Как форматировать данные в word

Мы уже неоднократно писали об инструментах для работы с текстом в MS Word, о тонкостях его оформления, изменения и редактирования. О каждой из этих функций мы рассказывали в отдельных статьях, вот только для того, чтобы сделать текст более привлекательным, удобным для чтения, понадобится большинство из них, причем, выполненных в правильном порядке.

Урок: Как добавить новый шрифт в Ворд

Именно о том, как правильно выполнить форматирование текста в документе Microsoft Word и пойдет речь в данной статье.

Выбор шрифта и типа написания текста

О том, как изменять шрифты в Ворде мы уже писали. Вероятнее всего, вы изначально набирали текст в понравившемся шрифте, выбрав подходящий размер. Более подробно о том, как работать со шрифтами, вы можете узнать в нашей статье.

Урок: Как изменить шрифт в Word

Выбрав подходящий шрифт для основного текста (заголовки и подзаголовки пока что не торопитесь изменять), пройдитесь по всему тексту. Возможно, некоторые есть фрагменты нужно выделить курсивом или полужирным шрифтом, что-то нужно подчеркнуть. Вот пример того, как может выглядеть статья на нашем сайте.

Урок: Как подчеркнуть текст в Ворде

Выделение заголовка

С вероятностью в 99,9% у статьи, которую вы хотите отформатировать, есть заголовок, и, скорее всего, подзаголовки в ней тоже имеются. Конечно же, их нужно отделить от основного текста. Сделать это можно с помощью встроенных стилей Word, а более подробно с тем, как работать с этими инструментами, вы можете ознакомиться в нашей статье.

Урок: Как сделать заголовок в Ворде

Если вы используете последнюю версию MS Word, дополнительные стили для оформления документа вы можете найти во вкладке “Дизайн” в группе с говорящим названием “Форматирование текста”.

Выравнивание текста

По умолчанию текст в документе выравнивается по левому краю. Однако, если это необходимо, вы можете изменить выравнивание всего текста или отдельно выделенного фрагмента так, как вам это необходимо, выбрав один из подходящих вариантов:

По левому краю;

По центру;

По правому краю;

По ширине.

Урок: Как выровнять текст в Ворде

Инструкция, представленная на нашем сайте, поможет вам правильно расположить текст на страницах документа. Выделенные красным прямоугольником фрагменты текста на скриншоте и связанные с ними стрелки показывают, какой стиль выравнивания выбран для данных частей документа. Остальное содержимое файла выровнено по стандарту, то есть, по левому краю.

Изменение интервалов

Расстояние между строчками в MS Word по умолчанию составляет 1,15, однако, его всегда можно изменить на большее или меньшее (шаблонное), а также вручную задать любое подходящее значение. Более подробную инструкцию касательно того, как работать с интервалами, изменять и настраивать их вы найдете в нашей статье.

Урок: Как изменить межстрочный интервал в Ворде

Помимо интервала между строками, в Word также можно изменить и расстояние между абзацами, причем, как до них, так и после. Опять-таки, вы можете выбрать шаблонное значение, которое вас устраивает, или задать собственное вручную.

Урок: Как изменить интервал между абзацами в Ворде

Примечание: Если заголовок и подзаголовки, которые имеются в вашем текстовом документе, оформлены с помощью одного из встроенных стилей, интервал определенного размера между ними и следующими абзацами задается автоматически, а зависит он от выбранного стиля оформления.

Добавление маркированных и нумерованных списков

Если в вашем документе содержатся списки, незачем нумеровать или уж тем более маркировать их вручную. В Microsoft Word для этих целей предусмотрены специальных инструменты. Они, как и средства для работы с интервалами, расположены в группе “Абзац”, вкладка “Главная”.

1. Выделите фрагмент текста, который необходимо преобразовать в маркированный или нумерованный список.

2. Нажмите одну из кнопок (“Маркеры” или “Нумерация”) на панели управления в группе “Абзац”.

3. Выделенный фрагмент текста преобразуется в красивый маркированный или нумерованный список, в зависимости от того, какой из инструментов вы выбрали.

Совет: Если развернуть меню кнопок, отвечающих за списки (для этого нужно нажать на небольшую стрелочку справа от значка), вы можете увидеть дополнительные стили оформления списков.

Урок: Как в Ворде сделать список в алфавитном порядке

Дополнительные операции

В большинстве случаев того, что мы уже описали в данной статье и остальном материале по теме форматирования текста более, чем достаточно для оформления документов на должном уровне. Если же вам этого будет мало, либо же вы просто пожелаете внести какие-то дополнительные изменения, коррективы и т. д. в документ, с большой вероятность, вам будут очень полезны следующие статьи:

Уроки по работе с Microsoft Word:
Как сделать отступы
Как сделать титульный лист
Как пронумеровать страницы
Как сделать красную строку
Как сделать автоматическое содержание
Табуляция

Совет: Если во время оформления документа, при выполнении той или иной операции по его форматированию, вы допустили ошибку, ее всегда можно исправить, то есть, отменить. Для этого просто нажмите на закругленную стрелку (направленную влево), расположенную возле кнопки “Сохранить”. Также, для отмены любого действия в Ворде, будь то форматирование текста или любая другая операция, можно использовать комбинацию клавиш “CTRL+Z”.

Урок: Горячие клавиши в Word

На этом мы смело можем закончить. Теперь вы точно знаете, как отформатировать текст в Ворде, сделав его не просто привлекательным, а хорошо читабельным, оформленным в соответствии с выдвигаемыми требованиями.

Добавление и форматирование текста

Чтобы добавить текст, поместите курсор в нужном месте и начните печатать.

Форматирование текста

1. Выделите текст, который вы хотите отформатировать.

   Чтобы выделить одно слово, дважды щелкните его. Чтобы выделить строку текста, щелкните слева от нее.

2. Выберите шрифт, его размер, цвет и начертание (полужирный, курсив или подчеркнутый).

   

Копирование форматирования

1. Выделите текст, форматирование которого вы хотите скопировать.

2. Нажмите кнопку Формат по образцу , а затем выделите текст, к которому вы хотите применить форматирование.

   Совет: Если вы хотите применить форматирование в нескольких местах, нажмите кнопку Формат по образцу дважды.

См. также

Создание маркированного или нумерованного списка 

Изменение междустрочного интервала в Word

Применение стилей

Применение тем

Выделение текста

Формально текстовый редактор не вынуждает форматировать текст документов. Требования выдвигают образовательные учреждения, рабочие регламенты и требования различных служб, а потому не помешает выяснить, как пользоваться коллекцией доступных настроек в Word (оформление шрифта, выравнивание текста, добавление абзацев, интервалов и списков) и с помощью каких инструментов документы становятся наглядными и оформленными.

Что такое форматирование

Под форматированием документов специалисты из Microsoft подразумевают полноценную разметку каждой страницы, настройку межстрочного интервала, добавление полужирного начертания, оформление таблиц, рисунков и списков. Если текст выглядит читабельным и информативным (абзацы, заголовки, отступы), то оформление уже настроено. Если же документ напоминает бесконечные письмена на белоснежном холсте, то разобраться в деталях не помешает.

Размер, ориентация листа, поля – настройка страницы

Базовые параметры страницы в Microsoft World задаются через тематический раздел «Макет», представленный на панели быстрого доступа в верхней части интерфейса. После перехода слева отобразятся распространенные инструменты для настройки оформления:

• Поля. Левый пункт контекстного меню. При наведении курсора отображает коллекцию заранее подготовленных шаблонов, включая «Обычные», «Средние», «Узкие», «Широкие» и «Зеркальные» настройки. Рядом с каждым выбором отображается соответствующий образец. Если ранее подготавливались собственные поля, то сверху отобразится еще и пункт «Последнее пользовательское значение».

Кроме заранее подготовленных шаблонов с заданными размерами в Word доступны и «Настраиваемые поля»: разработчики разрешают ввести подходящие значения в вручную, а заодно определиться с положением переплета.

Выбранные настройки применяются к документу целиком, отдельным страницам или будущим работам, если нажать на кнопку «По умолчанию» (в последнем случае текстовый редактор сменит действующие настройки шаблона).

• Ориентация. Центральный пункт контекстного меню «Параметры страницы». Разрешают переключаться между классической «книжной» ориентацией на «альбомную» и наоборот.

Выбранный шаблон применяется ко всем страницам документа и меняет положение и оформление уже подготовленного текста и добавленных иллюстраций в автоматическом режиме, а потому разработчики рекомендуют задавать настройки до подготовки новой информации.

• Размер. Находится справа от «Ориентации». По умолчанию выбирает формат «A4», но разрешает подготовить конверты или выбрать шаблон в виде письма. Как и в случае с полями предусмотрена возможность настроить размеры бумаги с точностью до 10 миллиметров.

Применяются настройки или ко всему документу сразу или к какой-то конкретной странице.

Каким шрифтом писать

Оформление документа начинается с выбора подходящего шрифта: и речь необязательно о Times New Roman и полужирном начертании, но и о подчеркивании, эффектах и подстрочном и надстрочном написании. А потому обо всем по порядку.

Выбор шрифта

Шрифты в Word выбираются через раздел панели быстрого доступа «Главная»: рядом с буфером обмена появится тематический блок, предназначенный для выбора подходящего оформления для текста. Способов сменить начертание несколько – воспользоваться поисковой строкой и ввести название для подходящего шрифта или вызвать контекстное меню (стрелочка вниз) и пролистать вниз или вверх.

Если перед выбором выделить фрагмент документа и наводить курсор на позиции доступной библиотеки, то появится возможность еще до применения изменений просмотреть будущее оформление.

Тип шрифта

Кроме выбора шрифта в Word предстоит разобраться и с дополнительными параметрами: цветом добавляемого текста, выделением информации, габаритами, положением на странице и начертанием.

Каждый из перечисленный параметров выбирается через тематический раздел «Шрифт», расположенный на вкладке «Главная».

Выделяем заголовки

Формально оформление заголовков меняется по схожему с текстом сценарию: достаточно выделить фрагмент подготовленного материала, а после воспользоваться разделом «Шрифт». Но 14 шрифт, Times New Roman и полужирное начертание не превратят разрозненные слова в заголовок с точки зрения семантики и своеобразного статуса.

При работе с заголовками отталкиваться предстоит от раздела «Стили», расположенного в «Главном» меню на панели быстрого доступа в верхней части интерфейса.

Подготовленных шаблонов со стилями предостаточно: некоторые применяются к абзацам, другие предназначены для разметки заголовков в зависимости от значимости в тексте (порядок схож с тегами из HTML – от H1 до H6).

Выбранный стиль добавляет и специальные настройки оформления, которые разработчики разрешают свободно переназначать уже через знакомую вкладку «Шрифт».

Способов проверить добавились ли настройки для заголовков несколько: через «Поиск» (CTRL + F) или через автоматически собираемое «Оглавление» в разделе «Ссылки».

Если стили применены корректно, то информация выстроится в соответствии с правилами семантики и значимости в тексте.

Выравниваем текст

Документы в Microsoft Word по умолчанию выравниваются по левому краю, но, если обратиться к разделу «Абзац», расположенному на панели быстрого доступа в верхней части интерфейса, то появится шанс поменять расположение текста на странице.

Дополнительных вариантов три: по центру, по правому краю или по ширине. Какой из вариантов выбрать зависит непосредственно от документа: те же рефераты, доклады и дипломные работы выравниваются по ширине, а статьи – по левому краю.

Корректируем интервал

Расстояние между строками Microsoft Word для каждого документа в автоматическом режиме задает в формате «Множитель» со значением 1.15.

При необходимости параметр настраивается через контекстное меню «Абзац»

Кроме междустрочного (одинарный, двойной, точный), применяемого к конкретному тексту или документу целиком, в Word предусмотрены и интервалы «Перед» и «После», разрешающие в типографических пунктах (ТП), задать дополнительное расстояние для конкретных строк. Параметр часто применяется для заголовков.

Добавляем маркированные и нумерованные списки

Списки в Word добавляются через вызываемое контекстное меню раздела «Абзац»: достаточно нажать на «Маркеры», «Нумерацию» или «Многоуровневый список» и текстовый редактор сразу предложит выбрать подходящее оформление из доступных вариантов.

Если перед оформлением списка выделить текст, то система автоматически расставит маркеры и представит информацию в более наглядном виде.

Альтернативный способ подготовить список – начать новую строку с символа «-» (без кавычек и на английской раскладке) или «1.» и нажать на пробел. Word автоматически сформирует список и предложит подготовить пункты в ручном режиме.

Вставляем формулы и символы

Уравнения в Microsoft Word добавляются через раздел «Вставка», контекстное меню «Символы», пункт «Уравнение».

После разметки места под будущую формулу разработчики разрешают или добавить новую информацию вручную (на панели быстрого доступа появится коллекция операторов, математических знаков и прочих обозначений, включая дроби, индексы, и корни) или перенести из того же Excel. Вне зависимости от выбора информация займет положенное место на странице и заметно прибавит в читабельности.

Номера страниц

Нумерация страниц в Word оформляется через раздел «Вставка», категория «Колонтитулы»: после вызова меню «Номер страницы» предстоит выбрать куда добавить цифры – сверху, снизу, на полях или в том месте, где находится курсор.

Вывод

Форматирование текста в документах Word реализовано наглядно и полноценно: разработчики разрешают выбирать шрифты, переводить текст в списки, добавлять нумерацию страниц и подготавливать новые заголовки по правилам семантики.

Проблемы и сложности возникнут лишь с некоторыми дополнительными параметрами, вроде тех же формул – порой редактор некорректно переносит информацию из сети и заставляет вручную разбираться в деталях.

In MS Word there are multiple types of formatting we can apply to a given text such as Fonts, Font Styles, Font Colors, Font Sizes, Text Highlight Colors, Clearing Formats, Change Cases, etc. Let us apply these techniques to some texts in the Word Processor and see what result it produces.

Font

Fonts are used to change the display of the text or Word Document, look more appealing, and as per the requirement of the situation. There are multiple types of fonts available in MS Word-like: Calibri, Times New Roman, Algerian, Arial, Century, etc.

Steps to Apply:

Step 1: Select the text you want to change the font of.

Step 2: Now, select the font of your choice from the Home menu bar in MS Word.

Result:

Font Style

Font Styles are used to change the Look ability of the text or give more emphasis on some texts in the Word Document. There are three types of font styles in MS Word: Bold, Italics, and Underline.

Steps to Apply Bold Font Style:

Step 1: Select the text you want to change the Font Style.

Step 2: Now, select the Font Style of your choice from the Font Style bar under the Home menu bar. 

Result:

Steps to Apply Italics Font Style:

Step 1: Now, select the Font Style of your choice from the Font Style bar under the Home menu bar. 

Result:

Steps to Apply Underline Font Style:

Step 1: Now, select the Font Style of your choice from the Font Style bar under the Home menu bar.

Result:

You could also use the shortcuts like:

• CTRL+B for Bold
• CTRL+I for Italics
• CTRL+U for Underline

Font Color

Font Colors have wide use in real life when using the Word Document. Be it highlighting the main points of the document or want to convey some important information. There are multiple types of Font Colors available in MS Word-like: Red, Blue, Yellow, Orange, Light blue, etc.

Steps to Apply:

Step 1: Select the text you want to change the Font Color.

Step 2: Now, select the Font Color of your choice from the Font Color bar under the Home menu bar.

Result:

Font Size

Font Sizes are used to display the text in the Word Document larger or smaller according to our needs. We generally display a heading with a Font Size of 15, Subheadings with a Font Size of 14 or 13, and paragraphs with a Font Size of 12. Many Font Sizes are available in MS Word-like: 8, 9, 10, 11, 12, 14, 16, etc.

Steps to Apply:

Step 1: Select the text you want to change the Font Size.

Step 2: Now, select the Font Size of your choice from the Font Size bar under the Home menu bar.

Result:

Text Highlight Color

As the name itself suggests, the Text Highlight Color is used to highlight text in the Word Document. There are many Text Highlight Colors available in MS Word-like: Yellow, Bright Green, Turquoise, Pink, Red, etc.

Steps to Apply:

Step 1: Select the text you want to change the Highlight Colors.

Step 2: Now, select the Color of your choice from the Text Highlight Color bar under the Home menu bar.

Result:

Clear Formats

MS Word provides a feature to clear the pre-formatted text. When we copy some text or information from somewhere it has some formatting applied already, so to remove it and use it according to our need in our Word Document we have to clear the Formatting.

Steps to Apply:

Step 1: Select the text you want to clear the formatting.

Step 2: Now, select the Clear All Formatting bar under the Home menu bar.

Result:

Change Case

Change Case is used to display the text in the way we want in our Word Document. There are five types of Change Cases available in MS Word-like: Sentence case, Lowercase, Uppercase, Capitalize each word, and toggle case.

Steps to Apply:

Step 1: Select the text you want to change the Case.

Step 2: Now, select the case of your choice from the Change Case bar under the Home menu bar.

Result:

Когда пользователь начинает работу в Word, он замечает, сколько инструментов есть под рукой. Однако не каждый можно использовать. В этой публикации рассмотрим, чем руководствоваться, чтобы сделать текст привлекательным визуально, для чтения.

Как выбрать цвет и шрифт написания: тонкости и правила

Чтобы начать печатать текст, необязательно выбирать стиль написания и оттенок из палитры. Это можно делать на завершающем этапе. Однако бывают моменты, когда полное выделение одним цветом неуместно, поэтому приходится сразу настраивать шрифт.

1. Переходим во вкладку «Главная», переходим в блок «Шрифт», нажимаем на поле с его названием и выбираем себе подходящий.

1. Меняем оттенок букв, для этого откроем палитру. Работаем в этом блоке, где нажимаем на инструмент «Цвет шрифта», который обозначается заглавной буквой «А». В открывшейся палитре нажимаем на нужный оттенок.

1. Форматируем стиль шрифта, например, курсив, полужирный или подчеркнутый. Наклонный вариант рекомендуется использовать для выделения главных мыслей или цитат прямо в тексте. Используйте кнопки, которые показаны на фото, смотрите визуально, как это будет выглядеть.

1. Выравниванием текст. Можно не только полностью распределить его на листе, но и использовать фрагментное отделение. Чтобы это выполнить, перед набором в блоке «Абзац» используйте любой выравниватель.

В этом блоке можно настроить заливку страницы, установить список, создать индивидуальные отступы для абзацев и предложений.

Полезно знать!

Если последние параметры форматирования активированы, об этом будет свидетельствовать их серое выделение прямо в блоке инструментов.

Как сделать форматирование в уже готовом тексте

Когда текст набран и проверен, его остается корректно отформатировать. Все параметры применяются аналогично, поэтому сложностей при оформлении возникать не должно.
Единственное важное правило, которое должен запомнить пользователь при форматировании готового текста — это выделение фрагмента, над которым проводятся все манипуляции. Давайте рассмотрим на примере.

1. Выделяем готовый текст целиком и применим к нему шрифт Comic Sans MS, добавим из палитры синий оттенок.

1. Теперь выделим часть текста в качестве отдельного блока. Выделяем фрагмент текста в середине готового документа, затем переходим в блок «Абзац» и делаем клик по инструменту «Выравнивание по центру».

Дополнительные инструменты для преобразования текста

Пользователи могут столкнуться с опечатками, ошибками в тексте. Некорректное слово или букву можно исправить при помощи инструмента «Возврат». Он находится на верхней панели, смотрите фото:

Здесь вы можете активировать выпадающий флажок и выбрать одну из последних выполненных команд при условии, что сохранение файла еще не было выполнено. Отменить операцию и любое другое действие можно посредством комбинации клавиш «Ctrl+Z».

Важно!

После сохранения документа буфер обмена и история операций обнуляется, поэтому сделать возврат манипуляции будет невозможно. Остается только заново проводить действие.

Форматирование текста можно осуществлять нажатием одной кнопки при помощи инструмента Штампы. Читайте подробную инструкцию в этой публикации.

Тест по теме «Как правильно отформатировать текст в Microsoft Word»