Использование microsoft excel в системах управления бизнесом

Microsoft (NASDAQ: MSFT) Excel is a spreadsheet software application used to store, organize, and analyze data. It was released in 1985 and has grown to become arguably the most important computer program in workplaces around the world. In business, any function in any industry can benefit from those with strong Excel knowledge.

Excel is a powerful tool that has become entrenched in business processes worldwide—whether for analyzing stocks or issuers, budgeting, or organizing client sales lists.

Finance and Accounting

Financial services and financial accounting are the areas of finance that rely on and benefit from Excel spreadsheets the most. In the 1970s and early 1980s, financial analysts would spend weeks running advanced formulas either manually or (beginning in 1983) on programs like Lotus 1-2-3. Now, you can perform complex modeling in minutes with Excel.

Walk through the finance or accounting department of any major corporate office, and you will see computer screens filled with Excel spreadsheets crunching numbers, outlining financial results, and creating budgets, forecasts, and plans used to make major business decisions.

Most users know that Excel can add, subtract, multiply, and divide, but it can do much more with advanced IF functions when coupled with VLOOKUP, INDEX-MATCH-MATCH, and pivot tables.

Marketing and Product Management

While marketing and product professionals look to their finance teams to do the heavy lifting for financial analysis, using spreadsheets to list customer and sales targets can help you manage your salesforce and plan future marketing strategies based on past results.

Using a pivot table, users can quickly and easily summarize customer and sales data by category with a quick drag-and-drop.

Human Resources Planning

While database systems like Oracle (ORCL), SAP (SAP), and Quickbooks (INTU) can be used to manage payroll and employee information, exporting that data into Excel allows users to discover trends, summarize expenses and hours by pay period, month, or year, and better understand how their workforce is spread out by function or pay level.

HR professionals can use Excel to take a giant spreadsheet full of employee data and understand exactly where the costs are coming from and how to best plan and control them for the future.

You Can Do Anything With a Spreadsheet

Using Excel for business has almost no limits for applications. Here are some examples:

• When planning a team outing to a baseball game, you can use Excel to track the RSVP list and costs.
• Excel creates revenue growth models for new products based on new customer forecasts.
• When planning an editorial calendar for a website, you can list out dates and topics in a spreadsheet.
• When creating a budget for a small product, you can list expense categories in a spreadsheet, update it monthly and create a chart to show how close the product is to budget across each category.
• You can calculate customer discounts based on monthly purchase volume by product.
• Users can summarize customer revenue by product to find areas where to build a stronger customer relationships.
• Use complex calculation methods, like Sharpe ratios.

Excel Is Not Going Anywhere

Excel is not going anywhere, and businesses will continue to use Excel as a primary tool for diverse functions and applications ranging from IT projects to company picnics.

Working knowledge of Excel is vital for most office-based professionals today, and stronger Excel skills can open the door to promotion and leadership opportunities. Excel is a powerful tool but cannot function alone. It takes a savvy computer user to take advantage of everything Excel has to offer to provide the best results for their company.

Время на прочтение
5 мин

Количество просмотров 172K

Я работаю обычным аналитиком и, так получилось, что летом 2014 года, участвуя в одном e-commerce проекте, на коленке за 3 недели сделал управленческий учет в MS Excel. Давно планировал и наконец-то решил выложить на Хабр. Думаю, будет полезно малым предпринимателям, понимающим важность управления финансовыми потоками, но не желающим тратить значительное количество времени и средств на ведение управленческого учета. Не претендую на истину в последней инстанции и буду рад иным решениям, предложенным участниками сообщества.

Бизнес, к которому я летом имел отношение, был обычным интернет-магазином одежды премиум и выше сегмента с оборотом около 1 млн рублей в месяц. Бизнес работал, не сказать, чтобы очень успешно, но работал и продолжает работать. Собственник понимал необходимость ведения управленческого учета и, с этим пониманием, взял меня в качестве финансового директора (аналитика/менеджера …), так как предыдущий ушел из бизнеса за 3 месяца до моего прихода. Собственно, дыра такой же продолжительности была и в ведении управленческого учета. Забегая вперед скажу, что дыру не устранил (решили не ворошить прошлое), но создал систему, которая успешно работает при минимальных трудозатратах и по сей день.

Мой предшественник вёл управленку в Финграде, который оказался весьма мощным инструментом. Например, он позволял автоматически грузить информацию из 1С и выписок разных банк-клиентов, создавая проводки по заранее сформулированным правилам. Вещь, безусловно полезная, однако, при соблюдении системы двойной записи увеличивала время работы в разы. Чтобы избежать увеличения работы этот инструмент позволял генерировать «зависимые проводки». В создании этих дополнительных проводок и была зарыта собака. И тут выяснилось, что за всей мощью Финграда крылась уникальность, обусловившая полное отсутствие экспертизы в свободном доступе. Обычным пользователям (платившим, кстати, 3000 рублей в месяц за доступ к системе) были доступны лишь «Руководство пользователя» на официальном сайте, да 6 видео-уроков там же. Youtube, дававший доступ к ещё паре десятков видеоуроков, также не сильно помогал. Форумов с информацией «how to…» не было в принципе. Поддержка, на конкретные вопросы о правилах создания «зависимых проводок» и просьбах помочь именно в моем случае — морозилась фразами «у нас с вами не заключен договор на поддержку, поэтому на такие специфические вопросы мы не готовы отвечать». Хотя казалось бы — чего специфического в таких просьбах, да ещё и со скриншотами с моей стороны? Понятно, что все можно бить руками, но спрашивается, а зачем тогда вообще платить за инструмент, который сильно увеличивает время, необходимое на ведение управленки и не дает никаких преимуществ для малого бизнеса?

Убедив собственника в нецелесообразности использования «Финграда» при таких объемах бизнеса и выгрузив всю информацию из системы, я поставил на нем БОЛЬШОЙ и жирный крест. При этом решение уйти именно в MS Excel было не спонтанным. Хорошенько загуглив на тему ведения управленческого учета находил монстров, похожих на «Финград», либо ссылки на веб-приложения для ведения личных финансов, в то время как основными требованиями к системе были:

— возможность ведения БДДС и БДР на основе изменяемого плана счетов;
— простота в дальнейшем ведении управленческого учета (в том числе силами «финансово-неграмотных» пользователей);
— гибкость (возможность на ходу расширять/убирать функционал);
— отсутствие перегруженности инструмента/интерфейса.

Для начала проясним термины: будучи не финансистом, под БДДС понимаю «Баланс Движения Денежных Средств», БДР — «Бюджет Доходов и Расходов». БДДС считаем кассовым методом (днем совершения операции — колонка «Дата операции») и используем для операционного day-to-day планирования, а БДР методом начисления (колонка «Период начисления») для стратегического, в рамках года и более.

Итак, как все устроено и как оно работает (в идеале):

1. Управленческий учет собирается на основе информации вводимой конечными пользователями при помощи формы в Google Docs. Красным помечены названия полей и кодировки вариантов в конечном файле управленческого учета — своего рода мапинг полей.

2. В итоге выглядит оно так (зеленым залито то, что перенесено в итоговый файл управленки).

3. Управленческий учет построен на базе .xls выгрузки из Финграда (отсюда странные для сторонних пользователей названия и, в целом избыточное количество колонок). Убедительная просьба не воспринимать всерьез значения колонок «Приход», «Расход» — многое рандомно изменено.

Механизм заполнения прост: аккуратно переносим во вкладку «Общая книга» из формы Google Docs и банковских выписок. Красным выделены строки, используемые для формирования БДР, зеленым — БДДС., которые представляют собой сводные таблицы и строятся на основе промежуточных вкладок с говорящими названиями. Единственные колонки, информация в которых не связана с иными источниками: «Исходный ID» (уникальные значения строк) и «Дата создания» (=ТДАТА(), а затем копируем и вставляем как значение)

4. Статьи ДДС (движения денежных средств) располагаются на отдельной вкладке «ПС_служебный» и вполне могут регулярно пересматриваться в зависимости от конкретных потребностей (не забываем обновлять формулы на листах «Данные_БДДС», «Данные_БДР»).

5. На картинке образец БДДС, в формате по умолчанию, свернутый до понедельной «актуальности».

6. Образец БДС (помесячный). Обратите внимание на уже упоминавшийся выше тезис об использовании строк из «Общей книги»: Бюджет и Факт для БДР, План и Факт — для БДДС.

7. Работа с БДДС подразумевает поддержание строк «План» в максимально актуальном состоянии. Я достаточно педантичен в работе с первичной информацией и комментарии сделанные мной сохраняли всю историю изменений. Как будет у Вас — вопрос к Вам. Мой подход позволил мне отлавливать примерно 1 существенную ошибку в неделю, грозившую расхождениями на десятки-сотни тысяч рублей. Время, кстати, съедалось немного.

8. Собственно сам файл управленческого учета.

PS: Долго думал над тем, как автоматизировать процесс «перелива» информации из формы Google Docs, пока не пришел к мысли о необходимом ручном контроле вводимой разнородной информации (много людей заполняет формы + наличие минимум одного банк-клиента + 1С). Тем более не знаю VBA… Отдаю на суд хабрасообщества как есть, надеюсь, кому-нибудь поможет или просто будет интересно.

UPD от 30.04.2020: ввиду текущей экономической ситуации решил вспомнить Excel и бесплатно помочь малому бизнесу созданием подобных инструментов. Все интеллектуальные права останутся за мной и будут опубликованы в виде статей (без данных, содержащих коммерческую тайну).

Критерии попадания в выборку кому хочу помочь:

Обязательный:
Вы не МММ, продавцы алкоголя возле школ, микрофинансовые организации

и прочие лохотронщики

Опциональные(достаточно соответствовать одному из):
Ваше дело имеет очевидную ценность для общества (благотворительные фонды, волонтерские движения и т.д.)
или
Вы платите белые зарплаты и приемлемый для оборота объем налогов (придется доказать выписками перечислений в фонды и на счета ФНС)

Зачем современному бизнесу, в распоряжении которого десятки вариантов «умных» систем автоматизации, обучать свой персонал использованию Microsoft Excel? Казалось бы, сама программа едва ли не ровесник компьютера, и давно обрела статус некоего улучшенного калькулятора. На смену ей пришли многие другие узкоспециализированные программы.

И здесь сразу пять «НО» в пользу старого-доброго Excel:

1. именно Excel, а не его многочисленные аналоги, установлен практически в каждом офисе по всему миру и потому не будет проблем в обмене данными с партнёрами по бизнесу;
2. приложение гораздо доступнее большинства альтернатив, цена которых далеко не всегда оправдывает их эффективность (а если добавить платные обновления, маленькому бизнесу становится совсем невыгодно их применять);
3. если использовать электронные таблицы правильно, их возможности становятся куда шире, чем даже у самого «умного» калькулятора;
4. приложение отлично интегрируется с популярными майкрософтовскими «коллегами»: MS Project, Power BI, а его функционал резко возрастает путём подключения дополнительных надстроек: Power Query, Power Pivot и DAX.
5. и наконец Excel популярен — ему обучают в школах и ВУЗах, большой выбор курсов повышения квалификации и наконец обилие форумов и видеоуроков в Интернет, посвященных этой программе — так что проблем с компетентностью кадров точно не будет.

На деле грамотное использование программы даёт не только быстрый подсчёт важных цифр. Это система автоматизации процессов, органайзер, способ перехода на электронный документооборот, ПО для профессионального анализа в одном «лице».

Как предприятие может использовать знания, которые даёт программа обучения MS Excel? Зависит от содержания этой программы и задач этого предприятия. Предлагаем рассмотреть самые востребованные способы «приложения» знаний MS Excel в корпоративном секторе.

Хранение данных в Microsoft Excel

Самый очевидный вариант использования возможностей Excel – обеспечение работы с данными. Точнее, возможность безопасно хранить большие массивы информации без привлечения дорогого оборудования.

Электронные таблицы позволяют не только собирать вручную информацию, но и настроить базы данных.

Программа может хранить огромные массивы информации, быстро загружать файлы с ними, подгружать данные из сторонних источников, проводить аналитические расчёты без зависаний, распределять базы между сотрудниками и многое другое. Это и накопитель данных, и система их обработки одновременно.

Наглядность и визуализация данных

Кстати, об обработке. До анализа мы ещё дойдём, но вначале стоит вспомнить о главном преимуществе MS Excel – его встроенных возможностях облекать данные в нужные формы. Таблицы – первичные (сбор информации) и сводные – в этой программе формировать проще и удобнее, чем где бы то ни было. Это наглядная подача информации.

Кроме наглядности, MS Excel даёт ещё и визуализацию – представление данных в графических формах: графиках; диаграммах – простых, комбинированных, саморасширяющихся; гистограммах.

Очень удобно именно для бизнеса, что Excel связан с другим модулем из пакета Microsoft Office – PowerPoint. В него для презентации на итоговом корпоративном собрании или представления начальству можно переносить готовые таблицы, графические данные. Причём взаимная интеграция программ оставляет возможность сохранить связи между источником и готовой презентацией, когда при изменении данных в таблицах Excel они автоматически актуализируются и в PowerPoint.

Потенциал Excel в сфере менеджмента

Все 4 функции классического менеджмента можно реализовать, используя инструменты Excel:

1. Планирование – через составление простых и сводных таблиц с автоматическим подтягиванием данных по итогам прошлых периодов работы. Все расчеты при этом берёт на себя программа – менеджер получает целостную картинку, на базе которой быстро принимает адаптационные решения. В условиях, когда кризис и условная стабильность в экономике сменяют друг друга слишком быстро, это очень важная опция.
2. Организация работы тоже может быть реализована на всех уровнях фирмы. График и табель работника, распределение средств, распределение полномочий через раздачу доступов – всё это возможно в электронных таблицах, доступных любому бизнесу. Нужен только компьютер и менеджер, который прослушал продвинутый курс Excel от учебного центра «Альянс».
3. Мотивация – ещё одна функция, которую помогает реализовать программа. Через бухгалтерские таблицы, визуализацию данных о зарплатах с привязкой к результатам работы сотрудников. Excel эффективен даже в очень разветвленных сетях филиалов или отделений компании.
4. Контроль. С помощью программы можно автоматизировать всю рутину, связанную с контрольными функциями – сбор и формирование отчётов, фотографии дня, проверку реализации плана, отклонения факта от плана, даже присутствие сотрудников на работе.

В списке наиболее полезных менеджеру опций Excel – выборка и проверка данных. Первая реализована через фильтры (в том числе расширенные) в таблицах, а также через сами сводные таблицы.

Проверку данных можно установить на ячейки. И снизить вероятность ошибки в расчётах, не прилагая никаких усилий (не говоря о финансовых вложениях), просто уменьшив вероятность неправильного ввода информации.

Аналитические возможности MS Excel

Наконец, обучать сотрудников навыкам работы в Excel стоит хотя бы затем, чтобы оптимизировать систему анализа результатов работы предприятия. Потому что программа открывает по-настоящему безграничные возможности в этом плане:

• она умеет сводить расчёты отдельных таблиц в сводный отчёт (автоматически);
• консолидирует цифры без участия бухгалтера (минус человеческий фактор);
• подводит итоги за секунды;
• применяет логические функции (не нужно для стандартных расчётов каждый раз вводить вручную формулы).

В итоге анализ ускоряется в разы. Можно принимать быстрые управленческие решения, основываясь на достоверных данных (потому что расчёты и перенос информации осуществляет программа, у которой не бывает «посмотрела не туда»).

А на базе эффективного анализа в Excel можно строить прогнозы. Опять же автоматически. То есть за секунды. Когда реакция на изменения рынка нужна очень быстро, это буквально спасает. В остальных случаях (если торопиться особо некуда) это все равно важно, потому что даёт объективное конкурентное преимущество.

Для построения прогнозов есть целый блок функций, которые современные пользователи практически не применяют (просто потому что не умеют):

• тенденция;
• рост;
• скользящее среднее;
• линия тренда;
• предсказ.

Можно строить прогнозы на определённый период (анализировать перспективы инвестиционного проекта, например), учитывать сезонный фактор, добавлять в расчёт данные разных периодов.

Возможности VBA для автоматизации

Что есть автоматизация? Это делегирование машине рутинных повторяющихся функций на основании динамически вводимых данных. Плюс, организация сообщения между подразделениями фирмы, которые эти данные вводят.

Здесь есть инструменты для реализации всех перечисленных задач. Макросы создаваемые в Excel позволяют использовать его как связующее звено между разными отделами предприятия.

VBA и макросы применяются как способ обработки по-настоящему больших объемов информации в считанные минуты. Исключив ошибки и сняв с персонала до 80% рутинной работы.

Использование в области защиты информации

Наконец, защита корпоративных данных – одна из приоритетных задач современного бизнеса. В Excel эта возможность тоже реализована. Приложение позволяет запаролить папки и даже отдельные ячейки таблиц. Или предоставить доступ к заполнению ячеек конкретным сотрудникам, согласно лимитам их полномочий.

Исходя из сказанного, становится очевидным — приобретение для организации всего лишь одной (далеко не самой дорогой) офисной программы, потенциально заменяет покупку многочисленных узкоспециализированных приложений. Чаще всего корень проблем не в моральном устаревании Excel, а в неумении персонала компании им пользоваться. А с данной проблемой отлично справляются опытные преподаватели курсов «Альянс», уже много лет обучающие Excel сотрудников организаций по всей России.

Поделиться:

В статье представлен обзор популярных задач финансового менеджмента, доступных для решения с помощью электронных таблиц. Выводы и заключения основаны только на личном опыте авторов и не претендуют на глобальную объективность. Тем не менее, надеемся, что наш взгляд будет небезынтересен, а кому-то даже и полезен для принятия решения об автоматизации тех или иных задач.

Планирование инвестиций, оценка инвестиционных проектов

Преимущества:	универсальный инструмент для описания любого проекта; встроенные функции оценки эффективности
Недостатки:	возможность построения модели с некорректными расчетами при ошибках в формулах

Оценка инвестиционной эффективности проекта является неотъемлемой частью бизнес-плана для получения банковского кредита. Такие расчеты также требуются в крупных холдингах для сравнительного анализа и выбора целевых проектов вложения денежных средств. Как показала практика, эту задачу оказалась очень удобно решать с помощью электронных таблиц.

Целью программ данного типа является расчет целевых показателей эффективности вложений денежных средств в новый проект или расширение/улучшение существующего бизнеса. К таким целевым показателям оценки, например, относятся:

• NPV (net present value) – чистая текущая стоимость инвестиций
• IRR (internal rate of return) – внутренняя норма доходности
• Срок окупаемости инвестиций (pay-back period)

При оценке инвестиционных проектов используется ставка дисконтирования, характеризующая изменение стоимости денег во времени.

Для получения качественных результатов оценки требуется описать множество исходных данных, спрогнозировать динамику производства и продаж, рассчитать потребность в оборотном капитале с учетом собственных и привлеченных денежных средствах. В идеале, кроме расчета целевых показателей, результатом работы по оценке должен являться полный финансовый план проекта. Дополнительно к этому можно провести анализ чувствительности результатов к изменению основных исходных параметров.

В Excel имеются встроенные функции для расчета основных целевых показателей оценки эффективности инвестиций (NPV, IRR).Открытый интерфейс электронных таблиц позволяет легко добавлять любые дополнительные параметры, а также подготовить красивые отчеты с графической и табличной информацией.

Существует множество как коммерческих, так и бесплатных программных продуктов для Excel, облегчающих процесс описания проекта для пользователей с различным уровнем подготовки. Пользователи, хорошо владеющие методикой оценки инвестиций и технологией работы в электронных таблицах, могут достаточно быстро построить и проанализировать проект «с нуля» вообще без использования внешних программных продуктов.

Следует также отметить, что в реалиях российской экономики классическая оценка долгосрочных инвестиционных проектов зачастую превращается только в инструмент получения финансирования. Целевые показатели просто подгоняются под требования кредитных организаций без привязки к действительности.

На нашем сайте представлена совместная с нашими партнерами КГ «Воронов и Максимов» разработка для экспресс-оценки инвестиционных проектов:

Мастер проектов. Предварительная оценка

Финансовое планирование

Преимущества:	открытый интерфейс расчетов; возможность быстрого построения и изменения экономической модели организации
Недостатки:	трудоемкость расчета прямых затрат для производственных предприятий; сложность создания универсальных моделей

Принято разделять краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные финансовые планы. В последнем случае методика планирования близка к оценке инвестиций, здесь также требуется использование коэффициентов дисконтирования. В горизонте планирования до года лучше считать в фиксированных ценах и ставках, что проще и понятнее менеджерам и руководству. В отличие от оценки инвестиционных проектов, задачи финансового планирования обычно направлены на внутренние цели организации: определение кассовых разрывов, выбор источников финансирования, планирование вложений свободных денежных средств и т.п. Кроме того, качественная система финансового планирования должна поддерживать возможность постоянного обновления фактической информации с течением времени. В идеале, эти данные должны поступать автоматически из учетных систем.

Система финансового планирования представляет собой имитационную экономическую модель деятельности организации. С ее помощью можно спрогнозировать и сравнить варианты развития бизнеса, вводя различные условия, например: объемы продаж, цены закупки и продажи, сроки оплаты, курсы валюты и т.д.

Экономическая модель предприятия обычно состоит из нескольких взаимосвязанных блоков:

• Расчет объемов и прямых затрат на основе натуральных и стоимостных прогнозов продаж
• Расчет маржинальной прибыли по видам продукции или товарным группам
• Расчет постоянных затрат по статьям
• Расчет привлеченных денежных средств и выплат по кредитам
• Прочая финансовая деятельность, лизинг, факторинг
• Инвестиционная деятельность, расчет капитальных вложений
• Расчет налоговых выплат

Наличие и сложность каждого блока определяется размером организации и другими характеристиками бизнеса.

Расчет прямых затрат и маржинальной прибыльности продукции – это, пожалуй, наиболее трудоемкий блок финансовой модели. Особенно если этот расчет основан на многоуровневых спецификациях (рецептурах) изделий. В этом случае он даже может быть выполнен во внешней системе калькуляции себестоимости продукции (см.ниже). При помощи связей и формул можно объединить в общий файл расчет постоянных затрат по различным службам и подразделениям, расчет выплат по кредитам, лизинг, налоги и прочее.

Качественный финансовый план в результате должен предоставлять три основных взаимосвязанных отчета:

• Бюджет доходов и расходов (плановый отчет о прибылях и убытках)
• Бюджет движения денежных средств (плановый cash-flow)
• Плановый баланс

Электронные таблицы являются, пожалуй, идеальным инструментов для разработки системы финансового планирования. Так как в прогнозе невозможно обеспечить абсолютную точность данных, то при моделировании можно выделять товарные группы, использовать средние показатели цен и объемов, а также применять другие методы агрегирования информации.

Создание какого-то универсального программного продукта для построения финансового плана организаций различных сфер бизнеса – задача практически невыполнимая, так как требуется моделирование различных принципов учета прямых затрат, а также множество других уникальных особенностей работы конкретного предприятия. В большинстве случаев даже в крупных холдингах реальное финансовое планирование остается в Excel, а в ERP-систему вводятся только итоговые результаты. Мы в свое время пробовали разработать типовые коммерческие программные продукты в Excel, но, к сожалению, большим спросом они не пользовались.

На нашем сайте представлена модель для планирования движения денежных средств в небольших торговых организациях:

Финансовый учет в Excel. Планирование денежных потоков

Бюджетирование

Преимущества:	привычный для экономистов интерфейс электронных таблиц; возможность проведения дополнительных расчетов
Недостатки:	сложность консолидации файлов, подготовленных несколькими специалистами; необходимость дополнительных средств автоматизации для проведения план-фактного анализа

В экономической литературе часто смешиваются понятия финансового планирования и бюджетирования. Не претендуя на открытие, определимся, что финансовое планирование – это методика расчетов для прогнозирования результатов деятельности, а бюджетирование – это процесс подготовки плановых данных с последующим контролем результатов деятельности. Бюджетирование подразумевает работу специалистов различных служб по подготовке данных, соединяющихся затем в общий финансовый план организации.

К основным этапам бюджетного процесса можно отнести следующие операции:

• Подготовка бюджета каждого подразделения ответственным специалистом
• Объединение данных в общий финансовый план, расчет и анализ результатов планирования
• Внесение корректировок для достижения целевых показателей
• Контроль исполнения бюджета на уровне каждого подразделения и в целом по организации

Существует целый класс программных продуктов для поддержки процесса бюджетирования в крупных организациях и холдинговых структурах. Такие программы обычно требуют значительных материальных затрат при внедрении и поддержке, но объективно оценить экономический эффект от их внедрения бывает тяжело. Основным преимуществом таких программ перед электронными таблицами является удобство консолидации бюджетов в единый файл и работа в многопользовательском режиме.

Недостатки использования электронных таблиц для распределенной многопользовательской работы общеизвестны. В задачах бюджетирования эти особенности проявляются в полной мере. Отметим, в частности:

• Сложность защиты структуры данных от изменения
• Трудности при консолидации данных в конечный финансовый план: требуется копирование, связи с внешними файлами, либо автоматизированный импорт
• Ненадежность связанных файлов Excel – ссылки легко теряют правильные адреса при неаккуратной работе
• Возможность некорректного исправления формул консолидации
• Ошибки и ограничения Excel при многопользовательском режиме работы с одним файлом

Кроме того, Excel не поддерживает мощные механизмы анализа данных в сводных отчетах и диаграммах, основанных на собственных таблицах, гораздо удобнее построена работа с внешними базами данных.

Тем не менее, большинство компаний, как небольших, так и крупных, все же используют Excel для подготовки и консолидации бюджетов подразделений, считая такой подход оправданным с экономической точки зрения. Мы, кстати, тоже скорее поддерживаем такой подход – при некоторой степени автоматизации многие недостатки электронных таблиц можно снизить до приемлемого уровня. Желательно автоматизировать следующие функции:

• Импорт бюджетов подразделений данных в конечный файл финансового планирования
• Импорт данных из учетных систем для план-фактного анализа
• Подготовка данных для многомерного анализа

В принципе, Excel включает в себя некоторые методы защиты данных и распределенной работы. Функции консолидации данных по кодам также могут существенно упростить сбор информации в единый файл, а при помощи макросов на VBA можно написать достаточно «умную» процедуру импорта. Знание и использование всех этих средств может существенно упростить процесс бюджетирования на предприятии.

Существует ряд тиражируемых и индивидуальных разработок, совмещающих принципы безопасного хранения информации в базах данных и их анализа при помощи Excel. Так, в частности, работает известная система бюджетирования PALO.

На нашем сайте можно бесплатно скачать программу для консолидации бюджетов, которая, несмотря на простоту, может помочь в бюджетном процессе даже в крупном холдинге:

Финансы в Excel. Консолидация бюджетов

Анализ данных из внешних систем

Преимущества:	быстрые формулы, фильтры, сводные таблицы Excel, Power Pivot
Недостатки:	требуются специалисты для разработки запросов к базам данных

Excel предоставляет множество вариантов доступа к внешним данным. Обычно такие данные представляют собой очень большие массивы структурированной информации.

Чаще всего используется прямой доступ к корпоративным базам данных, управляющихся серверными системами. Могут также использоваться различные промежуточные хранилища данных, например, из-за ограничений на прямой доступ в учетную систему. Можно получить доступ к таким данным напрямую как через универсальные механизмы (ADO, ODBC), так и скопировав информацию непосредственно на лист электронных таблиц.

В любом случае Excel предоставляет мощные инструменты анализа, де-факто являясь стандартом многомерной обработки данных и виртуальных кубов.

На нашем сайте анализу больших объемов данных посвящен целый цикл статей:

Обработка больших объемов данных. Фомулы

Обработка больших объемов данных. Интерфейс

Обработка больших объемов данных. Сводные таблицы

Подготовка данных для внешних систем

Преимущества:	высокая производительность электронных таблиц при использовании методов копирования и одновременного ввода в диапазоны
Недостатки:	зависимость от интерфейса внешних систем

Немного странная задача, но на практике встречается не так уж редко. Учетные или другие аналитические программы обычно предоставляют ограниченный интерфейс для ввода исходной информации: можно изменять только одну активную запись, наборы чисел вводятся также по одному, нет копирования диапазонов табличных данных. Также могут быть ограничены вычислительные функции, например, надо вводить вручную несколько чисел, которые на самом деле связаны между собой формулой.

Excel может быть использован в этом случае как промежуточный интерфейс для заполнения и вычисления диапазонов табличных значений. Затем, в лучшем случае, во внешнюю программу можно скопировать такой набор данных целиком, либо, что хуже, по одной записи. Но даже это на практике обычно быстрее, чем непосредственный ввод в учетную программу.

Кроме ручного копирования, при помощи методов автоматизации Excel можно настроить обмен данных с внешними системами как в одну, так и в другую сторону. Например, таким образом работают отчеты популярных систем бюджетирования PALO и COGNOS (вероятно, и других тоже) – при редактировании данных на листе отчета Excel данные записываются непосредственно во внешнее хранилище.

Калькуляция себестоимости

Преимущества:	простой и понятный вариант для расчета одноуровневых спецификаций (например, для торговых организаций)
Недостатки:	сложно обеспечить расчет многоуровневых спецификаций/ рецептур; требуется синхронизация изменяющихся параметров с учетными системами

Калькуляция себестоимости продукции – стандартная задача финансового менеджмента, решаемая практически на любом предприятии. Обычно выступает в качестве основного метода ценообразования на товары, услуги, проектные работы. Существуют различные методы расчета издержек производства и реализации. Здесь будем говорить только о плановой калькуляции себестоимости, так как учетные программы считают фактические калькуляции автоматически. Заметим также, что блок расчета прямых затрат, являющийся по сути калькуляцией себестоимости продукции и товарных групп, составляет, пожалуй, самую сложную часть финансового плана, и часто решается отдельно от основного файла финансовой модели.

В калькуляции себестоимости по методу «директ-костинг» расчеты ведутся только на уровне прямых затрат. Используется понятие спецификации или рецептуры изделия, описывающие состав готового продукта. Для производственных предприятий спецификации обычно включают несколько уровней вхождения компонентов один в другой (полуфабрикаты, полупродукты, переделы). Более простые типы бизнеса, например, торговля также используют спецификации прямых затрат на закупку и реализацию продукции: транспорт, погрузо-разгрузочные работы, таможенная очистка, документальное оформление и т.п.

Задача формирования плановых калькуляций часто решается в электронных таблицах. Для простых одноуровневых спецификаций – это вполне допустимое и зачастую оптимальное решение. В файле Excel формируются единый справочник цен закупки и таблицы компонентов спецификации. Основной расчет состоит из достаточно простых формул поиска данных и суммирования итогов.

Для многоуровневых спецификаций подобный простой подход может быть использован только тогда, когда есть четкая зависимость уровней полуфабрикатов (вхождения один в другой). На практике часто такая возможность отсутствует – полуфабрикаты используются на разных уровнях компонентов готовых изделий и последовательность вычислений должна постоянно меняться. В принципе, организовать такую универсальную структуру также можно при помощи стандартных формул Excel, но расчет становится достаточно сложным и непрозрачным.

На нашем сайте есть специальная статья, посвященная расчетам по спецификациям.

При расчете полной себестоимости к полученной себестоимости на уровне прямых переменных затрат добавляются постоянные затраты, при этом могут применяться различные базы распределения. В этом расчете также имеется множество «подводных камней». Одна из таких проблем описана в статье на нашем сайте.

При использовании отдельного блока калькуляции себестоимости в Excel сложной задачей становится необходимость поддержки множества параметров (цены, ставки, новые полуфабрикаты и изделия) отдельно от учетной системы предприятия. Лучше, конечно, чтобы для этого имелся специализированный блок в учетной системе предприятия.

Мы разработали специальную программу для решения описанных задач:

Финансы в Excel. Калькуляция себестоимости

Анализ финансовой отчетности (финансовый анализ)

Преимущества:	удобный инструмент расчета произвольных аналитических показателей; эффектные графические возможности представления результатов
Недостатки:	повторное ручное заполнение форм бухгалтерской отчетности в файле Excel

В теории финансового менеджмента финансовый анализ предназначен для объективной оценки экономического состояния предприятия на основе форм стандартной отчетности. Для этого рассчитываются различные коэффициенты, строятся графики и схемы.При помощи универсальных коэффициентов можно сравнить эффективность работы предприятия в разные периоды времени или провести сравнительный анализ деятельности различных организаций. В качестве исходных данных финансовой отчетности требуется, как минимум, бухгалтерский баланс. Для специальных расчетов могут потребоваться дополнительные данные, например, отчет о прибылях и убытках.

Комплексный финансовый анализ включает в себя несколько типов задач:

• Анализ активов
• Анализ платежеспособности
• Анализ рентабельности
• Анализ финансовой устойчивости
• Факторный анализ

В той или иной степени, методы финансового анализа обычно включаются в формы управленческой отчетности, например, в отчет о прибылях и убытках добавляются коэффициенты рентабельности.

Электронные таблицы являются практически идеальным инструментом для анализа финансовой отчетности. Действительно, в файле Excel можно рассчитать любой коэффициент при помощи стандартных математических функций, провести ретроспективный анализ за несколько периодов через копирование формул, построить красивые графики, и даже сформировать текстовый отчет, используя функции обработки строк.

Как ни странно, но главным недостатком анализа финансовой отчетности в реалиях нашей экономики является низкая ценность полученных результатов вне зависимости от качества производимых вычислений. Большинство отечественных предприятия готовит отдельную управленческую отчетность, данные которой сильно отличаются от стандартных бухгалтерских форм. Например, на многих предприятиях высока доля «серых» наличных расчетов, которые не отражаются в бухгалтерии. Оценка основных средств, нематериальных активов, goodwill может вообще не попадать в управленческий учет. Эти же показатели в бухгалтерском учете могут не соответствовать рыночной оценке в разы. Соответственно, применение методов финансового анализа к таким данным будет иметь на практике очень низкий эффект.

Управленческий учет

Преимущества:	привычный интерфейс; отсутствие затрат на внедрение дополнительных программ
Недостатки:	невозможность организовать нормальную систему двойной записи; сложность поддержки связей между элементами учета; ненадежность хранения информации

Под управленческим учетом обычно подразумевается учет финансово-хозяйственной деятельности, используемый для внутренних целей организации. Он ведется параллельно бухгалтерскому в отдельных программах или файлах. При этом в большинстве случаев множество информации вводится повторно, реже имеются процедуры импорта-экспорта и проверки корректности данных.

Данные управленческого учета наиболее адекватно отражают эффективность деятельности предприятия, но обычно носят закрытый характер. Это связано, с одной стороны, с принятой практикой закрытости бизнеса и максимальной защитой информации, с другой стороны, с так называемыми методами оптимизации налогов. В принципе, в условиях нормальной экономики не должно быть разделения финансового учета на бухгалтерский, налоговый и управленческий. Это должна быть единая система, выдающая различные отчеты по требованию руководства, других внутренних служб предприятия или внешних контролирующих органов. На практике каждое предприятие обычно пытается организовать собственную систему управленческого учета: крупный бизнес строит его на базе корпоративной ERP-системы, средние предприятия дорабатывают бухгалтерскую систему или внедряют что-то еще, малые почти всегда ограничиваются Excel-файлами. Но нередки ситуации, когда даже в крупных холдингах, финансовый директор собирает данные и строит отчеты в файлах электронных таблиц.

В отличие от бухгалтерского, для управленческого учета, в принципе, отсутствует какая-либо общепринятая теория построения автоматизированных систем, нет четко прописанных стандартов или требований. Поэтому каждое предприятие зачастую «изобретает велосипед», произвольным образом преобразуя исходные данные в финансовые отчеты. Этому также способствует невысокий уровень экономического образования руководителей компаний, требующих каких-то специфических форм и расчетов для анализа деятельности предприятия. Для таких задач электронные таблицы Excel являются вполне удобным инструментом, но проверить корректность результатов вычислений бывает очень сложно, да и не нужно.

По нашему мнению, комплексный управленческий учет должен строиться на базовых принципах двойной записи – ничего более ценного в экономике предприятия не изобретено с XV века. На выходе должны получиться три основных отчета:

• Отчет о прибылях и убытках
• Отчет о движении денежных средств
• Управленческий баланс

В совокупности они предоставляют наиболее адекватную картину бизнеса, позволяя при этом быть уверенным в корректности результатов.

Теоретически можно попытаться решить задачу ввода данных по принципу двойной записи и в Excel. Для этого можно сделать общий журнал операций, откуда через формулы будут вычисляться отчетные формы. Об удобстве интерфейса пользователя в таком случае говорить не приходится. К тому же для построения отчетных форм придется задействовать механизмы автоматизации и диалоговые формы VBA, т.е. это будет, по сути, уже не совсем Excel.

Еще одной проблемой, возникающей при разработке систем управленческого учета, является постоянно растущий объем информации даже на небольших предприятиях. Файлы Excel не только не являются самым надежным и безопасным средством хранения информации, но еще и существенно снижают производительность при больших объемах данных.

Несмотря на все вышесказанное, в электронных таблицах можно вполне успешно разрабатывать и использовать удобные для пользователей файлы, отвечающие за отдельные блоки задач финансового менеджмента. На нашем сайте представлена одноименная прогрмма и несколько других разработок по данной теме:

Финансы в Excel. Управленческий учет

Финансы в Excel. Учет денежных потоков

Финансы учет в Excel. Домашние финансы

Балансы контрагентов

Складской учет

Преимущества:	привычный универсальный интерфейс
Недостатки:	ненадежность хранения данных; неудобство работы со справочниками

Складской учет не является в чистом виде задачей финансового менеджмента. Данные фактического склада используются для расчета некоторых финансовых показателей, в частности, для определения средних цен, стоимостной оценки запасов, выбора плановых спецификаций производства.

Файл Excel не является базой данных, несмотря на наличие функций поиска и теоретически огромный размер листа в xlsx-формате. Электронные таблицы не поддерживают совсем, либо реализуют в очень ограниченном виде стандартные функции даже устаревших файл-серверных систем управления базами данных (СУБД). Вот некоторые важные особенности хранилища данных:

• Реляционная модель данных
• Многопользовательский доступ
• Разграничение прав доступа
• Контроль и откат изменений
• Резервное копирование

Складской учет – это, прежде всего, накопление информации с минимальными вычислениями. Любая современная СУБД способна реализовать эти функции лучше, чем Excel. Тем не менее, многие предприятия все-таки используют файлы электронных таблиц для ведения склада. Это делается, во-первых, по экономическим, во-вторых, по организационным причинам. Любая СУБД работает в связке с программой пользовательского интерфейса – покупка и внедрение программной системы – это не только материальные затраты, но и большая головная боль для руководства и исполнителей.

Используя Excel в качестве системы складского учета, желательно хотя бы соблюдать принцип накопительного сбора информации. Так в частности, построена программа, представленная на нашем сайте:

Финансы в Excel. Складской учет