Как excel узнает свои файлы

Представьте себе книгу Excel с очень важными для вас данными, сохраненную на общем сетевом диске компании, куда имеет доступ куча народу. Одним совсем не прекрасным утром вы открываете этот файл и обнаруживаете, что внутри кто-то поиграл в аль-каиду: формулы поломаны, данные стерты, дизайн нарушен. Поскольку вы опытный пользователь, то у вас, конечно же, была резервная копия этого важного документа (была же, правда?) и данные вы восстановите, но чисто из спортивного интереса хотелось бы все же узнать — КТО ЭТО СДЕЛАЛ?!

Давайте попробуем решить эту задачу. Итак, нам нужно:

• фиксировать на отдельном (скрытом) листе имя пользователя, открывшего файл;
• фиксировать там же дату-время открытия и закрытия файла;
• по возможности усложнить взлом или обход такой защиты.

Поехали…

Этап 1. Создаем «Лог»

Добавим в нашу книгу новый лист, куда будет записываться информация о всех пользователях и назовем его, например, Лог. На нем создадим простую шапку будущего журнала учета посетителей:

Этап 2. Макросы фиксации входа-выхода

Теперь добавим макросы для записи на лист Лог даты-времени и имен пользователей при открытии и закрытии книги. Для этого нужно открыть редактор Visual Basic с помощью сочетания Alt+F11 или с помощью кнопки Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) и найти в левом верхнем углу панель Project (если она не отображается, то включить ее можно сочетанием клавиш Ctrl+R):

Двойным щелчком откройте модуль ЭтаКнига (ThisWorkbook) и вставьте туда пару наших макросов для обработки событий открытия и закрытия книги:

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) 
   'ищем последнюю занятую строчку в логах 
   lastrow = Worksheets("Лог").Range("A60000").End(xlUp).Row 
   'заносим дату-время выхода из файла 
   If lastrow>1 Then Worksheets("Лог").Cells(lastrow, 3) = Now 
   'сохраняемся перед выходом 
   ActiveWorkbook.Save 
End Sub 

Private Sub Workbook_Open() 
   'ищем последнюю занятую строчку в логах 
   lastrow = Worksheets("Лог").Range("A60000").End(xlUp).Row 
   'заносим имя пользователя и дату-время входа в файл 
   Worksheets("Лог").Cells(lastrow + 1, 1) = Environ("USERNAME") 
   Worksheets("Лог").Cells(lastrow + 1, 2) = Now 
End Sub

В первом приближении все уже должно работать. Попробуйте открыть-закрыть этот файл пару раз и убедитесь, что на лист Лог попадает ваше имя пользователя (логин входа в Windows) и дата-время:

Этап 3. Улучшаем надежность

Можно было бы скрыть лист Лог и на этом остановиться, но есть одно «но»: если у пользователя, который открывает нашу книгу, макросы разрешены по умолчанию либо он сам их разрешает, нажав в окне предупреждения на кнопку Включить содержимое, то все в порядке:

Но что если пользователь не разрешит выполнение макросов или они отключены у него по умолчанию? Тогда наши макросы отслеживания выполняться не будут и фиксации имени и даты не произойдет Как же заставить пользователя разрешить использование макросов?

Чтобы обойти эту проблемку воспользуемся небольшой тактической хитростью. Добавьте в нашу книгу еще один чистый лист, назовите его Предупреждение и вставьте на него следующий текст:

Суть в том, чтобы по умолчанию скрыть в книге все листы кроме этого, а рабочие листы с данными отображать с помощью специального макроса. Если пользователь не разрешил выполнение макросов, то он увидит в книге только один лист с предупреждением. Если же макросы разрешены, то наш макрос обработки события открытия книги скроет лист с предупреждением и отобразит листы с данными. Чтобы пользователь сам не отобразил их — используем суперскрытие вместо обычного скрытия листов (параметр xlSheetVeryHidden вместо обычного False).

Чтобы реализовать все описанное, слегка изменим наши процедуры в модуле ЭтаКнига (ThisWorkbook):

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
    'ищем последнюю занятую строчку в логах
    lastrow = Worksheets("Лог").Range("A60000").End(xlUp).Row
    'заносим дату-время выхода из файла
    If lastrow > 1 Then Worksheets("Лог").Cells(lastrow, 3) = Now
    
    'скрываем все листы, кроме листа ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ
    Worksheets("Предупреждение").Visible = True
    For Each sh In ActiveWorkbook.Worksheets
        If sh.Name = "Предупреждение" Then
            sh.Visible = True
        Else
            sh.Visible = xlSheetVeryHidden
        End If
    Next sh
    
    'сохраняемся перед выходом
    ActiveWorkbook.Save
End Sub

Private Sub Workbook_Open()
    'ищем последнюю занятую строчку в логах
    lastrow = Worksheets("Лог").Range("A60000").End(xlUp).Row
    'заносим имя пользователя и дату-время входа в файл
    Worksheets("Лог").Cells(lastrow + 1, 1) = Environ("USERNAME")
    Worksheets("Лог").Cells(lastrow + 1, 2) = Now
    
    'отображаем все листы
    For Each sh In ActiveWorkbook.Worksheets
        sh.Visible = True
    Next sh
    'скрываем листы ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ и ЛОГ
    Worksheets("Предупреждение").Visible = xlSheetVeryHidden
    Worksheets("Лог").Visible = xlSheetVeryHidden
    
End Sub

Чтобы просмотреть скрытый Лог откройте редактор VisualBasic (Alt+F11), выделите лист на панели Project и измените его видимость на панели Properties, используя свойство Visible:

Если пользователи настолько продвинутые, что знают про суперскрытые листы и могут их отобразить через редактор Visual Basic или нарушить работу наших макросов, то можно дополнительно поставить пароль на просмотр и изменение макросов. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по имени файла в панели Project (строка VBAProject (blackbox.xls)), выберите команду VBA Project Properties и включите флажок Lock project for viewing и задайте пароль на вкладке Protection:

Теперь точно никто не уйдет безнаказанным. Большой Брат следит за тобой!

Ссылки по теме

• Суперскрытый лист
• Выборочное отображение листов отдельным пользователям
• 4 способа защиты данных в Microsoft Excel

Этот макрос предназначен для сбора (загрузки) информации из файлов Excel, расположенных в одной папке.

Для работы этого макроса, помимо него самого, вам понадобится добавить в свой файл:

1. функцию FilenamesCollection для получения списка файлов в папке
2. функцию GetFolder для вывода диалогового окна выбора папки с запоминанием выбранной папки
3. прогресс-бар для отображения процесса обработки файлов (модуль класса и форму)

Макрос при запуске выдает диалоговое окно для выбора папки, в которой расположены обрабатываемые файлы,
после чего открывает каждый из файлов, считывает из него данные, помещает их в текущую книгу (из которой запущен макрос),
и закрывает обработанный файл без сохранения изменений.

После того, как очередной файл обработан, он перемещается во вторую папку («архив»).

Код макроса:

Sub ИмпортДанныхИзЗаявок()
    On Error Resume Next: Err.Clear
    ' запрашиваем пути к папкам с файлами
    InvoiceFolder$ = GetFolder(1, , "Выберите папку с файлами заявок (из Outlook)")
    If InvoiceFolder$ = "" Then MsgBox "Не задана папка с заявками", vbCritical, "Обработка заявок невозможна": Exit Sub
 
    ArchieveFolder$ = GetFolder(2, , "Выберите папку, куда будут помещаться обработанные файлы заявок")
    If ArchieveFolder$ = "" Then MsgBox "Не задана папка для архива заявок", vbCritical, "Обработка заявок невозможна": Exit Sub
 
    Dim coll As Collection
    ' загружаем список файлов по маске имени файла
    Set coll = FilenamesCollection(InvoiceFolder$, "Заявка №*от*.xls*", 1)
 
    If coll.Count = 0 Then
        MsgBox "Не найдено ни одной заявки для обработки в папке" & vbNewLine & InvoiceFolder$, _
               vbExclamation, "Нет необработанных заявок"
        Exit Sub
    End If
 
    Dim pi As New ProgressIndicator: pi.Show "Обработка заявок", , 2
    pi.StartNewAction , , , , , coll.Count    ' отображаем прогресс-бар

    Dim WB As Workbook, sh As Worksheet, ra As Range
    Application.ScreenUpdating = False  ' отключаем обновление экрана (чтобы процесс открытия файлов не был виден)

    ' перебираем все найденные в папке файлы
    For Each Filename In coll
 
        ' обновляем информацию на прогресс-баре
        pi.SubAction "Обрабатывается заявка $index из $count", "Файл заявки: " & Dir(Filename), "$time"
        pi.Log "Файл: " & Dir(Filename)
 
        ' открываем очередной файл в режиме «только чтение»
        Set WB = Nothing: Set WB = Workbooks.Open(Filename, False, True)
 
        If WB Is Nothing Then    ' не удалось открыть файл
            pi.Log vbTab & "ОШИБКА при загрузке файла. Файл не обработан."
 
        Else    ' файл успешно открыт
            Set sh = WB.Worksheets(1)    ' будем брать данные с первого листа
            ' берем диапазон ячеек с ячейки B1 до последней заполненной в столбце B
            Set ra = sh.Range(sh.Range("b1"), sh.Range("b" & sh.Rows.Count).End(xlUp))
 
            ' ==== переносим данные в наш файл (shb - кодовое имя листа, куда помещаем данные)
            shb.Range("a" & shb.Rows.Count).End(xlUp).Offset(1).Resize(, ra.Rows.Count).Value = _
            Application.WorksheetFunction.Transpose(ra.Value)
            ' ==== конец обработки данных из очередного файла

            WB.Close False: DoEvents    ' закрываем обработанный файл без сохранения изменений
            pi.Log vbTab & "Файл успешно обработан."
 
            ' перемещаем обработанный файл из папки InvoiceFolder$ в папку ArchieveFolder$
            Name Filename As ArchieveFolder$ & Dir(Filename, vbNormal)
 
        End If
    Next
 
    ' закрываем прогресс-бар, включаем обновление экрана
    pi.Hide: DoEvents: Application.ScreenUpdating = True
    MsgBox "Обработка заявок завершена", vbInformation
End Sub

Во вложении — файл со всеми необходимыми макросами для сбора данных из других файлов Excel

Случалось ли вам волноваться по поводу утечки корпоративных или личных данных за пределы круга допущенных к ним лиц? Если вы руководитель, скажем, отдела, то, я думаю, ответ будет утвердительным. А если же вы руководитель более крупного ранга или хозяин бизнеса, то эти «волнения», полагаю, у многих носят перманентный характер, плавно переходящий в невроз. Но как узнать, кто помимо авторизованных лиц просматривает ваши файлы? Об этой задаче я думал давно, но для успешной реализации всегда чего-то не хватало. И вот недавно, наконец, все компоненты нашлись, сложились в единое целое и я готов вам представить готовый продукт.

Идея контроля

Предположим, что вы — владелец важной бизнес-информации, которую вы храните в формате MS Excel. Информация реально важна и доступ к ней имеют небольшое количество приближенных сотрудников. Утечка крайне нежелательна и создаёт серьёзные риски для бизнеса. Согласитесь, что было бы хорошо, если бы вы получали сигнал, о том, что ваш важный конфиденциальный файл вдруг открывает человек, который этого делать не должен. Да простят меня айтишники, но в половине случаев это именно они Либо это авторизованный сотрудник перепоручил свою работу секретарю, либо ваш файл уже вышел за пределы компании и его смотрит бог знает кто… Перед вами именно такая защита.

Идея в том, что в файл встраивается программный код, который пришлёт вам электронное письмо, когда файл кто-то открывает. Идея простая, но условия для её осуществления наступили сравнительно недавно. Основное условие — повальное распространение интернета. То есть файл сможет подать вам весточку, только если у него будет доступ в интернет. А это сейчас практически везде. Мне возразят, что доступ во многих организациях не прозрачный, что для выхода в интернет может требоваться авторизация, что почтовые протоколы так вообще закрыты в 90% организаций. Это всё так. Однако, тенденции таковы, что доступ в сеть всё больше и больше облегчают, так как и бизнес всё больше сливается с сетью, облачные технологии победно шагают по планете, в сети появляется масса бесплатных и интересных для бизнеса сервисов. Для всего этого требуется широкополосный доступ в интернет, а не через прокси сервер, который в сколь-нибудь большой компании просто не прокачает такой трафик. А уж дома у людей вообще всё хорошо — любой утюг скоро без интернета будет отказываться работать.

Второе возражение, которое я услышу будет такое: «Ха! Ну и кто же позволит запустить твоему файлу макросы?» На это я скажу, что этот аспект меня беспокоит куда меньше наличия доступа в сеть, так как в подавляющем своём большинстве люди — ни ухом ни рылом в макросах. Файл открылся — и слава Богу. Далее, если макросы не будут разрешены для этого файла, то человек просто не увидит данных. Он увидит, вот такую невинную заставку:

К сожалению или к счастью, люди по своей природе в основном беспечны. И если даже неавторизованный человек предпримет все меры предосторожности и обманет файл, то пройдёт какое-то время, чувство опасности притупится и бам — файлик будет запущен, как положено, и вы хоть и с задержкой, но всё равно узнаете об утечке.

Есть ещё такое возражение: а как, собственно, Excel макрос сможет идентифицировать чужой компьютер, чтобы вы поняли, кто это. Ну, в корпоративной среде это вообще не проблема, так как все компьютеры проинвентаризированы, а сетевые пользователи, как правило, индивидуальны, а, что касается личных квартир, то тут, конечно, могут возникнуть некоторые сложности. Но будем надеяться, что вам повезет. В любом случае, вскроется самое важное — факт утечки, а дальше надо проводить расследование.

Ну и последнее возражение: «Вся эта защита в Excel ломается за 1 минуту». И я должен сказать, что это правда. Любая стандартная защита Excel потрошится весьма быстро, однако, много ли вы лично знаете таких потрошителей? Ради интереса проведите опрос среди своих друзей, знакомых и коллег. Задайте один единственный вопрос, почему на планете Земля существует такое явление, как смена времён года (зима и лето). Провели? Если люди в своём подавляющем большинстве не знают ТАКИЕ фундаментальные вещи, то о каком потрошении защиты Excel вы изволите говорить? Смешно! Всё это будет работать на УРА в 80-90% случаев.

Пошаговая инструкция

Настройка защиты

• В файле есть лист Signal, на котором находятся все немногочисленные настройки.

  

  Пройдёмтесь по полям:

  1. Поле Кому — это ваш реальный ящик, который будет принимать письма от файла (файлов). Я рекомендую создать вам отдельный ящик для этих целей на популярных ресурсах (Google, Yandex, etc). Адрес warning@mail.box вымышленный, с ним ничего работать не будет.

  2. Поле От кого — от имени этого адреса к вам придёт письмо. Поле надо заполнить. Можно оставить то, что вы видите на экране. Если вы захотите ввести что-то своё, то позаботьтесь, чтобы это напоминало реальный почтовый адрес, так как я не тестировал, как система отреагирует на произвольные текстовые константы в этом поле. Русских букв тут быть не должно.

  3. Поле Тема уведомления — тема должна вам подсказывать, о каком вашем файле идёт речь, так как подобных файлов у вас может быть несколько (бизнес-план, зарплаты сотрудников). Только латинские буквы и арабские цифры!

  4. Поле Белый список ПК — это список серийных номеров компьютеров, с которых уведомления присылаться не будут, так как это авторизованные компьютеры. Кнопка Добавить этот ПК добавляет серийный номер компьютера, на котором в данный момент запущен файл. Список можно править руками.

  5. Поле Пользователь SendGrid. Вот тут внимательно. Для отправки сообщений я пользуюсь сервисом с ресурса https://sendgrid.com/, который позволяет отправлять до 400 сообщений в день бесплатно. Пользователь DSB75 и пароль к нему — это мой пользователь, которого я специально зарегистрировал для тестовых целей. Если данный инструмент будет хоть немного популярен, а это вполне вероятно, то свой лимит в 400 сообщений этот пользователь быстро выберет и всё у всех перестанет работать. Поэтому! Если вы всерьёз хотите от чего то защищаться, то вам необходимо самостоятельно зарегистрировать бесплатный эккаунт на этом сервисе и прописать своего пользователя и пароль к нему.

  6. Поле Пароль SendGrid — пароль хранится в зашифрованном виде, штатно посмотреть, какой сейчас пароль нельзя. Будьте внимательны при вводе.

  7. Кнопка Тестовое сообщение. Заполнив все поля, согласно этой инструкции, вы можете протестировать работает ли отправка. Она должна работать. Если нет, то пишите мне.

• Ваши данные должны быть скопированы в мой файл, а не наоборот. В вашем файле не должно быть макросов.

• Держите в тайне информацию, что файл защищён.

• У защищенных файлов появляется очень важная особенность — их невозможно закрыть без сохранения. Если вы выходите из файла, то он сохранит себя принудительно. В противном случае этот тип защиты невозможен. Учитывайте это! Если что-то не то сделали в файле, то отменяйте через Ctrl+Z, выйти без сохранения не получится.

Активация защиты

• Призведите настройку согласно раздела «Настройка защиты»

• На листе Signal нажмите кнопку Активировать.

• Выйдите из файла. Он сохранит изменения автоматически.

• Переименуйте файл, если в этом есть необходимость.

• Запустите файл снова. Вы должны увидеть, что лист Signal исчез (он становится скрытым) и видны только листы с данными. Однако, если файл запущен с выключенными макросами, то вы увидите единственный лист Info с предложением включить макросы для корректной работы с файлом (иллюстрация уже приводилась в начале статьи).

Деактивация защиты

• Для деактивации защиты, поскольку лист Signal скрыт, предусмотрен специальный алгоритм — на любом листе файла в ячейку с адресом WWW1 введите 1. Чтобы быстро перейти на WWW1 введите адрес ячейки в вдресной строке:

  

• После этого закройте файл и откройте снова. Должен появиться лист Signal с панелью управления, а вашу единичку в WWW1 программа сотрёт сама. Деактивированный файл свой служебный лист Signal не прячет и сообщений не рассылает, однако прячет лист Info, чтобы он никого не смущал. Даже деактивированная защита будет требовать включения макросов, в противном случае увидите лист с шестерёнкой.

Отчёт от защиты

Вот отчёт, который сформирован на моём ноутбуке:

1. Дата и время — это момент времени, когда программе удалось отправить сообщение. В большинстве случаев это будет совпадать со временем открытия файла. Однако, если на момент открытия файла связи не было, то программа будет предпринимать повторные попытки и тогда время может не совпасть. Например, в процессе работы с файлом пользователю взбрело в голову подключить 3G модем и связь неожиданно появилась.

2. Имя пользователя MS Office — многие указывают своё настоящее имя тут:

   

3. Имя пользователя — это имя пользователя на компьютере

4. Доменное имя пользователя — в корпоративной среде имена пользователей регистрируются на специальных серверах. Если это поле заполнено, то пользователь явно трудится в какой-то компании с достаточно развитой IT инфраструктурой

5. Имя домена — имя так называемого домена MS Active Directory. Часто имя домена соответствует названию компании.

6. Доменное полное имя — полное имя в домене. Если пользователь в домене может называться RU522123, то тут уже может быть расшифровка (типа Batianov Denis).

7. Имя компьютера — или имя хоста. Все компьютеры в сети, как правило, имеют уникальные имена. Поскольку я работаю дома, то я назвал так, как мне вздумалось. В корпоративной среде такие имена строятся по какой-то системе.

8. Модель компьютера — информация о точной модели ПК злоумышленника явно не повредит.

9. Серийный номер компьютера — это убойное доказательство. Ключевое поле.

10. IP и MAC адреса — для специалистов также будут иметь значение, особенно в корпоративной среде. MAC адрес уникален, выдача IP логируется на сервере. Хотя, имея серийный номер ПК — это уже нюансы, как говорится «до кучи».

11. Операционная система — ну и этот параметр не помещает.

Таким образом, скорее всего у вас будет достаточно зацепок, чтобы предположить, кто стибрил файлик. Данный инструмент может несколько ускорить естественный отбор в стане IT специалистов. Ну что ж … Звание специалиста надо заслужить.

Технические замечания для профессионалов

1. Мне очень понравился сервис SendGrid. Сообщения я отправляю методом HTTP POST. Это позволяет отправить сообщение, если в компании открыт только TCP 80. SMTP порты, конечно же, в 99% организаций закрыты наглухо. Рекомендую ознакомиться с кодом отправки сообщений.

2. Наконец-то научился делать профессиональные формы по типу приведенной выше с настройками программы. Согласитесь, выглядит отлично.

3. Всю идентификационную информацию добываю в основном через WMI классы. Если вы ранее с ними не сталкивались, то посмотрите — это довольно интересно и просто.

4. Механизм ввода и хранения пароля тоже довольно любопытен.

5. Ну и последнее, что заслуживает внимания, это реализация динамического скрытия / показа листов. При сохранении все листы кроме Info скрываются на случай, если следующий запуск будет без макросов.

Предупреждение

ГРАЖДАНЕ! ДАННОЕ СРЕДСТВО ПРЕДНАЗНАЧЕНО ДЛЯ ЗАЩИТЫ ВАШИХ ДАННЫХ. Я КАТЕГОРИЧЕСКИ ВОЗРАЖАЮ, ЧТОБЫ ВЫ ЕГО ИСПОЛЬЗОВАЛИ ДЛЯ ЛЮБЫХ ИНЫХ ЦЕЛЕЙ. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ДАННЫЙ ИНСТРУМЕНТ НА СВОЙ СТРАХ И РИСК. Я НЕ НЕСУ НИКАКОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ЗА ПРЯМЫЕ И/ИЛИ КОСВЕННЫЕ НЕГАТИВНЫЕ ПОСЛЕДСТВИЯ, ЕСЛИ ВДРУГ ТАКОВЫЕ БУДУТ ИМЕТЬ МЕСТО. В ТО ЖЕ ВРЕМЯ Я ПОДТВЕРЖДАЮ, ЧТО ДАННАЯ ПРОГРАММА СОДЕРЖИТ В СЕБЕ ТОЛЬКО ЗАЯВЛЕННУЮ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ И НИЧЕГО СВЕРХ НЕЁ.

Скачать программу

Версия 1.00 от 12.04.2015

Если вы вдруг почувствовали внезапное непреодолимое желание отблагодарить автора, то вы можете это сделать тут:

Как восстановить несохраненный или перезаписанный файл Microsoft Excel

Файл Microsoft Excel не сохранился или был перезаписан пустым документом? Не беда, ведь его можно быстро восстановить встроенными средствами или при помощи специализированных программ.

Содержание:

Microsoft Excel является одним из компонентов комплекса офисных программ Microsoft Office. Данный пакет пользуется большой популярностью среди пользователей поскольку его функционал позволяет выполнять множество действий, вроде создания электронных документов, таблиц, презентаций, баз данных и т.д. Нередко Microsoft Office используется для работы или создания важных файлов, хранящих ценную информацию.

К сожалению, Microsoft Office, как и сама операционная система, может давать сбои и ошибки. При возникновении таких обстоятельств текущие файлы, над которыми велась работа бесследно исчезают, принуждая пользователя выполнять всю работу снова. Ниже мы рассмотрим основные способы восстановления утерянных файлов, а также приведем пример правильной настройки программы, которая сможет обеспечить безопасность данных в случае возникновения непредвиденных ошибок.

Восстановление несохраненных файлов встроенными средствами

Разработчики Microsoft Excel предвидели возможную утерю данных из-за проблем с питанием и системных ошибок, поэтому в функционал пакета были встроены функции AutoSave (автоматическое сохранение) и AutoRecover (автоматическое восстановление). Принцип работы данных функций заключается в автоматическом сохранении текущей версии документа каждые пять, десять или больше минут. Автоматически сохранённые файлы всегда могут быть восстановлены при открытии программы.

Чтобы настроить функцию автоматического сохранения необходимо:

Шаг 1. Запустить Microsoft Excel и перейти на вкладку «Файл».

Шаг 2. В открывшемся меню, опускаемся в нижнюю часть левого меню и выбираем пункт «Параметры».

Шаг 3. Выбрать пункт «Сохранение» и в открывшемся меню поставить галочки возле пунктов «Автосохранение каждые» и «Сохранять последнюю автосохраненную версию». Помимо этого, здесь можно выбрать интервал сохранения, а также место, где будут храниться данные для восстановления файлов.

После настройки автосохранения, файлы можно будет восстановить при запуске Microsoft Excel, перейдя во вкладку «Открыть», выбрав пункт «Последние» и «Восстановить несохраненные книги».

Восстановление перезаписанных файлов

Помимо восстановления автосохраненных данных, в Microsoft Excel существует функция восстановления предыдущих версий документа. Это очень удобно, ведь используя данную возможность можно обратить случайное удаление части таблицы или сохранение пустой страницы.

Чтобы воспользоваться функцией восстановления перезаписанных данных необходимо:

Открыть графу «Файл», перейти в пункт «Сведенья» и выбрать «Управление книгой». В открывшемся окне следует выбрать требуемую версию файла.

Как настроить облачное хранилище «OneDrive» в Microsoft Excel

Облачное хранилище «OneDrive» тесно связано с пакетом Microsoft Office, что позволяет хранить резервные копии данных на сервере в сети. Такой способ исключает возможность утери несохраненной информации, а также файлов, которые могут быть удалены вирусами, программными сбоями или случайным форматированием. Помимо этого, функционал хранилища «OneDrive» позволяет редактировать и сохранять копии при работе сразу нескольких пользователей.

Чтобы настроить облачное хранилище у себя, необходимо:

Шаг 1. Перейти на официальный сайт OneDrive и пройти регистрацию. Зайти в облачное хранилище через MS Excel. Для этого достаточно ввести данные аккаунта хранилища, нажав по кнопке «Вход» в правом верхнем углу MS Excel.

Шаг 2. Сохранить текущий документ в облачное хранилище. Для этого выбираем «Файл», «Сохранить как», «One Drive».

Шаг 3. Переходим на «OneDrive» при помощи любого браузера и находим место, куда был сохранен файл через MS Excel. Чтобы найти предыдущие версии файла, кликаем по нему правой кнопкой мыши и выбираем пункт «Журнал версий».

В открывшемся окне пользователь сможет восстановить или скачать предыдущие версии файла.

Восстановление утерянных данных RS Office Recovery

Вышеуказанные способы хорошо подойдут для восстановления предыдущих версий и перезаписанных файлов, но они являются не эффективными при случайном форматировании, удалении и повреждении вирусами, а также удалением из-за изменений логической структуры жесткого диска. Если Ваши важные данные были бесследно удалены, следует воспользоваться специальной утилитой RS Office Recovery, которая превосходно подходит для восстановления документов, электронных таблиц и других файлов из пакета Microsoft Office.

Функционал программы позволяет находить конкретный тип данных и файлов, а также сортировать искомые объекты по размеру и дате создания, повышая тем самым скорость поиска необходимой удаленной информации.

Для работы утилиты используются два режима анализа: быстрый и полный. В случае использования быстрого поиска пользователь сможет восстановить недавно удаленные данные в кратчайшие сроки. Полный анализ представляет собой глубокую проверку диска, выявляющую все возможные для восстановления файлы.

Все найденные файлы можно восстановить на жесткий диск, флеш-накопитель или выгрузить на FTP-сервер.

Место хранения временных файлов Microsoft Excel

Если в Excel включено автосохранение, то данная программа периодически сохраняет свои временные файлы в определенную директорию. В случае непредвиденных обстоятельств или сбоев в работе программы их можно восстановить . По умолчанию автосохранение включено с периодичностью в 10 минут, но этот период можно изменить или вообще отключить данную функцию.

Как правило, после сбоев Эксель через свой интерфейс предлагает пользователю произвести процедуру восстановления. Но, в некоторых случаях с временными файлами нужно работать напрямую. Вот тогда и настает необходимость знать, где они расположены. Давайте разберемся с этим вопросом.

Расположение временных файлов

Сразу нужно сказать, что временные файлы в Excel делятся на два типа:

• Элементы автосохранения;
• Несохраненные книги.

Таким образом, даже если у вас не включено автосохранение, то все равно имеется возможность восстановления книги. Правда, файлы этих двух типов расположены в разных директориях. Давайте узнаем, где они размещаются.

Размещение файлов автосохранения

Трудность указания конкретного адреса состоит в том, что в различных случаях может быть не только разная версия операционной системы, но и наименование учетной записи пользователя. А от последнего фактора тоже зависит, где располагается папка с нужными нам элементами. Благо, существует универсальный подходящий для всех способ узнать данную информацию. Для этого нужно выполнить следующие действия.

Переходим во вкладку «Файл» Excel. Щелкаем по наименованию раздела «Параметры».

Например, для пользователей операционной системы Windows 7 шаблон адреса будет следующим:

Естественно, вместо значения «имя_пользователя» нужно указать наименование своей учетной записи в данном экземпляре Windows. Впрочем, если вы сделаете все так, как указано выше, то ничего дополнительного вам подставлять не нужно, так как полный путь к каталогу будет отображен в соответствующем поле. Оттуда вы можете его скопировать и вставить в Проводник или выполнить любые другие действия, которые считаете нужными.

Внимание! Место размещения файлов автосохранения через интерфейс Excel важно посмотреть ещё и потому, что оно могло быть изменено вручную в поле «Каталог данных для автовосстановления», а поэтому может не соответствовать шаблону, который был указан выше.

Размещение несохраненных книг

Немного сложнее дело обстоит с книгами, у которых не настроено автосохранение. Адрес места хранения таких файлов через интерфейс Эксель узнать можно только выполнив имитацию процедуры восстановления. Они находятся не в отдельной папке Excel, как в предыдущем случае, а в общей для хранения несохраненных файлов всех программных продуктов пакета Microsoft Office. Несохраненные книги будут располагаться в директории, которая находится по адресу следующего шаблона:

Вместо значения «Имя_пользователя», как и в предыдущий раз, нужно подставить наименование учетной записи. Но, если в отношении места расположения файлов автосохранения мы не заморачивались с выяснением названия учетной записи, так как могли получить полный адрес директории, то в этом случае его обязательно нужно знать.

Узнать наименование своей учетной записи довольно просто. Для этого жмем кнопку «Пуск» в левом нижнем углу экрана. В верхней части появившейся панели и будет указана ваша учетная запись.

Просто подставьте её в шаблон вместо выражения «имя_пользователя».

Получившийся адрес можно, например, вставить в Проводник, чтобы перейти в нужную директорию.

Если же вам нужно открыть место хранения несохраненных книг, созданных на данном компьютере под иной учетной записью, то перечень имен пользователей можно узнать, выполнив следующие инструкции.

Открываем меню «Пуск». Переходим по пункту «Панель управления».

В открывшемся окне перемещаемся в раздел «Добавление и удаление записей пользователей».

Как уже говорилось выше, место хранения несохраненных книг можно узнать также, проведя имитацию процедуры восстановления.

Переходим в программе Excel во вкладку «Файл». Далее перемещаемся в раздел «Сведения». В правой части окна жмем на кнопку «Управление версиями». В открывшемся меню выбираем пункт «Восстановить несохраненные книги».

Далее мы можем в этом же окне провести процедуру восстановления или воспользоваться полученной информацией об адресе в других целях. Но нужно учесть, что данный вариант подходит для того, чтобы узнать адрес расположения несохраненных книг, которые были созданы под той учетной записью, под какой вы работаете сейчас. Если нужно узнать адрес в другой учетной записи, то применяйте метод, который был описан чуть ранее.

Как видим, точный адрес расположения временных файлов Excel можно узнать через интерфейс программы. Для файлов автосохранения это делается через параметры программы, а для несохраненных книг через имитацию восстановления. Если же вы хотите узнать место расположения временных файлов, которые были сформированы под другой учетной записью, то в этом случае нужно узнать и указать наименование конкретного имени пользователя.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Автосохранение в Excel: как его настроить и где найти сохраненные файлы?

Автосохранение файлов Excel во время работы с программой — очень удобная функция, которая позволяет восстановить файлы, работа с которыми была прервана аварийно: был отключен свет, возникла ошибка программы или по какой-то другой причине, когда с файлом работали долго, а сохранить обычным способом не успели. На этот случай в программах офисного пакета Microsoft есть автосохранение, когда программа сама каждые сколько-то минут сохраняет изменения в файле. Как сделать автоматическое сохранение на своем ПК?

По умолчанию автосохранение в Excel 2003, 2007, 2010 и 2013 версий происходит каждые 10 минут, но это достаточно большое время, во время которого пользователь может ввести какие-то важные данные и рискует их потерять. Поэтому многие пользователи ставят автосохранение каждую 1 минуту.

Как настроить автосохранение в Excel?

Чтобы настроить автосохранение в Excel 2007 нажмите кнопку Office — Параметры Excel — Сохранение — откроется окно настроек автосохранения.

В Excel 2010 перейти к автосохранению можно: Файл — Параметры Excel — Сохранение — откроется окно настроек автосохранения.

Время автосохранения

Первая настройка — это вообще включение функции автосохранения и времени сохранения.

Минимальное время — одна минута. Файл будет сохраняться постоянно.

Если слабый компьютер, то это может тормозить работу с программой, и автосохранение лучше сделать пореже или вовсе отключить, на современных компьютерах автосохранение не заметно.

— Что делать, если не работает автосохранение в Excel?

— Зайдите в настройки сохранения (Файл — Параметры Excel — Сохранение) и поставьте соответствующую галочку (см. выше).

Папки автосохранения

Вторая настройка — это папки автосохранения, в которых будут храниться файлы сохраняющихся документов. Обычно это специальные рабочие папки, созданные самим Экселем для хранения таких файлов, ведь работать с ними приходится редко.

Если вы начинающий пользователь, то оставьте без изменения эти настройки. Вам, скорее всего, никогда не нужно будет искать эти файлы, потому что после аварийного закрытия программы Excel, она сама предлагает посмотреть несколько автосохраненных файлов на выбор в специальной панели.

— Где найти файлы автосохранения Excel на своем компьютере?

— Где хранятся файлы автосохранения?

— Зайдите в Файл — Параметры программы, вкладка Сохранение и посмотрите, куда сохраняются файлы — на скриншоте виден путь к нужной папке.

Как правило, это папка на диске С.

Как открыть автосохраненные файлы?

Как правило, если программа работает корректно, то искать папки автосохранения не нужно. Просто после аварийного закрытия программы ее нужно запустить заново, и все имеющиеся автосохраненные файлы будут показаны на специальной панели Восстановление документа.

На скриншоте приведен список из одного документа, но их может быть несколько. Какой же файл открывать? Посмотрите на время создания документа и откройте более поздний. Если это не тот файл, то посмотрите другие файлы из списка — для этого просто щелкните мышкой по названию файла.

Если сохранение происходит редко, то даже в последнем документе могут быть не все последние изменения файла — в этом случае придется заново проделать последнюю работу.

После завершения работы с сохраненными файлами Excel спросит, нужно ли их хранить дальше или нет. Если они больше не нужны, то нажмите «Не сохранять», если нужны или вы сомневаетесь, то сохраните в своей рабочей папке как копию документа.

Видеоурок «Основы работы с Excel»?

Об автосохранении смотрите с 06:24.

Спасибо за Вашу оценку. Если хотите, чтобы Ваше имя
стало известно автору, войдите на сайт как пользователь
и нажмите Спасибо еще раз. Ваше имя появится на этой стрнице.

Есть мнение?
Оставьте комментарий

Понравился материал?
Хотите прочитать позже?
Сохраните на своей стене и
поделитесь с друзьями

Вы можете разместить на своём сайте анонс статьи со ссылкой на её полный текст

Ошибка в тексте? Мы очень сожалеем,
что допустили ее. Пожалуйста, выделите ее
и нажмите на клавиатуре CTRL + ENTER.

Кстати, такая возможность есть
на всех страницах нашего сайта

2007-2019 «Педагогическое сообщество Екатерины Пашковой — PEDSOVET.SU».
12+ Свидетельство о регистрации СМИ: Эл №ФС77-41726 от 20.08.2010 г. Выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.
Адрес редакции: 603111, г. Нижний Новгород, ул. Раевского 15-45
Адрес учредителя: 603111, г. Нижний Новгород, ул. Раевского 15-45
Учредитель, главный редактор: Пашкова Екатерина Ивановна
Контакты: +7-920-0-777-397, info@pedsovet.su
Домен: http://pedsovet.su/
Копирование материалов сайта строго запрещено, регулярно отслеживается и преследуется по закону.

Отправляя материал на сайт, автор безвозмездно, без требования авторского вознаграждения, передает редакции права на использование материалов в коммерческих или некоммерческих целях, в частности, право на воспроизведение, публичный показ, перевод и переработку произведения, доведение до всеобщего сведения — в соотв. с ГК РФ. (ст. 1270 и др.). См. также Правила публикации конкретного типа материала. Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения авторов.

Для подтверждения подлинности выданных сайтом документов сделайте запрос в редакцию.

сервис вебинаров

О работе с сайтом

Мы используем cookie.

Публикуя материалы на сайте (комментарии, статьи, разработки и др.), пользователи берут на себя всю ответственность за содержание материалов и разрешение любых спорных вопросов с третьми лицами.

При этом редакция сайта готова оказывать всяческую поддержку как в публикации, так и других вопросах.

Если вы обнаружили, что на нашем сайте незаконно используются материалы, сообщите администратору — материалы будут удалены.

Как включить и настроить функцию автосохранения в Excel

В программе Excel присутствует полезная опция — автоматическое сохранение. Она позволяет сохранить целостность документов и не утратить изменения в случае непредвиденных обстоятельств.

Принцип работы

Функция автоматического сохранения выполняет сохранение в фоновом режиме. При работе с книгой данная возможность записывает в указанное расположение (или выставленное автоматически) копию файла, которая в последствии может быть восстановлена. Полезна эта опция при:

• повреждениях книги Excel;
• неожиданном отключении света;
• синих экранах смерти в системе.

Может быть, и не абсолютно все изменения будут сохранены, но большую их часть удастся спасти. При открытии после неожиданного завершения работы, редактор предложит открыть последнюю версию документа, созданную автоматически. Актуальность и количество изменений в этом файле связаны с выставленным диапазоном времени между автоматическим сохранением. Поэтому при правильной настройке потери будут минимальными.

Настройки авто сохранения

Автоматически сохраняется документ в указанный по умолчанию путь с интервалом в 10 минут. Изменить как место хранения, так и интервал между сохранениями можно с помощью настроек приложения. Найти её кажется сложной задачей, но так только кажется. Всё скрыто во вкладке «Параметры».

Расположение настроек

Выше уже упомянуто, что искать автосохранение следует в разделе «параметры». Попробуем уточнить расположение конфигурации резервного копирования при работе с ним в редакторе Excel:

1. Открыть «Файл».
2. Выбрать раздел «Параметры».
3. Перейти во вкладку «Сохранение».
4. Здесь, в правой части окна и расположены необходимые настройки.

Основные настройки

Ключевой настройкой автосохранения является смена интервала. В зависимости от указанного параметра периодически Excel будет игнорировать команды, выполняя резервное копирование документа. Чем больше документ и слабее компьютер, тем дольше проводится эта процедура. В среднем она занимает 5 секунд для довольно громоздких формул на 4 листах.

Поменять этот параметр можно указав интервал в поле автосохранения. По умолчанию он установлен в 10 минут. Если работать предстоит с файлами, целостность которых крайне важна, то лучше изменить параметр до 3-5 минут.

Отключить авто сохранение

Полностью отменить работу автосохранения можно в том же разделе параметров.

Нужно или выставить интервал равный максимально допустимому значению (120 минут, что при работе с документом по 15-20 минут почти равно отключению опции) или сняв галочку в указанном поле. При снятии галочки отменяется любое резервное копирование, и он может быть повреждён или утрачен безвозвратно.

Примечание! Строка «сохранять последнюю версию при закрытии» отвечает за создание копий документа, если от их сохранения было решено отказаться. Не рекомендуется убирать её, хотя это и сэкономит место на жёстком диске (на самом деле это вызовет безвозвратное удаление документов при случайном выключении компьютера).

Прочие параметры

Опция автоматического сохранения книг Excel включает в себя несколько дополнительных возможностей, которые также заслуживают внимания.

Разберем их подробнее по указанным на скриншоте выше номерам:

1. Это место хранения указанных резервных копий. Из этого места подтягиваются автоматические копии файла при нештатном завершении работы, влекущем за собой восстановление документа.
2. Изменяет вид таблицы восстановления, делая её или «с элементами предварительного просмотра» или «классической». Разницы в том, насколько проще понять какая версия нужна.
3. Не относится к «автосохранению». Является компонентом для обычного. При сохранении сразу выбирается место хранения на компьютере, а не облако.
4. Дублирует предыдущую опцию фокусируясь на сохранении данных сразу на компьютере. Пропускает этап выбора носителя для сохранения.
5. Указывает куда первым делом направлен «Проводник» при сохранении на компьютере. Удобно, если рабочим является каталог, отличный от стандартного «Документы».
6. Запрещает автоматически восстанавливать выбранную (активную) книгу. Резервные копии всё равно создаются и могут быть найдены по указанному пути.

Хранение и открытие автосохранений

В предыдущем разделе указывалось, что место для хранения копий книги можно изменить. Рассмотрим стандартный вариант для Office. Находится он по пути: «%Системный_диск:Пользователи%Имя_пользователяAppDataRoamingMicrosoftExcel». Один из указанных каталогов является скрытым (речь об AppData), чтобы попасть в него нужно или иметь файловый менеджер настроенный на работу со скрытыми файлами/папками или включить их отображение. После чего можно найти данный каталог и извлечь из него нужный файл.

Открываются эти копии либо прямо из каталога хранения, либо при запуске Excel. Последнее справедливо если работа завершилась снятием процесса или подобными событиями. В таком случае документ открывается не полностью, а в виде предварительного просмотра для восстановления.

Управление версиями

В каталоге можно удалять устаревшие варианты. А так, под управлением версией можно понимать варианты автоматического восстановления, особенно если их несколько. При этом можно выбирать вариант для удаления и открытия. Делается это так:

1. При запуске программы выбрать «Показать восстановленные файлы».
2. Теперь посмотреть на список восстановленных книг.
3. Здесь можно выбрать:
   • «Открыть» для обычного открытия;
   • «Сохранить как…» для создания новой копии, включающей изменения;
   • «Удалить» для удаления документа;
   • «Показать восстановленные элементы», чтобы узнать какие изменения сохранены в данной версии документа. Актуально если их несколько.

Как найти автосохраненный файл Excel

Если вы достаточно давно работаете на компьютере, вам, вероятно, доводилось терять сделанную работу. Возможно, вы забывали вовремя сохранить файл либо внезапно отключалось электричество. Может быть, вы работали с каким-то документом и, полагая, что он неважен, закрывали его без сохранения — а потом понимали, что он нужный. Функция автоматического восстановления (AutoRecover) помогает избавиться от некоторых подобных неприятных «ой!». Когда вы делаете что-либо в Excel, ваша работа периодически сохраняется — это происходит автоматически. Сохранение выполняется в фоновом режиме, так что вы этого даже не замечаете. Вы можете открыть такие автосохраненные версии вашей работы, даже если ни разу не сохраняли книгу сами.

Функция AutoRecover обеспечивает две возможности:

• версии книг сохраняются автоматически, и вы можете просматривать их;
• рабочие книги, которые вы закрываете без сохранения, сохраняются в виде черновиков.

Восстановление версий актуальной книги

Чтобы просмотреть, доступны ли какие-либо более ранние версии актуальной книги, выполните команду Файл ► Сведения. В разделе Версии перечислены доступные более ранние версии данной книги (если они имеются). На рис. 5.1 видно, что имеется две автосохраненные версии актуальной книги. Чтобы открыть автосохраненную версию, достаточно щелкнуть на ее имени.

Не забывайте, что при открытии автосохраненной версии она не заменит актуальную книгу автоматически, поэтому вы можете решить, какая версия для вас предпочтительна — автосохраненная или актуальная. Можно также просто скопировать информацию, которая была случайно удалена, и вставить ее в актуальную книгу. После закрытия книги автосохраненные версии удаляются.

Восстановление несохраненной работы

Если вы закрываете книгу, не сохранив сделанных изменений, Excel спрашивает, хотите ли вы их сохранить. Если речь идет о ранее автосохраненной книге, то окно сообщает об этом факте. Чтобы восстановить книгу, которую вы закрыли без сохранения, выполните команду Файл ► Сведения ► Управление версиями и выберите Восстановить несохраненные книги. Вы увидите список всех несохраненных версий ваших книг. Вы сможете открыть их и (надеюсь) восстановить нужные данные. Кроме того, эти черновики будут перечислены в списке последних документов, если вы выберете Файл ► Последние. Черновики несохраненных книг удаляются через четыре дня или после того, как вы внесете в файл изменения.

Порядок работы AutoRecover можно определить в разделе Сохранение окна Параметры Excel. Например, вы можете задать интервал, с которым выполняются автосохранения (по умолчанию — раз в 10 минут), а также отключить функцию автосохранения для конкретной книги или для всех.