Использование программы excel при расчете

Последнее десятилетие компьютер в бухгалтерии стал просто незаменимым инструментом. При этом его применение разнопланово. В первую очередь это, конечно, использование бухгалтерской программы. На сегодняшний день разработано довольно много программных средств, как специализированных («1С», «Инфо-Бухгалтер», «БЭСТ» и т. д.), так и универсальных, подобно Microsoft Office. На работе, да и в быту часто приходится делать массу различных расчётов, вести многострочные таблицы с числовой и текстовой информацией, проделывая с данными всяческие вычисления, выводя на печать варианты. Для решения ряда экономических и финансовых задач целесообразно использовать многочисленные возможности электронных таблиц. Рассмотрим в этой связи вычислительные функции MS Excel.

Владимир СЕРОВ, к. п. н., Ольга ТИТОВА

Источник: Журнал «Бухгалтер и Компьютер» №4 2004г.

Как и любая другая электронная таблица, MS Excel предназначен прежде всего для автоматизации расчётов, которые обычно производят на листке бумаги или с помощью калькулятора. На практике в профессиональной деятельности встречаются довольно сложные расчёты. Именно поэтому мы подробнее поговорим о том, как Excel помогает нам автоматизировать их выполнение.

Для обозначения какого-либо действия, например сложения, вычитания и т. п., в формулах применяются операторы.

Все операторы делятся на несколько групп (см. таблицу).

Арифметические операторы используются для обозначения основных математических операций над числами. Результатом выполнения арифметической операции всегда является число. Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Для выполнения вычислений в программе Excel используются формулы. С помощью формул можно, например, складывать, умножать и сравнивать данные таблиц, т. е. формулами следует пользоваться, когда необходимо ввести в ячейку листа (автоматически рассчитать) вычисляемое значение. Ввод формулы начинается с символа “=” (знак равенства). Именно этим знаком отличается ввод формул от ввода текста или простого числового значения.

При вводе формул можно применять обычные числовые и текстовые значения. Напомним, что числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы: (плюс, минус, косая черта, круглые скобки, точка, запятая, знаки процента и доллара). Текстовые значения могут содержать любые символы. Необходимо отметить, что используемые в формулах текстовые выражения должны заключаться в двойные кавычки, например “константа1”. Кроме того, в формулах можно использовать ссылки на ячейки (в том числе в виде имён) и многочисленные функции, которые соединяются между собой операторами.

Ссылки представляют собой включаемые в формулу адреса ячеек или диапазоны ячеек. Ссылки на ячейки задаются обычным образом, т. е. в виде A1, B1, C1. Например, для того, чтобы получить в ячейке A3 сумму ячеек A1 и A2, в неё достаточно ввести формулу =A1+A2 (рис. 1).

При вводе формулы ссылки на ячейки могут символ за символом непосредственно набираться с клавиатуры на латинице, но чаще намного проще указывать их с помощью мыши. Например, чтобы ввести формулу =A1+B2, нужно выполнить следующие действия:

• выделить ячейку, в которую нужно ввести формулу;

• начать ввод формулы, нажав клавишу “=” (равно);

• щёлкнуть мышью на ячейке A1;

• ввести символ “+”;

• щёлкнуть мышью на ячейке B2;

• закончить ввод формулы, нажав клавишу Enter.

Аналогично можно указывать ссылки на диапазоны ячеек, выделяя их при вводе формулы с помощью мыши или клавиатуры.

Диапазон ячеек представляет собой некоторую прямоугольную область рабочего листа и однозначно определяется адресами ячеек, расположенными в противоположных углах диапазона. Разделённые символом “:” (двоеточие), эти две координаты составляют адрес диапазона. Например, чтобы получить сумму значений ячеек диапазона C3:D7, используйте формулу =СУММ(C3:D7).

В частном случае, когда диапазон состоит целиком из нескольких столбцов, например от В до D, его адрес записывается в виде В:D. Аналогично если диапазон целиком состоит из строк с 6-й по 15-ю, то он имеет адрес 6:15. Кроме того, при записи формул можно использовать объединение нескольких диапазонов или ячеек, разделяя их символом “;” (точка с запятой), например C3:D7; E5;F3:G7.

Редактирование уже введённой формулы можно сделать несколькими способами:

• двойным щелчком левой кнопки мыши на ячейке, чтобы корректировать формулу непосредственно в этой ячейке;

• выбрать ячейку и нажать клавишу F2 (рис. 2);

• выбрать ячейку, переместив курсор в строку формул, щёлкнуть левой кнопки мыши.

В результате программа перейдёт в режим редактирования, в процессе которого можно вносить в формулу необходимые изменения.

Как и при вводе формул, ссылки на ячейки можно править или непосредственно с клавиатуры, или путём наведения мыши на нужный диапазон данных.

При заполнении таблицы принято задавать расчётные формулы только для “первой” (начальной) строки или “первого” (начального) столбца, а остальную часть таблицы заполнять формулами с помощью режимов копирования или заполнения. Прекрасный результат даёт применение автокопирования формул с помощью автозаполнителя.

Напомним, как правильно осуществить режим копирования. Здесь могут быть различные варианты (и проблемы тоже).

Необходимо иметь в виду, что при копировании происходит транспонирование адресов. При копировании формулы из одной ячейки в другую Excel по-разному реагирует на формулы с относительными и абсолютными ссылками. Для относительных Excel по умолчанию производит транспонирование адресов, в зависимости от позиции ячейки, в которую копируется формула.

Например, вам нужно складывать построчно значения столбцов А и В (рис. и поместить результат в столбец С. Если вы копируете формулу =А2+В2 из ячейки С2 в ячейку С3* (и далее вниз по С), то Excel сам преобразует адреса формулы соответственно как =А3+В3 (и т. д.). Но если вам нужно поместить формулу, скажем, из С2 в ячейку D4, то формула уже будет выглядеть как =В4+С4 (вместо нужной =А4+В4), и соответственно результат вычислений будет неправильным! Иными словами, обратите особое внимание на процесс копирования и при необходимости вручную корректируйте формулы. Кстати, само копирование из С2 в С3 делается следующим образом:

1) выбираем ячейку С2, из которой нужно скопировать формулу;

2) нажимаем кнопку “Копировать” на панели инструментов, или клавиши Ctrl+C, или выбираем в меню “Правка ® Копировать”;

3) выбираем ячейку С3, в которую будем копировать формулу;

4) нажимаем кнопку “Вставить” на панели инструментов, или клавиши Ctrl+V, или через меню “Правка ® Вставить” с нажатием Enter.

Рассмотрим режим автозаполнения. Если необходимо перенести (скопировать) формулу в несколько ячеек (например, в С3:С5) вниз по столбцу, то это удобнее и проще сделать так: повторить предыдущую последовательность действий до пункта 3 выбора ячейки С3, далее курсор мыши подвести к начальной ячейке диапазона (С3), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская её, протащить ниже до требуемой последней ячейки диапазона. В нашем случае это ячейка С5. Затем отпускаем левую кнопку мыши, переводим курсор на кнопку “Вставить” панели инструментов и нажимаем её, а потом Enter. Excel сам преобразует адреса формул в выделенном нами диапазоне по соответствующим адресам строк.

Иногда возникает необходимость скопировать только числовое значение ячейки (диапазона ячеек). Для этого нужно проделать следующее:

1) выбрать ячейку (диапазон), из которой нужно скопировать данные;

2) нажать кнопку “Копировать” на панели инструментов или выбрать в меню “Правка ® Копировать”;

3) выбрать ячейку (левую верхнюю нового диапазона), в которую будут копироваться данные;

4) выбрать в меню “Правка ® Специальная вставка” и нажать Enter.

При копировании формул компьютер сразу производит расчёты по ним, выдавая, таким образом, быстрый и наглядный результат.

:: Функции в Excel

Функции в Excel в значительной степени облегчают проведение расчётов и взаимодействие с электронными таблицами. Наиболее часто применяется функция суммирования значений ячеек. Напомним, что она имеет название СУММ, а в качестве аргументов служат диапазоны суммируемых чисел.

В таблице часто требуется вычислить итоговую сумму по столбцу или строке. Для этого Excel предлагает функцию автоматической суммы, выполняемой нажатием кнопки (“Автосумма”) на панели инструментов.

Если мы введём ряд чисел, установим курсор под ними и выполним двойной щелчок мышью по значку автосуммирования, то произойдёт сложение чисел (рис. 3).

В последней версии программы справа от значка автосуммирования имеется кнопка списка, позволяющая произвести вместо суммирования ряд часто используемых операций (рис. 4).

:: Автоматические вычисления

Некоторые вычисления можно производить вообще без ввода формул. Сделаем небольшое лирическое отступление, которое, возможно, окажется полезным для многих пользователей. Как известно, электронная таблица благодаря своему удобному интерфейсу и вычислительным возможностям может вполне заменить расчёты с использованием калькулятора. Однако практика показывает, что значительная часть людей, активно использующих Excel в своей деятельности, держат калькулятор на своём рабочем столе для выполнения промежуточных вычислений.

Действительно, чтобы произвести в Excel операцию суммирования двух или более ячеек для получения временного результата, необходимо выполнить как минимум две лишние операции — найти место в текущей таблице, где будет расположена итоговая сумма, и активизировать операцию автосуммирования. И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых необходимо просуммировать.

Именно поэтому начиная с версии Excel 7.0 в электронную таблицу была встроена функция автовычисления. Теперь в электронных таблицах Excel имеется возможность быстрого выполнения некоторых математических операций в автоматическом режиме.

Чтобы увидеть результат промежуточного суммирования, достаточно просто выделить необходимые ячейки. Этот результат отражается и в строке состояния в нижней части экрана. Если сумма там не появилась, подведите курсор к строке состояния на нижней части рамки, щёлкните правой кнопкой мыши и в выпавшем меню у строки Сумма нажмите левую кнопку мыши. Более того, в этом меню на строке состояния вы можете выбрать различные варианты рассчитываемых результатов: сумму, среднее арифметическое значение, количество элементов или минимальное значение в выделенном диапазоне.

Для примера рассчитаем с помощью этой функции сумму значений для диапазона В3:В9. Выделите числа в диапазоне ячеек В3:В9. Обратите внимание, что в строке состояния, расположенной внизу рабочего окна, появилась надпись Сумма=X, где X — число, равное сумме выделенных чисел диапазона (рис. 5).

Как видим, результаты обычного расчёта по формуле в ячейке В10 и автовычисления совпадают.

:: Мастер функций

Помимо функции суммирования Excel позволяет обрабатывать данные с помощью других функций. Любую из них можно ввести непосредственно в строке формул с помощью клавиатуры, однако для упрощения ввода и снижения количества ошибок в Excel имеется “Мастер функций” (рис. 6).

Вызвать окно диалога “Мастера” можно с помощью команды “Вставка ® Функция”, комбинацией клавиш Shift+F3 или кнопкой на стандартной панели инструментов.

Первый диалог “Мастера функций” организован по тематическому принципу. Выбрав категорию, в нижнем окне мы увидим список имён функций, содержащихся в данной группе. Например, функцию СУММ () вы сможете отыскать в группе “Математические”, а в группе “Дата и время” находятся функции ЧИСЛО(), МЕСЯЦ(), ГОД(), СЕГОДНЯ().

Кроме того, для ускорения выбора функций Excel “помнит” имена 10 недавно использованных функций в соответствующей группе. Обратите внимание, что в нижней части окна отображается краткая справка о назначении функции и её аргументах. Если вы нажмёте кнопку “Справка” в нижней части диалогового окна, то Excel откроет соответствующий раздел справочной системы.

Предположим, что необходимо произвести расчёт амортизации имущества. В этом случае следует в зоне поиска функции ввести слово “амортизация”. Программа подберёт все функции по амортизации (рис. 7).

После заполнения соответствующих полей функции будет произведён расчёт амортизации имущества.

Нередко нужно произвести сложение чисел, удовлетворяющих какому-либо условию. В этом случае следует использовать функцию СУММЕСЛИ. Рассмотрим конкретный пример. Допустим необходимо подсчитать сумму комиссионных, если стоимость имущества превышает 75 000 руб. Для этого используем данные таблицы зависимости комиссионных от стоимости имущества (рис. 8).

Наши действия в этом случае таковы. Устанавливаем курсор в ячейку В6, кнопкой запускаем “Мастера функций”, в категории “Математические” выбираем функцию СУММЕСЛИ, задаём параметры, как на рис. 9.

Обратите внимание, что в качестве диапазона для проверки условия мы выбираем интервал ячеек А2:А6 (стоимость имущества), а в качестве диапазона суммирования — В2:В6 (комиссионные), при этом условие имеет вид (>75000). Результат нашего расчёта составит 27 000 руб.

:: Дадим имя ячейке

Для удобства работы в Excel имеется возможность присваивания имён отдельным ячейкам или диапазонам, которые затем можно использовать в формулах наравне с обычными адресами. Чтобы быстро присвоить имя ячейке, выделите её, установите указатель на поле имени в левой части строки формул, нажмите кнопку мыши и введите название.

Присваивая имена, необходимо помнить, что они могут состоять из букв (в том числе русского алфавита), цифр, точек и символов подчёркивания. Первый знак в имени должен быть буквой или знаком подчёркивания. Имена не могут иметь такой же вид, как и ссылки на ячейки, например Z$100 или R1C1. В имени может быть больше одного слова, но пробелы недопустимы. В качестве разделителей слов могут быть использованы знаки подчёркивания и точки, например Налог_на_продажи или Первый.Квартал. Имя может содержать до 255 знаков. При этом прописные и строчные буквы воспринимаются одинаково.

Чтобы вставить имя в формулу, можно воспользоваться командой “Вставка ® Имя ® Вставить”, выбрав нужное имя в списке имён.

Полезно помнить, что имена в Excel используются как абсолютные ссылки, т. е. являются разновидностью абсолютной адресации, что удобно при копировании формул.

Имена в Excel можно определять не только для отдельных ячеек, но и для диапазонов (в том числе несмежных). Для присвоения имени достаточно выделить диапазон, а затем ввести название в поле имени. Кроме того, для задания имён диапазонов, содержащих заголовки, удобно использовать специальную команду “Создать” в меню “Вставка ® Имя”.

Чтобы удалить имя, выберите его в списке и нажмите кнопку “Удалить”.

При создании формулы, ссылающейся на данные из листа, можно использовать заголовки строк и столбцов для указания данных. Например, если присвоить значениям колонки имя названия колонки (рис. 10),

то для подсчёта общей суммы для столбца “Комиссионные” используется формула =СУММ(Комиссионные) (рис. 11).

:: Дополнительные возможности Excel — шаблоны

В состав MS Excel входит набор шаблонов — таблицы Excel, которые предназначены для анализа хозяйственной деятельности предприятия, составления счёта, наряда и даже для учёта личного бюджета. Они могут быть использованы для автоматизации решения часто встречающихся задач. Так, можно создавать документы на основе шаблонов “Авансовый отчёт”, “Счёт”, “Заказ”, которые содержат бланки используемых в хозяйственной деятельности документов. Эти бланки по своему внешнему виду и при печати не отличаются от стандартных, и единственное, что нужно сделать для получения документа, — заполнить его поля.

Для создания документа на основе шаблона выполните команду “Создать” из меню “Файл”, затем выберите необходимый шаблон на вкладке “Решения” (рис. 12).

Шаблоны копируются на диск при обычной установке Excel. Если шаблоны не отображаются в окне диалога “Создание документа”, запустите программу установки Excel и установите шаблоны. Чтобы получить подробные сведения об установке шаблонов, посмотрите раздел “Установка компонентов Microsoft Office” в справке Excel.

Например, для создания ряда финансовых документов выберите шаблон “Финансовые шаблоны” (рис. 13).

Эта группа шаблонов содержит формы следующих документов:

• командировочное удостоверение;
• авансовый отчёт;

• платёжное поручение;
• счёт-фактура;
• накладная;
• доверенность;
• приходный и расходный ордера;
• платёжки за телефон и электроэнергию.

Выберите нужный бланк для заполнения, а затем введите в него все необходимые реквизиты и распечатайте его. При желании документ можно сохранить как обычную Excel-таблицу.

Excel позволяет пользователю самому создавать шаблоны документов, а также редактировать уже имеющиеся.

Однако бланки документов со временем могут измениться, и тогда существующий шаблон станет непригодным. Кроме того, в шаблоны, которые имеются в поставке Excel, было бы неплохо заранее внести такие постоянные сведения, как данные о вашей организации, руководителе. Наконец, может возникнуть необходимость создать собственный шаблон: например, в плановом отделе скорее всего потребуются шаблоны для оформления смет и калькуляций, а в бухгалтерии — бланк счёта с фирменной эмблемой вашей организации.

Для таких случаев в Excel, как и во многих других программах, которые работают с электронными документами, предусмотрена возможность создания и редактирования шаблонов для часто используемых документов. Шаблон Excel — это специальная рабочая книга, которую можно применять как образец при создании других рабочих книг того же типа. В отличие от обычной книги Excel, имеющей расширение *.xls, файл шаблона имеет расширение *.xlt.

При создании документа на основе шаблона программа Excel автоматически создаёт его рабочую копию с расширением *.xls, добавляя в конец имени документа порядковый номер. Шаблон-оригинал при этом остаётся нетронутым и может быть впоследствии использован повторно.

Для автоматического ввода даты можно воспользоваться следующим способом: в ячейку даты введите функцию СЕГОДНЯ, после этого в ней отобразится текущий день месяца, месяц и год соответственно.

Разумеется, все рассмотренные действия над шаблонами вы можете использовать и при работе с обычными книгами Excel.

Формула предписывает программе Excel порядок действий с числами, значениями в ячейке или группе ячеек. Без формул электронные таблицы не нужны в принципе.

Конструкция формулы включает в себя: константы, операторы, ссылки, функции, имена диапазонов, круглые скобки содержащие аргументы и другие формулы. На примере разберем практическое применение формул для начинающих пользователей.

Формулы в Excel для чайников

Чтобы задать формулу для ячейки, необходимо активизировать ее (поставить курсор) и ввести равно (=). Так же можно вводить знак равенства в строку формул. После введения формулы нажать Enter. В ячейке появится результат вычислений.

В Excel применяются стандартные математические операторы:

Оператор	Операция	Пример
+ (плюс)	Сложение	=В4+7
— (минус)	Вычитание	=А9-100
* (звездочка)	Умножение	=А3*2
/ (наклонная черта)	Деление	=А7/А8
^ (циркумфлекс)	Степень	=6^2
= (знак равенства)	Равно
<	Меньше
>	Больше
<=	Меньше или равно
>=	Больше или равно
<>	Не равно

Символ «*» используется обязательно при умножении. Опускать его, как принято во время письменных арифметических вычислений, недопустимо. То есть запись (2+3)5 Excel не поймет.

Программу Excel можно использовать как калькулятор. То есть вводить в формулу числа и операторы математических вычислений и сразу получать результат.

Но чаще вводятся адреса ячеек. То есть пользователь вводит ссылку на ячейку, со значением которой будет оперировать формула.

При изменении значений в ячейках формула автоматически пересчитывает результат.

Ссылки можно комбинировать в рамках одной формулы с простыми числами.

Оператор умножил значение ячейки В2 на 0,5. Чтобы ввести в формулу ссылку на ячейку, достаточно щелкнуть по этой ячейке.

В нашем примере:

1. Поставили курсор в ячейку В3 и ввели =.
2. Щелкнули по ячейке В2 – Excel «обозначил» ее (имя ячейки появилось в формуле, вокруг ячейки образовался «мелькающий» прямоугольник).
3. Ввели знак *, значение 0,5 с клавиатуры и нажали ВВОД.

Если в одной формуле применяется несколько операторов, то программа обработает их в следующей последовательности:

• %, ^;
• *, /;
• +, -.

Поменять последовательность можно посредством круглых скобок: Excel в первую очередь вычисляет значение выражения в скобках.



Как в формуле Excel обозначить постоянную ячейку

Различают два вида ссылок на ячейки: относительные и абсолютные. При копировании формулы эти ссылки ведут себя по-разному: относительные изменяются, абсолютные остаются постоянными.

Все ссылки на ячейки программа считает относительными, если пользователем не задано другое условие. С помощью относительных ссылок можно размножить одну и ту же формулу на несколько строк или столбцов.

1. Вручную заполним первые графы учебной таблицы. У нас – такой вариант:



2. Вспомним из математики: чтобы найти стоимость нескольких единиц товара, нужно цену за 1 единицу умножить на количество. Для вычисления стоимости введем формулу в ячейку D2: = цена за единицу * количество. Константы формулы – ссылки на ячейки с соответствующими значениями.



3. Нажимаем ВВОД – программа отображает значение умножения. Те же манипуляции необходимо произвести для всех ячеек. Как в Excel задать формулу для столбца: копируем формулу из первой ячейки в другие строки. Относительные ссылки – в помощь.

Находим в правом нижнем углу первой ячейки столбца маркер автозаполнения. Нажимаем на эту точку левой кнопкой мыши, держим ее и «тащим» вниз по столбцу.

Отпускаем кнопку мыши – формула скопируется в выбранные ячейки с относительными ссылками. То есть в каждой ячейке будет своя формула со своими аргументами.

Ссылки в ячейке соотнесены со строкой.

Формула с абсолютной ссылкой ссылается на одну и ту же ячейку. То есть при автозаполнении или копировании константа остается неизменной (или постоянной).

Чтобы указать Excel на абсолютную ссылку, пользователю необходимо поставить знак доллара ($). Проще всего это сделать с помощью клавиши F4.

1. Создадим строку «Итого». Найдем общую стоимость всех товаров. Выделяем числовые значения столбца «Стоимость» плюс еще одну ячейку. Это диапазон D2:D9



2. Воспользуемся функцией автозаполнения. Кнопка находится на вкладке «Главная» в группе инструментов «Редактирование».



3. После нажатия на значок «Сумма» (или комбинации клавиш ALT+«=») слаживаются выделенные числа и отображается результат в пустой ячейке.

Сделаем еще один столбец, где рассчитаем долю каждого товара в общей стоимости. Для этого нужно:

1. Разделить стоимость одного товара на стоимость всех товаров и результат умножить на 100. Ссылка на ячейку со значением общей стоимости должна быть абсолютной, чтобы при копировании она оставалась неизменной.



2. Чтобы получить проценты в Excel, не обязательно умножать частное на 100. Выделяем ячейку с результатом и нажимаем «Процентный формат». Или нажимаем комбинацию горячих клавиш: CTRL+SHIFT+5



3. Копируем формулу на весь столбец: меняется только первое значение в формуле (относительная ссылка). Второе (абсолютная ссылка) остается прежним. Проверим правильность вычислений – найдем итог. 100%. Все правильно.

При создании формул используются следующие форматы абсолютных ссылок:

• $В$2 – при копировании остаются постоянными столбец и строка;
• B$2 – при копировании неизменна строка;
• $B2 – столбец не изменяется.

Как составить таблицу в Excel с формулами

Чтобы сэкономить время при введении однотипных формул в ячейки таблицы, применяются маркеры автозаполнения. Если нужно закрепить ссылку, делаем ее абсолютной. Для изменения значений при копировании относительной ссылки.

Простейшие формулы заполнения таблиц в Excel:

1. Перед наименованиями товаров вставим еще один столбец. Выделяем любую ячейку в первой графе, щелкаем правой кнопкой мыши. Нажимаем «Вставить». Или жмем сначала комбинацию клавиш: CTRL+ПРОБЕЛ, чтобы выделить весь столбец листа. А потом комбинация: CTRL+SHIFT+»=», чтобы вставить столбец.
2. Назовем новую графу «№ п/п». Вводим в первую ячейку «1», во вторую – «2». Выделяем первые две ячейки – «цепляем» левой кнопкой мыши маркер автозаполнения – тянем вниз.



3. По такому же принципу можно заполнить, например, даты. Если промежутки между ними одинаковые – день, месяц, год. Введем в первую ячейку «окт.15», во вторую – «ноя.15». Выделим первые две ячейки и «протянем» за маркер вниз.



4. Найдем среднюю цену товаров. Выделяем столбец с ценами + еще одну ячейку. Открываем меню кнопки «Сумма» — выбираем формулу для автоматического расчета среднего значения.

Чтобы проверить правильность вставленной формулы, дважды щелкните по ячейке с результатом.

На сегодняшний день разработано большое количество специализированных программных продуктов для проведения экономических расчетов, однако сотрудники финансово-экономических служб чаще всего пользуются табличным редактором Excel. Причина популярности данного инструмента — обширный функционал Excel и постоянное его развитие практически в каждой новой версии табличного редактора.

В рамках одной статьи невозможно рассмотреть все достоинства Excel, которые экономисты могут применить в своей работе, поэтому остановимся на анализе лучших функций редактора, используемых для решения экономических задач.

Для удобства восприятия материала сгруппируем эти функции в три блока:

1. Функционал расчетных формул в Excel.

2. Функционал Excel для обработки табличных данных.

3. Инструменты Excel для моделирования и анализа экономических данных.

ФУНКЦИОНАЛ РАСЧЕТНЫХ ФОРМУЛ В EXCEL

Расчетные формулы являются изначальным и основополагающим функционалом табличного редактора Excel, поэтому рассмотрим их в первую очередь.

Пакет встроенных расчетных формул включает в себя десятки наименований, но самыми востребованными в работе экономистов являются следующие формулы: ЕСЛИ, СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН, ВПР и ГПР, СУММПРОИЗВ, СЧЕТЕСЛИ.

Решение экономической задачи с помощью формулы ЕСЛИ

Формула ЕСЛИ — расчетная функция Excel, которую наиболее часто используют для решения несложных экономических расчетов. Она относится к группе логических формул и позволяет рассчитать необходимые данные по условиям, заданным пользователями.

С помощью формулы ЕСЛИ можно сравнить числовые или текстовые значения по прописанным в формуле условиям.

Запись расчетной формулы в заданной ячейке в общем виде выглядит так:

=ЕСЛИ(логическое_выражение;[значение_если_истина];[значение_если_ложь]),

где логическое выражение — данные, которые нужно проверить/сравнить (числовые или текстовые значения в ячейках);

значение_если_истина — результат, который появится в расчетной ячейке, если значение будет верным;

значение_если_ложь — результат, который появится в расчетной ячейке при неверном значении.

Задача № 1. Предприятие реализует три номенклатурные группы продукции: лимонад, минеральная вода и пиво. С 01.09.2020 запланировано установить скидку в размере 15 % на пиво.

Чтобы сформировать новый прайс на продукцию, сохраняем ее перечень в виде таблицы Excel. В первом столбце таблицы отражена номенклатура всей продукции в алфавитном порядке, во втором — признак группы продукции.

Для решения задачи создаем в таблице третий столбец и прописываем в первой ячейке номенклатуры формулу: =ЕСЛИ(C4=»пиво»;15%;0).

Эту формулу продлеваем до конца перечня номенклатуры продукции. В итоге получаем сведения о продукции, на которую с сентября снизится цена (табл. 1).

В данном примере показано использование формулы ЕСЛИ для обработки текстовых значений в исходных данных.

Решение экономической задачи с помощью формулы СУММЕСЛИ

Формулы СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН также используют для экономических расчетов, но они обладают более широкими возможностями для выборки и обработки данных. Можно задать не одно, а несколько условий отборов и диапазонов.

Задача № 2. На основе ведомости начисления заработной платы сотрудникам магазина нужно определить общую сумму зарплаты продавцов.

Чтобы решить эту задачу, сохраняем ведомость из учетной базы данных в виде таблицы Excel. В данном случае нам нужно не просто произвести выборку значений, но и суммировать их результат. Поэтому будем использовать более сложную разновидность формулы ЕСЛИ — СУММЕСЛИ.

Для решения задачи добавим внизу таблицы еще одну строку «Всего продавцы». В ее ячейке под суммой зарплаты, начисленной сотрудникам магазина, пропишем следующую формулу:=СУММЕСЛИ(C4:C13;»продавец»;D4:D13).

Таким образом мы задали условие, при котором табличный редактор обращается к столбцу с наименованием должностей (столбец С), выбирает в нем значение «Продавец» и суммирует данные ячеек с начисленной заработной платой из столбца D в привязке к этой должности.

Результат решения задачи — в табл. 2.

Решение экономической задачи с помощью формул ВПР и ГПР

Формулы ВПР и ГПР используют для решения более сложных экономических задач. Они популярны среди экономистов, так как существенно облегчают поиск необходимых значений в больших массивах данных. Разница между формулами:

• ВПР предназначена для поиска значений в вертикальных списках (по строкам) исходных данных;
• ГПР используют для поиска значений в горизонтальных списках (по столбцам) исходных данных.

Формулы прописывают в общем виде следующим образом:

=ВПР(искомое значение, которое требуется найти; таблица и диапазон ячеек для выборки данных; номер столбца, из которого будут подставлены данные; [интервал просмотра данных]);

=ГПР(искомое значение, которое требуется найти; таблица и диапазон ячеек для выборки данных; номер строки, из которой будут подставлены данные; [интервал просмотра данных]).

Указанные формулы имеют ценность при решении задач, связанных с консолидацией данных, которые разбросаны на разных листах одной книги Excel, находятся в различных рабочих книгах Excel, и размещении их в одном месте для создания экономических отчетов и подсчета итогов.

Задача № 3. У экономиста есть данные в виде таблицы Excel о реализации продукции за сентябрь в натуральном измерении (декалитрах) и данные о реализации продукции в сумме (рублях) в другой таблице Excel. Экономисту нужно предоставить руководству отчет о реализации продукции с тремя параметрами:

• продажи в натуральном измерении;
• продажи в суммовом измерении;
• средняя цена реализации единицы продукции в рублях.

Для решения этой задачи с помощью формулы ВПР нужно последовательно выполнить следующие действия.

Шаг 1. Добавляем к таблице с данными о продажах в натуральном измерении два новых столбца. Первый — для показателя продаж в рублях, второй — для показателя цены реализации единицы продукции.

Шаг 2. В первой ячейке столбца с данными о продажах в рублях прописываем расчетную формулу: =ВПР(B4:B13;Табл.4!B4:D13;3;ЛОЖЬ).

Пояснения к формуле:

В4:В13 — диапазон поиска значений по номенклатуре продукции в создаваемом отчете;

Табл.4!B4:D13 — диапазон ячеек, где будет производиться поиск, с наименованием таблицы, в которой будет организован поиск;

3 — номер столбца, по которому нужно выбрать данные;

ЛОЖЬ — значение критерия поиска, которое означает необходимость строгого соответствия отбора наименований номенклатуры таблицы с суммовыми данными наименованиям номенклатуры в таблице с натуральными показателями.

Шаг 3. Продлеваем формулу первой ячейки до конца списка номенклатуры в создаваемом нами отчете.

Шаг 4. В первой ячейке столбца с данными о цене реализации единицы продукции прописываем простую формулу деления значения ячейки столбца с суммой продаж на значение ячейки столбца с объемом продаж (=E4/D4).

Шаг 5. Продлим формулу с расчетом цены реализации до конца списка номенклатуры в создаваемом нами отчете.

В результате выполненных действий появился искомый отчет о продажах (табл. 3).

На небольшом количестве условных данных эффективность формулы ВПР выглядит не столь внушительно. Однако представьте, что такой отчет нужно сделать не из заранее сгруппированных данных по номенклатуре продукции, а на основе реестра ежедневных продаж с общим количеством записей в несколько тысяч.

Тогда эта формула обеспечит такую скорость и точность выборки нужных данных, которой трудно добиться другими функциями Excel.

Решение экономической задачи с помощью формулы СУММПРОИЗВ

Формула СУММПРОИЗВ позволяет экономистам справиться практически с любой экономической задачей, для решения которой нужно работать с несколькими массивами данных. Она обладает всеми возможностями рассмотренных выше формул, умеет суммировать произведения данных из списка до 255 источников (массивов).

Задача № 4. Есть реестр продаж различной номенклатуры продукции за сентябрь 2020 г. Нужно рассчитать из общего реестра данные о суммах реализации по основным номенклатурным группам продукции.

Чтобы выполнить задачу, добавим внизу реестра три новые строки с указанием групп продукции и пропишем в ячейке с будущими данными о продажах первой группы (пиво) следующую формулу: =СУММПРОИЗВ(((C4:C13=C16)*D4:D13)). Здесь указано, что в ячейке должно быть выполнено суммирование произведений значений диапазона ячеек столбца с наименованием групп продукции (C4:C13) с условием отбора наименования группы «Пиво» (С16) на значения ячеек столбца с суммами продаж (D4:D13).

Далее копируем эту формулу на оставшиеся две ячейки, заменив в них условия отбора на группу «Лимонад» (С17) и группу «Минеральная вода» (С18).

Выполнив указанные действия, получим искомое решение задачи в табл. 4.

Решение экономической задачи с помощью формулы СЧЕТЕСЛИ

Формула СЧЕТЕСЛИ используется не так широко, как предыдущие, но она выручает экономистов, если нужно минимизировать ошибки при работе с таблицами Excel. Эта формула удобна для проверки корректности вводимых данных и установке различного рода запретов, что особенно важно, если с данными работает несколько пользователей.

Задача № 5. Экономисту поручили провести корректировку справочника номенклатуры ТМЦ в учетной базе данных компании. Справочник долгое время не проверяли, данные в него вносили порядка 10 человек, поэтому появилось много некорректных и дублирующих наименований.

Чтобы повысить качество работы, приняли решение создать обновленный справочник в книге Excel, а затем сопоставить его с данными в учетной базе и исправить их. Проблема заключалась в том, что перечень номенклатуры составляет порядка 3000 наименований. Вносить его в книгу будут шесть человек, а это создает риск дублирования позиций.

Экономист может решить эту проблему с помощью формулы СЧЕТЕСЛИ. Нужно выполнить следующие действия:

• выбираем диапазон ячеек, куда будут вноситься наименования номенклатуры (В5:В3005);
• в меню редактора выбираем путь: Данные → Проверка данных;
• в появившемся диалоговом окне выбираем вкладку Параметры и указываем в выпадающем списке Тип данных вариант Другой;
• в строке Формула указываем: =СЧЕТЕСЛИ($В$5:$В$3005;В5)<=1;
• в диалоговом окне на вкладке Сообщение об ошибке вводим текст сообщения и нажимаем кнопку «ОК».

Если кто-либо из сотрудников будет пытаться ввести в указанный диапазон ячеек наименование ТМЦ, которое уже есть в диапазоне, у него это не получится. Excel выдаст сообщение в таком виде (рис. 1).

ФУНКЦИОНАЛ EXCEL ДЛЯ ОБРАБОТКИ ТАБЛИЧНЫХ ДАННЫХ

Помимо расчетных формул в табличном редакторе Excel присутствует набор инструментов, значительно облегчающих жизнь экономистам, которые работают с большими объемами данных. К наиболее популярным из них можно отнести функцию сортировки данных, функцию фильтрации данных, функцию консолидации данных и функцию создания сводных таблиц.

Решение экономической задачи с применением функции сортировки данных

Функционал сортировки данных позволяет изменить расположение данных в таблице и выстроить их в новой последовательности. Это удобно, когда экономист консолидирует данные нескольких таблиц и ему нужно, чтобы во всех исходных таблицах данные располагались в одинаковой последовательности.

Другой пример целесообразности сортировки данных — подготовка отчетности руководству компании. С помощью функционала сортировки из одной таблицы с данными можно быстро сделать несколько аналитических отчетов.

Сортировку данных выполнить просто:

• выделяем курсором столбцы таблицы;
• заходим в меню редактора: Данные → Сортировка;
• выбираем нужные параметры сортировки и получаем новый вид табличных данных.

Задача № 6. Экономист должен подготовить отчет о заработной плате, начисленной сотрудникам магазина, с последовательностью от самой высокой до самой низкой зарплаты.

Для решения этой задачи берем табл. 2 в качестве исходных данных. Выделяем в ней диапазон ячеек с показателями начисления зарплат (B4:D13).

Далее в меню редактора вызываем сортировку данных и в появившемся окне указываем, что сортировка нужна по значениям столбца D (суммы начисленной зарплаты) в порядке убывания значений.

Нажимаем кнопку «ОК», и табл. 2 преобразуется в новую табл. 5, где в первой строке идут данные о зарплате директора в 50 000 руб., в последней — данные о зарплате грузчика в 18 000 руб.

Решение экономической задачи с использованием функционала Автофильтр

Функционал фильтрации данных выручает при решении задач по анализу данных, особенно если возникает необходимость проанализировать часть исходной таблицы, данные которой отвечают определенным условиям.

В табличном редакторе Excel есть два вида фильтров:

• автофильтр — используют для фильтрации данных по простым критериям;
• расширенный фильтр — применяют при фильтрации данных по нескольким заданным параметрам.

Автофильтр работает следующим образом:

• выделяем курсором диапазон таблицы, данные которого собираемся отфильтровать;
• заходим в меню редактора: Данные → Фильтр → Автофильтр;
• выбираем в таблице появившиеся значения автофильтра и получаем отфильтрованные данные.

Задача № 7. Из общих данных о реализации продукции за сентябрь 2020 г. (см. табл. 4) нужно выделить суммы продаж только по группе лимонадов.

Для решения этой задачи выделяем в таблице ячейки с данными по реализации продукции. Устанавливаем автофильтр из меню: Данные → Фильтр → Автофильтр. В появившемся меню столбца с группой продукции выбираем значение «Лимонад». В итоге в табл. 6 автоматически остаются значения продаж лимонадов, а данные по группам «Пиво» и «Минеральная вода» скрываются.

Для применения расширенного фильтра нужно предварительно подготовить «Диапазон условий» и «Диапазон, в который будут помещены результаты».

Чтобы организовать «Диапазон условий», следует выполнить следующие действия:

• в свободную строку вне таблицы копируем заголовки столбцов, на данные которых будут наложены ограничения (заголовки несмежных столбцов могут оказаться рядом);
• под каждым из заголовков задаем условие отбора данных.

Строка копий заголовков вместе с условиями отбора образуют «Диапазон условий».

Порядок работы с функционалом консолидации данных

Функционал консолидации данных помогает экономистам в решении задач по объединению данных из нескольких источников в одну общую таблицу. Например, экономисты холдинговых компаний часто создают однотипные таблицы с данными по разным компаниям холдинга и им требуется предоставить руководству сводные данные о работе всей группы компаний. Для упрощения формирования сводных показателей как раз и подходит функционал консолидации данных.

Консолидация работает только с идентичными таблицами Excel, поэтому для успеха все объединяемые таблицы должны отвечать следующим требованиям:

• макеты всех консолидируемых таблиц одинаковые;
• названия столбцов во всех консолидируемых таблицах идентичные;
• в консолидируемых таблицах нет пустых столбцов и строк.

Работа с функционалом консолидации включает ряд последовательных действий:

1) открываем файлы со всеми таблицами, из которых собираемся консолидировать данные;

2) в отдельном файле, где будет находиться консолидированный отчет, ставим курсор на первую ячейку диапазона консолидированной таблицы;

3) в меню Excel открываем вкладки: Данные → Работа с данными → Консолидация;

4) в открывшемся диалоговом окне выбираем функцию консолидации (как правило, это «сумма», потому что нам требуется суммировать значения нескольких таблиц);

5) в диалоговом окне консолидации указываем ссылки на диапазоны объединяемых таблиц (диапазоны должны быть одинаковые);

6) если требуется автоматическое обновление данных консолидированной таблицы при изменении данных исходных таблиц, ставим галочку напротив «Создавать связи с исходными данными»;

7) завершаем консолидацию нажатием кнопки «ОК». В итоге получаем сводную структурированную таблицу, объединяющую данные всех исходных таблиц.

Решение экономической задачи с использованием функционала сводной таблицы для создания нового отчета

Функционал сводных таблиц позволяет сформировать различного рода отчеты из одного или нескольких массивов данных с возможностью обновления отчетных данных в случае изменения информации в исходных массивах. Используя сводные таблицы, можно быстро перенастроить параметры отчета.

Для создания сводной таблицы нужно зайти в меню Excel и вызвать Мастера сводных таблиц. В моей версии редактора это выполняется через Вставка → Сводная таблица, в некоторых версиях нужно выбрать Данные → Сводная таблица.

В появившемся диалоговом окне формируем параметры будущей таблицы:

• указываем исходную таблицу или диапазон ячеек Excel, откуда будут взяты данные для сводной таблицы. В последних версиях Excel также можно выбрать вариант обработки данных из внешних источников;
• указываем место, куда размещать создаваемый отчет сводной таблицы (новый лист, ячейки открытого листа);
• в открывшемся конструкторе отчета указываем, какие исходные данные будут выведены в строки и столбцы отчета, при необходимости настраиваем фильтры для показателей сводной таблицы и создаем новый отчет.

Задача № 8. Экономисту нужно создать отчет на основе реестра данных о реализации продукции за сентябрь 2020 г. В отчете должно быть два уровня группировки данных. На первом уровне нужно вывести итоги по группам продукции, на втором уровне — по ее номенклатурным позициям. Чтобы решить эту задачу, вызываем Мастера сводных таблиц. Указываем, что данные берем из ячеек табл. 4, а отчет будем размещать на новом листе книги Excel. В конструкторе отчета указываем, что в первой колонке отчета будут показатели групп и номенклатурных единиц продукции, во второй — данные о суммах реализации. После этого даем команду создать сводную таблицу. Результат — в табл. 7.

ИНСТРУМЕНТЫ EXCEL ДЛЯ МОДЕЛИРОВАНИЯ И АНАЛИЗА ЭКОНОМИЧЕСКИХ ДАННЫХ

Постоянное развитие функционала табличного редактора Excel привело к тому, что появилось много новых инструментов, которые могут помочь экономистам в решении выполняемых ими задач. К числу наиболее значимых можно отнести функцию «Поиск решения», пакет расширенного анализа данных и специализированные надстройки.

Решение экономической задачи с помощью надстройки «Поиск решения»

Функция «Поиск решения» позволяет найти наиболее рациональный способ решения экономической задачи математическими методами. Она может автоматически выполнить расчеты для задач с несколькими вводными данными при условии накладывания определенных ограничений на искомое решение.

Такими экономическими задачами могут быть:

• расчет оптимального объема выпуска продукции при ограниченности сырья;
• минимизация транспортных расходов на доставку продукции покупателям;
• решение по оптимизации фонда оплаты труда.

Функция поиска решения является дополнительной надстройкой, поэтому в стандартном меню Excel мы ее не найдем. Чтобы использовать в своей работе функцию «Поиск решения», экономисту нужно сделать следующее:

• в меню Excel выбрать путь: Файл → Параметры → Надстройки;
• в появившемся списке надстроек выбрать «Поиск решения» и активировать эту надстройку;
• вернуться в меню Excel и выбрать: Данные → Поиск решения.

Задача № 9. Туристической компании необходимо организовать доставку 45 туристов в четыре гостиницы города с трех пунктов прибытия при минимально возможной сумме затрат. Для решения задачи составляем таблицу с исходными данными:

1. Количество прибывающих с каждого пункта — железнодорожный вокзал, аэропорт и автовокзал (ячейки Н6:Н8).

2. Количество забронированных для туристов мест в каждой из четырех гостиниц (ячейки D9:G9).

3. Стоимость доставки одного туриста с каждого пункта прибытия до каждой гостиницы размещения (диапазон ячеек D6:G8).

Исходные данные, размещенные таким образом, показаны в табл. 8.1.

Далее приступаем к подготовке поиска решения.

1. Создаем внизу исходной таблицы такую же таблицу для расчета оптимального количества доставки туристов при условии минимизации затрат на доставку с диапазоном ячеек D15:G17.

2. Выбираем на листе ячейку для расчета искомой функции минимизации затрат (J4) и прописываем в ячейке расчетную формулу: =СУММПРОИЗВ(D6:G8;D15:G17).

3. Заходим в меню Excel, вызываем диалоговое окно надстройки «Поиск решения» и указываем там требуемые параметры и ограничения (рис. 2):

• оптимизировать целевую функцию — ячейка J4;
• цель оптимизации — до минимума;
• изменения ячейки переменных — диапазон ячеек второй таблицы D15:G17;
• ограничения поиска решения:

– в диапазоне ячеек второй таблицы D15:G17 должны быть только целые значения (D15:G17=целое);

– значения диапазона ячеек второй таблицы D15:G17 должны быть только положительными (D15:G17>=0);

– количество мест для туристов в каждой гостинице таблицы для поиска решения должно быть равно количеству мест в исходной таблице (D18:G18 = D9:G9);

– количество туристов, прибывающих с каждого пункта, в таблице для поиска решения должно быть равно количеству туристов в исходной таблице (Н15:Н17 = Н6:Н8).

Далее даем команду найти решение, и надстройка рассчитывает нам результат оптимальной доставки туристов (табл. 8.2).

При такой схеме доставки целевое значение общей суммы расходов действительно минимальное и составляет 1750 руб.

Пакет расширенного анализа данных

Пакет расширенного анализа данных применяют, если нужно исследовать различного рода статистические анализы, ряды данных, спрогнозировать тренды и т. д.

Пакет является надстройкой к Excel, устанавливается в основное меню аналогично функции поиска решений (Файл → Параметры → Надстройки → Пакет анализа). Вызвать его можно командой Данные → Анализ данных через диалоговое окно, в котором отражены все заложенные в надстройке виды анализа (рис. 3).

Специализированные надстройки для финансово-экономической работы

В последние годы значительно расширился перечень специализированных надстроек к табличному редактору Excel, которые могут использовать в своей работе экономисты. Практически все они бесплатные, легко устанавливаются самим пользователем.

Не будем останавливаться на таких надстройках, как Power Query, Power Pivot, Power Quick, так как они в большей степени используются в целях бизнес-аналитики, чем для решения экономических задач.

Есть и другие надстройки к Excel, которые могут облегчить работу специалистов финансово-экономических служб. Интерес представляют две бесплатные надстройки — «Финансист» и PowerFin.

Надстройку «Финансист» можно установить на свою версию Excel как в автоматическом, так и ручном режиме. В надстройке собрано много полезных для экономистов функций. Достаточно перечислить основные блоки данной надстройки:

• финансовые функции (ликвидность, платежеспособность, финансовая устойчивость, рентабельность, оборачиваемость, безубыточность продаж, отсрочка платежа, налоги и т. д.);
• работа с формулами;
• работа с текстом;
• работа с книгами и листами Excel;
• работа с ячейками Excel;
• поиск дубликатов и сравнение диапазонов данных;
• вставка дат и примечаний к диапазонам данных;
• загрузка курсов валют;
• создание выпадающих списков.

Надстройка PowerFin будет полезна прежде всего экономистам, которые работают с кредитами и инвестициями. Она без проблем устанавливается в меню надстроек Excel и имеет следующие функции:

• кредитный калькулятор (с функцией выведения калькулятора на лист, в том числе с возможностью автоматического формирования графика платежей);
• депозитный калькулятор для вычисления основных параметров инвестиций (с функцией выведения калькулятора на лист);
• вычисление требуемой процентной ставки исходя из первоначальной и будущей стоимости инвестиций;
• набор основных формул для расчета эффективности проекта: дисконтированного денежного потока, чистого денежного дохода, внутренней нормы доходности, срока окупаемости.

Самая популярная программа для работы с электронными таблицами «Microsoft Excel» упростила жизнь многим пользователям, позволив производить любые расчеты с помощью формул. Она способна автоматизировать даже самые сложные вычисления, но для этого нужно знать принципы работы с формулами. Мы подготовили самую подробную инструкцию по работе с Эксель. Не забудьте сохранить в закладки 😉

Содержание

• Кому важно знать формулы Excel и где выучить основы.

• Элементы, из которых состоит формула в Excel.

• Основные виды.

• Примеры работ, которые можно выполнять с формулами.

• 22 формулы в Excel, которые облегчат жизнь.

• Использование операторов.

• Использование ссылок.

• Использование имён.

• Использование функций.

• Операции с формулами.

• Как в формуле указать постоянную ячейку.

• Как поставить «плюс», «равно» без формулы.

• Самые распространенные ошибки при составлении формул в редакторе Excel.

• Коды ошибок при работе с формулами.

• Отличие в версиях MS Excel.

• Заключение.

Кому важно знать формулы Excel и где изучить основы

Excel — эффективный помощник бухгалтеров и финансистов, владельцев малого бизнеса и даже студентов. Менеджеры ведут базы клиентов, а маркетологи считают в таблицах медиапланы. Аналитики с помощью эксель формул обрабатывают большие объемы данных и строят гипотезы.

Эксель довольно сложная программа, но простые функции и базовые формулы можно освоить достаточно быстро по статьям и видео-урокам. Однако, если ваша профессиональная деятельность подразумевает работу с большим объемом данных и требует глубокого изучения возможностей Excel — стоит пройти специальные курсы, например тут или тут.

Элементы, из которых состоит формула в Excel

Формулы эксель: основные виды

Формулы в Excel бывают простыми, сложными и комбинированными. В таблицах их можно писать как самостоятельно, так и с помощью интегрированных программных функций.

Простые

Позволяют совершить одно простое действие: сложить, вычесть, разделить или умножить. Самой простой является формула=СУММ.

Например:

=СУММ (A1; B1) — это сумма значений двух соседних ячеек.

=СУММ (С1; М1; Р1) — сумма конкретных ячеек.

=СУММ (В1: В10) — сумма значений в указанном диапазоне.

Сложные

Это многосоставные формулы для более продвинутых пользователей. В данную категорию входят ЕСЛИ, СУММЕСЛИ, СУММЕСЛИМН. О них подробно расскажем ниже.

Комбинированные

Эксель позволяет комбинировать несколько функций: сложение + умножение, сравнение + умножение. Это удобно, когда, например, нужно вычислить сумму двух чисел, и, если результат будет больше 100, его нужно умножить на 3, а если меньше — на 6.

Встроенные

Новичкам удобнее пользоваться готовыми, встроенными в программу формулами вместо того, чтобы писать их вручную. Чтобы найти нужную формулу:

• кликните по нужной ячейке таблицы;

• нажмите одновременно Shift + F3;

• выберите из предложенного перечня нужную формулу;

• в окошко «Аргументы функций» внесите свои данные.

Примеры работ, которые можно выполнять с формулами

Разберем основные действия, которые можно совершить, используя формулы в таблицах Эксель и рассмотрим полезные «фишки» для упрощения работы.

Поиск перечня доступных функций

Перейдите в закладку «Формулы» / «Вставить функцию». Или сразу нажмите на кнопочку «Fx».

Выберите в категории «Полный алфавитный перечень», после чего в списке отобразятся все доступные эксель-формулы.

Выберите любую формулу и прочитайте ее описание. А если хотите изучить ее более детально, нажмите на «Справку» ниже.

Вставка функции в таблицу

Вы можете сами писать функции в Excel вручную после «=», или использовать меню, описанное выше. Например, выбрав СУММ, появится окошко, где нужно ввести аргументы (кликнуть по клеткам, значения которых собираетесь складывать):

После этого в таблице появится формула в стандартном виде. Ее можно редактировать при необходимости.

Использование математических операций

Начинайте с «=» в ячейке и применяйте для вычислений любые стандартные знаки «*», «/», «^» и т.д. Можно написать номер ячейки самостоятельно или кликнуть по ней левой кнопкой мышки. Например: =В2*М2. После нажатия Enter появится произведение двух ячеек.

Растягивание функций и обозначение константы

Введите функцию =В2*C2, получите результат, а затем зажмите правый нижний уголок ячейки и протащите вниз. Формула растянется на весь выбранный диапазон и автоматически посчитает значения для всех строк от B3*C3 до B13*C13.

Чтобы обозначить константу (зафиксировать конкретную ячейку/строку/столбец), нужно поставить «$» перед буквой и цифрой ячейки.

Например: =В2*$С$2. Когда вы растяните функцию, константа или $С$2 так и останется неизменяемой, а вот первый аргумент будет меняться.

Подсказка:

• $С$2 — не меняются столбец и строка.

• B$2 — не меняется строка 2.

• $B2 — константой остается только столбец В.

22 формулы в Эксель, которые облегчат жизнь

Собрали самые полезные формулы, которые наверняка пригодятся в работе.

МАКС

МИН

СРЗНАЧ

СУММ

ЕСЛИ

Например:

=ЕСЛИ (В1>10;”больше 10″;»меньше или равно 10″)

В1 — ячейка с данными;

>10 — логическое выражение;

больше 10 — правда;

меньше или равно 10 — ложное значение (если его не указывать, появится слово ЛОЖЬ).

СУММЕСЛИ

Например:

=СУММЕСЛИ (С2: С6;»>20″)

С2: С6 — диапазон ячеек;

>20 —значит, что числа меньше 20 не будут складываться.

СУММЕСЛИМН

Например:

=СУММЕСЛИМН (D2: D6; C2: C6;”сувениры”; B2: B6;”ООО ХУ»)

D2: D6 — диапазон, где суммируются числа;

C2: C6 — диапазон ячеек для категории; сувениры — обязательное условие 1, то есть числа другой категории не учитываются;

B2: B6 — дополнительный диапазон;

ООО XY — условие 2, то есть числа другой компании не учитываются.

Дополнительных диапазонов и условий может быть до 127 штук.

СЧЕТ

=СЧЁТ (значение1; [значение2];…)Формула считает количество выбранных ячеек с числами в заданном диапазоне. Ячейки с датами тоже учитываются.

СЧЕТЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИМН

Например:

ЕСЛИОШИБКА

ДНИ

КОРРЕЛ

ВПР

Например:

=ВПР (В1; С1: С26;2)

В1 — значение, которое ищем.

С1: Е26— диапазон, в котором ведется поиск.

2 — номер столбца для поиска.

ЛЕВСИМВ

ПСТР

ПРОПИСН

СТРОЧН

ПОИСКПОЗ

ДЛСТР

СЦЕПИТЬ

ПРОПНАЧ

ПЕЧСИМВ

Использование операторов

Операторы в Excel указывают, какие конкретно операции нужно выполнить над элементами формулы. В вычислениях всегда соблюдается математический порядок:

• скобки;

• экспоненты;

• умножение и деление;

• сложение и вычитание.

Арифметические

Операторы сравнения

Оператор объединения текста

Операторы ссылок

Использование ссылок

Начинающие пользователи обычно работают только с простыми ссылками, но мы расскажем обо всех форматах, даже продвинутых.

Простые ссылки A1

Они используются чаще всего. Буква обозначает столбец, цифра — строку.

Примеры:

• диапазон ячеек в столбце С с 1 по 23 строку — «С1: С23»;

• диапазон ячеек в строке 6 с B до Е– «B6: Е6»;

• все ячейки в строке 11 — «11:11»;

• все ячейки в столбцах от А до М — «А: М».

Ссылки на другой лист

Если необходимы данные с других листов, используется формула: =СУММ (Лист2! A5: C5)

Выглядит это так:

Абсолютные и относительные ссылки

Относительные ссылки

Рассмотрим, как они работают на примере: Напишем формулу для расчета суммы первой колонки. =СУММ (B4: B9)

Нажимаем на Ctrl+C. Чтобы перенести формулу на соседнюю клетку, переходим туда и жмем на Ctrl+V. Или можно просто протянуть ячейку с формулой, как мы описывали выше.

Индекс таблицы изменится автоматически и новые формулы будут выглядеть так:

Абсолютные ссылки

Чтобы при переносе формул ссылки сохранялись неизменными, требуются абсолютные адреса. Их пишут в формате «$B$2».

Например, есть поставить знак доллара в предыдущую формулу, мы получим: =СУММ ($B$4:$B$9)

Как видите, никаких изменений не произошло.

Смешанные ссылки

Они используются, когда требуется зафиксировать только столбец или строку:

• $А1– сохраняются столбцы;

• А$1 — сохраняются строки.

Смешанные ссылки удобны, когда приходится работать с одной постоянной строкой данных и менять значения в столбцах. Или, когда нужно рассчитать результат в ячейках, не расположенных вдоль линии.

Трёхмерные ссылки

Это те, где указывается диапазон листов.

Формула выглядит примерно так: =СУММ (Лист1: Лист5! A6)

То есть будут суммироваться все ячейки А6 на всех листах с первого по пятый.

Ссылки формата R1C1

Номер здесь задается как по строкам, так и по столбцам.

Например:

• R9C9 — абсолютная ссылка на клетку, которая расположена на девятой строке девятого столбца;

• R[-2] — ссылка на строчку, расположенную выше на 2 строки;

• R[-3]C — ссылка на клетку, которая расположена на 3 ячейки выше;

• R[4]C[4] — ссылка на ячейку, которая распложена на 4 клетки правее и 4 строки ниже.

Использование имён

Функционал Excel позволяет давать собственные уникальные имена ячейкам, таблицам, константам, выражениям, даже диапазонам ячеек. Эти имена можно использовать для совершения любых арифметических действий, расчета налогов, процентов по кредиту, составления сметы и табелей, расчётов зарплаты, скидок, рабочего стажа и т.д.

Все, что нужно сделать — заранее дать имя ячейкам, с которыми планируете работать. В противном случае программа Эксель ничего не будет о них знать.

Как присвоить имя:

• Выделите нужную ячейку/столбец.

• Правой кнопкой мышки вызовите меню и перейдите в закладку «Присвоить имя».

• Напишите желаемое имя, которое должно быть уникальным и не повторяться в одной книге.

• Сохраните, нажав Ок.

Использование функций

Чтобы вставить необходимую функцию в эксель-таблицах, можно использовать три способа: через панель инструментов, с помощью опции Вставки и вручную. Рассмотрим подробно каждый способ.

Ручной ввод

Этот способ подойдет тем, кто хорошо разбирается в теме и умеет создавать формулы прямо в строке. Для начинающих пользователей и новичков такой вариант покажется слишком сложным, поскольку надо все делать руками.

Панель инструментов

Это более упрощенный способ. Достаточно перейти в закладку «Формулы», выбрать подходящую библиотеку — Логические, Финансовые, Текстовые и др. (в закладке «Последние» будут наиболее востребованные формулы). Остается только выбрать из перечня нужную функцию и расставить аргументы.

Мастер подстановки

Кликните по любой ячейке в таблице. Нажмите на иконку «Fx», после чего откроется «Вставка функций».

Выберите из перечня нужную категорию формул, а затем кликните по функции, которую хотите применить и задайте необходимые для расчетов аргументы.

Вставка функции в формулу с помощью мастера

Рассмотрим эту опцию на примере:

• Вызовите окошко «Вставка функции», как описывалось выше.

• В перечне доступных функций выберите «Если».

Теперь составим выражение, чтобы проверить, будет ли сумма трех ячеек больше 10. При этом Правда — «Больше 10», а Ложь — «Меньше 10».

=ЕСЛИ (СУММ (B3: D3)>10;”Больше 10″;»Меньше 10″)

Программа посчитала, что сумма ячеек меньше 10 и выдала нам результат:

Чтобы получить значение в следующих ячейках столбца, нужно растянуть формулу (за правый нижний уголок). Получится следующее:

Мы использовали относительные ссылки, поэтому программа пересчитала выражение для всех строк корректно. Если бы нам нужно было зафиксировать адреса в аргументах, тогда мы бы применяли абсолютные ссылки, о которых писали выше.

Редактирование функций с помощью мастера

Чтобы отредактировать функцию, можно использовать два способа:

• Строка формул. Для этого требуется перейти в специальное поле и вручную ввести необходимые изменения.

• Специальный мастер. Нажмите на иконку «Fx» и в появившемся окошке измените нужные вам аргументы. И тут же, кстати, сможете узнать результат после редактирования.

Операции с формулами

С формулами можно совершать много операций — копировать, вставлять, перемещать. Как это делать правильно, расскажем ниже.

Копирование/вставка формулы

Чтобы скопировать формулу из одной ячейки в другую, не нужно изобретать велосипед — просто нажмите старую-добрую комбинацию (копировать), а затем кликните по новой ячейке и нажмите (вставить).

Отмена операций

Здесь вам в помощь стандартная кнопка «Отменить» на панели инструментов. Нажмите на стрелочку возле нее и выберите из контекстного меню те действия. которые хотите отменить.

Повторение действий

Если вы выполнили команду «Отменить», программа сразу активизирует функцию «Вернуть» (возле стрелочки отмены на панели). То есть нажав на нее, вы повторите только что отмененную вами операцию.

Стандартное перетаскивание

Выделенные ячейки переносятся с помощью указателя мышки в другое место листа. Делается это так:

• Выделите фрагмент ячеек, которые нужно переместить.

• Поместите указатель мыши над одну из границ фрагмента.

• Когда указатель мыши станет крестиком с 4-мя стрелками, можете перетаскивать фрагмент в другое место.

Копирование путем перетаскивания

Если вам нужно скопировать выделенный массив ячеек в другое место рабочего листа с сохранением данных, делайте так:

• Выделите диапазон ячеек, которые нужно скопировать.

• Зажмите клавишу и поместите указатель мыши на границу выбранного диапазона.

• Он станет похожим на крестик +. Это говорит о том, что будет выполняться копирование, а не перетаскивание.

• Перетащите фрагмент в нужное место и отпустите мышку. Excel задаст вопрос — хотите вы заменить содержимое ячеек. Выберите «Отмена» или ОК.

Особенности вставки при перетаскивании

Если содержимое ячеек перемещается в другое место, оно полностью замещает собой существовавшие ранее записи. Если вы не хотите замещать прежние данные, удерживайте клавишу в процессе перетаскивания и копирования.

Автозаполнение формулами

Если необходимо скопировать одну формулу в массив соседних ячеек и выполнить массовые вычисления, используется функция автозаполнения.

Чтобы выполнить автозаполнение формулами, нужно вызвать специальный маркер заполнения. Для этого наведите курсор на нижний правый угол, чтобы появился черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Его нужно зажать левой кнопкой мыши и протянуть вдоль всех ячеек, в которых вы хотите получить результат вычислений.

Как в формуле указать постоянную ячейку

Когда вам нужно протянуть формулу таким образом, чтобы ссылка на ячейку оставалась неизменной, делайте следующее:

• Кликните на клетку, где находится формула.

• Наведите курсор в нужную вам ячейку и нажмите F4.

• В формуле аргумент с номером ячейки станет выглядеть так: $A$1 (абсолютная ссылка).

• Когда вы протяните формулу, ссылка на ячейку $A$1 останется фиксированной и не будет меняться.

Как поставить «плюс», «равно» без формулы

Когда нужно указать отрицательное значение, поставить = или написать температуру воздуха, например, +22 °С, делайте так:

• Кликаете правой кнопкой по ячейке и выбираете «Формат ячеек».

• Отмечаете «Текстовый».

Теперь можно ставить = или +, а затем нужное число.

Самые распространенные ошибки при составлении формул в редакторе Excel

Новички, которые работают в редакторе Эксель совсем недавно, часто совершают элементарные ошибки. Поэтому рекомендуем ознакомиться с перечнем наиболее распространенных, чтобы больше не ошибаться.

• Слишком много вложений в выражении. Лимит 64 штуки.

• Пути к внешним книгам указаны не полностью. Проверяйте адреса более тщательно.

• Неверно расставленные скобочки. В редакторе они обозначены разными цветами для удобства.

• Указывая имена книг и листов, пользователи забывают брать их в кавычки.

• Числа в неверном формате. Например, символ $ в Эксель — это не знак доллара, а формат абсолютных ссылок.

• Неправильно введенные диапазоны ячеек. Не забывайте ставить «:».

Коды ошибок при работе с формулами

Если вы сделаете ошибку в записи формулы, программа укажет на нее специальным кодом. Вот самые распространенные:

Отличие в версиях MS Excel

Всё, что написано в этом гайде, касается более современных версий программы 2007, 2010, 2013 и 2016 года. Устаревший Эксель заметно уступает в функционале и количестве доступных инструментов. Например, функция СЦЕП появилась только в 2016 году.

Во всем остальном старые и новые версии Excel не отличаются — операции и расчеты проводятся по одинаковым алгоритмам.

Заключение

Мы написали этот гайд, чтобы вам было легче освоить Excel. Доступным языком рассказали о формулах и о тех операциях, которые можно с ними проводить.

Надеемся, наша шпаргалка станет полезной для вас. Не забудьте сохранить ее в закладки и поделиться с коллегами.