Как фильтровать сводную таблицу в excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Сводные таблицы отлично подходят для создания больших наборов данных и создания подробных сводок.

Вы можете вставить один или несколько срезов, чтобы быстро и эффективно фильтровать данные. Срезы имеют кнопки, которые можно нажать, чтобы отфильтровать данные, и они остаются видимыми для ваших данных, поэтому вы всегда знаете, какие поля отображаются или скрыты в отфильтрованной сводной таблице.

Выделите любую ячейку в сводной таблице, а затем перейдите в раздел «Анализ сводной таблицы> вставить .
Выберите поля, для которых вы хотите создать срезы. Затем нажмите кнопку OK.
Excel разместит на листе по одному срезу для каждого выбранного фрагмента, но вы можете упорядочить и размер каждого из них.
Нажмите кнопки среза, чтобы выбрать элементы, которые нужно отобразить в сводной таблице.

Фильтры вручную используют автофильтр. Они работают вместе со срезами, поэтому можно использовать срез для создания высокоуровневого фильтра, а затем использовать автофильтр для более глубокого изучения.

Чтобы отобразить автофильтр, щелкните стрелку раскрывающегося списка фильтра, которая зависит от макета отчета.

Компактный макет


Поле «Значение» находится в области «Строки»	Поле «Значение» находится в области «Столбцы»

Структура или табличный макет

отображает имя поля «Значения» в левом верхнем углу

Чтобы выполнить фильтрацию путем создания условного выражения, выберите фильтры меток, а затем создайте фильтр меток.
Чтобы отфильтровать значения, выберите фильтры значений , а затем создайте фильтр значений.
Чтобы отфильтровать по определенным подписям строк (в компактном макете) или подписям столбцов (в структуре или табличном макете), снимите флажки «Выбрать все«, а затем установите флажки рядом с элементами, которые нужно отобразить. Вы также можете выполнить фильтрацию, введя текст в поле поиска .
Выберите OK.

Совет: Вы также можете добавить фильтры в поле фильтра сводной таблицы. Это также дает возможность создавать отдельные листы сводной таблицы для каждого элемента в поле фильтра. Дополнительные сведения см. в разделе «Использование списка полей для размещения полей в сводной таблице».

С помощью фильтров можно также отобразить 10 первых или последних значений либо данные, которые соответствуют заданным условиям.

Компактный макет


Поле «Значение» находится в области «Строки»	Поле «Значение» находится в области «Столбцы»

Структура или табличный макет

отображает имя поля «Значения» в левом верхнем углу

Выберите фильтры значений> 10.
В первом поле выберите » Сверху» или » Снизу».
Во втором поле введите число.
В третьем поле выполните следующие действия.
- Чтобы применить фильтр по числу элементов, выберите вариант элементов списка.
- Чтобы применить фильтр по процентным значениям, выберите вариант Процент.
- Чтобы применить фильтр по сумме, выберите вариант Сумма.
В четвертом поле выберите поле «Значения «.

С помощью фильтра отчета можно быстро отображать различные наборы значений в сводной таблице. Элементы, которые вы выбрали в фильтре, отображаются в сводной таблице, а невыбранные элементы скрываются. Если вы хотите отобразить страницы фильтра (набор значений, которые соответствуют выбранным элементам фильтра) на отдельных листах, можно задать соответствующий параметр.

Добавление фильтра отчета

Щелкните в любом месте сводной таблицы.

Откроется область Поля сводной таблицы.
В списке полей сводной таблицы щелкните поле и выберите Переместить в фильтр отчета.

Вы можете повторить это действие, чтобы создать несколько фильтров отчета. Фильтры отчета отображаются над сводной таблицей, что позволяет легко найти их.

Чтобы изменить порядок полей, в области Фильтры перетащите поле в нужное место или дважды щелкните его и нажмите кнопку Вверх или Вниз. Порядок фильтров отчета соответствующим образом отразится в сводной таблице.

Отображение фильтров отчета в строках или столбцах

Щелкните сводную таблицу (она может быть связана со сводной диаграммой).
Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте сводной таблицы и выберите Параметры сводной таблицы.
На вкладке Макет задайте указанные ниже параметры.
1. В области Фильтр отчета в поле со списком Отображать поля выполните одно из следующих действий:
  - Чтобы отобразить фильтры отчета в строках сверху вниз, выберите Вниз, затем вправо.
  - Чтобы отобразить фильтры отчета в столбцах слева направо, выберите Вправо, затем вниз.
2. В поле Число полей фильтра в столбце введите или выберите количество полей, которые нужно отобразить до перехода к другому столбцу или строке (с учетом параметра Отображать поля, выбранного на предыдущем шаге).

Выбор элементов в фильтре отчета

В сводной таблице щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с фильтром отчета.
Установите флажки рядом с элементами, которые вы хотите отобразить в отчете. Чтобы выбрать все элементы, установите флажок (Выбрать все).

В отчете отобразятся отфильтрованные элементы.

Отображение страниц фильтра отчета на отдельных листах

Щелкните в любом месте сводной таблицы (она может быть связана со сводной диаграммой), в которой есть один или несколько фильтров.
На вкладке Анализ сводной таблицы (на ленте) нажмите кнопку Параметры и выберите пункт Отобразить страницы фильтра отчета.
В диалоговом окне Отображение страниц фильтра отчета выберите поле фильтра отчета и нажмите кнопку ОК.

В сводной таблице выберите один или несколько элементов в поле, которое вы хотите отфильтровать по выделенному.
Щелкните выбранный элемент правой кнопкой мыши, а затем выберите Фильтр.
Выполните одно из следующих действий:
- Чтобы отобразить выбранные элементы, щелкните Сохранить только выделенные элементы.
- Чтобы скрыть выбранные элементы, щелкните Скрыть выделенные элементы.
  
  Совет: Чтобы снова показать скрытые элементы, удалите фильтр. Щелкните правой кнопкой мыши другой элемент в том же поле, щелкните Фильтр и выберите Очистить фильтр.

Чтобы применить несколько фильтров к одному полю или скрыть из сводной таблицы кнопки фильтрации, воспользуйтесь приведенными ниже инструкциями по включению и отключению параметров фильтрации.

Щелкните любое место сводной таблицы. На ленте появятся вкладки для работы со сводными таблицами.
На вкладке Анализ сводной таблицы нажмите кнопку Параметры.
1. В диалоговом окне «Параметры сводной таблицы» откройте вкладку «Итоги & фильтров«.
2. В области «Фильтры» установите или снимите флажок «Разрешить несколько фильтров на поле» в зависимости от того, что вам нужно.
3. Откройте вкладку «Отображение», а затем установите или снимите флажок «Заголовки и фильтры» поля отображения, чтобы отобразить или скрыть подписи полей и раскрывающиеся списки фильтров.

Вы можете просматривать сводные таблицы и взаимодействовать с ними в Excel в Интернете путем создания срезов и фильтрации вручную.

Срезы предоставляют кнопки, которые можно нажать для фильтрации таблиц или сводных таблиц. В дополнение к быстрой фильтрации срезы также указывают текущее состояние фильтрации, что позволяет легко понять, что именно отображается в данный момент.

Дополнительные сведения см. в разделе «Использование срезов для фильтрации данных».

Если у вас есть классическое приложение Excel, нажмите кнопку «Открыть в Excel «, чтобы открыть книгу и создать новые срезы для данных сводной таблицы. Нажмите кнопку Открыть в Excel и отфильтруйте данные в сводной таблице.

Чтобы отобразить автофильтр, щелкните стрелку раскрывающегося списка фильтра, которая зависит от макета отчета.

Один столбец

Макет по умолчанию отображает поле «Значение» в области «Строки»

Отдельный столбец

отображает вложенное поле строки в отдельном столбце
Чтобы выполнить фильтрацию путем создания условного выражения, выберите< поле >> фильтров меток, а затем создайте фильтр меток.
Чтобы выполнить фильтрацию по значениям, выберите< поле >> фильтров значений, а затем создайте фильтр значений.
Чтобы выполнить фильтрацию по определенным подписям строк, выберите «Фильтр «, снимите флажки «Выбрать все «, а затем установите флажки рядом с элементами, которые нужно отобразить. Вы также можете выполнить фильтрацию, введя текст в поле поиска .
Выберите OK.

Щелкните любое место сводной таблицы. На ленте появятся вкладки для работы со сводными таблицами (Анализ сводной таблицы и Конструктор).
На вкладке Анализ сводной таблицы нажмите кнопку Вставить срез.
В диалоговом окне Вставка срезов выберите поля, для которых нужно создать срезы.
Нажмите кнопку ОК.

Для каждого поля, выбранного в диалоговом окне Вставка срезов, отобразится срез.
В каждом срезе выберите элементы, которые нужно отобразить в сводной таблице.

Совет: Чтобы изменить вид среза, щелкните срез, чтобы отобразить вкладку «Срез » на ленте. Вы можете применить стиль среза или изменить параметры с помощью различных параметров вкладки.

В сводной таблице щелкните стрелку списка Названия строк или Названия столбцов.
Снимите флажок (Выделить все) в начале списка названий строк или столбцов и установите флажки для элементов, которые нужно отобразить в сводной таблице.
Стрелка фильтрации примет вид , означающий, что фильтр применен. Чтобы изменить или удалить фильтр, щелкните ее и выберите Удалить фильтр с <Имя поля>.

Чтобы удалить сразу все фильтры, на вкладке Анализ сводной таблицы нажмите кнопку Очистить и выберите пункт Очистить фильтры.

Добавление фильтра отчета

Щелкните в любом месте сводной таблицы.

Откроется область Поля сводной таблицы.
В списке полей сводной таблицы щелкните поле и выберите Переместить в фильтр отчета.

Чтобы изменить порядок полей, в области Фильтры перетащите поле в нужное место или дважды щелкните его и нажмите кнопку Вверх или Вниз. Порядок фильтров отчета соответствующим образом отразится в сводной таблице.

Отображение фильтров отчета в строках или столбцах

Щелкните сводную таблицу (она может быть связана со сводной диаграммой).
Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте сводной таблицы и выберите Параметры сводной таблицы.
На вкладке Макет задайте указанные ниже параметры.
1. В области Фильтр отчета в поле со списком Отображать поля выполните одно из следующих действий:
  - Чтобы отобразить фильтры отчета в строках сверху вниз, выберите Вниз, затем вправо.
  - Чтобы отобразить фильтры отчета в столбцах слева направо, выберите Вправо, затем вниз.
2. В поле Число полей фильтра в столбце введите или выберите количество полей, которые нужно отобразить до перехода к другому столбцу или строке (с учетом параметра Отображать поля, выбранного на предыдущем шаге).

Выбор элементов в фильтре отчета

В сводной таблице щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с фильтром отчета.
Установите флажки рядом с элементами, которые вы хотите отобразить в отчете. Чтобы выбрать все элементы, установите флажок (Выбрать все).

В отчете отобразятся отфильтрованные элементы.

Отображение страниц фильтра отчета на отдельных листах

Щелкните в любом месте сводной таблицы (она может быть связана со сводной диаграммой), в которой есть один или несколько фильтров.
На вкладке Анализ сводной таблицы (на ленте) нажмите кнопку Параметры и выберите пункт Отобразить страницы фильтра отчета.
В диалоговом окне Отображение страниц фильтра отчета выберите поле фильтра отчета и нажмите кнопку ОК.

В сводной таблице щелкните стрелку рядом со списком Названия строк или Названия столбцов.
Щелкните выбранный элемент правой кнопкой мыши, а затем выберите пункты Фильтр > Первые 10 или Последние 10.
В первом поле введите число.
Во втором поле выберите параметр, по которому требуется выполнить фильтрацию. Доступны указанные ниже варианты.
- Чтобы применить фильтр по числу элементов, выберите вариант элементов списка.
- Чтобы применить фильтр по процентным значениям, выберите вариант Процент.
- Чтобы применить фильтр по сумме, выберите вариант Сумма.
С помощью поля поиска при необходимости можно выполнить поиск определенного значения.

В сводной таблице выберите один или несколько элементов в поле, которое вы хотите отфильтровать по выделенному.
Щелкните выбранный элемент правой кнопкой мыши, а затем выберите Фильтр.
Выполните одно из следующих действий:
- Чтобы отобразить выбранные элементы, щелкните Сохранить только выделенные элементы.
- Чтобы скрыть выбранные элементы, щелкните Скрыть выделенные элементы.
  
  Совет: Чтобы снова показать скрытые элементы, удалите фильтр. Щелкните правой кнопкой мыши другой элемент в том же поле, щелкните Фильтр и выберите Очистить фильтр.

Щелкните любое место сводной таблицы. На ленте появятся вкладки для работы со сводными таблицами.
На вкладке Анализ сводной таблицы нажмите кнопку Параметры.
1. В диалоговом окне Параметры сводной таблицы откройте вкладку Макет.
2. В области Макет установите или снимите флажок Разрешить несколько фильтров для поля.
3. Откройте вкладку «Отображение», а затем установите или снимите флажок «Подписи полей» и «Фильтры», чтобы отобразить или скрыть подписи полей и отфильтровать раскрывающиеся списки.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Видео: фильтрация данных в сводной таблице

Создание сводной таблицы для анализа данных на листе

Создание сводной таблицы для анализа внешних данных

Создание сводной таблицы для анализа данных в нескольких таблицах

Сортировка данных в сводной таблице

Группировка и отмена группировки данных в сводной таблице

Источник

На тренингах я часто задаю вопрос участникам: Кто знает, как отфильтровать отдельный (не итоговый) столбец сводной таблицы по значениям? И что я слышу в ответ: Это невозможно! В сводных таблицах нет такой возможности! Вопрос настолько древний, что люди уже перепробовали всякие варианты и не найдя решения сделали вывод — невозможно. Хотя решение существует.

Файлы для скачивания:

Файл	Описание	Размер файла:	Скачивания
Пример		290 Кб	2379

Что я имею ввиду — смотрите на картинке:

Как же это возможно? На самом деле все просто. Установите курсор в самую левую ячейку предшествующую сводной таблице, над полем сводной таблицы в котором написано «Сумма по полю…» и нажмите кнопку «Фильтр» во вкладке «Данные» главного меню:

Фильтр появиться в каждом столбце сводной таблицы.

Сразу хочу оговориться что использований такого фильтра связано с рядом нюансов, а именно:

Итоговая строка не пересчитывается (как при применении «Фильтра по значениям»);
При включении данного фильтра «убивается» фильтр по «Названию строк» (при отключении восстанавливается);
Если перед включением фильтра по столбцам в поле «Фильтры» сводной таблицы установлено хотя бы одно поле — фильтр включится некорректно. Необходимо вначале включить фильтр по столбцам, а потом перетаскивать нужные поля в поле «Фильтры» сводной таблицы.

GIF

Чтобы увидеть видео включите в браузере GIF-Анимацию.

Но это все мелочи, когда выполнена необходимая задача, а именно отфильтрованы данные столбца по значению.

Добавить комментарий

Источник

17 авг. 2022 г.
читать 2 мин

В следующем пошаговом примере показано, как отфильтровать первые 10 значений в сводной таблице Excel.

Шаг 1: введите данные

Во-первых, давайте введем следующие данные о продажах для 15 разных магазинов:

Шаг 2: Создайте сводную таблицу

Чтобы создать сводную таблицу, щелкните вкладку « Вставка » на верхней ленте, а затем щелкните значок «Сводная таблица»:

В появившемся новом окне выберите A1: C26 в качестве диапазона и поместите сводную таблицу в ячейку E1 существующего рабочего листа:

После того, как вы нажмете OK , в правой части экрана появится новая панель полей сводной таблицы .

Перетащите поле « Магазин » в поле « Строки », затем перетащите поля « Продажи » и « Возвраты» в поле « Значения »:

Сводная таблица будет автоматически заполнена следующими значениями:

Шаг 3: Отфильтруйте 10 лучших значений в сводной таблице

Чтобы отобразить только 10 магазинов с самыми высокими значениями в столбце « Сумма продаж », щелкните правой кнопкой мыши имя любого магазина.

В появившемся раскрывающемся меню нажмите « Фильтр » , затем нажмите « 10 лучших »:

В появившемся новом окне выберите «10 лучших товаров по сумме продаж », затем нажмите « ОК »:

Сводная таблица будет автоматически отфильтрована, чтобы отображались только 10 магазинов с 10 лучшими значениями столбца « Сумма продаж »:

Примечание.Вы можете использовать число, отличное от 10, чтобы отфильтровать другое количество верхних значений.

Шаг 4. Отсортируйте первые 10 значений в сводной таблице (необязательно)

Обратите внимание, что параметр фильтра отображает 10 магазинов с самыми высокими значениями продаж, но не отображает их автоматически в отсортированном порядке.

Чтобы отсортировать магазины по значениям продаж, щелкните правой кнопкой мыши любое значение в столбце « Сумма продаж », затем нажмите « Сортировать », затем нажмите « Сортировать от наибольшего к наименьшему» :

Магазины в сводной таблице будут автоматически отсортированы от самого большого к самому маленькому в зависимости от продаж:

Дополнительные ресурсы

В следующих руководствах объясняется, как выполнять другие распространенные задачи в Excel:

Как отсортировать сводную таблицу по общей сумме в Excel
Как сгруппировать значения в сводной таблице по диапазону в Excel
Как сгруппировать по месяцам и годам в сводной таблице в Excel

Источник

Download Article

Pivot tables can provide a great deal of information and analysis about the data contained in a worksheet, but, sometimes, even the most well-designed pivot table can display more information than you need. In these cases, it can be helpful to set up filters within your pivot table. Filters can be set up once and then changed as needed to display different information for different users. Here’s how to add filter functionality to pivot tables so you can gain more control over the data that is displayed.

Steps

1

Launch Microsoft Excel.
2

Browse to and open the workbook file containing the pivot table and source data for which you need filter data.

Advertisement
3

Select the worksheet containing the pivot tab and make it active by clicking the appropriate tab.
4
Determine the attribute by which you want to filter data in your pivot table.
- The attribute should be one of the column labels from the source data that is populating your pivot table.
- For example, assume your source data contains sales by product, month and region. You could choose any one of these attributes for your filter and have your pivot table display data for only certain products, certain months or certain regions. Changing the filter field would determine which values for that attribute are shown.
5

Force the Pivot Table Wizard or Field List to launch by clicking a cell inside the pivot table.
6
Drag and drop the column label field name you wish to apply as a filter to the «Report Filter» section of the pivot table field list.
- This field name may already be in the «Column Labels» or «Row Labels» section.
- It may be in the list of all field names as an unused field.
7
Set the filter to display one of the values for the field.
- You can set the filter to display all values or only one. Click the arrow beside the filtered label and check the «Select Multiple Items» check box if you would like to select certain values for your filter.

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Hide the rows containing the filter drop-down box, use the Protect Sheet utility and set a password if you do not want other users of your pivot table to be able to manipulate the report filter . This allows you to send different versions of the pivot table file to different users.
You can filter data for any field name selected as a «Row Label» or «Column Label,» but moving the field name into the «Report Filter» section will keep your pivot table easier to manipulate and less complicated to understand.

Thanks for submitting a tip for review!

About This Article

Thanks to all authors for creating a page that has been read 184,636 times.

Is this article up to date?

Источник

Загрузить PDF

Сводная таблица может предоставить множество полезной информации для анализа данных в рабочем документе. Иногда даже самая хорошо составленная сводная таблица отображает больше информации, чем вам нужно. В таком случае, нужно установить фильтр для этой сводной таблицы. Фильтр можно устанавливать и менять в любое время, изменяя порядок отображения информации для различных пользователей. Мы расскажем вам, как добавить фильтр в сводную таблицу, чтобы получить больше контроля над отображением данных.

Шаги

1

Запустите Microsoft Excel.
2

Откройте файл, с которым вы будете работать, в котором содержится сводная таблица и исходные данные, которые нужно фильтровать.
3

Выберите рабочий документ со сводной таблицей. Откройте его в новой вкладке.
4
Установите атрибут, по которому вы хотите сортировать и фильтровать данные в сводной таблице.
- Этот атрибут должен быть одним из ярлыков колонки в таблице с исходными данными.
- Например, предположим, что ваши исходные данные содержат информацию о продажах продукции за месяц в определенном регионе. Вы можете выбрать, например, месяц в качестве атрибута для вашего фильтра, чтобы скрыть эти данные или наоборот показывать их.
5

Запустите мастер сводных таблиц или другую программу для создания и управления таблицами, нажав на клетку внутри сводной таблицы.
6
Перетяните нужный ярлык столбца, который вы будете использовать для создания фильтра, в секцию «Установить фильтр» в списке опций для редактирования сводной таблицы.
- Имя этого поля уже может находиться в секции «Ярлыки столбцов».
- Название ярлыка уже может быть указано в списке названий всех клеток таблицы.
7
Установите фильтр для сводной таблицы.
- Вы можете установить фильтр, позволяющий скрыть или наоборот выделить отображение определенных данных. Нажмите на стрелочку возле фильтров по ярлыку и выберите опцию «Выбрать несколько предметов». Введите атрибуты для фильтра.
Реклама

Советы

Спрячьте ряды, содержащие фильтр, используя «Защитный лист», а затем установите пароль, если вы не хотите, чтобы другие пользователи могли редактировать фильтр для этой сводной таблицы. Таким образом, разные пользователи будут видеть различные данные в вашей сводной таблице.
Вы можете фильтровать данные для любого участка сводной таблицы, отредактировав настройки ярлыка и название ряда или столбца. Установите нужные атрибуты в поле «Установить фильтр».

Об этой статье

Эту страницу просматривали 12 271 раз.

Была ли эта статья полезной?

Источник

В сводных таблицах по умолчанию всегда есть возможность работать с фильтрами по полям группировки (строки, фильтры, столбцы сводной таблицы).

Но, к сожалению, нет фильтров на добавляемых числовых столбцах, т.е. тех столбцах, которые мы добавляем в область Значения.

Решение этой проблемы не очевидное, но оно все-таки существует.

Рассмотрим пример на таблице продаж товаров по категориям

Для того, чтобы это сделать необходимо:

В сформированной сводной таблице выделить любую ячейку справа от сводной таблицы (эта область выделена желтым).
На вкладке Данные нажать на кнопку «Фильтр».
Теперь в нашей таблице, например, можно отфильтровать категории с оборотом более 10 млн руб. , применять фильтр одновременно к нескольким числовым столбцам и т.д. как с фильтром на обычной таблице.

Если материал Вам понравился или даже пригодился, Вы можете поблагодарить автора, переведя определенную сумму по кнопке ниже:
(для перевода по карте нажмите на VISA и далее «перевести»)

Источник

#Руководства

13 май 2022
0

Как систематизировать тысячи строк и преобразовать их в наглядный отчёт за несколько минут? Разбираемся на примере с квартальными продажами автосалона

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Сводная таблица — инструмент для анализа данных в Excel. Она собирает информацию из обычных таблиц, обрабатывает её, группирует в блоки, проводит необходимые вычисления и показывает итог в виде наглядного отчёта. При этом все параметры этого отчёта пользователь может настроить под себя и свои потребности.

Разберёмся, для чего нужны сводные таблицы. На конкретном примере покажем, как их создать, настроить и использовать. В конце расскажем, можно ли делать сводные таблицы в «Google Таблицах».

Сводные таблицы удобно применять, когда нужно сформировать отчёт на основе большого объёма информации. Они суммируют значения, расположенные не по порядку, группируют данные из разных участков исходной таблицы в одном месте и сами проводят дополнительные расчёты.

Вид сводной таблицы можно настраивать под себя самостоятельно парой кликов мыши — менять расположение строк и столбцов, фильтровать итоги и переносить блоки отчёта с одного места в другое для лучшей наглядности.

Разберём на примере. Представьте небольшой автосалон, в котором работают три менеджера по продажам. В течение квартала данные об их продажах собирались в обычную таблицу: модель автомобиля, его характеристики, цена, дата продажи и ФИО продавца.

Таблица, в которой хранятся данные о продажах автосалона
Скриншот: Skillbox Media

В конце квартала планируется выдача премий. Нужно проанализировать, кто принёс больше прибыли салону. Для этого нужно сгруппировать все проданные автомобили под каждым менеджером, рассчитать суммы продаж и определить итоговый процент продаж за квартал.

Разберёмся пошагово, как это сделать с помощью сводной таблицы.

Создаём сводную таблицу

Чтобы сводная таблица сработала корректно, важно соблюсти несколько требований к исходной:

у каждого столбца исходной таблицы есть заголовок;
в каждом столбце применяется только один формат — текст, число, дата;
нет пустых ячеек и строк.

Теперь переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопку «Сводная таблица».

Жмём сюда, чтобы создать сводную таблицу
Скриншот: Skillbox Media

Появляется диалоговое окно. В нём нужно заполнить два значения:

диапазон исходной таблицы, чтобы сводная могла забрать оттуда все данные;
лист, куда она перенесёт эти данные для дальнейшей обработки.

В нашем случае выделяем весь диапазон таблицы продаж вместе с шапкой. И выбираем «Новый лист» для размещения сводной таблицы — так будет проще перемещаться между исходными данными и сводным отчётом. Жмём «Ок».

Выделяем диапазон исходной таблицы и отмечаем лист, где разместится сводная
Скриншот: Skillbox Media

Excel создал новый лист. Для удобства можно сразу переименовать его.

Слева на листе расположена область, где появится сводная таблица после настроек. Справа — панель «Поля сводной таблицы», в которые мы будем эти настройки вносить. В следующем шаге разберёмся, как пользоваться этой панелью.

Появился новый лист для сводной таблицы
Скриншот: Skillbox Media

Настраиваем сводную таблицу и получаем результат

В верхней части панели настроек находится блок с перечнем возможных полей сводной таблицы. Поля взяты из заголовков столбцов исходной таблицы: в нашем случае это «Марка, модель», «Цвет», «Год выпуска», «Объём», «Цена», «Дата продажи», «Продавец».

Нижняя часть панели настроек состоит из четырёх областей — «Значения», «Строки», «Столбцы» и «Фильтры». У каждой области своя функция:

«Значения» — проводит вычисления на основе выбранных данных из исходной таблицы и относит результаты в сводную таблицу. По умолчанию Excel суммирует выбранные данные, но можно выбрать другие действия. Например, рассчитать среднее, показать минимум или максимум, перемножить.
Если данные выбранного поля в числовом формате, программа просуммирует их значения (например, рассчитает общую стоимость проданных автомобилей). Если формат данных текстовый — программа покажет количество ячеек (например, определит количество проданных авто).
«Строки» и «Столбцы» — отвечают за визуальное расположение полей в сводной таблице. Если выбрать строки, то поля разместятся построчно. Если выбрать столбцы — поля разместятся по столбцам.
«Фильтры» — отвечают за фильтрацию итоговых данных в сводной таблице. После построения сводной таблицы панель фильтров появляется отдельно от неё. В ней можно выбрать, какие данные нужно показать в сводной таблице, а какие — скрыть. Например, можно показывать продажи только одного из менеджеров или только за выбранный период.

Настроить сводную таблицу можно двумя способами:

Поставить галочку напротив нужного поля — тогда Excel сам решит, где нужно разместить это значение в сводной таблице, и сразу заберёт его туда.
Выбрать необходимые для сводной таблицы поля из перечня и перетянуть их в нужную область вручную.

Первый вариант не самый удачный: Excel редко ставит данные так, чтобы с ними было удобно работать, поэтому сводная таблица получается неинформативной. Остановимся на втором варианте — он предполагает индивидуальные настройки для каждого отчёта.

В случае с нашим примером нужно, чтобы сводная таблица отразила ФИО менеджеров по продаже, проданные автомобили и их цены. Остальные поля — технические характеристики авто и дату продажи — можно будет использовать для фильтрации.

Таблица получится наглядной, если фамилии менеджеров мы расположим построчно. Находим в верхней части панели поле «Продавец», зажимаем его мышкой и перетягиваем в область «Строки».

После этого в левой части листа появится первый блок сводной таблицы: фамилии менеджеров по продажам.

Добавляем в сводную таблицу поле «Продавцы» через область «Строки»
Скриншот: Skillbox

Теперь добавим модели автомобилей, которые эти менеджеры продали. По такому же принципу перетянем поле «Марка, модель» в область «Строки».

В левую часть листа добавился второй блок. При этом сводная таблица сама сгруппировала все автомобили по менеджерам, которые их продали.

Добавляем в сводную таблицу поле «Марка, модель» через область «Строки»
Скриншот: Skillbox Media

Определяем, какая ещё информация понадобится для отчётности. В нашем случае — цены проданных автомобилей и их количество.

Чтобы сводная таблица самостоятельно суммировала эти значения, перетащим поля «Марка, модель» и «Цена» в область «Значения».

Добавляем в сводную таблицу поля «Марка, модель» и «Цена» через область «Значения»
Скриншот: Skillbox Media

Теперь мы видим, какие автомобили продал каждый менеджер, сколько и по какой цене, — сводная таблица самостоятельно сгруппировала всю эту информацию. Более того, напротив фамилий менеджеров можно посмотреть, сколько всего автомобилей они продали за квартал и сколько денег принесли автосалону.

По такому же принципу можно добавлять другие поля в необходимые области и удалять их оттуда — любой срез информации настроится автоматически. В нашем примере внесённых данных в сводной таблице будет достаточно. Ниже рассмотрим, как настроить фильтры для неё.

Настраиваем фильтры сводной таблицы

Чтобы можно было фильтровать информацию сводной таблицы, нужно перенести требуемые поля в область «Фильтры».

В нашем примере перетянем туда все поля, не вошедшие в основной состав сводной таблицы: объём, дату продажи, год выпуска и цвет.

Над сводной таблицей появился дополнительный блок с фильтрами
Скриншот: Skillbox Media

Для примера отфильтруем данные по году выпуска: настроим фильтр так, чтобы сводная таблица показала только проданные авто 2017 года.

В блоке фильтров нажмём на стрелку справа от поля «Год выпуска»:

Появилось всплывающее окно для фильтрации
Скриншот: Skillbox Media

В появившемся окне уберём галочку напротив параметра «Выделить все» и поставим её напротив параметра «2017». Закроем окно.

Фильтруем таблицу по году выпуска проданных автомобилей
Скриншот: Skillbox Media

Теперь сводная таблица показывает только автомобили 2017 года выпуска, которые менеджеры продали за квартал. Чтобы снова показать таблицу в полном объёме, нужно в том же блоке очистить установленный фильтр.

Так выглядит отфильтрованная сводная таблица
Скриншот: Skillbox Media

Фильтры можно выбирать и удалять как удобно — в зависимости от того, какую информацию вы хотите увидеть в сводной таблице.

Проводим дополнительные вычисления

Сейчас в нашей сводной таблице все продажи менеджеров отображаются в рублях. Предположим, нам нужно понять, каков процент продаж каждого продавца в общем объёме. Можно рассчитать это вручную, а можно воспользоваться дополнениями сводных таблиц.

Кликнем правой кнопкой на любое значение цены в таблице. Выберем параметр «Дополнительные вычисления», затем «% от общей суммы».

Меняем структуру квартальных продаж менеджеров на процентную
Скриншот: Skillbox

Теперь вместо цен автомобилей в рублях отображаются проценты: какой процент каждый проданный автомобиль составил от общей суммы продаж всего автосалона за квартал. Проценты напротив фамилий менеджеров — их общий процент продаж в этом квартале.

Сводная таблица самостоятельно рассчитала процент продаж за квартал для каждого менеджера
Скриншот: Skillbox Media

Можно свернуть подробности с перечнями автомобилей, кликнув на знак – слева от фамилии менеджера. Тогда таблица станет короче, а данные, за которыми мы шли, — кто из менеджеров поработал лучше в этом квартале, — будут сразу перед глазами.

Так сводная таблица выглядит в свёрнутом виде
Скриншот: Skillbox Media

Чтобы снова раскрыть данные об автомобилях — нажимаем +.

Чтобы значения снова выражались в рублях — через правый клик мыши возвращаемся в «Дополнительные вычисления» и выбираем «Без вычислений».

Обновляем данные сводной таблицы

Предположим, в исходную таблицу внесли ещё две продажи последнего дня квартала.

В исходной таблице появились две дополнительные строки
Скриншот: Skillbox

В сводную таблицу эти данные самостоятельно не добавятся — изменился диапазон исходной таблицы. Поэтому нужно поменять первоначальные параметры.

Переходим на лист сводной таблицы. Во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Изменить источник данных».

Жмём сюда, чтобы изменить исходный диапазон
Скриншот: Skillbox Media

Кнопка переносит нас на лист исходной таблицы, где нужно выбрать новый диапазон. Добавляем в него две новые строки и жмём «ОК».

Добавляем в исходный диапазон две новые строки
Скриншот: Skillbox Media

После этого данные в сводной таблице меняются автоматически: у менеджера Трегубова М. вместо восьми продаж становится десять.

Данные в сводной таблице обновились автоматически
Скриншот: Skillbox Media

Когда в исходной таблице нужно изменить информацию в рамках текущего диапазона, данные в сводной таблице автоматически не изменятся. Нужно будет обновить их вручную.

Например, поменяем цены двух автомобилей в таблице с продажами.

Меняем данные двух ячеек в исходной таблице
Скриншот: Skillbox Media

Чтобы данные сводной таблицы тоже обновились, переходим на её лист и во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Обновить».

Теперь у менеджера Соколова П. изменились данные в столбце «Цена, руб.».

Жмём сюда, чтобы обновить данные
Скриншот: Skillbox Media

Как использовать сводные таблицы в «Google Таблицах»? Нужно перейти во вкладку «Вставка» и выбрать параметр «Создать сводную таблицу». Дальнейший ход действий такой же, как и в Excel: выбрать диапазон таблицы и лист, на котором её нужно построить; затем перейти на этот лист и в окне «Редактор сводной таблицы» указать все требуемые настройки. Результат примет такой вид:

Так выглядит сводная таблица в «Google Таблицах»
Скриншот: Skillbox Media

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Источник

Фильтрация сводных таблиц Срезами и Шкалой

Работая с большими сводными таблицами, часто приходится их принудительно упрощать, фильтруя часть информации, чтобы не утонуть в цифрах. Самый простой способ для этого — поместить некоторые поля в область фильтра (в версиях до 2007 она называлась область страниц) и выбирать из выпадающих списков только нужные значения:

Неудобства такого способа очевидны:

При выборе нескольких элементов — их не видно, а видно текст «(несколько элементов)». Не юзерфрендли ни разу.
Один фильтр отчета жестко привязан к одной сводной таблице. Если у нас несколько сводных таблиц (а одной обычно дело не ограничивается), то для каждой(!) придется создавать свой фильтр и для каждой придется его раскрывать, отмечать галочками нужные элементы и жать ОК. Жутко неудобно, видел даже энтузиастов, которые писали специальные макросы для этих целей.

Если у вас Excel 2010, то все это можно делать более изящно — с помощью срезов (slicers). Срезы — это удобное кнопочное графическое представление интерактивных фильтров отчета для сводной таблицы или диаграммы:

Срез выглядит как отдельный графический объект (как диаграмма или картинка), не связан с ячейками и отображается над листом, что позволяет легко его перемещать. Чтобы создать срез для текущей сводной таблицы нужно перейти на вкладку Параметры (Options) и в группе Сортировка и фильтр (Sort and filter) нажать кнопку Вставить срез (Insert slicer):

Теперь при выделении или снятии выделения с элементов среза (можно использовать клавиши Ctrl и Shift, а также протягивание с нажатой левой кнопкой мыши для выделения оптом) в сводной таблице будут отображаться только отфильтрованные данные по отобранным элементам. Дополнительный приятный нюанс в том, что срез разными цветами отображает не только выделенные, но еще и пустые элементы, для которых нет ни одного значения в исходной таблице:

Если вы используете несколько срезов, то это позволит быстро и наглядно отобразить взаимосвязи между элементами данных:

Один и тот же срез можно легко привязать к нескольким сводным таблицам и диаграммам, используя с вкладки Параметры (Options) кнопку Подключения к сводной таблице (Pivot table connections), которая открывает соответствующее диалоговое окно:

Тогда выделение элементов на одном срезе будет влиять сразу на несколько таблиц и диаграмм, возможно даже, на разных листах.

Не осталась забыта и дизайнерская составляющая. Для форматирования срезов на вкладке Конструктор (Design) есть несколько встроенных стилей:

…и возможность создавать свои варианты оформления:

А уж в связке «сводная таблица — сводная диаграмма — срез» все это выглядит совсем замечательно:

Ссылки по теме

Что такое сводные таблицы, как их строить
Группировка чисел и дат с нужным шагом в сводных таблицах
Построение отчета сводной таблицы по нескольким диапазонам исходных данных
Настройка вычислений в сводных таблицах

Источник