Использование word для верстки

Думается, мысль о чем-то
подобном неоднократно возникала у
тех, кто вплотную связан с
обработкой текстов. Хотя, казалось
бы, каждому свое место — Word
предназначен для редактирования
текстов, а для верстки книг и
периодических изданий существуют
совершенно другие,
специализированные, программные
пакеты. Но на практике не все так
просто.

Word — самая распространенная
программа обработки текстов на
постсоветском пространстве и,
несомненно, наиболее
«навороченная» среди своих
коллег. Ее широкие возможности
часто соблазняют пользователей
пытаться использовать Word для
верстки, например, книг.
Профессиональные программы
верстки достаточно сложны в
освоении, и с ними, как правило,
работают профессионалы.
Соответственно, и денег это стоит
немалых. В то же время, как замечают
опытные пользователи, «нет
такого фокуса, которого нельзя было
бы проделать в Word».

Word — одно из самых любимых детищ
Microsoft. Созданный изначально для
подготовки офисных документов и
банального набора текстов, этот
редактор постепенно становился все
более «навороченным», и в его
версии для Windows создатели
постарались запихнуть вообще все,
что смогли придумать. Рядовой
пользователь, даже весьма
«продвинутый», обычно при
работе с текстом использует никак
не более пяти процентов заложенных
в Word возможностей — просто нет
необходимости. Иное дело — верстка
готового текста. Тут уже
приходится, что называется,
«лезть в глубины». Одни
пользователи из числа тех, кому
доводится верстать в Word,
предпочитают использовать версии
Word 97 и Word 2000 — в них максимально
проработаны возможности
построения таблиц и размещения
кадров. Другие отдают предпочтение
Word 95, считая, что его интерфейс
более удобен. Но принципиальных
различий все же нет, особенно если
учесть исключительно гибкую
настраиваемость интерфейса
программы. Итак, стоит ли игра свеч?

Word обладает широким набором
настроек, которые с самого начала
позволяют определить все параметры
будущего издания. Это и формат
бумаги, размеры всех полей,
положения колонтитулов.
Поддерживаются широкие
возможности работы со стилями — Word
предлагает два типа стилей
(абзацный и символьный), чего
хватает для удовлетворения любых
возникающих потребностей. К тому же
работать со стилями очень просто:
достаточно создать в документе
фрагмент с необходимыми
свойствами, и Word готов воспринять
его в качестве нового стиля.
Параметры уже существующих стилей
легко меняются, а при необходимости
можно легко перенести стиль из
существующего документа во вновь
создаваемый. Очередная возможность
из той же серии — создание шаблонов
документов. В качестве еще одного
удобного инструмента можно назвать
линейку — с ее помощью очень просто
оперировать маркерами и атрибутами
отступов абзаца, границами колонок
и ячеек таблицы, позициями и типами
выравнивания табуляции.

Практически идеально
организована работа с таблицами —
основой хорошей верстки.
Возможности обрамления и фона
ячеек, размещения текста внутри
таблицы и самой таблицы в документе
перекрывают практически все
возникающие потребности.

Еще одна полезная при верстке
функция Word — возможность создания и
использования макросов. При частом
использовании Word в качестве
инструмента верстки однотипной
продукции имеет смысл обзавестись
собственным набором макросов,
существенно облегчающих и
ускоряющих работу.

Крайне важной на практике
оказывается возможность пошаговой
отмены произведенных действий. По
ходу работы Word «конспектирует»
все операции с документом, и в
случае, если результат вас не
удовлетворяет, позволяет вернуться
к любому этапу работы и сделать ее
иначе. К слову, профессиональные
системы верстки далеко не всегда
предоставляют подобный сервис.

Но это все «плюсы»
«Ворда» как инструмента
верстки. «Минусов» тоже
хватает. Все-таки эта программа
изначально отнюдь не предназначена
для верстки. Поэтому при работе с
большими по объему документами
(такими, как книга) постоянно
возникают различные мелкие
проблемы. К тому же, несмотря на
задекларированный принцип WYSIWYG, то,
что вы видите на мониторе, отнюдь не
обязательно будет соответствовать
конечному результату. Это связано,
в частности, с тем, что Word
«подстраивается» под
используемый принтер, а офисный
принтер и полиграфическое
оборудование — те самые пресловутые
«две большие разницы». Кроме
того, рисованные объекты, будучи
вставлены в текст, очень болезненно
переносят последующие манипуляции
с ним, что чревато весьма
неприятными сюрпризами.

Еще Word не имеет встроенных
функций автоматического трекинга,
которые являются обязательным
атрибутом профессиональных
пакетов для верстки. В результате
между словами порой образуется
слишком много «воздуха», или же
приходится делать чересчур много
переносов. К тому же Word не имеет
функции цветоделения, совершенно
необходимой при допечатной
подготовке документов с цветными
иллюстрациями. Словом, кесарю —
кесарево, а слесарю — слесарево.

Подведем итоги вышесказанному.
Microsoft Word как средство верстки имеет
все права на существование. Другое
дело — область применения. Нет
смысла готовить в этом текстовом
редакторе, скажем, газету, цветной
журнал или дорогую книгу. Зато Word
отлично подходит для того, чтобы
сверстать, к примеру, учебник с
обилием таблиц и графиков,
методичку, справочное издание,
служебное руководство,
периодически выходящую брошюру и
т.д. Заодно появляется хорошая
возможность сэкономить, обойдясь
без услуг профессиональных
«верстальщиков». Хотя если вы
собираетесь что-либо верстать в Word,
советую прежде досконально изучить
все его функции, причем в различных
версиях этого редактора (а заодно
подобрать для себя наиболее
оптимальную). Иначе — намучаетесь.

Виктор ДЕМИДОВ

Время на прочтение
4 мин

Количество просмотров 47K

Каждый из нас знает, насколько MS Word удобный инструмент для подготовки небольших документов. И каждый из тех, кто сталкивался с подготовкой документа, количество страниц в котором превышает сотню (плюс необходимо придерживаться строгих требований к форматированию), знает об основных недостатках этого инструмента. Мне пришлось в своей жизни столкнуться с версткой 500 страничного документа, причем количество и расположение рисунков таблиц и формул в нем постоянно менялось от версии к версии. Я бы хотел поделиться своими «лайфхаками», которые мне пришлось применить при верстке этого документа. Некоторые из них мне подсказали друзья; на некоторые наткнулся на форумах; некоторые придумал сам.

Эти простые хитрости помогут вам при верстке диссертации дипломной работы или отчета.

В данной статье рассмотрены решения проблем:

• создание списка литературы
• Склонения перекрёстных ссылок на рисунки таблицы и формулы
• Перенос таблиц на новую страницу
• Вставка формул

Список литературы

Когда дело доходит до подготовки кандидатской диссертации, список литературы резко становится больной темой. Форматировать список по ГОСТ 7.0.5–2008 вручную становится очень тяжело. Самые продвинутые пользователи знают, что можно сделать список литературы в виде нумерованных абзацев с закладками, на которые в тексте можно делать перекрестные ссылки и в несложных случаях добиваться желаемого. Но при большом списке источников ручные и полуавтоматические методы работают все хуже и хуже. Также продвинутые пользователи знают, что в Word можно делать библиографии, но не по ГОСТу, присутствует несколько «американских» стилей. Слава богу на просторах интернета мне попался det-random с его самописным стилем который умеет формировать список литературы по ГОСТ 7.0.5–2008, нумеровать ссылки в тексте по порядку упоминания и различать формат для англоязычных и русскоязычных источников Страница проекта на гитхабе: gost-r-7.0.5-2008.

Список литературы будет выглядеть следующим образом:

Склонение перекрёстных ссылок

Одна из основных проблем в том, что MS Word не умеет склонять перекрестные ссылки. Это является результатом того, что в германских языках отсутствуют склонения. Microsoft Office — это американская программа, поэтому американцам не надо, чтобы была ситуация, когда нужно учитывать склонение слов по падежам. Иногда это может привести к забавным результатам, например, «На Рисунок 1.1. представлено…», «В Таблица 5.4 рассматривается…» или «С учетом Формула (2.2) …» и т. д. Решить эту проблему можно следующим образом.

Название рисунка вставляется стандартными средствами.

Вставка рисунка: Вставка->Ссылка->Название->Подпись (рисунок).

Подпись к рисунку обычно имеет следующий вид:

Рисунок {STYLEREF 1 s} {SEQ Рисунок * ARABIC}

Где первое поле в фигурных скобках ссылается на номер главы, а второе — это уникальное значение счётчика количества рисунков. Ссылка на рисунок, таблицу или формулу вставляется с помощью инструмента «Перекрестная ссылка».

Вставляется, естественно, «Рисунок 1.1». Затем выделяем часть вставленного текста, а именно «Рисунок», делаем ее скрытой (тоже самое можно сделать через меню Формат -> Шрифт). Потом дописывается перед номером слово в нужном падеже. При обновлении поля скрытая часть текста остается скрытой.

Перенос таблиц

Согласно многим требованиям, если таблица переносится на другую страницу, то заголовок на продолжении должен повторять название таблицы, а иногда необходимо приписывать к названию таблицы слово «продолжение», т. е. быть вида: «Название таблицы… Продолжение». Но ни одна версия MS Word не вставляет новый заголовок в разорванную таблицу.

Для решения этой проблемы придумал следующий трюк. Я добавляю еще оду строку в самое начало таблицы и объединяю все ячейки в ней, затем делаю невидимыми границы, после чего вставляю название таблицы. И уже затем делаю повтор этой ячейки при переносе на другую страницу.

Причем слово «продолжение» закрываю белым прямоугольником в цвет страницы без границ. Выглядит это примерно так, волнистыми линями обозначены невидимые границы.

Результат будет выглядеть примерно так. При переносе отобразится первые 2 строки, одна из которых — это название таблицы, а вторая — название колонок.

Ниже представлен образец VBA кода для создания заголовка таблицы:

Sub Table_head()
 Dim myTable As Word.Table
 Selection.InsertRowsAbove 1
 Set myTable = Selection.Tables(1)
    myTable.Cell(1, 1).Merge MergeTo:=myTable.Cell(1, myTable.Columns.Count)
    With myTable.Cell(1, 1)
        .Borders(wdBorderTop).Color = wdColorWhite
        .Borders(wdBorderRight).Color = wdColorWhite
        .Borders(wdBorderLeft).Color = wdColorWhite
     
    End With
  
    Selection.TypeText ("Таблица ")
    Selection.Style = ActiveDocument.Styles("Название таблицы")
    Selection.Range.Fields.Add Selection.Range, Type:=wdFieldEmpty, Text:="STYLEREF 1 s", PreserveFormatting:=False
    Selection.TypeText (".")
    Selection.Range.Fields.Add Selection.Range, Type:=wdFieldEmpty, Text:="SEQ Таблица * ARABIC", PreserveFormatting:=False
End Sub

Формулы

Формулы лучше вставлять в таблицу с невидимыми границами с одной строкой и двумя столбцами. Делаю это с помощью макроса и в итоге получаю таблицу, в первом столбце которой по центру стоит надпись: «Место для формулы,», а во втором — по центру находятся круглые скобки. В первый столбец заношу формулу, во второй с помощью команды «Название» ее номер. Ссылаюсь на формулу с помощью команды «Перекрестная ссылка» и получаю при этом номер формулы в круглых скобках (ячейка таблицы воспринимается программой как новая строка).

Образец вставки VBA кода для вставки формулы представлен ниже.

Sub formula()
ActiveDocument.Tables.Add Range:=Selection.Range, NumRows:=1, NumColumns:=2
        Selection.Tables(1).Columns(1).Width = CentimetersToPoints(14)
        Selection.Tables(1).Columns(2).Width = CentimetersToPoints(2.5)   
        Selection.Tables(1).Cell(1, 1).Range.Text = "Место для формулы/уравнения"
        Selection.Style = ActiveDocument.Styles("Формулы и уравнения")
        Selection.MoveRight Unit:=wdCell, Count:=1
        Selection.Style = ActiveDocument.Styles("Формулы и уравнения")
        Selection.TypeText ("(")
        Selection.Range.Fields.Add Selection.Range, Type:=wdFieldEmpty, Text:="STYLEREF 1 s", PreserveFormatting:=False
        Selection.TypeText (".")
        Selection.Range.Fields.Add Selection.Range, Type:=wdFieldEmpty, Text:="SEQ Формула * ARABIC", PreserveFormatting:=False
        Selection.TypeText (")")
End Sub

Надеюсь, эти простые трюки будут вам полезны.