Как поделиться файлом word - Word и Excel - помощь в работе с программами

Предоставление общего доступа к документу

Чтобы предоставить доступ к файлу в Word, выполните указанные ниже действия.

Щелкните на ленте значок Поделиться .

Можно также выбрать элементы Файл > Общий доступ.

Примечание: Если файл еще не сохранен в OneDrive, вам будет предложено сделать это, чтобы предоставить общий доступ.
Выберите пользователя, которому вы хотите предоставить общий доступ, в раскрывающемся списке или введите его имя либо адрес электронной почты.
Добавьте сообщение (необязательно) и нажмите кнопку Отправить.

Совместное редактирование документа

Поделившись документом, вы можете работать над ним одновременно с другими пользователями.

Лучше всего работать вместе в Word в Интернете, чтобы сразу видеть вносимые изменения.
В разделе Общий доступ отображаются имена пользователей, которые также редактируют файл.
Фрагменты, над которыми работают другие пользователи, обозначается цветными флажками.

Отслеживание и просмотр изменений

Чтобы отслеживать изменения, на вкладке Рецензирование нажмите кнопку Записывать исправления.
Чтобы просмотреть изменение, поместите перед ним курсор и нажмите нужную кнопку:
- Чтобы сохранить изменение, нажмите кнопку Принять.
- Чтобы удалить изменение, нажмите кнопку Отклонить.

Далее:
Настройка мобильного приложения Word

Нужна дополнительная помощь?

Источник

Часто бывает необходимо организовать совместную работу над документом или предоставить другим людям доступ на чтение. Microsoft Office предоставляет такую возможность.

Делиться файлами можно как со своего компьютера, так и через официальный сайт office.com. Важным условием в обоих случаях является хранение документа на облачном сервисе OneDrive. Если вы создавали новый файл непосредственно через браузер, то он автоматически сохранился куда нужно под вашей учетной записью Microsoft, а вот в случае работы на стационарном устройстве необходимо будет сначала выгрузить файл в онлайн.

Доступ через браузер

Как бы вы ни предоставляли доступ на документы, другие пользователи смогут открыть их онлайн, даже если не являются подписчиками платной версии MS Office. Онлайн-версия доступна для всех, правда имеет некоторые ограничения по функционалу.

Зайдите на сайт office.com и авторизуйтесь под своей учетной записью. Система автоматически предложит вам на выбор документы, с которыми вы работали в последнюю очередь, либо же создать новый файл в одной из популярных программ – Word, Excel, PowerPoint, OneNote и другие. Выбрав одно из приложений, вам также будет доступен список файлов соответствующего типа, что хранятся у вас на сервисе OneDrive. Если нужного файла нет в списке, просто перейдите по ссылке снизу «Открыть файлы из OneDrive».

Удивительно, но разработчики онлайн-версии офисного пакета зачем-то по-разному оформили кнопки совместного доступа. Так для документов Word и Excel сама кнопка вроде находится в одном месте, но называется по-разному – «Общий доступ» и «Поделиться» соответственно. А для PowerPoint отдельной кнопки в принципе не предусмотрено – вместо нее предлагается простая ссылка с текстом «Совместно с другими людьми».

Впрочем, по нажатию этих разных по оформлению ссылок открывается единое окно для общего доступа. Слева в нем сообщается о том, кому уже предоставлен доступ к файлу, а справа можно ввести электронные адреса новых получателей. По нажатию на ссылку «Получатели могут вносить изменения» можно изменить права редактирования на опцию «Получатели могут только просматривать», а также можно указать, что для работы с файлом необходимо войти в учетную запись Microsoft (хотя это необязательно).

Когда адреса получателей введены и указаны соответствующие права, просто нажмите на кнопку «Поделиться». Люди получат уведомления по электронной почте и по ссылке из письма смогут попасть на документ.

Другой способ поделиться файлом – это в том же диалоговом окне в области слева выбрать пункт «Получить ссылку». Благодаря этой возможности нет необходимости указывать каждого получателя отдельно. Ссылку можно отправить в общий чат или разместить в социальной сети или сайте. При создании ссылки также есть возможность указать права для пользователей – на редактирование, либо же только на просмотр документа. Кнопка «Создать ссылку» предоставит вам соответствующий URL-адрес, после чего можно создать еще одну ссылку. Таким образом, можно сформировать одну ссылку для редактирования, другую – для чтения.

Доступ с компьютера

Чтобы поделиться документом, с которым вы работаете на стационарном компьютере, не придется разбираться в различных подходах к оформлению различных программ. Word, Excel, PowerPioint, OneNote – имеют одинаковый интерфейс для этих целей.

Перейдите в меню «Файл» — «Общий доступ». Здесь вас интересует первый пункт «Поделиться», хотя дальше в зависимости от программы могут быть и дополнительные опции, вроде «Отправить по электронной почте», создать «Онлайн-презентацию» и так далее. Для совместной работы нас интересует именно пункт «Поделиться».

Если файл ранее еще не был выгружен в хранилище OneDrive, то вам будет предложено это сделать по кнопке «Сохранить в облаке». Если открылось представление «Сохранить как», то выберите здесь пункт «OneDrive», укажите имя файла и нажмите на кнопку «Сохранить».

После этого в меню «Файл» — «Общий доступ» у вас появится кнопка «Совместно с пользователями». По ее нажатию в приложении появится область для ввода электронных адресов и указания их прав для работы с документом: с возможностью редактирования или без оной. На этой стадии интерфейс у приложений может немного отличаться. В частности, в Word может сначала потребоваться ввести электронный адрес, после чего появится возможность задать права.

Ниже в области для предоставления доступа могут быть ссылки «Отправить как вложение» и «Получить ссылку для совместного доступа». В первом случае человеку на электронную почту будет отправлена копия файла, а во втором – можно будет создать ссылку для онлайн доступа к файлу.

Источник

Download Article

No matter your platform, there’s no shortage of ways to send a Microsoft Word document to anyone on the Internet. Most cloud services (such as Google Drive and Dropbox) feature the ability to send documents directly from their desktop and mobile apps. You can also attach a document to an email or Facebook chat. And if you have mail program set up on your computer, you can even send your document without leaving Microsoft Word.

1
Sign in to your Gmail or Yahoo! Mail account. You can attach your Word document to a message in Gmail or Yahoo! Mail on a computer or by using either service’s app for mobile devices.
- Most free mail sites and apps are similar. These instructions may also help you use providers other than Gmail and Yahoo.
2

Click or tap “Compose”. In both mobile apps, the “Compose” icon is a pencil.^[1] A new message window will appear.

Advertisement
3
Click or tap the paperclip icon. The file selection box will appear on most platforms.^[2]
- If you’re using the Yahoo! Mail app on a mobile device, tap the + sign, and then tap the second icon (a sheet of paper) in the resulting toolbar.^[3] The file selection window should now appear.
4
Tap “Attach File” or “Insert from Drive”. You can skip this step if you’re not using the Gmail app on a mobile device.
- Choose “Insert from Drive” if the document is saved to your Google Drive.
- Choose “Attach File” if the document is saved to your phone or tablet.
5
Navigate to the document you want to attach. Browse to the location of your Word document and double-click (or tap) to attach it.
- If you’re attaching from Google Drive, tap the file you want to attach, and then tap “Select”.
6

Address the email to the recipient. Enter the desired recipient’s email address into the “To:” field, then add your subject and message content.
7

Click or tap “Send”. When the recipient opens the email, they’ll find the option to open or download the file to their computer or mobile device.

1
Open the Mail app on your device. To use this method, make sure Mail is properly configured to send mail from your email account.^[4]
- You’ll be able to attach a document that’s on your device or in your iCloud Drive.
- If you have the Dropbox, Google Drive, or OneDrive apps installed on your device, you’ll have the option to attach a document from one of those accounts.
2

Tap the “Compose” icon. The icon looks like a square with a pencil.
3

Type an email address into the “To:” field. This should be the address of the person to whom you’ll be sending the document.
4

Type your message. Enter a subject into the “Subject” field and type a note to the recipient in the main text area.
5

Touch and hold your finger in the body of the message. A black bar will appear containing several options from which to choose.^[5]
6

Tap “Add Attachment”. The file navigator will open to your iCloud drive by default.
7
Tap “Locations” to switch to another location. If the document is not located in your iCloud drive, choose it from any of the folders listed (including Google Drive, Dropbox, or OneDrive, if applicable).
- If you don’t see an icon for the cloud service you use, tap “More,” and then select your service. Flip the switch to the “On” position to enable it, and then use the back button to return to the Locations screen.
8

Select the file and tap “Add Attachment.” You’ll be returned to the email message you previously composed. This message now has your document attached.
9

Tap “Send.” The file will be delivered to the appropriate email account.

1

Launch the Mail app on your Apple device. To use this method, you’ll need to have the Mail app configured to send mail through your email account. If you haven’t already done so, do it now.
2

Press ⌘ Cmd+N to compose a new message. You could also click the New Message icon (a square with a pencil) or click File > New Message.^[6]
3

Click the paperclip icon. This icon appears in the upper right area of the New Message Window.
4

Select the document and click “Choose File”. You can hold down the ⌘ Cmd key as you click if you want to select multiple files.
5

Address the email to the recipient. Type the recipient’s email address into the “To:” field, a subject in the “Subject:” field, and a note in the large text area.
6

Send the email. Click the paper airplane icon at the top left corner of the message to send the email and its attached document.

1
Open your Google Drive. If your Word document is located in your Google Drive, it’s easy to share it with others. Accessing your Drive is different depending on your platform:^[7]
- Mobile: Launch the Google Drive app on your device.
- Desktop: Log in to http://drive.google.com in your web browser.
2
Navigate to the document you want to share. If you don’t see it in the main folder, you may have to look in some of the subfolders.
- If you haven’t yet uploaded the document from your computer, click New > File Upload, and then double-click the Word document.^[8]
3

Click the ⋮ icon and tap “Add People.” Skip this step if you’re using the web version of Drive.
4
Right-click the file and select “Share.” Skip this step if you’re using the mobile app.
- Another way to do this is to single-click the document and then click the Share icon (the outline of a person’s head with a plus sign.)
5

Type the email address of the person you want to receive your file. If this person is one of your Google contacts, you can just start typing their name and then select the correct person from the search results.
6
Control whether the person can edit the copy in your Google Drive. By default, Drive gives the person permission to edit the document in your Google Drive.
- Leave this alone if you’re sharing the document with someone and you both plan to make edits.
7

Change “Can Edit” to “Can View” if you want the person to be able to download their own copy but not edit yours.
8

Select “Done” or “Share” to share the document. An email will be sent to the recipient containing information on how to access the document. They’ll be able to view it online or download it to their computer.

1
Open Dropbox on your computer or mobile device. If you’re a Dropbox user, you can use the service to share documents with anyone on the web. Using this method will send a message to the recipient that includes a link to the document. The recipient will be able to download the document by accessing that link (and they won’t need a Dropbox account).
- You’ll need to have a Dropbox account to use this method.
- You should also have the application installed on your device. If you’re using a computer, you can use the web version by signing in to http://www.dropbox.com.
2
Add the document to your Dropbox. If you haven’t uploaded the Word document to your Dropbox, do so now.
- Mobile app: Tap the “+” icon and then select “Upload files.” Navigate to the document you want to upload, and then tap “Upload File.”
- Desktop app: If the folder where the file’s stored is not already synced with Dropbox, drag the file from its current location to the Dropbox folder.
- Dropbox.com: Navigate to the folder where you’d like to store the file, then click the “Upload” icon to select your document.
3
Open the “Share” window. This step is a little different depending on your platform:^[9]
- Mobile: Tap the downward-pointing arrow next to your Document and select “Share.”
- Desktop: Right-click (or Ctrl+Click) the document in the Dropbox application, then click “Share…”
- Dropbox.com: Hover the mouse over the document file and select “Share” (when the menu appears).
4

Select “Can View” from the permissions options. If you’re using a mobile device, you’ll see this option under “These People”.^[10]
5

Type the email address of the person to whom you’d like to send the file. Enter this into the “To:” field. To add multiple recipients, separate each email address with a comma (,).
6
Select the “Invite” or “Send” button. The button name depends on your application.^[11]
- If you’re using the Dropbox.com site, the button will say “Share.” An email will now be sent to the email address(es) you provided.

1
Log into Facebook. If you have a Word document on your computer that you want to send to someone else, you can do so using the web version of Facebook.^[12]
- For this method to work, both you and the person to whom you’d like to send the document need to have Facebook accounts.
- The Facebook Messenger app does not support attaching documents saved to your phone, other than photos or videos
2
Open a chat window with the recipient. You will be attaching the document to a chat message.
- Click the mail icon at the top right area of Facebook and select “New Message.”
- Start typing the person’s name into the “To:” field and then click their name when it appears in the search results.
3

Click the paperclip icon at the bottom of the chat window. Now you’ll be able to navigate to the Word document on your computer.
4

Select the document and click “Open”. If you’re using a Mac, the button will say “Choose File.”
5

Press ↵ Enter or ⏎ Return to send the document. The recipient will be able to download the document by double-clicking the icon that appeared in the chat window.

1
Open your document in Word Online. If you’re using the free version of Microsoft Word available online, you can share the document right from the program.
- This method is similar to sharing a document from your OneDrive account. If your document is in OneDrive, navigate to the document to open it in Word Online.
2

Click the “Share” button. This button is at the top right corner of the screen.
3

Select “Invite People.” Here you can enter the email address of the person you’re sharing with.
4

Enter the recipient’s email address in the “To:” field. To add multiple recipients, separate each email address with a comma (,).
5
Select editing permissions for the document. By default, the recipient of the document will have the ability to make changes to your document. This is noted by the “Recipients can edit” dropdown on the Invite screen.
- If you want to share ongoing access to this document and want everyone on the Invite list to be able to make edits, leave this option alone.
- To share a read-only version of the document (cannot be edited by anyone else), click “Recipients can edit” and select “Recipients can only view.”
6

Type a note into the “Note” field. Think of this field as the body of an email. Type something here that will alert the recipient to what the email and document are about.
7

Click “Share.” An email will be sent to the recipient that contains a link to the document. With that link, the recipient can make changes to the document on Word Online (if you gave them permission to do so) or download the file to their computer.

1
Open your document in Microsoft Word. If you’re using Word 2016 for Windows or Mac, you’ll be able to use the built-in “Share” feature to send your document from the app.
- If you’re using an older version of Word, just click the File menu (or Office button in 2007) and select “Send” or “Send To” to send a Document.
2

Save changes to your document. To avoid sending an outdated version of your document, click “File” and then “Save”.
3

Click the “Share” icon. You’ll see this icon in the top right corner of Word. It looks like the silhouette of a person with a + sign.^[13]
4

Click “Save to Cloud” if prompted. If you haven’t saved the document to the cloud, you’ll be prompted to do so. Word attempts to save your document to the cloud in case you want to share the document for editing instead of sending it as an attachment (more on this soon).
5
Click “Send as Attachment.” You may have to click “Share” again to see this option. “Send as Attachment” will allow you to email a copy of the document to a recipient.
- If, instead of sending the file to the recipient, you’d like to be able to share online editing access of the document, choose “Invite People” instead.^[14] Type the person’s email address when prompted, then click “Send” to email them an invitation to edit the document.
6
Select an attachment type. You have two options from which to choose:^[15]
- Send a copy: Choose this option if the person to whom you’re sending the document needs to edit or add to the document.
- Send a PDF: Choose this option if you don’t want the document to be modified.
7
Address the email to the recipient. Once you select an attachment option, a new email message will open in your default email program (e.g., Outlook, Apple Mail). Enter the recipient’s email address into the “To:” field, type a subject line, and a description of the file in the body.
- To send the document to multiple people, separate each email addresses with a comma (,).
8

Click “Send.” Your document will arrive at its destination in a few moments.

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Most cloud services include the ability to send documents via email or mobile applications. The instructions for the majority of cloud services are similar.
If you don’t have Microsoft Word, you can use Microsoft Office Online. The service includes a free, up-to-date version of Word accessible only on the web.

Thanks for submitting a tip for review!

About This Article

Thanks to all authors for creating a page that has been read 93,330 times.

Is this article up to date?

Источник

Как поделиться и открыть для просмотра документ в Ворд Онлайн

Используя инструменты Office и OneDrive, есть возможность работать над документами Word, вместе с другими пользователями. Совместное редактирование предполагает, что над ним могут работать одновременно разные пользователи. Но все зависит от того, какой тип прав им предоставлен. Расскажем, как поделиться документом в Ворд Онлайн, и дать общий доступ. Можно ли предоставить права редактора, и как их ограничить для других.

Как поделиться документом в Ворд Онлайн

Изначально сервис Word Online был разработан для создания и редактирования файлов через интернет сразу же был предусмотрен и дополнительный функционал для совместной работы над документами. Если над выложенным вами документом работает другой пользователь, вы увидите это в режиме реального времени.

Если же с вами поделились документом через электронную почту, то письмо будет содержать ссылку. Пройдя по ней, вы сможете открыть данный файл в приложении Word в Интернете. Для работы над ним нажмите в панели управления «Редактировать документ/Изменить в браузере».

Содержание в документе макросов, а именно DOCM, остается возможность совместного использования файлов. Открывать, редактировать, включать запуск макроса Вы можете открывать – весь функционал будет доступен. Если же вы сами создали документ, то им можно поделиться с другими:

Дать общий доступ для просмотра.
Ограничить право на редактирование.
Дать права редактора конкретным пользователям.

Чтобы дать доступ к сохраненному документу в облаке, причем для файла сделать это достаточно один раз. Выполните последовательно следующие шаги:

Откройте документ, доступ к которому нужно предоставить.
В меню сверху выберите вкладку «Файл».
Нажмите на пункт «Сохранить как».
Два раза нажмите на выбранное расположение документа – службу «OneDrive».
Впишите имя для файла, тапните «Сохранить».
Сервис направит вас на вкладку «Сведения», здесь нажмите на кнопку «Общий доступ».

Что нужно для совместного редактирования

Такой тип редакции доступен для тех документов, которые сохранены в OneDrive или SharePoint. Чтобы вы могли вместе работать над ним, вам потребуется выполнить следующие условия:

Наличие общих хранилищ.
Доступ к приложению Word Online у каждого из пользователей.
Документ формата .docx.

Все изменения, внесенные в файл, будут редактироваться, а также сохранять изменения напрямую в системе. Чтобы в приложении был доступ к документу, выполните его сохранение в облако:

Откройте Word Online, авторизуйтесь, и нажмите вкладку «Файл».
Выберите пункт «Сохранить как», после чего добавьте его в облачное хранилище.
Для отправки в этот раздел, в пункте «Добавление места», выберите службу «OneDrive».
Укажите имя пользователя и пароль, это условие является обязательным!
Расположение документа отобразится в области «Сохранить как приложения Word».

Обратите внимание! При предоставлении прав доступа другим пользователям к документу Ворд, вам потребуется логин и пароль для входа в систему.

Как сделать доступ с редактированием и без него

Добавленный в хранилище документ вы можете предоставить для других пользователей, чтобы они могли ознакомиться с ним. При этом доступна настройка редакторских прав. Они находятся на вкладке «Сведения», и выполняются для общего просмотра, с редактированием, или без редактирования:

Откройте пункт «Совместно с пользователями».
Введите имена, либо адреса электронных ящиков тех, с кем будете делиться файлом.
Для ограничения редакторских прав выберите пункт «Можно просматривать».
Для предоставления прав редактора установите отметку «Можно редактировать».

При необходимости, отправляя данный документ, к нему можно оставить комментарий. Он вводится в поле под адресной строкой, ведущей на место хранения файла. После этого тапните по кнопке «Общий доступ».

Источник

Word упрощает процесс предоставления общего доступа посредством сервиса OneDrive. Ранее, если была необходимость поделиться файлом, то можно было отправить его по электронной почте. Правда при таком подходе появлялось множество разных версий документа, которые в дальнейшем становилось трудно отслеживать.

Открывая пользователям общий доступ, Вы предоставляете доступ к одному и тому же файлу. Это позволяет Вам и другим пользователям совместно редактировать один и тот же документ без необходимости отслеживать множество версий.

Предоставление доступа к документу

1. Откройте вкладку «Файл», затем выберите «Общий доступ»:

2. Появится панель «Общий доступ».

3. Слева можно выбрать способ предоставления общего доступа, а справа его параметры:

Способы предоставления общего доступа

1. Поделиться

Здесь можно поделиться с другими людьми документом, а также посмотреть или отредактировать его. После того как вы нажмете на иконку «Поделиться», на главном экране слева открывается вкладка, где Вы заполняете все необходимые для этого данные. Эта опция выбрана по умолчанию при открытии вкладки «Общий доступ»:

2. Отправить по электронной почте

Данная опция позволяет отправить документ по электронной почте с помощью приложения Outlook:

3. Онлайн-презентация

Онлайн-презентация позволяет поделиться документом в виде презентации. Такой вариант особенно удобен в момент конференцсвязи. Word формирует ссылку, где другие пользователи смогут открыть в веб-браузере:

4. Опубликовать в блоге

Вы можете опубликовать документ непосредственно в Вашем блоге. Естественно только в случае, если Вы пользуетесь одним из поддерживаемых Word блоггерских сайтов:

Источник

Ищете способ сотрудничать с другими над документом Word? Если да, то вы можете сделать это очень легко в самом Word. Эта функция существует в нескольких версиях Office и работает, даже если у принимающей стороны не установлен Word в своей системе.

Обратите внимание, что для того, чтобы начать совместное использование документов в Word, вам необходимо сохранить документы в облаке. Не все ваши документы, но по крайней мере тот, которым собираетесь поделиться. Это означает, что вам нужно сначала настроить учетную запись OneDrive, а затем войти в свою учетную запись Microsoft из Word.

Оглавление

Поделиться документом Word

После того, как вы правильно настроили OneDrive в Word, нажмите на значок Делиться кнопку в правом верхнем углу экрана.

В правой части экрана появится панель. Если документ еще не сохранен в облаке, вам нужно будет нажать на значок Сохранить в облако кнопка.

Это вызовет Сохранить как диалоговое окно, для которого уже должно быть установлено значение OneDrive. Дайте вашему файлу имя и сохраните его.

После сохранения и загрузки в облако вернитесь в Делиться диалог, и теперь вы сможете приглашать людей присоединиться. Введите адрес электронной почты, выберите, могут ли они его редактировать или просто просмотреть, а затем добавьте дополнительное сообщение.

На принимающую сторону придет электронное письмо со ссылкой на документ, хранящийся в учетной записи OneDrive отправляющей стороны:

Когда пользователь щелкает ссылку, он переходит в браузерную версию Word под названием Word Online, где документ можно редактировать.

Щелкните значок Редактировать в браузере, и вы получите знакомый ленточный интерфейс настольной программы Word. Пользователь может редактировать документ без установки Word или наличия учетной записи OneDrive.

Документ сохраняется автоматически, поэтому пользователю не нужно беспокоиться о том, чтобы самому сохранить документ. В конце вы увидите всплывающее сообщение о том, что другие люди редактируют документ, и с вопросом, хотите ли вы автоматически делиться изменениями по мере их появления. Рекомендую нажать да здесь.

Обратите внимание, что вы не увидите изменений от других пользователей, пока не сохраните документ. Если вы нажмете «Файл», вы увидите новое сообщение на вкладке «Информация», в котором говорится Доступны обновления документов.

Сохраните документ, и вы получите еще одно сообщение о том, что новые изменения, внесенные другими пользователями, будут отмечены зеленым наложением.

Нажмите ОК и просмотрите свой документ. Все, что выделено зеленым, — это то, что было изменено или добавлено кем-то другим. В моем тестировании, если кто-то что-то удалил из документа, он ничего не выделил зеленым цветом.

Обратите внимание, что после сохранения документа зеленая подсветка исчезнет до тех пор, пока не будут внесены новые изменения. Если вы хотите отслеживать, какие изменения вносятся, вы должны включить Отслеживать изменения в документе, прежде чем поделиться им, иначе сложно понять, что происходит, особенно если документ редактируют несколько человек.

Выше я включил Отслеживать изменения на Обзор вкладка, и теперь в дополнение к выделенному зеленым тексту у меня также есть красные вертикальные полосы в левом столбце. Поскольку удаления не отображаются зеленым цветом, их можно увидеть, только отслеживая изменения. Нажмите на красную линию, и удаленное содержание будет зачеркнуто.

В целом Word — отличный инструмент для совместной работы в режиме реального времени с несколькими авторами или редакторами, и аспект синхронизации работает очень хорошо. Одна особенность, которую я заметил, заключается в том, что когда кто-то редактирует определенный абзац, это не позволяет другим редактировать этот раздел, пока первый человек не закончит. Это гарантирует, что люди не перезаписывают одни и те же разделы одновременно. Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь комментировать. Наслаждаться!

Источник

Содержание

1 Как открыть доступ к документу
2 Параметры общего доступа
3 Способы предоставления общего доступа
- 3.1 1. Пригласить других людей
- 3.2 2. Получить ссылку
- 3.3 3. Опубликовать в социальных сетях
- 3.4 4. Отправить по электронной почте
- 3.5 5. Онлайн-презентация
- 3.6 6. Опубликовать в блоге
- 3.7 Почему документ не редактируется
- 3.8 Запрет на редактирование
- 3.9 Снятие запрета на редактирование в свойствах документа
- 3.10 Помогла ли вам эта статья?
4 Редактирование документов в Ворде
5 Форматирование документов в Ворде

Word 2013 упрощает процесс предоставления общего доступа к документам посредством сервиса OneDrive. Ранее, если возникала необходимость поделиться файлом, можно было отправить его по электронной почте в качестве вложения. Правда при таком подходе появлялось множество разных версий документа, которые в дальнейшем становилось трудно отслеживать. В этом уроке Вы научитесь предоставлять общий доступ к документам Word напрямую из приложения, что дает огромные преимущества.

Открывая пользователям доступ к файлу непосредственно через Word 2013, Вы предоставляете доступ к одному и тому же файлу. Это позволяет Вам и другим пользователям совместно редактировать один и тот же документ без необходимости отслеживать множество версий.

Для того чтобы предоставить общий доступ к документу, прежде всего его необходимо сохранить в облачном хранилище OneDrive.

Как открыть доступ к документу

Откройте вкладку Файл, чтобы перейти к представлению Backstage, затем выберите Общий доступ.
Появится панель Общий доступ.
С левой стороны панели Вы можете выбрать способ предоставления общего доступа, а с правой его параметры.

Параметры общего доступа

Данная область изменяется в зависимости от того, какой способ предоставления общего доступа к файлу Вы выбираете. У Вас есть возможность выбирать и контролировать процесс предоставления доступа к документу. Например, Вы можете установить права на редактирование документа пользователями, которым предоставляется общий доступ к файлу.

Способы предоставления общего доступа

1. Пригласить других людей

Здесь Вы можете пригласить других людей посмотреть или отредактировать документ. Рекомендуем пользоваться этой опцией в большинстве случаев, так как этот вариант оставляет у Вас наибольший уровень контроля и конфиденциальности при предоставлении доступа к документу.

Эта опция выбрана по умолчанию при открытии вкладки Общий доступ.

2. Получить ссылку

Здесь вы можете получить ссылку и с помощью нее поделиться документом. Например, Вы можете опубликовать ссылку в блоге или отправить группе людей по электронной почте. У Вас есть возможность создать два типа ссылок, в первом случае пользователи смогут только просматривать документ, а во втором еще и редактировать.

3. Опубликовать в социальных сетях

Здесь Вы можете опубликовать ссылку на документ в любой из социальных сетей, к которой подключена Ваша учетная запись Microsoft, например, Facebook или LinkedIn. У Вас также есть возможность добавить личное сообщение и задать права на редактирование.

4. Отправить по электронной почте

Эта опция позволяет отправить документ по электронной почте с помощью приложения Microsoft Outlook 2013.

5. Онлайн-презентация

Данная опция позволяет поделиться документом в виде презентации в режиме реального времени. Такой вариант особенно удобен в момент конференцсвязи.

Word сформирует ссылку, которую другие пользователи смогут открыть в веб-браузере. Вы всегда можете приостановить презентацию для внесения изменений, а затем возобновить ее.

6. Опубликовать в блоге

С помощью данного инструмента Word Вы можете опубликовать документ непосредственно в Вашем блоге. Естественно только в случае, если Вы пользуетесь одним из поддерживаемых Word блоггерских сайтов (движков), к примеру, SharePoint, WordPress или Blogger.

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник: /> Перевел: Антон Андронов

Правила перепечаткиЕще больше уроков по Microsoft Word

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Пользователи, которые часто работают в Microsoft Word время от времени могут столкнуться с определенными проблемами. О решении многих из них мы уже рассказывали, но до рассмотрения и поиска решения каждой из них нам еще далеко.

В этой статье речь пойдет о тех проблемах, которые возникают при попытках открыть «чужой» файл, то есть тот, который был создан не вами или был скачан из интернета. Во многих случаях такие файлы доступны для чтения, но не для редактирования, и на это есть две причины.

Почему документ не редактируется

Причина первая — режим ограниченной функциональности (проблема совместимости). Включается он при попытке открыть документ созданный в более старой версии Ворд, чем та, которая используется на конкретном компьютере. Причина вторая — отсутствие возможности редактирования документа ввиду того, что на нем установлена защита.

О решении проблемы совместимости (ограниченная функциональность) ранее мы уже рассказывали (ссылка ниже). Если это — ваш случай, наша инструкция поможет вам открыть такой документ для редактирования. Непосредственно в данной статье мы рассмотрим вторую причину и дадим ответ на вопрос, почему документ Word не редактируется, а также расскажем о том, как это устранить.

Урок: Как отключить режим ограниченной функциональности в Ворд

Запрет на редактирование

В документе Word, который невозможно редактировать, неактивны практически все элементы панели быстрого доступа, во всех вкладках. Такой документ можно просматривать, в нем можно выполнять поиск по содержимому, но при попытке что-то в нем изменить появляется уведомление «Ограничить редактирование».

Урок: Поиск и замена слов в Ворде

Урок: Функция навигации в Word

Если запрет на редактирование установлен «формальный», то есть, документ не защищен паролем, то такой запрет можно попытаться отключить. В противном случае, открыть возможность редактирования может только тот пользователь, который ее установил или администратор группы (если файл создавался в локальной сети).

Примечание: Уведомление «Защита документа» также отображается в сведениях о файле.

Примечание: «Защита документа» устанавливается во вкладке «Рецензирование», предназначенной для проверки, сравнения, внесения правок и совместной работы над документами.

Урок: Рецензирование в Ворде

1. В окне «Ограничить редактирование» нажмите кнопку «Отключить защиту».

2. В разделе «Ограничение на редактирование» снимите галочку с пункта «Разрешить только указанный способ редактирования документа» или выберите необходимый параметр в выпадающем меню кнопки, расположенной под этим пунктом.

3. Все элементы во всех вкладках на панели быстрого доступа станут активными, следовательно, документ можно будет редактировать.

4. Закройте панель «Ограничить редактирование», внесите необходимые изменения в документ и сохраните его, выбрав в меню «Файл» команду «Сохранить как». Задайте имя файла, укажите путь к папке для его сохранения.

Повторимся, снятие защиты на редактирование возможно лишь в том случае, если документ, с которым вы работаете, не защищен паролем и не защищен сторонним пользователем, под его аккаунтом. Если же речь идет о случаях, когда на файл или на возможность его редактирования установлен пароль, не зная его, внести изменения, а то и вовсе не сможете открыть текстовый документ невозможно.

Примечание: Материал о том, как снять защиту паролем с файла Word ожидается на нашем сайте в ближайшее время.

Если же вы сами хотите защитить документ, ограничив возможность его редактирования, а то и вовсе запретив его открытие сторонними пользователями, рекомендуем прочесть наш материал на данную тему.

Урок: Как защитить документ Ворд паролем

Снятие запрета на редактирование в свойствах документа

Бывает и так, что защита на редактирование устанавливается не в самом Microsoft Word, а в свойствах файла. Зачастую, снять такое ограничение значительно проще. Прежде, чем приступить к выполнению ниже описанных манипуляций, убедитесь в том, что вы обладаете правами администратора на своем компьютере.

1. Перейдите в папку с файлом, который вы не можете отредактировать.

2. Откройте свойства этого документа (правый клик — «Свойства»).

3. Перейдите во вкладку «Безопасность».

4. Нажмите кнопку «Изменить».

5. В нижнем окне в колонке «Разрешить» установите галочку напротив пункта «Полный доступ».

6. Нажмите «Применить» затем нажмите «ОК».

7. Откройте документ, внесите необходимые изменения, сохраните его.

Примечание: Данный метод, как и предыдущий, не работает для файлов, защищенных паролем или сторонними пользователями.

На этом все, теперь вы знаете ответ на вопрос, почему не редактируется документ Ворд и о том, как в некоторых случаях можно все-таки получить доступ к редактированию таких документов.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Практически каждый текст, который Вы набираете в документе MS Word, должен быть отредактирован и отформатирован должным образом. Исключение может быть только в тех случаях, если Вы печатаете что-либо для себя. Да и то, приятнее смотреть на грамотно написанный текст, в котором выделены важные части.

Редактирование документа, напечатанного в Ворде – это изменение слов, фрагментов текста, исправление ошибок, то есть изменение содержимого. Форматирование поможет разделить текст на абзацы, выровнять его на листе, задать нужный вид и размер для букв, сделать списки в тексте, таблицы и прочее, то есть сделать его легким для восприятия.

Для различных документов, в различных организациях правильно оформленный текст – это обязательное требование. Это могут быть и юридические бумаги, и отчеты фирм, рефераты или лабораторные, курсовые или диплом.

Именно о редактировании и форматировании пойдет речь в данной статье.

Редактирование документов в Ворде

Редактирование текста включает в себя несколько этапов. Начнем мы с редактирования символов. Для этого используются клавиши «Backspace» или «Delete». «Backspace» удаляет символ, расположенный слева от курсора, «Delete» – справа. Выделить слово, символ или цифру можно кликнув по нему два раза мышкой. Дальше или наберите другое слово, или нажмите одну из указанных кнопок, чтобы его удалить.

Теперь отредактируем абзацы. Если нужно, чтобы предложение в тексте начиналось с нового абзаца, поставьте курсор перед первым словом в этом предложении и нажмите «Enter». Чтобы объединить два абзаца, поставьте курсор после последнего слова первого предложения и нажмите «Delete».

Чтобы отредактировать фрагменты текста, выделите его мышкой: установите курсор в начале фрагмента, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор в конец фрагмента. Выделите текст можно и другим способом: установите курсор в начале нужного текста, зажмите клавишу «Shift» и поставьте курсор в конец текста, который нужно выделить.

Выделенный фрагмент можно удалить, нажав клавишу «Backspace» или «Delete». Также можно кликнуть по нему левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, переместить фрагмент в нужную часть документа.

Если нужно перетащить фрагмент в другой документ Word, откройте два документа так, чтобы оба они были видны на экране. Затем, с помощью мыши, перетащите текст во второй документ.

Для работы с фрагментом текста, можно использовать и горячие клавиши. Выделите текст, нажмите «Ctrl+C» – скопировать, или «Ctrl+X» – вырезать. Затем установите курсор в другую часть документа и нажмите «Ctrl+V» – вставить.

Если Вам нужно отменить последнее действие, нажмите на кнопочку «Отменить ввод» на панели быстрого доступа. Там же есть кнопка в виде дискеты, нажмите на нее, чтобы сохранить документ. Выполнить отмену можно нажав комбинацию клавиш «Ctrl+Z».

Если Вам нужно вставить специальные символы в текст документа, перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите по кнопочке «Символ», выберите пункт «Другие символы».

В следующем окне в поле «Шрифт» выберите «(специальные знаки)», ищите тот, который нужно вставить в документ, выделяйте его мышкой и нажимайте «Вставить». Знак будет добавлен в то место документа, где был установлен курсор. Можете также перейти на вкладку «Специальные знаки». Затем закройте окно.

Например, в документе часто повторяется слово «компьютер», а Вам нужно, чтобы вместо него было слово «ноутбук». Чтобы не удалять сто раз, и не писать одно и то же, воспользуемся функцией замены в документе. Как сделать замену в Ворде, Вы можете прочесть, перейдя по ссылке. Окно «Найти и заменить» вызывается комбинацией клавиш «Ctrl+H».

Важным моментом также является проверка правописания в документе. Орфографические ошибки подчеркнуты в тексте красной волнистой линией, грамматические – зеленой.

Перейдите на вкладку «Рецензирование» и кликните по кнопочке «Правописание».

Для грамматических ошибок Word предложит возможные слова для замены, для орфографических, в окошке будет написано пояснение ошибки.

Когда проверка правописания в документе будет закончена, появится соответствующее диалоговое окно, кликните в нем по кнопочке «ОК».

Если в процессе редактирования текста у Вас появились пустые листы, прочтите статью: как удалить страницу в Word.

Выполнять редактирование удобнее с включенными непечатаемыми знаками. Они показывают конец абзаца, знаки табуляции, разрывы страниц и прочее. Включить их можно нажав на кнопочку «Отобразить все знаки» на вкладке «Главная». Поначалу будет непривычно, но со временем, это значительно упростит работу с документами.

Форматирование документов в Ворде

Теперь давайте сделаем отредактированный текст удобным для чтения. Чтобы другой человек, глядя на него, мог уловить важные слова, данные и прочую информацию.

Перейдите на вкладку «Главная». Здесь Вы найдете большое количество различных инструментов. В группе «Шрифт» можно выбрать необходимый шрифт и размер букв, выделить текст жирным или курсивом, подчеркнуть или зачеркнуть, вставить подстрочный, надстрочный знак. Можно настроить различные параметры анимации для текста, выбрать для него фон или цвет букв.

В группе «Абзац» есть кнопочки для создания различных видов списка и для выравнивания текста на листе. Здесь же можно выбрать фон для абзаца, настроить межстрочный интервал и интервал между абзацами. Про то, как настроить интервалы в Word, прочтите, перейдя по ссылке.

На вкладке «Вставка» можно сделать таблицу в Word и сделать гиперссылку в Word. В группе «Колонтитулы», кликнув по кнопочке «Номер страницы», можно пронумеровать страницы в документе Ворд.

На вкладке «Разметка страницы» можно изменить ориентацию страниц документа, разбить текст на колонки или расставить переносы.

На вкладке «Ссылки» Вы найдете кнопочку «Оглавление», которая поможет сделать содержание в документе Word, здесь же можно вставить сноски в документ.

Перейдя по ссылкам, указанным выше, Вы можете ознакомиться более подробно с каждой статьей.

В некоторых группах, справа внизу есть маленькая стрелочка, нажав на нее, откроется диалоговое окно с дополнительными параметрами.

Отредактируйте текст в Ворде, согласно требованиям к документу, а затем приступайте к его форматированию. Поклацайте по различным вкладкам, не бойтесь нажимать на интересующие Вас кнопочки. Если у Вас возникли вопросы, задавайте их в комментариях.

Поделитесь статьёй с друзьями:

Источник

Помимо традиционного метода отправки документа Microsoft Word другим пользователям в виде вложения к электронному письму, вы также можете загрузить и поделиться своим документом из облака. Все, что вам нужно для начала, — это учетная запись OneDrive. Вот как.

Сохранить документ Word в облаке очень просто, и вам потребуется всего несколько шагов с вашей стороны. Однако для этого вам понадобится учетная запись OneDrive. Если вы подписчик на Microsoft 365 или Office 365, значит, он у вас уже есть. Если нет, создайте учетную запись Microsoft и войдите в OneDrive.

После настройки учетной записи OneDrive откройте документ Word, которым вы хотите поделиться. После открытия нажмите кнопку «Поделиться», расположенную в правом верхнем углу окна.

После выбора появится окно «Поделиться». Здесь есть несколько вариантов на выбор. В группе «Прикрепить копию вместо» вы можете выбрать отправку документа в виде вложения Word или PDF. Если вы выберете любой из этих вариантов, ваш почтовый клиент по умолчанию откроется с файлом, установленным в качестве вложения.

Что нас интересует, так это поделиться им из OneDrive. Для этого выберите свою учетную запись «OneDrive» в разделе «Поделиться».

После выбора Word начнет загружать копию вашего документа в OneDrive. Это может занять некоторое время в зависимости от размера документа.

Окно «Отправить ссылку» появится после завершения загрузки документа. По умолчанию редактировать может любой, у кого есть ссылка. Если вы хотите изменить этот параметр, установите флажок «Кто угодно, у кого есть ссылка, может редактировать».

В следующем окне снимите флажок рядом с (1) «Разрешить редактирование», чтобы удалить привилегию. Это делает документ доступным только для чтения. Вы также можете (2) установить дату истечения срока действия и / или (3) установить пароль для повышения безопасности документа. После того, как вы изменили настройки, выберите «Применить».

Наконец, введите адрес электронной почты получателя и нажмите «Отправить».

Получатель получит электронное письмо с предоставлением доступа к документу. Не забудьте проверить папку со спамом, если вы являетесь получателем приглашения, поскольку иногда она помечается.

Кроме того, вы можете скопировать ссылку для общего доступа и отправить ссылку непосредственно получателю в приложении чата, например Slack или Zoom. Для этого выберите опцию «Копировать ссылку».

В следующем окне выберите «Копировать».

Ссылка скопирована в буфер обмена и готова к публикации. Как только получатель получит ссылку, он сможет получить доступ к документу.

Что вы думаете об этой статье?

Источник