Как добавить visio в excel

Когда вы добавляете или копируете документ Visio в документWord, презентациюPowerPoint или книгуExcel, встраив редактируемую копию этого Visio файла. После того как он внедрен, вы можете внести в него изменения при необходимости: просто дважды щелкните чертеж. Он откроется во всплывающее окно Visio где можно внести изменения.

Вы можете скопировать схему (или ее часть) в Веб-приложение Visio а затем в Word, OneNote, PowerPoint или Excel. Вы можете в любое из этих классических приложений или их аналогов в веб-приложениях. 

Схема будет вклена как простой файл изображения, не содержащий Visio данных. Это просто изображение.  

Microsoft Excel is great for numbers, certainly, it does this job really well. But, if you are looking to present your data in an attractive manner that allows you to easily visualize and analyze it, then this amazing product may lack some features. This calls for some support – try out Data Visualizer add-in for Excel.

The Data Visualizer add-in for Excel is a new arm to Excel which can convert an Excel 365 worksheet into a Visio diagram. This add-in allows the users to automatically create high-quality flowcharts, cross-functional flowcharts, and organizational charts—all the shapes, connections, and data linking—from the data in Excel tables. Users will not need to buy Visio to use the Microsoft Visio Data Visualizer in its simple form, just Excel 365 for Windows/Mac or Online. This is one interesting tool and worth trying if you frequently make flowcharts or diagrams.

All you need to get started is an Office 365 subscription—added subscription to Visio is NOT required.

Data Visualizer leverages the best of Excel and Visio; you enter data into an Excel workbook and Visio creates a diagram automatically. Anyone with an Office 365 subscription can use the Data Visualizer add-in to create Visio diagrams; use the underlying Excel data to modify diagrams; and, view, print, and share diagrams.

This tool is an alternative to the diagram options already in Office which offers limited options and can be quite annoying.

Create Flowcharts & Organizational charts in Excel

The Data Visualizer add-in for Excel is available for:

• Excel on Windows
• Excelon Mac and
• Excel for the web with a work or school account

To install Data Visualizer on any of the above, you will have to follow these steps:

1] Open ‘Excel’ and create a new ‘Blank’ workbook

2] Click ‘Insert’ and then hit ‘Get Add-ins’

3] In the Office Add-ins Store, search for ‘Visio Data Visualizer’ and hit the ‘Add’ button.

4] Now ‘Sign In’ with your account associated with your Office 365 subscription/Microsoft 365 work/ school account.

Note: You do not need a Visio subscription to use the add-in. However, if you have an appropriate Visio license, choose ‘Sign In’ otherwise ‘Sign in later’. In this, there will be few functionalities that get unlocked only after you sign in.

Create diagrams/flowcharts from data in Excel

The Data Visualizer add-in for Excel is powered with a variety of editable sample data tables in Excel. Currently, Data Visualizer offers three types of diagram options including Basic Flowchart, Cross-Functional Flowchart, and Organization Chart. These samples are great to help you get started, they allow the users to:

• Add process steps
• Modify connectors
• Create dependencies
• Insert owners
• And much more

This sample worksheet is just the starting point. You can add more rows, change Shape Types, and switch them around. There are many more choices.

You can even extend this worksheet by adding more columns. These columns do not change the basic Visio diagram but allow you to assimilate the worksheet into the broader analysis.

Users can easily replace the sample data with their own and once done – simply hit ‘Refresh Diagram’ to see the changes sync with the data-linked diagram precisely in the Excel sheet.

View, print, and share your diagrams/flowcharts

Since your Visio diagrams are created online (saved in OneDrive or SharePoint by default) – viewing, printing, and sharing with other Office 365 users becomes unimaginably simple. Whenever you wish to open your diagram in Visio for the web, select Open in web from the ellipses (•••) in the add-in menu bar.

Note: If you’re not signed in yet, you will be prompted to sign in with your Microsoft 365 or Office 365 work or school account. Select Sign in and then Allow or Accept any permission prompts.

After the Visio File is created, select ‘Open File’. From here:

• To print – In Visio for the web, select the ellipses (. . .) > Print to print your diagram.
• To share – Select the ‘Share’ button to create a link or to enter the email addresses of those you want to share with.

Customize & edit diagrams/flowcharts using Data Visualizer add-in

The ‘Edit’ button doesn’t work for those who do not have a separate full Visio license. Without a Visio license, you are stuck with the original color scheme and customizations are restricted.

With Visio Online Plan 1 or Visio Online Plan 2 license, users can do a lot with their Data Visualizer diagrams and make their presentations more interesting. They can add text or images, apply design themes, and make other modifications to customize diagrams in Visio or Visio Online.

The Bottom line – The only diagram alterations possible are from the source worksheet unless you can access the full Visio version.

Help & Support

Users can get additional support and send their feedback directly to Microsoft from the add-in by clicking the ellipses and clicking ‘Help’ or ‘Send feedback’.

Data Visualizer add-in for Excel is worth trying!

You should try the Visio Data Visualizer Add-In for Excel. Open up a sample worksheet and play around with the flowcharts to see how things work.

Source: Microsoft.com.

Общие сведения

(По мотивам сообщения пользователя Machestro в http://visio.getbb.ru/viewtopic.php?f=29&t=1429).

Обычно Excel по отношению к Visio рассматривается в качестве источника данных. Тем не менее, обратный канал тоже существует. Он используется либо для формирования отчетов по документам Visio, либо при двусторонней синхронизации данных с источником. Для формирования отчетов как правило используется либо штатный формирователь отчетов, либо специализированные программные решения, создаваемые под конкретную задачу. Причем возможности формирователя отчетов достаточно ограничены.

Однако с появлением в Power Query функции доступа к архивированным файлам (см. http://sql10.blogspot.com/2016/06/reading-zip-files-in-powerquery-m.html) Visio получает еще один и очень неплохой способ формирования отчетов. Ведь если документ Visio представляет собой пакет из нескольких заархивированных XML файлов, а Power Query способен выбирать данные из XML, в том числе и из нескольких файлов, то нет препятствий к тому, чтобы пользователь Excel получил доступ к данным из файла Visio. Причем для этого даже не требуется установленный Visio. Только файл документа и Power Query.

Пожалуй, единственным препятствием будет довольно сложная структура документа Visio. Без знания этой структуры построение запросов невозможно. Значит нужно либо наработать какой-то методический материал, облегчающий освоение специалистами Power Query структуры документа Visio, либо свести эту структуру к нескольким простейшим таблицам, работать с которыми будет гораздо легче.

Идеология Power Query предполагает, что практически любой, даже не сильно подготовленный пользователь должен быть способен манипулировать данными. Значит ей ближе именно второй путь. И скорее всего не обязательно полностью полностью конвертировать структуру документа. Достаточно создать несколько «типовых» запросов, которые станут основой для дальнейших преобразований и закроют большинство потребностей. А кому не хватит, тот пусть глубже изучает структуру Visio и самостоятельно добирается до первоисточника.

Типовые запросы

Ниже представлены несколько запросов, которые можно отнести к типовым. Начальный список невелик и в дальнейшем вполне может быть расширен. Пока в него входят:

• Первичная таблица соединений;
• Таблица соединений источник-коннектор-приемник;
• Отчет Данные шейпов;
• Отчет Имена страниц;
• Отчет Ссылочные идентификаторы страниц.

Первичная таблица соединений

Запрос выбирает таблицу соединений из коллекций Connects страниц в виде, близком к исходному.

Источник (документ Visio) должен быть прописан в таблице VisioPath, как показано на рисунке.

Результат содержит ID шейпов, имена ячеек и признаки соединяемых частей и дополнены идентификаторами страниц документа. Пример результата:

let
VisioXML = UnzipContents(File.Contents(Excel.CurrentWorkbook(){[Name=»VisioPath»]}[Content]{0}[dPath])),
Pages = Table.SelectRows(VisioXML, each
Text.StartsWith([FileName], «visio/pages/page»)
and not Text.EndsWith([FileName], «s.xml»)),
ContentColumn = Table.AddColumn(Pages, «Custom», each Xml.Tables(Text.FromBinary([Content]))),
ExpandedSections = Table.ExpandTableColumn(ContentColumn, «Custom», {«Name», «Table»}, {«Name», «Table»}),
// Filter Connect section and expand cells
FilterConnects = Table.SelectRows(ExpandedSections, each ([Name] = «Connects»)),
PageContents = Table.ExpandTableColumn(FilterConnects, «Table», {«Table»}, {«Table.1»}),
ExpandCells = Table.ExpandTableColumn(PageContents, «Table.1», {«Attribute:FromSheet», «Attribute:FromCell», «Attribute:FromPart», «Attribute:ToSheet», «Attribute:ToCell», «Attribute:ToPart»}, {«FromSheet», «FromCell», «FromPart», «ToSheet», «ToCell», «ToPart»}),
RemoveColumns = Table.RemoveColumns(ExpandCells,{«Content», «Name»}),
// Expand pageID from file name
ExpandPageID = Table.AddColumn(RemoveColumns, «pageXML», each Text.AfterDelimiter([FileName], «visio/pages/»), type text),
Remove1 = Table.RemoveColumns(ExpandPageID,{«FileName»}),
ConnectionsTable1 = Table.ReorderColumns(Remove1,{«pageXML», «FromSheet», «FromCell», «FromPart», «ToSheet», «ToCell», «ToPart»})
in
ConnectionsTable1

Таблица соединений источник-коннектор-приемник

Запрос аналогичен предыдущему, но результат переформатирован. Строка содержит шейп-источник, шейп-приемник и шейп-коннектор. Дополнительная информация (ячейки, части и идентификатор страницы) — как в предыдущем запросе.

Пример результата:

Текст запроса ConnectionsTable2:

let
VisioXML = UnzipContents(File.Contents(Excel.CurrentWorkbook(){[Name=»VisioPath»]}[Content]{0}[dPath])),
Pages = Table.SelectRows(VisioXML, each
Text.StartsWith([FileName], «visio/pages/page»)
and not Text.EndsWith([FileName], «s.xml»)),
ContentColumn = Table.AddColumn(Pages, «Custom», each Xml.Tables(Text.FromBinary([Content]))),
ExpandedSections = Table.ExpandTableColumn(ContentColumn, «Custom», {«Name», «Table»}, {«Name», «Table»}),
// Filter Connect section and expand cells
FilterConnects = Table.SelectRows(ExpandedSections, each ([Name] = «Connects»)),
PageContents = Table.ExpandTableColumn(FilterConnects, «Table», {«Table»}, {«Table.1»}),
ExpandCells = Table.ExpandTableColumn(PageContents, «Table.1», {«Attribute:FromSheet», «Attribute:FromCell», «Attribute:FromPart», «Attribute:ToSheet», «Attribute:ToCell», «Attribute:ToPart»}, {«FromSheet», «FromCell», «FromPart», «ToSheet», «ToCell», «ToPart»}),
RemoveColumns = Table.RemoveColumns(ExpandCells,{«Content», «Name»}),
// Expand pageID from file name
ExpandPageID = Table.AddColumn(RemoveColumns, «pageXML», each Text.AfterDelimiter([FileName], «visio/pages/»), type text),
Remove1 = Table.RemoveColumns(ExpandPageID,{«FileName»}),
Reorder1 = Table.ReorderColumns(Remove1,{«pageXML», «FromSheet», «FromCell», «FromPart», «ToSheet», «ToCell», «ToPart»}),
// Convert to Connections Table type 2
Grouped = Table.Group(Reorder1, {«pageXML»,»FromSheet»}, {{«Group», each _, type table}}),
AddToSheet = Table.AddColumn(Grouped, «ToSheet1», each Text.Combine([Group][ToSheet], «,»)),
AddToCell = Table.AddColumn(AddToSheet, «ToCell1», each Text.Combine([Group][ToCell], «,»)),
AddToPart = Table.AddColumn(AddToCell, «ToPart1», each Text.Combine([Group][ToPart], «,»)),
SplitSheet = Table.SplitColumn(AddToPart,»ToSheet1″,Splitter.SplitTextByDelimiter(«,»),{«ToSheet.1», «ToSheet.2»}),
SplitCell = Table.SplitColumn(SplitSheet,»ToCell1″,Splitter.SplitTextByDelimiter(«,»),{«ToCell.1», «ToCell.2»}),
SplitPart = Table.SplitColumn(SplitCell,»ToPart1″,Splitter.SplitTextByDelimiter(«,»),{«ToPart.1», «ToPart.2»}),
Remove = Table.RemoveColumns(SplitPart,{«Group»}),
Reorder = Table.ReorderColumns(Remove,{«pageXML», «ToSheet.1», «ToSheet.2», «FromSheet», «ToCell.1», «ToCell.2», «ToPart.1», «ToPart.2»}),
ConnectionsTable2 = Table.RenameColumns(Reorder,{{«ToSheet.1», «Shape.1»}, {«ToSheet.2», «Shape.2»}, {«FromSheet», «Connector»}, {«ToCell.1», «Cell.1»}, {«ToCell.2», «Cell.2»}, {«ToPart.1», «Part.1»}, {«ToPart.2», «Part.2»}})
in
ConnectionsTable2

Отчет Данные шейпов

Запрос выбирает Shape Data из шейпов всех страниц и разворачивает их горизонтально.

Источник (документ Visio) должен быть прописан в таблице VisioPath, как показано на рисунке.

Пример результата:

Набор колонок в результате зависит от разнообразия имен строк в Shape Data в шейпах. В качестве имен колонок выводятся все уникальные значение.

Ключом в таблице служит уникальная пара pageXML, ShapeID.

Текст запроса:

let
VisioXML = UnzipContents(File.Contents(Excel.CurrentWorkbook(){[Name=»VisioPath»]}[Content]{0}[dPath])),
Pages = Table.SelectRows(VisioXML, each
Text.StartsWith([FileName], «visio/pages/page»)
and not Text.EndsWith([FileName], «s.xml»)),
AddID = Table.AddColumn(Pages, «Text Between Delimiters», each Text.AfterDelimiter([FileName], «visio/pages/»), type text),
RenameID = Table.RenameColumns(AddID,{{«Text Between Delimiters», «pageXML»}}),
Contents = Table.AddColumn(RenameID, «XML_As_Text», each Xml.Tables(Text.FromBinary([Content]))),
ShapesTable = Table.ExpandTableColumn(Contents, «XML_As_Text», {«Table»}, {«Shapes»}),
ShapesRecords = Table.ExpandTableColumn(ShapesTable, «Shapes», {«Table»}, {«Shapes.Table»}),
ShapeTable = Table.ExpandTableColumn(ShapesRecords, «Shapes.Table», {«Section», «Attribute:ID»}, {«Section», «ShapeID»}),
ShapeFiltered = Table.SelectRows(ShapeTable, each ([#»ShapeID»] <> null)),
ExpandedSections = Table.ExpandTableColumn(ShapeFiltered, «Section», {«Row», «Attribute:N»}, {«Section.Row», «SectionName»}),
OneSectionOnly = Table.SelectRows(ExpandedSections, each ([#»SectionName»] = «Property»)),
ExpandedRows = Table.ExpandTableColumn(OneSectionOnly, «Section.Row», {«Cell», «Attribute:N»}, {«Section.Row.Cell», «PropRowName»}),
RemovedColumns = Table.RemoveColumns(ExpandedRows,{«FileName», «SectionName»}),
Row.Cells = Table.ExpandTableColumn(RemovedColumns, «Section.Row.Cell», {«Attribute:N», «Attribute:V»}, {«PropCellName», «PropVal»}),
ValueOnly = Table.SelectRows(Row.Cells, each ([#»PropCellName»] = «Value»)),
RemovedCellName = Table.RemoveColumns(ValueOnly,{«PropCellName»,»Content»}),
PivotedProperty = Table.Pivot(RemovedCellName, List.Distinct(RemovedCellName[#»PropRowName»]), «PropRowName», «PropVal»)
in
PivotedProperty

Отчет Имена страниц

Запрос выбирает идентификаторы и имена страниц.

Источник задается аналогично предыдущим запросам.

Результат представляется в виде таблицы:

Текст запроса PageNames:

let
VisioXML = UnzipContents(File.Contents(Excel.CurrentWorkbook(){[Name=»VisioPath»]}[Content]{0}[dPath])),
// Drill down ID, Names of Pages
PagesFilter = Table.SelectRows(VisioXML, each ([FileName] = «visio/pages/pages.xml»)),
TableOfPages = Xml.Tables(PagesFilter{0}[Content]){0}[Table],
RelAdded = Table.AddColumn(TableOfPages, «Custom», each Table.FirstValue([Rel])),
ExpRel = Table.ExpandTableColumn(RelAdded, «Custom», {«Attribute:id»}, {«PageRel»}),
PageColumns = Table.SelectColumns(ExpRel,{«PageRel»,»Attribute:ID», «Attribute:NameU», «Attribute:Name»}),
PageNames = Table.RenameColumns(PageColumns,{{«Attribute:ID», «pageID»}, {«Attribute:NameU», «pageNameU»}, {«Attribute:Name», «pageName»}})
in
PageNames

Отчет Ссылочные идентификаторы страниц

Запрос выбирает таблицу соответствия между ссылочными идентификаторами и менами файлов страниц.

Источник задается аналогично предыдущим запросам.

Результат представляется в виде таблицы:

Текст запроса PageRels:

let
VisioXML = UnzipContents(File.Contents(Excel.CurrentWorkbook(){[Name=»VisioPath»]}[Content]{0}[dPath])),
PagesFilter = Table.SelectRows(VisioXML, each ([FileName] = «visio/pages/_rels/pages.xml.rels»)),
TableOfPages = Xml.Tables(PagesFilter{0}[Content]){0}[Table],
RemovedColumns = Table.RemoveColumns(TableOfPages,{«Attribute:Type»}),
PageRels = Table.RenameColumns(RemovedColumns,{{«Attribute:Id», «Rel»}, {«Attribute:Target», «fName»}})
in
PageRels

Результат запроса может быть использован для перехода от имени файла страницы к имени страницы. Дело в том, что данные получаемые на основе файлов страниц, привязываются к именам файлов страниц (типа page1.xml), которые не равны именам страниц. Для перехода к имени требуется сначала перейти к ссылочному идентификатору (page1.xml — rid1), а от него к имени (rid1 — Страница-1).

Комбинированные запросы

Для получения таблицы переходов от имени XML файла к имени страницы нужно связать запросы PageRels и PageNames.

Это выполняет запрос XML_NameU с таким кодом:

let
Source = Table.NestedJoin(PageRels,{«Rel»},PageNames,{«PageRel»},»PageNames»,JoinKind.Inner),
#»Expanded PageNames» = Table.ExpandTableColumn(Source, «PageNames», {«pageNameU», «pageName»}, {«pageNameU», «pageName»})
in
#»Expanded PageNames»

После этого можно связывать любой из основных запросов, имеющий колонку pageXML, с полученным запросом XML_NameU. В результате вместо имени файла получим имя страницы.

Применение типовых запросов

Перечисленные запросы размещены в шаблоне Tmplt.xlsx и готовы к использованию. Для применения нужно ввести полный путь к файлу Visio на первом листе шаблона. После этого можно либо загружать результат нужного запроса на лист Excel, либо создавать свои запросы для преобразования полученных результатов к нужному виду.

На рисунке ниже показаны зависимости между запросами.

Функция UnzipContents предоставляет доступ к файлам пакета и используется во всех остальных запросах.

Запросы PageNames, PageRels и XML_NameU самостоятельного значения не имеют и предназначены для объединения с типовыми запросами для раскрытия ссылок на файлы страниц документа Visio.

Merge1 — приведен исключительно в качестве примера объединения типового запроса с служебным, раскрывающим имена страниц.

Остальные четыре запроса — это собственно типовые запросы, отражающие в табличном виде свойства шейпов и таблицы соединений между шейпами.

Search for «data visualizer.» When you see the Microsoft Excel Data Visualizer tool, select Add.