Интеграция get & transform Data (теперь называется Power Query) в Excel за прошедшие годы пережила ряд изменений.
Excel 2010 и 2013 для Windows
В Excel 2010 для Windows мы впервые представили Power Query, и она была доступна в виде бесплатной надстройки, которую можно скачать здесь: Скачать надстройку Power Query. После включения функциональность Power Query была доступна на вкладке Power Query на ленте.
Microsoft 365
Мы обновили Power Query, чтобы стать основным интерфейсом в Excel для импорта и очистки данных. Вы можете получить доступ к мастерам и средствам импорта данных Power Query из группы Получение & преобразование данных на вкладке Данные ленты Excel.
Эта функция включает расширенные функции импорта данных, перестановку команд на вкладке Данные , новую панель «Запросы & подключение «, а также возможность эффективной обработки данных путем сортировки, изменения типов данных, разделения столбцов, агрегирования данных и т. д.
Этот новый интерфейс также заменил старые устаревшие мастеры импорта данных в команде Data в группе Получение внешних данных . Тем не менее, доступ к им по-прежнему можно получить из диалогового окна Параметры Excel(Выберите параметры > файла> данные > Показать устаревшие мастеры импорта данных).
Excel 2016 и 2019 для Windows
Мы добавили тот же интерфейс Get & Transform Data на основе технологии Power Query, что и Microsoft 365.
Excel для Microsoft 365 для Mac
В 2019 году мы начали поддержку Power Query в Excel для Mac. С тех пор мы добавили возможность обновлять запросы Power Query из файлов TXT, CSV, XLSX, JSON и XML. Мы также добавили возможность обновлять данные из SQL Server и таблиц, & диапазонов в текущей книге.
В октябре 2019 г. мы добавили возможность обновлять существующие запросы Power Query и использовать VBA для создания и редактирования новых запросов.
В январе 2021 г. добавлена поддержка обновления Power Query запросов из источников OData и SharePoint.
Дополнительные сведения см. в статье Использование Power Query в Excel для Mac.
Примечание Поддержка Power Query в Excel 2016 и Excel 2019 для Mac отсутствует.
Каталог данных устаревание
С помощью Каталог данных можно просмотреть общие запросы, а затем выбрать их для загрузки, редактирования или использования в текущей книге. Эта функция постепенно стала устаревшей:
-
1 августа 2018 года мы прекратили подключение новых клиентов к Каталог данных.
-
3 декабря 2018 г. пользователи не смогли поделиться новыми или обновленными запросами в Каталог данных.
-
4 марта 2019 года Каталог данных перестал работать. После этой даты мы рекомендуем скачать общие запросы, чтобы вы могли продолжать использовать их за пределами Каталог данных с помощью параметра Открыть в области задач Мои запросы Каталог данных.
Power Query устаревание надстройки
В начале лета 2019 г. мы официально отреклись от Power Query надстройки, которая требуется для Excel 2010 и 2013 для Windows. Как любезно, вы по-прежнему можете использовать надстройку, но это может измениться позже.
Прекращение использования соединителя данных Facebook
Импорт и обновление данных из Facebook в Excel перестали работать в апреле 2020 г. Все подключения Facebook, созданные до этой даты, больше не работают. Мы рекомендуем как можно скорее пересмотреть или удалить все существующие запросы Power Query, использующие соединитель Facebook, чтобы избежать непредвиденных результатов.
Критические обновления Excel для Windows
С июня 2023 г. для Power Query в Excel для Windows требуются следующие компоненты:
-
Power Query в Excel для Windows использует платформу .NET Framework, но требуется версия 4.7.2 или более поздняя. Дополнительные сведения см. в разделе Обновление платформа .NET Framework.
-
Power Query в Excel для Windows требуется, чтобы среда выполнения WebView2 продолжала поддерживать веб-соединитель данных (получение данных из Интернета). Дополнительные сведения см. в разделе Скачивание среды выполнения WebView2.
Файлы к уроку:
- Для спонсоров Boosty
- Для спонсоров VK
Ссылки:
- Страница курса
- Плейлист YouTube
- Плейлист ВК
Описание
В этом уроке вы узнаете:
- Зачем нужен Power Query
- История Power Query
- Как установить Power Query в Excel
- Зачем нужен Power Query
- Как создать запрос в Power Query
В этом вводном уроке курса Excel Power Query на 1-2-3 мы узнаем, что такое Power Query, зачем он нужен, как его установить и запустить.
Power Query — это встроенный инструмент Excel для получения и преобразования данных (Get and Transform).
Специалистам по Excel приходится каждый день тратить уйму времени на преобразование данных. Мы работаем с разными источниками и данные далеко не всегда приходят в удобном виде.
Например, каждый месяц вы получаете таблицу с ответами на вопросы теста сотрудников компании, где вы работаете в таком виде:
Первый столбец — это дата прохождения теста. 2 следующих столбца — это информация о сотруднике и точке продаж. Далее множество столбцов с ответами на вопросы, а вопрос находится в заголовках столбцов. Ваша задача — получить такую таблицу:
Для каждого сотрудника здесь указано количество ответов, количество верных ответов, результат теста и перечень вопросов с неверными ответами.
В Excel эта задача решается долго и тяжело. Если тесты происходят, например, раз в неделю, то каждую неделю вам придется тратить уйму времени на обработку файлов. Более того, чтобы решить эту задачу стандартными возможностями Excel нужен достаточно высокий уровень владения.
Как вы думаете, сколько времени уйдет на решение этой задачи в Excel Power Query? Всего несколько минут. Более того, вам достаточно решить эту задачу всего 1 раз. А когда придут новые данные достаточно будет всего лишь нажать «Обновить».
Решение
Запуск Power Query
Если у вас Excel от 2016 версии и новее, то Power Query устанавливать не нужно. Он уже встроен в Excel.
Если у вас Excel 2010 или 2013, то Power Query нужно сначала скачать. Перейдите по ссылке https://www.microsoft.com/ru-ru/download/details.aspx?id=39379 и нажмите «Скачать». Потом отметьте галочкой файл для вашей разрядности операционной системы (64 или 32 бит). После скачивания файла запустите установку.
Теперь в главном меню Excel должна появиться еще одна вкладка. Если вкладка не появилась, то перейдите в меню Файл — Параметры — Настройки — Управление — Надстройки СОМ. В открывшемся окне отметьте галочкой пункт Power Query.
Добавить кнопки Power Query на панель быстрого доступа
Я рекомендую добавить кнопки для работы с Power Query на панель быстрого доступа. Это ускоряет работу. Я настоятельно рекомендую добавить 3 команды:
- Изменить запрос
- Запросы и подключения
- Запустить редактор запросов
Если вы не знаете как добавлять кнопки в панель быстрого доступа, то посмотрите видео-версию урока на YouTube.
Нажмите «Настройка панели быстрого доступа». В появившемся окне справа снизу найдите кнопку «Экспорт/импорт». Нажмите ее и укажите путь к скачанному файлу.
Предварительные настройки Power Query
Откройте редактор запросов любым удобным способом:
- При помощи созданной кнопки в панели быстрого доступа
- Вкладка Данные — Группа Получить и преобразовать данные — Получить данные — Запустить редактор запросов
В окне Редактора запросов нажмите Файл — Параметры и настройки — Параметры запроса. В пункте Загрузка данных сделайте настройки как на картинке:
Теперь перейдите в пункт Редактор Power Query и поставьте галочку «Отобразить редактор запросов».
Далее переходим в пункт Конфиденциальность и выбираем «Всегда игнорировать уровни конфиденциальности».
Жмем ОК. Настройки вступят в силу при следующем запуске редактора запросов.
Создаем первый запрос Power Query
Создадим первый запрос к веб-странице с таблицей состава индекса Dow Jones. Выполняем следующие действия:
- Запускаем редактор запросов
- Вкладка Главная — Создать источник — Другие источники — Интернет
- Вводим адрес https://finance.yahoo.com/quote/%5EDJI/components?ltr=1
- Нажимаем Подключение
- Слева указываем нужную таблицу и жмем ОК
Перед вам появится следующее окно редактора запросов Power Query:
Сверху мы видим меню в привычном ленточном интерфейсе как и во всех продуктах Microsoft Office. Слева список запросов, справа примененные шаги к запросу. Теперь продолжим работать с нашим запросом.
Удалим шаг Изменить тип. Для этого в списке шагов справа нажмем на крестик слева от названия шага. Укажем тип данных для каждого столбца.
По умолчанию Power Query определил тип данных каждого столбца как текстовый. Об этом говорит пиктограмма с символами ABC слева от названий столбцов.
Попробуйте нажать на пиктограмму ABC столбца Last Price и указать тип данных десятичное число. В столбце во всех строках отобразятся ошибки. Это произошло из-за того, что в нашем регионе целая и дробная части разделяются запятыми, а в таблице с этого сайта точкой. В таком случае нужно указать тип с использованием локали.
Нажмите правой кнопкой мыши на название столбца Last Price — Тип изменения — Используя локаль. Укажите тип данных целое число и языковой стандарт Английский США. Теперь все получилось. То же самое проделайте для других числовых столбцов.
Теперь перейдите на вкладку Главная, щелкните на нижнюю часть кнопки Закрыть и загрузить, в списке выберете Закрыть и загрузить в. Отметьте пункт Таблица и укажите место, куда эту таблицу поместить, потом нажмите ОК. Наш первый запрос готов!
Power Query разное
| Номер урока | Урок | Описание |
|---|---|---|
| 1 | Power Query. Знакомство с Power Query | В этом уроке мы познакомимся в Power Query. Зачем нужен Power Query Как установить Power Query Как его Настроить Как изменить запрос |
| 2 | Power Query. Подключение XML | В этом уроке мы научимся подключаться к файлам в формате XML и импортировать эти данные в Excel. |
| 3 | Power Query. Уникальные значения двух столбцов | В этом уроке мы получим уникальные значения из двух столбцов таблицы. |
| 4 | Power Query. Импорт таблиц PDF | Импорт таблиц из файла PDF, импорт таблиц из множества PDF файлов с объединением в один датасет. |
| 5 | Power Query. Собрать разбитую строку | В этом практическом уроке мы научимся соединять разбитую строку. Этот пример взят из реальной практики одного из спонсоров канала. |
| 6 | Power Query. Пивот со счетом | В этом уроке мы создадим пивот, в котором будут пронумерованы столбцы. |
| 7 | Power Query. Минимальное значение в диапазоне | В этом уроке мы найдем минимальное значение в диапазоне строк. |
| 8 | Power Query. Нарастающий итог 2 | В этом уроке мы изучим еще один способ сделать нарастающий итог в Power Query. |
| 9 | Power Query. Нарастающий итог 3 | В этом уроке мы разберем еще один способ выполнить нарастающий итог в Power Query. |
| 10 | Power Query. Прирост населения Китая | В этом уроке мы сравним прирост населения Китая с приростом населения мира в целом за последние 200 лет. |
| 11 | Power Query. Повторяющиеся значения в строке | В этом уроке разберем как определить есть ли в строке повторения. |
| 12 | Power Query. Таблица навигации по функциям М | В этом уроке вы узнаете как создать таблицу навигации по всем функциям языка Power Query. |
| 13 | Power Query. Удалить запросы и модель данных из книги | Разберем как быстро удалить все запросы и модель данных из текущей книги. |
| 14 | Power Query. Открыть еще 1 Excel и еще 3 трюка | В этом видео я покажу как открыть еще 1 файл Excel, если у вас уже запущен Power Query. |
| 15 | Power Query. Подключиться к ZIP архиву | Пользовательская функция для подключения к zip файлу. Подключимся к txt файлу, который находится в zip архиве. |
| 16 | Power Query. Импорт Word | Импортируем таблицу из документа Word. Для спонсоров разберем импорт таблицы с объединенными ячейками. |
| 17 | Power Query. Фильтрация списком | В этом уроке мы хотим отфильтровать таблицу при помощи списка, например, хотим получить продажи определенных товаров. |
| 18 | Power Query. Пользовательская функция Switch | В этом уроке мы создадим пользовательскую функцию Switch. |
| 19 | Power Query. Информация о формате, Чтение zip | В этом уроке мы узнаем как получить информацию о формате ячеек при помощи Power Query. |
| 20 | Power Query. Импорт данных из gz | В этом уроке мы разберем как импортировать файл в формате gz. |
| 21 | Power Query. Удалить лишние пробелы, Text.Split | В этом уроке мы научимся удалять лишние пробелы в текстовом столбце таблицы. |
| 22 | Power Query. Параметры в SQL-запросе | Вы хотите, чтобы в ваш SQL-запрос подставлялось значение из параметра, источником которого является ячейка с листа Excel. |
| 23 | Power Query. Параметры в SQL-запросе 2 | Ваш запрос очень большой и количество параметров в нем большое. Как организовать все так, чтобы было удобно работать. |
| 24 | Power Query. Добавить столбец в каждую таблицу табличного столбца | В этом уроке вы узнаете как трансформировать табличный столбец, например, вы сможете добавить столбец индекса внутрь каждой таблицы табличного столбца. |
| 25 | Power Query. Интервальный просмотр 1 (ВПР 1) | Объединить 2 таблицы с интервальным просмотром = 1. |
| 26 | Power Query. Относительный путь к файлу и папке | Если ваш источник находится в той же папке, что и отчет, то вы можете указать относительный путь. В таком случае подключение не будет ломаться, если вы запустите файл на другом компьютере. |
| 27 | Power Query. Нарастающий итог в каждой категории | Применим функцию нарастающего итога не ко всей таблице, а к определенному окну. |
| 28 | Power Query. ВПР без Merge или Join | Вам нужно подставить данные из столбца другой таблицы. Как это сделать без объединения таблиц. |
Power Query — это инструмент для продвинутого бизнес-анализа, предназначенный для подключения к источникам данных и их преобразования.
Несмотря на то, что данные в Excel можно загружать с помощью инструментов Power Pivot, возможностей для преобразования и доступных источников данных в Power Query намного больше и работа с ними проще. Итак, теперь для обработки таблиц и подключения к данным больше не нужны сложные формулы и макросы.
Power Query в меню Excel
В зависимости от того, какая у вас версия Excel, вид надстройки Power Query может выглядеть по-разному. В Excel 2010 и 2013 надстройка появляется в виде отдельной вкладки «Power Query» (если у вас такой вкладки нет, прочитайте, как ее установить).
В Excel после 2016 года Power Query уже встроен по умолчанию и находится в меню Данные → раздел Получить и преобразовать данные (в некоторых версиях Excel этот раздел называется Скачать & преобразовать).
Работа с данными в Power Query
Power Query умеет:
- напрямую подключаться к данным в различных источниках;
- очищать данные и выполнять преобразования;
- подготовленные данные выгружать на лист, в сводную таблицу или добавлять в модель данных Excel.
Таким образом, Power Query – это полноценный ETL-инструмент (Extract, Transform, Load).
Подключение к данным в Power Query
В Power Query можно подключать данные из самых разных источников: таблицы в самом файле и других Excel-файлах, текстовые/csv файлы, папки, базы данных, источники в интернете, файлы xml и json, pdf-файлы, данные из канала OData и так далее. А также загрузить данные из Power BI и написать запрос с нуля – Пустой запрос.
Чтобы посмотреть, какие именно источники данных доступны в Excel, перейдите на вкладку Данные → Получить данные (или Создать запрос, если у вас не новая версия Excel).
Для примера добавим в Power Query данные из таблицы.
- Выделите любую таблицу на листе Excel и перейдите в меню:
— в Excel 2010 и 2013: вкладка Power Query → Из таблицы (или С листа).
— для Excel после 2016: меню Данные → Из таблицы (Из таблицы/диапазона).
В открывшемся окне поставьте галочку «Таблица с заголовками».
Таблица с данными при этом превратится в «умную» smart-таблицу.
- Откроется окно редактора запросов, в котором будет наша таблица. Нажимаем кнопку в меню Главная → Закрыть и загрузить. Готово!
Чтобы открыть список запросов, нажмите в меню Данные → Запросы и подключения. В открывшейся вкладке «Запросы и подключения» отобразится список всех запросов, созданных в файле.
Редактор запросов Power Query
Разберем подробнее интерфейс редактора запросов Power Query.
Если окно редактора у вас закрыто, откройте его в меню Данные → Получить данные → Запустить редактор запросов. Или щелкните 2 раза мышкой по названию запроса на вкладке Запросы и подключения.
Итак, в редакторе Power Query есть:
- Лента редактора запросов для вкладок меню: Главная, Преобразование, Добавить столбец, Просмотр.
- Перечень созданных запросов, который можно свернуть / развернуть.
- Строка формул.
- Название самого запроса.
- Примененные шаги запроса: записанные шаги получения или преобразования данных. Их можно редактировать, выбирая в списке, изменять последовательность шагов, добавлять новые или удалять.
- Область предварительного просмотра, в которой выводится результат преобразования данных для каждого шага.
- Меню для данных, которое открывается при нажатии правой кнопкой мышки.
- При выборе правой кнопкой мыши названия шага появляется его контекстное меню.
Преобразование данных
Посмотрим на простом примере, как преобразовать данные в Power Query.
Допустим, у нас есть таблица с выручкой и расходами по городам за несколько лет. В таблице эти показатели разделены на две группы. Столбец с городами тоже имеет группировки (смотрите рисунок).
Если вы знакомы со сводными таблицами, то знаете, что построить сводную на основе таких данных не получится. Привести их в «нужный вид» можно в Power Query буквально за несколько щелчков мышкой:
- выделите таблицу (можно выделить таблицу целиком или одну из ячеек);
- выберите в меню Данные → Из таблицы (Из таблицы/диапазона);
- в появившемся окне поставьте галочку рядом с «Таблица с заголовками» → ОК;
- в открывшемся редакторе запросов выделите столбцы «показатель» и «город», нажав мышкой на названия столбцов с зажатым Ctrl;
- в меню нажмите Преобразование → Заполнить → Вниз.
- Готово! Пустые строки заполнены значениями из ячеек сверху.
При создании запроса Power Query сам автоматически записывает его шаги. Их можно увидеть в области справа Параметры запроса → Примененные шаги.
Шаги запроса можно редактировать, выбирая мышкой (таблица в области предварительного просмотра при этом тоже изменится). Ненужные шаги удаляются при нажатии на «крестик». Можно добавлять новые шаги в середину запроса или менять их местами, перемещая мышкой.
Обработка данных в Power Query выполняется последовательно, шаг за шагом, и каждое последующее действие использует результаты предыдущего. Поэтому при добавлении новых шагов или изменении их последовательности обязательно проверьте, все ли в порядке со следующими операциями. Проверить, все ли в порядке, можно, нажав на самый нижний шаг.
Кроме простых операций с данными, Power Query умеет выполнять и другие действия: сортировать, фильтровать, заменять, группировать, заполнять пустые значения, удалять дубликаты, работать с текстом и числами, выполнять простые вычисления, транспонировать таблицы и разворачивать их столбцы, объединять данные и многое-многое другое.
Строка формул и расширенный редактор
Код запроса, который вы создаете в Power Query, автоматически записывается на языке M. Это не значит, что обязательно потребуется писать код – большинство операций по преобразованию данных можно выполнить только с помощью кнопок меню.
Формулы Power Query выводятся в строке формул. По умолчанию эта строка скрыта, ее включают на вкладке Просмотр → Строка формул.
Чтобы посмотреть все формулы, здесь же на вкладке Просмотр нажмите на кнопку Расширенный редактор. В открывшемся окне появится полный текст запроса.
Типы данных Power Query
Определение типов данных – важная часть каждого запроса Power Query. Обычно типы данных задают в конце запроса после всех преобразований:
- в меню Главная → Тип данных или Преобразование → Определить тип данных;
- нажать мышкой по значку типа данных в названии столбца;
- определить тип даты на вкладке Преобразование → Дата → Выполнить анализ.
Перед сохранением запроса проверьте, все ли типы данных заданы правильно. Это сэкономит время на поиск ошибок. А вот шаг «Измененный тип», который автоматически проставляется в середине запроса, лучше удалить.
Импорт данных из Power Query
Итак, данные преобразованы. Что делать с ними дальше? В Power Query доступно несколько вариантов импорта данных.
Способы импорта можно задать при сохранении запроса Главная → Закрыть и загрузить в…
… А если запрос уже сохранен – в списке на вкладке Запросы и подключения. Щелкните по названию запроса правой кнопкой мышки и выберите в меню Загрузить в
Excel предлагает пользователям на выбор несколько вариантов импорта данных (вид окна импорта может отличаться в зависимости от версии Excel):
- Выгрузка на лист: выберите способ представления данных → Таблица, поместить данные на лист. На листе будет создана «умная» smart-таблица с данными из Power Query.
- Сводная таблица или сводная диаграмма: способ представления → Отчет сводной таблицы или Сводная диаграмма. Данные будут импортированы в виде сводной таблицы.
- Только подключение: выберите Только создать подключение. Запрос будет сохранен.
- Добавить данные в модель данных: при нажатии галочки «Добавить эти данные в модель данных» результаты выполнения запроса будут добавлены в модель Power Pivot.
Download Article
Download Article
This wikiHow teaches you how to use the Power Query feature in Excel 2016 on a Windows and Mac computer. Power Query is an Excel function that allows you to import data from a variety of sources (Excel tables, CSV files, online database, etc.), and easily reconfigure the data into a pivot table in a spreadsheet.[1]
Microsoft released Power Query and Power Pivot as Excel Add-ons in 2010 but these features are now standard in Excel 2016 under the «Get and Transform» function.[2]
-
1
Open Excel. It’s the app icon that resembles a green spreadsheet with a white «X» on the cover.
-
2
Open a new document. To open a new document, either click «New» in the green sidebar of the opening screen—or if you have an existing document open—click «File» and then click «New.»
Advertisement
-
3
Click the Data tab. It’s in the menu bar at the top of Excel 2016.
-
4
Click Get Data. It’s next to an icon that resembles a table in front of a battery in the «Get and Transform» box. This displays a drop-down menu with a variety of source types you can import data from.
- On Mac, click either «From HTML», «From Text», or click «New Database Query.»
-
5
Select a data source. The «New Query» drop-down menu contains a variety of sub-menus that allow you to import data from a variety of data source types. This opens a browser menu to browse source files. Click a file to select it, and then click «Import». The source type menus include:
- From File: This menu allows you to import data from another Excel worksheet, a CSV file, XML file, JSON, and more.
- From Database: This menu allows you to import data from a database such as MySQL or Oracle.
- From Online Service: This menu allows you to import data from online sources, such as SharePoint, Microsoft Exchange, Salesforce, and Facebook.
- From Other Sources: This menu allows you to import data from other sources, such as the web, Active Directory, OData, Hadoop files, ODBC, OLEDB, and a blank query.
Advertisement
-
6
Select the data you want to import. When you import data from an external file or source, a window pops up that allows you to select specific data from your source. Click the data type you want to load in the sidebar to the right. Then click «Load» in the lower-right hand corner of the window. This loads the data and creates a connection to the data source.
-
7
Double-click a query to edit it. All queries are listed under the «Workbook Queries» sidebar to the right. Double-clicking a query opens the query editor.
- If the «Workbook Queries» sidebar isn’t showing on-screen, click the «Data» tab and then click «Queries & Connections» in the «Get and Transform» section. On Mac, click the «Connections» button to list the current connections.
-
8
Edit and transform your data. The query editor has a ton of tools you can use to edit and transform your data. You can add or remove columns and rows, merge or append queries, and transform data in various ways.
- If you are merging two data queries together, click «Merge Queries». Then you will need to select a common data field that the two queries will be merged together by. Then use the «Join Kind» drop-down menu to select what information will be included after they are merged.
-
9
In the Query Editor, click Close and Load. It’s the button that has an icon of a purple disk in front of a sheet of paper. It’s on the far-left under the «Home» tab. This exports the data from the query editor into the Excel worksheet.
Advertisement
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
Thanks for submitting a tip for review!
References
About This Article
Article SummaryX
1. Click the Data tab.
2. Click Get Data.
3. Select a data source and select your data to import.
4. Double-click a query to edit it.
5. Click Close and Load.
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 44,294 times.
Is this article up to date?
На чтение 17 мин. Просмотров 64.3k.
Есть одна вещь, которая волнует всех — как сэкономить больше времени и работать с умом.
Что ж, я уже давал много приемов и трюков Excel, которые значительно облегчат работу. Но сегодня речь пойдет о POWER QUERY. Да-да, вы все правильно поняли.
POWER QUERY — это то, что может изменить вашу жизнь. Сегодня в этой статье я поделюсь с вами некоторыми удивительными приемами Power Query, которые вы можете начать использовать прямо сейчас.
Эти советы не только помогут вам сэкономить время, но и вдохновят вас использовать POWER QUERY для управления данными. По крайней мере, я на это надеюсь.
Прежде чем мы перейдем к приемам, нужно прояснить пару моментов.
Содержание
- Почему я должен использовать Power Query?
- Как установить Power Query — Шаги
- Лучшие 25 приемов Power Query для экономии времени в повседневной работе
- Заключение
Почему я должен использовать Power Query?
Делюсь с вами некоторыми серьезными причинами, так как хочу, чтобы вы в дальнейшем изучали Power Query.
1. Самый простой способ преобразовать ваши данные
Одной из основных причин использования Power Query — легкость преобразования данных. Обычно вы используете формулы и сводные таблицы, но с Power Query все основные задачи формирования данных могут быть выполнены в кратчайшие сроки.
2. Power Query в реальном времени
Это вторая важная причина, по которой Power Query выполняется в реальном времени, как разовая настройка.
Напишите запрос один раз, и вы можете обновлять его каждый раз, когда происходит изменение данных, также вы можете определить время автоматического обновления (Совет № 26).
3. Нужно просто несколько кликов
Как я уже сказал, обычно вы используете формулы и сводные таблицы для преобразования данных, но с POWER QUERY вы можете многое сделать, просто щелкнув мышью.
Нет необходимости писать формулы или коды.
Как установить Power Query — Шаги
Прежде чем вы начнете использовать эти приемы, в вашем Excel должен быть установлен Power Query.
И если вы один из тех пользователей Excel, у которых нет надстройки с Power Query, используйте эти шаги для ее установки.
Для Excel 2016 или Office 365:
Если вы используете версию Excel 365 или Excel 2016, она уже находится на вкладке «Данные» — «Скачать & преобразовать».
Для версий 2013 и 2010:
Прежде всего, загрузите надстройку отсюда (официальный сайт Microsoft).Как только вы загрузите файл, откройте его и следуйте инструкциям. После этого автоматически откроется вкладка «Power Query» на ленте Excel.
Если вкладка «POWER QUERY» не появляется, вам не о чем беспокоиться.
Вы можете добавить ее, используя опцию Надстройки COM.
- Перейдите на вкладку «Файл» ➜ «Параметры» ➜ «Надстройки».
- В опциях «Надстройки» выберите «Надстройки COM» и нажмите Перейти.
- После этого отметьте галочкой «Microsoft Power Query for Excel».
- В конце нажмите ОК.
Все! Теперь у вас есть новая вкладка на ленте с названием «Power Query».
Откройте Power Query и загрузите в него данные
У вас есть разные способы добавить данные в редактор Power Query. Что ж, если у вас есть данные на рабочем листе, вы можете вставить их оттуда.
- Перейдите на вкладку «Данные» ➜ «Скачать & преобразовать» ➜ Из таблицы.
- Нажмите OK, чтобы преобразовать этот диапазон в таблицу Excel.
- И сразу после этого вы получите эту таблицу в редакторе Power Query, как показано ниже.
Лучшие 25 приемов Power Query для экономии времени в повседневной работе
Теперь пришло время изучить все эти советы по Power Query. Так что давайте начнем.
1. Заменить значения
У нас есть список с некоторыми значениями, и нам нужно заменить определенное значение или некоторые значения чем-то другим.
С помощью Power Query мы можем создать запрос и заменить эти конкретные значения очень быстро. В приведенном ниже списке я хочу заменить имя «Алена» на «Алёна».
Давайте сделаем:
- Прежде всего, загрузите список в редактор Power Query.
- После этого перейдите на вкладку «Преобразование» и нажмите «Замена значений».
- Теперь в поле «Значение для поиска» введите «Алена», а в поле «Заменить на» введите «Алёна» и после этого нажмите ОК.
- После того, как вы нажмете OK, все значения будут заменены новыми. Теперь можно нажать «Закрыть и загрузить», чтобы загрузить данные в таблицу.
А вот и лучшая часть: Вы только что создали запрос в режиме реального времени. При повторном обновлении запроса он заменит все вновь введенные значения.
2. Сортировка — по возрастанию и по убыванию
Как и при обычной сортировке, вы можете сортировать данные, используя Power Query. Я использую тот же список имен, который мы использовали выше. Вот, что нужно сделать.
- Прежде всего, загрузите данные в редактор
- В редакторе Power Query у вас есть две кнопки сортировки (по возрастанию и по убыванию).
- Нажмите на любую из этих кнопок, чтобы отсортировать.
- В конце нажмите «Закрыть и загрузить», чтобы загрузить данные в таблицу.
Вы, наверное, удивлены: «Зачем мне использовать Power Query, если я могу использовать обычную сортировку на листе?»
Как я уже писал, Power Query — работает в реальном времени. Вы можете создать запрос автообновления (Совет № 26), который будет обновляться через определенное время и автоматически сортировать ваши данные.
3. Удалить столбцы
Очень часто бывает, что вы получаете откуда-то данные, и вам нужно удалить некоторые столбцы из них. Дело в том, что вы должны удалять эти столбцы каждый раз, когда добавляете новые данные.
Но с Power Query вы можете создать запрос.
Вот шаги:
- Прежде всего, откройте данные в редакторе
- После этого выберите столбец или несколько столбцов
- Теперь щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Удалить».
- В конце нажмите «Закрыть и загрузить», чтобы загрузить данные.
Совет. Также имеется опция «Удалить другие столбцы», в которой можно удалить все невыбранные столбцы.
4. Разделить столбец
Точно так же как опция как «Текст по столбцам» есть в запросе: «Разделить столбец». Сейчас я расскажу, как это работает.
В приведенном ниже списке у вас есть имя и фамилия с дефисом между ними.
Теперь вам нужно разделить их на две колонки. Используйте эти шаги:
- Прежде всего, откройте список в редакторе
- После этого выберите столбец и перейдите на вкладку «Преобразование» ➜ «Разделить столбец» ➜ «по разделителю».
- Выберите «Пользовательский» из выпадающего списка и введите «-» в него.
- Теперь у вас есть три варианта, как разбить столбец.
- Самый левый разделитель
- Самый правый разделитель
- По каждому вхождению разделителя
Поскольку у нас есть только один разделитель в ячейке, все три будут работать одинаково, но если у вас более одного разделителя, вы можете выбрать нужный.
- В конце нажмите OK и нажмите «Закрыть и загрузить», чтобы загрузить данные.
5. Переименовать столбец
Вы можете просто переименовать столбец, щелкнув правой кнопкой мыши, а затем нажмите «Переименовать».
Совет: допустим, у вас есть запрос на переименование столбца, а кто-то другой переименовал его по ошибке. Вы можете восстановить это имя одним щелчком мыши.
6. Дубликат столбца
В Power Query есть простой способ создать дубликат столбца.
Все, что вам нужно сделать, это щелкнуть правой кнопкой мыши столбец, для которого вам нужен дубликат, а затем нажать «Создать дубликат столбца».
7. Объединить столбец
Обычно для объединения столбцов и ячеек мы используем формулы в Excel, но с Power Query это можно сделать намного проще.
Помните, мы разделили список сотрудников (Совет № 4). Теперь, давайте объединим его, используя пробел.
Следуй этим шагам:
- Как только вы добавите данные в редактор, выберите оба столбца.
- После этого щелкните по ним правой кнопкой мыши и выберите «Объединить столбцы».
- Теперь в окне слияния столбцов выберите разделитель из выпадающего списка (здесь мы используем пробел) и добавьте имя для нового объединенного столбца.
- Нажмите OK и загрузите данные в таблицу.
Совет: вы также можете использовать собственный разделитель для объединения двух столбцов.
8. Транспонировать столбец или строку
В Power Query транспонирование — это проще простого. Да, всего один клик.
- Как только вы загрузите данные в редактор, вам просто нужно выбрать столбец (столбцы) или строку (и).
- Перейдите на вкладку «Преобразование» ➜ Таблица ➜ «Транспонировать».
И все.
9. Заменить / удалить ошибки
Это крутая вещь. Обычно для замены или удаления ошибок в Excel вы можете использовать опцию поиска и замены или код VBA. Но в Power Query все намного проще.
Посмотрите на столбец ниже, где у вас есть некоторые ошибки, вы можете заменить их.
Когда вы щелкнете правой кнопкой мыши по столбцу, у вас будет два варианта, как с ними справиться.
- Заменить ошибки
- Удалить ошибки
10. Изменить тип данных
Посмотрите, это обычное дело: У вас есть данные в столбце, но они не в нужном формате. Поэтому каждый раз нужно менять его формат.
В приведенном выше примере у нас есть столбец дат, но мы видим просто числа. Чтобы преобразовать их в дату, вы можете использовать Power Query. Это очень просто.
- Прежде всего, откройте данные в редакторе
- После этого выберите столбец и перейдите на вкладку Преобразование.
- Теперь из типа данных выберите «Дата».
Вот, что получилось.
Совет: в большинстве случаев Power Query автоматически определяет тип данных, но если это не так, вы можете изменить его, как в приведенном выше примере.
11. Добавить столбец из примеров
Вот в чем дело: в Power Query есть возможность добавить образец столбца, который на самом деле не является образцом, связанным с текущим столбцом. Позволь мне привести пример:
В приведенном выше примере мы преобразовали числа в даты, и теперь предположим, что вам нужно добавить столбец, в котором необходимо указать название дня недели для этих дат.
Вместо использования формулы или любого другого параметра, в Power Query мы можем использовать параметр «Добавить столбец из примеров».
Вот как это сделать:
- После того, как вы отправите свои данные в редактор, выберите столбец.
- Потом щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите «Добавить столбец из примеров».
- Здесь вы получите пустой столбец. Нажмите на первую ячейку столбца, чтобы получить список значений, которые вы можете вставить.
- Выберите «Название дня недели с Дата» и нажмите «ОК».
Все! Столбец заполнен.
12. Отменить таблицу
Я написал полное пошаговое руководство, чтобы отменить вывод данных в виде таблицы с помощью Power Query:
- Прежде всего, выберите данные кросс-таблицы и перейдите на вкладку «Данные».
- На вкладке данных перейдите к Скачать & Преобразовать → Из таблицы.
- Когда вы щелкнете по нему, он преобразует ваши данные кросс-таблицы в таблицу Excel (если это уже не так).
- Данные мгновенно загрузятся в редактор Power Query.
- Отсюда нам нужно выбрать все столбцы, которые мы хотим отключить.
- Для этого выберите столбец Янв, нажмите и удерживайте клавишу Shift и выберите столбец Дек.
- После этого щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите «Отменить свертывание столбцов».
- Теперь все значения 12-ти столбцов разделены на два столбца. В одном — месяц, в другом — сумма.
- Последнее, что вам нужно сделать, это переименовать столбцы. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по столбцу и переименуйте их.
- В конце нажмите «Закрыть и загрузить».
Теперь ваши данные кросс-таблицы преобразуются в простые данные, и вы можете использовать их для создания сводных таблиц и всего прочего для дальнейшего анализа и составления отчетов о продажах.
13. Изменить регистр
Как в функциях, которые вы используете в Excel, в Power Query есть пакет опций для изменения регистра текста.
- нижний регистр
- ВЕРХНИЙ РЕГИСТР
- Каждое Слово С Прописной
Вы можете сделать это, щелкнув правой кнопкой мыши по столбцу и выбрать любой из трех указанных выше вариантов. Или перейдите на вкладку «Преобразование» ➜ «Столбец Текст» ➜ «Формат».
14. Усечь и Очистить
Чтобы очистить данные или удалить ненужные пробелы, вы можете использовать опции Усечь и Очистить в Power Query.
Шаги просты:
- Щелкните правой кнопкой мыши по столбцу или выберите все столбцы, если у вас несколько столбцов.
- Перейдите к опции преобразования и выберите любую из опций:
- Усечь: для удаления лишних пробелов из ячейки.
- Очистить: для удаления непечатаемых символов из ячейки.
15. Добавить префикс / суффикс
Итак, у вас есть список значений, и в этот список вы хотите добавить префикс / суффикс в каждую ячейку. В Excel вы можете использовать функцию СЦЕПИТЬ, но в Power Query есть более простой способ.
- Прежде всего, выберите столбец, в который нужно добавить префикс / суффикс.
- Затем перейдите на вкладку «Преобразование» ➜ Столбец Текст ➜ Формат ➜ Добавить префикс / Добавить суффикс.
- Как только вы нажмете одну из опций, откроется диалоговое окно для ввода текста.
- После ввода текста нажмите ОК.
Опция работает одинаково для чисел, текста и дат.
16. Извлечь значения
Если вы разбираетесь в формулах, то вы согласитесь со мной, что для извлечения текста или числа из ячейки необходимо комбинировать несколько функций. Power Query решает много подобных задач. У вас есть семь способов извлечь значения из ячейки. И да, одним щелчком мыши.
Просто посмотрите на варианты, которые у вас есть.
Эти опции закрыли все основные вещи задачи, которые вы привыкли решать с помощью формул.
17. Только дата или время
Часто бывает, что у вас есть дата и время в одной ячейке, но вам нужна только одна из них.
Для этого в Power Query вам нужен всего лишь один клик, вот шаги.
- Выберите столбец, где у вас есть дата и время вместе.
- Если вам нужна Дата: щелкните правой кнопкой мыши ➜ Преобразование ➜ Только дата;
- Если хотите Время: щелкните правой кнопкой мыши ➜ Преобразование ➜ Только время.
18. Объедините дату и время
Теперь у вас есть отдельно дата и время. Значит, пора узнать, как их объединить.
Это довольно просто.
- Прежде всего, загрузите ваши данные в редактор.
- После этого выберите оба столбца (Дата и время) и перейдите на вкладку преобразования.
- Теперь из группы Столбец «Дата и время» перейдите к «Дата» и нажмите «Объединить дату и время».
Теперь у вас есть новый столбец с объединенным данными.
19. Округление чисел
У нас есть функции для округления чисел в Excel, но также есть и Power Query.
Вот варианты:
- Округление с увеличением.
- Округление с уменьшением.
- Округление: Вы можете выбрать, до какого знака после запятой округлить.
Шаги:
- Прежде всего, откройте ваши данные в редакторе.
- Выберите столбец правой кнопкой мыши ➜ Преобразование ➜ Округление и выберите любой из трех вариантов.
Примечание. Когда вы выбираете опцию «Округление», вам нужно ввести количество десятичных знаков для округления.
20. Расчеты
В Power Query есть варианты, которые вы можете использовать для выполнения расчетов. Посмотрите на приведенный ниже список.
- Стандартный
- Статистика
- Научный
- Тригонометрические
- Округление
- Информация
Вы можете найти все эти опции на вкладке Преобразование.
Для выполнения любого из этих расчетов вам нужно выбрать столбец и выбрать опцию.
21. Группировка
Как и сводные таблицы, Power Query — отличный вариант для группировки. Вы можете найти эту опцию на вкладке Преобразование.
Допустим, у вас большой набор данных и вы хотите создать сводную таблицу. Вот что вам нужно сделать:
- На вкладке «Преобразование» нажмите «Группировать по», откроется диалоговое окно.
- Теперь в этом диалоговом окне выберите столбец, который вы хотите сгруппировать.
После этого добавьте имя, выберите операцию и столбец, в котором у вас есть значения.
- В конце нажмите ОК.
Примечание. В параметре «Группировать по» также есть несколько расширенных опций, которые можно использовать для создания многоуровневой групповой таблицы.
22. Удалить знак отрицания
Есть много методов удаления отрицательного знака, и один из них — это Power Query.
Щелкните правой кнопкой мыши по столбцу и перейдите в Преобразование, а затем нажмите на Абсолютное значение.
23. Добавить настраиваемый столбец
Хотя в Power Query есть много опций, вы также можете создать пользовательский столбец, используя формулу расчета. Выполните следующие шаги, чтобы его создать:
- Прежде всего, перейдите на вкладку Добавление столбца ➜ Настраиваемый столбец.
- Здесь у вас появится диалоговое окно для создания формулы для использования в столбце (сейчас я хочу умножить количество на цену). Ведите формулу в поле формулы.
Совет. Когда вы вводите формулу, в диалоговом окне появится сообщение, если в формуле есть какая-то ошибка.
24. Автообновление запроса
Из всех советов и приемов, которые я упомянул здесь, этот является наиболее важным. Когда вы создаете запрос, вы можете сделать его автоматическим обновляемым (вы можете установить таймер).
Вот шаги:
- На вкладке «Данные» нажмите «Существующие подключения»
- Теперь щелкните правой кнопкой мыши по нужному запросу, далее Изменить свойства подключения.
- Введите минуты в открывшемся диалоговом окне.
- В конце нажмите ОК.
25. Создайте сводную таблицу из нескольких рабочих книг.
Иногда мы получаем или собираем данные из разных книг. И в этом случае создание сводной таблицы потребует дополнительных усилий для объединения этих нескольких рабочих книг в одну.
Но вы можете сделать это радостью с помощью Power query. Выполните эти три простых шага, чтобы создать сводную таблицу из разных рабочих книг.
У меня есть четыре книги с данными о продажах для разных отделений.
Убедитесь, что все эти файлы в одной папке.
Шаг 1 — Объедините файлы с помощью Power Query
Прежде всего, нам нужно объединить все файлы в одну таблицу с Power Query.
- Перейдите на вкладку «Данные» ➜ «Скачать & Преобразовать» ➜ «Создать запрос» ➜ «Из файла» ➜ «Из папки».
- Теперь в окне выбора папки нажмите «Обзор» и выберите папку, в которой находятся все файлы.
- Нажмите ОК.
- Вы увидите окно «Объединить файлы».
- В этом окне выберите лист с вашими данными во всех книгах. Важно: Убедитесь, что во всех книгах указано одинаковое имя листа!
- После того, как вы нажмете OK, Power Query отправит все данные из рабочих книг в редактор.
Шаг 2 — Подготовка данных для сводной таблицы
Теперь нам нужно внести небольшие изменения в наши данные, чтобы подготовить их к сводной таблице. Если вы посмотрите на данные, у нас появился дополнительный столбец с именем исходного файла.
- Щелкните правой кнопкой мыши по этому столбцу и выберите «Разделить столбец» ➜ «По разделителю».
- В окне разделителя выберите «Пользовательский», добавьте «.» в качестве разделителя и выберите «Самый левый разделитель».
- Нажмите ОК.
- После этого удалите второй столбец.
- Теперь переименуйте первый столбец.
- Теперь ваши данные готовы. Нажмите на закрыть и загрузить.
Шаг 3 — Вставьте сводную таблицу
На данный момент у нас есть новая рабочая таблица в рабочей книге с объединенными данными из всех четырех файлов. Теперь пришло время создать из них сводную таблицу.
- Выберите таблицу и перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите кнопку «Сводная таблица».
- Откроется окно создания сводной таблицы. Нажмите OK, и вы получите новую сводную таблицу в своей книге.
Поздравляю! Вы успешно создали новую сводную таблицу из разных файлов.
Заключение
Вы можете не пользоваться POWER QUERY. Но… Многие вещи, которые мы делаем с формулами и функциями или кодами VBA, могут быть автоматизированы с помощью Power Query.
Я надеюсь, что приведенные выше советы вдохновляют вас использовать его все больше и больше.
Не забудьте поделиться своими мнениями со мной в разделе комментариев. И, пожалуйста, не забудьте поделиться этой информацией со своими друзьями, я уверен, что они это оценят.