Как форматировать гистограмму в excel

Начиная с версии Excel 2007, мы имеем возможность использовать гистограммы для ячеек в условном форматировании. Рассмотрим детально ее практическое применение и настройки.

Пример гистограммы в условном форматировании

Для наглядного примера возьмем отчет в таблице по прибыльности магазинов за последние 2 года:

Чтобы в столбце D добавить правило основано на гистограмме выделите диапазон ячеек D2:D12 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Гистограммы»-«Градиентная заливка»-«Зеленая гистограмма».

В результате появилась диаграмма в ячейке Excel, которая визуально отображает содержание значения.

Чем больше значение содержит ячейка по отношению к другим ячейкам, тем длиннее ее диаграмма. Положительные значения отображаются зеленым цветом, а отрицательные – красным.

Полезный совет! Уже при наведении мышкой на любой цвет гистограммы диапазон предварительно оформляется соответственному типу. Если среди предложенных вариантов Вы не нашли удовлетворяющий Вашим потребностям выберите нижнюю опцию «Другие правила». Откроется окно с гибкими настройками оформления гистограммы для ячеек.



Так же, как и при других типах правил условного форматирования мы можем изменять и настраивать график в ячейке с помощью диспетчера правил. Для этого:

1. Выделите диапазон D2:D12 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Управление правилами».



2. Появится окно «Диспетчер правил условного форматирования». В нем выделите текущее правило и нажмите на кнопку «Изменить».



3. В появившемся окне «Изменение правила форматирования» из группы параметров «Внешний вид столбца» из выпадающего списка «Граница» выберите опцию «Нет границы». Так мы немного изменим вид шкал под свой вкус.



4. Нажмите на кнопку «Отрицательные значения и ось».



5. Теперь в новом окне «Настройка отрицательных значений оси» укажите на самую нижнею опцию «Нет (показать отрицательные и положительные значения в одном направлении)». И нажмите ОК на всех открытых окнах.

Обратите внимание! Во окне «Настройка отрицательных значений оси» по умолчанию ось с нулевым значением автоматически смещается в зависимости от размера наибольшего отрицательного значения. Там же есть опция «Середина ячейки» при выборе которой ось с нулевым значением всегда будет находится по середине ячейки в независимости от ее значений. При этом по умолчанию для положительных значений шкала будет увеличиваться в правую сторону, а для отрицательных – в левую. Хотя направление можно менять в предыдущем окне «Изменение правила форматирования» в правом нижнем углу, выпадающий список «Направление столбца:»

Об этом следует помнить если выбран один и тот же цвет для положительных и отрицательных значений. Как вы заметили настройках отрицательного значения, так же изменяется цвет шкалы для отрицательных чисел.

В окне «Изменение правила форматирования» для пользователя предоставляются широкие возможности для настройки различных параметров. Например, если отметить галочкой пункт «Показать только столбец», то содержимое ячеек будет скрыто, будет видно только шкалы гистограмм.

Ниже нам предоставляется гибкая настройка для минимальных и максимальных значений. Из выпадающих списков выбираете опции: число, процент. А под ними вводите свои значения. При выборе же опции «формула» мы получаем неограниченные возможности для настройки данного параметра.

Гистограмма – очень полезный инструмент, с помощью которого можно сделать демонстрируемую информацию более наглядной и простой для восприятия. Это особенно актуально, когда время на изучение данных в таблице ограничено, и нужно в сжатые сроки сформировать целостное представление о них. Давайте посмотрим, каким образом можно построить гистограмму в Эксель.

Строим гистограмму

Для выполнения поставленной задачи в Excel можно воспользоваться разными методами:

• использовать инструменты на ленте программы;
• воспользоваться надстройкой “Пакет анализа”;
• применить условное форматирование.

Ниже мы подробнее остановимся на каждом из этих пунктов.

Метод 1: используем инструменты на ленте программы

Это, пожалуй, самый простой способ. И вот, как он реализуется:

1. Открываем (или создаем) таблицу. Выделяем любым удобным способом (например, с помощью зажатой левой кнопки мыши) ячейки, на базе которых планируется построить диаграмму.
2. Переходим во вкладку “Вставка”, в группе инструментов “Диаграммы” жмем кнопку “Вставить гистограмму”.
3. Раскроется перечень возможных вариантов:
   • гистограмма;
   • объемная гистограмма;
   • линейчатая;
   • объемная линейчатая.
4. После клика по нужному (понравившемуся) варианту, на листе появится гистограмма. В нашем случае мы выбрали самую простую.

Гистограмма с накоплением
До того, как приступить к созданию гистограммы с накоплением, проверяем, чтобы самая верхняя левая ячейка таблицы была пустой.
Затем делаем следующее:

1. Выполняем выделение таблицы, на базе которой планируем построить гистограмму. Переходим во вкладку “Вставка”, нажимаем кнопку “Вставить гистограмму” (группа “Диаграммы”) и в раскрывшемся перечне останавливаем на варианте – “Гистограмма с накоплением”.
2. Гистограмма вставлена, что и требовалось.

Примечание: в гистограммах с накоплением один столбец содержит сразу несколько значений. В нашем случае – это данные по всем четырем торговым точкам за конкретную дату.

Нормированная гистограмма с накоплением
В данном случае отображается (в процентном выражении) вклад каждого значения в общем количестве.

Метод 2: пользуемся надстройкой “Пакета “анализа”

Для начала нужно включить данный пакет.

1. Идем в меню “Файл”.
2. В перечне слева в самом низу щелкаем по пункту “Параметры”.
3. В открывшемся окне выбираем “Надстройки”. В правой части окна для параметра “Управление” ставим значение “Надстройки Excel”, после чего жмем кнопку “Перейти”.
4. В появившемся окошке ставим галочку напротив надстройки “Пакет анализа” и жмем OK.
5. Перейдя во вкладку “Данные” в группе инструментов “Анализ” нажимаем кнопку “Анализ данных”.
6. Откроется окошко, в котором нам нужен пункт “Гистограмма“, после выбора которого щелкаем OK.
7. Перед нами появится окно, в котором нужно выполнить настройки гистограммы:
   • в поле “Входной интервал” указываем диапазон ячеек, по которым нужно построить гистограмму. Сделать это можно вручную, прописав адреса с помощью клавиш на клавиатуре. Также мы можем выделить нужный диапазон ячеек в самой таблице, предварительно установив курсор в поле для ввода информации.
   • внизу окна ставим галочку напротив параметра “Вывод графика”.
   • в группе параметров вывода можно указать, куда следует вставить созданную гистограмму. Стандартное значение – на новом листе.
   • по готовности жмем кнопку OK.
8. Гистограмма сформирована и добавлена на отдельном листе, как мы и хотели.

Метод 3: выполняем условное форматирование с гистограммой

Получить гистограмму можно и с помощью условного форматирования ячеек. План действий следующий:

1. Для начала нужно выделить элементы, которые нужны для гистограммы.
2. Находясь в главной вкладке в группе “Стили” щелкаем по кнопке “Условное форматирование”. Откроется список, в котором выбираем “Гистограмму”. Раскроется еще один перечень, где нужно определиться с вариантами заливки – градиентная или сплошная.
3. В выделенных ячейках появились гистограммы, соответствующие их значениям. В нашем случае была выбрана сплошная заливка синим цветом.

Редактирование гистограммы

Вставленную на лист гистограмму можно изменить:

1. Корректируем или удаляем название. Для активации режима редактирования щелкаем по названию, после чего вокруг него появится рамка. Теперь кликаем в любом месте внутри рамки и мы можем приступать к редактированию.
2. Удаляем легенду (если она не нужна). Предварительно нужно ее выбрать. Первым кликом выделяем все легенды (если их несколько), вторым – конкретную легенду. Удалить легенду можно через контекстное меню, вызываемое щелчком правой кнопки мыши по ней или просто нажав клавишу Del на клавиатуре.
3. Меняем положение названия гистограммы и легенды. Для этого кликаем по выбранному объекту, чтобы выделить его. Затем наводим указатель мыши на любую из появившихся границ, и когда появится характерный символ в виде стрелок в четыре стороны, зажав левую кнопку мыши перетаскиваем объект в новое место.
4. Меняем размер и положение гистограммы. Чтобы изменить размер гистограммы, зажав левую кнопку мыши тянем за одну из точек, расположенных на рамке вокруг нее.Для изменения положения выполняем те же самые действия, что и в отношении названия или легенды.
5. Для более детальных настроек щелкаем по любой свободной части в области диаграммы (белые участки) и в открывшемся контекстном меню выбираем пункт “Формат области диаграммы”.Появится вспомогательное окно, в котором мы можем настроить:
   • заливку и границы;
   • добавить различные эффекты;
   • размеры и свойства;
   • параметры текста.
6. Настраиваем шкалы по осям X и Y. Щелкаем по подписям выбранной шкалы правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбираем “Формат оси”.Откроется окно, в котором мы можем выполнить соответствующие настройки.

Помимо вышеперечисленного, на ленте программы во вкладке “Конструктор”, в которой мы окажемся автоматическим после создания гистограммы, мы можем сменить стиль, выбрать один из экспресс-макетов и т.д.

Также, мы можем добавить новый элемент диаграммы, щелкнув на соответствующий значок в левом верхнем углу ленты и выбрав из списка нужный пункт.

Примечание: возможных настроек и параметров, которые можно задать для гистограммы достаточно много, и каждый пользователь сможет подобрать для себя оптимальный вариант. Мы описали лишь часть основных действий и инструментов, которые могут помочь в этом.

Заключение

Программа Excel позволяет построить различные гистограммы, которые помогают лучше и быстрее освоить информацию, особенно, когда ее слишком много, а времени, наоборот, мало. Выбор конкретного вида и метода построения диаграммы зависит от того, какие цели преследует пользователь, и каким он видит конечный результат.

Помогла ли Вам статья?

One of the major uses of Excel is to create different types of charts for a given data set. Excel provides us with a lot of modification options to perform on these charts to make them more insightful.

In this article, we are going to see the most common “Formatting” performed on charts using a suitable example shown below.

Example: Consider the performance of a batsman in a T20 match. The data set contains the runs scored by the batsman in various matches. 

Now we will insert a bar chart using the above table. To insert a bar chart :

Select dataset -> Click on Insert -> Chart Sets Pop Down -> 2-D column

The key steps to format anything on the chart is :

• Select the part of the chart which needs to be formatted.
• Right-click on it and select “Format”. The format window will open.

1. Formatting the Chart Title :

Select the Title -> Right Click on it -> Format Chart Title

In the Format Chart Title window, you can change the Font color, add Borders surrounding the title and various other modifications can be done. You can also rename the title by simply selecting and retyping a new name.

2. Formatting Axis Titles: 

You can add the axis title by using the “+” button in the top right corner of the chart.

Now, rename the X-axis and Y-axis by selecting them. You can edit the appearance of the axis title by right-clicking on it and selecting “Format Axis Title”.

3. Formatting Data labels: 

You can add Data Labels by using the “+” button on the top right corner of the chart.

Now open the Format Data Labels Window and can change the Font color, size, alignment, and many other options.

4. Formatting Data Series: 

You can change the color of the bar charts by selecting them and then open the “Format Data Series” window. By default, on left-clicking once on any of the bars all the data sets bar will be selected. If you want to select only one of these bars, left-click twice on the bar which is to be formatted.

5. Formatting Axis: 

This is the most important formatting mostly used by us to change the scale of the axes according to our requirements.

Bound is used to provide the minimum value from which axis to chart and also the maximum value of the axis. The Major unit is used to provide the intervals in the axis.

6. Formatting Chart Style:

 Excel provides us with dynamic chart styles. Select the “Paint brush icon” in the top right corner of the chart and select your desired style.

7. Formatting Chart Type: 

Excel provides us with a lot of different charts along with bar charts. To change the chart type :

Right Click on the Chart -> Select Change Chart Type

Now from the Chart Type window select the desired chart type from the list of options as shown below :

8. Formatting Plot Area: 

You can also add a background color to your chart. Select the “Format Plot Area” after right-clicking.

These are some of the most frequent formatting done on Excel charts. Excel provides us with dynamic options to format a chart and it can be explored with some self-research easily.