К числу основных сервисных возможностей microsoft excel относят

1.1 Пакет прикладных программ Microsoft office

Microsoft
Office
– Набор взаимосвязанных компьютерных
программ, позволяющий решать разнообразные
задачи, предназначенные для удовлетворения
запросов офисных работников. Наибольшая
доля рынка этих программных продуктов
принадлежит Microsoft
(MS).
Приложения Microsoft
Office
настолько тесно связаны между собой,
что часто их совокупность рассматривается
как единая программа.³

Первая
рабочая версия Microsoft
Office
4.2 вышла в свет в начале 90-х годов ХХ
века. В то время он представлял собой
небольшой набор офисных продуктов для
одного пользователя. Менее чем за 10 лет
вышли несколько версий Microsoft
Office.
За столь непродолжительное время пакет
превратился в широко интегрированную
систему, включающую не только уже ставшие
привычными пользователям средства(текстовый
и табличный процессоры, системы
управления базами данных, системы
управления персональной информацией
и ряд других), но и серверы, службы и
программы для настольных компьютеров,
разработанные для совместной работы
по решению широкого круга бизнес –
задач.

Традиционно
пакет прикладных программ Microsoft
Office
имеет несколько вариантов поставки:

▪ стандартный,
предназначенный для пользователей,
сфера интересов которых распространяется
на базовый набор инструментов для
организации делопроизводства, создания,
публикации и анализа документов в сети
организации и в глобальной сети Интернет;

▪ малый
бизнес для использования на малых
предприятиях;

▪ профессиональный,
в котором стандартная версия дополнена
системами управления базами данных;

▪ специальный
профессиональный, в котором профессиональная
версия дополнена системами управления
веб-узлами и веб-сайтами;

▪ разработчик,
предназначенный для профессиональных
разработчиков и содержащий кроме полной
специальной профессиональной версии
комплект инструментария и документации
для создания, внедрения и поддержки
решений на базе Microsoft
Office.
В состав пакета входят два блока
компонентов – основные и вспомогательные.

Блок
основных компонентов состоит из следующих
приложений:

▪ текстовый
процессор Microsoft
Word.
Универсальный редактор текстовых
документов, снабженный большим набором
инструментов, присущих настольной
издательской системе, позволяющий
создавать документы самого высокого
уровня сложности;

▪ система
электронных таблиц (табличный процессор)
Microsoft
Excel.

Область
применения табличного процессора весьма
широка: от выполнения элементарных
вычислений до создания бухгалтерских
книг, счетов, диаграмм, и финансовых
моделей. Электронная таблица снабжена
мощными средствами анализа данных и
построения диаграмм, а также аналитическими
функциями. К числу основных сервисных
возможностей Microsoft
Excel
относятся возможности разнообразно
упорядочивать информацию на листах и
в книгах, на базе встроенных функций и
программы создавать собственные функции
и формулы любого уровня сложности,
создавать качественные двух и трехмерные
графики и диаграммы, обрабатывать
информацию баз данных в списках,
анализировать данные и разрабатывать
сценарии, повышать производительность
работы за счет создания и применения
макросов;

▪ система
подготовки презентаций Microsoft
PowerPoint.
Разработана как средство для создания
слайдовых и проекционных презентаций,
автоматических демонстраций и
мультимедиа-экспозиций. Программа
позволяет строить презентацию на основе
стандартных наборов слайдов или же
задавать свое собственное содержание
с помощью презентационных средств
PowerPoint
и данных из Word,
Excel
или Access.
Приложение снабжено большим набором
шаблонов слайдов. В слайд могут быть
помещены текстовая информация, различного
рода графики и диаграммы, графические
изображения. Анимационные эффекты при
выводе информации внутри слайда и при
смене слайдов делают этот программный
продукт незаменимым инструментом при
подготовке и проведении различного
рода презентаций;

▪ система
управления персональной информацией
Microsoft Outbook
– приложение, выполняющее функции
электронной записной книжки, дневника,
средства для составления личного
расписания, графика встреч и пр., с
возможностью работать с электронной
почтой;

▪ система
управления базами данных Microsoft Access –
приложение для работы с базами данных,
с помощью которого можно создавать и
вести списки клиентов, хранить учетную
информацию о товарах и другие упорядоченные
данные. Для удобства задания условий
поиска информации, вывода на экран
(печать) результатов поиска системы
предоставляет возможность создавать
различные формы, запросы и отчеты, как
в режиме мастера, так и в режиме
конструктора, где за пользователем
остается право самостоятельно формировать
внешний вид документа на экране и при
печати;

▪ система
управления веб-узлами Microsoft FrontPage –
приложение, позволяющее в диалоговом
режиме выполнить все необходимые
действия по созданию и редактированию
веб-страниц пользователю, не знакомому
со специальными языками программирования
для веб;

▪ настольная
издательская система Microsoft Publisher. Основное
предназначение этого приложения –
средство для создания профессионально
оформленных публикаций – брошюр,
буклетов, карточек, листовок. Большое
количество мастеров (специальных
программных средств) позволяет
автоматизировать процесс оформления
документа;

▪ система
управления проектами Microsoft Project. Продукт
имеет удобные средства построения
отчетов и ведения информации, необходимой
для принятия управленческих решений,
и эффективные алгоритмы её анализа;

▪ система
подготовки диаграмм Microsoft Visio. Содержит
богатую библиотеку диаграмм, позволяющую
построить организационные (иерархические),
циклические, радиальные, пирамидальные
и другие типы диаграмм любого уровня
сложности.

К
числу вспомогательных приложений
относятся:

▪ интерпретатор
запросов к внешним базам данных Microsoft
Query;

▪ программа
рисования
блок-схем
Microsoft Organization Chart;

▪ программа
создания диаграмм Microsoft Graph;

▪ программа
создания фигурных текстов Microsoft WordArt;

▪ редактор
математических формул Microsoft Equation;

▪ программа
распознавания текстов Microsoft Office Document
Imaging;

▪ средства
рисования Microsoft Draw;

▪ географические
карты Microsoft Map;

▪ служба
индексации документов Microsoft Find
Fast;

▪ коллекция
картинок и клипов Microsoft ClipArt;

▪ панель
Microsoft Office.

Панель
Microsoft Office является своего рода «пультом
дистанционного управления» и представляет
собой набор настраиваемых кнопок,
расположенных вдоль одной из сторон
экрана. Изменение положения панели
Office на экране происходит простым
перетаскиванием её мышью в новое место.
Согласно штатной настройке панель
всегда находится поверх остальных окон
рабочего стола Windows, что обеспечивает
свободный доступ к кнопкам приложений
на любом этапе работы.

Обычно
панель MS Office автоматически появляется
на экране при каждом запуске MS
Windows,
так как команда на загрузку панели MS
Office записана в разделе «Автозагрузка».

Панель
MS Office была разработана с таким расчетом,
чтобы пользователь мог легко переходить
от одной задачи к другой, и имел
возможность одновременно создавать
документы в нескольких приложениях. На
панели могут быть выведены кнопки,
которые позволяют пользователю не
только вызвать какое-либо приложение,
но и оказаться в конкретном месте этого
приложения.

1. Понятие
   обмена данными

Обмен
данными в широком смысле – это передача
информации от одного объекта другому.
В компьютерном мире до недавнего времени
под обменом понимали процесс ввода и
вывода данных между оперативной памятью
и периферийными устройствами. С
появлением концепции Windows под обменом
данными стали понимать передачу данных
от одного объекта к другому.

В
результате этого процесса объекты могут
изменяться, а также могут создаваться
новые объекты, образующиеся из одного
или нескольких существующих объектов.

Такими
объектами могут быть приложения, папки,
документы, а передаваемыми данными –
фрагменты документов, документы, файлы,
папки, т.е также объекты среды Windows. Так,
в результате копирования файла или
папки появляются копии, а вследствие
обмена данными между приложениями
создаются составные документы, собранные
из фрагментов, сформированных в разных
приложениях.

Обмен
данными в среде Windows
осуществляется либо через буфер обмена,
либо без него перетаскиванием выделенного
объекта мышью. Обмен данными через буфер
выполняется с помощью стандартных
команд Вырезать (Cut),
Копировать (Copy)
и Вставить (Paste).
Команда Специальная вставка (Past
Special)
позволяет выбрать формат, в котором
передаются данные. Большинство приложений
Windows
содержат перечисленные команды в
структуре своих меню, а также включают
их в контекстные меню.

Помимо
перечисленных команд в приложении могут
быть задействованы специальные команды,
которые дают возможность использовать
данные из ранее созданных и хранящихся
в файлах объектов.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Подборка по базе: Контрольная работа №1 группа 12 и 13 на тему Понятия Атом Связь , Контрольная работа №1 группа 8 и 9 на тему Понятия Атом Связь Пе, Ответы на тест Архитектура информационных систем ответы Синергия, Теория информационных процессов и систем копия.pdf, Аналитическая справка Использование здоровьесберегающих технолог, Тема 2.3 Лексикография. Основные типы словарей .pdf, Курсовая по графическому дизайну на тему _Упаковка, как часть ко, Статья Использование инновационных технологий при организации ра, 2. Основные принципы государственной политики и правового регули, СР к теме 3.6.4 Информационная открытость.docx

Из известных на российском рынке программ данного класса можно выделить:

• «Учет товаров и материалов» (фирма «Паритет-Софт»);
• «Склад» (фирма «Фолио»);
• «Торговый склад» (фирма «Компьютер-Сервис»);
• «Склад» (фирма «Инфин»);
• «Парус – Реализация и Склад» (корпорация «Парус»);
• «1С – зарплата» (фирма «1С»);
• «Заработная плата» (фирма «Паритет-Софт»);
• «Мини-зарплата», «Макси-зарплата», «Супер-зарплата» (фирма «Инфин»);
• «Зарплата» (корпорация «Парус») и другие.

В силу своей специфики такие БИС обеспечивают автоматизацию первичного учета и связаны с автоматизацией управленческого учета.

Для комплексной автоматизации бухгалтерского учета на предприятии необходимо наличие нескольких программ по участкам учета, а также сводной программы, осуществляющей разноску по счетам, составление оборотно-сальдового баланса и подведение итогов. При этом информация, поступающая с различных участков в сводную программу, должна быть сопоставимой.

В начале 90-х годов появление в России большого количества коммерческих структур потребовало программного обеспечения для ведения простой бухгалтерии. На рынке бухгалтерского программного обеспечения появились так называемые мини-системы или мини-бухгалтерии.

В этой связи появились такие системы как: «1С-Бухгалтерия Проф» (фирма «1С»); «Интегратор-Cоло» (фирма «Ифософт»); «ДиаСофт BALANS» (фирма «ДиаСофт»); «АУБИ – мини бухгалтерия» (фирма «О’Стрим»); «Инфо-Бухгалтер» для малых предприятий (фирма «Информатик») и другие.

Дальнейшее развитие бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий потребовало от БИС расширенных возможностей и перехода от упрощенного учета к универсальному. Для пользователей БИС – квалифицированных бухгалтеров была необходима автоматизация не только всех учетных задач, но и получение своевременной и оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления предприятием, сохранения финансового равновесия, получения стабильной прибыли.

Поэтому потребовались бухгалтерские системы, работающие в сети.

Данный класс бухгалтерских систем, относится к универсальным системам, которые легко настраиваются на специфику ведения бухгалтерского учета на промышленном предприятии и могут работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных работников. Поэтому подобные системы занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения.

Обзор системного, прикладного, инструментального программного обеспечения

Совокупность используемых в компьютере программ принято называть программным обеспечением (ПО) или software. Программное обеспечение создает на компьютере определенную среду для работы и включает в себя инструментарий, с помощью которого создается возможность использовать любые компьютерные объекты.

Для того чтобы ясно понимать, где и какую программу лучше использовать для преобразования информации и получения желаемого результата, необходимо иметь представление об имеющихся разновидностях программ.

Назначение и принципы использования системного и прикладного программного обеспечения

Все программное обеспечение принято разделять на три класса:

• системное (СПО),
• прикладное (ППО),
• инструментарий программирования (Инструментальное ПО).

Системное программное обеспечение (таблица 3.1) – класс программного обеспечения является необходимой принадлежностью компьютера, так как обеспечивает взаимодействие человека, всех устройств и программ компьютера. Именно системное ПО руководит служебной работой всех элементов компьютерной системы, как на аппаратном уровне, так и на программном уровне.

Самой важной системной программой является операционная система, которая обычно хранится жестком диске.

Операционная система (ОС) – это набор программ, управляющих оперативной памятью, процессором, внешними устройствами и файлами; ведущих диалог с пользователем.

Прикладное программное обеспечение – все имеющиеся на компьютере прикладные программы составляют прикладное программное обеспечение. Оно определяет на компьютере прикладную среду правила работы в ней. Прикладные программы могут работать на компьютере только при условии, что на компьютере уже установлена операционная система.

Каждая прикладная среда предназначена для создания и исследования определенного вида компьютерного объекта.

Например, для создания графического объекта предназначена среда графического редактора, для работы с текстом – среда текстового процессора и т. д.

Комплекс прикладных программ в среде операционной системы Windows называют приложением. Нередко его называют также пакетом прикладных программ (ППП). Наибольшей популярностью пользуются следующие группы прикладного программного обеспечения

Инструментальное ПО – класс программ, предназначенных для создания системного и прикладного программного обеспечения. Методы работы с инструментарием программирования определяются той средой, в которой осуществляется преобразование алгоритма в программу для компьютера.

Инструментарий программирования может быть разнообразным, но всегда будет существовать некий базовый набор инструментов, для использования которого нужно овладеть специальным языком программирования.

Пакеты офисного назначения

Наборов офисных приложений существует довольно много. У них разные функциональные возможности, требования к конфигурации компьютера и квалификации пользователя.

Основные известные пакеты – Open Office, Microsoft Office, Star Office, Лексикон XL, Microsoft Works.

Назначение офисных программных пакетов – обеспечить сотрудников офиса и предприятия широким набором средств для повседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия в целом.

Пакет прикладных программ Microsoft Office

Блок основных компонентов состоит из следующих приложений:

• текстовый процессор Microsoft Word – является многофункциональным многооконным редактором текстов, позволяющим создавать документы любого уровня сложности, и снабжен большим набором инструментов для их редактирования и оформления.

Создание документа в текстовом процессоре может осуществляться по двум направлениям:

• создание «пассивного» документа (происходит посредством набора текста с последующим его оформлением (форматированием)).;
• создание типового документа (осуществляется на основе шаблонов – интерактивной формы, требующей заполнения).

Кроме непосредственного ввода и форматирования текста, текстовый процессор позволяет создавать таблицы и табличные формы, осуществлять верстку текста в несколько колонок, рисовать, внедрять графические объекты, создавать документы для серийной рассылки (слияние документов), создавать виртуальные документы, состоящие из ссылок на другие файлы.

система электронных таблиц (табличный процессор) Microsoft Excel – для выполнения работ от элементарных вычислений до создания бухгалтерских книг, счетов, диаграмм и финансовых моделей. Электронная таблица снабжена мощными средствами анализа данных и построения диаграмм, а также аналитическими функциями.

К числу основных сервисных возможностей Microsoft Excel относят:

• возможность разнообразно упорядочивать информацию на листах и в книгах,
• создавать собственные функции и формулы любого уровня сложности,
• создавать качественные двух- и трехмерные графики и диаграммы,
• обрабатывать информацию баз данных в списках,
• анализировать и разрабатывать сценарии,
• повышать производительность работы за счет создания и применения макросов.

Пример основных шагов при работе в программе Microsoft Excel

• Введение и изменение информации
• Формирование элементов и данных рабочего листа
• Форматирование чисел и текста
• Выполнение вычислений
• Выполнение графических возможностей и работа с макросами

система подготовки презентаций Microsoft PowerPoint – разработана как средство для создания слайдовых и проекционных презентаций, автоматических демонстраций и мультимедиа-экспозиций. Программа позволяет строить презентации на основе стандартных наборов слайдов или задавать свое собственное содержание с помощью презентационных средств PP. Анимационные эффекты при выводе информации внутри слайда и при смене слайдов делают этот программный продукт незаменимым инструментом при подготовке и проведении различного рода презентаций.

Пример алгоритма работы в Microsoft PowerPoint:

• Щелкните правой кнопкой мыши на свободном месте Рабочего стола.
• Наведите указатель мыши на вкладку Создать. Справа появится меню программ/
• Щелкните на значке Презентация Microsoft Power Point.
• Сверху в окне программы во вкладке Главная находится панель задач Создать слайд.
• Введите соответствующую информацию – оформите слайды.

система управления базами данных Microsoft Access – приложение для работы с базами данных, с помощью которого можно создавать и вести списки клиентов, хранить учетную информацию о товарах и другие упорядоченные данные. Для удобства задания условий поиска информации, вывода на экран (печать) результатов поиска, система представляет возможность создавать различные формы, запросы и отчеты как в режиме мастера, так и в режиме конструктора, где за пользователем остается право самостоятельно формировать внешний вид документа на экране и при печати.

Пример алгоритма работы в Microsoft Access

• Шаг первый – создание базы данных
• Шаг второй – создание и заполнение таблиц
• Шаг третий – создание и редактирование схем данных
• Шаг четвертый –выполнение запросов
• Шаг пятый –создание формы
• Шаг шестой – формирование отчета

система управления персональной информацией Microsoft Outlook – приложение, выполняющее функции электронной записной книжки, дневника, средства для составления личного расписания, графика встреч и пр., с возможностью работать с электронной почтой.

Пример алгоритма работы Microsoft Outlook

• Настройка учетной записи.
• Активизация области «Почта».
• Создание и отправка корреспонденции.
• Получение сообщений. Ответ на сообщение.
• Контроль за доставкой сообщений.

система управления веб-узлами Microsoft FrontPage – приложение, позволяющее в диалоговом режиме выполнить все необходимые действия по созданию и редактированию веб-страниц пользователю, не знакомому со специальными языками программирования для веб.

настольная издательская система Microsoft Publisher – основное предназначение этого приложения – средство для создания профессионально оформленных публикаций – брошюр, буклетов, карточек, листовок. Большое количество мастеров (специальных программных средств) позволяет автоматизировать процесс оформления документа.

система управления проектами Microsoft Project – продукт имеет удобные средства построения отчетов и ведения информации, необходимой для принятия управленческих решений, и эффективные алгоритмы ее анализа.

система подготовки диаграмм Microsoft Visio – содержит богатую библиотеку диаграмм, позволяющую построить организационные (иерархические), циклические, радиальные, пирамидальные и другие типы диаграмм любого уровня сложности.

К числу вспомогательных приложений относятся:

• интерпретатор запросов к внешним базам данных Microsoft Query;
• программа рисования блок-схем Microsoft Organization Chart;
• программа создания диаграмм Microsoft Graph;
• программа создания фигурных текстов Microsoft WordArt;
• редактор математических формул Microsoft Equation;
• программа распознавания текстов Microsoft Office Document Imaging;
• средства рисования Microsoft Draw;
• географические карты Microsoft Map;
• служба индексации документов Microsoft FindFast;
• коллекция картинок и клипов Microsoft ClipArt;
• панель Microsoft Office.

Панель Microsoft Office является своего рода «пультом дистанционного управления» и представляет собой набор настраиваемых кнопок, расположенных вдоль одной из сторон экрана.

Дополнительные офисные программы

Одними из наиболее востребованных российскими пользователями программ являются отечественные компьютерные словари, переводчики, программы распознавания символов. Большинство таких программ дополняют работу приложений Microsoft Office и интегрированы в интерфейс его приложений:

• продукт компании ABBYY Lingvo – оперативно осуществляет перевод с русского на английский, французский, немецкий, итальянский, испанский и обратно.
• программа FineReader – для распознавания текстов бумажных документов и их перевода в электронный вид.
• программы PROMT обеспечивают быстрый перевод с соблюдением морфологических и синтаксических правил естественных языков, предлагают набор возможностей для повышения качества перевода тематических пользовательских текстов: пользователь может создавать собственные словари, подключать готовые специализированные словари, выбирать правила перевода для конкретного текста, создавать списки зарезервированных (не требующих перевода) слов и т.д. Все это позволяет «заточить» систему перевода под конкретные тексты, с которыми работает пользователь.

Альтернативные офисные пакеты

• пакет WordPerfect Office (компания Corel)
• пакет SmartSuite (Компания IBM)
• пакет StarOffice (корпорация Sun Microsystems)
• OpenOffice.org (компания Sun)

OpenOffice.org – это свободно распространяемый набор офисных программ, в состав которого входят следующие компоненты:

Writer – текстовый процессор и визуальный редактор HTML. В дополнение к обычным особенностям текстового процессора (проверка орфографии, тезаурус, расстановка переносов, автозамена, поиск и замена, автоматическое составление оглавлений и индексов, составление стандартных писем и другое), Writer обеспечивает следующие важные возможности:

• Шаблоны и стили;
• Мощные методы разметки страниц (включая врезки, столбцы и таблицы);
• Встраивание или связывание графики, электронных таблиц и других объектов;
• Встроенные средства рисования;
• Главные документы, используемые для объединения набора документов в один документ;
• Отслеживание изменений в версиях документов;
• Интеграция с базами данных, включая базу данных библиографии;
• Экспорт в формат PDF, включая закладки.

Calc (табличный процессор). Calc работает с элементами, имеющими название электронные таблицы. Электронные таблицы состоят из определенного числа листов, каждый из которых содержит блок ячеек, расположенных по строкам и столбцам.

Draw (графический редактор). Модуль Draw представляет собой инструмент рисования, использующий векторную графику. Он содержит ряд сервисов, позволяющих быстро создавать все виды рисунков. Векторная графика позволяет сохранять и отображать изображения в виде векторов (две точки и линия), а не в виде набора пикселей (точек на экране). Векторная графика упрощает сохранение и масштабирование изображений.

Модуль Draw идеально интегрирован в систему OpenOffice.org, что позволяет осуществлять обмен рисунками между любыми модулями системы очень просто. Например, если вы создаете рисунок в Draw, то легко можете использовать его в документе Writer с помощью копирования и вставки. Вы также можете работать с графикой непосредственно в модулях Writer и Impress, используя подмножество функций и инструментов из Draw.

Impress (система презентаций). Способна создавать PDF файлы из презентаций, а кроме того, экспортировать их в формат Macromedia Flash (SWF), что даёт возможность просматривать их на любом компьютере с инсталлированным Flash-проигрывателем. Может показывать, редактировать и сохранять файлы в нескольких форматах, включая формат .ppt, который используется в Microsoft PowerPoint.

Для пользователей, нуждающихся в поддержке со стороны разработчика, имеет смысл обратить внимание на StarOffice7.0, который обладает всеми возможностями OpenOffice, а также имеет дополнительные компоненты. StarOffice и OpenOffice.org работают под управлением операционных систем Solaris, Linux и Windows.

Автоматизированные рабочие места

Автоматизированные рабочие места (АРМ) – совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно отражать его информационные и вычислительные запросы.

Создание АРМ обеспечивает:

• доступ к современной электронной технике небольших предприятий, что было невозможно в условиях централизованной обработки информации;
• компактность размещения,
• высокую надежность,
• простое техническое обслуживание и невысокие требования к условиям эксплуатации;
• возможность поэтапного внедрения;
• информационно-справочное обслуживание пользователя;
• возможность ведения локальных и распределенных баз данных;
• совместимость с другими системами.

АРМ можно классифицировать по различным признакам.

Выделяют следующие виды АРМ:

• по выполняемым функциям: проблемные и технологические;
• по способу организации: типовые (универсальные), специализированные и проблемно-ориентированные комплексы;
• по режиму эксплуатации: индивидуальные, групповые и сетевые

При качественной оценке АРМ учитывают:

• простоту использования,
• совместимость АРМ-проекта с другими системами,
• степень модульности и иерархичности проекта,
• совместимость интерфейса с другими системами,
• характер контроля данных и вычислений,
• достоверность потоков данных и др.

При количественной оценке учитывают надежность и универсальность системы, ее структурно-функциональную сложность, пропускную способность и др.

Основные возможности Excel

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу.

Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.  Основные возможности электронных таблиц:

·        проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

·        автоматизация итоговых вычислений;

·        решение задач путём подбора значений параметров;

·        обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

·        проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

·        подготовка табличных документов;

·        построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

·        создание и анализ баз данных (списков).

Загрузку программы MS Excel можно выполнить следующими способами:

·        Двойным щелчком по ярлыку Microsoft Excel на рабочем столе, если ярлык там находится.

·        Выполнением последовательности команд Пуск, Программы, Стандартные, ярлык Microsoft Excel.

·        Выполнением последовательности команд Пуск, Найти, Файлы и папки. В появившемся диалоговом окне в строке Имя ввести Microsoft Excel (имя файла ярлыка программы MS Excel) и щелкнуть по кнопке Найти. После окончания поиска выполнить двойной щелчок по ярлыку Microsoft Excel. По завершению загрузки MS Excel закрыть окно поиска.

Загрузка процессора MS Excel заканчивается появлением на экране монитора окна приложения с открытым рабочим листом по имени Лист1 стандартной рабочей книги с именем по умолчанию Книга1.

При создании своей рабочей книги необходимо выполнить следующие действия:

·        Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Сервис, щёлкнуть левой кнопкой мышки по строке Параметры… и в появившемся диалоговом окне щёлкнуть мышкой по закладке Общие. В окошечке Листов в новой книге: установить требуемое число листов и щёлкнуть по кнопке OK.

·        На панели инструментов Стандартная щёлкнуть по кнопке Создать.

·        Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Файл и щёлкнуть мышкой по строке Сохранить как…. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом вашего каталога, а затем в нижнем окне Имя файла вместо стандартного имени записать название своей рабочей книги, после чего щёлкнуть по кнопке Сохранить. В последующем при работе с этим файлом такие действия не выполнять, если не требуется замена имени файла, а достаточно периодически щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы.

Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст. Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д.

Дата и время могут также рассматриваться как числа. Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Электронные таблицы позволяют визуализировать данные, размещенные на рабочем листе, в виде диаграммы. Диаграмма наглядно отображает зависимости между данными, что облегчает восприятие и помогает при анализе и сравнении данных.

Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных.

Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут объемы продаж по кварталам или как действительные объемы продаж соотносятся с планируемыми.

Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Кроме того, диаграмму можно опубликовать на веб-странице.

Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести для нее данные на листе.

После этого, выделив эти данные, следует воспользоваться мастером диаграмм для пошагового создания диаграммы, при котором выбираются ее тип и различные параметры.

Или используйте для создания основной диаграммы панель инструментов Диаграмма, которую впоследствии можно будет изменить. Отчет сводной диаграммы представляет собой интерактивную сводку данных в формате диаграммы.

Его создание отличается от обычных диаграмм Microsoft Excel. После создания отчета сводной диаграммы можно просматривать разные уровни детализации и изменять макет диаграммы, перетаскивая ее поля и элементы. Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.

Ценность электронных таблиц определяется имеющимися в них возможностями для обработки данных.

То есть использования введения данных для вычисления значений других величин.

В Excel имеется достаточное количество формул, которые нужны для вычислений различных комбинаций арифметических и алгебраических величин.

В Excel формулы используются для выполнения математических действий над одним или несколькими значениями (или переменными).

Эти значения могут быть просто числами или же содержать ссылки на ячейки. При написании формул в Excel используется определенный синтаксис.

Назначение электронных таблиц Microsoft Excel

Электронные таблицы Microsoft Excel созданы для обеспечения удобства работы пользователя с таблицами данных, которые преимущественно содержат числовые значения.

С помощью электронных таблиц можно получать точные результаты без выполнения ручных расчётов, к тому же встроенные функции позволяют быстрее решать достаточно сложные задачи.

В прямоугольных таблицах часто хранят упорядоченные данные и используют для наглядного представления как чисел, так и текстовой информации в различных отраслях профессиональной деятельности человека. В таблицах могут хранится как исходные (первичные) данные, так и результаты выполнения разного рода операций над ними. До появления компьютеров использовали таблицы, которые имели вид разграфленных листов или картотеки.

С помощью компьютеров стало гораздо проще представлять и обрабатывать данные. Программы для обработки данных получили название табличных процессоров или электронных таблиц из-за своей схожести с обычной таблицей, начерченной на бумаге.

MS Excel применяют для решения планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, для выполнения операций бухгалтерского и банковского учета, при статистической обработке информации, анализе данных и прогнозировании проектов, для заполнения налоговых деклараций и т.п.

Также инструментарий электронных таблиц Excel позволяет обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм, которые также можно использовать в повседневной жизни для личного учета и анализа расходования собственных денежных средств.

Таким образом, основным назначением электронных таблиц является:

• ввод и редактирование данных;
• форматирование таблиц;
• автоматизация вычислений;
• представление результатов в виде диаграмм и графиков;
• моделирование процессов влияния одних параметров на другие и т.д.

Электронные таблицы можно легко интегрировать в документ, созданный, например, в текстовом процессоре Word или другом приложении, которое входит в пакет Microsoft Office. Тесная интеграция приложений, которые входят в пакет, повышает эффективность работы пользователя, дает возможность создания профессионально оформленных документов и использования возможностей локальной и глобальной информационных сетей (World Wide Web) для коллективной работы и публикации данных.

Основной особенностью MS Excel является возможность применять формулы для создания связей между значениями разных ячеек, причем расчет по формулам происходит автоматически. При изменении значения любой ячейки, которая используется в формуле, автоматически происходит перерасчет ячейки с формулой.

К основным возможностям электронных таблиц относят:

• автоматизацию всех итоговых вычислений;
• выполнение однотипных расчетов над большими наборами данных;
• возможность решения задач при помощи подбора значений с разными параметрами;
• возможность обработки результатов эксперимента;
• возможность табулирования функций и формул;
• подготовка табличных документов;
• выполнение поиска оптимальных значений для выбранных параметров;
• возможность построения графиков и диаграмм по введенным данным.

Расширенные возможности MS Excel 2013

Рассмотрим более подробно внесенные изменения:

• Сохранение на облачном сервере данных выполняется с помощью записи в Live ID. Сохранение документов на облачном сервисе дает возможность с помощью любого оборудования, которое имеет доступ в Интернет, получить все необходимые файлы. После сохранения документа в облачном сервисе пользователь может пригласить других пользователей для его редактирования или просмотра. Параллельно пользователь может создать специальную веб-ссылку, которая будет направлять других пользователей на документ с данными, и устанавливать набор действий, разрешенных для выполнения. Причем большим преимуществом использования облачного сервиса является то, что при этом не учитывается версия Excel, установленная на компьютере пользователя.
• При такой непосредственной связи некоторых документов с сетью Интернет особо важным является вопрос защиты информации, который разработчики полностью решили. К тому же, в Excel 2013 функция Check Out отвечает за создание новых версий документа при его редактировании.
• Возможность установления прав и ограничений для других пользователей, которые имеют доступ к определённому файлу. К примеру, можно запретить показывать страницу или редактировать ее.
• Возможность поиска картинок в сети Интернет прямо из программы и непосредственная вставка их сразу в таблицу. Поиск осуществляется по бесплатным коллекциям картинок, по Flickr и SkyDrive.
• Более широкий список источников данных, что позволяет увеличить эффективность при работе с базами данных; возможность импорта данных.

Области применения электронных таблиц

Электронный табличный процессор Excel широко применяется для составления разнообразных бланков, ведения учета заказов, обработки ведомостей, планирования производства, учета кадров и оборота производства. Также программа Excel содержит мощные математические и инженерные функции, которые позволяют решить множество задач в области естественных и технических наук.

Электронные таблицы широко используют для автоматизации вычислений. В табличной форме удобно выполнять целый ряд задач, например, бухгалтерского учёта, математических задач и т.д. Возможность использования математических формул в электронных таблицах дает возможность представления взаимосвязи между разными параметрами. С помощью электронных таблиц стало возможным решение многих вычислительных задач, которые раньше решались исключительно с помощью программирования.

Таким образом, к областям применения электронных таблиц относятся:

• бухгалтерский и банковский учет;
• планирование и распределение ресурсов;
• проектно-сметные работы;
• инженерно-технические расчеты;
• бработка больших массивов информации;
• исследование динамических процессов;
• сфера бизнеса и предпринимательства.