Как ограничить ввод данных в ячейки в excel - Word и Excel

Используйте проверку данных, чтобы ограничить тип данных или значения, которые пользователи вводит в ячейку, например раскрывающийся список.

Проверьте, как это работает!

Выделите ячейки, для которых необходимо создать правило.
Выберите Данные > Проверка данных.
На вкладке Параметры в списке Тип данных выберите подходящий вариант:
- Целое число, чтобы можно было ввести только целое число.
- Десятичное число, чтобы можно было ввести только десятичное число.
- Список, чтобы данные выбирались из раскрывающегося списка.
- Дата, чтобы можно было ввести только дату.
- Время, чтобы можно было ввести только время.
- Длина текста, чтобы ограничить длину текста.
- Другой, чтобы задать настраиваемую формулу.
В списке Значение выберите условие.
Задайте остальные обязательные значения с учетом параметров Тип данных и Значение.
Откройте вкладку Подсказка по вводу и настройте сообщение, которое будут видеть пользователи при вводе данных.
Установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей, чтобы при выделении ячеек или наведении на них указателя пользователю отображалось сообщение.
Откройте вкладку Сообщение об ошибке, чтобы настроить сообщение об ошибке, и выберите Вид.
Нажмите ОК.

Теперь, если пользователь попытается ввести недопустимое значение, появится сообщение об ошибке с настроенным сообщением.

Скачивание примеров

Скачать образец книги со всеми примерами проверки данных из этой статьи

Если вы создаете лист, на котором пользователи должны вводить данные, может потребоваться ограничить ввод определенным диапазоном дат или чисел либо разрешить ввод только положительных целых чисел. В Excel можно ограничить ввод данных в определенные ячейки с помощью функции проверка данных, предлагающей пользователям вводить допустимые данные при выделении ячейки и отображающей сообщение об ошибке, если пользователь вводит недопустимые данные.

Ограничение ввода данных

Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.
На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных.

Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
В поле Тип данных выберите тип данных, который нужно разрешить, и заполните ограничивающие условия и значения.

Примечание: Поля, в которых вводятся ограничивающие значения, помечаются на основе выбранных вами данных и ограничивающих условий. Например, если выбран тип данных «Дата», вы сможете вводить ограничения в полях минимального и максимального значения с пометкой Начальная дата и Конечная дата.

Запрос для пользователей на ввод допустимых значений

Когда пользователь щелкает ячейку, содержащую требования к вводу данных, можно отобразить сообщение о том, какие данные допустимы.

Выделите ячейки, в которых для пользователей нужно отображать запрос на ввод допустимых данных.
На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных.

Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
На вкладке Подсказка по вводу установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей.
В поле Заголовок введите заголовок сообщения.
В поле Подсказка по вводу введите сообщение, которое должно отображаться.

Отображение сообщения об ошибке при вводе недопустимых данных

При наличии ограничений для данных и при вводе пользователем недопустимых данных в ячейку можно отображать сообщение об ошибке.

Выберите ячейки, в которых нужно отображать сообщение об ошибке.
На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных.

Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
Н вкладке Сообщение об ошибке в поле Заголовок введите заголовок сообщения.
В поле Сообщение введите сообщение, которое должно отображаться при вводе недопустимых данных.

Выполните одно из следующих действий.

Задача	В контекстном меню Вид выберите
Требовать от пользователей исправления ошибки перед продолжением	Остановка
Предупреждать пользователей о том, что данные недопустимы, и требовать от них выбора варианта Да или Нет, чтобы указать, нужно ли продолжать	Предупреждение
Предупреждать пользователей о том, что данные недопустимы, но разрешить продолжать после закрытия предупреждающего сообщения	Сообщение

Добавление проверки данных в ячейку или диапазон ячеек

Примечание: Первые два действия, указанные в этом разделе, можно использовать для добавления любого типа проверки данных. Действия 3–7 относятся к созданию раскрывающегося списка.

Выделите одну или несколько ячеек, к которым нужно применить проверку.
На вкладке Данные в группе Работа с данными нажмите кнопку Проверка данных.
На вкладке Параметры в поле Разрешить выберите Список.
В поле Источник введите значения списка, разделенные запятыми. Например, введите Низкий,Средний,Высокий.
Убедитесь, что установлен флажок Список допустимых значений. В противном случае рядом с ячейкой не будет отображена стрелка раскрывающегося списка.
Чтобы указать, как обрабатывать пустые (нулевые) значения, установите или снимите флажок Игнорировать пустые ячейки.
Протестируйте правильность работы проверки данных. Попробуйте ввести в ячейку сначала допустимые, а потом недопустимые данные и убедитесь, что параметры проверки применяются, как вы хотите, а ваши сообщения появляются в нужный момент.

Примечания:

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как нужно. Например, можно проверить, достаточно ли ширины ячеек для отображения всех ваших записей.
Отмена проверки данных. Выделите ячейки, проверку которых вы хотите отменить, щелкните Данные > Проверка данных и в диалоговом окне проверки данных нажмите кнопки Очистить все и ОК.

В таблице перечислены другие типы проверки данных и указано, как применить их к данным на листе.

Чтобы:	Сделайте следующее:
Разрешить вводить только целые числа из определенного диапазона	Выполните действия 1–2, указанные выше. В списке Разрешить выберите значение Целое число. В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для задания верхнего и нижнего пределов выберите ограничение Диапазон. Введите минимальное, максимальное или определенное разрешенное значение. Можно также ввести формулу, которая возвращает числовое значение. Например, допустим, что вы проверяете значения в ячейке F1. Чтобы задать минимальный объем вычетов, равный значению этой ячейки, умноженному на 2, выберите пункт Больше или равно в поле Данные и введите формулу *=2F1 в поле Минимальное значение**.
Разрешить вводить только десятичные числа из определенного диапазона	Выполните действия 1–2, указанные выше. В поле Разрешить выберите значение Десятичный. В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для задания верхнего и нижнего пределов выберите ограничение Диапазон. Введите минимальное, максимальное или определенное разрешенное значение. Можно также ввести формулу, которая возвращает числовое значение. Например, для задания максимального значения комиссионных и премиальных в размере 6% от заработной платы продавца в ячейке E1 выберите пункт Меньше или равно в поле Данные и введите формулу *=E16% в поле Максимальное значение. Примечание: Чтобы пользователи могли вводить проценты, например «20 %», в поле Разрешить выберите значение Десятичное число, в поле Данные задайте необходимый тип ограничения, введите минимальное, максимальное или определенное значение в виде десятичного числа, например 0,2, а затем отобразите ячейку проверки данных в виде процентного значения, выделив ее и нажав кнопку Процентный формат на вкладке Главная в группе Число**.
Разрешить вводить только даты в заданном интервале времени	Выполните действия 1–2, указанные выше. В поле Разрешить выберите значение Дата. В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для разрешения даты после определенного дня выберите ограничение Больше. Введите начальную, конечную или определенную разрешенную дату. Вы также можете ввести формулу, которая возвращает дату. Например, чтобы задать интервал времени между текущей датой и датой через 3 дня после текущей, выберите пункт Между в поле Данные, потом введите =СЕГОДНЯ() в поле Дата начала и затем введите =СЕГОДНЯ()+3 в поле Дата завершения.
Разрешить вводить только время в заданном интервале	Выполните действия 1–2, указанные выше. В поле Разрешить выберите значение Время. В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для разрешения времени до определенного времени дня выберите ограничение меньше. Укажите время начала, окончания или определенное время, которое необходимо разрешить. Если вы хотите ввести точное время, используйте формат чч:мм. Например, если в ячейке E2 задано время начала (8:00), а в ячейке F2 — время окончания (17:00) и вы хотите ограничить собрания этим промежутком, выберите между в поле Данные, а затем введите =E2 в поле Время начала и =F2 в поле Время окончания.
Разрешить вводить только текст определенной длины	Выполните действия 1–2, указанные выше. В поле Разрешить выберите значение Длина текста. В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для установки определенного количества знаков выберите ограничение Меньше или равно. В данном случае нам нужно ограничить длину вводимого текста 25 символами, поэтому выберем меньше или равно в поле Данные и введем 25 в поле Максимальное значение.
Вычислять допустимое значение на основе содержимого другой ячейки	Выполните действия 1–2, указанные выше. В поле Разрешить выберите необходимый тип данных. В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. В поле или полях, расположенных под полем Данные, выберите ячейку, которую необходимо использовать для определения допустимых значений. Например, чтобы допустить ввод сведений для счета только тогда, когда итог не превышает бюджет в ячейке E1, выберите значение Число десятичных знаков в списке Разрешить, ограничение «Меньше или равно» в списке «Данные», а в поле Максимальное значение введите >= =E1.

Примечания:

В примерах ниже при создании формул с условиями используется настраиваемый вариант. В этом случае содержимое поля «Данные» не играет роли.
Представленные в этой статье снимки экрана созданы в Excel 2016, но функции аналогичны Excel в Интернете.

Чтобы	Введите формулу
Значение в ячейке, содержащей код продукта (C2), всегда начинается со стандартного префикса «ID-» и имеет длину не менее 10 (более 9) знаков.	=И(ЛЕВСИМВ(C2;3)=»ID-«;ДЛСТР(C2)>9)
Ячейка с наименованием продукта (D2) содержала только текст.	=ЕТЕКСТ(D2)
Значение в ячейке, содержащей чью-то дату рождения (B6), было больше числа лет, указанного в ячейке B4.	*=ЕСЛИ(B6<=(СЕГОДНЯ()-(365B4));TRUE,FALSE)**
Все данные в диапазоне ячеек A2:A10 содержали уникальные значения.	=СЧЁТЕСЛИ($A$2:$A$10;A2)=1 Примечание: Необходимо сначала ввести формулу проверки данных в ячейку A2, а затем скопировать эту ячейку в ячейки A3:A10 так, чтобы второй аргумент СЧЁТЕСЛИ соответствовал текущей ячейке. Часть A2)=1 изменится на A3)=1, A4)=1 и т. д. Дополнительные сведения
Адрес электронной почты в ячейке B4 содержал символ @.	=ЕЧИСЛО(НАЙТИ(«@»,B4))

Совет: Если вы владелец малого бизнеса и хотите получить дополнительные сведения о настройке Microsoft 365, посетите раздел Справка и обучение для малого бизнеса.

Хотите узнать больше?

Создание раскрывающегося списка

Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка

Дополнительные сведения о проверке данных

Источник

Файлы Microsoft Excel довольно часто используются для хранения данных, с которыми работает несколько различных пользователей. Иногда пользователи ошибаются и вводят некорректные данные, из за чего возникают проблемы различной степени сложности, в зависимости от важности данных. Однако подобной ситуации можно легко избежать.

Специально на такой случай в Excel есть возможность проверять корректность данных, записываемых в определенные ячейки. При вводе недопустимых данных Excel будет выдавать предупреждение или запрет на продолжение операции.

Для включения проверки надо выделить защищаемые ячейки, затем перейти на вкладку «Данные» и выбрать пункт «Проверка данных».

В открывшемся окне на вкладке «Параметры» сначала выбираем тип данных, которые могут быть записаны в выбранные ячейки, а затем задаем ограничения для выбранного типа данных. Вариантов довольно много, например, в качестве ограничения можно указать определенный диапазон чисел, промежуток временидаты, текст определенной длины или указать файл со списком допустимых значений. Также возможно задать формулу для вычисления допустимых значений на основании содержимого других ячеек.

В качестве примера укажем любое целое число не больше 100000.

На вкладке «Сообщение об ошибке» выбираем действие, которое должно произойти при неверном вводе. Выбрать можно один из трех вариантов:

• Останов — останавливает операцию, предотвращая ввод некорректных данных;
• Предупреждение — при вводе некорректных данных выдается предупреждение, но пользователю дается возможность продолжить операцию;
• Сообщение — пользователь уведомляется о том, что введенные данные недопустимы, однако ввод данных разрешен.

Также здесь можно добавить заголовок и текст сообщения, который увидит пользователь при вводе неправильного значения. Это должно помочь пользователю понять, что он делает не так.

А вот так выглядит сообщение, выдаваемое при попытке ввода данных, не подходящих под заданное условие.

В качестве дополнительной помощи на вкладке «Сообщение для ввода» есть возможность оставить подсказку.

Эта подсказка будет появляться рядом с ячейкой при ее выборе и оставаться на экране до тех пор, пока вы не перейдете к другой ячейке.

И если уж так случилось, что пользователям все таки удалось ″накосячить″, есть возможность выделить неправильно введенные данные. Сделать это можно, выбрав в меню «Проверка данных» пункт «Обвести неверные данные».

Подобные несложные действия облегчат жизнь пользователям и помогут избежать многих проблем при совместной работе с данными в excel.

Источник

На чтение 6 мин Просмотров 21.7к. Опубликовано 11.05.2018

Иногда при работе с таблицами в редакторе Excel появляется уведомление, что «набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен». Самая главная проблема в том, что из-за этого вы не можете ввести нужную вам информацию. На самом деле ничего страшного тут нет. Это ситуацию можно исправить в несколько шагов. В этой статье мы подробно рассмотрим, из-за чего именно появляется это окно и что можно сделать в этой ситуации.

Содержание

Условие проверки
Любое значение
Целое число
Действительное
Список
Дата
Время
Длина текста
Другой
Сообщение об ошибке
Отличие версий Microsoft Excel
Сообщение для ввода данных
Как отключить эту ошибку
Примеры от компании Microsoft
Заключение
Видеоинструкция

Условие проверки

В редакторе Excel существует возможность ограничить ввод информации по каким-нибудь критериям. Процесс происходит следующим образом.

Нажмите на любую клетку.
Перейдите на вкладку «Данные».
Кликните на выделенный инструмент.
Выберите пункт «Проверка данных».

После этого появится окно, в котором можно будет выбрать формат информации для проверки.

Рассмотрим эти форматы более внимательно.

Любое значение

В этом случае в ячейку можно будет вводить что угодно. Параметр используется по умолчанию для любой клетки.

Целое число

Выбрав этот формат, вы сможете отредактировать дополнительную настройку во втором поле.

Например, если выбрать вариант «между», то вы увидите, что в этом окне появятся два дополнительных поля: «Минимум» и «Максимум».

Если выбрать «больше» какой-то величины, то вам нужно будет ввести минимальный допустимый порог. Именно поэтому вы увидите только одно поле – «Минимум», поскольку «Максимум» неограничен.

Действительное

В этом случае принцип работы точно такой же, как и с целыми числами. Разница в том, что на этот раз вы можете использовать любые величины. В том числе и дробные. Для тех, кто не знает, что такое действительные числа, более подробно о них можно прочитать в «Википедии».

Список

Этот формат наиболее интересный.

Для того чтобы понять его возможности, нужно выполнить несколько простых действий.

Заполните чем-нибудь несколько клеток. Неважно чем.

Нажмите на какую-нибудь клетку. Перейдите на знакомую вам вкладку. Кликните на иконку «Работа с данными». Выберите выделенный инструмент.

В поле «Тип данных» выберите вариант «Список». Кликните в графу «Источник». Затем выделите нужный диапазон клеток. Так намного удобнее, чем редактировать ссылку вручную. Для продолжения нажмите на «OK».

Благодаря этому теперь в этой ячейке можно выбирать нужное слово из выпадающего списка. Это намного удобнее, чем изменять текст вручную.

Дата

Данный формат подходит для тех случаев, когда ячейка должна содержать только дату. При этом доступны точно такие же дополнительные условия, как с целыми и действительными числами.

Время

Аналогично и тут. Только здесь указывается одно время (без даты).

Длина текста

Иногда бывают ситуации, когда необходимо ограничить не формат клетки, а длину содержимого выражения. То есть, благодаря этой настройке, вы можете сделать так, чтобы в определенных полях можно было указать текст не больше нужного количества символов. Например, в графе номер телефона или название города.

Вариантов довольно много. Этот способ используется при заполнении каких-нибудь бланков или анкет.

Другой

Данный формат отличается от всех остальных. Здесь вы можете указать какую-нибудь формулу для проверки соответствия информации какому-либо условию.

Сообщение об ошибке

При желании вы можете добавить какое-нибудь уведомление о допущенной ошибке при вводе данных в ячейку. Для это вам нужно выполнить несколько простых операций.

Повторите описанные выше шаги по вызову окна «Проверка вводимых значений».
Выберите какой-нибудь тип данных. В качестве примера мы укажем, что необходимо вводить «Действительное» число, которое больше 10.

Теперь переходим на вкладку «Сообщение об ошибке».
Выбираем вид отображения:
- «Останов»;
- «Предупреждение»;
- «Сообщение».
Указываем заголовок и текст уведомления.
Для сохранения проверки ввода значений нажмите на «OK»

В качестве примера мы укажем следующие настройки.

Введите любое число. Например, что-нибудь меньше указанного значения. Нажмите на клавишу [knopka]Enter[/knopka]. И вы увидите уведомление о том, что была допущена ошибка ввода данных.

В данном случае в поле «Вид» был указан формат «Сообщение». В этом случае вы можете вводить любые числа. Но каждый раз будете видеть подобное уведомление.

Если сделать тип «Останов», то ввести неверное значение не удастся.

А теперь попробуйте убрать введенные настройки и оставить пустые поля.

В результате этого вы и увидите указанную ранее ошибку. То есть, если ничего не указывать вручную, редактор выведет предупреждение по умолчанию.

Но обратите внимание на то, что текст сообщения отличается!

Отличие версий Microsoft Excel

Описанная выше инструкция подходит для современных редакторов 2010, 2013 и 2016 годов. По сравнению со старыми программами существуют некоторые отличия.

Откройте этот же файл в Экселе 2007. Введите неправильное значение. И вы увидите эту ошибку. То есть в современных редакторах текст сообщения по умолчанию был изменён. Привычный всем вид существовал до 2007 года.

В старом Excel 2003 ошибка точно такая же.

Сообщение для ввода данных

Чтобы у пользователей после ввода информации подобных ошибок не возникало, необходимо указывать такие подсказки заранее. Делается это очень просто.

Кликните на любую клетку, для которой вы хотите задать какие-нибудь правила.
Откройте в меню раздел «Данные».
Выберите инструмент «Работа с данными».
Нажмите на иконку «Проверка данных».

В появившемся окне перейдите на вкладку «Сообщение для ввода».
Укажите любой текст в указанных полях.
Для продолжения нажмите на «OK».

Теперь каждый раз, когда бы будете активировать эту ячейку, будете видеть подобную подсказку. Это значительно облегчит ситуацию другим пользователям, которые будут работать с созданными вами файлами.

Как отключить эту ошибку

Если вы открыли чужую таблицу и вам нужно сделать какие-нибудь изменения, но при этом видите подобную ошибку при вводе данных, то не нужно отчаиваться. Исправить ситуацию довольно просто.

Выберите ячейку, в которой вы не можете указать нужное вам значение.
Перейдите на панели инструментов на вкладку «Данные».
Нажмите на инструмент «Работа с данными».
Кликните на иконку «Проверка данных».

Для того чтобы убрать все настройки, достаточно нажать на кнопку «Очистить всё».
Сохраняем изменения кликом на «OK».

Теперь можно вносить любые данные, словно вы открыли пустой файл и никаких настроек там нет.

Примеры от компании Microsoft

Если вы не совсем понимаете, каким образом нужно указывать условия для ввода значений, рекомендуется открыть официальный сайт компании Майкрософт. Там вы сможете найти файл примеров. В нём указаны абсолютно все типы данных и различные случаи составления документов и отчётов.

Заключение

В данной статье мы рассмотрели, в каких случаях может появляться ошибка ввода значений в таблицах Excel. Кроме этого, особое внимание было уделено настройкам различных условий для определения допустимого набора величин.

Если у вас что-то не получается, значит, вы что-то упускаете из виду или выбираете не тот формат данных. Попробуйте повторить эти действия более внимательно.

Видеоинструкция

Если вдруг вы не смогли понять данную инструкцию, ниже прилагается видеоролик, в котором все шаги описываются еще более детально с дополнительными пояснениями.

Источник

Содержание

1 Условие проверки
- 1.1 Любое значение
- 1.2 Целое число
- 1.3 Действительное
- 1.4 Список
- 1.5 Дата
- 1.6 Время
- 1.7 Длина текста
- 1.8 Другой
2 Сообщение об ошибке
- 2.1 Отличие версий Microsoft Excel
3 Сообщение для ввода данных
4 Как отключить эту ошибку
5 Примеры от компании Microsoft
6 Заключение
7 Видеоинструкция

Условие проверки

Нажмите на любую клетку.
Перейдите на вкладку «Данные».
Кликните на выделенный инструмент.
Выберите пункт «Проверка данных».

После этого появится окно, в котором можно будет выбрать формат информации для проверки.

Рассмотрим эти форматы более внимательно.

Любое значение

В этом случае в ячейку можно будет вводить что угодно. Параметр используется по умолчанию для любой клетки.

Целое число

Выбрав этот формат, вы сможете отредактировать дополнительную настройку во втором поле.

Действительное

Список

Этот формат наиболее интересный.

Для того чтобы понять его возможности, нужно выполнить несколько простых действий.

Заполните чем-нибудь несколько клеток. Неважно чем.

Нажмите на какую-нибудь клетку. Перейдите на знакомую вам вкладку. Кликните на иконку «Работа с данными». Выберите выделенный инструмент.

В поле «Тип данных» выберите вариант «Список». Кликните в графу «Источник». Затем выделите нужный диапазон клеток. Так намного удобнее, чем редактировать ссылку вручную. Для продолжения нажмите на «OK».

Благодаря этому теперь в этой ячейке можно выбирать нужное слово из выпадающего списка. Это намного удобнее, чем изменять текст вручную.

Дата

Время

Аналогично и тут. Только здесь указывается одно время (без даты).

Длина текста

Вариантов довольно много. Этот способ используется при заполнении каких-нибудь бланков или анкет.

Другой

Сообщение об ошибке

Повторите описанные выше шаги по вызову окна «Проверка вводимых значений».
Выберите какой-нибудь тип данных. В качестве примера мы укажем, что необходимо вводить «Действительное» число, которое больше 10.

Теперь переходим на вкладку «Сообщение об ошибке».
Выбираем вид отображения:
- «Останов»;
- «Предупреждение»;
- «Сообщение».
Указываем заголовок и текст уведомления.
Для сохранения проверки ввода значений нажмите на «OK»

В качестве примера мы укажем следующие настройки.

Введите любое число. Например, что-нибудь меньше указанного значения. Нажмите на клавишу Enter. И вы увидите уведомление о том, что была допущена ошибка ввода данных.

В данном случае в поле «Вид» был указан формат «Сообщение». В этом случае вы можете вводить любые числа. Но каждый раз будете видеть подобное уведомление.

Если сделать тип «Останов», то ввести неверное значение не удастся.

А теперь попробуйте убрать введенные настройки и оставить пустые поля.

Но обратите внимание на то, что текст сообщения отличается!

Отличие версий Microsoft Excel

В старом Excel 2003 ошибка точно такая же.

Сообщение для ввода данных

Кликните на любую клетку, для которой вы хотите задать какие-нибудь правила.
Откройте в меню раздел «Данные».
Выберите инструмент «Работа с данными».
Нажмите на иконку «Проверка данных».

В появившемся окне перейдите на вкладку «Сообщение для ввода».
Укажите любой текст в указанных полях.
Для продолжения нажмите на «OK».

Теперь каждый раз, когда бы будете активировать эту ячейку, будете видеть подобную подсказку. Это значительно облегчит ситуацию другим пользователям, которые будут работать с созданными вами файлами.

Как отключить эту ошибку

Выберите ячейку, в которой вы не можете указать нужное вам значение.
Перейдите на панели инструментов на вкладку «Данные».
Нажмите на инструмент «Работа с данными».
Кликните на иконку «Проверка данных».

Для того чтобы убрать все настройки, достаточно нажать на кнопку «Очистить всё».
Сохраняем изменения кликом на «OK».

Теперь можно вносить любые данные, словно вы открыли пустой файл и никаких настроек там нет.

Примеры от компании Microsoft

Заключение

Видеоинструкция

Недавно дочь обратилась с вопросом, нельзя ли в Excel выпадающий в ячейке список сделать контекстным, например, зависящим от содержания ячейки, находящейся слева от ячейки со списком (рис. 1)? Я довольно давно не использовал в работе выпадающие списки, поэтому для начала решил освежить свои знания по вопросу проверки данных в Excel.

Рис. 1. Состав выпадающего списка зависит от содержания соседней ячейки

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel2007

Команда Проверка данных находится на вкладке Данные, область Работа с данными.

Примечание. Иногда команда Проверка данных может быть недоступна:

Возможно, в настоящее время вводятся данные. Во время ввода данных в ячейку команда Проверка данных недоступна. Чтобы завершить ввод данных, нажмите клавишу ВВОД или ESC.
Возможно, лист защищен или является общим. Если лист защищен или является общим, изменить параметры проверки данных невозможно. Снимите защиту или отмените режим «общий».
Возможно, таблица Excel связана с узлом SharePoint. Невозможно добавить проверку данных в таблицу Excel, которая связана с узлом SharePoint. Чтобы добавить проверку данных, необходимо удалить связь таблицы Excel или преобразовать ее в диапазон.

К сожалению, Excel в своем стандарте позволяет делать списки только на основе:

имени массива
диапазона ячеек
прямого перечисления элементов списка (рис. 2).

Примечание. Элементы списка вводите через стандартный разделитель элементов списка Microsoft Windows (в русском Excel по умолчанию это точка с запятой).

Рис. 2. Возможные источники списка: вверху – имя массива; посередине – диапазон ячеек; внизу – элементы списка

Попытка ввести формулу в поле Источник диалогового окна Проверка вводимых значений заканчивается неудачей (рис. 3). Видно, что Excel не воспринял значение ячейки D2 ("цвет"), как имя массива, и просто включил это значение в качестве единственного элемента списка.

Рис. 3. Недопустимый источник списка – формула

Примечания. Ширина раскрывающегося списка определяется шириной ячейки, для которой применяется проверка данных. Ширину ячейки можно настроить так, чтобы не обрезать допустимые записи, ширина которых больше ширины раскрывающегося списка.

Убедитесь, что установлен флажок Список допустимых значений. В противном случае рядом с ячейкой не будет отображена стрелка раскрывающегося списка. Хотя ограничение на ввод значений в ячейку работать будет.

Чтобы указать, как обрабатывать пустые (нулевые) значения, установите или снимите флажок Игнорировать пустые ячейки. При включенном флажке ячейку можно будет оставить пустой.

Если допустимые значения заданы именем диапазона ячеек, среди которых имеется пустая ячейка, установка флажка Игнорировать пустые ячейки позволит вводить в проверяемую ячейку любые значения.

После изменения процедуры проверки одной ячейки можно автоматически применить эти изменения ко всем остальным ячейкам, имеющим такие же параметры. Для этого откройте диалоговое окно Проверка данных и на вкладке Параметры установите флажок Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием.

И всё же в Excel есть одна функция непрямого действия. На английском языке у нее говорящее название – INDIRECT. На русском – название функции ни о чем – ДВССЫЛ… В чем же заключается непрямое действие? В отличие от других функций Excel, ДВССЫЛ возвращает не значение, хранящееся в ячейке, а ссылку, хранящуюся в ячейке. Непонятно? Сам «продирался» через это с трудом 🙂 Попробую пояснить. Вот что написано в справке Excel: ДВССЫЛ – возвращает ссылку, заданную текстовой строкой. Ссылки немедленно вычисляются для вывода их содержимого (рис. 4).

Рис. 4. Как работает функция ДВССЫЛ: вверху – формулы, внизу – значения

Понимаю, что если вы впервые столкнулись с функцией ДВССЫЛ, то разобраться сложно. Пробуйте, экспериментируйте, и понимание со временем придет.

Итак, еще раз, ДВССЫЛ возвращает ссылку, а не значение, хранящееся в ячейке. Ссылка немедленно вычисляется, и выводится ее значение (или содержимое). Именно это свойство позволит нам ввести непрямую ссылку на соседнюю ячейку так, что вернется не значение, хранящееся в этой соседней ячейке (как на рис. 3), а ссылка, хранящаяся в ячейке, эта ссылка тут же вычисляется, и получается имя массива (рис. 5).

Рис. 5. Формирование списка, зависящего от значения в левой ячейке

Примечание. Ссылка в формуле =ДВССЫЛ(D2) должна быть относительной (D2), а не абсолютной ($D$2). Подробнее об этом см. раздел Тип ссылок на ячейки в формулах для проверки данных заметки Excel. Проверка данных.

Если настоящая заметка не подсказала вам путь к решению вашей проблемы, рекомендую почитать Связанные (зависимые) выпадающие списки (обратите также внимание на многочисленные комментарии к ней).

В этом примере мы расскажем о том, как использовать проверку данных, чтобы предотвратить превышение бюджетного лимита пользователями.

Выделите диапазон В2:В8.

Примечание: Ячейка В10 содержит функцию SUM (СУММ), которая вычисляет сумму ячеек диапазона B2:B8.

На вкладке Data (Данные) нажмите кнопку Data Validation (Проверка данных).
Выберите пункт Custom (Другой) из выпадающего списка Allow (Тип данных).
Введите формулу, показанную ниже, в поле Formula (Формула) и нажмите ОК.
=SUM($B$2:$B$8)

Источник

Microsoft Excel предоставляет пользователю несколько, условно выражаясь, уровней защиты — от простой защиты отдельных ячеек до шифрования всего файла шифрами крипто-алгоритмов семейства RC4. Разберем их последовательно…

Уровень 0. Защита от ввода некорректных данных в ячейку

Самый простой способ. Позволяет проверять что именно пользователь вводит в определенные ячейки и не разрешает вводить недопустимые данные (например, отрицательную цену или дробное количество человек или дату октябрьской революции вместо даты заключения договора и т.п.) Чтобы задать такую проверку ввода, необходимо выделить ячейки и выбрать на вкладке Данные (Data) кнопку Проверка данных (Data Validation). В Excel 2003 и старше это можно было сделать с помощью меню Данные — Проверка (Data — Validation). На вкладке Параметры из выпадающего списка можно выбрать тип разрешенных к вводу данных:

Соседние вкладки этого окна позволяют (при желании) задать сообщения, которые будут появляться перед вводом — вкладка Сообщение для ввода (Input Message), и в случае ввода некорректной информации — вкладка Сообщение об ошибке (Error Alert):

Уровень 1. Защита ячеек листа от изменений

Мы можем полностью или выборочно запретить пользователю менять содержимое ячеек любого заданного листа. Для установки подобной защиты следуйте простому алгоритму:

Выделите ячейки, которые не надо защищать (если таковые есть), щелкните по ним правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат ячеек (Format Cells). На вкладке Защита (Protection) снимите флажок Защищаемая ячейка (Locked). Все ячейки, для которых этот флажок останется установленным, будут защищены при включении защиты листа. Все ячейки, где вы этот флаг снимете, будут доступны для редактирования несмотря на защиту. Чтобы наглядно видеть, какие ячейки будут защищены, а какие — нет, можно воспользоваться этим макросом.
Для включения защиты текущего листа в Excel 2003 и старше — выберите в меню Сервис — Защита — Защитить лист (Tools — Protection — Protect worksheet), а в Excel 2007 и новее — нажмите кнопку Защитить лист (Protect Sheet) на вкладке Рецензирование (Reveiw). В открывшемся диалоговом окне можно задать пароль (он будет нужен, чтобы кто попало не мог снять защиту) и при помощи списка флажков настроить, при желании, исключения:

Т.е., если мы хотим оставить пользователю возможность, например, форматировать защищенные и незащищенные ячейки, необходимо установить первых три флажка. Также можно разрешить пользователям использовать сортировку, автофильтр и другие удобные средства работы с таблицами.

Уровень 2. Выборочная защита диапазонов для разных пользователей

Если предполагается, что с файлом будут работать несколько пользователей, причем каждый из них должен иметь доступ в свою область листа, то можно установить защиту листа с разными паролями на разные диапазоны ячеек.

Чтобы сделать это выберите на вкладке Рецензирование (Review) кнопку Разрешить изменение диапазонов (Allow users edit ranges). В версии Excel 2003 и старше для этого есть команда в меню Сервис — Защита — Разрешить изменение диапазонов (Tools — Protection — Allow users to change ranges):

В появившемся окне необходимо нажать кнопку Создать (New) и ввести имя диапазона, адреса ячеек, входящих в этот диапазон и пароль для доступа к этому диапазону:

Повторите эти действия для каждого из диапазонов разных пользователей, пока все они не окажутся в списке. Теперь можно нажать кнопку Защитить лист (см. предыдущий пункт) и включить защиту всего листа.

Теперь при попытке доступа к любому из защищенных диапазонов из списка, Excel будет требовать пароль именно для этого диапазона, т.е. каждый пользователь будет работать «в своем огороде».

Уровень 3. Защита листов книги

Если необходимо защититься от:

удаления, переименования, перемещения листов в книге
изменения закрепленных областей («шапки» и т.п.)
нежелательных изменений структуры (сворачивание строк/столбцов при помощи кнопок группировки «плюс/минус»)
возможности сворачивать/перемещать/изменять размеры окна книги внутри окна Excel

то вам необходима защита всех листов книги, с помощью кнопки Защитить книгу (Protect Workbook) на вкладке Рецензирование (Reveiw) или — в старых версиях Excel — через меню Сервис — Защита — Защитить книгу (Tools — Protection — Protect workbook):

Уровень 4. Шифрование файла

При необходимости, Excel предоставляет возможность зашифровать весь файл книги, используя несколько различных алгоритмов шифрования семейства RC4. Такую защиту проще всего задать при сохранении книги, т.е. выбрать команды Файл — Сохранить как (File — Save As), а затем в окне сохранения найти и развернуть выпадающий список Сервис — Общие параметры (Tools — General Options). В появившемся окне мы можем ввести два различных пароля — на открытие файла (только чтение) и на изменение:

Ссылки по теме

Как установить/снять защиту на все листы книги сразу (надстройка PLEX)
Подсветка незащищенных ячеек цветом
Правильная защита листов макросом

Источник