How to enter number starting with zero in Excel
Having trouble with entering values that start with zero? By default, Excel removes any leading zeros in front of a number when you type in such a value and press enter. So, this behavior makes it a bit hard to enter some phone numbers or ZIP codes, like those starting with a zero. In this guide, we’re going to show you how to enter number starting with zero in Excel.
Download Workbook
You have 3 options for enter number starting with zero in Excel:
- Using an apostrophe (‘)
- Using either Text or Special number formats
- Using a custom number format
Let’s see each method in more detail.
Apostrophe (‘)
Excel evaluates any value that starts with an apostrophe as text, and text values can start with zero (0). That’s it! Excel will not show the leading apostrophe character in the beginning when displaying the cell value. You can still see and adjust it when editing the cell value.
Instead of entering an extra character every time, the downside of this method is the fact that you will see an erroneous error indicator for that cell. To get rid of this warning, click the icon on the right-side of the cell, and select Ignore Error item in the list. Please note that choosing Convert to Number here will remove any leading zeros.
Another note regarding this method is that if you want to enter a text that starts with an apostrophe, you may want to consider beginning the text with double apostrophe characters (‘’).
Text and Special Number Formats
Alternatively, you can use Excel’s built-in format options like Text and Special number formats. Number formats alter the display of the values without changing the actual value.
Text number format essentially tells Excel to accept everything inside the cell as a part of a text sting. As a result, Excel doesn’t care whether your number starts with a zero or not.
- To change the number formatting of a cell, first, select the cell or cells you want to update.
- Next, either press the Ctrl + 1 combination or use the right-click (context) menu to open the Format Cells dialog
- Activate the Number tab if it isn’t
- Select Text in the right panel
- Click OK to apply
You can now enter any value without «auto-correct».
If you want to enter values in a more specialized format, check out the options under the Special category. You can select between 4 pre-defined options:
- Zip Code
- Zip Code + 4
- Phone Number
- Social Security Number
The difference between Text and Special number formats is that the Special formats have a fixed structure and number of digits they will accept. This means that you do not need to enter a leading zero because Excel will fill it based on number format. For example, if you select ZIP Code number format and type 123, Excel displays the value as 00123.
Note that in this method, Excel is not actually adding zeros, it;s just altering how you see the value.
Custom Number Format to enter number starting with zero
The final approach is the advanced version of number format method. Excel allows you to code your custom number formatt. So, if the existing formats do not fit your needs, try to creating your own.
To code a custom formatting, open the Format Cell dialog again, and select Custom from the left pane. You need to enter the format code in the Type box and click OK.
Here is a cheat sheet for custom formatting codes:
- 0 represents digits can be filled by a leading zero if there isn’t a number. For example, if you want to a 3-digit number which should have leading zeros, you should use 000.
- If you enter 1, you will see 001.
- 12 will be 012.
- 123 will be 123.
- # represents digits can be filled by a leading zero. For example, if your number format is 0##, leading zero will be added only one time.
- 1 will be 01
- 12 will 012
- 123 will be 123
One more example: Excel’s Special – ZIP number format uses 00000. You can learn more about custom number formats in Number Formatting in Excel – All You Need to Know.
Иногда, необходимо сделать так, чтобы нули в начале чисел автоматически не удалялись программой Excel. Например, вы составляете таблицу с артикулами и вам просто необходимо, чтобы числа отображались полностью.
Грубо говоря, нужно чтобы числа прописывались так же, как на картинке ниже.
Итак, я продемонстрирую вам несколько способов, как можно привести числа в такой вид.
У каждого способа, естественно, есть свои плюсы и минусы, подробнее об этом я расскажу в самой статье.
Содержание
- Способ 1: изменяем формат ячейки
- Способ 2: указываем формат отображения чисел
- Способ 3: с помощью функции ТЕКСТ
- Способ 4: изменяем длину строки
- Способ 5: используем Visual Basic
Способ 1: изменяем формат ячейки
у нас есть «ID» товаров магазина, как на картинке ниже.
И нам нужно записывать эти самые «ID», например, как 00001, а Excel автоматически переписывает его в 1.
Дело в том, что Excel пытается привести числа в простой вид. Он сравнивает числа, к примеру, 00002 и 2, понимает что они одинаковые (именно как числа) и преобразовывает 00002 в простой вид 2.
Но нам все равно необходимо записать 00002, тогда мы можем изменить формат ячейки в текстовый.
Пошаговая инструкция:
- Выделите ячейки с числами, которые нужно записать с нулями;
- Щелкните в раздел «Главная» и в формате выберите «Текстовый»;
В принципе все, теперь попробуйте заново записать ваши числа (нужно именно еще раз их прописать. Числа которые Excel уже преобразовал в «простой» вид, обратно не изменятся).
Важная информация: этот способ может не подойти вам, если вы, в будущем, будете использовать эти ячейки в расчетах, потому что ячейка теперь в текстовом формате, а считать возможно только числа.
Способ 2: указываем формат отображения чисел
Этот способ позволит вам, в дальнейшем, использовать записанные числа в расчетах.
В чем суть:
Число вы можете записать по-разному, например, 2000 и 2000.00 это одно и то же, по этой логике, мы можем просто изменить формат отображения числа. То есть придать именно отображению другой вид, при этом формат ячейки останется числовым.
Таким образом содержимое ячейки не изменится.
Пошаговая инструкция:
- Выделите нужные ячейки;
- Щелкните «Главная» и нажмите на стрелочку, смотрящую вниз, в разделе «Число»;
- В открывшемся окне, во вкладке «Число», щелкните на «(все форматы)»;
- В поле «Тип» (где сейчас написано «Основной») напишите «00000»;
- Подтвердите.
Итак, что произошло: мы поменяли вид отображения всех чисел в выделенных ячейках на пятизначный. Это значит, что все числа в этих ячейках будут отображаться, минимум, в пятизначном формате. Например, число «2» будет отображаться как «00002». А число «372847» будет отображаться как «372847».
В общем, тут все зависит от вашей ситуации, нулей в поле «Тип» можно вписать столько, сколько вам нужно. Можно сделать десятизначный формат отображения и так далее.
Важная информация: этот способ работает только с ячейками формата «Число», если у вашей ячейки будет текстовый формат, этот вариант не сработает.
Способ 3: с помощью функции ТЕКСТ
Итак, важно понимать, что функция ТЕКСТ изменяет формат самого значения, а не всей ячейки.
Но в целом, этот способ подходит если вам просто нужно сделать, чтобы число отображалось так, как вы хотите.
Но не забывайте, что использование этой функции превратит значение в текст. Это значит что для Excel ваше число (например, 00002) будет считаться обычным текстом, т.е. в расчетах его использовать будет невозможно.
Формула:
=ТЕКСТ(A2, “00000”)Для числа, хранящегося в ячейке «A2».
Итак, число будет записываться в пятизначном формате(если число было «3», то станет «00003»).
Плюс этого метода заключается в том, что эти числа можно будет искать с помощью функций поиска. Так как они считаются обычным текстом, поиск по тексту будет работать.
Важная информация: этот способ может не подойти вам, если вы, в будущем, хотите использовать эти числа в расчетах, потому что они теперь будут считаться обычным текстом.
Способ 4: изменяем длину строки
Минус способа с использованием функции ТЕКСТ является то, что она не способна изменять формат чисел на текст тогда, когда эти числа находятся в комбинации с текстом. Она просто не будет работать.
Но в такой ситуации можно использовать метод с функциями ПОВТОР и ДЛСТР.
Формула:
=ПОВТОР(0;5-ДЛСТР(A2))&A2При вызове такой функции, длина строки изменится на пятизначную. Это значит, что все числа будут записаны в пятизначном формате (например, число «3» будет записано как «00003»).
Что делает эта функция:
- Функция ДЛСТР(A2) возвращает длину нашей строки с числом.
- Функция =ПОВТОР(0;5-ДЛСТР(A2)) считает сколько нулей необходимо добавить к началу нашего числа. И так для каждой новой строки.
Грубо говоря, эта функция просто посчитает сколько нулей нужно добавить к началу числа чтобы в нем, в общем, получилось 5 знаков (т.к. в формуле мы указали 5).
Способ 5: используем Visual Basic
Способ с использованием Visual Basic отлично подойдет тем, кому очень часто нужно записывать числа определенным образом.
Этот код создает вашу собственную функцию для такого рода задачи:
Function AddLeadingZeroes(ref As Range, Length As Integer)
Dim i As Integer
Dim Result As String
Dim StrLen As Integer
StrLen = Len(ref)
For i = 1 To Length
If i <= StrLen Then
Result = Result & Mid(ref, i, 1)
Else
Result = "0" & Result
End If
Next i
AddLeadingZeroes = Result
End FunctionНужно поместить код, данный выше, в Visual Basic модуль и тогда в вашем Excel добавится функция, которая автоматически будет прописывать числа с нулями.
А еще можно поделиться этой функцией с коллегами.
Содержание
- 1 Сохраняем нули в MS Excel
- 2 Простейший график изменений
- 3 График с двумя и более кривыми
- 4 Добавление второй оси
- 5 Строим график функций в Excel
- 6 Наложение и комбинирование графиков
- 7 Графики зависимости
- 8 Как построить простой график
- 9 Как построить график с несколькими рядами данных
- 10 Как добавить линию на уже существующую диаграмму
- 11 Как увеличить количество значений на графике
- 12 Построение графиков математических уравнений
- 13 Виды графиков
- 14 Оформление
- 14.1 Название диаграммы
- 14.2 Название осей
- 14.3 Подписи данных
- 14.4 Таблица данных
- 14.5 Сетка
- 14.6 Легенда
- 14.7 Полосы понижения и повышения
- 15 Дополнительные вкладки на панели инструментов
- 15.1 Конструктор
- 15.2 Формат
- 16 Заключение
- 17 Видеоинструкция
- 18 Построение диаграммы «график»
- 19 Построение точечной диаграммы
Многие сталкивались с такой «странной» проблемой: если попытаться ввести в ячейку MS Excel число начинающееся с нуля, то «умная» программа просто сотрет «несущественные» числа и в ячейке будет гордо красоваться не «002», а просто «2. Как же быть, если в таблицу необходимо ввести, к примеру, артикулы товаров или заводские номера оборудования, где начальные нули вполне обычная вещь?
Обычная проблема — вводим число с нулями впереди, а в итоге получаем непотребство
Сохраняем нули в MS Excel
На самом деле, решение у этой проблемы есть — простое и универсальное. А универсальное оно потому, что позволяет избавиться не только с сохранением нулей перед числом, но и некоторыми другими «странными» ошибками Excel, по типу преобразования комбинаций вида «02.03.» в текст «02 мар.».
Для решения этой проблемы, достаточно преобразовать тип данных ячейки из числового в текстовой. Сделать это очень просто:
- Выделите ячейку (или диапазон ячеек) куда будут вставляться ваши «хитрые» числа.
- Щелкните на ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт «Формат ячеек».
Запускаем формат ячеек в MS Excel
- В открывшемся окне перейдите на вкладку «Число» , и в списке «Числовые форматы» выберите «Текстовый» (по умолчанию стоит «Общий»). Нажмите «Ок», и смело вводите свои числа — все нули останутся на своем месте и больше никуда не денутся.
Меняем формат ячейки MS Excel на текстовый
Примечание 1: как вы поняли, изменить тип данных хранимых в ячейке нужно ДО ввода этих самых данных. Если сменить формат на текстовый уже после того как числа введены и нуди благополучно «ускакали», назад они не вернутся.
Примечание 2: не бойтесь, что из-за «текстового» типа данных перестанут работать формулы вычислений в MS Excel. Уверяю вас, все считается ничуть не хуже, чем раньше.
Прибавляю две «текстовых» ячейки друг к другу, в итоге получаю нормально работающую формулу
Как вставить 0 перед числовой последовательностью в Excel / Calc
24.02.2013 54415
Вам необходимо на компьютере вставить число 0 перед числами в ячейке Excel или Calc в Open Office?
В математике считается, что последовательность цифр с нулем впереди равна той же последовательности цифр, но без нуля. Например, 0123 равна 123. Однако, часто случаются ситуации, вне математики, в которых это не так. Например, банковский счет 0123 не равен банковскому счету 123 и наверняка будет принадлежать разным владельцам.
Предлагаем вам два способа для решения этой проблемы:
1-ый способ:
- Открыть MS Excel / Calc Open Office
- Ввести числовую последовательность в нужную ячейку
- Нажать правой клавишей на ячейку, в которую вы ввели числовую последовательность и выбрать пункт: формат ячеек…
- В открывшемся окне сверху выберите вкладку число, слева выберите пункт: (все форматы) / Категорию Все
- В поле тип введите количество нулей на одно больше, чем количество чисел в вашей последовательности / В поле код формата введите количество нулей на одно больше, чем в вашем числе
- В после образец вы увидете, как будет выглядеть ваша последовательность
- Нажмите ок, ваша последовательность изменит свой вид
2-ой способ:
- Открыть MS Excel / Calc Open Office
- Нажать правой клавишей на ячейку, в которую вы хотите написать число и выбрать пункт: формат ячеек…
- В открывшемся окне сверху выберите вкладку число, слева выберите пункт: текстовый и нажмите ок / текст и нажмите ок
- Теперь вы можете вписать в нужной вам ячейки впереди цифр ноль
3-тий способ от Anatoli:
Поставить знак апострофа (`) перед числовой последовательностью в ячейке Excel
P.S. Если у вас возникли проблемы с техникой, обращайтесь в наш компьютерный сервис, либо закажите выезд компьютерного мастера.
Информация воспринимается легче, если представлена наглядно. Один из способов презентации отчетов, планов, показателей и другого вида делового материала – графики и диаграммы. В аналитике это незаменимые инструменты.
Построить график в Excel по данным таблицы можно несколькими способами. Каждый из них обладает своими преимуществами и недостатками для конкретной ситуации. Рассмотрим все по порядку.
Простейший график изменений
График нужен тогда, когда необходимо показать изменения данных. Начнем с простейшей диаграммы для демонстрации событий в разные промежутки времени.
Допустим, у нас есть данные по чистой прибыли предприятия за 5 лет:
| Год | Чистая прибыль* |
| 2010 | 13742 |
| 2011 | 11786 |
| 2012 | 6045 |
| 2013 | 7234 |
| 2014 | 15605 |
* Цифры условные, для учебных целей.
Заходим во вкладку «Вставка». Предлагается несколько типов диаграмм:
Выбираем «График». Во всплывающем окне – его вид. Когда наводишь курсор на тот или иной тип диаграммы, показывается подсказка: где лучше использовать этот график, для каких данных.
Выбрали – скопировали таблицу с данными – вставили в область диаграммы. Получается вот такой вариант:
Прямая горизонтальная (синяя) не нужна. Просто выделяем ее и удаляем. Так как у нас одна кривая – легенду (справа от графика) тоже убираем. Чтобы уточнить информацию, подписываем маркеры. На вкладке «Подписи данных» определяем местоположение цифр. В примере – справа.
Улучшим изображение – подпишем оси. «Макет» – «Название осей» – «Название основной горизонтальной (вертикальной) оси»:
Заголовок можно убрать, переместить в область графика, над ним. Изменить стиль, сделать заливку и т.д. Все манипуляции – на вкладке «Название диаграммы».
Вместо порядкового номера отчетного года нам нужен именно год. Выделяем значения горизонтальной оси. Правой кнопкой мыши – «Выбрать данные» — «Изменить подписи горизонтальной оси». В открывшейся вкладке выбрать диапазон. В таблице с данными – первый столбец. Как показано ниже на рисунке:
Можем оставить график в таком виде. А можем сделать заливку, поменять шрифт, переместить диаграмму на другой лист («Конструктор» — «Переместить диаграмму»).
График с двумя и более кривыми
Допустим, нам нужно показать не только чистую прибыль, но и стоимость активов. Данных стало больше:
Но принцип построения остался прежним. Только теперь есть смысл оставить легенду. Так как у нас 2 кривые.
Добавление второй оси
Как добавить вторую (дополнительную) ось? Когда единицы измерения одинаковы, пользуемся предложенной выше инструкцией. Если же нужно показать данные разных типов, понадобится вспомогательная ось.
Сначала строим график так, будто у нас одинаковые единицы измерения.
Выделяем ось, для которой хотим добавить вспомогательную. Правая кнопка мыши – «Формат ряда данных» – «Параметры ряда» — «По вспомогательной оси».
Нажимаем «Закрыть» — на графике появилась вторая ось, которая «подстроилась» под данные кривой.
Это один из способов. Есть и другой – изменение типа диаграммы.
Щелкаем правой кнопкой мыши по линии, для которой нужна дополнительная ось. Выбираем «Изменить тип диаграммы для ряда».
Определяемся с видом для второго ряда данных. В примере – линейчатая диаграмма.
Всего несколько нажатий – дополнительная ось для другого типа измерений готова.
Вся работа состоит из двух этапов:
- Создание таблицы с данными.
- Построение графика.
Пример: y=x(√x – 2). Шаг – 0,3.
Составляем таблицу. Первый столбец – значения Х. Используем формулы. Значение первой ячейки – 1. Второй: = (имя первой ячейки) + 0,3. Выделяем правый нижний угол ячейки с формулой – тянем вниз столько, сколько нужно.
В столбце У прописываем формулу для расчета функции. В нашем примере: =A2*(КОРЕНЬ(A2)-2). Нажимаем «Ввод». Excel посчитал значение. «Размножаем» формулу по всему столбцу (потянув за правый нижний угол ячейки). Таблица с данными готова.
Переходим на новый лист (можно остаться и на этом – поставить курсор в свободную ячейку). «Вставка» — «Диаграмма» — «Точечная». Выбираем понравившийся тип. Щелкаем по области диаграммы правой кнопкой мыши – «Выбрать данные».
Выделяем значения Х (первый столбец). И нажимаем «Добавить». Открывается окно «Изменение ряда». Задаем имя ряда – функция. Значения Х – первый столбец таблицы с данными. Значения У – второй.
Жмем ОК и любуемся результатом.
С осью У все в порядке. На оси Х нет значений. Проставлены только номера точек. Это нужно исправить. Необходимо подписать оси графика в excel. Правая кнопка мыши – «Выбрать данные» — «Изменить подписи горизонтальной оси». И выделяем диапазон с нужными значениями (в таблице с данными). График становится таким, каким должен быть.
Наложение и комбинирование графиков
Построить два графика в Excel не представляет никакой сложности. Совместим на одном поле два графика функций в Excel. Добавим к предыдущей Z=X(√x – 3). Таблица с данными:
Выделяем данные и вставляем в поле диаграммы. Если что-то не так (не те названия рядов, неправильно отразились цифры на оси), редактируем через вкладку «Выбрать данные».
А вот наши 2 графика функций в одном поле.
Графики зависимости
Данные одного столбца (строки) зависят от данных другого столбца (строки).
Построить график зависимости одного столбца от другого в Excel можно так:
Условия: А = f (E); В = f (E); С = f (E); D = f (E).
Выбираем тип диаграммы. Точечная. С гладкими кривыми и маркерами.
Выбор данных – «Добавить». Имя ряда – А. Значения Х – значения А. Значения У – значения Е. Снова «Добавить». Имя ряда – В. Значения Х – данные в столбце В. Значения У – данные в столбце Е. И по такому принципу всю таблицу.
Скачать все примеры графиков
Точно так же можно строить кольцевые и линейчатые диаграммы, гистограммы, пузырьковые, биржевые и т.д. Возможности Excel разнообразны. Вполне достаточно, чтобы наглядно изобразить разные типы данных.
Большое количество информации, как правило, легче всего анализировать при помощи диаграмм. Особенно, если речь идет про какой-нибудь отчет или презентацию. Но не все знают, как построить график в Excel по данным таблицы. В данной статье мы рассмотрим различные методы, как можно сделать это.
Как построить простой график
Для начала нужно создать какую-нибудь таблицу. Для примера будем исследовать зависимость затрат в разные дни отпуска.
Дальше нужно выполнить следующие действия.
- Выделите всю таблицу целиком (включая шапку).
- Перейдите на вкладку «Вставка». Кликните на иконку «Графики» в разделе «Диаграммы». Выберите тип «Линия».
- В результате этого на листе появится простой график.
Благодаря этому графику мы можем увидеть, в какие дни были самые высокие затраты, а когда, наоборот, – минимальные. Кроме этого, по оси Y мы видим конкретные цифры. Диапазон проставляется автоматически, в зависимости от данных в таблице.
Как построить график с несколькими рядами данных
Сделать большую диаграмму с двумя и более колонками несложно. Принцип практически такой же.
- Для это добавим в нашей таблице еще один столбец.
- Затем выделяем всю информацию, включая заголовки.
- Переходим на вкладку «Вставка». Нажимаем на кнопку «Графики» и выбираем линейный вид.
- Результатом будет появление следующей диаграммы.
В этом случае заголовком таблицы будет значение по умолчанию – «Название диаграммы», поскольку Эксель не знает, какая из колонок главная. Всё это можно изменить, но об этом будет сказано немного позже.
Как добавить линию на уже существующую диаграмму
Иногда бывают случаи, когда необходимо добавить ряд, а не строить что-то с нуля. То есть, у нас уже есть готовый график по столбцу «Основные затраты» и вдруг мы захотели проанализировать еще и дополнительные расходы.
Здесь вы можете подумать, что проще построить всё заново. С одной стороны – да. Но с другой – представьте, что у вас на листе не то что показано выше, а что-то более масштабное. В таких случаях быстрее будет добавить новый ряд, чем начинать сначала.
- Сделайте правый клик мыши по пустой области диаграммы. В появившемся контекстном меню выберете пункт «Выбрать данные».
Обратите внимание на то, что в таблице синим цветом выделились те столбцы, которые используются для построения графика.
- После этого вы увидите окно «Выбора источника данных». Нас интересует поле «Диапазон данных для диаграммы».
- Кликните один раз в это поле для ввода. Затем обычным образом выделите всю таблицу целиком.
- Как только вы отпустите палец, данные вставятся автоматически. Если этого не произошло, просто кликните на эту кнопку.
- Затем нажмите на кнопку «OK».
- В результате этого появится новая линия.
Как увеличить количество значений на графике
В таблице, как правило, хранится информация. Но как быть, если график уже построили, а позже добавили еще строки? То есть, данных стало больше, но на диаграмме это никак не отобразилось.
В данном примере были добавлены даты с 15-го по 20-е июля, но на графике их нет. Для того чтобы исправить это, нужно сделать следующее.
- Сделайте правый клик мыши по диаграмме. В появившемся контекстном меню выберите пункт «Выбрать данные».
- Здесь мы видим, что выделена только часть таблицы.
- Нажмите на кнопку «Изменить» подпись горизонтальной оси (категории).
- У вас будут выделены даты по 14-е июля.
- Выделите их до конца и нажмите на кнопку «OK».
Теперь выберите один из рядов и нажмите на кнопку «Изменить».
- Кликните иконку около поля «Значения». До этого момента у вас будет выделенным именно шапка столбца.
- После этого выделяем все значения и снова нажимаем на эту иконку.
- Для сохранения нажимаем на кнопку «OK».
- Проделываем те же самые действия с другим рядом.
- Затем сохраняем все изменения.
- В результате этого наш график охватывает намного больше значений.
- Горизонтальная ось стала нечитабельной, поскольку там расположено очень много значений. Чтобы это исправить, нужно увеличить ширину диаграммы. Для этого необходимо навести курсор на край области диаграммы и потянуть в сторону.
- Благодаря этому график станет намного красивее.
Построение графиков математических уравнений
Как правило, в учебных заведения иногда дают задания, в которых просят построить диаграмму на основе значений какой-нибудь функции. Например, представить в графическом виде формулы и их результат в зависимости от значения параметра x в диапазоне чисел от -3 до 3 с шагом 0,5. Рассмотрим, как это сделать.
- Создадим для начала таблицу со значениями х в указанном интервале.
- Теперь вставим формулу для второго столбца. Для этого сначала кликните в первую ячейку. Затем нажмите на иконку «Вставить функцию».
- В появившемся окне выберите категорию «Математические».
- Затем найдите в списке функцию «Степень». Найти будет легко, так как все они отсортированы по алфавиту.
Название и назначение формулы может меняться в зависимости от задания. «Степень» подходит именно для нашего примера.
- После этого нажмите на кнопку «OK».
- Далее вас попросят указать исходное число. Для этого нужно кликнуть на первую ячейку в столбце «X».
- В поле «Степень» просто пишем цифру «2». Для вставки кликните на кнопку «OK».
- Теперь наведите курсор на правый нижний угол ячейки и потяните вниз до самого конца.
- Должен получиться следующий результат.
- Теперь вставляем формулу для третьей колонки.
- Указываем в поле «Число» первое значение ячейки «Х». В разделе «Степень» вводим число «3» (согласно условию задания). Нажимаем на кнопку «OK».
- Дублируем результат до самого низа.
- На этом таблица готова.
- Перед тем как вставить график, нужно выделить два правых столбца.
Переходим на вкладку «Вставка». Кликаем на иконку «Графики». Выбираем первый из предложенных вариантов.
- Обратите внимание на то, что в появившейся таблице горизонтальная ось приняла произвольные значения.
- Для того чтобы это исправить, нужно сделать правый клик мыши по области диаграммы. В появившемся контекстном меню выбираем пункт «Выбрать данные».
- Нажмите на кнопку «Изменить» подпись горизонтальной оси.
- Выделите весь первый ряд.
- Затем нажмите на кнопку «OK».
- Для сохранения изменений снова кликаем на «OK».
Теперь всё как положено.
Если вы сразу выделите три столбца и построите по ним график, то на диаграмме у вас будут три линии, а не две. Это неправильно. Значения ряда Х рисовать не нужно.
Виды графиков
Для того чтобы ознакомиться с различными типами графиков, можно сделать следующее:
- посмотреть превью на панели инструментов;
- открыть свойства существующей диаграммы.
Для второго случая необходимо сделать следующие шаги:
- Сделайте правый клик мыши по пустой области. В контекстном меню выберите пункт «Изменить тип диаграммы».
- После этого вы сможете поэкспериментировать с внешним видом. Для этого достаточно кликнуть на любой из предложенных вариантов. Кроме того, при наведении внизу будет отображаться большое превью.
В программе Excel существуют следующие виды графиков:
- линия;
- график с накоплением;
- нормированный график с накоплением;
- график с маркерами;
- объемный график.
Оформление
Как правило, базовый внешний вид созданного объекта устраивает далеко не каждого. Кто-то хочет больше цветов, другому нужно больше информативности, а третьему – что-то совсем иное. Давайте рассмотрим, каким образом можно изменить оформление графиков.
Название диаграммы
Для того чтобы изменить заголовок, нужно сначала кликнуть по нему.
Сразу после этого надпись окажется в рамке, и вы сможете вносить изменения.
В результате этого можно написать что угодно.
Для того чтобы изменить шрифт, нужно сделать правый клик мыши по заголовку и выбрать соответствующий пункт контекстного меню.
Сразу после этого вы увидите окно, в котором можно сделать с текстом то же самое, что и в редакторе Microsoft Word.
Для сохранения необходимо нажать на кнопку «OK».
Обратите внимание на то, что напротив этого элемента есть дополнительное «подменю», в котором вы можете выбрать положение названия:
- сверху;
- наложение по центру;
- дополнительные параметры.
Если вы выберите последний пункт, то у вас появится дополнительная боковая панель, в которой вы сможете:
- сделать заливку;
- выбрать тип границы;
- наложить различные эффекты:
- тень;
- свечение;
- сглаживание и формат объемной фигуры;
- размер и свойства.
Название осей
Для того чтобы вертикальная и горизонтальная ось не оставались безымянными, нужно сделать следующие действия.
- Нажмите на иконку «+» правее графика. Затем в появившемся меню поставьте галочку возле пункта «Название осей».
- Благодаря этому вы увидите следующий результат.
- Редактирование текста происходит точно так же, как и с заголовком. То есть достаточно кликнуть по нему, чтобы появилась соответствующая возможность.
Обратите внимание на то, что правее элемента «Оси» есть иконка «треугольника». При нажатии на него появится дополнительное меню, в котором можно указать, какая именно информация вам нужна.
Подписи данных
Для активации этой функции, необходимо снова нажать на иконку «+» и поставить соответствующую галочку.
В результате этого возле каждого значения появится цифра, по которой и был построен график. В некоторых случаях это облегчает анализ.
Если нажать на иконку «треугольника», то появится дополнительное меню, в котором можно указать положение данных цифр:
- в центре;
- слева;
- справа;
- сверху;
- снизу;
- выноска данных.
При нажатии на пункт «Дополнительные параметры», в правой части программы появится панель с различными свойствами. Там вы сможете:
- включить в подписи:
- значение из ячеек;
- имя ряда;
- имя категории;
- значение;
- линии выноски;
- ключ легенды;
- добавить разделитель между текстом;
- указать положение подписи;
- указать формат числа.
К основным категориям относятся:
Таблица данных
Этот компонент диаграммы включается аналогичным образом.
Благодаря этому на диаграмме появится таблица всех значений, которые использовались для создания графика.
У этой функции также есть своё дополнительное меню, в котором можно указать, нужно ли показывать ключи легенды.
При нажатии на пункт «Дополнительные параметры» вы увидите следующее.
Сетка
Данный компонент диаграммы отображается по умолчанию. Но в настройках помимо горизонтальных линий можно включить:
- вертикальные линии;
- дополнительные линии по обоим направлениям (шаг прорисовки будет значительно уменьшен).
В дополнительных параметрах можно увидеть следующее.
Легенда
Данный элемент всегда включен по умолчанию. При желании вы сможете отключить его или указать положение на диаграмме.
Полосы понижения и повышения
Если вы включите данное свойство графика, то увидите следующие изменения.
К дополнительным параметрам «Полос» относятся:
- заливка;
- граница.
Дополнительные вкладки на панели инструментов
Обратите внимание на то, что каждый раз, когда вы начинаете работать с диаграммой, наверху появляются дополнительные вкладки. Рассмотрим их более внимательно.
Конструктор
В этом разделе вы сможете:
- добавить элемент;
- выбрать экспресс-макет;
- изменить цвет;
- указать стиль (при наведении график будет менять внешний вид для предварительного просмотра);
- выбрать данные;
- изменить тип;
- переместить объект.
Формат
Содержимое данного раздела постоянно меняется. Всё зависит от того, с каким объектом (элементом) вы работаете в данный момент.
Используя данную вкладку, вы сможете сделать что угодно с внешним видом диаграммы.
Заключение
В данной статье было пошагово рассмотрено построение различных видов графиков для разных целей. Если у вас что-то не получается, возможно, вы выделяете не те данные в таблице.
Кроме этого, отсутствие ожидаемого результата может быть из-за неправильного выбора типа диаграммы. Большое количество вариантов внешнего вида связано с различным назначением.
Видеоинструкция
Если у вас всё равно не получится построить что-то нормальное, рекомендуется ознакомиться с видеороликом, в котором приводятся дополнительные комментарии к вышеописанным инструкциям.
Как построить график в Excel — задача несложная, но новичков порой сбивает с толку, какой тип диаграммы выбрать или как правильно построить таблицу данных.
Итак, Excel предлагает два типа диаграмм для построения графика —
- точечную диаграмму — используется, когда есть хотя бы два ряда, данные одного из них используются для определения второго. Пример — типичная функция y=x^2.
- график — в случае, когда нужно просто посмотреть как изменяется ряд данных.
Построение диаграммы «график»
Давайте построим сначала график, он строится очень просто, практически в одно-два касания. Используем данные о курсе доллара за декабрь 2013 г.
Таблица данных
- Выделяем таблицу, при этом даты будут использованы в качестве подписей данных. Если же вы хотите, чтобы подписей не было (точнее будут порядковые номера точек — 1,2,3…), то выделяйте только данные о курсах валют.
- На вкладке «Вставка» есть целая панель диаграмм
Панель диаграмм
Нажимаете кнопку «График».
- Выйдет сразу несколько видов графика.
Виды графиков
Среди них можно выбрать тот, что больше подходит для ваших целей. Но так как нам нужен просто ряд изменения по времени, то выбираем или первый график или аналогичный с маркерами. Я выбрал с маркерами, т.к. у нас не так много данных.
- Вот что получилось
График после первого этапа
- На этом можно остановиться, но мне этого мало, т.к. тут еще много чего можно дорабатывать. Если вы хотите, чтобы график был у вас на листе, т.е., рядом с данными, то можно оставить так. Но я поменяю расположение листа. Правой кнопкой мыши тыкаем на диаграмму и выбираем «Переместить диаграмму».
Перемещаем график
- Теперь переходим на диаграмму, у нее теперь отдельное расположение, наравне с листами книги. Активизируются три вкладки: Конструктор, Макет и Формат. У каждой свои настройки, меня сейчас интересует вкладка «Макет», а на ней панели «Подписи» и «Оси».
Настройка подписей графика
Я меняю название диаграммы, осей, легенду убираю, т.к. у нас одна кривая, легенда нужна для двух и больше, чтобы различать данные. Еще я добавлю основные линии по вертикали, так нагляднее. Остальное не критично.
- На вкладке «Формат» можно поменять заливку, размеры и контуры. Все настройки легко сделать на свой вкус и цвет. На вкладке «Макет» я еще добавляю линию тренда, порой это необходимо.
График с трендом
В принципе, все. Теперь посмотрим как сделать график через точечную диаграмму.
Построение точечной диаграммы
Как правило, точечная диаграмма используется для построения графиков функций. Например, возьмем функцию y=x^2.
- Построим таблицу данных из двух столбцов.
Таблица данных y=x^2
- Выделяем данные и вызываем уже упомянутую панель диаграм и выбираем на этот раз точечную.
Виды точечных диаграмм
- После этого получаем диаграмму, я выбрал с маркерами, на листе.
График, построенный при помощи точечной диаграммы
- Как уже было ранее показано, перемещаем диаграмму, меняем название, убираем легенду, заливаем фон.
График функции
- Теперь поработаем на вкладке «Конструктор». Добавим еще пару рядов данных:
Вторая таблица данных
- Переходим на диаграмму и на вкладке «Конструктор» нажимаем кнопку «Выбрать данные». Появится окно, где мы можем выбрать в качестве диапазона нашу новую таблицу данных.
Окно выбора данных
- В этом же окне мы можем изменить параметры каждого ряда
Корректировка данных рядов
Можно поставить свое произвольное название ряда. Если вдруг Excel неверно взял какой-то ряд в качестве независимой или зависимой переменной, можно произвольно определить нужные диапазоны.
- Добавляем легенду, меняем название диаграммы и получаем вот такую картинку
Итоговый график
Тут пятиминутное видео:
Для большей инфы предлагаю посмотреть пример построения .
«Глаза боятся, а руки делают»
P.S. Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку в правой части страницы (Бесплатный курс «Топ-10 инструментов Excel») и будьте в курсе новых событий.
Навигация по записям ← Среднее значение в Excel Как включить макросы в Excel →
Skip to content
В этом руководстве объясняются основы форматирования чисел в Excel и предоставляется подробное руководство по созданию настраиваемого пользователем формата. Вы узнаете, как отображать нужное количество десятичных знаков, изменять выравнивание или цвет шрифта, показывать символ валюты, округлять числа до тысяч, отображать ведущие нули и многое другое.
Microsoft Excel имеет множество встроенных форматов числа, валюты, процентов, даты и времени. Но бывают ситуации, когда нужно что-то вполне конкретное. Если ни один из встроенных форматов Excel не соответствует вашим потребностям, вы можете создать свой собственный.
Форматирование чисел в Excel – очень мощный инструмент. И как только вы научитесь использовать его, ваши возможности будут практически безграничны.
- Что такое числовой формат?
- Где находятся числовые форматы?
- Способы поменять формат чисел
- Быстрые клавиши для числовых форматов
- Где вводить новые пользовательские форматы?
- Из чего состоит числовой формат Excel?
- Основные правила форматирования
- Стандартные символы
- Символы-заполнители для цифр и текста
- Как указать количество десятичных знаков
- Как округляет форматирование
- Разделитель тысяч
- Масштабирование до тысяч и миллионов
- Интервалы
- Символ валюты
- Как показать нули перед числом
- Проценты
- Дроби
- Собственный экспоненциальный формат
- Отрицательные числа в скобках
- Показать нули как тире или пробел
- Как добавить отступы
- Изменяем цвет шрифта
- Символы
- Повтор символов
- Выравнивание
- Текст
- Скрыть содержимое ячейки
- Формат по условию
Цель этого руководства – объяснить наиболее важные аспекты числового формата Excel и направить вас на верный путь к освоению навыка самостоятельного форматирования.
Что такое числовой формат?
Числовые форматы определяют способ отображения чисел в Excel. Ключевым их преимуществом является то, что они меняют внешний вид данных в ячейках без их изменения. В качестве бонуса они делают рабочие листы более наглядными и профессиональными.
Числовой формат – это специальный код для управления показом значения в Excel. Например, в таблице ниже показаны 7 различных способов отображения, применяемых к одной и той же дате, 1 января 2021 года:
| Значение | Код формата | Результат |
| 1-янв-2021 | гггг г. | 2021 г. |
| 1-янв-2021 | гг | 21 |
| 1-янв-2021 | ммм | Янв |
| 1-янв-2021 | мммм | Январь |
| 1-янв-2021 | д | 1 |
| 1-янв-2021 | ддд | Пт |
| 1-янв-2021 | дддд | пятница |
Важно понимать, что числовые форматы меняют способ отображения значений, но не меняют фактические значения.
Форматированный результат — это просто то, как он выглядит. И вы должны быть осторожны, если используете эти обработанные результаты в вычислениях, которые не ссылаются непосредственно на ячейку. Например, если вы введете эти форматированные значения в калькулятор, вы получите результат, отличный от формулы, которая ссылается на эту ячейку. Часто это бывает при подсчёте итогов и суммы процентных долей.
Где найти числовые форматы?
На главной вкладке ленты вы найдете меню встроенных числовых форматов. Под этим меню справа есть небольшая кнопка для доступа ко всем ним, включая пользовательские:
Эта кнопка открывает диалоговое окно. Вы увидите полный список числовых форматов, упорядоченный по категориям, на вкладке «Число»:
Примечание. Вы можете открыть это диалоговое окно с помощью сочетания клавиш Ctrl + 1.
По умолчанию.
По умолчанию ячейки в вашей рабочей книге представлены в формате Общий. Это означает, что Excel будет отображать столько десятичных знаков, сколько позволяет свободное пространство. Он будет округлять десятичные дроби и использовать формат научных чисел (экспоненциальный), когда свободного места для них недостаточно.
На приведенном ниже скриншоте показаны одни и те же значения в столбцах B и D, но D более узкий, и Excel вносит корректировки в представляемые данные буквально «на лету».
Как изменить формат чисел
Вы можете выбрать стандартные числовые форматы (Общий, Число, Денежный, Финансовый, Краткая дата, Длинная дата, Время, Процент, Дробь, Экспоненциальный, Текст) на главной вкладке ленты.
Более подробно о смене форматов, автоматическом их изменении, способах копирования, настройке отдельных параметров отображения — читайте в этой статье.
Быстрые клавиши для числовых форматов
В Excel есть несколько сочетаний клавиш для наиболее распространенных представлений:
| Формат | Комбинация клавиш |
| Общий | Ctrl Shift ~ |
| Валюта | Ctrl Shift $ |
| Процент | Ctrl Shift % |
| Научный (экспоненциальный) | Ctrl Shift ^ |
| Дата | Ctrl Shift # |
| Время | Ctrl Shift @ |
Где вводить пользовательские форматы?
Чтобы создать собственный формат Excel, откройте книгу, в которой вы хотите применить и сохранить его, и выполните следующие действия:
- Выберите ячейку, для которой вы хотите создать уникальное оформление, и нажмите
Ctrl + 1, чтобы открыть диалоговое окно «Формат ячеек». - В списке выберите «Все форматы».
- Введите код формата в поле Тип.
- Нажмите ОК, чтобы сохранить то, что вы создали.
При изменении существующего числового формата создается новый, который отображается в списке в категории «Все форматы». Вы можете использовать кнопку «Удалить», чтобы убрать те из них, которые вам больше не нужны.
Подождите, но что означают все эти символы в поле Тип? И как мне сложить их в правильную комбинацию, чтобы числа отображались так, как я хочу? Ну, это то, о чем остальная часть этого урока 
Из чего состоит числовой формат Excel?
Чтобы иметь возможность создать свой новый формат в Excel, важно понимать, по каким правилам его нужно описать.
Вот пример кода настраиваемого формата Excel:
Код этот состоит из 4 разделов, отделённых друг от друга точкой с запятой. Они расположены в следующем порядке:
- Для положительных чисел (отображение 2 десятичных знаков и разделителя тысяч).
- Для отрицательных чисел (например, такой же, как для положительных, но заключен в круглые скобки).
- Как показывать нули (например, отображать тире вместо нуля).
- Представление текстовых значений (отображение текста определённым цветом).
Если указан только один код, то Excel будет использовать его для всех значений.
Если вы использовали только два раздела, то первый из них используется для положительных чисел и нулей, а второй предназначается для отрицательных значений.
Когда предоставлены первые три раздела, Excel будет использовать указанные правила отображения, а текст будет показан в том виде, в каком он был введен.
Чтобы пропустить раздел, поставьте точку с запятой в нужном месте, но больше ничего не пишите.
Правила форматирования Excel
При создании собственного числового формата в Excel помните следующие правила:
- Он изменяет только визуальное представление, то есть способ отображения значения в ячейке. Базовое значение, хранящееся в ячейке, не изменяется.
- Когда вы редактируете встроенный формат, создается его копия. Исходный формат чисел нельзя изменить.
- Не обязательно должны присутствовать все четыре раздела.
Если пользовательский формат содержит только один раздел, то он будет применяться ко всем типам чисел — положительным, отрицательным и нулям.
Если имеется два раздела, первый используется для положительных чисел и нулей, а второй – для отрицательных.
Он применяется к текстовым значениям только в том случае, если содержит все четыре раздела.
- Чтобы применить числовой формат Excel по умолчанию для любого из средних разделов, введите «Общий» вместо соответствующего кода.
Например, чтобы отображать нули как тире и отображать все другие значения с оформлением по умолчанию, используйте этот код:
Общий; — Общий; «-«; Общий
- Чтобы скрыть определенные типы значений, пропустите соответствующий раздел кода и введите только точку с запятой.
Например, чтобы скрыть нули и отрицательные значения, используйте следующий код:
Общий; ; ;Общий
В результате нули и отрицательные значения будут отображаться только в строке формул, но не будут отображаться в ячейках.
- Чтобы удалить созданный вариант отображения, откройте диалоговое окно «Формат ячеек», найдите тот, который нужно удалить, в списке, затем нажмите кнопку «Удалить».
Стандартные символы.
Обычные буквы и цифры без проблем отображаются в числовом формате. Но некоторые требуют особого обращения (например, их нужно заключить в кавычки, квадратные скобки и т.п.).
Следующие символы можно использовать без кавычек:
| Символ | Комментарий |
| $ | Доллар |
| + — | Плюс, минус |
| () | Скобки |
| {} | Фигурные скобки |
| <> | Меньше, больше |
| = | Равно |
| : | Двоеточие |
| ^ | Степень |
| ‘ | Апостроф |
| / | Косая черта |
| ! | Восклицательный знак |
| & | Амперсанд |
| ~ | Тильда |
Как это применяется – рассмотрим ниже.
Заполнители для цифр и текста
Заполнители – это символы, вместо которых в ячейке будут показаны записанные в ней буквы и цифры.
Для начала давайте изучим основные заполнители, которые вы можете использовать в своем пользовательском формате Excel.
Ноль (0) используется для принудительного отображения незначащих нулей, когда число имеет меньше цифр после запятой, чем вам хотелось бы показать. Их просто добавят справа. Они ни на что не влияют и ничего не означают, поэтому и называются незначащими.
Например, #.00 — всегда отображает 2 десятичных знака.
Если вы введете в ячейку 5.5, она будет отображаться как 5.50. Ноль будет отображаться как 0.00
Знак решётки (#) является заполнителем для значащих цифр. Отображает значащие цифры и не отображает лишние нули. Если число состоит из меньшего количества цифр, чем имеется символов # в формате, ничего лишнего не отображается. Например, код #.## будет отображать 1.15 как 1.15 и 1.1 как 1.1.
Знак вопроса (?) Используется для выравнивания цифр. Когда вопросительный знак занимает в числе место, для которого нет значащей цифры, то будет добавлен пробел для визуального выравнивания значений в столбце по десятичной запятой.
Точка (.) – это десятичная точка в числе. Когда точка используется в пользовательском числовом формате, она будет отображаться всегда, независимо от того, содержит ли число десятичные значения.
Пробел или запятая (,) – это разделитель тысяч в отображаемых цифрах. Его нужно просто включить в код (см.подробнее здесь). Какой именно разделитель нужно использовать (пробел, запятую или что-то другое) – зависит от ваших региональных настроек в панели управления Windows.
А на скриншоте ниже вы видите второй способ применения запятой. Если ее поставить в конце, то значение округляется до тысяч. Соответственно, две запятых – до миллиона.
Звездочка (*) используется для повторения символов. Символ, следующий сразу за звездочкой, будет повторяться, чтобы заполнить оставшееся место в ячейке.
Подчеркивание (_) добавляет пробел. Символ, следующий сразу за символом подчеркивания, определяет, сколько места нужно добавить. Обычно символ подчеркивания используется для добавления пробела с целью выравнивания положительных и отрицательных значений, когда числовой формат добавляет круглые скобки только к отрицательным значениям.
Например, конструкция 0_);(0) добавляет немного места справа от положительных чисел, чтобы они оставались выровненными с отрицательными, заключенными в круглые скобки. Подробнее читайте здесь.
Собака (@) – заполнитель для текста. Дает команду, что нужно вывести записанный в ячейке текст. Например, следующий числовой формат будет отображать текстовые значения синим цветом:
0;0;0;[Синий]@
См. ниже дополнительную информацию об использовании цвета.
Посмотрим в действии несколько числовых форматов:
Как вы могли заметить на приведенном выше скриншоте, заполнители цифр ведут себя следующим образом:
- Если число, введенное в ячейку, содержит больше цифр справа от десятичной точки, чем имеется заполнителей в формате, то оно «округляется» до такого количества десятичных знаков, сколько есть заполнителей.
Например, если вы введете 12.25 в ячейку с форматом #.# , оно будет отображаться как 12.3.
- Все цифры слева от десятичной точки отображаются независимо от количества заполнителей.
Например, если вы введете 252.25 в ячейку с форматом #.# , то будет показано 252.3.
Ниже вы найдете еще несколько примеров, которые, надеюсь, прольют больше света на форматирование чисел в Excel.
Советы и рекомендации по форматированию Excel
Теоретически существует бесконечное количество настраиваемых числовых форматов Excel, которые можно создать с помощью набора знаков, перечисленных в таблице ниже. Следующие советы объясняют наиболее распространенные и полезные их применения.
| Код | Описание |
| Общий | Общий числовой формат |
| # | Заполнитель цифр, который представляет необязательные цифры и не отображает лишние нули. |
| 0 | Заполнитель для цифр, отображающий незначащие нули. |
| ? | Заполнитель цифр, который оставляет место для незначительных нулей, но не отображает их. |
| . | Десятичная точка |
| , | Разделитель тысяч. Запятая, следующая за заполнителем цифры, увеличивает значение на тысячу. |
| % | Умножает на 100 и отображает знак процента. |
| / | Представляет десятичные числа в виде дробей. |
| E | Экспоненциальный (научный) вид |
| [] | Для создания условий |
Это так называемые служебные символы, которые определяют, что и как будет показано в ячейке.
Но что, если знак процента или звездочку вы захотите просто показать в ячейке как обычную букву или цифру? Эти знаки не будут отображаться без дополнительной обработки. Например, символы звездочки (*), решетки (#) и процента (%) нельзя использовать непосредственно – они не появятся в ячейке. В качестве дополняющего элемента в этом случае используется обратная косая черта (). Поместив её перед символом, вы можете показывать его в ваших таблицах:
| Число | Код | Результат |
| 100 | #0 | #100 |
| 100 | *0 | *100 |
| 100 | %0 | %100 |
Еще следует упомянуть специальные символы. Они определяют, как обрабатываются другие символы.
| Символ | Что делает | Описание |
| “” | Выводит любой текст | Позволяет добавлять произвольный текст, заключив его в кавычки. |
| Показывает стандартные символы кода | Выводит в ячейке следующий за ним служебный символ, который в обычном виде не отображается. | |
| @ | Выводит текст | Показывает текст, введённый в ячейку |
| _ | Пробел | Добавляет один пробел шириной как следующий за ним символ (который не показывается в ячейке). Обычно он используется в сочетании с круглыми скобками для добавления левого и правого отступов, _ ( и _) соответственно. |
| * | Повтор символа | Повторяет следующий за ним символ, пока ширина ячейки не заполнится. Часто используется в сочетании с пробелом для изменения выравнивания. |
Как контролировать количество десятичных знаков
Расположение десятичной точки показано точкой (.). Необходимое количество десятичных знаков определяется нулями (0). Например:
- 0 или # – отображать ближайшее целое без десятичных знаков.
- 0.0 или #.0 – 1 знак после запятой.
- 0.00 или #.00 – 2 десятичных знака и т. д.
Разница между 0 и # при отображении целой части заключается в следующем. Если слева от десятичной точки присутствуют только знаки решетки (#), то числа меньше 1 начинаются с десятичной точки. Например, когда вы введете 0.25 в ячейку с форматом #.00 , число будет выглядеть как .25. Если вы используете 0.00 , то получите 0.25. И вот ещё несколько примеров:
Думаю, эти шаблоны будут вам полезны.
Автоматическое округление
Важно не забывать, что Excel выполняет «визуальное округление» в ячейках.
Если число имеет больше десятичных знаков, чем имеется заполнителей справа от десятичной точки, то оно округляется до количества заполнителей.
Если число содержит больше цифр, чем имеется заполнителей слева от десятичной точки, то отображаются дополнительные разряды. Целая часть не обрезается.
Это только визуальный эффект; фактические значения не изменяются.
Разделитель тысяч
Чтобы создать собственный числовой формат с разделителем тысяч, вставьте пробел в код. Например:
- # ### – отображать разделитель тысяч и без десятичных знаков.
- # ##0.00 – показать разделитель тысяч и 2 десятичных знака.
Масштабирование до тысяч, миллионов и т. д.
Как показано в предыдущем совете, Microsoft Excel разделяет на разряды тысяч, если используемый разделитель разрядов заключен в любые заполнители цифр – знак решетки (#), вопросительный знак (?) или ноль (0).
Если после разделителя нет никакого заполнителя цифр, то он масштабирует число до тысяч, два последовательных пробела масштабируют в миллионы и так далее.
Например, если формат ячейки «- #.00 » (кавычки здесь только для того, чтобы показать, что есть пробел в конце) и вы вводите в эту ячейку 5000, отображается 5.00.
Использование текста и интервалов.
Если нужно отобразить в ячейке как текст, так и числа, выполните следующие действия:
- Чтобы добавить один символ, поставьте перед ним обратную косую черту ().
- Добавляя целую текстовую строку, заключите ее в двойные кавычки («»).
Например, чтобы указать, что значения округляются до тысяч и миллионов, вы можете добавить соответственно:
- Чтобы отобразить тысячи: #.00 тыс.
- Чтобы отобразить миллионы: #.000 » млн»
Совет. Чтобы информацию в ячейке было удобнее читать, добавьте пробел перед текстом.
Ниже для вас несколько примеров:
А вот еще один пример, демонстрирующий, как отображать текст и числа в одной ячейке. Предположим, вы хотите добавить слово «Увеличение» для положительных чисел и «Уменьшение» – для отрицательных. Все, что вам нужно сделать, это включить текст, заключенный в двойные кавычки, в соответствующий раздел кода:
«Увеличение » #.00; «Уменьшение «-#.00; 0
Кроме того, в коды настраиваемого формата Excel можно включать стандартные символы без использования обратной косой черты или кавычек.
Вы можете также использовать здесь и другие специальные символы – такие как валюта, авторское право, товарный знак и т.д. Их можно ввести, набрав четырехзначные коды ANSI, удерживая нажатой клавишу ALT + код ANSI. Вот некоторые из самых полезных:
| Условное обозначение | Код | Описание |
| ™ | Alt + 0153 | Товарный знак |
| © | Alt + 0169 | Символ авторского права |
| ° | Alt + 0176 | Символ градусов |
| ± | Alt + 0177 | Знак плюс-минус |
Например, для отображения температуры вы можете использовать код # «° F» или # «° C». Результат будет выглядеть примерно так:
Вы также можете создать собственный формат Excel, который объединяет определенный текст и текст, записанный в ячейке. Для этого введите дополнительный текст, заключенный в двойные кавычки, в четвёртом разделе кода до или после текстового заполнителя (@), либо с двух его сторон.
Например, чтобы предварить текст, введенный в ячейке, другим текстом, например «Доставлено», можно сделать так:
Символы валюты.
Чтобы создать собственный числовой формат со знаком доллара ($), просто введите его в соответствующий код. Например, в $ #.00 цифра 5 будет отображаться как $5.00 .
Другие символы валюты недоступны на большинстве стандартных клавиатур. Но вы можете ввести популярные валюты таким образом:
Включите NUM LOCK и c цифровой клавиатуры введите код ANSI для символа валюты, который вы хотите отобразить.
| Условное обозначение | валюта | Код |
| € | Евро | ALT + 0128 |
| £ | Английский фунт | ALT + 0163 |
| ¥ | Японская иена | ALT + 0165 |
| ¢ | Знак цента | ALT + 0162 |
Набрать символ российского рубля «₽» можно в русской раскладке клавиатуры, нажав правый Alt + 8.
Варианты представления могут выглядеть примерно так:
Если вы хотите работать с другой валютой, выполните следующие действия:
- Откройте диалоговое окно «Формат ячеек», выберите «Валюта» и укажите нужный вам в раскрывающемся списке «Символ», например, Российский рубль (здесь список валют очень обширный):
- Переключитесь в раздел «Все форматы» и измените встроенный формат Excel по своему усмотрению. Или скопируйте код валюты из поля Тип и включите его в свой код.
Как отобразить ведущие нули.
Если вы попытаетесь ввести цифры 005 или 00025 в ячейку с общим форматом по умолчанию, то вы заметите, что Microsoft Excel удаляет ведущие нули, потому что значение 005 совпадает с 5. Но иногда нам нужно именно 005, а не 5!
Самое простое решение — применить к таким ячейкам текстовый формат . Кроме того, вы можете ввести апостроф (‘) перед цифрами. В любом случае Excel поймет, что вы хотите, чтобы любое значение ячейки рассматривалось как текстовая строка. В результате, когда вы вводите 005, все ведущие нули будут сохранены, и ячейка будет отображаться как 005. Но вычисления с таким цифровым значением в виде текста будут невозможны.
Если вы хотите, чтобы все числа в столбце содержали определенное количество цифр с ведущими нулями, создайте собственный формат, включающий только нули.
Как вы помните, в числовом формате Excel ноль – это заполнитель, отображающий незначащие нули. Итак, если вам нужны числа, всегда состоящие из 6 цифр, используйте следующий код: 000000
И теперь, если вы наберете 5 в ячейке, она будет отображаться как 000005; 50 будет отображаться как 000050 и так далее:
Совет. Если вы вводите номера телефонов или какие-то идентификаторы, содержащие начальные нули, то самый простой способ — применить один из предопределенных специальных форматов . Или вы можете создать свой.
Например, чтобы правильно отображать международные семизначные почтовые индексы, используйте этот вариант: 0000000. Для артикулов с ведущими нулями используйте примерно такое: 000-00-0000 .
Проценты
Чтобы отобразить число в виде процента от 100, включите знак процента (%) в код.
Например, чтобы отобразить проценты как целые числа, используйте: #%. В результате 0.25, введенное в ячейку, будет отображаться как 25%.
Для отображения процентов с двумя десятичными знаками: #.00%
Чтобы отобразить проценты с двумя десятичными знаками и разделителем тысяч, используйте этот: # ##.00%
Подробнее о процентном формате читайте в этой статье.
Дроби в числовом формате.
Дроби отличаются тем, что одно и то же число может отображаться разными способами. Например, 1,25 может отображаться как 1 ¼ или 5/4. Тот способ, которым Excel отображает дробь, определяется используемыми кодами формата.
Чтобы десятичные числа отображались как дроби, добавьте косую черту (/) и разделите целую часть пробелом. Например:
- # #/# — отображает остаток дроби до 1 цифры.
- # ##/## — отображает остаток от дроби до 2 цифр.
- # ###/### — отображает остаток дроби до 3 цифр.
- ###/### — отображает неправильную дробь (дробь, числитель которой больше или равен знаменателю), содержащую до 3 цифр.
Чтобы округлить дроби до определенного знаменателя, укажите его в коде числового формата после косой черты. Например, чтобы отображать десятичные числа как восьмые, используйте следующий формат фиксированнойдроби: # #/8
На следующем скриншоте показаны эти предложения в действии:
Как вы, наверное, знаете, стандартные форматы дробей Excel выравнивают данные вертикально по линии делителя (/) и отображают целую часть на некотором расстоянии от самой дроби. Чтобы получить такой, используйте заполнители вопросительного знака (?) вместо знаков решетки (#), как показано выше.
Собственный экспоненциальный формат.
Чтобы отображать числа в научном формате, включите заглавную букву E в код. Например:
- 00E+00 — отображает 1,500,500 как 1,50E+06.
- #0.0E+0 — отображает 1,500,500 как 1,5E+6
- #E+# — отображает 1,500,500 как 2E+6
Отрицательные числа в скобках
В начале этого руководства мы обсудили 4 раздела кода, которые составляют числовой формат Excel:
Положительные числа; Отрицательные; Нули; Текст.
Большинство вариантов, которые мы обсуждали до сих пор, содержат только один раздел. Это означает, что он применяется ко всем типам чисел – положительным, отрицательным и к нулям.
Чтобы создать собственное представление для отрицательных значений, вам нужно включить как минимум 2 раздела кода: первый будет использоваться для положительных и нулей, а второй — для отрицательных.
Чтобы показать отрицательные значения в круглых скобках, просто включите их во второй раздел кода, например: #.00; (#.00)
Отображение нулей как тире или пробелов
Встроенный финансовый формат показывает нули как тире. Этот эффект мы также можем легко получить.
Как вы помните, отображение нулевых значений определяется третьим участком кода. Итак, чтобы нули отображались как тире, введите в этом разделе «-». Например:
0.00;(0.00);»-«
Приведенный выше код формата предписывает отображать 2 десятичных разряда для положительных и отрицательных чисел, а также заключать отрицательные в круглые скобки и превращать нули в тире.
Если вам не нужно никакого специального оформления для положительных и отрицательных значений, введите Общий в первом и втором разделах:
Общий; -Общий; «-«
Чтобы превратить нули в пробелы, пропустите третий раздел и введите только конечную точку с запятой:
Общий; — Общий; ; Общий
Добавляем отступы.
Если вы не хотите, чтобы содержимое ячейки подходило вплотную к её границе, вы можете сделать отступ внутри. Чтобы добавить отступ, используйте подчеркивание (_). Это создаст пробел, равный ширине символа, следующего за ним.
Обычно используются следующие коды отступов:
- Чтобы сделать отступ от левой границы: _(
- Чтобы сделать отступ от правой границы: _)
Чаще всего правый отступ включается в положительный числовой формат, поэтому Excel оставляет место для круглых скобок, заключающих отрицательные числа.
Например, для отступа положительных чисел и нулей справа и текста слева вы можете использовать следующий вариант:
0.00_);(0.00); 0_);_(@
Или вы можете добавить отступы с обеих сторон ячейки:
_(0.00_);_((0.00);_(0_);_(@_)
Коды отступа перемещают данные ячейки на ширину одного символа. Чтобы переместить значения от краев ячейки на большее расстояние, запишите два или более последовательных кода отступа.
На следующем скриншоте вы видите отступ содержимого ячейки на 1 и 2 символа:
Как изменить цвет шрифта.
Изменение цвета шрифта для определенного типа значения — одна из самых простых вещей, которую вы можете сделать с помощью специального числового формата в Excel. Он по умолчанию поддерживает 8 основных цветов.
Чтобы задать цвет для определённого раздела кода формата, введите в этом разделе одно из восьми перечисленных ниже названий цветов в квадратных скобках. Код цвета должен быть в самом начале.
[Черный] [Синий] [Голубой] [Зеленый] [Фиолетовый] [Красный] [Белый] [Желтый]
Например, чтобы оставить общий формат по умолчанию для всех типов значений и изменить только цвет шрифта, используйте код, подобный этому:
[Зеленый]Общий;[Красный]Общий;[Желтый]Общий;[Голубой]Общий
Или комбинируйте цветовые коды с желаемым форматированием чисел. Например, отобразите символ валюты, 2 десятичных знака, разделитель тысяч и покажите нули как тире:
[Синий]# ##0.00₽;[Красный] -# ##0.00₽;[Черный] «-«;[Фиолетовый] @
Результат вы видите на скриншоте.
Цвета по индексу – полезный лайфхак.
Помимо названий цветов, также можно указать цвета по порядковому номеру (Цвет1, Цвет2, Цвет3 и т. Д.). В приведенных ниже примерах используется пользовательский числовой формат: [ЦветX] 0 «▲ ▼», где X — число между 1 и 56:
[ Цвет1 ] 0 «▲ ▼» // черный
[ Цвет2 ] 0 «▲ ▼» // белый
[ Цвет3 ] 0 «▲ ▼» // красный
[ Цвет4 ] 0 «▲ ▼» // зеленый
и т. д.
Символы треугольника были добавлены только для того, чтобы цвета были легче различимы. Скриншот ниже показывает все 56 цветов на стандартном белом фоне. Обратите внимание, что первые 8 показанных цветов соответствуют стандартному списку цветов выше.
Использование символов.
Кроме того, вы можете использовать инструмент «Символ» (вкладка «Главная» или «Вставка»), чтобы найти нужный символ и затем вставить его в ячейку. Из ячейки вы можете скопировать его в буфер обмена и вставить в диалоговое окно «Пользовательский числовой формат».
Совет : Вы также можете вставлять символы, такие как треугольники вверх или вниз. Главное – убедитесь, что они принадлежат к шрифту Arial, а не Wingdings:
Например, в этом случае положительные проценты отображаются треугольником, направленным вверх, а отрицательные значения — треугольником, направленным вниз.
▲ 0,0%; ▼ 0,0%
Символы могут быть весьма эффективными при использовании в отчетах или диаграммах, подобных приведенной ниже:
Повтор символов
Чтобы повторить определенный символ в настраиваемом формате Excel так, чтобы он занимал всю ширину столбца, введите перед ним звездочку (*).
Например, чтобы включить достаточное количество знаков равенства после числа для заполнения ячейки, используйте следующий формат:
#*=
Или вы можете дописать ведущие нули, добавив *0 перед любым числовым форматом, например *0#
Этот метод обычно используется также для изменения выравнивания ячеек, как показано в следующем совете.
Как изменить выравнивание
Обычный способ изменить выравнивание в Excel — использовать вкладку «Выравнивание» на ленте. Однако при необходимости вы можете «жестко запрограммировать» выравнивание ячеек.
Например, чтобы выровнять цифры слева в ячейке, введите звездочку и пробел после числового кода, например: «#, ### * » (двойные кавычки используются только для того, чтобы показать, что за звездочкой следует пробел, в реальном коде формата они вам не нужны).
Далее вы можете выровнять числа по левому краю, а текстовые записи – по правому краю, используя этот пример:
# ###* ; -# ###* ; 0* ;* @
Этот метод используется во встроенном финансовом формате. Если вы примените его к какой-либо ячейке, затем посмотрите на поле Тип , то вы увидите этот код:
_-* # ##0.00 [$₽-ru-RU]_-;-* # ##0.00 [$₽-ru-RU]_-;_-* «-«?? [$₽-ru-RU]_-;_-@_-
Звездочка, следующая за знаком минус, сообщает Excel, что нужно повторять следующий символ пробела, пока ширина ячейки не будет заполнена. Вот почему финансовый стиль выравнивает минус по левому краю, а само число по правому краю и добавляет между ними столько пробелов, сколько необходимо.
Числовые форматы для текста.
Чтобы отобразить сопроводительный текст вместе с цифровыми данными, заключите его в двойные кавычки («»). Вы можете использовать этот подход для добавления или добавления нужных фраз, как показано в таблице ниже.
| Число | Код | Результат |
| 10 | 0.0 «шт.» | 10.0 шт. |
| 5.5 | 0.0 «литров» | 5.5 литров |
| 300 | 0 «чел.» | 300 чел. |
| 95,2 | «Оценка:» 0.0 | Оценка: 95.2 |
| 1 июня | «Дата:» д мммм | Дата: 1 август |
Если ваш текст следует после кода числа, то можно обойтись и без кавычек.
Скрыть содержимое ячейки
Фактически вы можете использовать собственный числовой формат, чтобы скрыть все содержимое ячейки.
Код – это просто три точки с запятой и ничего больше ;;;
Чтобы снова отобразить содержимое, вы можете использовать сочетание клавиш CTRL + Shift + ~, которое устанавливает общий формат.
Формат в зависимости от условия
Чтобы пользовательский формат Excel применялся только в том случае, если значение соответствует определенному условию, введите код, состоящий из оператора сравнения и значения, и заключите его в квадратные скобки [].
Например, чтобы отображать числа меньше 100 красным шрифтом, а остальные числа – зеленым, используйте следующий код:
[Красный][<100];[Зеленый][>=100]
Кроме того, вы можете указать желаемый числовой формат, например, показать 2 десятичных знака:
[Красный][<100]0.00;[Зеленый][>=100]0.00
А вот еще один чрезвычайно полезный, хотя и редко используемый совет по форматированию. Если в ячейке отображаются как числа, так и текст, вы можете создать условный формат, чтобы отображать разное содержание в зависимости от числа. Например:
[>=1000]#.000′ » т» ;#.0##» кг»
Это работает следующим образом:
- Если значение ячейки меньше 1000, значение будет отображаться как «килограммы».
- Если значение ячейки больше 1000, то значение автоматически округлится до тысяч с тремя знаками после запятой. И единица измерения теперь уже будет «тонна».
Продолжая пример, вы можете отображать обычные дроби вместо десятичных:
[<1]?.???;# ?/?
Числа меньше 1 отображаются в виде десятичной дроби, а остальные – в виде обычной.
Примеры вы видите на скриншоте.
Форматы даты и времени в Excel
Форматы даты и времени Excel — очень специфический случай, и у них есть свои правила. Для получения подробной информации и примеров, пожалуйста, ознакомьтесь со следующими руководствами:
- Как создать собственный формат даты в Excel
- Как создать собственный формат времени в Excel
Наконец, вот несколько советов по быстрому применению ваших пользовательских форматов к другим ячейкам и книгам:
- Пользовательский формат Excel хранится в книге, в которой он создан, и недоступен ни в одной другой книге. Чтобы использовать его постоянно, вы можете сохранить текущий файл как шаблон, а затем использовать его как основу для новой книги.
- Чтобы применить настраиваемый формат к другим ячейкам одним щелчком мыши, сохраните его как стиль Excel. Для этого просто выберите любую ячейку с подходящим оформлением, перейдите на вкладку «Главная» в группу «Стили» и нажмите «Новый стиль ячейки…». Читайте подробную инструкцию по этой ссылке.
Итак, вот как вы можете изменить формат чисел в Excel и создать собственное их представление.
Благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас снова!
Формат времени в Excel — Вы узнаете об особенностях формата времени Excel, как записать его в часах, минутах или секундах, как перевести в число или текст, а также о том, как добавить время с помощью… 
7 способов поменять формат ячеек в Excel — Мы рассмотрим, какие форматы данных используются в Excel. Кроме того, расскажем, как можно быстро изменять внешний вид ячеек самыми различными способами. Когда дело доходит до форматирования ячеек в Excel, большинство… 
Как удалить формат ячеек в Excel — В этом коротком руководстве показано несколько быстрых способов очистки форматирования в Excel и объясняется, как удалить форматы в выбранных ячейках. Самый очевидный способ сделать часть информации более заметной — это… 
8 способов разделить ячейку Excel на две или несколько — Как разделить ячейку в Excel? С помощью функции «Текст по столбцам», мгновенного заполнения, формул или вставив в нее фигуру. В этом руководстве описаны все варианты, которые помогут вам выбрать технику, наиболее подходящую…
Иногда перед пользователем стоит задача добавить нули перед числом в Excel. Например, табельные номера, как правило, начинаются с нулей. И если вводить с клавиатуры число, начинающееся с нуля, эксель по умолчанию убирает ноль перед числом.
Способ 1. Текстовый формат ячеек
Например, нам нужно внести в таблицу excel табельные номера, начинающиеся с нулей.
- Выделим ячейки, в которые нужно внести данные.
- Нажмем правую кнопку мыши и выберем Формат ячеек
1. На вкладке Число выберем Текстовый формат и нажмем Ок.
2. Теперь можно вносить в эти ячейки числа с любым количеством нулей в начале.
Однако, обратите внимание на зеленый треугольники в верхнем левом углу ячейки. В данном случае это указывает на некоторые проблемы с форматом. Дело в том, что эти числа — не совсем числа. Совершать числовые операции с ними невозможно (например, их нельзя сложить или умножить). Поэтому этот способ можно использовать только в том случае, если с этими числами не требуется делать каких-то операций.
Лайфхак!
Текстовый формат ячейке, чтобы поставить ноль перед числом в excel, можно задать более быстрым способом.
Начинаем ввод в ячейку с одинарной кавычки, далее — нули и необходимые числа. Результат будет такой же — ячейке будет присвоен текстовый формат.
У нас уже внесены числа без нулей, и нужно быстро добавить нули перед числами во всем столбце. Здесь поможет функция ТЕКСТ.
В столбце рядом напишем формулу:
=ТЕКСТ(B3;»000000″)
Функция ТЕКСТ преобразует значение в ячейке, на которую ссылается в указанные формат.
В примере это ячейка B3, значение в которой преобразуется в формат “000000”. Этот формат означает, что, если вы напишите в ячейке B3 число, состоящее меньше, чем из 6 цифр, то excel добавит в начале нужное количество нулей, сделав число шестизначным.
В этой статье мы научились, как можно добавить нули перед числом в Excel.
Интересное по теме:
Сообщество Excel Analytics | обучение Excel
Канал на Яндекс.Дзен
Вам может быть интересно:
Excel предоставляет достаточно много встроенных числовых форматов, однако возможны ситуации, в которых ни один вам не подойдет. В таком случае попробуйте создать собственный (пользовательский) числовой формат. [1] Для этого, находясь в ячейке, кликните правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выберите Формат ячеек. Откроется диалоговое окно Формат ячеек (рис. 1). Перейдите на вкладку Число. Окно Формат ячеек также можно вызвать, нажав сочетание Ctrl+1 или с помощью ленты (меню Главная), щелкнув на стрелке в правом нижнем углу группы Число (рис. 2).
Рис. 1. Окно Формат ячеек
Скачать заметку в формате Word или pdf, скачать примеры в формате Excel
Рис. 2. Вызов окна Формат ячеек с помощью ленты
Некоторые пользователи Excel стараются обходиться без создания собственных числовых форматов, так как считают этот процесс слишком трудоемким. На самом деле сложность пользовательских числовых форматов сильно преувеличена.
Для создания числового формата нужно указать серию кодов как строку числового формата. Чтобы создать пользовательский числовой формат, выполните всего три действия:
- Нажмите Ctrl+1, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек.
- Щелкните на вкладке Число и выберите на ней категорию (все форматы).
- Введите ваш собственный формат в поле Тип.
Вот здесь и возникают некоторые сложности, поскольку требуют от вас знания кодировки форматов в Excel. Но… Во-первых, эту кодировку несложно освоить по аналогии. Для этого, просто посмотрите, как кодируются стандартные форматы. Во-вторых, синтаксис кодов не так уж и сложен, что я надеюсь показать вам в настоящей заметке. И, наконец, освоив кодировку, вы почувствуете, что перешли на новую ступень владения Excel!
Разделы кода формата
Числовые форматы могут иметь до четырех разделов кода, разделенных точкой с запятой. Эти разделы определяют формат положительных, отрицательных, нулевых значений и текста. Причем, именно в таком порядке. Почему пользователи редко замечают столь сложную структуру формата? Дело в том, что большинство стандартных форматов содержат только один раздел – для отображения любого содержания. Это означает, что отрицательные числа или текст будут отражаться в том же формате, что и положительные числа. Например, если вы введете в разные ячейки положительное, отрицательное число, ноль и текст, то Excel применит формат по умолчанию – Общий (рис. 3).
Рис. 3. Формат Общий
Тем не менее, не все стандартные форматы имеют один раздел. Например, выбрав формат числовой и четвертый тип (нижний), вы «покрасите» отрицательные числа в красный цвет (рис. 4).
Рис. 4. Формат Числовой, тип четвертый: отрицательные числа – красным цветом
Чтобы увидеть, как Excel кодирует тот или иной стандартный формат, сначала выберите этот формат (например, как на рис. 4), а затем кликните на (все форматы). В области Тип, вы увидите, что формат содержит два раздела, разделенные точкой с запятой (рис. 5). Не пугайтесь, что большинство символов кода вам пока не понятны. Вскоре вы узнаете, что они обозначают. Сейчас же обратите внимание только на то, что формат содержит два раздела:
1) # ##0,00_ ˽
2) [Красный]-# ##0,00 ˽
Первый – для положительных чисел, второй – для отрицательных. Символом ˽ я обозначаю пробел.
Рис. 5. Кодировка формата, использованного на рис. 4
Ну что ж, пришло время создать ваш первый пользовательский формат. Допустим вы хотите отображать числа в формате Счет № 56-789 (рис. 6). Обращаю ваше внимание, что это именно формат отображения числа. Например, в ячейке А1 хранится число 56789. Я ввел несколько значений в ячейки А1:А4 и аналогичные в ячейки В1:В4. Ячейки А1:А4 оставлю нетронутыми (для сравнения), а В1:В4 отформатирую. Формат содержит четыре раздела: "Счет № "00-000;"не может быть отрицательным";"не может быть нулем";"не вводите дефис". Таким образом, при введении в ячейку положительного числа появится запись типа Счет № 23-456, при вводе отрицательного числа, нуля или текста (а значение 56-792 для Excel является тектом), появится запись, указывающая на ошибку ввода.
Рис. 6. Первый пользовательский формат
Задавать все разделы кода для пользовательского числового формата необязательно. Если указано только два раздела, первый используется для положительных чисел и нулей, а второй — для отрицательных чисел. Если задан только один раздел, он применяется для всех чисел. Если какой-то раздел кода нужно пропустить, но включить раздел, который следует за ним, необходимо оставить точку с запятой для пропускаемого раздела. Например, формат
# ##0;;;"введите число" будет отображать только положительные числа (для отрицательных чисел и нуля ячейка будет выглядеть как пустая), а если ввести в ячейку текст, то отобразится запись введите число.
Текстовый раздел всегда должен быть последним разделом числового формата. Чтобы вводимый в ячейку текст отображался на экране, в соответствующее место текстового раздела следует поместить знак @. Если текстовый раздел не содержит знака @, вводимый в ячейку текст на экране отображаться не будет. Чтобы вводимый текст дополнялся определенными символами, заключите эти символы в двойные кавычки (" "), например, "валовой доход за "@. Если в формате нет текстового раздела (например, используется формат Общий), то формат никак не влияет на нечисловые значения, вводимые в ячейку. Т.е., текст отобразится так, как введен. Кроме того, вся ячейка преобразуется в текст, т.е., выравнивается по левому краю. Изучите рис. 7; также рекомендую открыть соответствующий лист Excel-файла.
Рис. 7. Особенности использования текстового раздела формата
Последний пример может вызвать затруднение, но, обратите внимание, что в коде формата (ячейка В4) отсутствует символ @, который определяет место, где должен отразиться введенный в ячейку текст. Т.е. содержимое ячейки С4 будет оставаться постоянным, какой бы текст не был введен в ячейку А4.
Основные коды отображения чисел
| # | Основной символ для отображения числа. Показывает только значащие цифры, и не отображает незначащие нули, по обе стороны разделителя. |
| 0 (ноль) | Подобен символу #, но отображает незначащие нули по обе стороны разделителя, если в числе меньше цифр, чем нулей в формате. |
| ? | Аналогичен нулю, но отображает пробелы для незначащих нулей по обе стороны от разделителя. В моноширинном шрифте выравнивает числа относительно разделителя. Используется также в дробях с переменным количеством знаков. |
| , (запятая) | Задает отображение десятичного разделителя для русского Excel (для английского Excel используется точка). |
| ˽(пробел) | Между числовыми знаками (#, 0 или ?) задает разделение на группы разрядов (тысячи). Если используется после всех числовых знаков, то каждый пробел эквивалентен делению на тысячу. |
Примечание. Символ # является джокерным для числа, т.е., говорит о месте отображения чисел, введенных в ячейку. Аналогично символ @ является джокерным для текста, т.е., говорит о месте отображения текста, введенного в ячейку.
Для лучшего понимания рассмотрите примеры (рис. 8). Учтите, что когда вы вводите код формата, в соответствии с указаниями на рисунке, то он отражается именно в таком виде. Если же введенному коду формата соответствует какой-то стандартный формат, то при следующем просмотре формата (при открытии окна Формат ячеек) Excel покажет, что в ячейке именно этот стандартный формат. Чтобы опять перейти к редактированию кода формата, выберите в окне строку (все форматы).
Если в дробной части числа больше цифр, чем заполнителей в формате, число округляется до количества разрядов, равного количеству заполнителей. Если в целой части числа больше цифр, чем заполнителей в формате, отображаются дополнительные цифры. Если формат содержит слева от запятой только знаки номера # или ?, то числа, меньшие 1, будут начинаться с запятой.
Рис. 8. Использование основных кодов отображения числа
Включение текстовых элементов в код формата
Чтобы в ячейке отображался текст и числа, заключите текстовые знаки в двойные кавычки (" ") или поставьте перед отдельным символом обратную косую черту . Добавьте знаки в нужный раздел кода формата. Например, введите формат "Избыток "0,00р.;"Недостаток "-0,00р., чтобы положительные значения отображались в формате "Избыток 125,74р.", а отрицательные — в формате "Недостаток -125,74р.". Обратите внимание, что после слов "Избыток" и "Недостаток" в соответствующих разделах кода есть пробел. Знаки, приведенные на рис. 9, не требуют кавычек.
Рис. 9. Знаки, которые можно вводить в код формата без кавычек
Использование знаков из таблицы 9 в коде формата не следует путать с их использованием в ячейке в качестве элемента формулы. В качестве части кода формата эти знаки просто отображаются. На рис. 10 видно, что в ячейку введено значение 25. Всё остальное – это лишь формат отображения.
Рис. 10. Пример знаков кода формата, отображаемых без кавычек
Помимо знака доллара, Excel позволяет вводить без кавычек и несколько других значков валют. Их можно ввести, как до, так и после числа. Чтобы включить в числовой формат одно из указанных ниже обозначений денежных единиц, нажмите клавишу NUM LOCK и введите с цифровой клавиатуры код ANSI соответствующего символа.
Рис. 11. Символы денежных единиц в коде формата
Чтобы ввести в код формата один символ, используйте перед ним знак обратной косой черты . Более того, поскольку кавычки " говорят Excel’ю о начале ввода текста, чтобы отразить в коде формата символ кавычек, предварите их знаком косой черты ".
Задание цвета
Задать цвет для раздела формата можно одним из двух способов:
- введите название одного из указанных ниже восьми цветов в квадратных скобках: [Черный], [Белый], [Красный], [Зеленый], [Голубой], [Желтый], [Фиолетовый], [Синий];
- введите [ЦВЕТn], где n – число от 1 до 56 и соответствует одному из цветов в палитре; первые восемь цветов соответствуют перечню из предыдущего пункта (в указанном порядке); с остальными цветами палитры можно познакомиться, например, здесь.
Код цвета должен быть первым элементом в разделе. Пример использования цвета будет приведен ниже.
Использование в формате проверочных условий
Если формат должен быть применен только в том случае, когда число отвечает определенным условиям, укажите условие в квадратных скобках [условное значение]. Условие состоит из оператора сравнения и значения (рис. 12). В первом случае формат проверяет попадает ли значение в диапазон от 0 до 1, и выводит значение в процентах; в противном случае выводится текст о недопустимом значении. Во втором случае числа не более 100 отображаются красным цветом, а более — синим. Любопытно, что третье условие мне ввести не удалось. Возможно, Excel поддерживает не более двух условий в одном формате.
Рис. 12. Использование проверочных условий в формате
Некоторые дополнительные возможности форматирования
Иногда возникает потребность выровнять числа в ячейках. Чтобы создать пробел с шириной, равной ширине символа в числовом формате, добавьте соответствующий знак, предваренный знаком подчеркивания _. Например, если за знаком подчеркивания следует правая круглая скобка _), положительные числа будут расположены в одну колонку с отрицательными, заключенными в скобки (рис. 13).
Рис. 13. Выравнивание положительных и отрицательных чисел, если последние отображаются в скобках
Для заполнения всей ширины ячейки определенным знаком добавьте перед ним звездочку * в числовом формате. Например, для заполнения стрелками пустой области ячейки справа от числа следует указать #*→, для добавления перед числом знаков подчеркивания *_# (рис. 14).
Рис. 14. Использование заполнителей в числовом разделе формата
Иногда требуется отразить раздельно рубли и копейки (доллары и центы и т.п.). Методы форматирования позволяют несколько раз обратиться к одному и тому же числу, хранящемуся в ячейке, последовательно выводя его части, например:
Рис. 15. Пользовательский денежный формат
Выше (см. рис. 
мы показали, что пробел после кода числа эквивалентен делению на тысячу. Только что рассмотренный прием разделения на рубли и копейки может быть использован для масштабирования числа в сотнях. Это полезно для таких мер, как центнер, а также для перевода сантиметров в метры (рис. 16). Любопытно, что в Excel есть недокументированная особенность, которая позволяет без кавычек вводить довольно много текста (хотя некоторые буквы, как русского, так и английского алфавита всё же не проходят). На рис. 16 я привел два таких примера.
Рис. 16. Приемы масштабирования чисел и не только
Помните, что пользовательские форматы сохраняются вместе с книгой. При открытии новой книги вам придется создавать пользовательские форматы заново. Можно упростить задачу, если скопировать из старой книги и вставить в новую «правильно» отформатированную ячейку.
Важно! Работая над созданием собственного числового формата, не забудьте о поле Образец (см., например, рис. 6). В этом поле вы видите значение активной ячейки, зависящее от строки формата, записанной в поле Тип. Обязательно тестируйте ваши пользовательские числовые форматы на примере следующих данных: положительное значение, отрицательное значение, нулевое значение, текст. Часто создать собственный числовой формат с первой попытки не удается. Всякий раз при редактировании строки формата она добавляется в список (рис. 17). Когда вы наконец сделаете строку, которая соответствует всем вашим требованиям, откройте диалоговое окно Формат ячеек, выделите и удалите результаты предыдущих неудачных попыток.
Рис. 17. Удаление промежуточных версий кода формата
Коды формата даты и времени
Для отображения чисел в формате даты (с указанием числа, месяца и года) используются коды, указанные ниже.
Рис. 18. Коды, применяемые при создании пользовательских форматов даты
Для отображения значений в формате времени (с указанием часов, минут и секунд) используются коды, указанные на рис. 19. Комментарии приведены на рис. 20. Обратите внимание, что для отображения значений, превышающих 24 для часов и 60 для минут и секунд, следует использовать коды в прямоугольных скобках, например, [ч]. Использование стандартного формата – ч – при переходе через 24 часа приведет к смене даты, но значение часов всегда будет оставаться в диапазоне 0–23.
Рис. 19. Коды, применяемые при создании пользовательских форматов времени
Рис. 20. Комментарии к использованию кодов для форматирования времени (обратите внимание, что первая строка таблицы не является заголовком; это просто неточность Microsoft при оформлении таблицы :))
Завершаем обзор примерами использования пользовательских форматов даты и времени (рис. 21).
Рис. 21. Примеры пользовательских форматов даты и времени
Любопытные примеры пользовательских форматов можно найти также в Инете, например, здесь или здесь.
По теме см. также Формат на основе содержимого ячейки