Download Article
Download Article
- Microsoft Excel
- Google Sheets
- Tips
|
|
You can use pivot tables in Excel and Google Sheets to group and organize data in a spreadsheet. Adding rows to a pivot table is as simple as dragging fields into the «Rows» area of your pivot table formatting panel. We’ll show you how to add new rows to an existing pivot table in both Microsoft Excel and Google Sheets.
-
1
Review your source data. Click the tab that contains the data you’re using in your pivot table, and make sure it contains the data you want to use to create your new row.
- For example, if you want to add a row for a specific purchase, make sure that purchase is listed in the appropriate column in your source data.
-
2
Click any cell in the PivotTable. This opens the PivotTable Fields panel on the right side of Excel.
- If you have already moved the appropriate field to the Rows area but don’t see a row that’s in your source data, just press Alt + F5 or right-click the pivot table and select Refresh.
Advertisement
-
3
Drag a field into the «Rows» area on PivotTable Fields. When you drag any of the fields in the upper portion of the PivotTable Fields panel to Rows, a new row will be added to your table.
- Rows are usually non-numeric fields, such as column headers. Numbers will usually go into the Values area.[1]
- Rows are usually non-numeric fields, such as column headers. Numbers will usually go into the Values area.[1]
-
4
Reorder the field labels in the «Row Labels» section. If you already have a field in the Rows area, adding another row below that will nest the new row within the existing row.[2]
You can drag the rows up or down to change which row is nested within the other.
Advertisement
-
1
Review your source data. Click the tab that contains the data you’re using in your pivot table, and make sure it contains the data you want to use to create your new row.
- For example, if you want to add a row for a specific purchase, make sure that purchase is listed in the appropriate column in your source data.
-
2
Click anywhere in your pivot table. This opens the pivot table editor on the right side of Google Sheets.
-
3
Click Add under «Rows.» It’s in the left side of the pivot table editor. A list of fields will expand on the menu.
-
4
Click the name of the field you want to add as a row. Rows are usually non-numeric fields, such as category names and/or column headers. Once you select a field, a new row or rows will be added for the items in that field.
- You can also drag any of the labeled fields from the right side of the pivot table panel directly to the Rows area.
-
5
Rearrange your rows as needed. If you have multiple rows, adding a new row under an existing row will nest the new row within the existing row. You can drag the row field names up or down to change the order if you want to change the nesting order.
Advertisement
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
-
If you want to add a custom row that isn’t coming from a particular data source, the best thing to do would be to copy the data from the pivot table and paste it into a new worksheet. You can then edit that worksheet as you would any other worksheet, although the values will no longer calculate automatically.
Thanks for submitting a tip for review!
Advertisement
About This Article
Article SummaryX
1. Make sure the info for the row is in your source data.
2. Click the pivot table.
3. Drag a field to the «Rows» area.
4. Reorder rows as needed.
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 202,241 times.
Is this article up to date?
Загрузить PDF
Загрузить PDF
Сводные таблицы используются для группировки и организации исходных данных из электронной таблицы. Главной ценностью сводных таблиц является то, что они допускают манипулирование процессом организации данных различными способами, в зависимости от выводов, которые разрабатываются на основе информации и потребностей пользователей электронной таблицы. Добавление строк в сводную таблицу является еще одним способом, с помощью которого данные могут быть организованы и отображены. Вот как можно добавлять строки в сводную таблицу, чтобы обеспечить большую глубину и смысл ваших выводов.
Шаги
-
1
Запустите Microsoft Excel и откройте файл рабочей книги, содержащий сводную таблицу и исходные данные.
-
2
Выберите вкладку, содержащую исходные данные, нажав на нее.
-
3
Просмотрите, каким образом организованы записи в исходных данных.
- Заголовки столбцов в исходных данных, как правило, используются в качестве меток полей для сводной таблицы.
-
4
Сравните исходные данные с существующей сводной таблицей, и определите, какая колонка будет добавлена в сводную таблицу, как дополнительно отображаемые строки.
-
5
Перейдите на закладку, содержащую сводную таблицу, нажав на соответствующую вкладку рабочего листа.
-
6
Заставьте «Pivot Table Field List» (Список полей сводной таблицы) или «Pivot Table Wizard» (Мастер сводных таблиц) запуститься, нажав на одну из ячеек внутри области сводной таблицы.
-
7
Нажмите заголовок выбранного столбца, перетащите его в раздел «Row Labels» (Названия строк) списка полей сводной таблицы Pivot Table Field List..
-
8
Перегруппируйте заголовки полей в разделе «Row Labels» (Названия строк) и обратите внимание на изменения, внесенные в сводную таблицу.
-
9
Выберите порядок для заголовков строк, которые наилучшим образом соответствует вашим потребностям.
-
10
Пересмотрите макет страницы для таблицы с целью размещения вновь добавленных строк.
- Измените макет либо в Portrait (Вертикальный), либо Landscape (Горизонтальный), настройте масштабирование и установите правильное количество листов для печати или отображения на экране.
Реклама
Советы
- Ваше дополнительное поле, по которому данные сводной таблицы будут сгруппированы и отображены, может работать лучше, как «Column Label» (Заголовок столбца). Попробуйте перемещать метку поля в разделах заголовков строк и столбцов, чтобы наблюдать, как каждое действие влияет на отображение сводной таблицы.
Реклама
Предупреждения
- Сохраните копию листа под новым именем, прежде чем вносить изменения в данные сводной таблицы или источник данных. Таким образом, вы всегда сможете вернуться к исходному листу, если допустите ошибку.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 17 769 раз.
Была ли эта статья полезной?
#Руководства
- 13 май 2022
-
0
Как систематизировать тысячи строк и преобразовать их в наглядный отчёт за несколько минут? Разбираемся на примере с квартальными продажами автосалона
Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Сводная таблица — инструмент для анализа данных в Excel. Она собирает информацию из обычных таблиц, обрабатывает её, группирует в блоки, проводит необходимые вычисления и показывает итог в виде наглядного отчёта. При этом все параметры этого отчёта пользователь может настроить под себя и свои потребности.
Разберёмся, для чего нужны сводные таблицы. На конкретном примере покажем, как их создать, настроить и использовать. В конце расскажем, можно ли делать сводные таблицы в «Google Таблицах».
Сводные таблицы удобно применять, когда нужно сформировать отчёт на основе большого объёма информации. Они суммируют значения, расположенные не по порядку, группируют данные из разных участков исходной таблицы в одном месте и сами проводят дополнительные расчёты.
Вид сводной таблицы можно настраивать под себя самостоятельно парой кликов мыши — менять расположение строк и столбцов, фильтровать итоги и переносить блоки отчёта с одного места в другое для лучшей наглядности.
Разберём на примере. Представьте небольшой автосалон, в котором работают три менеджера по продажам. В течение квартала данные об их продажах собирались в обычную таблицу: модель автомобиля, его характеристики, цена, дата продажи и ФИО продавца.
Скриншот: Skillbox Media
В конце квартала планируется выдача премий. Нужно проанализировать, кто принёс больше прибыли салону. Для этого нужно сгруппировать все проданные автомобили под каждым менеджером, рассчитать суммы продаж и определить итоговый процент продаж за квартал.
Разберёмся пошагово, как это сделать с помощью сводной таблицы.
Создаём сводную таблицу
Чтобы сводная таблица сработала корректно, важно соблюсти несколько требований к исходной:
- у каждого столбца исходной таблицы есть заголовок;
- в каждом столбце применяется только один формат — текст, число, дата;
- нет пустых ячеек и строк.
Теперь переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопку «Сводная таблица».
Скриншот: Skillbox Media
Появляется диалоговое окно. В нём нужно заполнить два значения:
- диапазон исходной таблицы, чтобы сводная могла забрать оттуда все данные;
- лист, куда она перенесёт эти данные для дальнейшей обработки.
В нашем случае выделяем весь диапазон таблицы продаж вместе с шапкой. И выбираем «Новый лист» для размещения сводной таблицы — так будет проще перемещаться между исходными данными и сводным отчётом. Жмём «Ок».
Скриншот: Skillbox Media
Excel создал новый лист. Для удобства можно сразу переименовать его.
Слева на листе расположена область, где появится сводная таблица после настроек. Справа — панель «Поля сводной таблицы», в которые мы будем эти настройки вносить. В следующем шаге разберёмся, как пользоваться этой панелью.
Скриншот: Skillbox Media
Настраиваем сводную таблицу и получаем результат
В верхней части панели настроек находится блок с перечнем возможных полей сводной таблицы. Поля взяты из заголовков столбцов исходной таблицы: в нашем случае это «Марка, модель», «Цвет», «Год выпуска», «Объём», «Цена», «Дата продажи», «Продавец».
Нижняя часть панели настроек состоит из четырёх областей — «Значения», «Строки», «Столбцы» и «Фильтры». У каждой области своя функция:
- «Значения» — проводит вычисления на основе выбранных данных из исходной таблицы и относит результаты в сводную таблицу. По умолчанию Excel суммирует выбранные данные, но можно выбрать другие действия. Например, рассчитать среднее, показать минимум или максимум, перемножить.
Если данные выбранного поля в числовом формате, программа просуммирует их значения (например, рассчитает общую стоимость проданных автомобилей). Если формат данных текстовый — программа покажет количество ячеек (например, определит количество проданных авто).
- «Строки» и «Столбцы» — отвечают за визуальное расположение полей в сводной таблице. Если выбрать строки, то поля разместятся построчно. Если выбрать столбцы — поля разместятся по столбцам.
- «Фильтры» — отвечают за фильтрацию итоговых данных в сводной таблице. После построения сводной таблицы панель фильтров появляется отдельно от неё. В ней можно выбрать, какие данные нужно показать в сводной таблице, а какие — скрыть. Например, можно показывать продажи только одного из менеджеров или только за выбранный период.
Настроить сводную таблицу можно двумя способами:
- Поставить галочку напротив нужного поля — тогда Excel сам решит, где нужно разместить это значение в сводной таблице, и сразу заберёт его туда.
- Выбрать необходимые для сводной таблицы поля из перечня и перетянуть их в нужную область вручную.
Первый вариант не самый удачный: Excel редко ставит данные так, чтобы с ними было удобно работать, поэтому сводная таблица получается неинформативной. Остановимся на втором варианте — он предполагает индивидуальные настройки для каждого отчёта.
В случае с нашим примером нужно, чтобы сводная таблица отразила ФИО менеджеров по продаже, проданные автомобили и их цены. Остальные поля — технические характеристики авто и дату продажи — можно будет использовать для фильтрации.
Таблица получится наглядной, если фамилии менеджеров мы расположим построчно. Находим в верхней части панели поле «Продавец», зажимаем его мышкой и перетягиваем в область «Строки».
После этого в левой части листа появится первый блок сводной таблицы: фамилии менеджеров по продажам.
Скриншот: Skillbox
Теперь добавим модели автомобилей, которые эти менеджеры продали. По такому же принципу перетянем поле «Марка, модель» в область «Строки».
В левую часть листа добавился второй блок. При этом сводная таблица сама сгруппировала все автомобили по менеджерам, которые их продали.
Скриншот: Skillbox Media
Определяем, какая ещё информация понадобится для отчётности. В нашем случае — цены проданных автомобилей и их количество.
Чтобы сводная таблица самостоятельно суммировала эти значения, перетащим поля «Марка, модель» и «Цена» в область «Значения».
Скриншот: Skillbox Media
Теперь мы видим, какие автомобили продал каждый менеджер, сколько и по какой цене, — сводная таблица самостоятельно сгруппировала всю эту информацию. Более того, напротив фамилий менеджеров можно посмотреть, сколько всего автомобилей они продали за квартал и сколько денег принесли автосалону.
По такому же принципу можно добавлять другие поля в необходимые области и удалять их оттуда — любой срез информации настроится автоматически. В нашем примере внесённых данных в сводной таблице будет достаточно. Ниже рассмотрим, как настроить фильтры для неё.
Настраиваем фильтры сводной таблицы
Чтобы можно было фильтровать информацию сводной таблицы, нужно перенести требуемые поля в область «Фильтры».
В нашем примере перетянем туда все поля, не вошедшие в основной состав сводной таблицы: объём, дату продажи, год выпуска и цвет.
Скриншот: Skillbox Media
Для примера отфильтруем данные по году выпуска: настроим фильтр так, чтобы сводная таблица показала только проданные авто 2017 года.
В блоке фильтров нажмём на стрелку справа от поля «Год выпуска»:
Скриншот: Skillbox Media
В появившемся окне уберём галочку напротив параметра «Выделить все» и поставим её напротив параметра «2017». Закроем окно.
Скриншот: Skillbox Media
Теперь сводная таблица показывает только автомобили 2017 года выпуска, которые менеджеры продали за квартал. Чтобы снова показать таблицу в полном объёме, нужно в том же блоке очистить установленный фильтр.
Скриншот: Skillbox Media
Фильтры можно выбирать и удалять как удобно — в зависимости от того, какую информацию вы хотите увидеть в сводной таблице.
Проводим дополнительные вычисления
Сейчас в нашей сводной таблице все продажи менеджеров отображаются в рублях. Предположим, нам нужно понять, каков процент продаж каждого продавца в общем объёме. Можно рассчитать это вручную, а можно воспользоваться дополнениями сводных таблиц.
Кликнем правой кнопкой на любое значение цены в таблице. Выберем параметр «Дополнительные вычисления», затем «% от общей суммы».
Скриншот: Skillbox
Теперь вместо цен автомобилей в рублях отображаются проценты: какой процент каждый проданный автомобиль составил от общей суммы продаж всего автосалона за квартал. Проценты напротив фамилий менеджеров — их общий процент продаж в этом квартале.
Скриншот: Skillbox Media
Можно свернуть подробности с перечнями автомобилей, кликнув на знак – слева от фамилии менеджера. Тогда таблица станет короче, а данные, за которыми мы шли, — кто из менеджеров поработал лучше в этом квартале, — будут сразу перед глазами.
Скриншот: Skillbox Media
Чтобы снова раскрыть данные об автомобилях — нажимаем +.
Чтобы значения снова выражались в рублях — через правый клик мыши возвращаемся в «Дополнительные вычисления» и выбираем «Без вычислений».
Обновляем данные сводной таблицы
Предположим, в исходную таблицу внесли ещё две продажи последнего дня квартала.
Скриншот: Skillbox
В сводную таблицу эти данные самостоятельно не добавятся — изменился диапазон исходной таблицы. Поэтому нужно поменять первоначальные параметры.
Переходим на лист сводной таблицы. Во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Изменить источник данных».
Скриншот: Skillbox Media
Кнопка переносит нас на лист исходной таблицы, где нужно выбрать новый диапазон. Добавляем в него две новые строки и жмём «ОК».
Скриншот: Skillbox Media
После этого данные в сводной таблице меняются автоматически: у менеджера Трегубова М. вместо восьми продаж становится десять.
Скриншот: Skillbox Media
Когда в исходной таблице нужно изменить информацию в рамках текущего диапазона, данные в сводной таблице автоматически не изменятся. Нужно будет обновить их вручную.
Например, поменяем цены двух автомобилей в таблице с продажами.
Скриншот: Skillbox Media
Чтобы данные сводной таблицы тоже обновились, переходим на её лист и во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Обновить».
Теперь у менеджера Соколова П. изменились данные в столбце «Цена, руб.».
Скриншот: Skillbox Media
Как использовать сводные таблицы в «Google Таблицах»? Нужно перейти во вкладку «Вставка» и выбрать параметр «Создать сводную таблицу». Дальнейший ход действий такой же, как и в Excel: выбрать диапазон таблицы и лист, на котором её нужно построить; затем перейти на этот лист и в окне «Редактор сводной таблицы» указать все требуемые настройки. Результат примет такой вид:
Скриншот: Skillbox Media
Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше
Сводные таблицы используются как основной инструмент отчетности, без их понимания нельзя сказать, что вы знаете Excel. В этой статье узнаем, как построить сводную таблицу в Excel.
- Что такое сводная таблица
- Подготавливаем данные для создания сводной таблицы
- Как создать сводную таблицу из обычной таблицы
- Где найти панель редактирования сводной таблицы
- Как изменить структуру сводной таблицы
- Как удалить поле сводной таблицы
- Для чего нужно поле Фильтр в сводной таблице
- Как обновить сводную таблицу
- Как изменить внешний вид сводной таблицы
- Значение (пусто) в сводной таблице — как убрать
- Где изменить источник сводной таблицы
- Как скопировать сводную таблицу
- Удаляем сводную таблицу
Что такое сводная таблица
Сводная таблица в Excel (или pivit table, или “пивотная таблица”) — это особым образом организованная и структурированная таблица, которая выводит данные в нужном пользователю разрезе и производит необходимые вычисления без использования формул.
Например, у нас есть база данных с продажами магазина для садоводов. В ней собрана информация обо всех продажах, детализированная до каждого кассового чека. Это огромная таблица с большим количеством строк, из которой невозможно взять какую-то ценную аналитическую информацию.
Предположим, нужна информация о сумме выручки в разрезе категории товара. Или по месяцам. Конечно, можно взять все категории товара и функцией СУММЕСЛИМН вытянуть нужные данные, но это займет намного больше времени. К тому же, если у вас завтра появится новая категория, ее нужно будет вручную добавить в таблицу (не забыть об этом, как минимум). Если же построить сводную таблицу в excel, они это сделает это за вас.
Подготавливаем данные для построения сводной таблицы
Давайте разберемся, из какой исходной таблицы можно построить сводную таблицу в excel (спойлер: не каждая таблица годится).
Основные требования к таблице, из которой будет создаваться сводная таблица:
- Все столбцы в исходной таблице должны иметь уникальные (т.е. не повторяющиеся) заголовки.
- Все строки в пределах одного столбца должны иметь однородные данные. Например, если в столбце указан месяц в формате “янв”, то не должно быть данных в формате “Январь” — эксель сочтет их как два разных месяца. Также использование русских и похожих латинских букв (например С и C на глаз не отличишь, но одна из них в латинской раскладке, и эксель также посчитает их разными).
- Числовые данные, которым вы будете оперировать, должны быть именно числовыми. Если есть зеленый треугольник в верхнем левом углу ячейки — такое число является текстом, и должно быть преобразовано в число, иначе с ним нельзя делать вычисления.
- Исходная таблица не должна содержать промежуточных итогов.
- Нежелательно иметь пустые строки
- Под исходной таблицей нежелательно иметь какие-то другие данные, оставьте это пространство пустым, это облегчит дальнейшее обновление сводной таблицы.
Лучшим вариантом организации исходных данных является преобразование их в “умную” таблицу. Но это не является обязательным требованием, к тому же “умные” таблицы имеют некоторые ограничения и могут быть использованы не всегда. Но в целом их использование очень упрощает работу со сводными таблицами.
Итак, имеем исходную таблицу с продажами садового инвентаря со следующими столбцами. Данные в серых столбцах взяты из учетной системы, столбец Месяц сделали расчетный для удобства организации данных.
Рассматривать будем на примере обычной таблицы.
Если мы не предполагаем в дальнейшем добавлять в исходную таблицу данные, то можно выделить только диапазон этой таблицы, например, А1:Н202. Однако, если в исходную таблицу будут добавляться данные, лучше выделить полностью столбцы, входящие в таблицу. Иначе есть риск, что при обновлении сводной таблицы новые данные в нее не попадут.
Выделяем полностью столбцы, зажав левую кнопку мыши.
Далее вкладка Вставка — Сводная таблица.
Появится окно создания сводной таблицы. Разберем, что в нем:
- Выберите данные для анализа. Здесь уже указан диапазон, который вы выделили, не меняйте его.
- Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы. Новичкам (и не только) советую всегда выбирать Новый лист. Если выбираете “на существующий лист”, то нужно указать ячейку на уже созданном листе, с которой будет начинаться сводная таблица. Только учтите, что пространство нужно выбрать с запасом, чтобы потом сводная таблица не “съела” данные на листе.
Выберем На новый лист и нажмем ОК.
Появится заготовка для будущей сводной таблицы и возможность выбрать поля в правой части экрана.
Как можно добавлять поля из исходной таблицы в сводную.
- нажимая на “галочку”. При этом нужно контролировать, в какую область (строки или столбцы) excel занесет отмеченное поле. При необходимости перенести.
- щелкнув правой кнопкой мыши на названии поля и выбрав, куда его поместить
- перетаскивая мышкой поля в нужный раздел. Такой способ рекомендуется.
Перетащим поле Категория в блок СТРОКИ, поле Месяц — в блок СТОЛБЦЫ, а поле Стоимость — в блок ЗНАЧЕНИЯ.
Обратите внимание!
Возле слова Количество не случайно указан знак вопроса. В большинстве версий excel по умолчанию считает в значениях именно количество элементов. По невнимательности можно оставить так и получить кривой результат.
Нам же нужна именно сумма по полю Стоимость. Нажмем на “треугольник” и выберем Параметры полей значений, и далее — Сумма.
В итоге получим такую сводную таблицу. В строках — Категории товара, в столбцах — месяцы, а в ячейках — суммы выручки от продаж товаров данной категории. И это без единой формулы!
Где найти панель редактирования сводной таблицы
Вы создали сводную таблицу и закрыли списки полей (так обычно и делают, чтобы не мешали просмотру), но возникла необходимость внести корректировки в макет сводной таблицы.
Необходимо правой кнопкой мыши щелкнуть в любом месте сводной таблицы и выбрать пункт Показать список полей.
Как изменить структуру сводной таблицы
Предположим, требования изменились, и теперь в строках нужно видеть разбивку по месяцам и наименованию товара, а в столбцах — категорию товара. В случае с обычной таблицей формул на этом месте мы бы начали плакать и переписывать формулы *смайлик* Здесь же просто нужно перетащить Категорию товара — в столбцы, Месяц в строки, и добавить в строки поле Наименование товара.
Получаем результат.
Как удалить поле сводной таблицы
Теперь нам больше не нужно видеть развертку по наименованию товара в строках.
Для того, чтобы удалить поле из сводной таблицы, есть 3 основных способа:
- снять галочку с названия поля, оно автоматически исчезнет
- в блоке, где располагается поле, щелкнуть на “треугольник” и выбрать Удалить поле.
- в самой сводной таблице щелкнуть правой кнопкой мыши на любом значении поля и выбрать Удалить “Название поля”
Для чего нужно поле Фильтр в сводной таблице
Итак, мы разобрались со строками, столбцами и значениями в сводной таблице, научились их добавлять и удалять. Но зачем же нужно поле Фильтр в сводной таблице?
Перестроим таблицу таким образом: в строки добавим Наименование товаров, в столбцы — месяцы.
Предположим, нужно видеть не все названия товаров, а только по категории Инструмент.
Для этого нужно перетащить поле Категория товара в блок ФИЛЬТРЫ.
После этого над сводной таблицей появляется дополнительная строка с фильтрами.
По умолчанию выбраны все значения. Отфильтруем нужную нам категорию Инструмент. Для этого щелкнем на выпадающий список в фильтре и выделим нужную категорию. Сводная таблица уменьшилась, отобразив данные только по категории Инструмент.
Фильтровать значения в сводной таблице можно не только по одному параметру, но и по нескольким. Для этого нужно активировать “галочку” Выделить несколько элементов и установить “галочки” возле нужных.
К томе же, полей, по которым фильтруем данные, может быть несколько. Чтобы отфильтровать данные в сводной таблице не только по категории товара, но и по другим полям, их также нужно перетянуть в блок ФИЛЬТРЫ.
Как обновить сводную таблицу
Если исходная таблица с данными периодически пополняется новыми строками, то потребуется обновлять сводную таблицу.
Чтобы обновить сводную таблицу, нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и выбрать пункт Обновить.
Возможно также настроить автоматическое обновление сводной таблицы при открытии файла. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и выберите пункт Параметры сводной таблицы, далее на вкладке Данные активируйте “галочку” Обновить при открытии файла.
Как изменить внешний вид (формат) сводной таблицы
Про настройку форматирования сводной таблицы есть видеоролик:
В статье кратко остановимся на возможностях.
Изменить внешний вид сводной таблицы можно на вкладке Конструктор.
Выпадающий список Промежуточные итоги позволяет управлять выводом промежуточных итогов по строкам. Промежуточные итоги можно отключить совсем, или выводить в верхней или нижней части группы.
Общий итоги — позволяет управлять общими итогами для строк или столбцов, выводить их или отключать.
Макет отчета — позволяет изменять структуру таблицы. По умолчанию сводная таблица создается в сжатой форме. Но можно перестроить ее в форме структуры или в табличной форме.
Пустые строки — этот выпадающий список редко используется, позволяет добавлять пустую строку между группами, чтобы визуально отделить их.
Значение (пусто) в сводной таблице — как убрать
По умолчанию в сводную таблицу всегда включается значение Пусто. Если в исходной таблице есть строки или столбцы с пустыми ячейками, их значения попадут в эту категорию.
Но Пусто выводится и в том случае, если пустых ячеек нет, и портит внешний вид сводной таблицы. Часто его убирают.
Чтобы убрать Пусто в сводной таблице, нужно щелкнуть на выпадающем списке строки или столбца и снять “галочку”.
В этом случае Пусто исчезнет и для строк, и для столбцов одновременно.
Обратите внимание! Если вы убираете значение Пусто, то есть следующая опасность: при добавлении новых значений в исходную таблицу (например, появится новая категория товара) они не появятся автоматически при обновлении сводной таблицы. Их нужно будет добавить вручную, установив “галочку” (там же, где снимали “галочку” с Пусто).
Где изменить источник сводной таблицы
Иногда может возникнуть ситуация, когда в исходную таблицу добавились новые столбцы, которые не попали в сводную таблицу. Сразу оговорюсь, что если вы использовали умную таблицу в качестве источника, то такой проблемы не будет, новые столбцы будут добавляться в сводную таблицу автоматически при обновлении.
Предположим, в нашей исходной таблице добавился столбец Продавец. Этот столбец нужно добавить в сводную таблицу, чтобы иметь возможность выводить данные по продавцам.
Для этого щелкнем в любом месте сводной таблицы и далее идем на вкладку Анализ — Источник данных.
Откроется лист с исходной таблицей, в котором бегущим выделением будут выделены данные, которые попали в сводную таблицу, а в окне — источник данных.
Далее необходимо в открывшемся окне в поле Таблица или диапазон указать новый диапазон для сводной таблицы: просто выделить необходимый диапазон левой кнопкой мыши (полностью диапазон, включая новый столбец, а не только новый столбец). Нажимаете Ок.
Вернувшись на лист сводной таблицы, вы увидите, что новое поле Продавец появилось в списке полей. Теперь его можно перетаскивать в блоки СТРОКИ, СТОЛБЦЫ или ФИЛЬТРЫ.
Как скопировать сводную таблицу
Чтобы скопировать сводную таблицу, необходимо выделить ее полностью, вместе со строками фильтров. Далее копировать как обычно (Ctrl+C или кнопка Копировать) и вставить в нужное место (Ctrl + V или кнопка Вставить).
Удаляем сводную таблицу
Если сводная таблица расположена на отдельном листе, то чтобы удалить сводную таблицу, можно удалить целиком весь лист (правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать Удалить).
Если сводная таблица расположена на листе, где есть другие данные, самый простой способ ее удалить — выделить полностью сводную таблицу вместе с фильтрами (если они есть) и нажать кнопку Delete.
Итак, мы узнали, как построить сводную таблицу в Excel из обычной таблицы с данными. Также рассмотрели некоторые ее базовые возможности. Но если вы хотите освоить такой инструмент, как сводные таблицы с нуля и до профессионального уровня, ознакомьтесь с другими статьями в разделе. Поверьте, без знания сводных таблиц вы не станете профессионалом в Excel!
Сообщество Excel Analytics | обучение Excel
Канал на Яндекс.Дзен
Вам может быть интересно:
Жизнь человека из мира технологий — это невероятная комбинация цифр, показателей, которые периодически требуют систематизации. Чтобы осуществить последнее, приходится использовать особые технические инструменты. Наша статья докажет, что сводные таблицы в Excel доступны даже для чайников.
Немного теории
Сводные таблицы Excel (для чайника) — это разновидность реестра, которая содержит конкретную часть данных из источника для анализа и изображена так, чтобы можно было проследить между ними логические связи. Основа для ее проектирования — определенный список значений.
Прежде чем начать работу, стоит подготовить для неё необходимые материалы, которые можно свести для анализа. Формируя подготовительный вариант, следите за тем, чтобы данные были классифицированы, например, цифры не путались с буквенным обозначением, а все столбцы имели заголовки.
Сводные таблицы в Excel незаменимы для тех, кто по роду занятости имеет дело с большим количеством цифр, которые периодически необходимо систематизировать и формировать отчетность. Программа Excel поможет подсчитать и проанализировать большое количество значений, сэкономив время.
Плюсы использования такого вида группировки данных:
- во время работы не нужны особые познания из сферы программирования, метод подойдет и для чайников;
- возможность комбинировать информацию из других первоисточников;
- можно пополнять базовый экземпляр новой информацией, несколько подкорректировав параметры.
Обучение работе со сводными таблицами в Excel не займет много времени и может основываться на видео.
Пример создания сводной таблицы Excel – алгоритм для чайников
Ознакомившись с базовыми теоретическими нюансами про сводные таблицы в Excel, давайте перейдем к применению их на деле. Для старта создания сводной таблицы в Excel 2016, 2010 или 2007 необходимо установить программное обеспечение. Как правило, если вы пользуетесь программами системы Microsoft Office, то Excel уже есть на вашем компьютере.
Запустив его, перед вами откроется обширное поле, разделенное на большое количество ячеек. Более детально о том, как делать сводные таблицы в Excel, вам подскажет видеоурок выше.
С помощью следующего алгоритма мы детально рассмотрим пример, как построить сводную таблицу в Excel.
На панели вверху окна переходим на вкладку «Вставка», где слева в углу выбираем «Сводная таблица».
Далее на экране открывается диалоговое окошко, где требуется указать соответствующие параметры. На этом этапе создания сводных таблиц в Excel есть несколько важных моментов. Если перед тем, как начать формирование реестра, вы установили значок курсора на листе, то заполнение пустых строчек окна произойдёт автоматически. Иначе адрес диапазона данных нужно обозначить самостоятельно.
Рассмотрим детальней самостоятельное заполнение пунктов диалогового окна.
Первую строку не оставляем пустой, иначе программа выдаст ошибку. Если есть источник, с которого планируете переноситься данные, то выберите его в пункте «Использовать внешний источник данных». Под внешним источником подразумевается другая книга Excel или набор моделей данных из СУБД.
Заранее озаглавьте каждый столбик
Выберите место, где будет располагаться будущая рамка с ячейками. Это может быть новое окно или же этот лист, рекомендуем использовать другой лист.
Закрепив все настройки, получаем готовую основу. По левую сторону располагается область, где размещена основа будущей рамки. В правой части есть окно с настройками, которое помогает управлять реестром.
Теперь необходимо разобраться, как строится вся эта конструкция. В окне настроек «Поля свободной таблицы», вы обозначаете данные, которые будут присутствовать.
Вся структура строится таким образом, чтобы текстовые данные играли роль объединяющих элементов, а числовые показывали консолидированные значения. Например, объединим все поступления по отделам и узнаем на какую сумму получил товары каждый. Для этого поставим галочку у двух заголовков: отдел и стоимость товара в партии.
Обратите внимание, как расположились эти данные в нижней области панели настройки.
Отдел автоматически ушел в строки, а числовые данные в значения. Если попробовать щелкнуть по любому столбцу с числами, они будут появляться в этой области. А в самой таблице добавится новый столбец.
При этом происходит суммирование. Сейчас мы можем узнать из нашего отчета, сколько товаров поступило в каждый отдел и их общую стоимость.
Вы можете свободно корректировать ширину столбиков для оптимального расположения данных. Просто раздвигайте ширину столбцов или высоту строк так, как вы привыкли в Excel.
Если вам не нравится такая ориентация, вы можете перетащить мышкой названия строк в область столбцов — просто наведите мышь, нажмите левую кнопку и тяните.
Что касается подсчета результатов, то сумма – далеко не единственная функция. Чтобы посмотреть, какие Excel предлагает еще, нажмите на название в области значений и выберите последнюю команду.
В параметрах полей значений вы найдете множество вариантов для анализа.
Для каждого значения можно выбрать свою функцию. Например, добавим поле «Цена» и найдем максимальную цену товара в каждом отделе. Фактически, узнаем сколько стоит самый дорогой.
Теперь мы видим, что в отдел «Аксессуары» поступило товаров на сумму 267660 рублей, при этом самый дорогостоящий имеет цену 2700 рублей.
Область «Фильтры» позволяет установить критерий отбора записей. Добавим поле «Дата поступление», просто поставив около него галочку.
Сейчас сводная таблица в Excel выглядит неудобно, если нам необходимо провести анализ по дате. Поэтому переместим дату из строк в фильтры — просто перетяните, как было указано выше.
Итогом этих действий стало появление еще одного поля сверху. Чтобы выбрать дату, нажмем на стрелочку около слова «Все».
Теперь нам доступен выбор конкретного дня, чтобы открыть список, щелкайте по треугольнику в правом углу.
Также можно выбрать и значения для отдела.
Снимите галочки с тех, которые вас не интересуют, и вы получите только нужную информацию.
Во время работы вы можете столкнуться с подобным сообщением «недопустимое имя сводной таблицы Excel». Это означает, что первая строка диапазона, откуда пытаются извлечь информацию, осталась с незаполненными ячейками. Чтобы решить эту проблему, вы должны заполнить пустоты колонки.
Обновление данных в сводной таблице в Excel
Важным вопросом является то, как сделать и обновить сводную таблицу в Excel 2010 или другой версии. Это актуально тогда, когда вы собираетесь добавить новые данные. Если обновление будет проходить только для одного столбца, то необходимо на любом её месте щелкнуть правой кнопкой мыши. В появившемся окне нужно нажать «Обновить».
Если же подобное действие необходимо провести сразу с несколькими столбцами и строками, то выделите любую зону и на верхней панели откройте вкладку «Анализ» и кликните на значок «Обновить». Дальше выбирайте желаемое действие.
Если сводная таблица в Excel не нужна, то стоит разобраться, как её удалить. Это не составит большого труда. Выделите все составляющие вручную, или используя сочетание клавиш «CTRL+A». Далее нажмите клавишу «DELETE» и поле будет очищено.
Как в сводную таблицу Excel добавить столбец или таблицу
Чтобы добавить дополнительный столбец, вам необходимо добавить его в исходные данные и расширить диапазон для нашего реестра.
Перейдите на вкладку «Анализ» и откройте источник данных.
Excel сам все предложит.
Обновите и вы получите новый перечень полей в области настройки.
Добавить таблицу вы сможете только если «склеите» ее с исходной. Можно заменить диапазон в уже существующей, но добавить «на лету» другой диапазон нельзя. Зато можно создать новую сводную таблицу на основе нескольких исходных, даже расположенных на разных листах.
Как сделать сводную таблицу в Excel из нескольких листов
Для этого нам понадобится мастер сводных таблиц. Добавим его на панель быстрого доступа (самый верх окна – слева). Нажмите выпадающую стрелочку и выберите «Другие команды».
Выберите все команды.
И найдите мастер сводных таблиц Excel, кликните по нему, затем на «Добавить» и ОК.
Значок появится сверху.
У вас должны быть две идентичные по полям таблицы на разных листах. У нас это данные о поступлениях в отделы за май и июнь. Нажимайте на ярлык мастера сводных таблиц и выбирайте консолидацию диапазонов.
Нам нужно несколько полей, а не одно.
На следующем этапе выделите первый диапазон и нажмите кнопку «Добавить». Затем переключитесь на другой лист ( щелкните по его названию внизу) и снова «Добавить». У вас будут созданы два диапазона.
Не стоит выделять всю таблицу целиком. Нам нужна информация о поступлениях в отделы, поэтому мы выделили диапазон, начиная со столбца «Отдел».
Дайте имя каждому. Кликайте кружочек 1, затем в поле вписывайте «май», кликайте кружочек 2 и вписывайте в поле 2 «июнь». Не забывайте менять диапазоны в области. Должен быть выделен тот, который именуем.
Щелкайте «Далее» и создавайте на новом листе.
После нажатия на «Готово» получим результат. Это многомерная таблица, так что управлять ей довольно сложно. Поэтому мы и выбрали диапазон меньше, чтобы не запутаться в измерениях.
Обратите внимание, что у нас уже нет четких названий полей. Их можно вытащить, нажав на пункты в верхней области.
Снимая или устанавливая галочки, вы регулируете значения, которые вам необходимо увидеть. Неудобно и то, что расчет проводится для всех значений одинаковый.
Как видите, у нас одно значение в соответствующей области.
Изменение структуры отчёта
Мы поэтапно разобрали пример, как создать сводную таблицу Exce, а как получить данные другого вида расскажем далее. Для этого мы изменим макет отчета. Установив курсор на любой ячейке, переходим во вкладку «Конструктор», а следом «Макет отчета».
Вам откроются на выбор три типа для структуризации информации:
- Сжатая форма
Такой тип программа применяется автоматически. Данные не растягиваются, поэтому прокручивать изображения практически не нужно. Можно сэкономить место на подписях и оставить его для чисел.
- Структурированная форма
Все показатели подаются иерархично: от малого к большому.
- Табличная форма
Информация представляется под видом реестра. Это позволяет легко переносить ячейки на новые листы.
Остановив выбор на подходящем макете, вы закрепляете внесенные коррективы.
Итак, мы рассказали, как составить поля сводной таблицы MS Excel 2016 (в 2007, 2010 действуйте по аналогии). Надеемся, эта информация поможет вам осуществлять быстрый анализ консолидированных данных.
Отличного Вам дня!