Использование excel штатное расписание

Что такое штатная расстановка?

В силу закона каждая компания ведет ряд обязательных и вспомогательных документов на локальном уровне, которые позволяют не только эффективно использовать трудовые ресурсы, но и анализировать их приток либо отток.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Одним из таких документов является штатная расстановка, которая дает возможность в режиме единственной формы отследить множество нюансов кадровых процессов.

Причем такая дата может как быть одинаковой с датой принятия приказа, так и наступать заметно позднее. Однако вводить в действие штатное расписание задним числом нельзя. Не получится указать в приказе дату, которая на момент его принятия уже прошла.

Штатное расписание — образец 2023. Оформляем по всем правилам штатное расписание

• Расписание предназначено для утверждения количества работников в соответствии с имеющимся объемом работы, а также распределения их в соответствии с разработанной структурной иерархией.
• Расстановка носит всего лишь информационный характер для упрощения составления плановой отчетности, не говоря уже об отслеживании текучести кадров либо наличии льготных категорий в штате.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

Цель задания: изучение технологии подбора параметра при обратных расчетах.

Используя режим подбора параметра, определяем штатное расписание фирмы. Известно, что в штате фирмы состоит:

Общий месячный фонд зарплаты составляет 100000 р. Необходимо определить, какими должны быть оклады сотрудников фирмы.

Каждый оклад является линейной функцией от оклада курьера, а именно: зарплата=А₁*х+В₁ , где х — оклад курьера; А₁ и В₁ – коэффициенты, показывающие: А₁ – во сколько раз превышается значение х; В₁ – на сколько раз превышается значение х.

2. Создаём таблицу штатного расписания фирмы. Введим исходные данные в рабочий лист электронной книги.

3. Выделяем отдельную ячейку D3 для зарплаты курьера (переменная «х») и все расчеты задаём с учетом этого. В ячейку D3 временно введите произвольное число (н-р 8000).

4. В столбце D вводим формулу для расчета заработной платы по каждой должности. Например, для ячейки D6 формула расчета имеет следующий вид: =B6*$D$3+C6.

В столбце F задём формулу для расчета заработной платы всех работающих в данной должности. Суммарная зарплата = Зарплата сотрудника * Кол-во сотрудников.

Произойдет обратный перерасчет Зарплаты курьера, если фонд заработной платы 100 000р., то Зарплата курьера должна быть 1 203 р.

Методом подбора параметров последовательности определяеме зарплаты сотрудников фирмы для различных значений фонда заработной платы: 100000, 150000, 200000, 250000, 300000, 350000, 400000 р. Результаты подбора значений зарплат вставляем в таблицу.

Задача 2. Использование Excel для работы с данными

Цель задания: научить использовать расширенные возможности Excel при обработке статистических рядов наблюдений и разработки математических моделей в управлении проблемными ситуациями.

Смысл работы заключается в использовании готовых функций для решения экономических задач, не разрабатывая алгоритма обработки данных.

Задача 1. Предположим, что заемщику известны условия, на которых он может получить кредит. Необходимо оценить величину периодических платежей, которые ему придется выплачивать банку в погашение этого кредита.

1. Запишем условия в определенном порядке. Вводим текст в столбец А и исходные значения в ячейки от В1 до В5.

2. В ячейке В6 вводим формулу для расчета числа периодов погашения кредита: =В4*В5.

3. В ячейке В7 вводим формулу для расчета ставки: =В3/В5.

5. Используем стандартную функцию ПЛТ, обязательными аргументами которой являются величины: кпер – общее число периодов платежей, ставка – процентная ставка по ссуде, пс – общая сумма кредита.

Для этого в пункте Формулы выберем кнопку Вставить функцию. В группе финансовых функций выберем функцию ПЛТ и заполним ее аргументы.

6. Изменяя условия задачи в столбце B для значений A2, A3, A4, A5, подбираем наиболее выгодные условия для погашения кредита.

Штатную расстановку, как правило, заполняют сотрудники отдела кадров. Именно они располагают сведениями о приеме и перемещении трудовых ресурсов внутри организации. Скачать образец штатной расстановки можно в конце этой статьи.

Задача 2. Использование Excel для работы с данными

Реквизиты приказа об утверждении нового штатного расписания (дата, год и номер) проставляют в шапке формы Т-3. Печать на этот документ не ставят и хранят его в подразделении, которое отвечает за внесение в него изменений.

Какие задачи помогает решить штатная расстановка

Главная цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:

установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;

В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.

Сделать это можно двумя способами. Первый — составить новое (измененное) штатное расписание взамен предыдущего. Новый документ утверждается приказом. Второй способ — исправить действующую «штатку». Для этого издается приказ о внесении изменений.

Требования к штатному расписанию

Поскольку на законодательном уровне не предложена иная форма штатного расписания на 2023 год, кроме как форма №Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004, допустимо использовать ее. Если организация имеет в системе оплаты труда другие составляющие, она вправе разработать самостоятельно бланк, предусмотрев все особенности, или дополнить форму Т-3 графами. Ячейки без данных оставляют пустыми.

Бланки штатного расписания: excel и ворд

Решено составить штатное расписание. Бланк в электронной форме был бы весьма кстати. Понятно, что начать подготовку документа лучше, имея перед глазами заполненный образец. Ведь лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Однако после ознакомления с примером понадобится актуальный бланк, чтобы подготовить свое штатное расписание. Скачать бесплатно бланк excel, подготовленный нашими специалистами, можно в статье.

Обязанности нет

Трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей оформлять штатное расписание. Однако, несмотря на это, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для этого и нужно скачать штатное расписание (бланк).

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

При том, что нужно не просто штатное расписание, а бланк 2018. Имея в своем распоряжении «штатку», можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. Эта информация может понадобиться менеджерам компании для принятия управленческих решений. Вот зачем организациям нужно штатное расписание. Бланк ворд или эксель можно выбрать, ориентируясь на предпочтения кадровика.

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

• разные права и обязанности;
• различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Выбираем формат

Существует унифицированная форма штатного расписания. Однако применять именно этот бланк коммерческие организации не обязаны.

По выбору работодателя можно:

• использовать унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (Форму Т-3 «Штатное расписание»: бланк скачать бесплатно можно в конце статьи);
• применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, конечно, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Право выбора есть только у организаций коммерческого сектора. Бюджетные организации должны использовать в работе исключительно унифицированный бланк (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).

Специально для читателей наши специалисты подготовили штатное расписание 2018. Скачать бланк в эксель можно по прямой ссылке на сайте.

Если же кадровику или бухгалтеру удобнее работать с документами Word, то скачать соответствующий бланк можно в статье ««Штатное расписание: образец на 2018 год.

Источник

Штатное расписание в Excel

Содержание

Описание

Представленное расписание позволяет распределить рабочую силу в течение месяца и дня так, чтобы получить равную загрузку отдела на протяжении всего времени его работы.

Обращаем внимание на то, что рассматриваемый вариант не является каноничным и может требовать дополнений под конкретные бизнес-задачи. Но он также может использоваться в качестве готового решения и был проверен в одной из российских компаний, где эффективность от его внедрения в разы превысила затраты.

Целью данной статьи является продемонстрировать переход от интуитивного планирования персонала к более осмысленному.

Структура

Файл расписания состоит из одного листа, на котором имеются:

• Список сотрудников;
• Расписание;
• Информационная таблица и графики.

Список сотрудников начинается как обычный перечень и заканчивается фразой «конец списка». Это сделано специально для того, чтобы случайно, при добавлении нового сотрудника, не потерять верный диапазон формул в информационной таблице.

Т.ч. при добавлении новой строки для сотрудника выделяйте именно строку с фразой «конец списка».

Расписание

Рабочие смены сотрудников определяются часами, записанными через дефис, например «9-18». Часы указываются в формате времени 24 часа и могут иметь перед собой ноль, т.е. смены «7-16», «07-16» и «07-016» являются равнозначными, хотя рекомендуется использовать первый вариант, т.к. он наиболее читаемый.

Расписание задается для каждого сотрудника на конкретный день, т.е. если необходимо задать ночную смену, например с 21.00 до 9.00 следующего дня, то в одном дне необходимо указать «21-00», а в следующем «00-09».

Если смена будет задана в неправильном порядке, то это приведет к неправильным подсчетам в информационной таблице и необязательно, что будет вызвана ошибка. Пример неправильного порядка смены «15-07».

Информационная таблица

Информационная таблица отображает результаты для каждого дня и для каждого часа дня и содержит следующую информацию:

• «Работающих сотрудников» – показывает максимальное количество одновременно работающих сотрудников за день либо за час;
• «Произв. на сотрудника» – показывает среднюю производительность на одного сотрудника за день (для дня) и среднюю производительность на одного сотрудника в конкретном часу. Выражается в количестве (клиенты, звонки, анкеты, письма и т.п.). Производительность на сотрудника в часу выставляется вручную, исходя из конкретной статистики отдела;
• «Общая производительность» – показывает сумму производительности всех сотрудников;
• «Прогноз нагрузки» – показывает прогноз нагрузки на каждый день и час. Прогноз осуществляется вручную, исходя из конкретной статистики отдела, и выражается в количестве (клиенты, звонки, анкеты, письма и т.п.);
• «Норма загрузки» – выражается в процентах и указывается вручную на каждый час. Показывает, насколько должен быть загружен отдел, чтобы выполнение работ происходило без сбоев, задержек и переработок;
• «Загрузка» – показывает загруженность отдела при текущем расписании либо выдает ошибку «err »;
• «Норма отклонения» – задается в процентах и указывает допустимое отклонение от нормы загрузки. Поля строки «Загрузка» имеют условное форматирование, которое помогает отслеживать проблемные места в расписании. Например, если загрузка находится в пределах нормы отклонения от нормы загрузки, то ячейка подсвечивается зеленым цветом. Если загрузка превышает норму отклонения в большую сторону или выдана ошибка, то ячейка подсвечивается красным цветом. Если же загрузка превышает норму отклонения в меньшую сторону, то ячейка подсвечивается синим цветом.

Имеющиеся графики (по два для каждого дня) наглядно демонстрируют покрытие нагрузки на отдел его производительностью и отклонение от нормы загрузки по каждому часу дня.

Для лучшего понимания графиков и установки всех параметров воспользуйтесь советами в конце данной статьи.

Советы

1. Какое минимальное количество сотрудников должно работать одновременно?

Советуем планировать расписание так, чтобы одновременно работало не менее 2 сотрудников. Если непрерывность рабочего процесса имеет большое значение, то начиная от 3 человек.

Это необходимо потому, если кто-то из сотрудников потеряет временную трудоспособность, то отпадет необходимость срочного подбора замены.

2. Как правильно определить производительность сотрудника?

Производительность сотрудников можно определить разными способами. Все зависит от приоритетности целей.

Если необходимо максимально точно перекрыть нагрузку на отдел, то лучше для каждого сотрудника определить персональную производительность, т.к. у сотрудника с опытом работы и стажера будет разная эффективность. Если Вы захотите использовать данный подход, то снимите объединение с ячеек содержащие ФИО сотрудников и в освободившийся столбец впишите количественный показатель производительности сотрудников. Затем в информационной таблице в строке «Общая производительность» замените формулу, применив функцию СУММЕСЛИ() с использованием таблицы работы сотрудников.

Описанный выше подход позволяет наиболее близко увидеть, как будет работать отдел, но он имеет свои минусы: необходимость создания дополнительной статистики для анализа; сложность контроля и определения причин сбоев в эффективности работы отдела; данный способ все равно не позволяет точно определить производительность сотрудника в зависимости от разных ситуаций:

• сотрудник работает после отпуска;
• эффективность работы до и после обеденного перерыва может сильно изменяться;
• эффективность меняется в зависимости от типа нагрузки (клиенты с разными вопросами, различная трудоемкость не однотипных задач и т.д.).

Более простой способ определения производительности, это средняя производительность по отделу за предыдущий период. Если полное покрытие поступаемой загрузки не столь важно и допускает отклонения, то лучше использовать норму производительности, к которой должны стремиться все сотрудники. При планировании расписания заложите небольшой уменьшающий коэффициент производительности для стажеров, вышедших из отпусков сотрудников и т.п. Также помните и о том, что в разное время суток производительность может меняться, и о том, что сотрудники ходят на перерывы.

Использование последнего метода упрощает контроль, т.к. норма производительности определяется для всех и, в случае отклонений, работа с сотрудниками происходит индивидуально.

3. Как определить норму загрузки и норму отклонения?

Норму загрузки часто тяжело определить сразу, часто это можно сделать только эмпирически, используя различные виды статистики и анализа, наблюдения со стороны, персональные опросы и т.д. Также для каждого отдельного вида норма загрузки уникальна, но есть моменты, на которые мы хотим обратить Ваше внимание:

• Не используйте норму загрузки в 100%, т.к. подобная загрузка обеспечивает колоссальное напряжение на сотрудников, что в конце концом приведет к «сгоранию на работе» и соответственно увеличению текучки персонала;
• Учитывайте, что нагрузка может поступать не постепенно, а «волнами». Например, нагрузка на отдел в конкретном часу 20 клиентов, может означать, что первые 5 поступят в первые 30 минут, а последующие в последние 30 минут, что создаст ожидание, которое может продолжаться до окончания часа, либо перейти на последующие часы, увеличив их нагрузку, а некоторые клиенты, возможно, захотят обратиться позже;
• Опытным путем определите, при каких нагрузках показатели эффективности работы отдела сильно не изменяются и соответствуют желаемым параметрам, таким образом, Вы получите диапазон значений загрузки, где среднее из данного диапазона будет являться нормой, а остальное из этого же диапазона допустимым отклонением.

Источник

Как Построить Штатное Расписание в Excel • Нормативная база

В силу закона каждая компания ведет ряд обязательных и вспомогательных документов на локальном уровне, которые позволяют не только эффективно использовать трудовые ресурсы, но и анализировать их приток либо отток.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Одним из таких документов является штатная расстановка, которая дает возможность в режиме единственной формы отследить множество нюансов кадровых процессов.

Штатное расписание — образец 2023. Оформляем по всем правилам штатное расписание

• Расписание предназначено для утверждения количества работников в соответствии с имеющимся объемом работы, а также распределения их в соответствии с разработанной структурной иерархией.
• Расстановка носит всего лишь информационный характер для упрощения составления плановой отчетности, не говоря уже об отслеживании текучести кадров либо наличии льготных категорий в штате.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

Задача 2. Использование Excel для работы с данными

Цель задания: изучение технологии подбора параметра при обратных расчетах.

Используя режим подбора параметра, определяем штатное расписание фирмы. Известно, что в штате фирмы состоит:

Общий месячный фонд зарплаты составляет 100000 р. Необходимо определить, какими должны быть оклады сотрудников фирмы.

Каждый оклад является линейной функцией от оклада курьера, а именно: зарплата=А₁*х+В₁ , где х — оклад курьера; А₁ и В₁ – коэффициенты, показывающие: А₁ – во сколько раз превышается значение х; В₁ – на сколько раз превышается значение х.

2. Создаём таблицу штатного расписания фирмы. Введим исходные данные в рабочий лист электронной книги.

3. Выделяем отдельную ячейку D3 для зарплаты курьера (переменная «х») и все расчеты задаём с учетом этого. В ячейку D3 временно введите произвольное число (н-р 8000).

4. В столбце D вводим формулу для расчета заработной платы по каждой должности. Например, для ячейки D6 формула расчета имеет следующий вид: =B6*$D$3+C6.

В столбце F задём формулу для расчета заработной платы всех работающих в данной должности. Суммарная зарплата = Зарплата сотрудника * Кол-во сотрудников.

Произойдет обратный перерасчет Зарплаты курьера, если фонд заработной платы 100 000р., то Зарплата курьера должна быть 1 203 р.

Методом подбора параметров последовательности определяеме зарплаты сотрудников фирмы для различных значений фонда заработной платы: 100000, 150000, 200000, 250000, 300000, 350000, 400000 р. Результаты подбора значений зарплат вставляем в таблицу.

Задача 2. Использование Excel для работы с данными

Цель задания: научить использовать расширенные возможности Excel при обработке статистических рядов наблюдений и разработки математических моделей в управлении проблемными ситуациями.

Смысл работы заключается в использовании готовых функций для решения экономических задач, не разрабатывая алгоритма обработки данных.

Задача 1. Предположим, что заемщику известны условия, на которых он может получить кредит. Необходимо оценить величину периодических платежей, которые ему придется выплачивать банку в погашение этого кредита.

1. Запишем условия в определенном порядке. Вводим текст в столбец А и исходные значения в ячейки от В1 до В5.

2. В ячейке В6 вводим формулу для расчета числа периодов погашения кредита: =В4*В5.

3. В ячейке В7 вводим формулу для расчета ставки: =В3/В5.

5. Используем стандартную функцию ПЛТ, обязательными аргументами которой являются величины: кпер – общее число периодов платежей, ставка – процентная ставка по ссуде, пс – общая сумма кредита.

Для этого в пункте Формулы выберем кнопку Вставить функцию. В группе финансовых функций выберем функцию ПЛТ и заполним ее аргументы.

6. Изменяя условия задачи в столбце B для значений A2, A3, A4, A5, подбираем наиболее выгодные условия для погашения кредита.

Источник

Штатное расписание по унифицированной форме т-3 используется компаниями и предприятиями для упорядочивания информации о кадровой структуре, количестве сотрудников, зарплатах, надбавках и т.д. Считается, что такой документ должен быть на каждом предприятии и у ИП, если он имеет штат работников. У работодателей и кадровых сотрудников нередко появляются вопросы, связанные с обязательностью унифицированной формы т-3, её заполнением, вносимыми изменениями, утверждением нового штатного расписания.

Образец и бланк штатного расписания в формате excel 2020 года

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк штатного расписания по форме Т-3 .xlsСкачать образец штатного расписания по форме Т-3 .xls

Обязательно ли компаниям иметь штатное расписание?

Представим две противоположные точки зрения на данный вопрос, существующие сегодня. Первая утверждает, что предприятия должны обязательно составлять и иметь ШР. Именно в нем указываются трудовая функция сотрудника и объем его зарплаты, наряду с трудовым договором. Ст. 15 (раскрывает понятие трудовых отношений) и ст. 57 ТК РФ (определяет содержание и суть трудового контракта) определяют трудовую функцию как «работы по должности в соответствии со штатным расписанием».

Приверженцы второй точки зрения считают, что решение о том, нужно ли хозяйствующему субъекту ШР, принимает сам руководитель. Аргументируется данное мнение таким образом:

1. Пост. Госкомстата России №1 от 05 января 2004 г. закрепило лишь рекомендованную к применению форму бумаги: унифицированную Т-3.
2. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Пост. Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.) обозначила, что записи о названии должности, профессии, специальности и т.д. делаются «как правило, в соответствии со ШР организации».

Следовательно, о том, что ШР обязательно к использованию, нигде не указано.

Внимание! ФСС, ПФР, ФНС согласны с первой точкой зрения. ФСС документ нужен для того, чтобы удостовериться в правильности начисления страховых взносов, ПФР — для уточнения информации о трудовом стаже. Налоговики могут запросить ШР во время выездных проверок.

Основные задачи штатного расписания в компании

ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:

1. В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
2. Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
3. Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
4. Закрепляет суммы надбавок персоналу.
5. Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.

Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.

Период действия

Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно. Составляют его в большинстве случаев на 1 год. Если организация небольшая, с маленьким количеством сотрудников и развивается не активно, то штатное расписание может функционировать несколько лет. В больших организациях, штат которых растет быстро, документ заполняют ежегодно.

Если на протяжении года появляются новые должности, меняются число штатных единиц, названия вакансий, заработная плата, то в документ можно внести поправки и дополнения. Это осуществляется посредством издания специального распоряжения (о нем расскажем ниже) и внесения изменений в ШР.

Обязательно применять именно форму Т-3?

Штатное расписание по форме Т-3 было закреплено Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1. Все унифицированные бланки перестали быть обязательными к применению в работе с января 2013 года. С этого момента руководители компаний получили право работать с самостоятельно созданными бланками. Стало возможным дополнять новыми реквизитами уже существующие унифицированные формы.

В большинстве случаев хозяйствующие субъекты используют именно форму Т-3, так как она привычна многим бухгалтерам, кадровикам со стажем, сотрудникам проверяющих ведомств и содержит все нужные данные. Да и смысл изобретать велосипед?

Важно! Какими бланками будет пользоваться хозяйствующий субъект, унифицированными или разработанными самостоятельно, решает руководство. Выбор необходимо обязательно зафиксировать в учетной политике компании с помощью отдельного приказа о внесении туда соответствующих изменений.

Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику

Бланк штатного расписания состоит из двух частей: вводной и основной (табличной). Рассмотрим, как заполнить каждую из них.

Вводная часть

Первым делом указывают название компании. Оно должно соответствовать тому, которое вписано в свидетельство о регистрации. Если «имя» содержит латинские буквы или слова, то такое и нужно указывать. Если в регистрационном документе присутствует краткое и полное название, то в ШР можно внести любое из них.

Далее пишут код по ОКПО, номер документа и дату его составления. Потом следует указать период функционирования. Обычно пишут только дату утверждения, потому что дата окончания бывает не всегда известна, поскольку расписание может подвергаться изменению путем создания нового документа в процессе работы компании.

Основная часть

В этой части располагается таблица. Рассмотрим, как правильно заполнить каждую графу из 10.

Графа 1. Сюда нужно вписать название структурного подразделения. К таковым относятся цеха, отделы, филиалы. Указывать в документе подразделения удобнее в иерархическом порядке. Например, прежде всего указать администрацию, юридический отдел, бухгалтерию, кадровую службу, то есть те отделы, которые занимаются общим руководством. Далее вносят отделы, которые осуществляют главные задачи предприятия, например, производственный, отдел продаж и т.д. В последнюю очередь вписывают подразделения, выполняющие вспомогательные задачи или задачи обслуживающего характера. К примеру, это склады, отдел снабжения.

Графа 2. Нужно ввести код структурного подразделения. Номер присваивает работодатель. Стандартно это делается так: основному отделу присваивают код «01», отделам, которые входят в его состав, — коды «01.01», «01.02» и т.д. Таким способом можно обозначить место отдела в общей иерархической системе компании или предприятия.

Графа 3. Здесь располагают сведения о должности гражданина, разряде, квалификации. Если можно подобрать название должности в соответствии с ОКПДТР (расшифровывается как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), то лучше выбрать именно его. Так как он функционирует с 1994 года, то многие профессии и должности устарели, а новые не введены.

Выбирать название из данного справочника обязательно следует в том случае, если работнику положены какие-либо гарантии: льготы, компенсации и т.д. В противном случае они не будут предоставлены.

Графа 4. Здесь для каждой должности нужно отметить число штатных единиц. Если в компании практикуется работа по совместительству, то число указывается в форме десятичных дробей: 0,25, 0,5, 0,75, 1,25 и т.д. Разберем пример: в фирме числятся 2 дизайнера, один — на полную ставку, второй — совместитель на полставки; в этом случае в ШР пишут — 1,5 штатные единицы.

Кроме того, в ШР можно добавить и свободные должности. Если предполагается расширение штата, то их можно занести в документ заранее, чтобы в будущем не вносить в него коррективы.

Графа 5. В этом поле нужно указать тарифную ставку для каждой должности, то есть зарплату за месяц.

Графы 6-8. Сюда вносят данные о существующих надбавках в организации. Таковыми могут считаться премии, доплаты, выплаты стимулирующего и поощрительного характера. В отдельных случаях их может устанавливать сам работодатель, а в некоторых они уже введены ТК РФ: различные надбавки за количество отработанных лет, за вредность и т.д. Объемы надбавок могут быть фиксированными или выражаться в процентах от оклада.

Графа 9. В этой графе требуется отметить общую сумму, которая вычисляется путем сложения граф с пятой по восьмую по каждому из персонала на конкретных должностях.

Графа 10. В ней указывают примечания, если таковые имеют место. Сюда можно вписать реквизиты приказов по кадровому составу и пр.

Строка «Итого» в конце таблицы должна содержать общее количество штатных единиц хозяйствующего субъекта и месячный зарплатный фонд (общая сумма по девятой графе).

В конце ставят свои подписи руководитель отдела по персоналу (может называться по-другому) и главный бухгалтер предприятия или компании. Печать ставится по желанию руководства.

Остались вопросы по заполнению документа? Ответим на ФОРУМЕ!

Как утвердить в компании штатное расписание

ШР вводится в работу работодателем с помощью приказом об утверждении штатного расписания. Утвердить ответственными за разработку и заполнение формы руководство может работников кадрового отдела, бухгалтера, сотрудников юридического отдела. Ответственным может быть и сам руководитель, особенно если предприятие не отличается большим штатом работников. Если работа над ШР поручается конкретному лицу, то его нужно обозначить в приказе. Кроме того, можно прописать эту задачу в трудовом контракте с ним.

Помните! Даты утверждения документа, введения его в работу и создания могут отличаться. Штатное расписание не запрещается утверждать и после его заполнения, а вводить в работу можно намного позже составления и утверждения.

В тексте распоряжения должны быть такие сведения:

• наименование хозяйствующего субъекта;
• название и номер распоряжения;
• место и дата создания документа;
• даты утверждения расписания, введения его в работу (здесь также следует отметить число штатных единиц и внести данные о месячном зарплатном фонде);
• ФИО и должности тех лиц, которым поручено составление ШР;
• указание на приложение к приказу — само ШР и его реквизиты;
• подписи и должности руководителя и лиц, которые отвечают за составление документа.

К сведению! Вводить штатное расписание в работу удобнее с 1-го числа месяца, поскольку оплата труда персоналу начисляется помесячно.

Составим образец приказа об утверждении штатного расписания

Внесение изменений в штатное расписание

Чтобы изменить какие-либо данные в штатное расписание или внести в него новые, руководителю нужно издать специальный приказ о внесении туда изменений. Это может быть необходимо в таких ситуациях:

• требуется ввести новые подразделения или должности;
• меняется структура организации;
• требуется переименовать должности или подразделения;
• изменение зарплаты, тарифных ставок;
• предстоит сокращение штата.

Если нужно внести много изменений, то имеет смысл составить новое ШР и утвердить его приказом руководителя, присвоив документу следующий номер по порядку.

После издания распоряжения сотрудник отдела кадров или иной работник, ответственный за составление ШР, вносит в него все необходимые изменения.

Внимание! Приказ можно озаглавить, используя различные варианты: «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении дополнений в штатное расписание» и т.д.

В тексте документа должны содержаться стандартные реквизиты, такие как наименование, номер бумаги, дата и место составления и т.д. В основной части указывают, какие именно изменения должны быть сделаны, на кого возложена ответственность за исполнение данного распоряжения. Завершают текст подписи руководителя и ответственного за составление расписания лица.

Составляем образец приказа о внесении изменений в штатное расписание

Как правильно ввести новую должность в штатное расписание

Если в компании вводится новая штатная единица, то в этом случае следует изменить и само штатное расписание. Для этого руководитель также издаёт приказ о введении новой должности. Начинается процедура с составления служебной записки о введении новой штатной единицы работодателю. Ее составляет начальник того подразделения, где необходима новая штатная единица. В записке должны приводиться все обоснования данного решения, также должны прилагаться статистическая информация, подтверждающая целесообразность изменений, и должностная инструкция для будущего сотрудника.

Если новый сотрудник не будет относиться ни к одному из существующих подразделений либо он будет подчиняться руководителю компании, то служебную записку составляет начальник отдела кадров. Кроме того, он может приложить к ней уже готовый приказ, который после ознакомления со всеми бумагами и принятия решения руководитель подпишет.

Подписанный документ остается в отделе кадров, копии отправляют в бухгалтерию и то подразделение, куда вводится новая штатная единица.

Далее сотрудник, ответственный за заполнение ШР, вносит в него дополнения.

Образец распоряжения о введении новой должности

Порядок сокращения должностей

Вносить изменения в ШР потребуется и в случае сокращения штата (убираются определенные должности) или численности (сокращаются отдельные сотрудники). Согласно ст. 180 ТК РФ предупредить сотрудников о предстоящем расторжении трудового контракта по п.2 ст. 81 ТК РФ необходимо за 2 месяца до него. Делается это посредством вручения уведомления о сокращении штата.

В это же время необходимо издать распоряжение, в котором должен быть представлен список всех сокращаемых должностей либо сотрудников, а также еще один приказ — об утверждении нового ШР, или это может быть один документ, куда будет внесен пункт об утверждении нового ШР. Оно вводится в работу после расторжения трудовых договоров.

Внимание! Изменять ШР в данном случае нужно обязательно, поскольку именно оно позволит подтвердить, например, проверяющим из трудинспекции, факт отсутствия рабочих мест в организации и законность увольнения сотрудников.

Образец приказа о сокращении численности

Выписка из штатного расписания

Сотрудник может запросить такой документ для предоставления его в ФСС, ИФНС, ПФР и другие учреждения. В некоторых организациях получению такой выписки должно предшествовать написание заявления о ее выдаче. Руководитель не имеет права отказать своего сотруднику в выдаче этого документа, поскольку работник вправе получать от работодателя всю информацию, которая касается его лично.

Выписку составляет сотрудник кадровой службы, заверяют ее работодатель, начальник кадровой службы и сотрудник, составлявший документ. Работник, запросивший выписку, тоже ставит свою подпись.

Бумага не является копией ШР, заключает в себе только те данные, которые имеют отношение к сотруднику, заказавшему ее.

Документ должен содержать только следующие сведения:

1. Наименование бумаги и дату ее составления.
2. Наименование компании.
3. Таблицу с такими данными: структурное подразделение, в котором числится работник, его должность, число шт. единиц, оклад, надбавки, месячный фонд оплаты труда для данной должности, примечания.
4. Срок действия выписки.
5. Подписи указанных выше сотрудников.

Важно! О том, что работнику была выдана выписка, нужно отметить в журнале учета исходящих из кадрового отдела документов, а также в личном деле сотрудника.

Часто задаваемые вопросы о штатном расписании. Краткий FAQ

Вопрос: Сколько хранить ШР и приказы, связанные с его изменениями?

Ответ: Как утверждает Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558, данные документы требуется хранить в компании постоянно.

Вопрос: Можно ли отражать в ШР одинаковые должности с разными окладами?

Ответ: Согласно Письму Роструда от 27.04.2011 №1111-6-1 нельзя. Это может грозить штрафами за нарушение трудового законодательства. Если необходимо указать разную зарплату, то можно воспользоваться внесением в ШР одному из сотрудников стимулирующих или компенсационных надбавок. Можно также изменить наименования должностей, например: «менеджер» на «старший менеджер», но для каждого должна быть своя должностная инструкция.

Вопрос: Могут ли быть в расписании вакантные должности? Можно ли их вычеркнуть?

Ответ: Могут. Если брать сотрудника на вакантную должность больше не требуется, то должность можно убрать путем издания приказа об изменении штатного расписания.

Вопрос: Обязательно ли предоставлять ШР организации по запросу проверяющих органов?

Ответ: Да. Запросить этот документ могут проверяющие сотрудники таких учреждений, как ИФНС, ПФР, трудинспекция.

Вопрос: Что представляет собой штатная расстановка?

Ответ: Это факультативный документ в организации. Можно услышать такие его названия, как штатное замещение или штатный список. Документ можно изменять столько раз, сколько нужно. Издания приказа не требуется. Отличается от ШР тем, что в форму Т-3 вносятся новые графы: ФИО сотрудника напротив каждой должности, стаж работы в организации, табельный номер, какие-либо другие особенности. Основная задача такого документа — помочь быстро отследить свободные должности. Штатная расстановка может пригодиться в организациях, где существует текучка персонала. Заполняется бумага аналогично ШР.