Изготовление продукции в excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Учет производства продукции

Основная задача любой производственной деятельности — учет производства продукции. Эффективный учет необходим для отслеживания соблюдения плана производства, а также позволяет осуществить расчет сдельной заработной платы в зависимости от объема произведенной продукции работником предприятия. В дополнении к этому реализована возможность учета основных и дополнительных работ производственного цикла. Табель учета производства разработан в среде Microsoft Excel, в виде стандартной книги с макросами формата .xlsm, что избавляет от необходимости установки дополнительного программного обеспечения. Для полноценной работы вам потребуется скачать архив по ссылке ниже, разархивировать с помощью программы WinRar или 7zip, открыть файл и разрешить работу макросов (при наличии предупреждения Excel).

Ссылки для скачивания:

— Скачать макрос учет производства продукции и расчета сдельной заработной платы

Как начать работу с учетом производства продукции в excel:

1. Разархивируйте скачанный архив с файлом с помощью программы 7zip или WinRar.

2. При появлении сообщения о доверенном источнике: закройте программу, кликните правой кнопкой мыши на файле — «Свойства», далее установите галочку напротив «Разблокировать».

3. Если в Вашем Excel запуск макросов по умолчанию отключен, в данном окне необходимо нажать «Включить содержимое».

4. Для полноценной работы с файлом необходимо нажать «Разрешить редактирование» при появлении данного сообщения.

Учет производства продукции — настройки построения

Для удобства работы с программой все настройки построения табеля учета производства продукции вынесены на отдельный лист «Настройки». Лист разделен на 2 блока: перечень сотрудников, справочники продукции и работ организации. Перечень сотрудников представляет собой простую таблицу работников организации — табельный номер, фио, должность. Остановимся подробнее на блоке справочников производственного процесса (рисунок ниже).

Справочник продукции состоит из перечня наименования продукции, а также суммы сдельной заработной платы сотрудника за произведенную единицу. В справочнике работ перечислены основные производственные процессы, которые оплачиваются работнику отдельно. Если работа оплачивается по часам, в колонке стоимости укажите стоимость часа, а при ведении табеля указывайте количество затраченных часов. Если работа оплачивается твердой суммой, в колонке стоимости укажите 1, в табеле учета заводите не часы, а конкретные суммы. По аналогии заполняется справочник дополнительных работ, не связанных с основным производственным процессом. Также учет производства продукции включает справочник расходных материалов с указанием стоимости единицы. Данный список является опциональным и при желании может не заполняться.

После того как все данные заведены (для ознакомления с программой можно воспользоваться введенными тестовыми данными) следует приступить непосредственно к построению листа месячного учета производства продукции и расчета сдельной заработной платы. Для этого нажмите кнопку «Создать табель на месяц».

Учет производства продукции — ведение табеля

На рисунке ниже представлен месячный табель учета производства продукции:

Лист учета производства продукции разделен на блоки сотрудников. Каждый блок разбит на дни месяца по строкам, а также содержит несколько областей ввода данных: продукция, расходники, работы, доп работы, и итоговый блок расчета сдельной заработной платы.

Фиксируйте итоги дня в соответствующих областях ввода. Отслеживайте выполнение плановых показателей с помощью итогов по дню, виду продукции или работы, общих месячных показателей. Расчет оставшейся к получению суммы будет произведен автоматически.

Формирование расчетных листов сдельной заработной платы

На рисунке ниже изображен стандартный месячный расчетный лист по сотруднику, который можно сформировать за выбранный период при нажатии на кнопку «Расчетные листы» (лист «Настройки»):

Автоматизированное формирование расчетных листов по итогу месяца обеспечит прозрачность процесса начисления заработной платы работников, а также позволит избежать ошибок при ручных расчетах.

Сводная таблица «Учет производства продукции»

Еще одной полезной фичей табеля учета производства продукции является построение сводной таблицы по всему перечню произведенных наименований за выбранный период (рисунок ниже). Для расчета сводной необходимо использовать кнопку «Сводная таблица» листа настроек.

Таблица дает возможность сравнить количество произведенной продукции в день по сотрудникам, получить итоги по дню, месяцу, году.

Графики производительности по наименованиям

Для визуализации производительности ваших сотрудников можно воспользоваться функцией построения графиков. Графики наглядно отражают темпы производства, отношение объемов производства различных наименований изделий.

Заказать разработку программы или доработку существующей

Спасибо за прочтение данной статьи!

Если Вам понравился мой продукт, но Вы хотели бы донастроить его под Ваше производство или заказать любую другую расчетную программу, проконсультироваться по возможности автоматизации своих бизнес процессов, для связи со мной можно использовать WatsApp +79507094770, сайт excellab.ru или написать мне на почту: goryaninov@bk.ru, профиль вк.

Всегда на связи, рад помочь Вашему бизнесу!

Ссылки для скачивания:

— Скачать макрос учет производства продукции и расчета сдельной заработной платы

Здесь можно ознакомиться с другими программами автоматизации, которые представлены на моем сайте:

— Дневной табель учета рабочего времени в excel
— Почасовой табель учета рабочего времени в excel
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен
— Учет доходов и расходов
— Автоматизированное формирование документов

Источник

Если ваше производство дает сроки «от балды» и не соблюдает их в 90% случаев, то данная статья вам будет полезна. [видео с примером в конце статьи]

Практически все растущие производственные компании в какой-то момент приходят к тому, что управлять производством «по старинке», когда все на пальцах, бумаге и в голове руководителя невозможно.

В лучшем случае появляется какая-нибудь простенькая экселька, сделанная руководителем или мастером, в которой хотя бы фиксируется список всех заказов в работе со сроками ну и может быть какими-то комментариями.

Но этот вариант все равно не позволяет управлять процессом, понимать что именно по каждому заказу сделано, сколько еще времени на это нужно и когда что будет делаться в будущем.

Также эта экселька скорее всего не позволяет понять реальную загрузку цехов и всего производства в точных цифрах, что необходимо для согласования с коммерческими службами более-менее реальных сроков по новым заказам.

Тут есть 2 решения:

Дорогое и долгое — внедрять дорогостоящую ERP систему
Быстрое, дешевое и результативное — продумать и сделать продвинутый планировщик в Excel / Гугл Таблицах

Слава богу эксель обладает серьезными возможностями. И по сравнению с ERP может быть запущен за 2-3 недели и дать серьезный выхлоп в первый же месяц

В дальнейшем, этот эксель будет являться ТЗ для внедрения ERP.

Если вы сомневаетесь, что вам нужно что-то подобное, или что у вас некому заниматься планированием, а нового человека в штате вы не потянете, то примите во внимание следующее:

В первом же проекте по внедрению такого планировщика в компании с крупным производством (около 50 человек и оборотом 0,5 млрд. р/год) когда мы установили плановую загрузку в 80% от максимума, 30% персонала ушли! практически на следующий день…

НО!

через месяц выпуск увеличился в 2 раза!
Это рост эффективности на 1 человека в 3 РАЗА!

Если вас это убедило, то давайте рассмотрим, как этот планировщик должен быть устроен и как с ним работать.

Структура планировщика с примерами реализации

Производства бывают разных типов и мы рассмотрим варианты планирования для самых распространенных вариантов:

Производство стандартизированной продукции
Производство уникальной продукции под каждый заказ

Что должно быть в продвинутом планировщике производства:

Список всех заказов с их статусами
Список позиций для производства в рамках каждого заказа
Технологические карты
План производства заказов по цехам
Сводная по загрузке цехов на каждый день
(дополнительно) План/факт по цехам
(дополнительно) График отгрузки
(дополнительно) План расходов материалов (требует описания расходов по каждому типу продукции, актуально для стандартной продукции)
(дополнительно) Учет и аналитика по браку

Разберем теперь все по порядку.

Внедрение учета и планирования за 2 месяца

Список всех заказов с их статусами

Для чего предназначен:

сколько заказов было и есть в производстве
в каком состоянии каждый заказ (не спланирован, в производстве, готов, отгружен)
определения что горит по срокам и на что надо обратить внимание

Актуален для обоих типов производства.

Красным цветом подсвечены просроченные заказы, зеленым — отгруженные.
Цвета помогают быстро выделить нужную информацию из всего массива.

Список позиций для производства в рамках каждого заказа

Для чего предназначен:

отслеживания готовности каждой отдельной позиции по заказам
отслеживания занесения в план всей продукции (чтобы не забыть спланировать)

Актуален для стандартизированного производства, т.к. в производстве уникальной продукции совмещен со списком заказов, потому что почти всегда в заказе только 1 позиция.

В конце каждой строки есть 2 столбца В плане и Готово, которые показывают сколько запланировано в цехах и сколько фактически готово соответственно

Технологические карты

Для чего предназначен:

определения порядка обработки изделия в разных цехах (какие участки задействуются)
фиксации времени выполнения на каждом участке для расчета загрузки при планировании
фиксации сроков для автоматического планирования по цехам (чтобы при указании даты выпуска готовой продукции даты по цехам распределялись автоматически)

Актуален для обоих типов производств, но очень важными отличиями.

В стандартизированном производстве мы можем усреднить время на каждом участке по каждому типу продукции, т.к. они стандартны. И тогда технологические карты могут выглядеть так:

В уникальном производстве возможно использовать такой же вариант, если изделие проходит через каждый участок всего 1 раз и за каждую операцию делается только 1 единица, но вот еще вариант, когда каждое изделие состоит из нескольких деталей и каждая деталь может проходить через одни и те же цеха, причем за раз обрабатываются целые партии (вырезаются на фрезере и время для каждой детали уникально)

Записаться на БЕСПЛАТНУЮ консультацию с демонстрацией >>

План производства заказов по цехам

Для чего предназначен:

непосредственно планирования производства каждой единицы продукции по всем заказам (когда, что, сколько и в каком цеху делать)
подсчета загрузки цехов по каждой запланированной единице продукции
учета брака по цехам

Может выглядеть по-разному, зависит от специфики производства. В рассматриваемых случаях это выглядит так:

В стандартизированном производстве возможно все цеха расположить на 1 странице когда не надо планировать повторные операции в каких-либо цехах

Производство стандартизированной продукции
Производство уникальной продукции под каждый заказ

Сводная по загрузке цехов на каждый день

Для чего предназначен:

суммирования загрузки цехов по дням
помощи в планировании заказов (сравнение плана с доступным временем)

Актуально для любого производства, т.к. это одна из главных функций этого планировщика.

Дополнительные функции

В данной сводной таблице мы определяем резерв времени, чтобы планировать не 100% загрузку, а с каким-то запасом. В данном случае запас (резерв) равен 20%.

В таблице значения загрузки подсвечиваются оранжевым, если мы запланировали с захватом резерва (в нашем случае например 85% от доступного времени).

Если запланировали работ больше чем на 100% доступного времени — значение загрузки подсветится красным.

В идеале — сделать зону перед резервом (в нашем примере где-то 75-85% от максимума) и планировать загрузку в этой зоне, чтобы было пространство для маневра.

При расчете доступного времени учитывается специфика производства и перерывы рабочих. Если продукция производится только когда рабочий стоит за станком — это одно время, а если он запустил партию и пошел курить — это уже другое время…

План/факт по цехам
Полезный инструмент, но лучше внедрять после того как вся система поедет, чтобы вводить дополнительную мотивацию и анализировать где у вас провалы, чтобы выяснять с чем они связаны.

График отгрузки по продукции
Актуально когда в 1 заказе 1 тип продукции и часто отгружается несколькими партиями на разные адреса доставки. В этом случае коммерсанты это планируют, а производство использует как указание к действию что когда отгружать.
Количество отгруженных позиций суммируется на странице заказов.

План расходов материалов
Сложный функционал и требует описания расходов по каждому типу продукции, актуально для стандартной продукции. Внедрять нужно сильно позже запуска планирования.

Учет и аналитика по браку
Полезная функция, запускать лучше не сразу, т.к. требует дополнительных усилий при работе.

Записаться на БЕСПЛАТНУЮ консультацию с демонстрацией >>

Как пользоваться планировщиком на ежедневной основе

Алгоритм очень прост:

Первым делом

— определяется время, до которого принимаются в работу новые заказы (например каждый день в план заносится только то что пришло до 17.00)

Далее на ежедневной основе

Вечером:

Ответственный за планирование сотрудник собирает с рабочих отчет по сделанной работе (про формат отчетов дальше)
Заносит в план производства факт из отчетов рабочих
Переносит сегодняшние недоделки на другие дни
Заносит новые заказы в список заказов
Создает новые технологические карты (при необходимости)
Заносит новые заказы в план производства по цехам
Печатает планы для цехов на завтра

Утром:

Планировщик (нач производства) передает планы мастерам/рабочим в цеха

В течение смены:

Рабочие работают по плану и ставят в нем отметки о выполнении по каждой продукции

По сбору данных фактически есть

3 варианта

и выбор зависит степени адекватности исполнителей, вашего к ним доверия и возможности размещения в цеху планшетов/компьютеров

Варианты сбора фактических данных:

Печать планов и перенос из них данных вручную
Занесение данных самими исполнителями в планировщик
Фиксация данных самими исполнителями через специальную форму в телефоне

2-ой вариант может быть реализован с помощью индивидуальных фильтров для каждого цеха, по сути фильтр — план на день. И сотрудник сам вносит данные.

3-ий вариант реализуется через бланк с QR-кодом и гугл-форму, которая открывается на любом даже самом дешевом сенсорном телефоне/планшете и каждое заполнение попадает напрямую в таблицу планирования
В этом варианте легко реализуется отчет по ежедневной выработке и расчет ЗП по сделке производится за пару нажатий.

Образец бланка для цеха. По QR-коду открывается форма как на рисунке ниже.

Возможно и

совмещать все варианты.

Далее видео-обзоры нескольких планировщиков, созданных по такой структуре, и отзывы владельцев нескольких предприятий.

Надеюсь статья была вам полезна и хорошего просмотра.

P.S. Обо мне (авторе) и мои контакты после видео.

Об авторе

Здравствуйте. Меня зовут Владимир, я автор этой статьи и всего ресурса.

Я внедрил учет и планирование на 20+ предприятиях из 15+ разных сфер производства:
— дорожные знаки
— корпусная мебель (на заказ и стандартизированная)
— двери из массива
— бытовая химия (посудомоечные таблетки, ополаскиватели и тп)
— ПОС-материалы
— бумажная упаковка (бургеры, картошка фри, стаканчики и т.п.)
— гофротара
— масляные насосы
— текстильная продукция (постельное белье, одеяла и т.п.)
— ЛВЛ-брус
— центраторы для нефтебурения
— жиро- и нефтеуловители из полипропилена
— игрушки и мебель для детских садов
— турбодефлекторы и вентиляционное оборудование
— токарная обработка
— мебельные фасады
— 3D-обои и картины
— изделия из силикона (жгуты, медицинские трубки и т.п.)

Хотите внедрить планирование — подавайте заявку, расскажу и покажу что можно сделать в Вашей ситуации, консультация бесплатна

Хотите внедрить планирование на своем производстве — оставьте заявку, я свяжусь с Вами.

Источник

Себестоимость – это денежное отражение текущих затрат предприятия на производство и реализацию товара.

Для производственной сферы этот показатель – основа для формирования цены. База расчета – калькуляция издержек обращения. А упростить процесс можно с помощью Excel.

Калькуляция себестоимости продукции в Excel

Уже отмечалось, что перечень калькуляционных статей у каждой фирмы будет свой. Но в имеющийся каркас можно подставить любые данные, при необходимости, изменить формулы и получить готовый расчет.

Для примера калькуляции себестоимости и расчета отпускной цены возьмем данные из следующей таблицы:

Схема расчета калькуляции себестоимости:

Возвратные отходы считаем от расходов на сырье и материалы (берем указанный процент).
Для определения дополнительной заработной платы учитываем следующие данные: если основная зарплата более 200 тыс. руб., то дополнительная равняется 10% от основной; менее 200 – 15%.
Начисления на зарплату – 30% от суммы основной и дополнительной заработной платы (дополнительные 10%, которые введены с 2015 года на годовой доход более 600 тыс. руб. здесь не учитываются).
Издержки на содержание оборудования – 5% от основной зарплаты.
Общехозяйственные расходы – 9% от среднего показателя основной заработной платы.
Общепроизводственные – 18% от (25% ОЗП + 75% ДЗП). ОЗП – основная заработная плата, ДЗП – дополнительная.
Производственная себестоимость = сумма расходов на содержание оборудования, сырье и материалы, топливо и энергию, комплектующие, ОЗП и ДЗП, начислений на ЗП, общепроизводственных и общехозяйственных расходов за вычетом возвратных отходов.
Непроизводственные затраты (издержки) – 3% от производственной себестоимости.
Полная себестоимость = производственная себестоимость + издержки производства.
Прибыль изготовителя считаем в процентах от полной себестоимости.
Оптовая цена = полная себестоимость + прибыль изготовителя.
НДС считаем от оптовой цены.
Отпускная оптовая цена = оптовая цена производителя + косвенные налоги (НДС в примере).

Опираясь на схему, внесем данные и формулы для расчета в электронную таблицу Excel.

Пояснения к расчету некоторых калькуляционных статей:

Возвратные отходы – =B2*12,54% (процент взят из первой таблицы).
Дополнительная заработная плата – =ЕСЛИ(B6<200;B6*0,15;B6*0,1). Функция «ЕСЛИ» позволяет учитывать разные условия начисления.
Начисления на зарплату – =(B6+B7)*30%. Если следовать букве закона и брать дополнительные 10% с годовой зарплаты свыше 600 тыс. руб., то используем все ту же функцию «ЕСЛИ».
Содержание оборудования – =B6*5%.
Общепроизводственные расходы – =18%*(B6*25%+B7*75%).
Общехозяйственные расходы – =9%*B6.
Производственная себестоимость – =(B2+B3+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11)-B4.
Издержки производства – =3%*B12.
Полная себестоимость – =B12+B13.
Прибыль изготовителя – =B14*3,45%.
Оптовая цена изготовителя – =B14+B15.
Формула для расчета НДС – =B16*20%.
Для расчета отпускной оптовой цены – =B16+B17.

По такому же принципу проводится калькуляция себестоимости продукции В и С.

Можно сделать так, чтобы Excel брал исходные данные для расчета сразу в соответствующих таблицах. Например, сырье и материалы – из производственного отчета. Зарплата – из ведомости. Если, конечно, все это ведется в Microsoft Excel.

Калькуляционные статьи

Калькуляция составляется на единицу измерения выпускаемой одномоментной продукции (метр, килограмм, тысяча штук). Перечень калькуляционных статей отражает производственную специфику.

Наиболее характерны для отечественных предприятий следующие:

Сырье и материалы.
Комплектующие материалы (для производственной техники: топливо и энергия).
Основная и дополнительная зарплата производственных рабочих.
Начисления на заработную плату.
Общепроизводственные расходы за вычетом возвратных отходов.
Общехозяйственные расходы.
Коммерческие.

Различают производственную себестоимость (пункты 1-6) и полную (сумма производственных и коммерческих расходов). Коммерческие расходы связаны с реализацией товара (реклама, тара, хранение и т.п.).

Непосредственно на себестоимость относятся прямые расходы (пункты 1-3). Косвенные расходы выражаются в коэффициентах или процентах, т.к. связаны с производством всего товара или отдельных видов.

Пример расчета калькуляции себестоимости продукции скачивайте по ссылкам:

калькуляция себестоимости с данными
пример калькуляции себестоимости с накладными расходами
скачать образец в Excel
калькуляция себестоимости нормы
cost production calculation

Специфика предприятия «диктует» перечень прямых и косвенных расходов. В судостроении, например, практически все затраты отнесутся к прямым расходам. В химической промышленности – к косвенным расходам.

Источник

Внедрение Excel-модели, настроенной под специфику бизнес-процессов компании, позволит оптимизировать:

оперативный учет и контроль производства;
формирование отчетов по производству по каждой смене;
работу с план-заказами;
отслеживание состояния план-заказов в производстве;
анализ выпуска в разрезе заказов;
формирование экономических отчетов, анализ и планирование;
расчет сдельной заработной платы от объемов выработанной продукции;
управление предприятием, оперирование полной информацией в режиме реального времени (при условии оперативного внесения данных в Excel-модель).

Чтобы оценить преимущества Excel-модели, кратко рассмотрим положение дел «как было» до оптимизации учета.

«КАК БЫЛО»

До оптимизации учет вели в отдельных таблицах Excel (рис. 1). Например, объем выпущенной продукции учитывали суммированием натуральных показателей в одной ячейке Excel согласно ежедневным производственным актам. Так, объем выпуска хлеба Городского составляет на текущую дату 2960 буханок (470 + 1000 + 1490). Ввиду многономенклатурного ежедневного выпуска хлебобулочной и кондитерской продукции к концу месяца в одной ячейке (см. рис. 1) вручную суммировались более 60 показателей (предприятие работает в три смены).

Такая постановка учета не позволяла подготовить оперативную аналитическую отчетность. При запросе руководства предоставить показатели по заданному критерию экономисты поднимали папки с производственной «первичкой» (отчеты, акты, план-заказы, накладные и документы на бумажных носителях), на калькуляторе суммировали нужные данные, вносили их в Excel и печатали таблицу руководству. Пересчет выполняли два раза для достоверности данных. Это требовало времени.

Необходимость ручного расчета экономических показателей приводила к другим связанным проблемам:

после ручного просчета «первички» сотрудники могли дать ответ на вопрос «Сколько?». На вопрос «Когда?» ответ получить было сложно;
производственные акты, накладные и другие документы оформлялись в трех экземплярах — для экономистов, бухгалтеров материального и расчетного отделов. Отсюда высокие затраты на бумагу, необходимость масштабной архивной системы;
фактически обработку одних и тех же документов вели сразу несколько сотрудников (каждый для целей своего участка учета);
не хватало времени на анализ хозяйственной деятельности, поскольку сотрудники были заняты техническим рутинным учетом.

Чтобы оптимизировать учет, приняли решение организовать Excel-модель. Первичный производственный документооборот оставили без изменений, что позволило ускорить оптимизацию и избежать конфликтов. Одновременно ужесточили контроль за своевременной сдачей отчетности из цехов.

Важный момент: прежде чем перейти к настройке Excel-модели, нужно выяснить учетную политику и отраслевую специфику бизнеса.

СПЕЦИФИКА

Основные задачи учета готовой продукции в хлебопекарном и кондитерском производстве:

контроль за сохранностью готовой продукции;
обеспечение достоверности и полноты отражения в оперативном учете операций, связанных с поступлением и отпуском готовой продукции;
контроль за выполнением планов запуска и выпуска готовой продукции;
получение точных сведений о качестве и объеме готовой продукции, находящейся на складах (переданной в экспедицию), у материально ответственных лиц;
контроль за соответствием фактического выхода продукции установленным нормативам;
оперативная подготовка отчетности о выпуске продукции.

Работу в хлебопекарных и кондитерских цехах регламентируют ежедневными План-заказами по выпуску продукции в натуральном выражении. План-заказ составляет руководитель отдела продаж, утверждает руководитель компании (см. План-заказ № 58).

План-заказ одновременно является документом для:

разрешения запуска производства кондитерских изделий;
контроля выпуска с производства готовых изделий в количестве и ассортименте в соответствии с заказом;
расчета необходимого количества сырья на изготовление кондитерской и хлебопекарной продукции в соответствии с заказом;
отпуска со склада сырья и материалов.

План-заказ на производство формируют как на продукцию по заказам покупателей, так и в виде корректировки — только на продукцию, которую нужно довыпустить.

План-заказ выписывают в двух экземплярах. Первый экземпляр передают руководителю кондитерского цеха для выполнения заказа, второй остается в учетной службе для контроля выпуска продукции и списания израсходованного сырья.

Кроме основного сырья по отдельной накладной со склада получают необходимое количество специй, красителей, эссенций и упаковочных материалов. В цехах, которые состоят из нескольких бригад, для получения необходимого сырья составляют сводный план-заказ. Учет и контроль движения сырья ведут отдельно по каждой бригаде.

Остатки незавершенного производства в кондитерских цехах, как правило, отсутствуют или минимальные. Допускаются остатки вспомогательного сырья (красители, эссенции и т. д.), которые указывают в отчете отдельно по каждому виду после подытоживания готовых изделий.

Моментом готовности продукции хлебопечения считается время ее передачи из производства на склад. Для учета передаваемых из производства на склад готовых изделий применяют Паспорт на готовую продукцию (форма № П-8 хлеб или разработанная специалистами предприятия с учетом требований действующего законодательства).

К СВЕДЕНИЮ

Паспорт на готовую продукцию является сопроводительным документом на весовую и штучную продукцию, передаваемую из производства на склад. Паспорт выписывает цех-сдатчик на каждую партию, вагонетку, контейнер в одном экземпляре.

Паспорт на готовую продукцию служит основанием для одновременной записи (регистрации) в приемо-сдаточную накладную на готовую продукцию. Записи в оба экземпляра приемо-сдаточной накладной, аналогичные данным паспортов на готовую продукцию, выполняет пекарь-бригадир цеха — сдатчика готовой продукции.

Накладные на готовую продукцию в составе отчетов о работе смены, цеха-сдатчика и склада сдают в бухгалтерию. В бухгалтерии ведут аналитический учет готовой продукции по материально ответственным лицам и видам готовых изделий. Аналогичный документооборот организован в кондитерском цехе.

Важный момент: План-заказ и Паспорт на готовую продукцию — два главных оперативных документа. На их основе оптимизируют учет выпуска продукции в Excel.

ЖУРНАЛ ПЛАН-ЗАКАЗОВ

Начинают с организации Журналов. Надлежаще оформленные план-заказы экономист вносит в Журнал план-заказов (табл. 1). Форма Журнала лаконичная, трудоемкость его ведения в Excel ниже, чем в бумажной книге. По таблице 1 можно проследить, как внесен представленный выше План-заказ № 58.

Задача оптимизации — частично автоматизировать рутинный учет и отчетность. Чтобы добиться этого, Журнал план-заказов настраивают следующим образом:

графа «№ план-заказа» должна быть в Журнале первой. Контролируют последовательную цифровую нумерацию. Это важные условия для того, чтобы в дальнейшем для получения данных из Журнала использовать функцию «ВПР». Функция ищет значение в крайнем левом столбце таблицы и возвращает значение ячейки, находящейся в указанном столбце той же строки.

По умолчанию таблица должна быть отсортирована по возрастанию. Если два обозначенных выше условия соблюсти невозможно, вместо функции «ВПР» используют комбинацию функций «ИНДЕКС» и «ПОИСКПОЗ»;

графы «Рецептура» и «Цех» заполняют с помощью выпадающего списка с заранее подготовленными справочниками (рис. 2). Каждый справочник отформатирован как умная таблица (вкладка Главная → Форматировать как таблицу). Таблицам-справочникам присвоены имена. Далее вкладка Данные → Работа с данными → Проверка данных → тип данных Список. В поле Источник указывают диапазон ячеек соответствующего справочника или функцию «ДВССЫЛ», где в качестве имени таблицы указывают название столбца (рис. 3). Важное условие: название столбца Журнала и имя таблицы-справочника должны точно совпадать;

для графы «Дата сдачи план» и графы «Время сдачи» задают формат ячеек Дата и Время соответственно;
Журнал План-заказов форматируют как умную таблицу;
добавляют вспомогательные столбцы (табл. 2), которые содержат введенные данные табл. 1. Их в рабочем режиме скрывают. Вспомогательные столбцы нужны для построения сводных таблиц на основании Журнала план-заказов. В сводных таблицах текстовые значения по умолчанию выводятся в разные строки.

Вспомогательных столбцов может быть несколько — зависит от того, какие данные необходимо вместить в одну строку сводной таблицы. В нашем случае только один столбец (см. табл. 2).

Чтобы получить содержимое табл. 2, использована сцепка: =[@[№ План-Заказа]]&» # «&[@Рецептура]&», «&[@[Ед.изм.]]. Для удобства чтения добавлен разделитель # и пробелы (в кавычках).

Журнал план-заказов оптимален для оперативного контроля производства (см. рис. 3). С помощью выключателя «Срочные заказы» визуализированы план-заказы со сроком сдачи сегодня (в нашем примере — 11.06.2019). Это план-заказы № 67–72.

Чтобы вставить выключатель, нужна вкладка Разработчик. Если Разработчика в ленте нет, то выполняют команду: Файл → Параметры → Настройка ленты. В перечне «Основные вкладки» напротив пункта «Разработчик» проставляют галочку.

После появления вкладки Разработчик вставляют флажок оперативной подсветки: вкладка Разработчик → Элементы управления → Вставить → Элементы управления формы → Флажок (рис. 4). Размещают флажок в удобном месте интерфейса. В нашем случае — возле текущей даты (ячейка D1). Задают размеры выключателя и изменяют его название правой кнопкой мыши: Изменить текст → Срочные заказы.

Чтобы флажок включал и выключал визуализацию, его связывают с любой ячейкой на листе. Выбирают в контекстном меню элемента команду Формат объекта, в открывшемся окне задают ячейку (любую) в поле «Связь с ячейкой» — G1.

В связанную ячейку G1 должно выводиться значение ИСТИНА, когда флажок включен (см. рис. 4), или ЛОЖЬ, когда выключен.

Чтобы автоматически выделять цветом всю строку Журнала с нужным план-заказом в зависимости от текущей даты, выделяют столбцы A–I табл. 1 (см. рис. 4) без шапки и задают условное форматирование: вкладка Главная → Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Другие правила. В диалоговом окне «Создание правила форматирования» выбирают пункт «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».

Формулой задают условие: если плановая дата сдачи продукции равна текущей дате, Exсel нужно автоматически выделить ячейки зеленой заливкой (рис. 5). Обратите внимание, что ячейка «Дата сдачи план» закреплена наполовину жестко ($Н4) — столбец зафиксировали, а строка свободна. В ячейке с текущей датой абсолютное закрепление ($D$1).

Далее применительно к нужному диапазону табл. 1 в Диспетчере правил условного форматирования делают клик по пункту «Создать правило». Выбирают тип правила «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек», вводят формулу: =$J$1<>ИСТИНА. Формат не задают и нажимают ОК.

Созданное правило поднимают на первую строку стрелками (если его там нет) и включают напротив него флажок «Остановить, если истина». В результате Диспетчер правил условного форматирования должен выглядеть, как на рис. 6.

Включенный выключатель «Срочные заказы» на рис. 3 показывает, что сегодня (11.06.2019) в 4:00 должны были сдать на склад и отправить покупателям заказы № 68-71 хлебного цеха и заказ № 67 на 10 тортов Пражских кондитерского цеха. Специалист по оперативному контролю выясняет, так ли это на самом деле и выполнены ли в полном объеме плановые заказы.

Выполнение план-заказов важно контролировать по следующим причинам:

недопущение просрочек в поставках заказчикам ввиду высокой конкуренции на рынке и штрафных санкций;
от выполнения плана производства напрямую зависит выполнение плана по выручке. Хлебную продукцию сразу передают в реализацию, она высоколиквидная. По отдельным видам кондитерской продукции компания имеет минимальные складские запасы;
от выполнения план-заказов производства зависит выработка рабочих, невыполнение заказов означает необходимость оплачивать работникам простой;
объем изготовленной продукции свидетельствует о загрузке производственных мощностей и объеме израсходованного сырья;
структура фактически выпущенной продукции ввиду различной рентабельности хлебобулочной и кондитерской продукции влияет на объем заработанной прибыли.

ОПЕРАТИВНЫЕ РЕЕСТРЫ

Подсветка срочных заказов автоматически изменится в соответствии с новой датой, если указать другую дату в ячейке D1 (см. рис. 3). Однако выделения срочных заказов недостаточно, спектр задач экономической службы более широкий.

У экономистов есть возможность оптимизировать оперативный учет и контроль с помощью сводных таблиц. Используя оперативные реестры, они могут дать ответы на вопросы, которые интересуют руководство и смежные службы.

Вопрос № 1

Какую продукцию будут изготавливать цеха предприятия 10.06.2019? Ответ — в табл. 3. Если предприятие небольшое или испытывает дефицит ликвидности, сгруппированный в табл. 3 план запуска продукции поможет выяснить, достаточно ли сырья на складе для производства, и проконтролировать своевременность доставки эксклюзивных ингредиентов (например, семена льна и тмин для хлеба Диетического на 500 буханок). Это позволит принять оперативное решение: закупить сырье у другого поставщика по более высоким ценам, чтобы не терять заказы, или отказаться от выпуска продукции, ускорить доставку сырья другим способом.

Вопрос № 2

Каков объем работ на вторую смену 11.06.2019? Ответ — в табл. 4. Планируется изготовление трех видов тортов. В соответствии с разработанными на предприятии нормативами для выполнения план-заказов № 74–76 в смену нужно пять кондитеров. Согласно графику во вторую смену работают только четыре человека, поэтому дополнительно вызывают работника с выходного.

Вопрос № 3

Каков объем подтвержденных заказов на новую продукцию — торт «Грибная поляна» и хлеб Цельнозерновой? Торт «Грибная поляна»: за период 01.06–15.06.2019 получены заказы на 22 торта (табл. 5). Показатель оценивают исходя из плана вывода новой рецептуры на рынок, доли в объеме продаж компании, отзывов от покупателей. Показатель в 22 единицы признан успешным.

Объем заказов на хлеб Цельнозерновой намного ниже ожидаемого — всего 450 буханок при плане в 1200 (табл. 6). Необходима активизация усилий со стороны торгового отдела.

Чтобы оперативно получать ответы на перечисленные и другие актуальные вопросы, на основе Журнала план-заказов сформирован интерактивный интерфейс (рис. 7). Применены сводные таблицы (вкладка Вставка → Таблицы → Сводная таблица) и срезы. Список полей сводной таблицы (реестров):

названия столбцов — Цех, Дата запуска;
названия строк — «Заказ + Рецептура + Ед. изм.» (вспомогательный столбец табл. 2) и Дата запуска;
значения — объем (натуральные единицы).

После оптимизации учета запуска продукции по план-заказам переходят к оптимизации учета выпуска хлебопекарной и кондитерской продукции.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 7, 2019.

Источник

Здравствуйте, меня зовут Владимир Яицких, занимаюсь тем что помогаю владельцам позаказных производств, у которых беда с соблюдением сроков, из-за чего от них даже уходят клиенты, быстро (за 3-5 недель) внедрить учет.

Внедрял учет на 20+ предприятиях из 18 разных сфер производства, от детских игрушек и мебели до центраторов для нефтебурения и промышленных систем смазки.

В этом кейсе расскажу как мы с владельцем текстильного производства «Формула мод» увеличили выпуск продукции на 30% на тех же ресурсах, без вложений в оборудование и найма новых людей.

Ко мне в ноябре 21го года обратился Сергей — владелец текстильного производства, с запросом:

Владимир, помоги, теряю деньги!

Новые клиенты заказывают у меня 1 раз и уходят, из-за того что мы не выдерживаем обещанные сроки производства и по несколько раз их переносим

Если старые клиенты еще кое-как с этим мирятся, то новые делают следующий заказ у конкурентов.

И как раз после очередного отвала одного крупного заказчика из Казахстана, которого несколько месяцев обхаживали и облизывали, а потом просрочили его заказ, он ко мне и обратился.

Ситуация для меня типичная, 80% производственников, которые ко мне обращаются, у всех одна и та же беда, ударили по рукам и поехали работать.

И вот что мы сделали:

Я приехал на производство и за 2 дня изучил как все работает: какая продукция производится, по каким производственным маршрутам, какими партиями, на каком оборудовании и т.п.
Создал таблицу для сбора первичных данных по продукции (типы продукции, операции и время обработки и т.п.) и показал сотрудникам как ее надо заполнить
Пока они заполняли справочные данные я в течение недели на основе того что увидел на производстве сделал 1ю версию рабочей таблицы для ведения учета по заказам, где можно было увидеть все что в работе и что по каждому заказу сделано, а что не сделано. (Обзор в конце статьи)
В конце второй недели я за 3 часа обучил сотрудников, отвечающих за процесс, работе с новой таблицей учета. И в течение нескольких дней ей начали пользоваться.
Следующие 3 недели я полностью сопровождал заказчика и его сотрудников: отвечал на вопросы и рассказывал как решать возникающие в работе проблемы. Таким образом все сотрудники полностью приняли и стали пользоваться новой системой в повседневной работе и уже не знали как раньше без нее можно было нормально работать.

В результате нашей работы

Сергей в первый же месяц смог сэкономить на зарплате 1 человека, который занимался сбором бумажных отчетов из цеха. Одно только это окупало проект за 2-3 месяца

А через месяц использования новой системы работы они без вложений в оборудование и найма новых рабочих на текущих мощностях увеличили производительность на 30%! Что при их оборотах дало дополнительной прибыли в несколько раз больше стоимости проекта внедрения.

Владельцу стало намного проще, он за 5-10 минут теперь может понять ситуацию на фабрике, даже не приходя на работу. Видит все незавершенное производство и ему не надо ходить по углам, искать куда все запрятали.

И это помогло ему замотивировать работников быстрее выпускать заказы, а не делать кучу работы ради работы. Он смотрит в отчет по незавершенным заказам и говорит: “если в 3 раза сумму заказов в работе не уменьшите — премию не получите в этом месяце”. А потом за несколько дней заказы просто вылетают с производства.

И теперь срок выполнения заказов просчитывается автоматически в зависимости от количества людей в цеху и поэтому заказчику называются адекватные сроки, которые реально соблюсти.

Ну и ежедневный контроль помогает вовремя увидеть возможные просрочки по заказам и поменять приоритеты в работе, чтобы уложиться в срок.

Про просрочки забыли полностью и клиенты после 1го заказа покупают снова и снова.

Прикладываю отзыв Сергея и обзор на созданную для него таблицу учета и планирования

Отзыв Сергея о внедрении учета на его производстве

Обзор таблицы планирования

Источник