Интервальный просмотр в excel для чего

В табличном редакторе Microsoft Excel множество различных формул и функций. Они позволяют сэкономить время и избежать ошибок – достаточно правильно написать формулу и подставить нужные значения. 

В этой статье мы рассмотрим функцию ВПР (или VLOOKUP, что означает «вертикальный просмотр»). Функция ВПР помогает работать с данными из двух таблиц и подтягивать значения из одной в другую. Использовать ее удобно, когда нужно посчитать выручку или прикинуть бюджет, если в одной таблице указан прайс-лист, а в другой количество проданного товара.

Допустим, есть таблица с количеством проданного товара и таблица с ценами на эти товары

Необходимо к каждому товару из таблицы слева добавить цену из прайса справа.

Как создать функцию ВПР в Excel

Необходимая последовательность значений в функции называется синтаксис. Обычно функция начинается с символа равенства «=», затем идет название функции и аргументы в скобках.

Записываем формулу в столбик цены (С2). Это можно сделать двумя способами:

1. Выделить ячейку и вписать функцию.

2. Выделить ячейку → нажать на Fx (Shift +F3) → выбрать категорию «Ссылки и массивы» → выбрать функцию ВПР → нажать «ОК».

После этого открывается окно, где можно заполнить ячейки аргументов формулы.

Синтаксис функции ВПР выглядит так:

=ВПР(искомое значение;таблица;номер столбца;интервальный просмотр)

В нашем случае получится такая формула:

=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2;0)

Аргументы функции ВПР

Сейчас разберемся что и куда писать.

Со знаком равенства «=» и названием «ВПР» все понятно. Поговорим об аргументах. Они записываются в скобках через точку с запятой или заполняются в ячейки в окне функции. Формула ВПР имеет 4 аргумента: искомое значение, таблица, номер столбца и интервальный просмотр.

Искомое значение – это название ячейки, из которой мы будем «подтягивать» данные. Формула ВПР ищет полное или частичное совпадение в другой таблице, из которой берет информацию. 

В нашем случае выбираем ячейку «A2», в ней находится наименование товара. ВПР возьмет это название и будет искать аналогичную ячейку во второй таблице с прайсом.

=ВПР(A2;

Таблица – это диапазон ячеек, из которых мы будем «подтягивать» данные для искомого значения. В этом аргументе используем абсолютные ссылки. Это значит, что в формуле таблица будет выглядеть как «$G$2:$H$11» вместо «G2:H11». Знаки «$» можно поставить вручную, а можно выделить «G2:H11» внутри формулы и нажать F4. Если этого не сделать, таблица не зафиксируется в формуле и изменится при копировании. 

В нашем случае – это таблица с прайсом. Формула будет искать в ней совпадение с ячейкой, которую указали в первом аргументе формулы – A2 (Кофе). Нажимаем F4 и делаем ссылку абсолютной.

=ВПР(A2;$G$2:$H$11

Номер столбца – это столбец таблицы, из которой нужно взять данные. Именно из него мы будем «подтягивать» результат. 

1. Формула сканирует таблицу по вертикали.

2. Находит в самом левом столбце совпадение с искомым значением.

3. Смотрит в столбец напротив, очередность которого мы указываем в этом аргументе.

4. Передает данные в ячейку с формулой.

В нашем случае – это столбец с ценой продуктов в прайсе. Формула ищет искомое значение ячейки A2 (Кофе) в первом столбце прайса и «подтягивает» данные из второго столбца (потому что мы указали цифру 2) в ячейку с формулой.

=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2

Интервальный просмотр – это параметр, который может принимать 2 значения: «истина» или «ложь». Истина обозначается в формуле цифрой 1 и означает приблизительное совпадение с искомым значением. Ложь обозначается цифрой 0 и подразумевает точное совпадение. Приблизительный поиск и критерий «истина» обычно используют при работе с числами, а точный и «ложь» – в работе с наименованиями. 

В нашем случае искомое значение – это текстовое наименование. Поэтому используем точный поиск – ставим цифру 0 и закрываем скобку.

=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2;0)

Автозаполнение

В конце протягиваем формулу вниз до конца, в результате чего происходит автозаполнение.

Чтобы функция ВПР правильно сработала во время автозаполнения, искомое значение должно быть относительной ссылкой, а таблица – абсолютной. 

• В нашем случае искомое значение – A2. Это относительная ссылка на ячейку, потому что в ней нет знаков «$». Благодаря этому ссылка на искомое значение меняется относительно каждой строчки, когда происходит автозаполнение в другие ячейки: A2 → A3 → … → A11. Это удобно, когда необходимо повторить формулу на несколько строк, ведь ее не приходится писать заново.

• Таблица зафиксирована абсолютной ссылкой «$G$2:$H$11». Это означает, что ссылки на ячейки не изменятся во время автозаполнения. Таким образом, расчет каждый раз будет корректным и опираться на таблицу. 

ВПР и приблизительный интервальный просмотр

В предыдущем примере мы «подтягивали» значения из таблицы, используя точный интервальный просмотр. Он подходит для работы с наименованиями. Теперь разберем ситуацию, когда может понадобиться приблизительный интервальный просмотр.

Задача. В магазин привезли товар. Необходимо присвоить каждому товару размер партии, опираясь на его количество.

Товары такие же, как и в первом примере, но задача изменилась: нужно привязать формулу не к наименованию, а к количеству

Решение. Заполняем формулу ВПР в ячейке «Партия», как было показано в предыдущем примере.

Разница в том, что теперь искомое значение – число, а интервальный просмотр – истина, что означает приблизительный поиск. Получается вот такой результат:

Что произошло? Аргумент «интервальный просмотр» имеет значение 1. Это значит, что формула ВПР ищет в таблице ближайшее меньшее искомое значение. 

В нашем случае количество товара «Кофе» – 380. ВПР берет это число в виде искомого значения, после чего ищет ближайшее меньшее в соседней таблице – число 300. В конце функция «подтягивает» данные из столбца напротив («Крупная»). Если количество товара «Кофе» = 340 – это «Крупная партия». Важно, чтобы крайний левый столбец таблицы, которая указана в формуле, был отсортирован по возрастанию. В противном случае ВПР не сработает. 

Значения и данные во второй таблице отсортированы по убыванию – ВПР не работает

Итоги

• Функция ВПР означает вертикальный просмотр. Она просматривает крайний левый столбец таблицы сверху вниз. 

• Синтаксис функции: =ВПР(искомое значение;таблица;номер столбца;интервальный просмотр).

• Функцию можно вписать вручную или в специальном окне (Shift + F3).

• Искомое значение – относительная ссылка, а таблица – абсолютная. 

• Интервальный просмотр может искать точное или приблизительное совпадение с искомым значением. 

• Приблизительный поиск и критерий «истина» обычно используют при работе с числами, а точный и «ложь» – в работе с наименованиями.

• Порядок работы с функцией подходит для Гугл-таблиц.

Что это? Функция ВПР в Еxcel (или иначе VLOOKUP, то есть вертикальный просмотр) позволяет работать с двумя таблицами одновременно, оперируя их данными путем переноса значений из одной в другую.

Зачем нужна? К примеру, вам нужно оценить бюджет предстоящего маркетингового мероприятия, когда в одной таблице прайс-лист, а в другой – предполагаемое количество единиц разного мерча. Как же в этом случае использовать ВПР в Еxcel?

Допустим, вы занимаетесь продажей автомобилей. У вас есть две таблицы: в одной указаны характеристики и цены каждой модели, в другой находится список клиентов с контактами, которые желают приобрести ту или иную машину.

Перед вами стоит задача обзвонить всех потенциальных покупателей, чтобы сообщить окончательную стоимость выбранного ими автомобиля. Но прежде требуется сопоставить имеющиеся у вас данные путем переноса колонки с ценой в таблицу с данными клиентов.

Однако сделать это не так просто. Нужного результата вы не достигнете, если просто скопируете и вставите столбец. А поиск и перенос цен вручную – долгая и кропотливая работа.

Как раз с помощью функции ВПР в Excel можно произвести сравнение двух таблиц и перенести стоимость забронированных автомобилей из каталога в клиентский список.

Следует знать, что пользоваться ВПР в Excel можно только при условии, что таблицы находятся в одном файле, но на разных листах.

Пошаговая инструкция по работе с ВПР в Excel

Итак, как работает ВПР в Excel? На самом деле принцип довольно прост: функция анализирует выбранный диапазон таблицы, двигаясь сверху вниз в поисках заданного значения. Как только идентификатор найден, ВПР копирует в другую таблицу данные из нужной колонки напротив него.

Ниже мы разберем, как происходит определение требуемых значений, а прямо сейчас предлагаем понятную инструкцию – как сделать ВПР в Excel на примере продажи автомобилей.

Скачать файл

Шаг 1. Построение функции

Первым делом следует выделить ячейку, в которую формула скопирует искомое значение.

В нашем примере это цены на машины, которые забронировали клиенты. Поэтому во второй таблице требуется создать столбец, прописать его название: «Цена» и выделить в нем ячейку напротив первого покупателя.

Приступаем к построению функции. Сделать это можно двумя способами: во вкладке «Формулы» выбрать пункт «Вставить функцию» либо в строке ссылок нажать на значок «fx».

После этого откроется окно «Построитель формул», в котором, используя поиск, нужно найти ВПР, а затем нажать кнопку «Вставить функцию».

Далее появится поле для ввода аргументов, которое необходимо заполнить. А как это сделать смотрим ниже.

Шаг 2. Заполнение значений функции

Перед тем, как объяснить выбор аргументов, рассмотрим понятие каждого.

Искомое значение, то есть наименование ячейки, содержащей данные, одинаковые для обеих таблиц. Именно по ним функция ВПР будет искать нужные. В нашем случае искомое значение – это модель автомобиля. ВПР находит ее в каталоге, берет соответствующую ей цену и копирует в таблицу с клиентами.

Как установить данный параметр?

• Курсор устанавливаем в поле «Искомое значение» в окне «Построитель формул».
• Выбираем ячейку А2, в которой содержится первое значение из столбца моделей автомобилей.
• Значение, которое мы указали, помимо построителя формул, дублируется в формуле строки ссылок, которая выглядит так: fx = ВПР (А2).

Таблица представлена диапазоном ячеек, из которого функция ВПР Excel выбирает данные для искомого значения. В него должны быть включены колонки с ним и теми данными, которые нужно подставлять в таблицу.

У нас это стоимость автомобилей. Соответственно, в область работы функции мы включаем столбцы «Модель», которые является искомым значением и «Цена», то есть то, что будет перенесено.

Обращаем внимание! Для корректной работы формулы диапазон должен начинаться с ячейки, с искомым значение, расположенной в первой колонке. В нашем примере это А2.

Последовательность действий при выборе диапазона:

• Устанавливаем курсор в поле «Таблица» в окне построителя формул.
• Возвращаемся к таблице каталога автомобилей.
• Выделяем диапазон с колонками «Модель» и «Цена». У нас получается: А2:Е19
• Теперь выбранную область нужно закрепить. На Windows для этого требуется выбрать значение диапазона в строке ссылок, а затем нажать клавишу F4. На macOS подтверждаем выбранную в строке ссылок область сочетанием клавиш Cmd + T. Это действие необходимо, чтобы функцию можно было протянуть вниз для ее правильного срабатывания во всех строках.

Диапазон, который мы установили, появляется в построителе формул и в строке ссылок. Визуально это выглядит так: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19).

Номер столбца — это порядковый номер колонки в первой таблице (каталог автомобиль в примере), содержащей значение, которое необходимо перенести во вторую. Счет ведется слева-направо.

Если нумерация колонок не проставлена, необходимо сделать это вручную. У нас столбец «Цена» под номером пять.

Устанавливаем курсор в поле «Номер столбца» в окне «Построитель формул», вводим нужное значение. Функция ВПР теперь выглядит следующим образом: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19;5).

Интервальный просмотр – это параметр настройки работы формулы.

• Если требуется точное совпадение данных, нужно ввести 0.
• Если допускается приближенное значение, ставим 1.

В нашем примере необходим поиск точных значений цены, поэтому выбираем 0.

Значение вводим в поле «Интервальный просмотр» и функция ВПР в Excel приобретает завершенный вид: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19;5;0)

Шаг 3. Получение результатов

После всех проделанных действий и установки требуемых аргументов, жмем кнопку «Готово». В ячейке, выделенной нами в первом шаге, появится соответствующее значение – цена модели машины.

Таким образом, мы видим, что функция ВПР в Excel для одной строки сработала. Теперь протягиваем полученное значение вертикально вниз, заставляю формулу работать на оставшихся строчках. С этой целью ранее мы выбрали и закрепили диапазон.

Конечным результатом становится таблица с данными клиентов и информацией о забронированных ими автомобилях. Можно начинать обзвон, не опасаясь путаницы в информации.

Поиск по нескольким критериям

Мы рассмотрели простой ВПР в ExceL, где действовало лишь одно условие. Но может потребоваться сравнение большего количества областей по разным критериям. В таком случае потребуется построение функции ВПР с несколькими условиями.

Давайте попробуем выяснить, например, цену, по которой от ООО «Запад» нам поступил картон. Нужно произвести поиск значений по двум критериям: наименованию материала и поставщику.

Загвоздка в том, что грузоотправитель доставляет товары разных наименований.

Порядок действий таков:

• В первую очередь нужно добавить в таблицу столбец слева, при этом произведя объединение «Материалов» и «Поставщиков».
• Аналогично совмещаем искомые значения.
• Задаем аргументы для функции ВПР: =ВПР(I6;$A$2:$D$15;4;ЛОЖЬ)
• Нажимаем «Готово». Поиск завершен, цена найдена.

Предположим, что данные по материалам у нас внесены в виде раскрывающегося списка. Тогда настройку функции ВПР в Excel нужно произвести таким образом, чтобы цена отображалась при выборе наименования товара.

• Создаем раскрывающийся список: устанавливаем курсор в ячейку Е8.
• Переходим во вкладку «Данные» в меню «Проверка данных».
• Тип данных, нужный нам – «Список», для отбора указываем область с названием материалов.
• Подтверждаем свои действия нажатием клавиши «ОК». Раскрывающийся список создан.

Следующий этап – настроить ВПР данных в Excel так, чтобы при выборе конкретного материала переносилась соответствующая ему цена.

Используем «Мастер функций» и устанавливаем аргументы. Искомое значение – ячейка с раскрывающимся списком; таблица – диапазон, включающий в себя «Материалы» и «Цены» (столбец 2). Наша формула должна выглядеть так: =ВПР(E8;A2:B16;2;ЛОЖЬ)

Подтверждаем настройку нажатием соответствующей клавиши.

Быстрое сравнение двух таблиц с помощью ВПР в Excel

Для обработки информации, содержащейся в объемных таблицах, нет ничего проще и полезней данной функции.

Пример. В связи с изменением прайса, перед нами поставлена задача: произвести сравнение между старыми и новыми ценами.

Для упрощения воспользуемся формулой ВПР в Excel для сравнения:

• Открываем старый прайс и добавляем колонку «Новая цена».
• Встаем на первую ячейку и через «Мастер функций» выбираем ВПР. Задаем параметры и получаем: =ВПР($A$2:$A$15;’новый прайс’!$A$2:$B$15;2;ЛОЖЬ).
• Таким образом мы сделали следующее: указали диапазон наименований А2:А15 в старом прайсе и сравнили его с новым. После чего значения новых цен подставили в ячейку С2 созданного столба прежнего прайса.

С помощью этой функции можно не только проводить сравнительный анализ, но высчитывать разницу в процентах и количестве.

Мы рассказали, как работает функция ВПР в Excel, используя пошаговую инструкцию на конкретном примере. Это полезный инструмент, позволяющий в кратчайшие сроки получить нужный результат. Сначала это может показаться сложным, но уверяем вас: потратив некоторое время на то, чтобы разобраться с формулой, вы сэкономите куда больше.

Хитрости »

25 Март 2022              2504 просмотров

Скачать файл, используемый в видеоуроке:

  ВПР с интервальным просмотром (160,5 KiB, 150 скачиваний)

Если еще не знаете про функцию

ВПР(VLOOKUP)

и что она делает – лучше начать со статьи Как найти значение в другой таблице или сила ВПР. Вкратце – эта функция ищет указанное значение в первом столбце другой таблицы и при нахождении в качестве результата записывает значение из заданного столбца этой таблицы.
И в этой функции есть очень интересный последний аргумент:

интервальный_просмотр(range_lookup)

. Для большинства распространенных задач применяется значение

ЛОЖЬ(FALSE)

или 0. Что означает искать точное соответствие заданному значению. Многие считают, что если указать интервальный просмотр как

ИСТИНА(TRUE)

или 1, то ВПР будет искать приблизительное соответствие искомому значению и можно будет найти

«Иванов»

даже если он будет записан как

«Ивонов»

. На самом же деле все не совсем так(но и не совсем не так). Мы этот пример рассмотрим в самом конце, а сначала попробуем разобраться с этим интервальным просмотром: когда применять, как правильно и как это все вообще работает. И после этого будет понятно что произойдет с неверно записанным «Ивановым»
Для начала возьмем классический пример: у нас есть таблица заказов, в которой для каждого клиента указана сумма заказа:

B столбце «Скидка» необходимо проставить размер скидки для клиента, в зависимости от суммы заказа:

От 0 до 1000$ — скидки нет
От 1000$ до 2000$ — скидка 2%
От 2000$ до 3000$ — скидка 3%
От 3000$ до 4000$ — скидка 5%
От 4000$ до 5000$ — скидка 7%
И т.д.

Мы, конечно, могли бы создать несколько условий ЕСЛИ: если «Стоимость заказа» < 1000, то 0; если «Стоимость заказа» >= 1000 и < 2000, то 2%; если «Стоимость заказа» >=2000 и < 3000, то 3% и т.д. Многие так и делают. А что если у нас таких условий 10, а то и больше? А если при этом условия еще могут меняться? Каждый раз вдумываться в формулу и подправлять при таком наборе условий будет сложно, да и читабельность формулы тоже оставляет желать лучшего. Вот здесь нам и пригодится интервальный просмотр. Чтобы его использовать создадим предварительно таблицу условий:

Я создал её рядом с исходной таблицей для наглядности – реально же она может быть на другом листе и даже в другой книге. Теперь запишем нашу формулу

ВПР(VLOOKUP)

, используя эту таблицу и интервальный просмотр равный 1(или

ИСТИНА(TRUE)

):

=ВПР(C2;$G$2:$H$12;2;1)
=VLOOKUP(C2,$G$2:$H$12,2,1)

В итоге мы получим ровно тот результат, которого добивались – размер скидки проставлен в зависимости от суммы заказа:

Т.е. ВПР берет из первой таблицы(

А:Е

) сумму столбца «Стоимость заказа» и ищет эту сумму в первом столбце(

G

) таблицы условий(

G:H

). При этом ищет, определяя в какой именно диапазон сумм входит искомая. Как только находит – возвращает значение из столбца

Н

таблицы условий, т.е. процент.
Но чтобы результат был корректный, необходимо соблюдать важное условие: таблица условий в обязательном порядке должна быть отсортирована в порядке возрастания(от меньшего к большему) по первому столбцу – т.е. по тому столбцу, в котором просматриваем искомое значение(в нашем случае это столбец G — Стоимость).
А теперь попробуем разобраться как это все работает и почему же так важна сортировка. Подобный поиск данных не просто так называется интервальным(хотя в мире программирования он больше известен как двоичный поиск). Дело в том, что ВПР в данном случае не сравнивает с искомой суммой каждое значение таблицы условий, а последовательно делит таблицу условий на две части и смотрит в какую часть попадает искомое значение. Общий алгоритм можно представить так:

1. Искомое значение сначала сравнивается со значением в середине таблицы условий. Если получится так, что значения равны – поиск завершен, нужная строка найдена
2. Если искомое значение больше значения из середины – игнорируется нижняя часть таблицы условий
3. Если искомое значение меньше значения из середины – игнорируется верхняя часть таблицы
4. Если получится так, что осталось только два значения и искомое в диапазоне между ними – то в качестве результата будет принята строка, значение которой меньше искомого

Если значение не было найдено — шаги 1-4 повторяются с оставшейся частью таблицы(верхней или нижней) до тех пор, пока значение не будет определено.

Разберем на конкретном примере из нашей таблицы.
Возьмем значение из ячейки С8 – 1 483,30 и последовательно сделаем все шаги поиска с интервальным просмотром. ВПР сделает следующее – поделит таблицу условий на две примерно равные части:

Далее ВПР возьмет значения на границах разделенных таблиц – 5 000(для верхней части) и 6 000(для нижней части). Т.к. 5 000 уже больше искомого значения 1 483,30 – значит ВПР эту часть таблицы оставит, а нижнюю отбросит из просмотра и больше к ней не вернется.
Далее ВПР поделит оставшуюся верхнюю таблицу еще на две части и сравнит их:

Т.к. 2000 больше искомого значения 1 483,30 – ВПР оставит верхнюю часть таблицы и опять поделит её на две части:

Последнее значение верхней части таблицы(1 000) меньше искомого 1 483,30, а первое значение второй части больше(2 000). Это значит, что искомый интервал найден и ВПР возьмет процент из строки со значением, которое меньше искомого, т.е. строка со значением 1000, в которой у нас 2%.
И так с каждой суммой. Теперь становится понятно, почему этот метод просмотра требует сортировки – ведь если данные будут в хаотичном порядке, то при делении таблицы на две части вполне может получиться так, что значения 1000 и 2000 могут вполне оказаться вместе в нижней части таблицы еще на первом этапе деления(в таблице после 6000) и вовсе не попадут в отбор. В итоге в лучшем случае получим ошибку #Н/Д(#N/A), а в худшем – неверный результат.
Ознакомившись с принципом поиска, может показаться, что такой поиск происходит очень долго. Но на самом деле – это один из самых быстрых алгоритмов поиска значений, т.к. ВПР не просматривает каждое отдельное значение, а смотрит в какой части таблицы он находится и с каждым шагом таблица сокращается в два раза. Это позволяет практический мгновенно находить значения даже в очень больших массивах данных.

Ну и вернемся к примеру, который я упомянул в самом начале — ответим на вопрос, поможет ли ВПР с интервальным просмотром найти фамилию «Иванов» в списке, где такой фамилии нет, но есть «Ивонов» и другие похожие. Ответ не будет очевидным — все будет зависеть как от самих данных, так и от их количества. Если, к примеру, у нас будет такой список:

то формула

=ВПР(«Иванов»;A2:A7;1;1)

вернет нам фамилию Васильев, что очень далеко от ожидаемого значения. А все потому, что уже при первом делении на две части, Ивонов у нас окажется в нижней части, которая будет отброшена, т.к. фамилия Ивенов — будет уже больше чем Иванов.

Почему Ивенов больше? Потому что отличие всего в одной букве: е вместо а. А е в алфавитном порядке(если быть точнее — в бинарной сетке символов, но в данном случае это совпадает с алфавитным) находится позже а, а значит она больше, чем а.

А почему же тогда Ивенов не стал результатом? Потому что у нас пошел второй круг деления таблицы:

Васечкин, Васильев, Ивенов

. Ивенов больше, чем Иванов, а Васильев — меньше. Т.е. мы достигли нашего интервала и берется последнее значение верхней части таблицы — т.е. Васильев.
Что из этого следует учесть? А то, что использовать интервальный просмотр лучше всего на числовых данных — так результат будет более прогнозируемый. Если все же решили работать с текстом, то стоит учитывать описанный выше алгоритм и не надеяться, что ВПР будет искать похожие значения — ВПР будет отбирать по принципу больше-меньше и никак иначе.

Скачать файл, используемый в видеоуроке:

  ВПР с интервальным просмотром (160,5 KiB, 150 скачиваний)

P.S. Кстати, точно такой же принцип заложен и в функцию ГПР(HLOOKUP), а так же и в ПОИСКПОЗ(MATCH). Но в случае с ПОИСКПОЗ(MATCH), последним аргументом можно указать 1 или -1(разница лишь в том, будет ли взято значение меньше искомого или больше).

Так же см.:
Как найти значение в другой таблице или сила ВПР
ВПР по двум и более критериям
ВПР с возвратом всех значений
ВПР с поиском по нескольким листам
ВПР_МН
ВПР_ВСЕ_КНИГИ

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Видеоуроки

Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Кому лень или нет времени читать — смотрим видео. Подробности и нюансы — в тексте ниже.

Постановка задачи

Итак, имеем две таблицы — таблицу заказов и прайс-лист:

Задача — подставить цены из прайс-листа в таблицу заказов автоматически, ориентируясь на название товара с тем, чтобы потом можно было посчитать стоимость.

Решение

В наборе функций Excel, в категории Ссылки и массивы (Lookup and reference) имеется функция ВПР (VLOOKUP). Эта функция ищет заданное значение (в нашем примере это слово «Яблоки») в крайнем левом столбце указанной таблицы (прайс-листа) двигаясь сверху-вниз и, найдя его, выдает содержимое соседней ячейки (23 руб.) Схематически работу этой функции можно представить так:

Для простоты дальнейшего использования функции сразу сделайте одну вещь — дайте диапазону ячеек прайс-листа собственное имя. Для этого выделите все ячейки прайс-листа кроме «шапки» (G3:H19), выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define) или нажмите CTRL+F3 и введите любое имя (без пробелов), например Прайс. Теперь в дальнейшем можно будет использовать это имя для ссылки на прайс-лист.

Теперь используем функцию ВПР. Выделите ячейку, куда она будет введена (D3) и откройте вкладку Формулы — Вставка функции (Formulas — Insert Function). В категории Ссылки и массивы (Lookup and Reference) найдите функцию ВПР (VLOOKUP) и нажмите ОК. Появится окно ввода аргументов для функции:

Заполняем их по очереди:

• Искомое значение (Lookup Value) — то наименование товара, которое функция должна найти в крайнем левом столбце прайс-листа. В нашем случае — слово «Яблоки» из ячейки B3.
• Таблица (Table Array) — таблица из которой берутся искомые значения, то есть наш прайс-лист. Для ссылки используем собственное имя «Прайс» данное ранее. Если вы не давали имя, то можно просто выделить таблицу, но не забудьте нажать потом клавишу F4, чтобы закрепить ссылку знаками доллара, т.к. в противном случае она будет соскальзывать при копировании нашей формулы вниз, на остальные ячейки столбца D3:D30.
• Номер_столбца (Column index number) — порядковый номер (не буква!) столбца в прайс-листе из которого будем брать значения цены. Первый столбец прайс-листа с названиями имеет номер 1, следовательно нам нужна цена из столбца с номером 2.
• Интервальный_просмотр (Range Lookup) — в это поле можно вводить только два значения: ЛОЖЬ или ИСТИНА:
• Если введено значение 0 или ЛОЖЬ (FALSE), то фактически это означает, что разрешен поиск только точного соответствия, т.е. если функция не найдет в прайс-листе укзанного в таблице заказов нестандартного товара (если будет введено, например, «Кокос»), то она выдаст ошибку #Н/Д (нет данных).
• Если введено значение 1 или ИСТИНА (TRUE), то это значит, что Вы разрешаете поиск не точного, а приблизительного соответствия, т.е. в случае с «кокосом» функция попытается найти товар с наименованием, которое максимально похоже на «кокос» и выдаст цену для этого наименования. В большинстве случаев такая приблизительная подстановка может сыграть с пользователем злую шутку, подставив значение не того товара, который был на самом деле! Так что для большинства реальных бизнес-задач приблизительный поиск лучше не разрешать. Исключением является случай, когда мы ищем числа, а не текст — например, при расчете Ступенчатых скидок.

Все! Осталось нажать ОК и скопировать введенную функцию на весь столбец.

Ошибки #Н/Д и их подавление

Функция ВПР (VLOOKUP) возвращает ошибку #Н/Д (#N/A) если:

• Включен точный поиск (аргумент Интервальный просмотр=0) и искомого наименования нет в Таблице.
• Включен приблизительный поиск (Интервальный просмотр=1), но Таблица, в которой происходит поиск не отсортирована по возрастанию наименований.
• Формат ячейки, откуда берется искомое значение наименования (например B3 в нашем случае) и формат ячеек первого столбца (F3:F19) таблицы отличаются (например, числовой и текстовый). Этот случай особенно характерен при использовании вместо текстовых наименований числовых кодов (номера счетов, идентификаторы, даты и т.п.) В этом случае можно использовать функции Ч и ТЕКСТ для преобразования форматов данных. Выглядеть это будет примерно так:
  =ВПР(ТЕКСТ(B3);прайс;0)
  Подробнее об этом можно почитать тут.
• Функция не может найти нужного значения, потому что в коде присутствуют пробелы или невидимые непечатаемые знаки (перенос строки и т.п.). В этом случае можно использовать текстовые функции СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) и ПЕЧСИМВ (CLEAN) для их удаления:
  =ВПР(СЖПРОБЕЛЫ(ПЕЧСИМВ(B3));прайс;0)
  =VLOOKUP(TRIM(CLEAN(B3));прайс;0)

Для подавления сообщения об ошибке #Н/Д (#N/A) в тех случаях, когда функция не может найти точно соответствия, можно воспользоваться функцией ЕСЛИОШИБКА (IFERROR). Так, например, вот такая конструкция перехватывает любые ошибки создаваемые ВПР и заменяет их нулями:

=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(B3;прайс;2;0);0)

=IFERROR(VLOOKUP(B3;прайс;2;0);0)

P.S.

Если нужно извлечь не одно значение а сразу весь набор (если их встречается несколько разных), то придется шаманить с формулой массива. или использовать новую функцию ПРОСМОТРX (XLOOKUP) из Office 365.

Ссылки по теме 

• Усовершенствованный вариант функции ВПР (VLOOKUP 2).
• Быстрый расчет ступенчатых (диапазонных) скидок при помощи функции ВПР.
• Как сделать «левый ВПР» с помощью функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
• Как при помощи функции ВПР (VLOOKUP) заполнять бланки данными из списка
• Как вытащить не первое, а сразу все значения из таблицы
• Функции VLOOKUP2 и VLOOKUP3 из надстройки PLEX

Для студентов, экономистов и всех тех, кто в ходе своей работы использует достаточно большие массивы данных (таблицы), была создана очень полезная функция Excel вертикальный поиск решения (ВПР). Она применяется для поиска нужного значения в таблицах и имеет 4 аргумента:

• Искомое_значение – содержимое ячейки, которое необходимо найти в крайнем левом столбце таблицы.
• Таблица – это массив данных, в рамках которого происходит поиск нужного значения. Координаты задаются адресами верхней левой и нижней правой ячеек в Аргументах функции.
• Номер_столбца – аргумент отсчитывается от крайнего левого столбца Таблицы (предыдущий параметр функции). Он всегда задается числом.
• Интервальный_просмотр – необязательный параметр, определяющий вид поиска. Может принимать два значения: ЛОЖЬ и ИСТИНА. ЛОЖЬ подразумевает поиск точного совпадения, ИСТИНА задает интервальный поиск.

Поиск значения в таблице с помощью функции ВПР

Рассмотрим, как работает функция ВПР, на простом примере. Допустим, имеется таблица с двумя столбцами: в первом проставлены номера по порядку, во втором содержатся фамилии. Необходимо по номеру найти фамилию. Если в таблице тысячи строк или нужно отыскать много фамилий, ручной процесс будет долгим и трудоемким. В таком случае выручит функция ВПР в Экселе. Пошаговая инструкция ее применения выглядит следующим образом:

1. Заносим в ячейку вне таблицы, например D1, номер, по которому необходимо найти фамилию.
2. Ставим курсор в ячейку D2 и нажимаем значок fx (располагается слева от строки формул).

1. В окне Мастера функций находим категорию Ссылки и массивы, выбираем функцию ВПР и нажимаем ОК

1. Задаем аргументы. Три из четырех являются обязательными, они выделены жирным шрифтом в окне

Аргументы функции

Искомое_значение: указываем ячейку D1, где хранится искомый номер.
Таблица: задаем ее координатами левой верхней ячейки D3 и правой нижней E7.
Номер_столбца: в исходной таблице столбец с фамилиями является вторым.

Интервальный_просмотр: записываем ЛОЖЬ, что означает поиск точного совпадения. Значение ИСТИНА задает поиск в интервале, такой вариант рассмотрим ниже.

После указания всех аргументов получаем формулу вида =ВПР(G3;D3:E7;2;0). Таким образом, функция ВПР возьмет значение Климов из ячейки G3, найдет в первом столбце исходной таблицы точное совпадение и выведет значение из второго столбца. В данном случае это 12. Меняя значение ячейки G3, можно получать различные значения

Поиск в интервале для функции ВПР

Рассмотрим подробнее поиск в интервале для функции ВПР. Например, есть таблица с фамилиями, а вместо номеров проставлены дробные коэффициенты. При этом данные отсортированы по возрастанию

Алгоритм действий

1. В ячейку D1 заносим дробное число, по которому будет осуществляться поиск.
2. В ячейке D2 с помощью Мастера функций находим ВПР и по аналогии с предыдущим примером указываем все аргументы, кроме Интервального_просмотра. В нем пишем ИСТИНА.
   Получится формула =ВПР(D1;A1:B6;2;ИСТИНА).

При указании значения ИСТИНА в аргументе Интервальный_просмотр функция ВПР будет работать так:

• если вводить в ячейку D1 любые значения в диапазоне от 4,1 до 5,02, не включая само число 5,02, то результат будет один – Сидоров;
• при вводе чисел меньше 1,256, будет выдаваться сообщение об ошибке #Н/Д;
  если в D1 будет значение больше, чем 10,45, функция вернет последнюю фамилию в списке.

Если бы таблица была отсортирована правильно, то значение 8 в ячейке D1 привело бы к выводу результата Симонова по итогам работы функции ВПР в ячейке D2. Поэтому поиск в интервале следует использовать крайне осторожно. В большинстве случаев аргументу Интервальный_просмотр лучше присваивать значение ЛОЖЬ.

Объединение таблиц с помощью функции ВПР

Помимо поиска нужных значений, функция ВПР в Эксель может применяться для объединения таблиц. Рассмотрим ее использование на примере двух таблиц. Первая содержит номера, фамилии и суммы зарплат, она размещается на Листе1. Во вторую внесены номера, фамилии, суммы премий, она находится на Листе2. Порядок расположения номеров и фамилий по строкам в таблицах может различаться.
Чтобы в таблицу на Листе1 быстро перенести значения премий сотрудников, используем функцию ВПР:

1. Устанавливаем курсор в ячейку D1 Листа1 и запускаем Мастер функций. В аргументе Искомое_значение указываем ячейку A1.
2. В аргументе Таблица в данном случае необходимо указать данные массива с Листа2, так как именно в этой таблице функция должна находить и брать информацию. Для этого, не закрывая окно Аргументы функций, переходим на Лист2 и привычным способом отмечаем границы таблицы (рис. 11).

1. В аргументе Номер_столбца указываем число, соответствующее номеру столбца с информацией о премии в таблице на Листе2. В нашем примере это 3.
2. В Интервальный_просмотр пишем логическое значение ЛОЖЬ, чтобы функция искала точно совпадающие значения.
3. Подтверждаем ввод аргументов нажатием кнопки ОК. В итоге в ячейке D1 будет записана формула =ВПР(A1;Лист2!$A1:1:C$6;3;ЛОЖЬ).
4. Выделяем ячейки от D1 и ниже, нажимаем Ctrl+D для копирования формулы. При этом будет меняться только первый аргумент: A2, A3 и так далее.

Таким образом, значения из таблицы на Листе2 перенесены на Лист1.
Очевидно, что функция ВПР в Excel может применяться при решении таких трудоемких задач, как поиск информации и объединение таблиц. Мы рассмотрели ее работу на простых примерах, однако с помощью ВПР можно производить гораздо более сложные расчеты быстро и качественно.

Подробнее о функциях программы Excel и их применении читайте здесь. Ответы на другие вопросы о работе в Excel читайте на Справочнике!