Источник excel workbook file contents

Если вы уже начали использовать в работе инструменты бесплатной надстройки Power Query в Microsoft Excel, то очень скоро столкнётесь с одной узкоспециальной, но весьма частой и надоедливой проблемой, связанной с постоянно ломающимися ссылками на исходные данные. Суть проблемы в том, что если в своём запросе вы ссылаетесь на внешние файлы или папки, то Power Query жёстко прописывает абсолютный путь к ним в тексте запроса. У вас на компьютере всё работает прекрасно, но если вы решите отправить файл с запросом своим коллегам, то их ждёт разочарование, т.к. у них на компьютере путь к исходным данным уже другой, и наш запрос работать не будет.

Что же сделать в такой ситуации? Давайте рассмотрим этот случай подробнее на следующем примере.

Постановка задачи

Предположим, что у нас в папке E:Отчеты по продажам лежит файл Топ-100 товаров.xls, представляющий собой выгрузку из нашей корпоративной базы данных или ERP-системы (1С, SAP и т.п.) Этот файл содержит информацию о наиболее популярных товарных позициях и выглядит внутри примерно так:

С ходу, наверное, понятно, что работать с ним в Excel в таком виде практически невозможно: будут мешать пустые строки через одну с данными, объединенные ячейки, лишние столбцы, многоуровневая шапка и т.д.

Поэтому рядом с этим файлом в той же папке мы создаём ещё один новый файл Обработчик.xlsx, в котором создадим запрос Power Query, который будет загружать страшненькие данные из исходного файла-выгрузки Топ-100 товаров.xls, и приводить их в порядок:

Создаем запрос к внешнему файлу

Открыв файл Обработчик.xlsx, выберем на вкладке Данные команду Получить данные — Из файла — Из книги Excel (Data — Get Data — From file — From Excel), затем укажем местоположение исходного файла и нужный нам лист. Выбранные данные загрузятся в редактор Power Query:

Приведём их в нормальный вид:

1. Удалим пустые строки через Главная — Удалить строки — Удалить пустые строки (Home — Remove Rows — Remove Empty Rows).
2. Удалим ненужные 4 верхних строки через Главная — Удалить строки — Удалить верхние строки (Home — Remove Rows — Remove Top Rows).
3. Поднимем первую строку в шапку таблицы кнопкой Использовать первую строку в качестве заголовков на вкладке Главная (Home — Use first row as header).
4. Отделим пятизначный артикул от названия товара во втором столбце, используя команду Разделить столбец на вкладке Преобразование (Transform — Split Column).
5. Удалим ненужные столбцы и переименуем заголовки оставшихся для лучшей наглядности.

В итоге у нас должна получиться следующая, гораздо более приятная, картина:

Осталось эту облагороженную таблицу выгрузить обратно на лист в наш файл Обработчик.xlsx командой Закрыть и загрузить (Home — Close&Load) на вкладке Главная:

Находим путь к файлу в запросе

Теперь давайте посмотрим как выглядит наш запрос «под капотом», на встроенном в Power Query внутреннем языке с лаконичным названием «М». Для этого вернемся в наш запрос двойным щелчком по нему в правой панели Запросы и подключения и на вкладке Просмотр выберем Расширенный редактор (View — Advanced Editor):

В открывшемся окне во второй строке сразу же обнаруживается жёстко прописанный путь к нашему исходному файлу выгрузки. Если мы сможем заменить эту текстовую строку на параметр, переменную или ссылку на ячейку листа Excel, где этот путь будет заранее прописан, то мы сможем впоследствии легко его менять.

Добавляем умную таблицу с путём к файлу

Закроем пока Power Query и вернёмся в наш файл Обработчик.xlsx. Добавим новый пустой лист и сделаем на нём маленькую «умную» таблицу, в единственной ячейке которой будет записан полный путь к нашему файлу исходных данных:

Для создания «умной» таблицы из обычного диапазона можно использовать сочетание клавиш Ctrl+T или кнопку Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table). Заголовок столбца (ячейка А1) может быть совершенно любым. Также обратите внимание, что для понятности я дал таблице имя Параметры на вкладке Конструктор (Design).

Скопировать из Проводника путь или даже ввести его вручную не представляет, конечно, особой сложности, но лучше всего минимизировать человеческий фактор и определять путь, по возможности, автоматически. Это можно реализовать с помощью стандартной функции рабочего листа Excel ЯЧЕЙКА (CELL), которая умеет выдавать кучу полезной информации об указанной в качестве аргумента ячейке — в том числе и путь к текущему файлу:

Если предположить, что файл с исходными данными всегда лежит в той же папке, что и наш Обработчик, то путь, который нам нужен можно сформировать следующей формулой:

=ЛЕВСИМВ(ЯЧЕЙКА(«имяфайла»);НАЙТИ(«[«;ЯЧЕЙКА(«имяфайла»))-1)&»Топ-100 товаров.xls»

или в английской версии:

=LEFT(CELL(«filename»);FIND(«[«;CELL(«filename»))-1)&»Топ-100 товаров.xls»

… где функция ЛЕВСИМВ (LEFT) берёт из полной ссылки кусок текста до открывающей квадратной скобки (т.е. путь к текущей папке), а затем к нему приклеивается имя и расширение нашего исходного файла с данными.

Параметризуем путь в запросе

Остался последний и самый главный штрих — прописать в запросе путь к исходному файлу Топ-100 товаров.xls, сославшись на ячейку А2 нашей созданной «умной» таблицы Параметры.

Для этого вернемся в запрос Power Query и ещё раз откроем Расширенный редактор на вкладке Просмотр (View — Advanced Editor). Вместо текстовой строки-пути в кавычках «E:Отчеты по продажамТоп-100 товаров.xlsx» введём туда вот такую конструкцию:

Excel.CurrentWorkbook(){[Name=»Параметры»]}[Content]{0}[Путь к исходным данным]

Давайте разберемся из чего она состоит:

• Excel.CurrentWorkbook() — это функция языка М для обращения к содержимому текущего файла
• {[Name=»Параметры»]}[Content] — это уточняющий параметр к предыдущей функции, указывающий, что мы хотим получить содержимое «умной» таблицы Параметры
• [Путь к исходным данным] — это имя столбца в таблице Параметры, к которому мы обращаемся
• {0} — это номер строки в таблице Параметры, из которой мы хотим взять данные. Шапка — не в счет и нумерация начинается от нуля, а не от единицы.

Вот и всё, собственно.

Осталось нажать на Готово и проверить как работает наш запрос. Теперь при пересылке всей папки с обоими файлами внутри на другой ПК запрос будет сохранять работоспособность и определять путь к данным автоматически.

Ссылки по теме

• Что такое Power Query и зачем он нужен при работе в Microsoft Excel
• Как импортировать в Power Query плавающий фрагмент текста
• Редизайн двумерной кросс-таблицы в плоскую с помощью Power Query

Файлы к уроку:

• Для спонсоров Boosty
• Для спонсоров VK

Ссылки:

• Страница курса
• Плейлист YouTube
• Плейлист ВК

Описание

В этом уроке мы научимся подключаться к книге Excel. Помимо самого подключения научимся делать следующее:

• Указание типов данных столбцов
• Указание типов данных с использованием локали (тип данных с языком)
• Добавим столбец, который извлечет текст перед разделителем — аналог функции ЛЕВСИМВ в сочетании с НАЙТИ
• Добавим столбец, который извлечет последние 2 символа — аналог функции ПРАВСИМВ
• Добавим столбец, который извлечет текст между разделителями — аналог функции ПСТР
• Разделим столбец по разделителю — аналог операции текст по столбцам из стандартного функционала Excel

Решение

Подготовка к подключение к Excel-книге в Power Query

• Скачайте все приложенные файлы
• Откройте видео к уроку
• Создайте новую книгу

Подключение к Excel в Power Query

1. В новой книге подключитесь к файлу. Данные — Получить данные — Из файла — Из книги

2. Укажите скачанный файл с данными

3. Удалите все шаги кроме шага Источник

4.. Кликните по ссылке Table, чтобы развернуть таблицу

5. Поднимите заголовки. Главная — Использовать первую строку в качестве заголовков

6. Укажите типы данных для текстовых столбцов

7. Для числовых столбцов измените тип данных с использованием локали

Теперь пора разделить столбец Product Number. Сначала извлечем первые 2 символа. Эти 2 буквы указывают на категорию товара.

8.. Кликаем на столбец Product Number — Извлечь — Текст перед разделителем — Указываем тире

Теперь извлечем последние символы после тире. Эти символы указывают на цвет товара.

9. Кликаем на столбец Product Number — Извлечь — Текст после разделителя — Указать тире — Нажать расширенные настройки — Выбрать опцию От конца входных данных

Теперь извлечем текст между вторым и третьим тире. Эти символы указывают на размер.

10. Кликаем на столбец Product Name — Извлечь — Текст между разделителями — Указать тире в обоих случаях — В расширенных настройках указать одно пропускаемое тире от начала

Второй способ деления столбца

Скопируйте запрос, который мы создали ранее. Удалите 3 последних шага, т.е. те, где мы делили столбец Product Number.

Теперь разделим его другим способом.

Кликаем на столбец Product Number — Вкладка Преобразование — Разделить столбец — По разделителю — Указать тире и выбрать опцию По каждому вхождению разделителя

Получится 4 столбца. Оставляем только 3 из них: категория, цвет, размер. Лишний столбец удаляем. Готово.

Примененные функции

• Excel.CurrentWorkbook
• Excel.Workbook
• File.Contents
• Table.PromoteHeaders
• Table.TransformColumnTypes
• Table.AddColumn
• Text.BeforeDelimiter
• Text.AfterDelimiter
• Text.BetweenDelimiters
• Table.SplitColumn
• Table.RemoveColumns

Код

Код с первым способом деления строки:

let
   file = Excel.CurrentWorkbook(){[Name = "file"]}[Content]{0}[Column1],

   source = Excel.Workbook(File.Contents(file)),

   get_table = source{[Item = "Лист1", Kind = "Sheet"]}[Data],

   promote_headers = Table.PromoteHeaders(get_table, [PromoteAllScalars = true]),

   types = Table.TransformColumnTypes(
      promote_headers,
      {
         {"ProductID", type text},
         {"Product", type text},
         {"Product Number", type text}
      }
   ),

   types_2 = Table.TransformColumnTypes(
      types,
      {{"Cost", type number}, {"Price", type number}},
      "en-US"
   ),

   col_category = Table.AddColumn(
      types_2,
      "Категория",
      each Text.BeforeDelimiter([Product Number], "-"),
      type text
   ),

   col_color = Table.AddColumn(
      col_category,
      "Цвет",
      each Text.AfterDelimiter([Product Number], "-", 2),
      type text
   ),

   col_size = Table.AddColumn(
      col_color,
      "Размер",
      each Text.BetweenDelimiters([Product Number], "-", "-", 1, 0),
      type text
   )
   
in
   col_size

Код со вторым способом деления строки:

let
   file = Excel.CurrentWorkbook(){[Name = "file"]}[Content]{0}[Column1],

   source = Excel.Workbook(File.Contents(file)),

   get_table = source{[Item = "Лист1", Kind = "Sheet"]}[Data],

   promote_headers = Table.PromoteHeaders(get_table, [PromoteAllScalars = true]),

   types_1 = Table.TransformColumnTypes(
      promote_headers,
      {
         {"ProductID", type text},
         {"Product", type text},
         {"Product Number", type text}
      }
   ),

   types_2 = Table.TransformColumnTypes(
      types_1,
      {{"Cost", type number}, {"Price", type number}},
      "en-US"
   ),
   
   col_split = Table.SplitColumn(
      types_2,
      "Product Number",
      Splitter.SplitTextByDelimiter("-", QuoteStyle.Csv),
      {"Категория", "Product Number.2", "Размер", "Цвет"}
   ),

   types_3 = Table.TransformColumnTypes(
      col_split,
      {
         {"Категория", type text},
         {"Product Number.2", type text},
         {"Размер", type text},
         {"Цвет", type text}
      }
   ),

   remove_col = Table.RemoveColumns(types_3, {"Product Number.2"})
   
in
   remove_col

Этот урок входит в Базовый курс Power Query

Хитрости »

30 Ноябрь 2016              47191 просмотров

В большинстве случаев создание запросов PowerQuery создается на основании файлов Excel, отличных от того файла, в котором сам запрос. Как пример — одна из статей на этом сайте: План-фактный анализ в Excel при помощи Power Query. Там идет обращение к некоторым вспомогательным файлам с данными и запрос ко всем файлам определенной папки. Т.е. мы можем знать только папку относительно файла с самим запросом и имена некоторых вспомогательных таблиц. И здесь как раз возникает нюанс: если впоследствии переместить или переслать файл с запросом (или даже полностью всю модель данных со всеми файлами) — то придется для каждого запроса к отдельному файлу менять источник. Это можно сделать либо через Параметры источника данных самого запроса:

• Для пользователей Excel 2010-2013:
  Перейти на вкладку Power Query -группа Настройки(Options) —Параметры источника данных(Data Source Settings)
• для пользователей 2016 и выше:
  Перейти на вкладку Данные(Data) —Создать запрос(New Query) —Параметры источника данных(Data Source Settings)

либо изменив текст каждого запроса в редакторе запросов, изменив там строку источника:

И в том и в другом случае после смены каждого источника придется ждать обновления запросов. Как ни странно, но стандартно, без танцев с бубном, сделать некий относительный путь(указав лишь часть пути, как это делается в web-программировании) к источнику данных нельзя.

Как же вообще сделать возможность обновления источника данных при смене расположения файлов?
Есть два варианта:
Вариант 1
Не совсем автоматический, но способный чуть облегчить жизнь — использовать возможность создания параметров для запросов. Параметр — это некая именованная константа, которая может быть как одним значением(число, текст, дата и т.д.), так и целой таблицей(возможно впоследствии добавят возможность создания вычисляемых параметров, но на момент написания статьи это не поддерживалось). В нашем случае это будет одно значение — путь к основной папке. Чтобы создать новый параметр необходимо перейти в редактор запросов(выбрать любой запрос в книге -Правая кнопка мыши -Изменить) и на вкладке Главная выбрать Управление параметрами —Создать параметр.

В появившемся окне задаем необходимые значения:

• Обязательно — читать как Обязательный, если флажок установлен и Необязательный, если флажок снят. Отвечает за необходимость указывать значение. Если флажок установлен — то параметр не будет создан/изменен, пока мы не укажем Текущее значение. Если флажок снят — то значение параметра допускается оставить пустым.
• Имя параметра — Без комментариев, я указал здесь sPath
• по желанию добавляем описание к параметру, ровным счетом это ни на что не влияет
• Тип данных параметра — в нашем случае это Текст. Здесь лучше не рисковать, указывая Любой(Any), т.к. в этом случае можем получить ошибку запроса.
• Предлагаемые значения — выбираем Любое значение(логичнее было бы назвать этот пункт «Одно значение». Т.к. это больше подходит на мой взгляд).
• Текущее значение — это как раз то значение, которое и будет хранить наш параметр. Здесь я указываю путь к основной папке: G:Готовая модель ПланФактного анализа. Указываю со слешем на конце пути, чтобы не добавлять его в каждый источник после.

Теперь останется для каждого запроса добавить ссылку на этот параметр вместо жестко прописанного пути. Для этого в расширенном редакторе запросов(Главная -Расширенный редактор) для каждого запроса необходимо изменить переменную часть пути к файлам на наш параметр sPath:

Обращаю внимание, что после имени параметра(sPath) идет амперсанд(&). Он необходим для объединения двух текстовых строк в одну.
А теперь пара ложек дегтя для этого способа:

1. Самый очевидный недостаток: при переносе файлов в любом случае необходимо будет заходить в редактор запросов (Главная —Управление параметрами —Изменить параметры) и изменять путь, указанный в параметре на новый. Так же это можно сделать напрямую из редактора запросов, раскрыв в левой части область запросов, выбрав параметр и вписав новое значение:
   
2. И не очевидный недостаток: частенько такой подход приводит к ошибке получения данных при слиянии связанных запросов. Что делает этот способ не жизнеспособным в полной мере для большинства распространенных задач

Вариант 2
Создать еще один запрос в основной книге, на основании формул в Excel. Решение основано на возможностях встроенной функции Excel ЯЧЕЙКА(CELL). С её помощью можно получить полный путь к файлу, имя листа и книги. Чуть более подробно синтаксис этой функции и способы получения имени листа и книги я описывал в этой статье: Как получить имя листа формулой.
Итак, для начала нам необходимо на новом листе создать новую таблицу с двумя столбцами: значение и описание. В качестве значения в первой строке у нас и будет как раз формула с функцией ЯЧЕЙКА:
=ПСТР(ЯЧЕЙКА(«filename»;A1);1;ПОИСК(«[«;ЯЧЕЙКА(«filename»;A1))-1)
данная формула возвращает только путь к файлу, в котором записана. Что нам в общем-то от неё и надо.

При желании можно дописать подсказку к значению. Я это сделал для демонстрации и чтобы было понятно — что мы сможем потом дополнять эту таблицу другими переменными значениями при необходимости.

Теперь из этой таблицы необходимо сделать динамическую, или как их еще называют — умную: выделяем ячейки с данными(A1:B2) -вкладка Вставка(Insert) и выбрать Таблица(Table). Галочку «Мои данные содержат заголовки» оставляем включенной, даем понятное имя таблице — Parameters:

Далее выделяем любую ячейку внутри созданной таблицы и создаем новый запрос: вкладка Данные —Из таблицы(для пользователей PowerQuery 2013 и 2010 — вкладка PowerQuery -Из таблицы). Имя запроса у нас будет совпадать с именем таблицы — Parameters и этот запрос будет содержать как раз все значения нашей умной таблицы.
И теперь нам надо из этого запроса получить значение только одной конкретной ячейки — первой ячейки столбца «Значение»(в которой у нас формулой возвращается путь к папке). Для этого придется чуть пошаманить. Нам необходимо получить ссылку на таблицу «Parameters» и уже из неё получить значение нужной ячейки. Все это придется проделать на языке M, но звучит страшнее, чем выглядит — это всего одна строка:
Excel.CurrentWorkbook(){[Name=»Parameters»]}[Content]{0}[Значение]
Теперь разберем по шагам:

Excel.CurrentWorkbook() — непосредственно функция, которая получает данные обо всех умных таблицах(и именованных диапазонах) внутри книги Excel, в которой создан этот запрос (CurrentWorkbook — текущая книга).
{[Name=»Parameters»]} — так мы даем понять функции Excel.CurrentWorkbook, что нам нужны данные исключительно из объекта с именем «Parameters»(это наша умная таблица). На всякий случай уточню: получить просто ссылки на ячейки листа не получится, т.к. функция Excel.CurrentWorkbook данных о листах не получает вообще. Только именованные диапазоны и умные таблицы.
[Content] — все содержимое таблицы «Parameters»
{0} — пожалуй, самая хитрая часть для «не программистов» Это номер строки в указанной таблице(«Parameters»). При этом номера строк в запросе начинают отсчет с 0 и заголовки при этом не учитываются. Т.е. наш параметр находится физически во второй ячейке столбца «Значение» таблицы «Parameters» на листе. Но в рамках самой таблицы это первая её строка, т.к. заголовок не учитываем. Но т.к. в таблице отсчет начинается с 1, а в запросах с 0 — то и нам надо указывать, учитывая эту особенность. Если бы мы обращались ко второй строке таблицы — указать необходимо было бы 1. И да — указывать обязательно в фигурных скобках.
[Значение] — здесь в квадратных скобках указывается имя столбца(без всяких кавычек). Если бы столбец в таблице был всего один — то можно было бы его не указывать вовсе. Но т.к. у нас их больше — то указание обязательно, иначе запрос вернет всю строку — т.е. значения всех столбцов таблицы.

Т.е. строка Excel.CurrentWorkbook(){[Name=»Parameters»]}[Content]{0}[Значение] означает: из книги с запросом обратиться к таблице «Parameters»({[Name=»Parameters»]}), считать все данные([Content]) и отобрать оттуда значение первой строки({0}) столбца «Значение»([Значение])
И эта строка возвращает исключительно путь к папке — именно тот, который у нас получается в результате вычисления формулы с ЯЧЕЙКА.
Теперь, после того как разобрались что делает чудо-строка — осталось понять как это применить. Надо просто для каждого запроса перейти в редактор и в строке с источником:
Источник = Folder.Files(«C:Готовая модель ПланФактного анализаФакт»),
вместо части пути указать созданную строку запроса, добавив амперсанд(&) для объединения разных значений:
Источник = Folder.Files(Excel.CurrentWorkbook(){[Name=»Parameters»]}[Content]{0}[Значение] & «Факт»),

Все, теперь при перемещении книги с запросом или всей модели данные будут обновляться без какого-то ручного вмешательства.
В общем-то, такой подход можно использовать для задания даже имен файлов, используемых в модели. Например, можно дополнить таблицу именем файла с данными плана или путем к вспомогательным таблицам.

Скачать готовую модель план-фактного анализа с динамически изменяющимся путем к данным:

  Готовая модель План-фактного анализа — относительный путь (491,0 KiB, 3 045 скачиваний)

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Видеоуроки

Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика