Как называется процесс word

Microsoft Word– один
из самых популярных текстовых редакторов.
Редактор обладает большими и постоянно
растущими возможностями по обработке
и оформлению текстов, со средним набором
типов шрифтов, их размеров, возможностью
расширения и с использованием графической
информации. С помощью этого редактора
можно быстро и с высоким качеством
подготовить любой документ – от простой
записки до оригинал – макета сложного
издания.

Редактор разработан
фирмой Microsoft и полностью использует
преимущества пользовательского
интерфейса ОС Windows. Существует множество
версий данного редактора (MS Word 2000, MS Word
2002, MS Word 2003). Каждая новая версия является
дальнейшим развитием предыдущей и
сохраняет преемственность. Поэтому
использование при работе новых версий
MS Word обычно не вызывает у пользователей
особых затруднений.

Любой текст,
набранный в MS Word, называется документом.
Каждый документ получает свое имя.
Большие возможности MS Word имеет при
работе со шрифтами. Возможно изменение
начертания, размера, цвета и стиля
шрифтов. Разнообразие шрифтов позволяет
создавать документы разного типа:
визитки, письма, брошюры, документацию,
приглашения, объявления, вывески, книги
и т.д. Доступна настройка всех параметров
абзаца (отступ, межстрочный шаг,
выравнивание).

MS Word позволяет
создавать таблицы в тексте, которые
можно видоизменять, а также проводить
различные операции с ячейками таблицы.
MS Word поддерживает работу с графикой.
Под графикой подразумеваются рисованные
картинки, фотографии, а также фигуры,
создаваемые вручную. Имеется возможность
разработки высокохудожественных
надписей. Любой графический объект
настраивается (яркость, контрастность,
размер, цвет, положение и др.).

Использование MS
Word позволяет выполнять многие операции
верстки, свойственные профессиональным
издательским системам, и готовить
полноценные оригинал – макеты для
последующего тиражирования в типографии.
Имеется система готовых шаблонов и
стилей оформления, функции автотекста
и автокоррекции, форматная кисть,
пользовательские панели инструментов,
макроязык и др.

MS Word позволяет
реализовать возможности новейших
технологий связывания и встраивания
объектов, которые дают возможность
включать в документы текстовые фрагменты,
таблицы, иллюстрации, подготовленные
в других приложениях ОС Windows. Встроенные
объекты можно редактировать средствами
этих приложений.

Встроенный редактор
формулпозволяет осуществлять запись
математических формул. Кроме всего
перечисленного в MS Word имеется множество
дополнительных функций, ускоряющих и
облегчающих работу с текстами:

• изменение масштаба
  просмотра документа;

• создание колонтитулов
  и автоматическая нумерация страниц;

• создание границ
  вокруг текста и страниц;

• разработка своего
  стиля и использование его в дальнейшем
  для быстрого форматирования текста;

• работа с макросами;

• поддержка нескольких
  окон;

• удобная справочная
  система;

• проверка орфографии,
  грамматики и синтаксиса, поддержка
  нескольких словарей для проверки
  правильности написания;

• проверка
  правописания, подбор синонимов и
  автоматический перенос слов;

• настройка панелей
  инструментов (добавление и удаление
  кнопок и команд);

• возможность
  предварительного просмотра документа
  перед печатью;

• настройка параметров
  страницы и поддержка нестандартных
  форматов бумаги;

• вставка в текст
  специальных символов.

Редактор MS Word
обладает отдельными недостатками.
Имеются некоторые сложности с
преобразованием файлов при переводе
текстов, подготовленных с помощью более
ранней версии в более позднюю и наоборот.

При подготовке
крупных блоков сравнительно однородной
текстовой информации (статьи, брошюры
гуманитарной тематики) пользователю
вполне достаточно применять основной
набор операций (ввод, модификация текста,
работа с фрагментами, поиск и замена).
Эти операции быстрее выполняют более
простые текстовые редакторы. Подготовленный
в этих редакторах текстовый файл легко
преобразуется в файл формата MS Word, а
затем средствами этого редактора
доводится до нужного вида, что может
существенно экономить время.

Другим недостатком
редактора является трудоемкость при
вводе сложных математических выражений
и формул.

Кроме того, он не
предназначен для изготовления
полиграфической продукции особо сложной
структуры (атласы, альбомы, обложки), а
также для редактирования высококачественных
иллюстраций.

В зависимости от
потребностей пользователя можно выбрать
различные варианты этого редактора:
минимальный, выборочный, стандартный,
полный.

Р

Рис. 4.3.

ассмотрим возможности
данного редактора на примере MS Word 2000,ярлык которого представлен
на рисунке 4.3.

При работе в MS Word
используется левая кнопка мыши, правая
– в основном для вызова контекстного
меню с дополнительными функциями.
Большинство функций можно вызвать также
с помощью специальных комбинаций
«горячих» клавиш. Это позволяет экономить
время, а работа с программой становится
более эффективной. Все перемещения по
столу мыши на экране повторяет курсор
(указатель). Основная его форма – стрелка.
В тексте курсор имеет форму вертикальной
черты. Любая команда задается нажатием
на кнопку. Кнопка имеет два состояния:
включенное и выключенное. Под «нажатием»
подразумевается наведение указателя
на кнопку и одинарный щелчок левой
кнопкой мыши.

Главное окно MS
Word можно разделить на пять областей
(рис. 4.4):

• строка
  заголовка;

• строка
  меню;

• панели
  инструментов;

• рабочая
  область;

• строка
  состояния.

Строка заголовкапомимо собственно заголовка содержит
пиктограмму системного меню и кнопки
управления окном.

Строка менюсодержит команды основного меню. Все
команды являются иерархическими. При
выборе одной из таких команд на экране
появляется ее ниспадающее меню (рис.
4.5).

Панели инструментов
–удобное средство для быстрого
выполнения команд и процедур. Для работы
с панелями инструментов необходима
мышь или аналогичное устройство
позиционирования. Для того, чтобы
выполнить команду или процедуру,
представленную на панели инструментов
соответствующей кнопкой, достаточно
нажать мышью эту кнопку. Панели
инструментов доступны в любой момент,
поскольку они располагаются поверх
окон документа.

Под
строкой меню располагаются панели
инструментов:СтандартнаяиФорматирование(рис. 4.6). Помимо этих
двух панелей имеется большое число
других панелей, показанных в таблице
4.1.

Таблица 4.1.
Панель инструментов	Состав, назначение	Примечание
Стандартная	Элементы управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением	Устанавливается по умолчанию
Форматирование	Элементы управления форматированием документа	Устанавливается по умолчанию
Visual Basic	Доступ к средствам создания и редактирования макросов и Web – сценариев	Макросы служат для автоматизации типовых операций. Web – сценарии обеспечивают динамичный характер просмотра Web – страниц
Web	Элементы управления для навигации в Web – структурах	В качестве Web – структур могут выступать World Wide Web, корпоративные сети Intranet
Web – компоненты	Комплект компонентов для создания элементов управления Web – страницей	Применяются для создания обратной связи с потребителем документа (опросные листы, анкеты, бланки заказов, заявок и др.)
Word – Art	Элементы управления для создания художественных заголовков	Устанавливается по умолчанию
Автотекст	Средство быстрого доступа к настройке функции автотекста	Одновременно предоставляет быстрый доступ к средствам настройки функций автозамены и автоформата
База данных	Элементы управления, характерные для работы с базами данных	В качестве базы данных могут выступать как таблицы MS Access, так и собственные таблицы MS Word
Буфер обмена	Средство управления буфером обмена	Буфер обмена в отличие от стандартного буфера обмена ОС Windows может содержать до 12 объектов
Настройка изображения	Элементы управления для основных функций настройки растровых изображений	Позволяют настраивать яркость, контрастность, размер, рамку, режимы обтекания текстом и прочие параметры выделенного растрового объекта
Рамки	Элементы управления для создания фреймов	MS Word 2000 поддерживает два типа фреймов: фреймы в электронных документах и фреймы в печатных документах
Рецензирование	Элементы управления для редактирования и комментирования документов	Измененные данные сохраняются в документе на правах новых версий. Автор текста может просмотреть предлагаемые изменения, после чего принять их или отвергнуть
Рисование	Элементы управления и инструменты для выполнения простейших графических работ	Графические объекты, создаваемые инструментами данной панели, имеют характер векторных объектов
Таблицы и границы	Элементы управления для создания таблиц	Предоставляет средства для сортировки данных и проведения итоговых расчетов в таблицах
Формы	Элементы управления для разработки стандартных форм	Позволяют создавать три типа форм: Web – формы, формы MS Word, печатные формы
Элементы управления	Компоненты ActiveX для создания элементов управления Web – страниц и Web – форм	Средства панели инструментов позволяют использовать около 150 готовых компонентов и установку дополнительных компонентов ActiveX

Строка состояния
расположена в нижней части главного
окна. В левой части строки состояния
отображается информация о текущем
документе (в соответствии с таблицей
4.2) и индикаторы режима работы.

Включение/выключение
режимов работы осуществляется
соответствующими командами (табл. 4.2).

Таблица 4.2.
Индикатор	Значение
Стр. 5	Порядковый номер видимой в окне страницы документа
Разд 1	Номер раздела, в котором находится видимая страница
6/32	Номер видимой страницы/ общее число страниц в документе
На 19,1см	Расстояние от курсора ввода до верхнего края страницы
Ст 27	Номер строки, в которой находится курсор
Кол 1	Номер позиции курсора в строке
ЗАП	Индикатор режима записи макрокоманды
ИСПР	Индикатор режима редакторской правки
ВДЛ	Индикатор режима расширения маркировки
ЗАМ	Индикатор режима замены
УКРАИНСКИЙ	Индикатор языка

Рабочая область является
основной для работы с документом, в
которой могут быть одновременно открыты
окна для нескольких документов.

Линейкипозволяют визуально оценить текущее
положения курсора в тексте. Однако в MS
Word линейки выполняют дополнительные
функции. Горизонтальная линейка позволяет
визуально изменять:

• отступы
  абзацев;

• поля
  на странице;

• ширину
  колонок и столбцов таблиц;

• позиции
  табуляции.

При перемещении
курсора маркеры отступов и позиции
табуляции на горизонтальной линейке
отражают установки для того абзаца, в
котором находится курсор. Вертикальная
линейка отображается вдоль левого поля
страницы. С ее помощью можно быстро
регулировать верхние и нижние поля
страницы, а также высоту строк в таблице.
Можно по своему усмотрению отображать
линейки на экране или удалить их,
освободив тем самым больше места для
документа.

Режимы просмотра
документов

В левой части
горизонтальной полосы прокрутки
располагаются кнопки режима просмотра
(рис. 4.7). MS Word поддерживает несколько
режимов представления документов.

Вобычном режимепредставляется
только содержательная часть документа
без реквизитных элементов оформления,
относящихся не к тексту, а

к печатным страницам
(колонтитулы, колонцифры, подстраничные
сноски и т. п.). Этот режим удобен на
ранних этапах разработки документа
(ввод текста, редактирование,
рецензирование), а также во всех случаях,
когда содержательная часть документа
имеет более важное значение, чем внешнее
представление. В этом режиме операции
с объемными документами проходят
быстрее, что важно при работе на
малопроизводительных компьютерах.

В режиме Web –
документаэкранное представление не
совпадает с печатным. Это отображение
характерно для электронных публикаций
в World Wide Web. Понятие печатной страницы
для электронных документов не имеет
смысла, поэтому назначенные параметры
страницы не учитываются, а форматирование
документа на экране является относительным.

В режиме разметкиэкранное представление документа
полностью соответствует печатному,
вплоть до назначенных параметров
печатной страницы. Этот режим удобен
для большинства работ, связанных с
форматированием текста, предназначенным
для печати.

В режиме структурыдокумент отображается с утрированным
выделением его структуры. Режим полезен
в тех случаях, когда разработку документа
начинают с создания плана содержания.
При его включении на панели инструментов
автоматически открывается вспомогательная
панельСтруктура, элементы управления
которой позволяют править структуру
документа.

Выбор одного из
четырех вышеуказанных режимов
представления документа выполняют с
помощью командных кнопок, расположенных
в левом нижнем углу окна приложения,
или командами меню Вид.

Через меню Виддоступно также специальное представление
(пятый режим)Схема документа, при
котором окно приложения имеет две
рабочие панели. На левой панели
представляется структура документа, а
на правой – сам документ. Этот режим,
сочетающий достоинства режимов разметки
и структуры, полезен при навигации по
объемному документу.

Через меню Файл
доступны еще два режима представления
документа, используемые для предварительного
просмотра. Для электронных документов
используют команду Файл–Предварительный просмотрWeb –
страницы, а для печатных документов
–Файл–Предварительныйпросмотр. В первом случае созданный
документ отображается как Web – страница
в окне браузера, зарегистрированного
ОС в качестве принятого по умолчанию.

Впроцессе работы можно изменятьмасштаб
изображения: увеличить изображение
до 200% – для детальной работы или уменьшить
– для просмотра общего вида страницы.
Кроме этого любой из перечисленных выше
режимов можно отобразитьВо весь экран(команда из менюВид), что позволяет
опытному пользователю максимально
использовать экранную область.

Контекстное менюпозволяет выполнять многие из команд,
не обращаясь к строке меню, что ускоряет
выполнение типовых операций.

Вызов контекстного
меню осуществляется нажатием правой
кнопкой мыши в окне документа или
клавишами Shift+F10на клавиатуре.
Содержание меню определяется характером
работы в MS Word. Например, если нажать
правую кнопку мыши в тот момент, когда
указатель расположен в пределах текста
на экране появится контекстное меню
(рис. 4.8).

Создание документа

Основные этапы
создания документа показаны на рисунке
4.9.

В текстовом
процессоре Word 2000 принято использовать
два метода создания нового документа:
на основе готового шаблона или на основе
существующего документа. Второй метод
проще, но первый методически более
корректен.

При создании
документа на основе существующего
документа открывают готовый документ
Файл–Открыть, сохраняют его
под новым именемФайл–Сохранитькак, затем выделяют в нем все
содержимоеПравка–Выделитьвсеи удаляют его нажатием клавишиDELETE, после чего получают пустой
документ, имеющий собственное имя и
сохраняющий все настройки, ранее принятые
для исходного документа.

Создание документа
на основе готового шаблона выполняется
следующим образом. Командой Файл–Создатьоткрывают диалоговое окноСозданиефайла, включают
переключательСоздать документи
выбирают шаблон (рис. 4.10). Если никаких
предпочтений нет, следует выбрать шаблонНовый документна вкладкеОбщие.

Созданный
документ приобретает имяДокумент1,
принятое по умолчанию. Его целесообразно
сразу же сохранить под «правильным»
именем, выбрав для него соответствующую
папку и дав командуФайл–Сохранитькак. Диалоговое окноСохранениедокумента(рис. 4.11) в текстовом
процессоре MS Word 2000 предполагает сохранение
не только в папкуМои документы, но
и в другие папки.

В левой части окна
Сохранениеимеется пять кнопок,
позволяющих быстро выбрать локацию
сохраняемого файла.

Журнал–
логическая папка. Если нужно сохранить
документ в одну из папок, которой
пользовались в последнее время, это
удобное средство доступа.

Мои
документы– традиционная папка для
хранения авторских документов в ОС
Windows.

Рабочий
стол– не слишком удобное место для
хранения документов. Однако, если
документ будет использоваться очень
часто и всегда должен быть «на виду»,
его можно сохранить здесь.

Избранное–
особая логическая папка пользователя,
предназначенная для хранения ярлыков
Web – страниц. Ее нецелесообразно
использовать для сохранения текстовых
документов.

Web – папки–
особые папки, хранящиеся в Web – структурах,
например, в World Wide Web или в корпоративной
сети Intranet. В общем случае при использовании
Web – папок сохранение документа происходит
не на локальном компьютере, а на удаленном
Web – сервере.

При необходимости
сохранить документ в произвольную
папку, не представленную в данном списке,
следует выполнить навигацию по файловой
структуре с использованием раскрывающей
кнопки на правом краю поля Папка.

Специальные
средства ввода текста

Остановимся на
особенностях текстового процессора MS
Word 2000, позволяющих автоматизировать
ввод текста.

Все операции ввода,
редактирования и форматирования текста
протоколируются текстовым процессором,
и потому необходимое количество последних
действий можно отменить. Последнее
действие отменяют комбинацией клавиш
CTRL+Z. Эта команда имеет кумулятивный
эффект: серия команд отменяет серию
последних действий. Другие аналогичные
средства – команда:Правка–Отменитьдействиеи кнопкаОтменить действиена панели инструментовСтандартная.
Длинные последовательности действий
можно отменять также с помощью списка
действий (кнопка, раскрывающая список,
присоединена к кнопкеОтменить
действие).

После отмены ряда
действий существует возможность
вернуться к состоянию, предшествовавшему
отмене. Для этого служит команда Правка–Вернуть действиеили кнопкаВернуть действиена панели инструментовСтандартная.

Буфер обмена.При компиляции документа путем
использования фрагментов текста, взятых
из разных первоисточников, удобно
пользоваться буфером обмена. Необходимые
элементы управления находятся на панели
инструментов Буфер обмена (Вид–Панелиинструментов–Буферобмена).

Панель
инструментовБуфер обмена(рис.
4.12) имеет три ряда по четыре ячейки для
хранения данных (очередной ряд открывается
только при заполнении предыдущего). О
содержании конкретной ячейки можно
судить по всплывающей подсказке,
отображаемой при наведении указателя
мыши на ячейку. При переполнении буфера
обмена ячейки сдвигаются вниз, очередной
элемент поступает в последнюю ячейку,
содержимое первой ячейки теряется.

Копилка представляет
собой средство множественной вырезки
и вставки. Фрагмент документа может
быть помещен в копилку не иначе, как
вырезанием. В копилку можно поместить
отдельные фрагменты текста, графики,
таблицы и другие объекты из различных
мест документа. Объекты, помещенные в
копилку, хранятся там в порядке
поступления. Элементы отделены друг от
друга символами абзаца. Чтобы поместить
текст или рисунок в копилку их выделяют,
а затем нажимают клавишиCTRL+F3.

Содержимое копилки
можно вставить в требуемое место
документа как единое целое. В дальнейшем
можно изменить в документе порядок
следования элементов копилки.

Вставка содержимого
копилки в документ может осуществляться
с сохранением содержимого копилки или
с её очисткой, если необходимость в ее
содержимом отсутствует.

Для вставки
содержимого копилки с ее одновременной
очисткой используют клавиши CTRL+SHIFT+F3.

Для вставки
содержимого копилки без ее очистки, в
меню Вставкавыбирают командуАвтотекст, а затем — командуАвтотекст, затем в полеИмя элементавыбераютКопилкаи нажимают кнопкуВставить.

Для просмотра
содержимого копилки выберают команду
Автотекств менюВставка, а затем
— командуАвтотекст, после чего из
списка элементов автотекста выбераютКопилка. Содержимое копилки появится
в полеОбразец.

Автотекст–
это режим автоматического ввода
фрагментов текста. Он представлен двумя
функциями: автозавершением и собственно
автотекстом. Их принцип действия состоит
в следующем.

Текстовый
редактор хранит словарь автотекста,
состоящий из слов и фраз, встречающихся
в документах достаточно часто. При вводе
первых четырех символов словарного
элемента на экране появляется всплывающая
подсказка с полным текстом слова или
фразы (рис. 4.13). Если этот вариант подходит
пользователю, он завершает ввод всего
фрагмента нажатием клавишиENTER.Однако пользователь может самостоятельно
выбрать необходимый элемент текста из
списка с иерархической структурой.
Список элементов автотекста открывается
с помощью панели инструментовАвтотекст(Вид–Панели инструментов –
Автотекст, рис. 4.14).

Настройку
словаря автотекста выполняют в диалоговом
окнеАвтозамена(Сервис – Автозамена
– Автотекст). Простейший способ
наполнения словаря новым содержанием
– выделить текст на экране, щелкнуть
на кнопкеАвтотекстна панели
инструментовАвтотекст,и в открывшемся
диалоговом окне использовать кнопкуДобавить.

Использование
средства автозамены при вводе.

Последние версии
текстового процессора MS Word позволяют
эффективно сократить объем вводимого
текста за счет использования средства
Автозамена. Оно позволяет заменить
ввод длинных последовательностей
символов произвольным сочетанием других
символов. Например, если в тексте часто
встречается словосочетание «диалоговое
окно», его можно заменить коротким
сочетанием «.до». Точка перед
символами позволяет отличать их от
двухбуквенных предлогов или союзов.

Настройку средства
Автозаменавыполняют в диалоговом
окнеСервис–Автозамена. Для
этого надо установить флажокЗаменять
при вводе, ввести заменяемую комбинацию
в полеЗаменить, а замещающую
комбинацию – в полеНа, после чего
пополнить список автозамены щелчком
на кнопкеДобавить (рис. 4.15).

Ввод специальных
и произвольных символов. При вводе
текста часто существует необходимость
ввода специальных символов, не имеющих
соответствующей клавиши в стандартной
раскладке клавиатуры, а также символов,
раскладка для которых неизвестна.
Средством для ввода специальных и
произвольных символов, а также для
закрепления их за избранными клавишами
является диалоговое окноСимвол(Вставка–Символ). Данное окно
имеет две вкладки:СимволыиСпециальные символы.

На вкладке
Специальные символыприсутствует
список специальных символов, таких как
«длинное» («полиграфическое») тире,
«копирайт», «торговая марка» и других.
Для вставки такого символа достаточно
щелкнуть на кнопкеВставить.

Вместе
с тем, для большинства специальных
символов существуют клавиатурные
комбинации, приведенные в списке. В том
же окне имеются кнопкиАвтозаменаиКлавиша, позволяющие либо выполнять
ввод специальных символов обычными
символами и автоматически производить
замену, либо закрепить специальный
символ за избранной комбинацией клавиш.

На вкладке Символыпредставлены элементы управления для
ввода произвольных символов (рис. 4.16).
Центральное положение в окне занимает
таблица символов текущего набора.

Выбор шрифта
выполняют в раскрывающемся списке
Шрифт. Если шрифт относится к
категории универсальных шрифтовUNICODE,
то для него имеется и возможность выбора
символьного набора в соответствующем
раскрывающемся спискеНабор.

Если символ надо
вставить только один раз, достаточно
щелкнуть на командной кнопке Вставить.
Если предполагается многократное
использование данного символа, за ним
можно закрепить постоянную комбинацию
клавиш (кнопкаКлавиша) или создать
элемент для спискаАвтозаменас
помощью одноименной кнопки.

Специальные
средства редактирования текста

Режимы вставки
и замены символов.Текстовый процессор
предоставляет возможность выбора между
двумя режимами редактирования текста:
вставки и замены. В режиме вставки
вводимый текст «раздвигает» существующий
текст. В режиме замены новые символы
замещают символы предшествующего
текста, находившиеся в точке ввода.
Режим вставки применяют при разработке
основных содержательных блоков текстовых
документов, а режим замены – при
редактировании стандартных форм и
элементов (колонтитулов, реквизитных
элементов в письмах, служебных записках,
бланках).

Текущий режим
правки текста индицируется на экране
индикатором Замена. В режиме замены
включен индикаторЗАМв строке
состояния окна программы. Двойной щелчок
на этом индикаторе позволяет переключать
режимы. Настройка режима правки
выполняется на вкладкеПравкадиалогового окнаПараметры(Сервис
– Параметры – Правка).

Использование
Тезауруса.Тезаурус представляет
собой словарь смысловых синонимов. При
подготовке технической документации
особую роль играют смысловые синонимы
к используемым глаголам. Для выделенного
слова тезаурус удобно вызывать через
пунктСинонимыконтекстного меню.
Однако этот прием используют не для
всех слов (преимущественно, для глаголов
в неопределенной форме). Общий прием
вызова тезауруса состоит в использовании
команды строки менюСервис – Язык –
Тезаурус.

Окно Тезаурусимеет две панели (рис. 4.17). Его особенность
состоит в том, что поиск синонима является
двухуровневым. Заменяющий синоним можно
выбирать как на левой панели, так и на
правой. Замена производится щелчком на
командной кнопкеЗаменить. Кроме
синонимов в некоторых случаях тезаурус
позволяет находить антонимы слов и
связанные (как правило, однокоренные)
слова.

Средства
автоматизации проверки правописания.Средства автоматизации проверки
правописания включают средства проверки
орфографии и грамматики. Текстовый
процессор позволяет реализовать два
режима проверки правописания –
автоматический и командный.

Для работы в
автоматическом режиме надо установить
флажки Автоматически проверять
орфографию и Автоматически проверять
грамматику на вкладкеПравописаниедиалогового окнаПараметры(Сервис
– Параметры – Правописание). В
автоматическом режиме слова, содержащие
орфографические ошибки, подчеркиваются
красным цветом, а выражения, содержащие
грамматические ошибки, – зеленым. Для
того, чтобы узнать характер ошибки, надо
щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном
фрагменте. В зависимости от характера
ошибки контекстное меню содержит пунктОрфографияилиГрамматика. С их
помощью открывается диалоговое окно,
в котором имеются элементы управления
для получения более точной справки о
характере ошибки, а так же предложенные
варианты исправления предполагаемой
ошибки.

Встроенное
автоматическое средство проверки
правописания является, по существу,
экспертной системой и допускает
настройку. Так, например, если рекомендации
экспертной системы неточны или
неприемлемы, от них можно отказаться
командой Пропустить.

Встроенный словарь
системы проверки правописания не
подлежит правке. Все дополнения и
изменения вносятся в специальный
подключаемый пользовательский словарь.
Каждый пользователь может создать
несколько специализированных
пользовательских словарей, ориентированных
на различные области знаний (право,
экономика, финансы, вычислительная
техника и др.). Подключение нужного
словаря для работы с конкретным документом
выполняется выбором словарного файла
в раскрывающемся списке Вспомогательные
словарина вкладкеСервис – Параметры
– Правописание. Постепенно наполняясь
конкретным содержанием, вспомогательные
словари пользователя становятся мощным
средством повышения производительности
его труда.

Средства
рецензирования текста

Под рецензированием
можно понимать два процесса: редактирование
текста с регистрацией изменений и
комментирование текста. В отличие от
обычного редактирования при рецензировании
текст документа изменяется не окончательно.
Новый вариант и старый «сосуществуют»
в рамках одного документа на правах
различных версий.

Основным средством
рецензирования является панель
Рецензирование(Вид – Панелиуправления – Рецензирование). На
ней представлены четыре группы элементов
управления (рис. 4.18), предназначенных
для:

• создания, просмотра
  и удаления примечаний;

• регистрации,
  просмотра, принятия и отмены изменений;

• выбора
  цвета выделения примечаний;

• сохранения версий
  документа.

Для создания
примечания служит кнопка Добавить
примечание. При ее использовании
последнее слово текста выделяется
заданным цветом. Открывается дополнительная
панель для ввода текста примечания.
Когда примечание создано, его можно
просмотреть в форме всплывающей
подсказки, если навести указатель мыши
на выделенное слово. Вместе с текстом
примечания отображаются сведения о
том, кто его внес.

Для регистрации
изменений в тексте служит кнопка
Исправления. Все редактирование
текста в режиме регистрации исправлений
считается неавторским и выделяется
особым методом (метод выделения можно
задать на вкладкеИсправлениядиалогового окнаСервис – Параметры).
Прочие элементы управления данной
панели позволяют выполнять переходы
между исправлениями, принимать или
отвергать их.

Если документ
проходит многоступенчатое редактирование,
часто возникает необходимость хранить
его промежуточные версии. MS Word 2000
позволяет хранить несколько версий
документа в одном файле. Это удобное
средство отличается тем, что при
сохранении нескольких версий (в отличие
от нескольких копий) эффективно
используется рабочее место на диске.
При сохранении очередной версии не
происходит повторного сохранения всего
документа – сохраняются только отличия
текущей версии от предшествующей. Для
сохранения текущей версии используют
соответствующую кнопку панели
Рецензирование, а для загрузки одной
из промежуточных версий – командуФайл–Версии.

Форматирование
текста

Форматирование
текста осуществляется средствами меню
Форматили панели Форматирование.
Основные приемы форматирования включают:

• выбор и изменение
  гарнитуры шрифта;

• управление размером
  шрифта;

• управление
  начертанием и цветом шрифта;

• управление методом
  выравнивания;

• создание
  маркированных и нумерованных списков
  (в том числе многоуровневых);

• управление
  параметрами абзаца.

Настройка шрифта.Выбор гарнитуры шрифта действует на
выделенный текстовый фрагмент. Если ни
один фрагмент не выделен, он действует
на весь вводимый текст до очередной
смены гарнитуры.

Особенность
текстовых процессоров MS Word состоит в
том, что они ориентированы на работу с
многоязычными шрифтовыми наборами.
Выбор других шрифтовых наборов действует
только до ближайшего переключения
раскладки клавиатуры с основной
(английской) на дополнительную (русскую,
украинскую), после чего происходит
неконтролируемый автоматический возврат
к использованию одного из шрифтов
UNICODE.

Настройку
шрифта выполняют в диалоговом окне
Шрифт (Формат – Шрифт), которое имеет
три вкладки:Шрифт, Интервал и Анимация(рис. 4.19).

На вкладке Шрифтвыбирают:

• гарнитуру
  шрифта;

• его
  размер (измеряется в пунктах);

• вариант
  начертания;

• цвет
  символов;

• наличие
  подчеркивания;

• характер
  видоизменения.

При
выборе гарнитуры шрифта следует иметь
в виду, что существует две категории
шрифтов: с засечками и без засечек
(рубленые). Характерными представителями
первой категории являются шрифты
семейства Times,
а второй – шрифты семейства Arial.
Шрифты, имеющие засечки, легче читаются
в больших текстовых блоках – их
рекомендуется применять для оформления
основного текста.

Шрифты, не имеющие
засечек, рекомендуется использовать
для заголовков в технических текстах,
а также для оформления дополнительных
материалов (врезок, примечаний и прочего).

Большинство
гарнитур шрифтов являются пропорциональными.
Это означает, что ширина отдельных
символов и расстояние между соседними
символами не являются постоянными
величинами и динамически меняются так,
чтобы сопряжение символов было наиболее
благоприятным для чтения.

Особую группу
представляют так называемые моноширинные
шрифты. В них каждый символ вместе с
окаймляющими его интервалами имеет
строго определенную ширину.

Такие шрифты
применяют в тех случаях, когда надо
имитировать шрифт пишущей машинки, а
также при вводе текстов, представляющих
листинги программ. Характерными
представителями таких шрифтов являются
шрифты семейства Courier.

При выборе размера
шрифта руководствуются назначением
документа, а также вертикальным размером
печатного листа. Для документов, имеющих
формат типовой книжной страницы, обычно
применяют шрифт размером 10 пунктов
(один пункт равен 1/72 дюйма). Для документов,
готовящихся для печати на стандартных
листах формата А4 (210х297 мм), выбирают
размер 12 пунктов. При подготовке
документов, предназначенных для передачи
средствами факсимильной связи, применяют
увеличенный размер – 14 пунктов и т.д.

Интервал задается
путем выбора одного из трех значений
(Обычный, Разреженный, Уплотненный) на
вкладке Формат – Шрифт – Интервал.

Эффекты анимации
используют очень редко и только при
подготовке электронных документов,
распространяемых в формате текстового
процессора. Настройка метода
выравнивания.MS Word поддерживают четыре
вида выравнивания:

• по
  левому краю;

• по
  центру;

• по
  правому краю;

• по
  ширине.

Выбор вида
выравнивания выполняют соответствующими
кнопками панели инструментов Форматирование
или из раскрывающегося списка Формат
– Абзац – Отступы и интервалы –
Выравнивание(рис. 4.20).

Настройка
параметров абзаца.Кроме режима
выравнивания настраиваются следующие
параметры абзаца:

• величина отступа
  слева (от левого поля);

• величина отступа
  справа (от правого поля);

• величина отступа
  первой строки абзаца («красная строка»);

• величина интервала
  перед абзацем и после него.

Для печатных
документов величину отступа для основного
текста, как правило, не задают (необходимое
положение текста определяется шириной
полей). Для Web – страниц величина абзацного
отступа имеет большое значение. Это
один из весьма немногих параметров
форматирования, допускаемых для Web –
документов, поэтому его используют
очень широко.

Обычная практика
назначения формата состоит в том, что
для документов простой структуры
(художественных) используют отступ
первой строки (это особенно важно для
текстов на русском и немецком языках),
а для документов сложной структуры
(технических) и документов на английском
языке используют интервалы между
абзацами. Промежуточное положение
занимают документы, относящиеся к
естественнонаучным и гуманитарным
дисциплинам.

Средства создания
маркированных и нумерованных списков.Специальное оформление маркированных
и нумерованных списков редко применяют
в художественных документах и персональной
переписке, но в служебных документах
и, особенно, в Web – документах оно
используется достаточно широко. В Web –
документах оформление маркированных
списков особо усиливают за счет применения
специальных графических маркеров, стиль
которых должен тематически сочетаться
с содержанием и оформлением документов.

Для
создания нумерованных и маркированных
списков нужно сначала выполнить
настройку, затем вход в список и, наконец,
выход из него. Настройку выполняют в
диалоговом окнеСписок, открываемом
командойФормат – Список. Данное
окно имеет три вкладки:Маркированный
список, Нумерованный список и Многоуровневый
список(рис. 4.21) В качестве элементов
управления здесь представлены образцы
оформления списков. Для выбора нужного
достаточно щелкнуть на избранном
образце.

Для создания списка
по команде служат кнопки НумерацияиМаркеры, представленные на панелиФорматирование. Как маркированный,
так и нумерованный список легко превратить
в многоуровневый. Для перехода на новые
(или возврата на предшествующие уровни)
служат кнопкиУвеличить отступ и
Уменьшить отступна панелиФорматирование.

Для списков с очень
глубоким вложением уровней (более трех)
можно настроить стиль оформления каждого
из уровней. Для этого служит командная
кнопка Изменитьна вкладкеМногоуровневыйдиалогового окнаСписок.

Характерной
особенностью процессора MS Word 2000, связанной
с его ориентацией на создание Web –
документов, является возможность
использования графических маркеров.
Для выбора графических маркеров служит
командная кнопка Рисунокна вкладкеМаркированныйдиалогового окнаСписок. Она открывает диалоговое
окноРисованный маркер, в котором
можно выбрать желаемый маркер, в том
числе и анимированный (на вкладкеФильмы).

Работа со стилями

Абзац – прстейший
элемент оформления любого документа.
Каждый заголовок документа тоже
рассматривается как отдельный абзац.
В меню Формат – Абзацимеется немало
различных элементов управления для
настройки каждого абзаца отдельно путем
использования стилей.

Стиль
оформления
– это именованная совокупность настроек
параметров шрифта, абзаца, языка и
некоторых элементов оформления абзацев
(линий и рамок). Благодаря использованию
стилей обеспечивается простота
форматирования абзацев и заголовков
текста, а также единство их оформления
в рамках всего документа.

Особенностью
текстовых процессоров MS Word является
то, что они поддерживают два типа стилей:
стили абзаца и знаковые стили (стили
символов). С помощью стилей абзаца
выполняют форматирование абзацев, а с
помощью знаковых стилей можно изменять
оформление выделенных фрагментов текста
внутри абзаца. Наличие двух типов стилей
позволяет реализовать довольно сложные
приемы форматирования.

Настройка стиля.Настройку стиля (рис. 4.22) выполняют в
диалоговом окнеСтиль (Формат – Стиль).Настраиваемый стиль выбирают в спискеСтили(при этом на панеляхАбзациЗнакиотображаются образцы
применения данного стиля).

Для
изменения стиля служит командная кнопкаИзменить, открывающая диалоговое
окноИзменение стиля. Каждый из
компонентов стиля настраивается в
отдельном диалоговом окне. Выбор
компонента выполняют в меню, открываемом
с помощью кнопкиФормат.

При проведении
настройки стиля важно правильно выбрать
исходный стиль. Он должен быть как можно
ближе к желаемому, чтобы минимизировать
количество необходимых настроек.

Создание стиля.
Для создания стиля служит командная
кнопкаСоздатьв диалоговом окнеСтили и форматирование(Формат–Стили и форматирование).

В окне Создание
стиляследует:

• ввести
  название нового стиля в поле Имя;

• выбрать
  тип стиля (стиль абзаца или знаковый
  стиль);

• выбрать
  стиль, на котором основан новый стиль;

• указать
  стиль следующего абзаца;

• приступить
  к настройке элементов стиля щелчком
  на кнопке Формат.

Важной чертой
программы является принцип наследования
стилей. Он состоит в том, что любой стиль
может быть основан на каком – то из
существующих. Это позволяет, во – первых,
сократить до минимума настройку стиля,
сосредоточившись только на его отличиях
от базового, а во – вторых, обеспечить
принцип единства оформления всего
документа в целом.

Шаблоны

Совокупность
стилевых настроек сохраняется вместе
с готовым документом. Эти настройки
можно использовать для подготовки новых
документов, используя технологию работы
с шаблонами. По своей сути, шаблоны –
это заготовки будущих документов. Пример
шаблона для письма показан на рисунке
4.23.

Шаблоны
поставляются вместе с текстовым
процессором и устанавливаются на
компьютере вместе с ним. От обычных
документов шаблоны отличаются тем, что
в них приняты специальные меры, исключающие
возможность их повреждения. Открывая
шаблон, создают новый документ путем
внесения изменения в содержание шаблона.
При сохранении записывается созданный
документ, а шаблон, использованный в
качестве его основы, остается в неизменном
виде и пригоден для дальнейшего
использования.

Использование
шаблона для создания документа. По
командеФайл–Создатьоткрывается
диалоговое окноСоздание документа,
в котором можно выбрать шаблон, на базе
которого документ будет разрабатываться.
В этом случае документ сразу получает
несколько готовых стилей оформления,
содержавшихся в шаблоне.

Текстовый процессор – программа, предназначенная для
создания, редактирования и форматирования текстовых документов. Современные
текстовые процессоры позволяют создавать документы трех типов:

• печатные документы;
• электронные документы;
• Web-документы.

Печатные документы создаются и распечатываются на
одном рабочем месте. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной
форме. Состав допустимых средств оформления документа в данном случае определяется
только техническими возможностями печатающего устройства.

Электронные документы создаются в электронном виде в формате
текстового процессора. Электронный документ, как правило, не является
окончательным. В большинстве случаев заказчик может его дорабатывать,
редактировать, форматировать, распечатывать или использовать его компоненты для
подготовки своих документов, например, книг, журналов и т.п. Набор разрешенных
средств оформления документа в данном случае определяется заказчиком.
Электронные документы передаются заказчику в виде файлов.

Web-документы предназначены для просмотра
на экране компьютера средствами Интернет, их преобразование в печатные
документы не планируется. Web-документы оформляются
без привязки к конкретному носителю. Тип компьютера, на котором будет
осуществляться просмотр документа, его операционная система, размер и
разрешение экрана заранее не известны. Поэтому Web-документы
не могут иметь жесткого форматирования. Оформление документа выполняется
непосредственно во время его воспроизведения на компьютере клиента программой,
выполняющей просмотр.

К основным этапам работы с документом относятся следующие:

• ввод текста;
• редактирование документа;
• рецензирование документа;
• форматирование документа;
• сохранение документа;
• печать документа.

Программа Microsoft Word – это мощный текстовый
процессор, являющийся средством автоматизации авторской деятельности. Он
используется для создания и редактирования документов, вставки в документ графических
изображений, а также для создания документов специального назначения, например
бланков и серийных писем. Для электронных и печатных документов используются
различные средства и приемы работы.

Текстовый процессор позволяет создавать многостраничные документы, которые
могут содержать текст, таблицы, графические рисунки, формулы. Имеется возможность
вставлять в документ отдельные объекты, созданные с помощью других приложений,
например диаграммы Excel. В состав Word
включен графический редактор, позволяющий создавать простые
графические рисунки.

Основными структурными единицами документа являются раздел, страница и абзац.

Раздел – это часть документа, в пределах которой
сохраняются основные настройки редактора, прежде всего такие, как размер и ориентация
страницы. Раздел заканчивается вставкой в текст невидимого символа конца
раздела. Любой документ содержит хотя бы один раздел.

Более мелкой единицей документа является страница.
Конец страницы отмечается вставкой невидимого символа конца страницы.

Наименьшей основной единицей текста является абзац.
Ниже будут рассмотрены основные параметры абзаца. Абзац заканчивается вставкой
невидимого символа конца абзаца.

Текстовый процессор Word поддерживает
несколько режимов отображения документа на экране монитора.

В обычном режиме представляется только
содержательная часть документа без элементов оформления (колонтитулы,
подстраничные сноски и т.п.). Этот режим удобен на ранних этапах работы с
документом (ввод текста, редактирование, рецензирование). В этом режиме
операции с объемными документами выполняются быстрее.

В режиме разметки страницы на экране
монитора имитируется лист бумаги, на котором создается документ. В этом режиме
представление документа на экране полностью соответствует печатному.
Этот режим удобен для форматирования документа при подготовке его к печати.

В режиме структуры документа на экран в
упрощенном виде выводится структура документа. Под структурой документа
понимается разбивка его на главы, параграфы и другие структурные единицы. Этот
режим удобен при работе с большими документами, например при подготовке к
изданию рукописи книги.

В режиме Web-документа экранное изображение
не совпадает с печатным. Это характерно для электронных публикаций в Интернет,
поскольку заранее не известно, какими средствами просмотра и на каком
оборудовании будет отображаться документ. Поэтому понятие печатной страницы
для электронных документов не имеет смысла.

8.2. Создание документа

В текстовом процессоре Word используются два
метода создания нового документа – на основе существующего документа
и на основе готового шаблона.

При создании документа на основе существующего открывают готовый документ,
сохраняют его под новым именем, а затем удаляют все его содержимое.
В результате получается новый пустой документ, сохраняющий все настройки,
принятые для исходного документа.

Шаблон представляет собой набор настроек, таких как тип и
размер шрифта, параметров абзаца и других, хранимый в отдельном файле. При
создании нового документа может быть использован один из имеющихся шаблонов.

Запуск Word осуществляется через
Главное меню или с помощью значка на рабочем столе. Новый
документ создается с помощью команды менюФайл / Создать.
При создании нового пустого документа ему автоматически присваивается имя
doc1.doc. В последующем пользователь имеет возможность изменить
имя на любой другое.

Работа с текстовым процессором начинается с задания параметров печатной страницы.
Параметры страницы задаются командой Файл / Параметры страницы

Параметры страницы включают в себя:

• размер бумаги;
• её ориентацию: книжная (вертикальная) или альбомная (горизонтальная);
• размеры полей сверху, снизу, справа и слева;
• тип колонтитулов (если они нужны).

Колонтитулом называется постоянный текст, размещаемый
вверху или внизу страницы, например, название главы.

Настройку параметров страницы следует выполнять в соответствии с тем типом
принтера, который предполагается использовать. Выбор принтера выполняется кнопкой
Принтер в закладке Макет страницы.
В раскрывающемся списке принтеров приведены все модели принтеров, на которые
настроена конфигурация данного компьютера.

После выбора принтера выбирают размер печатной страницы. В качестве стандартного
машинописного листа используется лист формата А4 размером 210х297 мм. При выборе
размеров полей следует учитывать следующие обстоятельства:

• если левое поле используется для брошюровки, оно должно быть увеличено;
• если при брошюровке предполагается обрезка блока, правое и нижнее поля
  должны иметь увеличенный размер;
• если при оформлении документа используются колонтитулы (верхние или нижние),
  для них нужно предусмотреть увеличение размера соответствующих полей.

8.3. Ввод документа

Ввод документа выполняется с клавиатуры. Перед началом ввода с помощью команды меню
Формат / Шрифт устанавливается тип шрифта, его
начертание и размер. Все операции ввода протоколируются, и имеется возможность
отмены любого числа последних действий.

При заполнении страницы ввод текста автоматически продолжается на следующей странице.
В случае необходимости начать ввод с новой страницы без заполнения предыдущей, в
текст вставляется специальный знак – жесткий разделитель страниц. Он устанавливается в окне
Вставка / Разрыв, где нужно выбрать параметр
Начать новую страницу.

Word позволяет выполнять автоматическую нумерацию
страниц. Для нумерации страниц используется команда
Вставка / Номер страницы. В окне нужно указать:

• положение номера (сверху или внизу страницы);
• выравнивание (справа, в центре, слева);
• формат номера (тип числа – арабские или римские цифры).

Нумерация может начинаться с любого номера. Можно отменить печать номера на
первой странице. Номера страниц видны на экране только в режиме разметки страницы.

Настройка шрифта выполняется в диалоговом окне
Формат / Шрифт.

На вкладке Шрифт надо выбрать:

• тип шрифта;
• его размер;
• вариант начертания;
• цвет символов;
• наличие подчеркивания.

При выборе шрифта следует учитывать, что существуют две категории шрифтов:
с засечками и без засечек (рубленные). Характерными представителями
первой категории являются шрифты семейства Times,
а второй – шрифты семейства Arial. Шрифты с
засечками обычно применяются в больших текстовых документах. Шрифты без засечек
используются для заголовков и оформления примечаний, ссылок и пр.

Большинство шрифтов являются пропорциональными. Это
означает, что ширина символов и расстояние между соседними символами не
являются постоянными и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было
наиболее благоприятно для чтения.

В моноширных шрифтах каждый символ вместе с
окаймляющими его интервалами имеет строго определенную ширину. Такие шрифты
применяются для имитации шрифта пишущей машинки, а также при вводе текстов
программ. Характерными представителями таких шрифтов являются шрифты семейства
Courier.

8.4. Редактирование документа

Под редактированием понимается изменение уже существующего документа.
Редактирование начинается с открытия документа. Для этого существует
команда Файл / Открыть.

По этой команде на экране появляется стандартное диалоговое окно
Открытие документа. Оно имеет одинаковый вид во всех
приложениях Windows. По умолчанию окно
Открытие документа открывается с настройкой на папку
Мои документы. Если нужный документ находится в другой папке,
ее надо разыскать и открыть.

Для перемещения по тексту документа используются специальные клавиши
управления курсором. Для произвольного перемещения курсора используется
указатель мыши. Удаление ошибочно введенных символов выполняется клавишами
Backspase или Delete. Разница
между ними в том, что первая удаляет символы слева от курсора, а вторая –
справа.

Большинство операций редактирования выполняется над выделенным фрагментом
текста. Существуют различные способы выделения фрагментов. Выделенный фрагмент
закрашивается черным цветом.

Выделение фрагмента текста с помощью клавиш:

• установить курсор в начало выделения;
• одновременно нажать клавишу Shift и клавишу
  перемещения курсора для закрашивания фрагмента.

Выделение фрагмента текста с помощью мыши:

• для выделения одной строки щелкнуть левой кнопкой мыши у левого края
  рабочего поля напротив выделяемой строки;
• для выделения группы строк щелкнуть левой кнопкой мыши слева от
  выделяемого фрагмента и, не отпуская кнопку, протащить мышь вертикально до
  конца фрагмента;
• для выделения прямоугольного фрагмента: установить указатель мыши в
  начало выделения, нажать левую кнопку мыши и, удерживая нажатой клавишу
  Alt, протащить мышь по диагонали выделяемого фрагмента.
• для выделения отдельных символов или слов установить указатель мыши в
  начало выделения и, держа нажатой левую кнопку, протащить мышь до конца
  выделяемого фрагмента;

Операции копирования, перемещения и удаления фрагмента выполняются только с
выделенным фрагментом.

Копирование фрагмента осуществляется командой Правка / Копировать
. При этом копия выделенного фрагмента помещается в буфер
обмена и может быть многократно вставлена из него в любое место текста.
Для вставки фрагмента из буфера нужно переместить курсор на место вставки и
выполнить команду Правка / Вставить

Перемещение фрагмента в другое место документа выполняется с помощью команды
Правка / Вырезать. При этом выделенный фрагмент
удаляется из документа и помещается в буфер обмена. Затем он указанным выше способом
может быть вставлен в другое место в документе.

Удаление выделенного фрагмента выполняется командой Правка / Очистить /
Содержимое или нажатием клавиши Delete.

Эти же команды (копирование, вставка, удаление) можно выполнить с помощью
кнопок панели инструментов Стандартная.

Операции редактирования могут быть выполнены и при помощи мыши.
Если установить указатель мыши на выделенный фрагмент, то, удерживая нажатой
левую кнопку мыши, можно перетащить его на другой место. Копирование выполняется
аналогично при нажатой клавише Ctrl.

Любое выполненное действие может быть отменено командой Правка / Отменить
ввод или с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов
Стандартная.

Word содержит средства автоматической проверки
правописания, включающие средства проверки орфографии и грамматики. Для этого
используется большой встроенный словарь слов. Слова, содержащие орфографические
ошибки, подчеркиваются красным цветом, а имеющие грамматические ошибки – зеленым.
При этом автоматически выдаются варианты исправления, с которыми пользователь
может согласиться или не согласиться. Пользователь может создавать свои
специализированные словари, ориентированные на различные области знания.

8.5. Рецензирование документа

Под рецензированием понимается редактирование
текста с регистрацией изменений и его комментирование. В отличие от обычного
редактирования при рецензировании текст документа изменяется не окончательно
– новый вариант и старый существуют в рамках одного документа на правах
различных версий.

Средства рецензирования позволяют:

• создавать, просматривать и удалять примечания;
• регистрировать, просматривать, принимать и отменять изменения;
• сохранять версии документа.

Настройка параметров режима рецензирования выполняется командой
Сервис / Параметры. В открывшемся окне
Параметры необходимо выбрать вкладку Исправления.

8.6. Форматирование документа

Под форматированием документа понимается
его оформление с использованием методов выравнивания текста, применением
различных шрифтов, встраиванием в текстовый документ рисунков и других объектов.

Форматирование документа выполняется средствами меню Формат
или с помощью панели форматирования. Основные приемы форматирования включают:

• выбор и изменение типа шрифта;
• управление размером шрифта;
• управление начертанием шрифта;
• управление методом выравнивания;
• создание маркированных и нумерованных списков;
• управление параметрами абзаца.

Текст документа состоит из абзацев. Абзац – это фрагмент текста,
заканчивающийся нажатием клавиши Enter. При этом в
текст вставляется специальный символ конца абзаца. Удаление этого символа
приводит к слиянию абзацев, причем объединенный абзац получает все форматные
установки нижнего присоединенного абзаца. При наборе текста переход на новую
строку выполняется автоматически. Для перехода на новую строку внутри абзаца
нужно нажать клавиши Shift + Enter.

Параметры форматирования абзаца устанавливаются командой
Формат / Абзац, которая открывает диалоговое окно
Абзац. Параметры абзаца задаются на вкладке
Отступы и интервалы.

Абзац имеет следующие параметры.

• Отступы (границы) абзаца слева и справа от края печатного листа.
  Допускаются отрицательные значения отступа. В этом случае текст расположен
  на полях.
• Вид первой строки абзаца: отступ или выступ.
• Межстрочный интервал.
• Межабзацный интервал – величина интервала перед абзацем и после него.
• Выравнивание – смещение текста абзаца относительно его ширины: влево,
  вправо, по центру, по ширине.

На вкладке Положение на странице задаются
правила разбиения строк абзаца на страницы.

Форматирование абзацев может выполняться и с помощью панели форматирования,
которая содержит кнопки форматирования для выравнивания абзацев по центру,
вправо, влево и по ширине.

Совокупность абзацев, для которых сохраняется одинаковая специфика оформления
в части размера и ориентации страницы, размера полей, нумерации страниц,
оформления колонтитулов, количества колонок текста, называется разделом.

Новый раздел создается командой Вставка / Разрыв / Начать новый
раздел. В этом случае в текст вставляется маркер конца раздела.
Существуют следующие виды разрывов «конец раздела»:

• со следующей страницы;
• на текущей странице;
• с четной страницы;
• с нечетной страницы.

В разделе могут быть определены колонтитулы – постоянная информация, размещаемая
на верхнем или нижнем поле страницы. Формат колонтитулов задается командой
Вид / Колонтитулы.

8.7. Стили и шаблоны

Стиль оформления – это именованная совокупность настроек
параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзаца, таких
как рамки и линии. Благодаря использованию стилей обеспечивается простота
форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в
рамках всего документа.

Текстовый процессор Word поддерживает два типа стилей:
стили абзаца и знаковые стили. С помощью стилей абзаца
выполняется форматирование абзацев, с помощью знаковых стилей
можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Это позволяет
создавать внутри абзаца, оформленного одним шрифтом, фрагменты текста, выполненные другим
шрифтом. Работа со стилями состоит в их создании, настройке и использовании.

Совокупность стилевых настроек сохраняется вместе с документом, однако
Word имеет средство сохранения их вне документа,
позволяющее использовать их для создания новых документов. Это средство
называется шаблон. Некоторое количество
универсальных шаблонов поставляется вместе с текстовым процессором.

Шаблоны – это тоже документы, являющиеся заготовками для новых документов.
От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры,
исключающие возможность их повреждения. Открывая шаблон, мы начинаем создавать
новый документ и вносим изменения в содержание шаблона. При сохранении записывается
новый документ, а шаблон остается в неизменном виде и пригоден для дальнейшего
использования.

Содержание |
Назад |

Далее

Создание документа

Чтобы ввести в документ текст, достаточно начать его печатать на клавиатуре
компьютера. Вводимые символы появляются в том месте экрана, где находится курсор,
который сдвигается вправо, оставляя за собой цепочку символов. При достижении
правого поля страницы курсор автоматически перемещается в следующую строку. Этот
процесс называется перетеканием текста, а нажатие на клавишу (Enter) создает
новый абзац, а не новую строку.

Текст, который отображается в окне документа, хранится в оперативной памяти
компьютера. Его можно отредактировать и напечатать, но при завершении работы с Word
он будет утерян. Поэтому, чтобы сохранить введенный текст, нужно записать документ в
файл на жесткий диск компьютера. Тогда его можно будет открыть позже и продолжить
работу.

Чтобы сохранить документ, воспользуйтесь кнопкой Сохранить
(Save)на панели инструментов
Стандартная. При первом сохранении документа откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save As), позволяющее указать имя файла и его
положение (папку). Файлы, относящиеся к одному проекту или объединенные по какому-
либо иному принципу, рекомендуется хранить в одной папке. Это позволяет упорядочить
информацию и упростить поиск данных. Кнопка Создать папку (Create New
Folder)позволяет создать
новую папку прямо в диалоговом окне Создать папку (Create New Folder).

Все последующие версии документа будут сохраняться в том же файле, причем новая
версия документа замещает предыдущую. Если требуется сохранить обе версии
документа (исходную и содержащую последние изменения), воспользуйтесь командой Сохранить как (Save As), указав имя и положение нового файла. Документ
можно сохранить в той же папке, открыть другую папку или создать новую.
Компания «Все для сада» собирается выпустить новый каталог своих товаров.
Вступительная статья каталога посвящена планированию весенних посадок. В этом
упражнении вы введете текст вступительной статьи, а затем сохраните новый документ.

1. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Создать (New Blank
   Document). Откроется окно
   нового документа с курсором в левом верхнем углу.
2. Введите Садоводы! Готовьте свои инструменты! и нажмите на клавишу (Enter). В окне документа отобразится введенный текст.
3. Снова нажмите на клавишу (Enter), чтобы вставить пустую строку после
   заголовка.
4. Введите Учитывая, что весна не за горами, пора подумать о том, что вы
   собираетесь выращивать в этом году, и привести в порядок садовые инструменты.
   Обратите внимание, что при достижении правого поля страницы курсор автоматически
   перемещается в следующую строку.

   Важно. В процессе ввода текста Word подчеркивает некоторые слова и
   фразы. Красная волнистая линия указывает на орфографические ошибки, зеленая — на
   грамматические, а голубая — на погрешности форматирования. Точечная фиолетовая линия
   означает, что Word распознал специфические данные (Smart Tags), которые могут быть
   использованы в других программах (например, имена собственные могут быть добавлены
   в электронную адресную книгу). На данном этапе можно не обращать внимания на
   подчеркнутые слова и фразы.

5. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить
   (Save). Появится диалоговое окно Сохранение документа (Save As) с открытой папкой Мои документы (My
   Documents).

   Совет. Для упрощения перехода в нужную папку можно
   воспользоваться кнопкой Переход на один уровень вверх (Up One Level) или
   панелью объектов, расположенной в левой части диалоговых окон Сохранение
   документа (Save As) и Открытие документа (Open). Например, чтобы
   сохранить файл на гибком диске, на панели объектов щелкните на значке Рабочий
   стол (Desktop), щелкните дважды на значке Мой компьютер (My
   Computer), а затем щелкните дважды на значке гибкого диска.

6. Щелкните на стрелке поля Папка (Save In), а затем щелкните на жестком
   диске (обычно С).
7. В списке файлов и папок щелкните дважды на папке Office XP SBS, а
   затем щелкните дважды на папке Word. В диалоговом окне Сохранение документа
   (Save As) отобразится содержимое папки Word.
8. Щелкните дважды на папке Chap01. На экране отобразится содержимое
   папки Chap01. В поле Имя файла (File Name) отображается слово
   «Садоводы» — первое слово созданного вами документа.

   Совет. Word использует первые слова документа в качестве имени
   файла. Если вас не устраивает предлагаемое название, введите другое. В зависимости от
   установок Windows имя файла может отображаться с расширением или без него.
   Расширение представляет собой три буквы, которые следуют за именем файла после
   точки. Обычно расширение идентифицирует программу, в которой создан файл. Для
   документов Word это .doc.

9. Щелкните на кнопке Создать папку (Create New Folder). Появится диалоговое окно Создание
   папки (New Folder). Новая папка будет вложена в папку Chap01.

   

10. Введите NewFolder и щелкните на кнопке ОК. Папка NewFolder
    становится текущей.
11. В поле Имя файла (File Name) щелкните дважды на значении
    «Садоводы», введите FirstSave, а затем щелкните на кнопке Сохранить (Save). Диалоговое окно Сохранение документа (Save
    As) закроется, а в строке заголовка появится имя FirstSave.

    Совет. В процессе работы Word автоматически
    сохраняет документ, чтобы восстановить его в случае зависания программы или
    отключения питания компьютера. Панель задачи Восстановление документа
    (Document Recovery) содержит список всех восстановленных документов и
    позволяет сравнивать восстановленные версии. Частота сохранения определяется
    интервалом времени, заданным в параметре Автосохранение (AutoRecover).
    Чтобы включить функцию автоматического сохранения и указать нужный интервал, в
    меню Сервис (Tools) щелкните на команде Параметры (Options).
    На вкладке Сохранение (Save) выделите флажок Автосохранение каждые
    (Save AutoRecover info every), введите значение интервала в минутах и щелкните на
    кнопке ОК.

12. Щелкните на кнопке Закрыть (Close)в окне документа. Документ FirstSave закроется.

Сохранение файла для использования в другой программе

Документ Word может быть сохранен в различных форматах, что позволяет открыть
его в другой программе или версии Word. Это особенно важно, если предполагается
работать с одним и тем же файлом в разных программах. Например, если у вас дома
установлен Word 6.0, можно создать документ в Word 2002, сохранить его в формате
Word 6.0, а затем открыть и отредактировать на домашнем компьютере.

Если вы не уверены в формате документа, воспользуйтесь
диалоговым окном Свойства (Properties), в котором отображаются такие
сведения, как версия, тип и программа-создатель документа. Чтобы открыть диалоговое
окно свойств, в меню Файл (File) щелкните на команде Свойства
(Properties), а затем щелкните на вкладке Общие (General).

Чтобы сохранить документ в другом формате, следует выполнить следующие
шаги:

1. В меню Файл (File) щелкните на команде Сохранить как (Save
   As). Появится диалоговое окно Сохранение документа (Save As).
2. В поле Имя файла (File Name) введите новое имя документа.
3. Щелкните на стрелке поля Тип файла (Save As Type), а затем выделите
   нужный формат.
4. Щелкните на кнопке Сохранить (Save).