного ПО. Оптимальное решение – плагин КриптоПро. Чтобы им воспользоваться, необходимо подготовить компьютер:

• Скачайте и установите КриптоПро CSP 4.0 или 5.0. СКЗИ – это системное ядро, которое используется для работы с криптографией ЭП. ПО имеет триал 90 дней, после чего потребует активировать лицензию, купить ее можно на сайте ООО «КРИПТО-ПРО».
• В процессе установки программы ПО потребует скачки и установки дополнительных драйверов для работы с криптографическим ядром, процесс выполняется автоматически, пользователю необходимо только подтверждать запуск программ.
• Добавьте ЭП в базу программы, для этого в папке «Корень консоли» найдите папку «Доверенные» и внесите в нее квалифицированные подписи. Личные добавляются в папку «Личное».
• Установите бесплатную утилиту КриптоПро ЭП Browser plug-in.
• Скачайте специальное расширение для маршрутизации каналов передачи данных.
• Проверьте в брандмауэре, чтобы каналы обмена документацией были в списке доверенных.
• Также рекомендуется добавить онлайн-сервисы, которые принимают от вас документацию, в каталог надежных узлов.

Далее откройте Ворд и зайдите во вкладку «Добавить цифровую подпись». Выберите нужный сертификат и подпишите документ.

После подписания программа сообщит о том, что операция прошла успешно. Как и в случае с классическим методом подписания, любое изменение документа приведет к тому, что ЭП станет недействительной. Как видите, подписать файл ЭП Криптопро приложением легко и просто.

Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!

При помощи КриптоАРМ

Это полноценное ПО, позволяющее работать с файлами из собственной консоли управления. Этот вариант подходит компаниям с большим документооборотом, поскольку процесс максимально автоматизирован и занимает минимум времени.

Алгоритм работы следующий:

• Скачайте и установите программу;
• Запустите ПО и дождитесь автоматической настройки системы;
• Перейдите через вкладку «Файл» в раздел «Подписать»;

• Воспользуйтесь автоматическим мастером создания и настройки ЭП;

• Выберите файл, который нужно подписать;

• В окне «Выходной формат» укажите доптребования к файлу, например, формат или место сохранения результата, нажмите «Далее»;
• Выберите сертификат, которым подписываете документ;
• Дождитесь окончания работы программы.

На подписание документа программа затрачивает несколько секунд. Также есть возможность подписывать несколько файлов сразу, что существенно увеличивает продуктивность работы. Напомним, что после добавления ЭП в документ его изменение становится невозможным. Также следует добавить, что некоторые ключи требуют введения пароля. Если эта опция потребуется, программа автоматически запросит права на использование файла.

При помощи веб-сервисов

В интернете представлено достаточно много сервисов, которые предлагают услуги цифровой подписи документов. Некоторые работают полностью бесплатно. Напоминаем, используя их, вы передаете данные, составляющие коммерческую тайну, третьим лицам. Поэтому важно быть уверенным в платформе.

По отзывам, наиболее авторитетным ресурсом считается «Контур.Крипто». Поэтому рекомендуем пользоваться данным веб-приложением и не испытывать судьбу в работе с сомнительным веб-ПО.

Приложение разработано «СКБ Контур» – лицензированным разработчиком криптографического программного обеспечения. Веб-платформа доступна для использования в бесплатном режиме. Но есть ограничения – размер одного файла не может превышать 100 Мб. К преимуществам платформы относятся:

• Реализация КЭП полного цикла, включая создание, шифровку, проверку и дешифровку;
• Совместимость с консольной версией КриптоПро CSP;
• Доступ к программе предоставляется бесплатно сразу после регистрации;
• Документооборот осуществляется без использования дополнительного ПО;
• С помощью программы можно проверить подлинность любой цифровой подписи;
• Предусмотрена возможность автоматической рассылки завизированной корреспонденции на почту контрагенту или в виде ссылки.

Получатель документа может проверить его подлинность либо через «Контур.Крипто», либо через ПО, которое использует. Применяемый алгоритм шифрования доступен для проверки любыми специализированными программами. Чтобы подписать документ через веб-платформу, выполните следующие шаги:

• Перейдите на официальный сайт;
• Зарегистрируйте аккаунт и перейдите в личный кабинет;
• Войдите в раздел «Создание ЭП»;
• Загрузите документ, который хотите заверить;
• Добавьте ЭП;
• Нажмите кнопку «Подписать».

Программа создает два файла: оригинальный с цифровой подписью и проверочный в расширении .sig. Второй файл служит для проверки подлинности сертификата, поэтому получателю документа необходимо отправлять оба файла.

Нет принципиальной разницы между тем, каким способом проставлять ЭП для Ворда. Если вы работаете со встроенными расширениями Microsoft, процесс может занимать немного больше времени, чем в случае со сторонними приложениями. Используя платное ПО, вы экономите время и обрабатываете больше пакетов данных. Поэтому выбор конкретного способа зависит от размеров вашего документооборота и личных предпочтений. С технической точки зрения подписать документ ЭП не составляет сложностей.

Следует также учитывать, что для комфортной работы рекомендуется установить свежую версию Ворд. Хотя документы будут выглядеть и читаться в любом релизе программы, стоит освежать софт, чтобы ваши контрагенты не столкнулись с проблемой. Например, файлы в расширении .docx не читаются в Word 2003.