Как найти что то в excel примеры

В документах Microsoft Excel, которые состоят из большого количества полей, часто требуется найти определенные данные, наименование строки, и т.д. Очень неудобно, когда приходится просматривать огромное количество строк, чтобы найти нужное слово или выражение. Сэкономить время и нервы поможет встроенный поиск Microsoft Excel. Давайте разберемся, как он работает, и как им пользоваться.

Поисковая функция в Excel

Поисковая функция в программе Microsoft Excel предлагает возможность найти нужные текстовые или числовые значения через окно «Найти и заменить». Кроме того, в приложении имеется возможность расширенного поиска данных.

Способ 1: простой поиск

Простой поиск данных в программе Excel позволяет найти все ячейки, в которых содержится введенный в поисковое окно набор символов (буквы, цифры, слова, и т.д.) без учета регистра.

1. Находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке «Найти и выделить», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Редактирование». В появившемся меню выбираем пункт «Найти…». Вместо этих действий можно просто набрать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+F.



2. После того, как вы перешли по соответствующим пунктам на ленте, или нажали комбинацию «горячих клавиш», откроется окно «Найти и заменить» во вкладке «Найти». Она нам и нужна. В поле «Найти» вводим слово, символы, или выражения, по которым собираемся производить поиск. Жмем на кнопку «Найти далее», или на кнопку «Найти всё».



3. При нажатии на кнопку «Найти далее» мы перемещаемся к первой же ячейке, где содержатся введенные группы символов. Сама ячейка становится активной.

   Поиск и выдача результатов производится построчно. Сначала обрабатываются все ячейки первой строки. Если данные отвечающие условию найдены не были, программа начинает искать во второй строке, и так далее, пока не отыщет удовлетворительный результат.

   Поисковые символы не обязательно должны быть самостоятельными элементами. Так, если в качестве запроса будет задано выражение «прав», то в выдаче будут представлены все ячейки, которые содержат данный последовательный набор символов даже внутри слова. Например, релевантным запросу в этом случае будет считаться слово «Направо». Если вы зададите в поисковике цифру «1», то в ответ попадут ячейки, которые содержат, например, число «516».

   Для того, чтобы перейти к следующему результату, опять нажмите кнопку «Найти далее».

   

   Так можно продолжать до тех, пор, пока отображение результатов не начнется по новому кругу.

4. В случае, если при запуске поисковой процедуры вы нажмете на кнопку «Найти все», все результаты выдачи будут представлены в виде списка в нижней части поискового окна. В этом списке находятся информация о содержимом ячеек с данными, удовлетворяющими запросу поиска, указан их адрес расположения, а также лист и книга, к которым они относятся. Для того, чтобы перейти к любому из результатов выдачи, достаточно просто кликнуть по нему левой кнопкой мыши. После этого курсор перейдет на ту ячейку Excel, по записи которой пользователь сделал щелчок.

Способ 2: поиск по указанному интервалу ячеек

Если у вас довольно масштабная таблица, то в таком случае не всегда удобно производить поиск по всему листу, ведь в поисковой выдаче может оказаться огромное количество результатов, которые в конкретном случае не нужны. Существует способ ограничить поисковое пространство только определенным диапазоном ячеек.

1. Выделяем область ячеек, в которой хотим произвести поиск.



2. Набираем на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl+F, после чего запуститься знакомое нам уже окно «Найти и заменить». Дальнейшие действия точно такие же, что и при предыдущем способе. Единственное отличие будет состоять в том, что поиск выполняется только в указанном интервале ячеек.

Способ 3: Расширенный поиск

Как уже говорилось выше, при обычном поиске в результаты выдачи попадают абсолютно все ячейки, содержащие последовательный набор поисковых символов в любом виде не зависимо от регистра.

К тому же, в выдачу может попасть не только содержимое конкретной ячейки, но и адрес элемента, на который она ссылается. Например, в ячейке E2 содержится формула, которая представляет собой сумму ячеек A4 и C3. Эта сумма равна 10, и именно это число отображается в ячейке E2. Но, если мы зададим в поиске цифру «4», то среди результатов выдачи будет все та же ячейка E2. Как такое могло получиться? Просто в ячейке E2 в качестве формулы содержится адрес на ячейку A4, который как раз включает в себя искомую цифру 4.

Но, как отсечь такие, и другие заведомо неприемлемые результаты выдачи поиска? Именно для этих целей существует расширенный поиск Excel.

1. После открытия окна «Найти и заменить» любым вышеописанным способом, жмем на кнопку «Параметры».



2. В окне появляется целый ряд дополнительных инструментов для управления поиском. По умолчанию все эти инструменты находятся в состоянии, как при обычном поиске, но при необходимости можно выполнить корректировку.
   

   По умолчанию, функции «Учитывать регистр» и «Ячейки целиком» отключены, но, если мы поставим галочки около соответствующих пунктов, то в таком случае, при формировании результата будет учитываться введенный регистр, и точное совпадение. Если вы введете слово с маленькой буквы, то в поисковую выдачу, ячейки содержащие написание этого слова с большой буквы, как это было бы по умолчанию, уже не попадут. Кроме того, если включена функция «Ячейки целиком», то в выдачу будут добавляться только элементы, содержащие точное наименование. Например, если вы зададите поисковый запрос «Николаев», то ячейки, содержащие текст «Николаев А. Д.», в выдачу уже добавлены не будут.

   

   По умолчанию, поиск производится только на активном листе Excel. Но, если параметр «Искать» вы переведете в позицию «В книге», то поиск будет производиться по всем листам открытого файла.

   

   В параметре «Просматривать» можно изменить направление поиска. По умолчанию, как уже говорилось выше, поиск ведется по порядку построчно. Переставив переключатель в позицию «По столбцам», можно задать порядок формирования результатов выдачи, начиная с первого столбца.

   

   В графе «Область поиска» определяется, среди каких конкретно элементов производится поиск. По умолчанию, это формулы, то есть те данные, которые при клике по ячейке отображаются в строке формул. Это может быть слово, число или ссылка на ячейку. При этом, программа, выполняя поиск, видит только ссылку, а не результат. Об этом эффекте велась речь выше. Для того, чтобы производить поиск именно по результатам, по тем данным, которые отображаются в ячейке, а не в строке формул, нужно переставить переключатель из позиции «Формулы» в позицию «Значения». Кроме того, существует возможность поиска по примечаниям. В этом случае, переключатель переставляем в позицию «Примечания».

   

   Ещё более точно поиск можно задать, нажав на кнопку «Формат».

   

   При этом открывается окно формата ячеек. Тут можно установить формат ячеек, которые будут участвовать в поиске. Можно устанавливать ограничения по числовому формату, по выравниванию, шрифту, границе, заливке и защите, по одному из этих параметров, или комбинируя их вместе.

   

   Если вы хотите использовать формат какой-то конкретной ячейки, то в нижней части окна нажмите на кнопку «Использовать формат этой ячейки…».

   

   После этого, появляется инструмент в виде пипетки. С помощью него можно выделить ту ячейку, формат которой вы собираетесь использовать.

   

   После того, как формат поиска настроен, жмем на кнопку «OK».

   

   Бывают случаи, когда нужно произвести поиск не по конкретному словосочетанию, а найти ячейки, в которых находятся поисковые слова в любом порядке, даже, если их разделяют другие слова и символы. Тогда данные слова нужно выделить с обеих сторон знаком «*». Теперь в поисковой выдаче будут отображены все ячейки, в которых находятся данные слова в любом порядке.



3. Как только настройки поиска установлены, следует нажать на кнопку «Найти всё» или «Найти далее», чтобы перейти к поисковой выдаче.

Как видим, программа Excel представляет собой довольно простой, но вместе с тем очень функциональный набор инструментов поиска. Для того, чтобы произвести простейший писк, достаточно вызвать поисковое окно, ввести в него запрос, и нажать на кнопку. Но, в то же время, существует возможность настройки индивидуального поиска с большим количеством различных параметров и дополнительных настроек.

Функция НАЙТИ в Excel выполняет поиск текста в просматриваемой ячейке и возвращает числовое значение. При необходимости можно указать номер символа, с которого начинается искомая часть фразы в найденной строке.

Практическая работа функции НАЙТИ в Excel

Как работает функция НАЙТИ? Схематически, её синтаксис выглядит следующим образом:

Аргумент нач_позиция является необязательным. Если пользователь не укажет его, тогда автоматически он принимается за 1. Если искомый_текст не будет найден, возвратится значение ошибки #ЗНАЧ!. Она очень похожа на функцию ПОИСК, у них одинаковый синтаксис. Однако их различия в том, что НАЙТИ обращает внимание на регистр букв. На картинке мы видим текст, где используется одно слово в разных регистрах. В ячейке В2 мы ищем слово «найти», а в ячейке В3 – то же слово в верхнем регистре:

Результат у нас получился разный, поскольку функция реагирует на регистр. Теперь посмотрим, как при тех же аргументах сработает ПОИСК:

Мы можем наблюдать основное отличие в работе двух сравниваемых функций — в ячейках D2 и D3 у нас одинаковый результат, поскольку ПОИСК не видит разницу между большими и маленькими буквами.

Также эта функция не допускает использование подстановочных знаков (звездочка «*», знак вопроса «?», тильда «~»):

Однако, это не распространяется на ПОИСК, который возвращает нам корректный результат.



Практические примеры работы формул чтобы НАЙТИ значение

Как использовать формулы НАЙТИ с другими функциями ЕСЛИОШИБКА, ЗАМЕНИТЬ, ЛЕВСИМВ, ПРАВСИМВ, ПСТР, ДЛСТР, СУММ, ЕЧИСЛО в Excel? Рассмотрим пример, в котором будем комбинировать НАЙТИ и ЗАМЕНИТЬ. Ниже попробуем заменить слово «песня» на «поэма»:

Строка с текстом – это ячейка с предложением, которое содержит заменяемое слово. На месте второго аргумента вкладываем НАЙТИ для определения позиции слова «песня». Это нам потребовалось, поскольку неизвестно точное расположение подстроки «песня» (с какого по счету символа начинается «песня»). Число 5 указывает на количество символов, которые будем заменять (количество букв в слове «песня»). В этом примере у нас количество символов искомого и заменяемого текста совпало, но это не обязательное условие, разница может быть любой.

Скопируем формулу до конца столбца:

В ячейке В21 мы так же заменили значение, а ниже у нас возвратились ошибки, поскольку в искомых текстах не было найдено заданного условием слова. Для корректного отображения результата укажем, что при ошибке пусть отображается то же предложение из колонки А (без изменений). Для этого используем ЕСЛИОШИБКА. Первым её аргументом будет вся предыдущая формула, а вторым – ячейка из колонки А:

В столбце В на месте ошибки получены идентичные предложения из столбца А.

Функция НАЙТИ также часто используется рядом с функциями ЛЕВСИМВ, ПРАВСИМВ и ПСТР, для того чтобы извлечь часть фразы. Например, у нас есть перечень электронных почтовых адресов. Нам необходимо извлечь имя пользователя (часть до символа @). Для выполнения задания используем ЛЕВСИМВ. В качестве первого аргумента у нас будет ячейка с содержимым, а второй – функция НАЙТИ с приставкой «-1», которая возвращает позицию знака @ и делает шаг назад (это нам нужно, для того чтобы результат не извлекал сам символ):

Сначала формула НАЙТИ возвратила нам значение «4» — это позиция искомого символа. НАЙТИ – 1 = 3. Затем ЛЕВСИМВ извлек три символа в левую сторону – rit. Копируем формулу до конца столбца:

Теперь определим следующую задачу: нужно извлечь имя домена. Для её реализации используем дополнительно функцию ПСТР. ПСТР позволит рассмотреть подстроку из любого места до конца. Приставка +1 укажет, что извлечение происходит со следующего символа от @. При этом нам нужно указать на месте третьего аргумента число, которое, как мы уверенны, будет точно больше длины текстовой строки. В этом примере используем 50 (вряд ли существует электронная почта, имя которой содержит более 50 знаков):

Существует еще один способ решить эту задачу. На этот раз используем ДЛСТР и ПРАВСИМВ. Основой будет ПРАВСИМВ. Первым аргументом ПРАВСИМВ будет ячейка с искомым текстом, а вторым – разница между ДЛСТР и НАЙТИ. ДЛСТР осуществляет возврат количества знаков в текстовой строке:

Копируем формулу до конца столбца и получаем результат:

Мы выполнили поставленную задачу, но первый способ намного легче, короче и понятнее. Однако, второй способ полезен для того, чтобы лучше понимать возможности комбинирования функций, их совместную работу и возможности применения для разных задач.

Для того чтобы определить присутствие подстроки, можно использовать дополнительно функцию ЕЧИСЛО. Принцип работы следующий: если НАЙТИ возвращает номер позиции символа, тогда ЕЧИСЛО указывает значение «ИСТИНА», а если возвращает ошибку – указывает «ЛОЖЬ». Для примера возьмем список с электронной почтой и проверим, есть ли среди них почта gmail.com:

Скопируем формулу до конца столбца и проверим результат работы:

Как видим, напротив текста, где было искомое значение «gmail.com», мы получили результат ИСТИНА. Формула, приведенная выше, оценивает содержимое ячейки. У некоторых пользователей, возможно, промелькнула мысль использовать логическую ЕСЛИ, но она ищет идентичное совпадение заданного искомого текста, «gmail.com» равно «gmail.com», а нам нужно «gmail.com равно «номер позиции». Тогда ЕЧИСЛО определит наличие или отсутствие числа, и возвратит результат.

Можно трансформировать функцию, приведенную выше, добавив перед ЕЧИСЛО две черточки. Таким образом, она подсчитает количество результатов: для ИСТИНА будет возвращено единицу, а для ЛОЖЬ – ноль:

Можно сделать формулу еще сложнее, использовав дополнительно ЕСЛИ и настроив нужные ответы. В примере в таблице предоставлены год модели и номер стиля. ЕСЛИ оценивает логический оператор и возвратит ответ «Да» в случае возвращения ИСТИНА и «Нет» в случае возвращения ЛОЖЬ:

На этот раз мы добавили третий аргумент – число 5, которое указывает с какой позиции начинается поиск. Поскольку год модели также содержит искомое значение «2», мы уточнили, что поиск должен происходить точно с номера стиля. Копируем формулу до конца столбца и проверим, как сработала формула. Фраза «Да» появилась напротив тех ячеек, номер стиля которых равен 2:

Теперь рассмотрим пример, где нам надо подсчитать сумму найденных значений одновременно. Для этого потребуется добавить СУММ. В ячейке А100 у нас три элемента – буквенный код, числовой код, слово. Нам нужно узнать, есть ли среди первого элемент BS, среди второго число 5 и среди третьего слово “new”. Поскольку искомый текст теперь содержит три значения, а не один, как ранее, он является массивом, который нам нужно поместить в скобки {}:

Сейчас содержимое в скобках – это массив из трёх элементов. То есть, нам нужно найти эти значения в ячейке А100. Формула три раза произведет поиск элементов по кругу по каждом из них. Затем добавляем адрес ячейки для поиска А100. Построенную формулу вкладываем в ЕЧИСЛО. На этом этапе возвращаемым результатом будут «ЛОЖЬ,ИСТИНА,ИСТИНА». А нам нужно преобразовать их в числа. Для этого к ЕЧИСЛО добавляем приставку «*1».ИСТИНА*1 равно 1, ЛОЖЬ*1 равно 0:

Теперь нам осталось лишь сосчитать данные. Для этого вкладываем то, что у нас получилось в СУММ, нажимаем Enter:

Применяем построенную формулу по всему списку:

Скачать примеры использования функции НАЙТИ в Excel

В ячейке А101 совпадение только по одному элементу BS, сумма элементов равна 1.

Поиск нужных данных в диапазоне

Как использовать функцию ВПР (VLOOKUP) для поиска и выборки нужных значений из списка мы недавно разбирали. Если вы еще с ней не знакомы — загляните сюда, не пожалейте пяти минут, чтобы сэкономить себе потом несколько часов.

Если же вы знакомы с ВПР, то — вдогон — стоит разобраться с похожими функциями: ИНДЕКС (INDEX) и ПОИСКПОЗ (MATCH), владение которыми весьма облегчит жизнь любому опытному пользователю Excel. Гляньте на следующий пример:

Необходимо определить регион поставки по артикулу товара, набранному в ячейку C16.

Задача решается при помощи двух функций:

=ИНДЕКС(A1:G13;ПОИСКПОЗ(C16;D1:D13;0);2)

Функция ПОИСКПОЗ ищет в столбце D1:D13 значение артикула из ячейки C16. Последний аргумент функции 0 — означает поиск точного (а не приблизительного) соответствия. Функция выдает порядковый номер найденного значения в диапазоне, т.е. фактически номер строки, где найден требуемыый артикул.

Функция ИНДЕКС выбирает из диапазона A1:G13 значение, находящееся на пересечении заданной строки (номер строки с артикулом выдает функция ПОИСКПОЗ) и столбца (нам нужен регион, т.е. второй столбец). 

Ссылки по теме

• Использование функции ВПР (VLOOKUP) для поиска и подстановки значений.
• Улучшенная версия функции ВПР (VLOOKUP)
• Многоразовый ВПР