Использование word на предприятиях

Появление компьютеров вызвало глобальный интерес к применению их во всех сферах жизни общества. Процесс компьютеризации представляет собой необратимый процесс развития, при котором происходит качественные улучшения, способствующие рационализации рабочего времени, если это время связано с процессом пользования офисного пакета программ, предназначенных для той или иной цели. Информатизация различных сфер общества является процессом привычным на сегодняшний день, с которым трудно спорить. Современный мир диктует новые требования, предъявляя новые способы и технологии средства. Компьютер давно не является экзотикой, а компьютерная грамотность становится компетентностью, который должен обладать современный и востребованный работник той или иной отрасли. В мире информационных технологий наметилось немало положительных тенденций. Претерпели изменение и усовершенствовались электронно-вычислительные машины, позволяя осуществлять человеку все больше операций с информацией и ее обработкой. Информация сегодня является очень актуальным звеном в работе практически во всех сферах жизни общества. Ее объем существенно растет и позволяет говорить об ее избыточности. В таком режиме человеку необходимо грамотно использовать данные и уметь создавать новые с помощью соответствующих программ. Обработка и передача информации имеет решающее значение как для повышения качества и доступности, так и для повышения эффективности процессов управления на различных уровнях. С помощью программных средств человек осуществляет эффективный синтез, анализ и структуру имеющихся данных, используя при этом интерфейс и функциональные возможности программного обеспечения. В каждой из отраслей используется разный набор программ, учитывая специфику данных и тип учреждения. В системе образовательного пространства внедрение информационных технологий является само собой разумеющейся необходимостью, поскольку вызвана целью систематизировать, упорядочить и обработать имеющийся набор данных. Образовательное пространство состоит из большого класса подразделений, в каждой из которых существует определенный набор данных, которые поддаются обработке и систематизации. Каждая такая отдельная микро организация имеет свой пакет документов, который представляет собой различные формы представления данных. Согласованная слаженная работа служб одной организации по обмену информацией в виде отчетов, списков и прочих нормативных документов является документооборотом. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях государственного управления, где и образовательная система не становится исключением. Документооборот своего рода движение документов с момента создания и отправки по месту требования до момента его получения интересующей стороной. Вопрос использования средств деловой коммуникации сегодня является актуальным. Для этих целей в образовательном учреждении используется то или иное программное обеспечение с имеющимся пакетом лицензионных программ. Одной из таких программ, позволяющих создавать текстовые документы является текстовый редактор Microsoft Word, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов.

Текстовый редактор Word позволяет, благодаря своему функционалу, осуществлять операции с текстовыми данными. При необходимости создавать документ в данной программе пользователь использует три основные группы операций:

Операция ввода данных;

Операция редактирования;

Операция форматирования;

Операция сохранения документа и его распечатки.

Текстовый редактор прошел длительный путь развития от элементарной программы, выполняющей несколько операций до программы, имеющей целый набор функций, позволяющих осуществлять ряд важных для пользователя преобразований. Благодаря своему набору усовершенствованных функций текстовый редактор до сих пор пользуется популярностью у работников различных сфер, поскольку удобный интерфейс и возможности программы позволяют создать нужный фрагмент текста, представить его в нужной интерпретации.

Говоря о документообороте в образовательном учреждении, нужно заострить внимание на конкретных письменных формах, которые имеются в структуре документов. Каждый документ, находящийся в структуре документооборота имеет установленный состав и порядок расположения реквизитов. Существуют внутренние документы — официальные бланки, не выходящие за пределы образовательного учреждения, как правило, это акты, справки, устав, положение, документы, создаваемые для оперативных вопросов. В образовательном учреждении имеется секретарь, в обязанности которого входит контроль по делопроизводству. ответственный за соответствие всем нормам и правилам, согласно ГОСТу.

Спецификации формата Word не разглашаются. Доступ к ним имеют лишь официальные партнеры корпорации Microsoft, а также правительства некоторых государств. Современные технологии позволяют организовать полностью безбумажный обмен документами, однако на практике электронные документы часто выступают всего лишь двойниками бумажных документов. Говоря о документообороте, можно выделить несколько его видов.

Бумажный документооборот означает, что этапы передачи из одних рук в другие осуществляется посредством бумажной формы. В связи с появлением компьютеров и программных средств появился смешанный документооборот, принципом которого является передача электронного документа между компьютерами локальной сети, который в свою очередь был создан в соответствующей программной среде. Последним является безбумажный документооборот. Принцип этого вида заключается в полном его электронном компоненте, где сила документа подтверждается электронной подписью.

Рис.1. Смешанный документооборот

Использование программы Microsort Word в структуре образовательного учреждения регламентируется принятыми в организации уставом пользования лицензионным программным продуктом с одной стороны и бытующей привычкой принятия одной формы документооборота с другой. Программные продукты как и технологии значительно изменяются по мере требований пользователей и заказов общества. Сегодня существуют новые способы организации документооборота, которые сделают процесс передачи менее затратным с точки зрения пользования бумагой. Сегодня на рынке программных средств существуют другие возможности, которые предлагают целый ряд удобных для пользователя функций. Речь пойдет об офисе Microsoft Office 365. Данный пакет средств предлагает пользователям новый формат организации образовательного пространства в перспективе создания удобных сценариев реализации деятельности.

Рис.2. Организация коллективного документа online

Современный подход к совершенствованию документооборота с целью рационализации образовательного пространства создает новые условия работы, при которых возможны совместная деятельность, коллективные формы организации. Такой подход позволяет одной группе людей выполнять одновременно преобразования файла, находясь в режиме «здесь и сейчас», достаточно просто настроить доступ.

Пока сложно говорить о том, сможет ли такая монолитная формальная образовательная структура перевести свою деятельность в облако, но думаю, со временем информатизация возьмет свое первенство в каждой структуре, где она будет уместна.

Ряд улучшений, предлагаемых разработчиками в совокупности составляют благоприятные условия для пользования иным пакетом программных средств и технологий, помимо заявленных стандартных ранее форм работы, которые плотно закрепились в структуре различных подразделений.

Документооборот в образовательном учреждении будет эффективным, поскольку в новом пакете предлагается:

— совместная работа в реальном времени. Если сохранить документ в OneDrive или SharePoint и поделиться им с коллегами, которые используют Word 2016 или Word Online, можно сразу же видеть изменения, вносимые другими. После сохранения документа в Интернете нужно щелкнуть значок «Общий доступ» для создания ссылки или приглашения, отправляемого по электронной почте. После того как другие участники группы откроют документ и согласятся автоматически отправлять изменения, можно будет видеть их работу в режиме реального времени.

— представлена полезная информация на основе имеющихся данных. Интеллектуальный поиск на основе Bing позволяет изучать информацию прямо в Word 2016. Выделив слово или фразу, нужно щелкнуть их правой кнопкой мыши и выбрать команду «Интеллектуальный поиск». Откроется область «Аналитика» с определениями, вики-статьями, а также популярными поисковыми запросами по соответствующим темам.

— рукописные уравнения. Вводить в документы формулы стало намного проще. Можно в любой момент выбрать команду Вставка > Формула > Рукописное уравнение и добавить в документ сложное математическое уравнение. Если используется устройство с сенсорным экраном, вводить уравнения можно пальцем или пером от руки, и Word 2016 преобразует их в текст. Если нет такого устройства, для рукописного ввода можно использовать мышь. По мере ввода также можно удалять, выделять и исправлять ошибки.

Так как в структуре образовательного учреждения преподаватель при составлении конспекта урока использует редактор формул, то для него такая функция будет вполне приемлема.

— улучшенный журнал версий. Теперь с помощью команды Файл > Журнал можно просмотреть весь список изменений, внесенных в документ и получить доступ к предыдущим версиям.

— более удобный общий доступ. Команда «Общий доступ» позволяет делиться документом с другими людьми в SharePoint, OneDrive или OneDrive для бизнеса или отправлять его копию во вложении электронной почты.

— интеграция с OneDrive. Пользователь может получать доступ к своим документам Office независимо от того, где находится и какое устройство использует. Для этого документы надо предварительно сохранить в OneDrive. Таким образом, можно продолжить работу над документами с того места, на котором остановились, а также работать совместно с другими пользователями, находясь в офисе, дома или даже в пути.

— быстрое форматирование фигур. При вставке фигуры из коллекции «Фигуры» можно выбрать готовую заливку и цвета темы, чтобы быстро получить нужный результат.

Использование привычных технологий, как посчитают многие сотрудники области образования, школы, институты, колледжи, обеспечивает привычную стабильность, выработанную многими годами.

На смену устало используемых технологий, которые крепко укрепились в структуре образовательного труда, в системе документа оборота, следует, на мой взгляд, отойти от традиционных форм работы и перейти к новым условиям организации образовательного пространства.

Следующими программными продуктами, которые следует использовать в документообороте образовательных организаций с целью облегчить, рационализировать и максимально минимизировать транспортировку документов по структурным компонентам одного учреждения, является документы google.

По своим функциональным возможностям средства google для организации документооборота представляют больше возможностей, которые будут эффективными с точки зрения работы с документами. Среди таких возможностей можно выделить мгновенный анализ данных в виде графиков, статистических расчетов, процентного соотношения и т.д.

Функциональность онлайновых сервисов, которые предоставляет пользователям Google и прочие компании, расширяется день ото дня. Количество и многообразие различных проектов уже давно стало достаточным для того, чтобы большинство повседневных задач выполнялось с помощью всего одной программы — браузера. В режиме онлайн можно смотреть видео, работать с офисными документами, ну и, конечно же, общаться с другими пользователями.

Несмотря на то, что сервис «Документы Google» (Google Docs) ориентирован, главным образом, на тех, кто работает с документами и таблицами, его возможности уже давно вышли за рамки стандартных офисных задач. Сегодняшние «Документы Google» — это вполне легальный способ обмена файлами с другими интернет-пользователями, онлайновая система для распознавания текста, средство для быстрого просмотра своих файлов с портативных устройств и т.д.

Таким образом, на основании выше изложенного можно сделать вывод о том, что эффективными средствами организации образовательного пространства и документооборота станет эффективное средство информатизации, которое обладает прочным инструментарием, интерфейсом и функциональными возможностями, позволяющими качественно выполнять образовательные задачи.

Отвечая на вопрос темы: «Достаточно ли сегодня офисного пакета для организации документооборота в учебном заведении?», я отвечу, что не достаточно, обосновывая свое суждение на том, что технологии XXI века должны вести за руку учителя XXI века, действуя в едином тандеме, осуществляя образовательные задачи, не исказив при этом роль и значимость тех технологий, которые могут быть использованы в системе образовательных привилегий.

Литература

Документооборот и делопроизводство в школах. Москва. 2002.

Делопроизводство. В образовательных учреждениях. Правовое регулирование. Москва. 2004.

Фриш Г.Л. Годовая циклограмма приказов по школе. Москва. 1999.

Фриш Г.Л. Номенклатурная документация Общеобразовательного учреждения. Москва УЦ «Перспектива» 2001.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Москва. 2000.

Справочник руководителя Образовательного учреждения. № 4 2003 стр. 16–26

7. Справочник руководителя Образовательного учреждения. №5 2003 стр. 43–51

Для любого современного предприятия актуально наличие большого количества компьютерной техники и обширной базы бухгалтерии, ведение которой должно осуществляться в режиме онлайн. Если сравнивать стационарные компьютеры, расположенные пользователя дома, то они будут существенно отличаться от аппаратуры, используемой на предприятиях. Прежде всего, разница будет выражаться в потребности установки лицензированного софта. Если для домашнего пользования допустимо скачать бесплатную программу из интернета, то для работы предприятия такие действия будут неприемлемыми. Здесь необходимо устанавливать исключительно лицензионное обеспечение, в противном случае при первой же проверке компания получит внушительные штрафы с изъятием ПК, что парализует работу всего предприятия.

В каких случаях можно установить бесплатное программное обеспечение?

Как уже упоминалось, бесплатные программы доступны для домашнего использования, разработчики лояльно относятся к пиратству в данной сфере, чего нельзя сказать в отношении работы предприятий. Установка альтернативной операционной системы, например, Linux (абсолютно бесплатная) позволит работать компании без приобретения лицензионного софта. Однако в данной ОС ограниченное количество программ. Поэтому для компаний, имеющих потребность работы с 1С и Microsoft Office, будет целесообразным использовать операционную систему Windows. Для малого и среднего бизнеса также есть решение скачать пробную версию Офис, срок действия которой составляет 365 дней. Также существует ряд альтернативных программ, на которые авторские права не распространяются. Для полноценной работы крупных предприятий, покупка лицензионных программ станет обязательным условием успешной работы.

Какие преимущества позволяет получить наличие Office?

Программа оптимизирует работу предприятия, усовершенствует процесс работы с документацией, обеспечивает к ней коллективный доступ, в том числе и с удаленным вариантом. Вторым важным нюансом следует считать повышенную систему безопасности, защищенность внутренней локальной сети от постороннего проникновения. Приложение Office предоставляет прогрессивные и удобные инструменты работы, в своем классе считаясь лучшим приложением. Есть возможность создавать файлы, осуществлять работу с ними и коррекцию с коллегами, пребывающими в различных уголках мира. Компания Майкрософт обеспечивает максимальную конфиденциальность данных. Приложение Офис считается самым надежным и безопасным в плане защиты информации и личных данных. Удобные принципы мониторинга и проведения аналитики работы компании. Есть возможность проверить эффективность работы как одного пользователя, отдельного отдела, так и всего предприятия в целом. Интерактивные отчеты и усовершенствованные панели мониторинга позволят по-другому оценить работу компании. Работа с Office отличается простотой, доступностью и красивой визуализацией.

Наличие Офиса – стимул работы предприятия

Приложение обеспечивает всех работников компании возможностью постоянно находиться на связи. Доступно подключение мобильного приложения, через которое будет осуществляться работа с документами через смартфон или планшетный компьютер, с возможностью функции редактора. Полноценный доступ к календарям и спискам задач, в том числе своим и коллег, усовершенствованная система работы с клиентами, все эти преимущества получают обладатели лицензированного Office Microsoft. Пользователь получает круглосуточную поддержку и возможность настройки обновлений. Каждая новая версия Офис является более продуктивной и совершенной, позволяет получить больше возможностей для эффективной работы предприятия. При установке лицензированной версии Offise каждая компания получает гарантию защиты своих прав в случае проведения проверки контролирующими органами. Офис разрабатывался с учетом всех требований и пожеланий клиента, каждая новая версия была лучше своего предшественника.

В середине 1990-х писал на ассемблере BrEd – хакерский редактор с вычислениями в тексте, растягивающимися псевдографикой таблицами и поддержкой макросов. Пользователи выдвинули две претензии: странное название и несуразные сочетания клавиш для большинства привычных команд.

С первым справился легко – переименовал программу в HEd, а вторая задача задержала надолго. Полным перебором изучил команды популярных текстовых редакторов, составил таблицу клавиатурных комбинаций в Excel. Через пару недель согласился: «раскладка» у Microsoft была наипродуманнейшей.

Дольше заимствовал идеи у Word 6.0 – сильнее очаровывался красотой и изяществом подходов. Реализовал в HEd 746 функций и даже продал «конкуренту» форматирование абзацев на лету, проверку орфографии без словаря, вставку мягких переносов для 21 европейского и 2 азиатских языков.

Гордился собственной разработкой настолько, что диплом писал исключительно в ней, но сдать работу с первого раза не удалось. Нормоконтроль нашёл значительное количество отклонений, которые даже в хакерской программе устранить было сложно. Пришлось установить похорошевший Office 95.

Открытием стали стили:

• настраиваешь шрифт, цвет, размер символов,
• расстояния между строками, отступы абзацев,
• присваиваешь выделенному фрагменту текста

и «вуаля!», – при необходимости, изменяешь параметры стиля, и они применяются сразу ко всему документу. Увлёкся настолько, что создал отдельные форматирования для:

• нумерованных списков,
• нижних и верхних частей формул,
• ссылок, колонтитулов, рисунков и таблиц.

Пятнадцать лет пользовался созданной библиотекой, которую обновил в прошлом году, при форматировании очередной серии книг:

Работая директором по процессам крупнейшего частного банка России, узнал, что одно из подразделений мучается из-за отсутствия автоматизации процесса открытия счетов предпринимателям и малому бизнесу. Запрос к ИТ-шникам привёл к ожидаемому отпихиванию задачи: бюджет, архитектура, планы, сроки.

Подумал: «Вот и прекрасно – самое время вспомнить макросы для офиса», и провёл проверку боем: навестил отделения соперников, оценил сложность конкурентных процедур. Отчёт подготовил в Word:

Провёл серию встреч, для сокращения количества операций в процедуре и создал двулистный документ, где красным отметил строки, заполняемые вручную, зелёным – формируемые автоматически:

Добавил три кнопки:

• «Предварительное заполнение» – создание отчёта с указанием критичных пропусков данных,
• «Сформировать пакет документов на открытие счёта» – «честная» процедура заведения предпринимателя или организации в банк,
• «Тестировать формирование документов» – отработка макроса с заполнением пропущенных данных техническими константами.

В режиме открытия счёта следующим окном появлялся выбор документов, планирующихся к подготовке:

Особой гордостью стало закрашивание прямоугольника в верхней части окна – цветом предсказывал благонадёжность предпринимателя или организации на основе скоринга, тоже реализованного макросом:

• белый – вероятно долгосрочное взаимодействие,
• серый – вывода нет или данных для решения недостаточно,
• чёрный – рекомендуется отказ от сотрудничества из-за вероятного негатива.

Выбор кнопки «Формировать» запускал процесс подготовки документов:

и печать:

Ускорение процедуры открытия счёта достигло сотен процентов, но премию себе таки выпросили ИТ-шники, под соусом: «Компетенция наша, а деньги тебе не нужны».

Постоянно обращаются с вопросом: «Посмотри, что с файлом не так – вставили десяток картинок из Сети и документ разбух, в почту “не пролазит”». Зная, что файлы офиса сжаты алгоритмом Zip, действую так:

• переименовываю документ *.docx в *.zip,
• открываю архиватором WinRar,
• захожу в «директорию» wordmedia,
• сортирую «файлы» по размеру:

теперь крупнейшие элементы можно просмотреть прямо из оболочки архиватора или даже удалить – Word спокойно отнесётся к похожей операции. Вот что значит совместимость форматов и забота о качестве!

Второй по частоте запрос: «Как бы отредактировать pdf-файл?». Сперва снимаю с документа защиту, используя PDF Password remover:

Затем открываю файл в Word. Старичок выдаст предупреждение:

потом покряхтит и позволит изменять желаемый документ:

Подобный подход, кстати – лучший способ вычленения картинок: работает корректнее снятия копии фрагмента экрана и не изменяет разрешение рисунка. А после редактирования документ снова можно сохранить в pdf.

Регулярно пользуюсь автособираемым оглавлением:

А в колонтитулы пишу ФИО, электронную почту и мобильный телефон приобретателя книг. Вздумает распространять – контактные данные «пирата» станут гулять по сети. Для особо умных закладываю «мины»: в каждый отправляемый экземпляр по специальному алгоритму добавляются лишние символы.

Только файл появился на «сливе» – приобретаю на общих основаниях, проверяю секретный фрагмент и «вычисляю» недобросовестного покупателя.

При написании колонок в интернет-издания и на сайт использую таблицы, ограничивающие ширину текста, при том, что работаю в режиме отображения непечатаемых символов – упрощает отслеживание огрех форматирования:

А вот проверка ошибок в Word хромает на обе ноги:

• отказывается замечать плеоназмы,
• не знает слова «ее» – не предлагает замену на «её»,
• при наполнении словаря пользователя начинает жутко «тормозить».

Зато позволяет менять цвет листа, вставлять формулы, трёхмерные модели и замещать гиперссылки на читаемый текст:

Из горячих клавиш уважаю:

• 1.Ctrl+Shift– разрыв строки
• 2.Ctrl+Enter– разрыв страницы
• 3.Ctrl+«-»– вставить среднее тире
• 4.Ctrl+F1– свернуть/развернуть ленту
• 5.Ctrl+Del– удаление слова правее курсора
• 6.Ctrl+Backspace– удаление слова левее курсора
• 7.Ctrl+Home– переход к первой странице
• 8.Ctrl+End– перемещение в конец документа
• 9.Ctrl+G– вызов окна перехода к элементам
• 10.Ctrl+Shift+W– подчеркнуть слова без пробелов
• 11.Shift+F3– изменить регистр выделенного блока
• 12.Shift+F5– перейти к месту последнего изменения
• 13.Ctrl+Shift+«*»– отобразить/скрыть непечатаемые знаки
• 14.Ctrl+F6– переход между несколькими открытыми документами
• 15.Alt+ Ctrl+Пробел– прочесть голосом выделенное слово, фразу или абзац
• 16.Alt+Shift+↑ или ↓ – перенести выделенный фрагмент выше или ниже по тексту.

Если часто приходится набирать длинные фразы, рекомендую дополнить таблицу автозамен:

сократит время набора, обрадует уменьшением количества набираемых символов, создаст периоды отдыха натруженным пальцам.

Основатель «Школы траблшутеров» Олег Брагинский.

Возможности и основные функции программы применительно к бухгалтерии

Широкие функциональные возможности Word позволяют выполнять самые разнообразные операции по формированию и редактированию текстовых бухгалтерских документов. Основные задачи, решаемые с помощью данного редактора, можно сформулировать следующим образом.

• Ввод и редактирование текстовых документов с использованием большого выбора шрифтов и стилей текста.

• Оформление текстовых документов: создание заголовков, оглавления, колонтитулов, формирование предметного указателя, расстановка переносов, расположение текста на странице; настройка шрифтов и параметров абзаца, а также создание текстовых документов с использованием различных шаблонов (как системных, так и пользовательских), предназначенных специально для соответствующего оформления документа.

• Вставка в текст требуемых элементов: специальных символов, рисунков, примечаний, гиперссылок, сносок и т. п.

• Работа с блоками текста (копирование, вставка, перемещение фрагментов текста с использованием возможностей буфера обмена).

• Представление данных в табличной форме с помощью специальной функциональности, позволяющей рисовать таблицы в соответствии с заданными параметрами.

• Настройка параметров представления текстового документа на экране.

• Просмотр статистики документа (количество страниц текстового документа, количество символов в документе, количество абзацев и др.).

• Автоматическая проверка формируемого документа на наличие в нем грамматических, стилистических и т. п. ошибок с возможностью оперативно их устранить.

• Создание рисунков с использованием специально предназначенной функциональности.

• Сохранение сформированного документа в разных форматах.

• Вывод на печать готового текстового документа; при необходимости — предварительный просмотр документа перед его распечаткой.

Помимо перечисленных, с помощью текстового редактора Word можно решать и целый ряд иных задач, в зависимости от потребностей конкретного пользователя.

Структура интерфейса и основные инструменты Word

Пользовательский интерфейс текстового редактора Word (с фрагментом набранного текста) изображен на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Интерфейс текстового редактора Word

Основными элементами пользовательского интерфейса являются:

• меню Файл — находится слева от вкладки Главная;

• панель быстрого доступа — расположена над меню Файл и вкладкой Главная;

• лента Word — находится между рабочей областью и панелью быстрого доступа;

• контекстное меню — вызывается нажатием правой кнопки мыши в любом месте рабочей области;

• рабочая область — центральная часть интерфейса, в которой ведется работа с содержимым документа (набирается и редактируется текст, вставляются объекты в документ, создаются таблицы и т. д.);

• строка состояния — информационнофункциональный элемент, расположенный вдоль нижнего края окна программы.

Пользователь может самостоятельно выполнять настройку некоторых элементов интерфейса — это делается либо в режиме настройки программы, либо с помощью соответствующих элементов управления ленты Word.

Настройка и адаптация Word с учетом особенностей конкретного предприятия

Подготовка документа с использованием «защищенной» формы