Как названия папок перевести в excel

Список файлов в папке

Иногда бывает необходимо заполучить на лист Excel список файлов в заданной папке и ее подпапках. В моей практике такое встречалось неоднократно, например:

• перечислить в приложении к договору на проведение тренинга список файлов из раздаточных материалов для особо щепетильных юристов в некоторых компаниях
• создать список файлов для ТЗ проекта
• сравнить содержимое папок (оригинал и бэкап, например)

Для реализации подобной задачи можно использовать несколько способов.

Способ 1. Скелет из шкафа — функция ФАЙЛЫ

Этот способ использует древнюю функцию ФАЙЛЫ (FILES), оставшуюся в Microsoft Excel с далеких девяностых. Вы не найдете эту функцию в общем списке функций, но для совместимости, она всё ещё остаётся внутри движка Excel, и мы вполне можем её использовать.

Механизм таков:

1. В любую ячейку листа (например, в А1) введём путь к папке, список файлов из которой мы хотим получить.

Обратите внимание, что путь должен оканчиваться шаблоном со звездочками:

• *.* — любые файлы
• *.xlsx — книги Excel (только с расширением xlsx)
• *.xl* — любые файлы Excel
• *отчет* — файлы, содержащие слово отчет в названии

и т.д.

2. Создадим именованный диапазон с помощью вкладки Формулы — далее кнопка Диспетчер имен — Создать (Formulas — Names Manger — Create). В открывшемся окне введем любое имя без пробелов (например Мои_файлы) и в поле диапазона выражение:

=ФАЙЛЫ(Лист1!$A$1)

После нажатия на ОК будет создан именованный диапазон с именем Мои_файлы, где хранится список всех файлов из указанной в А1 папки. Останется их оттуда только извлечь.

3. Чтобы извлечь имена отдельных файлов из созданной переменной, используем функцию ИНДЕКС (INDEX), которая в Excel вытаскивает данные из массива по их номеру:

Если лениво делать отдельный столбец с нумерацией, то можно воспользоваться костылем в виде функции СТРОКИ (ROWS), которая будет подсчитывать количество заполненных строк с начала списка автоматически:

=ИНДЕКС(Мои_файлы; ЧСТРОК($B$3:B3))

Ну, и скрыть ошибки #ССЫЛКА! в конце списка (если вы протягиваете формулу с запасом) можно стандартной функцией ЕСЛИОШИБКА (IFERROR):

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Мои_файлы; ЧСТРОК($B$3:B3)); «»)

Важное примечание: формально функция ФАЙЛЫ относится к макро-функциям, поэтому необходимо будет сохранить ваш файл в формате с поддержкой макросов (xlsm или xlsb).

Способ 2. Готовый макрос для ленивых

Если вы знакомы с макросами (не в смысле их программирования, а в смысле копипастинга готовых кодов на VBA), то вам, возможно, отлично зайдёт небольшой макрос, добавляющий в текущую книгу новый пустой лист и выводящий на него список всех файлов с их параметрами из заданной пользователем папки.

Для добавления макроса в вашу книгу нажмите сочетание клавиш Alt+F11, или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer), в открывшемся окне редактора Visual Basic вставьте новый модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда текст этого макроса:

Sub FileList()
    Dim V As String
    Dim BrowseFolder As String
    
    'открываем диалоговое окно выбора папки
    With Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
        .Title = "Выберите папку или диск"
        .Show
        On Error Resume Next
        Err.Clear
        V = .SelectedItems(1)
        If Err.Number <> 0 Then
            MsgBox "Вы ничего не выбрали!"
            Exit Sub
        End If
    End With
    BrowseFolder = CStr(V)
    
    'добавляем лист и выводим на него шапку таблицы
    ActiveWorkbook.Sheets.Add
    With Range("A1:E1")
        .Font.Bold = True
        .Font.Size = 12
    End With
    Range("A1").Value = "Имя файла"
    Range("B1").Value = "Путь"
    Range("C1").Value = "Размер"
    Range("D1").Value = "Дата создания"
    Range("E1").Value = "Дата изменения"
    
    'вызываем процедуру вывода списка файлов
    'измените True на False, если не нужно выводить файлы из вложенных папок
    ListFilesInFolder BrowseFolder, True
End Sub


Private Sub ListFilesInFolder(ByVal SourceFolderName As String, ByVal IncludeSubfolders As Boolean)

    Dim FSO As Object
    Dim SourceFolder As Object
    Dim SubFolder As Object
    Dim FileItem As Object
    Dim r As Long

    Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
    Set SourceFolder = FSO.getfolder(SourceFolderName)

    r = Range("A65536").End(xlUp).Row + 1   'находим первую пустую строку
    'выводим данные по файлу
    For Each FileItem In SourceFolder.Files
        Cells(r, 1).Formula = FileItem.Name
        Cells(r, 2).Formula = FileItem.Path
        Cells(r, 3).Formula = FileItem.Size
        Cells(r, 4).Formula = FileItem.DateCreated
        Cells(r, 5).Formula = FileItem.DateLastModified
        r = r + 1
        X = SourceFolder.Path
    Next FileItem
    
    'вызываем процедуру повторно для каждой вложенной папки
    If IncludeSubfolders Then
        For Each SubFolder In SourceFolder.SubFolders
            ListFilesInFolder SubFolder.Path, True
        Next SubFolder
    End If

    Columns("A:E").AutoFit

    Set FileItem = Nothing
    Set SourceFolder = Nothing
    Set FSO = Nothing

End Sub

Для запуска макроса нажмите сочетание клавиш Alt+F8,или кнопку Макросы (Macros) на вкладке Разработчик (Developer), выберите наш макрос FileList и нажмите кнопку Выполнить (Run). В диалоговом окне выберите любую папку или диск и — вуаля!

Если захотите, чтобы вместо пути к файлу в столбце B выводилась живая гиперссылка, то замените 52-ю строку

Cells(r, 2).Formula = FileItem.Path

на

Cells(r, 2).Formula = «=HYPERLINK(«»» & FileItem.Path & «»»)»

Способ 3. Мощь и красота — надстройка Power Query

Power Query — это очень мощная и при этом бесплатная надстройка для Excel от Microsoft, упрощающая множество задач по загрузке и трансформации данных. В нашей ситуации она тоже может здорово помочь.

Если у вас Excel 2016 или новее, то Power Query уже встроена в Excel по умолчанию, поэтому просто на вкладке Данные выберите команду Создать запрос / Получить данные — Из файла — Из папки (Create Query / Get Data — From file — From folder). Если у вас Excel 2010-2013, то Power Query нужно будет скачать с сайта Microsoft и установить как отдельную надстройку и она появится у вас в Excel в виде отдельной вкладки Power Query. На ней будет аналогичная кнопка Из файла — Из папки (From file — From folder).

В открывшемся окне нужно будет указать папку, содержимое которой мы хотим получить. После нажатия на ОК Power Query обшарит указанную папку и все вложенные подпапки и выдаст на экран окно с предварительным просмотром результатов:

Если внешний вид списка вас устраивает, то можно смело жать внизу кнопку Загрузить (Load), чтобы залить эти данные на новый лист. Если же хочется дополнительно обработать список (удалить лишние столбцы, отобрать только нужные файлы и т.п.), то нужно выбрать команду Изменить / Преобразовать данные (Edit / Transform Data).

Поверх окна Excel откроется окно редактора Power Query, где мы увидим список всех наших файлов в виде таблицы:

Дальше возможны несколько вариантов:

• Если нужны только файлы определенного типа, то их можно легко отобрать с помощью фильтра по столбцу Extension:

  

• Аналогичным образом фильтрами по столбцам Date accessed, Date modified или Date created можно отобрать файлы за нужный период (например, созданные только за последний месяц и т.п.):

  

• Если нужно получить данные не из всех папок, то фильтруем по столбцу Folder Path, чтобы оставить только те строки, где путь содержит/не содержит нужные имена папок:

  

• Там же можно выполнить сортировку файлов по любому столбцу, если требуется.

После того, как необходимые файлы отобраны, можно смело удалить ненужные столбцы, щелкнув по заголовку столбца правой кнопкой мыши и выбрав команду Удалить (Remove column). Это, кстати, уже никак не повлияет на фильтрацию или сортировку нашего списка:

Если в будущем планируется подсчитывать количество файлов в каждой папке (например, для контроля поступивших заявок или подсчета статистики по заявкам), то имеет смысл дополнительно сделать ещё пару действий:

• Щелкните правой кнопкой мыши по столбцу Folder Path и выберите команду Дублировать столбец (Duplicate Column).
• Выделите скопированный столбец и на вкладке Преобразование (Transform) выберите Разделить столбец — По разделителю (Split Column — By delimiter)

Мы получим рядом с нашими данными еще несколько столбцов, где будут продублированы имена вложенных папок — это пригодится нам чуть позже для подсчета статистики с помощью сводной таблицы:

Получившиеся столбцы можно переименовать (Диск, Папка1, Папка2 и т.д.), просто щёлкнув дважды по заголовку каждого.

И, наконец, когда список готов, то его можно выгрузить на лист с помощью команды Главная — Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в… (Home — Close & Load — Close & Load to…):

Дополнительным бонусом можно сделать еще один столбец с функцией ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK), которая создаст красивые стрелочки-ссылки для моментального перехода к каждому файлу:

Мелочь, а приятно

И вдвойне приятно, что в будущем, при изменении содержимого исходной папки, достаточно будет просто щелкнуть мышью по нашей таблице и выбрать команду Обновить (Refresh) — и Power Query выполнит всю цепочку запрограммированных нами единожды действий уже автоматически, отобразив все изменения в составе папки.

Ссылки по теме

• Что такое макрос, куда вставлять код макроса на Visual Basic
• Создание резервных копий ценных файлов
• Что такое Power Query и что можно делать с её помощью

Макрос FolderStructure предназначен для вывода в таблице Excel списка файлов и папок (структуры вложенных файлов и подпапок в заданном каталоге).

Пример результата работы макроса показан на скриншоте (щелкните по нему для увеличения)

В настройках макроса задаются:

• путь к стартовой папке (обязательный параметр)
  Макрос начинает составлять список файлов и папок, начиная с заданной папки
• маска имени файла
  Позволяет выводить в результат только файлы, название которых соответствует заданной маске
  По умолчанию маска равна * (все файлы)
• глубина поиска
  Указывает, на сколько уровней подпапок вглубь макрос должен искать файлы
  Если параметр не задан, проверяются все подпапки (без ограничений по вложенности)
• маски исключаемых файлов
  Опциональный параметр, позволяет исключить некоторые файлы из результата
  Помимо указанных масок (можно задать несколько масок, разделив их символом |), всегда исключаются файлы с названием thumbs.db, а также временные (скрытые) файлы с названием, начинающимся на ~$

Макрос выводит на лист таблицу их следующих столбцов:

• уровень папки / файла (этот столбец скрыт, он в большинстве случаев не нужен)
  Числовое значение от 0 (корневая папка) до уровня самой глубокой вложенной подпапки
• тип объекта (папка или файл)
• имя файла / папки
  Для подпапок, после имени подпапки, указывается информация о содержимом (количество вложенных файлов / подпапок)
• полный путь (для файлов)
  В этот столбец выводятся гиперссылки на найденные файлы / подпапки
• дата создания
• размер папки / файла
   

В пробной версии макроса FolderStructure присутствуют ограничения:

1. код макроса закрыт от просмотра и редактирования
2. некоторые символы в именах файлов / папок заменяются на символ *

В полной версии макроса FolderStructure этих ограничений нет:

• код надстройки открыт, вы можете изменять его как угодно
• нет привязки к компьютеру, и каких-либо ограничений по использованию
• стоимость макроса FolderStructure составляет 360 рублей

Порядок покупки макроса FolderStructure:

1. тестируете макрос на пробной версии (файл прикреплён к статье), и убеждаетесь, что всё работает как вам нужно
2. оплачиваете 360 рублей любым удобным вам способом
3. пишете мне на почту или в Скайп, когда и куда оплатили
4. я проверяю поступление денег (от 2 минут до нескольких часов), и высылаю вам файл FolderStructure.xlsb

Как перечислить все имена файлов из папки и подпапок на листе?

Если вы хотите создать список имен файлов в каталоге на листе, вы можете обработать следующие способы, чтобы быстро получить список файлов из каталога на листе.

• Перечислите все имена файлов из папки на листе с помощью веб-браузера
• Перечислите все имена файлов из папки на листе с помощью формулы
• Перечислите все имена файлов из папки на листе с помощью кода VBA
• Список всех имен файлов из папки и подпапок на листе с мощной функцией

Перечислите все имена файлов из папки на листе с помощью веб-браузера

Если вы хотите вывести список файлов в папке с помощью веб-браузера, вам следует убедиться, что у вас установлен один из веб-браузеров (Firefox, Opera и Google Chrome) установлен на вашем компьютере. Предположим, вам нужно перечислить файлы следующей папки на листе, см. Снимок экрана: 

1. Зайдите, чтобы скопировать путь к папке (Папка Test) в проводнике. Например, путь к этой папке: C: Users AddinTestWin10 Desktop Folder Test.

2. Откройте один из веб-браузеров (FireFox, Opera и Google Chrome), вставьте путь к папке в адресную строку и нажмите Enter ключ. Смотрите скриншот:

3. Нажмите Ctrl + для выбора всего содержимого в веб-браузере и нажмите Ctrl + C скопировать их.

4. Откройте Excel и вставьте напрямую (используя Ctrl + V ярлыки для вставки) их на лист. Смотрите скриншот:

Перечислите все имена файлов из папки на листе с помощью формулы

В Excel вы также можете использовать формулу для получения списка всех имен файлов или типа psecifc имен файлов из папки, выполните следующие действия:

1. Скопируйте и вставьте путь к файлу в ячейку, а затем введите * после пути к файлу, как показано ниже:

2, Затем нажмите Формула > Менеджер имен, см. снимок экрана:

3. В Менеджер имен диалоговое окно, нажмите Новинки кнопку, см. снимок экрана:

4. В выскочившем Новое имя диалоговом окне укажите имя в поле Имя и фамилия текстовое поле, а затем введите приведенную ниже формулу в Относится к текстовое поле, см. снимок экрана:

=FILES(Sheet1!$A$1)

Внимание: В этой формуле Sheet1! $ A $ 1 — это ячейка рабочего листа, содержащая путь к файлу, введенный на шаге 1.

5. А затем нажмите OK > Закрыть чтобы закрыть диалоговые окна, а затем введите следующую формулу в пустую ячейку, где вы хотите перечислить имена файлов, и перетащите ручку заполнения вниз, пока не отобразятся пустые ячейки, теперь все имена файлов в указанной папке перечислены, как показано ниже показан снимок экрана:

=IFERROR(INDEX(Filenames,ROW(A1)),»»)

Внимание: В этой формуле Имена файлов это имя диапазона, которое вы создали на шаге 4, и A1 содержит ли ячейка путь к файлу.

Перечислите все имена файлов из папки на листе с помощью кода VBA

Использование следующего VBA для вывода списка файлов в папке на листе:

1. Откройте рабочий лист и щелкните, чтобы выбрать ячейку, в которую вы хотите поместить имена файлов.

2. Удерживайте ALT + F11 ключи в Excel, и он открывает Microsoft Visual Basic для приложений окно.

3. Нажмите Вставить > Модулии вставьте следующий код в Модули Окно.

Код VBA: перечислить все имена файлов из папки на листе

Sub listfiles()
'Updateby Extendoffice
    Dim xFSO As Object
    Dim xFolder As Object
    Dim xFile As Object
    Dim xFiDialog As FileDialog
    Dim xPath As String
    Dim I As Integer
    Set xFiDialog = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
    If xFiDialog.Show = -1 Then
        xPath = xFiDialog.SelectedItems(1)
    End If
    Set xFiDialog = Nothing
    If xPath = "" Then Exit Sub
    Set xFSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
    Set xFolder = xFSO.GetFolder(xPath)
    For Each xFile In xFolder.Files
        I = I + 1
        ActiveSheet.Hyperlinks.Add Cells(I, 1), xFile.Path, , , xFile.Name
    Next
End Sub

4, Затем нажмите F5 ключ для запуска кода, новое окно Приложения будет отображаться. Выберите папку, в которой должны быть перечислены имена файлов.

5. Затем нажмите OK, файлы в конкретной папке перечислены на листе с гиперссылками. Смотрите скриншот:

Внимание: Могут быть перечислены только имена файлов в основной папке.

Список всех имен файлов из папки и подпапок на листе с мощной функцией

Примечание:Чтобы применить это Список имен файлов, во-первых, вы должны скачать Kutools for Excel, а затем быстро и легко примените эту функцию.

После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте так:

1. Откройте Excel, нажмите Кутулс Плюс > Импорт / Экспорт > Список имен файлов…, см. снимок экрана:

2. В Список имен файлов диалоговом окне выполните следующие операции:

3. Нажмите OK. Он сгенерирует список файлов в каталоге или подкаталоге на новом листе. Смотрите скриншот:

Нажмите, чтобы скачать Kutools for Excel и бесплатная пробная версия прямо сейчас!

Больше относительных статей: