Как экспортировать текст в текстовой редактор word

На чтение 2 мин Опубликовано 27.04.2015

По умолчанию документы Word 2013 сохраняются в формате .docx. Однако, часто возникает необходимость использовать файлы в других форматах, таких как PDF или документ Word 97-2003. В Microsoft Word вы можете с легкостью экспортировать свои документы в различные типы файлов. Как это сделать? – Вы узнаете из этого урока.

Как экспортировать документ в PDF-файл

Экспортирование документа в формат Adobe Acrobat, широко известного как PDF, может пригодиться при необходимости отправить документ пользователю, у которого нет Microsoft Word. PDF-файл дает возможность получателю просматривать, но не редактировать содержимое Вашего документа.

1. Откройте вкладку Файл, чтобы перейти к представлению Backstage.
2. Нажмите Экспорт, затем выберите Создать документ PDF/XPS.
3. В появившемся диалоговом окне Опубликовать как PDF или XPS выберите место, куда бы Вы хотели экспортировать документ, введите название файла, а затем нажмите Опубликовать.

По умолчанию Word экспортирует в документ все имеющиеся страницы. Если Вы хотите экспортировать только текущую страницу, в диалоговом окне Опубликовать как PDF или XPS нажмите Параметры. В появившемся диалоговом окне выберите Текущая страница, затем нажмите OK.

Если Вам нужно отредактировать PDF-файл, Word 2013 позволяет конвертировать PDF в документ, доступный для редактирования. Для получения дополнительной информации изучите руководство по редактированию PDF файлов.

Экспорт документа в другие типы файлов

При необходимости отправить пользователю документ более старых версий Microsoft Word, таких как .doc (Word 97-2003) или файл формата .rtf, существует возможность экспортировать документ в другие форматы.

1. Откройте вкладку Файл, чтобы перейти к представлению Backstage.
2. Нажмите Экспорт, затем Изменить тип файла.
3. Выберите нужный тип файла, затем нажмите Сохранить как.
4. В появившемся диалоговом окне Сохранение документа выберите место, куда Вы желаете экспортировать документ, введите имя файла, затем нажмите Сохранить.

Вы также можете экспортировать документ, выбрав необходимый формат из раскрывающегося списка в диалоговом окне Сохранение документа.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Обычно все документы в Word по умолчанию сохраняются в формате «.docx». Однако, бывает необходимость использовать документы в других форматах, к примеру «PDF» или использовать документы от старых версий, такие как «Word 97-2003». Word позволяет с легкостью экспортировать свои документы в различные типы файлов.

Как экспортировать документ в PDF-файл

Экспорт документа в формат «PDF», может пригодиться при отправке документа пользователю, у которого нет Word или вообще текстового редактора. PDF-файл дает возможность получателю просмотреть, но, к сожалению, не редактировать документ.

1. Нажмите на вкладку «Файл», после чего появится меню.

2. Нажмите на «Экспорт», после выберите «Создать документ PDF/XPS»:

3. Перед Вами появится окно «Опубликовать как PDF или XPS», после нужно выбрать место, куда Вы хотите экспортировать документ. Для этого введите название файла, а затем нажмите «Опубликовать»:

Экспортирование документа в файлы другого типа

Бывает так, что нужно отправить пользователю документ более старых версий Word, таких как «.doc» (Word 97-2003) или файл формата «.rtf». В Word все это можно сделать.

1. Нажмите на вкладку «Файл», после чего появится меню.

2. Нажмите «Экспорт», затем «Изменить тип файла»:

3. Выберите нужный тип файла, затем нажмите на иконку «Сохранить как»:

4. Перед Вами появится окно «Сохранение документа», выберите нужное Вам место, куда желаете экспортировать документ, придумайте имя файла, а затем нажмите на кнопку «Сохранить»:

Вы также можете сделать экспорт документа, выбрав другой формат из списка в окне «Сохранение документа»:

1. Главная
2. Онлайн-обучение
3. Курс для экономистов
4. Тема 2. Как сохранить результаты своей работы
5. Урок 1. Операции по сохранению и пересылке текста документа

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Вы можете использовать эту же стратегию для всей таблицы, если вы хотите, чтобы форматирование также соответствовало вашему документу Word. Если это не работает или вам нужно более сложное поведение из одной ячейки, вы можете попробовать использовать Visual Basic для интеграции данных Excel в своем документе Word.

Импортировать график или диаграмму из Microsoft Excel

Как и при импорте таблицы, может быть очень удобно импортировать график или диаграмму из Microsoft Excel в Word, чтобы она автоматически обновлялась всякий раз, когда вы вносите изменения в электронную таблицу Excel. Это может быть особенно полезно, если вам нужно создавать регулярные отчеты с графиками. К счастью, Microsoft сделала этот процесс чрезвычайно простым: просто скопируйте и вставьте график из Microsoft Excel в Word.

Вы также можете перетащить график из Microsoft Excel в Word, чтобы вставить его в файл. В любом случае, диаграмма теперь будет автоматически обновляться всякий раз, когда вы вносите изменения в исходную электронную таблицу.

Слияние почты из Microsoft Excel

Слияние по почте позволяет создавать в Microsoft Word большое количество писем, меток, конвертов или чего-либо еще, используя данные из Excel. Статья Брэда о том, как объединять почту с помощью Microsoft Excel и Word эту тему более подробно, чем я когда-либо мог, но короткая версия заключается в том, что вы будете использовать Инструменты> Диспетчер слияния, чтобы выбрать источник данных и создать шаблон в Microsoft Word.

Если вы используете более старую версию Microsoft Office, это учебное пособие по слиянию почты с использованием Office 2007 может быть полезно, и вы даже можете использовать слияние почты для массовых рассылок в Outlook. Может потребоваться некоторое время, чтобы освоить слияние почты, но как только вы его получите, это станет одним из самых полезных инструментов в вашем арсенале Office.

Импорт файлов PDF

Небольшое предупреждение: когда вы импортируете PDF-файл в Microsoft Word, он в основном представляет собой файл изображения, а не текст. Если вы хотите иметь возможность выбирать или изменять текст, вам необходимо скопировать и вставить его из файла PDF. Однако, если вы просто хотите встроить PDF в документ Microsoft Word, нажмите « Вставка»> «Объект» , затем выберите « Из файла …» и выберите свой PDF.

В итоге вы получите PDF-файл, встроенный так:

Это не очень хорошо для текстовых PDF-файлов, но если в файле есть изображения, это проще, чем копировать, вставлять или находить способ превратить PDF-файл в файл изображения, чтобы вставить его в документ Microsoft Word.

Автоматический импорт текста из других документов Word

Если вам нужно регулярно вводить одно и то же, вы можете сэкономить время, поместив его в документ Microsoft Word и просто ссылаясь на него из другого документа.

Допустим, у вас есть несколько форм писем, которые вам нужно отправить, и все они должны содержать ваше имя и компанию, в которой вы работаете, но ваш работодатель регулярно меняется. Вы не хотите менять каждую букву всякий раз, когда получаете новый контракт, поэтому вы можете просто сохранить подпись в одном документе, а все остальные обновлять всякий раз, когда вы вносите изменения.

Прохождение примера поможет прояснить это. Вот документ с «обновляемым текстом», который я сохранил:

Я хочу включить каждый из них — подпись, контактную информацию и цитату — в каждом из писем. Для этого я создам закладку на каждом из них. Чтобы создать закладку, выделите текст, который хотите связать в других документах, затем нажмите « Вставка»> «Закладка» .

Введите имя вашей закладки и нажмите Добавить .

Теперь сохраните файл и запишите полный путь к месту его сохранения. Чтобы вставить сохраненный текст, перейдите в другой документ Microsoft Word и нажмите « Вставка»> «Поле» . Выберите Включить текст в меню Имена полей .

Теперь в текстовом поле под меню введите «INCLUDETEXT« [путь к файлу] »[имя закладки]». Когда я набрал его, это выглядело так:

  INCLUDETEXT "Macintosh HD: пользователи: dralbright: документы: updateable-text.docx" 

(Если вы используете Windows, вам нужно использовать стандартную нотацию для путей, которая начинается с «C: \». Обратите внимание, что вам нужно включить две обратных косых черты между каждым разделом вместо одного.) Теперь нажмите OK , и вы увидите текст, вставленный в ваш документ.

Время от времени вы будете вводить что-то не так, и вы получите сообщение об ошибке, например:

Чтобы исправить это, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ошибки и выберите Toggle Field Codes — это позволит вам просматривать и редактировать коды изнутри документа. Вы также можете использовать это для полей, которые работают правильно, если вам нужно внести изменения.

Отсюда вы можете делать любые исправления, которые вам нужны. В этом примере в начале кода есть дополнительный знак равенства.

После удаления знака равенства поле работает корректно.

Чтобы внести изменения во все документы, которые вы связали с закладкой, вернитесь к общему текстовому файлу и просто внесите изменения. Здесь я заменил цитату Граучо Маркса цитатой Оскара Уайльда.

В других ваших документах щелкните правой кнопкой мыши на поле, которое было обновлено, и выберите « Обновить поле» .

И там у вас есть, поле обновляется с новой информацией.

Это может показаться большой работой, но если вам придется печатать одни и те же вещи на регулярной основе, это может сэкономить вам огромное количество времени в долгосрочной перспективе. Это займет некоторое время на настройку внешнего интерфейса, но вы сразу увидите удобство этой системы. Не забудьте проверить другие полезные средства автоматизации Office с помощью IFTTT. чтобы сэкономить время тоже.

Импортировать текст из текстового файла или документа Microsoft Word

Если вы хотите получить текст из текстового файла или документа Word, но не хотите открывать его, выделите все, скопируйте его, вернитесь к документу и вставьте его (это может занять много времени, если у вас есть сотни страниц текста), вы можете импортировать напрямую. Просто нажмите Вставить> Файл и выберите текстовый файл или документ Word, из которого вы хотите импортировать текст.

После того как вы выбрали файл (вам, возможно, придется изменить раскрывающийся список « Включить» на « Все читаемые документы» ), вы увидите полный текст в документе Microsoft Word.

Импорт текста с веб-страницы

Если вы хотите сохранить обновленную копию веб-страницы в документе Microsoft Word, вы можете сделать это тоже! Допустим, я хочу, чтобы текстовый файл, содержащий повесть о двух городах, был в моем документе. Я буду использовать то же поле INCLUDETEXT, но вместо того, чтобы использовать локальный путь, я буду использовать URL:

Обновление поля приводит всю книгу в мой документ.

Вы получите лучшие результаты с насыщенным текстом веб-сайтом. Вы можете увидеть, что происходит, когда я пытаюсь использовать INCLUDETEXT, чтобы открыть домашнюю страницу :

Если вам необходимо импортировать обновленный текст с веб-сайта в документ, с этим определенно стоит поиграть. Возможно, вам придется немного поэкспериментировать, но это может быть очень полезным инструментом.

Что вы импортируете в Microsoft Word?

Мы рассмотрели восемь различных вещей, которые можно импортировать в Microsoft Word. здесь — но, возможно, есть и другие варианты. Что вы импортировали в Microsoft Word? Поделитесь наиболее полезными вещами, которые вы смогли импортировать, чтобы мы все могли помочь друг другу сэкономить время, став мастерами Word. !