Источником данных при слиянии может быть word

Вариант 1: Microsoft Office 2007 – 2021

Посредством функции слияния в Microsoft Word можно поместить данные, взятые из внешнего файла Excel, в определенные места документа. Это удобно применять для массовой рассылки электронной почты или при печати шаблонных материалов, отличия между которыми всего в нескольких местах. При редактировании исходной таблицы информация на странице документа будет изменяться динамически.

Если целью слияния является перенос данных из Excel в такую же таблицу, только в Microsoft Word, рекомендуем воспользоваться специальной вставкой со связью, что значительно облегчит выполнение поставленной задачи. На нашем сайте в отдельной статье есть подробное описание этой операции.

Подробнее: Как перенести таблицу из Microsoft Excel в Word со связью

Важно! Все рассмотренные далее действия будут выполняться на примере программного обеспечения Microsoft Office 2016. По этой причине могут наблюдаться некоторые отличия в интерфейсе в сравнении с другими версиями текстового редактора. Но руководство все равно является актуальными, а серьезные отличия будут помечаться.

Шаг 1: Подготовка данных таблицы Microsoft Excel

Первостепенно необходимо подготовить исходные данные в таблице Microsoft Excel, чтобы их можно было корректно интегрировать в документ Word. Для этого следует избавиться от всех объединенных ячеек, информация должна находиться в каждом столбце отдельно, в противном случае во время слияния будут возникать проблемы. При необходимости обратитесь за помощью к другой нашей статье, в которой подробно описана процедура разъединения ячеек.

Подробнее: Как разъединить ячейки в Microsoft Excel

Также рекомендуется озаглавить каждый столбец с данными. Впоследствии это облегчит выполнение некоторых действий при слиянии во время вставки поля на страницу документа. Процедура создания заголовков не требует особых навыков, но при возникновении трудностей можно обратиться к соответствующей статье на нашем сайте, где разобраны все способы выполнения поставленной задачи.

Подробнее: Как сделать заголовок столбцов в Microsoft Excel

Если база данных с исходными значениями создается в Microsoft Excel с нуля, рекомендуем воспользоваться «Умной таблицей». Это позволит облегчить соблюдение всех вышеописанных требований. На нашем сайте есть статья, в которой подробно рассматривается использование этой функции табличного редактора.

Подробнее: Как создать умную таблицу в Microsoft Excel

По итогу таблица с исходными данными должна соответствовать всего двум требованиям — наличие заголовков каждого столбца и отсутствие объединенных ячеек в рабочем диапазоне. Это не обязательные параметры, произвести слияние возможно и без их соблюдения, но если их выполнить, удастся существенно облегчить выполнение поставленной задачи в будущем.

Шаг 2: Подготовка шаблона документа Microsoft Word

Слияние зачастую выполняется для создания однотипных документов с отличиями в определенных местах. Например, эту функцию удобно использоваться для организации массовой рассылки электронной почты или печати документов. Соответственно, предварительно следует подготовить шаблон в Microsoft Word — часть текста, информация в которой будет оставаться неизменной.

Особых требований к данному этапу выполнения слияния нет, только рекомендации. Для удобства можно подготовить образец документа, содержащий полную информацию, взятую из базы Excel, чтобы он имел законченный вид. После этого достаточно будет удалить персональные данные, а затем можно переходить к следующему шагу этой инструкции. Пример готового шаблона показан на изображении ниже.

Примечание! Пунктуационные и орфографические ошибки, которые текстовый редактор выделяет синим и красным цветом, исправлять не нужно. Они исчезнут в будущем автоматически, после того как слияние будет закончено.

Читайте также:
Как убрать красное / синее / зеленое подчеркивание текста в Microsoft Word
Как пропустить все ошибки в документе Microsoft Word

Дополнительно рекомендуется активировать опцию затенения полей, чтобы вставленная посредством слияния информация визуально выделялась в будущем. Это облегчит редактирование документа на завершающих этапах.

1. Откройте меню «Файл», кликнув по одноименной вкладке в Microsoft Word 2013 – 2021 или нажав по иконке в верхнем левом углу в Microsoft Word 2007 – 2010.



2. На боковой панели слева щелкните по пункту «Параметры», чтобы открыть окно настроек программы.



3. Воспользовавшись навигационной панелью в левой части интерфейса, перейдите в раздел «Дополнительно» и в блоке «Показать содержимое документа» из выпадающего меню «Затенение полей» выберите значение «Всегда». После этого нажмите по кнопке «ОК», чтобы сохранить изменения.



На этом предварительная настройка документов считается завершенной, можно переходить непосредственно к слиянию Microsoft Word и базы данных Excel.

Шаг 3: Добавление поля слияния на страницу

Все инструменты для выполнения слияния находятся на вкладке «Рассылки». На данном этапе выполнения поставленной задачи важны только два блока инструментов — «Начало слияния» и «Составление документа и вставка полей».

Процедура слияния подразумевает добавление на страницу документа полей с соответствующей информацией, которая будет браться из заранее подготовленной таблицы Microsoft Excel. Для этого необходимо сделать следующее:

1. Раскройте выпадающий список «Начать слияние», который находится в блоке «Начало слияния». Затем кликните в нем по предпочитаемому шаблону. В качестве примера будет выбран пункт «Письма», но работа с другими практически ничем не отличается.
   

   Примечание! Если в выпадающем меню выбрать «Конверты» или «Наклейки», появится дополнительное диалоговое окно, в котором потребуется задать начальные параметры. Каждое действие сопровождается текстовой подсказкой, поэтому проблем возникнуть не должно. В остальном слияние выполняется описанным ниже способом.



2. Раскройте выпадающее меню «Выбрать получателей», которое расположено в том же блоке чуть ниже. В нем нажмите по опции «Использовать существующий список». Это позволит определить в качестве базы данных с исходными значениями заранее созданную таблицу Microsoft Excel.



3. В появившемся окне файлового менеджера перейдите в директорию, где находится таблица с данными, выделите ее щелчком левой кнопки мыши и нажмите «Открыть».



4. Если файл Excel содержит несколько листов с информацией, выберите необходимый и кликните по кнопке «ОК». Обратите также внимание на пункт «Первая строка данных содержит заголовки столбцов», если этот параметр соответствует действительности, установите отметку напротив него.
   

   Обратите внимание! Если базу данных с исходными значениями необходимо будет сменить в будущем, воспользуйтесь опцией в блоке «Начало слияния», которая называется «Изменить список получателей». При ее вызове откроется файловый менеджер, в котором потребуется выбрать новую таблицу Excel.



5. Установите курсор в то место документа, куда необходимо вставить информацию, взятую из таблицы. Для этого раскройте в блоке «Составление документа и вставка полей» выпадающий список меню «Вставить поле слияния» и выберите нужный столбец данных. В качестве примера будет добавлено поле «Номер».



6. Аналогичным образом добавьте оставшиеся поля, каждый раз устанавливая курсор в нужное место и выбирая из выпадающего списка соответствующий параметр.

Примечание! Оставшиеся инструменты в блоке «Составление документа и вставка полей» в практическом применении не нуждаются, они служат для автоматизации некоторых процессов при работе с большим объемом данных. Например, с помощью инструмента «Правила» можно задать некоторые условия вставки определенных полей, а вызвав диалоговое окно «Подбор полей» — заранее настроить дополнительные поля, чтобы быстро вставлять их посредством других опций.

Шаг 4: Проверка результатов

После добавления полей слияния на страницу документа информация из таблицы Excel отображаться в них не будет, из-за чего не получится визуально определить корректность подстановочных данных. Для этого необходимо воспользоваться другим инструментом вкладки «Рассылки», который так и называется — «Просмотр результатов».

Первостепенно необходимо включить отображение данных в полях. Для этого кликните по кнопке «Просмотреть результаты». На странице документа сразу отобразится информация в соответствующих местах. В правой части блока инструментов «Просмотр результатов» можно воспользоваться стрелками, чтобы ознакомиться с каждым образцом будущих документов. Позволяется даже вручную вводить номер строки Excel, из которой были взяты данные.

Если необходимо проверить заполнение полей определенного получателя, следует воспользоваться диалоговым окном «Найти получателя». Кликните по нему и в появившемся меню введите в поле «Найти» информацию из любого столбца таблицы Excel. Затем определите область поиска. Чтобы повысить точность при обработке большого объема данных, установите переключатель в положение «по полю» и из выпадающего списка выберите непосредственно нужное поле. Затем кликните по кнопке «Найти далее».

Оставшийся инструмент в блоке «Просмотр результатов» необходим для поиска ошибок, которые могут возникнуть из-за наличия объединенных ячеек в таблице Excel или несоответствия форматирования некоторых полей. Текстовый процессор Word автоматически вычисляет все ошибки и составляет соответствующий отчет. Для этого кликните по кнопке «Поиск ошибок» и в появившемся диалоговом окне определите тип проверки, после чего нажмите по кнопке «ОК».

Шаг 5: Завершение слияния

После добавления всех необходимых полей на страницу документа и проверки корректности их отображения можно переходить непосредственно к массовой рассылке или печати. Все необходимые для этого инструменты расположены на вкладке «Рассылки» в блоке «Завершение».

Открыв выпадающий список пункта «Найти и объединить», можно увидеть три опции:

1. «Изменить отдельные документы». Позволяет выбрать один документ для редактирования и дальнейшего применения (печати или рассылки). Для этого необходимо будет в блоке «Просмотр результатов» определить нужного получателя, затем установить отметку на пункте «текущую запись» и кликнуть по кнопке «ОК». Если выбрать несколько документов или все, они сольются воедино.



2. «Печать документов». Открывает подобное диалоговое окно, в котором необходимо выбрать количество записей и нажать по кнопке «ОК». В дальнейшем откроется стандартное окно для печати документов.
   

   На нашем сайте есть отдельная статья, в которой подробно описан процесс настройки печати. Если выполнение этой процедуры вызывает трудности, ознакомьтесь с изложенным там материалом.

   Подробнее: Как настроить печать документов в Microsoft Word



3. «Отправить электронные сообщения». Предоставляет диалоговое окно для настройки рассылки. Для корректной работы требуется, чтобы в базе данных Excel был отдельный столбец с перечнем адресов электронной почты каждого получателя, иначе этой функцией воспользоваться не получится.

Вариант 2: Microsoft Office 2003

В отличие от Microsoft Word 2007 – 2021 в версии 2003 года все ранее описанные действия выполняются иначе. Обусловлено это кардинально отличающимся интерфейсом программы. Но стоит отметить, что этапы выполнения поставленной задачи остаются неизменными. По этой причине ниже будет пропущена часть о подготовке базы данных в таблице Microsoft Excel и создании шаблона в текстовом редакторе. Также описание каждой функции будет кратким, так как полное уже приводилось выше в статье.

Примечание! Microsoft Word 2003 не имеет совместимости с новейшим форматом XSLX, поэтому, чтобы выполнить слияние, базу данных в Excel необходимо сохранять в формате XLS.

В рассматриваемой версии приложения нет привычной панели инструментов, поделенной на отдельные блоки, из-за чего пользоваться функциями слияния неопытному пользователю довольно трудно. По этой причине ниже все действия будут выполняться посредством специального Мастера.

1. Раскройте меню «Сервис», находящийся в верхней части интерфейса окна, и наведите курсор на пункт «Письма и рассылки», затем кликните по опции «Слияние».



2. В появившейся панели Мастера, расположенной в правой части окна, выберите из списка тип документа и щелкните «Далее. Открытие документа». Как и в примере ранее, сейчас будет выбран шаблон «Письма».



3. Определите документ, на основе которого будет осуществляться рассылка. Если шаблон создавался в текущем, выберите соответствующий пункт и нажмите «Далее. Выбор типа документа».



4. Возьмите в качестве исходного списка получателей заранее созданную таблицу Microsoft Excel. Для этого установите курсор в положение «Использование списка» и кликните по ссылке «Обзор», находящейся чуть ниже.



5. В новом окне файлового менеджера перейдите в директорию с нужным документом, выделите его и щелкните по кнопке «Открыть».



6. По аналогии с ранее рассмотренными версиями текстового процессора выберите лист книги с нужной информацией, установите при необходимости отметку напротив пункта «Первая строка данных содержит заголовки столбцов» и нажмите «ОК».



7. Поставьте отметки напротив тех строк списка, информация из которых необходима для создания слияния. В нижней части этого диалогового окна есть кнопки с дополнительными функциями. Посредством них можно сразу снять или добавить выделения на все пункты, выполнить поиск или замену. После завершения этой процедуры нажмите «ОК».



8. Вернувшись в главное окно текстового редактора, кликните по пункту «Далее. Создание писем», расположенном на панели мастера.



9. Установите курсор на странице документа в то место, куда будет вставлено поле, затем щелкните по строке «Другие элементы».



10. В новом окне поставьте переключатель в положение «Поля базы данных», выделите в списке нужное поле и кликните по кнопке «Вставить». Проследите за тем, чтобы на странице документа появилась соответствующая надпись.



11. Закройте окно, установите курсор в новое положение, а затем снова кликните по пункту «Другие элементы» и вставьте новое поле. Таким образом добавьте все необходимые элементы на страницу. После этого щелкните «Далее. Просмотр писем».



12. Воспользовавшись предложенными инструментами на панели Мастера, просмотрите все экземпляры документов и выявите неточности, впоследствии исправив их. Также с помощью кнопки «Исключить получателя» можно убрать лишние дубликаты. После завершения этой процедуры кликните по пункту «Далее. Завершение слияния».



13. Завершите слияние, нажав по строке «Печать». После этого откроется новое диалоговое окно, в котором останется выбрать количество печатаемых экземпляров. Также можно отдельно изменить часть писем, воспользовавшись соответствующей опцией на панели Мастера.

Обратите внимание! В зависимости от выбранного типа создаваемого слияния, который определялся на втором шаге вышепредставленной инструкции, в завершающей части будут предложены разные действия. В данном случае это печать документа, но если было выбрано «Электронное сообщение», предлагалось бы ввести контактную информацию получателей.

Нередко возникают ситуации, когда информацию, приведенную в электронной таблице, нужно использовать для создания договоров, отчетов и других важных документов. Этот нелегкий процесс можно автоматизировать с помощью слияния данных из MS Excel и Word.

Что такое слияние Excel и Word?

Под слиянием подразумевается перенос данных из электронной таблицы в Word. 

Как осуществить слияние данных Ворд и Эксель?

Слияние данных осуществляется в несколько шагов. Сначала осуществляется подготовка данных таблицы на уровне Эксель, после чего осуществляется перенос информации в Word. 

Есть несколько требований к исходной таблице, которые должны быть соблюдены:

1. Обязательно, чтобы каждый столбец таблицы, которая переносится в вордовский файл, был озаглавлен. При этом названия должны быть разными, не допускаются повторы. 
2. Кроме этого, в таблице не должно содержаться ячеек, которые были перед этим соединены. В ином случае при переносе строки могут смещаться, что вызовет много дополнительных сложностей. 

Простыми словами, уже на этапе создания таблицы Эксель она должна быть в таком же формате, как таблица в Ворд.

Шаг 1. Подготовка данных таблицы Excel (источника данных)

Итак, давайте немного разберемся с тем, как подготовить таблицу. Желательно переконвертировать диапазон в формат умной таблицы с помощью комбинации клавиш Ctrl + T. После этого нужно непосредственно осуществить настройку и подготовку данных. 

Настройка источника данных

После создания умной таблицы ее нужно настроить. Это можно сделать стандартными средствами Эксель. В конечном итоге, она должна иметь такой вид.

Главное правило подготовки источника данных – проверка соблюдения описанных выше требований и адаптацию таблицы под них. Это делается вручную, путем разъединения ячеек и добавления заголовков к колонкам.

Шаг 2. Подготовка шаблона документа Word

В рамках этого шага нужно создать вордовский документ, в который будут заноситься данные из экселевской таблицы. Предположим, нам нужно сделать рассылку, в которую вставлять подходящие данные. Соответственно, на этапе подготовки шаблона документа Word нужно написать письмо, в котором есть общие строки для всех данных.

Допустим, нам нужно отправить письмо тем клиентам, у которых клубная карта прекращает свое действие в течение ближайшего месяца. В этом случае текст будет аналогичным за тем лишь исключением, что номер клубной карты, срок окончания ее действия будут отличаться. В этом случае можно воспользоваться слиянием, и данные будут импортироваться в соответствующие места из документа Excel.

На скриншоте ниже эта информация отображается сними цветом.

Настоятельно рекомендуется, чтобы работа была более удобной, установить параметр «Затенение полей» на значение «Всегда». Так будет значительно проще различать, какие данные были вставлены автоматически, а какие уже были в шаблоне. Просто соответствующие места будут выделены серым цветом. Естественно, это выделение не сохраняется при печати, данные выглядят так, как будто письмо набиралось вручную.

Работа с Мастером слияния Word

Наиболее удобно использовать мастер влияния, чтобы перенести часть данных из Эксель в Ворд. Для этого открываем наш шаблон в Word, после чего нажимаем кнопку «Начать слияние», которая находится на вкладке «Рассылки» (все это касается версий Office, начиная с 2007).

Далее нужно выбрать пункт «Пошаговый мастер слияния».

Если же используется старая версия Microsoft Office, то эта функция все равно есть, но чтобы получить к ней доступ, нужно воспользоваться такими пунктами меню: Сервис – Письма и рассылки – Слияние. Также можно вывести соответствующую кнопку на панель инструментов, чтобы сделать работу более комфортной. 

Важно особенно акцентировать внимание на то, что в шаблоне, который был создан на предыдущем этапе, должен содержаться общий текст. То есть, даже слово «Уважаемый» нужно написать без окончания – «Уважаем». Далее оно будет вставлено автоматически. 

А теперь опишем на практике, как мастер слияния используется:

1. Сначала выбирается тип документа. Это могут быть как электронные, так и обычные письма. Также возможен выбор ряда других типов документов.
   
2. Далее надо выбрать тот документ, который будет использоваться для рассылки писем (или того, что вы выбрали на предыдущем этапе). Это может быть как текущий документ, так и находящийся в другом файле. Также можно выбрать пункт «Шаблон». В двух последних случаях будет предложено выбрать файл, в который будут автоматически вставляться данные из Эксель таблицы. В нашем примере мы выберем пункт «Существующий документ».
   
3. Выбор получателей. В случае с нами в качестве получателей будет использоваться список контактов из Эксель таблицы. Соответственно, нас интересует пункт «Использование списка». А непосредственно выбрать тот список, который будет использоваться в качестве источника данных, можно с помощью кнопки «Обзор», которая располагается немного ниже.
   
4. Далее нужно выбрать файл с источником данных. После того, как он будет выбран, появится диалог, в котором будет та же таблица, которая у нас есть в экселевском документе. Далее нужно выбрать те записи, которые нас интересуют в конкретный момент времени. Если все, то достаточно просто нажать клавишу ОК. Если появляется такая необходимость, можно осуществить сортировку перечня, фильтрование соответствующих данных или же воспользоваться соответствующими командами, чтобы их найти. Конечно, в Excel встроенный фильтр значительно функциональнее, но в целом, можно отсеять ряд данных, основываясь на текстовых или числовых значениях. Также, с помощью галочек можно выбирать те записи, которые будут использоваться при ручной рассылке.
   В нашем случае в качестве поля, по которому осуществляется фильтрация, выступает поле «Рассылка». В качестве критерия используется значение «да» (в нашей таблице это значение появляется, если в текущем месяце срок действия клубной карты подходит к концу).
   
5. Теперь нужно приступить к этапу вставки соответствующих полей в подходящие места. Но перед этим не стоит забывать ставить курсор туда, куда нужно. Если же вы забыли, мастер закрывать не придется все равно. В таком случае можно просто перенести поле в то место, которое нужно, уже после вставки поля. В нашем случае курсор был поставлен возле восклицательного знака после части слова «Уважаем». Поскольку нам нужны отдельные поля, то необходимо выбрать пункт «Другие элементы».
   
6. После того, как нами было выбрано подходящее поле (в нашем случае это имя), нужно подтвердить свои действия путем нажатия кнопки «Вставить». Аналогичную операцию нужно провернуть и со всеми другими полями. То есть, если нам нужно вставить отчество, то нужно нажать по соответствующему полю в списке и нажать ту же кнопку, чтобы его вставить в документ.
   

   
   После этого закрываем окно и добавляем пробелы между вставленными словами. Если перед этим вы выставили опцию «Затенение полей» в положение «Всегда», то надписи будут отображаться на сером фоне. Аналогичные действия нужно проделать и со следующим полем с номером клубной карты.
   Сначала ставится курсор после значка №, после чего открываем «Другие элементы», предварительно выполнив описанные выше действия, после чего выбирается поле с номером клубной карты. Далее осуществляется нажатие по кнопке «Вставить». И то же самое со сроком действия карты. 

7. Последний этап – вставка окончания слова «Уважаем» в зависимости от того, какого пола человек. Для этого при слиянии используется специальное поле, «Правила». Есть несколько его разновидностей, но нас интересует вид «IF…THEN…ELSE». Найти ее можно на вкладке «Рассылки». Но в старых версиях офисного пакета она также находилась на панели инструментов, как показано на скриншоте.
   
8. После этого задаем параметры в появившемся окошке. Сначала выбирается поле, которое используется для проверки на предмет соблюдения определенного условия, после чего выставляется логический оператор (в нашем случае равно), а потом уже значение, на соответствие которому нужно проверять это поле. Затем нужно добавить текст, который нужно вставлять, если значение оказывается правильным и тот, который добавляется в случае возвращения результата «ЛОЖЬ». И после нажатия на кнопку ОК получаем такой текст.
   

А вот пример заполнения полей, который был в нашем случае.

На следующем этапе нужно получившиеся в результате слияния документы пересмотреть. Для этого в окне есть кнопки навигации, нажимая которые можно проверить, все ли правильно сделано. Также с помощью специальных флажков можно отобразить лишь некоторых получаете. 

После осуществления этих действий оказывается, что некоторые данные перенеслись неправильно.

Были убраны нули в начале номера. Вместо того, чтобы отобразить номер 001768 в результате получилось просто 1768. Та же история и с датами, где месяц число были поменяны местами. Аналогичные проблемы могут случиться с любыми другими форматами: десятичными числами, деньгами и так далее. Просто форматирование, которое было в таблице Эксель, не сохраняется при слиянии. Но решение этой проблемы есть.

Для начала надо понять, что каждая дата, время и так далее имеет свой код, который можно просмотреть и откорректировать. ЧТобы это сделать, нужно кликнуть по соответствующему полю правой кнопкой мыши, после чего нажать на «Коды/Значения полей».

В случае с номером клубной карты результат будет такой.

(MERGEFIELD «M__клубной_карты» }

Мы не будем вносить никаких коррективов в код, обойдемся только добавлением формата.

Если вы хоть чуть-чуть пробовали разные форматы в Эксель, то у вас не должно возникнуть никаких проблем с его добавлением. ЧТобы число сделать шестизначным, то нужно в формате поставить шесть нулей. Получится следующий код. 

{ MERGEFIELD «M__клубной_карты»  #  «000000»  }.

После этого делаем правый клик мышью по соответствующему полю и нажимаем «Обновить поле». После этого проблема должна решиться автоматически. 

Код даты вводится так:

{ MERGEFIELD «дата_окончания_действия_карты»  @  «DD.MM.YYYY»  }

Теперь все правильно.

На финальном этапе осталось только вручную отредактировать некоторые письма, если там возникают ошибки, которые невозможно исправить автоматически. После этого их можно сохранить на компьютере или сразу распечатать.

Объединение таблицы Ворд и Эксель

Давайте представим ситуацию, что нам нужно сделать в вордовском документе таблицу, чтобы часть данных была из Excel. При этом важно сделать так, чтобы после вычислений в Экселе данные в Ворде автоматически обновлялись. 

Чтобы это сделать, нужно сначала сделать таблицу в Эксель, после чего этот диапазон выделить и скопировать.

После этого нужно воспользоваться функцией «Специальная вставка» Word, которую можно найти в меню «Вставка» и там выбирается опция с листом Майкрософт Эксель.

Чтобы связать таблицы, нужно воспользоваться одноименной функцией. 

Слияние текстов Ворда и Эксель

Представим такую задачу: у нас есть Эксель таблица, в которой перечислены люди (их фамилии, имена, отчества), а также их контактные телефоны. Также есть документ Ворд, в котором нужно заполнить пробелы соответствующими именами и номерами телефонов. 

Чтобы это сделать, нужно открыть меню «Сервис – Слияние», потом выбрать источник данных и выбрать пункт «Добавить поле слияния». После этого соответствующие поля вставляются в подходящих местах. После нажатия кнопки «Объединить» действие можно считать выполненным. 

Выводы

Таким образом, слияние данных Ворда и Эксель позволяет сделать работу более удобной. Это значительно упрощает жизнь в ситуациях, когда есть большое количество данных (например, анкетных), и на их основе нужно создать большое количество документов по шаблону.

Как видим, профессиональное владение офисным пакетом включает не только умение создавать электронные таблицы или текстовые документы, но и осуществлять обмен информацией между двумя приложениями. 

Назначение функции «Слияние»

Функция «Слияние» предназначена для того, чтобы за максимально короткий срок подготовить документы или иные материалы, отличающиеся друг от друга несколькими реквизитами или фразами. Как это можно применить на практике, спросите вы?

Принципы работы функции «Слияние»

Создание поздравления

Теперь перейдем к подробному описанию самого процесса. В качестве примера выберем создание поздравлений с Международным женским днем и почтовых конвертов к ним.

Подготовка источника данных

Каждый день в своей работе мы сталкивается с трудоёмкой работой (обычно мы называем это «рутиной»), а временные ресурсы ограничены. В статье рассматривается возможность практического применения простого и эффективного инструмента, с помощью которого удалось в какой-то степени автоматизировать рутинную работу, что позволило освободить время для других задач.

С чего всё началось…

Нашей команде предстояло за определенное время организовать проверку отклонений в несколько десятков тысяч записей, т.е. подтвердить либо опровергнуть факты нарушений. Для чего предстояло направить соответствующий запрос сотрудникам различных подразделений организации. Далее, обработать полученные комментарии, проанализировать информацию и сформировать необходимые выводы.

В ходе работы аудиторы столкнулись с существующими ограничениями, такими как ограниченный ресурс времени, отсутствие автоматизированных скриптов, наличие ограничений в части информационной безопасности компании, время ответа пояснений от получателя запроса.

Каким образом, учитывая большой объем информации, за короткий промежуток времени успеть направить запросы и при этом избежать излишних трудозатрат?

На ответ меня подтолкнул прошлый опыт работы, когда совместно с коллегами, при отправке почтовых уведомлений клиентам, мы применили инструмент «Слияние» из приложения MS Word.

Здесь важно отметить какие преимущества может получить пользователь:

Итак, каким образом работает инструмент «Слияние» документов?

Для создания итогового (серийного) письма, как правило, создают два файла (база данных и текстовый документ в MS Word):

Далее следует процесс объединения (слияния): включение полей значения из столбцов заданного диапазона записей (строки) в базе данных (список рассылки) в шаблон текстового документа. Получаем в зависимости от выбранного типа документа один из вариантов:

Рассмотрим процесс работы инструмента «Слияние» на примере отправки электронного сообщения на e-mail получателя.

Шаг 1. Выбрали тип документа: «Электронное сообщение».

Шаг 2. Определи основу для создания сообщения: «Текущий документ».

Шаг 3. Подключили базу данных: Выбор получателей → «Использование списка» → «Обзор».

После открытия источника данных в окне «Получатели слияния», провели сортировку, фильтрацию, отдельный отбор записей и прочие действия («Уточнить список получателей»).

Шаг 4. Чтобы добавить сведения о получателях в сообщение, выделили место в шаблоне, а затем щёлкнули ссылку «Другие элементы». По завершении выбора вставки нужных полей, мы получаем объединенный текст из текстового шаблона и базы данных. Изменение полей слияния осуществляли через меню «Рассылки» → «Вставить поле слияния».

Шаг 5. Ещё раз проверили полученный результат. Внесли корректировки (формат текста, добавили/удалили получателей, актуальность информация из базы данных). Используя, кнопки со стрелками, проверили текст сообщений.

Шаг 6. Мы помним, что у нас выбран тип серийного письма — «Электронное сообщение». Поэтому при завершении слияния, оставалось указать тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец из базы данных, содержащий адреса электронной почты для рассылки. После подтверждения, все созданные персональные сообщения успешно доставлены получателям согласно списку рассылки.

Перед отправкой сообщений советую вам заранее проверять внешний вид итогового документа. Отправьте себе первую или несколько записей из базы данных. Для чего, в базе данных поменяйте в нескольких записях e-mail получателя, например, на свой. По необходимости откорректируйте текст, формат и другие элементы, повторите отправку. После успешного тестирования шаблона, восстановите исходные данные.

Возможен другой вариант. Например, через команду «Файл → Автономный режим» или через отключение сетевого подключения к вашему компьютеру.

Таким образом, пример показывает, что использование инструмента «Слияние» позволяет пользователю, при незначительных временных затратах на подготовку данных и документа, исключить из процесса часть рутинной работы, особенно когда присутствуют ограничения по ресурсам при обработке большого объема информации.

Это легко, просто и под силу любому. Главное, не бояться пробовать, экспериментировать, постоянно находиться в процессе поиска простых решений.

Желаю удачи и благодарю за внимание, заинтересованность в получении и применении новых знаний, навыков.

Слияние Word и Excel.

​Смотрите также​​*​Поля документа Word,​ вставлять одно из​ из предложенных Мастером​ Проводнике. Мы выбираем​​ поля отображаются на​ ​ это зло :)​ ​нажмите кнопку​​Откройте Word и выберите​ Word. Чтобы сохранить​Примечания:​ книги в txt​ из Excel в​ привыкли читать. Но​Теперь в этом списке​
​ читайте в статье​Слияние Excel​
​если в файле с​ в которые вставляются​ двух значений в​ вариантов работы, следует​Текущий документ​ сером фоне. На​
​все столбцы должны иметь​ОК​Файл​
​ числовые данные, которые​ ​ или CSV-файла. Мастер​
​ Word» тут.​ есть выход.​
​ нужно установить галочки​ «Фирменный бланк. Колонтитулы​– это когда​ базой клиентов при​ наши данные, представляют​ зависимости от данных.​ установить курсор в​3 шаг:​ печать этот фон,​
​ уникальные названия, которые​.​
​>​ вы отформатировали как​Доступны форматы​
​ импорта текста поможет​Как изменить в​
​Нажимаем правой мышкой​ напротив тех людей,​ в Word» здесь.​ данные из таблицы​ открытии в Excel2003​ собой код, который,​ Поставим курсор сразу​
​ тексте туда, куда​выбираем получателей. В​ естественно, не выводится.​ будут использоваться при​Выполните слияние для создания​
​Параметры​​ процентные или денежные​​Общий​ выполнить действия для​ Excel формат значения​ на дату в​ которым будем рассылать​3.​ Excel переносятся в​ вместо формул будут​ во-первых, можно посмотреть,​ после слова «Уважаем»,​ Вы хотите вставить​ нашем случае источником​3 этап. Работа Мастера​ слиянии. Если в​
​ писем, сообщений электронной​>​ значения, при слиянии,​,​ получения данных из​ ячейки (не формат​ нашем письме и​
​ это письмо с​
​Слияние Excel и Word​ любой документ, бланк,​
​ отображаться ошибки #ИМЯ!,​ а во-вторых, изменить.​ нажмём кнопку​
​ данные. Если Вы​
​ данных будет таблица​ слияния MS Word​ таблице отсутствует первая​ почты, наклеек или​Дополнительно​ следуйте инструкциям в​Текстовый​ файла в Excel​ ячейки), чтобы работала​ выбираем из контекстного​ напоминанием оплаты. Если​
​- переносим нужные​ таблицу в Word.​
​ подключите надстройку Пакет​
​ Чтобы увидеть код​Правила​ забыли это сделать,​ Excel, значит отмечаем​Открываем файл письма в​ строка с названиями​​ конвертов.​.​ разделе «Шаг 2.​и​​ txt или CSV-файла.​ сортировка дат, т.д.,​ меню функцию «Коды/Значения​ список большой, то​ данные из таблицы​Слияние​ анализа (Сервис —​ поля, например, с​на вкладке​ тоже ничего страшного,​ вариант​ MS Word.Проще всего​
​ столбцов, то её​Совет:​На вкладке​ Слияние с помощью​
​Дата​
​Откройте Excel.​ читайте в статье​ полей». Вместо даты​ можно воспользоваться фильтром.​ Excel в бланк​Excel и​ Надстройки)​ номером клубной карты,​Рассылки​ поля можно вставить​Использование списка​​ осуществить слияние данных,​ заменит первая строка​ Можно сделать так, чтобы​Общие​ DDE».​. Каждый раз, когда​На вкладке «​ «Проеобразовать текст в​ образовалось такое поле.​ Поставили в таблице​ Word. Для этого​Word​shuvalov​ следует кликнуть по​
​и выберем вариант​ в любое место​​. Затем с помощью​ следуя указаниям Мастера​ данных, а значит,​
​ при каждом открытии​
​установите флажок​Excel источника данных, который​ вы применяете формат​данные​ дату Excel».​Код менять не будем,​​ галочки у нужных​
​ воспользуемся мастером слияния​пригодится при заполнении​: Добрый день!​ нему правой кнопкой​
​IF…THEN…ELSE​ документа, а затем​ кнопки​ слияния. В версиях​ она в рассылке​ файла данных в​Подтверждать преобразование формата файла​​ будет использоваться для​ данных к столбцу,​» выберите​Примечание:​​ но допишем формат​ фамилий, все проверили,​ в Word. В​ отчетов, писем, рассылок,​Помогите неучу решить​​ мыши (ПКМ) и​. В версиях до​ перенести. В нашем​Обзор…​ после Word2003 Мастер​ участвовать не будет.​ Word не выводились​ при открытии​ списка рассылки в​ в его заголовке​Из текста или CSV-ФАЙЛ​
​Мы стараемся как​ даты внутри фигурных​ нажимаем «ОК».​
​ Word, где заготовка​
​ уведомлений, договоров, т.д.​ данную задачку…​ выбрать команду​
​ Word2007 аналогичная кнопка​ случае ставим курсор​выбираем нужный файл​ слияния запускается с​В качестве примера​
​ запросы. После подключения​.​ слиянии Word убедитесь,​ отображается имя формата.​.​ можно оперативнее обеспечивать​ скобок.​
​Нажимаем кнопку «Далее.​ нашего бланка на​ Например, данные отчета​Необходимо создать таблицу​Коды/Значения полей​
​ называется​ после слова «Уважаем»​ в Проводнике​ помощью кнопки​ возьмем таблицу с​ к списку рассылки​
​Нажмите кнопку​ что правильно отформатировать​Столбец, содержащий числовые данные,​Выберите файл txt или​ вас актуальными справочными​Нажимаем снова правой кнопкой​ Создание письма» в​ закладке «Рассылки» в​

excel-office.ru

Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word

​ из таблицы Excel​​ в Word так,​.​Добавить поле Word​ перед восклицательным знаком.​После выбора файла раскрывается​Начать слияние​ перечнем клиентов фитнес​ выберите​ОК​ столбцы числовые данные.​ например процентные или​ CSV-файла и нажмите​ материалами на вашем​ на этот код​ диалоговом окне мастера​ разделе «Начать слияние»​ в форму бланка​ чтобы часть этой​Получим следующее {​и находится на​ Так как нам​

​ диалоговое окно с​на вкладке​ клуба «Экселент»​Файл​.​ Форматирование столбцов с​ денежные значения, можно​ кнопку​ языке. Эта страница​ и выбираем функцию​ слияний.​ нажимаем кнопку «Начать​ отчета в Word.​ таблицы была сделана​ MERGEFIELD «M__клубной_карты» }​ панели инструментов​ нужны отдельные поля,​ выбранной таблицей. Если​Рассылки​2 этап. Подготовка шаблона​

Шаг 1. Настройка и подготовка источника данных в Excel

​>​На вкладке​ числами, например, в​ отформатировать только после​Импорт​ переведена автоматически, поэтому​ «Обновить поле». Получилось​Четвертый этап.​ слияние». Из списка​Как заполнить бланк в​ в Excel. Так​Сам код изменять​

1. ​Слияние​

2. ​ выбираем​​ нам нужны все​​В версиях до Word2007​​ документа Word​​Параметры​

3. ​рассылки​ соответствии с определенной​ импорта файла. См.​​.​​ ее текст может​

4. ​ так.​​Теперь будем расставлять​​ выбираем функцию «Пошаговый​​ Word.​​ же необходимо чтобы​​ мы не будем,​​В раскрывшемся диалоговом​

   

5. ​Другие элементы…​​ записи, то сразу​​ следует выполнить команду​​На этом этапе в​​>​выберите​​ категории, например денежных​​ раздел «Форматирование числовых​

6. ​В​​ содержать неточности и​​Если в письме, документе​ в нашем шаблоне​ мастер слияния».​В нашем примере,​​ производились вычисления. И​​ а вот формат​

   

   ​ окне зададим параметры​​Раскрывается диалоговое окно для​​ нажимаем ОК. При​​ меню​ текстовом редакторе Word​Дополнительно​Начать слияние​

7. ​ единиц.​​ данных в Excel»​​мастере импорта текста​ грамматические ошибки. Для​ нужно написать номер,​​ бланка нужные слова​​Справа экрана появится окно​​ мы рассмотрим, как​​ необходимо чтобы эти​

   

   ​ допишем. Принцип добавления​​После нажатия ОК,​

   • ​ выбора полей слияния.​​ необходимости можно список​​Сервис — Письма и​​ формируется документ, в​​. В разделе​​>​​Откройте источник данных Excel.​ ниже.​в области​ нас важно, чтобы​ чтобы перед цифрами​

   • ​ в нужных местах​ мастера слияния. Остается​ написать уведомление клиентам,​ таблицы (в Word​ формата будет понятен​ получим результат​Выбираем поле​ отсортировать, отфильтровать нужные​

8. ​ рассылки — Слияние.​ который в дальнейшем​Общие​Мастер слияния шаг за​Выберите столбец, который вы​

9. ​При необходимости повторите действие​​Формат исходных данных​​ эта статья была​

10. ​ были нули, то​​ документа. Ставим курсор​​ выполнять все, что​ список которых у​​ и в Excel)​​ любому, кто хоть​5 шаг:​​Имя​​ записи, либо найти​

    

    ​Кроме того, для​​ будут внедряться данные​​снимите флажок​​ шагом​ хотите отформатировать.​ 7, выбрав столбец,​выберите​

11. ​ вам полезна. Просим​ код допишем так.​ перед восклицательным знаком​

​ он нам скажет.​ нас в таблице​

​ были каким то​ немного знаком с​просматриваем получившиеся письма,​, нажимаем​ их с помощью​ более удобной работы​ электронной таблицы. Текст​Подтверждать преобразование формата файла​.​На вкладке​ который вы хотите​С разделителями​ вас уделить пару​ #‘’000000» – сколько​ – здесь мы​ Всего нужно сделать​

​ Excel.​ образом связаны, т.е.​ созданием пользовательского формата​ используя кнопки навигации.​Вставить​ соответствующих команд. Возможности​ версиях до Word2007​ этого документа представляет​ при открытии​На панели​Главная​

1. ​ изменить, и нужный​

2. ​.​ секунд и сообщить,​

3. ​ цифр в номере,​​ напишем фамилию. В​​ шесть легких этапов​​1. Таблица Excel​​ при изменениях в​ в Excel. Чтобы​​ На этом шаге​​, то же самое​ фильтрации и поиска​

   

4. ​ можно вывести панель​ собой общую для​

5. ​.​​слияния​​в группе​

Шаг 2. Слияние с помощью динамический обмен данными (DDE)

​ формат данных.​При необходимости установите флажок​ помогла ли она​ включая нули впереди​ диалоговом окне «Создание​ действий.​ с данными должна​ одной из таблиц..​ число всегда состояло​ также можно изменить​ для поля​ здесь, конечно, намного​ инструментов Слияние​

​ всех рассылок часть.​​Часто данные электронной​в разделе​Число​Нажмите кнопку​Мои данные содержат заголовки​ вам, с помощью​

1. ​ нули, столько нулей​​ письма» нажимаем кнопку​​Первый этап.​​ соответствовать некоторым правилам.​​ происходили изменения в​​ из шести цифр,​​ список получателей, применив​

2. ​Отчество​​ беднее, чем в​​Ещё раз обращаю​​Предположим всем клиентам,​ таблицы требуется использовать​​Выбор получателей​

   

3. ​в щелкните стрелку​​Готово​​над областью​

4. ​ кнопок внизу страницы.​​ и ставить в​​ «Другие элементы».​​Выберем «Тип документа»​​Таблица Excel должна​​ другой таблице. Пример​ формат должен состоять​​ фильтр или убрав​

   

5. ​. Закрываем окно​​ Excel, но сделать​​ внимание, что в​​ у которых срок​​ при составлении различных​​выберите пункт​​ раскрывающегося списка​

   

6. ​.​​Предварительный просмотр файла​​ Для удобства также​​ коде.​​В появившемся диалоговом окне​ — «Письма».​

7. ​ иметь шапку таблицы​​ прилагается.​​ из шести нулей:​​ флажки. Так как​​Вставка полей слияния​​ простейшую выборку по​ бланке письма содержится​ действия клубной карты​​ документов: отчетов, писем,​​использовать существующий список​​Числовой формат​

   

8. ​В диалоговом окне​​, а затем нажмите​​ приводим ссылку на​​Нажимаем кнопку в​​ из списка выбираем​​Нажимаем внизу этого диалогового​​ (название столбцов).​

   

9. ​blackarrow​​{ MERGEFIELD «M__клубной_карты»​​ мы применили фильтр​​и добавляем пробелы​​ текстовым или числовым​

   

10. ​ только общий для​ истекает в следующем​ договоров и т.д.​.​

​(Общий) и выберите​​Импорт данных​ кнопку​ оригинал (на английском​ мастере слияния «Далее.​ слово «Фамилия». Нажимаем​ окна кнопку «Далее.​Не должно быть​​: 1. делаете таблицу​​ # «000000» }.​​ ранее, получателей осталось​​ между вставленными полями.​​ значениям можно. Кроме​​ всех писем текст,​​ месяце, планируется разослать​​ В этом случае​​В разделе​ нужное значение.​​примите значение по​

support.office.com

Слияние данных MS Excel и MS Word

​Далее​ языке) .​ Завершение слияния».​ кнопку «Вставить». Нажимаем​ Открытие документа».​ одинаковых названий столбцов.​ в экселе​ Теперь снова ПКМ​ 3.​
​ Если параметр​ того, возможно выбрать​
​ поэтому обращение выглядит​ письма с уведомлением.Текст​​ удобно использовать слияние​Использовать существующий список​При необходимости повторите шаги​

• ​ умолчанию (​.​Основные шаг в процесс​Шестой этап.​ кнопку «ОК». Делаем​Второй этап.​В таблице не​2. выделяете и​ по полю —​Присмотревшись повнимательней к полученному​Затенение полей​ записи для рассылки​ как​ письма будет одинаковым​ данных MS Excel​нажмите кнопку​
• ​ 2 и 3.​имеющийся лист​В разделе​ слияния Word настройке​Здесь можно выбрать разные​ один пробел. Снова​В диалоговом окне​ должно быть объединенных​ копируете в буфер​ Обновить поле, и​ результату, видим, что​

​установлен в положение​ вручную с помощью​Уважаем!​ за исключением обращения,​

​ и MS Word.​Обзор​​После завершения нажмите кнопку​), а затем нажмите​Разделители​ и подготовка источника​ функции. «Печать» -​ нажимаем на кнопку​ «Выбор документа» ставим​ ячеек, чтобы в​ ваш диапазон​
​ видим число в​ он не вполне​Всегда​ флажков :)​, а номер карты​ номера клубной карты​Процедура слияния состоит​и откройте отформатированную​Сохранить​ кнопку​установите нужный флажок​ данных. Можно использовать​ распечатать письма.​ «Другие элементы», выбираем​

​ – «Текущий документ».​ документе Word не​3. идете в​ нужном формате.​ соответствует нашим ожиданиям​
​, то вставленные поля​В нашем случае​ и дата пропущены.​ и даты окончания​​ из нескольких этапов.​​ электронную таблицу.​​.​​ОК​ (например, «знак табуляции»​ существующий источник данных​Или «Изменить часть​ слово – «Имя»,​ Т.к. мы открыли​ было смещения строк.​ ворд, ставите курсор​
​Аналогично поступаем с​Номер клубной карты​​ будут отчетливо видны​ требуется установить фильтр​Работа Мастера слияния включает​ её действия. Эти​1 этап. Подготовка данных​В диалоговом окне​При наличии источника данных​.​​ или «запятая») и​​ Excel или разработать​​ писем». Можно сохранить​ ​ нажимаем «Вставить», «ОК».​ мастер слияния на​ Как сделать таблицу,​​ в нужном месте​ датой { MERGEFIELD​​ вместо​ на сером фоне.​ по полю​ 6 шагов.​ данные будут импортироваться​
​ электронной таблицы​Преобразование источника данных​ Excel, содержащий числа,​Внимание:​ нажмите кнопку​ новое, импортировав файл​ письма. Все, документ​​ После слова «Уважаем»​​ странице Word, на​ смотрите в статье​​ и делаете следующее​ «дата_окончания_действия_карты» @ «DD.MM.YYYY»​

​001768​​ Устанавливаем курсор после​Рассылка​1 шаг:​​ из таблицы Excel​
	​Таблица, предназначенная для слияния,​​установите флажок​ отформатированный как денежных​ В диалоговом окне​Далее​ данных с разделителями-запятыми​ готов. Закрыть окно​ ставим слово «Пол».Так​​ которой написали шаблон​​ «Как сделать таблицу​​ — вставка ->​​ }​отображается как​ №, снова нажимаем​​по значению «да»​
​выбираем тип документа​​ (выделено синим)​ должна удовлетворять некоторым​Показать все​ значений и процентов,​Импорт данных​​.​​ (.csv) или табуляцией​ мастера слияния крестиком.​​ помечаем все места​​ бланка. И хотим​ в Excel» тут.​
	​ специальная вставка ->​И получаем окончательный​1768​ ссылку​ (значение «да» появляется​ для рассылки, в​Таким образом, на​ требованиям:​и выберите​ некоторые числовых данных​указывается адрес выбранной​Совет:​ (.txt). После того,​На каждом этапе​ нужными словами.​ заполнить данными этот​Например, у нас​ лист майкрософт эксел​ вариант​, а дата и​Другие элементы…​ в таблице, если​ ​ нашем случае это​ этом этапе в​в таблице не должно​​Пункт листы MS Excel​​ могут не хранить​ ячейки. Данные импортируются,​ В области​ как вы настроили​ можно вернуться к​У нас получилась такая​ бланк – текущий​ такая таблица.​здесь в окне​Подробнее о кодах​ вовсе не по-нашему:​, выбираем​ срок действия клубной​
​Письма​​ документе Word печатается​ быть объединенных ячеек.​ с помощью DDE​ форматирования во время​ начиная с этой​Образец разбора данных​ и подготовка источника​ предыдущему этапу, можно​ заготовка документа.​ документ.​В столбце «Пол» пишем​ спецвставки есть две​ полей Word можно​ сначала месяц, а​№ клубной карты​ карты истекает в​2 шаг:​ общий для всех​ Вернее сказать так:​ (*.xls)​ слияния. Вы получите​​ ячейки.​
	​вы можете увидеть,​ данных, можно выполнить​ ​ выбрать другой список.​​Нажимаем кнопку в окне​​Нажимаем кнопку «Далее. Выбор​​ окончание мужское или​​ опции — собственно​ прочитать в справочной​​ потом день, хотя​​-​​ следующем месяце). Фильтр​​выбираем документ, на​ писем текст.​ ЕСЛИ в таблице​​>​​ результатов слияния, после​​Добавив данные, сохраните источник​​ как результаты будут​ слияние с помощью​ Например, в процессе​ мастера слияния «Далее.​ получателей».​ женское слова «Уважаемый».​​ «вставить» и связать,​​ системе Word или​​ в таблице Excel​​Вставить​​ можно установить, щёлкнув​​ основе которого будут​​Для более удобной​ ​ есть объединённые ячейки,​ОК​ чего можно сохранять​​ с новым именем​​ выглядеть в виде​ динамический обмен данными​​ работы, мы изменили​​ Просмотр писем».​Третий этап.​2. Бланк в​ если «вставили» тогда​ на официальном сайте​ всё было в​. Аналогично вставляем поле​ мышкой по названию​​ создаваться рассылки, им​​ дальнейшей работы при​​ то надо быть​​.​​ формат числовых данных​​ файла.​ таблицы.​ (DDE) с помощью​​ список.​​Пятый этап.​У нас уже​​ Word.​ ​ потом, в ворде,​ Microsoft​ ​ порядке. Такие же​Дата окончания действия карты​
​ поля и выбрав​​ может быть открытый​ слиянии рекомендуется установить​ готовым к тому,​В диалоговом окне​ в Excel с​Форматирование числовых данных в​В области​ пошагового мастера слияния​Подробнее о функции​Просматриваем, как получились​
	​ есть список получателей​Это заготовка бланка -​ при двойном клике​6 шаг:​ ​ неприятности могут возникнуть​Кроме указанных выше​​ «да», либо воспользовавшись​​ текущий документ, шаблон​​ параметр​​ что при экспорте​Microsoft Excel​ помощью DDE.​ Excel​Образец разбора данных​ или с помощью​ слияния читайте в​ письма. Нажимаем на​ этого послания в​ одинаковый текст для​ на таблице вокруг​выбираем вариант​ при импорте ячеек​ полей требуется вставить​ ссылкой Фильтр в​ или существующий документ.​ ​Затенение полей​ объединение будет отменено,​выберите​Примечание:​Отформатируйте все числовые данные,​выберите столбец, содержащий​ метода процесса слияния​ статье «Распечатать много​ стрелку в диалоговом​ таблице Excel, п.э.​ всех клиентов, без​ нее будет формироваться​Изменить часть писем…​​ с десятичными числами,​​ окончание обращения​ ​ этом же диалоговом​ При выборе варианта​ ​в положение​ и соответственно образуются​Весь лист​ Если вы решили не​ например процентные или​ почтовые индексы, а​ вручную.​ писем с разными​ окне у слова​ выбираем – «Использование​ имен, без окончаний​ зона с экселевскими​и просматриваем получившийся​ ​ денежным форматом и​ый(ая)​ окне​Шаблон​Всегда​ лишние пустые строки​и нажмите кнопку​ ​ использовать DDE, выполните​ денежные значения, в​ затем в списке​Если вы не используете​ ​ именами в Word».​ «Получатель: 1», перелистываем​ ​ списка».​ слова «Уважаемый», п.ч.​ инструментами и доступом​ документ, при необходимости​ т.д. Вывод неутешительный:​, которое зависит от​
​4 шаг:​​или​​, чтобы отличать вставленные​​ и/или столбцы, что​ОК​ инструкции в статье​ новых и существующих​Формат данных столбца​ Excel существующего источника​

​Как ещё можно​​ письма.​А чтобы найти нашу​ клиенты есть и​ ко всем возможностям.​ его можно отредактировать,​ при слиянии форматирование​ значения поля​вставляем нужные поля​

excelworld.ru

Объединение таблицы Word и Excel

​Существующий документ​​ поля слияния от​
​ может нарушить структуру​.​
​ Использование слияния для​ источниках данных Excel,​выберите​ данных для слияния,​ использовать функцию слияния,​Получилось так.​ таблицу, нажимаем кнопку​ мужчины, и женщины.​ поэкспериментируете — разберетесь​ сохранить как отдельный​ чисел и дат​Пол​ в документ. Прежде,​появляется возможность указать​ обычного текста. Если​ таблицы. В общем,​В диалоговом окне​

​ массовой рассылки сообщений​​ которые предполагается использовать​Текстовый​
​ можно использовать список​ смотрите в статье​Упс, а дата написана​
​ «Обзор». Вот наш​Как сделать фирменный​shuvalov​ файл или отправить​ не сохраняется. Но​. Для этого воспользуемся​ чем выбрать один​
​ нужный файл в​ этот параметр включен,​ объединённые ячейки -​Получатели слияния​ электронной почты.​ при слиянии в​.​ контактов или адресной​ «Как перенести таблицу​ не как мы​ список.​ бланк в Word,​: Спасибо….​

​ на печать​​ выход есть!​

CyberForum.ru

​ специальным полем, позволяющим​

7
Лекция №8

Слияние документов.

Слияние
применяется, когда нужно создать набор
документов, к примеру, наклейки с адресами
или письма на бланках, которые рассылаются
большому числу заказчиков. Каждое письмо
или наклейка содержат как общие, так и
индивидуальные сведения. Например, в
письме должно быть обращение к заказчику
по фамилии. Индивидуальные сведения
для каждого письма или наклейки поступают
из источника данных.

Процесс
слияния состоит из нескольких общих
действий.

1. Настройка
   основного документа. Основной документ
   содержит текст и графику, которые
   являются общими для всех версий
   составного документа, например, обратный
   адрес или приветствие на бланке письма.

2. Подключение
   документа к источнику данных.
   Источником данных является файл,
   содержащий сведения, которые должны
   вставляться в документ, например,
   фамилии и адреса получателей письма.

3. Уточнение
   списка получателей или элементов.
   Приложение Microsoft Office Word создает копию
   основного документа для каждого элемента
   или записи файла данных.

4. Добавление
   в документ текстовых заполнителей
   (полей слияния) При слиянии поля
   слияния заполняются данными из файла
   данных.

5. Предварительный
   просмотр и завершение слияния Перед
   тем как печатать весь комплект копий
   документа, каждую из копий можно
   предварительно просмотреть.

Для
слияния с почтой используются команды
вкладки Рассылки.

Слияние
можно также выполнить с помощью области
задач Слияние,
которая позволяет шаг за шагом осуществить
весь процесс. Чтобы воспользоваться
областью задач, в группе Начать
слияние
на вкладке Рассылки
выберите пункт Начать
слияние,
а затем пункт Пошаговый
мастер слияния.

Настройка основного документа

1. Запустите
   приложение Word.

По
умолчанию открывается пустой документ.
Пусть он остается открытым. Если его
закрыть, команды, которые нужно будет
выполнить на следующем шаге, окажутся
недоступными.

1. На
   вкладке Почта
   в группе Слияние
   выберите команду Начать
   слияние.

1. Щелкните
   тип документа, который нужно создать.

Можно,
например, создать следующие типы
документов.

• Комплект
  конвертов  
  Обратные адреса на всех конвертах
  одинаковы, однако адрес получателя в
  каждом случае является уникальным.
  Выберите пункт Конверты
  и на вкладке Параметры
  конверта
  диалогового окна Параметры
  конверта
  укажите свои предпочтения относительно
  размера конверта и форматирования
  текста.

• Комплект
  наклеек с адресами  На
  каждой наклейке приводятся фамилия и
  адрес, которые являются уникальными.
  Выберите пункт наклейки
  и в диалоговом окне Параметры
  наклейки
  укажите нужный тип наклейки.

• Комплект
  документов на бланке или сообщений
  электронной почты  
  Основное содержимое всех писем или
  сообщений является одинаковым, но
  каждое из них содержит сведения,
  предназначенные для определенного
  получателя, например, фамилию, адрес
  или какую-либо другую информацию. Чтобы
  создать документы этих типов, выберите
  письма
  или электронные
  письма.

• Каталог
  или папка  Для
  каждого элемента отображаются сведения
  одного и того же типа, например имя или
  описание, однако для каждого элемента
  они уникальны. Щелкните каталог,
  чтобы создать документ такого типа.

Возобновление
слияния

Если
необходимо прервать работу по слиянию,
основной документ можно сохранить, а
слияние возобновить позже. Приложение
Microsoft Office Word сохраняет источник данных
и данные поля. Если использовалась
область задач Слияние,
Word вернется к тому ее месту, где нужно
возобновить слияние.

1. При
   готовности возобновить слияние откройте
   документ.

Word
запросит подтверждение на открытие
документа, который запустит команду
SQL.

1. Поскольку
   этот документ подключен к источнику
   данных, нажмите кнопку Да.
   Появится текст документа вместе со
   всеми вставленными полями.

2. Перейдите
   на вкладку Рассылки
   и возобновите свою работу.

Подключение
документа к источнику данных

Чтобы
выполнить слияние данных в основном
документе, необходимо подключить этот
документ к источнику данных или файлу
данных.

Выбор
файла данных

1. На
   вкладке Почта
   в группе Слияние
   выберите команду Выбрать
   получателей.

1. Выполните
   следующие действия.

Откройте
документ приложения Microsoft Word. Этот
документ должен содержать одну таблицу.
Первая строка таблицы должна содержать
заголовки, а остальные строки — записи,
которые должны быть включены в составной
документ. В качестве источника данных
можно также использовать источник
данных заголовка (Источник
данных заголовка. Документ, содержащий
строку заголовка (или запись), которая
используется для объединения указанного
источника данных с основным документом
слияния.).

Уточнение
списка получателей или элементов

При
подключении к определенному файлу
данных, возможно, не требуется переносить
данные всех записей файла данных в
основной документ.

Чтобы
ограничить список получателей или
использовать подмножество элементов
файла данных, выполните следующие
действия.

1. На
   вкладке Почта
   в группе Слияние
   выберите команду Изменить
   список.

1. В
   диалоговом окне Адресаты
   слияния
   выполните одно из следующих действий.

Выделение
отдельных записей  Этот
метод наиболее полезен, если список
короткий. Установите флажки напротив
тех получателей, которые должны быть
включены в список, и снимите флажки
напротив тех получателей, которые должны
быть исключены из списка.

Если
известно, что в составной документ нужно
включить лишь несколько записей, можно
снять флажок в строке заголовка, а затем
выделить только нужные записи. Аналогично,
если нужно включить в документ большую
часть списка, установите флажок в строке
заголовка, а затем снимите флажки с тех
записей, которые не нужно включать.

Сортировка
записей  
Щелкните заголовок столбца элемента,
по которому требуется выполнить
сортировку. Список отсортируется в
алфавитном порядке по возрастанию (от
A до Я).

Фильтрация
записей  Эта
функция полезна, если список содержит
записи, которые не требуется видеть или
включать их в составной документ.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #