|
Как найти источник «выпадающего списка» в файле? |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
На чтение 8 мин. Просмотров 4.1k.
Итог: Изучите быстрый и простой способ поиска любого списка проверки данных или раскрывающегося списка в ячейке с помощью бесплатного инструмента.
Уровень мастерства: Начинающий
Списки проверки данных являются отличным способом управления значениями, которые вводятся в ячейку. Эти выпадающие списки также позволяют нам выбирать параметры, которые могут управлять финансовыми моделями, отчетами или информационными панелями.
- Вы можете найти мой полный учебник по настройке списков проверки данных здесь.
- Тогда вы можете узнать, как сделать их динамичными здесь.
- И вы можете узнать, как сделать их зависимыми друг от друга здесь.
Тем не менее, нет встроенного способа поиска в списке
проверки в Excel. Пролистать эти списки может быть сложно, если в
раскрывающемся списке много элементов. Есть несколько действительно классных
решений на основе формул для этой проблемы, но они требуют большой работы по
настройке для каждого списка проверки в вашем файле.
Поэтому я разработал очень простую надстройку, которая
помогает решить эту проблему …
Нажмите на ссылки ниже, чтобы перейти к видео с обновлениями функции.
- Ноябрь 2016 Обновление
- Апрель 2017 Обновление
Содержание
- Поиск списков проверки с помощью поиска по списку
- Параметры и функции поиска в списке
- Работает со списками без проверки данных
- Ноябрь 2016 Обновление
- Апрель 2017 Обновление
- Загрузите надстройку поиска по списку (это бесплатно!)
- Как мои коллеги могут использовать поиск по списку?
- Как мы можем улучшить
поиск по списку?
Поиск списков проверки с помощью поиска по списку
Надстройка поиска по списку позволяет быстро и легко
выполнять поиск в любом списке проверки. Он также работает со списками данных,
которые не содержат ячейки проверки данных.
Форма поиска
по списку содержит раскрывающийся список, в который загружается список проверки
выбранной ячейки. Раскрывающийся список также функционирует как окно поиска. Вы
можете ввести поиск в поле, и результаты будут сужаться по мере ввода. Это
Google-подобный поиск, и в результаты будет входить любой элемент, содержащий
поисковый запрос. Элемент не должен начинаться с поискового запроса.
После
того, как вы выбрали нужный элемент, нажмите клавишу «Ввод» на клавиатуре или
нажмите кнопку «Ввод значения» в форме, чтобы ввести значение в выбранную
ячейку.
Поиск по списку работает в любой ячейке любой книги. Никаких специальных настроек не требуется. Просто выберите ячейку, нажмите кнопку поиска и начните поиск по списку.
Параметры и функции поиска в списке
Надстройка
поиска по списку содержит некоторые функции, которые позволяют очень быстро
вводить данные и работать со списками. Нажмите кнопку меню в окне поиска по
списку, чтобы просмотреть параметры.
- Select Next Cell— после нажатия клавиши «Ввод» или «Ввод значения» выбирается ячейка под активной ячейкой. Это поведение можно изменить в раскрывающемся меню направления.
- Down — выбирает ячейку под активной ячейкой.
- Right — выбор ячейки справа от активной ячейки.
- None — не меняет выбор.
- Close — закрывает окно поиска по списку.
- Paste — копирует входное значение в буфер обмена и вставляет его в активную ячейку с помощью метода VBA SendKeys. Окно поиска по списку закрывается. Это единственная опция, которая сохраняет историю отмен в Excel.
- Sort Order — выпадающий список можно отсортировать по возрастанию (A-Z), по убыванию (Z-A) или оригинальному порядку, нажимая кнопки переключения в меню параметров. Это только сортирует список в окне поиска списка. Он не сортирует список проверки данных в ячейке.
- List Info — кнопка Info отображает дополнительную информацию о раскрывающемся списке. В настоящее время отображается общее количество элементов в списке.
- Create List of Unique Values — добавлена новая кнопка, которая копирует содержимое раскрывающегося списка в буфер обмена. Затем вы можете вставить список в любой диапазон в рабочей книге. Это быстрый способ создания списка уникальных значений при использовании поиска по списку в ячейке, которая НЕ содержит проверки данных. Вы также можете отфильтровать список, введя поиск, а затем скопировать отфильтрованный список в буфер обмена.
ВАЖНО. Примечание.
При вводе значений в активную ячейку единственным способом сохранить историю отмен является использование параметра «Вставить» в раскрывающемся списке «Выбрать следующую ячейку». Поиск по списку использует макросы для ввода выбранного значения, и макросы обычно очищают историю отмен в Excel, когда они изменяют книгу.
Параметр Вставить — это обходной путь, который использует метод SendKeys для копирования и вставки выбранного значения. Это имитирует то, что пользователь будет делать для копирования / вставки, и НЕ очищает историю отмен в Excel.
Работает со списками без проверки данных
Поиск по
списку работает в ячейках, которые также не содержат проверки данных. Если вы
выберете ячейку, которая НЕ содержит проверку данных, и откроете Поиск по
списку, в раскрывающемся списке будет загружен список уникальных элементов из
столбца выбранной ячейки.
Это похоже на нажатие Alt + Стрелка вниз в ячейке, чтобы увидеть список значений в этом столбце. Тем не менее, список не должен быть непрерывным. Даже если столбец содержит пробелы, Поиск по списку все равно загрузит все уникальные значения в текущей области данных или списке.
Ноябрь 2016 Обновление
Я
опубликовал обновленную версию надстройки поиска по списку с несколькими новыми
функциями. Вот видео обзор новых функций.
Вот список возможностей:
- Добавлена опция «Вставить» в список
направлений. Это скопирует входное значение в буфер обмена и вставит его в
активную ячейку. Параметры Paste используют метод SendKeys в VBA для выполнения
вставки. Это означает, что история отмен не будет очищена при использовании
опции вставки. - Настройки для меню параметров и раскрывающегося
списка направления ввода теперь сохраняются в реестре. Ваши настройки будут
сохранены и загружены при следующем открытии Excel и надстройки. - Добавлены улучшения для таблиц Excel. Когда
активная ячейка находится в таблице, а ячейка не содержит проверки, будет
загружен уникальный список значений, исключая заголовки таблицы и итоговую
строку. - Добавлена функция копирования списка, которая
копирует содержимое выпадающего списка в буфер обмена. Эта функция используется
для создания списка уникальных значений из столбца / таблицы, когда активная
ячейка не содержит проверки. Это также работает, когда список фильтруется
поисковым запросом, чтобы копировать только отфильтрованные результаты.
Апрель 2017 Обновление
Исходя из
ваших потрясающих отзывов и запросов, я рад опубликовать еще одно обновление с
новыми функциями. Я делюсь новыми возможностями в следующем видео.
Вот список новых функций в обновлении апреля 2017 года:
- Он добавил функцию автоматического открытия,
чтобы автоматически открывать форму, когда выбрана ячейка, содержащая проверку
данных. Вы можете включить или отключить эту опцию с помощью
кнопки-переключателя в меню параметров. - Теперь надстройка работает с проверкой данных,
созданной с помощью формул (OFFSET
& INDEX) и
разделенных запятыми списков. Он должен работать со всеми типами списков
проверки данных. - Обновлено поведение клавиши Escape, чтобы закрыть окно поиска по
списку. Если в окне поиска есть текст, Escape очищает окно поиска. Если поле поиска пустое, Escape закрывает форму.
В видео я
также показал несколько ячеек с иконками раскрывающихся кнопок рядом с ними,
хотя эта ячейка не была выбрана. Посмотрите мою статью о том, как сделать так,
чтобы выпадающие кнопки списка проверки
всегда были видны, чтобы узнать больше об этой технике.
Загрузите надстройку поиска по списку (это бесплатно!)
Надстройка поиска списка бесплатна для загрузки и использования. Код VBA также имеет открытый исходный код, поэтому вы можете изменить его для своих нужд. Это также отличный способ узнать, как работают макросы и надстройки, если вы изучаете VBA.
Примечание. Вы
создадите бесплатную учетную запись на сайте участников Excel Campus для доступа к загрузке
и любым последующим обновлениям.
Сайт загрузки также содержит инструкции по установке и
видео.
Как мои коллеги могут использовать поиск по списку?
Надстройка поиска по списку установлена на вашем
компьютере, и только вы сможете увидеть вкладку XL Campus и использовать поиск
по списку. Если вы хотите, чтобы ваши коллеги могли использовать Поиск по
списку, есть два способа сделать это.
- Отправьте им ссылку на эту страницу, чтобы загрузить и установить Поиск по списку на своем компьютере. Они смогут использовать Поиск по списку в любом файле Excel, который они открыли на своем компьютере.
- Импортируйте пользовательскую форму поиска по списку в проект VB в файле Excel. Вы можете добавить форму поиска по списку в любую из ваших книг. Это должна быть книга с макросами. Вам также потребуется создать или импортировать модуль кода, который содержит макрос, чтобы открыть пользовательскую форму поиска по списку. Затем добавьте кнопку на лист или ленту, которая открывает форму.
Как мы можем улучшить
поиск по списку?
Надеюсь, надстройка поиска по списку сэкономит вам время на поиск в списках проверки данных. Конечная цель состоит в том, чтобы быстрее находить искомое значение в длинных списках данных.
Пожалуйста, оставьте комментарий ниже с любыми вопросами или предложениями. Спасибо!
Автор Владислав Каманин На чтение 1 мин
В Excel есть очень быстрый способ найти все выпадающие списки на листе.
Для этого:
1️⃣ Нажмите F5 или CTRL+G для вызова окна Переход и нажмите на кнопку Выделить.
Больше лайфхаков в нашем Telegram Подписаться
2️⃣ В окне Выделить группу ячеек выберите пункты Проверка данных и Всех, а затем щелкните ОК.
✅ Все ячейки с выпадающими списками на листе будут выделены.
Поделитесь, пожалуйста, в комментариях был ли полезен для вас этот совет? 👇
Почитайте еще
А вы знаете как добавить к формуле комментарий без
При сверке отчетов мне часто требуется сравнить данные
А вы знаете как создать автоматическую нумерацию строк
А вы умеете выравнивать текст на несколько ячеек без
Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.
Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.
Создание раскрывающегося списка
Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».
Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:
- Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».
- Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.
- Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.
Любой из вариантов даст такой результат.
Выпадающий список в Excel с подстановкой данных
Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.
- Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».
- Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:
- Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:
Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:
Добавим в таблицу новое значение «елка».
Теперь удалим значение «береза».
Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.
Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.
- Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.
- Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
- Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.
- Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).
- Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».
- Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim lReply As Long If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub If Target.Address = "$C$2" Then If IsEmpty(Target) Then Exit Sub If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _ Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion) If lReply = vbYes Then Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target End If End If End If End Sub
Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».
Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».
Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла
Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.
- Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
- Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).
Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.
Как сделать зависимые выпадающие списки
Возьмем три именованных диапазона:
Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.
- Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.
- Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.
- Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.
- Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
- Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
- Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.
- На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).
- Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.
- Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.
- Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.
Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel
Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then Target.Offset(0, 1) = Target Else Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then Target.Offset(1, 0) = Target Else Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
On Error Resume Next
If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
Application.EnableEvents = False
newVal = Target
Application.Undo
oldval = Target
If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
Target = Target & "," & newVal
Else
Target = newVal
End If
If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
Application.EnableEvents = True
End If
End Sub
Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.
Выпадающий список с поиском
Скачать пример выпадающего списка
При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.
Выпадающий список в ячейке листа
Видео
У кого мало времени и нужно быстро ухватить суть — смотрим обучающее видео:
Кому интересны подробности и нюансы всех описанных способов — дальше по тексту.
Способ 1. Примитивный
Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:
Способ 2. Стандартный
- Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
- Если у вас Excel 2003 или старше — выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define), если Excel 2007 или новее — откройте вкладку Формулы (Formulas) и воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager), затем Создать. Введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов и начать с буквы!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
- Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню (на вкладке) Данные — Проверка (Data — Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и введите в строчку Источник (Source) знак равенства и имя диапазона (т.е. =Товары).
Нажмите ОК.
Все! Наслаждайтесь!
Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).
Способ 3. Элемент управления
Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта — элемента управления «поле со списком» с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:
- В Excel 2007/2010 откройте вкладку Разработчик (Developer). В более ранних версиях — панель инструментов Формы (Forms) через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms). Если этой вкладки не видно, то нажмите кнопку Офис — Параметры Excel — флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button — Excel Options — Show Developer Tab in the Ribbon)
- Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам — Поле со списком:
Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник — будущий список. - Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте
- Формировать список по диапазону — выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список
- Связь с ячейкой — укажите ячейку куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
- Количество строк списка — сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию — 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.
После нажатия на ОК списком можно пользоваться.
Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:
Способ 4. Элемент ActiveX
Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):
Механизм добавления тот же — выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.
Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находится в двух принципиально разных состояниях — режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры и — режиме ввода, когда единственное, что можно — выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):
Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:
Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:
- ListFillRange — диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5)
- LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент
- ListRows — количество отображаемых строк
- Font — шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д. кроме цвета)
- ForeColor и BackColor — цвет текста и фона, соответственно
Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)
При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:
Итоговая сравнительная таблица всех способов
| Способ 1. Примитивный | Способ 2. Стандартный | Способ 3. Элемент управления | Способ 4. Элемент ActiveX | |
| Сложность | низкая | средняя | высокая | высокая |
| Возможность настройки шрифта, цвета и т.д. | нет | нет | нет | да |
| Количество отображаемых строк | всегда 8 | всегда 8 | любое | любое |
| Быстрый поиск элемента по первым буквам | нет | нет | нет | да |
| Необходимость использования дополнительной функции ИНДЕКС | нет | нет | да | нет |
| Возможность создания связанных выпадающих списков | нет | да | нет | нет |
Ссылки по теме:
- Выпадающий список с данными из другого файла
- Создание зависимых выпадающих списков
- Автоматическое создание выпадающих списков надстройкой PLEX
- Выбор фото из выпадающего списка
- Автоматическое удаление уже использованных элементов из выпадающего списка
- Выпадающий список с автоматическим добавлением новых элементов