Как автоматически использовать функцию в excel

В решении многих задач обычные функции Excel не всегда могут помочь. Если существующих функций недостаточно, Excel позволяет добавить новые настраиваемые пользовательские функции (UDF). Они делают вашу работу легче.

Мы расскажем, как можно их создать, какие они бывают и как использовать их, чтобы ваша работа стала проще. Узнайте, как записать и использовать пользовательские функции, которые многие называют макросами..

Что такое пользовательская функция в Excel?

На момент написания этой статьи Excel предлагает вам более 450 различных функций. С их помощью вы можете выполнять множество различных операций. Но разработчики Microsoft Excel не могли предвидеть все задачи, которые нам нужно решать. Думаю, что многие из вас встречались с этими проблемами:

• не все данные могут быть обработаны стандартными функциями (например, даты до 1900 года).
• формулы могут быть весьма длинными и сложными. Их невозможно запомнить, трудно понять и сложно изменить для решения новой задачи.
• Не все задачи могут быть решены при помощи стандартных функций Excel (в частности, нельзя извлечь интернет-адрес из гиперссылки).
• Невозможно автоматизировать часто повторяющиеся стандартные операции (импорт данных из бухгалтерской программы на лист Excel, форматирование дат и чисел, удаление лишних колонок).

Как можно решить эти проблемы?

• Для очень сложных формул многие пользователи создают архив рабочих книг с примерами. Они копируют оттуда нужную формулу и применяют ее в своей таблице.
• Создание макросов VBA.
• Создание пользовательских функций при помощи редактора VBA.

Хотя первые два варианта кажутся вам знакомыми, третий может вызвать некоторую путаницу. Итак, давайте подробнее рассмотрим настраиваемые функции в Excel и решим, стоит ли их использовать.

Пользовательская функция – это настраиваемый код, который принимает исходные данные, производит вычисление и возвращает желаемый результат.

Исходными данными могут быть числа, текст, даты, логические значения, массивы. Результатом вычислений может быть значение любого типа, с которым работает Excel, или массив таких значений.

Другими словами, пользовательская функция – это своего рода модернизация стандартных функций Excel. Вы можете использовать ее, когда возможностей обычных функций недостаточно. Основное ее назначение – дополнить и расширить возможности Excel, выполнить действия, которые невозможны со стандартными возможностями.

Существует несколько способов создания собственных функций:

• при помощи Visual Basic for Applications (VBA). Этот способ описывается в данной статье.
• с использованием замечательной функции LAMBDA, которая появилась в Office365.
• при помощи Office Scripts. На момент написания этой статьи они доступны в Excel Online в подписке на Office365.

Посмотрите на скриншот ниже, чтобы увидеть разницу между двумя способами извлечения чисел — с использованием формулы и пользовательской функции ExtractNumber(). 

Даже если вы сохранили эту огромную формулу в своем архиве, вам нужно ее найти, скопировать и вставить, а затем аккуратно поправить все ссылки на ячейки. Согласитесь, это потребует затрат времени, да и ошибки не исключены.

А на ввод функции вы потратите всего несколько секунд.

Для чего можно использовать?

Вы можете использовать настраиваемую функцию одним из следующих способов:

• В формуле, где она может брать исходные данные из вашего рабочего листа и возвращать рассчитанное значение или массив значений.
• Как часть кода макроса VBA или другой пользовательской функции.
• В формулах условного форматирования.
• Для хранения констант и списков данных.

Для чего нельзя использовать пользовательские функции:

• Любого изменения другой ячейки, кроме той, в которую она записана,
• Изменения имени рабочего листа,
• Копирования листов рабочей книги,
• Поиска и замены значений,
• Изменения форматирования ячейки, шрифта, фона, границ, включения и отключения линий сетки,
• Вызова и выполнения макроса VBA, если его выполнение нарушит перечисленные выше ограничения. Если вы используете строку кода, который не может быть выполнен, вы можете получить ошибку RUNTIME ERROR либо просто одну из стандартных ошибок (например, #ЗНАЧЕН!).

Как создать пользовательскую функцию в VBA?

 Прежде всего, необходимо открыть редактор Visual Basic (сокращенно — VBE). Обратите внимание, что он открывается в новом окне. Окно Excel при этом не закрывается.

Самый простой способ открыть VBE — использовать комбинацию клавиш. Это быстро и всегда доступно. Нет необходимости настраивать ленту или панель инструментов быстрого доступа. Нажмите Alt + F11 на клавиатуре, чтобы открыть VBE. И снова нажмите Alt + F11, когда редактор открыт, чтобы вернуться назад в окно Excel.

После открытия VBE вам нужно добавить новый модуль. В него вы будете записывать ваш код. Щелкните правой кнопкой мыши на панели проекта VBA слева и выберите «Insert», затем появившемся справа окне — “Module”.

Справа появится пустое окно модуля, в котором вы и будете создавать свою функцию.

Прежде чем начать, напомним правила, по которым создается функция.

• Пользовательская функция всегда начинается с оператора Function и заканчивается инструкцией End Function.
• После оператора Function указывают имя функции. Это название, которое вы создаете и присваиваете, чтобы вы могли идентифицировать и использовать ее позже. Оно не должно содержать пробелов. Если вы хотите разделять слова, используйте подчеркивания. Например, Count_Words.
• Кроме того, это имя также не может совпадать с именами стандартных функций Excel. Если вы сделаете это, то всегда будет выполняться стандартная функция.
• Имя пользовательской функции не может совпадать с адресами ячеек на листе. Например, имя ABC1234 невозможно присвоить.
• Настоятельно рекомендуется давать описательные имена. Тогда вы можете легко выбрать нужное из длинного списка функций. Например, имя CountWords позволяет легко понять, что она делает, и при необходимости применить ее для подсчета слов.
• Далее в скобках обычно перечисляют аргументы. Это те данные, с которыми она будет работать. Может быть один или несколько аргументов. Если у вас несколько аргументов, их нужно перечислить через запятую.
• После этого обычно объявляются переменные, которые использует пользовательская функция. Указывается тип этих переменных – число, дата, текст, массив.
• Если операторы, которые вы используете внутри вашей функции, не используют никакие аргументы (например, NOW (СЕЙЧАС), TODAY (СЕГОДНЯ) или RAND (СЛЧИС)), то вы можете создать функцию без аргументов. Также аргументы не нужны, если вы используете функцию для хранения констант (например, числа Пи).
• Затем записывают несколько операторов VBA, которые выполняют вычисления с использованием переданных аргументов.
• В конце вы должны вставить оператор, который присваивает итоговое значение переменной с тем же именем, что и имя функции. Это значение возвращается в формулу, из которой была вызвана пользовательская функция.
• Записанный вами код может включать комментарии. Они помогут вам не забыть назначение функции и отдельных ее операторов. Если вы в будущем захотите внести какие-то изменения, комментарии будут вам очень полезны. Комментарий всегда начинается с апострофа (‘). Апостроф указывает Excel игнорировать всё, что записано после него, и до конца строки.

Теперь давайте попробуем создать вашу первую собственную формулу. Для начала мы создаем код, который будет подсчитывать количество слов в диапазоне ячеек.

Для этого в окно модуля вставим этот код:

Function CountWords(NumRange As Range) As Long
Dim rCell As Range, lCount As Long
    For Each rCell In NumRange
        lCount = lCount + _
          Len(WorksheetFunction.Trim(rCell)) - Len(Replace(WorksheetFunction.Trim(rCell), " ", "")) + 1
    Next rCell
CountWords = lCount
End Function

Я думаю, здесь могут потребоваться некоторые пояснения.

Код функции всегда начинается с пользовательской процедуры Function. В процедуре Function мы делаем описание новой функции.

В начале мы должны записать ее имя: CountWords.

Затем в скобках указываем, какие исходные данные она будет использовать. NumRange As Range означает, что аргументом будет диапазон значений. Сюда нужно передать только один аргумент — диапазон ячеек, в котором будет происходить подсчёт.

As Long указывает, что результат выполнения функции CountWords будет целым числом.

Во второй строке кода мы объявляем переменные.

Оператор Dim объявляет переменные:

rCell — переменная диапазона ячеек, в котором мы будем подсчитывать слова.

lCount — переменная целое число, в которой будет записано число слов.

Цикл For Each… Next предназначен для выполнения вычислений по отношению к каждому элементу из группы элементов (нашего диапазона ячеек). Этот оператор цикла применяется, когда неизвестно количество элементов в группе. Начинаем с первого элемента, затем берем следующий и так повторяем до самого последнего значения. Цикл повторяется столько раз, сколько ячеек имеется во входном диапазоне.

Внутри этого цикла с значением каждой ячейки выполняется операция, которая вычисляет количество слов:

Len(WorksheetFunction.Trim(rCell)) — Len(Replace(WorksheetFunction.Trim(rCell), » «, «»)) + 1

Как видите, это обычная формула Excel, которая использует стандартные средства работы с текстом: LEN, TRIM и REPLACE. Это английские названия знакомых нам русскоязычных ДЛСТР, СЖПРОБЕЛЫ и ЗАМЕНИТЬ.  Вместо адреса ячейки рабочего листа используем переменную диапазона rCell. То есть, для каждой ячейки диапазона мы последовательно считаем количество слов в ней.

Подсчитанные числа суммируются и сохраняются в переменной lCount:

lCount = lCount + Len(WorksheetFunction.Trim(rCell)) — Len(Replace(WorksheetFunction.Trim(rCell), » «, «»)) + 1

Когда цикл будет завершен, значение переменной присваивается функции.

CountWords = lCount

Функция возвращает в ячейку рабочего листа значение этой переменной, то есть общее количество слов.

Именно эта строка кода гарантирует, что функция вернет значение lCount обратно в ячейку, из которой она была вызвана.  

Закрываем наш код с помощью «End Function».

Как видите, не очень сложно.

Сохраните вашу работу. Для этого просто нажмите кнопку “Save” на ленте VB редактора.

После этого вы можете закрыть окно редактора. Для этого можно использовать комбинацию клавиш Alt+Q. Или просто вернитесь на лист Excel, нажав Alt+F11.

Вы можете сравнить работу с пользовательской функцией CountWords и подсчет количества слов в диапазоне при помощи формул. 

Как использовать пользовательскую функцию в формуле?

Когда вы создали пользовательскую, она становится доступной так же, как и другие стандартные функции Excel. Сейчас мы узнаем, как создавать с ее помощью собственные формулы.

Чтобы использовать ее, у вас есть две возможности.

Первый способ. Нажмите кнопку fx в строке формул. Среди появившихся категорий вы увидите новую группу — Определённые пользователем. И внутри этой категории вы можете увидеть нашу новую пользовательскую функцию CountWords.

Второй способ. Вы можете просто записать эту функцию в ячейку так же, как вы это делаете обычно. Когда вы начинаете вводить имя, Excel покажет вам имя пользовательской в списке соответствующих функций. В приведенном ниже примере, когда я ввел = cou , Excel показал мне список подходящих функций, среди которых вы видите и CountWords.

Можно посчитать этой же функцией и количество слов в диапазоне. Запишите в ячейку С3:

=CountWords(A2:A5)

Нажмите Enter.

Мы только что указали функцию и установили диапазон, и вот результат подсчета: 14 слов.

Для сравнения в C1 я записал формулу массива, при помощи которой мы также можем подсчитать количество слов в диапазоне.

Как видите, результаты одинаковы. Только использовать CountWords() гораздо проще и быстрее.

Различные типы пользовательских функций с использованием VBA.

Теперь мы познакомимся с разными типами пользовательских функций в зависимости от используемых ими аргументов и результатов, которые они возвращают.

Без аргументов.

В Excel есть несколько стандартных функций, которые не требуют аргументов (например, СЛЧИС , СЕГОДНЯ , СЕЧАС). Например, СЛЧИС возвращает случайное число от 0 до 1. СЕГОДНЯ вернет текущую дату. Вам не нужно передавать им какие-либо значения.

Вы можете создать такую ​​функцию и в VBA.

Ниже приведен код, который запишет в ячейку имя вашего рабочего листа.

Function SheetName() as String
    Application.Volatile
    SheetName = Application.Caller.Worksheet.Name
End Function

Или же можно использовать такой код:

SheetName = ActiveSheet.Name

Обратите внимание, что в скобках после имени нет ни одного аргумента. Здесь не требуется никаких аргументов, так как результат, который нужно вернуть, не зависит от каких-либо значений в вашем рабочем файле.

Приведенный выше код определяет результат функции как тип данных String (поскольку желаемый результат — это имя файла, которое является текстом). Если вы не укажете тип данных, то Excel будет определять его самостоятельно.

С одним аргументом.

Создадим простую функцию, которая работает с одним аргументом, то есть с одной ячейкой. Наша задача – извлечь из текстовой строки последнее слово.

Function ReturnLastWord(The_Text As String)
Dim stLastWord As String
'Extracts the LAST word from a text string
    stLastWord = StrReverse(The_Text)
    stLastWord = Left(stLastWord, InStr(1, stLastWord, " ", vbTextCompare))
    ReturnLastWord = StrReverse(Trim(stLastWord))
End Function

Аргумент The_Text — это значение выбранной ячейки. Указываем, что это должно быть текстовое значение (As String).

Оператор StrReverse возвращает текст с обратным порядком следования знаков. Далее InStr определяет позицию первого пробела. При помощи Left получаем все знаки заканчивая первым пробелом. Затем удаляем пробелы при помощи Trim. Вновь меняем порядок следования символов при помощи StrReverse. Получаем последнее слово из текста.

Поскольку эта функция принимает значение ячейки, нам не нужно использовать здесь Application.Volatile. Как только аргумент изменится, функция автоматически обновится.

Использование массива в качестве аргумента.

Многие функции Excel используют массивы значений как аргументы. Вспомните функции СУММ, СУММЕСЛИ, СУММПРОИЗВ.

Мы уже рассмотрели эту ситуацию выше, когда учились создавать пользовательскую функцию для подсчета количества слов в диапазоне ячеек.

Приведённый ниже код создает функцию, которая суммирует все чётные числа в указанном диапазоне ячеек.

Function SumEven(NumRange as Range)
 Dim RngCell As Range
 For Each RngCell In NumRange
 If IsNumeric(RngCell.Value) Then
 If RngCell.Value Mod 2 = 0 Then
 Result = Result + RngCell.Value
 End If
 End If
 Next RngCell
 SumEven = Result
 End Function

Аргумент NumRange указан как Range. Это означает, что функция будет использовать массив исходных данных. Необходимо отметить, что можно использовать также тип переменной Variant. Это выглядит как

Function SumEven(NumRange as Variant)

Тип Variant обеспечивает «безразмерный» контейнер для хранения данных. Такая переменная может хранить данные любого из допустимых в VBA типов, включая числовые значения, текст, даты и массивы. Более того, одна и та же такая переменная в одной и той же программе в разные моменты может хранить данные различных типов. Excel самостоятельно будет определять, какие данные передаются в функцию.

В коде есть цикл For Each … Next, который берет каждую ячейку и проверяет, есть ли в ней число. Если это не так, то ничего не происходит, и он переходит к следующей ячейке. Если найдено число, он проверяет, четное оно или нет (с помощью функции MOD).

Все чётные числа суммируются в переменной Result.

Когда цикл будет закончен, значение Result присваивается переменной SumEven и передаётся функции.

С несколькими аргументами.

Большинство функций Excel имеет несколько аргументов. Не являются исключением и пользовательские функции. Поэтому так важно уметь создавать собственные функции с несколькими аргументами.

В приведенном ниже коде создается функция, которая выбирает максимальное число в заданном интервале.

Она имеет 3 аргумента: диапазон значений, нижняя граница числового интервала, верхняя граница интервала.

Function GetMaxBetween(rngCells As Range, MinNum, MaxNum)
Dim NumRange As Range
Dim vMax
Dim arrNums()
Dim i As Integer
ReDim arrNums(rngCells.Count)
    For Each NumRange In rngCells
     vMax = NumRange
        Select Case vMax
           Case MinNum + 0.01 To MaxNum - 0.01
              arrNums(i) = vMax
              i = i + 1
           Case Else
               GetMaxBetween = 0
           End Select
    Next NumRange
    GetMaxBetween = WorksheetFunction.Max(arrNums)
End Function

Здесь мы используем три аргумента. Первый из них — rngCells As Range. Это диапазон ячеек, в которых нужно искать максимальное значение. Второй и третий аргумент (MinNum, MaxNum) указаны без объявления типа. Это означает, что по умолчанию к ним будет применён тип данных Variant. В VBA используется 6 различных числовых типов данных. Указывать только один из них — это значит ограничить применение функции. Поэтому более целесообразно, если Excel сам определит тип числовых данных.

Цикл For Each … Next последовательно просматривает все значения в выбранном диапазоне. Числа, которые находятся в интервале от максимального до минимального значения, записываются в специальный массив arrNums. При помощи стандартного оператора MAX в этом массиве находим наибольшее число.

С обязательными и необязательными аргументами.

Чтобы понять, что такое необязательный аргумент, вспомните функцию ВПР (VLOOKUP). Её четвертый аргумент [range_lookup] является необязательным. Если вы не укажете один из обязательных аргументов, получите ошибку. Но если вы пропустите необязательный аргумент, всё будет работать.

Но необязательные аргументы не бесполезны. Они позволяют вам выбирать вариант расчётов.

Например, в функции ВПР, если вы не укажете четвертый аргумент, будет выполнен приблизительный поиск. Если вы укажете его как ЛОЖЬ (или 0), то будет найдено точное совпадение.

Если в вашей пользовательской функции есть хотя бы один обязательный аргумент, то он должен быть записан в начале. Только после него могут идти необязательные.

Чтобы сделать аргумент необязательным, вам просто нужно добавить «Optional» перед ним.

Теперь давайте посмотрим, как создать функцию в VBA с необязательными аргументами.

Function GetText(textCell As Range, Optional CaseText = False) As String
Dim StringLength As Integer
Dim Result As String
StringLength = Len(textCell)
For i = 1 To StringLength
If Not (IsNumeric(Mid(textCell, i, 1))) Then Result = Result & Mid(textCell, i, 1)
Next i
If CaseText = True Then Result = UCase(Result)
GetText = Result
End Function

Этот код извлекает текст из ячейки. Optional CaseText = False означает, что аргумент CaseText необязательный. По умолчанию его значение установлено FALSE.

Если необязательный аргумент CaseText имеет значение TRUE, то возвращается результат в верхнем регистре. Если необязательный аргумент FALSE или опущен, результат остается как есть, без изменения регистра символов.

Думаю, что у вас возник вопрос: «Могут ли в пользовательской функции быть только необязательные аргументы?». Ответ смотрите ниже.

Только с необязательным аргументом.

Насколько мне известно, нет встроенной функции Excel, которая имеет только необязательные аргументы. Здесь я могу ошибаться, но я не могу припомнить ни одной такой.

Но при создании пользовательской такое возможно.

Перед вами функция, которая записывает в ячейку имя пользователя.

Function UserName(Optional Uppercase As Variant)
    If IsMissing(Uppercase) Then Uppercase = False
    UserName = Application.UserName
    If Uppercase Then UserName = UCase(UserName)
End Function

Как видите, здесь есть только один аргумент Uppercase, и он не обязательный.

Если аргумент равен FALSE или опущен, то имя пользователя возвращается без каких-либо изменений. Если же аргумент TRUE, то имя возвращается в символах верхнего регистра (с помощью VBA-оператора Ucase). Обратите внимание на вторую строку кода. Она содержит VBA-функцию IsMissing, которая определяет наличие аргумента. Если аргумент отсутствует, оператор присваивает переменной Uppercase значение FALSE.

Можно предложить и другой вариант этой функции.

Function UserName(Optional Uppercase As Variant)
    If IsMissing(Uppercase) Then Uppercase = False
    UserName = Application.UserName
    If Uppercase Then UserName = UCase(UserName)
End Function

В этом случае необязательный аргумент имеет значение по умолчанию FALSE. Если функция будет введена без аргументов, то значение FALSE будет использовано по умолчанию и имя пользователя будет получено без изменения регистра символов. Если будет введено любое значение кроме нуля, то все символы будут преобразованы в верхний регистр.

Возвращаемое значение — массив.

В VBA имеется весьма полезная функция — Array. Она возвращает значение с типом данных Variant, которое представляет собой массив (т.е. несколько значений).

Пользовательские функции, которые возвращают массив, весьма полезны при хранении массивов значений. Например, Months() вернёт массив названий месяцев:

Function Months() As Variant
Months = Array("Январь", "Февраль", "Март", "Апрель", "Май", "Июнь", _
"Июль", "Август", "Сентябрь", "Октябрь", "Ноябрь", "Декабрь")
End Function

Обратите внимание, что функция выводит данные в строке, по горизонтали.

В Office365 и выше можно вводить как обычную формулу, в более ранних версиях – как формулу массива.

А если необходим вертикальный массив значений?

Мы уже говорили ранее, что созданные нами функции можно использовать в формулах Excel вместе со стандартными.

Используем Months() как аргумент функции ТРАНСП:

=ТРАНСП(Months())

Как можно использовать пользовательские функции с массивом данных? Можно применять их для ввода данных в таблицу, как показано на рисунке выше. К примеру, в отчёте о продажах не нужно вручную писать названия месяцев.

Можно получить название месяца по его номеру. Например, в ячейке A1 записан номер месяца. Тогда название месяца можно получить при помощи формулы

=ИНДЕКС(Months();1;A1)

Альтернативный вариант этой формулы:

=ИНДЕКС( {«Январь»; «Февраль»; «Март»; «Апрель»; «Май»; «Июнь»; «Июль»; «Август»; «Сентябрь»; «Октябрь»; «Ноябрь»; «Декабрь»};1;A1)

Согласитесь, написанная нами функция делает формулу Excel значительно проще.

Эта статья откроет серию материалов о пользовательских функциях. Если мне удалось убедить вас, что это стоит использовать или вы хотели бы попробовать что-то новое в Excel, следите за обновлениями;)

Сумма по цвету и подсчёт по цвету в Excel — В этой статье вы узнаете, как посчитать ячейки по цвету и получить сумму по цвету ячеек в Excel. Эти решения работают как для окрашенных вручную, так и с условным форматированием. Если…

Проверка данных с помощью регулярных выражений — В этом руководстве показано, как выполнять проверку данных в Excel с помощью регулярных выражений и пользовательской функции RegexMatch. Когда дело доходит до ограничения пользовательского ввода на листах Excel, проверка данных очень полезна. Хотите…

Поиск и замена в Excel с помощью регулярных выражений — В этом руководстве показано, как быстро добавить пользовательскую функцию в свои рабочие книги, чтобы вы могли использовать регулярные выражения для замены текстовых строк в Excel. Когда дело доходит до замены…

Как извлечь строку из текста при помощи регулярных выражений — В этом руководстве вы узнаете, как использовать регулярные выражения в Excel для поиска и извлечения части текста, соответствующего заданному шаблону. Microsoft Excel предоставляет ряд функций для извлечения текста из ячеек. Эти функции…

4 способа отладки пользовательской функции — Как правильно создавать пользовательские функции и где нужно размещать их код, мы подробно рассмотрели ранее в этой статье.  Чтобы решить проблемы при создании пользовательской функции, вам скорее всего придется выполнить…