Интерактивные формулы в excel

Iterative calculations can help find the solution to mathematical problems by running calculations over and over using previous results. This is made possible by computers that can run calculations repeatedly to find the likelihood of possible answers by getting closer to the results from different angles.

In Excel, you can reference a cell that contains a formula and use its result in an identical formula in a different cell. For this, you would need to copy the formula and references as many times as you want to repeat the process. This can work if your model is relatively simple, but doing so in more complicated workbooks might prove much more challenging, if not downright impossible to do.

An alternative and better approach is to use the Excel iterative calculation feature. You can create a formula that refers to the cell containing the formula. The formula can use the result of the previous calculations, thus automatically calculating the same thing over multiple iterations.

As easy as it sounds, there are a few things you need to consider. First of all, the number of iterations should be limited. Even though a higher iteration count usually means more accurate results, this also means longer calculations times – and sometimes crashes. Another thing to note is that when iterative calculations are disabled, Excel will show a warning as circular references are usually considered user errors unless you know what you’re doing.

To learn more about circular references please see: How to Handle Circular References in Excel

Enabling Excel Iterative Calculations

To activate and use circular references, you must first activate them by checking Enable iterative calculations option under the File menu.

Go to File > Options > Formulas > Calculation options section in Excel 2016, Excel 2013 and Excel 2010.

In Excel 2007, go to Office button > Excel options > Formulas > Iteration area.

In Excel 2003 and earlier, go to Menu > Tools > Options > Calculation.

Enabling iterative calculations will bring up two additional inputs in the same menu:

• Maximum Iterations determines how many times Excel is to recalculate the workbook,
• Maximum Change determines the maximum difference between values of iterative formulas. Note that entering a smaller number here means more accurate results.

Iterative calculations stop when one of the conditions defined (iterations count or change value) are matched. For example, let’s assume that Maximum Iterations is set to 100 and Maximum Change to 0.001. This means that Excel will stop calculating either after 100 calculations, or when there’s less than 0.001 difference between the results.

Use Cases

Calculating Future Value of an Investment

Let’s assume that we have $10,000 and want to invest this money in a cash deposit (CD) account. We’re going to assume a monthly interest rate of 1.25%. You can download the sample workbook for this use case . To calculate the total value at the end of the 21st month, we’re going to calculate the principal for each month, and add the interest to the previous month.

Begin by entering the starting cash, interest, and the total value function like below.

=value * ( 1 + interest rate)

Then, select the cell with the initial cash value and add the reference of the total value function.

This will give a circular reference warning if iterative calculations are not enabled. If you haven’t done so already, enable this option and set the Maximum Iterations to 20 to find the interest for the 21st month. See the previous section Enabling Iterative Calculations to enable this feature.

Automatic Timestamp

Circular references can also be used to add time stamps into cells. You can download the sample workbook for this use case . Let’s assume we want to add time stamps to the orders entered in the table below.

We can use circular references to add a time stamp when a new order information is entered. To do this, begin by adding a new column into the table where you’d like to print the timestamps. Type in the formula,

=IF(A2<>””,IF(I2<>””,I2,NOW()),””)

This formula will check whether there’s data in Order Number (cell A2). If it’s not blank and the timestamp cell is empty, the formula will return the NOW() function.

Note that pressing the Enter key will give a circular reference warning if iterative calculations are not enabled. See the previous section Enabling Iterative Calculations to enable this feature. This time Maximum Iterations or Maximum Change numbers don’t mean much, because we only need a single iteration, so you can leave these two inputs in their default values.

Now, every time we enter a new order and create a new row, a timestamp will be automatically printed on the Timestamp column.

Интерактивная диаграмма

Качественная визуализация большого объема информации – это почти всегда нетривиальная задача, т.к. отображение всех данных часто приводит к перегруженности диаграммы, ее запутанности и, в итоге, к неправильному восприятию и выводам.

Вот, например, данные по курсам валют за несколько месяцев:

Строить график по всей таблице, как легко сообразить, не лучшая идея. Красивым решением в подобной ситуации может стать создание интерактивной диаграммы, которую пользователь может сам подстраивать под себя и ситуацию. А именно:

• двигаться по оси времени вперед-назад в будущее-прошлое
• приближать-удалять отдельные области диаграммы для подробного изучения деталей графика
• включать-выключать отображение отдельных валют на выбор

Выглядеть это может примерно так:

Нравится? Тогда поехали…

Шаг 1. Создаем дополнительную таблицу для диаграммы

В большинстве случаев для реализации интерактивности диаграммы применяется простой, но мощный прием – диаграмма строится не по исходной, а по отдельной, специально созданной таблице с формулами, которая отображает только нужные данные. В нашем случае, в эту дополнительную таблицу будут переноситься исходные данные только по тем валютам, которые пользователь выбрал с помощью флажков:

В Excel 2007/2010 к созданным диапазонам можно применить команду Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home):

Это даст нам следующие преимущества:

• Любые формулы в таких таблицах автоматически транслируются на весь столбец – не надо «тянуть» их вручную до конца таблицы
• При дописывании к таблице новых строк в будущем (новых дат и курсов) – размеры таблицы увеличиваются автоматически, включая корректировку диапазонов в диаграммах, ссылках на эту таблицу в других формулах и т.д.
• Таблица быстро получает красивое форматирование (чересстрочную заливку и т.д.)
• Каждая таблица получает собственное имя (в нашем случае – Таблица1 и Таблица2), которое можно затем использовать в формулах.

Подробнее про преимущества использования подобных Таблиц можно почитать тут.

Шаг 2. Добавляем флажки (checkboxes) для валют

В  Excel 2007/2010 для этого необходимо отобразить вкладку Разработчик (Developer), а в Excel 2003 и более старших версиях – панель инструментов Формы (Forms). Для этого:

• В Excel 2003: выберите в меню Вид – Панели инструментов – Формы (View – Toolbars – Forms)
• В Excel 2007: нажать кнопку Офис – Параметры Excel – Отобразить вкладку Разработчик на ленте (Office Button – Excel options – Show Developer Tab in the Ribbon)
• В Excel 2010: Файл – Параметры – Настройка ленты – включить флаг Разрабочик (File – Options – Customize Ribbon – Developer)

На появившейся панели инструментов или вкладке Разработчик (Developer) в раскрывающемся списке Вставить (Insert) выбираем инструмент Флажок (Checkbox) и рисуем два флажка-галочки для включения-выключения каждой из валют:

Текст флажков можно поменять, щелкнув по ним правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст (Edit text).

Теперь привяжем наши флажки к любым ячейкам для определения того, включен флажок или нет (в нашем примере это две желтых ячейки в верхней части дополнительной таблицы). Для этого щелкните правой кнопкой мыши по очереди по каждому добавленному флажку и выберите команду Формат объекта (Format Control), а затем в открывшемся окне задайте Связь с ячейкой (Cell link).

Наша цель в том, чтобы каждый флажок был привязан  к соответствующей желтой ячейке над столбцом с валютой. При включении флажка в связанную ячейку будет выводиться ИСТИНА (TRUE), при выключении – ЛОЖЬ (FALSE). Это позволит, в дальнейшем, проверять с помощью формул связанные ячейки и выводить в дополнительную таблицу либо значение курса из исходной таблицы для построения графика, либо #Н/Д (#N/A), чтобы график не строился.

Шаг 3. Транслируем данные в дополнительную таблицу

Теперь заполним дополнительную таблицу формулой, которая будет транслировать исходные данные из основной таблицы, если соответствующий флажок валюты включен и связанная ячейка содержит слово ИСТИНА (TRUE):

Заметьте, что при использовании команды Форматировать как таблицу (Format as Table) на первом шаге, формула имеет использует имя таблицы и название колонки. В случае обычного диапазона, формула будет более привычного вида:

=ЕСЛИ(F$1;B4;#Н/Д)

Обратите внимание  на частичное закрепление ссылки на желтую ячейку (F$1), т.к. она должна смещаться вправо, но не должна – вниз, при копировании формулы на весь диапазон.

Теперь при включении-выключении флажков наша дополнительная таблица заполняется либо данными из исходной таблицы, либо искусственно созданной ошибкой #Н/Д, которая не дает линии на графике.

Шаг 4. Создаем полосы прокрутки для оси времени и масштабирования

Теперь добавим на лист Excel полосы прокрутки, с помощью которых пользователь сможет легко сдвигать график по оси времени и менять масштаб его увеличения.

Полосу прокрутки (Scroll bar) берем там же, где и флажки – на панели инструментов Формы (Forms) или на вкладке Разработчик (Developer):

Рисуем на листе в любом подходящем месте одну за другой две полосы – для сдвига по времени и масштаба:

Каждую полосу прокрутки надо связать со своей ячейкой (синяя и зеленая ячейки на рисунке), куда будет выводиться числовое значение положения ползунка. Его мы потом будем использовать для определения масштаба и сдвига. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по нарисованной полосе и выберите в контекстном меню команду Формат объекта (Format control). В открывшемся окне можно задать связанную ячейку и минимум-максимум, в пределах которых будет гулять ползунок:

Таким образом, после выполнения всего вышеизложенного, у вас должно быть две полосы прокрутки, при перемещении ползунков по которым значения в связанных ячейках должны меняться в интервале от 1 до 307.

Шаг 5. Создаем динамический именованный диапазон

Чтобы отображать на графике данные только за определенный интервал времени, создадим именованный диапазон, который будет ссылаться только на нужные ячейки в дополнительной таблице. Этот диапазон будет характеризоваться двумя параметрами:

• Отступом от начала таблицы вниз на заданное количество строк, т.е. отступом по временной шкале прошлое-будущее (синяя ячейка)
• Количеством ячеек по высоте, т.е. масштабом (зеленая ячейка)

Этот именованный диапазон мы позже будем использовать как исходные данные для построения диаграммы.

Для создания такого диапазона будем использовать функцию СМЕЩ (OFFSET) из категории Ссылки и массивы (Lookup and Reference) — эта функция умеет создавать ссылку на диапазон заданного размера в заданном месте листа и имеет следующие аргументы:

В качестве точки отсчета берется некая стартовая ячейка, затем задается смещение относительно нее на заданное количество строк вниз и столбцов вправо. Последние два аргумента этой функции – высота и ширина нужного нам диапазона. Так, например, если бы мы хотели иметь ссылку на диапазон данных с курсами за 5 дней, начиная с 4 января, то можно было бы использовать нашу функцию СМЕЩ со следующими аргументами:

=СМЕЩ(A3;4;1;5;2)

Хитрость в том, что константы в этой формуле можно заменить на ссылки на ячейки с переменным содержимым – в нашем случае, на синюю и зеленую ячейки. Сделать это можно, создав динамический именованный диапазон с функцией СМЕЩ (OFFSET). Для этого:

• В Excel 2007/2010 нажмите кнопку Диспетчер имен (Name Manager) на вкладке Формулы (Formulas)
• В Excel 2003 и старше – выберите в меню Вставка – Имя – Присвоить (Insert – Name – Define)

Для создания нового именованного диапазона нужно нажать кнопку Создать (Create) и ввести имя диапазона и ссылку на ячейки в открывшемся окне.

Сначала создадим два простых статических именованных диапазона с именами, например, Shift и Zoom, которые будут ссылаться на синюю и зеленую ячейки соответственно:    

 

Теперь чуть сложнее – создадим диапазон с именем Euros, который будет ссылаться с помощью функции СМЕЩ (OFFSET) на данные по курсам евро за выбранный отрезок времени, используя только что созданные до этого диапазоны Shift и Zoom и ячейку E3 в качестве точки отсчета:

Обратите внимание, что перед именем диапазона используется имя текущего листа – это сужает круг действия именованного диапазона, т.е. делает его доступным в пределах текущего листа, а не всей книги. Это необходимо нам для построения диаграммы в будущем. В новых версиях Excel для создания локального имени листа можно использовать выпадающий список Область.

Аналогичным образом создается именованный диапазон Dollars для данных по курсу доллара:

И завершает картину диапазон Labels, указывающий на подписи к оси Х, т.е. даты для выбранного отрезка:

Общая получившаяся картина должна быть примерно следующей:

Шаг 6. Строим диаграмму

Выделим несколько строк в верхней части вспомогательной таблицы, например диапазон E3:G10 и построим по нему диаграмму типа График (Line). Для этого в Excel 2007/2010 нужно перейти на вкладку Вставка (Insert) и в группе Диаграмма (Chart) выбрать тип График (Line), а в более старших версиях выбрать в меню Вставка – Диаграмма (Insert – Chart). Если выделить одну из линий на созданной диаграмме, то в строке формул будет видна функция РЯД (SERIES), обслуживающая выделенный ряд данных:

Эта функция задает диапазоны данных и подписей для выделенного ряда диаграммы. Наша задача – подменить статические диапазоны в ее аргументах на динамические, созданные нами ранее. Это можно сделать прямо в строке формул, изменив

=РЯД(Лист1!$F$3;Лист1!$E$4:$E$10;Лист1!$F$4:$F$10;1)

на

=РЯД(Лист1!$F$3;Лист1!Labels;Лист1!Euros;1)

Выполнив эту процедуру последовательно для рядов данных доллара и евро, мы получим то, к чему стремились – диаграмма будет строиться по динамическим диапазонам Dollars и Euros, а подписи к оси Х будут браться из динамического же диапазона Labels. При изменении положения ползунков будут меняться диапазоны и, как следствие, диаграмма. При включении-выключении флажков – отображаться только те валюты, которые нам нужны.

Таким образом мы имеем полностью интерактивную диаграмму, где можем отобразить именно тот фрагмент данных, что нам нужен для анализа.

Ссылки по теме

• Умные таблицы Excel 2007/2010

Helen Bradley объясняет, как добавлять интерактивные элементы на лист Excel, используя Полосу прокрутки и Счетчик.

Всякий раз, когда пользователь выбирает из дискретного набора вариантов, какие данные ввести на лист Excel, Вы можете сэкономить время, автоматизировав процесс ввода. Это можно сделать различными способами, и один из них – использовать интерактивные элементы Spin Button (Счетчик) или Scroll Bar (Полоса прокрутки). Сегодня я познакомлю Вас с использованием Счетчика и Полосы прокрутки, а также покажу, как добавить к графику в Excel интерактивный элемент Счетчик.

• Открываем вкладку Разработчик
• Делаем Счетчик более полезным
• Как работает Полоса прокрутки
• Интерактивный график со счетчиком

Открываем вкладку Разработчик

В Excel 2007 и Excel 2010 элементы Счетчик и Полоса прокрутки доступны на вкладке Developer (Разработчик). Если у Вас эта вкладка не отображается выполните следующее:

• в Excel 2010 откройте File > Options > Customize Ribbon (Файл > Параметры > Настроить ленту) и на панели справа поставьте галочку возле названия вкладки Developer (Разработчик).
• в Excel 2007 нажмите кнопку Office, выберите Excel Options (Параметры Excel) и далее в разделе Popular (Основные) включите опцию Show Developer tab in the Ribbon (Показывать вкладку Разработчик на Ленте).

Чтобы увидеть инструменты, перейдите на вкладку Developer > Insert (Разработчик > Вставить) и выберите элемент Spin Button (Счетчик) или Scroll Bar (Полоса прокрутки) из группы Form Controls (Элементы управления формы). Крайне важно выбирать именно из этой группы, а не из ActiveX Controls (Элементы ActiveX), так как они работают абсолютно по-разному.

Перетащите на рабочий лист Excel Счетчик и Полосу прокрутки. Заметьте, что Вы можете изменять положение этих элементов, а также поворачивать их вертикально или горизонтально. Чтобы передвинуть или изменить размер элемента управления, щелкните по нему правой кнопкой мыши, а затем изменяйте размер или перетаскивайте.

Чтобы увидеть, как все это работает, щелкните правой кнопкой мыши по объекту и выберите пункт Format Control (Формат объекта). В открывшемся диалоговом окне на вкладке Control (Элемент управления) находятся параметры для настройки Счетчика. По своей сути, Счетчик помещает в ячейку какое-то значение, а Вы, нажимая стрелки, увеличиваете или уменьшаете его.

Элемент Счетчик имеет ограничения: значение должно быть целым числом от 0 до 30000, параметр Incremental Change (Шаг изменения) также должен быть любым целым числом от 1 до 30000.

Установите Current Value (Текущее значение) равным , Minimum Value (Минимальное значение) равным , Maximum Value (Максимальное значение) равное и Incremental Change (Шаг изменения) равным . Кликните по полю Cell Link (Связь с ячейкой), затем выделите ячейку A1 и закройте диалоговое окно.

Щелкните в стороне от Счетчика, чтобы снять с него выделение, и понажимайте стрелки. Вы увидите, что с каждым нажатием значение в ячейке A1 изменяется. Вы можете увеличить значение до 300, но не более, и уменьшить до 0, но не менее. Обратите внимание, что значение изменяется с шагом 10.

Делаем Счетчик более полезным

Вы можете использовать Счетчик таким образом, чтобы пользователь мог вводить значения на листе простым нажатием кнопки, вместо ввода вручную с клавиатуры. Вероятно, у Вас возникает вопрос: как быть, если значения, которые должен ввести пользователь не целые числа в диапазоне от 0 до 30000?

Решение есть – используйте промежуточную ячейку для вычисления нужного Вам значения. Например, если Вы хотите, чтобы пользователь вводил значения между 0% и 5% с шагом 0,1%, нужно масштабировать значение, которое дает счетчик, чтобы получить результат от до с шагом .

Есть множество вариантов, как это можно реализовать математически и, если Ваше решение работает, то не имеет значения, как Вы это сделали. Вот одно из возможных решений: кликните по счетчику правой кнопкой мыши, выберите Format Control (Формат объекта) и установите Minimum Value (Минимальное значение) = 0, Maximum Value (Максимальное значение) = 500 и Incremental Change (Шаг изменения) = 10. Установите связь с ячейкой A1. Далее в ячейке A2 запишите формулу =A1/10000 и примените к ней процентный числовой формат с одним десятичным знаком.

Теперь, нажимая на кнопки счетчика, Вы получите в ячейке A2 именно тот результат, который необходим – значение процента между 0% и 5% с шагом 0,1%. Значение в ячейке A1 создано счетчиком, но нас больше интересует значение в ячейке A2.

Всегда, когда нужно получить значение более сложное, чем целое число, используйте подобное решение: масштабируйте результат, полученный от счетчика, и превращайте его в нужное значение.

Как работает Полоса прокрутки

Полоса прокрутки работает таким же образом, как и Счетчик. Кроме этого, для Полосы прокрутки Вы можете настроить параметр Page Change (Шаг изменения по страницам), который определяет на сколько изменяется значение, когда Вы кликаете по полосе прокрутки в стороне от её ползунка. Параметр Incremental Change (Шаг изменения) используется при нажатии стрелок по краям Полосы прокрутки. Конечно же нужно настроить связь полосы прокрутки с ячейкой, в которую должен быть помещен результат. Если нужно масштабировать значение, Вам потребуется дополнительная ячейка с формулой, которая будет изменять значение, полученное от Полосы прокрутки, чтобы получить правильный конечный результат.

Представьте организацию, которая предоставляет кредиты от $20 000 до $5 000 000 с шагом изменения суммы $10 000. Вы можете использовать Полосу прокрутки для ввода суммы займа. В этом примере я установил связь с ячейкой E2, а в C2 ввел формулу =E2*10000 – эта ячейка показывает желаемую сумму займа.

Полоса прокрутки будет иметь параметры: Minimum Value (Минимальное значение) = 2, Maximum Value (Максимальное значение) = 500, Incremental Change (Шаг изменения) = 1 и Page Change (Шаг изменения по страницам) = 10. Incremental Change (Шаг изменения) должен быть равен 1, чтобы дать возможность пользователю точно настроить значение кратное $10 000. Если Вы хотите создать удобное решение, то очень важно, чтобы пользователь имел возможность легко получить нужный ему результат. Если Вы установите Шаг изменения равным, к примеру, , пользователь сможет изменять сумму займа кратно $50 000, а это слишком большое число.

Параметр Page Change (Шаг изменения по страницам) позволяет пользователю изменять сумму займа с шагом $100 000, так он сможет быстрее приблизиться к сумме, которая его интересует. Ползунок полосы прокрутки не настраивается ни какими параметрами, так что пользователь способен мгновенно перейти от $20 000 к $5 000 000 просто перетащив ползунок от одного конца полосы прокрутки к другому.

Интерактивный график со счетчиком

Чтобы увидеть, как будут работать эти два объекта вместе, рассмотрим таблицу со значениями продаж за период с 1 июня 2011 до 28 сентября 2011. Эти даты, если преобразовать их в числа, находятся в диапазоне от до (даты в Excel хранятся в виде кол-ва дней, прошедших с 0 января 1900 года).

В ячейке C2 находится такая формула:

=IF($G$1=A2,B2,NA())
=ЕСЛИ($G$1=A2;B2;НД())

Эта формула скопирована в остальные ячейки столбца C. К ячейкам C2:C19 применено условное форматирование, которое скрывает любые сообщения об ошибках, т.к. формулы в этих ячейках покажут множество сообщений об ошибке #N/A (#Н/Д). Мы могли бы избежать появления ошибки в столбце C, написав формулу вот так:

=IF($G$1=A2,B2,"")
=ЕСЛИ($G$1=A2;B2;"")

Но в таком случае график покажет множество нулевых значений, а этого нам не нужно. Таким образом, ошибка – это как раз желательный результат.

Чтобы скрыть ошибки, выделите ячейки в столбце C и нажмите Conditional Formatting > New Rule (Условное форматирование > Создать правило), выберите тип правила Format Only Cells That Contain (Форматировать только ячейки, которые содержат), в первом выпадающем списке выберите Errors (Ошибки) и далее в настройках формата установите белый цвет шрифта, чтобы он сливался с фоном ячеек – это самый эффективный способ скрыть ошибки!

В ячейке G1 находится вот такая формула =40000+G3, а ячейку G3 мы сделаем связанной со Счетчиком. Установим вот такие параметры: Current Value (Текущее значение) = 695, Minimum Value (Минимальное значение) = 695, Maximum Value (Максимальное значение) = 814, Incremental Change (Шаг изменения) = 7 и Cell Link (Связь с ячейкой) = G3. Протестируйте Счетчик, нажимая на его стрелки, Вы должны видеть в столбце C значение, соответствующее дате в ячейке G1.

Minimum Value (Минимальное значение) – это число, добавив к которому 40000 мы получим дату 1 июня 2011, а сложив Maximum Value (Максимальное значение) и 40000, – получим дату 28 сентября 2011. Мы установили Шаг изменения равным 7, поэтому даты, которые появляются в ячейке G1, идут с интервалом одна неделя, чтобы соответствовать датам в столбце A. С каждым кликом по стрелкам Счетчика, содержимое ячейки G3 изменяется и показывает одну из дат столбца A.

Добавляем график

График создаем из диапазона данных A1:C19, выбираем тип Column chart (Гистограмма). Размер графика сделайте таким, чтобы он закрывал собой столбец C, но, чтобы было видно первую строку листа Excel.

Чтобы настроить вид графика, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по одиночному столбцу, показывающему значение для Series 2 (Ряд 2), выбрать Change Series Chart Type (Изменить тип диаграммы для ряда), а затем Line Chart With Markers (График с маркерами). Далее кликаем правой кнопкой мыши по маркеру, выбираем Format Data Series (Формат ряда данных) и настраиваем симпатичный вид маркера. Ещё раз щелкаем правой кнопкой мыши по маркеру и выбираем Add Data Labels (Добавить подписи данных), затем по Легенде, чтобы выделить её и удалить.

Теперь, когда Вы нажимаете кнопки Счетчика, маркер прыгает по графику, выделяя показатель продаж на ту дату, которая появляется в ячейке G1, а рядом с маркером отображается ярлычок с суммой продаж.

Существует бесчисленное множество способов использовать Счетчики и Полосы прокрутки на листах Excel. Вы можете использовать их для ввода данных или, как я показал в этой статье, чтобы сделать графики более интерактивными.

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник: /> Перевел: Антон Андронов

Правила перепечаткиЕще больше уроков по Microsoft Excel

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Преимущества создания интерактивного форматирования таблиц в Excel для взаимодействия показателей данных с пользовательскими критериями.

Форматирование таблиц для взаимодействия с пользователем

Как копировать таблицу в Excel сохраняя формат ячеек.

Копирование таблиц с сохранением ширины столбцов, высоты строк, форматов ячеек и типов данных. Примеры эффективного использования специальной вставки. Самый быстрый способ качественно скопировать большую и сложную таблицу.

Вводим в ячейку число как текст.

Преобразование числовых значений в текстовый формат с помощью двух способов форматирования ячеек. Особенности при математических вычислениях с числами преобразованные в текст.

Таблицы в Excel представляют собой ряд строк и столбцов со связанными данными, которыми вы управляете независимо друг от друга.

Работая в Excel с таблицами, вы сможете создавать отчеты, делать расчеты, строить графики и диаграммы, сортировать и фильтровать информацию.

Если ваша работа связана с обработкой данных, то навыки работы с таблицами в Эксель помогут вам сильно сэкономить время и повысить эффективность.

Как работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция

Прежде чем работать с таблицами в Эксель, последуйте рекомендациям по организации данных:

• Данные должны быть организованы в строках и столбцах, причем каждая строка должна содержать информацию об одной записи, например о заказе;
• Первая строка таблицы должна содержать короткие, уникальные заголовки;
• Каждый столбец должен содержать один тип данных, таких как числа, валюта или текст;
• Каждая строка должна содержать данные для одной записи, например, заказа. Если применимо, укажите уникальный идентификатор для каждой строки, например номер заказа;
• В таблице не должно быть пустых строк и абсолютно пустых столбцов.

1. Выделите область ячеек для создания таблицы

Выделите область ячеек, на месте которых вы хотите создать таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и с информацией.

2. Нажмите кнопку “Таблица” на панели быстрого доступа

На вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.

3. Выберите диапазон ячеек

В всплывающем вы можете скорректировать расположение данных, а также настроить отображение заголовков. Когда все готово, нажмите “ОК”.

4. Таблица готова. Заполняйте данными!

Поздравляю, ваша таблица готова к заполнению! Об основных возможностях в работе с умными таблицами вы узнаете ниже.

Форматирование таблицы в Excel

Для настройки формата таблицы в Экселе доступны предварительно настроенные стили. Все они находятся на вкладке “Конструктор” в разделе “Стили таблиц”:

Если 7-ми стилей вам мало для выбора, тогда, нажав на кнопку, в правом нижнем углу стилей таблиц, раскроются все доступные стили. В дополнении к предустановленным системой стилям, вы можете настроить свой формат.

Помимо цветовой гаммы, в меню “Конструктора” таблиц можно настроить:

• Отображение строки заголовков – включает и отключает заголовки в таблице;
• Строку итогов – включает и отключает строку с суммой значений в колонках;
• Чередующиеся строки – подсвечивает цветом чередующиеся строки;
• Первый столбец – выделяет “жирным” текст в первом столбце с данными;
• Последний столбец – выделяет “жирным” текст в последнем столбце;
• Чередующиеся столбцы – подсвечивает цветом чередующиеся столбцы;
• Кнопка фильтра – добавляет и убирает кнопки фильтра в заголовках столбцов.

Как добавить строку или столбец в таблице Excel

Даже внутри уже созданной таблицы вы можете добавлять строки или столбцы. Для этого кликните на любой ячейке правой клавишей мыши для вызова всплывающего окна:

• Выберите пункт “Вставить” и кликните левой клавишей мыши по “Столбцы таблицы слева” если хотите добавить столбец, или “Строки таблицы выше”, если хотите вставить строку.

• Если вы хотите удалить строку или столбец в таблице, то спуститесь по списку в сплывающем окне до пункта “Удалить” и выберите “Столбцы таблицы”, если хотите удалить столбец или “Строки таблицы”, если хотите удалить строку.

Как отсортировать таблицу в Excel

Для сортировки информации при работе с таблицей, нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

В окне выберите по какому принципу отсортировать данные: “по возрастанию”, “по убыванию”, “по цвету”, “числовым фильтрам”.

Как отфильтровать данные в таблице Excel

Для фильтрации информации в таблице нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

• “Текстовый фильтр” отображается когда среди данных колонки есть текстовые значения;
• “Фильтр по цвету” также как и текстовый, доступен когда в таблице есть ячейки, окрашенные в отличающийся от стандартного оформления цвета;
• “Числовой фильтр” позволяет отобрать данные по параметрам: “Равно…”, “Не равно…”, “Больше…”, “Больше или равно…”, “Меньше…”, “Меньше или равно…”, “Между…”, “Первые 10…”, “Выше среднего”, “Ниже среднего”, а также настроить собственный фильтр.
• В всплывающем окне, под “Поиском” отображаются все данные, по которым можно произвести фильтрацию, а также одним нажатием выделить все значения или выбрать только пустые ячейки.

Если вы хотите отменить все созданные настройки фильтрации, снова откройте всплывающее окно над нужной колонкой и нажмите “Удалить фильтр из столбца”. После этого таблица вернется в исходный вид.

Как посчитать сумму в таблице Excel

Для того чтобы посчитать сумму колонки в конце таблицы, нажмите правой клавишей мыши на любой ячейке и вызовите всплывающее окно:

В списке окна выберите пункт “Таблица” => “Строка итогов”:

Внизу таблица появится промежуточный итог. Нажмите левой клавишей мыши на ячейке с суммой.

В выпадающем меню выберите принцип промежуточного итога: это может быть сумма значений колонки, “среднее”, “количество”, “количество чисел”, “максимум”, “минимум” и т.д.

Как в Excel закрепить шапку таблицы

Таблицы, с которыми приходится работать, зачастую крупные и содержат в себе десятки строк. Прокручивая таблицу “вниз” сложно ориентироваться в данных, если не видно заголовков столбцов. В Эксель есть возможность закрепить шапку в таблице таким образом, что при прокрутке данных вам будут видны заголовки колонок.

Для того чтобы закрепить заголовки сделайте следующее:

• Перейдите на вкладку “Вид” в панели инструментов и выберите пункт “Закрепить области”:

• Выберите пункт “Закрепить верхнюю строку”:

• Теперь, прокручивая таблицу, вы не потеряете заголовки и сможете легко сориентироваться где какие данные находятся:

Как перевернуть таблицу в Excel

Представим, что у нас есть готовая таблица с данными продаж по менеджерам:

На таблице сверху в строках указаны фамилии продавцов, в колонках месяцы. Для того чтобы перевернуть таблицу и разместить месяцы в строках, а фамилии продавцов нужно:

• Выделить таблицу целиком (зажав левую клавишу мыши выделить все ячейки таблицы) и скопировать данные (CTRL+C):

• Переместить курсор мыши на свободную ячейку и нажать правую клавишу мыши. В открывшемся меню выбрать “Специальная вставка” и нажать на этом пункте левой клавишей мыши:

• В открывшемся окне в разделе “Вставить” выбрать “значения” и поставить галочку в пункте “транспонировать”:

• Готово! Месяцы теперь размещены по строкам, а фамилии продавцов по колонкам. Все что остается сделать – это преобразовать полученные данные в таблицу.

В этой статье вы ознакомились с принципами работы в Excel с таблицами, а также основными подходами в их создании. Пишите свои вопросы в комментарии!

Если вы хотите предоставить доступ к сводной диаграмме другим пользователям, но не хотите, чтобы они изменяли структуру сводной таблицы либо получали доступ к исходным данным, отличным решением будет интерактивная веб страница, размещенная в облаке OneDrive.

На рис. 1 показан лист Excelс отчетом Первые N заказчиков, включающий ряд срезов. Исходные данные и сводная таблица находятся на других листах.

Рис. 1. Рабочий лист Excel, отображаемый в виде веб-страницы

Скачать заметку в формате Word иди pdf, примеры в формате Excel

Представьте себе, что на одном экране отображаются набор срезов (сверху), сводная таблица и несколько сводных диаграмм. Пользователь, открывший книгу в окне браузера, может взаимодействовать с ней с помощью срезов, просматривая получающиеся при этом результаты. В окне браузера можно, например, отобразить Лист1, скрыв остальные листы. При этом сводные таблицы, находящиеся на Лист1, могут использовать информацию с Листа2, но никто из посетителей сайта не сможет просмотреть Лист2. Поэтому они не смогут увидеть ваши «секретные» формулы, находящиеся на скрытом от просмотра листе.

Чтобы создать веб-страницу на основе книги Excel, поместите видимые части отчета, которые будут просматриваться всеми посетителями веб-страницы, на отдельном листе. Вырежьте всю лишнюю информацию, и вставьте ее на скрытый лист. Обратите внимание на то, что вместо ячеек ввода данных используется срез. Это связано с тем, что срезы весьма удобны для выбора значений на веб-страницах (подробнее см. Excel 2013. Срезы сводных таблиц; создание временной шкалы). Срез Укажите количество заказчиков связан с десятистрочным набором данных и со сводной таблицей, находящейся на скрытом листе. Формула, находящаяся в диапазоне ячеек F2:F11, «вытягивает» значения из сводной таблицы, расположенной на Листе2 (см. приложенный Excel-файл). Если пользователь изменит настройки среза, соответствующим образом изменяется количество отображаемых первых заказчиков.

Превратите лист Excel в веб-страницу. Начните с того, что на вкладке Вид отмените установку флажков Строка формул, Сетка и Заголовки. На рис. 1 показана рабочая книга, отображаемая в окне программы Excel. Чтобы выбрать элементы, отображаемые в окне браузера, откройте меню Файл и на левой навигационной панели выберите параметр Сведения. Щелкните на кнопке Параметры просмотра в браузере, находящейся в нижней части окна. На вкладке Показать раскройте список и выберите в нем вместо пункта Вся книга пункт Листы. Установите флажки возле листов, которые должны отображаться в окне браузера (рис. 2).

Рис. 2. Выберите отображаемые и скрытые листы

Сохраните книгу в хранилище OneDrive. Прежде чем предоставить книгу в общее пользование, протестируйте ее. Проверьте, чтобы все параметры работали правильно, и книга выглядела корректно. Если вы зарегистрированы в учетной записи OneDrive и откроете книгу, будет автоматически выбран режим редактирования. Кликните Редактировать книгу. Выберите пункт Изменить в ExcelOnline(рис. 3). Появится лента Excel. Перейдите на вкладку Вид и выберите параметр Режим чтения (рис. 4). На рис. 5 показана рабочая книга, отображаемая в окне браузера. Если щелкнуть на области среза, фильтры изменятся, что приведет к обновлению сводных таблиц и сводных диаграмм.

Рис. 3. Редактировать книгу

Рис. 4. Режим чтения

Рис. 5. Интерактивная веб-страница, созданная в Excel

Отправка ссылок на интернет-версии книг

Простейший способ пригласить других пользователей для просмотра интернет-версии книги Excel — воспользоваться командой OneDrive Поделиться. В результате выполнения этой команды другие пользователи получат возможность просматривать и изменять содержимое вашей книги, а также смогут загружать книги на свои компьютеры. Во время просмотра книги выполните команду Общий доступ → Поделиться. Откроется диалоговое окно, в котором доступны две опции:

• Отправить ссылку для доступа (рис. 6). Выберите адрес получателя и настройте опции.
• Получить ссылку (рис. 7). Выберите вариант доступа и кликните Создать ссылку (рис. 7а). Вы получите адрес ссылки на ваш интерактивный Excel-файл (рис. 7б).

Рис. 6. Отправьте ссылку на вашу интерактивную веб-страницу

Рис. 7. Получите ссылку, которую можно вставить в блог или отправить кому-либо

Если кто-либо перейдет по ссылке, он увидит копию приложения, предназначенную только для чтения (как на рис. 5). Любые изменения, внесенные в срез или параметры, не сохраняются в книге. Поэтому следующий посетитель сайта увидит прежнюю копию книги.

Внедрение книги в рассылку блога или в веб-страницу

При наличии блога или веб-страницы можно внедрить туда книгу. Вернитесь к меню Общий доступ и выберите пункт Внедрить (рис. 8).

Рис. 8. Опция Внедрить меню Общий доступ

Excel отображает окно предупреждения, в котором сообщается о том, что пользователи, которым неизвестен ваш пароль, могут получить доступ к веб-странице (рис. 9).

Рис. 9. Щелкните на кнопке Создать, чтобы подтвердить создание кода для внедрения книги

На следующем экране можно настроить параметры кода для внедрения (рис. 10):

• Можно открыть доступ пользователям не ко всей книге, а только к диапазону, например, А1:М20.
• Если вы ранее не скрывали линии сетки, а также заголовки строк и столбцов, самое время сделать это сейчас.
• По умолчанию установлен флажок Включить ссылку для загрузки. Если вы хотите защитить данные, находящиеся на скрытом листе, отмените установку этого флажка.
• Установите первый флажок в разделе Взаимодействие. С помощью этого флажка обеспечивается возможность фильтрации базовой сводной таблицы с помощью срезов. Можно задать начальную активную ячейку в первой ячейке ввода.
• При необходимости настройте высоту и ширину внедренного фрейма.

После настройки всех параметров внедренный код появится в нижней части экрана. Чтобы просмотреть внедренный код, можно выполнить прокрутку вниз. Скопируйте внедренный код в буфер обмена. Создайте новую веб-страницу или сообщение блога и вставьте внедренный код в нужном месте. В результате получим безопасную веб-страницу, использующую формулы и данные, которая не отображает таблицы на скрытых листах (рис. 11).

Рис. 10. Настройте параметры внедрения объекта и скопируйте код

Рис. 11. Эта веб-страница содержит внедренный объект – лист Excel. Понажимайте на кнопочки срезов, вам понравится!

Заметка написана на основе книги Джелен, Александер. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013. Глава 8.

Самая популярная программа для работы с электронными таблицами «Microsoft Excel» упростила жизнь многим пользователям, позволив производить любые расчеты с помощью формул. Она способна автоматизировать даже самые сложные вычисления, но для этого нужно знать принципы работы с формулами. Мы подготовили самую подробную инструкцию по работе с Эксель. Не забудьте сохранить в закладки 😉

Содержание

• Кому важно знать формулы Excel и где выучить основы.

• Элементы, из которых состоит формула в Excel.

• Основные виды.

• Примеры работ, которые можно выполнять с формулами.

• 22 формулы в Excel, которые облегчат жизнь.

• Использование операторов.

• Использование ссылок.

• Использование имён.

• Использование функций.

• Операции с формулами.

• Как в формуле указать постоянную ячейку.

• Как поставить «плюс», «равно» без формулы.

• Самые распространенные ошибки при составлении формул в редакторе Excel.

• Коды ошибок при работе с формулами.

• Отличие в версиях MS Excel.

• Заключение.

Кому важно знать формулы Excel и где изучить основы

Excel — эффективный помощник бухгалтеров и финансистов, владельцев малого бизнеса и даже студентов. Менеджеры ведут базы клиентов, а маркетологи считают в таблицах медиапланы. Аналитики с помощью эксель формул обрабатывают большие объемы данных и строят гипотезы.

Эксель довольно сложная программа, но простые функции и базовые формулы можно освоить достаточно быстро по статьям и видео-урокам. Однако, если ваша профессиональная деятельность подразумевает работу с большим объемом данных и требует глубокого изучения возможностей Excel — стоит пройти специальные курсы, например тут или тут.

Элементы, из которых состоит формула в Excel

Формулы эксель: основные виды

Формулы в Excel бывают простыми, сложными и комбинированными. В таблицах их можно писать как самостоятельно, так и с помощью интегрированных программных функций.

Простые

Позволяют совершить одно простое действие: сложить, вычесть, разделить или умножить. Самой простой является формула=СУММ.

Например:

=СУММ (A1; B1) — это сумма значений двух соседних ячеек.

=СУММ (С1; М1; Р1) — сумма конкретных ячеек.

=СУММ (В1: В10) — сумма значений в указанном диапазоне.

Сложные

Это многосоставные формулы для более продвинутых пользователей. В данную категорию входят ЕСЛИ, СУММЕСЛИ, СУММЕСЛИМН. О них подробно расскажем ниже.

Комбинированные

Эксель позволяет комбинировать несколько функций: сложение + умножение, сравнение + умножение. Это удобно, когда, например, нужно вычислить сумму двух чисел, и, если результат будет больше 100, его нужно умножить на 3, а если меньше — на 6.

Встроенные

Новичкам удобнее пользоваться готовыми, встроенными в программу формулами вместо того, чтобы писать их вручную. Чтобы найти нужную формулу:

• кликните по нужной ячейке таблицы;

• нажмите одновременно Shift + F3;

• выберите из предложенного перечня нужную формулу;

• в окошко «Аргументы функций» внесите свои данные.

Примеры работ, которые можно выполнять с формулами

Разберем основные действия, которые можно совершить, используя формулы в таблицах Эксель и рассмотрим полезные «фишки» для упрощения работы.

Поиск перечня доступных функций

Перейдите в закладку «Формулы» / «Вставить функцию». Или сразу нажмите на кнопочку «Fx».

Выберите в категории «Полный алфавитный перечень», после чего в списке отобразятся все доступные эксель-формулы.

Выберите любую формулу и прочитайте ее описание. А если хотите изучить ее более детально, нажмите на «Справку» ниже.

Вставка функции в таблицу

Вы можете сами писать функции в Excel вручную после «=», или использовать меню, описанное выше. Например, выбрав СУММ, появится окошко, где нужно ввести аргументы (кликнуть по клеткам, значения которых собираетесь складывать):

После этого в таблице появится формула в стандартном виде. Ее можно редактировать при необходимости.

Использование математических операций

Начинайте с «=» в ячейке и применяйте для вычислений любые стандартные знаки «*», «/», «^» и т.д. Можно написать номер ячейки самостоятельно или кликнуть по ней левой кнопкой мышки. Например: =В2*М2. После нажатия Enter появится произведение двух ячеек.

Растягивание функций и обозначение константы

Введите функцию =В2*C2, получите результат, а затем зажмите правый нижний уголок ячейки и протащите вниз. Формула растянется на весь выбранный диапазон и автоматически посчитает значения для всех строк от B3*C3 до B13*C13.

Чтобы обозначить константу (зафиксировать конкретную ячейку/строку/столбец), нужно поставить «$» перед буквой и цифрой ячейки.

Например: =В2*$С$2. Когда вы растяните функцию, константа или $С$2 так и останется неизменяемой, а вот первый аргумент будет меняться.

Подсказка:

• $С$2 — не меняются столбец и строка.

• B$2 — не меняется строка 2.

• $B2 — константой остается только столбец В.

22 формулы в Эксель, которые облегчат жизнь

Собрали самые полезные формулы, которые наверняка пригодятся в работе.

МАКС

МИН

СРЗНАЧ

СУММ

ЕСЛИ

Например:

=ЕСЛИ (В1>10;”больше 10″;»меньше или равно 10″)

В1 — ячейка с данными;

>10 — логическое выражение;

больше 10 — правда;

меньше или равно 10 — ложное значение (если его не указывать, появится слово ЛОЖЬ).

СУММЕСЛИ

Например:

=СУММЕСЛИ (С2: С6;»>20″)

С2: С6 — диапазон ячеек;

>20 —значит, что числа меньше 20 не будут складываться.

СУММЕСЛИМН

Например:

=СУММЕСЛИМН (D2: D6; C2: C6;”сувениры”; B2: B6;”ООО ХУ»)

D2: D6 — диапазон, где суммируются числа;

C2: C6 — диапазон ячеек для категории; сувениры — обязательное условие 1, то есть числа другой категории не учитываются;

B2: B6 — дополнительный диапазон;

ООО XY — условие 2, то есть числа другой компании не учитываются.

Дополнительных диапазонов и условий может быть до 127 штук.

СЧЕТ

=СЧЁТ (значение1; [значение2];…)Формула считает количество выбранных ячеек с числами в заданном диапазоне. Ячейки с датами тоже учитываются.

СЧЕТЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИМН

Например:

ЕСЛИОШИБКА

ДНИ

КОРРЕЛ

ВПР

Например:

=ВПР (В1; С1: С26;2)

В1 — значение, которое ищем.

С1: Е26— диапазон, в котором ведется поиск.

2 — номер столбца для поиска.

ЛЕВСИМВ

ПСТР

ПРОПИСН

СТРОЧН

ПОИСКПОЗ

ДЛСТР

СЦЕПИТЬ

ПРОПНАЧ

ПЕЧСИМВ

Использование операторов

Операторы в Excel указывают, какие конкретно операции нужно выполнить над элементами формулы. В вычислениях всегда соблюдается математический порядок:

• скобки;

• экспоненты;

• умножение и деление;

• сложение и вычитание.

Арифметические

Операторы сравнения

Оператор объединения текста

Операторы ссылок

Использование ссылок

Начинающие пользователи обычно работают только с простыми ссылками, но мы расскажем обо всех форматах, даже продвинутых.

Простые ссылки A1

Они используются чаще всего. Буква обозначает столбец, цифра — строку.

Примеры:

• диапазон ячеек в столбце С с 1 по 23 строку — «С1: С23»;

• диапазон ячеек в строке 6 с B до Е– «B6: Е6»;

• все ячейки в строке 11 — «11:11»;

• все ячейки в столбцах от А до М — «А: М».

Ссылки на другой лист

Если необходимы данные с других листов, используется формула: =СУММ (Лист2! A5: C5)

Выглядит это так:

Абсолютные и относительные ссылки

Относительные ссылки

Рассмотрим, как они работают на примере: Напишем формулу для расчета суммы первой колонки. =СУММ (B4: B9)

Нажимаем на Ctrl+C. Чтобы перенести формулу на соседнюю клетку, переходим туда и жмем на Ctrl+V. Или можно просто протянуть ячейку с формулой, как мы описывали выше.

Индекс таблицы изменится автоматически и новые формулы будут выглядеть так:

Абсолютные ссылки

Чтобы при переносе формул ссылки сохранялись неизменными, требуются абсолютные адреса. Их пишут в формате «$B$2».

Например, есть поставить знак доллара в предыдущую формулу, мы получим: =СУММ ($B$4:$B$9)

Как видите, никаких изменений не произошло.

Смешанные ссылки

Они используются, когда требуется зафиксировать только столбец или строку:

• $А1– сохраняются столбцы;

• А$1 — сохраняются строки.

Смешанные ссылки удобны, когда приходится работать с одной постоянной строкой данных и менять значения в столбцах. Или, когда нужно рассчитать результат в ячейках, не расположенных вдоль линии.

Трёхмерные ссылки

Это те, где указывается диапазон листов.

Формула выглядит примерно так: =СУММ (Лист1: Лист5! A6)

То есть будут суммироваться все ячейки А6 на всех листах с первого по пятый.

Ссылки формата R1C1

Номер здесь задается как по строкам, так и по столбцам.

Например:

• R9C9 — абсолютная ссылка на клетку, которая расположена на девятой строке девятого столбца;

• R[-2] — ссылка на строчку, расположенную выше на 2 строки;

• R[-3]C — ссылка на клетку, которая расположена на 3 ячейки выше;

• R[4]C[4] — ссылка на ячейку, которая распложена на 4 клетки правее и 4 строки ниже.

Использование имён

Функционал Excel позволяет давать собственные уникальные имена ячейкам, таблицам, константам, выражениям, даже диапазонам ячеек. Эти имена можно использовать для совершения любых арифметических действий, расчета налогов, процентов по кредиту, составления сметы и табелей, расчётов зарплаты, скидок, рабочего стажа и т.д.

Все, что нужно сделать — заранее дать имя ячейкам, с которыми планируете работать. В противном случае программа Эксель ничего не будет о них знать.

Как присвоить имя:

• Выделите нужную ячейку/столбец.

• Правой кнопкой мышки вызовите меню и перейдите в закладку «Присвоить имя».

• Напишите желаемое имя, которое должно быть уникальным и не повторяться в одной книге.

• Сохраните, нажав Ок.

Использование функций

Чтобы вставить необходимую функцию в эксель-таблицах, можно использовать три способа: через панель инструментов, с помощью опции Вставки и вручную. Рассмотрим подробно каждый способ.

Ручной ввод

Этот способ подойдет тем, кто хорошо разбирается в теме и умеет создавать формулы прямо в строке. Для начинающих пользователей и новичков такой вариант покажется слишком сложным, поскольку надо все делать руками.

Панель инструментов

Это более упрощенный способ. Достаточно перейти в закладку «Формулы», выбрать подходящую библиотеку — Логические, Финансовые, Текстовые и др. (в закладке «Последние» будут наиболее востребованные формулы). Остается только выбрать из перечня нужную функцию и расставить аргументы.

Мастер подстановки

Кликните по любой ячейке в таблице. Нажмите на иконку «Fx», после чего откроется «Вставка функций».

Выберите из перечня нужную категорию формул, а затем кликните по функции, которую хотите применить и задайте необходимые для расчетов аргументы.

Вставка функции в формулу с помощью мастера

Рассмотрим эту опцию на примере:

• Вызовите окошко «Вставка функции», как описывалось выше.

• В перечне доступных функций выберите «Если».

Теперь составим выражение, чтобы проверить, будет ли сумма трех ячеек больше 10. При этом Правда — «Больше 10», а Ложь — «Меньше 10».

=ЕСЛИ (СУММ (B3: D3)>10;”Больше 10″;»Меньше 10″)

Программа посчитала, что сумма ячеек меньше 10 и выдала нам результат:

Чтобы получить значение в следующих ячейках столбца, нужно растянуть формулу (за правый нижний уголок). Получится следующее:

Мы использовали относительные ссылки, поэтому программа пересчитала выражение для всех строк корректно. Если бы нам нужно было зафиксировать адреса в аргументах, тогда мы бы применяли абсолютные ссылки, о которых писали выше.

Редактирование функций с помощью мастера

Чтобы отредактировать функцию, можно использовать два способа:

• Строка формул. Для этого требуется перейти в специальное поле и вручную ввести необходимые изменения.

• Специальный мастер. Нажмите на иконку «Fx» и в появившемся окошке измените нужные вам аргументы. И тут же, кстати, сможете узнать результат после редактирования.

Операции с формулами

С формулами можно совершать много операций — копировать, вставлять, перемещать. Как это делать правильно, расскажем ниже.

Копирование/вставка формулы

Чтобы скопировать формулу из одной ячейки в другую, не нужно изобретать велосипед — просто нажмите старую-добрую комбинацию (копировать), а затем кликните по новой ячейке и нажмите (вставить).

Отмена операций

Здесь вам в помощь стандартная кнопка «Отменить» на панели инструментов. Нажмите на стрелочку возле нее и выберите из контекстного меню те действия. которые хотите отменить.

Повторение действий

Если вы выполнили команду «Отменить», программа сразу активизирует функцию «Вернуть» (возле стрелочки отмены на панели). То есть нажав на нее, вы повторите только что отмененную вами операцию.

Стандартное перетаскивание

Выделенные ячейки переносятся с помощью указателя мышки в другое место листа. Делается это так:

• Выделите фрагмент ячеек, которые нужно переместить.

• Поместите указатель мыши над одну из границ фрагмента.

• Когда указатель мыши станет крестиком с 4-мя стрелками, можете перетаскивать фрагмент в другое место.

Копирование путем перетаскивания

Если вам нужно скопировать выделенный массив ячеек в другое место рабочего листа с сохранением данных, делайте так:

• Выделите диапазон ячеек, которые нужно скопировать.

• Зажмите клавишу и поместите указатель мыши на границу выбранного диапазона.

• Он станет похожим на крестик +. Это говорит о том, что будет выполняться копирование, а не перетаскивание.

• Перетащите фрагмент в нужное место и отпустите мышку. Excel задаст вопрос — хотите вы заменить содержимое ячеек. Выберите «Отмена» или ОК.

Особенности вставки при перетаскивании

Если содержимое ячеек перемещается в другое место, оно полностью замещает собой существовавшие ранее записи. Если вы не хотите замещать прежние данные, удерживайте клавишу в процессе перетаскивания и копирования.

Автозаполнение формулами

Если необходимо скопировать одну формулу в массив соседних ячеек и выполнить массовые вычисления, используется функция автозаполнения.

Чтобы выполнить автозаполнение формулами, нужно вызвать специальный маркер заполнения. Для этого наведите курсор на нижний правый угол, чтобы появился черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Его нужно зажать левой кнопкой мыши и протянуть вдоль всех ячеек, в которых вы хотите получить результат вычислений.

Как в формуле указать постоянную ячейку

Когда вам нужно протянуть формулу таким образом, чтобы ссылка на ячейку оставалась неизменной, делайте следующее:

• Кликните на клетку, где находится формула.

• Наведите курсор в нужную вам ячейку и нажмите F4.

• В формуле аргумент с номером ячейки станет выглядеть так: $A$1 (абсолютная ссылка).

• Когда вы протяните формулу, ссылка на ячейку $A$1 останется фиксированной и не будет меняться.

Как поставить «плюс», «равно» без формулы

Когда нужно указать отрицательное значение, поставить = или написать температуру воздуха, например, +22 °С, делайте так:

• Кликаете правой кнопкой по ячейке и выбираете «Формат ячеек».

• Отмечаете «Текстовый».

Теперь можно ставить = или +, а затем нужное число.

Самые распространенные ошибки при составлении формул в редакторе Excel

Новички, которые работают в редакторе Эксель совсем недавно, часто совершают элементарные ошибки. Поэтому рекомендуем ознакомиться с перечнем наиболее распространенных, чтобы больше не ошибаться.

• Слишком много вложений в выражении. Лимит 64 штуки.

• Пути к внешним книгам указаны не полностью. Проверяйте адреса более тщательно.

• Неверно расставленные скобочки. В редакторе они обозначены разными цветами для удобства.

• Указывая имена книг и листов, пользователи забывают брать их в кавычки.

• Числа в неверном формате. Например, символ $ в Эксель — это не знак доллара, а формат абсолютных ссылок.

• Неправильно введенные диапазоны ячеек. Не забывайте ставить «:».

Коды ошибок при работе с формулами

Если вы сделаете ошибку в записи формулы, программа укажет на нее специальным кодом. Вот самые распространенные:

Отличие в версиях MS Excel

Всё, что написано в этом гайде, касается более современных версий программы 2007, 2010, 2013 и 2016 года. Устаревший Эксель заметно уступает в функционале и количестве доступных инструментов. Например, функция СЦЕП появилась только в 2016 году.

Во всем остальном старые и новые версии Excel не отличаются — операции и расчеты проводятся по одинаковым алгоритмам.

Заключение

Мы написали этот гайд, чтобы вам было легче освоить Excel. Доступным языком рассказали о формулах и о тех операциях, которые можно с ними проводить.

Надеемся, наша шпаргалка станет полезной для вас. Не забудьте сохранить ее в закладки и поделиться с коллегами.

Иногда трудно понять, как вложенная формула вычисляет конечный результат, поскольку в ней выполняется несколько промежуточных вычислений и логических проверок. Но с помощью диалогового окна Вычисление формулы вы можете увидеть, как разные части вложенной формулы вычисляются в заданном порядке. Например, формулу =ЕСЛИ(СПБ(F2:F5)>50;СУММ(G2:G5);0) проще понять, если вы увидите промежуточные результаты:

Шаги, показанные в диалоговом окне	Описание
=ЕСЛИ(СРЗНАЧ(F2:F5)>50;СУММ(G2:G5);0)	Сначала выводится вложенная формула. Функции СРЗНАЧ и СУММ вложены в функцию ЕСЛИ.
=ЕСЛИ(40>50;СУММ(G2:G5);0)	Диапазон ячеек F2:F5 содержит значения 55, 35, 45 и 25, поэтому функция СРЗНАЧ(F2:F5) возвращает результат 40.
=ЕСЛИ(Ложь;СУММ(G2:G5);0)	40 не больше 50, поэтому выражение в первом аргументе функции ЕСЛИ (аргумент logical_test) ложно.
0	Функция ЕСЛИ возвращает значение третьего аргумента (аргумент значение_если_ложь). Функция СУММ не вычисляется, так как она является вторым аргументом функции ЕСЛИ (value_if_true) и возвращается только в том случае, если выражение истинно.

1. Выделите ячейку, которую нужно вычислить. За один раз можно вычислить только одну ячейку.

2. На вкладке Формулы в группе Зависимости формул нажмите кнопку Вычислить формулу.

   

3. Нажмите кнопку Вычислить, чтобы проверить значение подчеркнутой ссылки. Результат вычисления отображается курсивом.

   Если подчеркнутая часть формулы является ссылкой на другую формулу, нажмите кнопку Шаг с заходом, чтобы отобразить другую формулу в поле Вычисление. Нажмите кнопку Шаг с выходом, чтобы вернуться к предыдущей ячейке и формуле.

   Примечание: Кнопка Шаг с заходом недоступна для ссылки, если ссылка используется в формуле во второй раз или если формула ссылается на ячейку в отдельной книге.

4. Продолжайте этот процесс, пока не будут вычислены все части формулы.

5. Чтобы посмотреть вычисление еще раз, нажмите кнопку Начать сначала.

   Чтобы закончить вычисление, нажмите кнопку Закрыть.

   Примечания: 

   • Некоторые части формул, в которые используются функции ЕСЛИ и ВЫБОР, не вычисляются, и в поле «Оценка» #N/Д.

   • Если ссылка пуста, в поле Вычисление отображается нулевое значение (0).

   • Формулы с циклыми ссылками могут не оцениваться, как ожидалось. При желании можно включить итеративные вычисления.

   • Следующие функции пересчитываются каждый раз при внесении изменений в ячейку и могут привести к тому, что инструмент «Вычислите формулу» дает результаты, отличаные от результатов в ячейке: СЛЧИС, СМЕДЕН, ЯЧЕЙКА, ДВЕ, СЕГОДНЯ, СЛЧИСЛО, МНИМ.СТ.ЕСЛИ (в некоторых случаях).

Формулы Excel используют, когда данных очень много. Например, чтобы посчитать сумму нескольких чисел быстрее, чем на калькуляторе. Преимуществ много, поэтому работодатели часто указывают эту программу в требованиях. В конце марта 2022 года 64 225 вакансий на хедхантере содержали формулировки вроде «уверенный пользователь Excel», «работа с формулами в Excel».

Кому важно знать Excel и где выучить основы

Excel нужен бухгалтерам, чтобы вести учет в таблицах. Экономистам, чтобы делать перерасчет цен, анализировать показатели компании. Менеджерам — вести базу клиентов. Аналитикам — строить и проверять гипотезы.

Программу можно освоить самостоятельно, например по статьям в интернете. Но это поможет понять только основные формулы. Если нужны глубокие знания — как строить сложные прогнозы, собирать калькулятор юнит-экономики, — пройдите курсы.

На онлайн-курсе Skypro «Аналитик данных» научитесь владеть базовыми формулами Excel, работать с нестандартными данными, статистикой. Кроме Excel вы изучите Metabase, SQL, Power BI, язык программирования Python. Программа подойдет даже тем, у кого совсем нет опыта в анализе и кто не любит математику. Вас ждут живые вебинары, мастер-классы, домашки с разбором, помощь наставников.

Из чего состоит формула в Excel

Основные знаки:

= с него начинают любую формулу;

( ) заключают формулу и ее части;

; применяют, чтобы указать очередность ячеек или действий;

: ставят, чтобы обозначить диапазон ячеек, а не выбирать всё подряд вручную.

В Excel работают с простыми математическими действиями:

сложением +

вычитанием —

умножением *

делением /

возведением в степень ^

Еще используют символы сравнения:

равенство =

меньше <

больше >

меньше либо равно <=

больше либо равно >=

не равно <>

Основные виды

Все формулы в Excel делятся на простые, сложные и комбинированные. Их можно написать самостоятельно или воспользоваться встроенными.

Простые

Применяют, когда нужно совершить одно простое действие, например сложить или умножить.

✅ СУММ. Складывает несколько чисел. Сумму можно посчитать для нескольких ячеек или целого диапазона.

=СУММ(А1;В1) — для соседних ячеек;

=СУММ(А1;С1;H1) — для определенных ячеек;

=СУММ(А1:Е1) — для диапазона.

✅ ПРОИЗВЕД. Умножает числа в соседних, выбранных вручную ячейках или диапазоне.

=ПРОИЗВЕД(А1;В1)

=ПРОИЗВЕД(А1;С1;H1)

=ПРОИЗВЕД(А1:Е1)

✅ ОКРУГЛ. Округляет дробное число до целого в большую или меньшую сторону. Укажите ячейку с нужным числом, в качестве второго значения — 0.

=ОКРУГЛВВЕРХ(А1;0) — к большему целому числу;

=ОКРУГЛВНИЗ(А1;0) — к меньшему.

✅ ВПР. Находит данные в таблице или определенном диапазоне.

=ВПР(С1;А1:В6;2)

• С1 — ячейка, в которую выписывают известные данные. В примере это код цвета.
• А1 по В6 — диапазон ячеек. Ищем название цвета по коду.
• 2 — порядковый номер столбца для поиска. В нём указаны названия цвета.

✅ СЦЕПИТЬ. Объединяет данные диапазона ячеек, например текст или цифры. Между содержимым ячеек можно добавить пробел, если объединяете слова в предложения.

=СЦЕПИТЬ(А1;В1;С1) — текст без пробелов;

=СЦЕПИТЬ(А1;» «;В1;» «С1) — с пробелами.

✅ КОРЕНЬ. Вычисляет квадратный корень числа в ячейке.

=КОРЕНЬ(А1)

✅ ПРОПИСН. Преобразует текст в верхний регистр, то есть делает буквы заглавными.

=ПРОПИСН(А1:С1)

✅ СТРОЧН. Переводит текст в нижний регистр, то есть делает из больших букв маленькие.

=СТРОЧН(А2)

✅ СЧЕТ. Считает количество ячеек с числами.

=СЧЕТ(А1:В5)

✅ СЖПРОБЕЛЫ. Убирает лишние пробелы. Например, когда переносите текст из другого документа и сомневаетесь, правильно ли там стоят пробелы.

=СЖПРОБЕЛЫ(А1)

Сложные

✅ ПСТР. Выделяет определенное количество знаков в тексте, например одно слово.

=ПСТР(А1;9;5)

1. Введите =ПСТР.
2. Кликните на ячейку, где нужно выделить знаки.
3. Укажите номер начального знака: например, с какого символа начинается слово. Пробелы тоже считайте.
4. Поставьте количество знаков, которые нужно выделить из текста. Например, если слово состоит из пяти букв, впишите цифру 5.

✅ ЕСЛИ. Анализирует данные по условию. Например, когда нужно сравнить одно с другим.

=ЕСЛИ(A1>25;"больше 25";"меньше или равно 25")

В формуле указали:

• А1 — ячейку с данными;
• >25 — логическое выражение;
• больше 25, меньше или равно 25 — истинное и ложное значения.

Первый результат возвращается, если сравнение истинно. Второй — если ложно.

✅ СУММЕСЛИ. Складывает числа, которые соответствуют критерию. Обычно критерий — числовой промежуток или предел.

=СУММЕСЛИ(В2:В5;">10")

В формуле указали:

• В2:В5 — диапазон ячеек;
• >10 — критерий, то есть числа меньше 10 не будут суммироваться.

✅ СУММЕСЛИМН. Складывает числа, когда условий несколько. В формуле указывают диапазоны — ячейки, которые нужно учитывать. И условия — содержание подходящих ячеек. Например:

=СУММЕСЛИМН(D2:D6;C2:C6;"сувениры";B2:B6;"ООО ХY")

• D2:D6 — диапазон, из которого суммируем числа;
• C2:C6 — диапазон ячеек для категории;
• сувениры — условие, то есть числа другой категории учитываться не будут;
• B2:B6 — диапазон ячеек для компании;
• ООО XY — условие, то есть числа другой компании учитываться не будут.

Комбинированные

В Excel можно комбинировать несколько функций: сложение, умножение, сравнение и другие. Например, вам нужно найти сумму двух чисел. Если значение больше 65, сумму нужно умножить на 1,5. Если меньше — на 2.

=ЕСЛИ(СУММ(A1;B1)<65;СУММ(A1;B1)*1,5;(СУММ(A1;B1)*2))

То есть если сумма двух чисел в А1 и В1 окажется меньше 65, программа посчитает первое условие — СУММ(А1;В1)*1,5. Больше 65 — Excel задействует второе условие — СУММ(А1;В1)*2.

Встроенные

Используйте их, если удобнее пользоваться готовыми формулами, а не вписывать вручную.

1. Поместите курсор в нужную ячейку.
2. Откройте диалоговое окно мастера: нажмите клавиши Shift + F3. Откроется список функций.
3. Выберите нужную формулу. Нажмите на нее, затем на «ОК». Откроется окно «Аргументы функций».
4. Внесите нужные данные. Например, числа, которые нужно сложить.

Как скопировать

Если для разных ячеек нужны однотипные действия, например сложить числа не в одной, а в нескольких строках, скопируйте формулу.

1. Впишите функцию в ячейку и кликните на нее.
2. Наведите курсор на правый нижний угол — курсор примет форму креста.
3. Нажмите левую кнопку мыши, удерживайте ее и тяните до нужной ячейки.
4. Отпустите кнопку. Появится итог.

Как обозначить постоянную ячейку

Это нужно, чтобы, когда вы протягивали формулу, ссылка на ячейку не смещалась.

1. Нажмите на ячейку с формулой.
2. Поместите курсор в нужную ячейку и нажмите F4.
3. В формуле фрагмент с описанием ячейки приобретет вид $A$1. Если вы протянете формулу, то ссылка на ячейку $A$1 останется на месте.

Как поставить «плюс», «равно» без формулы

Когда нужна не формула, а данные, например +10 °С:

1. Кликните правой кнопкой по ячейке.
2. Выберите «Формат ячеек».
3. Отметьте «Текстовый», нажмите «ОК».
4. Поставьте = или +, затем нужное число.
5. Нажмите Enter.

Главное о формулах в Excel

• Формула состоит из математических знаков. Чтобы ее вписать, используют символы = ( ) ; : .
• С помощью простых формул числа складывают, умножают, округляют, извлекают из них квадратный корень. Чтобы отредактировать текст, используют формулы поиска, изменения регистра, удаления лишних пробелов.
• Сложные и комбинированные формулы помогают делать объемные вычисления, когда нужно соблюдать несколько условий.

Формулы — это основа основ Excel. Если вы работаете с Excel регулярно, держу пари, вы используете много формул. Но создание рабочей формулы может занять слишком много времени. В этой статье я поделюсь некоторыми полезными советами, которые позволят сэкономить ваше время при работе с формулами в Excel.

1. Не добавляйте последние скобки в функции

Давайте начнем с чего-то по-настоящему простого! Когда вы пишите формулу, содержащую только одну функцию (СУММ, СРЗНАЧ и т.д.), вам не обязательно вводить заключительные закрывающие скобки. Например, вы можете просто ввести:

= СУММ(A1:A10

и нажмите Enter. Excel добавит закрывающие скобки за вас. Это хоть и мелочь, но удобная.

Примечание: это не сработает, если ваша формула содержит более одного набора скобок.

2. При перемещении формулы не допускайте изменения ссылок

Один из самых мощных инструментов Excel — это относительные ссылки. Когда вы копируете формулу в новое место, все относительные ссылки автоматически изменяются. Это очень удобно и экономит время, так как можно повторно использовать формулу, а не создавать ее заново.

Но иногда нужно переместить или скопировать формулу в новое место, не изменяя ее. Есть несколько способов сделать это.

Способ 1: Если вы просто перемещаете формулу в соседнее место, попробуйте перетаскивание. Перетаскивание сохранит все адреса в целости и сохранности.

Способ 2: Если вы перемещаете формулу в более отдаленное место, используйте вырезание и вставку. Когда вы вырезаете формулу, ее ссылки не изменяются.

Горячие клавиши:

Windows: Ctrl + X, Ctrl + V

Mac: Cmd + X, Cmd + V

3. Не допускайте изменения ссылок при копировании формулы

Примечание: можно сделать все ссылки на ячейки абсолютными. Предположим, что этот способ вам не подходит.

Способ 1: Если вам просто нужно скопировать одну формулу, выберите ее в строке формул и скопируйте в буфер обмена. Затем вы можете вставить в новом месте. Результатом будет формула, идентичная оригиналу.

Способ 2: Чтобы скопировать группу формул в новое место, не затрагивая ссылки, вы можете использовать поиск и замену.

1. Выберите формулы, которые вы хотите скопировать
2. Затем найдите и замените знак равенства (=) в формулах символом хеша (#). Это преобразует формулы в текст.
3. Теперь скопируйте и вставьте формулы в новое место.
4. После этого проделайте обратную операцию. Найдите хэш (#) и замените на знак равенства (=). Это восстановит формулы в рабочее состояние.

4. Дважды щелкните маркер заполнения, чтобы скопировать формулы

Когда вы добавляете формулы в таблицу, вы чаще всего копируете ее из первой строки вниз. Можно воспользоваться горячими клавишами для быстрой навигации по данным в Exce. Но дескриптор заполнения еще быстрее, потому что не нужно переходить к нижней части таблицы.

Дескриптор заполнения — это маленький прямоугольник, который находится в правом нижнем углу всех выделений в Excel. Вам нужно просто дважды щелкнуть маркер заполнения, чтобы скопировать формулу до самого конца таблицы.

Примечание. Маркер заполнения не будет работать, если в левой части формулы, нет полного столбца данных. Excel использует эти данные, чтобы выяснить, как далеко вниз по листу копировать формулу.

Вы также можете заполнить формулы на листе, используя сочетание клавиш (Ctrl + D). При обработке большой группы ячеек, быстрее будет воспользоваться маркером заполнения.

5. Используйте таблицу для автоматического ввода формул

Еще более быстрый способ ввода формул — сначала преобразовать данные в Таблицу Excel. Терминология здесь вводит в заблуждение. Любые данные с более чем одним столбцом технически являются «таблицей», но Excel имеет формальную структуру, называемую таблицей, которая обеспечивает множество преимуществ.

Как только вы преобразуете свои данные в таблицу (Ctrl + T), все формулы, введенные в первой строке, будут автоматически скопированы по всей длине таблицы. Это экономит много времени, а также помогает предотвратить ошибки.

Когда вы обновляете формулу в таблице, Excel снова обновляет все аналогичные формулы в том же столбце.

Примечание: формулы в таблице будут автоматически использовать структурированные ссылки (т.е. в приведенном выше примере = [@ Кол-во] * [@ Цена]

6. Используйте автозаполнение при вводе функций

Когда вы вводите знак равенства и начинаете печатать название функции, Excel сопоставляет введенный вами текст с огромным списком доступных функций. По мере ввода вы увидите список «потенциальных» функций, которые появятся ниже. Этот список будет сужаться с каждой печатной буквой. После того, как нужная функция выбрана в списке, вы можете «попросить» Excel ввести ее для вас, нажав клавишу Tab.

В Windows функции выбираются автоматически при вводе. На Mac параметры представлены, но не выбраны, поэтому вам нужно сделать еще один шаг: используйте клавишу со стрелкой, чтобы выбрать нужную функцию, затем нажмите Tab, чтобы Excel ввел функцию за вас.

7. Используйте Ctrl + клик для ввода аргументов

Не любите вводить точку с запятой между аргументами? Excel может сделать это за вас. Когда вы вводите аргументы в функцию, просто удерживайте нажатой клавишу «Ctrl» (Mac: Command) при нажатии на каждую ссылку, и Excel автоматически введет для вас разделители.

Например, вы можете ввести формулу: = СУММ(A1; B10; C5:C10), введя «= СУММ(», затем щелкнув по каждой ссылке, удерживая нажатой клавишу «Ctrl». Это работает с любой функцией, в которой можно использовать ссылки в качестве аргументов.

8. Используйте окно подсказки формулы, чтобы выбрать аргументы

Всякий раз, когда вы работаете с формулой, содержащей функцию Excel, помните, что вы всегда можете использовать окно подсказки для выбора аргументов. Это может сэкономить время, если формула сложна, особенно если она содержит много вложенных скобок.

Чтобы выбрать аргументы, работайте в два этапа. На первом шаге щелкните, чтобы поместить курсор в функцию, аргумент которой вы хотите выбрать. Excel отобразит подсказку для этой функции, которая показывает все аргументы. На втором шаге щелкните аргумент, который вы хотите выбрать. Excel выберет весь аргумент, даже если он содержит другие функции или формулы. Это хороший способ выбора аргументов при использовании F9 для отладки формулы.

9. Вставьте заполнители аргументов функции с помощью горячих клавиш

Обычно, когда вы вводите функцию, Excel будет давать советы по каждому аргументу при добавлении разделителей. Но иногда нужно добавить в Excel заполнители для всех аргументов функции одновременно. Если это так, вы будете рады узнать, что есть горячие клавиши для этого.

Когда вы вводите функцию, после того, как Excel распознал имя функции, введите Ctrl + Shift + A (обе платформы).

Например, если вы наберете «=ДАТА (» и затем используете Ctrl + Shift + A, Excel выдаст вам «= DATE (год, месяц, день)». Затем вы можете дважды щелкнуть каждый аргумент (или воспользоваться подсказкой функции окно для выбора каждого аргумента) и измените его на значение, которое вы хотите.

10. Уберите мешающую подсказку с обзора

Иногда, когда вы вводите формулу, появляется окно подсказки формулы, блокирующее просмотр других ячеек, которые вы хотите видеть на рабочем листе. Помните, что вы можете убрать окно подсказки с обозрения. Просто наведите курсор мыши на край окна, пока не увидите изменение курсора, затем щелкните и перетащите в новое место. Затем вы можете продолжить ввод или редактирование вашей формулы. В зависимости от структуры вашего рабочего листа, другим способом решения этой проблемы является редактирование формулы в строке формул, а не непосредственно в ячейке.

11. Включить отображение всех формул одновременно

Каждый раз, когда вы редактируете ячейку, содержащую формулу, Excel автоматически отображает формулу вместо ее результата. Но иногда нужно увидеть все формулы на рабочем листе одновременно. Для этого просто используйте сочетание клавиш для отображения формул: Ctrl + ~ (это тильда). С помощью этого трюка вы можете быстро включать и выключать отображение всех формул на листе. Это хороший способ проверить формулы на согласованность, увидев все формулы одновременно.

12. Выберите все формулы на рабочем листе одновременно

Еще один способ увидеть все формулы на рабочем листе — выбрать их. Вы можете сделать это, используя более мощные (и скрытые) функции в Excel: это окно Переход (Ctrl + G). С помощью этой команды вы можете выбрать все виды аргументов в Excel, включая пустые ячейки, ячейки с числами и многое другое. Один из вариантов — это ячейки, содержащие формулы.

Чтобы выбрать все ячейки, содержащие формулы на листе, просто нажмите Ctrl + G, чтобы открыть диалоговое окно «Переход», затем нажмите кнопку «Выделить» и выберите «Формулы». Когда вы нажмете ОК, будут выбраны все ячейки, которые содержат формулы.

Если вы хотите выбрать только подмножество формул на листе, сначала сделайте выбор, а затем используйте ту же команду.

13. Используйте специальную вставку для преобразования формул в значения.

Распространенной проблемой в Excel является необходимость остановить обновление рассчитанных значений. Например, вы хотите упростить рабочую таблицу, удалив вспомогательные столбцы, которые вы использовали для генерации определенных значений. Но если вы удалите эти столбцы с формулами, все еще ссылающимися на них, вы получите массу ошибок #ЗНАЧ. Решение состоит в том, чтобы сначала преобразовать формулы в значения, а затем удалить дополнительные столбцы. Самый простой способ сделать это — использовать Специальную вставку. Сначала выберите формулы, которые вы хотите преобразовать, и скопируйте в буфер обмена. Затем, когда формулы еще выбраны, откройте диалоговое окно «Специальная вставка» (Win: Ctrl + Alt + V, Mac: Ctrl + Cmd + V) и используйте параметр «Значения». Это заменит все формулы, которые вы выбрали, на значения, которые они рассчитали.

14. Используйте Специальную вставку, чтобы изменить значения одновременно

Другой распространенной проблемой в Excel является необходимость изменения большого количества значений одновременно. Например, возможно, у вас есть список из 500 цен на товары, и вам нужно увеличить все цены на 5%. Или, может быть, у вас есть список из 100 дат, которые нужно перенести на одну неделю? В таких случаях вы можете добавить столбец «Помощник» в таблицу, выполнить необходимые вычисления, преобразовать результаты в значения, а затем скопировать их в исходный столбец. Но если вам нужен только простой расчет, Специальная вставка поможет намного проще и быстрее, потому что вы можете изменить значение напрямую без каких-либо дополнительных формул.

Например, чтобы преобразовать набор дат на одну неделю позже, сделайте следующее:

• добавьте число 7 к любой ячейке на рабочем листе
• скопируйте его в буфер обмена
• выберите все даты, которые вы хотите изменить
• используйте Специальная вставка> Операция> Сложить
• нажмите ОК

Excel добавит число 7 к выбранным вами датам, сдвинув их на 7 дней вперед без необходимости создавать вспомогательные столбцы.

Чтобы увеличить цены на 5%, используйте тот же подход. Введите «1.05» в ячейку и скопируйте в буфер обмена. Затем выберите цены, которые вы хотите изменить, и используйте Специальная вставка> Операция> Умножить, чтобы преобразовать все цены сразу. Как только вы освоите этот совет, вы найдете много способов его применения.

Примечание: этот способ работает только со значениями. Не пытайтесь делать это с формулами!

15. Используйте именованные диапазоны, чтобы сделать формулы более читабельными

Это один самых старых профессиональных советов. Предположим, у вас есть простой рабочий лист, на котором есть данные о часах, , отработанных сотрудниками. Вам нужно рассчитать заработную плату, перемножив для каждого человека его рабочее время на почасовую ставку. Предполагая, что почасовая ставка находится в ячейке A1, ваши формулы могут выглядеть следующим образом:

= B3 * $A$1
= B4 * $A$1
= B5 * $A$1

Но если вы назовете ячейку A1 «почасовая_ставка», ваши формулы будут выглядеть так:

= B3 * почасовая_ставка
= B4 * почасовая_ставка
= B5 * почасовая_ставка

Таким образом, именование диапазонов делает формулы более удобочитаемыми и экономит время на вводе большого количества знаков доллара ($) для создания абсолютных ссылок.

Создать именованный диапазон легко. Просто выберите диапазон/ячейку(и), которые хотите назвать, затем введите имя в поле для имени и нажмите ввод. Теперь, когда вы назвали диапазон, Excel будет использовать его всякий раз, когда вы указываете и нажимаете на диапазон при написании формулы. Нажав на именованный диапазон, вы увидите, что его имя автоматически вставляется в формулу.

В качестве бонуса: при желании можно легко перейти к названному диапазону, просто выбрав имя в раскрывающемся списке рядом с полем имени.

16. Применять имена к существующим формулам автоматически

Что происходит, когда вы уже создали формулы, а затем создали именованный диапазон, который хотите использовать в них? На самом деле ничего. Excel не будет вносить никаких изменений в существующие формулы или предлагать автоматически применять новые имена диапазонов. Однако есть способ применить имена диапазонов к уже существующим формулам. Просто выберите формулы, к которым вы хотите применить имена, а затем используйте функцию «Применить имена» на вкладке Формулы.

Когда откроется окно «Применить имена», выберите имена, которые вы хотите применить, и нажмите «ОК». Excel заменит любые соответствующие ссылки на выбранные вами имена.

17. Сохраните формулу, которая еще не дописана

Если вы работаете с более сложной формулой, есть большая вероятность, что для ее создания потребуется некоторое время. Но у вас может не быть его, и вам нужно вернуться к формуле позже, чтобы она заработала так, как вы хотите. К сожалению, Excel не позволит вам ввести неправильную формулу. Если вы попробуете, Excel будет громко жаловаться, что в формуле есть ошибки, и не позволит вам продолжить, пока вы не устраните все проблемы.

Однако есть простой обходной путь: просто временно преобразуйте формулу в текст. Для этого вы можете добавить один апостроф в начало формулы (перед =) или просто полностью удалить знак равенства. В обоих случаях Excel перестанет пытаться оценить формулу и позволит вам ввести ее как есть. Позже вы можете вернуться к формуле и возобновить работу.

18. Будьте в курсе функций, которые предлагает Excel

Функции существуют для решения конкретных проблем. Вы можете думать о функции как о готовой формуле с определенным названием, целью и возвращаемым значением. Например, функция ПРОПНАЧ (PROPER) имеет только одну цель: она преобразует первую букву каждого слова в прописную. Дайте ей текст типа «ПОЕЗД чита — ЧЕЛябинск», и она вернет вам «Поезд Чита — Челябинск». Функции невероятно удобны, когда они решают вашу проблему, поэтому имеет смысл ознакомиться с функциями, доступными в Excel.

Примечание: Людей часто смущает терминология, используемая для описания функций и формул. Простой способ не запутаться: все, что начинается со знака равенства в Excel, является формулой. По этому определению все функции также являются формулами, и формулы могут содержать несколько функций.

19. Используйте клавишу F4 для переключения относительных и абсолютных ссылок

Ключ к построению формул, которые вы можете элегантно скопировать в новые места, и чтобы при этом они оставались рабочими, заключается в использовании правильной комбинации абсолютных и относительных ссылок. Это позволит вам повторно использовать существующие формулы вместо создания новых, а повторное использование одной и той же формулы резко снижает вероятность ошибок в книге, ограничивая количество формул, которые необходимо проверить.

Однако преобразование между относительными и абсолютными ссылками может создавать неудобства — ввод всех этих знаков доллара ($) утомителен и подвержен ошибкам. К счастью, есть отличная горячая клавиша, которая позволяет быстро переключаться между 4 вариантами, доступными для каждой ссылки: (Windows: F4, Mac: Command + T).

Просто поместите курсор в ссылку, используя клавишу. Каждый раз, когда вы нажимаете ее, Excel будет «переходить» к следующему варианту в следующем порядке: полностью относительный (A1)> полностью абсолютный ($A$1)> абсолютный ряд (A$1)> абсолютный столбец ($A1).

20. Помните, что формулы и функции возвращают значение. Всегда.

Чаще всего проблемы с формулой возникают тогда, когда вы думаете, что часть формулы возвращает определенное значение, но на самом деле она возвращает что-то еще. Чтобы проверить, что на самом деле возвращается функцией или частью формулы, используйте подсказку F9.

Примечание: Слово «возвращение» происходит из мира программирования, и иногда оно вводит в заблуждение людей, плохо знакомых с этой концепцией. В контексте формул Excel он используется следующим образом: «Функция ДЛСТР возвращает число» или «Формула в ячейке A1 возвращает ошибку». Всякий раз, когда вы слышите слово «возвращает» с формулой, просто думайте «результат».

21. Используйте F9 для оценки частей формулы

Клавиша F9 (Fn + F9 на Mac) может решать части формулы в режиме реального времени. Это фантастический инструмент для отладки больших формул, когда вам необходимо убедиться, что вы получите ожидаемый результат определенной части формулы.

Чтобы использовать этот совет, отредактируйте формулу и выберите выражение или функцию, которую вы хотите оценить (используйте окно ввода функции, чтобы выбрать все аргументы). Нажмите F9 и увидите, что эта часть формулы заменяется значением, которое она возвращает.

Примечание: В Windows вы можете отменить F9, но на Mac — нет. Чтобы выйти из формулы без внесения изменений, просто используйте Esc.

22. Используйте функцию «Вычислить формулу»

Когда использование F9 для оценки формулы становится слишком утомительным, приходит время использовать функцию «Вычислить формулу». «Вычислить формулу» решает каждый из ее компонентов по отдельности. Каждый раз, когда вы нажимаете кнопку «Вычислить», Excel решает подчеркнутую часть формулы и показывает результат. Вы можете найти функцию вычисления на вкладке Формулы на ленте в группе Зависимости формул.

Для начала выберите формулу, которую хотите проверить, и нажмите кнопку на ленте. Когда откроется окно, вы увидите формулу, отображаемую в текстовом поле с кнопкой «Вычислить» ниже. Одна часть формулы будет подчеркнута — эта часть в настоящее время «находится на стадии решения». Когда вы нажимаете «вычислить», подчеркнутая часть формулы заменяется возвращаемым значением. Вы можете продолжать нажимать на вычисление, пока формула не будет полностью решена.

Примечание: Эта функция доступна только в версии для Windows. Версия для Mac использует другой подход, называемый Formula Builder, который отображает результаты при создании формулы. Функциональность отличается, но этот подход также очень полезен.

23. Построить сложные формулы в небольших шагах

Когда вам нужно построить более сложную формулу и вы не знаете, как это сделать, начните с главной функции, отвечающей цели задачи. Затем добавьте больше логики для замены аргументов по одному шагу за раз.

Например, вы хотите написать формулу, которая извлекает имя из полного имени. Вы знаете, что могли бы использовать функцию ЛЕВСИМВ (LEFT), чтобы вытянуть текст слева, но вы не знаете, как рассчитать количество символов для извлечения. Начните с ЛЕВСИМВ (полное-имя; 5), чтобы формула заработала. Затем подумайте, как заменить число 5 на вычисленное значение. В этом случае вы можете определить количество извлекаемых символов, используя функцию НАЙТИ, чтобы определить положение первого пробела.

24. Используйте именованные диапазоны как переменные

Во многих случаях имеет смысл использовать именованные диапазоны, такие как переменные, чтобы сделать ваши формулы более гибкими и с ними легче работать. Например, если вы делаете много конкатенации (объединяя текстовые значения вместе), вы можете создать собственные именованные диапазоны для символов новой строки, символов табуляции и т.д. Таким образом, вы можете просто напрямую обратиться к именованным диапазонам вместо добавления большого количества сложного синтаксиса в ваши формулы.

В качестве бонуса, если ваши именованные диапазоны содержат текстовые значения, вам не нужно использовать кавычки вокруг текста при добавлении их в формулу. Эту идею немного сложно объяснить, но она существенно облегчит вам работу.

25. Используйте конкатенацию, чтобы сделать заголовки понятными

Когда вы создаете рабочую таблицу, основанную на определенных допущениях, может возникнуть проблема с четким пониманием сути таблицы. Часто на рабочем листе имеется определенная область для входных данных и другая область для выходных данных, и нет места для одновременного отображения обоих. Один из способов убедиться в том, что ключевые допущения понятны, — это встроить их названия непосредственно в заголовки, которые появляются на рабочем листе, используя конкатенацию, обычно с помощью функции ТЕКСТ.

Например, обычно у вас может быть заголовок «Стоимость кофе», за которым следует рассчитанная стоимость. С конкатенацией вы можете сделать так, чтобы было написано: «Стоимость кофе (150 рублей за чашку)».

26. Добавьте разрывы строк во вложенные ЕСЛИ (IF), чтобы их было легче читать

Когда вы создаете вложенную формулу ЕСЛИ (IF), отслеживание истинных и ложных аргументов в скобках может привести к путанице. Когда вы будете закрывать скобки, легко ошибиться в логике. Однако существует простой способ сделать формулу с несколькими операторами ЕСЛИ (IF) более читабельной: просто добавьте разрывы строк в формулу после каждого ИСТИННОГО аргумента. Это сделает формулу более похожей на таблицу.

27. Вводите функции с автозаполнением

Когда вы вводите в функцию, Excel попытается угадать название нужной вам функции и предоставляет вам список автозаполнения для выбора. Вопрос в том, как выбрать нужную и остаться в режиме редактирования? Хитрость заключается в использовании клавиши табуляции. Когда вы нажимаете клавишу Tab, Excel добавляет полную функцию и оставляет курсор в скобках активным, чтобы вы могли заполнить аргументы по мере необходимости. На Mac вам сначала нужно использовать клавишу со стрелкой вниз, чтобы выбрать функцию, которую вы хотите добавить, а затем нажать клавишу Tab, чтобы вставить функцию.

28. Используйте Автосумму для ввода формул СУММ (SUM)

Этот способ подойдет не для всех случаев, но при использовании точно доставит удовольствие. Автосумма работает как для строк, так и для столбцов. Просто выберите пустую ячейку справа или под ячейками, которые вы хотите суммировать, и введите Alt + = (Mac: Command + Shift + T). Excel определит диапазон, который вы пытаетесь суммировать, и вставит функцию СУММ (SUM) за один шаг. Если вы хотите быть более конкретным, чтобы Excel не догадывался, сначала выберите диапазон, который вы хотите суммировать, включая ячейку, в которой вы хотите использовать функцию СУММ (SUM).

Автосумма даже вставит несколько функций СУММ (SUM) одновременно. Чтобы сложить несколько столбцов, выберите диапазон пустых ячеек под столбцами. Чтобы сложить несколько строк, выберите диапазон пустых ячеек в столбце справа от строк.

Наконец, вы можете использовать Автосумму для одновременного добавления итогов для строк и столбцов для всей таблицы. Просто выберите полную таблицу чисел, включая пустые ячейки под таблицей и справа от таблицы, и используйте горячие клавиши. Excel добавит соответствующие функции СУММ (SUM) в пустые ячейки, предоставляя вам итоги столбцов, итогов строк и итоговых сумм за один шаг.

29. Введите одну и ту же формулу одновременно в несколько ячеек.

Иногда нужно ввести одну и ту же формулу в группу ячеек. Вы можете сделать это быстро с помощью сочетания клавиш Ctrl + Enter. Просто выделите все ячейки, затем введите формулу как обычно, как для первой ячейки. Затем, когда вы закончите, вместо нажатия Enter нажмите Ctrl + Enter. Excel добавит одну и ту же формулу во все выделенные ячейки, корректируя ссылки по мере необходимости. При использовании этого способа вам не нужно копировать и вставлять, заполнять или использовать маркер заполнения.

Вы также можете использовать эту же технику для редактирования нескольких формул одновременно. Просто выберите все формулы , внесите необходимые изменения и нажмите Ctrl + Enter.

Диаграммы позволяют нам комфортно воспринимать информацию. Excel обладает широкими возможностями для создания диаграмм и графиков. А если добавить к диаграммам формулы, то тогда появляется дополнительная возможность для создания динамических отчетов и презентаций.

Рассмотрим, как применять формулы и условное форматирование в диаграммах Excel.

Примеры формул в диаграммах

Построим на основе ряда данных простой график с маркерами:

Если щелкнуть по любой точке графика, то в строке формул появится функция РЯД. Именно с ее помощью генерируются ряды данных всех диаграмм. Эта функция применяется только для определения значений точек на графиках. Просто использовать ее на рабочем листе невозможно.

Аргументы функции РЯД:

1. Имя (название ряда данных, отображается в легенде; не обязательный аргумент);
2. Подписи категорий (метки, появляющиеся на оси категорий; не обязательный аргумент);
3. Значения (которые применяются для построения графика; обязательный параметр);
4. Порядок (порядок значений в ряду данных; обязательный параметр).

Аргументы функции РЯД можно найти и изменить в диалоговом окне «Выбрать данные»:

Выделим элемент легенды «y» и щелкнем по кнопке изменить. В поле «Имя ряда» содержится аргумент функции «Имя»:

Название ряда данных – «y». Его можно менять.

В поле «Значения» — аргумент значений ряда данных.

Подписи горизонтальной оси – это аргумент функции РЯД «Подписи категорий»:

Так как наш график построен на основе одного ряда данных, то порядок равняется единице. Данный аргумент отражается в списке «Элементы легенды».

Аргументы функции РЯД допускают применение именованных диапазонов. Если воспользоваться данной возможностью, то можно создать динамическую диаграмму, быстро переключаться между данными одного ряда.

Присмотримся поближе к применению именованных динамических диапазонов при построении диаграмм.



Создание динамических диаграмм

Для имеющейся исходной таблицы с данными создадим именованные диапазоны: для первого столбца – категорий – «х»; для второго – точек данных – «у».

Открываем вкладку «Формулы» — нажимаем кнопку «Диспетчер имен».

В диалоговом окне жмем «Создать». Откроется окно «Создание имени». В поле «Имя» вводим имя диапазона. В поле «Диапазон» — формулу для ссылки на данные в первом столбце (=СМЕЩ(Лист1!$A$1;1;0;СЧЁТЗ(Лист1!$A$1:$A$20)-1;1)).

Чтобы заголовок ряда данных не включался в именованный диапазон, за аргументами функции СЧЕТЗ ставим «-1». В качестве диапазона можно указывать весь столбец А – Excel быстро определяет пустые ячейки. В примере мы поставили лишь первые 20 ячеек.

Создаем именованный диапазон для второго столбца. По такому же принципу.

Теперь поменяем ссылки на ряд данных в графике именами динамических диапазонов. Вызываем диалоговое окно «Выбор источника данных». Выделяем элемент легенды и нажимаем «Изменить». Меняем ссылки в поле «Значения» на имя диапазона.

Далее жмем «Изменить подписи горизонтальной оси». Задаем для диапазона назначенной имя.

График остается прежним. Но если мы добавим в имеющуюся таблицу новые данные, они тут же попадут на диаграмму.

При работе с огромным массивом данных иногда нужно создать диаграмму только на основе некоторого количества последних значений в ряду. Чтобы формула выбирала только их, при формировании динамического именованного диапазона прописываем следующее: =СМЕЩ(Лист1!$A$1;СЧЁТЗ(Лист1!$A$1:$A$1000)-40;0;40;1). По такому же принципу – для столбца В.

Сколько бы данных мы ни добавляли в исходную таблицу, на графике будет показано только последние 40 значений.

Условное форматирование в диаграмме

Данный инструмент достаточно просто используется для обычных данных. Для диаграмм в Excel применить встроенное условное форматирование невозможно. Нужно идти другим путем.

Зачем это? Для улучшения восприятия информации. При изменении значений в исходных ячейках автоматически будет меняться цветовое исполнение диаграммы.

Выполнить условное форматирование в диаграммах можно с помощью макросов и формул. Рассмотрим второй способ.

На основании тех же исходных данных составим гистограмму:

Так выглядит диаграмма без форматирования. Нужно сделать следующим образом: отдельные столбики должны закрашиваться в определенный цвет в зависимости от значения.

Для условного форматирования требуется формула, которая определяет отформатированные ячейки.

Для каждого условия создадим отдельный ряд данных. Значения в исходной таблице находятся в диапазоне от 0,06 до 5,7. Создадим ряд для периодов 0-0,6; 0,6-1,6; 1,6-3; 3-4,6; 4,6-6.

Сформируем данные для гистограммы с условным форматированием. Диапазон условий внесем в строки 1 и 2. Заголовки – в строку 3. Формулы для заголовков:

Заполним колонки для диаграммы с условным форматированием. Воспользуемся формулой, которая будет отображать значения, находящиеся в диапазонах заголовков.

Источник данных для гистограммы – столбцы А и В. Нужно исключить колонку В и добавить вновь созданный диапазон С:F.

Теперь столбики диаграммы окрашены в разные цвета в зависимости от значения.