Как конвертировать sql в excel

Импорт данных SQL в Excel

Небольшой экскурс в MS SQL

Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога. Как вы уже догадались из названия статьи, речь сегодня пойдёт об импорте данных SQL в таблицу Excel.

Небольшое предисловие. Имеется база данных MS SQL, в которой содержится определённая таблица, её нужно загрузить в Excel.

Зачем использовать такую модель? Базы данных SQL могут быть объёмом гораздо больше чем файлы Excel и работают гораздо быстрее, а Excel используется как инструмент тонкой настройки загруженной таблицы.

Задача проста, но есть несколько моментов: необходимо знать, как называется инстанс (экземпляр) где находится база данных, естественно, нужно знать учётные данные, нужно знать название таблицы. Что ж, приступим.

Я предпочитаю в таких случаях использовать Microsoft Management Studio, для поиска основных данных. Найти ярлык можно в меню Пуск.

В консоли MS SQL есть несколько полей:

Server Type — можно выбрать тип подключения (в этом случаем остаётся Database Engine);

• Analysis Services — сервисы аналитики;
• Reporting Services  — сервисы отчётов;
• Integration Services — сервисы интеграции (встраивания).

Далее следует имя сервера (его можно задать на этапе установки).

Тип аутентификации — WIndows Authentication или SQL Server Authentication, эти пункты позволяют выбрать тип проверки пользователя. Windows — можно войти под логином и паролем для операционной системы, SQL Server — под специальной учётной записью sa и заданным для неё паролем.

Оставим первый вариант — он проще (но запомните — только для тестов!). Хорошим тоном считается смешанная аутентификация и смена пароля для учётки sa на случай непредвиденных ситуаций.

Видно, что имя сервера — BLACKPRINCE, логин axiro. Пароль не скажу:) Осталось нажать кнопку «Connect» и зайти  в базу данных.

Поди цифрой 1 — список баз данных, под 2 — тестовая база с именем Test, под 3 — запущенный SQL Server Agent — он должен быть запущен иначе база данных может быть не видна для других программ, если на нем стоит крест — щёлкнуть правой кнопкой мышки и выбрать «Start».

Исходные данные есть, теперь необходимо создать таблицу с данными. Это можно сделать через графический интерфейс, но лучше воспользоваться запросом — «New Query».

Откроется окно запроса.

Все запросы будут производиться на языке Transact SQL. У него очень много общего с синтаксисом SQL, но есть и много отличий.

Создаём базу данных

Если необходимо создать новую базу данных, например, магазины (SHOPS), синтаксис будет следующий:

CREATE DATABASE SHOPS

Обязательно после написания запроса нажать «Execute» или F5! В противном случае запрос не будет выполнен.

Под цифрой 1 — «Execute», под 2 — текст запроса, под 3 — результат выполнения. Если в процессе выполнения будут выявлены ошибки, они незамедлительно будут показаны. Пока всё идёт по плану.

Создаём таблицу

Если необходимо выполнить запрос к определённой базе данных — щёлкаем правой кнопкой на неё и выбираем «New query».

В окне запроса введём текст запроса. Цель — создать таблицу с четырьмя столбцами: номер магазина, название магазина, выручка магазина, менеджер. Лучше все столбцы называть по английски (хотя бы на первоначальном этапе).

CREATE TABLE dbo.Shops
(ShopID int PRIMARY KEY NOT NULL,
ShopName varchar(25) NOT NULL,
Revenue money NULL,
Manager text NULL)
GO

Нажать «Execute». Таблица создалась. Проверить можно раскрыв дерево базы данных и раскрыть группу «Tables». 

Цель достигнута. В запросе также были упомянуты типы данных (varchar(25), money, text, PRIMARY KEY). Соответственно — varchar это длина текста, в скобках указано, что длина названия магазина может быть до 25 символов включительно, money — тип данных, представляющий денежные (валютные) значения, text — обычный текст, PRIMARY KEY — ограничение, позволяющее однозначно идентифицировать каждую запись в таблице SQL. Также есть атрибут NULL и NOT NULL — позволяет значениям принимать нулевое значение или не принимать (может в поле стоять ноль или не может).

Добавим в таблицу одну строчку (пока). Открываем окно нового запроса базе данных и добавляем запрос.

INSERT INTO dbo.Shops VALUES ( ‘1’, ‘Ручеёк’, ‘120000’, ‘Петров В.И.’)

Добавилась одна строка.

Импорт данных SQL в Excel

Со стороны Excel действий будет гораздо меньше. Переходим на вкладку «Данные», нажимаем кнопку «Получение внешних данных»,  «Из других источников», «С сервера SQL Server».

Как было написано выше, нужно указать имя сервера SQL — BLACKPRINCE, и выбрать проверку подлинности — Windows. Нажать «Далее».

В следующем окне выберем базу данных SHOPS и отметим галкой таблицу Shops. Если нужно выбрать несколько таблиц — отметить галкой соответствующую настройку. Нажать «Далее».

В следующем окне Excel предложит сохранить файл для подключения к базе данных с настройками. Нажать «Готово».

Теперь можно выбрать расположение загруженной таблицы и указать необходимые настройки. Я пока указывать их не буду, просто нажму «ОК». Таблица будет размещена в ячейку A1.

Цель достигнута! Таблица из базы данных перекочевала в Excel и теперь над ней можно совершать привычные действия. 

В следующих уроках мы поговорим о более сложных манипуляциях с запросами к базам данных.

Вас может заинтересовать — Анализ план факт в Excel.

Conversion methods

                    java -jar client-0.0.5.jar convert --output-format=xlsx file.sql output-dir/
                

curl -F files[]=@file.sql 'https://www.rebasedata.com/api/v1/convert?outputFormat=xlsx&errorResponse=zip' -o output.zip

How long does it take?

The conversion process takes between 15 seconds and multiple minutes. It depends on the size of the database.

You can also use your favourite tool

• Read SQL using PHP
• Read SQL using Python
• Read SQL using Ubuntu

Why use RebaseData?

• Strong security.
• Works with Windows, Mac and Linux.
• Use an API to convert your databases.
• Professional support.

Terms

• We don’t guarantee for the success or correctness of the conversion
• You are only allowed to convert your own database files
• By using RebaseData, you agree to our general terms

SQL Server is very popular in Relational Database and it is used across many software industries. Portability of data is a much-required feature of any database. i.e. Database should support features like exporting database data to Excel/CSV/JSON and also should import data from them. In this article, let us see how to import and export SQL Server Data to an Excel file.  Azure data studio is a very useful tool for export options and the best part is it can run on Windows/Linux/Mac Operating system. 

Method 1: exporting data to Excel via Azure DataStudio

Step 1: Database creation 

We should have a  database to proceed further. Let us keep ‘GEEKSFORGEEKS’ as the database name.

Syntax:

--Command to create database:
 - CREATE DATABASE <dbname>;
Create Database GEEKSFORGEEKS:

Query:

--Make the database active
USE GEEKSFORGEEKS;

Step 2: Adding the tables to the database 

Creating a table with a Primary Key. Each author will have their unique ID and hence it is a Primary Key.

Query:

CREATE TABLE Posts (
    ID INT IDENTITY NOT NULL PRIMARY KEY,
    PostName VARCHAR(255) NOT NULL,
    Category VARCHAR(255),
    Likes INT,
    Shares INT
);
GO

Step 3: Inserting rows in the table. We can add only the necessary columns.

Query:

insert into Posts(PostName,Category,Likes,Shares)
 VALUES ('Core Java Programming','Java',10,5);
insert into Posts(PostName,Category,Likes,Shares) 
VALUES ('SQLServer Programming','Java',20,8);
insert into Posts(PostName,Category,Likes,Shares)
 VALUES ('Oracle Programming','Java',25,12);
insert into Posts(PostName,Category,Likes,Shares)
 VALUES ('MongoDB Programming','Java',50,18);
insert into Posts(PostName,Category,Likes,Shares) 
VALUES ('Python Programming','Java',15,10);

Step 4: Let us do a general query

Query:

SELECT * FROM Posts;

Output:

Step 5: Suppose if we want to exporting data to Excel via Azure Datastudio

Azure Datastudio has come with rich features for exporting data to Excel. Even exporting to CSV/JSON/XML/Chart are also possible. As given in below screenshot, need to click the option in the right corner

Output:

On clicking on “Save As Excel”, the resultant output is saved in excel format. We can see the saved contents below:

Step 6: We can write queries as per our needs and those data alone also can be exported. i.e. ultimately whatever results are in the “Results” pane are saved into excel format.

Query:

-- To get the details of Posts in 
which category is like Database

SELECT PostName,Category,Likes,Shares FROM Posts
WHERE Category LIKE '%Database%'
ORDER BY PostName

Output:

This output can be exported to excel by clicking on “Save as Excel”, upon completion we can see the results as

Method 2: Import data from EXCEL into SQL server using SQL Server Management Studio

Importing data via SQL Server Management Studio. This is an easier option.

Step 1:  Click on “Tasks” and choose “Import Data” option.

Step 2: The below screens are self-explanatory. Let us see one by one.

Step 3:Click on “Microsoft Excel” option. 

Step 4: Source location can be selected as given below

Step 5: Destination location can be chosen from this window

Step 6: We can see that a table with the name “dataFromExcelForPostsByCategory” is created. If we compare the contents of excel data, they are the same.

In every database, portability is much important. In SQL server, by above-mentioned ways, they are done. For export, using Azure data studio it is explained and for import, by using  SQL Server Management Studio, it is explained.