Как автоматически обновлять ячейки в excel

Каждый пользователь согласится с тем, что Microsoft Excel является одним из самых полезных инструментов в древности современных компьютеров. Каждый день миллионы людей используют электронные таблицы Microsoft Excel для выполнения множества задач, начиная от простых, таких как ведение записей журнала или записей, до расширенного анализа данных на основе сложных формул. Неоспоримо, что формулы Excel играют жизненно важную роль в обработке данных. Но иногда вы можете обнаружить, что формулы Excel не обновляются автоматически.

Формулы Excel не обновляются автоматически

Это может быть очень неприятно, когда ваши формулы не обновляются автоматически в Excel. Основываясь на этом, вот возможные причины, почему это может происходить. В этом посте мы объясним четыре таких сценария:

1. Расчет настроен на «Ручной»
2. Ячейка отформатирована как текст
3. Кнопка Показать формулы включена
4. Пробел введен перед знаком равенства.

Давайте рассмотрим каждый из них в деталях.

1] Расчет настроен на «Ручной»

Это одна из самых распространенных причин и первая проверка, которую нужно выполнить. Иногда параметр расчета настраивается на «ручной», и это основной сбой, заставляющий ячейки не обновлять формулы в Microsoft Excel. Вы можете решить эту проблему.

Запустите Excel, нажмите « Вкладка формул », а затем кнопку « Параметры расчета ». Теперь установите для параметра расчета значение Автоматический .

Этот параметр можно изменить с помощью макросов или других книг Excel, открытых ранее. Следовательно, если вы не знаете об этом параметре, это может быть причиной этой проблемы.

2] Ячейка отформатирована как текст .

Случайное форматирование ячеек, включая формулы, как « Текст » может стать еще одной проблемой, вызывающей эту проблему. В текстовом формате ячейка не будет рассчитываться так, как предполагалось.

Нажмите на ячейку и проверьте группу номеров на вкладке «Главная». Если отображается « Текст », измените его на « Общие », используя раскрывающееся меню.

Теперь пересчитайте формулу в ячейке, дважды щелкнув по ячейке и нажав « Ввод» .

3] Показать кнопку “Формулы” включено

Если кнопка « Показать формулы » на вкладке «Формулы» включена, формулы не работают. Это может быть сделано случайно пользователем или кем-то, кто ранее использовал эту книгу. Эта кнопка в основном используется при аудите формул, поэтому вместо конечного результата отображается формула. Тем не менее, эта вкладка очень полезна при устранении неполадок с глюками формулы.

Чтобы это исправить, просто нажмите кнопку Показать формулы и Отключите его .

4] Пробел введен перед знаком равенства

Последняя причина может заключаться в том, что при вводе формулы, если вы ошибочно вводите пробел перед «Равным (=)», следовательно, формула не будет рассчитываться. Эту ошибку очень трудно заметить, поэтому очень часто она остается незамеченной.

Проверьте, есть ли пробел, дважды щелкнув по ячейке, если это так, удалите ее, и формула обновится.

Я надеюсь, что эти советы помогут многим из вас решить проблему с формулами Excel, которые не обновляются автоматически. Обычные пользователи Excel сталкиваются с этими проблемами не раз, но теперь вы можете решать их достаточно хорошо!

Хитрости »

21 Август 2016              62075 просмотров

Автообновляемая сводная таблица

Многие, кто работал со сводными таблицами наверняка знают, что при изменении значений в исходных данных(данные, на основании которых создана сводная) сама сводная таблица при этом не обновляется. Чтобы обновить надо проделать еще пару манипуляций:

Выделить любую ячейку сводной таблицы→Правая кнопка мыши→Обновить(Refresh) или вкладка Данные(Data) →Обновить все(Refresh all) →Обновить(Refresh)

Однако, если в конец исходных данных добавить строку(или несколько), то с большой долей вероятности даже обновление сводной таблицы не поможет — добавленная строка не появится в сводной. И чтобы её увидеть необходимо будет изменить источник данных для сводной таблицы, включив новую строку в диапазон. Не очень удобно, не правда ли? Чтобы добиться расширения диапазона исходных данных автоматически вместе с добавлением туда данных, лучше позаботиться об этом до создания сводной таблицы.

Недоавтообновление
Почему «недо» — жать кнопку Обновить все же придется…Но не отчаивайтесь — читайте до конца и мы научимся обновлять все автоматом.

Для счастливых обладателей Excel 2007 и старше есть простой способ без лишних телодвижений. Это встроенный инструмент Таблица(Table). Его еще иначе называют «умная таблица» и я тоже буду применять этот термин, чтобы не было путаницы.

Умная таблица

— это специальный объект, который представляет собой правильную таблицу с заголовками, которая расширяется по мере добавления в неё данных. В ней много еще чего полезного, но нас интересует сейчас именно то, что она расширяется сама по мере добавления данных и что на её основе можно создать сводную таблицу. В нашем случае она будет играть роль динамического именованного диапазона(стандартный именованный диапазон не может быть источником данных для сводной таблицы, поэтому и приходится идти другими путями). Чтобы создать такую таблицу необходимо:

К выбранному диапазону автоматически будет применено форматирование как таблицы, используемое по умолчанию. На это можно не обращать внимания, т.к. для наших целей это по большому счету не важно.

Если вдруг захочется и здесь навести красоту, то это тоже делается довольно легко:
Выделяем любую ячейку в этой таблице-переходим на вкладку Работа с таблицами(Table tools) —Конструктор(Desigh) —Стили таблиц(Table styles). Можно выбрать один из предлагаемых там вариантов и применить. Если ни один из вариантов не подходит — создаем свой. Раскрываем список стилей и выбираем Создать стиль таблицы(New table style…)

А дальше все как привыкли:

1. Выделить любую ячейку исходной таблицы(теперь уже «умной»)
2. Вкладка Вставка(Insert) -группа Таблица(Table) -Сводная таблица(PivotTable)
3. В диалоговом окне Создание сводной таблицы(Create PivotTable) в пункте Выбрать таблицу или диапазон(Select a table or range) в поле Таблица или диапазон(Range/Table) будет автоматически указан не адрес какого-то диапазона, а имя созданной умной таблицы:
   
   Далее надо определить место размещения Сводной таблицы:
   • На новый лист (New Worksheet)
   • На существующий лист (Existing Worksheet)
4. нажать OK

Готово. Теперь при добавлении строк в эту таблицу для их отображения в сводной достаточно будет лишь обновить сводную таблицу как привыкли. Правда, тут тоже есть нюанс — добавлять строки надо правильно. Можно вбить данные в любую ячейку первой пустой строки таблицы — таблица автоматом расшириться, добавив еще одну строку. Теперь туда можно скопировать нужные данные или добить вручную. Если надо вставить сразу несколько строк — в правом нижнем углу последней строки умной таблицы есть слегка выделяющийся уголочек, который надо ухватить мышью и растянуть на нужное кол-во строк/столбцов.
Если мы просто скопируем строки ниже таблицы, то она не расширится. Это надо учитывать.

Если необходимо

настроить на авторасширение уже созданную сводную

, то порядок почти такой же, только сводную таблицу создавать не надо. Преобразуем исходные данные в умную таблицу, переходим на лист со сводной таблицей. Выделяем любую ячейку в сводной таблице, переходим на динамическую вкладку Работа со сводными таблицами(PivotTable Tools) —Параметры(Options) -группа кнопок Даныне(Data) —Источник данных(Change data Source). В появившемся окне в поле Таблица или диапазон(Table/Range) указываем либо ссылку на всю умную таблицу, либо имя нашей умной таблицы(если знаете где его подсмотреть).

На что здесь следует обратить внимание:

если указывался диапазон, то если он указан верно — в поле вместо адреса ячеек будет отображено имя умной таблицы:

Если же после указания видите именно диапазон — значит что-то указано неверно или таблица не является умной(возможно, форматирование от умной таблицы, но сама умная таблица была удалена).

Полное автообновление

Для полного счастья можно подключить работу макросов. Что я хочу? Я хочу, чтобы как только я изменил/добавил данные в исходные данные — сводная тут же обновилась. Для этого надо сделать следующее:

1. убеждаемся, что макросы разрешены(Почему не работает макрос?, Что такое макрос и где его искать?)
2. перейти на лист исходных данных(в моем случае лист так и называется — Исходные данные)
3. жмем на ярлычке этого листа правой кнопкой мыши —Исходный текст(View code):
   
4. вставляем туда следующий код:

   Option Explicit
   Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
       'проверяем - изменения внутри умной таблицы или нет
       If Not Intersect(Target, Target.Parent.ListObjects(1).Range) Is Nothing Then
           'если внутри таблицы, то обновляем сводную таблицу на листе "Автообновляемая сводная"
           Sheets("Автообновляемая сводная").PivotTables(1).RefreshTable
           'для всех сводных на листе
   '        Dim pt As PivotTable
   '        For Each pt In Sheets("Автообновляемая сводная").PivotTables
   '            pt.RefreshTable
   '        Next
       End If
   End Sub

5. Сохраняем файл(это опционально :))

Все, теперь при любом изменении внутри исходных данных(будь это добавление/удаление строк или просто изменение значений внутри таблицы) сводная таблица обновиться без занудных действий вроде выделения сводной и жмахания кнопки Обновить.
Пара важных комментариев к коду:

• Sheets(«Автообновляемая сводная») — здесь Автообновляемая сводная это имя листа, на котором расположена сводная таблица. Это очень важно. Если будет указано неверное имя листа — код выдаст ошибку и никакого обновления, конечно же, не произойдет
• код сделан таким образом, что на листе исходных данных должна быть только одна умная таблица. Нет, их может быть несколько, но код будет ориентироваться исключительно на первую. И если вы плохо знакомы с принципами создания объектов — то лучше не рисковать. Хотя и здесь можно выйти из положения. Если вы знаете имя своей умной таблицы(его можно подсмотреть на вкладке Конструктор -группа Свойства), то можно изменить код так:
  вместо строки
  If Not Intersect(Target, Target.Parent.ListObjects(1).Range) Is Nothing Then
  записать такую
  If Not Intersect(Target, Target.Parent.ListObjects(«Таблица1»).Range) Is Nothing Then
  где Таблица1 — имя вашей умной таблицы, на основании которой создана сводная.
• тот же нюанс с листом самой сводной — код ориентирован так, что обновляет только первую сводную на листе Автообновляемая сводная. Здесь так же можно заменить цифру 1 на имя сводной(например .PivotTables(«СводнаяТаблица1»).RefreshTable), либо же сделать обновление всех сводных. Для этого надо раскомментировать блок ‘для всех сводных на листе(убрать апострофы перед строками) и убрать строку с именем листа, чтобы получилось так:

  Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
      'проверяем - изменения внутри умной таблицы или нет
      If Not Intersect(Target, Target.Parent.ListObjects(1).Range) Is Nothing Then
          'если внутри таблицы, то обновляем все сводные на листе "Автообновляемая сводная"
          Dim pt As PivotTable
          For Each pt In Sheets("Автообновляемая сводная").PivotTables
              pt.RefreshTable
          Next
      End If
  End Sub

  но этот вариант удобен лишь в том случае, если на данных одной умной таблицы созданы различные сводные таблицы для отображения некоей динамики в различных проекциях.

P.S. Так же можно использовать и иной подход — вставить в модуль листа Автообновляемая сводная такой код:

Private Sub Worksheet_Activate()
    Me.PivotTables(1).RefreshTable
End Sub

тогда сводная на листе будет обновляться лишь тогда, когда будет активирован лист со сводной. Плюсы подобного подхода очевидны в случаях, если часто приходится менять исходные данные. В первом коде сводная будет обновляться при каждом ручном изменении в исходных данных, даже если после этого мы не переходили на лист сводной, а дальше стали делать изменения в исходных данных.

Скачать файл с автообновляемой сводной таблицей:

  Tips_PT_AutoRefreshPT.xlsm (46,5 KiB, 3 041 скачиваний)

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Видеоуроки

Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика