Как добавить таблицу в модель данных excel

Преимущества сводной по Модели Данных

При построении сводной таблицы в Excel в первом же диалоговом окне, где нас просят задать исходный диапазон и выбрать место для вставки сводной, есть внизу неприметная, но очень важная галочка — Добавить эти данные в Модель Данных (Add this data to Data Model) и, чуть выше, переключатель Использовать модель данных этой книги (Use Data Model of this workbook):

К сожалению, очень многие даже давно знакомые со сводными таблицами и успешно применяющие их в работе пользователи, порой не очень понимают смысл этих опций и никогда их не используют. И зря. Ведь создание сводной по Модели Данных даёт нам несколько очень важных преимуществ по сравнению с классической сводной таблицей Excel.

Однако, перед тем, как рассматривать эти «плюшки» вблизи, давайте сначала разберёмся с тем, что такое, собственно, эта Модель Данных?

Что такое Модель Данных

Модель Данных (сокращенно — МД или DM=Data Model) — это специальная область внутри файла Excel, куда можно где можно хранить табличные данные — одну или несколько таблиц связанных, при желании, между собой. По сути, это маленькая база данных (OLAP-куб), встроенная внутрь книги Excel. По сравнению с классическим хранением данных в виде обычных (или умных) таблиц на листах самого Excel, у Модели Данных есть несколько серьезных преимуществ:

• Размер таблиц может достигать 2 млрд. строк, а на лист Excel вмещается чуть больше 1 млн.
• Не смотря на гигантские размеры, обработка таких таблиц (фильтрация, сортировка, вычисления по ним, построение сводных и т.д.) выполняются очень быстро — гораздо быстрее, чем в самом Excel.
• С данными в Модели можно производить дополнительные (при желании — весьма сложные) вычисления с помощью встроенного языка DAX.
• Вся информация, загруженная в Модель Данных, очень сильно сжимается с помощью специального встроенного архиватора и весьма умеренно увеличивает размер исходного Excel-файла.

Управлением Моделью и вычислениями по ней занимается специальная встроенная в Microsoft Excel надстройка — Power Pivot, о которой я уже писал. Чтобы её включить, на вкладке Разработчик нажмите кнопку Надстройки COM (Developer — COM Add-ins) и поставьте соответствующую галочку:

Если вкладки Разработчик (Developer) у вас на ленте не видно, то включить её можно через Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon). Если же в показанном выше окне в списке COM-надстроек у вас нет Power Pivot, то значит она не входит в вашу версию Microsoft Office

На появившейся вкладке Power Pivot будет большая салатового цвета кнопка Управление (Manage), нажатие на которую и откроет поверх Excel окно Power Pivot, где мы и увидим содержимое Модели Данных текущей книги:

Важное замечание по ходу: книга Excel может содержать только одну Модель Данных.

Грузим таблицы в Модель Данных

Для загрузки данных в Модель сначала превращаем таблицу в динамическую «умную» сочетанием клавиш Ctrl+T и даём ей понятное имя на вкладке Конструктор (Design). Это обязательный этап.

Затем можно использовать любой из трех способов, на выбор:

• Жмём кнопку Добавить в модель (Add to Data Model) на вкладке Power Pivot на вкладке Главная (Home).
• Выбираем команды Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table) и включаем флажок Добавить эти данные в Модель данных (Add this data to Data Model). В этом случае по загруженным в Модель данным сразу строится ещё и сводная таблица.
• На вкладке Данные (Data) жмём на кнопку Из таблицы/диапазона (From Table/Range), чтобы загрузить нашу таблицу в редактор Power Query. Этот путь самый долгий, но, при желании, здесь можно произвести дополнительную зачистку данных, правки и всяческие трансформации, в которых Power Query очень силён.
  Затем причёсанные данные выгружаются в Модель командой Главная — Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в… (Home — Close&Load — Close&Load to…). В открывшемся окне выбираем вариант Только создать подключение (Only create connection) и, главное, ставим галочку Добавить эти данные в Модель данных (Add this data to Data Model).

Строим сводную по Модели Данных

Чтобы построить сводную Модели Данных можно использовать любой из трёх подходов:

• Нажать кнопку Сводная таблица (Pivot Table) в окне Power Pivot.
• Выбрать в Excel команды Вставка — Сводная таблица и переключиться в режим Использовать модель данных этой книги (Insert — Pivot Table — Use this workbook’s Data Model).
• Выбираем команды Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table) и включаем флажок Добавить эти данные в Модель данных (Add this data to Data Model). Текущая «умная» таблица будет загружена в Модель и по всей Модели будет построена сводная таблица.

Теперь, когда мы разобрались с тем, как загружать данные в Модель Данных и строить по ним сводную, давайте изучем те выгоды и преимущества, которые нам это даёт.

Преимущество 1. Связи между таблицами без помощи формул

Обычная сводная может быть построена только по данным из одной исходной таблицы. Если же у вас их несколько, например, продажи, прайс, справочник по клиентам, реестр договоров и т.д., то сначала придется собирать данные из всех таблиц в одну с помощью функций типа ВПР (VLOOKUP), ИНДЕКС (INDEX), ПОИСКПОЗ (MATCH), СУММЕСЛИМН (SUMIFS) и им подобных. Это долго, муторно и вгоняет ваш Excel в «задумчивость» при большом количестве данных.

В случае сводной по Модели Данных всё гораздо проще. Достаточно один раз настроить связи между таблицами в окне Power Pivot — и дело в шляпе. Для этого на вкладке Power Pivot жмём кнопку Управление (Manage) и затем в появившемся окне — кнопку Представление диаграммы (Diagram View). Останется перетащить общие (ключевые) названия столбцов (поля) между таблицами, чтобы создать связи:

После этого в сводной по Модели Данных можно закидывать в области сводной (строки, столбцы, фильтры, значения) любые поля из любых связанных таблиц — всё будет связываться и подсчитываться уже автоматически:

Преимущество 2. Подсчёт количества уникальных значений

Обычная сводная таблица даёт нам возможность выбрать одну из нескольких встроенных функций расчёта: сумму, среднее, количество, минимум, максимум и т.д. В сводной по Модели Данных к этому стандартному списку добавляется весьма полезная функция подсчёта количества уникальных (неповторяющихся значений). С её помощью, например, можно легко посчитать количество уникальных наименований товаров (ассортимент), который мы продаём в каждом городе.

Щёлкаем правой кнопкой мыши по полю — команда Параметры полей значений и на вкладке Операция выбираем Число разных элементов (Distinct count):

Преимущество 3. Свои формулы на языке DAX

Иногда в сводных таблицах приходится выполнять различные дополнительные вычисления. В обычных сводных это делается с помощью вычисляемых полей и объектов, а сводной по Модели Данных для этого используются меры на специальном языке DAX (DAX = Data Analysis Expressions).

Для создания меры выберите на вкладке Power Pivot команду Меры — Создать меру (Measures — New measure) или просто щёлкните правой кнопкой мыши по таблице в списке полей сводной и выберите Добавить меру (Add measure) в контекстном меню:

В открывшемся окне задаём:

• Имя таблицы, где созданная мера будет храниться.
• Название меры — любое понятное вам имя для нового поля.
• Описание — по желанию.
• Формула — самое главное, т.к. здесь мы либо вручную вписываем, либо жмём на кнопку fx и выбираем из списка функцию DAX, которая должна вычислять результат, когда мы потом забросим нашу меру в область Значений.
• В нижней части окна можно сразу задать для меры числовой формат в списке Категория.

Язык DAX не всегда прост для понимания, т.к. оперирует не отдельными значениями, а целыми столбцами и таблицами, т.е. требует некоторой перестройки мышления после классических формул Excel. Однако же, оно того стоит, ибо мощь его возможностей при обработке больших объемов данных трудно переоценить.

Преимущество 4. Свои иерархии полей

Часто при создании типовых отчётов приходится забрасывать в сводные таблицы одни и те же комбинации полей в заданной последовательности, например Год-Квартал-Месяц-День, или Категория-Товар, или Страна-Город-Клиент и т.п. В сводной по Модели Данных эта проблема легко решается созданием собственных иерархий — пользовательских наборов полей.

В окне Power Pivot переключитесь в режим диаграммы кнопкой Представление диаграммы на вкладке Главная (Home — Diagram View), выделите с Ctrl нужные поля и щёлкните по ним правой кнопкой мыши. В контекстном меню будет команда Создать иерархию (Create hierarchy):

Созданную иерархию можно переименовать и перетащить в неё мышью требуемые поля, чтобы потом в одно движение забрасывать их в сводную:

Преимущество 5. Свои наборы элементов

Продолжая идею предыдущего пункта, в сводной по Модели Данных можно создавать ещё и свои наборы элементов для каждого поля. Например, из всего списка городов можно легко сделать набор только из тех, которые входят в зону вашей ответственности. Или собрать в специальный набор только своих клиентов, свои товары и т.п.

Для этого на вкладке Анализ сводной таблицы в выпадающем списке Поля, элементы и наборы есть соответствующие команды (Analyze — Fields, Items & Sets — Create set based on row/column items):

В открывшемся окне можно выборочно удалить, добавить или поменять положение любых элементов и сохранить получившийся набор под новым именем:

Все созданные наборы будут отображаться в панели полей сводной таблицы в отдельной папке, откуда их можно свободно перетаскивать в области строк и столбцов любой новой сводной таблицы:

Преимущество 6. Выборочное скрытие таблиц и столбцов

Это хоть и небольшое, но весьма приятное в некоторых случаях преимущество. Щёлкнув правой кнопкой мыши по названию поля или по ярлычку таблицы в окне Power Pivot, можно выбрать команду Скрыть из набора клиентских средств (Hide from Client Tools):

Скрытый столбец или таблица пропадут из панели со списком полей сводной таблицы. Очень удобно, если вам требуется скрыть от пользователя некоторые вспомогательные столбцы (например, расчетные или столбцы с ключевыми значениями для создания связей) или даже целые таблицы.

Преимущество 7. Продвинутый drill-down

Если в обычной сводной таблице сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши по любой ячейке в области значений, то Excel выводит на отдельном листе копию фрагмента исходных данных, которые участвовали в расчёте этой ячейки. Это очень удобная штука, официально называющаяся Drill-down (на русском обычно говорят «провалиться»).

В сводной по Модели Данных этот удобный инструмент работает более тонко. Встав на любую интересующую нас ячейку с результатом, можно щёлкнуть по всплывающему рядом значку с лупой (он называется Экспресс-тенденции) и выбрать затем любое интересующее вас поле в любой связанной таблице:

После этого текущее значение (Модель = Explorer) уйдет в область фильтра, а сводная будет построена уже по офисам:

Само-собой, такую процедуру можно повторять многократно, последовательно углубляясь в ваши данные в интересующем вас направлении.

Преимущество 8. Преобразование сводной в функции кубов

Если выделить любую ячейку в сводной по Модели Данных и выбрать затем на вкладке Анализ сводной таблицы команду Средства OLAP — Преобразовать в формулы (Analyze — OLAP Tools — Convert to formulas), то вся сводная будет автоматически преобразована в формулы. Теперь значения полей в области строк-столбцов и результаты в области значений будут извлекаться из Модели Данных с помощью специальных функций кубов: КУБЗНАЧЕНИЕ и КУБЭЛЕМЕНТ:

Технически, это означает, что теперь мы имеем дело не со сводной, а с несколькими ячейками с формулами, т.е. спокойно можем делать с нашим отчетом любые преобразования недоступные в сводных, например, вставлять в середину отчета новые строки или столбцы, делать внутри сводной любые доп.вычисления, оформлять их любым желаемым образом и т.д.

При этом связь с исходными данными, само-собой, остается и в будущем эти формулы будут обновляться при изменении источников. Красота!

Ссылки по теме

• План-факт анализ в сводной таблице с Power Pivot и Power Query
• Сводная по таблице с многострочной шапкой
• Создание базы данных в Excel с помощью Power Pivot

 

Основное использование Power Pivot – это его способность управлять таблицами данных и связями между ними, чтобы облегчить анализ данных из нескольких таблиц. Вы можете добавить таблицу Excel в модель данных во время создания сводной таблицы или непосредственно из ленты PowerPivot.

Вы можете анализировать данные из нескольких таблиц, только если между ними существуют отношения. С Power Pivot вы можете создавать отношения из представления данных или представления схемы. Более того, если вы решили добавить таблицу в Power Pivot, вам также необходимо добавить отношения.

Добавление таблиц Excel в модель данных с помощью сводной таблицы

При создании сводной таблицы в Excel она основана только на одной таблице / диапазоне. Если вы хотите добавить больше таблиц в сводную таблицу, вы можете сделать это с помощью модели данных.

Предположим, у вас есть две таблицы в вашей книге –

• Один содержит данные о продавцах и регионах, которые они представляют, в таблице – продавец.

• Другой, содержащий данные о продажах по регионам и месяцам, в таблице – Продажи.

Один содержит данные о продавцах и регионах, которые они представляют, в таблице – продавец.

Другой, содержащий данные о продажах по регионам и месяцам, в таблице – Продажи.

Вы можете суммировать продажи в зависимости от продавца, как указано ниже.

• Нажмите на таблицу – Продажа.

• Нажмите вкладку INSERT на ленте.

• Выберите Сводная таблица в группе Таблицы.

Нажмите на таблицу – Продажа.

Нажмите вкладку INSERT на ленте.

Выберите Сводная таблица в группе Таблицы.

Будет создана пустая сводная таблица с полями из таблицы продаж – Регион, Месяц и Сумма заказа. Как вы можете заметить, под списком полей сводной таблицы есть команда MORE TABLES .

• Нажмите на БОЛЬШЕ СТОЛОВ.

Нажмите на БОЛЬШЕ СТОЛОВ.

Откроется окно сообщения Создать новую сводную таблицу. Отображаемое сообщение: чтобы использовать несколько таблиц в анализе, необходимо создать новую сводную таблицу с помощью модели данных. Нажмите Да

Новая сводная таблица будет создана, как показано ниже –

Под полями сводной таблицы вы можете видеть две вкладки – ACTIVE и ALL .

• Нажмите вкладку ВСЕ.

• Две таблицы – Sales и Salesperson с соответствующими полями отображаются в списке полей сводной таблицы.

• Щелкните поле «Продавец» в таблице «Продавец» и перетащите его в область ROWS.

• Щелкните поле «Месяц» в таблице «Продажи» и перетащите его в область ROWS.

• Щелкните поле «Сумма заказа» в таблице «Продажи» и перетащите его в область ∑ ЗНАЧЕНИЯ.

Нажмите вкладку ВСЕ.

Две таблицы – Sales и Salesperson с соответствующими полями отображаются в списке полей сводной таблицы.

Щелкните поле «Продавец» в таблице «Продавец» и перетащите его в область ROWS.

Щелкните поле «Месяц» в таблице «Продажи» и перетащите его в область ROWS.

Щелкните поле «Сумма заказа» в таблице «Продажи» и перетащите его в область ∑ ЗНАЧЕНИЯ.

Сводная таблица создана. В полях сводной таблицы появляется сообщение – могут потребоваться взаимосвязи между таблицами .

Нажмите кнопку СОЗДАТЬ рядом с сообщением. Откроется диалоговое окно « Создать связь ».

• Под таблицей выберите Продажи.

• Под полем Column (Foreign) выберите Region.

• Под связанной таблицей выберите продавца.

• В поле « Связанный столбец (основной)» выберите «Регион».

• Нажмите ОК.

Под таблицей выберите Продажи.

Под полем Column (Foreign) выберите Region.

Под связанной таблицей выберите продавца.

В поле « Связанный столбец (основной)» выберите «Регион».

Нажмите ОК.

Ваша сводная таблица из двух таблиц на двух листах готова.

Кроме того, как заявил Excel при добавлении второй таблицы в сводную таблицу, сводная таблица была создана с использованием модели данных. Чтобы проверить, сделайте следующее –

• Нажмите вкладку POWERPIVOT на ленте.

• Нажмите « Управление» в группе «Модель данных». Появится представление данных Power Pivot.

Нажмите вкладку POWERPIVOT на ленте.

Нажмите « Управление» в группе «Модель данных». Появится представление данных Power Pivot.

Вы можете заметить, что две таблицы Excel, которые вы использовали при создании сводной таблицы, преобразуются в таблицы данных в модели данных.

Добавление таблиц Excel из другой книги в модель данных

Предположим, что две таблицы – Salesperson и Sales находятся в двух разных рабочих книгах.

Вы можете добавить таблицу Excel из другой книги в модель данных следующим образом:

• Нажмите на таблицу продаж.

• Нажмите вкладку INSERT.

• Нажмите Сводная таблица в группе Таблицы. Откроется диалоговое окно « Создание сводной таблицы ».

Нажмите на таблицу продаж.

Нажмите вкладку INSERT.

Нажмите Сводная таблица в группе Таблицы. Откроется диалоговое окно « Создание сводной таблицы ».

• В поле Таблица / Диапазон введите Продажи.

• Нажмите на новый лист.

• Установите флажок Добавить эти данные в модель данных.

• Нажмите ОК.

В поле Таблица / Диапазон введите Продажи.

Нажмите на новый лист.

Установите флажок Добавить эти данные в модель данных.

Нажмите ОК.

Вы получите пустую сводную таблицу на новом листе только с полями, соответствующими таблице продаж.

Вы добавили данные таблицы продаж в модель данных. Затем вы должны получить данные таблицы Salesperson также в Data Model следующим образом:

• Нажмите на лист, содержащий таблицу продаж.

• Нажмите вкладку ДАННЫЕ на ленте.

• Нажмите Существующие подключения в группе Получить внешние данные. Откроется диалоговое окно «Существующие подключения».

• Нажмите на вкладку Таблицы.

Нажмите на лист, содержащий таблицу продаж.

Нажмите вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Нажмите Существующие подключения в группе Получить внешние данные. Откроется диалоговое окно «Существующие подключения».

Нажмите на вкладку Таблицы.

Под этой моделью данных рабочей книги отображается 1 таблица (это таблица продаж, которую вы добавили ранее). Вы также найдете две рабочие книги с таблицами в них.

• Нажмите «Продавец» в разделе «Salesperson.xlsx».

• Нажмите Открыть. Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

• Нажмите на отчет сводной таблицы.

• Нажмите на новый лист.

Нажмите «Продавец» в разделе «Salesperson.xlsx».

Нажмите Открыть. Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Нажмите на отчет сводной таблицы.

Нажмите на новый лист.

Вы можете видеть, что флажок – Добавить эти данные в модель данных отмечен и неактивен. Нажмите ОК.

Сводная таблица будет создана.

Как вы можете видеть, две таблицы находятся в модели данных. Возможно, вам придется создать связь между двумя таблицами, как в предыдущем разделе.

Добавление таблиц Excel в модель данных с ленты PowerPivot

Еще один способ добавления таблиц Excel в модель данных – сделать это с ленты PowerPivot .

Предположим, у вас есть две таблицы в вашей книге –

• Один, содержащий данные о продавцах и регионах, которые они представляют, в таблице – продавец.

• Другой, содержащий данные о продажах по регионам и месяцам, в таблице – Продажи.

Один, содержащий данные о продавцах и регионах, которые они представляют, в таблице – продавец.

Другой, содержащий данные о продажах по регионам и месяцам, в таблице – Продажи.

Вы можете добавить эти таблицы Excel в модель данных, прежде чем выполнять какой-либо анализ.

• Нажмите на таблицу Excel – Продажи.

• Нажмите вкладку POWERPIVOT на ленте.

• Нажмите Добавить в модель данных в группе Таблицы.

Нажмите на таблицу Excel – Продажи.

Нажмите вкладку POWERPIVOT на ленте.

Нажмите Добавить в модель данных в группе Таблицы.

Появится окно Power Pivot с добавленной в него таблицей данных Salesperson. Далее на ленте в окне Power Pivot появляется вкладка – Связанная таблица.

• Нажмите на вкладку Связанная таблица на ленте.

• Нажмите на таблицу Excel: продавец.

Нажмите на вкладку Связанная таблица на ленте.

Нажмите на таблицу Excel: продавец.

Вы можете обнаружить, что отображаются имена двух таблиц, представленных в вашей рабочей книге, и выбрано имя продавца. Это означает, что таблица данных Salesperson связана с таблицей Excel Salesperson.

Нажмите Перейти к таблице Excel .

Откроется окно Excel с рабочим листом, содержащим таблицу Salesperson.

• Нажмите вкладку листа продаж.

• Нажмите на таблицу продаж.

• Нажмите Добавить в модель данных в группе Таблицы на ленте.

Нажмите вкладку листа продаж.

Нажмите на таблицу продаж.

Нажмите Добавить в модель данных в группе Таблицы на ленте.

Таблица продаж Excel также добавлена ​​в модель данных.

Если вы хотите провести анализ на основе этих двух таблиц, как вам известно, вам нужно создать связь между этими двумя таблицами данных. В Power Pivot вы можете сделать это двумя способами:

• Из представления данных

• Из представления схемы

Из представления данных

Из представления схемы

Создание отношений из представления данных

Как вы знаете, в Data View вы можете просматривать таблицы данных с записями в виде строк и полей в виде столбцов.

• Нажмите на вкладку «Дизайн» в окне Power Pivot.

• Нажмите «Создать отношение» в группе «Отношения». Откроется диалоговое окно « Создать связь ».

Нажмите на вкладку «Дизайн» в окне Power Pivot.

Нажмите «Создать отношение» в группе «Отношения». Откроется диалоговое окно « Создать связь ».

• Нажмите на Продажи в поле Таблица. Это таблица, с которой начинаются отношения. Как вам известно, столбец должен быть полем, присутствующим в связанной таблице Salesperson, содержащей уникальные значения.

• Нажмите на регион в поле столбца.

• Нажмите на продавца в поле Связанная связанная таблица.

Нажмите на Продажи в поле Таблица. Это таблица, с которой начинаются отношения. Как вам известно, столбец должен быть полем, присутствующим в связанной таблице Salesperson, содержащей уникальные значения.

Нажмите на регион в поле столбца.

Нажмите на продавца в поле Связанная связанная таблица.

Связанный связанный столбец автоматически заполняется регионом.

Нажмите кнопку Создать. Отношения созданы.

Создание отношений из представления схемы

Создание отношений из представления диаграммы относительно проще. Следуйте данным шагам.

• Перейдите на вкладку «Главная» в окне Power Pivot.

• Нажмите «Вид диаграммы» в группе «Вид».

Перейдите на вкладку «Главная» в окне Power Pivot.

Нажмите «Вид диаграммы» в группе «Вид».

Представление схемы модели данных появится в окне Power Pivot.

• Нажмите на регион в таблице продаж. Регион в таблице продаж выделен.

• Перетащите в Регион в таблице Salesperson. Регион в таблице продавца также выделен. Линия появляется в направлении, которое вы перетащили.

• Из таблицы Sales в таблицу Salesperson появляется строка с указанием взаимосвязи.

Нажмите на регион в таблице продаж. Регион в таблице продаж выделен.

Перетащите в Регион в таблице Salesperson. Регион в таблице продавца также выделен. Линия появляется в направлении, которое вы перетащили.

Из таблицы Sales в таблицу Salesperson появляется строка с указанием взаимосвязи.

Как вы можете видеть, из таблицы Sales в таблицу Salesperson появляется линия, указывающая взаимосвязь и направление.

Если вы хотите знать поле, которое является частью отношения, щелкните по строке отношения. Строка и поле в обеих таблицах выделены.

Управление отношениями

Вы можете редактировать или удалять существующие отношения в модели данных.

• Перейдите на вкладку «Дизайн» в окне Power Pivot.

• Нажмите «Управление отношениями» в группе «Отношения». Откроется диалоговое окно «Управление отношениями».

Перейдите на вкладку «Дизайн» в окне Power Pivot.

Нажмите «Управление отношениями» в группе «Отношения». Откроется диалоговое окно «Управление отношениями».

Будут отображены все отношения, существующие в модели данных.

Редактировать отношения

• Нажмите на Отношения.

• Нажмите кнопку Изменить . Откроется диалоговое окно « Редактировать отношения ».

Нажмите на Отношения.

Нажмите кнопку Изменить . Откроется диалоговое окно « Редактировать отношения ».

• Сделайте необходимые изменения в отношениях.

• Нажмите ОК. Изменения отражаются в отношениях.

Сделайте необходимые изменения в отношениях.

Нажмите ОК. Изменения отражаются в отношениях.

Чтобы удалить отношения

• Нажмите на Отношения.

• Нажмите на кнопку Удалить. Появится предупреждающее сообщение о том, как таблицы, на которые повлияло удаление отношения, повлияют на отчеты.

• Нажмите OK, если вы уверены, что хотите удалить. Выбранное отношение будет удалено.

Нажмите на Отношения.

Нажмите на кнопку Удалить. Появится предупреждающее сообщение о том, как таблицы, на которые повлияло удаление отношения, повлияют на отчеты.

Нажмите OK, если вы уверены, что хотите удалить. Выбранное отношение будет удалено.

Обновление данных Power Pivot

Предположим, вы изменили данные в таблице Excel. Вы можете добавить / изменить / удалить данные в таблице Excel.

Чтобы обновить данные PowerPivot, выполните следующие действия:

• Перейдите на вкладку «Связанная таблица» в окне Power Pivot.

• Нажмите Обновить все.

Перейдите на вкладку «Связанная таблица» в окне Power Pivot.

Нажмите Обновить все.

Таблица данных обновляется с учетом изменений, внесенных в таблицу Excel.

Как вы можете заметить, вы не можете напрямую изменять данные в таблицах данных. Следовательно, лучше поддерживать ваши данные в таблицах Excel, которые связаны с таблицами данных, когда вы добавляете их в модель данных. Это облегчает обновление данных в таблицах данных, как и при обновлении данных в таблицах Excel.

В Excel 2013 появился новый аналитический механизм: модель данных. Каждая рабочая книга располагает собственной внутренней моделью данных, упрощающей анализ разрозненных источников данных. [1] Идея, заложенная в основу модели данных, проста. Предположим, что в вашем распоряжении имеются две таблицы: Заказы (рис. 1) и Сотрудники (рис. 2). В таблице Заказы содержится информация о сделках (код сотрудника, дата и сумма счета-фактуры, период продаж). В таблице Сотрудники находится информация о сотрудниках: код, фамилия, имя и должность. Если нужно проанализировать суммы продаж в зависимости от должности сотрудника, следует объединить информацию, содержащуюся в двух таблицах. Чтобы ваши данные имели вид Таблицы – инструмента Excel(поэтому пишется с заглавной буквы) – кликните на любой ячейке таблицы данных и выполните команду Создать Таблицу: Ctrl+T.

Рис. 1. Информация о сделках

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel

Рис. 2. Информация о сотрудниках

Выполнение подобной задачи в прошлом потребовало бы использования множества формул ВПР, СУММЕСЛИ и других. После появления модели данных в Excel 2013 достаточно объявить обе таблицы связанными (по коду сотрудника) и включить их в модель данных. Модель данных Excel создает куб аналитики на основе связи между кодами сотрудников и передает нужные данные в сводную таблицу.

Наша задача заключается в том, чтобы отобразить суммы продаж в зависимости от должности сотрудника. В прежних версиях Excel решить подобную задачу было непросто, поскольку сведения о продажах и должностях сотрудников находились в отдельных таблицах. После появления модели данных достаточно выполнить следующие действия:

1. Щелкните в области таблицы Заказы и начните создавать новую сводную таблицу, выбрав команду Вставка → Сводная таблица.

2. В диалоговом окне Создание сводной таблицы установите флажок Добавить данные в модель данных (рис. 3). Обратите внимание на то, что в окне Создание сводной таблицы находится ссылка на именованный диапазон (Таблицу данных); в нашем примере – Заказы. Рекомендуется присваивать говорящие имена Таблицам данных. Это облегчит распознавание таблиц, находящихся в модели данных. Если не присваивать названия Таблицам данных, модель данных отобразит их под названиями Таблица 1, Таблица2 и т.д. Чтобы назначить Таблице данных имя, кликните на Таблице, перейдите на контекстную вкладку Работа с данными → Конструктор и в поле Имя таблицы введите говорящее имя. Повторите эту операцию для всех остальных Таблиц.

Рис. 3. Создайте сводную таблицу на основе таблицы данных Заказы

3. Щелкните в области таблицы данных Сотрудники и начните создавать новую сводную таблицу. Не забудьте установить флажок Добавить эти данные в модель данных.

4. После добавления таблиц в модель данных перейдите к списку полей сводной таблицы и выберите переключатель ВСЕ. В списке полей появятся два диапазона, соответствующие таблицам данных (рис. 4).

Рис. 4. В списке полей сводной таблицы выберите параметр ВСЕ, чтобы получить доступ ко всем таблицам, находящимся в модели данных

5. Создайте сводную таблицу обычным образом. В новой таблице поле Должность появится в области СТРОКИ, а поле Сумма по столбцу Объем продаж — в области ЗНАЧЕНИЯ. Программа тут же распознает, что используются две таблицы из модели данных, и предлагает создать связь между ними (рис. 5). Щелкните на кнопке Создать.

Рис. 5. Выберите создание связи между таблицами после отображения соответствующего запроса

6. На экране появится диалоговое окно Создание связи (рис. 6). В этом окне можно выбрать таблицы и поля, для которых создается связь. На этом рисунке показана таблица Заказы с полем Код сотрудника. Эта таблица связана с таблицей Сотрудники с помощью поля Код сотрудника.

Рис. 6. Создайте подходящую связь, используя раскрывающиеся списки

7. После создания связи можно использовать данные из двух таблиц для отображения требуемых результатов. Применение модели данных проиллюстрировано на рис. 7.

Рис. 7. Отображение объема продаж по должностям сотрудников

Первичные ключи. Обратите внимание на рис. 6 на раскрывающийся список Связанный столбец (первичный ключ). Это означает, что модель данных использует поле, относящееся к связанной таблице, в качестве первичного ключа. Первичный ключ — это поле, содержащее лишь уникальные ненулевые значения (без дубликатов и пустых значений). Первичные ключи применяются в модели данных в целях предотвращения ошибок суммирования и дубликатов. В каждой связи должен быть хотя бы один первичный ключ. Поскольку поле Код сотрудника, находящееся в таблице Сотрудники, является первичным ключом, оно должно включать только уникальные значения (без пробелов и нулевых значений). Первичный ключ обеспечивает единственный способ сохранения целостности данных при объединении нескольких таблиц.

Управление связями в модели данных

После включения таблиц во внутреннюю модель данных может потребоваться настройка связей, установленных между ними. Чтобы изменить связи модели данных, отобразите диалоговое окно Управление связями. Для этого выберите вкладку ленты Данные и в области Работа с данными щелкните на кнопке Отношения. Требуемое окно появится на экране (рис. 8).

Рис. 8. В диалоговом окне Управление связями можно изменить связи, заданные в модели данных

В этом окне доступны следующие команды, применяемые для изменения связей между таблицами:

• Создать. Создание новой связи между таблицами модели данных.
• Изменить. Изменение выделенной связи.
• Активировать. Активизация выбранной связи, вследствие чего Excel будет рассматривать данную связь при агрегировании и анализе данных в модели.
• Деактивировать. Отключение выбранной связи. Это приведет к тому, что Excel будет игнорировать связь при агрегировании и анализе данных в модели.
• Удалить. Удаление выбранной связи.

Добавление новой таблицы в модель данных. Чтобы добавить новую таблицу в модель данных, воспользуйтесь одним из следующих двух способов.

Во-первых, можно создать сводную таблицу на основе новой Таблицы данных (в нашем примере – Местоположения). В окне создания сводной таблицы установите флажок Добавить эти данные в модель данных. Excel добавит Таблицу в модель данных и создаст сводную таблицу. После добавления сводной таблицы можно открыть диалоговое окно Управление связями и создать нужные связи.

Второй (и более гибкий) способ заключается в том, чтобы создать таблицу вручную и добавить ее в модель данных. Выполните следующие действия.

1. Если вы еще не создали Таблицу, поместите курсор в таблицу данных (лист ExcelМестоположения, любую ячейку в диапазоне А1:С55), перейдите на вкладку Вставка щелкните на кнопке Таблица (рис. 9). Можно, встав в ячейку таблицы данных, нажать Ctrl+T. На экране появится диалоговое окно (рис. 10), в котором задается диапазон данных. Нажмите Ok. Программа преобразует этот диапазон в Таблицу, которая может распознаваться внутренней моделью данных.

Рис. 9. Создание Таблицы на основе исходных данных

Рис. 10. Преобразование диапазона в таблицу

2. На контекстной вкладке Работа с таблицами → Конструктор, измените значение поля Имя таблицы, выбрав легко запоминаемое имя; в нашем примере – Отделения.

3. Перейдите на вкладку ленты Данные и в области Подключения щелкните на кнопке Подключения. На экране появится диалоговое окно Подключения к книге (рис. 11). Щелкните на стрелке раскрывающегося списка, находящейся справа от кнопки Добавить, и выберите пункт Добавить в модель данных.

Рис. 11. Откройте диалоговое окно Подключения к книге и выберите пункт меню Добавить в модель данных

4. На экране появится диалоговое окно Существующие подключения (рис. 12). Перейдите на вкладку Таблицы и выделите только что созданную Таблицу. Щелкните на кнопке Открыть, чтобы добавить выбранную таблицу в модель данных.

Рис. 12. В окне Существующие подключения перейдите на вкладку Таблицы, выделите только что созданную Таблицу и щелкните Открыть

5. Все сводные таблицы, созданные на основе модели данных, обновляются с учетом добавления новой таблицы. Не забудьте открыть диалоговое окно Управление связями и создать требуемую связь.

Удаление таблицы из модели данных. Иногда возникает необходимость в удалении Таблицы или источника из модели данных. Чтобы выполнить эту задачу, выберите вкладку ленты Данные и щелкните на кнопке Подключения. На экране появится диалоговое окно Подключения к книге (рис. 13). Выберите таблицу, а затем кликните на кнопке Удалить.

Рис. 13. С помощью окна Подключения к книге можно удалить любую таблицу из внутренней модели данных

Создание новой сводной таблицы с помощью модели данных. Иногда приходится создавать сводные таблицы «с нуля», используя в качестве источника данных существующую внутреннюю модель данных. Для этого выполните следующие действия.

1. Выполните команду Вставка → Сводная таблица. Отобразится диалоговое окно Создание сводной таблицы. Установите флажок Использовать внешний источник данных (рис. 14), и щелкните на кнопке Выбрать подключение.

Рис. 14. Окно Создание сводной таблицы

2. На экране появится диалоговое окно Существующие подключения (рис. 15). На вкладке Таблицы выберите параметр Таблицы в модели данных книги и щелкните на кнопке Открыть.

Рис. 15. Окно Существующие подключения

3. Вы вернитесь обратно в диалоговое окно Создание сводной таблицы. Щелкните ОК.

4. Если создание сводной таблицы завершилось удачно, появится панель области задач Поля сводной таблицы, отображающая все таблицы, включенные во внутреннюю модель данных (рис. 16).

Рис. 16. После успешного завершения создания сводной таблицы отображаются все таблицы, относящиеся к модели данных

Ограничения внутренней модели данных

Как и все остальное в Excel, внутренняя модель данных имеет определенные ограничения:

[1] Заметка написана на основе книги Джелен, Александер. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013. Глава 7.

---

The major use of Power Pivot is its ability to manage the data tables and the relationships among them, to facilitate analysis of the data from several tables. You can add an excel table to the Data Model while you are creating a PivotTable or directly from the PowerPivot Ribbon.

You can analyze data from across multiple tables only when relationships exist among them. With Power Pivot, you can create relationships from the Data View or Diagram View. Moreover, if you had chosen to add a table to the Power Pivot, you need to add a relationship as well.

Adding Excel Tables to Data Model with PivotTable

When you create a PivotTable in Excel, it is based only on a single table / range. In case you want to add more tables to the PivotTable, you can do so with the Data Model.

Suppose you have two worksheets in your workbook −

• One containing the data of salespersons and the regions they represent, in a table- Salesperson.

• Another containing the data of sales, region and month wise, in a table – Sales.

You can summarize the sales – salesperson-wise as given below.

• Click the table – Sales.

• Click the INSERT tab on the Ribbon.

• Select PivotTable in the Tables group.

An empty PivotTable with the fields from the Sales table – Region, Month and Order Amount will be created. As you can observe, there is a MORE TABLES command below the PivotTable Fields list.

• Click on MORE TABLES.

The Create a New PivotTable message box appears. The message displayed is- To use multiple tables in your analysis, a new PivotTable needs to be created using the Data Model. Click Yes

A New PivotTable will be created as shown below −

Under PivotTable Fields, you can observe that there are two tabs – ACTIVE and ALL.

• Click the ALL tab.

• Two tables- Sales and Salesperson, with the corresponding fields appear in the PivotTable Fields list.

• Click the field Salesperson in the Salesperson table and drag it to ROWS area.

• Click the field Month in the Sales table and drag it to ROWS area.

• Click the field Order Amount in the Sales table and drag it to ∑ VALUES area.

The PivotTable is created. A message appears in the PivotTable Fields – Relationships between tables may be needed.

Click the CREATE button next to the message. The Create Relationship dialog box appears.

• Under Table, select Sales.

• Under Column (Foreign) box, select Region.

• Under Related Table, select Salesperson.

• Under Related Column (Primary) box, select Region.

• Click OK.

Your PivotTable from the two tables on two worksheets is ready.

Further, as Excel stated while adding the second table to the PivotTable, the PivotTable got created with Data Model. To verify, do the following −

• Click the POWERPIVOT tab on the Ribbon.

• Click Manage in the Data Model group. The Data View of the Power Pivot appears.

You can observe that the two Excel tables that you used in creating the PivotTable are converted to data tables in the Data Model.

Adding Excel Tables from a Different Workbook to Data Model

Suppose the two tables – Salesperson and Sales are in two different workbooks.

You can add the Excel table from a different workbook to the Data Model as follows −

• Click the Sales table.

• Click the INSERT tab.

• Click PivotTable in the Tables group. The Create PivotTable dialog box appears.

• In the Table/Range box, type Sales.

• Click on New Worksheet.

• Check the box Add this data to the Data Model.

• Click OK.

You will get an empty PivotTable on a new worksheet with only the fields corresponding to the Sales table.

You have added the Sales table data to the Data Model. Next, you have to get the Salesperson table data also into Data Model as follows −

• Click on the worksheet containing Sales table.

• Click the DATA tab on the Ribbon.

• Click Existing Connections in the Get External Data group. The Existing Connections dialog box appears.

• Click on the Tables tab.

Under This Workbook Data Model, 1 table is displayed (This is the Sales table that you added earlier). You also find the two workbooks displaying the tables in them.

• Click Salesperson under Salesperson.xlsx.

• Click Open. The Import Data dialog box appears.

• Click on PivotTable Report.

• Click on New worksheet.

You can see that the box – Add this data to the Data Model is checked and inactive. Click OK.

The PivotTable will be created.

As you can observe the two tables are in the Data Model. You might have to create a relationship between the two tables as in the previous section.

Adding Excel Tables to Data Model from the PowerPivot Ribbon

Another way of adding Excel tables to Data Model is doing so from the PowerPivot Ribbon.

Suppose you have two worksheets in your workbook −

• One containing the data of salespersons and the regions they represent, in a table – Salesperson.

• Another containing the data of sales, region and month wise, in a table – Sales.

You can add these Excel tables to the Data Model first, before doing any analysis.

• Click on the Excel table — Sales.

• Click the POWERPIVOT tab on the Ribbon.

• Click Add to Data Model in the Tables group.

Power Pivot window appears, with the data table Salesperson added to it. Further a tab – Linked Table appears on the Ribbon in the Power Pivot window.

• Click on the Linked Table tab on the Ribbon.

• Click on Excel Table: Salesperson.

You can find that the names of the two tables present in your workbook are displayed and the name Salesperson is ticked. This means the data table Salesperson is linked to the Excel table Salesperson.

Click Go to Excel Table.

Excel window with worksheet containing Salesperson table appears.

• Click the Sales worksheet tab.

• Click the Sales table.

• Click Add to Data Model in the Tables group on the Ribbon.

The Excel table Sales is also added to the Data Model.

If you want to do analysis based on these two tables, as you are aware, you need to create a relationship between the two data tables. In Power Pivot, you can do this in two ways −

• From Data View

• From Diagram View

Creating Relationships from Data View

As you know that in Data View, you can view the data tables with records as rows and fields as columns.

• Click on the Design tab in the Power Pivot window.

• Click on Create Relationship in the Relationships group. The Create Relationship dialog box appears.

• Click on Sales in the Table box. This is the table from where the relationship starts. As you are aware, Column should be the field that is present in the related table Salesperson that contains unique values.

• Click on Region in the Column box.

• Click on Salesperson in the Related Linked Table box.

The Related Linked Column gets automatically populated with Region.

Click the Create button. The relationship is created.

Creating Relationships from Diagram View

Creating Relationships from Diagram View is relatively easier. Follow the given steps.

• Click the Home tab in the Power Pivot window.

• Click Diagram View in the View group.

The Diagram View of the Data Model appears in the Power Pivot window.

• Click on Region in Sales table. Region in Sales table is highlighted.

• Drag to Region in Salesperson table. Region in Salesperson table is also highlighted. A line appears in the direction you dragged.

• A line appears from the table Sales to the table Salesperson indicating the relationship.

As you can see, a line appears from the Sales table to the Salesperson table, indicating the relationship and the direction.

If you want to know the field that is a part of a relationship, click on the relationship line. The line and the field in both the tables are highlighted.

Managing Relationships

You can edit or delete an existing relationship in Data Model.

• Click the Design tab in the Power Pivot window.

• Click Manage Relationships in the Relationships group. The Manage Relationships dialog box appears.

All the relationships that exist in the Data Model are displayed.

To edit a relationship

• Click on a Relationship.

• Click the Edit button. The Edit Relationship dialog box appears.

• Make the required changes in the relationship.

• Click OK. The changes get reflected in the relationship.

To delete a relationship

• Click on a Relationship.

• Click on the Delete button. A warning message appears showing how the tables that are affected by deleting the relationship would affect the reports.

• Click OK if you are sure you want to delete. The selected relationship is deleted.

Refreshing Power Pivot Data

Suppose you modify the data in the Excel table. You can add / change / delete the data in the Excel table.

To refresh the PowerPivot data, do the following −

• Click the Linked Table tab in the Power Pivot window.

• Click Update All.

The data table is updated with the modifications made in the Excel table.

As you can observe, you cannot modify data in the data tables directly. Hence, it is better to maintain your data in Excel tables that are linked to the data tables when you add them to the Data Model. This facilitates updating the data in data tables as and when you update the data in Excel tables.