К основным функциям полей word относят

План изучения текстового процессора Word
1. Запуск и завершение Word.

2. Создание, загрузка и сохранение файлов-документов.

3. Окно процессора Word. Функции главного меню.

Панель инструментов и её настройка.

4. Оновные операции с текстом и абзацем. Ввод и

форматирование текста. Работа с окнами.

Изменение вида шрифта, его размера, цвета и стиля.

Автокоррекция. Проверка орфографии.

5. Разбиение документа на страницы. Многоколоночная вёрстка.

Вставка номеров страниц и колонтитулов.

Создание оглавления и указателей, названия, сноски, ссылки,

примечания, закладки.

6. Работа с таблицами. Обрамление, заполнение, форматирование.

7. Вставка в документ файлов, рисунков, диаграмм, формул,

спецсимволов и объектов мультимедиа. Работа с буфером обмена.

Связь с другими приложениями Windows.

8. Создание всплывающей аннотации. Вставка буквицы.

9. Преобразование форматов текстовых файлов.

10. Просмотр документа перед печатью, распечатка документа,

11. Настройка принтера.

MicroSoft Word для Windows (WinWord) представляет собой многофункциональный текстовый процессор, работающий в среде Windows.

Интерфейс редактора Word-97
Word позволяет создавать и
распечатывать документы высокого качества, содержащие рисунки,
диаграммы, таблицы и формулы. Текстовый процессор Word 6.0 отличается
от Word 2.0 более широкими возможностями и удобством использования, но
требует больших машинных ресурсов (оперативной памяти, места на диске и
т.д.). Есть ещё более совершенный редактор Word 7.0 для Windows-95, но
он требует ещё больших машинных ресурсов, хотя он мало чем оличается от
Word 6.0. Word 6.0 может работать с текстовыми файлами, созданными
редактором Лексикон и другими текстовыми редакторами, работающими в
DOS, а также с файлами, созданными редактором Write для Windows. Word
6.0 может вставлять эти файлы в документ. Word 6.0 может работать с
файлами, созданными Word 2.0, но не наоборот. Форматы файлов Word 6.0 и
Word 7.0 совпадают, поэтому Word 6.0 может работать с файлами Word 7.0.
Преобразование файлов различных редакторов в формат Word 6.0 и обратно
поддерживает конвертор файлов. Однако есть текстовый процессор Word-97,
формат файлов которого не совпадает с Word 6.0.

Работа в Word относится к области технологии обработки текста.

Основные функции Word
1. Создание и редактирование текста и сохранение его в виде файла *.doc.

Поиск файла на диске и считывание его с диска.

2. Проверка лексики и поиск ошибок орфографии.

3. Разбивка текста на страницы.

4. Форматирование текстов.

5. Создание оглавления документа.

6. Работа с окнами (многооконный режим).

7. Распечатка файлов (не только *.doc, но и *.txt, *.wri).

8. Внедрение объектов в файл и удаление объектов из файла.

9. Создание рисунков и вставка рисунков в файл. Использование библиотеки

CLIPART готовых рисунков формата *.wmf и вставка их в файл.

10. Вставка в файл диаграмм и научных формул (математических, химических).

11. Изменение вида и размера шрифтов.

12. Выделение участков текста (блоков) и их перенос на новое место или

удаление. Обрамление участков текста.

13. Создание электронных таблиц и вставка их в файл.

Изменение числа столбцов и строк в электронных таблицах.

14. Выполнение математических вычислений и создание баз данных в

электронных таблицах.

15. Создание макрокоманд и программирование на языке Word Basic.

Макрокоманда
— укрупнённая команда, действие которой эквивалентно выполнению цепочки
более мелких команд (объединяет несколько последовательно выполняемых
команд в одну). Макрокоманда (макрос) -предложение языка,
идентифицирующее набор простейших команд.

Макрос
представляет записаннуюю комбинацию клавиш, сохраняемую под
определённым именем для многократного использования. Макросы позволяют
автоматизировать наиболее часто повторяющиеся операции.

Кроме клавишных макросов есть языковые макросы на языке Word Basic.

Помимо редактора Word, макросы создают в электронных таблицах Excel.

16. Создание эмблем, этикеток, конвертов писем.

17. Вставка в файл текстовых спецэффектов, видеоклиппов, звуковых и

мультимедийных файлов.

18. Просмотр текста перед печатью. Увеличение участков текста для

просмотра.

19. Текстовый процессор Word имеет обширную справочную систему, что

позволяет пользователю быстро получить необходимую помощь.

Кроме указанных выше, Word выполняет ещё многие другие функции.

Загрузка текстового процессора Word
Для загрузки (вызова) Winword необходимо:

1. Загрузить Windows 95 (или Windows 3.1);

2. Найти на рабочем столе Windows 95 или в меню кнопки Пуск пиктограмму Word (в папке MS Office) и щелкнуть её мышью.

3. Для Windows 3.1 найти программную группу WinWord или MS Office

WinWord и развернуть её
пиктограмму в окно, затем найти программный элемент Word в окне WinWord
или Word в окне MS Office и дважды щёлкнуть его мышью. Произойдёт
загрузка Word.

4. В ряде случаев, благодаря
Диспетчеру программ Windows, возможна быстрая загрузка WinWord,
размещённом в одноимённом каталоге, если ввести в командную строку: win
winword.

Переключение клавиатуры
РУССКИЙ/ЛАТИНСКИЙ и наоборот производится чаще всего одновременным
нажатием Ctrl-Shift (Windows 95) или двух Shift (Windows 3.1). Но
иногда на некоторых машинах для этой цели используется Ctrl и другие
клавиши.

Использование клавиатуры в Word 6.0- Word-97.
Как правило для управления в Word используется мышь, однако иногда бывает удобно применение клавиатуры.

1. Создать файл — Ctrl-N

2. Открыть файл — Ctrl-O

3. Сохранить файл — Ctrl-S

4. Печатать файл — Ctrl-P

5. Закрыть окно Word 6.0 — Alt-F4

6. Выравнивание участка текста

по ширине — Ctrl-J

7. Поместить выделенный текст

(или объект) в буфер — Ctrl-Insert (или Ctrl-C)

8. Извлечь текст (или объект)

из буфера — Shift-Insert (или Ctrl-V)

9. Вырезать выделенный текст

(или объект) — Shift-Delete (или Ctrl-X)

10. Выделить весь текст — Ctrl-A

11. Отмена предыдущей команды-Ctrl-Z

12. Выполнить предыдущую команду-Ctrl-Y

13. Проверка орфографии — F7

14. Выход из Word 6.0 — Alt+F4 и затем Enter.

Использование клавиатуры в Word 2.0:
Изредка еще в некоторых школах втречаются устаревшие компьютеры 386-486, на которых еще используется Windows 3.1 и Word 2.0.

F1 — вызов справочной системы, получение помощи;

F12 — создание файла (сохранить как, т.е. ввести имя файла);

Shift+F12 — сохранить файл;

Ctrl+F12 — открыть файл (найти и считать файл с диска);

Ctrl+Shift+F12 — распечатка файла на принтере;

Alt+F4 и затем Enter — выход из Word 2.0.

Если в окне Word несохранённый
текст, то Word предложит перед выходом сохранить текст в виде файла.
Естественно, что можно выйти из Word без сохранения текста, но тогда
текст будет утрачен.

F1 — вызов справочной системы,
получение помощи (подсказки) в Word 6.0 — Wowd-97. Выход из справочной
системы — Alt-F4. Справочная система Word содержит большое число
гипертекстовых ссылок (то есть вложенного текста).

Копирование
фрагмента текста: Выделить фрагмент мышью, затем Главное меню — Правка,
Копировать. Фрагмент при этом помещается в буфер. Установить курсор в
новое место и Правка, Вставить.

Удаление
фрагмента текста: Выделить фрагмент мышью, затем Главное меню — Правка,
Вырезать. Фрагмент при этом помещается в буфер. Его можно затем
вставить по новому месту положения курсора: Правка, Вставить.

После редактирования документа надо создать и сохранить файл (меню Файл, Сохранить как…).

Внедрение рисунка
из библиотеки CLIPART в файл: Главное меню Вставка, Рисунок. Затем надо
просмотреть и выбрать рисунок и ответить ОК. Большое число библиотечных
рисунков содержится в Коллекции MicroSoft ClipArt (меню Вставка,
Объект).

Внедрение объектов
в файл: Главное меню Вставка, Объект, выбрать вставляемый объект
(встроенные в WinWord 6.0 редакторы: редактор формул Equation Editor,
редактор диаграмм MS Graph, редактор рисунков MS Draw, редактор
текстовых спецэффектов MS WordArt, Видеоклипп, Звук и т.д.). Создав
соответствующий объект, надо ответить: Файл, Обновить, Выйти и
Вернуться в документ.

Используя MS WordArt,
можно создавать спецэффекты с текстом, например расположить заголовок
документа в виде дуги. Можно менять цвет текстовых спецэффектов.

Можно вставить в документ
Рисунок PainBrush (меню Вставка, Объект). Аналогично можно вставить
всплывающие аннотации MS Note-It (Вставка, Объект, MS Note-It) и
редактировать их.

Вставка спецсимволов в документ: меню Вставка-Символ.

В Word-97 можно вставлять гиперссылки на адрес электронной почты и адрес в Интернете.

Для обрамления абзаца используют
Меню Формат, Обрамление и заполнение. Здесь можно установить толщину и
цвет рамки, установить стиль и цвет заполнения.

Для создания оглавления и
указателей, названия, сноски, ссылки, примечания используется меню
Вставка и затем выбирается соответствующий подпункт этого меню.

Для создания закладки используется меню Правка-Закладка.

Внедрение таблицы в файл:
Главное меню Таблица, Вставить таблицу, установить число столбцов и
число строк и ответить ОК. Размеры ячеек таблицы можно менять,
ухватившись за них мышью.

Для форматирования таблицы используют пункт меню Таблица, Автоформат таблицы.

Установка обрамления и сетки
таблицы: Меню Формат, Обрамление и заполнение, указать толщину линий
рамки и сетки, ОК. Аналогично можно установить обрамление абзаца
текста. Можно менять цвет обрамления и заполнения таблицы (вместо Авто
выбирается цвет).

В Панель инструментов Word можно
добавлять новые кнопки (меню Сервис, Настройка), например кнопки
верхнего и нижнего индексов из раздела Формат. Это очень удобно при
работе.

Режим работы с окнами (Главное меню Окно) используется, если надо редактировать одновременно два и более документа.

Подготовка документа к печати содержит ряд этапов:

1) Проверка орфографии (лексики).

2) Форматирование текста.

3) Разбивка текста на страницы.

4) Вставка номеров страниц.

5) Просмотр текста перед печатью.

Проверка орфографии: Производится с позиции курсора при нажатии на кнопку АВС в панели инструментов или F7.

Автокоррекция — это замена символов и слов при опечатках. Для её осуществления надо взять меню Сервис-Автокоррекция.

Word 6.0 — 97 может отформатировать текст.

Форматированием
называется изменение внешнего вида текста, при котором не изменяется
его содержание. Например, какое либо слово можно изобразить различными
шрифтами.

В Word различают форматирование
отдельных символов и форматирование целых абзацев. Если форматирование
символов сводится к выбору шрифта, размера символов и начертания, то
форматирование абзацев заключается в установке отступов между соседними
абзацами, а также от краёв листа бумаги, создания красной строки и
выбора выравнивания текста: по центру, по левому краю, по правому краю,
по левому и правому краю вместе (по ширине) и т.д. Для

этого в панели инструментов существуют соответствующие кнопки.

Word может автоматически
отформатировать текст (меню Формат, Автоформат), но его результаты
могут Вас не устроить, и их придётся отменить.

Для изменения цвета символов: Меню Формат, Шрифт, Авто, выбрать нужный цвет, ОК.

Word может помещать колонтитулы в документ (Меню Вид, Колонтитул).
Колонтитул —
это информация, располагающаяся в верхней или нижней части полосы на
каждой странице документа. Например, нумерация страниц. Но в колонтитул
может входить не только текст, но и графика, например логотип фирмы. В
колонтитул можно вставить рисунок из библиотеки Clipart или коллекции
MS Clipart.

Разбивка текста на страницы: меню Вид, Разметка страницы.

Вставка
номеров страниц: меню Вставка, Номера страниц, задать положение номера
(например, вверху в центре), убрать номер на первой странице.

Верстка текста многоколоночная — применяется в издательском деле.

Разбиение текста на колонки — меню Формат, Колонки.

Вставка буквицы — меню Формат — Буквица.

Буквица
— заглавная буква в рамке. Команда Формат — Буквица забирает в рамку
первую букву абзаца, для которой можно сразу задать шрифт и размер, а
также её расстояние от текста.

Word 6.0 позволяет создавать шаблоны
личных и деловых писем, календрь по месяцам, расписание встреч,
титульные листы факсов, наградные листы, служебные записки и многое
другое. Для этого надо выбрать меню Файл, Создать и вместо Normal
выбрать соответствующий Мастер, затем ответить на все запросы Мастера.
Таким образом, Word 6.0 может быть использован как инструмент для
делопроизводства.

Просмотр текста перед печатью: меню Файл, Просмотр. Выход из просмотра — Esc.

Перед распечаткой текста надо
установить драйвер принтера с помощью Панели управления Windows, пункт
Принтеры. Если драйвер не установлен или выбран неверно, то нормальная
распечатка невозможна.

Большой текст лучше
распечатывать постранично (меню Файл, Печать, Текущая страница).
Текущая страница там, где стоит курсор. Можно распечатать только
выделенный фрагмент текста (меню Файл, Печать, Выделенное).

АрхивОфис

Как известно, большинство используют только 10-20% возможностей редактора Microsoft Word. О многих интересных и полезных функциях почти никто не знает.

Как известно, большинство людей знают и используют только 10-20% возможностей редактора Microsoft Word. Остальные 80-90% функций в большинстве случаев остаются невостребованными, хотя среди них немало интересных и полезных. Одной из самых «секретных» возможностей Word остаются поля. Ими мы сегодня и займемся.

Формулы и поле EQ

Часто ли вам приходилось работать с редактором формул Microsoft Equation? Если вы когда-нибудь готовили документ с большим количеством формул, то наверняка сражались с недостаточно продуманным интерфейсом этой программы. Пока набираешь формулу, приходится то и дело переключаться между мышью для ввода спецсимволов и клавиатурой для ввода латинских букв и цифр. Панель со спецсимволами (корнями, дробями, интегралами), конечно, очень наглядна, но на практике часто оказывается неудобна.

Однако, кроме отдельного редактора формул, в Word есть особое поле EQ для ввода формул. Если вы хотите вставить это поле в документ, нажмите Ctrl+F9. Появятся фигурные скобки, в которые нужно ввести такой текст: EQ I(1;4;R(x) dx). Теперь нажатие F9 — и перед вами формула:

Поле всегда начинается символами EQ, за которыми следует собственно текст формулы. Обозначение R(x) означает корень из x, а I(a;b;x) — интеграл x с пределами от a до b. В арсенале поля EQ присутствуют все распространенные математические символы: дробь (F), сумма (ISU), матрица (A), произведение (IPR).

Совершенно необязательно запоминать их все. Выберите «Вставка > Поле > Категории: Формулы > EQ» и нажмите кнопку «Параметры». В появившемся окне можно вставлять коды поля и редактировать их. Если выбрать контекстную справку (вопросительный знак рядом с кнопкой закрытия окна), а затем щелкнуть список «Ключи», будет показана полная справка с подробным описанием каждого обозначения и примерами.

Качество прорисовки формул в поле EQ несколько хуже, чем в редакторе формул. Знак интеграла получается немного кривоватый, да и размер шрифта приходится подстраивать вручную. Однако поле EQ нетрудно преобразовать в формат редактора формул — достаточно дважды щелкнуть по нему.

Очевидные достоинства поля EQ — оно не требует установки редактора формул, а doc-файлы с его использованием получаются компактнее.

Сумма прописью

Под таким названием известны макросы для Word и Excel, которые превращают число 123,45 в запись типа «сто двадцать три рубля сорок пять копеек». Подобных макросов создано огромное множество. Неплохую разработку такого рода вы найдете на сайте http://antorlov.euro.ru/, два десятка других программ — на конкурсе офисных дополнений http://www.microsoft.ru/offext.

Но оказывается, что во многих случаях можно обойтись безо всяких макросов. Нажмите Ctrl+F9, введите =1492 * CardText, затем нажмите F9. В итоге, вы увидите число 1492, записанное прописью.

Если число находится в ячейке таблицы Word, можно указать ссылку на нее, которая записывается аналогично ссылкам в Excel. Например, =A2 * CardText означает «вторая ячейка в столбце A». Такое поле можно вставить в соседнюю ячейку таблицы и обновлять его каждый раз, когда изменяется сумма.

У этого способа есть определенные ограничения: число не может быть отрицательным и больше 99999; если число дробное, оно округляется; числительное нельзя поставить в нужный падеж. Так что если вам нужно записывать копейки или суммы больше 100 тысяч рублей, придется отказаться от использования полей и поискать подходящий макрос.

Идея полного обзора функциональности MS Word появилась во время разговора с Евгенией Крюковой, в ходе которого обнаружилась странная ситуация. Мы выяснили, что ежедневно работаем с Word’ом, но едва ли используем даже 10 % возможностей этой программы. Вам знакома эта проблема? Тогда гайд исправит ситуацию: поможет эффективнее использовать MS Word, экономить время и усилия с помощью малоизвестных функций и трюков.

Зачем знать все функции MS Word

Все возможности текстового редактора Microsoft знать и использовать необязательно. Вы можете успешно решать рабочие задачи, изредка переключаясь между вкладками «Главная» и «Вставка». Но вы будете работать еще эффективнее, если вооружитесь даже несколькими трюками из этого обзора.

Вот простой пример, знакомый вебмастерам. Некоторые специалисты перед переносом текста из документа Word в редактор CMS копируют контент в «Блокнот». Это очищает текст от форматирования Word, которое может конфликтовать с шаблонными форматами «движка». Так вот, «Блокнот» вам не нужен. Чтобы решить проблему, достаточно выделить текст в Word и нажать кнопку «Удалить все форматирование».

Обратите внимание, обзор написан для версии Word’а 2013 года. Актуальной стабильной версией программы является MS Word 2016, выпущенная в сентябре 2015 года. Однако эта версия программы пока не стала основной. Убедиться в этом можно, ознакомившись с результатами опроса участников группы «Контент-маркетинг».

Как создать и сохранить документ MS Word

Чтобы создать документ, откройте рабочую папку. Нажмите правую кнопку мыши и выберите опцию «Создать — Microsoft Word Document».

Чтобы легко находить документ, назовите его.

Также вы можете запустить MS Word через меню «Пуск». Обратите внимание на иллюстрацию.

При запуске через меню пуск вы создали новый документ с названием по умолчанию. Назовите его и сохраните в выбранную папку, чтобы не потерять. Для этого нажмите на значок «Сохранить» или воспользуйтесь комбинацией клавиш Shift+F12.

Нажмите кнопку «Компьютер», чтобы сохранить документ на компьютере. Также вы можете поместить его на облачный диск OneDrive.

Назовите документ и сохраните его в выбранную папку.

Вы создали и сохранили документ. Приступайте к работе.

Как использовать возможности вкладки «Главная»

Инструменты на панели управления MS Word объединяются с помощью тематических вкладок. Такой тип интерфейса называется лентой. По умолчанию открывается основной набор инструментов, выделенный на вкладке «Главная».

Ниже описаны задачи, которые можно решать с помощью инструментов вкладки «Главная».

Блок инструментов «Буфер обмена»

Вы можете копировать, вырезать и вставлять контент. Чтобы воспользоваться опциями «Вырезать» и «Копировать», выделите нужный фрагмент текста.

Обратите внимание на варианты вставки. Вы можете сохранить исходное форматирование, объединить форматы или сохранить текст без форматирования. Также вы можете воспользоваться специальными режимами вставки.

Зачем нужна специальная вставка? Например, представьте, что вам необходимо работать с текстом, скопированным из другого документа или с сайта. Исходное форматирование может не совпадать с форматированием вашего документа.

Эта проблема решается с помощью специальной вставки. Воспользуйтесь соответствующим меню. В открывшемся окне выберите вариант «Неформатированный текст».

Теперь вам будет удобнее форматировать скопированный контент.

С помощью меню «Буфер обмена» вы можете выбрать скопированный ранее контент и вставить его в документ. Чтобы открыть буфер обмена, нажмите на отмеченную на иллюстрации стрелку. Выберите нужный элемент. С помощью выпадающего меню выберите опцию «Вставить». Также вы можете удалить скопированный элемент из буфера.

Вы можете настраивать параметры вставки по умолчанию. Для этого воспользуйтесь меню «Вставить – Вставка по умолчанию».

Укажите подходящие настройки и сохраните изменения. Обратите внимание на параметры вставки в другой документ. Большинство пользователей может заменить дефолтное значение «Сохранять исходное форматирование» на «Сохранить только текст».

Блок инструментов «Шрифт»

Чтобы изменить шрифт по умолчанию, воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации выпадающим меню. Обратите внимание, чтобы изменить существующий текст, фрагмент необходимо выделить перед выбором шрифта.

С помощью соответствующего меню вы можете выбрать подходящий размер шрифта. Обратите внимание на возможность увеличить или уменьшить шрифт выделенного фрагмента. Отметьте текст и воспользуйтесь кнопками, отмеченными на иллюстрации.

Выбрать подходящий регистр можно с помощью соответствующего меню. Выделите нужный фрагмент текста, воспользуйтесь отмеченной на иллюстрации кнопкой и выберите нужный вариант.

Вы можете выделить фрагмент текста полужирным, курсивом или подчеркиванием. Для этого выделите контент и воспользуйтесь отмеченными кнопками. С помощью выпадающего меню вы можете выбрать способ подчеркивания текста.

Чтобы зачеркнуть фрагмент текста, выделите его и воспользуйтесь соответствующей кнопкой.

С помощью кнопок X₂ и X² можно добавить подстрочный и надстрочный текст.

С помощью отмеченных кнопок можно изменить цвет, выделить текст маркером или применить к нему эффекты.

Обратите внимание на возможность настройки расширенных параметров шрифта. Чтобы войти в меню, нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку.

На вкладке «Шрифт» укажите подходящие параметры основного текста и заголовков. С помощью кнопки «По умолчанию» вы можете вернуть дефолтные настройки, а с помощью кнопки «Текстовые эффекты» выбрать дополнительные эффекты.

Блок инструментов «Абзац»

Чтобы создать маркированный, нумерованный или многоуровневый список, воспользуйтесь показанными на иллюстрации выпадающими меню.

Чтобы создать маркированный или нумерованный список, установите курсор на новую строку и нажмите на соответствующую кнопку. С помощью выпадающего меню выберите подходящий знак маркера.

С помощью меню «Определить новый маркер» вы можете использовать дополнительные знаки.

Чтобы создать многоуровневый список, в соответствующем выпадающем меню выберите опцию «Изменить уровень списка».

Выбрать подходящий стиль списка можно в библиотеке. А меню «Определить новый многоуровневый список» и «Определить новый стиль списка» помогут вам создать собственный шаблон списка.

Вы можете выбрать подходящий способ выравнивания текста с помощью соответствующего меню. Чтобы обеспечить читабельность текста, используйте выравнивание по левому краю.

При необходимости измените междустрочный интервал. В большинстве случаев вам подойдет стандартный интервал 1,15. Если вы готовите документ для детей или пожилых людей, увеличьте интервал до 1,5 или 2,0. Дальнейшее увеличение интервала снизит читабельность текста.

С помощью заливки можно выделить фрагмент текста цветом. Например, вы можете выделить абзац или ячейку таблицы. Чтобы добавить фон, выделите фрагмент текста и выберите с помощью выпадающего меню «Заливка» подходящий цвет.

С помощью меню «Границы» можно управлять границами ячеек в таблицах. Выделите интересующие вас ячейки. С помощью выпадающего меню выберите подходящее действие.

Блок инструментов «Стили»

С помощью меню «Стили» выберите подходящий стиль оформления текста. Если хотите применить его к существующему контенту, выделите соответствующий фрагмент и определите стиль. Чтобы использовать стиль для создаваемого контента, установите курсор на чистую строку и выберите подходящий вариант оформления. Например, вы можете использовать соответствующий стиль для заголовков.

Блок инструментов «Редактирование»

С помощью меню «Найти» вы можете быстро искать интересующий вас контент. Обратите внимание на доступ с помощью выпадающего меню к расширенным настройкам поиска.

Функцию «Заменить» удобно использовать во время редактирования текста. Например, можно автоматически заменить в тексте слово «копирайт» на «копирайтинг». Для этого воспользуйтесь меню «Заменить», укажите нужные слова в полях «Найти» и «Заменить на».

Нажмите кнопку «Заменить все». После обработки запроса программа сообщит число выполненных замен.

Используйте функцию «Выделить» для быстрого выделения контента. Например, вы можете в два клика выделить весь текст, выбрать произвольные объекты или выделить фрагменты с одинаковым форматированием.

С помощью функции «Свернуть ленту» вы можете спрятать инструменты управления программой. На панели останутся только вкладки.

Чтобы вернуть инструменты на панель, раскройте любую вкладку и воспользуйтесь опцией «Закрепить ленту».

Как использовать возможности вкладки «Вставка»

На вкладке «Вставка» находятся инструменты, с помощью которых можно вставлять различные объекты в документ MS Word.

Блок инструментов «Страницы»

В меню «Титульная страница» можно выбрать шаблон титульной страницы для документа.

С помощью функций «Пустая страница» и «Разрыв страницы» можно создать пустую страницу или перейти к новой странице. Например, если вам необходимо вставить пустую страницу между абзацами, установите между ними курсор и воспользуйтесь функцией «Пустая страница».

Блок инструментов «Таблицы»

С помощью выпадающего меню «Таблица» вы можете вставить или нарисовать в документе таблицу. Это можно сделать несколькими способами.

Чтобы быстро добавить таблицу, воспользуйтесь графическим инструментом. Выделите с помощью курсора мыши необходимое количество ячеек в таблице. После этого установите курсор на выделенную область и нажмите левую кнопку мыши.

Функция «Вставить таблицу» позволяет указать вручную число строк и столбцов. Также вы можете выбрать способ определения ширины столбцов.

Функция «Нарисовать таблицу» позволяет выполнить соответствующее действие. Используйте ее для создания нестандартные таблиц. Например, вы можете нарисовать таблицу с разным числом ячеек в строках.

Чтобы определить свойства нарисованной таблицы, воспользуйтесь соответствующим меню.

С помощью меню «Таблицы Excel» можно вставить в документ MS Word таблицы из MS Excel. В меню «Экспресс-таблицы» вы найдете шаблоны таблиц.

Блок инструментов «Иллюстрации»

С помощью функции «Рисунки» вы можете вставить в документ изображение с жесткого диска компьютера. Меню «Изображения из интернета» позволяет найти подходящие фото в Сети.

В результатах поиска приоритет отдается фото, распространяемым по лицензии Creative Commons.

Функция «Фигуры» поможет добавить в документ шаблонную фигуру, например, сердечко, звездочку или стрелку. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню откройте каталог и выберите подходящую фигуру.

С помощью курсора мыши определите размер и расположение фигуры в документе.

Оформите фигуру с помощью функций «Заливка», «Контур», «Эффекты».

Функция SmartArt позволяет вставить в документ графические объекты. С помощью выпадающего меню выберите тип и подходящий рисунок.

Установите курсор на элементы рисунка и добавьте текст.

Обратите внимание на возможность менять цвет объектов SmartArt.

С помощью меню «Диаграмма» в документ можно добавить диаграммы. Обратите внимание на возможность выбора типа графика.

Вставьте необходимые значения в таблицу данных.

С помощью меню «Снимок» вы можете сделать снимок области экрана и вставить его в документ. Для этого с помощью выпадающего меню выберите опцию «Вырезка экрана», а с помощью курсора мыши выберите область, которую хотите снять.

Блок инструментов «Надстройки»

В надстройках вы найдете магазин приложений Office. В нем есть платные и бесплатные инструменты для решения специальных задач. Чтобы выбрать подходящее приложение, нажмите на кнопку «Магазин» и воспользуйтесь поиском. Также вы можете просматривать инструменты по категориям.

Например, с помощью приложения MailChimp for MS Word вы можете создавать Email-кампании прямо в документе. Чтобы воспользоваться приложением, нажмите кнопку «Доверять». Возможности инструмента станут доступными после авторизации.

В меню «Мои приложения» отображается список установленных приложений. Вы можете удалить неиспользуемые и добавить новые инструменты.

Функция «Википедия» позволяет искать информацию на соответствующем ресурсе непосредственно из документа MS Word. Также вы можете быстро вставить изображения из «Википедии» в документ.

Чтобы воспользоваться инструментом, нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку и выделите слово или термин, значение которого хотите найти. Для работы инструмента необходим доступ к интернету.

Чтобы вставить изображение, нажмите на знак «плюс», отмеченный на иллюстрации.

Также можно вставить в документ текстовую цитату из «Википедии». Для этого выделите нужный фрагмент и нажмите знак «плюс».

Инструменты мультимедиа

С помощью инструмента «Видео из интернета» вы можете вставить в документ соответствующие объекты. Чтобы воспользоваться функцией, нажмите кнопку «Видео из интернета», найдите видео с помощью поиска на YouTube или в Bing, выделите и вставьте объект.

Теперь видео можно просмотреть в документе MS Word. Для этого понадобится доступ к интернету.

Функция «Ссылки»

С помощью выпадающего меню «Ссылки» можно вставлять в документ гиперссылки, закладки и перекрестные ссылки. Чтобы вставить гиперссылку, скопируйте URL веб-страницы в буфер обмена. Затем выделите фрагмент текста, который станет анкором ссылки.

В выпадающем меню «Ссылки» выберите опцию «Гиперссылка». Вставьте скопированный URL и нажмите кнопку «ОК».

Функция «Закладка» позволяет быстро переходить к отмеченным разделам текста. Чтобы добавить закладку, выделите нужный фрагмент текста, а в выпадающем меню «Ссылки» выберите опцию «Закладки». Назовите закладку и нажмите «Добавить».

Чтобы быстро перейти к заложенному контенту, выберите меню «Закладка», выберите нужную закладку и нажмите «Перейти».

Функция «Примечание»

Функцию «Примечания» удобно использовать при групповой работе с документом. Чтобы добавить к тексту примечание, выделите фрагмент текста и нажмите отмеченную кнопку.

Чтобы изменить, удалить или пометить примечание готовым, установите на него курсор и откройте контекстное меню с помощью правой кнопки мыши. Выберите необходимую опцию.

Блок инструментов «Колонтитулы»

С помощью инструментов группы «Колонтитулы» можно добавить на страницы верхние и нижние колонтитулы, а также пронумеровать страницы документа.

Чтобы добавить верхний колонтитул, воспользуйтесь соответствующим меню. Выберите шаблон колонтитула.

Введите текст. Для сохранения изменений закройте окно колонтитулов.

Чтобы удалить или изменить колонтитул, воспользуйтесь соответствующими опциями в меню «Верхний колонтитул».

Аналогичным способом можно работать с нижним колонтитулом.

С помощью функции «Номер страницы» можно пронумеровать страницы документа. Для этого с помощью выпадающего меню выберите расположение и шаблон нумерации.

Блок инструментов «Текст»

С помощью функции «Текстовое поле» можно выделить фрагмент текста в документе. Используйте его, если нужно оформить врезку, цитату, определение. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню выберите шаблон текстового поля.

Добавьте текст и сохраните изменения.

Функция «Просмотреть экспресс-блоки» позволяет вставить автотекст, свойства документа или поле. Например, вы можете вставить дату публикации, название, адрес и телефон организации и другие данные.

С помощью меню «Добавить объект WordArt» можно добавить в документ визуально привлекательную надпись. Для этого воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации меню. Выберите подходящий объект и добавьте текст.

Функция «Добавить буквицу» позволяет оформить абзацы с помощью выделяющейся заглавной буквы. Установите курсор в начале абзаца. С помощью соответствующего меню выберите расположение заглавной буквы. Обратите внимание на возможность изменять параметры буквицы. Вы можете выбрать шрифт, высоту и расстояние от текста.

Добавьте в документ строку для цифровой подписи. Для этого воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации меню. В открывшемся окне укажите необходимую информацию и сохраните изменения.

Функция «Дата и время» поможет добавить в документ актуальную дату и время. Нажмите на соответствующую кнопку, выберите формат отображения даты и нажмите кнопку «ОК».

Функция «Объект» позволяет вставить в документ объекты или текст из файла. Чтобы вставить текст из файла, выберите соответствующую опцию в выпадающем меню. Найдите на жестком диске файл, текст которого хотите вставить в документ, и нажмите «Вставить».

Блок инструментов «Символы»

Функция «Уравнение» поможет вставить в документ математическую формулу. С помощью выпадающего меню выберите стандартную формулу или перейдите к конструктору. Добавьте необходимые значения и сохраните изменения.

С помощью меню «Символ» в документ можно вставить отсутствующие на клавиатуре символы. Обратите внимание на возможность вставить дополнительные символы из диалогового окна.

Как использовать возможности вкладки «Дизайн»

С помощью инструментов вкладки «Дизайн» вы можете изменить оформление документа. Если хотите изменить стандартные настройки, начните с выбора темы.

Чтобы отменить изменения, воспользуйтесь опцией «Восстановить тему шаблона» или выберите тему «Стандартная».

В меню стили выберите подходящий по вашему мнению стиль.

Функция «Цвета» позволяет вручную настроить цвет шрифта основного текста, заголовков и гиперссылок. Вы можете выбрать стандартный набор цветов или указать цвета для разных элементов стиля самостоятельно.

С помощью меню шрифты можно быстро настроить шрифт для заголовков и основного текста. Вы можете выбрать стандартные пары или указать шрифт вручную.

Меню «Интервал между абзацами» можно использовать для изменения соответствующих настроек. Есть возможность удалить интервал, выбрать стандартные или задать собственные значения.

С помощью меню «Эффекты» можно выбрать дополнительные эффекты оформления. Функция «По умолчанию» будет полезна, если вы хотите применять настройки дизайна к новым документам.

Блок инструментов «Фон страницы»

Функция «Подложка» позволяет выбрать стандартную или настроить пользовательскую подложку. Чтобы задать параметры вручную, воспользуйтесь опцией «Настраиваемая подложка».

С помощью функции «Цвет страницы» можно изменить соответствующую настройку. Обратите внимание на опцию «Способы заливки». С ее помощью вы можете добавить на страницы текстуру, узор и рисунок.

Функция «Границы страницы» позволяет добавлять на страницы границы. Используйте шаблонные или собственные настройки.

Как пользоваться возможностями вкладки «Разметка страницы»

Инструменты вкладки позволяют менять разметку страниц документа.

Блок инструментов «Параметры страницы»

Функция «Поля» позволяет выбрать стандартные или указать собственные параметры полей. Чтобы задать пользовательские значения, воспользуйтесь опцией «Настраиваемые поля».

Функция «Ориентация» дает возможность выбрать книжную или альбомную ориентацию листов документа. С помощью меню «Размер» можно менять размеры листов. По умолчанию используется размер A4.

В меню «Колонки» вы можете указать число колонок на листе. Функции «Разрывы» и «Номера строк» позволяют настроить разрывы страниц и добавить нумерацию строк соответственно. Меню «Расстановка переносов» дает возможность включить перенос слов со строки на строку по слогам. По умолчанию эта функция выключена. Не меняйте эту настройку без необходимости.

Блок инструментов «Абзац»

С помощью функции «Отступ» вы можете регулировать отступ от левого или правого края до абзаца. Чтобы воспользоваться функцией, установите курсор в начале выбранного абзаца и задайте значение отступа.

С помощью функции «Интервал» можно изменить интервал между выбранными абзацами. Для этого установите курсор перед выбранным абзацем и установите значения.

Блок инструментов «Упорядочение»

Функция «Положение» позволяет задать расположение объекта в тексте. Чтобы воспользоваться инструментом, выделите выбранный рисунок и воспользуйтесь выпадающим меню.

Функция «Обтекание текстом» дает возможность выбрать способ обтекания объекта текстом. Чтобы протестировать инструмент, выделите рисунок и воспользуйтесь выпадающим меню.

С помощью кнопки «Область выделения» вы можете вывести в область задач список объектов. С помощью функций «Выровнять», «Группировать» и «Повернуть» можно выполнить соответствующие действия с выделенными объектами.

Как использовать возможности вкладки «Ссылки»

С помощью инструментов на вкладке «Ссылки» вы можете управлять сносками, ссылками, добавлять оглавление, предметный указатель и таблицу ссылок.

Блок инструментов «Оглавление»

Функция «Оглавление» позволяет создать в документе оглавление. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню выберите опцию «Автособираемое оглавление». Программа включит в оглавление заголовки всех уровней. Если выбрать опцию «Ручное оглавление», придется указывать названия разделов самостоятельно.

Функция «Добавить текст» позволяет добавить или удалить из таблицы текущий заголовок. Функция «Обновить таблицу» дает возможность включить в оглавление новые разделы.

Блок инструментов «Сноски»

С помощью меню «Вставить сноску» вы можете добавить соответствующий элемент. Выделите фрагмент текста, к которому относится сноска, и нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку.

С помощью функции «Вставить концевую сноску» можно добавить сноску в конец документа. Используйте выпадающее меню «Следующая сноска» и функция «Показать сноски» для быстрого перехода между сносками.

Блок инструментов «Ссылки и списки литературы»

С помощью меню «Вставить ссылку» вы можете сослаться на источник информации, например, на книгу. Установите курсор рядом с фрагментов текста, к которому относится ссылка. Нажмите соответствующую кнопку, в открывшемся окне укажите необходимую информацию и сохраните изменения.

С помощью функции «Управление источниками» можно редактировать список, сортировать и удалять источники.

Выпадающее меню «Стиль» позволяет выбрать стиль ссылок. С помощью функции «Список литературы» в документ можно вставить соответствующую информацию.

Блок инструментов «Названия»

Функция «Вставить название» позволяет добавить название или подпись к изображениям, таблицам и формулам в документе. Чтобы воспользоваться инструментом, выделите нужный объект и нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку. Добавьте информацию и сохраните изменения.

С помощью функции «Список иллюстраций» вы можете добавить в документ соответствующую информацию.

С помощью меню «Перекрестная ссылка» добавьте в текст перекрестные ссылки на абзацы, рисунки и другие объекты.

Блок инструментов «Предметный указатель»

Функция «Пометить элемент» позволяет добавлять объекты в предметный указатель. Чтобы использовать инструмент, выделите объект, например, фрагмент текста или рисунок, воспользуйтесь соответствующим меню и заполните информацию.

С помощью меню «Предметный указатель» настройте отображение предметного указателя в документе.

Блок инструментов «Таблица ссылок»

С помощью функции «Пометить ссылку» можно включить соответствующий элемент в таблицу. А функция «Таблица ссылок» позволяет вставить в документ список ссылок.

Как использовать возможности вкладки «Рассылки»

Инструменты вкладки помогут организовать физическую и электронную рассылки.

Блок инструментов «Создать»

Функция «Конверты» позволяет корректно добавить информацию на бумажные конверты. Чтобы воспользоваться инструментом, нажмите отмеченную кнопку и добавьте необходимую информацию. Теперь можете напечатать данные на конверте. Обратите внимание на поле «Подача». Здесь указан способ подачи конверта в принтер.

Функция «Наклейки» поможет корректно напечатать информацию на наклейках для посылок, конвертов, CD.

Блоки инструментов «Начало слияния», «Составление документа и списка полей», «Просмотр результатов» и «Завершение»

Функция «Начать слияние» позволяет отправить сообщение нескольким получателям. Например, можете отправить письмо или электронное сообщение. Для этого нажмите кнопку «Начать слияние» и выберите опцию «Пошаговый мастер слияния». Следуйте подсказкам в области задач.

«Пошаговый мастер слияния» объединяет инструменты групп «Начало слияния», «Составление документа и списка полей», «Просмотр результатов» и «Завершение».

Выберите тип документа и нажмите «Далее».

Выберите основу для создания письма: текущий документ, шаблон или существующий документ. Создайте список получателей. Для этого выберите опции «Создание списка – создать» и введите данные.

Напишите сообщение, просмотрите его и завершите работу с мастером. Теперь можете напечатать объединенный документ или отправить его в виде электронного сообщения.

Как использовать возможности вкладки «Рецензирование»

Используйте вкладку «Рецензирование» для правок и оценки документа.

Блок инструментов «Правописание»

С помощью отмеченной на иллюстрации кнопки можете запустить штатное средство MS Word для поиска ошибок и опечаток. Обратите внимание, программа «видит» не все ошибки, а также иногда предлагает исправления там, где ошибок нет.

Функция «Определить» поможет определять значение неизвестных слов. Обратите внимание, для использования инструмента необходимо выбрать в магазине приложений словарь и установить его. Меню «Тезаурус» позволяет подобрать синонимы к выделенным словам. Функция «Статистика» показывает число слов, знаков, абзацев и строк в документе или его фрагменте.

Блок инструментов «Язык»

Меню «Перевод» позволяет автоматически перевести выделенное слово или фразу. Выделите интересующий вас контент и воспользуйтесь отмеченной на иллюстрации кнопкой.

Функция «Язык» позволяет выбрать язык проверки правописания, а также настроить языковые параметры.

Блок инструментов «Примечание»

С помощью инструментов блока можно добавлять, просматривать, редактировать и удалять примечания. Обратите внимание, примечания можно создавать также с вкладки «Вставка».

Блоки инструментов «Запись исправлений» и «Изменения»

С помощью функции «Исправления» можно отслеживать внесенные в документ изменения. Обратите внимание на меню «Область проверки». Оно позволяет выбрать способ отображения списка изменений: внизу или сбоку от документа.

Инструменты блока «Изменения» позволяют принимать или отклонять изменения, а также переходить к предыдущему или следующему исправлению.

Функция «Сравнить» дает возможность сравнивать версии документов и объединять исправления нескольких пользователей. Функции «Блокировать авторов» и «Ограничить редактирование» защищают документ от нежелательных для вас действий других пользователей.

Как использовать возможности вкладки «Вид»

Инструменты вкладки «Вид» позволяют настроить отображение документа.

Блок инструментов «Режимы просмотра»

С помощью инструментов блока можно выбрать режим просмотра страницы. Например, вы можете просмотреть структуру документа.

Блок инструментов «Показ»

С помощью инструментов группы можно включить отображение линейки, сетки и области навигации. Последняя функция позволяет быстро переходить к нужному разделу документа.

Блок инструментов «Масштаб»

Функция «Масштаб» помогает выбрать произвольный масштаб отображения документа. Функция «100 %» позволяет вернуться к стандартному масштабу в один клик.

Функции «Одна страница» и «Несколько страниц» настраивают отображение на экране одной или нескольких страниц соответственно. Меню «По ширине странице» увеличивает ширину страницы до ширины окна.

Функция «Новое окно» открывает текущий документ в новом окне. Это удобно, если вы редактируете контент и хотите сверяться с оригиналом. Функция «Упорядочить все» объединяет несколько документов в одном окне. Функция «Разделить» необходима, чтобы в одном окне работать с разными частями документа.

С помощью функции «Рядом» вы можете расположить два документа в одном окне рядом друг с другом. Это удобно при необходимости сравнить содержание.

С помощью функции «Перейти в другое окно» можно быстро переходить в другие открытые документы.

Функция «Макросы» автоматизирует часто выполняемые задачи. Чтобы воспользоваться инструментом, необходимо создать макрос. Например, представьте, что вам часто приходится выделять фрагменты текста полужирным курсивом. Чтобы выполнять это действие автоматически, создайте макрос. Действуйте так:

• Выделите произвольный фрагмент текста. В выпадающем меню «Макросы» выберите опцию «Запись макроса».

• Выберите способ запуска макроса: с помощью кнопки на панели инструментов или сочетания клавиш на клавиатуре.
• Задайте сочетание клавиш для активации макроса.

• Нажмите кнопку «Назначить» и выполните команды, которые необходимо включить в макрос. Для этого перейдите на вкладку «Главная», выберите выделение полужирным и курсивом.
• Вернитесь в меню «Макросы» и остановите запись.
• Проверьте работу макроса. Для этого выделите фрагмент текста и нажмите заданное сочетание клавиш.

Дополнительные трюки для повышения эффективности работы с MS Word

Ниже вы найдете список лайфхаков, с помощью которых можно быстро решать стандартные задачи при работе с MS Word:

• Используйте контекстное меню. Оно вызывается щелчком правой кнопки мыши.

Чтобы выделить абзац, трижды щелкните левой кнопкой мыши по любому слову.

Чтобы вставить на страницу текст-заполнитель, напишите следующие символы: =lorem(2,2). С помощью цифр в скобках определите количество абзацев и строк заполнителя. Если заменить «lorem» на «rand», в качестве заполнителя будет использован случайный текст.  

• Чтобы быстро создать надстрочную или подстрочную надпись, выделите нужное слово и нажмите сочетание клавиш «Ctrl +» или «Ctrl Shift +» соответственно.
• Чтобы выделить предложение, нажмите Ctrl и установите курсор на любом слове.
• Выбирайте тип сохраняемого файла. Например, вы можете сохранить данные в формате PDF. Для этого выберите опцию «Сохранить как» и выберите нужный тип файла.

• Чтобы создать горизонтальную линию, введите три дефиса подряд и нажмите клавишу Enter.
• Чтобы напечатать тире, воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt + 0151.
• Чтобы быстро переместить фрагмент текста, выделите его, нажмите F2, установите курсор на место вставки и нажмите Enter.

Нужны ли все функции Word рядовому пользователю

Наверняка нет. Для повседневной работы вы можете использовать несколько инструментов MS Word, которые знаете и к которым привыкли. А с помощью этого обзора можно расширить собственный арсенал, найти быстрый способ решения тех или иных задач. Помните, что инструменты Word организованы с помощью вкладок. В свою очередь, на вкладках инструменты группируются в блоки, позволяющие решать близкие задачи.

В комментариях поделитесь предложениями и замечаниями к обзору. Также расскажите о трюках, которые вы используете при работе с MS Word.

В Microsoft Word 2003 по умолчанию существует девять категорий полей. Увидеть их становится возможным через меню Вставка – Поле – Категории (рис.3):

Автоматизация документа Дата и время Нумерация О документе (Сведения о документе) Пользователь (Сведения о пользователе) Связи и ссылки Слияние Указатели (Оглавление и указатели) Формулы

Рассмотрим подробнее каждую из них:

Автоматизация документа (6 полей):

Compare {COMPARE Выражение1 Оператор Выражение2}

В зависимости от результата сравнения двух выражений возвращает значение «1» (истина) или «0» (ложь). С помощью полей COMPARE и функций AND и OR можно создать составное логическое выражение в поле = (Формула), а затем использовать его в поле IF. Выражение1 и Выражение2— это значения для сравнения. Выражение может быть именем закладки, строкой текста, числом, вложенным полем, возвращающим значение, или математической формулой. Если выражение содержит пробелы, оно должно быть заключено в кавычки.

Оператор— это оператор сравнения (>, <, =, <> ,>=, <=). Пробелы перед оператором и после него являются обязательными.

При использовании оператора = или <> Выражение2 может содержать вопросительный знак (?), заменяющий любой отдельный знак, или звездочку (*), заменяющую любую строку знаков. Такое выражение должно быть заключено в кавычки. Если Выражение2 содержит звездочку, сумма длин фрагмента Выражение1, соответствующего этой звездочке, и остальных знаков значения Выражение2 не должна превышать 128 знаков.

Пример: предположим, что поле IF в следующем примере вставлено в основной документ слияния. Поля COMPARE анализируют поля данных «НомерКлиента» и «РангКлиента» при обработке каждой записи данных. Функция OR в поле = (Формула) возвращает значение 1 (истина), если хотя бы одно из полей данных указывает, что клиент не может получить кредит; в этом случае печатается первая строка, заключенная в кавычки.

{ IF { = OR ( { COMPARE { MERGEFIELD НомерКлиента } >= 4 }, { COMPARE { MERGEFIELD РангКлиента } <= 9 } ) } = 1 “Кредит недопустим” “Кредит допустим”}.

Следующее значение поля COMPARE возвращает значение «1», если значение в поле данных «Индекс» лежит в диапазоне 98500 — 98599.

{ COMPARE ” { MERGEFIELD Индекс } ” = “985*” }

DocVariable { DOCVARIABLE “Имя” }

Вставляет строку, назначенную какой-либо переменной документа. В каждом документе имеется семейство переменных, которые можно добавлять и использовать с помощью языка программирования Visual Basic для приложений. Данное поле обеспечивает отображение содержимого переменных в документе. Имя— имя переменной в документе.

GoToButton { GOTOBUTTON Назначение Сообщение }

Вставка команды перехода, упрощающей просмотр длинных электронных документов. По двойному щелчку значения поля GOTOBUTTON курсор перемещается в указанное место документа. Во многих случаях вместо поля GOTOBUTTON удобнее использовать гиперссылки, для создания которых используется поле HYPERLINK.

Назначение— закладка, номер страницы, сноска, примечание и т. п. Номер страницы может быть вставлен с помощью команды Перекрестная ссылка (рис.4) (меню Вставка – Ссылка).

Рис. 4

Для указания элемента, отличного от номера страницы, используются буква и номер. Например, для перехода к третьему разделу документа вводится s3.

Описание букв:

s- раздел

l- строка

f- сноска

a- примечание

В данном случае используется порядковый, а не фактический номер элемента. Например, «f4» ссылается на четвертую сноску в документе независимо от используемого знака сноски.

Сообщение – текст или рисунок для отображения на кнопке. Можно использовать поле, значением которого является текст или рисунок, например REF или INCLUDEPICTURE. Значение поля GOTOBUTTON должно располагаться на одной строке, в противном случае возникнет ошибка.

Пример: В следующем примере полем назначения является закладка «Обзор». Для перехода к обзору следует щелкнуть слово меня.

Дважды щелкните { GOTOBUTTON Обзор меня } для перехода к обзору.

Результат будет выглядеть следующим образом:

«Дважды щелкните меня для перехода к обзору».

В следующем примере назначение (номер страницы) указано с помощью поля PAGEREF. Чтобы вставить поле PAGEREF, необходимо выбрать команду Перекрестная ссылка в подменю Ссылка (меню Вставка), а затем выбрать элемент (например таблицу или заголовок), к которому следует перейти. (В диалоговом окне Перекрестные ссылки необходимо выбрать Номер страницы из списка Вставить ссылку на.) Буква «p» и поле PAGEREF должны быть заключены в кавычки.

Дважды щелкнуть { GOTOBUTTON “p { PAGEREF _Ref317041789 }” } для перехода к обзору. Результат будет выглядеть следующим образом:

«Дважды щелкните для перехода к обзору».

If { IF Выражение1 Оператор Выражение2 Текст1 Текст2 }

В зависимости от результата сравнения двух выражений вставляет тот или иной текст. В основном документе слияния поле IF можно использовать для анализа записей данных, таких как почтовые индексы или номеров банковских счетов. Например, можно разослать письма только клиентам, проживающим в определенном городе.

Выражение1, Выражение2 – значения, которые требуется сравнить. Оператор-

оператор сравнения (>, <, =, <> ,>=, <=). Текст1, Текст2 – текст, который вставляется в случае истинности (Текст1) или ложности (Текст2) логического выражения. Если Текст2 не указан, а логическое выражение ложно, не будет вставлено никакого текста. Каждая строка, содержащая несколько слов, должна быть заключена в кавычки.

Пример: В приведенном ниже примере указано, что если заказ клиента равен или больше 100 единиц продукции, то будет выведено слово «Спасибо», а если клиент заказывает менее 100 единиц продукции, то будет выведено уведомление «Минимальный заказ равен 100 единиц».

{IF заказ>=100 “Спасибо” “Минимальный заказ равен 100 единиц”}

o MacroButton { MACROBUTTON ИмяМакроса Сообщение }

Вставка макроса, для запуска которого следует необходимо дважды щелкнуть значение поля MACROBUTTON или один раз щелкнуть поле MACROBUTTON, а затем нажать клавиши ALT+SHIFT+F9.

Макрос – действие или набор действий, используемые для автоматизации выполнения задач. Записываются на языке программирования Visual Basic для приложений (VBA).

ИмяМакроса — имя макроса, который запускается, если дважды щелкнуть значение поля.

Сообщение – текст или рисунок, отображаемый на кнопке. Можно использовать поле, значением которого является текст или рисунок, например REF или INCLUDEPICTURE. Значение поля MACROBUTTON должно располагаться на одной строке, в противном случае возникнет ошибка.

Print { PRINT “Команды принтера ” }

Отправка управляющих команд на выбранный принтер. Значение отображается только при печати документа. Команды PostScript, внедренные в документ, выполняются в порядке их вставки, используя следующий синтаксис: { PRINT p Область “Команды” }

Действие команд PostScript распространяется на предварительно указанную область. Начало координат переносится в нижний левый угол области действия.

Дата и время (6 полей):

CreatDate { CREATEDATE [ @ «Формат даты/времени»] [Ключи] }

Вставка даты и времени первого сохранения документа под его текущим именем, указанных на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл).

По умолчанию используются форматы даты и времени, заданные в качестве региональных стандартов на панели управления Microsoft Windows.

Пример: чтобы напечатать одинаковый текст на каждой странице документа (например, «Отчет составлен 20.11.96.»), необходимо поместить следующий текст и поле в верхний или нижний колонтитул.

Отчет составлен { CREATEDATE @ “ДД.ММ.ГГ” }

Date { DATE [ @ «Формат даты/времени «] [Ключи] }

Вставляет текущую дату. Чтобы вставить поле DATE, необходимо нажать кнопку Дата на панели инструментов Колонтитулы. Если не выбрать другой формат, дата будет отображена в формате, указанном в компоненте Язык и стандарты панели управления Microsoft Windows. Чтобы изменить стандартный формат даты для Microsoft Word, выбрать в меню Вставка команду Дата и время и нажать кнопку По умолчанию.

Поле DATE также можно вставить в сам документ, выбрав Поле в меню Вставка, а затем указав требуемый формат отображения даты. Поля DATE и TIME могут отображать дату и/или время в зависимости от указанного формата.

EditTime { EDITTIME }

Вставка полного времени редактирования (в минутах) с момента создания документа, указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл).

PrintDate { PRINTDATE [@ «Формат даты/времени»] [Ключи] }

Вставка даты и времени последней печати документа, указанных на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл). По умолчанию используются форматы даты и времени, заданные в качестве региональных стандартов на панели управления Microsoft Windows.

SaveDate { SAVEDATE [@ «Формат даты/времени»] [Ключи] }

Вставка даты и времени последнего сохранения документа, указанных на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл).

По умолчанию используются форматы даты и времени, заданные в качестве региональных стандартов на панели управления Microsoft Windows.

Пример: Чтобы напечатать одинаковый текст на каждой странице документа (например, «Документ сохранен 08.11.95 в 16:45»), поместить следующий текст и поля в верхний или нижний колонтитул.

Документ сохранен { SAVEDATE @ “dd.MM.yy ‘в’ HH:mm” }

Time { TIME [@ «Формат даты/времени»] }

Вставляет текущее время и дату. Чтобы вставить поле TIME, на панели инструментов Колонтитулы необходимо нажать кнопку Время . Если при использовании команды Дата и время (меню Вставка) был установлен флажок Обновлять автоматически, в документ будет вставлено поле TIME. Поля DATE и TIME могут отображать дату и (или) время в зависимости от указанного формата. Например, если в диалоговом окне Дата и время выбран формат «04.07.95 22:04», то будет вставлено поле { TIME @ “dd.MM.yy H:mm” }.

Нумерация (10 полей):

AutoNum { AUTONUM [Ключи] }

Последовательная нумерация абзацев. В абзацах, для оформления которых используются встроенные стили заголовков, нумерация начинается с 1 в начале каждого вложенного уровня. Если за заголовками, содержащими поля AUTONUM, следуют абзацы основного текста, также содержащие поля AUTONUM, нумерация абзацев основного текста начинается с 1 после каждого заголовка. Если заголовки не содержат полей AUTONUM, абзацы основного текста, содержащие поля AUTONUM, нумеруются непрерывно во всем документе.

AutoNumLgl { AUTONUMLGL [Ключи] }

Рис. 5

Автоматическая нумерация абзацев в юридических и технических документах. Нумерация отражает уровни заголовков, соответствующие используемым стилям заголовков. Если поля AUTONUMLGL вставлены в абзацы основного текста (при оформлении которых не используются встроенные стили заголовков), номер предшествующего заголовка добавляется к номеру абзаца. Например, если предшествующему заголовку соответствует номер 1.2.3, номера абзацев основного текста будут выглядеть следующим образом: 1.2.3.1, 1.2.3.2, 1.2.3.3 и т. п. Для того чтобы вставить поле необходимо использовать встроенные стили заголовков (Стиль заголовка. Оформление заголовка. В Microsoft Word определены девять различных встроенных стилей заголовков: «Заголовок 1» — «Заголовок 9».) (рис.5) для оформления заголовков в документе, а затем вставить поле AUTONUMLGL в начало каждого такого абзаца.

AutoNumOut { AUTONUMOUT }

Автоматическая нумерация абзацев в стиле структуры. Для того чтобы вставить поле необходимо использовать встроенные стили заголовков (Стиль заголовка. Оформление заголовка. В Microsoft Word определены девять различных встроенных стилей заголовков: «Заголовок 1» — «Заголовок 9».) (Стиль заголовка. Оформление заголовка. В Microsoft Word определены девять различных встроенных стилей заголовков: «Заголовок 1» — «Заголовок 9».) для оформления заголовков в документе, а затем вставить поле AUTONUMOUT в начало каждого такого абзаца. Нумерация отражает уровни заголовков, соответствующие используемым стилям заголовков.

BarCode { BARCODE u “Текст” или Закладка b [Ключи] }

Вставляет почтовый штрих-код, используемый почтовой службой США для автоматического считывания адресов. Поле (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.) BARCODE обеспечивает вставку либо штрих-кода адреса получателя (POSTNET), либо лицевой метки (FIM).

Для вставки почтовых штрих-кодов удобнее пользоваться командой Конверты и наклейки (меню Сервис, подменю Письма и рассылки). “Текст” или Закладка.

Рис. 6.

«Текст» или закладка: адрес получателя и почтовый индекс. Если после закладки указан ключ b, эта закладка (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.) может заменять Текст. Например, закладка «ИНДЕКС1» представляет адрес в активном документе (Активный документ. Документ, с которым в настоящий момент выполняется работа. Ввод текста и вставка рисунков в Microsoft Word осуществляются в активном документе. Область заголовка активного документа выделена цветом.); для его вставки используется команда Конверты и наклейки (меню Сервис, подменю Письма и рассылки). Кроме того, указанный текст может быть значением вложенного поля. b- если перед этим ключом указана закладка, то сведения о почтовом индексе извлекаются из адреса, который эта закладка определяет. f “буква”

вставляет лицевую метку (FIM) в зависимости от буквы: буква «A» обозначает оплаченный ответ; буква «C» — ответ за счет получателя. Буква «A» вставляется в том случае, если в диалоговом окне Параметры конверта установлен флажок Пометить лицевую сторону конверта. Чтобы напечатать метку ответа за счет получателя, необходимо включить режим отображения кодов полей (Код поля. Текстовый заполнитель, показывающий место, где будут отображаться указанные сведения из источника данных; элементы, генерирующие результат поля. Коды поля включают знаки поля, тип поля и инструкции.) и изменить букву на «C». Для печати лицевых меток необходимо располагать штрих-кодом POSTNET. u определяет данный штрих-код как почтовый адрес (только для США).

Пример: Поля { BARCODE ИНДЕКС1 b u } и { BARCODE ИНДЕКС1 b u f “A” } вставляются с помощью команды Конверты и наклейки (рис.6): меню Сервис, подменю Письма и рассылки.

ListNum { LISTNUM [«Имя»] [Ключи] }

Вставка набора номеров в любом месте абзаца. Нумерация может быть взята из простого или многоуровневого списка. Имя связывает поле LISTNUM с определенным списком.

Для эмуляции поля AUTONUM, AUTONUMOUT и AUTONUMLGL используются имена NumberDefault, OutlineDefault и LegalDefault. l задает уровень в списке, изменяя стандартное поведение поля. s задает начальное значение для поля (указанное число должно быть целым).

Пример: В следующем примере поля LISTNUM используются для создания букв, которые отображаются на тех же строках, что и номера:

Page { PAGE [* Ключ формата] }

Вставка номера страницы, на которой расположено поле PAGE. Чтобы вставить поле PAGE, необходимо выберать в меню Вставка команду Номера страниц или нажать кнопку Номер страницы на панели инструментов (Панель инструментов. Строка с кнопками и другими элементами управления, служащими для выполнения команд. Чтобы вызвать панель инструментов, нажмите клавишу ALT, а затем клавиши SHIFT+F10.) Колонтитулы.

RevNum { REVNUM }

Вставка номера редакции документа, указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл). Это свойство указывает, сколько раз документ был сохранен.

Пример: Для того чтобы напечатать одинаковый текст на каждой странице документа (например, «Отчет за октябрь 1995 года, редакция: 12, напечатан 08.11.95. Подтверждаю (Полыхаев).»), вставить в верхний или нижний колонтитул (Колонтитулы. Верхний колонтитул, который может включать в себя текст и рисунки, располагается в верхней части каждой страницы раздела. Нижний колонтитул располагается в нижней части каждой страницы. Обычно колонтитулы содержат номера страниц, названия глав, даты и имена авторов.) следующий текст и поля:

{ TITLE }, редакция: { REVNUM }, напечатан { PRINTDATE }. { COMMENTS }

Section { SECTION }

Вставка номера текущего раздела (Раздел. Часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения таких параметров, как нумерация строк, число столбцов или колонтитулы.).

Пример: Чтобы напечатать номера страниц в формате «Стр. 4 раздела 2» на каждой странице документа, поместить следующие поля и текст в верхний или нижний колонтитул (Колонтитулы. Верхний колонтитул, который может включать в себя текст и рисунки, располагается в верхней части каждой страницы раздела. Нижний колонтитул располагается в нижней части каждой страницы. Обычно колонтитулы содержат номера страниц, названия глав, даты и имена авторов.).

Стр. { PAGE } раздела { SECTION }

SectionPages { SECTIONPAGES }

Вставка полного числа страниц в разделе (Раздел. Часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения таких параметров, как нумерация строк, число столбцов или колонтитулы.). Нумерация страниц в каждом разделе должна начинаться с 1.

Seq { SEQ Идентификатор [Закладка] [Ключи] }

Последовательная нумерация глав, таблиц, рисунков и других элементов документа. В случае добавления, удаления или перемещения элемента и соответствующего ему поля SEQ обновление остальных полей SEQ приведет к перенумерации элементов.

Поле LISTNUM также выполняет автоматическую нумерацию, существенно упрощая создание сложных нумерованных списков.

Проще всего вставить в документ поля SEQ, предназначенные для нумерации таблиц, рисунков и других элементов, с помощью команды Название (меню Вставка, подменю Ссылка).  Идентификатор— имя, присвоенное набору элементов, подлежащих нумерации (например «таблица»). Это имя должно начинаться с буквы и может содержать буквы, цифры и знаки подчеркивания. Длина имени не должна превышать 40 знаков. Закладка— имя закладки (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.), указывающей элемент в документе. Например, чтобы создать перекрестную ссылку на рисунок, необходимо пометить поле SEQ, содержащее номер этого рисунка, закладкой «Рис2», а затем вставить поле { SEQ рисунок Рис2 }.

c повторяет предыдущий номер для указанного набора элементов. Например, таким образом можно вставить номер главы в верхний или нижний колонтитул. h скрывает значение поля (Значения полей. Текст или графические объекты, вставленные в документ в результате выполнения программой Microsoft Word инструкций, содержащихся в полях. Когда выполняется печать документа или скрыты коды полей, вместо кодов полей в документе отображаются значения полей.). С помощью этого ключа можно создать перекрестную ссылку на поле SEQ, не печатая соответствующий номер. Например, можно сослаться на главу, имеющую номер, не печатая номер главы. Ключ h игнорируется при наличии ключа (*). n вставляет следующий номер для указанного набора элементов (используется по умолчанию). r n начинает нумерацию элементов с указанного номера n. Например, { SEQ рисунок r 3 } начинает нумерацию рисунков с номера 3. s начинает нумерацию элементов с заголовка указанного уровня. Например, { SEQ рисунок s 2 } начинает нумерацию рисунков со стиля (Стиль. Набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно.) «Заголовок 2».

Сведения о документе(13 полей):

Autor { AUTHOR [ «Новое имя»] }

Вставка имени автора, указанного на вкладке Документ в диалоговом окне Свойства (меню Файл). Первоначально именем автора нового документа или шаблона (Шаблон. Файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage — целые веб-узлы.) является имя, указанное на вкладке Пользователь в диалоговом окне Параметры (меню Сервис).

Comments { COMMENTS [«Новые заметки»] }

Вставка содержимого поля Заметки, находящегося на вкладке Документ в диалоговом окне Свойства (меню Файл), для активного документа (Активный документ. Документ, с которым в настоящий момент выполняется работа. Ввод текста и вставка рисунков в Microsoft Word осуществляются в активном документе. Область заголовка активного документа выделена цветом.) или шаблона (Шаблон. Файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage — целые веб-узлы.).

Пример: В следующем примере поле FILLIN используется для запроса заметок во время печати документа. Указанные заметки (например, «Новейшие данные об Урюпинской бирже») будут напечатаны в документе и добавлены в поле Заметки в диалоговом окне Свойства.

Заметки: { COMMENTS ” { FILLIN “Введите заметки:” } ” }

DocProperty { DOCPROPERTY “Имя”}

Вставка указанного свойства документа, введенного в диалоговом окне Свойства (меню Файл). Имя— свойство документа из диалогового окна Свойства. Чтобы выбрать свойство, выбрать название свойства в поле Параметры диалогового окна Поле (меню Вставка).

FileName { FILENAME [Ключи] }

Вставка имени файла данного документа, указанного на вкладке Общие в диалоговом окне Свойства (меню Файл). p добавляет путь (Путь. Адрес, по которому операционная система находит папку или файл, например C:Семейный бюджетМарт.doc.) к имени файла.

Пример: Чтобы напечатать одинаковый текст на каждой странице документа (например «Документ: C:MSOFFICEWINWORDREPORTSОтчет за 4-й квартал.doc»), поместить следующий текст и поля в верхний или нижний колонтитул. Документ: { FILENAME p }

FileSize { FILESIZE [Ключи] }

Вставка размера файла, указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл). k отображает размер файла в Кбайтах, округляя его до ближайшего целого числа. m отображает размер файла в Мбайтах, округляя его до ближайшего целого числа.

Info { [ INFO ] Свойство [«Новое значение»] }

Вставка сведений об активном документе (Активный документ. Документ, с которым в настоящий момент выполняется работа. Ввод текста и вставка рисунков в Microsoft Word осуществляются в активном документе. Область заголовка активного документа выделена цветом.) или шаблоне (Шаблон. Файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage — целые веб-узлы.), указанных в диалоговом окне Свойства (меню Файл). Свойство— тип свойства. Указывает свойство в диалоговом окне Поле. Кроме того, свойства представляют собой отдельные поля Microsoft Word.

“Новое значение”- необязательный текст для обновления соответствующего поля в окне Свойства для активного документа или шаблона. Ниже перечислены свойства, для которых может быть указано новое значение: «Автор», «Заметки», «Ключевые слова», «Тема» и «Название».

LastSavedBy { LASTSAVEDBY }

Вставка имени последнего пользователя, изменившего и сохранившего данный документ, указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл).

Пример: Результат поля “Изменил: { LASTSAVEDBY }.” выглядит следующим образом.

«Изменил А. Волков»

NumChars { NUMCHARS }

Вставка числа знаков, указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл), в документ.

Пример: Поле { = { NUMCHARS } / { NUMWORDS } } вычисляет среднюю длину слова в документе.

NumPages { NUMPAGES }

Вставка числа страниц в документе, указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл).

NumWords { NUMWORDS }

Вставка числа слов, указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл), в документ.

Пример: Поле { = { NUMCHARS } / { NUMWORDS } } вычисляет среднюю длину слова в документе.

Subject { SUBJECT [«НоваяТема»] }

Вставка темы документа, указанной в поле Тема на вкладке Документ в диалоговом окне Свойства (меню Файл).

Template { TEMPLATE [Ключи] }

Вставка имени файла шаблона (Шаблон. Файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage — целые веб-узлы.) документа, указанного на вкладке Документ в диалоговом окне Свойства (меню Файл). p добавляет путь (Путь. Адрес, по которому операционная система находит папку или файл, например C:Семейный бюджетМарт.doc.) к имени файла.

Пример: Для того чтобы напечатать одинаковый текст на каждой странице документа (например, «Документ: Отчет.doc; шаблон: Проект.dot»), необходимо поместить следующий текст и поля в верхний или нижний колонтитул (Колонтитулы. Верхний колонтитул, который может включать в себя текст и рисунки, располагается в верхней части каждой страницы раздела. Нижний колонтитул располагается в нижней части каждой страницы. Обычно колонтитулы содержат номера страниц, названия глав, даты и имена авторов.):

Документ: { FILENAME }; шаблон: { TEMPLATE }

Title { TITLE [«НовоеНазвание»] }

Вставка названия документа, указанного в поле Название на вкладке Документ диалогового окна Свойства (меню Файл).

Сведения о пользователе (3 поля):

UserAddress { USERADDRESS [«НовыйАдрес»] }

Вставка адреса пользователя, указанного в поле Почтовый адрес на вкладке Пользователь диалогового окна Параметры (меню Сервис).

Пример:

Поле	Образец результата
{ USERADDRESS }	Сергей Петрович Платов 112233 Москва Северный проспект, д. 12, кв. 24

UserInitials { USERINITIALS [«НовыеИнициалы»] }

Вставка инициалов пользователя, указанных в поле Инициалы на вкладке Пользователь диалогового окна Параметры (меню Сервис).

UserName { USERNAME [«НовоеИмя»] }

Вставка имени пользователя, указанного в поле Имя и фамилия на вкладке Пользователь диалогового окна Параметры (меню Сервис).

Связи и ссылки (8 полей):

AutoText { AUTOTEXT ЭлементАвтотекста }

Вставка указанного элемента автотекста (Автотекст. Текстовые или графические элементы, которые можно многократно использовать в документах, например стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.). Элемент автотекста можно выбрать в поле Имя элемента автотекста диалогового окна Поле.

Использование поля AUTOTEXT вместо вставки элемента автотекста позволяет обновить автоматически все вхождения элемента автотекста в документе в случае изменения этого элемента. Для вставки поля необходимо определить элемент автотекста, а затем вставить поле AUTOTEXT везде, где следует вставить этот элемент. В случае изменения этого элемента обновить поля AUTOTEXT, чтобы отразить его изменение в документе.

Пример: При обновлении следующего поля в документ будет вставлено текущее значение элемента автотекста «Отказ».

{ AUTOTEXT Отказ }

AutoTextList { AUTOTEXTLIST “Текст” s [«ИмяСтиля»] t [«Подсказка»] }

Создание контекстного меню, сформированного из элементов списка автотекста (Автотекст. Текстовые или графические элементы, которые можно многократно использовать в документах, например стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.), имеющихся в активном шаблоне. Содержимое списка может меняться в зависимости от стиля (Стиль. Набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно.), примененного к элементам списка автотекста.

«Текст»— текст, который отображается в документе до раскрытия контекстного меню. Если текст содержит пробелы, его необходимо заключить в кавычки. «ИмяСтиля»— имя стиля элементов списка автотекста, которые следует включить в список. Этот стиль может быть стилем абзаца (Стиль абзаца. Сочетание начертания знаков и формата абзаца, которое хранится в виде именованного набора параметров. При использовании стиля к выделенному абзацу применяются сразу все атрибуты форматирования.) или стилем знака (Стиль знаков. Комбинация любых параметров форматирования знаков, которой назначено имя стиля.). Если имя стиля содержит пробелы, его необходимо заключить в кавычки. «Подсказка»— текст всплывающей подсказки (Всплывающая подсказка. Краткое описание, которое появляется, когда пользователь удерживает указатель мыши на объекте, например на кнопке или гиперссылке.), которая появляется на экране при установке указателя на значение поля (Значения полей. Текст или графические объекты, вставленные в документ в результате выполнения программой Microsoft Word инструкций, содержащихся в полях. Когда выполняется печать документа или скрыты коды полей, вместо кодов полей в документе отображаются значения полей.). Если текст содержит пробелы, его необходимо заключить в кавычки.

s указывает, что в список следует включить элементы, оформленные с использованием определенного стиля. При отсутствии этого ключа в список будут включены элементы, оформленные с использованием стиля текущего абзаца (Стиль абзаца. Сочетание начертания знаков и формата абзаца, которое хранится в виде именованного набора параметров. При использовании стиля к выделенному абзацу применяются сразу все атрибуты форматирования.). Если таких элементов нет, в список будут включены все элементы списка автотекста.

t— текст всплывающей подсказки (Всплывающая подсказка. Краткое описание, которое появляется, когда пользователь удерживает указатель мыши на объекте, например на кнопке или гиперссылке.), который должен отображаться вместо используемого по умолчанию.

Пример: При вводе { AUTOTEXTLIST “Список приветствий” s Приветствие t “Выберите приветствие” } будет отображено следующее:

В документе: Список приветствий

В подсказке: Выберите приветствие

В контекстном меню: список элементов автотекста, имеющих стиль Приветствие.

Hyperlink { HYPERLINK “ИмяФайла” [Ключи] }

Гиперссылки (Гиперссылка. Цветной подчеркнутый текст или графический объект, по щелчку которого выполняется переход к файлу, фрагменту файла или веб-странице в интрасети или Интернете. Гиперссылки могут также указывать на группы новостей и узлы Gopher, Telnet и FTP.) — это удобный способ перехода к другим документам. Конечный документ может находиться на жестком или сетевом диске (например документ Microsoft Word или книга Microsoft Excel) или по определенному адресу Интернета, может быть закладкой (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.) или слайдом. Поле содержит отображаемый текст, который обычно оформляется как синий и подчеркнутый. Для выполнения перехода пользователь щелкает этот текст. Для вставки гиперссылок используется команда Гиперссылка (меню Вставка ). (Рис.7) Имя файла— файл, к которому следует перейти.

Рис. 7.

l указывает элемент конечного файла, например закладку, к которому следует перейти.

m добавляет координаты к гиперссылке для включения в серверную гиперкарту (Серверная гиперкарта. Рисунок, содержащий активные области (так называемые «гиперобласти»), при щелчке по которым открываются гиперссылки. Для серверной гиперкарты требуется сценарий на веб-сервере, определяющий активные области и соответствующие им гиперссылки.). n открывает конечный документ в новом окне. o задает текст всплывающей подсказки (Всплывающая подсказка. Краткое описание, которое появляется, когда пользователь удерживает указатель мыши на объекте, например на кнопке или гиперссылке.) для гиперссылки.

t указывает объект перенаправления ссылки.

IncludePicture { INCLUDEPICTURE “ИмяФайла” [Ключи] }

Вставляет указанный рисунок. Чтобы вставить поле INCLUDEPICTURE, в меню Вставка необходимо последовательно выбрать команды Рисунок и Из файла, нажать стрелку рядом с кнопкой Вставить, а затем выбрать команду Связать с файлом. Имя файла— имя графического файла.

c Конвертор указывает графический фильтр, который следует использовать.

d сохраняет в документе не сам рисунок, а только ссылку на него. Это позволяет уменьшить размер документа.

IncludeText { INCLUDETEXT “ИмяФайла” [Закладка] [Ключи] }

Вставка текста или рисунка, содержащегося в указанном документе. Пользователь может вставить весь документ или часть документа. В Microsoft Word, возможна только вставка фрагмента, помеченного закладкой (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.). Поле (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.) ранее называлось INCLUDE. Имя файла— имя документа. Закладка— имя закладки, ссылающейся на фрагмент документа, который следует вставить.

! запрещает обновление полей во вставленном тексте без предварительного обновления в исходном документе. c ИмяКласса. n определяет сопоставление имен для запросов XPath. Данный ключ необходим в случае, когда в файле XML, объявляющим имена, ключ x ссылается на элемент по имени. t определяет XSLT для форматирования данных XML.

x определяет XPath для возвращения части данных в файле XML.

Пример: Данное поле вставляет фрагмент файла, на который ссылается закладка «Обзор».

{ INCLUDETEXT “C:\Winword\Отчет.doc” Обзор }

Это поле вставляет элемент «Имя» в XML-документ Resume.xml и применяет к нему XSL-преобразование Display.xsl:

{ INCLUDETEXT “C:\Resume.xml” n xmlns:a=”resume-schema” t “C:\display.xsl” x a:Resume/a:Name }

Link { LINK ИмяКласса “ИмяФайла” [Фрагмент] [Ключи] }

Связывает данные, скопированные из другого приложения, с исходным файлом с помощью OLE (OLE. Технология связи программ, позволяющая приложениям совместно использовать данные. Все программы Microsoft Office поддерживают технологию OLE, что позволяет совместно работать с данными посредством внедрения и связывания объектов.). Microsoft Word вставляет поле LINK при вставке данных, скопированных из другого приложения, в документ Microsoft Word с помощью команды Специальная вставка (меню Правка ). Имя класса— тип данных. Имя файла— имя исходного файла. Фрагмент-

фрагмент указанного файла или элемента, например диапазон ячеек в книге Microsoft Excel или закладка (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.) в документе Microsoft Word.

a автоматически обновляет поле LINK; если требуется использовать обновление по запросу, удалите этот ключ. b вставляет связанный объект как точечный рисунок.

d сохраняет в документе не сам рисунок, а только ссылку на него. Таким образом можно уменьшить размер документа. p вставляет связанный объект (Связанный объект. Объект, созданный в файле-источнике и вставленный в файл назначения с поддержанием связи между этими двумя файлами. Связанный объект в файле назначения может быть обновлен при обновлении файла-источника.) как рисунок и др.

PageRef Quote { PAGEREF Закладка [* Ключ формата] }

Вставка номера страницы, на которую ссылается закладка (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.). Для создания перекрестных ссылок выберите в меню Вставка команду Ссылка, а затем — команду Перекрестная ссылка.

* Ключ формата— необязательный ключ, позволяющий изменить стиль (Стиль. Набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно.) номера страницы, который выбран в списке Формат номера в диалоговом окне Формат номера страницы (меню Вставка, диалоговое окно Номера страниц, команда Номера страниц). h создает гиперссылку (Гиперссылка. Цветной подчеркнутый текст или графический объект, по щелчку которого выполняется переход к файлу, фрагменту файла или веб-странице в интрасети или Интернете. Гиперссылки могут также указывать на группы новостей и узлы Gopher, Telnet и FTP.) на абзац, помеченный закладкой. p отображает в поле его положение относительно указанной закладки

Ref { [REF] Закладка [Ключи] }

Вставка текста или рисунка, помеченного указанной закладкой (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.). Закладка должна быть определена в активном документе (Активный документ. Документ, с которым в настоящий момент выполняется работа. Ввод текста и вставка рисунков в Microsoft Word осуществляются в активном документе. Область заголовка активного документа выделена цветом.). Для вставки помеченного закладкой текста или рисунка из другого документа использовать поле INCLUDEPICTURE или INCLUDETEXT. Команда Перекрестная ссылка (меню Вставка, подменю Ссылка ) вставляет поля REF при создании перекрестных ссылок.

В большинстве случаев вместо поля REF можно использовать имя закладки. Использование поля REF не является обязательным, кроме случаев, когда имя закладки совпадает с именем поля (Имя поля. Название категории данных в источнике данных для слияния. Примерами имен полей могут служить категории «Город», «Область» и «Индекс», которые часто используются в списках адресов.). Например, если имя закладки «Author» совпадает с именем поля Microsoft Word, например AUTHOR, необходимо использовать полную форму поля REF. Поле { REF Author } вставит текст, помеченный закладкой «Author», в то время как поле { Author } вставит имя автора, указанное в поле Автор на вкладке Документ диалогового окна Свойства (меню Файл). Закладка— имя закладки.

d указывает число символов, которые следует использовать для отделения дополнительного номера (например, номер главы) от номера страницы.

f увеличивает номер сноски или примечания, помеченного закладкой, и вставляет соответствующий текст сноски или примечания (Примечание. Заметка или примечание, добавленное автором или рецензентом в документ. В Microsoft Word примечания отображаются в выносках на полях документа и в области проверки.). h создает гиперссылку (Гиперссылка. Цветной подчеркнутый текст или графический объект, по щелчку которого выполняется переход к файлу, фрагменту файла или веб-странице в интрасети или Интернете. Гиперссылки могут также указывать на группы новостей и узлы Gopher, Telnet и FTP.) на абзац, помеченный закладкой. n вставляет номер элемента, определенный для найденного абзаца (при его наличии). p отображает в поле его положение относительно указанной закладки.

r вставляет номер абзаца, помеченного закладкой, относительно контекста или положения в схеме нумерации без завершающих точек. t— при использовании с ключами n, r или w подавляет вывод знаков, не являющихся цифрами и разделителями. Например, при использовании этого ключа «Раздел 1.01» будет выглядеть как «1.01». w вставляет полный номер абзаца, помеченного закладкой.

Слияние (13 полей):

AddressBlock { ADDRESSBLOCK [Ключи] }

Вставка блока адресов слияния. Для настройки параметров данного поля (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.) и его вставки можно использовать диалоговое окно Поле (меню Вставка). Однако при использовании данного поля для слияния проще вставить его на шаге 4 области задач Слияние, щелкнув ссылку Блок адресов. (Рис.8). При этом можно быстро указать элементы адреса и форматирование.

Рис. 8.

c указывает, включать ли название страны или региона. d указывает адрес, требующий форматирования в соответствии со страной или регионом получателя. Если данный ключ не используется, адреса форматируются в соответствии с параметрами, заданными в региональных настройках панели управления Microsoft Windows. e указывает на страну или регион, которые необходимо исключить из блока адресов. Данный ключ необходимо использовать, если список получателей содержит получателей как внутри страны, так и за ее пределами. f указывает формат имени и адреса путем использования шаблона прототипов полей слияния. l указывает код языка для форматирования адреса. По умолчанию используется код языка первого знака в документе.

Ask { ASK Закладка “Приглашение“ [Ключи] }

Предлагает пользователю ввести данные и присваивает закладку (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.) введенным данным. В то место документа, где следует напечатать введенные данные, после поля ASK необходимо вставить поле (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.) REF. Для вычисления значения закладки с использованием сведений, введенных в другие поля, например в поле = (Формула), следует вставить имя закладки в инструкции соответствующего поля.

Приглашение выводится при каждом обновлении поля ASK. Введенные данные остаются присвоенными указанной закладке до тех пор, пока не будут введены новые. Если поле ASK используется в основном документе (Основной документ. В операции слияния Microsoft Word основным документом называется документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.) слияния, приглашение выводится при обработке каждой записи данных (Запись данных. Полный набор данных, соответствующих одной строке данных в их источнике. Примером записи данных может служить набор всех сведений об одном клиенте в списке рассылки.) (если не указан ключ o). Закладка— имя закладки, присвоенной данным, введенным в ответ на приглашение, например «ИмяКлиента». “Приглашение”— текст, который отображается в диалоговом окне, например «Введите имя клиента».

d “Ответ” задает ответ для использования по умолчанию в том случае, если пользователь ничего не введет в диалоговое окно приглашения. o- при использовании в основном документе слияния выводит приглашение только один раз (а не при обработке каждой записи данных). В этом случае в каждый из конечных документов вставляются одинаковые данные.

Database { DATABASE [Ключи] }

Вставляет результат выполнения запроса (Запрос. Средство поиска всех записей источника данных, удовлетворяющих заданным условиям. Для указания условий поиска в таких запросах используются операторы, кавычки, подстановочные знаки и скобки.) по базе данных в таблицу Microsoft Word. Если число столбцов превышает 62, то результат выполнения запроса оформляется в виде столбцов, разделенных знаками табуляции. Поле DATABASE содержит все сведения, необходимые для подключения к базе данных и выполнения запроса SQL (Язык SQL (Structured Query Language). Язык структурированных запросов и программирования баз данных, широко используемый для доступа, запросов, обновления и управления данными в реляционных СУБД.). Для повторного выполнения запроса следует обновить это поле.

b “Сумма” указывает, какие атрибуты формата, заданного с помощью ключа l, следует применить к таблице. c “Подключение”— инструкции по подключению к данным. d “ИмяФайла”- имя файла базы данных и путь (Путь. Адрес, по которому операционная система находит папку или файл, например C:Семейный бюджетМарт.doc.) к нему. f “НачальныйНомер” указывает номер первой записи данных (Запись данных. Полный набор данных, соответствующих одной строке данных в их источнике. Примером записи данных может служить набор всех сведений об одном клиенте в списке рассылки.), которую следует вставить, например «f “2445”». h использует имена полей (Имя поля. Название категории данных в источнике данных для слияния. Примерами имен полей могут служить категории «Город», «Область» и «Индекс», которые часто используются в списках адресов.) базы данных в качестве заголовков столбцов таблицы. l “Формат” применяет формат из диалогового окна Автоформат таблицы (меню Таблица ) к результату выполнения запроса по базе данных. o— вставка данных в начале слияния. s “SQL”- инструкции SQL.

t “КонечныйНомер” указывает номер последней записи данных, которую следует вставить, например «f “2486”».

Пример: Следующее поле вставляется командой База данных при выполнении запроса по базе данных Microsoft Access посредством ODBC (Протокол ODBC (Open Database Connectivity). Стандартный способ совместного доступа к базам данных из других программ. Драйверы ODBC используют структурный язык запросов (SQL) для доступа к внешним данным.).

{ DATABASE d “C:\Data\Sales93.mdb” c “DSN=MS Access Databases; DBQ=C:\Data\Sales93.mdb; FIL=RedISAM” s “select * from ”Customer List” ” f “2445” t “2486” l “2” }

Fill-in { FILLIN [«Приглашение»] [Ключи] }

Предлагает пользователю ввести текст. Ответ печатается там, где расположено поле (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.). Если ответ требуется напечатать в нескольких местах документа, следует использовать поле ASK.

Приглашение выводится при каждом обновлении поля FILLIN. Если поле FILLIN используется в основном документе (Основной документ. В операции слияния Microsoft Word основным документом называется документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.) слияния, приглашение выводится при обработке каждой записи данных (Запись данных. Полный набор данных, соответствующих одной строке данных в их источнике. Примером записи данных может служить набор всех сведений об одном клиенте в списке рассылки.) (если не указан ключ o).

При создании нового документа, основанного на шаблоне, который содержит поля FILLIN, обновление этих полей производится автоматически. “Приглашение”- текст, который отображается в диалоговом окне, например «Введите имя клиента». d “По умолчанию” задает ответ, используемый по умолчанию в случае, если в диалоговом окне отсутствует текст. o- при использовании в основном документе слияния выводит приглашение только один раз (а не при обработке каждой записи данных). В этом случае в каждый из конечных документов вставляются одинаковые данные.

Пример: Данное поле FILLIN упрощает ввод правильных данных, включая в запрос имя клиента из текущей записи данных, например: «Введите время визита, назначенное Ивану Петрову». Вставьте поле ASK или FILLIN в основной документ, а затем добавьте поле слияния в код поля .

{ FILLIN ” Введите время визита, назначенное { MERGEFIELD ИмяКлиента }:”}

GreetingLine { GREETINGLINE [Ключи] }

Вставка строки приветствия в документ слияния. Для настройки параметров данного поля и его вставки можно использовать диалоговое окно Поле (меню Вставка). Однако при использовании данного поля для слияния проще всего вставить его на панели задач Слияние, щелкнув ссылку Строка приветствия.  При этом можно быстро указать элементы адреса и форматирование. e указывает текст, который необходимо включить в поле слияния , если имя поля в источнике данных пусто. f указывает формат имени, включенного в поле.

l указывает код языка для форматирования имени. По умолчанию используется код языка первого знака в документе.

If { IF Выражение1 Оператор Выражение2 Текст1 Текст2 }

В зависимости от результата сравнения двух выражений вставляет тот или иной текст. В основном документе слияния поле IF можно использовать для анализа записей данных, таких как почтовые индексы или номеров банковских счетов.

Выражение1, Выражение2 – значения, которые требуется сравнить. Оператор-

оператор сравнения (>, <, =, <> ,>=, <=). Текст1, Текст2 – текст, который вставляется в случае истинности (Текст1) или ложности (Текст2) логического выражения. Если Текст2 не указан, а логическое выражение ложно, не будет вставлено никакого текста. Каждая строка, содержащая несколько слов, должна быть заключена в кавычки. (Пример на стр. 7).

MergeField { MERGEFIELD ИмяПоля [Ключи] }

Вставляет в основной документ  ссылку на поля данных . В основном документе слияния имя поля данных отображается внутри двойных угловых скобок (например «Имя»). При слиянии основного документа с выбранным источником данных  содержимое указанного поля данных будет вставлено вместо данного поля. Перед вставкой полей слияния необходимо выбрать источник данных для основного документа. ИмяПоля- имя поля данных, содержащееся в заголовке выбранного источника данных. b указывает текст, который вставляется перед полем MERGEFIELD, означающий, что поле содержит данные. f указывает текст, который вставляется после поля MERGEFIELD, означающий, что поле содержит данные. m указывает на то, что поле MERGEFIELD является полем соответствия. v разрешает вертикальное форматирование знаков.

Пример: Поместить следующие три поля MERGEFIELD вместе и использовать ключ f так, чтобы между тремя полями были интервалы только в том случае, если сведения, которые они содержат, расположены в источнике данных.

{ MERGEFIELD Обращение f ” ” }{ MERGEFIELD Имя f ” ” }{ MERGEFIELD Фамилия }

Результат:

Если все поля в наличии:
Г-жа Анна Петренко

Если поле «Имя» отсутствует в источнике данных, будет выведено:
Г-жа Петренко.

MergeRec { MERGEREC }

Отображение поля MERGEREC в качестве значения поля. Это поле  используется в основном документе  слияния для печати номера соответствущей записи данных в каждом итоговом составном документе.

В этом поле отображается порядковый номер записи данных в наборе записей, отобранных для слияния с основным документом. Оно не отображает фактический номер записи в источнике данных .

MergeSeq { MERGESEQ }

Подсчет числа записей данных , которые успешно объединены с основным документом. Microsoft Word начинает нумерацию записей с 1 при каждом слиянии документов. Этот номер может отличаться от значения, вставленного полем (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.) MERGEREC.

Пример: Предположим, что слиянию подлежат только записи с десятой по двадцать пятую. Для первой из них (т. е. десятой) записи поле MERGESEQ напечатает «1», а поле MERGEREC — «10».

Next { NEXT }

Объединение следующей записи данных (Запись данных. Полный набор данных, соответствующих одной строке данных в их источнике. Примером записи данных может служить набор всех сведений об одном клиенте в списке рассылки.) в текущем составном документе, а не в новом составном документе. Значение поля  NEXT не отображается при печати. Это поле используется при настройке основного документа  почтовой наклейки или конверта в процессе слияния.

Если же в одном составном документе, например каталоге или прейскуранте, требуется разместить данные из нескольких записей источника данных, то следует выбрать тип основного документа Каталог на первом шаге работы мастера слияния. Однако поле NEXT используется для отображения определенного числа записей данных в одном документе слияния.

Поле NEXT в основном документе следует разместить после первого набора полей слияния (MERGEFIELD), в противном случае первая запись данных будет пропущена. Этот набор полей следует повторить столько раз, сколько записей должно быть напечатано на каждой странице.

Поля NEXT нельзя использовать в сносках, примечаниях, колонтитулах и источниках данных, вкладывать в любые другие поля или использовать вместе с полем SKIPIF.

NextIf { NEXTIF Выражение1 Оператор Выражение2 }

Сравнивает два выражения. В случае истинности результата переходит к следующей записи данных  в текущем документе слияния. Поля слияния, следующие за полем  NEXTIF в основном документе, заменяются значениями полей из следующей (а не из текущей) записи данных. В случае ложности результата переходит к следующей записи данных и начинает новый составной документ.

Поля NEXTIF нельзя использовать в сносках, примечаниях, колонтитулах и источниках данных, а также вкладывать в любые другие поля.

Set { SET Закладка “Текст” }

Присваивает значение указанной закладке, после чего имя этой закладки можно будет использовать в макросах и других полях, например IF. Чтобы напечатать значение закладки, следует вставить в документ поле REF. Закладка- имя закладки, которой присваивается указанный текст, например «Налог». “Текст”— значение, которое присваивается закладке. Текст должен быть заключен в кавычки; для чисел кавычки не являются обязательными. Текст может быть значением вложенного поля.

Skip If { SKIPIF Выражение1 Оператор Выражение2 }

В случае истинности результата сравнения двух выражений переходит к следующей записи данных  в источнике данных  и начинает новый составной документ. В случае ложности результата переходит к следующей записи данных, не начиная новый составной документ.

Если в качестве одного из выражений используется поле MERGEFIELD, его содержимое берется из текущей (а не из следующей) записи данных. Поле SKIPIF нельзя использовать вместе с полем NEXT.

Пример: В следующем примере анализируется содержимое поля «Заказ» текущей записи данных (если данное поле вставлено в основной документ. Для записей, у которых это поле содержит значение, меньшее 100, составной документ не создается.

{ SKIPIF { MERGEFIELD Заказ } < 100 }

Указатели (7 полей):

Index { INDEX [Ключи] }

Сборка предметного указателя (Предметный указатель. Список слов и словосочетаний, встречающихся в документе, с указанием номеров страниц, на которых они появляются.) и вставка его в документ. Предметный указатель (Элемент предметного указателя. Коды поля, отмечающие текст, который включается в предметный указатель. При пометке текста как элемента предметного указателя в документ добавляется поле XE, оформленное как скрытый текст.) собирается из элементов, помеченных с помощью полей XE. Чтобы вставить поле INDEX в меню Вставка

выберите команду Ссылка, а затем — Оглавление и указатели. (Рис.10).
b Закладка- при сборке анализируется только фрагмент документа, помеченный указанной закладкой (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.). c Колонки создает предметный указатель, состоящий из нескольких колонок (до четырех).
d “Разделители”- при использовании с ключом s указывает число знаков (до пяти), которые следует использовать для отделения дополнительного номера (например номера главы) от номера страницы. e “Разделители” указывает знаки, которые следует использовать для разделения элементов и номеров страниц. f “Идентификатор” включает в предметный указатель только элементы указанного типа. По умолчанию в предметный указатель включаются только элементы типа «I». g “Разделители” указывает знаки, которые следует использовать для разделения диапазонов страниц. По умолчанию используется короткое тире (–). Пользователь может указать до пяти знаков, которые должны быть заключены в кавычки. Например, поле { INDEX g ” : ” } изображает элементы в виде «Поиск текста; 3 : 5».

h “Заголовок” вставляет текст, оформленный с помощью стиля (Стиль. Набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно.) «Заголовок», между алфавитными группами предметного указателя. Этот текст должен быть заключен в кавычки. k “Разделители” указывает знаки, которые должны использоваться для разделения элемента предметного указателя и его перекрестной ссылки. По умолчанию используются запятая и пробел (, ). Знаки должны быть заключены в кавычки. l “Разделители” указывает знаки, которые следует использовать для разделения номеров страниц. По умолчанию используются запятая и пробел (, ). Пользователь может указать до пяти знаков, которые должны быть заключены в кавычки. p “Диапазон” включает в предметный указатель только элементы, начинающиеся с указанных букв. r размещает дополнительные элементы на той же строке, что и основные. Двоеточия (:) отделяют основные элементы от дополнительных, а точки с запятыми (;) разделяют дополнительные элементы. Например, поле { INDEX r } изображает элементы в виде «Текст: ввод 5, 9; вставка 2; удаление 15». s включает дополнительный номер (например номер главы) перед номером страницы. Главы или другие элементы должны быть предварительно пронумерованы с помощью поля SEQ. По умолчанию используется дефис (-). Для изменения знака разделителя (Знаки разделителей. Знаки, выбираемые в качестве разделителей фрагментов текста при его преобразовании в таблицу или в качестве разделителей отдельных строк или столбцов, которые должны быть созданы при преобразовании текста в таблицу.) используйте ключ d. y разрешает использование текста йоми в элементах указателя. z определяет код языка, который Microsoft Word использует для создания индекса.

Пример: Поле { INDEX s глава d “.” } собирает предметный указатель для главного документа (Главный документ. Документ-контейнер, объединяющий в себе нескольких отдельных файлов (так называемых вложенных документов). С помощью главного документа можно создавать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например книги, разделенные на главы.). Каждый вложенный документ является главой; заголовки глав содержат поля SEQ, осуществляющие их нумерацию. Ключ d отделяет номера глав от номеров страниц точкой (.). Предметный указатель, собранный таким полем, будет выглядеть следующим образом.

Аристотель, 1.2
Земля, 2.6
Юпитер, 2.7
Марс, 2.6

RD { RD “ИмяФайла”}

Указывает файл, который следует включить при сборке оглавления, таблицы ссылок (Таблица ссылок. Список ссылок на судебные решения, законодательные акты и правовые нормы в юридическом документе с указанием номеров страниц, где эти ссылки встречаются.) или предметного указателя (Предметный указатель. Список слов и словосочетаний, встречающихся в документе, с указанием номеров страниц, на которых они появляются.) с помощью поля TOC, TOA, или INDEX. Перед обновлением поля TOC или INDEX пользователь должен самостоятельно задать начальные номера страниц в файлах, указанных с помощью полей RD. Значение поля RD не отображается в документе. Пользователь не может самостоятельно разорвать связь с полем RD.

Для оформления поля RD используется скрытый текст (Скрытый текст. Формат знаков, позволяющий отображать или скрывать соответствующий текст. В документе Microsoft Word скрытый текст отображается с подчеркиванием пунктиром.). Чтобы увидеть это поле, нажмите кнопку Непечатаемые знаки . “ИмяФайла”-имя файла, который следует включить при сборке оглавления или предметного указателя. f указывает на то, что путь указан относительно текущего документа.

Пример: В данном примере поля, вставленные в один документ, собирают оглавление, включающее заголовки из трех указанных документов.

{ TOC }
{ RD C:\Руководство\Главы\Глава1.doc }
{ RD C:\Руководство\Главы\Глава2.doc }
{ RD C:\Руководство\Главы\Глава3.doc }

TA { TA [Ключи] }

Определяет текст и номер страницы для элемента таблицы ссылок (Таблица ссылок. Список ссылок на судебные решения, законодательные акты и правовые нормы в юридическом документе с указанием номеров страниц, где эти ссылки встречаются.). Для оформления поля TA используется скрытый текст. b задает использование полужирного начертания для оформления номеров страниц, соответствующих данному элементу. c “Категория” указывает категорию элемента, которая представляет собой порядковый номер категории в списке Категория (диалоговое окно Пометить ссылку). Этот номер определяет порядок ссылок в таблице ссылок. i задает курсивное начертание для оформления номеров страниц, соответствующих данному элементу в предметном указателе. l “ПолнаяФорма” определяет полную форму ссылки для данного элемента в таблице ссылок. Эта ссылка извлекается из поля Полная форма диалогового окна Пометить ссылку (меню Вставка, подменю Ссылка, команда Оглавление и указатели). r Закладка вставляет вместо номера страницы диапазон страниц, помеченный указанной закладкой (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.). s “КраткаяФорма” определяет сокращенную форму для данного элемента в таблице ссылок. Эта ссылка извлекается из поля Краткая форма диалогового окна Пометить ссылку (меню Вставка, подменю Ссылка, команда Оглавление и указатели).

TC { TC “Текст ” [Ключи] }

Определяет элемент оглавления, списка таблиц, списка иллюстраций и т. д. Поле TC вставляется непосредственно перед текстом, который следует включить в оглавление. Для сборки оглавления предназначена команда Оглавление и указатели (меню Вставка, подменю Ссылка ), которая вставляет в документ поле TOC. Для оформления поля TC используется скрытый текст. (Скрытый текст. Формат знаков, позволяющий отображать или скрывать соответствующий текст. В документе Microsoft Word скрытый текст отображается с подчеркиванием пунктиром.) “Текст”- текст, который следует включить в оглавление для данного элемента. f Идентификатор- тип элементов, собираемых в список. Каждому типу списка типа присваивается уникальный идентификатор (обычно используются буквы латинского алфавита). l Уровень -уровень элемента оглавления. n -не отображает номер страницы для данного элемента.

TOA { TOA [Ключи] }

Создает и вставляет таблицу ссылок (Таблица ссылок. Список ссылок на судебные решения, законодательные акты и правовые нормы в юридическом документе с указанием номеров страниц, где эти ссылки встречаются.). Поле TOA предназначено для сборки элементов, помеченных с помощью полей TA (элементов таблицы ссылок). Для вставки поля TOA служит команда Оглавление и указатели (меню Вставка, подменю Ссылка ).

c “Категория” задает категорию элементов, которые должны быть собраны в таблице ссылок. Ключ c обязателен в каждом поле TOA. b Закладка- при сборке анализируется только фрагмент документа, помеченный указанной закладкой (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.). e “Разделители” указывает символы (не более пяти), которые следует использовать для разделения элементов таблицы ссылок и соответствующих им номеров страниц. Символы должны быть заключены в кавычки. f- отмена оформления элемента таблицы ссылок, которое этот элемент имел в тексте документа. g “Разделители” указывает знаки, которые следует использовать для разделения диапазонов страниц. Символы должны быть заключены в кавычки. h включает в таблицу ссылок заголовок категории элементов. l задает символы (не более пяти), которые следует использовать для разделения номеров страниц. Символы должны быть заключены в кавычки. Если ключ l опущен, по умолчанию используются запятая и пробел (, ). p заменяет пять и более различных номеров страниц для одной ссылки выражением «по тексту.

s Идентификатор включает дополнительный номер (например, номер дела или номер раздела (Раздел. Часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения таких параметров, как нумерация строк, число столбцов или колонтитулы.)) перед номером страницы. d “Разделитель”- при использовании с ключом s указывает число символов (не более пяти), которые следует использовать для отделения дополнительного номера от номера страницы. Символы должны быть заключены в кавычки. Если ключ d опущен, по умолчанию используется дефис (-).

Пример: Поле { TOA e ” ” h c 1 p f } используется для сборки таблицы ссылок, относящихся к первой категории, имеющий заголовок «Дела».

Дела
Кузнецов против Мологиной, 58 Wn. 2d 243 (1961) 5, 6
Корпорация «Браво» против Корпорации «Быстро», 79 Wn. 2d 214 (1971) по тексту

TOC { TOC [Ключи] }

Сборка оглавления. Оглавление собирается из элементов, оформленных с помощью стилей (Стиль. Набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно.) заголовков или помеченных с помощью полей TC. Поле TOC вставляется командой Оглавление и указатели (меню Вставка, подменю Ссылка).

a Идентификатор включает в оглавление элементы, названия которых присвоены с помощью команды Название (меню Вставка, подменю Ссылка ), опуская постоянную часть и номера названий элементов. b Закладка- при сборке анализируется только фрагмент документа, помеченный указанной закладкой (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.). c “Идентификатор” включает в оглавление рисунки, таблицы, диаграммы или другие элементы, пронумерованные с помощью поля SEQ. Поля SEQ используются для нумерации элементов, названия которых присвоены с помощью команды Название (меню Вставка, подменю Ссылка). h Гиперссылки оформляет элементы оглавления как гиперссылки (Гиперссылка. Цветной подчеркнутый текст или графический объект, по щелчку которого выполняется переход к файлу, фрагменту файла или веб-странице в интрасети или Интернете. Гиперссылки могут также указывать на группы новостей и узлы Gopher, Telnet и FTP.). l Уровни включает в оглавление только поля TC, номер уровня которых не превышает указанный. n Уровни исключает из оглавления номера страниц для элементов всех или указанных уровней. o “Заголовки” включает в оглавление заголовки, оформленные с помощью встроенных стилей заголовков. (Стиль заголовка. Оформление заголовка. В Microsoft Word определены девять различных встроенных стилей заголовков: «Заголовок 1» — «Заголовок 9».) И др.

XE { XE “Текст” [Ключи] }

Определение текста и номера страницы для элемента предметного указателя (Элемент предметного указателя. Коды поля, отмечающие текст, который включается в предметный указатель. При пометке текста как элемента предметного указателя в документ добавляется поле XE, оформленное как скрытый текст.). Вставка поля XE включает заданный элемент в предметный указатель (Предметный указатель. Список слов и словосочетаний, встречающихся в документе, с указанием номеров страниц, на которых они появляются.). Для оформления поля XE используется скрытый текст. “Текст”- текст элемента, который следует включить в предметный указатель.

b использует полужирное начертание для оформления номеров страниц, соответствующих данному элементу в предметном указателе. f “Тип” определяет тип элемента (по умолчанию “i”). i использует курсивное начертание для оформления номеров страниц, соответствующих данному элементу в предметном указателе. r Закладка вставляет вместо номера страницы диапазон страниц, помеченный указанной закладкой (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.). t “Текст” вставляет указанный текст вместо номера страницы. Текст должен быть заключен в кавычки. И др. (Скрытый текст. Формат знаков, позволяющий отображать или скрывать соответствующий текст. В документе Microsoft Word скрытый текст отображается с подчеркиванием пунктиром.)

=(Formula) {= FORMULA [Закладка] [# Числовойформат] }

Для выполнения простых арифметических операций и вычисления математических выражений можно использовать поле = (Формула). Приведенное ниже поле = (Формула) суммирует значения элементов, помещенных в столбец таблицы Word.

Пример: Ключ числового шаблона (# “# #0,00 р.) добавляет к значению поля символ денежной единицы и разделитель групп разрядов.

Прибыль в этом месяце составила { = SUM(Table3 C2:C7) # “# #0,00 р. }

Прибыль в этом месяце составила 91 483,54 р.

Advance { ADVANCE [Ключи] }

Сдвиг начала текста, следующего за полем ADVANCE, на указанное расстояние вверх, вниз, вправо или влево относительно текущего положения или в заданную абсолютную позицию.

До использования данного поля необходимо настроить расположение текста с помощью команд Шрифт, Абзац или Табуляция, расположенных в меню Формат.

Использование некоторых ключей (Ключ. Специальная инструкция, вызывающая выполнение определенных действий при работе с полями. В основном ключи добавляются к полям для изменения результата.) поля ADVANCE может привести к наложению текста. С помощью поля ADVANCE нельзя переместить текст на предыдущую или следующую страницу или за пределы полей печати текущей страницы. d сдвигает следующий за полем текст на указанное число пунктов вниз. u сдвигает следующий за полем текст на указанное число пунктов вверх. l сдвигает следующий за полем текст на указанное число пунктов влево.

r сдвигает следующий за полем текст на указанное число пунктов вправо. x сдвигает следующий за полем текст на указанное расстояние от левого края колонки, рамки (Рамка. Контейнер переменного размера, который можно поместить в любое место страницы. Для размещения текста или рисунков, содержащих примечания, сноски или определенные поля, вместо надписей следует пользоваться рамками.) или надписи. y сдвигает следующий за полем текст в указанную вертикальную позицию относительно страницы. При этом сдвигается вся строка, содержащая данное поле. Ключ y игнорируется, если указанная позиция находится вне полей страницы или он используется в таблице, надписи, сноске, примечании или колонтитуле (Колонтитулы. Верхний колонтитул, который может включать в себя текст и рисунки, располагается в верхней части каждой страницы раздела. Нижний колонтитул располагается в нижней части каждой страницы. Обычно колонтитулы содержат номера страниц, названия глав, даты и имена авторов.). Эффект использования данного ключа виден только в режиме разметки (Режим разметки. Режим отображения документа или других объектов в том виде, какой они будут иметь на бумаге. Например, заголовки, сноски, колонки и надписи занимают свои действительные места.).

Eq { EQ Ключи }

Вставка формулы. Для создания формул рекомендуется использовать редактор формул. Однако, если редактор формул не установлен или требуется создать встроенные формулы, можно использовать поле (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.) EQ. Разорвать связь с полем EQ невозможно. Если дважды щелкнуть поле EQ, Microsoft Word преобразует его во внедренный (Внедрение. Способ вставки данных, созданных в одном приложении, таких как диаграмма или формулы, в другое приложение. При внедрении объекта его данные становятся частью документа. Все изменения, внесенные в объект, отражаются в документе.) объект редактора формул.

Ключи указывают, как составить формулу из заключенных в круглые скобки элементов. Ключи могут быть изменены пользователем путем добавления допустимых параметров. Чтобы использовать точку с запятой, левую скобку или обратную косую черту в формуле, следует ввести перед этим знаком обратную косую черту: ; ( \.

Некоторые ключи требуют указания списка элементов через запятую или точку с запятой. Запятые используются в том случае, если в качестве десятичного разделителя в системе задана точка (с помощью компонента настройки языка и стандартов панели управления Windows). Если десятичным разделителем в системе является запятая, используйте для разделения элементов списка точку с запятой.

Матрица: a()

Скобки: b()

Сдвиг: d()

Дробь: f(;)

Интеграл: i(;;)

Список: l()

Наложение: o()

Радикал: r(;)

Надстрочный и подстрочный знак: s()

Рамка: x()

Symbol { SYMBOL КодЗнака [Ключи] }

Вставка одного или нескольких знаков в кодировке ANSI. Однако проще всего вставить знак с помощью команды Знак (меню Вставка ).

Формат знака (Форматирование знаков. Форматирование, применяемое к выделенным знакам текста.) может быть указан с помощью ключей или применен к непосредственно к значению поля (Значения полей. Текст или графические объекты, вставленные в документ в результате выполнения программой Microsoft Word инструкций, содержащихся в полях. Когда выполняется печать документа или скрыты коды полей, вместо кодов полей в документе отображаются значения полей.). Формат знака, указанный с помощью ключей, обладает большим приоритетом.

КодЗнака – знак или код ANSI (десятичный или шестнадцатеричный). Шестнадцатеричные коды имеют формат 0xn, то есть перед шестнадцатеричным числом n следует указать префикс «0x» (нуль). a рассматривает указанный код как знак ANSI (Набор знаков ANSI. Используемый Microsoft Windows 8-битовый набор знаков, позволяющий представлять до 256 знаков (с кодами 0–255). Набор знаков ASCII является подмножеством набора ANSI.). f “Шрифт”- название шрифта, содержащего знак, который следует вставить, заключенное в кавычки. По умолчанию используется шрифт, примененный к коду поля (Код поля. Текстовый заполнитель, показывающий место, где будут отображаться указанные сведения из источника данных; элементы, генерирующие результат поля. Коды поля включают знаки поля, тип поля и инструкции.) SYMBOL. h вставляет знак без изменения междустрочного интервала (Междустрочный интервал. Расстояние от опорной линии одной строки текста до опорной линии следующей строки. Если в строке используются несколько шрифтов различных размеров, междустрочный интервал автоматически устанавливается в соответствии с самым высоким знаком в данной строке.) абзаца. Вставка большого знака с использованием данного ключа может привести к наложению на предыдущие строки. j рассматривает указанный код как знак SHIFT-JIS. s пункты задает размер знака (в пунктах). u указывает на необходимость использования кодировки Юникод (Юникод. Стандарт кодировки знаков, разработанный консорциумом Unicode. Используя для представления каждого знака более одного байта, Юникод позволяет представить в одном наборе знаков почти все языки мира.).

Пример: Если используется шрифт Arial Cyr, значением поля { SYMBOL 163 } будет знак «ъ».

Значением поля { SYMBOL 211 f “Symbol” s 12 } будет знак © размером 12 пунктов.

1.   Возможности
программы Microsoft Word

Итак, какие же
возможности предоставляет программа Microsoft Word ?

Возможность создавать
новый документ, используя при этом шаблоны. Стоит уточнить, что сюда входят
такие шаблоны, которые могут использоваться для создания стандартных писем,
поздравительных записок, факсов, отчетов и других документов.

Возможность одновременно
открывать и работать не с одним числом документов.

Автоматически проверять
орфографию, стилистику и грамматику при вводе текста в документ.

Возможность
автоматические корректировать ошибки, которые больше всего повторяются в
написанном.

Включает в себя
расширенные возможности по форматированию документа.

MS Word, в отличие от
WordPad, позволяет выравнивать документ по обоим краям (или по центру), а также
предоставляет возможность использовать многоколоночную верстку.

Возможность применять
стили для быстрого форматирования документа.

Предоставляет возможность
по автоматизации ввода стандартных и повторяющихся элементов текста.

Включает в себя удобные
механизмы по работе со сносками, ссылками, колонтитулами.

Позволяет включать в
текст элементы, которые были созданы в других программах, входящих в Microsoft
Office: электронные таблицы, графические изображения или фотографии, графику,
видеоизображения, звуки и многое другое.

Возможность
подготавливать гипертекстовые документы Internet и простые электронные таблицы.

Возможность
автоматические создавать указатели и оглавление документа.

Возможность для отправки
готового документа сразу из Word’a по электронной почте или же другому человеку
или предприятию на факс.

Содержит встроенную
объемную систему помощи и мастер подсказок.

Стоит отметить, что
методы работы с текстовым процессором Microsoft Word 2013 (или более ранней
версии), такие же, как и с любым приложением, входящим в Office, полностью
основаны на зрительском восприятии. Получается, когда пользователь открывает
документ, то графика, текст и форматирование выглядят в точности так же, как он
и будет распечатан на бумаге.

Именно благодаря своим
возможностям Microsoft Office Word заработал уважение и признание большого
количества пользователей.

Функциональные
возможности текстового процессора Microsoft Word

Широкий спектр
функциональных возможностей обеспечили текстовому процессору Microsoft Word
высокий уровень популярности среди пользователей. По своим характеристикам он
приближается к настольным издательским системам.

В процессе подготовки
документа в распоряжении пользователя имеется набор средств и процедур
организации работы по вводу, редактированию и форматированию текста и
встроенных объектов. К основным функциональным возможностям по работе с
документом можно отнести: использование шрифтов различных размеров и начертаний
символов и различных способов их выделения; установка параметров абзаца;
задание междустрочных интервалов; проверка правописания и подбор синонимов;
автоматическую нумерацию страниц; автоматический перенос слов на новую строку;
поиск и замена слов; печать верхних и нижних заголовков страниц (колонтитулов);
установка сносок; построение оглавлений, указателей; набор текста в несколько
колонок; создание таблиц, рисунков и построение диаграмм; просмотр документов
перед печатью; установка размеров бумажного носителя и параметров печати;
отмена и повторение предыдущих действий пользователя; вставки полей с
информацией стандартного типа (дата, время, авторские данные и т.д.); создание
макрокоманд и гипертекстовых ссылок; включение в документ различных объектов
(файлов, формул и др.); импорт документов, созданных в других приложениях и
т.д.

Текстовый процессор
предлагает также широкий выбор средств придания документу привлекательного
внешнего вида: автоформатирование, применение стилей, библиотеки стилей и
шаблонов документов. При помощи шаблонов можно автоматизировать процесс
подготовки стандартных документов, таких, как: факсимильные сообщения,
стандартная деловая переписка и документация. Предоставляется возможность
работы со структурой документа, процедурой слияния, подготовки документов-форм.

Рассмотрим некоторые функциональные
возможности текстового процессора Microsoft Word2000 более подробно.

Проверка орфографии. В
систему проверки орфографии включено множество новых слов: это, прежде всего,
имена и фамилии.

Выбор нужного шрифта. В
Word 2000более удобно выбирать желаемый шрифт, который появляется в виде списка
ниспадающего WYSIWYG-меню. Название шрифтов в списке воспроизводится самим этим
шрифтом. Это позволяет быстро найти подходящую гарнитуру.

Множественный буфер
обмена.Достоинством офисного пакета Office2000 является наличие множественного
буфера обмена, позволяющего размещать до 12 фрагментов данных (буфер обмена
вызывается командой Вид► Панели инструментов►Буфер обмена).

Темы оформления. Темы
оформления предназначены для автоматизированного оформления Web-страниц. Темы
оформления предлагают фоновые рисунки, а также определяют шрифт, кегль, формат
и цвет текста. Все темы доступны в приложении FrontPage, предназначенного для
создания Web-страниц, и могут редактироваться с его помощью. Аналогичные темы доступны
в других приложениях Office, что позволяет разрабатывать документы в едином
стиле.

Средства для создания
Web-страниц. Мастер по созданию Web-страниц позволяет использовать общие темы
оформления и средства навигации между страницами. Наличие шаблонов помогает
строить профессиональныеWeb-страницы.

Интеграция с электронной
почтой.Текстовый процессор Word предлагает возможности работы с электронной
почтой. При использовании Word как редактора сообщений электронной почты
пользователи получают возможности по использованию бланков, автоподписи
почтовых сообщений и др.

Функциональные
возможности программы MS Word позволяют выполнять, например, следующие
непростые процедуры с текстом.

1. Сохранение текста в
других форматах. По умолчании Word сохраняет файлы под именем «Документ» в
формате .doc. При необходимости файл можно сохранить с изменением формата,
например, на .txt или rtf, что расширяет число программ, открывающих
сохраненный файл.

2. Многооконный режим. В
многооконном режиме Word выделяет для каждого документа отдельную область
памяти, а на экране – отдельное окно. Окна могут располагаться каскадом (друг
за другом) или мозаикой. При этом можно переносить или копировать фрагменты
текста из одних окон в другие.

3. Вставка
объектов.Редактор Word позволяет создать или взять из другой программы и
вставить в простой текст нетекстовый объект, например, таблицу, рисунок,
диаграмму, клип, буквицу, гипертекстовую ссылку и др. Сочетание простого текста
с вставленными объектами украшает документ и повышает информативное наполнение.

4. Автоматическое
создание оглавлений и списка литературы.При работе с многостраничными
документами, состоящими их нескольких разделов или частей, Word сохраняет в
памяти заголовки разделов и формирует оглавление документа с обозначением номера
страницы для каждого заголовка. При изменении текста созданное оглавление можно
обновлять.Аналогично формируется список литературы, в котором перечисляются все
источники, процитированные в документе.

5. Отправка файла по
электронной почте. Созданный в редакторе Word файл можно отправить по
электронной почте без выхода в почтовую программу, что значительно упрощает
процесс работы с сетевыми документами.

6. Использование
шаблонов. В редакторе имеется большой набор образцов документов – шаблонов.
Наличие шаблонов значительно сокращает время подготовки документов и упрощает
проблемы их стандартизации. К часто используемым относятся, например, шаблоны
делового письма или резюме (краткие сведения о специалисте при поступлении на
работу).

7. Электронные расчеты в
таблицах. Текстовый редактор Word выполняет некоторые функции электронных
таблиц, в частности, позволяет проводить по формулам расчеты табличных данных,
например, сумму данных по столбцам.

Полный перечень
функциональных возможностей текстового процессора значительно шире приведенного
списка. Возможности каждого процессора закладываются в меню, которое состоит из
совокупности командных вкладок и кнопок исполнения команд. Знание меню и
порядка работы с кнопками исполнения команд характеризует умение пользователя и
степень его подготовки к работе с текстовым процессором.

Возможности Мicrosoft
Word :

·       
Возможность
создания нового документа с помощью шаблонов (в Word включены шаблоны
стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов и ряд других документов).

·       
Возможность
одновременного открытия и работы с большим количеством документов.

·       
Автоматическая
проверка орфографии, грамматики и стилистики при вводе документа.

·       
Автоматическая
коррекция наиболее часто повторяющихся ошибок.

·       
Расширенные
возможности форматирования документа.

·       
В
отличие от WordPad, Word допускает выравнивание документа по обоим краям,
многоколоночную верстку.

·       
Использование
стилей для быстрого форматирования документа.

·       
Возможность
автоматизации ввода повторяющихся и стандартных элементов текста.

·       
Удобные
механизмы работы с ссылками, сносками, колонтитулами.

·       
Включение
в текст элементов, созданных в других программах Microsoft Office – графических
изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т.д.

·       
Возможность
подготовки простых электронных таблиц и гипертекстовых документов Internet.

·       
Возможность
работы с математическими формулами.

·       
Возможность
автоматического создания указателей и оглавления документа.

·       
Возможность
отправки готового документа непосредственно из Word на факс и по электронной
почте (необходимость оснащения модемом).

2.Основные функции
текстового редактора MS Word

Любой человек, довольно
часто использующий персональный компьютер для работы с текстом, знаком с
программой под названием Microsoft Word. И не важно, какая версия у Вас
установлена. В любом случае, данный текстовый редактор предоставляет
пользователям, которые его используют, большой набор функций, созданных для
удобства работы с этой программой. Давайте рассмотрим основные функции
рассматриваемой программы на примере текстового редактора MS Word 2010. Вообще,
стоит отметить, что работа в Word относится к области технологии по обработке
текста.

Итак, в основные функции
рассматриваемой программы входит:

Редактирование, создание
текста. Сохранение документа в виде файла с необходимым расширением (в 2003
расширение по умолчанию — *.doc, в 2007, 2010 — *.docx). Поиск необходимого
файла на информационном носителе (жесткий диск, флешка, диск, дискета и др), а
также считывание его с диска.

Поиск орфографических
ошибок в существующем тексте и проверка лексики.

Возможность текст
разбивать на страницы.

Пользователь может
форматировать тексты по своему усмотрению.

Возможность создавать
оглавление документа (причем в автоматическом режиме).

Встроенная возможность
многооконного режима (работа с окнами).

Распечатка файлов
различных форматов. Причем данный текстовый редактор отличается следующим: что
видит пользователь — то и будет распечатано, так называемый режим WYSIWYG (What
You See Is What You Get).

Удаление объектов из
файла, а также их внедрение туда.

Вставка и создание
рисунков в файле (причем можно вставить и уже готовые фотографии). Можно
использовать библиотеку под названием CLIPART, где хранятся готовые рисунки
формата *.wmf, а также вставлять их в файл.

Вставка в файл научных
формул (химических, математических и др.) и диаграмм.

Изменение размера и вида
используемого в тексте шрифта (причем не для всего текста в целом, а для разных
частей может быть использован свой собственный формат печати).

Выделение необходимых
участков текста или блока, а также их перенос на новое место. Если потребуется,
то их можно удалить. Также включена возможность обрамления требуемых участков
текста.

Создание и вставка в файл
электронных таблиц. Причем в них можно по-своему усмотрению изменить число
строк и столбцов.

Создание баз данных в
электронных таблицах, а также выполнение сложных или простых математических
вычислений.

Возможность
программировать на языке под названием Word Basic, а также создавать
макрокоманды. Макрос или макрокоманда — это предложение языка, которое
идентифицирует набор самых простых команд. В макросе обычно сохраняется
комбинация клавиш, которая в дальнейшем может использоваться далеко не один
раз. С помощью макросов можно автоматизировать самые используемые операции.
Следует отметить, что кроме клавишных макросов существуют языковые макросы,
которые создаются на языке программирования Word Basic.

Создание конвертов писем,
этикетов и эмблем.

Вставка в файл
видеоклипов, текстовых спец эффектов, мультимедийных и звуковых файлов.

Просмотр перед печатью
текста, с возможностью его увеличения для лучшего просмотра.

В рассматриваемый
текстовый редактор входит обширная справочная система, благодаря которой
пользователь может довольно быстро получить помощь.

Выше были перечислены
основные функции, которые может выполнять текстовый редактор MS Word 2010, но
на самом деле их намного больше! Эта программа была создана специально для
того, чтобы облегчить жизнь пользователям!

                                   
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Методы работы с текстовым
редактором Word, как и с любым другим приложением Office, полностью основаны на
зрительном восприятии: когда мы открываем документ, то текст, графика и
форматирование выглядят на экране также как и на печати.

                       ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ИСТОЧНИКИ

1.     http://256.ru/office-programs/word/6-vozmozhnosti/

2.     http://256.ru/office-programs/word/7-osnovnye-funkcii/

3.     http://bseu.by/it/oivt/tema4v2.htm

4.     https://poznayka.org/s72110t1.html

5.     http://osvoenie-pk.ru/word.htm

Скачано с
www.znanio.ru