Как копировать итоги в excel

Копировать сумму выделенных ячеек в Буфер обмена

Иногда на то, чтобы придумать некоторые вещи, уходит очень много времени. Но когда их УЖЕ придумали, то постфактум они кажутся очевидными и даже банальными. Из серии «а что, так можно было?».

С самых первых версий в строке состояния внизу окна Microsoft Excel традиционно отображались итоги по выделенным ячейкам:

При желании, можно было даже щёлкнуть по этим итогам правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню, какие именно функции мы хотим видеть:

И только совсем недавно в последних обновлениях Excel разработчики Microsoft добавили простую, но гениальную фишку — теперь при щелчке мышью по этим итогам они копируются в буфер!

Красота. 

Но что делать тем, у кого пока (или уже?) нет такой версии Excel? Тут могут помочь несложные макросы.

Копирование суммы выделенных ячеек в Буфер с помощью макроса

Откройте на вкладке Разработчик (Developer) редактор Visual Basic или воспользуйтесь для этого сочетанием клавиш Alt+F11. Вставьте новый пустой модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда следующий код:

Sub SumSelected()
    If TypeName(Selection) <> "Range" Then Exit Sub
    With GetObject("New:{1C3B4210-F441-11CE-B9EA-00AA006B1A69}")
        .SetText WorksheetFunction.Sum(Selection)
        .PutInClipboard
    End With
End Sub

Логика его работы проста:

• Сначала идёт «защита от дурака» — мы проверяем что именно выделено. Если выделены не ячейки (а, например, диаграмма), то выходим из макроса.
• Затем при помощи команды GetObject мы создаем новый объект данных, где будет храниться впоследствии наша сумма выделенных ячеек. Длинный и непонятный буквенно-цифровой код — это, на самом деле, ссылка на ветку реестра Windows, где лежит библиотека Microsoft Forms 2.0 Object Library, которая умеет создавать такие объекты. Иногда такой трюк ещё называют неявным поздним связыванием. Если его не использовать, то пришлось бы заранее делать в файле ссылку на эту библиотеку через меню Tools — References.
• Сумма выделенных ячеек считается командой WorksheetFunction.Sum(Selection), а затем полученная сумма помещается в буфер обмена командой PutInClipboard

Для удобства использования можно, конечно же, повесить этот макрос на сочетание клавиш с помощью кнопки Макросы на вкладке Разработчик (Developer — Macros).

А если хочется видеть, что именно скопировалось после выполнения макроса, то можно включить панель Буфер обмена с помощью маленькой стрелки в правом нижнем углу соответствующей группы на Главной (Home) вкладке:

Не только сумма

Если кроме банальной суммы хочется что-то ещё, то можно воспользоваться любой из функций, которую нам предоставляет объект WorksheetFunction:

Например, там есть:

• Sum — сумма
• Average — среднее арифметическое
• Count — количество ячеек с числами
• CountA — количество заполненных ячеек
• CountBlank — количество пустых ячеек
• Min — минимальное значение
• Max — максимальное значение
• Median — медиана (центральное значение)
• … и т.д.

С учетом фильтров и скрытых строк-столбцов

Что если в выделенном диапазоне окажутся скрытые (вручную или фильтром) строки или столбцы? Чтобы не учитывать их в итогах, нужно будет чуть-чуть модифицировать наш код, добавив к объекту Selection свойство SpecialCells(xlCellTypeVisible):

Sub SumVisible()
    If TypeName(Selection) <> "Range" Then Exit Sub
    With GetObject("New:{1C3B4210-F441-11CE-B9EA-00AA006B1A69}")
        .SetText WorksheetFunction.Sum(Selection.SpecialCells(xlCellTypeVisible))
        .PutInClipboard
    End With
End Sub

В этом случае подсчет любой функции итога будет применён только к видимым ячейкам.

Если нужна живая формула

Если пофантазировать, то можно придумать сценарии, когда в буфер лучше скопировать не число (константу), а именно живую формулу, которая подсчитывает нужные нам итоги по выделенным ячейкам. В этом случае придётся склеить формулу из фрагментов, добавив к ней дополнительно удаление знаков доллара и замену запятой (которая используется как разделитель адресов нескольких выделенных диапазонов в VBA) на точку с запятой:

Sub SumFormula()
    If TypeName(Selection) <> "Range" Then Exit Sub
    With GetObject("New:{1C3B4210-F441-11CE-B9EA-00AA006B1A69}")
        .SetText "=СУММ(" & Replace(Replace(Selection.Address, ",", ";"), "$", "") & ")"
        .PutInClipboard
    End With
End Sub

Суммирование с дополнительными условиями

Ну и, наконец, для совсем уже маньяков можно написать макрос, который будет суммировать не все выделенные ячейки, а только те, что удовлетворяют заданным условиям. Так, например, будет выглядеть макрос помещающий в Буфер сумму выделенных ячеек, если их значения больше 5 и при этом они залиты любым цветом:

 Sub CustomCalc()
    Dim myRange As Range
    
    If TypeName(Selection) <> "Range" Then Exit Sub
    
    For Each cell In Selection
        If cell.Value > 5 And cell.Interior.ColorIndex <> xlNone Then
            If myRange Is Nothing Then
                Set myRange = cell
            Else
                Set myRange = Union(myRange, cell)
            End If
        End If
    Next cell
    
    With GetObject("New:{1C3B4210-F441-11CE-B9EA-00AA006B1A69}")
        .SetText WorksheetFunction.Sum(myRange)
        .PutInClipboard
    End With
End Sub

Как легко сообразить, условия можно задать абсолютно любые — вплоть до форматов ячеек — и в любых количествах (в том числе, связывая их между собой логическими операторами or или and). Простор для фантазии большой.

Ссылки по теме

• Преобразование формул в значения (6 способов)
• Что такое макросы, как их использовать, куда вставлять код на Visual Basic
• Полезная информация в строке состояния Microsoft Excel

При обычном копировании структурированных данных в диапазон копирования буду попадать также и скрытые строки, что не всегда нужно.

1. В открытом окне листа сверните структуру данных до уровня итоговых строк или столбцов.
2. Выделите ячейки с нужными итоговыми данными.
3. Перейдите к вкладке «Главная» и в группе «Редактирование» раскройте меню кнопки «Найти и выделить».
4. В списке команд выберите пункт «Выделение группы ячеек».
5. В окне «Выделение группы ячеек» активируйте пункт «Только видимые ячейки».
6. Закройте окно кнопкой «ОК».
7. Скопируйте выделенные ячейки и вставьте их в нужное место любым известным способом.

Как удалить многоуровневую структуру?

1. В окне листа выделите имеющуюся структуру данных.
2. Перейдите к вкладке «Данные» и в группе «Структура» раскройте меню кнопки «Разгруппировать».
3. В списке команд выберите пункт «Удалить структуру».

Подсчитаем промежуточные итоги в таблице MS EXCEL. Например, в таблице содержащей сведения о продажах нескольких различных категорий товаров подсчитаем стоимость каждой категории

.

Имеем таблицу продаж товаров (товары повторяются). См.

Файл примера

.

Подсчитаем стоимость каждого товара с помощью средства MS EXCEL

Промежуточные итоги

(

).

Для этого необходимо:

• убедиться, что названия столбцов имеют заголовки;
• отсортировать

  данные по столбцу
  
  Товары,
  
  например с помощью

  Автофильтра

  ;

• выделив любую ячейку в таблице, вызвать
  
  Промежуточные итоги
  
  (в меню

  )
  
  ;
  

• в поле «
  
  При каждом изменении в:
  
  » выбрать
  
  Товар
  
  ;
• в поле «
  
  Операция
  
  » выбрать
  
  Сумма
  
  ;
• в поле «
  
  Добавить итоги по
  
  » поставить галочку напротив значения
  
  Стоимость
  
  ;
• Нажать ОК.

СОВЕТ

: Подсчитать промежуточные итоги можно также с помощью

Сводных таблиц

и

формул

.

Как видно из рисунка выше, после применения инструмента

Промежуточные итоги,

MS EXCEL создал три уровня организации данных: слева от таблицы возникли элементы управления структурой. Уровень 1: Общий итог (стоимость всех товаров в таблице); Уровень 2: Стоимость товаров в каждой категории; Уровень 3: Все строки таблицы. Нажимая соответствующие кнопки можно представить таблицу в нужном уровне детализации. На рисунках ниже представлены уровни 1 и 2.

В

таблицах в формате EXCEL 2007

Промежуточные итоги

работать не будут. Нужно либо преобразовать таблицу в простой диапазон либо использовать

Сводные таблицы

.

Копируем только строки с промежуточными итогами

Скопировать только строки с промежуточными итогами в другой диапазон не так просто: если даже таблица сгруппирована на 2-м уровне (см. рисунок выше), то выделив ячейки с итогами (на самом деле выделится диапазон

А4:D92)

и скопировав его в другой диапазон мы получим всю таблицу. Чтобы скопировать только Итоги используем

Расширенный фильтр

(будем использовать тот факт, что MS EXCEL при создании структуры

Промежуточные итоги

вставляет строки итогов с добавлением слова

Итог

или в английской версии —

Total

).

• создайте в диапазоне
  
  D5:D6
  
  табличку с критериями: в
  
  D5
  
  поместите заголовок столбца, в котором содержатся слова Итог, т.е. слово
  
  Товар
  
  ; в
  
  D6
  
  введите *Итог (будут отобраны все строки, у которых в столбце Товар содержится значения, заканчивающиеся на слово
  
  Итог
  
  ) Звездочка означает

  подстановочный знак

  *;

• выделите любую ячейку таблицы;
• вызовите

  Расширенный фильтр

  (

  );

• в поле Диапазон условий введите
  
  D5:D6
  
  ;
• установите опцию
  
  Скопировать результат в другое место
  
  ;
• в поле
  
  Поместить результат в диапазон
  
  укажите пустую ячейку, например
  
  А102
  
  ;

• нажмите ОК.

В результате получим табличку содержащую только строки с итогами.

СОВЕТ

: Перед добавлением новых данных в таблицу лучше удалить

Промежуточные итоги

(

кнопка

Убрать все

).

Если требуется напечатать таблицу, так чтобы каждая категория товара располагалась на отдельном листе, используйте идеи из статьи

Печать разных групп данных на отдельных страницах

.