Бизнесхак
Быстрый ввод данных в Excel: 5 лайфхаков
30 сентября 2021
4 391 просмотр
Таблицы Excel — невероятно мощный инструмент. В них — 470+ встроенных функций, благодаря которым почти любую задачу можно хотя бы частично автоматизировать. Сегодня расскажем о том, как быстро вводить данные. Больше лайфхаков вас ждет на открытом уроке «Магия Excel».
Окончание ввода в ячейку
Закончить ввод данных/формулы в ячейку можно разными способами — смотря куда нужно попасть после.
- Ctrl + Enter (⌃ + Return) — вы останетесь в той же ячейке (это сочетание клавиш также позволяет ввести значения/формулы сразу в несколько выделенных ячеек);
- Enter (Return) — активной станет ячейка ниже;
- Tab — ячейка справа;
- Shift + Enter — ячейка сверху;
- Shift + Tab — ячейка слева.
Можно изменить то, куда вы будете попадать при нажатии Enter, в параметрах Excel:
Если вы ввели несколько значений в соседние столбцы (через Tab), а затем нажали Enter — то попадете в начало следующей строки (в первый столбец). Так удобно заполнять небольшие таблицы.
Инструменты для быстрого ввода данных
Автозамена
Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:
Прогрессия
Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:
Протягивание
Если вы уже задали какой-то паттерн (например, числа с шагом 10 или последние даты каждого очередного месяца), выделите несколько ячеек и далее «протяните» их мышкой за маркер в правом нижнем углу.
Автозавершение
Если в столбце выше встречалось то или иное значение, Excel предложит вам его дописать (для этого нажмите Tab).
Раскрывающийся список
Alt + ↓ (⌥ + ↓) или правая кнопка мыши и «Раскрывающийся список» в контекстном меню. И выбирайте из списка тех значений, что встречались в этом столбце ранее:
Больше примеров того, как работает табличная магия, наш эксперт Ренат Шагабутдинов покажет на бесплатном онлайн-уроке «Магия Excel в действии». Записаться на открытый урок можно здесь.
Фото на обложке — Pixabay
Как быстро добавить данные, создать умную таблицу или спасти несохранённый файл.
Николай Павлов
Автор проекта «Планета Excel», разработчик и IT-тренер.
1. Быстрое добавление новых данных в диаграмму
Если для построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).
2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)
Предположим, у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы сделать это, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно. Подобным образом можно извлекать имена из email, склеивать ФИО из фрагментов и так далее.
3. Копирование без нарушения форматов
Вы, скорее всего, знаете о волшебном маркере автозаполнения. Это тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать. Сразу после того, как потянули за чёрный крест, нажмите на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.
Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.
4. Отображение данных из таблицы Excel на карте
В Excel можно быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин «Карты Bing» (Bing Maps). Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Get It Now.
После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.
5. Быстрый переход к нужному листу
Если в файле количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.
6. Преобразование строк в столбцы и обратно
Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:
- Выделите диапазон.
- Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
- Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose). В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).
7. Выпадающий список в ячейке
Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и так далее), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка.
- Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
- Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data → Validation).
- В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
- В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.
8. Умная таблица
Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table), то наш список будет преобразован в умную таблицу, которая умеет много полезного:
- Автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов.
- Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
- Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
- На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.
9. Спарклайны
Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.
После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.
10. Восстановление несохранённых файлов
Представьте: вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет». Офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно: несколько последних часов работы пошли псу под хвост.
На самом деле есть шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» → «Последние» (File → Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks).
В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks).
В последующих версиях Excel следует открывать «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».
Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.
11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения
Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:
- Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
- Выберите на вкладке «Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения» (Home → Conditional formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values).
- Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.
12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения
Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом: всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт» — и вот оно, долгожданное попадание!
Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Данные» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert → What If Analysis → Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.
Если этот обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!
Excel 2021 для Mac Excel 2019 для Mac Excel 2016 для Mac Excel для Mac 2011 Еще…Меньше
Выполните любое из описанных ниже действий.
-
В столбце введите первые несколько символов для записи.
Если введенные символы совпадают с существующими записями в этом столбце, Excel представляет меню со списком записей, уже используемых в столбце.
-
Нажмите клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, чтобы выбрать совпадающий элемент, а затем нажмите клавишу RETURN.
Примечания:
-
В Excel автоматическое завершение выполняется только для тех записей, которые содержат текст или комбинацию текста и чисел. Записи, содержащие только числа, даты или время, не завершались.
-
Записи, повторяющиеся в строке, не включаются в список совпадающих записей.
-
Если вы не хотите, чтобы введенные вами записи автоматически совпадали с другими записями, этот параметр можно отключить. В меню Excel выберите пункт Параметры. В списке Формулыи списки щелкните Автозавершение
, а затем с помощью кнопки Включить автозавершение для значений ячеев.
-
, а затем с помощью кнопки Включить автозавершение для значений ячеев. -
Выберем ячейки, содержащие данные, которые нужно повторить в смежных ячейках.
-
Перетащите маркер заполнения
ячейки, которые вы хотите заполнить.Примечание: При выборе диапазона ячеек, который вы хотите повторить в смежных ячейках, можно перетащить его вниз по одному столбец или через одну строку, но не вниз по нескольким столбцам и по нескольким строкам.
-
Нажмите смарт-кнопку Параметры автоза заполнения
и сделайте одно из следующих действий:Задача
Необходимые действия
Копирование всего содержимого ячейки, включая форматирование
Нажмите кнопку Копировать ячейки.
Копирование только форматирования ячеок
Выберите только форматирование заливки.
Копирование содержимого ячейки без форматирования
Нажмите кнопку Заливка без форматирования.
ячейки, которые вы хотите заполнить.
и сделайте одно из следующих действий:Примечания:
-
Чтобы быстро ввести одинаковые данные во множество ячеек одновременно, выйдите из всех ячеек, введите нужные данные и нажмите control+RETURN. Этот метод работает во всех ячейках.
-
Если вы не хотите, чтобы смарт-кнопка Параметры автозаполн
отображаемая при перетаскиваниях, ее можно отключить. В меню Excel выберите пункт Параметры. В области Редактированиещелкните Изменить и сведите кнопок Показать параметры вставки.
и сведите кнопок Показать параметры вставки.Excel можно продолжать ряд чисел, комбинаций с текстом и числами или формул на основе заро шаблона. Например, можно ввести Элемент1 в ячейку, а затем заполнить ячейки ниже или вправо с помощью элементов 2, Элемент3, Элемент4 и т. д.
-
Вы можете выбрать ячейку, содержаную начальное число или комбинацию с текстом и числом.
-
Перетащите маркер заполнения
ячейки, которые вы хотите заполнить.Примечание: При выборе диапазона ячеек, который вы хотите повторить в смежных ячейках, можно перетащить его вниз по одному столбец или через одну строку, но не вниз по нескольким столбцам и по нескольким строкам.
-
Нажмите смарт-кнопку Параметры автоза заполнения
и сделайте одно из следующих действий:Задача
Необходимые действия
Копирование всего содержимого ячейки, включая формулы и форматирование
Нажмите кнопку Копировать ячейки.
Копирование только форматирования ячеок
Выберите только форматирование заливки.
Копирование содержимого ячейки, включая формулы без форматирования
Нажмите кнопку Заливка без форматирования.
Примечание: Чтобы изменить узор заливки, вы можете выбрать несколько начальных ячеек, прежде чем перетаскивать его. Например, чтобы заполнить ячейки такими числами, как 2, 4, 6, 8…, введите 2 и 4 в двух начальных ячейках и перетащите его.
Ячейки можно быстро заполнить с помощью даты, времени, рабочих дней, месяцев или лет. Например, можно ввести в ячейку понедельник, а затем заполнить ячейки ниже или справа со вторника, среды, четверга и т. д.
-
Вы выберите ячейку с начальной датой, временем, рабочим днем, месяцем или годом.
-
Перетащите маркер заполнения
ячейки, которые вы хотите заполнить.Примечание: При выборе диапазона ячеек, который вы хотите повторить в смежных ячейках, можно перетащить его вниз по одному столбец или через одну строку, но не вниз по нескольким столбцам и по нескольким строкам.
-
Нажмите смарт-кнопку Параметры автоза заполнения
и сделайте одно из следующих действий:Задача
Необходимые действия
Копирование всего содержимого ячейки, включая формулы и форматирование, без повторения ряда
Нажмите кнопку Копировать ячейки.
Заполнение ячеек на основе начальных данных в первой ячейке
Нажмите кнопку Заполнить ряд.
Копирование только форматирования ячеок
Выберите только форматирование заливки.
Копирование содержимого ячейки, включая формулы без форматирования
Нажмите кнопку Заливка без форматирования.
Заполнение ячеек последующими датами с помощью начальной даты в первой ячейке
Нажмите кнопку Заполнить дни.
Используйте название начального дня недели в первой ячейке, чтобы заполнить ячейки последующими рабочими днями (о пропущенные суббота и воскресенье)
Нажмите кнопку Заполнить рабочие дни.
Используйте имя начального месяца в первой ячейке для заполнения ячеек последующими месяцами года.
Нажмите кнопку Заполнить месяцы.
Использование начальной даты в первой ячейке для заполнения ячеек датой путем последующих годовых приращений
Нажмите кнопку Заполнить годы.
Примечание: Чтобы изменить узор заливки, вы можете выбрать несколько начальных ячеек, прежде чем перетаскивать его. Например, если вы хотите заполнить ячейки с помощью ряда, пропускаемого каждый день, например понедельник, среда, пятница и т. д., введите понедельник и среду в двух начальных ячейках, а затем перетащите его.
См. также
Отображение дат, времени, денежных единиц, дробей или процентов
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Нужна дополнительная помощь?
Смотрите видео после статьи
видео может дополнять статью или содержать её полностью
Автозавершение слов
На курсах Excel данная функция становится заметна сама по себе, как только приходится вводить данные в столбик. Если у вас есть таблица, в которой в одной колонке встречаются повторяющиеся данные, то автозавершение поможет вам сэкономить немного времени на их ввод.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
На рисунке выше представлена небольшая таблица. В колонке «Единица измерения» есть повторяющиеся значения, которые вовсе не обязательно каждый раз писать вручную. Есть два способа использовать автозавершение слов.
Первый программа предлагает сама, когда вы начинаете печатать в ячейке что-то, что уже есть в данном столбце. При этом Excel показывает слово, начинающееся с того, что вы пишете, выделенное черным цветом. Если это то, что вам нужно, то достаточно нажать Enter и данные введутся сами.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Если то, что предлагает Excel, вас не устраивает, то просто не обращайте на подсказку никакого внимания и печатайте дальше — она сама пропадёт, как только то, что вы пишете, перестанет совпадать с началом одного из имеющихся в данном столбце слов.
Кроме того, есть ещё один способ использовать эту функцию Excel, вообще ничего не печатая вручную. Достаточно вызвать контекстное меню на ячейке и выбрать в нём пункт «Выбрать из раскрывающегося списка…» При этом появится меню, из которого можно выбрать то, что ранее уже вводилось в столбец этой таблицы.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Автоматическое продолжение последовательности
Если вам требуется ввести в столбец или строку ряд данных, которые входят в некоторую известную последовательность, то достаточно указать первые N членов этой последовательности и продолжить ввод автоматически. Необходимым условием является то, что последовательность должна быть достаточно простой, в противном случае Excel не сможет её распознать.
Типичные примеры: ввод последовательных номеров (1,2,3…) или дня недели (понедельник, вторник…). Допустим, в некоторой таблице есть колонка «Номер но порядку». В таком случае достаточно ввести первые два номера, например, 1 и 2. Затем выделить обе ячейки мышкой и, зацепив мышкой выделенные ячейки за квадратик в правом нижнем углу, протащить выделение в нужную сторону. При этом рядом с курсором появляется подсказка, какой номер будет следующим. Когда отпустите мышку, то данные автоматически введутся в ячейки.
Если вы ошиблись, то просто отмените операцию и повторите заново.
Таким образом можно ввести тысячи значений, не прилагая почти никаких усилий! Согласитесь, что это очень удобно при вводе большого количества данных — печатать их вручную было бы очень долго! Подробности о работе этого метода смотрите в видеоролике в конце статьи.
Заполнение сразу нескольких ячеек при копировании
Если вам требуется скопировать одно значение сразу в несколько ячеек, то можно поступить следующим образом. Сначала копируете содержимое ячейки в буфер обмена. Затем выделяете все ячейки, в которые хотите вставить скопированные данные. И затем делаете вставку. Такой способ позволяет быстро заполнить много ячеек одинаковыми данными.
Если нужно выделить ячейки, не находящиеся рядом, то можно воспользоваться выделением с клавишей Ctrl: зажмите эту кнопку и щёлкайте мышкой на нужных ячейках.
Подведём итоги
Я рассмотрел здесь некоторые из способов ускорения ввода данных в таблицы. Всё это, а также другие методы я объясняю на онлайн курсах Excel.
Не забывайте использовать различные встроенные возможности Excel — это не только экономит массу времени, но и позволяет избежать ошибок при создании таблиц, а также делает работу с Excel гораздо более приятной. Средства автоматизации Excel, часто незаслуженно игнорируемые, особенно полезны при создании больших таблиц, либо если вам просто регулярно приходится создавать таблицы — меньше будете тратить времени на рутинные операции.
Уникальная метка публикации: 11B73DEA-7B69-836D-9965-6F3441F11769
Источник: //artemvm.info/information/uchebnye-stati/microsoft-office/uskorenie-vvoda-dannyh-v-tablicu-excel/
Мгновенное заполнение в Microsoft Excel – одна из функций, появившихся в последних версиях программы. Ее основное предназначение заключается в анализе сокращений, которые применяет пользователь при дублировании значения одной ячейки в другую. Один из примеров – сокращение полных имен в списке до необходимого формата, что я и рассмотрю в следующей инструкции.
Как мгновенно заполнить ячейки в Microsoft Excel
Начну с того, что Экселю необходимо обязательно знать закономерность, на основе которой он и будет осуществлять мгновенное заполнение ячеек. Например, у вас есть список месяцев с полными названиями, но вы хотите сократить их до трех букв. Значит, в ячейке напротив стоит написать «Янв» и активировать мгновенное заполнение для всей таблицы. Программа сразу поймет, как именно вы хотите сократить написание, поэтому оставит для всех остальных строк тоже только первые три буквы.
Более сложный вариант состоит как раз в использовании сокращений имени фамилии и отчества, о чем уже было сказано во вступительном абзаце. Давайте я рассмотрю его более детально, чтобы вы понимали принцип работы инструмента.
-
Откройте таблицу и начните с первой строки, введя такое сокращение, которое вы хотите видеть во всем остальном списке. Обратите внимание на следующий скриншот, чтобы понять, какой именно путь выбрал я в своем примере.
-
Перейдите к следующей строке и введите первую букву. Автозаполнение, включенное в Excel по умолчанию, должно предложить варианты сразу для всех ячеек таблицы. Если этого не произошло, останьтесь на первой строке с сокращением и нажмите сочетание клавиш Ctrl + E для применения опции мгновенного заполнения.
-
Посмотрите на результат и убедитесь в том, что у вас получилось справиться с поставленной задачей. Можете поэкспериментировать с разными сокращениями, чтобы протестировать инструмент более детально.
-
В блоке с мгновенным заполнением появится кнопка, отвечающая за открытие панели с дополнительными действиями. Так вы сможете отменить заполнение, принять предложения для ввода данных или выделить все измененные ячейки.
Если предложенный вариант вам не подходит, например, не работает сочетание клавиш или не появляются варианты для заполнения, можно пойти немного другим путем. Для данной опции на панели с инструментами есть своя кнопка, которая и активирует действие мгновенного заполнения.
-
Создайте первую строку с сокращенным вариантом и перейдите на вкладку «Данные».
-
Нажмите кнопку с названием «Мгновенное заполнение».
-
Обратите внимание на то, что инструмент вступил в силу, таблица заполнена, а вы сэкономили значительное количество времени.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться
Решение некоторых проблем
В завершение быстро расскажу о том, что делать, если при редактировании ячеек не появляются варианты для мгновенного заполнения или по каким-то причинам данный инструмент не работает даже путем нажатия по соответствующей кнопке. Самая распространенная причина – отключенная функция в настройках. Ее проверка выполняется следующим образом:
-
Перейдите на вкладку «Файл».
-
Откройте список параметров программы, щелкнув по строке с соответствующим названием.
-
Выберите раздел «Дополнительно» и убедитесь в том, что в категории «Параметры правки» установлены галочки напротив пунктов «Автозавершение значений ячеек» и «Автоматически выполнять мгновенное заполнение».
Если пункта с мгновенным заполнением вы не нашли, значит, используете старую версию Microsoft Excel и данный инструмент попросту недоступен. Установите обновление, если есть такая возможность.
Еще одна проблема – программа не может понять, как именно вы хотите использовать мгновенное заполнение. Если это так, на экране появится ошибка с соответствующим содержанием. Не закрывайте ее сразу, а прочитайте описание и сделайте все так, как пишут разработчики.
Используйте мгновенное заполнение в Microsoft Excel в своих целях, оптимизируя и значительно ускоряя рабочий процесс. Если исходные данные после сокращения вам не нужны, просто удалите их, чтобы сэкономить место в электронной таблице.
Эксперименты делают из нас героев.
(Флэш)
Хотя инструмент Мгновенное заполнение (Flash Fill) появился в Excel ещё с 2013-й версии, но почему-то для многих пользователей этот факт остался незамеченным. И совершенно напрасно. Во многих случаях он оказывается проще, легче и быстрее, чем аналогичные решения на формулах или макросах. По моему опыту, на тренингах эта тема вызывает постоянное «вау!» аудитории — независимо от продвинутости и/или усталости слушателей.
Механизм работы этого инструмента прост: если у вас есть один или несколько столбцов с исходными данными и вы начинаете набирать рядом в соседнем столбце их же, но в каком-либо нужном вам измененном виде, то Excel рано или поздно намекнёт, что готов продолжить дальше за вас:
Чтобы выявить логику (шаблон, pattern) преоборазования и запустить эту функцию Excel обычно хватает ввода 1-3 первых результирующих значений вручную. Если предложенный вариант вам подходит, то достаточно нажать Enter — и остаток списка будет доделан моментально.
Если вы уже ввели 2-3 первых значения, а продолжение всё не появляется, то можно форсировать процесс сочетанием клавиш Ctrl+E или использовать кнопку Мгновенное заполнение (Flash Fill) на вкладке Данные (Data):
Давайте рассмотрим несколько примеров использования этого инструмента на практике, чтобы понять его возможности.
Извлечение слов из текста и перестановки
Написать формулу, которая извлекает, например, третье слово из текста в ячейке — маленький подвиг. Разобрать фразу по пробелу в разные колонки с помощью Данные — Текст по столбцам (Data — Text to Columns) тоже дело не быстрое. С помощью мгновенного заполнения это делается легко и красиво. Причем, можно попутно менять извлекаемые слова местами, комбинируя их в любом порядке:
Деление текста по регистру
Для выделения слов мгновенному заполнению совершенно не обязательно наличие именно пробела. Отлично сгодится и любой другой разделитель, например, запятая или точка-с-запятой после импорта CSV-файла. Но что совсем круто, так это то, что разделителя может и не быть совсем — достаточно только заглавных букв:
Реализовать подобное формулами очень тяжко. Если без мгновенного заполнения, то поможет только макрос.
Склейка текста
Если можно делить, то можно и клеить! Мгновенное заполнение легко соберёт для вас длинную фразу из нескольких фрагментов, перемежая их нужными пробелами, запятыми, союзами или словами:
Извлечение отдельных символов
Обычно для вытаскивания отдельных символов и подстрок в Excel используются функции ЛЕВСИМВ (LEFT), ПРАВСИМВ (RIGHT), ПСТР (MID) и им подобные, но мгновенное заполнение с легкостью решает и эту задачу. Классический пример — формирование ФИО:
Извлечение только чисел, текста или дат
Если вы когда-нибудь пытались вытащить только нужный тип данных из буквенно-цифровой каши, то должны понимать всю сложность этой простой, на первый взгляд, задачи. Мгновенное заполнение и тут справляется «на ура», но нужен лёгкий пендель в виде Ctrl+E:
С извлечением текста тоже самое:
Даты — тоже не проблема (даже если они написаны в разных форматах):
Преобразование форматов чисел или дат
Мгновенное заполнение поможет изменить внешний вид имеющихся данных или привести их к «одному знаменателю». Например, обычную дату преобразовать «шиворот-навыворот» в Unix-формат:
Здесь нюанс в том, что перед вводом нужно заранее поменять формат итоговых ячеек на текстовый, чтобы Excel не пытался распознать введенные вручную в качестве образца «неправильные» даты.
Аналогичным образом можно также правильно представить телефонные номера, добавив код страны и трехзначный префикс оператора (города) в скобках:
Не забудьте сначала поменять формат ячеек в столбце В на текстовый — иначе Excel будет воспринимать значения начинающиеся со знака «+» как формулы.
Преобразование текста (чисел) в дату
При выгрузках из различных ERP и CRM-систем часто дата представляется 8-значным числом в формате ГГГГММДД. Конвертировать её в нормальный вид можно либо функцией ДАТАЗНАЧ (DATEVALUE), либо гораздо проще — мгновенным заполнением:
Изменение регистра
Если вам достался текст с нЕпрАвИльНЫм рЕгисТроМ, то можно просто намекнуть в соседнем столбце к какому виду вы хотите его преобразовать — и мгновенное заполнение сделает за вас всю работу:
Чуть сложнее будет, если нужно изменить регистр по разному у разных частей текста. Например, сделать заглавными только второе слово, оставив первое в нормальном виде. Здесь двух введённых в качестве образца значений окажется недостаточно и придется внести правки, которые мгновенное заполнение тут же учтёт в результатах:
Ограничения и нюансы
При использовании в работе мгновенного заполнения следует помнить несколько моментов:
- Оно срабатывает только, если вводить образцы строго рядом — в предыдущем или следующем столбце справа от данных. Если отступить одну пустую колонку от исходного текста, то ничего не получится.
- При выявлении шаблона учитываются все значения в строке — слева и справа от вводимого столбца. Мораль: лишние колонки, способные запутать алгоритм или внести помехи, лучше заранее отделить от рабочих данных пустыми столбцами или удалить.
- Мгновенное заполнение отлично работает в умных таблицах.
- Малейшая ошибка или опечатка при наборе ячеек-образцов может привести к тому, что мгновенное заполнение не сможет выявить паттерн и не сработает. Будьте внимательны.
- Есть ситуации, когда шаблон определяется некорректно, поэтому всегда нужно проверять результаты, которые вы получили (хотя бы выборочно).
Ссылки по теме
- Как извлечь последнее слово из текста в ячейке
- Нечёткий текстовый поиск (Пушкин = Пушкен) с помощью Fuzzy Lookup в Excel
- Три способа склеить текст в Excel