Источником данных при слиянии может быть word

Word для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 для Mac Word 2021 Word 2021 для Mac Word 2019 Word 2019 для Mac Word 2016 Word 2016 для Mac Word 2013 Word 2010 Word 2007 Еще…Меньше

Получатели слияния обычно берутся из списка имен и данных в существующем списке, например электронной таблице Excel, или списке контактов Outlook. В качестве существующего списка также может использоваться любая база данных с возможностью подключения. Если у вас еще нет списка, можете создать его в Word в ходе слияния.

Список или база данных называются источником данных для слияния.

Выберите тип списка, который будет использоваться в качестве источника данных.

Новый список

Если у вас еще нет источника данных, выберите пункт Ввести новый список и создайте список в открывшейся форме. Этот список сохранится в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно.

Дополнительные сведения о создании нового списка см. в статье Создание списка слияния с помощью Word.

Существующий список

В качестве существующего списка может использоваться электронная таблица Excel, база данных Access или база данных другого типа. Чтобы использовать его в качестве источника данных, выберите пункт Использовать существующий список.

Важно: Сохраните файл, используемый в качестве источника данных, на локальном компьютере, независимо от его типа. Для слияния не поддерживается сохранение в HTTP-расположении.

  • Электронная таблица Excel    Электронная таблица Excel хорошо подходит в качестве источника данных для слияния, если все данные правильно отформатированы и находятся на одном листе, чтобы приложение Word могло их распознать. Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.

  • База данных Access    С помощью Access можно выбрать данные из любой таблицы или запроса, определенного в базе данных. Дополнительные сведения см. в статье Использование функции слияния для отправки данных Access в Word.

  • Другие файлы баз данных    Чтобы получить доступ к другим источникам данных, запустите мастер подключения к данным.

  1. Чтобы открыть мастер подключения к данным, выберите Рассылки > Выбрать получателей > Использовать существующий список > Создать источник.

    Выбор источника данных для слияния

  2. Выберите тип источника данных, который вы хотите использовать для слияния, и нажмите кнопку Далее.

    Мастер подключения к данным

  3. Чтобы настроить подключение к данным для документа слияния, следуйте инструкциям мастера.

Список контактов Outlook

Вы можете извлечь данные прямо из списка контактов Outlook и поместить их в Word. Чтобы использовать его в качестве источника данных, выберите пункт Выбрать из контактов Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Использование контактов Outlook в качестве источника данных для слияния.

Новый список

Если у вас еще нет источника данных, выберите пункт Создать новый список и создайте его с помощью открывшихся диалоговых окон. Этот список сохраняется в виде файла документа для многократного использования.

Дополнительные сведения о том, как создать новый список, см. в статье Создание списка слияния с помощью Word.

Существующие источники данных

Ниже перечислены несколько источников данных, которые можно использовать для слияния в Word.

  • Электронная таблица Excel

    Электронная таблица Excel хорошо подходит для слияния. Данные должны быть хорошо отформатированы и находиться на одном листе, чтобы приложение Word могло их правильно распознать. Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию.

  • Список контактов Outlook

    Контактные данные можно извлечь из списка контактов Outlook прямо в Word. См. статью Экспорт элементов Outlook.

  • Список контактов Apple

    Контакты Apple можно экспортировать в электронную таблицу Excel и использовать в качестве списка рассылки для слияния.

  • Текстовые файлы

    Можно использовать любой текстовый файл, содержащий поля данных, разделенные знаками табуляции или запятыми, и записи данных, разделенные знаками абзаца.

• Ввести новый список

В диалоговом окне Изменить поля спискаWord автоматически создает поля для некоторых основных сведений, таких как имя, фамилия и адрес. Если вы хотите добавить новое поле, например поле сообщения, сделайте это сейчас, чтобы заполнить его во время ввода записей.

  1. В разделе Новое имя поля введите имя поля, а затем щелкните знак «плюс» (+).

    Совет: Чтобы изменить порядок полей, выберите поле, которое вы хотите переместить, а затем нажимайте стрелки вверх или вниз.

  2. Настроив все поля, нажмите кнопку Создать для создания нового списка.

• Использовать существующий список

  1. Перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие книги выберите нужный лист и выполните одно из следующих действий:

    • Оставьте поле Диапазон ячеек пустым, чтобы использовать весь лист.

      Или

    • Укажите диапазон ячеек с данными, которые вы хотите использовать.

  3. Нажмите кнопку ОК.

• Выбрать из контактов Outlook

  1. Щелкните Отфильтровать получателей, чтобы выбрать нужных получателей.

  2. В диалоговом окне Отбор записей рядом с полем Выводить получателей составных документов по выберите элемент Заполнение записи.

  3. В списке контактов выберите контакты, которые хотите включить в слияние, и нажмите кнопку ОК.

• Контакты Apple

  1. Щелкните Отфильтровать получателей, чтобы выбрать нужных получателей.

  2. В диалоговом окне Отбор записей в разделе Группы контактов Apple выберите нужную группу и нажмите кнопку ОК.

• File Maker Pro

  1. Перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Открыть.

  2. В диалоговом окне Разделители записей заголовка выберите разделители для полей данных и для записей, а затем нажмите кнопку ОК.

Ниже перечислены несколько источников данных, которые можно использовать для слияния в Word.

  • Электронная таблица Excel

    Электронная таблица Excel хорошо подходит для слияния, если все данные находятся на одном листе и отформатированы так, что Word может их правильно прочитать. Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию.

  • Список контактов Outlook

    Сведения о контактах можно извлечь из списка контактов Outlook прямо в Word. См. статью Экспорт элементов Outlook.

  • Список контактов Apple

    Контакты Apple можно экспортировать в электронную таблицу Excel и использовать в качестве списка рассылки для слияния.

  • Текстовые файлы

    Можно использовать любой текстовый файл, содержащий поля данных, разделенные знаками табуляции или запятыми, и записи данных, разделенные знаками абзаца.

Нужна дополнительная помощь?

Содержание

  • Вариант 1: Microsoft Office 2007 – 2021
    • Шаг 1: Подготовка данных таблицы Microsoft Excel
    • Шаг 2: Подготовка шаблона документа Microsoft Word
    • Шаг 3: Добавление поля слияния на страницу
    • Шаг 4: Проверка результатов
    • Шаг 5: Завершение слияния
  • Вариант 2: Microsoft Office 2003
  • Вопросы и ответы

как сделать слияние word и excel

Вариант 1: Microsoft Office 2007 – 2021

Посредством функции слияния в Microsoft Word можно поместить данные, взятые из внешнего файла Excel, в определенные места документа. Это удобно применять для массовой рассылки электронной почты или при печати шаблонных материалов, отличия между которыми всего в нескольких местах. При редактировании исходной таблицы информация на странице документа будет изменяться динамически.

Если целью слияния является перенос данных из Excel в такую же таблицу, только в Microsoft Word, рекомендуем воспользоваться специальной вставкой со связью, что значительно облегчит выполнение поставленной задачи. На нашем сайте в отдельной статье есть подробное описание этой операции.

Подробнее: Как перенести таблицу из Microsoft Excel в Word со связью

как сделать слияние word и excel_01

Важно! Все рассмотренные далее действия будут выполняться на примере программного обеспечения Microsoft Office 2016. По этой причине могут наблюдаться некоторые отличия в интерфейсе в сравнении с другими версиями текстового редактора. Но руководство все равно является актуальными, а серьезные отличия будут помечаться.

Шаг 1: Подготовка данных таблицы Microsoft Excel

Первостепенно необходимо подготовить исходные данные в таблице Microsoft Excel, чтобы их можно было корректно интегрировать в документ Word. Для этого следует избавиться от всех объединенных ячеек, информация должна находиться в каждом столбце отдельно, в противном случае во время слияния будут возникать проблемы. При необходимости обратитесь за помощью к другой нашей статье, в которой подробно описана процедура разъединения ячеек.

Подробнее: Как разъединить ячейки в Microsoft Excel

как сделать слияние word и excel_02

Также рекомендуется озаглавить каждый столбец с данными. Впоследствии это облегчит выполнение некоторых действий при слиянии во время вставки поля на страницу документа. Процедура создания заголовков не требует особых навыков, но при возникновении трудностей можно обратиться к соответствующей статье на нашем сайте, где разобраны все способы выполнения поставленной задачи.

Подробнее: Как сделать заголовок столбцов в Microsoft Excel

как сделать слияние word и excel_03

Если база данных с исходными значениями создается в Microsoft Excel с нуля, рекомендуем воспользоваться «Умной таблицей». Это позволит облегчить соблюдение всех вышеописанных требований. На нашем сайте есть статья, в которой подробно рассматривается использование этой функции табличного редактора.

Подробнее: Как создать умную таблицу в Microsoft Excel

как сделать слияние word и excel_04

Lumpics.ru

По итогу таблица с исходными данными должна соответствовать всего двум требованиям — наличие заголовков каждого столбца и отсутствие объединенных ячеек в рабочем диапазоне. Это не обязательные параметры, произвести слияние возможно и без их соблюдения, но если их выполнить, удастся существенно облегчить выполнение поставленной задачи в будущем.

Шаг 2: Подготовка шаблона документа Microsoft Word

Слияние зачастую выполняется для создания однотипных документов с отличиями в определенных местах. Например, эту функцию удобно использоваться для организации массовой рассылки электронной почты или печати документов. Соответственно, предварительно следует подготовить шаблон в Microsoft Word — часть текста, информация в которой будет оставаться неизменной.

Особых требований к данному этапу выполнения слияния нет, только рекомендации. Для удобства можно подготовить образец документа, содержащий полную информацию, взятую из базы Excel, чтобы он имел законченный вид. После этого достаточно будет удалить персональные данные, а затем можно переходить к следующему шагу этой инструкции. Пример готового шаблона показан на изображении ниже.

как сделать слияние word и excel_05

Примечание! Пунктуационные и орфографические ошибки, которые текстовый редактор выделяет синим и красным цветом, исправлять не нужно. Они исчезнут в будущем автоматически, после того как слияние будет закончено.

Читайте также:
Как убрать красное / синее / зеленое подчеркивание текста в Microsoft Word
Как пропустить все ошибки в документе Microsoft Word

Дополнительно рекомендуется активировать опцию затенения полей, чтобы вставленная посредством слияния информация визуально выделялась в будущем. Это облегчит редактирование документа на завершающих этапах.

  1. Откройте меню «Файл», кликнув по одноименной вкладке в Microsoft Word 2013 – 2021 или нажав по иконке в верхнем левом углу в Microsoft Word 2007 – 2010.
  2. как сделать слияние word и excel_06

  3. На боковой панели слева щелкните по пункту «Параметры», чтобы открыть окно настроек программы.
  4. как сделать слияние word и excel_07

  5. Воспользовавшись навигационной панелью в левой части интерфейса, перейдите в раздел «Дополнительно» и в блоке «Показать содержимое документа» из выпадающего меню «Затенение полей» выберите значение «Всегда». После этого нажмите по кнопке «ОК», чтобы сохранить изменения.
  6. как сделать слияние word и excel_08

    На этом предварительная настройка документов считается завершенной, можно переходить непосредственно к слиянию Microsoft Word и базы данных Excel.

Шаг 3: Добавление поля слияния на страницу

Все инструменты для выполнения слияния находятся на вкладке «Рассылки». На данном этапе выполнения поставленной задачи важны только два блока инструментов — «Начало слияния» и «Составление документа и вставка полей».

как сделать слияние word и excel_09

Процедура слияния подразумевает добавление на страницу документа полей с соответствующей информацией, которая будет браться из заранее подготовленной таблицы Microsoft Excel. Для этого необходимо сделать следующее:

  1. Раскройте выпадающий список «Начать слияние», который находится в блоке «Начало слияния». Затем кликните в нем по предпочитаемому шаблону. В качестве примера будет выбран пункт «Письма», но работа с другими практически ничем не отличается.
    как сделать слияние word и excel_10

    Примечание! Если в выпадающем меню выбрать «Конверты» или «Наклейки», появится дополнительное диалоговое окно, в котором потребуется задать начальные параметры. Каждое действие сопровождается текстовой подсказкой, поэтому проблем возникнуть не должно. В остальном слияние выполняется описанным ниже способом.

  2. как сделать слияние word и excel_11

  3. Раскройте выпадающее меню «Выбрать получателей», которое расположено в том же блоке чуть ниже. В нем нажмите по опции «Использовать существующий список». Это позволит определить в качестве базы данных с исходными значениями заранее созданную таблицу Microsoft Excel.
  4. как сделать слияние word и excel_12

  5. В появившемся окне файлового менеджера перейдите в директорию, где находится таблица с данными, выделите ее щелчком левой кнопки мыши и нажмите «Открыть».
  6. как сделать слияние word и excel_13

  7. Если файл Excel содержит несколько листов с информацией, выберите необходимый и кликните по кнопке «ОК». Обратите также внимание на пункт «Первая строка данных содержит заголовки столбцов», если этот параметр соответствует действительности, установите отметку напротив него.
    как сделать слияние word и excel_14

    Обратите внимание! Если базу данных с исходными значениями необходимо будет сменить в будущем, воспользуйтесь опцией в блоке «Начало слияния», которая называется «Изменить список получателей». При ее вызове откроется файловый менеджер, в котором потребуется выбрать новую таблицу Excel.

  8. как сделать слияние word и excel_15

  9. Установите курсор в то место документа, куда необходимо вставить информацию, взятую из таблицы. Для этого раскройте в блоке «Составление документа и вставка полей» выпадающий список меню «Вставить поле слияния» и выберите нужный столбец данных. В качестве примера будет добавлено поле «Номер».
  10. как сделать слияние word и excel_16

  11. Аналогичным образом добавьте оставшиеся поля, каждый раз устанавливая курсор в нужное место и выбирая из выпадающего списка соответствующий параметр.
  12. как сделать слияние word и excel_17

Примечание! Оставшиеся инструменты в блоке «Составление документа и вставка полей» в практическом применении не нуждаются, они служат для автоматизации некоторых процессов при работе с большим объемом данных. Например, с помощью инструмента «Правила» можно задать некоторые условия вставки определенных полей, а вызвав диалоговое окно «Подбор полей» — заранее настроить дополнительные поля, чтобы быстро вставлять их посредством других опций.

как сделать слияние word и excel_18

Шаг 4: Проверка результатов

После добавления полей слияния на страницу документа информация из таблицы Excel отображаться в них не будет, из-за чего не получится визуально определить корректность подстановочных данных. Для этого необходимо воспользоваться другим инструментом вкладки «Рассылки», который так и называется — «Просмотр результатов».

как сделать слияние word и excel_19

Первостепенно необходимо включить отображение данных в полях. Для этого кликните по кнопке «Просмотреть результаты». На странице документа сразу отобразится информация в соответствующих местах. В правой части блока инструментов «Просмотр результатов» можно воспользоваться стрелками, чтобы ознакомиться с каждым образцом будущих документов. Позволяется даже вручную вводить номер строки Excel, из которой были взяты данные.

как сделать слияние word и excel_20

Если необходимо проверить заполнение полей определенного получателя, следует воспользоваться диалоговым окном «Найти получателя». Кликните по нему и в появившемся меню введите в поле «Найти» информацию из любого столбца таблицы Excel. Затем определите область поиска. Чтобы повысить точность при обработке большого объема данных, установите переключатель в положение «по полю» и из выпадающего списка выберите непосредственно нужное поле. Затем кликните по кнопке «Найти далее».

как сделать слияние word и excel_21

Оставшийся инструмент в блоке «Просмотр результатов» необходим для поиска ошибок, которые могут возникнуть из-за наличия объединенных ячеек в таблице Excel или несоответствия форматирования некоторых полей. Текстовый процессор Word автоматически вычисляет все ошибки и составляет соответствующий отчет. Для этого кликните по кнопке «Поиск ошибок» и в появившемся диалоговом окне определите тип проверки, после чего нажмите по кнопке «ОК».

как сделать слияние word и excel_022

Шаг 5: Завершение слияния

После добавления всех необходимых полей на страницу документа и проверки корректности их отображения можно переходить непосредственно к массовой рассылке или печати. Все необходимые для этого инструменты расположены на вкладке «Рассылки» в блоке «Завершение».

как сделать слияние word и excel_23

Открыв выпадающий список пункта «Найти и объединить», можно увидеть три опции:

  1. «Изменить отдельные документы». Позволяет выбрать один документ для редактирования и дальнейшего применения (печати или рассылки). Для этого необходимо будет в блоке «Просмотр результатов» определить нужного получателя, затем установить отметку на пункте «текущую запись» и кликнуть по кнопке «ОК». Если выбрать несколько документов или все, они сольются воедино.
  2. как сделать слияние word и excel_24

  3. «Печать документов». Открывает подобное диалоговое окно, в котором необходимо выбрать количество записей и нажать по кнопке «ОК». В дальнейшем откроется стандартное окно для печати документов.
    как сделать слияние word и excel_25

    На нашем сайте есть отдельная статья, в которой подробно описан процесс настройки печати. Если выполнение этой процедуры вызывает трудности, ознакомьтесь с изложенным там материалом.

    Подробнее: Как настроить печать документов в Microsoft Word

  4. как сделать слияние word и excel_26

  5. «Отправить электронные сообщения». Предоставляет диалоговое окно для настройки рассылки. Для корректной работы требуется, чтобы в базе данных Excel был отдельный столбец с перечнем адресов электронной почты каждого получателя, иначе этой функцией воспользоваться не получится.
  6. как сделать слияние word и excel_27

Вариант 2: Microsoft Office 2003

В отличие от Microsoft Word 2007 – 2021 в версии 2003 года все ранее описанные действия выполняются иначе. Обусловлено это кардинально отличающимся интерфейсом программы. Но стоит отметить, что этапы выполнения поставленной задачи остаются неизменными. По этой причине ниже будет пропущена часть о подготовке базы данных в таблице Microsoft Excel и создании шаблона в текстовом редакторе. Также описание каждой функции будет кратким, так как полное уже приводилось выше в статье.

Примечание! Microsoft Word 2003 не имеет совместимости с новейшим форматом XSLX, поэтому, чтобы выполнить слияние, базу данных в Excel необходимо сохранять в формате XLS.

В рассматриваемой версии приложения нет привычной панели инструментов, поделенной на отдельные блоки, из-за чего пользоваться функциями слияния неопытному пользователю довольно трудно. По этой причине ниже все действия будут выполняться посредством специального Мастера.

  1. Раскройте меню «Сервис», находящийся в верхней части интерфейса окна, и наведите курсор на пункт «Письма и рассылки», затем кликните по опции «Слияние».
  2. как сделать слияние word и excel_28

  3. В появившейся панели Мастера, расположенной в правой части окна, выберите из списка тип документа и щелкните «Далее. Открытие документа». Как и в примере ранее, сейчас будет выбран шаблон «Письма».
  4. как сделать слияние word и excel_29

  5. Определите документ, на основе которого будет осуществляться рассылка. Если шаблон создавался в текущем, выберите соответствующий пункт и нажмите «Далее. Выбор типа документа».
  6. как сделать слияние word и excel_30

  7. Возьмите в качестве исходного списка получателей заранее созданную таблицу Microsoft Excel. Для этого установите курсор в положение «Использование списка» и кликните по ссылке «Обзор», находящейся чуть ниже.
  8. как сделать слияние word и excel_31

  9. В новом окне файлового менеджера перейдите в директорию с нужным документом, выделите его и щелкните по кнопке «Открыть».
  10. как сделать слияние word и excel_32

  11. По аналогии с ранее рассмотренными версиями текстового процессора выберите лист книги с нужной информацией, установите при необходимости отметку напротив пункта «Первая строка данных содержит заголовки столбцов» и нажмите «ОК».
  12. как сделать слияние word и excel_33

  13. Поставьте отметки напротив тех строк списка, информация из которых необходима для создания слияния. В нижней части этого диалогового окна есть кнопки с дополнительными функциями. Посредством них можно сразу снять или добавить выделения на все пункты, выполнить поиск или замену. После завершения этой процедуры нажмите «ОК».
  14. как сделать слияние word и excel_34

  15. Вернувшись в главное окно текстового редактора, кликните по пункту «Далее. Создание писем», расположенном на панели мастера.
  16. как сделать слияние word и excel_35

  17. Установите курсор на странице документа в то место, куда будет вставлено поле, затем щелкните по строке «Другие элементы».
  18. как сделать слияние word и excel_36

  19. В новом окне поставьте переключатель в положение «Поля базы данных», выделите в списке нужное поле и кликните по кнопке «Вставить». Проследите за тем, чтобы на странице документа появилась соответствующая надпись.
  20. как сделать слияние word и excel_37

  21. Закройте окно, установите курсор в новое положение, а затем снова кликните по пункту «Другие элементы» и вставьте новое поле. Таким образом добавьте все необходимые элементы на страницу. После этого щелкните «Далее. Просмотр писем».
  22. как сделать слияние word и excel_38

  23. Воспользовавшись предложенными инструментами на панели Мастера, просмотрите все экземпляры документов и выявите неточности, впоследствии исправив их. Также с помощью кнопки «Исключить получателя» можно убрать лишние дубликаты. После завершения этой процедуры кликните по пункту «Далее. Завершение слияния».
  24. как сделать слияние word и excel_39

  25. Завершите слияние, нажав по строке «Печать». После этого откроется новое диалоговое окно, в котором останется выбрать количество печатаемых экземпляров. Также можно отдельно изменить часть писем, воспользовавшись соответствующей опцией на панели Мастера.
  26. как сделать слияние word и excel_40

Обратите внимание! В зависимости от выбранного типа создаваемого слияния, который определялся на втором шаге вышепредставленной инструкции, в завершающей части будут предложены разные действия. В данном случае это печать документа, но если было выбрано «Электронное сообщение», предлагалось бы ввести контактную информацию получателей.

Нередко возникают ситуации, когда информацию, приведенную в электронной таблице, нужно использовать для создания договоров, отчетов и других важных документов. Этот нелегкий процесс можно автоматизировать с помощью слияния данных из MS Excel и Word.

Содержание

  1. Что такое слияние Excel и Word?
  2. Как осуществить слияние данных Ворд и Эксель?
  3. Шаг 1. Подготовка данных таблицы Excel (источника данных)
  4. Настройка источника данных
  5. Шаг 2. Подготовка шаблона документа Word
  6. Работа с Мастером слияния Word
  7. Объединение таблицы Ворд и Эксель
  8. Слияние текстов Ворда и Эксель
  9. Выводы

Что такое слияние Excel и Word?

Под слиянием подразумевается перенос данных из электронной таблицы в Word. 

Как осуществить слияние данных Ворд и Эксель?

Слияние данных осуществляется в несколько шагов. Сначала осуществляется подготовка данных таблицы на уровне Эксель, после чего осуществляется перенос информации в Word. 

Есть несколько требований к исходной таблице, которые должны быть соблюдены:

  1. Обязательно, чтобы каждый столбец таблицы, которая переносится в вордовский файл, был озаглавлен. При этом названия должны быть разными, не допускаются повторы. 
  2. Кроме этого, в таблице не должно содержаться ячеек, которые были перед этим соединены. В ином случае при переносе строки могут смещаться, что вызовет много дополнительных сложностей. 

Простыми словами, уже на этапе создания таблицы Эксель она должна быть в таком же формате, как таблица в Ворд.

Шаг 1. Подготовка данных таблицы Excel (источника данных)

Итак, давайте немного разберемся с тем, как подготовить таблицу. Желательно переконвертировать диапазон в формат умной таблицы с помощью комбинации клавиш Ctrl + T. После этого нужно непосредственно осуществить настройку и подготовку данных. 

Настройка источника данных

После создания умной таблицы ее нужно настроить. Это можно сделать стандартными средствами Эксель. В конечном итоге, она должна иметь такой вид.

Слияние данных MS Word и MS Excel

1

Главное правило подготовки источника данных – проверка соблюдения описанных выше требований и адаптацию таблицы под них. Это делается вручную, путем разъединения ячеек и добавления заголовков к колонкам.

Шаг 2. Подготовка шаблона документа Word

В рамках этого шага нужно создать вордовский документ, в который будут заноситься данные из экселевской таблицы. Предположим, нам нужно сделать рассылку, в которую вставлять подходящие данные. Соответственно, на этапе подготовки шаблона документа Word нужно написать письмо, в котором есть общие строки для всех данных.

Допустим, нам нужно отправить письмо тем клиентам, у которых клубная карта прекращает свое действие в течение ближайшего месяца. В этом случае текст будет аналогичным за тем лишь исключением, что номер клубной карты, срок окончания ее действия будут отличаться. В этом случае можно воспользоваться слиянием, и данные будут импортироваться в соответствующие места из документа Excel.

На скриншоте ниже эта информация отображается сними цветом.

Слияние данных MS Word и MS Excel

2

Настоятельно рекомендуется, чтобы работа была более удобной, установить параметр «Затенение полей» на значение «Всегда». Так будет значительно проще различать, какие данные были вставлены автоматически, а какие уже были в шаблоне. Просто соответствующие места будут выделены серым цветом. Естественно, это выделение не сохраняется при печати, данные выглядят так, как будто письмо набиралось вручную.

Работа с Мастером слияния Word

Наиболее удобно использовать мастер влияния, чтобы перенести часть данных из Эксель в Ворд. Для этого открываем наш шаблон в Word, после чего нажимаем кнопку «Начать слияние», которая находится на вкладке «Рассылки» (все это касается версий Office, начиная с 2007).

Далее нужно выбрать пункт «Пошаговый мастер слияния».

Слияние данных MS Word и MS Excel

3

Если же используется старая версия Microsoft Office, то эта функция все равно есть, но чтобы получить к ней доступ, нужно воспользоваться такими пунктами меню: Сервис – Письма и рассылки – Слияние. Также можно вывести соответствующую кнопку на панель инструментов, чтобы сделать работу более комфортной. 

Важно особенно акцентировать внимание на то, что в шаблоне, который был создан на предыдущем этапе, должен содержаться общий текст. То есть, даже слово «Уважаемый» нужно написать без окончания – «Уважаем». Далее оно будет вставлено автоматически. 

А теперь опишем на практике, как мастер слияния используется:

  1. Сначала выбирается тип документа. Это могут быть как электронные, так и обычные письма. Также возможен выбор ряда других типов документов.
    Слияние данных MS Word и MS Excel
    4
  2. Далее надо выбрать тот документ, который будет использоваться для рассылки писем (или того, что вы выбрали на предыдущем этапе). Это может быть как текущий документ, так и находящийся в другом файле. Также можно выбрать пункт «Шаблон». В двух последних случаях будет предложено выбрать файл, в который будут автоматически вставляться данные из Эксель таблицы. В нашем примере мы выберем пункт «Существующий документ».
    Слияние данных MS Word и MS Excel
    5
  3. Выбор получателей. В случае с нами в качестве получателей будет использоваться список контактов из Эксель таблицы. Соответственно, нас интересует пункт «Использование списка». А непосредственно выбрать тот список, который будет использоваться в качестве источника данных, можно с помощью кнопки «Обзор», которая располагается немного ниже.
    Слияние данных MS Word и MS Excel
    6
  4. Далее нужно выбрать файл с источником данных. После того, как он будет выбран, появится диалог, в котором будет та же таблица, которая у нас есть в экселевском документе. Далее нужно выбрать те записи, которые нас интересуют в конкретный момент времени. Если все, то достаточно просто нажать клавишу ОК. Если появляется такая необходимость, можно осуществить сортировку перечня, фильтрование соответствующих данных или же воспользоваться соответствующими командами, чтобы их найти. Конечно, в Excel встроенный фильтр значительно функциональнее, но в целом, можно отсеять ряд данных, основываясь на текстовых или числовых значениях. Также, с помощью галочек можно выбирать те записи, которые будут использоваться при ручной рассылке.
    В нашем случае в качестве поля, по которому осуществляется фильтрация, выступает поле «Рассылка». В качестве критерия используется значение «да» (в нашей таблице это значение появляется, если в текущем месяце срок действия клубной карты подходит к концу).
    Слияние данных MS Word и MS Excel
    7
  5. Теперь нужно приступить к этапу вставки соответствующих полей в подходящие места. Но перед этим не стоит забывать ставить курсор туда, куда нужно. Если же вы забыли, мастер закрывать не придется все равно. В таком случае можно просто перенести поле в то место, которое нужно, уже после вставки поля. В нашем случае курсор был поставлен возле восклицательного знака после части слова «Уважаем». Поскольку нам нужны отдельные поля, то необходимо выбрать пункт «Другие элементы».
    Слияние данных MS Word и MS Excel
    8
  6. После того, как нами было выбрано подходящее поле (в нашем случае это имя), нужно подтвердить свои действия путем нажатия кнопки «Вставить». Аналогичную операцию нужно провернуть и со всеми другими полями. То есть, если нам нужно вставить отчество, то нужно нажать по соответствующему полю в списке и нажать ту же кнопку, чтобы его вставить в документ.
    Слияние данных MS Word и MS Excel
    9


    После этого закрываем окно и добавляем пробелы между вставленными словами. Если перед этим вы выставили опцию «Затенение полей» в положение «Всегда», то надписи будут отображаться на сером фоне. Аналогичные действия нужно проделать и со следующим полем с номером клубной карты.
    Сначала ставится курсор после значка №, после чего открываем «Другие элементы», предварительно выполнив описанные выше действия, после чего выбирается поле с номером клубной карты. Далее осуществляется нажатие по кнопке «Вставить». И то же самое со сроком действия карты. 

  7. Последний этап – вставка окончания слова «Уважаем» в зависимости от того, какого пола человек. Для этого при слиянии используется специальное поле, «Правила». Есть несколько его разновидностей, но нас интересует вид «IF…THEN…ELSE». Найти ее можно на вкладке «Рассылки». Но в старых версиях офисного пакета она также находилась на панели инструментов, как показано на скриншоте.
    Слияние данных MS Word и MS Excel
    10
  8. После этого задаем параметры в появившемся окошке. Сначала выбирается поле, которое используется для проверки на предмет соблюдения определенного условия, после чего выставляется логический оператор (в нашем случае равно), а потом уже значение, на соответствие которому нужно проверять это поле. Затем нужно добавить текст, который нужно вставлять, если значение оказывается правильным и тот, который добавляется в случае возвращения результата «ЛОЖЬ». И после нажатия на кнопку ОК получаем такой текст.
    Слияние данных MS Word и MS Excel
    11

А вот пример заполнения полей, который был в нашем случае.

Слияние данных MS Word и MS Excel

12

На следующем этапе нужно получившиеся в результате слияния документы пересмотреть. Для этого в окне есть кнопки навигации, нажимая которые можно проверить, все ли правильно сделано. Также с помощью специальных флажков можно отобразить лишь некоторых получаете. 

После осуществления этих действий оказывается, что некоторые данные перенеслись неправильно.

Слияние данных MS Word и MS Excel

13
Слияние данных MS Word и MS Excel
14

Были убраны нули в начале номера. Вместо того, чтобы отобразить номер 001768 в результате получилось просто 1768. Та же история и с датами, где месяц число были поменяны местами. Аналогичные проблемы могут случиться с любыми другими форматами: десятичными числами, деньгами и так далее. Просто форматирование, которое было в таблице Эксель, не сохраняется при слиянии. Но решение этой проблемы есть.

Для начала надо понять, что каждая дата, время и так далее имеет свой код, который можно просмотреть и откорректировать. ЧТобы это сделать, нужно кликнуть по соответствующему полю правой кнопкой мыши, после чего нажать на «Коды/Значения полей».

В случае с номером клубной карты результат будет такой.

(MERGEFIELD «M__клубной_карты» }

Мы не будем вносить никаких коррективов в код, обойдемся только добавлением формата.

Если вы хоть чуть-чуть пробовали разные форматы в Эксель, то у вас не должно возникнуть никаких проблем с его добавлением. ЧТобы число сделать шестизначным, то нужно в формате поставить шесть нулей. Получится следующий код. 

{ MERGEFIELD «M__клубной_карты»  #  «000000»  }.

После этого делаем правый клик мышью по соответствующему полю и нажимаем «Обновить поле». После этого проблема должна решиться автоматически. 

Код даты вводится так:

{ MERGEFIELD «дата_окончания_действия_карты»  @  «DD.MM.YYYY»  }

Теперь все правильно.

На финальном этапе осталось только вручную отредактировать некоторые письма, если там возникают ошибки, которые невозможно исправить автоматически. После этого их можно сохранить на компьютере или сразу распечатать.

Объединение таблицы Ворд и Эксель

Давайте представим ситуацию, что нам нужно сделать в вордовском документе таблицу, чтобы часть данных была из Excel. При этом важно сделать так, чтобы после вычислений в Экселе данные в Ворде автоматически обновлялись. 

Чтобы это сделать, нужно сначала сделать таблицу в Эксель, после чего этот диапазон выделить и скопировать.

После этого нужно воспользоваться функцией «Специальная вставка» Word, которую можно найти в меню «Вставка» и там выбирается опция с листом Майкрософт Эксель.

Чтобы связать таблицы, нужно воспользоваться одноименной функцией. 

Слияние текстов Ворда и Эксель

Представим такую задачу: у нас есть Эксель таблица, в которой перечислены люди (их фамилии, имена, отчества), а также их контактные телефоны. Также есть документ Ворд, в котором нужно заполнить пробелы соответствующими именами и номерами телефонов. 

Чтобы это сделать, нужно открыть меню «Сервис – Слияние», потом выбрать источник данных и выбрать пункт «Добавить поле слияния». После этого соответствующие поля вставляются в подходящих местах. После нажатия кнопки «Объединить» действие можно считать выполненным. 

Выводы

Таким образом, слияние данных Ворда и Эксель позволяет сделать работу более удобной. Это значительно упрощает жизнь в ситуациях, когда есть большое количество данных (например, анкетных), и на их основе нужно создать большое количество документов по шаблону.

Как видим, профессиональное владение офисным пакетом включает не только умение создавать электронные таблицы или текстовые документы, но и осуществлять обмен информацией между двумя приложениями. 

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

МЕНЮ САЙТА

  • 1
  • 2
  • 3

КАТЕГОРИИ РАЗДЕЛА

ОПРОСЫ


Слияние данных MS Excel и MS Word

Часто данные электронной таблицы требуется использовать при составлении различных документов: отчетов, писем, договоров и т.д. В этом случае удобно использовать слияние данных MS Excel и MS Word.

Процедура слияния состоит из нескольких этапов.

1 этап. Подготовка данных электронной таблицы

Таблица, предназначенная для слияния, должна удовлетворять некоторым требованиям:

  • в таблице не должно быть объединенных ячеек. Вернее сказать так: ЕСЛИ в таблице есть объединённые ячейки, то надо быть готовым к тому, что при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы. В общем, объединённые ячейки — это зло :)
  • все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии. Если в таблице отсутствует первая строка с названиями столбцов, то её заменит первая строка данных, а значит, она в рассылке участвовать не будет.

В качестве примера возьмем таблицу с перечнем клиентов фитнес клуба «Экселент»

2 этап. Подготовка шаблона документа Word

На этом этапе в текстовом редакторе Word формируется документ, в который в дальнейшем будут внедряться данные электронной таблицы. Текст этого документа представляет собой общую для всех рассылок часть.

Предположим всем клиентам, у которых срок действия клубной карты истекает в следующем месяце, планируется разослать письма с уведомлением.

Текст письма будет одинаковым за исключением обращения, номера клубной карты и даты окончания её действия. Эти данные будут импортироваться из таблицы Excel (выделено синим)

Таким образом, на этом этапе в документе Word печатается общий для всех писем текст.

Для более удобной дальнейшей работы при слиянии рекомендуется установить параметр Затенение полей в положение Всегда, чтобы отличать вставленные поля слияния от обычного текста. Если этот параметр включен, поля отображаются на сером фоне. На печать этот фон, естественно, не выводится.

3 этап. Работа Мастера слияния MS Word

Открываем файл письма в MS Word.

Проще всего осуществить слияние данных, следуя указаниям Мастера слияния. В версиях после Word2003 Мастер слияния запускается с помощью кнопки Начать слияние на вкладке Рассылки

В версиях до Word2007 следует выполнить команду меню Сервис — Письма и рассылки — Слияние. Кроме того, для более удобной работы версиях до Word2007 можно вывести панель инструментов Слияние

Ещё раз обращаю внимание, что в бланке письма содержится только общий для всех писем текст, поэтому обращение выглядит как Уважаем!, а номер карты и дата пропущены.

Работа Мастера слияния включает 6 шагов.

1 шаг: выбираем тип документа для рассылки, в нашем случае это Письма
2 шаг: выбираем документ, на основе которого будут создаваться рассылки, им может быть открытый текущий документ, шаблон или существующий документ. При выборе варианта Шаблон или Существующий документ появляется возможность указать нужный файл в Проводнике. Мы выбираем Текущий документ

3 шаг: выбираем получателей. В нашем случае источником данных будет таблица Excel, значит отмечаем вариант Использование списка. Затем с помощью кнопки Обзор… выбираем нужный файл в Проводнике
После выбора файла раскрывается диалоговое окно с выбранной таблицей. Если нам нужны все записи, то сразу нажимаем ОК. При необходимости можно список отсортировать, отфильтровать нужные записи, либо найти их с помощью соответствующих команд. Возможности фильтрации и поиска здесь, конечно, намного беднее, чем в Excel, но сделать простейшую выборку по текстовым или числовым значениям можно. Кроме того, возможно выбрать записи для рассылки вручную с помощью флажков :)

В нашем случае требуется установить фильтр по полю Рассылка по значению «да» (значение «да» появляется в таблице, если срок действия клубной карты истекает в следующем месяце). Фильтр можно установить, щёлкнув мышкой по названию поля и выбрав «да», либо воспользовавшись ссылкой Фильтр в этом же диалоговом окне

4 шаг: вставляем нужные поля в документ. Прежде, чем выбрать один из предложенных Мастером вариантов работы, следует установить курсор в тексте туда, куда Вы хотите вставить данные. Если Вы забыли это сделать, тоже ничего страшного, поля можно вставить в любое место документа, а затем перенести. В нашем случае ставим курсор после слова «Уважаем» перед восклицательным знаком. Так как нам нужны отдельные поля, выбираем Другие элементы…
Раскрывается диалоговое окно для выбора полей слияния.

Выбираем поле Имя, нажимаем Вставить, то же самое для поля Отчество. Закрываем окно Вставка полей слияния и добавляем пробелы между вставленными полями. Если параметр Затенение полей установлен в положение Всегда, то вставленные поля будут отчетливо видны на сером фоне. Устанавливаем курсор после №, снова нажимаем ссылку Другие элементы…, выбираем № клубной картыВставить. Аналогично вставляем поле Дата окончания действия карты

Кроме указанных выше полей требуется вставить окончание обращения ый(ая), которое зависит от значения поля Пол. Для этого воспользуемся  специальным полем, позволяющим вставлять одно из двух значений в зависимости от данных. Поставим курсор сразу после слова «Уважаем», нажмём кнопку Правила на вкладке Рассылки и выберем вариант IF…THEN…ELSE. В версиях до Word2007 аналогичная кнопка называется Добавить поле Word и находится на панели инструментов Слияние

В раскрывшемся диалоговом окне зададим параметры

После нажатия ОК, получим результат

5 шаг: просматриваем получившиеся письма, используя кнопки навигации. На этом шаге также можно изменить список получателей, применив фильтр или убрав флажки. Так как мы применили фильтр ранее, получателей осталось 3.
Присмотревшись повнимательней к полученному результату, видим, что он не вполне соответствует нашим ожиданиям

Номер клубной карты вместо 001768 отображается как 1768, а дата и вовсе не по-нашему: сначала месяц, а потом день, хотя в таблице Excel всё было в порядке. Такие же неприятности могут возникнуть при импорте ячеек с десятичными числами, денежным форматом и т.д. Вывод неутешительный: при слиянии форматирование чисел и дат не сохраняется. Но выход есть!

Поля документа Word, в которые вставляются наши данные, представляют собой код, который, во-первых, можно посмотреть, а во-вторых, изменить. Чтобы увидеть код поля, например, с номером клубной карты, следует кликнуть по нему правой кнопкой мыши (ПКМ) и выбрать команду Коды/Значения полей.
Получим следующее 

{ MERGEFIELD «M__клубной_карты» }
Сам код изменять мы не будем, а вот формат допишем. Принцип добавления формата будет понятен любому, кто хоть немного знаком с созданием пользовательского формата в Excel. Чтобы число всегда состояло из шести цифр, формат должен состоять из шести нулей:
{ MERGEFIELD «M__клубной_карты»  #  «000000»  }. Теперь снова ПКМ по полю — Обновить поле, и видим число в нужном формате.

Аналогично поступаем с датой 
{ MERGEFIELD «дата_окончания_действия_карты»  @ 
«
DD.MM.YYYY»  }


И получаем окончательный вариант


Подробнее о кодах полей Word можно прочитать в справочной системе Word или на официальном сайте Microsoft

6 шаг: выбираем вариант Изменить часть писем… и просматриваем получившийся документ, при необходимости его можно отредактировать, сохранить как отдельный файл или отправить на печать

       

*если в файле с базой клиентов при открытии в Excel2003 вместо формул будут отображаться ошибки #ИМЯ!, подключите надстройку Пакет анализа (Сервис — Надстройки)

  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5

Категория: Интеграция Excel с другими приложениями | Добавил: Pelena (22.11.2012)

Просмотров: 315648 | Комментарии: 63
| Теги: рассылки, Слияние данных
| Рейтинг: 4.7/15

Всего комментариев: 61 1 2 3 »

Порядок вывода комментариев:

   Никак не найду в 2003 офисе в указанном месте функцию «Пакет анализа». Может как то по другому называется?

0
 

   Ага, сделал, спасибо! Просто там есть и «надстройка» и «настройки» ;)

Еще вот проблема: все вставки получаются одни и те же, т.е. делаю, например, первую вставку с данными «имя», потом делаю вставку с данными «фамилия», при этом, первая вставка из имени автоматом превращается в фамилию. И так постоянно, каждая новая вставка меняет все предыдущие на однотипную — последнюю. Вроде всяко перепробовал, но ничего не выходит.

Еще не нашел где активировать «затенение полей»

   Спасибо большое за статью! Благодаря вам сэкономила несколько часов лишней работы! :)

0
 


   Хороший вопрос.
В этом случае структура поля будет примерно следующей:
{ = { MERGEFIELD «имя_вашего_поля» } *100 # «0%» }
Причем вторые фигурные скобки надо будет поставить через Ctrl+F9. Подробнее: выделяем { MERGEFIELD «имя_вашего_поля» }, нажимаем Ctrl+F9, затем внутри внешних фигурных скобок дописываем недостающие символы, не забывая в начале =

12   
Prickly  
(23.12.2014 08:58)
[
Материал]

   Т.е. имеется ввиду в одном и том же документе Word создать 100 шаблонов письма и вставить туда по одной строке из Excel?

0
 


   Здравствуйте. Зачем все просматривать? Если выборку делать не надо, то и просматривать незачем, просто в Мастере жмите Далее

14   
Prickly  
(23.12.2014 09:31)
[
Материал]

   Pelena,
дело в том, что я хочу, чтобы все строки по своим письмам сохранились в одном и том же документе, получается 100 писем.
Но когда я вставляю у меня вставляется только одно значение, а остальные могу видеть только через кнопки просмотреть следующее или предыдущее, а я хочу чтобы 1 строка сохранилась в первом шаблоне, а остальные снизу в таких же шаблонах.

0
 


   Похоже, Вы работу Мастера не завершили. Должен получиться один документ, в котором 100 листов. Если не разберётесь, задайте вопрос на форуме, приложив пример файла

16   
Prickly  
(23.12.2014 09:45)
[
Материал]

   Может вы поможете?
Я дошел до последнего шага в примере. Изменить части писем и Печать. Где завершается работа Мастера?

0
 


   Правильно, сколько страниц в документе получилось? Теперь можете Мастер закрыть, а с документом работать, как обычно, сохранить, редактировать и т.д. Не пойму, что Вас смущает? Если Вы хотите, чтобы на листе было несколько шаблонов, то на первом шаге Мастера выберите Наклейки, а не Письма

18   
Prickly  
(23.12.2014 11:26)
[
Материал]

   Pelena,
Мой шаблон такой, что на одном листе 2 шаблона. Получается мне нужно 50 страниц в документе Word. 1 строка = 1 шаблон.
Сделал накрейки, но все равно не получается ((((

0
 


   Не видя файла, больше ничего сказать не могу. Добро пожаловать на форум

   Получилось ))))))))))))) Урээ!!
Елена,
а теперь не подскажите, как это можно автоматизировать?


   со вставкой даты возникли проблемы.
вставляется дата в формате число: 41997
применение формата @ «DD.MM.YYYY» не помогло :(

0
 


   Без файла трудно что либо сказать, задайте вопрос на форуме, приложив файлы-примеры


   к сожалению на работе политика ИБ не даёт загружать файлы на данный ресурс :(
я почитал help по ссылке на сайте Майкрософт, не получается.
вот в фигурных скобках код поля: MERGEFIELD «F21» @ «dd.MM.yyyy»
F21 — это ссылка на колонку в таблице Excel, данные в формате «дата».

0
 


   Пришлите кусок файла Excel и документ мне на почту, она есть на Глваной странице сайта в контактах

1-25 26-50 51-61

Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.

[

Регистрация

|

Вход

]

Как часто вам приходится готовить рассылки однотипных писем, например, приглашений или поздравлений? И насколько они бывают массовыми? От ответа на эти вопросы зависит степень вашей заинтересованности в данной статье.

Автор показывает, как можно, напечатав одно-единственное письмо, при помощи стандартной функции программы MS Word продублировать его с индивидуальными данными каждого получателя; как автоматически сформировать почтовые конверты для этой рассылки; как организовать рассылку по электронной почте.

Текстовый процессор Microsoft Word обладает достаточно большим набором функций, которые позволяют не только быстро, красиво и удобно оформлять документы и текстовые материалы, но также автоматизировать отдельные процессы, например, печать поздравлений и почтовых конвертов при массовой рассылке.

Однако большинство пользователей персональных компьютеров даже не подозревает о некоторых весьма полезных функциях Word`а. Чтобы восполнить этот пробел, мы решили посвятить данную статью функции «Слияние».

Назначение функции «Слияние»

Функция «Слияние» предназначена для того, чтобы за максимально короткий срок подготовить документы или иные материалы, отличающиеся друг от друга несколькими реквизитами или фразами. Как это можно применить на практике, спросите вы?

Пример 1

Вы хотите подготовить письма-поздравления и отправить их почтой всем своим клиентам. Как привило, письма будут иметь одинаковый текст. Но их вежливее сделать именными, т.е. обращаться в каждом из них к конкретному человеку. Если подходить к созданию поздравлений индивидуально (каждое письмо редактировать, изменяя адресную часть, а потом распечатывать его), то при большом количестве писем-поздравлений такая работа может занять несколько часов или даже целый день. А на подписание конвертов или их печать уйдет еще больше времени, чем на подготовку самих поздравлений.

Именно для решения таких задач удобнее всего будет использовать функцию «Слияние». Вам достаточно будет создать одно поздравление, содержащее типовой текст для всех экземпляров, и всего лишь один конверт с обратным адресом вашей компании. А затем добавить для изменяющейся информации специальные поля-заполнители, в которые в процессе слияния будет подставляться уникальная для каждого экземпляра информация.

Функция «Слияние» в программе MS Word позволит вам, во-первых, сэкономить драгоценное время, а во-вторых, избавиться от рутинных операций по редактированию каждого экземпляра письма. Ведь недаром говорят: «Лень – двигатель прогресса!»

Итак, функцию «Слияние» можно использовать для подготовки:

  • поздравлений и приглашений, писем с иным содержанием;
  • почтовых конвертов;
  • электронных сообщений;
  • этикеток, наклеек и т.д.

Принципы работы функции «Слияние»

Сначала мы рассмотрим основные принципы работы этой функции, а затем подробно и на примерах разберемся, как подготовить письма-поздравления, заполнить для них почтовые конверты, а также сделать рассылку поздравлений по электронной почте.

В процессе слияния участвуют три элемента:

  1. Основной документ, который содержит постоянную информацию и поля-заполнители. В процессе слияния именно в поля-заполнители подставляются уникальные данные каждого документа или материала. Основной документ готовится в текстовом процессоре MS Word.
  2. Файл данных или источник данных, содержащий уникальные для каждого документа сведения, – они и будут подставляться в основной документ в процессе слияния. В качестве источника данных могут использоваться следующие типы файлов:

    • лист или определенный диапазон ячеек в файле формата XLS, подготовленного в табличном процессоре MS Excel;
    • файл текстового процессора MS Word в формате DOC, состоящий из одной таблицы;
    • таблица или запрос, являющиеся частью файла базы данных в формате MDB и подготовленные в MS Access;
    • текстовый файл формата TXT со столбцами, разделенными запятыми или знаками табуляции, и рядами, разделенными абзацами;
    • список контактов MS Outlook, книга электронных адресов MS Outlook Express или MS Exchange;
    • файл формата HTML, состоящий из одной таблицы.
  3. Конечный набор документов, которые автоматически создаются в процессе слияния основного документа с источником данных.

Поэтому вначале необходимо подготовить основной документ и источник данных, а затем уже осуществить их слияние.

При работе с функцией «слияние» можно использовать:

  • специальную область задачи или
  • панель инструментов «Слияние».

Чтобы открыть область задач (см. Рисунок 1), необходимо в строке меню выбрать команду «Сервис», далее – «Письма и рассылки», а затем «Слияние».

Рисунок 1. Область задач «Слияние»

Условные обозначения:

  1. строка меню;
  2. команда «Слияние»;
  3. область задач.

Перед вами появится область задач, которая содержит пошаговые инструкции по выполнению процедуры слияния. С помощью кнопок «Далее» и «Назад», расположенных в ее нижней части, осуществляется переход к следующему шагу или возврат к предыдущему.

Также слияние можно производить с помощью панели инструментов «Слияние». При этом необходимо отметить, что данная панель инструментов имеет некоторые дополнительные возможности, которые отсутствуют в области задач. Поэтому мы рассмотрим более подробно функцию «Слияние», реализуемую именно с применением панели инструментов «Слияние» (см. Рисунок 2).

Рисунок 2. Панель инструментов «Слияние»

Условные обозначения:

  1. пиктограмма «Выбрать тип документа»;
  2. пиктограмма «Открыть источник данных»;
  3. пиктограмма «Адреса слияния», используемая для выбора и сортировки записей источника данных;
  4. пиктограмма «Блок адреса», позволяющая добавить в основной документ поле-заполнитель «AddressBlock» и выбрать для него формат;
  5. пиктограмма «Строка приветствия», позволяющая добавить в основной документ поле-заполнитель «GreetingLine»;
  6. пиктограмма «Вставить поля слияния»1;
  7. меню «Добавить поле Word», использующееся для вставки специальных полей;
  8. пиктограмма «Поля/данные», позволяющая выводить на экран поля слияния или результаты слияния;
  9. пиктограмма «Затенение полей», позволяющая в общем тексте выделить поля слияния;
  10. пиктограмма «Сопоставление полей», позволяющая вручную выбрать данные для определенного поля слияния;
  11. пиктограмма «Размножить наклейки»;
  12. пиктограммы «Первая запись», «Предыдущая запись», «Перейти к записи», «Следующая запись», «Последняя запись» (позволяют найти конкретный готовый документ. Другой способ сделать это – ввести его номер);
  13. пиктограмма «Найти запись», открывающая диалоговое окно «Найти запись» для поиска готовых документов с конкретными данными;
  14. пиктограмма «Поиск ошибок», позволяющая получить отчет об ошибках;
  15. пиктограмма «Слияние в новый документ» (используется для создания нового полного документа, содержащего все только что созданные готовые документы, по одному готовому документу на страницу или раздел);
  16. пиктограмма «Слияние при печати»;
  17. пиктограмма «Слияние по электронной почте» (позволяет отправить готовые электронные сообщения. Для использования данной пиктограммы файл данных должен содержать столбец со списком адресов электронной почты каждого получателя);
  18. пиктограмма «Слияние при отправке по факсу» (данная пиктограмма будет активна только в том случае, если на компьютере установлены программное обеспечение для факса и факс-модем. При этом файл данных должен содержать столбец, в котором указан номер факса каждого получателя).

Панель инструментов «Слияние» можно разместить в пиктографическом меню MS Word несколькими способами:

  1. В строке меню выбрать команду «Сервис», далее – «Письма и рассылки», а затем – «Показать панель инструментов слияния» (см. Рисунок 1).
  2. В строке меню выбрать команду «Вид», далее – «Панели инструментов» и затем – «Слияние».

Создание поздравления

Теперь перейдем к подробному описанию самого процесса. В качестве примера выберем создание поздравлений с Международным женским днем и почтовых конвертов к ним.

Подготовка источника данных

Начнем работу с подготовки файла данных (или источника данных) для слияния.

Как было отмечено выше, в качестве источника данных могут выступать различные типы файлов. В…

Каждый день в своей работе мы сталкивается с трудоёмкой работой (обычно мы называем это «рутиной»), а временные ресурсы ограничены. В статье рассматривается возможность практического применения простого и эффективного инструмента, с помощью которого удалось в какой-то степени автоматизировать рутинную работу, что позволило освободить время для других задач.

С чего всё началось…

Нашей команде предстояло за определенное время организовать проверку отклонений в несколько десятков тысяч записей, т.е. подтвердить либо опровергнуть факты нарушений. Для чего предстояло направить соответствующий запрос сотрудникам различных подразделений организации. Далее, обработать полученные комментарии, проанализировать информацию и сформировать необходимые выводы.

В ходе работы аудиторы столкнулись с существующими ограничениями, такими как ограниченный ресурс времени, отсутствие автоматизированных скриптов, наличие ограничений в части информационной безопасности компании, время ответа пояснений от получателя запроса.

Каким образом, учитывая большой объем информации, за короткий промежуток времени успеть направить запросы и при этом избежать излишних трудозатрат?

На ответ меня подтолкнул прошлый опыт работы, когда совместно с коллегами, при отправке почтовых уведомлений клиентам, мы применили инструмент «Слияние» из приложения MS Word.

Здесь важно отметить какие преимущества может получить пользователь:

  • индивидуальная и персональная рассылка информации конкретному получателю по списку;
  • сокращение временных потерь на отправку сообщений каждому получателю;
  • быстрое по времени изменение шаблона и возможность хранить в виде отдельного документа;
  • возможность один и тот же список рассылки использовать многократно для одной или нескольких невзаимосвязанных задач;
  • достаточно обладать обычными навыками при работе с приложениями MS Word и MS Excel;
  • сокращение времени на обработку ответов.

Итак, каким образом работает инструмент «Слияние» документов?

Для создания итогового (серийного) письма, как правило, создают два файла (база данных и текстовый документ в MS Word):

  • База данных необходима для обработки и хранения данных. Однако, здесь нужно учитывать, что существуют ограничения. Необходимо помнить и учитывать, что все СУБД имеют функциональные ограничения, в т.ч. MS Excel. Например, по количеству столбцов и строк.
  • Текстовый документ в MS Word представляет собой шаблон документа и содержит неизменные формулировки запроса и места (поля), в которые при слиянии итогового письма подгружается уникальная информация из нашей базы данных.

Далее следует процесс объединения (слияния): включение полей значения из столбцов заданного диапазона записей (строки) в базе данных (список рассылки) в шаблон текстового документа. Получаем в зависимости от выбранного типа документа один из вариантов:

  • добавление заполненного шаблона в конец результирующего документа (единый файл, где персональное письмо на отдельном листе);
  • распечатка сообщений и отправка через почту;
  • отправка эл.сообщения на e-mail получателя.

Рассмотрим процесс работы инструмента «Слияние» на примере отправки электронного сообщения на e-mail получателя.

  1. В качестве базы воспользовались готовыми выгрузками в формате MS Excel с уже обработанными и структурированными данными. Выбрали поля, которые необходимо включить в текст шаблона документа (сообщения). Далее в разрезе каждого работника, упорядочили информацию по отклонениям и электронным адресам (e-mail). Дополнительно проверили информацию по каждой записи, которые исправили вручную. Особое внимание уделили наличию эл.адресов, чтобы все получатели по списку получили сообщении с запросом.
  2. Для подготовки шаблона воспользовались мастером слияния из меню «Рассылки» → «Начать слияние» → «Пошаговый мастер слияния», который состоит из 6 шагов.

Шаг 1. Выбрали тип документа: «Электронное сообщение».

Шаг 2. Определи основу для создания сообщения: «Текущий документ».

Шаг 3. Подключили базу данных: Выбор получателей → «Использование списка» → «Обзор».

После открытия источника данных в окне «Получатели слияния», провели сортировку, фильтрацию, отдельный отбор записей и прочие действия («Уточнить список получателей»).

Шаг 4. Чтобы добавить сведения о получателях в сообщение, выделили место в шаблоне, а затем щёлкнули ссылку «Другие элементы». По завершении выбора вставки нужных полей, мы получаем объединенный текст из текстового шаблона и базы данных. Изменение полей слияния осуществляли через меню «Рассылки» → «Вставить поле слияния».

При подготовке серийного письма мы не использовали «Правила» из меню «Рассылки». Использование, правил придаёт сообщению более индивидуальный, персональный вид, например, вставка окончания слов при обращении к получателю в зависимости от его пола.

Шаг 5. Ещё раз проверили полученный результат. Внесли корректировки (формат текста, добавили/удалили получателей, актуальность информация из базы данных). Используя, кнопки со стрелками, проверили текст сообщений.

Шаг 6. Мы помним, что у нас выбран тип серийного письма — «Электронное сообщение». Поэтому при завершении слияния, оставалось указать тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец из базы данных, содержащий адреса электронной почты для рассылки. После подтверждения, все созданные персональные сообщения успешно доставлены получателям согласно списку рассылки.

Перед отправкой сообщений советую вам заранее проверять внешний вид итогового документа. Отправьте себе первую или несколько записей из базы данных. Для чего, в базе данных поменяйте в нескольких записях e-mail получателя, например, на свой. По необходимости откорректируйте текст, формат и другие элементы, повторите отправку. После успешного тестирования шаблона, восстановите исходные данные.

Возможен другой вариант. Например, через команду «Файл → Автономный режим» или через отключение сетевого подключения к вашему компьютеру.

Таким образом, пример показывает, что использование инструмента «Слияние» позволяет пользователю, при незначительных временных затратах на подготовку данных и документа, исключить из процесса часть рутинной работы, особенно когда присутствуют ограничения по ресурсам при обработке большого объема информации.

Это легко, просто и под силу любому. Главное, не бояться пробовать, экспериментировать, постоянно находиться в процессе поиска простых решений.

Желаю удачи и благодарю за внимание, заинтересованность в получении и применении новых знаний, навыков.

Слияние Word и Excel.

​Смотрите также​​*​Поля документа Word,​ вставлять одно из​ из предложенных Мастером​ Проводнике. Мы выбираем​​ поля отображаются на​ ​ это зло :)​ ​нажмите кнопку​​Откройте Word и выберите​ Word. Чтобы сохранить​Примечания:​ книги в txt​ из Excel в​ привыкли читать. Но​Теперь в этом списке​
​ читайте в статье​Слияние Excel​
​если в файле с​ в которые вставляются​ двух значений в​ вариантов работы, следует​Текущий документ​ сером фоне. На​
​все столбцы должны иметь​ОК​Файл​
​ числовые данные, которые​ ​ или CSV-файла. Мастер​
​ Word» тут.​ есть выход.​
​ нужно установить галочки​ «Фирменный бланк. Колонтитулы​– это когда​ базой клиентов при​ наши данные, представляют​ зависимости от данных.​ установить курсор в​3 шаг:​ печать этот фон,​
​ уникальные названия, которые​.​
​>​ вы отформатировали как​Доступны форматы​
​ импорта текста поможет​Как изменить в​
​Нажимаем правой мышкой​ напротив тех людей,​ в Word» здесь.​ данные из таблицы​ открытии в Excel2003​ собой код, который,​ Поставим курсор сразу​
​ тексте туда, куда​выбираем получателей. В​ естественно, не выводится.​ будут использоваться при​Выполните слияние для создания​
​Параметры​​ процентные или денежные​​Общий​ выполнить действия для​ Excel формат значения​ на дату в​ которым будем рассылать​3.​ Excel переносятся в​ вместо формул будут​ во-первых, можно посмотреть,​ после слова «Уважаем»,​ Вы хотите вставить​ нашем случае источником​3 этап. Работа Мастера​ слиянии. Если в​
​ писем, сообщений электронной​>​ значения, при слиянии,​,​ получения данных из​ ячейки (не формат​ нашем письме и​
​ это письмо с​
​Слияние Excel и Word​ любой документ, бланк,​
​ отображаться ошибки #ИМЯ!,​ а во-вторых, изменить.​ нажмём кнопку​
​ данные. Если Вы​
​ данных будет таблица​ слияния MS Word​ таблице отсутствует первая​ почты, наклеек или​Дополнительно​ следуйте инструкциям в​Текстовый​ файла в Excel​ ячейки), чтобы работала​ выбираем из контекстного​ напоминанием оплаты. Если​
​- переносим нужные​ таблицу в Word.​
​ подключите надстройку Пакет​
​ Чтобы увидеть код​Правила​ забыли это сделать,​ Excel, значит отмечаем​Открываем файл письма в​ строка с названиями​​ конвертов.​.​ разделе «Шаг 2.​и​​ txt или CSV-файла.​ сортировка дат, т.д.,​ меню функцию «Коды/Значения​ список большой, то​ данные из таблицы​Слияние​ анализа (Сервис —​ поля, например, с​на вкладке​ тоже ничего страшного,​ вариант​ MS Word.Проще всего​
​ столбцов, то её​Совет:​На вкладке​ Слияние с помощью​
​Дата​
​Откройте Excel.​ читайте в статье​ полей». Вместо даты​ можно воспользоваться фильтром.​ Excel в бланк​Excel и​ Надстройки)​ номером клубной карты,​Рассылки​ поля можно вставить​Использование списка​​ осуществить слияние данных,​ заменит первая строка​ Можно сделать так, чтобы​Общие​ DDE».​. Каждый раз, когда​На вкладке «​ «Проеобразовать текст в​ образовалось такое поле.​ Поставили в таблице​ Word. Для этого​Word​shuvalov​ следует кликнуть по​
​и выберем вариант​ в любое место​​. Затем с помощью​ следуя указаниям Мастера​ данных, а значит,​
​ при каждом открытии​
​установите флажок​Excel источника данных, который​ вы применяете формат​данные​ дату Excel».​Код менять не будем,​​ галочки у нужных​
Слияние Word и Excel.​ воспользуемся мастером слияния​пригодится при заполнении​: Добрый день!​ нему правой кнопкой​
​IF…THEN…ELSE​ документа, а затем​ кнопки​ слияния. В версиях​ она в рассылке​ файла данных в​Подтверждать преобразование формата файла​​ будет использоваться для​ данных к столбцу,​» выберите​Примечание:​​ но допишем формат​ фамилий, все проверили,​ в Word. В​ отчетов, писем, рассылок,​Помогите неучу решить​​ мыши (ПКМ) и​. В версиях до​ перенести. В нашем​Обзор…​ после Word2003 Мастер​ участвовать не будет.​ Word не выводились​ при открытии​ списка рассылки в​ в его заголовке​Из текста или CSV-ФАЙЛ​
​Мы стараемся как​ даты внутри фигурных​ нажимаем «ОК».​
​ Word, где заготовка​
​ уведомлений, договоров, т.д.​ данную задачку…​ выбрать команду​
​ Word2007 аналогичная кнопка​ случае ставим курсор​выбираем нужный файл​ слияния запускается с​В качестве примера​
​ запросы. После подключения​.​ слиянии Word убедитесь,​ отображается имя формата.​.​ можно оперативнее обеспечивать​ скобок.​
​Нажимаем кнопку «Далее.​ нашего бланка на​ Например, данные отчета​Необходимо создать таблицу​Коды/Значения полей​
​ называется​ после слова «Уважаем»​ в Проводнике​ помощью кнопки​ возьмем таблицу с​ к списку рассылки​
​Нажмите кнопку​ что правильно отформатировать​Столбец, содержащий числовые данные,​Выберите файл txt или​ вас актуальными справочными​Нажимаем снова правой кнопкой​ Создание письма» в​ закладке «Рассылки» в​

excel-office.ru

Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word

​ из таблицы Excel​​ в Word так,​.​Добавить поле Word​ перед восклицательным знаком.​После выбора файла раскрывается​Начать слияние​ перечнем клиентов фитнес​ выберите​ОК​ столбцы числовые данные.​ например процентные или​ CSV-файла и нажмите​ материалами на вашем​ на этот код​ диалоговом окне мастера​ разделе «Начать слияние»​ в форму бланка​ чтобы часть этой​Получим следующее {​и находится на​ Так как нам​

​ диалоговое окно с​на вкладке​ клуба «Экселент»​Файл​.​ Форматирование столбцов с​ денежные значения, можно​ кнопку​ языке. Эта страница​ и выбираем функцию​ слияний.​ нажимаем кнопку «Начать​ отчета в Word.​ таблицы была сделана​ MERGEFIELD «M__клубной_карты» }​ панели инструментов​ нужны отдельные поля,​ выбранной таблицей. Если​Рассылки​2 этап. Подготовка шаблона​

Шаг 1. Настройка и подготовка источника данных в Excel

​>​На вкладке​ числами, например, в​ отформатировать только после​Импорт​ переведена автоматически, поэтому​ «Обновить поле». Получилось​Четвертый этап.​ слияние». Из списка​Как заполнить бланк в​ в Excel. Так​Сам код изменять​

  1. ​Слияние​

  2. ​ выбираем​​ нам нужны все​​В версиях до Word2007​​ документа Word​​Параметры​

  3. ​рассылки​ соответствии с определенной​ импорта файла. См.​​.​​ ее текст может​

  4. ​ так.​​Теперь будем расставлять​​ выбираем функцию «Пошаговый​​ Word.​​ же необходимо чтобы​​ мы не будем,​​В раскрывшемся диалоговом​

    Получение внешних данных из текста, мастер импорта текста, шаг 1 из 3

  5. ​Другие элементы…​​ записи, то сразу​​ следует выполнить команду​​На этом этапе в​​>​выберите​​ категории, например денежных​​ раздел «Форматирование числовых​

  6. ​В​​ содержать неточности и​​Если в письме, документе​ в нашем шаблоне​ мастер слияния».​В нашем примере,​​ производились вычисления. И​​ а вот формат​

    Параметры разделителей выделены в мастере импорта текста.

    ​ окне зададим параметры​​Раскрывается диалоговое окно для​​ нажимаем ОК. При​​ меню​ текстовом редакторе Word​Дополнительно​Начать слияние​

  7. ​ единиц.​​ данных в Excel»​​мастере импорта текста​ грамматические ошибки. Для​ нужно написать номер,​​ бланка нужные слова​​Справа экрана появится окно​​ мы рассмотрим, как​​ необходимо чтобы эти​

    В мастере импорта текста выделен параметр

    ​ допишем. Принцип добавления​​После нажатия ОК,​

    • ​ выбора полей слияния.​​ необходимости можно список​​Сервис — Письма и​​ формируется документ, в​​. В разделе​​>​​Откройте источник данных Excel.​ ниже.​в области​ нас важно, чтобы​ чтобы перед цифрами​

    • ​ в нужных местах​ мастера слияния. Остается​ написать уведомление клиентам,​ таблицы (в Word​ формата будет понятен​ получим результат​Выбираем поле​ отсортировать, отфильтровать нужные​

  8. ​ рассылки — Слияние.​ который в дальнейшем​Общие​Мастер слияния шаг за​Выберите столбец, который вы​

  9. ​При необходимости повторите действие​​Формат исходных данных​​ эта статья была​

  10. ​ были нули, то​​ документа. Ставим курсор​​ выполнять все, что​ список которых у​​ и в Excel)​​ любому, кто хоть​5 шаг:​​Имя​​ записи, либо найти​

    В диалоговом окне

    ​Кроме того, для​​ будут внедряться данные​​снимите флажок​​ шагом​ хотите отформатировать.​ 7, выбрав столбец,​выберите​

  11. ​ вам полезна. Просим​ код допишем так.​ перед восклицательным знаком​

​ он нам скажет.​ нас в таблице​

​ были каким то​ немного знаком с​просматриваем получившиеся письма,​, нажимаем​ их с помощью​ более удобной работы​ электронной таблицы. Текст​Подтверждать преобразование формата файла​.​На вкладке​ который вы хотите​С разделителями​ вас уделить пару​ #‘’000000» – сколько​ – здесь мы​ Всего нужно сделать​

​ Excel.​ образом связаны, т.е.​ созданием пользовательского формата​ используя кнопки навигации.​Вставить​ соответствующих команд. Возможности​ версиях до Word2007​ этого документа представляет​ при открытии​На панели​Главная​

  1. ​ изменить, и нужный​

  2. ​.​ секунд и сообщить,​

  3. ​ цифр в номере,​​ напишем фамилию. В​​ шесть легких этапов​​1. Таблица Excel​​ при изменениях в​ в Excel. Чтобы​​ На этом шаге​​, то же самое​ фильтрации и поиска​

    На вкладке

  4. ​ можно вывести панель​ собой общую для​

  5. ​.​​слияния​​в группе​

Шаг 2. Слияние с помощью динамический обмен данными (DDE)

​ формат данных.​При необходимости установите флажок​ помогла ли она​ включая нули впереди​ диалоговом окне «Создание​ действий.​ с данными должна​ одной из таблиц..​ число всегда состояло​ также можно изменить​ для поля​ здесь, конечно, намного​ инструментов Слияние​

Формат данных Excel в сравнении с полем слияния при использовании DDE и без него

​ всех рассылок часть.​​Часто данные электронной​в разделе​Число​Нажмите кнопку​Мои данные содержат заголовки​ вам, с помощью​

  1. ​ нули, столько нулей​​ письма» нажимаем кнопку​​Первый этап.​​ соответствовать некоторым правилам.​​ происходили изменения в​​ из шести цифр,​​ список получателей, применив​

  2. ​Отчество​​ беднее, чем в​​Ещё раз обращаю​​Предположим всем клиентам,​ таблицы требуется использовать​​Выбор получателей​

    Параметр ''Подтверждать преобразование формата файла при открытии''

  3. ​в щелкните стрелку​​Готово​​над областью​

  4. ​ кнопок внизу страницы.​​ и ставить в​​ «Другие элементы».​​Выберем «Тип документа»​​Таблица Excel должна​​ другой таблице. Пример​ формат должен состоять​​ фильтр или убрав​

    В Word на вкладке

  5. ​. Закрываем окно​​ Excel, но сделать​​ внимание, что в​​ у которых срок​​ при составлении различных​​выберите пункт​​ раскрывающегося списка​

    При выборе мастера слияния в группе

  6. ​.​​Предварительный просмотр файла​​ Для удобства также​​ коде.​​В появившемся диалоговом окне​ — «Письма».​

  7. ​ иметь шапку таблицы​​ прилагается.​​ из шести нулей:​​ флажки. Так как​​Вставка полей слияния​​ простейшую выборку по​ бланке письма содержится​ действия клубной карты​​ документов: отчетов, писем,​​использовать существующий список​​Числовой формат​

    Диалоговое окно ''Преобразование источника данных''

  8. ​В диалоговом окне​​, а затем нажмите​​ приводим ссылку на​​Нажимаем кнопку в​​ из списка выбираем​​Нажимаем внизу этого диалогового​​ (название столбцов).​

    Диалоговое окно Microsoft Excel в Word

  9. ​blackarrow​​{ MERGEFIELD «M__клубной_карты»​​ мы применили фильтр​​и добавляем пробелы​​ текстовым или числовым​

    Диалоговое окно

  10. ​ только общий для​ истекает в следующем​ договоров и т.д.​.​

​(Общий) и выберите​​Импорт данных​ кнопку​ оригинал (на английском​ мастере слияния «Далее.​ слово «Фамилия». Нажимаем​ окна кнопку «Далее.​Не должно быть​​: 1. делаете таблицу​​ # «000000» }.​​ ранее, получателей осталось​​ между вставленными полями.​​ значениям можно. Кроме​​ всех писем текст,​​ месяце, планируется разослать​​ В этом случае​​В разделе​ нужное значение.​​примите значение по​

support.office.com

Слияние данных MS Excel и MS Word

​Далее​ языке) .​ Завершение слияния».​ кнопку «Вставить». Нажимаем​ Открытие документа».​ одинаковых названий столбцов.​ в экселе​ Теперь снова ПКМ​ 3.​
​ Если параметр​ того, возможно выбрать​
​ поэтому обращение выглядит​ письма с уведомлением.Текст​​ удобно использовать слияние​Использовать существующий список​При необходимости повторите шаги​

  • ​ умолчанию (​.​Основные шаг в процесс​Шестой этап.​ кнопку «ОК». Делаем​Второй этап.​В таблице не​2. выделяете и​ по полю —​Присмотревшись повнимательней к полученному​Затенение полей​ записи для рассылки​ как​ письма будет одинаковым​ данных MS Excel​нажмите кнопку​
  • ​ 2 и 3.​имеющийся лист​В разделе​ слияния Word настройке​Здесь можно выбрать разные​ один пробел. Снова​В диалоговом окне​ должно быть объединенных​ копируете в буфер​ Обновить поле, и​ результату, видим, что​

​установлен в положение​ вручную с помощью​Уважаем!​ за исключением обращения,​

​ и MS Word.​Обзор​​После завершения нажмите кнопку​), а затем нажмите​Разделители​ и подготовка источника​ функции. «Печать» -​ нажимаем на кнопку​ «Выбор документа» ставим​ ячеек, чтобы в​ ваш диапазон​
​ видим число в​ он не вполне​Всегда​ флажков :)​, а номер карты​ номера клубной карты​Процедура слияния состоит​и откройте отформатированную​Сохранить​ кнопку​установите нужный флажок​ данных. Можно использовать​ распечатать письма.​ «Другие элементы», выбираем​

​ – «Текущий документ».​ документе Word не​3. идете в​ нужном формате.​ соответствует нашим ожиданиям​
​, то вставленные поля​В нашем случае​ и дата пропущены.​ и даты окончания​​ из нескольких этапов.​​ электронную таблицу.​​.​​ОК​ (например, «знак табуляции»​ существующий источник данных​Или «Изменить часть​ слово – «Имя»,​ Т.к. мы открыли​ было смещения строк.​ ворд, ставите курсор​
​Аналогично поступаем с​Номер клубной карты​​ будут отчетливо видны​ требуется установить фильтр​Работа Мастера слияния включает​ её действия. Эти​1 этап. Подготовка данных​В диалоговом окне​При наличии источника данных​.​​ или «запятая») и​​ Excel или разработать​​ писем». Можно сохранить​ ​ нажимаем «Вставить», «ОК».​ мастер слияния на​ Как сделать таблицу,​​ в нужном месте​ датой { MERGEFIELD​​ вместо​ на сером фоне.​ по полю​ 6 шагов.​ данные будут импортироваться​
​ электронной таблицы​Преобразование источника данных​ Excel, содержащий числа,​Внимание:​ нажмите кнопку​ новое, импортировав файл​ письма. Все, документ​​ После слова «Уважаем»​​ странице Word, на​ смотрите в статье​​ и делаете следующее​ «дата_окончания_действия_карты» @ «DD.MM.YYYY»​

​001768​​ Устанавливаем курсор после​Рассылка​1 шаг:​​ из таблицы Excel​
​Таблица, предназначенная для слияния,​​установите флажок​ отформатированный как денежных​ В диалоговом окне​Далее​ данных с разделителями-запятыми​ готов. Закрыть окно​ ставим слово «Пол».Так​​ которой написали шаблон​​ «Как сделать таблицу​​ — вставка ->​​ }​отображается как​ №, снова нажимаем​​по значению «да»​
​выбираем тип документа​​ (выделено синим)​ должна удовлетворять некоторым​Показать все​ значений и процентов,​Импорт данных​​.​​ (.csv) или табуляцией​ мастера слияния крестиком.​​ помечаем все места​​ бланка. И хотим​ в Excel» тут.​
​ специальная вставка ->​И получаем окончательный​1768​ ссылку​ (значение «да» появляется​ для рассылки, в​Таким образом, на​ требованиям:​и выберите​ некоторые числовых данных​указывается адрес выбранной​Совет:​ (.txt). После того,​На каждом этапе​ нужными словами.​ заполнить данными этот​Например, у нас​ лист майкрософт эксел​ вариант​, а дата и​Другие элементы…​ в таблице, если​
​ нашем случае это​ этом этапе в​в таблице не должно​​Пункт листы MS Excel​​ могут не хранить​ ячейки. Данные импортируются,​ В области​ как вы настроили​ можно вернуться к​У нас получилась такая​ бланк – текущий​ такая таблица.​здесь в окне​Подробнее о кодах​ вовсе не по-нашему:​, выбираем​ срок действия клубной​
​Письма​​ документе Word печатается​ быть объединенных ячеек.​ с помощью DDE​ форматирования во время​ начиная с этой​Образец разбора данных​ и подготовка источника​ предыдущему этапу, можно​ заготовка документа.​ документ.​В столбце «Пол» пишем​ спецвставки есть две​ полей Word можно​ сначала месяц, а​№ клубной карты​ карты истекает в​2 шаг:​ общий для всех​ Вернее сказать так:​ (*.xls)​ слияния. Вы получите​​ ячейки.​
​вы можете увидеть,​ данных, можно выполнить​

​ выбрать другой список.​​Нажимаем кнопку в окне​​Нажимаем кнопку «Далее. Выбор​​ окончание мужское или​​ опции — собственно​ прочитать в справочной​​ потом день, хотя​​-​​ следующем месяце). Фильтр​​выбираем документ, на​ писем текст.​ ЕСЛИ в таблице​​>​​ результатов слияния, после​​Добавив данные, сохраните источник​​ как результаты будут​ слияние с помощью​ Например, в процессе​ мастера слияния «Далее.​ получателей».​ женское слова «Уважаемый».​​ «вставить» и связать,​​ системе Word или​​ в таблице Excel​​Вставить​​ можно установить, щёлкнув​​ основе которого будут​​Для более удобной​
​ есть объединённые ячейки,​ОК​ чего можно сохранять​​ с новым именем​​ выглядеть в виде​ динамический обмен данными​​ работы, мы изменили​​ Просмотр писем».​Третий этап.​2. Бланк в​ если «вставили» тогда​ на официальном сайте​ всё было в​. Аналогично вставляем поле​ мышкой по названию​​ создаваться рассылки, им​​ дальнейшей работы при​​ то надо быть​​.​​ формат числовых данных​​ файла.​ таблицы.​ (DDE) с помощью​​ список.​​Пятый этап.​У нас уже​​ Word.​

​ потом, в ворде,​ Microsoft​

​ порядке. Такие же​Дата окончания действия карты​
​ поля и выбрав​​ может быть открытый​ слиянии рекомендуется установить​ готовым к тому,​В диалоговом окне​ в Excel с​Форматирование числовых данных в​В области​ пошагового мастера слияния​Подробнее о функции​Просматриваем, как получились​
​ есть список получателей​Это заготовка бланка -​ при двойном клике​6 шаг:​

​ неприятности могут возникнуть​Кроме указанных выше​​ «да», либо воспользовавшись​​ текущий документ, шаблон​​ параметр​​ что при экспорте​Microsoft Excel​ помощью DDE.​ Excel​Образец разбора данных​ или с помощью​ слияния читайте в​ письма. Нажимаем на​ этого послания в​ одинаковый текст для​ на таблице вокруг​выбираем вариант​ при импорте ячеек​ полей требуется вставить​ ссылкой Фильтр в​ или существующий документ.​
​Затенение полей​ объединение будет отменено,​выберите​Примечание:​Отформатируйте все числовые данные,​выберите столбец, содержащий​ метода процесса слияния​ статье «Распечатать много​ стрелку в диалоговом​ таблице Excel, п.э.​ всех клиентов, без​ нее будет формироваться​Изменить часть писем…​​ с десятичными числами,​​ окончание обращения​
​ этом же диалоговом​ При выборе варианта​
​в положение​ и соответственно образуются​Весь лист​ Если вы решили не​ например процентные или​ почтовые индексы, а​ вручную.​ писем с разными​ окне у слова​ выбираем – «Использование​ имен, без окончаний​ зона с экселевскими​и просматриваем получившийся​
​ денежным форматом и​ый(ая)​ окне​Шаблон​Всегда​ лишние пустые строки​и нажмите кнопку​
​ использовать DDE, выполните​ денежные значения, в​ затем в списке​Если вы не используете​
​ именами в Word».​ «Получатель: 1», перелистываем​

​ списка».​ слова «Уважаемый», п.ч.​ инструментами и доступом​ документ, при необходимости​ т.д. Вывод неутешительный:​, которое зависит от​
​4 шаг:​​или​​, чтобы отличать вставленные​​ и/или столбцы, что​ОК​ инструкции в статье​ новых и существующих​Формат данных столбца​ Excel существующего источника​

​Как ещё можно​​ письма.​А чтобы найти нашу​ клиенты есть и​ ко всем возможностям.​ его можно отредактировать,​ при слиянии форматирование​ значения поля​вставляем нужные поля​

excelworld.ru

Объединение таблицы Word и Excel

​Существующий документ​​ поля слияния от​
​ может нарушить структуру​.​
​ Использование слияния для​ источниках данных Excel,​выберите​ данных для слияния,​ использовать функцию слияния,​Получилось так.​ таблицу, нажимаем кнопку​ мужчины, и женщины.​ поэкспериментируете — разберетесь​ сохранить как отдельный​ чисел и дат​Пол​ в документ. Прежде,​появляется возможность указать​ обычного текста. Если​ таблицы. В общем,​В диалоговом окне​

​ массовой рассылки сообщений​​ которые предполагается использовать​Текстовый​
​ можно использовать список​ смотрите в статье​Упс, а дата написана​
​ «Обзор». Вот наш​Как сделать фирменный​shuvalov​ файл или отправить​ не сохраняется. Но​. Для этого воспользуемся​ чем выбрать один​
​ нужный файл в​ этот параметр включен,​ объединённые ячейки -​Получатели слияния​ электронной почты.​ при слиянии в​.​ контактов или адресной​ «Как перенести таблицу​ не как мы​ список.​ бланк в Word,​: Спасибо….​

​ на печать​​ выход есть!​

CyberForum.ru

​ специальным полем, позволяющим​

7
Лекция №8

Слияние документов.

Слияние
применяется, когда нужно создать набор
документов, к примеру, наклейки с адресами
или письма на бланках, которые рассылаются
большому числу заказчиков. Каждое письмо
или наклейка содержат как общие, так и
индивидуальные сведения. Например, в
письме должно быть обращение к заказчику
по фамилии. Индивидуальные сведения
для каждого письма или наклейки поступают
из источника данных.

Процесс
слияния состоит из нескольких общих
действий.

  1. Настройка
    основного документа. Основной документ
    содержит текст и графику, которые
    являются общими для всех версий
    составного документа, например, обратный
    адрес или приветствие на бланке письма.

  2. Подключение
    документа к источнику данных.
    Источником данных является файл,
    содержащий сведения, которые должны
    вставляться в документ, например,
    фамилии и адреса получателей письма.

  3. Уточнение
    списка получателей или элементов.
    Приложение Microsoft Office Word создает копию
    основного документа для каждого элемента
    или записи файла данных.

  4. Добавление
    в документ текстовых заполнителей
    (полей слияния) При слиянии поля
    слияния заполняются данными из файла
    данных.

  5. Предварительный
    просмотр и завершение слияния Перед
    тем как печатать весь комплект копий
    документа, каждую из копий можно
    предварительно просмотреть.

Для
слияния с почтой используются команды
вкладки Рассылки.

Слияние
можно также выполнить с помощью области
задач Слияние,
которая позволяет шаг за шагом осуществить
весь процесс. Чтобы воспользоваться
областью задач, в группе Начать
слияние

на вкладке Рассылки
выберите пункт Начать
слияние
,
а затем пункт Пошаговый
мастер слияния
.

Настройка основного документа

  1. Запустите
    приложение Word.

По
умолчанию открывается пустой документ.
Пусть он остается открытым. Если его
закрыть, команды, которые нужно будет
выполнить на следующем шаге, окажутся
недоступными.

  1. На
    вкладке Почта
    в группе Слияние
    выберите команду Начать
    слияние
    .

  1. Щелкните
    тип документа, который нужно создать.

Можно,
например, создать следующие типы
документов.

  • Комплект
    конвертов
      
    Обратные адреса на всех конвертах
    одинаковы, однако адрес получателя в
    каждом случае является уникальным.
    Выберите пункт Конверты
    и на вкладке Параметры
    конверта

    диалогового окна Параметры
    конверта

    укажите свои предпочтения относительно
    размера конверта и форматирования
    текста.

  • Комплект
    наклеек с адресами
      На
    каждой наклейке приводятся фамилия и
    адрес, которые являются уникальными.
    Выберите пункт наклейки
    и в диалоговом окне Параметры
    наклейки

    укажите нужный тип наклейки.

  • Комплект
    документов на бланке или сообщений
    электронной почты
      
    Основное содержимое всех писем или
    сообщений является одинаковым, но
    каждое из них содержит сведения,
    предназначенные для определенного
    получателя, например, фамилию, адрес
    или какую-либо другую информацию. Чтобы
    создать документы этих типов, выберите
    письма
    или электронные
    письма
    .

  • Каталог
    или папка
      Для
    каждого элемента отображаются сведения
    одного и того же типа, например имя или
    описание, однако для каждого элемента
    они уникальны. Щелкните каталог,
    чтобы создать документ такого типа.

Возобновление
слияния

Если
необходимо прервать работу по слиянию,
основной документ можно сохранить, а
слияние возобновить позже. Приложение
Microsoft Office Word сохраняет источник данных
и данные поля. Если использовалась
область задач Слияние,
Word вернется к тому ее месту, где нужно
возобновить слияние.

  1. При
    готовности возобновить слияние откройте
    документ.

Word
запросит подтверждение на открытие
документа, который запустит команду
SQL.

  1. Поскольку
    этот документ подключен к источнику
    данных, нажмите кнопку Да.
    Появится текст документа вместе со
    всеми вставленными полями.

  2. Перейдите
    на вкладку Рассылки
    и возобновите свою работу.

Подключение
документа к источнику данных

Чтобы
выполнить слияние данных в основном
документе, необходимо подключить этот
документ к источнику данных или файлу
данных.

Выбор
файла данных

  1. На
    вкладке Почта
    в группе Слияние
    выберите команду Выбрать
    получателей
    .

  1. Выполните
    следующие действия.

Откройте
документ приложения Microsoft Word. Этот
документ должен содержать одну таблицу.
Первая строка таблицы должна содержать
заголовки, а остальные строки — записи,
которые должны быть включены в составной
документ. В качестве источника данных
можно также использовать источник
данных заголовка (Источник
данных заголовка. Документ, содержащий
строку заголовка (или запись), которая
используется для объединения указанного
источника данных с основным документом
слияния.).

Уточнение
списка получателей или элементов

При
подключении к определенному файлу
данных, возможно, не требуется переносить
данные всех записей файла данных в
основной документ.

Чтобы
ограничить список получателей или
использовать подмножество элементов
файла данных, выполните следующие
действия.

  1. На
    вкладке Почта
    в группе Слияние
    выберите команду Изменить
    список
    .

  1. В
    диалоговом окне Адресаты
    слияния

    выполните одно из следующих действий.

Выделение
отдельных записей
  Этот
метод наиболее полезен, если список
короткий. Установите флажки напротив
тех получателей, которые должны быть
включены в список, и снимите флажки
напротив тех получателей, которые должны
быть исключены из списка.

Если
известно, что в составной документ нужно
включить лишь несколько записей, можно
снять флажок в строке заголовка, а затем
выделить только нужные записи. Аналогично,
если нужно включить в документ большую
часть списка, установите флажок в строке
заголовка, а затем снимите флажки с тех
записей, которые не нужно включать.

Сортировка
записей
  
Щелкните заголовок столбца элемента,
по которому требуется выполнить
сортировку. Список отсортируется в
алфавитном порядке по возрастанию (от
A до Я).

Фильтрация
записей
  Эта
функция полезна, если список содержит
записи, которые не требуется видеть или
включать их в составной документ.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #

Использование функции слияния в Word для создания и печати стандартных писем, в которых используются данные с листа Excel

Аннотация

В этой статье рассказывается о том, как создавать и печатать стандартные письма, в которых используются данные с листа Excel с помощью функции слияния в Word.

При использовании функции слияния в Word происходит объединение основного документа со списком получателей, в результате чего создается комплект выходных документов.

В основном документе содержится текст, являющийся одинаковым для всех выходных документов. В документе может содержаться бланк, текст и инструкции в полях слияния для вставки текста (такого как имена и адреса получателей) для отдельных выходных документов.

Список получателей является базой данных с данными для объединения в выходных документах. Например, список получателей может быть представлен в виде файла базы данных Microsoft Access или листа Excel.

Эта база данных обычно представляет собой список имен, адресов, номеров телефонов и личной информации других категорий.

Результатом слияния являются выходные документы. Текст всех выходных документов может быть одинаковым, но возможно форматирование отдельных документов.

Шаг 1. Настройка файла данных Excel

До запуска мастера слияния почты необходимо убедиться, что книга Excel структурирована соответствующим образом. Обратите внимание на следующие требования для таблицы данных.

В первой строке должны содержаться имена полей для каждого столбца, например: «Должность», «Приветствие», «Имя», «Отчество», «Фамилия», «Адрес 1» и «Адрес 2».

Все имена полей должны быть уникальными.

В каждой строке должны содержаться сведения об определенном элементе. Например, в списке рассылки в каждой строке может содержаться информация о конкретном получателе.

В таблице не должно быть пустых строк.

Создайте файл данных Excel и упорядочите его с помощью полей, которые необходимо использовать для письма, как показано в следующем примере файла данных.

Сохраните и закройте файл данных Excel после его создания.

Дополнительные сведения о создании списка адресов для слияния см. в следующей статье базы знаний Майкрософт:

294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

Шаг 2. Настройка основного документа

В Microsoft Office Word 2003 или более ранней версии программы Word наведите указатель на пункт Письма и рассылки в меню Сервис, затем щелкните Мастер слияния.

В Microsoft Office Word 2007 щелкните Начать слияние в группе Начать слияние на вкладке Рассылки, а затем щелкните Пошаговый мастер слияния.

В списке Выбор типа документа выберите Письма.

Активный документ становится основным документом. Основной документ содержит текст и графические элементы, которые будут одинаковыми для всех версий объединенного документа. Например, обратный адрес и приветствие в стандартном письме будут одинаковыми для всех версий.

Нажмите кнопку Далее. Открытие документа.

Выполните одно из следующих действий.

Начать с документа, который отображается в окне в настоящий момент. Для этого щелкните Использовать текущий документ.

После этого можно будет ввести письмо в окне документа или подождать, пока мастер не предложит сделать это.

Начать с шаблона. Для этого выполните следующие действия.

Щелкните Шаблон.

Щелкните Выбор шаблона.

На вкладке Слияние выберите шаблон, который требуется использовать в диалоговом окне Выбор шаблона, а затем нажмите кнопку OК.

Начать с существующим документом. Для этого выполните следующие действия.

Щелкните Существующий документ.

В поле Существующий документ выберите нужный документ и щелкните Открыть.

Если документ отсутствует, щелкните Другие файлы, затем щелкните Открыть. Выберите нужный документ в диалоговом окне Открыть и нажмите кнопку Открыть.

Нажмите кнопку Далее. Выбор получателей.

Шаг 3. Указание источника данных Excel

В группе Выбор получателей щелкните Использование списка.

Нажмите кнопку Обзор.

В диалоговом окне Выбор источника данных выберите нужный лист Excel.

По умолчанию в программе Word открывается папка «Мои источники данных».

Нажмите кнопку Открыть.

Если на листе Excel содержится информация на нескольких вкладках, выберите вкладку с нужными сведениями и нажмите кнопку OК.

Все записи из источника данных отображаются в диалоговом окне Получатели слияния. Здесь вы можете уточнить список получателей, которые будут включены в слияние.

Шаг 4. Выбор получателей

В диалоговом окне Получатели слияния выберите получателей, которых необходимо включить. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

Укажите получателей с помощью флажков.

Этот способ является наиболее предпочтительным вариантом, если ваш список короткий. Установите флажки для получателей, которых необходимо включить, и снимите флажки для получателей, которых необходимо исключить.

Примечание. Если известно, что в слияние необходимо включить большую часть получателей в списке, щелкните Выбрать все, затем снимите флажки для определенных получателей. Аналогично, если необходимо включить только несколько записей в списке, щелкните Очистить все, затем выберите нужные записи.

Сортировка элементов списка.

Этот способ используется в том случае, когда необходимо расположить элементы в алфавитном или цифровом порядке. Щелкните заголовок столбца элемента, по которому необходимо выполнить сортировку. Например, при необходимости отображения списка в алфавитном порядке с сортировкой по фамилии щелкните заголовок столбца Фамилия.

Фильтрация элементов списка.

Этот способ используется в том случае, если в списке содержатся записи, для которых отображение или включение в слияние не требуется. После фильтрации списка можно включить или исключить записи, используя флажки, как описано в предыдущем разделе. Для фильтрации списка выполните следующие действия.

Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому необходимо выполнить фильтрацию.

Щелкните один из следующих параметров:

(Пустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле является пустым.

(Непустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле содержит информацию.

Если в источнике данных содержатся записи с идентичной информацией и в столбце содержится не более десяти уникальных значений, можно выполнить фильтрацию по определенной информации. Например, если для нескольких адресов в качестве страны указана Австралия, можно выполнить фильтрацию по значению Австралия.

В диалоговом окне Получатели слияния отображаются только назначенные записи. Чтобы снова отобразить все записи, щелкните (Все).

Для расширенной сортировки и фильтрации щелкните стрелку рядом с именем какого-либо столбца, затем щелкните (Дополнительно). Для настройки запроса на сортировку или фильтрацию используйте вкладки Отбор записей и Сортировка записей.

Если установлено программное обеспечение для проверки адресов, щелкните Проверить в диалоговом окне Получатели слияния для проверки адресов получателей.

Нажмите кнопку OК для возврата к мастеру слияния.

Программа Word будет использовать получателей, назначенных для слияния.

Нажмите кнопку Далее. Создание письма.

Шаг 5. Написание письма и добавление полей слияния

Если это еще не было сделано, введите в основной документ текст, который будет приведен на каждом бланке письма.

Вставка полей слияния

Вставьте поля слияния в те места, где требуется разместить имена, адреса и другую информацию из источника данных. Для вставки полей слияния выполните следующие действия.

В основном документе щелкните то место, в которое необходимо вставить поле.

Вставьте один из следующих параметров.

Адресный блок с именем, адресом и другой информацией.

Щелкните Блок адреса.

В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите элементы адреса, которые необходимо включить, и нужные форматы, затем нажмите OК. Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр.

Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр. Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для блока адреса. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.

Щелкните Строка приветствия.

Выберите формат строки приветствия, включающий приветствие, формат имени и соответствующие знаки препинания.

Выберите текст, который будет отображаться в тех случаях, когда программе Word не удается интерпретировать имя получателя. Например, программа Word не сможет интерпретировать имя, если в источнике данных для получателя указано только название компании, а имя и фамилия отсутствуют.

Нажмите кнопку ОК.

Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.

Другие поля с информацией:

Щелкните Другие элементы.

Выполните одно из следующих действий.

Для выбора полей адресов, которые будут автоматически сопоставляться с соответствующими полями в источнике данных, даже в том случае, если имена полей источника данных не совпадают с именами ваших полей, щелкните Поля адреса.

Для выбора полей, которые всегда напрямую используют данные столбца базы данных, щелкните Поля базы данных.

В диалоговом окне Поля выберите нужное поле.

Щелкните Вставить, а затем Закрыть.

Если появилось диалоговое окно Подбор полей, программе Word не удалось найти определенную информацию для вставки поля. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.

Примечание. При вставке поля из списка Поля базы данных и последующем переключении к источнику данных, в котором отсутствует столбец с таким же именем, Word не сможет вставить информацию этого поля в созданный документ.

Электронная почтовая марка.

Для добавления электронной почтовой марки необходимо установить соответствующее программное обеспечение, приобретенное у стороннего поставщика в Интернете. Для использования электронной почтовой марки выполните следующие действия.

Щелкните Почтовая марка.

Если программное обеспечение для работы с электронными почтовыми марками не установлено, появляется запрос на его установку и предложение подключиться к следующему веб-узлу Microsoft Office:

Вставьте марку в соответствии с инструкциями программы.

Для добавления электронной почтовой марки необходимо установить соответствующее программное обеспечение, приобретенное у стороннего поставщика в Интернете. Для использования электронной почтовой марки выполните следующие действия. Почтовый штрихкод: Необходимо выбрать тип письма или конверта с поддержкой штрихкода POSTNET. Для использования почтового штрихкода выполните следующие действия.

Щелкните Почтовый штрихкод.

В диалоговом окне Вставка почтового штрихкода выберите соответствующие поля адреса.

Примечание. Параметр Почтовый штрихкод отображается только при использовании программы Word на английском языке (США).

Повторите шаг «а» и «б» для всех полей, которые необходимо вставить. ПРИМЕЧАНИЯ.

Нельзя ввести символы поля слияния (» «) или вставить их с помощью команды Символ в меню Вставка.

Если поля слияния заключены в фигурные скобки, например < MERGEFIELD City >, программа Word вместо значений отображает коды полей. Это не влияет на слияние, но при необходимости отображения результатов правой кнопкой мыши щелкните код поля, затем выберите Коды/значения полей в контекстном меню.

Например, при использовании приведенной простой базы данных в вашем письме могут использоваться поля AddressBlock и GreetingLine, а первая страница будет выглядеть примерно так:

26 февраля 2002 г.

Введите свое имя.

Примечание. Для вставки полей слияния, работы с основным документом слияния и выполнения слияния можно использовать панель инструментов Слияние. Чтобы отобразить панель инструментов Слияние, в меню Сервис выберите Письма и рассылки, затем щелкните Показать панель инструментов слияния.

На панели инструментов Слияние доступны дополнительные команды, отсутствующие в мастере слияния. Например, с помощью меню Вставить поле Word на панели инструментов Слияние можно вставлять поля Word для управления процессом слияния. Например, можно вставить поле IF, которое вставляет текст только в том случае, если в определенном поле слияния установлено указанное значение.

Или можно щелкнуть Поиск ошибок для выполнения слияния и создания отчета об ошибках, содержащихся в основном документе.

Изменение формата объединенных данных

Для форматирования объединенных данных необходимо отформатировать поля в основном документе. Не форматируйте данные в источнике данных, поскольку это форматирование не сохраняется при слиянии данных в документе. Для изменения формата объединенных данных выполните следующие действия.

В основном документе выберите поле с информацией, которую необходимо отформатировать, включая символы, в которые заключено поле слияния ( >).

В Word 2003 и более ранних версиях щелкните Шрифт в меню Формат и установите нужные параметры.

В Word 2007 щелкните нужный вариант в поле Шрифты темы в группе Шрифт на вкладке Главная.

Форматирование с помощью кодов полей

Для доступа к другим параметрам форматирования нажмите ALT+F9, чтобы отобразить коды полей, затем добавьте ключи в поля слияния. Ключ, используемый при работе с полями, является специальной инструкцией, которая приводит к выполнению определенного действия. В общем смысле ключ добавляется к полю для изменения результата.

Ниже приведены примеры использования ключей.

Для отображения числа 34987,89 как $34 987,89 добавьте ключ числового формата (#).

Для печати имен клиентов в верхнем регистре добавьте ключ формата (*).

Чтобы размер и шрифт объединенной информации совпадали с размером и шрифтом, которые установлены для поля слияния, добавьте ключ Charformat (*).

Шаг 6. Сохранение документа

Завершив формирование основного документа и вставив все поля слияния, обязательно сохраните документ перед тем, как продолжить работу. Для этого выполните следующие действия.

В программе Word 2003 и более ранних версиях щелкните Сохранить как в меню Файл.

В программе Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и щелкните Сохранить как.

Укажите имя документа и нажмите кнопку Сохранить.

Нажмите кнопку Далее. Просмотр писем.

Шаг 7. Просмотр писем и настройка списка получателей

При появлении области задач «Шаг 5. Слияние» мастера все поля слияния основного документа заменяются текстом первой записи списка получателей, чтобы можно было просмотреть первый выходной документ.

Например, при использовании образца базы данных, приведенного выше, после нажатия Далее. Просмотр писем, первая страница будет выглядеть примерно так:

26 февраля 2002 г.

Александр Демидов
ул. Морская, 124
Пенза, 140052

Уважаемый Александр Демидов!

Введите свое имя. Для просмотра других записей воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

Для просмотра элементов по порядку используйте кнопки со стрелками влево и вправо.

Для просмотра определенного элемента щелкните Найти получателя, затем в диалоговом окне Поиск элемента введите условие поиска.

При необходимости уточните список получателей. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

Чтобы исключить определенного получателя из слияния, щелкните Исключить получателя.

Чтобы изменить список получателей, щелкните Изменить список получателей и внесите изменения в диалоговом окне Получатели слияния.

Шаг 8. Завершение слияния

Чтобы завершить слияние, воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

Для персонализации отдельных писем завершите слияние, а затем измените необходимую информацию в полученном объединенном документе. Для этого выполните следующие действия.

Щелкните Изменить часть писем.

В диалоговом окне Составные новые документы выберите записи, которые необходимо объединить.

Нажмите кнопку ОК.

Word создает и открывает новый объединенный документ. Основной документ также остается открытым, и в него можно вернуться при необходимости изменения всех документов.

Найдите информацию, которую необходимо изменить, и внесите изменения.

Напечатайте или сохраните документ так же, как и любой другой документ.

Для печати писем воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

Если элементы персонализированы и объединенный документ является активным, выполните следующие действия.

В программе Word 2003 и более ранних версиях выберите пункт Печать в меню Файл.

В программе Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и щелкните Печать.

Выберите нужные параметры.

При необходимости печати напрямую из мастера слияния выполните следующие действия.

На шаге 6 мастера слияния ( завершение слияния), щелкните Печать.

В диалоговом окне Составные печатные документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.

Для печати всех документов щелкните Все.

Для печати документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.

Для печати диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.

В диалоговом окне Печать выберите нужные параметры.

При необходимости изменения объединенных писем и их сохранения для последующего использования письма можно вставить в один документ. Для этого выполните следующие действия.

Щелкните Изменить часть писем.

В диалоговом окне Составные новые документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.

Для объединения всех документов щелкните Все.

Для слияния только документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.

Для объединения диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.

Word открывает новый документ со всеми отдельными письмами. Затем можно сохранить документ для последующего использования так же, как и любой другой документ.

Ссылки

Дополнительные сведения см. в следующих статьях базы знаний Майкрософт:

318117 Использование адресов в книге Excel для создания наклеек в Word

318115 Создание письма в Word 2002 с использованием информации из базы данных Access

318112 Использование адресов из базы данных Access 2002 для создания наклеек в Word 2002

294686 Использование слияния для создания списка, отсортированного по категории, в Word 2002 и более поздних версиях Word

290408 Часто задаваемые вопросы о слиянии в Word 2002

294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

294693 Использование слияния для создания каталога в Word 2002 и более поздних версиях Word

294683 Использование слияния для создания писем в Word 2002 и более поздних версиях Word

Департамент ИТ

В прошлый раз мы рассмотрели возможность рассылки электронных писем с персональными данными с использованием инструмента «Слияние» списку адресатов, взятому из папки контактов Outlook. Ниже я расскажу как с помощью того же элемента «Слияние» создать и распечатать документы с автоматической вставкой данных по каждому клиенту, взятых из таблицы Excel.

Для начала нужно подготовить таблицу с данными. Для этого в верхней строке листа Excel вводим названия полей, и в соответствии с ними заполняем строки по каждому клиенту (Рис.1).

Далее открываем Word и создаем шаблон документа для последующего слияния. В нашем случае это будет простой вывод данных по каждой закупке.

После создания шаблона начинаем слияние. Для этого переходим на вкладку «Рассылки», жмем «Начать слияние» и выбираем пункт «Письма» (Рис.2)

Теперь настала очередь выбрать источник данных. Для этого на той же вкладке «Рассылки» жмем на кнопку «Выбор получателей» и выбираем пункт «Использовать существующий список» (Рис.3).

В появившемся окне выбираем нужный файл Excel и жмем «Открыть», далее жмем Ok и в следующем окне выбираем лист Excel, в который мы ввели данные, и еще раз Ok(Рис.4).

Далее в нужные места шаблона вставляем поля слияния из «списка получателей». Для этого устанавливаем курсор на место вставки, жмем «Вставить поле слияния» и выбираем необходимое поле (Рис.5).

В итоге получаем подготовленный документ (Рис.6, Серым выделены поля слияния).

И наконец приступаем к печати. Нажимаем на кнопку «Найти и объединить», выбираем пункт «Печать документов…» (Рис.7).

В появившихся окнах выбора страниц для печати и выбора принтера жмем Ok (если, конечно, вам не нужно внести изменения в параметры печати), и получаем документы следующего вида (Рис.8).

Как сделать слияние документов в Word?

Как завершить слияние в Ворд?

Word сохраняет результаты слияния в виде единого файла, где они отделены друг от друга с помощью разрывов страницы. На вкладке «Рассылки» в группе «Завершение» необходимо выбрать пункт «Завершить и объединить», а затем выполнить «Печать документов» – если результаты слияния необходимо распечатать.

Как объединить документы Ворд и Эксель?

Слияние текстов Ворда и Эксель

Чтобы это сделать, нужно открыть меню «Сервис – Слияние», потом выбрать источник данных и выбрать пункт «Добавить поле слияния». После этого соответствующие поля вставляются в подходящих местах. После нажатия кнопки «Объединить» действие можно считать выполненным.

Как сделать слияние документов в Word 2010?

Метод 1 С вкладкой Рассылки

  1. Запустите Word 2010.
  2. Перейдите на вкладку Рассылки.
  3. Перейдите на Варианты слияния почты.
  4. Нажмите на Мастер пошагового слияния почты.
  5. Выберите тип документа, который вы хотите.
  6. Вас попросят выбрать желаемый тип документа.
  7. Выберите получателей.

Как добавить поле слияния в Word?

Щелкните или нажмите место, где нужно разместить поле слияния. Щелкните стрелку раскрывающегося списка под кнопкой Вставить поле слияния и выберите поле. Если названия поля нет в списке, нажмите кнопку Вставить поле слияния. Чтобы просмотреть список полей в источнике данных, выберите пункт Поля базы данных.

Как завершить слияние?

Как завершить слияние после разрешения конфликтов слияния?

  1. переключиться на экспериментальную ветвь (git checkout experimental)
  2. внесите кучу изменений
  3. зафиксируйте его (git commit-a)
  4. переключиться на главную ветвь (git checkout master)
  5. внесите некоторые изменения и зафиксируйте их там
  6. вернуться к экспериментальной (опытно-git checkout)

Как вывести данные из Excel в Word?

  1. Выделите данные в Excel.
  2. Кликните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Копировать (Copy) или нажмите Ctrl+C.
  3. Откройте документ Word.
  4. На вкладке Главная (Home) нажмите команду Вставка (Paste) > Специальная вставка (Paste Special).

Как сделать слияние файлов Excel?

В Word выберите Файл > Создать > Новый документ . На вкладке Рассылки в группе Начало слияния нажмите кнопку Начать слияние и выберите нужный тип слияния. Нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите вариант Использовать существующий список . Перейдите к своей электронной таблице Excel и нажмите кнопку Открыть .

Как добавить файл Excel в Word?

Откройте документ Word. На вкладке Home (Главная) выберите команду Paste (Вставка) > Paste Special (Специальная вставка). Кликните по Paste (Вставить), а затем выберите пункт Microsoft Excel Worksheet Object (Объект Лист Microsoft Office Excel). Нажмите ОК.

Как из ворд сделать Ексель?

Создайте таблицу с данными в документе Word.

  1. Выделите весь текст, который вы хотите оформить в виде таблицы.
  2. Перейдите во вкладку Вставка и нажмите кнопку Таблица.
  3. Выберите пункт «Преобразовать в таблицу».
  4. В поле «Число столбцов» укажите количество строк в записи. …
  5. Нажмите OK .

Как сделать слияние в Ворде 2016?

Как производится процесс слияния

Переходим в открытый документ Word, открываем вкладку «Рассылки» и нажимаем кнопку «Начать слияние». В открывшемся списке нажимаем на пункт «Пошаговый мастер слияния».

Как рассчитать сумму значений ячеек в столбце таблицы?

На вкладке Макет (в области Инструменты для работы с таблицами)нажмите кнопку Формула. В диалоговом окне «Формула» проверьте текст в скобках, чтобы убедиться в том, что будут просуммированы нужные ячейки, и нажмите кнопку ОК. Функция =SUM(ABOVE) складывает числа в столбце, расположенные над выбранной ячейкой.

Какие вкладки с инструментами содержит программа Microsoft Word?

Основное Word содержит следующие основные элементы: Панель быстрого доступа и заголовок в верхней части экрана. Строка вкладок ленты под панелью быстрого доступа, которая содержит такие вкладки, как «Файл», «Главная», «Вставка», «Макет», «Рецензилет» и «Вид», а также поле поиска «Что вы ищете» и кнопку «Поделиться».

Как сделать чтобы можно было видеть изменение в Word?

Эта процедура позволяет увидеть, как будет выглядеть исправленный документ.

  1. Перейдите в >отслеживания>»Отобразить для проверки».
  2. Выберите нужный вариант: Если вы хотите, чтобы исправления помечались красными линиями на полях, выберите пункт Исправления. Чтобы исправления помечались более точно, выберите Все исправления.

Как сделать слияние документов в Word 2003?

в меню Word 2003, выполните следующие действия.

  1. В меню Сервис выберите команду Настройка.
  2. Перейдите на вкладку команды .
  3. В списке категории выберите пункт Все команды.
  4. Выберите в списке « команды » Слияние.
  5. Перетащите команду Слияние в подменю письма и рассылки в Сервис menu. …
  6. В диалоговом окне Настройка нажмите кнопку

Как добавить выноску?

На вкладке Вставка (Insert) в группе команд Иллюстрации (Illustrations) нажмите Фигуры (Shapes). В разделе Выноски (Callouts) открывшегося выпадающего меню выберите одну из фигур и кликните по ней. Курсор примет вид большого перекрестия (+). Нажмите и протяните мышью по картинке, чтобы задать размер и позицию выноски.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Источником данных для сводных таблиц не может быть excel
  • Источники данных odbc excel
  • Источники в word 2007
  • Источник списка должен быть списком с разделителями или ссылкой на одну строку или столбец excel
  • Источник данных сводной таблицы excel 2016