Использование документа word для совместной работы - Word и Excel

Предоставление общего доступа к документу

Чтобы предоставить доступ к файлу в Word, выполните указанные ниже действия.

Щелкните на ленте значок Поделиться .

Можно также выбрать элементы Файл > Общий доступ.

Примечание: Если файл еще не сохранен в OneDrive, вам будет предложено сделать это, чтобы предоставить общий доступ.
Выберите пользователя, которому вы хотите предоставить общий доступ, в раскрывающемся списке или введите его имя либо адрес электронной почты.
Добавьте сообщение (необязательно) и нажмите кнопку Отправить.

Совместное редактирование документа

Поделившись документом, вы можете работать над ним одновременно с другими пользователями.

Лучше всего работать вместе в Word в Интернете, чтобы сразу видеть вносимые изменения.
В разделе Общий доступ отображаются имена пользователей, которые также редактируют файл.
Фрагменты, над которыми работают другие пользователи, обозначается цветными флажками.

Отслеживание и просмотр изменений

Чтобы отслеживать изменения, на вкладке Рецензирование нажмите кнопку Записывать исправления.
Чтобы просмотреть изменение, поместите перед ним курсор и нажмите нужную кнопку:
- Чтобы сохранить изменение, нажмите кнопку Принять.
- Чтобы удалить изменение, нажмите кнопку Отклонить.

Далее:
Настройка мобильного приложения Word

Нужна дополнительная помощь?

Источник

Содержание

1 Как открыть доступ к документу
2 Параметры общего доступа
3 Способы предоставления общего доступа
- 3.1 1. Пригласить других людей
- 3.2 2. Получить ссылку
- 3.3 3. Опубликовать в социальных сетях
- 3.4 4. Отправить по электронной почте
- 3.5 5. Онлайн-презентация
- 3.6 6. Опубликовать в блоге
- 3.7 Почему документ не редактируется
- 3.8 Запрет на редактирование
- 3.9 Снятие запрета на редактирование в свойствах документа
- 3.10 Помогла ли вам эта статья?
4 Редактирование документов в Ворде
5 Форматирование документов в Ворде

Word 2013 упрощает процесс предоставления общего доступа к документам посредством сервиса OneDrive. Ранее, если возникала необходимость поделиться файлом, можно было отправить его по электронной почте в качестве вложения. Правда при таком подходе появлялось множество разных версий документа, которые в дальнейшем становилось трудно отслеживать. В этом уроке Вы научитесь предоставлять общий доступ к документам Word напрямую из приложения, что дает огромные преимущества.

Открывая пользователям доступ к файлу непосредственно через Word 2013, Вы предоставляете доступ к одному и тому же файлу. Это позволяет Вам и другим пользователям совместно редактировать один и тот же документ без необходимости отслеживать множество версий.

Для того чтобы предоставить общий доступ к документу, прежде всего его необходимо сохранить в облачном хранилище OneDrive.

Как открыть доступ к документу

Откройте вкладку Файл, чтобы перейти к представлению Backstage, затем выберите Общий доступ.
Появится панель Общий доступ.
С левой стороны панели Вы можете выбрать способ предоставления общего доступа, а с правой его параметры.

Параметры общего доступа

Данная область изменяется в зависимости от того, какой способ предоставления общего доступа к файлу Вы выбираете. У Вас есть возможность выбирать и контролировать процесс предоставления доступа к документу. Например, Вы можете установить права на редактирование документа пользователями, которым предоставляется общий доступ к файлу.

Способы предоставления общего доступа

1. Пригласить других людей

Здесь Вы можете пригласить других людей посмотреть или отредактировать документ. Рекомендуем пользоваться этой опцией в большинстве случаев, так как этот вариант оставляет у Вас наибольший уровень контроля и конфиденциальности при предоставлении доступа к документу.

Эта опция выбрана по умолчанию при открытии вкладки Общий доступ.

2. Получить ссылку

Здесь вы можете получить ссылку и с помощью нее поделиться документом. Например, Вы можете опубликовать ссылку в блоге или отправить группе людей по электронной почте. У Вас есть возможность создать два типа ссылок, в первом случае пользователи смогут только просматривать документ, а во втором еще и редактировать.

3. Опубликовать в социальных сетях

Здесь Вы можете опубликовать ссылку на документ в любой из социальных сетей, к которой подключена Ваша учетная запись Microsoft, например, Facebook или LinkedIn. У Вас также есть возможность добавить личное сообщение и задать права на редактирование.

4. Отправить по электронной почте

Эта опция позволяет отправить документ по электронной почте с помощью приложения Microsoft Outlook 2013.

5. Онлайн-презентация

Данная опция позволяет поделиться документом в виде презентации в режиме реального времени. Такой вариант особенно удобен в момент конференцсвязи.

Word сформирует ссылку, которую другие пользователи смогут открыть в веб-браузере. Вы всегда можете приостановить презентацию для внесения изменений, а затем возобновить ее.

6. Опубликовать в блоге

С помощью данного инструмента Word Вы можете опубликовать документ непосредственно в Вашем блоге. Естественно только в случае, если Вы пользуетесь одним из поддерживаемых Word блоггерских сайтов (движков), к примеру, SharePoint, WordPress или Blogger.

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник: /> Перевел: Антон Андронов

Правила перепечаткиЕще больше уроков по Microsoft Word

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Пользователи, которые часто работают в Microsoft Word время от времени могут столкнуться с определенными проблемами. О решении многих из них мы уже рассказывали, но до рассмотрения и поиска решения каждой из них нам еще далеко.

В этой статье речь пойдет о тех проблемах, которые возникают при попытках открыть «чужой» файл, то есть тот, который был создан не вами или был скачан из интернета. Во многих случаях такие файлы доступны для чтения, но не для редактирования, и на это есть две причины.

Почему документ не редактируется

Причина первая — режим ограниченной функциональности (проблема совместимости). Включается он при попытке открыть документ созданный в более старой версии Ворд, чем та, которая используется на конкретном компьютере. Причина вторая — отсутствие возможности редактирования документа ввиду того, что на нем установлена защита.

О решении проблемы совместимости (ограниченная функциональность) ранее мы уже рассказывали (ссылка ниже). Если это — ваш случай, наша инструкция поможет вам открыть такой документ для редактирования. Непосредственно в данной статье мы рассмотрим вторую причину и дадим ответ на вопрос, почему документ Word не редактируется, а также расскажем о том, как это устранить.

Урок: Как отключить режим ограниченной функциональности в Ворд

Запрет на редактирование

В документе Word, который невозможно редактировать, неактивны практически все элементы панели быстрого доступа, во всех вкладках. Такой документ можно просматривать, в нем можно выполнять поиск по содержимому, но при попытке что-то в нем изменить появляется уведомление «Ограничить редактирование».

Урок: Поиск и замена слов в Ворде

Урок: Функция навигации в Word

Если запрет на редактирование установлен «формальный», то есть, документ не защищен паролем, то такой запрет можно попытаться отключить. В противном случае, открыть возможность редактирования может только тот пользователь, который ее установил или администратор группы (если файл создавался в локальной сети).

Примечание: Уведомление «Защита документа» также отображается в сведениях о файле.

Примечание: «Защита документа» устанавливается во вкладке «Рецензирование», предназначенной для проверки, сравнения, внесения правок и совместной работы над документами.

Урок: Рецензирование в Ворде

1. В окне «Ограничить редактирование» нажмите кнопку «Отключить защиту».

2. В разделе «Ограничение на редактирование» снимите галочку с пункта «Разрешить только указанный способ редактирования документа» или выберите необходимый параметр в выпадающем меню кнопки, расположенной под этим пунктом.

3. Все элементы во всех вкладках на панели быстрого доступа станут активными, следовательно, документ можно будет редактировать.

4. Закройте панель «Ограничить редактирование», внесите необходимые изменения в документ и сохраните его, выбрав в меню «Файл» команду «Сохранить как». Задайте имя файла, укажите путь к папке для его сохранения.

Повторимся, снятие защиты на редактирование возможно лишь в том случае, если документ, с которым вы работаете, не защищен паролем и не защищен сторонним пользователем, под его аккаунтом. Если же речь идет о случаях, когда на файл или на возможность его редактирования установлен пароль, не зная его, внести изменения, а то и вовсе не сможете открыть текстовый документ невозможно.

Примечание: Материал о том, как снять защиту паролем с файла Word ожидается на нашем сайте в ближайшее время.

Если же вы сами хотите защитить документ, ограничив возможность его редактирования, а то и вовсе запретив его открытие сторонними пользователями, рекомендуем прочесть наш материал на данную тему.

Урок: Как защитить документ Ворд паролем

Снятие запрета на редактирование в свойствах документа

Бывает и так, что защита на редактирование устанавливается не в самом Microsoft Word, а в свойствах файла. Зачастую, снять такое ограничение значительно проще. Прежде, чем приступить к выполнению ниже описанных манипуляций, убедитесь в том, что вы обладаете правами администратора на своем компьютере.

1. Перейдите в папку с файлом, который вы не можете отредактировать.

2. Откройте свойства этого документа (правый клик — «Свойства»).

3. Перейдите во вкладку «Безопасность».

4. Нажмите кнопку «Изменить».

5. В нижнем окне в колонке «Разрешить» установите галочку напротив пункта «Полный доступ».

6. Нажмите «Применить» затем нажмите «ОК».

7. Откройте документ, внесите необходимые изменения, сохраните его.

Примечание: Данный метод, как и предыдущий, не работает для файлов, защищенных паролем или сторонними пользователями.

На этом все, теперь вы знаете ответ на вопрос, почему не редактируется документ Ворд и о том, как в некоторых случаях можно все-таки получить доступ к редактированию таких документов.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Практически каждый текст, который Вы набираете в документе MS Word, должен быть отредактирован и отформатирован должным образом. Исключение может быть только в тех случаях, если Вы печатаете что-либо для себя. Да и то, приятнее смотреть на грамотно написанный текст, в котором выделены важные части.

Редактирование документа, напечатанного в Ворде – это изменение слов, фрагментов текста, исправление ошибок, то есть изменение содержимого. Форматирование поможет разделить текст на абзацы, выровнять его на листе, задать нужный вид и размер для букв, сделать списки в тексте, таблицы и прочее, то есть сделать его легким для восприятия.

Для различных документов, в различных организациях правильно оформленный текст – это обязательное требование. Это могут быть и юридические бумаги, и отчеты фирм, рефераты или лабораторные, курсовые или диплом.

Именно о редактировании и форматировании пойдет речь в данной статье.

Редактирование документов в Ворде

Редактирование текста включает в себя несколько этапов. Начнем мы с редактирования символов. Для этого используются клавиши «Backspace» или «Delete». «Backspace» удаляет символ, расположенный слева от курсора, «Delete» – справа. Выделить слово, символ или цифру можно кликнув по нему два раза мышкой. Дальше или наберите другое слово, или нажмите одну из указанных кнопок, чтобы его удалить.

Теперь отредактируем абзацы. Если нужно, чтобы предложение в тексте начиналось с нового абзаца, поставьте курсор перед первым словом в этом предложении и нажмите «Enter». Чтобы объединить два абзаца, поставьте курсор после последнего слова первого предложения и нажмите «Delete».

Чтобы отредактировать фрагменты текста, выделите его мышкой: установите курсор в начале фрагмента, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор в конец фрагмента. Выделите текст можно и другим способом: установите курсор в начале нужного текста, зажмите клавишу «Shift» и поставьте курсор в конец текста, который нужно выделить.

Выделенный фрагмент можно удалить, нажав клавишу «Backspace» или «Delete». Также можно кликнуть по нему левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, переместить фрагмент в нужную часть документа.

Если нужно перетащить фрагмент в другой документ Word, откройте два документа так, чтобы оба они были видны на экране. Затем, с помощью мыши, перетащите текст во второй документ.

Для работы с фрагментом текста, можно использовать и горячие клавиши. Выделите текст, нажмите «Ctrl+C» – скопировать, или «Ctrl+X» – вырезать. Затем установите курсор в другую часть документа и нажмите «Ctrl+V» – вставить.

Если Вам нужно отменить последнее действие, нажмите на кнопочку «Отменить ввод» на панели быстрого доступа. Там же есть кнопка в виде дискеты, нажмите на нее, чтобы сохранить документ. Выполнить отмену можно нажав комбинацию клавиш «Ctrl+Z».

Если Вам нужно вставить специальные символы в текст документа, перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите по кнопочке «Символ», выберите пункт «Другие символы».

В следующем окне в поле «Шрифт» выберите «(специальные знаки)», ищите тот, который нужно вставить в документ, выделяйте его мышкой и нажимайте «Вставить». Знак будет добавлен в то место документа, где был установлен курсор. Можете также перейти на вкладку «Специальные знаки». Затем закройте окно.

Например, в документе часто повторяется слово «компьютер», а Вам нужно, чтобы вместо него было слово «ноутбук». Чтобы не удалять сто раз, и не писать одно и то же, воспользуемся функцией замены в документе. Как сделать замену в Ворде, Вы можете прочесть, перейдя по ссылке. Окно «Найти и заменить» вызывается комбинацией клавиш «Ctrl+H».

Важным моментом также является проверка правописания в документе. Орфографические ошибки подчеркнуты в тексте красной волнистой линией, грамматические – зеленой.

Перейдите на вкладку «Рецензирование» и кликните по кнопочке «Правописание».

Для грамматических ошибок Word предложит возможные слова для замены, для орфографических, в окошке будет написано пояснение ошибки.

Когда проверка правописания в документе будет закончена, появится соответствующее диалоговое окно, кликните в нем по кнопочке «ОК».

Если в процессе редактирования текста у Вас появились пустые листы, прочтите статью: как удалить страницу в Word.

Выполнять редактирование удобнее с включенными непечатаемыми знаками. Они показывают конец абзаца, знаки табуляции, разрывы страниц и прочее. Включить их можно нажав на кнопочку «Отобразить все знаки» на вкладке «Главная». Поначалу будет непривычно, но со временем, это значительно упростит работу с документами.

Форматирование документов в Ворде

Теперь давайте сделаем отредактированный текст удобным для чтения. Чтобы другой человек, глядя на него, мог уловить важные слова, данные и прочую информацию.

Перейдите на вкладку «Главная». Здесь Вы найдете большое количество различных инструментов. В группе «Шрифт» можно выбрать необходимый шрифт и размер букв, выделить текст жирным или курсивом, подчеркнуть или зачеркнуть, вставить подстрочный, надстрочный знак. Можно настроить различные параметры анимации для текста, выбрать для него фон или цвет букв.

В группе «Абзац» есть кнопочки для создания различных видов списка и для выравнивания текста на листе. Здесь же можно выбрать фон для абзаца, настроить межстрочный интервал и интервал между абзацами. Про то, как настроить интервалы в Word, прочтите, перейдя по ссылке.

На вкладке «Вставка» можно сделать таблицу в Word и сделать гиперссылку в Word. В группе «Колонтитулы», кликнув по кнопочке «Номер страницы», можно пронумеровать страницы в документе Ворд.

На вкладке «Разметка страницы» можно изменить ориентацию страниц документа, разбить текст на колонки или расставить переносы.

На вкладке «Ссылки» Вы найдете кнопочку «Оглавление», которая поможет сделать содержание в документе Word, здесь же можно вставить сноски в документ.

Перейдя по ссылкам, указанным выше, Вы можете ознакомиться более подробно с каждой статьей.

В некоторых группах, справа внизу есть маленькая стрелочка, нажав на нее, откроется диалоговое окно с дополнительными параметрами.

Отредактируйте текст в Ворде, согласно требованиям к документу, а затем приступайте к его форматированию. Поклацайте по различным вкладкам, не бойтесь нажимать на интересующие Вас кнопочки. Если у Вас возникли вопросы, задавайте их в комментариях.

Поделитесь статьёй с друзьями:

Источник

Продолжаем разбирать варианты совместной работы в среде Office 365.

Сеть Интернет дает возможность работать вместе с людьми, отделёнными от вас географически. При этом часто возникает необходимость редактировать один и тот же документ совместно. Ценность коллективной работы из года в год возрастает.

При использовании Microsoft Office Web Apps сотрудничать с другими людьми проще, потому что вы можете отправлять ссылки на документы вместо вложений. Это избавляет вас от многочисленных вариантов документа, направляемого для согласования и редактирования другим людям.

Второй сценарий посвящен работе с документом MicrosoftWord.

Представим себе вариант, когда одновременно над документом Word работает пять человек с разных устройств и в разных версиях Microsoft Office, начиная с 2007. Сценарий такой: я работаю на планшете Microsoft Surface RT. Захожу в среду Office 365, открываю библиотеку документов в SkyDrive Pro (c 2014 года OneDrive).

Переключаюсь в представление ПК для удобства создания файла
Word.

Создаю файл, открываю доступ участникам системы (аналогично, как и в первом сценарии совместного редактирования, троим участникам).

Участники системы Office 365 получают автоматически письма со ссылкой на документ:

Переходят в назначенное время по ссылке, знакомятся с документом и выбирают для его редактирования Word Web App:

Один из участников совместного редактирования одновременно приглашает пятого – внешнего по отношению к системе Office 365, т.е. открывает ему доступ к документу для возможности вносить изменения. Делает он это из меню документа «ОБЩИЙ ДОСТУП».

Далее в окне «Общий доступ к элементу «Совместная работа в Word», снимает «галочку» у параметра «Требовать выполнения входа», вводит адрес почты внешнего контакта (заранее зарегистрирован в контактах) и открывает общий доступ (В настоящее время из соображений безопасности адрес электронной почты должен быть зарегистрирован как учетная запись Microsoft).

Внешний контакт (корреспондент-гость) получает в своем почтовом ящике письмо со ссылкой на документ, входит по ссылке последовательно, аналогично уже разобранному, в редактирование документа. Однако, у него имеется возможность редактирования документа только в браузере средствами Word Web App:

Все участники совместного редактирования получают информацию о появлении нового участника (Корреспондент-гость):

Корреспондент-гость приступает к редактированию:

Что видит корреспондент-гость при начале редактирования? Он видит цветные курсоры в местах редактирования документа другими участниками совместного редактирования

Усложняем сценарий: допустим, один участников в ходе совместной работы хочет продолжить редактирование документа в Microsoft Word 2013, установленном на его персональном компьютере.

Для этого он выбирает пункт меню «ОТКРЫТЬ В WORD»:

На его персональном компьютере, из соображений безопасности, последовательно будет запрошен адрес почты в системе, а затем и пароль для входа

В окне Word, слева снизу, будет доступна информация о других участниках совместного редактирования

Другие участники, также заметят изменение статуса и появление новой информации у себя:

Несмотря на то, что в Word возможностей редактирования прибавилось, необходимо для быстрого получения отображения изменений в документе сохранять его вручную:

Текст, который редактирует автономный пользователь выделяется скобками:

Другие участники видят это так (в этом случае блокируется весь абзац и, несмотря на то что, туда можно поместить цветной курсор – редактировать документ в этом месте другому участнику не удастся):

Вывод: в среде Office 365 можно совместно редактировать документ

Word в реальном времени всеми удобными способами.

Источник

Нажмите Файл > Общий доступ > Предоставить доступ другим людям (или Пригласить других пользователей в Word 2013). Введите имена или адреса электронной почты пользователей, которым нужно предоставить доступ к документу. Если нужно, выберите Можно редактировать или Можно просматривать.

Содержание

1 Как открыть доступ к файлу Word?
2 Как одновременно работать в одном файле Word?
3 Что такое предоставление в общий доступ?
4 Как сделать совместное редактирование в ворде?
5 Как сделать документ Word доступным для редактирования?
6 Как получить доступ к редактированию файла Word?
7 Какие сервисы предоставляют возможность совместной работы над документами?
8 Как сделать чтобы документы Word 2010 открывались в разных окнах?
9 Как одновременно работать в одном файле Excel 365?
10 Как сделать файл доступным для всех?
11 Как открыть общий доступ к документу?
12 Как закрыть доступ к OneDrive?
13 Как совместно редактировать документ?
14 Как редактировать Два документ в ворде?
15 Каким образом в программе Word можно работать одновременно с несколькими документами?

Как открыть доступ к файлу Word?

Как открыть доступ к документу

Откройте вкладку Файл, чтобы перейти к представлению Backstage, затем выберите Общий доступ.
Появится панель Общий доступ.
С левой стороны панели Вы можете выбрать способ предоставления общего доступа, а с правой его параметры.

Как одновременно работать в одном файле Word?

Совместная работа в Word

Щелкните на ленте значок Поделиться . Можно также выбрать элементы Файл > Общий доступ. …
Выберите пользователя, которому вы хотите предоставить общий доступ, в раскрывающемся списке или введите его имя либо адрес электронной почты.
Добавьте сообщение (необязательно) и нажмите кнопку Отправить.

<-div id=»cnt_rb_259475″ class=»cnt32_rl_bg_str» data-id=»259475″>

Что такое предоставление в общий доступ?

Когда вы делитесь документом с другими людьми и даете им разрешение на редактирование, все изменения внося в одном документе. Люди, с которых вы поделились файлом, получат от вас почту со ссылкой на ваш документ. …

Как сделать совместное редактирование в ворде?

Выберите Редактировать документ > Изменить в браузере. Если над документом работает кто-то другой, вы увидите его присутствие и изменения, которые он внося. Мы называем эту совместную работу или совместную работу в режиме реального времени.

Как сделать документ Word доступным для редактирования?

На вкладке Рецензирование в группе Защитить нажмите кнопку Защитить документ и выберите пункт Ограничить форматирование и редактирование. В области Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа.

Как получить доступ к редактированию файла Word?

Как открыть доступ к документу

Откройте вкладку Файл, чтобы перейти к представлению Backstage, затем выберите Общий доступ.
Появится панель Общий доступ.
С левой стороны панели Вы можете выбрать способ предоставления общего доступа, а с правой его параметры.

25 сент. 2018 г.

Какие сервисы предоставляют возможность совместной работы над документами?

Средства совместной работы над текстовыми документами.

OpenOffice Writer. Составной документ Изменения в документе и комментарии к нему
MS Word.
Google Docs.
LaTeX.
SVN.

Как сделать чтобы документы Word 2010 открывались в разных окнах?

Надо открыть документ Word 10, затем Файл > Параметры > Дополнительно > Экран и поставить галочку в окошке «Показывать все окна на панели задач».

Как одновременно работать в одном файле Excel 365?

Для того, чтобы начать совместную работу с документом, достаточно в документе Microsoft Excel перейти в меню «Рецензирование» – «Доступ к книге» и выбрать «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно» (Рис. 1).

Как сделать файл доступным для всех?

Откройте книгу Excel и перейдите к вкладке «Рецензирование». В группе «Изменения» нажмите на кнопку «Доступ к книге». В открывшемся диалоговом окне поставьте галочку у опции «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно» и нажмите на «ОК».

Как открыть общий доступ к документу?

Предоставление общего доступа к уже сохраненному документу

Откройте документ, доступ к которому нужно предоставить.
Нажмите Файл > Общий доступ > Предоставить доступ другим людям (или Пригласить других пользователей в Word 2013).

Как закрыть доступ к OneDrive?

В OneDrive.com выберите на панели слева пункт Общие, а затем нажмите Я делюсь. Если вы владелец файла, вы можете отменить или изменить разрешения на общий доступ. Вот как можно это сделать: Выберите файл или папку, доступ к которым хотите прекратить.

Как совместно редактировать документ?

Как совместно редактировать документ онлайн?

Шаг 1. Войдите в модуль Документы
Шаг 2. Выберите документ, который надо отредактировать
Шаг 3. Настройте параметры общего доступа
Шаг 4. Начните совместное редактирование
Шаг 5. Комментируйте фрагменты текста
Шаг 6. Обсудите документ

Как редактировать Два документ в ворде?

Для этого откройте окно с документом, который хотите посмотреть, и нажмите на вкладке Вид > Окно > Разделить (View > Window > Split). Окно текущего документа разделится на две части, в каждой из которых Вы сможете пролистывать и редактировать различные части документа по-отдельности. Размеры этих окон можно изменить.

Каким образом в программе Word можно работать одновременно с несколькими документами?

применить сочетание клавиш Ctrl+F6; нажать сочетание клавиш Alt+Tab и, удерживая нажатой клавишу Alt, нажимать Tab до тех пор, пока нужный документ Word не будет выбран (рис. 2.37).

Источник

В этом руководстве описаны шаги для совместной работы над документом Word на компьютере, телефоне или в Интернете. Совместная работа, пожалуй, самая важная функция, когда дело доходит до работы в команде. Это дает членам вашей команды возможность проверять текущий прогресс документа и вносить изменения непосредственно в этот момент. Здесь он получает плюс по сравнению с обычной функцией обмена. С учетом вышесказанного, большинство из вас может использовать Документы Google, чтобы использовать эту функцию.

Но многие не знают, что вы также можете совместно работать над документом Word. Эти действия применимы во всем приложении Word на вашем ПК, смартфоне или даже в онлайн-версии. В этом руководстве мы рассмотрим шаги для всех трех платформ. Для этой цели мы будем использовать собственное облачное хранилище Microsoft OneDrive. Итак, без лишних слов, вот необходимый набор инструкций.

Как совместно работать над документом Word на компьютере

Запустите файл Word на вашем компьютере и введите желаемое содержимое.
Когда это будет сделано, перейдите в Файл> Сохранить как. Дайте этому файлу имя и сохраните его в OneDrive.
После сохранения файла перейдите в меню «Поделиться» и нажмите «Поделиться с людьми».
Теперь в разделе «Пригласить людей» введите адреса электронной почты получателей. Вы также можете выбрать вариант «Может редактировать» или «Может просматривать», чтобы получатель мог редактировать документ или просто просматривать его.
Наконец, введите комментарии и примечания (необязательно) и нажмите «Поделиться». Или вы также можете нажать на опцию Получить ссылку для совместного использования, расположенную в правом нижнем углу. Затем выберите «Создать ссылку для редактирования» или «Ссылка только для просмотра» в зависимости от необходимости. Затем скопируйте данную ссылку и поделитесь ею через желаемое приложение для обмена сообщениями.

Вот и все. Это были шаги для совместной работы над документом Word на вашем компьютере. Давайте теперь проверим, как это сделать на вашем устройстве, а затем — веб-версию.

На смартфонах

Запустите приложение MS Word на своем устройстве и войдите в свою учетную запись Microsoft.
[googleplay url = ” https://play.google.com/store/apps/details? id = com.microsoft.office.word & hl = en_IN »]
Если вы хотите создать новый файл, нажмите значок «Плюс», расположенный внизу. Или, чтобы загрузить уже созданный контент, нажмите на значок папки, расположенный внизу. Затем нажмите на One Drive и выберите свой файл.
В любом случае, как только вы создали файл, нажмите на дополнительное меню, расположенное вверху справа.
Выберите Поделиться в меню, а затем нажмите OneDrive Personal. После этого ваш файл будет сохранен в облачном хранилище Microsoft.
Как только это будет сделано, введите адрес электронной почты получателей, которым вы хотите поделиться файлами. Точно так же вы также можете поделиться файлом в виде ссылки, нажав на опцию Поделиться ссылкой.
Наконец, нажмите кнопку «Отправить», и предполагаемые получатели получат указанный файл. Шаги по совместной работе над документом MS Word с помощью смартфона завершены. Вот шаги для веб-версии.

Совместная работа в MS Word Online

Зайдите в Microsoft Word веб-версия и войдите в свою учетную запись Microsoft.
Затем вы можете создать новый документ или загрузить его из OneDrive. Пойдем с первым.
Нажмите на опцию New Blank Document. Заполните желаемым содержанием.
Затем перейдите в меню «Файл»> «Сохранить как»> «Снова нажмите« Сохранить как »» и сохраните файл в OneDrive, присвоив ему соответствующее имя.
После этого нажмите на опцию Поделиться, расположенную в правом верхнем углу.
Введите адрес электронной почты пользователей, с которыми вы хотите сотрудничать, добавьте дополнительное сообщение и нажмите кнопку «Отправить». Или вы также можете использовать опцию Копировать ссылку, чтобы поделиться ссылкой на этот файл через любое другое приложение.

На этом мы завершаем руководство по совместной работе над документом Word на компьютере, телефоне или в Интернете. Если у вас есть какие-либо вопросы относительно вышеупомянутых шагов, сообщите нам об этом в разделе комментариев ниже. В завершение вот несколько Советы и хитрости iPhone, Советы и хитрости для ПК, а также Советы и хитрости для Android что вам тоже стоит проверить.

Источник

Как поделиться и открыть для просмотра документ в Ворд Онлайн

Используя инструменты Office и OneDrive, есть возможность работать над документами Word, вместе с другими пользователями. Совместное редактирование предполагает, что над ним могут работать одновременно разные пользователи. Но все зависит от того, какой тип прав им предоставлен. Расскажем, как поделиться документом в Ворд Онлайн, и дать общий доступ. Можно ли предоставить права редактора, и как их ограничить для других.

Как поделиться документом в Ворд Онлайн

Изначально сервис Word Online был разработан для создания и редактирования файлов через интернет сразу же был предусмотрен и дополнительный функционал для совместной работы над документами. Если над выложенным вами документом работает другой пользователь, вы увидите это в режиме реального времени.

Если же с вами поделились документом через электронную почту, то письмо будет содержать ссылку. Пройдя по ней, вы сможете открыть данный файл в приложении Word в Интернете. Для работы над ним нажмите в панели управления «Редактировать документ/Изменить в браузере».

Содержание в документе макросов, а именно DOCM, остается возможность совместного использования файлов. Открывать, редактировать, включать запуск макроса Вы можете открывать – весь функционал будет доступен. Если же вы сами создали документ, то им можно поделиться с другими:

Дать общий доступ для просмотра.
Ограничить право на редактирование.
Дать права редактора конкретным пользователям.

Чтобы дать доступ к сохраненному документу в облаке, причем для файла сделать это достаточно один раз. Выполните последовательно следующие шаги:

Откройте документ, доступ к которому нужно предоставить.
В меню сверху выберите вкладку «Файл».
Нажмите на пункт «Сохранить как».
Два раза нажмите на выбранное расположение документа – службу «OneDrive».
Впишите имя для файла, тапните «Сохранить».
Сервис направит вас на вкладку «Сведения», здесь нажмите на кнопку «Общий доступ».

Что нужно для совместного редактирования

Такой тип редакции доступен для тех документов, которые сохранены в OneDrive или SharePoint. Чтобы вы могли вместе работать над ним, вам потребуется выполнить следующие условия:

Наличие общих хранилищ.
Доступ к приложению Word Online у каждого из пользователей.
Документ формата .docx.

Все изменения, внесенные в файл, будут редактироваться, а также сохранять изменения напрямую в системе. Чтобы в приложении был доступ к документу, выполните его сохранение в облако:

Откройте Word Online, авторизуйтесь, и нажмите вкладку «Файл».
Выберите пункт «Сохранить как», после чего добавьте его в облачное хранилище.
Для отправки в этот раздел, в пункте «Добавление места», выберите службу «OneDrive».
Укажите имя пользователя и пароль, это условие является обязательным!
Расположение документа отобразится в области «Сохранить как приложения Word».

Обратите внимание! При предоставлении прав доступа другим пользователям к документу Ворд, вам потребуется логин и пароль для входа в систему.

Как сделать доступ с редактированием и без него

Добавленный в хранилище документ вы можете предоставить для других пользователей, чтобы они могли ознакомиться с ним. При этом доступна настройка редакторских прав. Они находятся на вкладке «Сведения», и выполняются для общего просмотра, с редактированием, или без редактирования:

Откройте пункт «Совместно с пользователями».
Введите имена, либо адреса электронных ящиков тех, с кем будете делиться файлом.
Для ограничения редакторских прав выберите пункт «Можно просматривать».
Для предоставления прав редактора установите отметку «Можно редактировать».

При необходимости, отправляя данный документ, к нему можно оставить комментарий. Он вводится в поле под адресной строкой, ведущей на место хранения файла. После этого тапните по кнопке «Общий доступ».

Источник

Время на прочтение
5 мин

Количество просмотров 45K

«Корпорация Зла» (joke) осваивает нишу совместной работы с документами уже второе десятилетие. Начиналось всё с ранних версий SharePoint, при упоминании которых котики поопытнее сразу начинают плакать – уж больно специфичен с точки зрения и настроек, и возможностей был в те далекие годы MS SP. Ладно, не будем больше травмировать друг друга воспоминаниями о том неуклюжем монстре…

Но упорства у Microsoft не занимать – работа по улучшению ситуации велась все это время, причем сразу на нескольких фронтах. В результате сейчас можно говорить о сложившейся инфраструктуре совместной работы с документами, которую предлагает Microsoft. В ней выделяются два класса софта:

Средства коллективного доступа к документам, включающие в себя каталогизацию, управление версиями, раздачу прав и тому подобные серверные фичи. Эти средства, в свою очередь, подразделяются на облачные (OneDrive, SharePoint Online) и on-premise, то есть разворачиваемые в инфраструктуре самого заказчика — сервер SharePoint 2016.
Средства редактирования документов. К ним относятся: десктопное семейство Microsoft Office (тоже сильно переработанное за последнее время), свежесочиненные мобильные версии Office, изначально ориентированные на совместную работу с документами, и, вишенкой на торте – собственная реализация сервера онлайн-редактирования документов Office Online apps (несколько ранее известного под именем Office Web Apps).

Все это великолепие, наверное, не делает Microsoft «убийцей Google Docs» (убийцами нашего мозга в данном случае, скорее, выступают журналисты, придумывающие подобные заголовки для новостей), но дает неплохую альтернативу потребителю. Особенно это касается корпоративных клиентов, у которых, во-первых, уже есть инфраструктура от MS (AD, Exchange, Skype for Business), а во-вторых, есть потребность держать всю или часть информации под контролем, то есть на собственных серверах. Для таких клиентов новые возможности совместной работы с документами от Microsoft выглядят особенно привлекательно.

В итоге у нас появилась идея рассказать, как собственно об этих возможностях, так и о том, как все это хозяйство установить и настроить. Попробуем добраться и до сравнения с альтернативными сервисами. Поскольку понятно, что такой лонгрид и писать долго, и читать его осилит не каждый, мы решили разделить это на несколько статей. Эта – первая. И в ней дальше мы пройдемся по тем фичам и особенностям, которые есть у каждого из продуктов Microsoft, обеспечивающих совместное редактирование документов: Office Online, MS Office на десктопах и он же на мобильных устройствах. Сразу предупреждаю – дальше будет много внимания к деталям и разжевывания мелких особенностей, нетерпеливый читатель может сразу прочитать «выводы» в конце заметки, для остальных – поехали.

Office Online

Office Online Server – это довольно интересное приложение, про которое не все еще хорошо знают. Во-первых, это возможность сократить количество лицензий и установок MS Office. Во-вторых, расширение возможности доступа и редактирования документа, грубо говоря – нужен только браузер. В-третьих, это самые лучшие на сегодня у Microsoft возможности совместной работы. Давайте посмотрим, о чем я.

Word Online

Правка документа в Office Online может производиться несколькими пользователями одновременно, при этом изменения и имя пользователя вносящего правки отображаются моментально у остальных соавторов. Пользователи могут править одновременно один и тот же участок текста, блокировки по абзацам нет.

Excel Online

В Excel Online изменения в ячейке отобразятся у других соавторов только при переходе первого на следующую ячейку. При этом ячейки не блокируются и вносить изменения могут сразу несколько пользователей.

PowerPoint Online

PowerPoint Online позволяет работать одновременно над одним слайдом, но лучше работать над разными элементами, иначе пользователи не видят real time изменений друг друга.

Настольная версия Office

Опыт совместной работы с документами через Office Online оставляет приятные впечатления, когда речь идет о правках текста без необходимости значительных изменений форматирования. Если вам захочется вставить диаграммы, smart art, оглавление, макросы, форматировать таблицы, использовать формулы и т.д. тут придётся использовать настольную версию программ. О разнице функционала настольной версии и online можно писать отдельную статью. Здесь же рассмотрим отличия, связанные с совместной работой.

MS Word

При редактировании в настольной версии программы блокируется абзац, над которым работает другой пользователь.

Вносимые изменения станут видны другим соавторам только после их сохранения автором и обновления документа остальными пользователями.

Сохранение-обновление объединено в кнопке Save (Ctrl+S) Наличие обновлений индицируется иконкой напротив имени автора.

MS Excel

В случае с Excel возможности одновременной работы над документом нет. Нам предлагают либо всем перейти в онлайн версию –

либо встать в очередь —

MS PowerPoint

Напротив, в PowerPoint ни блокировки, ни обозначения элемента, над которым работает другой пользователь нет. Так что, о том, что кто-то ещё работает над той же презентацией, вы можете понять разве что через панель Share.

Наличие обновлений сигнализируется малоприметным статусом Updates Available. Статус появляется только после сохранения изменений автором, сами изменения появляются после обновления документа с помощью Save (Ctrl+S).

Мобильные устройства

Microsoft Word App и Microsoft PowerPoint App

При работе на Android абзац или элемент, над которым работает пользователь, не блокируется и возможна одновременная работа с ним, но и ничего не подсвечивается для других соавторов, Правки отображаются без дополнительных действий с небольшой задержкой. То, что кто-то другой работает над этим же элементом, можно видеть в меню “Share”.

В случае с IPhone при изменениях выдается сообщение об обновлениях с предложением Применить/Отменить.

Интересно было бы ещё протестировать на Windows Phone с Windows 10. Но в компании таких не нашлось.

Microsoft Excel App

Совместная работа real time в Excel App не поддерживается.

Выводы

В целом, функциональность совместного редактирования документов от Microsoft можно считать состоявшейся, хотя разные компоненты реализуют ее по-разному. Сам по себе процесс совместного редактирования лучше всего реализован в Office Online – это реальный co-working. В список вещей, на которые можно смотреть вечно, добавлю себе движущиеся по экрану флажки с именами коллег и постепенно заполняющийся сам по себе документ. Но, к сожалению, за полноценным функционалом редактирования как такового по-прежнему придётся обращаться к настольным версиям программ, в которых ещё осталась и нужна кнопка сохранения, а также не так удобно реализован процесс совместной работы (больше всего пока страдает Excel, где все так и осталось на уровне чекина-чекаута).

В следующей заметке мы расскажем, как осуществить процесс разворачивания on-premise компонент совместного доступа в корпоративной инфраструктуре. Ферма SharePoint 2016, Office Online Server, публикация – вот это все. Не отключайтесь.

C уважением коллектив компании Servilon.ru Servilon.com

Источник

На чтение 3 мин Опубликовано 27.04.2015

Содержание

Как открыть доступ к документу
Параметры общего доступа
Способы предоставления общего доступа
1. Пригласить других людей
2. Получить ссылку
3. Опубликовать в социальных сетях
4. Отправить по электронной почте
5. Онлайн-презентация
6. Опубликовать в блоге

Как открыть доступ к документу

Откройте вкладку Файл, чтобы перейти к представлению Backstage, затем выберите Общий доступ.
Появится панель Общий доступ.
С левой стороны панели Вы можете выбрать способ предоставления общего доступа, а с правой его параметры.