Как книгу excel перевести в пдф

Программа Excel предназначена для работы с электронными таблицами, с помощью которых можно проводить расчеты, создавать и редактировать графики или просто хранить информацию. Однако структура получаемых документов получается достаточно сложной, а размеры файлов — большими. 

Для упрощения документооборота и ускорения их отправки по электронной почте таблицы Эксель можно сохранить в формате PDF. Полученный документ не только уменьшится в размере, но и будет одинаково отображаться в разных программах и на всех устройствах, включая телефоны. 

Конвертация в программе Excel 

Разработчики офисного пакета приложений MS Office постоянно добавляют в него новые функции. И в современных версиях, начиная с 2010 года, с помощью редактора Excel можно сразу переводить документы в множество различных форматов, без применения дополнительных приложений. 

Для преобразования достаточно выполнить несколько простых действий: 

  1. Выделить область, которая будет сконвертирована в новый формат. 
  2. Перейти на вкладку «Файл» и к пункту «Сохранить как». Указать, в какой папке будет сохранен сконвертированный документ. 
  3. Выбрать в выпадающем списке формат PDF. Указать способ оптимизации, от которого зависят размер документа и качество изображений. 
  4. При необходимости — перейти к меню Параметров, где можно выбрать дополнительные настройки. В том числе, указать необходимость конвертирования всей информации или только выделенной, подключить свойства документа и тэги. Нажать ОК. 
  5. В основном меню конвертирования кликнуть на «Сохранить», что приведет к автоматическому созданию нового документа с тем же названием, но с расширением не xls или xlsx, а pdf. 

По умолчанию в программе уже установлена галочка на пункте «Открыть файл после публикации». Если ее не убирать, когда мы переводим Эксель в ПДФ, полученный электронный документ будет автоматически открыт в соответствующей программе. 

Обычно это Adobe Reader, пользоваться которым для просмотра файлов можно бесплатно и без каких-либо ограничений. 

Применение надстроек Эксель 

При использовании старых версий пакета MS Office перевод документов Excel в формат PDF невозможен. И если обновление по какой-то причине невозможно (нежелание тратить деньги или пользоваться незнакомым ПО, невысокие требования к аппаратной части компьютера у Эксель 2003–2007), можно применять надстройки. Они напоминают плагин в браузере и добавляют новые функции старым программам. 

Одна из таких надстроек для конвертирования в ПДФ — «Foxit PDF Editor», которую можно скачать на сайте производителя и бесплатно использовать 2 недели. 

Процесс работы с надстройкой включает такие этапы: 

  1. Установите программу, после которой в меню MS Excel появится вкладка с названием Foxit PDF. 
  2. Откройте документ, который нужно преобразовать, и перейдите во вкладку надстроек. 
  3. Нажать на кнопку Create PDF. 
  4. Указать режим — перевод всей книги целиком, отдельных листов или выделенной области. 
  5. Нажать на Convert to PDF. 
  6. Выбрать каталог для сохранения документа и подтвердить сохранение. 

Результатом преобразования становится создание нового документа в формате ПДФ. Хотя это позволяет обойтись без установки нового макета МС Офис, бесплатно программой можно пользоваться всего 14 дней. Если конвертировать Эксель в ПДФ приходится часто, лучше выбрать другие способы. 

  • Как сделать сводную таблицу в Excel

Использование сторонних программ 

Еще один способ, подходящий при отсутствии современных версий MS Excel — применение не надстроек, а специальных программ. Принцип работы большинства из них напоминает виртуальный принтер, когда файл отправляется не на печать, а в электронный документ. А основное преимущество — возможность конвертации без обновления офисного пакета и без доступа к интернету. 

Большинство программ такого типа — условно-бесплатные, то есть с определенными ограничениями для пользователей, которые не купили полную версию. Так, приложение «Excel to PDF Converter» от производителя PDF-Convert, Inc запускается 30 раз и переводит в ПДФ только одну страницу документа. А программа «Универсальный Конвертер Документов» добавляет водяные знаки на все листы. Из-за этого приложения для конвертации тоже нельзя назвать лучшим способом. 

  • Как построить график в Эксель: пошаговая инструкция

Конвертация форматов на специальных интернет-ресурсах 

При наличии доступа к интернету можно пользоваться онлайн-сервисами, у большинства из которых отсутствуют какие-то серьезные ограничения. А главным плюсом является отсутствие необходимости устанавливать дополнительное ПО. 

Один из самых удобных инструментов для конвертирования в режиме онлайн — сервис PDF2GO, для работы с которым придется выполнить такие действия: 

  1. Перейти на главную страницу сайта. 
  2. Загрузить нужный файл Excel или просто перетащить его в открытую вкладку браузера. Сервис позволяет одновременно загружать сразу несколько документов.  
  3. Нажать на кнопку «Начать» для запуска преобразования. 
  4. Скачать преобразованный файл, загрузить его в облако или продолжить дальнейшее редактирование — например, разделить или объединить несколько документов. Хотя автоматическая загрузка начнется даже в том случае, если пользователь не выбрал скачивание.

Большинство других онлайн-сервисов работает по тому же алгоритму. Некоторые из них не требуют никакой оплаты. Другие, такие как Smallpdf, предлагают бесплатное использование в течение ограниченного периода времени — хотя необходимость оплачивать услуги компенсируется поддержкой множества форматов и конвертацией в обе стороны.

В любом случае, применять их выгоднее, чем специальные программы, а единственный заметный минус при переводе из Excel в PDF — отсутствие возможности выбирать качество преобразования. 

Читайте также:

  • Как убрать спам из календаря iPhone 
  • 5 способов как вставить презентацию в презентацию Powerpoint 

Содержание

  • Конвертация в программе Excel
  • Использование надстроек
  • Сторонние программы
  • Конвертация с помощью онлайн-сервисов
  • Вопросы и ответы

Конвертация Microsoft Excel в PDF

Формат PDF является одним из самых популярных форматов документов для чтения и печати. Также, его можно использовать, как источник информации без возможности редактирования. Поэтому, актуальным является вопрос конвертации файлов других форматов в ПДФ. Давайте разберемся, как перевести известный табличный формат Excel в PDF.

Конвертация в программе Excel

Если раньше для того, чтобы конвертировать Excel в PDF, нужно было повозиться, используя для этого сторонние программы, сервисы и дополнения, то с версии 2010 года процесс конвертации можно выполнить прямо в программе Microsoft Excel.

Прежде всего, выделяем область ячеек на листе, которую собираемся конвертировать. Затем, переходим во вкладку «Файл».

Переход в раздел файл в Microsoft Excel

Кликаем по пункту «Сохранить как».

Переход в Сохранить как в Microsoft Excel

Открывается окно сохранения файла. В нём следует указать папку на жестком диске или съемном носителе, куда файл будет сохранен. При желании, можно переименовать файл. Затем, раскрываем параметр «Тип файла», и из огромного списка форматов выбираем PDF.

Выбор типа файла в Microsoft Excel

После этого, открываются дополнительные параметры оптимизации. Путем установки переключателя в нужную позицию, можно выбрать один из двух вариантов: «Стандартный размер» или «Минимальный». Кроме того, установив галочку напротив надписи «Открыть файл после публикации», вы сделаете так, что сразу после процесса конвертации, файл запустится автоматически.

Оптимизация в Microsoft Excel

Для установки некоторых других настроек, нужно нажать на кнопку «Параметры».

Переход в параметры в Microsoft Excel

После этого, открывается окно параметров. В нём можно установить конкретно, какую часть файла вы собираетесь конвертировать, подключить свойства документов и тэги. Но, в большинстве случаев, изменять данные настройки не нужно.

Параметры в Microsoft Excel

Lumpics.ru

Когда все настройки сохранения выполнены, жмем на кнопку «Сохранить».

Сохранение файла в Microsoft Excel

Происходит конвертация файла в формат PDF. На профессиональном языке процесс конвертации в этот формат называется публикацией.

По завершению конвертации, вы можете делать с готовым файлом все то же самое, что и с любым другим документом PDF. Если в настройках сохранения вы указали необходимость открыть файл после публикации, то он запустится в автоматическом режиме в программе для просмотра файлов PDF, которая установлена по умолчанию.

Документ PDF

Использование надстроек

Но, к сожалению, в версиях Microsoft Excel до 2010 года не предусмотрен встроенный инструмент конвертации Excel в PDF. Что же делать пользователям, у которых старые версии программы?

Для этого, в Excel можно установить специальную надстройку для конвертации, которая действует по типу плагинов в браузерах. Многие программы для работы с PDF предлагают установку собственных надстроек в приложениях пакета Microsoft Office. Одной из таких программ является Foxit PDF.

После установки этой программы, в меню Microsoft Excel появляется вкладка под названием «Foxit PDF». Для того, чтобы конвертировать файл нужно открыть документ и перейти в эту вкладку.

Надстройка Foxit PDF

Далее, следует нажать на кнопку «Create PDF», которая расположена на ленте.

Переход к конвертированию в Foxit PDF

Открывается окно, в котором, с помощью переключателя, нужно выбрать один из трёх режимов конвертирования:

  1. Entire Workbook (конвертация всей книги полностью);
  2. Selection (конвертация выделенного диапазона ячеек);
  3. Sheet(s) (конвертация выбранных листов).

После того, как выбор режима конвертации сделан, жмем на кнопку «Convert to PDF» («Конвертировать в PDF»).

Выбор режима конвертации в Foxit PDF

Открывается окно, в котором нужно выбрать директорию жесткого диска, или съемного носителя, где будет размещаться готовый файл PDF. После этого, жмем на кнопку «Сохранить».

Сохранение файла в Foxit PDF

Выполняется конвертация документа Excel в формат PDF.

Сторонние программы

Теперь давайте выясним, существует ли способ конвертации файла Excel в PDF, если на компьютере вообще не установлен пакет Microsoft Office? В этом случае, на помощь могут прийти сторонние приложения. Большинство из них работают по принципу виртуального принтера, то есть посылают на печать файл Excel не на физический принтер, а в документ PDF.

Одной из наиболее удобных и простых программ для процесса конвертирования файлов в данном направлении, является приложение FoxPDF Excel to PDF Converter. Несмотря на то, что интерфейс данной программы на английском языке, все действия в ней очень просты и интуитивно понятны. Инструкция, которая приводится ниже, поможет сделать работу в приложении ещё проще.

После того, как FoxPDF Excel to PDF Converter установлен, запускаем эту программу. Жмем на крайнюю левую кнопку на панели инструментов «Add Excel Files» («Добавить файлы Excel»).

Добавление файла Excel в FoxPDF Excel to PDF Converter

После этого, открывается окно, где вы должны найти на жестком диске, или съемном носителе, файлы Excel, которые желаете конвертировать. В отличие от предыдущих способов конвертации, этот вариант хорош тем, что одновременно позволяет добавить несколько файлов, и таким образом, произвести пакетную конвертацию. Итак, выделяем файлы и жмем на кнопку «Открыть».

Добавление файла в FoxPDF Excel to PDF Converter

Как видим, после этого, наименование этих файлов появляется в главном окне программы FoxPDF Excel to PDF Converter. Обратите внимание, чтобы около наименований файлов, подготовленных к конвертации, стояли галочки. Если галочка не установлена, то после запуска процедуры преобразования, файл со снятой галочкой конвертирован не будет.

Файл подготовленные для конвертации в FoxPDF Excel to PDF Converter

По умолчанию, конвертированные файлы сохраняются в специальной папке. Если вы хотите сохранять их в другом месте, то нажмите на кнопку справа от поля с адресом сохранения, и выберите нужную директорию.

Выбор сохранения файла в FoxPDF Excel to PDF Converter

Когда все настройки выполнены, можно запускать процесс конвертирования. Для этого, нажмите на большую кнопку с эмблемой PDF в нижнем правом углу окна программы.

Запуск конвертирования в FoxPDF Excel to PDF Converter

После этого, будет выполнена конвертация, и вы сможете использовать готовые файлы по своему усмотрению.

Конвертация с помощью онлайн-сервисов

Если вы конвертируете файлы Excel в PDF не очень часто, и для этой процедуры не хотите устанавливать у себя на компьютере дополнительное программное обеспечение, то можно использовать услуги специализированных онлайн-сервисов. Рассмотрим, как произвести конвертацию Excel в PDF на примере популярного сервиса SmallPDF.

После перехода на главную страницу данного сайта, жмем на пункт меню «Excel в PDF».

Переход в раздел Excel в PDF на сайте SmallPDF

После того, как мы попали в нужный раздел, просто перетягиваем файл Excel из открытого окна Проводника Windows в окно браузера, в соответствующее поле.

Перемещение файла на сайте SmallPDF

Можно добавить файл и другим способом. Жмем на кнопку «Выберите файл» на сервисе, и в открывшемся окне выбираем файл, или группу файлов, которые желаем конвертировать.

Выбор файла на сайте SmallPDF

После этого, начинается процесс конвертации. В большинстве случаев, он не занимает много времени.

Процесс конвертации на сайте SmallPDF

После того, как конвертация завершена, вам остается только загрузить готовый файл PDF на компьютер, нажав на кнопку «Скачайте файл».

Скачивание файла на сайте SmallPDF

В подавляющем большинстве онлайн-сервисов конвертация проходит по точно такому же алгоритму:

  • Загрузка файла Excel на сервис;
  • Процесс конвертации;
  • Скачивание готового файла PDF.
  • Как видим, существуют четыре варианта конвертации файла Excel в PDF. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки. Например, с помощью специализированных утилит можно производить пакетную конвертацию файлов, но для этого нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение, а для конвертации онлайн, обязательно требуется подключение к интернету. Поэтому, каждый пользователь решает для себя сам, каким способом воспользоваться, учитывая свои возможности и потребности.

    В программе Microsoft Office Excel пользователи могут работать с электронными таблицами. Они представляют собой сетку ячеек, которые содержат информацию. Помимо возможности заполнения книги Excel, можно выполнять различные математические операции, создавать визуальные диаграммы и вставлять прочие элементы. Программа также работает с данными из других источников и баз данных, а результат пользователь может сохранить в одном из нескольких популярных форматов.

    XLSX в PDF, PDF в XLSX

    Рассматриваем различные варианты конвертации файлов

    Сохранение файла Excel в PDF чаще всего используется в двух случаях — когда документ нужно передать:

    • В типографию для печати;
    • Другому пользователю — информацию нужно предоставить в более простом виде, а файл не должен быть редактируемым.

    Кроме того, документы в формате PDF могут быть открыты на любом компьютере, даже если на нём не установлен Excel той или иной версии. Конвертацию документа в другой формат можно сделать несколькими способами. К ним относится использование возможностей Экселя — эта функция впервые появилась в версии 2010 года.

    Бывают и обратные ситуации — когда PDF нужно конвертировать в файл Excel. Например, в том случае, когда коллега отправляет вам данные из недавнего отчёта или проекта, либо вы скачали файл, автор которого хотел сделать чтение более простым или скрыть формулы Excel. В любом случае, если вам нужно работать с документом и вносить изменения, его придётся перевести из PDF в XLS.

    Как перевести Excel в PDF

    Структура таблицы в Экселе довольно сложная. Редактируемые ячейки содержат не только обычную информацию, но и формулы, внешние ссылки и графические элементы. Этот фактор усложняет оборот документов в программе.

    Для того чтобы увеличить вероятность, что другой пользователь сможет открыть и прочитать документ, можно перевести его в PDF. Это также удобно в том случае, когда нужно скрыть от сторонних людей формулы, по которым были рассчитаны те или иные показатели в ячейках книги. Перед тем как отправить файл по почте или выложить его в общий доступ, сделайте конвертацию в PDF одним из способов:

    1. С помощью встроенных в Эксель функций;
    2. Через официальную надстройку от Майкрософта;
    3. С использованием онлайн-сервисов;
    4. В скачанной программе.

    Документ в формате PDF, который вы получите любым из способов, будет отличаться целостной структурой. Он может быть открыт на любом, в том числе мобильном, устройстве, а также не может быть редактирован читателем. Такой файл не содержит ссылок на сторонние ресурсы и формулы расчёта.

    Как перевести Excel в PDF в самом редакторе

    Для использования этого способа вам не придётся искать сторонние сервисы — онлайн или скачиваемые. Всё делается в Экселе:

    1. Выделите ячейки таблицы, которые хотите преобразовать в PDF, или перейдите к следующим шагам, если хотите преобразить весь лист (учтите, что документ можно будет вернуть обратно — это не так просто, но вся структура сохранится);
    2. Кликните «Файл»;
    3. Выберите «Экспорт»;
    4. В Эксель 2010 нажмите «Сохранить как», в более новых версиях сначала укажите расположение и название;
    5. В списке форматов выберите PDF;
    6. Для того чтобы настроить будущий документ, нажмите «Параметры» — вы можете задать диапазон страниц, которые будут конвертированы, выбрать только конкретные ячейки, активный лист или всю книгу;
    7. Выберите метод оптимизации — для небольших файлов подойдёт «Стандартный», тогда как для крупных придётся менять параметры;
    8. Назовите файл и сохраните его — он сразу же откроется по умолчанию;
    9. Если документ не открылся, возможно, ваш компьютер не поддерживает чтение PDF — установите подходящую программу и проверьте, корректно ли всё загрузилось;
    10. Если нужно сделать изменения, внесите их в документ-исходник Эксель, после чего конвертируйте его снова.

    Выбираем расширение pdf

    При сохранении можно задать дополнительные параметры

    Как перевести Excel в PDF с помощью официальной надстройки для редактора

    Этот способ подходит для тех случаев, когда Эксель не позволяет конвертировать, так как в установленной версии нет такой возможности. Обойти ограничение можно, установив специальную надстройку (плагин), которая называется «Save as PDF and XPS». Вы можете загрузить функционал с официального сайта Microsoft — это бесплатно.

    Для самого перевода нужно:

    1. После установки плагина в главном меню Экселя появится поле «Создать PDF/XPS» в разделе «Сохранить» — выберите формат PDF и назовите документ;
    2. Сохраните этот файл в нужную директорию на компьютере.

    Для того чтобы было удобнее работать с функцией, используйте возможности по выделению ячеек или сохранению целой страницы или листа, которые описаны в прошлом способе.

    Использование надстройки Эксель

    В зависимости от версии Офиса пункты меню могут немного отличаться

    Как перевести Excel в PDF с помощью онлайн-сервисов

    В интернете существует большое количество конвертеров, которые позволяют за несколько кликов преобразовать XLS в PDF. Большинство из них делают это бесплатно либо предлагают пользователю демонстрационный режим. Для конвертации обычно нужно:

    1. Загрузить документ в систему сервиса;
    2. Выбрать формат, в который будет переведён документ, если доступно несколько;
    3. Запустить конвертацию;
    4. Загрузить файл в формате PDF на свой компьютер.

    Все сервисы имеют схожий функционал, но рекомендуется выбирать проверенные, чтобы на компьютер не попали вирусы. Тем не менее способ не рекомендован, если есть возможность выполнить конвертацию непосредственно в Эксель. Это сложнее и дольше, а некоторые службы дают ограниченные возможности или просят заплатить за преобразование.

    Веб-сервис конвертации

    Один из множества примеров онлайн-инструментов

    Как перевести Excel в PDF с помощью сторонних, скачиваемых программ

    Как и онлайн-сервисы, такие программы позволяют сделать преобразование, не используя функционал Экселя. Это нужно в тех случаях, когда версия редактора не позволяет проделать в нём процесс. Программы работают по принципу виртуального принтера — они принимают ваш файл «в печать», но вместо выдачи бумажного документа сохраняют его в другую директорию. При этом во время процесса можно изменить формат, в том числе из XLS в PDF.

    Одна из лучших программ для преображения вне Экселя — Универсальный Конвертер Документов. Он добавляет в главное меню редактора несколько функций в виде «горячих» клавиш, чтобы было проще сохранять файл в другом формате. Установив Универсальный Конвертер, вы сможете за пару нажатий перевести документ Эксель в PDF:

    1. Перейдите в панель инструментов Конвертера:
    2. Выберите «Конвертировать в PDF» («Convert to PDF»);
    3. Укажите название и расположение файла, выполните сохранение.

    Этот способ, как и в случае с онлайн-сервисами, рекомендован для тех версий Эксель, в которых невозможно выполнить конвертацию с использованием встроенных функций.

    Приложение UDC в работе

    Универсальный Конвертер Документов встраивается в программу

    Как на одной странице PDF разместить целый лист Excel

    Если вам нужно сделать так, чтобы один лист книги Эксель занимал одну страницу в PDF и при этом отображался корректно:

    1. Откройте «Разметка страницы» в Экселе, кликните на стрелочку, которая открывает дополнительные опции (значок в правом нижнем углу области «Параметры страницы»);
    2. Активируйте пункт «Разместить не более чем на» и укажите количество страниц, равное единице;
    3. Кликните «ОК», распечатайте файл в PDF с использованием функций Экселя, дополнительного плагина или Универсального Конвертера Документов.

    Размещение на одной странице

    Подогнать документ под формат листа очень просто

    Как массово переводить файлы Excel в формат PDF

    Если вы регулярно создаёте большое количество документов XLS, которые нужно переводить в PDF, это можно сделать с помощью автоматической функции. Она будет делать работу быстрее, а вам не придётся производить все действия вручную.

    Такая возможность есть в Универсальном Конвертере Документов. Для её активации нужно сделать настройки:

    1. При сохранении документа выберите программу среди принтеров;
    2. Кликните «Изменить настройки»;
    3. В параметрах итогового документа укажите формат PDF;
    4. Для начала пакетной конвертации нажмите «Старт»;
    5. Нынешний и последующие документы будут сохраняться в нужном виде — это можно отменить в тех же настройках.

    Вы также можете использовать скачиваемую программу Folder Mill, которая способна работать с большим количеством файлов различных форматов, поступающих из внешних источников. Она создавалась для того, чтобы упростить работу сотрудникам компаний, которым приходилось конвертировать всё вручную. Используйте Folder Mill — в настройках укажите, чтобы файлы преобразовывались в PDF, после чего начнётся автоматическая конвертация.

    Интерфейс FolderMill

    Приложение актуально при большом количестве конвертируемых документов

    Как защитить полученный файл PDF паролем

    Защита от доступа без соответствующего кода нужна для того, чтобы предотвратить чтение файла сторонними лицами. Самый простой способ сделать это — также использовать Универсальный Конвертер Документов. Для активации защиты нужно:

    1. Открыть требуемый документ в формате XLS в Excel;
    2. Нажать «Печать», выбрать Универсальный Конвертер как принтер и выбрать «Свойства»;
    3. Настройте функцию так, чтобы выходящий документ был в PDF — это делается в «Формат файла»;
    4. В области «PDF Standart» укажите пункт «Защита паролем» и введите секретный код;
    5. Если позже вам понадобится добавить в запароленный документ страницы, не меняйте сам секретный код (если файл изначально не имел защиты, не устанавливайте её на новые страницы);
    6. Кликните «ОК», распечатайте документ Эксель в виде PDF с помощью Конвертера.

    Как перевести PDF в Excel

    Обратные ситуации, когда нужно преобразовать PDF в Excel, случаются, если вам отправили файл, автор которого не учёл, что вы захотите выполнить редактирование. Кроме того, документы PDF нередко являются единственным доступным форматом при скачивании различных таблиц с расценками компаний. Они рассчитаны на то, что файл будет доступен в любой системе, даже если на устройстве нет Excel.

    В отличие от первичного преобразования таблицы Эксель в документ PDF, обратная процедура более сложная. Тем не менее её также можно выполнить в редакторе — для этого придётся использовать один из двух вариантов:

    1. Функция «Текст по столбцам» в Microsoft Office Excel (также потребуется Acrobat Reader);
    2. Онлайн-конвертер;
    3. Скачиваемую программу для преобразования.

    Как перевести PDF в Excel с помощью опции «Текст по столбцам»

    Reader сохраняет в текст

    Популярный просмотрщик от Adobe предоставляет такую возможность

    Этот способ не требует скачивания специальных программ или использования онлайн-сервисов — достаточно Acrobat Reader, который есть почти на каждом компьютере. Для преобразования нужно:

    1. Открыть PDF в Acrobat Reader;
    2. Сохранить как обычный текст с помощью «Файл» — «Сохранить другим» — «Текст» (либо «Файл» — «Сохранить как» — «Тип файла» — «Текстовый файл»);
    3. Укажите имя и директорию сохранения, кликните «Сохранить»;
    4. Далее откройте текстовый документ и перенесите из него файлы в новый файл Экселя — вставьте в ячейку A1;
    5. Используйте функцию для автоматического распределения — «Данные» — «Работы с данными» — «Текст по столбцам»;
    6. Откроется окно «Мастер текстов», где в разделе «Формат исходных данных» вам нужно выбрать «С разделителями», затем «Далее»;
    7. В качестве знака-разделителя установите пробел, уберите остальные отметки;
    8. Укажите любой столбец в «Образец разбора данных», выберите «Текстовый» в «Формат данных столбца»;
    9. Повторите прошлые шаги для каждого столбца в образцах;
    10. Кликните «Готово», чтобы завершить процедуру, — данные из PDF окажутся упорядочены в Экселе по столбцам.

    Один из шагов мастера текстов

    Последовательность операций состоит из нескольких этапов

    Как перевести PDF в Excel с помощью онлайн-сервисов

    В интернете есть много программ для того, чтобы превратить XLS в PDF. В отличие от обратного действия, при такой конвертации воспользоваться сервисом обычно проще. Обычно процедура происходит следующим образом:

    1. Загрузите PDF в систему преобразования (для того чтобы получить лучший результат, используйте файлы, в которых сохранена структура таблицы);
    2. Выберите требуемый формат и начните конвертирование;
    3. Когда процесс завершится, загрузите полученный документ.

    Во многих программах есть ограничение на объём данных или количество файлов, которые предлагают снять, получив платный доступ. Некоторые сервисы требуют ввести почтовый адрес, чтобы выслать файл на него. Скорее всего, вам придётся довести таблицу до желаемого вида, так как сервисы редко справляются с форматированием — особенно сложных документов. Тем не менее они выполняют основную работу и требуют всего несколько кликов для запуска конвертации.

    Создаем PDF из файла Excel

    Пример онлайн-сервиса для преобразования

    Как перевести PDF в Excel с помощью скачиваемой программы

    Есть большое количество конвертеров, которые можно загрузить для использования. Обычно самые эффективные — платные. Их стоит покупать в том случае, если предстоит работа с большим количеством документов. Обычно процесс происходит примерно так:

    1. Вы открываете требуемый файл PDF или вызываете для него контекстное меню по месту расположения;
    2. Выбираете функцию преобразования, итоговый формат, название и директорию;
    3. Выполняете конвертацию.

    Итог

    Документы PDF имеют большую популярность, так как могут быть открыты на любом компьютере. Конвертация XLS в PDF нужна для того, чтобы облегчить запуск на разных устройствах, упростить чтение и запретить редактирование и просмотр свойств ячеек таблицы. Обратное преобразование нужно для работы с данными таблицы в интерфейсе Excel.

    • На главную
    • Категории
    • Программы
    • Конвертация из Excel в PDF

    PDF является самым популярным форматом для просмотра документов и печати, корректно отображающийся на любом экране.

    2020-09-21 01:44:5766

    Конвертация из Excel в PDF

    PDF является самым популярным форматом для просмотра документов и печати, корректно отображающийся на любом экране. Отсутствие обычного встроенного редактора, как в Microsoft Word, позволяет использовать PDF только для чтения, что очень удобно при отправке файлов – получатель сможет открыть и изучить документ, который при этом не поврежден и защищен. Чтобы файл был структурно цельным и платформонезависимым, есть смысл конвертировать его из Excel в PDF.

    Решения задачи конвертации/печати

    Существуют различные сторонние приложения, сервисы и дополнения, с помощью которых можно быстро и бесплатно изменить формат документа. Для этого достаточно совершить несколько кликов – процесс запустится и займет до нескольких минут, в зависимости от размера.

    Microsoft Excel

    Самый простой способ – использовать встроенный в Excel конвертер. Необходимо выполнить следующие шаги:

    1. Открыть xlsx-файл.
    2. Перейти во вкладку «Файл».
    3. Нажать «Сохранить как». Откроется папка, где указывается место сохранения и формат.
    4. После выбора формата можно задать нужный вариант оптимизации документа.
    5. При желании дополнительно настроить параметры сохранения (указать диапазон страниц, выбрать листы, включить или выключить непечатаемые данные).
    6. Нажать «Ок». Вписать новое имя, отметить галочкой пункт об открытии после публикации и кликнуть по кнопке «Сохранить».
    7. Новый документ откроется в Adobe Acrobat.

    Второй вариант преобразования в PDF осуществляется также в программе Excel, но с помощью опции печати:

    1. Перейти по пути «Файл» – «Печать», либо же использовать комбинацию клавиш Ctrl+P.
    2. В открывшемся окне вызвать меню со списком принтеров – выбрать тот вариант, где есть PDF.
    3. Нажать на кнопку «Печать». На экране отобразится окно, в котором нужно указать имя и место сохранения. Кликнуть по соответствующей кнопке.
    4. Процесс займет несколько секунд.

    Если в списке принтеров отсутствует вариант «Microsoft Print to PDF» или «Adobe PDF», значит, на компьютере не установлена программа Adobe Acrobat.

    Можно сделать вывод, что результат конвертации через печать выглядит более аккуратным (нет жирных границ таблицы).

     Третий способ:

    1. Во вкладке «Файл» клацнуть по опции «Сохранить и отправить».
    2. Откроется меню с вариантами действий, нужно выбрать «Создать документ PDF/XPS» — повторно кликнуть по кнопке.
    3. В новом окне можно указать оптимизацию и выбрать дополнительные параметры сохранения. Написать имя книги.
    4. Нажать «Опубликовать».

    В разделе «Сохранить и отправить» есть пункт «Изменить тип файла», работает он так же, как и опция «Сохранить как».

    В некоторых версиях Microsoft Excel во вкладке «Файл» есть разделы «Сохранить как Adobe PDF» и «Экспорт», которые также позволят преобразовать формат.

    В Excel 2003 конвертировать документ возможно только через опцию печати.

    Как целый лист Excel разместить на одной странице PDF

    Если на листе Excel расположено несколько объектов, а при преобразовании они обрезаются в PDF, перед сохранением файла в нужном формате следует:

    1. Перейти во вкладку «Разметка…» и вызвать параметры страницы.
    2. Изменить масштаб, отметив пункт «Разместить не более чем на» и указав количество страниц, то есть 1.
    3. Нажать на «Ок». Преобразовать файл любым удобным способом.

    Онлайн-конвертеры

    Все инструменты работают по одному принципу: выбор файла, его загрузка на сервер, процедура конвертации, скачивание готового документа.

    Среди наиболее популярных сервисов стоит выделить:

    1. SmallPDF.
    2. PDF.io.
    3. ConvertStandard.
    4. iLovePDF.
    5. PDF2Go.

    Конфиденциальные документы, контракты и т.п. не рекомендуется загружать на сторонние сервисы. Лучше скачать и установить ПО (например, FoxPDF Excel to PDF Converter, Folder Mill) или воспользоваться встроенными средствами Microsoft Excel.

    Обратная конвертация: из PDF в Excel

    В бесплатной программе Adobe Acrobat Reader DC невозможно конвертировать файлы, для этого требуется или установить пробную версию на 7 дней, или купить лицензию. Поэтому удобнее воспользоваться онлайн-сервисом. Их очень много, и большинство из них – бесплатные.

    Рассмотрим преобразование документа на примере PDF.io:

    1. Перейти на сайт и переместить в центр нужный файл.
    2. Процесс загрузки и преобразования формата займет несколько секунд (зависит от объема файла).
    3. По завершении на экране высветится уведомление.
    4. Нажать на кнопку «Скачать».

    Можно воспользоваться любым другим онлайн-конвертером, поскольку у всех один принцип работы. Только некоторые для скачивания файла требуют ввод е-мейла.

    Бесплатные сервисы криво конвертируют листы Excel – графические объекты не отображаются в новом документе.

    Максим Орлов

    Ваш покорный слуга — компьютерщик широкого профиля: системный администратор, вебмастер, интернет-маркетолог и много чего кто. Вместе с Вами, если Вы конечно не против, разовьем из обычного блога крутой технический комплекс.

    ЛогоИногда бывают случаи, когда созданные в редакторе Excel отчеты или таблицы нужно представить в виде обычного документа. То есть нужен готовый результат, без возможности редактирования данных. В данной статье мы рассмотрим, как происходит конвертация Эксель файлов в формат ПДФ. Для этой цели существует очень много различных методов. Рассмотрим каждый из них более внимательно.

    Содержание

    1. При помощи редактора Microsoft Excel
    2. Сохранение документа
    3. Печать книги
    4. Использование Adobe Acrobat
    5. Экспорт
    6. Создать Adobe PDF
    7. Создать документ PDF/XPS
    8. Изменение типа
    9. Сохранение в MS Excel 2003
    10. Онлайн-конвертеры
    11. Pdf.io
    12. Smallpdf.com
    13. Convertstandard.com
    14. Дополнительные приложения
    15. Заключение
    16. Видеоинструкция

    При помощи редактора Microsoft Excel

    Эксель – очень мощная программа, которая может справиться с этой задачей несколькими способами.

    Сохранение документа

    Для того чтобы преобразовать вашу книгу в другой формат, нужно выполнить следующие действия.

    1. Отройте нужный документ. Нажмите на пункт меню «Файл».

    Файл

    1. Затем перейдите в раздел «Сохранить как».

    Сохранить как

    1. После этого кликните на кнопку «Обзор».

    Обзор

    1. В результате этого появится окно «Сохранения документа». Нажмите на выпадающий список «Тип файла».

    Тип файла

    1. В появившемся списке выберите пункт «PDF».

    PDF

    1. Кроме этого, вы можете выбрать нужный вам вариант оптимизации документа.

    Вариант оптимизации

    1. Также можно указать особые параметры сохранения.

    Особые параметры сохранения

    1. В результате этого вы увидите окно, в котором можно:
      • указать диапазон страниц;
      • выбрать нужные листы;
      • включить/выключить непечатаемые данные.

    Возможности сохранения

    1. Затем укажите нужное имя и кликните на кнопку «Сохранить». Если хотите, можно поставить галочку, чтобы документ открылся сразу же после публикации.

    Сохранить

    Результат будет следующим.

    Результат

    Как видите, преобразование получилось не совсем удачным, поскольку границы таблицы получились слишком «толстыми». А это смотрится не очень хорошо.

    Печать книги

    Более аккуратное конвертирование происходит через другой раздел меню. Для этого нужно выполнить следующие действия.

    1. Нажмите на сочетание кнопок [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]P[/knopka] или кликните на пункт меню «Файл».

    Меню Файл

    1. Если вы решили не использовать горячие клавиши, нужно будет дополнительно кликнуть на раздел «Печать».

    Печать

    1. В результате этого (в обоих случаях), вы увидите следующее окно. Нажмите на выпадающий список принтеров.

    Список принтеров

    1. Выберите пункт «Adobe PDF» (если его нет, значит, у вас не установлен Adobe Acrobat) или «Microsoft Print to PDF».

    Adobe PDF

    1. После этого нажмите на кнопку «Печать».

    Кнопка Печать

    1. Далее вас попросят указать имя и расположение будущего PDF-документа. Для того чтобы запустить конвертацию, достаточно кликнуть на кнопку «Сохранить».

    Кнопка Сохранить

    1. В результате этого запустится «преобразователь». Ждать придется недолго – виртуальный принтер печатает очень быстро.

    Конвертация

    1. Как видите, результат намного красивее. Все границы очень аккуратные и нужной толщины.

    Лучший результат

    Данный способ намного лучше, чем обычное сохранение книги.

    Использование Adobe Acrobat

    Если на вашем компьютере установлена данная программа, то вы сможете сделать следующее.

    1. В Екселе кликните на пункт меню «Файл».

    Клик по Файл

    1. Жмем на «Сохранить как Adobe PDF».

    Сохранить как Adobe PDF

    1. В результате этого появится окно, в котором можно указать:
      • диапазон преобразования;
      • нужные листы в Excel;
      • параметры преобразования.
    2. Для того чтобы перевести файл в нужный формат, нужно кликнуть на кнопку «Преобразовать в PDF».

    Преобразовать в PDF

    Если вы не хотите сохранять всю книгу целиком, то для указания нужных листов необходимо использовать кнопки:

    • добавить;
    • удалить;
    • добавить все.

    Кнопки

    1. В результате этого появится окно «Сохранить файл Adobe PDF как». Здесь вы сможете указать дополнительные параметры (помимо ограничения редактирования).

    Сохранить файл Adobe PDF как

    1. К второстепенным настройкам относятся следующие пункты.

    Второстепенные настройки

    1. После того как вы выберете нужные вам параметры, необходимо указать каталог и имя будущего файла. Для сохранения нажмите на соответствующую кнопку.

    Имя каталога

    1. Результат будет таким же хорошим, как и при печати.

    Очередной результат

    Экспорт

    Кроме описанных выше способов, еще существует возможность экспорта данных. Для этого необходимо выполнить следующие действия.

    1. Кликните на главное меню «Файл».

    Пнкт меню Файл

    1. В открывшемся окне перейдите в раздел «Экспорт».

    Экспорт

    1. Он выглядит следующим образом.

    Вид меню Экспорт

    Данный список может содержать и больше позиций. Всё зависит от того, какие программы установлены на вашем компьютере.

    Создать Adobe PDF

    В правой части программы отображается подробное описание данного метода.

    Создать Adobe PDF

    При нажатии на «Создать Adobe PDF» вы увидите точно такое же окно, что было описано немного выше.

    Окно Создать Adobe PDF

    Создать документ PDF/XPS

    Данный формат отличается тем, что содержимое будет заблокировано для дальнейшего редактирования.

    Создать документ PDF-XPS

    При нажатии на «Создать PDF/XPS» вы увидите следующее окно. Здесь вы сможете указать нужный вам вариант оптимизации документа.

    Окно Создать документ PDF-XPS

    При нажатии на кнопку «Параметры» у вас откроется соответствующее окошко.

    Параметры

    В конце нужно указать путь и имя файла. Для сохранения достаточно кликнуть на кнопку «Опубликовать».

    Опубликовать

    Изменение типа

    В данном случае вам предложат различные варианты для сохранения книги в другом формате.

    Изменение типа

    В списке книг нет варианта «PDF». Поэтому придется нажать на кнопку «Сохранить как». В результате этого мы окажемся там же, где были в самом начале статьи.

    Сохранение в MS Excel 2003

    В старом редакторе Эксель, разумеется, возможностей намного меньше. Например, если перейти в раздел сохранения книги, вы не найдете там большого списка современных форматов. Пункт ПДФ там также отсутствует.

    MS Excel 2003

    Вы его не найдете, даже если прокрутите ползунок до самого низа.

    Пунктов «Экспорт» или «Сохранить как Adobe PDF» там также нет. Единственное, что там можно сделать – воспользоваться виртуальным принтером. Для этого нужно выполнить следующие действия.

    1. Кликните меню «Файл» и выберите там пункт «Печать». Либо нажмите на горячие клавиши [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]P[/knopka].

    Меню Печать

    1. После этого нужно будет выбрать соответствующий принтер (Adobe PDF или Microsoft Print to PDF). Затем укажите нужные параметры печати. Для запуска конвертации кликните на «OK».

    Кнопка OK

    1. В появившемся окне сохранения файла нужно указать желаемое расположение и имя документа. Для сохранения кликните на соответствующую кнопку.

    Окно сохранения

    1. Результат будет таким же, как и в современных редакторах (2007, 2010, 2013 и 2016), поскольку здесь используются возможности не программы Excel, а виртуального принтера.

    Новый результат

    Онлайн-конвертеры

    Кроме этого, существует возможность преобразования фалов при помощи онлайн-сервисов (сайтов). Если открыть поисковую систему «Яндекс» и вбить соответствующий запрос, то вы увидите следующий результат.

    Выдача Яндекс

    Рассмотрим некоторые из них.

    Pdf.io

    Данный сервис имеет довольно простой дизайн. Принцип работы также несложен.

    1. Кликните на кнопку «Выбрать файл» (либо просто перетащите нужную книгу прямо в браузер).

    Pdf.io

    1. После этого необходимо указать нужный документ и нажать на кнопку «Открыть».

    Клик по Открыть

    1. Сразу после этого начнется загрузка файла. Дождитесь окончания данного процесса.

    Загрузка файла

    1. Спустя некоторое время появится ссылка на скачивание вашего PDF-файла.

    Ссылка на скачивание

    1. Если кликнуть на «треугольник» около этой ссылки, то вы увидите, что сконвертированный документ можно загрузить в «Dropbox» или «Google Drive».

    «Dropbox» или «Google Drive»

    1. Если решите сохранить результат на ваш компьютер, то после нажатия на кнопку «Скачать» вы увидите стандартное окно. Необходимо нажать «Сохранить».

    Кнопка Сохранить файл

    1. В итоге вы увидите следующее (после того, как откроете скачанный документ).

    Скачанный документ

    Всё выглядите нормально, кроме строчек после таблицы. Дело в том, что в редакторе Excel они были увеличены по высоте и при этом использовалась функция «перенос текста». Видимо, данный сервис не может корректно преобразовать подобный формат. По остальным пунктам – всё на высоком уровне.

    Smallpdf.com

    Данный сайт по возможностям значительно опережает описанный выше портал.

    Smallpdf.com

    Поскольку здесь можно выполнить следующие операции.

    Возможные операции

    Кроме того, здесь есть официальная программа-переводчик файлов любых форматов.

    Переводчик

    Процесс работы с сайтом довольно простой.

    1. Нажмите на ссылку «Выберите файл» либо перетяните книгу Excel прямо в эту зеленую область.

    Выберите файл

    1. После клика у вас откроется стандартное окно выбора файла. Для продолжения нажмите на кнопку «Открыть».

    Клик по кнопке Открыть

    1. Дождитесь окончания конвертации.

    Конвертация файла

    1. Сразу после этого появятся ссылки на:
      • скачивание файла;
      • загрузку в облака «Drop Box» и «Google Drive»;
      • объединение;
      • разделение;
      • преобразование в JPG;
      • редактирование документа.

    Возможные варианты

    1. Конечный документ выглядит довольно красиво. Но и в этом случае наблюдается проблема с переносом текста в ячейках. На предыдущем сайте происходило наложение строк. А здесь они просто отсутствуют.

    Отсутсвие строк

    Convertstandard.com

    Этот сайт так же, как и предыдущий, демонстрирует свои широкие возможности конвертации.

    Convertstandard.com

    Для того чтобы воспользоваться возможностями данного сервиса, нужно выполнить следующие действия.

    1. Кликните на кнопку «Выберите файл».

    Кнопка Выберите файл

    1. Снова указываем файл, который хотим перевести из формата «XLSX» в «PDF».

    «XLSX» в «PDF»

    1. В данном случае автоматическая загрузка не начнется. Нужно кликнуть на кнопку «Convert».

    Кнопка Convert

    1. Затем необходимо дождаться процесса конвертации.

    Идет конвертация

    1. После этого появится окно для сохранения результата, в котором нужно будет:
      • указать желаемое имя;
      • выбрать нужный каталог;
      • нажать на кнопку «Сохранить».

    Клик по кнопке Сохранить

    1. В итоге мы получаем следующее.

    Полученный результат

    Границы таблицы снова большой толщины. Кроме этого, как и во всех онлайн-сервисах – у нас некорректно отображаются ячейки с переносом текста.

    Вследствие всего описанного выше можно сделать следующий вывод: если в вашей книге используются переносы слов, то лучше воспользоваться возможностями виртуального принтера или редактора Microsoft Excel.

    Дополнительные приложения

    В качестве примера возьмем программу «FoxPDF Excel to PDF Converter». Её можно скачать как на официальном сайте, так и на любом другом soft-портале.

    FoxPDF Excel to PDF Converter

    Данное приложение условно-бесплатное, то есть вы сможете пользоваться этим приложением без оплаты лишь определенный срок. В данном случае – 30 дней. Потом придется заплатить 29,95 долларов.

    Условная бесплатность

    Для запуска пробного режима нажмите на кнопку «Continue to Try». После этого вы увидите следующее.

    Continue to Try

    Приложение выглядит довольно внушающим. Ведь не просто так они просят за него почти 30 баксов. Для того чтобы проверить его возможности, нужно выполнить следующие действия.

    1. Нажмите на кнопку «Add Excel Files».

    Add Excel Files

    1. Выберите нужный файл и нажмите на кнопку «Открыть».

    Пункт Открыть

    1. Вследствие этого выбранная книга добавится в список.

    Новый список

    1. Для каждого файла указывается исходный формат и результат. Кроме этого, можно выполнить различные операции при нажатии на выпадающий список «Operate».

    Operate

    Практически каждому пункту соответствует своя горячая клавиша. Обратите внимание на то, что можно добавлять несколько файлов. Кроме этого, напротив каждой книги можно поставить галочку. Это значит, что вы можете добавить 10 файлов, а конвертировать только те, которые будут активны.

    1. Для преобразования всего списка нажмите на иконку в правом нижнем углу.

    Файл PDF

    1. Конвертация происходит очень быстро. По окончании процесса вас спросят: «Не хотите ли вы открыть каталог с результатом?». Нажмите на кнопку «OK».

    Каталог с результатом

    1. Затем вы увидите другой вопрос. Вам предложат купить программу. Если вы не хотите этого, то кликните на кнопку «Cancel» или на «крестик» в правом верхнем углу окошка.

    Cancel

    1. По умолчанию все конвертированные файлы сохраняются в папку «PDF Save», которая находится в каталоге «Документы».

    PDF Save

    1. Запустите этот документ.

    Запуск документа

    Все строки видны, но опять же – мы видим наложение. Кроме этого, появился большой водяной знак «Trial Version». По факту – пока вы не оплатите, нормально пользоваться данным приложением будет невозможно.

    Заключение

    В данной статье мы рассмотрели всевозможные методы конвертации экселевских файлов в PDF формат. Вы можете выбрать любой из них, который вам понравится больше всего или кажется самым простым.

    Если у вас что-то не получается, возможно, у вас на компьютере не установлены виртуальные принтеры или вы выбираете не тот формат файла.

    Видеоинструкция

    Если вам до сих пор ничего не понятно или же остались какие-то неясные моменты, вы всегда можете найти на них ответы в приложенном ниже ролике, в котором есть дополнительные советы к описанной выше статье.

    Понравилась статья? Поделить с друзьями:

    А вот еще интересные статьи:

  • Как конвертировать csv в excel в виде таблицы
  • Как клонировать текст в word
  • Как конвертировать chm в word
  • Как клонировать таблицу в excel
  • Как к цене прибавить проценты в excel

  • 0 0 голоса
    Рейтинг статьи
    Подписаться
    Уведомить о
    guest

    0 комментариев
    Старые
    Новые Популярные
    Межтекстовые Отзывы
    Посмотреть все комментарии