Интеграция в excel это - Word и Excel - помощь в работе с программами

Время на прочтение
11 мин

Количество просмотров 17K

Резюме поста в нескольких предложениях

Возможности Excel в части удаленного доступа и совместной работы с документами на сегодняшний день по меньшей мере сопоставимы с Google Docs;
Excel-документ может быть интегрирован в html-страницы с сохранением значительной части функциональности, т.е. формулы и pivot tables будут работать;
Я, равно как и любой другой человек, могу опубликовать свой Excel-документ таким образом, что ваше, равно как и чье-либо еще, веб-приложение сможет:
1. отрисовать и открыть его для ручного ввода значений в ячейки,
2. напрямую взаимодействовать с ним через JavaScript;
У Microsoft есть сайт, посвященный интеграции Excel-документов в веб-приложения; также в природе существуют jQuery плагины, позволяющие сделать эту интеграцию быстрой и безболезненной;
С практической точки зрения пользователь получает следующие плюшки:
1. JavaScript представляет широкие возможности для визуализации и анимации Excel-таблиц, а также создания на их базе интерактивных приложений и дэшбордов;
2. Возможность работы с Excel-документами на планшетах и мобильных устройствах;
3. Удобный инструмент для создания рабочих прототипов систем управленческой отчетности.

Осторожное мнение автора о том, что Excel — это круто

Я очень люблю табличные процессоры за их простоту и универсальность. Тут в одном флаконе и база данных, и инструментарий моделирования, и визуализация. Разумеется, специализированные решения в каждой из этих областей значительно превосходят табличные процессоры по функционалу и масштабируемости. Но еще зачастую и по цене: речь идет не только о стоимости лицензий, но и о затратах на обучение сотрудников работе с новыми программами. Табличные же процессоры хороши тем, что они почти бесплатны, а еще ими в той или иной мере умеет пользоваться большинство людей, когда-либо работавших за компьютером, от школьника до пенсионера. Тут то и возникает вопрос: а нужна ли нам для решения конкретной задачи вся мощь специализированных систем? Или достаточно «наклепать на коленке табличку и пару диаграмм в Excel»?

Личный опыт подсказывает что для решения подавляющего большинства разовых задач достаточно как раз «наклепать на коленке». И только если требуется поставить на поток решение большого количества однородных задач, или ворочать большими объемами данных, или сделать какую-нибудь суперкрасивую интерактивную визуализацию, вот тогда уже есть смысл задуматься над инвестициями в специализированные системы. В самом деле, представьте себя на месте рядового менеджера или аналитика, которому поставлена задача посмотреть на некоторые данные, спрогнозировать возможные сценарии развития и предложить варианты действий с анализом возможных последствий. Убежден, что первым делом вы откроете Excel и станете вбивать туда свои данные и делать над ними расчеты.

Почему Excel, а не Google Docs, или, скажем, OpenOffice Calc? Да потому что «так здесь заведено». Де факто Excel был и остается стандартом табличных процессоров. Если вы менеджер или аналитик, работающий на чужой бизнес, и этот бизнес не является технологическим стартапом, то с большой вероятностью в своей работе вы активно используете именно Excel. И дело здесь не в какой-то уникальной функциональности: просто Excel существует очень давно, так же, как и большинство компаний, создающих сегодня рабочие места для менеджеров среднего звена. У этих компаний когда-то много лет назад просто не было выбора, а сейчас нет серьезных причин что-то менять.

Следует, однако, признать что Google Docs имеет неплохие шансы изменить эту расстановку сил благодаря возможностям удаленного доступа и совместной работы с документами через web. Мир меняется, и работа с документами в «облаках» из экзотики превращается в рутину. Доступ к Excel-документам через web существовал уже довольно давно, но только средствами SharePoint. Не буду вдаваться в детали, отмечу лишь, что для «обычного» человека это было практически равносильно отсутствию web-доступа. В результате «обычные» люди и молодые организации стали активно отдавать предпочтение Google Docs. С тех пор Microsoft приложили усилия, чтобы изменить ситуацию, и сегодня можно говорить о том, что офисные продукты переведены в «облака». Появились онлайн-версии продуктов Microsoft Office: бесплатные, но с усеченной функциональностью. За полноценные оффлайн версии по-прежнему надо платить. И те и другие интегрированы с OneDrive: облачным диском от Microsoft (прежнее название Skydrive).

Как ни удивительно, онлайн-версия Excel получила название Excel Online. О некоторых интересных особенностях этого продукта и пойдет речь дальше на примере одной из задач, которую я решал в свою бытность управленческим консультантом.

Автор делится своим опытом создания Excel Mashup

Итак, дано:

Консультант разработал в Excel финансовую модель;
Эту модель нужно презентовать очень серьезному дяде, финансовому директору ну очень большого банка;
Дядя сильно занятой, почти все время какие-то встречи, но просил предварительно сбросить материалы, сказал, что сможет посмотреть в такси до аэропорта на своем iPad;
Консультант понятия не имеет, какая операционная система и какие приложения стоят на этом iPad, и вообще нет ли у дяди склонности называть айпадом свой планшетник на андроиде;
Консультант очень хочет, чтобы диаграммы были более красивыми и интерактивными, чем те, которые умеет делать Excel;
С клиентом есть договоренность о неиспользовании в Excel макросов на VBScript;
А еще консультант уверен, что дядя захочет поиграть с цифрами в модели, и нужно сделать так, чтобы во время игры он ничего не сломал.

Вопрос: что выслать дяде? Если просто Excel-документ, то дядя с большой вероятностью не сможет прочитать его на iPad. А если и сможет, то есть риск, что неправильно поймет, не те цифры внесет в модель, сломает ее и останется с предубеждением, что модель не работает. Как следствие, нужно будет назначать новую встречу, искать свободные слоты в дядином календаре, а проект затянется еще на пару недель, а то и на месяц.

В данном случае было принято решение сверстать веб-страницу, которая шаг за шагом демонстрировала дяде суть презентуемой модели, аналогично слайдам в PowerPoint. Основное отличие от слайдов заключалось в интерактивности: на некоторых этапах дядя мог через HTML-формы или jQuery слайдеры внести в модель собственные значения параметров. Новые значения транслировались в связанные с формой или слайдером ячейки Excel-документа, после чего модель автоматически пересчитывалась. Результаты пересчета почти мгновенно отображались на симпатичных JQuery диаграммах. Связка HTML-элементов и ячеек модели была реализована на JavaScript. Диаграммы использовали от Highcharts. Далее веб-страница и Excel-документ были размещены в SharePoint клиента, а дяде была выслана ссылка на страницу, которую он и открыл в браузере на своем iPad (это действительно оказался iPad), предварительно подключившись к корпоративной сети по VPN.

В этом примере у клиента был SharePoint, что облегчило задачу с точки зрения обеспечения конфиденциальности данных. Если SharePoint отсутствует, то необходимо будет загрузить документ на OneDrive, дать публичный доступ на чтение и подключиться к документу через токен. Поскольку доступ публичный, любой человек, знающий токен, сможет прочитать документ. Самым надежным способом обеспечения конфиденциальности данных в этом случае будет не выкладывать их на OneDrive. Другими словами, на OneDrive сохраняется пустой Excel-шаблон, а данные в него начитываются с собственного сервера по защищенным каналам в момент обращения, после того, как в браузере загрузится страница, в которую этот пустой шаблон внедрен. Менее надежный, но более простой в реализации способ – сообщать ссылку на страницу ограниченному кругу лиц и обеспечивать доступ на чтение файла на заранее определенное короткое время (по аналогии с тем, как делаются вебинары). Такой вариант подойдет, если данные не хотелось бы разглашать, но тем не менее они не являются сверхсекретными.

Как оказалось, описанная выше реализация – это практический пример явления, называемого Excel Mashup. Суть заключается в том, что Excel-документ можно внедрить в веб-страницу и с помощью JavaScript обеспечить взаимодействие между HTML элементами и ячейками Excel-документа. Чтобы понять принципы создания Excel Mashup первым делом обычно обращаются к сайту www.excelmashup.com/jsapi. Там можно найти различные сценарии использования JavaScript API, представленного Excel. Добрые люди (например, этот человек: www.neowin.net/news/microsoft-offers-excelmashupcom-for-quick-web-apps) пишут, что сайт запущен самими Microsoft. Однако, подозрительно малое количество лайков и спорный дизайн вызывают сомнения в авторстве столь уважаемой компании, но впрочем это не так уж важно.

Важно другое: между моментом когда я впервые прочитал этот сайт и моментом, когда я реализовал свой первый mashup, прошло немало времени. Частично это связано с тем, что куски кода, опубликованные на сайте www.excelmashup.com, не очень информативны: например дается определение функции, но не указывается, в каком месте она вызывается, какие скрипты должны быть предварительно подключены, какова должна быть HTML-разметка. Очень о многом приходилось догадываться, и думаю, что многие люди, располагавшие меньшим количеством времени или терпения, так и не смогли пройти путь до конца. Еще одна проблема была в том, что скрипт от Microsoft, в котором реализован класс Excel Web Access, конфликтует с jQuery, в результате чего плагины начинают вести себя неадекватно.

Для тех, кто не хочет наступать на эти грабли, приведу несколько примеров того, как интегрировать Excel и HTML путем написания нескольких строчек кода в JavaScript:

Пример 1 (самый простой) – внедрить Excel-документ по токену и передать в JSON значения заданного пользователем диапазона ячеек. Исходники здесь: jsfiddle.net/ugBe2

Пример 2 (посложнее) — внедрить Excel-документ по токену, затем через HTML-форму изменить значение любой заданной пользователем ячейки, после чего книга пересчитается, а результаты заданного пользователем диапазона сохранятся в JSON. Исходники здесь: jsfiddle.net/RVjLD

Пример 3 (интерактивный с привязкой jQuery плагинов и инициализацией) — есть три элемента, каждый из которых связан с соответствующей ячейкой Excel-документа. Два из них слайдеры, связанные соответственно с ячейками B1 и B2. Третий – спидометр, связанный с ячейкой B3, которая рассчитывается как формула от B1 и B2. Как и в предыдущих примерах Excel-документ открывается по токену. По окончании загрузки вызывается функция инициализации, которая присваивает слайдерам и спидометру изначальные значения, записанные в ячейках B1:B3. Когда пользователь «двигает» слайдеры, вызывается функция, которая записывает новое значение в соответствующую слайдеру ячейку (B1 или B2). После этого значение в ячейке B3 пересчитывается и передается спидометру. Исходники здесь: jsfiddle.net/KMtnc

Во всех трех примерах используется небольшая jQuery библиотека, специально созданная для упрощения интеграции Excel и JavaScript. По ее содержимому я готов прокомментировать отдельно по мере поступления конкретных вопросов. Исходники библиотеки здесь: github.com/xls2web/x2w

Обратите внимание, эти примеры представляют собой чистый HTML-CSS-JavaScript. Если создать на их базе новый html-файл на локальной рабочей станции, подключенной к Интернет, и открыть его напрямую в браузере без веб-сервера, то результат не изменится. Не на всех, конечно, браузерах. Не будем показывать пальцем, но на последних версиях Chrome, Firefox, Safari и Opera этот трюк сработал, а вот на одном очень популярном браузере – нет (не открылся внедренный Excel документ). Тем не менее, факт в том, что можно сделать свой Excel Mashup без установки или аренды веб-сервера. Это, в свою очередь, открывает интересные возможности для офисных Excel-ниндзя. Корпоративные политики информационной безопасности редко разрешают офисным сотрудникам устанавливать на свои рабочие станции веб-сервер, а вот браузеры и выход в Интернет есть почти у всех, кому разрешено пользоваться Excel.

Ну и кому это все может быть нужно?

На мой взгляд, прежде всего тем самым офисным ниндзя, консультантам, аналитикам и менеджерам. Имея прямое отношение к этой гвардии, я за свою жизнь сделал приличное число моделей и прогнозов в Excel: разные расчеты доходности, скоринг, алокацию и прочие вещи из мира финансов, отчетности и управления рисками. Каждый раз наиболее сложным моментом, как ни странно, оказывалась не разработка модели, а ее презентация начальству и клиентам: разнообразным «опытным управленцам», «крепким хозяйственникам», «железным леди» и «энергичным молодым альфа-лидерам», которые так часто забираются на вершину корпоративной иерархии. А ведь для того, чтобы получить возможность докладывать перед «небожителями», нужно еще пройти фильтр из чуть менее удачливых седовласых и не очень советников, членов различных комитетов и прочих «экспертов». Одни пытаются вникнуть в детали, другие говорят: «Объясните нам так, как если бы вы объясняли пятилетнему ребенку». Одни мыслят таблицами и цифрами, у других образное мышление, а третьим обязательно надо пощупать руками прежде, чем делать какие-либо выводы. Всех их объединяет одно: это чрезвычайно занятые люди и то время, которое они вам уделяют следует рассматривать как подарок судьбы.

В свое время я пришел к выводу, что выступая перед этими товарищами, я не презентую модель, а скорее рассказываю историю. И зачастую для результатов проекта то, насколько складная получается история, гораздо важнее того, насколько хороша математическая и логическая составляющая модели. При этом математикой и логикой пренебрегать, безусловно, нельзя. Среди ваших слушателей всегда найдется желающий поковыряться в деталях или рассмотреть какой-нибудь оригинальный сценарий именно в тот момент, когда вы к этому меньше всего готовы.

Таким образом, сделать комплект материалов, подходящих для всех – это большое искусство. Excel, здесь необходим, но им одним не обойтись: слишком невелики его возможности как инструмента визуального сопровождения и управления ходом той истории, что вы рассказываете. Обычно для этих целей используют PowerPoint, но здесь беда с интерактивностью. PowerPoint отлично рассказывает вашу историю до тех пор, пока никто не задает вопросов. Как только требуется налету изменить допущения модели, PowerPoint перестает быть вашим помощником. Можно, конечно попытаться сделать презентацию интерактивной с помощью макросов на VBScript, но лучше не пробовать. Нередко бывает, что одни и те же слайды по-разному отображаются на различных устройствах, и чем сложнее презентация, тем больше вероятность того, что это произойдет в самый неподходящий момент. Именно поэтому в консалтинговых компаниях принято конвертировать презентации в pdf перед тем, как направлять их клиентам. И именно поэтому в истории «про дядю» одним из ограничений было неиспользование VBScript.

С ростом популярности jQuery и количества полезных плагинов сверстать презентацию в HTML-CSS-JavaScript стало немногим сложнее, чем в PowerPoint. А лично мне, например, даже легче, поскольку найти и подключить хороший готовый HTML-CSS шаблон намного проще, чем приличную PowerPoint презентацию; взять тот же Bootstrap. HTML-CSS-JavaScript в гораздо меньшей степени страдают описанными выше «болезнями» PowerPoint. С точки зрения интерактивности JavaScript дает 100 очков вперед. Конечно, проверка документа на Chrome, Firefox, Safari, Opera и еще одном браузере не даст 100% гарантии того, что клиент увидит презентацию ровно в том виде, как вы ее задумали. Но 90% даст, а это значительно больше, чем может дать PowerPoint. В общем сделать интерактивную презентации на базе вашей Excel-модели стало возможным.

Есть еще одна область, где можно было бы эффективно применять Excel Mashup. Большинство Excel-документов, о которых говорилось выше, предназначены для того, чтобы на основании анализа фактов и допущений менеджеры могли строить прогнозы и, в конечном итоге, принимать управленческие решения. Существуют также специализированные системы, предназначенные для этих целей. Речь идет прежде всего о системах, которые позиционируют себя как Management Information Systems, Business Performance Management и Business Intelligence. В русском языке их часто называют системами корпоративной или управленческой отчетности. В крупных организациях такие системы довольно часто внедряются в качестве замены сотням разрозненных Excel-документов. Целью обычно являются централизация и ускорение процесса подготовки отчетности, а также в целом более эффективное использование информации как актива.

Проекты внедрения таких систем на ранних стадиях часто включают в себя этапы, на выходе из которых получают прототип системы. Прототип – это в целом работающая система, но недостаточно надежная и масштабируемая, чтобы использовать в промышленной эксплуатации. Очень важно, что прототип должен создаваться быстро и малыми усилиями. Именно при создании прототипов использование Excel Mashup может стать эффективным.

Дело в том, что пользователи и бизнес-аналитики такого рода систем в большинстве своем являются также продвинутыми пользователями Excel. А Excel-документ — это такая вещь, которую можно сделать относительно быстро. Если же вы бизнес-аналитик, который умеет делать Excel Mashup, то это значит, что вы можете в относительно короткие сроки «на коленке» сделать прототип вашего отчета или дашборда без привлечения программистов. Такой прототип лучше любой постановки задачи объяснит команде разработчиков, что же хочет получить заказчик. Кроме того, в случае отсутствия критических функциональных недоделок заказчик может использовать прототип для решения своих задач до тех пор, пока в эксплуатацию не будет введено «надежное и масштабируемое решение». Быстрый прототип, довольный заказчик, взаимопонимание между аналитиками и разработчиками: что еще нужно проект-менеджеру для счастья?

В заключение отмечу следующее: в целом, перед нами несложная в изучении и использовании вещь с определенным потенциалом. Может оказаться полезной, особенно если вы много работаете с Excel. Ну и шлю лучи своего уважения компании Microsoft, мне кажется они двигаются в верном направлении.

Источник

Содержание

Создание связанных таблиц
- Способ 1: прямое связывание таблиц формулой
- Способ 2: использование связки операторов ИНДЕКС — ПОИСКПОЗ
- Способ 3: выполнение математических операций со связанными данными
- Способ 4: специальная вставка
- Способ 5: связь между таблицами в нескольких книгах
Разрыв связи между таблицами
- Способ 1: разрыв связи между книгами
- Способ 2: вставка значений
Вопросы и ответы

При выполнении определенных задач в Excel иногда приходится иметь дело с несколькими таблицами, которые к тому же связаны между собой. То есть, данные из одной таблицы подтягиваются в другие и при их изменении пересчитываются значения во всех связанных табличных диапазонах.

Связанные таблицы очень удобно использовать для обработки большого объема информации. Располагать всю информацию в одной таблице, к тому же, если она не однородная, не очень удобно. С подобными объектами трудно работать и производить по ним поиск. Указанную проблему как раз призваны устранить связанные таблицы, информация между которыми распределена, но в то же время является взаимосвязанной. Связанные табличные диапазоны могут находиться не только в пределах одного листа или одной книги, но и располагаться в отдельных книгах (файлах). Последние два варианта на практике используют чаще всего, так как целью указанной технологии является как раз уйти от скопления данных, а нагромождение их на одной странице принципиально проблему не решает. Давайте узнаем, как создавать и как работать с таким видом управления данными.

Создание связанных таблиц

Прежде всего, давайте остановимся на вопросе, какими способами существует возможность создать связь между различными табличными диапазонами.

Способ 1: прямое связывание таблиц формулой

Самый простой способ связывания данных – это использование формул, в которых имеются ссылки на другие табличные диапазоны. Он называется прямым связыванием. Этот способ интуитивно понятен, так как при нем связывание выполняется практически точно так же, как создание ссылок на данные в одном табличном массиве.

Посмотрим, как на примере можно образовать связь путем прямого связывания. Имеем две таблицы на двух листах. На одной таблице производится расчет заработной платы с помощью формулы путем умножения ставки работников на единый для всех коэффициент.

На втором листе расположен табличный диапазон, в котором находится перечень сотрудников с их окладами. Список сотрудников в обоих случаях представлен в одном порядке.

Нужно сделать так, чтобы данные о ставках из второго листа подтягивались в соответствующие ячейки первого.

На первом листе выделяем первую ячейку столбца «Ставка». Ставим в ней знак «=». Далее кликаем по ярлычку «Лист 2», который размещается в левой части интерфейса Excel над строкой состояния.

Происходит перемещения во вторую область документа. Щелкаем по первой ячейке в столбце «Ставка». Затем кликаем по кнопке Enter на клавиатуре, чтобы произвести ввод данных в ячейку, в которой ранее установили знак «равно».

Затем происходит автоматический переход на первый лист. Как видим, в соответствующую ячейку подтягивается величина ставки первого сотрудника из второй таблицы. Установив курсор на ячейку, содержащую ставку, видим, что для вывода данных на экран применяется обычная формула. Но перед координатами ячейки, откуда выводятся данные, стоит выражение «Лист2!», которое указывает наименование области документа, где они расположены. Общая формула в нашем случае выглядит так:
=Лист2!B2

Теперь нужно перенести данные о ставках всех остальных работников предприятия. Конечно, это можно сделать тем же путем, которым мы выполнили поставленную задачу для первого работника, но учитывая, что оба списка сотрудников расположены в одинаковом порядке, задачу можно существенно упростить и ускорить её решение. Это можно сделать, просто скопировав формулу на диапазон ниже. Благодаря тому, что ссылки в Excel по умолчанию являются относительными, при их копировании происходит сдвиг значений, что нам и нужно. Саму процедуру копирования можно произвести с помощью маркера заполнения.
Итак, ставим курсор в нижнюю правую область элемента с формулой. После этого курсор должен преобразоваться в маркер заполнения в виде черного крестика. Выполняем зажим левой кнопки мыши и тянем курсор до самого низа столбца.

Все данные из аналогичного столбца на Листе 2 были подтянуты в таблицу на Листе 1. При изменении данных на Листе 2 они автоматически будут изменяться и на первом.

Способ 2: использование связки операторов ИНДЕКС — ПОИСКПОЗ

Но что делать, если перечень сотрудников в табличных массивах расположен не в одинаковом порядке? В этом случае, как говорилось ранее, одним из вариантов является установка связи между каждой из тех ячеек, которые следует связать, вручную. Но это подойдет разве что для небольших таблиц. Для массивных диапазонов подобный вариант в лучшем случае отнимет очень много времени на реализацию, а в худшем – на практике вообще будет неосуществим. Но решить данную проблему можно при помощи связки операторов ИНДЕКС – ПОИСКПОЗ. Посмотрим, как это можно осуществить, связав данные в табличных диапазонах, о которых шел разговор в предыдущем способе.

Выделяем первый элемент столбца «Ставка». Переходим в Мастер функций, кликнув по пиктограмме «Вставить функцию».

В Мастере функций в группе «Ссылки и массивы» находим и выделяем наименование «ИНДЕКС».

Данный оператор имеет две формы: форму для работы с массивами и ссылочную. В нашем случае требуется первый вариант, поэтому в следующем окошке выбора формы, которое откроется, выбираем именно его и жмем на кнопку «OK».

Выполнен запуск окошка аргументов оператора ИНДЕКС. Задача указанной функции — вывод значения, находящегося в выбранном диапазоне в строке с указанным номером. Общая формула оператора ИНДЕКС такова:
=ИНДЕКС(массив;номер_строки;[номер_столбца])

«Массив» — аргумент, содержащий адрес диапазона, из которого мы будем извлекать информацию по номеру указанной строки.

«Номер строки» — аргумент, являющийся номером этой самой строчки. При этом важно знать, что номер строки следует указывать не относительно всего документа, а только относительно выделенного массива.

«Номер столбца» — аргумент, носящий необязательный характер. Для решения конкретно нашей задачи мы его использовать не будем, а поэтому описывать его суть отдельно не нужно.

Ставим курсор в поле «Массив». После этого переходим на Лист 2 и, зажав левую кнопку мыши, выделяем все содержимое столбца «Ставка».

После того, как координаты отобразились в окошке оператора, ставим курсор в поле «Номер строки». Данный аргумент мы будем выводить с помощью оператора ПОИСКПОЗ. Поэтому кликаем по треугольнику, который расположен слева от строки функций. Открывается перечень недавно использованных операторов. Если вы среди них найдете наименование «ПОИСКПОЗ», то можете кликать по нему. В обратном случае кликайте по самому последнему пункту перечня – «Другие функции…».

Запускается стандартное окно Мастера функций. Переходим в нем в ту же самую группу «Ссылки и массивы». На этот раз в перечне выбираем пункт «ПОИСКПОЗ». Выполняем щелчок по кнопке «OK».

Производится активация окошка аргументов оператора ПОИСКПОЗ. Указанная функция предназначена для того, чтобы выводить номер значения в определенном массиве по его наименованию. Именно благодаря данной возможности мы вычислим номер строки определенного значения для функции ИНДЕКС. Синтаксис ПОИСКПОЗ представлен так:
=ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;[тип_сопоставления])

«Искомое значение» — аргумент, содержащий наименование или адрес ячейки стороннего диапазона, в которой оно находится. Именно позицию данного наименования в целевом диапазоне и следует вычислить. В нашем случае в роли первого аргумента будут выступать ссылки на ячейки на Листе 1, в которых расположены имена сотрудников.

«Просматриваемый массив» — аргумент, представляющий собой ссылку на массив, в котором выполняется поиск указанного значения для определения его позиции. У нас эту роль будет исполнять адрес столбца «Имя» на Листе 2.

«Тип сопоставления» — аргумент, являющийся необязательным, но, в отличие от предыдущего оператора, этот необязательный аргумент нам будет нужен. Он указывает на то, как будет сопоставлять оператор искомое значение с массивом. Этот аргумент может иметь одно из трех значений: -1; 0; 1. Для неупорядоченных массивов следует выбрать вариант «0». Именно данный вариант подойдет для нашего случая.

Итак, приступим к заполнению полей окна аргументов. Ставим курсор в поле «Искомое значение», кликаем по первой ячейке столбца «Имя» на Листе 1.

После того, как координаты отобразились, устанавливаем курсор в поле «Просматриваемый массив» и переходим по ярлыку «Лист 2», который размещен внизу окна Excel над строкой состояния. Зажимаем левую кнопку мыши и выделяем курсором все ячейки столбца «Имя».

После того, как их координаты отобразились в поле «Просматриваемый массив», переходим к полю «Тип сопоставления» и с клавиатуры устанавливаем там число «0». После этого опять возвращаемся к полю «Просматриваемый массив». Дело в том, что мы будем выполнять копирование формулы, как мы это делали в предыдущем способе. Будет происходить смещение адресов, но вот координаты просматриваемого массива нам нужно закрепить. Он не должен смещаться. Выделяем координаты курсором и жмем на функциональную клавишу F4. Как видим, перед координатами появился знак доллара, что означает то, что ссылка из относительной превратилась в абсолютную. Затем жмем на кнопку «OK».

Результат выведен на экран в первую ячейку столбца «Ставка». Но перед тем, как производить копирование, нам нужно закрепить ещё одну область, а именно первый аргумент функции ИНДЕКС. Для этого выделяем элемент колонки, который содержит формулу, и перемещаемся в строку формул. Выделяем первый аргумент оператора ИНДЕКС (B2:B7) и щелкаем по кнопке F4. Как видим, знак доллара появился около выбранных координат. Щелкаем по клавише Enter. В целом формула приняла следующий вид:
=ИНДЕКС(Лист2!$B$2:$B$7;ПОИСКПОЗ(Лист1!A4;Лист2!$A$2:$A$7;0))

Теперь можно произвести копирование с помощью маркера заполнения. Вызываем его тем же способом, о котором мы говорили ранее, и протягиваем до конца табличного диапазона.

Как видим, несмотря на то, что порядок строк у двух связанных таблиц не совпадает, тем не менее, все значения подтягиваются соответственно фамилиям работников. Этого удалось достичь благодаря применению сочетания операторов ИНДЕКС—ПОИСКПОЗ.

Читайте также:
Функция ИНДЕКС в Экселе
Функция ПОИСКПОЗ в Экселе

Способ 3: выполнение математических операций со связанными данными

Прямое связывание данных хорошо ещё тем, что позволяет не только выводить в одну из таблиц значения, которые отображаются в других табличных диапазонах, но и производить с ними различные математические операции (сложение, деление, вычитание, умножение и т.д.).

Посмотрим, как это осуществляется на практике. Сделаем так, что на Листе 3 будут выводиться общие данные заработной платы по предприятию без разбивки по сотрудникам. Для этого ставки сотрудников будут подтягиваться из Листа 2, суммироваться (при помощи функции СУММ) и умножаться на коэффициент с помощью формулы.

Выделяем ячейку, где будет выводиться итог расчета заработной платы на Листе 3. Производим клик по кнопке «Вставить функцию».

Следует запуск окна Мастера функций. Переходим в группу «Математические» и выбираем там наименование «СУММ». Далее жмем по кнопке «OK».

Производится перемещение в окно аргументов функции СУММ, которая предназначена для расчета суммы выбранных чисел. Она имеет нижеуказанный синтаксис:
=СУММ(число1;число2;…)

Поля в окне соответствуют аргументам указанной функции. Хотя их число может достигать 255 штук, но для нашей цели достаточно будет всего одного. Ставим курсор в поле «Число1». Кликаем по ярлыку «Лист 2» над строкой состояния.

После того, как мы переместились в нужный раздел книги, выделяем столбец, который следует просуммировать. Делаем это курсором, зажав левую кнопку мыши. Как видим, координаты выделенной области тут же отображаются в поле окна аргументов. Затем щелкаем по кнопке «OK».

После этого мы автоматически перемещаемся на Лист 1. Как видим, общая сумма размера ставок работников уже отображается в соответствующем элементе.

Но это ещё не все. Как мы помним, зарплата вычисляется путем умножения величины ставки на коэффициент. Поэтому снова выделяем ячейку, в которой находится суммированная величина. После этого переходим к строке формул. Дописываем к имеющейся в ней формуле знак умножения (*), а затем щелкаем по элементу, в котором располагается показатель коэффициента. Для выполнения вычисления щелкаем по клавише Enter на клавиатуре. Как видим, программа рассчитала общую заработную плату по предприятию.

Возвращаемся на Лист 2 и изменяем размер ставки любого работника.

После этого опять перемещаемся на страницу с общей суммой. Как видим, из-за изменений в связанной таблице результат общей заработной платы был автоматически пересчитан.

Способ 4: специальная вставка

Связать табличные массивы в Excel можно также при помощи специальной вставки.

Выделяем значения, которые нужно будет «затянуть» в другую таблицу. В нашем случае это диапазон столбца «Ставка» на Листе 2. Кликаем по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши. В открывшемся списке выбираем пункт «Копировать». Альтернативной комбинацией является сочетание клавиш Ctrl+C. После этого перемещаемся на Лист 1.

Переместившись в нужную нам область книги, выделяем ячейки, в которые нужно будет подтягивать значения. В нашем случае это столбец «Ставка». Щелкаем по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши. В контекстном меню в блоке инструментов «Параметры вставки» щелкаем по пиктограмме «Вставить связь».

Существует также альтернативный вариант. Он, кстати, является единственным для более старых версий Excel. В контекстном меню наводим курсор на пункт «Специальная вставка». В открывшемся дополнительном меню выбираем позицию с одноименным названием.

После этого открывается окно специальной вставки. Жмем на кнопку «Вставить связь» в нижнем левом углу ячейки.

Какой бы вариант вы не выбрали, значения из одного табличного массива будут вставлены в другой. При изменении данных в исходнике они также автоматически будут изменяться и во вставленном диапазоне.

Урок: Специальная вставка в Экселе

Способ 5: связь между таблицами в нескольких книгах

Кроме того, можно организовать связь между табличными областями в разных книгах. При этом используется инструмент специальной вставки. Действия будут абсолютно аналогичными тем, которые мы рассматривали в предыдущем способе, за исключением того, что производить навигацию во время внесений формул придется не между областями одной книги, а между файлами. Естественно, что все связанные книги при этом должны быть открыты.

Выделяем диапазон данных, который нужно перенести в другую книгу. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши и выбираем в открывшемся меню позицию «Копировать».

Затем перемещаемся к той книге, в которую эти данные нужно будет вставить. Выделяем нужный диапазон. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню в группе «Параметры вставки» выбираем пункт «Вставить связь».

После этого значения будут вставлены. При изменении данных в исходной книге табличный массив из рабочей книги будет их подтягивать автоматически. Причем совсем не обязательно, чтобы для этого были открыты обе книги. Достаточно открыть одну только рабочую книгу, и она автоматически подтянет данные из закрытого связанного документа, если в нем ранее были проведены изменения.

Но нужно отметить, что в этом случае вставка будет произведена в виде неизменяемого массива. При попытке изменить любую ячейку со вставленными данными будет всплывать сообщение, информирующее о невозможности сделать это.

Изменения в таком массиве, связанном с другой книгой, можно произвести только разорвав связь.

Разрыв связи между таблицами

Иногда требуется разорвать связь между табличными диапазонами. Причиной этого может быть, как вышеописанный случай, когда требуется изменить массив, вставленный из другой книги, так и просто нежелание пользователя, чтобы данные в одной таблице автоматически обновлялись из другой.

Способ 1: разрыв связи между книгами

Разорвать связь между книгами во всех ячейках можно, выполнив фактически одну операцию. При этом данные в ячейках останутся, но они уже будут представлять собой статические не обновляемые значения, которые никак не зависят от других документов.

В книге, в которой подтягиваются значения из других файлов, переходим во вкладку «Данные». Щелкаем по значку «Изменить связи», который расположен на ленте в блоке инструментов «Подключения». Нужно отметить, что если текущая книга не содержит связей с другими файлами, то эта кнопка является неактивной.

Запускается окно изменения связей. Выбираем из списка связанных книг (если их несколько) тот файл, с которым хотим разорвать связь. Щелкаем по кнопке «Разорвать связь».

Открывается информационное окошко, в котором находится предупреждение о последствиях дальнейших действий. Если вы уверены в том, что собираетесь делать, то жмите на кнопку «Разорвать связи».

После этого все ссылки на указанный файл в текущем документе будут заменены на статические значения.

Способ 2: вставка значений

Но вышеперечисленный способ подходит только в том случае, если нужно полностью разорвать все связи между двумя книгами. Что же делать, если требуется разъединить связанные таблицы, находящиеся в пределах одного файла? Сделать это можно, скопировав данные, а затем вставив на то же место, как значения. Кстати, этим же способом можно проводить разрыв связи между отдельными диапазонами данных различных книг без разрыва общей связи между файлами. Посмотрим, как этот метод работает на практике.

Выделяем диапазон, в котором желаем удалить связь с другой таблицей. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши. В раскрывшемся меню выбираем пункт «Копировать». Вместо указанных действий можно набрать альтернативную комбинацию горячих клавиш Ctrl+C.

Далее, не снимая выделения с того же фрагмента, опять кликаем по нему правой кнопкой мыши. На этот раз в списке действий щелкаем по иконке «Значения», которая размещена в группе инструментов «Параметры вставки».

После этого все ссылки в выделенном диапазоне будут заменены на статические значения.

Как видим, в Excel имеются способы и инструменты, чтобы связать несколько таблиц между собой. При этом, табличные данные могут находиться на других листах и даже в разных книгах. При необходимости эту связь можно легко разорвать.

Источник

МЕНЮ САЙТА

КАТЕГОРИИ РАЗДЕЛА

ОПРОСЫ

Слияние данных MS Excel и MS Word

Часто данные электронной таблицы требуется использовать при составлении различных документов: отчетов, писем, договоров и т.д. В этом случае удобно использовать слияние данных MS Excel и MS Word.

Процедура слияния состоит из нескольких этапов.

1 этап. Подготовка данных электронной таблицы

Таблица, предназначенная для слияния, должна удовлетворять некоторым требованиям:

в таблице не должно быть объединенных ячеек. Вернее сказать так: ЕСЛИ в таблице есть объединённые ячейки, то надо быть готовым к тому, что при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы. В общем, объединённые ячейки — это зло
все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии. Если в таблице отсутствует первая строка с названиями столбцов, то её заменит первая строка данных, а значит, она в рассылке участвовать не будет.

В качестве примера возьмем таблицу с перечнем клиентов фитнес клуба «Экселент»

2 этап. Подготовка шаблона документа Word

На этом этапе в текстовом редакторе Word формируется документ, в который в дальнейшем будут внедряться данные электронной таблицы. Текст этого документа представляет собой общую для всех рассылок часть.

Предположим всем клиентам, у которых срок действия клубной карты истекает в следующем месяце, планируется разослать письма с уведомлением.

Текст письма будет одинаковым за исключением обращения, номера клубной карты и даты окончания её действия. Эти данные будут импортироваться из таблицы Excel (выделено синим)

Таким образом, на этом этапе в документе Word печатается общий для всех писем текст.

Для более удобной дальнейшей работы при слиянии рекомендуется установить параметр Затенение полей в положение Всегда, чтобы отличать вставленные поля слияния от обычного текста. Если этот параметр включен, поля отображаются на сером фоне. На печать этот фон, естественно, не выводится.

3 этап. Работа Мастера слияния MS Word

Открываем файл письма в MS Word.

Проще всего осуществить слияние данных, следуя указаниям Мастера слияния. В версиях после Word2003 Мастер слияния запускается с помощью кнопки Начать слияние на вкладке Рассылки

В версиях до Word2007 следует выполнить команду меню Сервис — Письма и рассылки — Слияние. Кроме того, для более удобной работы версиях до Word2007 можно вывести панель инструментов Слияние

Ещё раз обращаю внимание, что в бланке письма содержится только общий для всех писем текст, поэтому обращение выглядит как Уважаем!, а номер карты и дата пропущены.

Работа Мастера слияния включает 6 шагов.

1 шаг: выбираем тип документа для рассылки, в нашем случае это Письма

2 шаг: выбираем документ, на основе которого будут создаваться рассылки, им может быть открытый текущий документ, шаблон или существующий документ. При выборе варианта Шаблон или Существующий документ появляется возможность указать нужный файл в Проводнике. Мы выбираем Текущий документ

3 шаг: выбираем получателей. В нашем случае источником данных будет таблица Excel, значит отмечаем вариант Использование списка. Затем с помощью кнопки Обзор… выбираем нужный файл в Проводнике

После выбора файла раскрывается диалоговое окно с выбранной таблицей. Если нам нужны все записи, то сразу нажимаем ОК. При необходимости можно список отсортировать, отфильтровать нужные записи, либо найти их с помощью соответствующих команд. Возможности фильтрации и поиска здесь, конечно, намного беднее, чем в Excel, но сделать простейшую выборку по текстовым или числовым значениям можно. Кроме того, возможно выбрать записи для рассылки вручную с помощью флажков

В нашем случае требуется установить фильтр по полю Рассылка по значению «да» (значение «да» появляется в таблице, если срок действия клубной карты истекает в следующем месяце). Фильтр можно установить, щёлкнув мышкой по названию поля и выбрав «да», либо воспользовавшись ссылкой Фильтр в этом же диалоговом окне

4 шаг: вставляем нужные поля в документ. Прежде, чем выбрать один из предложенных Мастером вариантов работы, следует установить курсор в тексте туда, куда Вы хотите вставить данные. Если Вы забыли это сделать, тоже ничего страшного, поля можно вставить в любое место документа, а затем перенести. В нашем случае ставим курсор после слова «Уважаем» перед восклицательным знаком. Так как нам нужны отдельные поля, выбираем Другие элементы…

Раскрывается диалоговое окно для выбора полей слияния.

Выбираем поле Имя, нажимаем Вставить, то же самое для поля Отчество. Закрываем окно Вставка полей слияния и добавляем пробелы между вставленными полями. Если параметр Затенение полей установлен в положение Всегда, то вставленные поля будут отчетливо видны на сером фоне. Устанавливаем курсор после №, снова нажимаем ссылку Другие элементы…, выбираем № клубной карты — Вставить. Аналогично вставляем поле Дата окончания действия карты

Кроме указанных выше полей требуется вставить окончание обращения ый(ая), которое зависит от значения поля Пол. Для этого воспользуемся специальным полем, позволяющим вставлять одно из двух значений в зависимости от данных. Поставим курсор сразу после слова «Уважаем», нажмём кнопку Правила на вкладке Рассылки и выберем вариант IF…THEN…ELSE. В версиях до Word2007 аналогичная кнопка называется Добавить поле Word и находится на панели инструментов Слияние

В раскрывшемся диалоговом окне зададим параметры

После нажатия ОК, получим результат

5 шаг: просматриваем получившиеся письма, используя кнопки навигации. На этом шаге также можно изменить список получателей, применив фильтр или убрав флажки. Так как мы применили фильтр ранее, получателей осталось 3.

Присмотревшись повнимательней к полученному результату, видим, что он не вполне соответствует нашим ожиданиям

Номер клубной карты вместо 001768 отображается как 1768, а дата и вовсе не по-нашему: сначала месяц, а потом день, хотя в таблице Excel всё было в порядке. Такие же неприятности могут возникнуть при импорте ячеек с десятичными числами, денежным форматом и т.д. Вывод неутешительный: при слиянии форматирование чисел и дат не сохраняется. Но выход есть!

Поля документа Word, в которые вставляются наши данные, представляют собой код, который, во-первых, можно посмотреть, а во-вторых, изменить. Чтобы увидеть код поля, например, с номером клубной карты, следует кликнуть по нему правой кнопкой мыши (ПКМ) и выбрать команду Коды/Значения полей.
Получим следующее

{ MERGEFIELD «M__клубной_карты» }
Сам код изменять мы не будем, а вот формат допишем. Принцип добавления формата будет понятен любому, кто хоть немного знаком с созданием пользовательского формата в Excel. Чтобы число всегда состояло из шести цифр, формат должен состоять из шести нулей:
{ MERGEFIELD «M__клубной_карты» # «000000» }. Теперь снова ПКМ по полю — Обновить поле, и видим число в нужном формате.

Аналогично поступаем с датой { MERGEFIELD «дата_окончания_действия_карты» @
«DD.MM.YYYY» }

И получаем окончательный вариант

Подробнее о кодах полей Word можно прочитать в справочной системе Word или на официальном сайте Microsoft

6 шаг: выбираем вариант Изменить часть писем… и просматриваем получившийся документ, при необходимости его можно отредактировать, сохранить как отдельный файл или отправить на печать

*если в файле с базой клиентов при открытии в Excel2003 вместо формул будут отображаться ошибки #ИМЯ!, подключите надстройку Пакет анализа (Сервис — Надстройки)

Категория: Интеграция Excel с другими приложениями | Добавил: Pelena (22.11.2012)

Просмотров: 315637 | Комментарии: 63
| Теги: рассылки, Слияние данных
| Рейтинг: 4.7/15

Всего комментариев: 61	1 2 3 »
Порядок вывода комментариев: Никак не найду в 2003 офисе в указанном месте функцию «Пакет анализа». Может как то по другому называется? 0 Ага, сделал, спасибо! Просто там есть и «надстройка» и «настройки» Еще вот проблема: все вставки получаются одни и те же, т.е. делаю, например, первую вставку с данными «имя», потом делаю вставку с данными «фамилия», при этом, первая вставка из имени автоматом превращается в фамилию. И так постоянно, каждая новая вставка меняет все предыдущие на однотипную — последнюю. Вроде всяко перепробовал, но ничего не выходит. Еще не нашел где активировать «затенение полей» Спасибо большое за статью! Благодаря вам сэкономила несколько часов лишней работы! 0 Хороший вопрос. В этом случае структура поля будет примерно следующей: *{ = { MERGEFIELD «имя_вашего_поля» } 100 # «0%» } Причем вторые фигурные скобки надо будет поставить через Ctrl+F9. Подробнее: выделяем { MERGEFIELD «имя_вашего_поля» }, нажимаем Ctrl+F9, затем внутри внешних фигурных скобок дописываем недостающие символы, не забывая в начале = 12 Prickly (23.12.2014 08:58) [ Материал] Т.е. имеется ввиду в одном и том же документе Word создать 100 шаблонов письма и вставить туда по одной строке из Excel? 0 Здравствуйте. Зачем все просматривать? Если выборку делать не надо, то и просматривать незачем, просто в Мастере жмите Далее 14 Prickly (23.12.2014 09:31) [ Материал] Pelena, дело в том, что я хочу, чтобы все строки по своим письмам сохранились в одном и том же документе, получается 100 писем. Но когда я вставляю у меня вставляется только одно значение, а остальные могу видеть только через кнопки просмотреть следующее или предыдущее, а я хочу чтобы 1 строка сохранилась в первом шаблоне, а остальные снизу в таких же шаблонах. 0 Похоже, Вы работу Мастера не завершили. Должен получиться один документ, в котором 100 листов. Если не разберётесь, задайте вопрос на форуме, приложив пример файла 16 Prickly (23.12.2014 09:45) [ Материал] Может вы поможете? Я дошел до последнего шага в примере. Изменить части писем и Печать. Где завершается работа Мастера? 0 Правильно, сколько страниц в документе получилось? Теперь можете Мастер закрыть, а с документом работать, как обычно, сохранить, редактировать и т.д. Не пойму, что Вас смущает? Если Вы хотите, чтобы на листе было несколько шаблонов, то на первом шаге Мастера выберите Наклейки, а не Письма 18 Prickly** (23.12.2014 11:26) [ Материал] Pelena, Мой шаблон такой, что на одном листе 2 шаблона. Получается мне нужно 50 страниц в документе Word. 1 строка = 1 шаблон. Сделал накрейки, но все равно не получается (((( 0 Не видя файла, больше ничего сказать не могу. Добро пожаловать на форум Получилось ))))))))))))) Урээ!! Елена, а теперь не подскажите, как это можно автоматизировать? со вставкой даты возникли проблемы. вставляется дата в формате число: 41997 применение формата @ «DD.MM.YYYY» не помогло 0 Без файла трудно что либо сказать, задайте вопрос на форуме, приложив файлы-примеры к сожалению на работе политика ИБ не даёт загружать файлы на данный ресурс я почитал help по ссылке на сайте Майкрософт, не получается. вот в фигурных скобках код поля: MERGEFIELD «F21» @ «dd.MM.yyyy» F21 — это ссылка на колонку в таблице Excel, данные в формате «дата». 0 Пришлите кусок файла Excel и документ мне на почту, она есть на Глваной странице сайта в контактах
1-25 26-50 51-61

Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.

[

Регистрация

Вход

]

Источник

Содержание

Резюме поста в нескольких предложениях
Осторожное мнение автора о том, что Excel — это круто
Автор делится своим опытом создания Excel Mashup
Ну и кому это все может быть нужно?

Резюме поста в нескольких предложениях

Возможности Excel в части удаленного доступа и совместной работы с документами на сегодняшний день по меньшей мере сопоставимы с Google Docs;
Excel-документ может быть интегрирован в html-страницы с сохранением значительной части функциональности, т.е. формулы и pivot tables будут работать;
Я, равно как и любой другой человек, могу опубликовать свой Excel-документ таким образом, что ваше, равно как и чье-либо еще, веб-приложение сможет:
1. отрисовать и открыть его для ручного ввода значений в ячейки,
2. напрямую взаимодействовать с ним через JavaScript;
У Microsoft есть сайт, посвященный интеграции Excel-документов в веб-приложения; также в природе существуют jQuery плагины, позволяющие сделать эту интеграцию быстрой и безболезненной;
С практической точки зрения пользователь получает следующие плюшки:
1. JavaScript представляет широкие возможности для визуализации и анимации Excel-таблиц, а также создания на их базе интерактивных приложений и дэшбордов;
2. Возможность работы с Excel-документами на планшетах и мобильных устройствах;
3. Удобный инструмент для создания рабочих прототипов систем управленческой отчетности.

Осторожное мнение автора о том, что Excel — это круто

Office Add-Ins для Excel — новые возможности для разработчиков на VBA и VSTO

Автор делится своим опытом создания Excel Mashup

Итак, дано:

Консультант разработал в Excel финансовую модель;
Эту модель нужно презентовать очень серьезному дяде, финансовому директору ну очень большого банка;
Дядя сильно занятой, почти все время какие-то встречи, но просил предварительно сбросить материалы, сказал, что сможет посмотреть в такси до аэропорта на своем iPad;
Консультант понятия не имеет, какая операционная система и какие приложения стоят на этом iPad, и вообще нет ли у дяди склонности называть айпадом свой планшетник на андроиде;
Консультант очень хочет, чтобы диаграммы были более красивыми и интерактивными, чем те, которые умеет делать Excel;
С клиентом есть договоренность о неиспользовании в Excel макросов на VBScript;
А еще консультант уверен, что дядя захочет поиграть с цифрами в модели, и нужно сделать так, чтобы во время игры он ничего не сломал.

Инъекция Excel-формул в Google Docs

Пример 1 (самый простой) – внедрить Excel-документ по токену и передать в JSON значения заданного пользователем диапазона ячеек. Исходники здесь: jsfiddle.net/ugBe2

Пример 2 (посложнее) — внедрить Excel-документ по токену, затем через HTML-форму изменить значение любой заданной пользователем ячейки, после чего книга пересчитается, а результаты заданного пользователем диапазона сохранятся в JSON. Исходники здесь: jsfiddle.net/RVjLD

Пример 3 (интерактивный с привязкой jQuery плагинов и инициализацией) — есть три элемента, каждый из которых связан с соответствующей ячейкой Excel-документа. Два из них слайдеры, связанные соответственно с ячейками B1 и B2. Третий – спидометр, связанный с ячейкой B3, которая рассчитывается как формула от B1 и B2. Как и в предыдущих примерах Excel-документ открывается по токену. По окончании загрузки вызывается функция инициализации, которая присваивает слайдерам и спидометру изначальные значения, записанные в ячейках B1:B3. Когда пользователь «двигает» слайдеры, вызывается функция, которая записывает новое значение в соответствующую слайдеру ячейку (B1 или B2). После этого значение в ячейке B3 пересчитывается и передается спидометру. Исходники здесь: jsfiddle.net/KMtnc

Ну и кому это все может быть нужно?

В Excel 2013 появилась эффектная трёхмерная визуализация данных на карте

(по материалам)

Источник

Нередко возникают ситуации, когда информацию, приведенную в электронной таблице, нужно использовать для создания договоров, отчетов и других важных документов. Этот нелегкий процесс можно автоматизировать с помощью слияния данных из MS Excel и Word.

Содержание

Что такое слияние Excel и Word?
Как осуществить слияние данных Ворд и Эксель?
Шаг 1. Подготовка данных таблицы Excel (источника данных)
Настройка источника данных
Шаг 2. Подготовка шаблона документа Word
Работа с Мастером слияния Word
Объединение таблицы Ворд и Эксель
Слияние текстов Ворда и Эксель
Выводы

Что такое слияние Excel и Word?

Под слиянием подразумевается перенос данных из электронной таблицы в Word.

Как осуществить слияние данных Ворд и Эксель?

Слияние данных осуществляется в несколько шагов. Сначала осуществляется подготовка данных таблицы на уровне Эксель, после чего осуществляется перенос информации в Word.

Есть несколько требований к исходной таблице, которые должны быть соблюдены:

Обязательно, чтобы каждый столбец таблицы, которая переносится в вордовский файл, был озаглавлен. При этом названия должны быть разными, не допускаются повторы.
Кроме этого, в таблице не должно содержаться ячеек, которые были перед этим соединены. В ином случае при переносе строки могут смещаться, что вызовет много дополнительных сложностей.

Простыми словами, уже на этапе создания таблицы Эксель она должна быть в таком же формате, как таблица в Ворд.

Шаг 1. Подготовка данных таблицы Excel (источника данных)

Итак, давайте немного разберемся с тем, как подготовить таблицу. Желательно переконвертировать диапазон в формат умной таблицы с помощью комбинации клавиш Ctrl + T. После этого нужно непосредственно осуществить настройку и подготовку данных.

Настройка источника данных

После создания умной таблицы ее нужно настроить. Это можно сделать стандартными средствами Эксель. В конечном итоге, она должна иметь такой вид.

Главное правило подготовки источника данных – проверка соблюдения описанных выше требований и адаптацию таблицы под них. Это делается вручную, путем разъединения ячеек и добавления заголовков к колонкам.

Шаг 2. Подготовка шаблона документа Word

В рамках этого шага нужно создать вордовский документ, в который будут заноситься данные из экселевской таблицы. Предположим, нам нужно сделать рассылку, в которую вставлять подходящие данные. Соответственно, на этапе подготовки шаблона документа Word нужно написать письмо, в котором есть общие строки для всех данных.

Допустим, нам нужно отправить письмо тем клиентам, у которых клубная карта прекращает свое действие в течение ближайшего месяца. В этом случае текст будет аналогичным за тем лишь исключением, что номер клубной карты, срок окончания ее действия будут отличаться. В этом случае можно воспользоваться слиянием, и данные будут импортироваться в соответствующие места из документа Excel.

На скриншоте ниже эта информация отображается сними цветом.

Настоятельно рекомендуется, чтобы работа была более удобной, установить параметр «Затенение полей» на значение «Всегда». Так будет значительно проще различать, какие данные были вставлены автоматически, а какие уже были в шаблоне. Просто соответствующие места будут выделены серым цветом. Естественно, это выделение не сохраняется при печати, данные выглядят так, как будто письмо набиралось вручную.

Работа с Мастером слияния Word

Наиболее удобно использовать мастер влияния, чтобы перенести часть данных из Эксель в Ворд. Для этого открываем наш шаблон в Word, после чего нажимаем кнопку «Начать слияние», которая находится на вкладке «Рассылки» (все это касается версий Office, начиная с 2007).

Далее нужно выбрать пункт «Пошаговый мастер слияния».

Если же используется старая версия Microsoft Office, то эта функция все равно есть, но чтобы получить к ней доступ, нужно воспользоваться такими пунктами меню: Сервис – Письма и рассылки – Слияние. Также можно вывести соответствующую кнопку на панель инструментов, чтобы сделать работу более комфортной.

Важно особенно акцентировать внимание на то, что в шаблоне, который был создан на предыдущем этапе, должен содержаться общий текст. То есть, даже слово «Уважаемый» нужно написать без окончания – «Уважаем». Далее оно будет вставлено автоматически.

А теперь опишем на практике, как мастер слияния используется:

Сначала выбирается тип документа. Это могут быть как электронные, так и обычные письма. Также возможен выбор ряда других типов документов.

4
Далее надо выбрать тот документ, который будет использоваться для рассылки писем (или того, что вы выбрали на предыдущем этапе). Это может быть как текущий документ, так и находящийся в другом файле. Также можно выбрать пункт «Шаблон». В двух последних случаях будет предложено выбрать файл, в который будут автоматически вставляться данные из Эксель таблицы. В нашем примере мы выберем пункт «Существующий документ».

5
Выбор получателей. В случае с нами в качестве получателей будет использоваться список контактов из Эксель таблицы. Соответственно, нас интересует пункт «Использование списка». А непосредственно выбрать тот список, который будет использоваться в качестве источника данных, можно с помощью кнопки «Обзор», которая располагается немного ниже.

6
Далее нужно выбрать файл с источником данных. После того, как он будет выбран, появится диалог, в котором будет та же таблица, которая у нас есть в экселевском документе. Далее нужно выбрать те записи, которые нас интересуют в конкретный момент времени. Если все, то достаточно просто нажать клавишу ОК. Если появляется такая необходимость, можно осуществить сортировку перечня, фильтрование соответствующих данных или же воспользоваться соответствующими командами, чтобы их найти. Конечно, в Excel встроенный фильтр значительно функциональнее, но в целом, можно отсеять ряд данных, основываясь на текстовых или числовых значениях. Также, с помощью галочек можно выбирать те записи, которые будут использоваться при ручной рассылке.
В нашем случае в качестве поля, по которому осуществляется фильтрация, выступает поле «Рассылка». В качестве критерия используется значение «да» (в нашей таблице это значение появляется, если в текущем месяце срок действия клубной карты подходит к концу).

7
Теперь нужно приступить к этапу вставки соответствующих полей в подходящие места. Но перед этим не стоит забывать ставить курсор туда, куда нужно. Если же вы забыли, мастер закрывать не придется все равно. В таком случае можно просто перенести поле в то место, которое нужно, уже после вставки поля. В нашем случае курсор был поставлен возле восклицательного знака после части слова «Уважаем». Поскольку нам нужны отдельные поля, то необходимо выбрать пункт «Другие элементы».

8
После того, как нами было выбрано подходящее поле (в нашем случае это имя), нужно подтвердить свои действия путем нажатия кнопки «Вставить». Аналогичную операцию нужно провернуть и со всеми другими полями. То есть, если нам нужно вставить отчество, то нужно нажать по соответствующему полю в списке и нажать ту же кнопку, чтобы его вставить в документ.

9

После этого закрываем окно и добавляем пробелы между вставленными словами. Если перед этим вы выставили опцию «Затенение полей» в положение «Всегда», то надписи будут отображаться на сером фоне. Аналогичные действия нужно проделать и со следующим полем с номером клубной карты.
Сначала ставится курсор после значка №, после чего открываем «Другие элементы», предварительно выполнив описанные выше действия, после чего выбирается поле с номером клубной карты. Далее осуществляется нажатие по кнопке «Вставить». И то же самое со сроком действия карты.
Последний этап – вставка окончания слова «Уважаем» в зависимости от того, какого пола человек. Для этого при слиянии используется специальное поле, «Правила». Есть несколько его разновидностей, но нас интересует вид «IF…THEN…ELSE». Найти ее можно на вкладке «Рассылки». Но в старых версиях офисного пакета она также находилась на панели инструментов, как показано на скриншоте.

10
После этого задаем параметры в появившемся окошке. Сначала выбирается поле, которое используется для проверки на предмет соблюдения определенного условия, после чего выставляется логический оператор (в нашем случае равно), а потом уже значение, на соответствие которому нужно проверять это поле. Затем нужно добавить текст, который нужно вставлять, если значение оказывается правильным и тот, который добавляется в случае возвращения результата «ЛОЖЬ». И после нажатия на кнопку ОК получаем такой текст.

11

А вот пример заполнения полей, который был в нашем случае.

На следующем этапе нужно получившиеся в результате слияния документы пересмотреть. Для этого в окне есть кнопки навигации, нажимая которые можно проверить, все ли правильно сделано. Также с помощью специальных флажков можно отобразить лишь некоторых получаете.

После осуществления этих действий оказывается, что некоторые данные перенеслись неправильно.

Были убраны нули в начале номера. Вместо того, чтобы отобразить номер 001768 в результате получилось просто 1768. Та же история и с датами, где месяц число были поменяны местами. Аналогичные проблемы могут случиться с любыми другими форматами: десятичными числами, деньгами и так далее. Просто форматирование, которое было в таблице Эксель, не сохраняется при слиянии. Но решение этой проблемы есть.

Для начала надо понять, что каждая дата, время и так далее имеет свой код, который можно просмотреть и откорректировать. ЧТобы это сделать, нужно кликнуть по соответствующему полю правой кнопкой мыши, после чего нажать на «Коды/Значения полей».

В случае с номером клубной карты результат будет такой.

(MERGEFIELD «M__клубной_карты» }

Мы не будем вносить никаких коррективов в код, обойдемся только добавлением формата.

Если вы хоть чуть-чуть пробовали разные форматы в Эксель, то у вас не должно возникнуть никаких проблем с его добавлением. ЧТобы число сделать шестизначным, то нужно в формате поставить шесть нулей. Получится следующий код.

{ MERGEFIELD «M__клубной_карты» # «000000» }.

После этого делаем правый клик мышью по соответствующему полю и нажимаем «Обновить поле». После этого проблема должна решиться автоматически.

Код даты вводится так:

{ MERGEFIELD «дата_окончания_действия_карты» @ «DD.MM.YYYY» }

Теперь все правильно.

На финальном этапе осталось только вручную отредактировать некоторые письма, если там возникают ошибки, которые невозможно исправить автоматически. После этого их можно сохранить на компьютере или сразу распечатать.

Объединение таблицы Ворд и Эксель

Давайте представим ситуацию, что нам нужно сделать в вордовском документе таблицу, чтобы часть данных была из Excel. При этом важно сделать так, чтобы после вычислений в Экселе данные в Ворде автоматически обновлялись.

Чтобы это сделать, нужно сначала сделать таблицу в Эксель, после чего этот диапазон выделить и скопировать.

После этого нужно воспользоваться функцией «Специальная вставка» Word, которую можно найти в меню «Вставка» и там выбирается опция с листом Майкрософт Эксель.

Чтобы связать таблицы, нужно воспользоваться одноименной функцией.

Слияние текстов Ворда и Эксель

Представим такую задачу: у нас есть Эксель таблица, в которой перечислены люди (их фамилии, имена, отчества), а также их контактные телефоны. Также есть документ Ворд, в котором нужно заполнить пробелы соответствующими именами и номерами телефонов.

Чтобы это сделать, нужно открыть меню «Сервис – Слияние», потом выбрать источник данных и выбрать пункт «Добавить поле слияния». После этого соответствующие поля вставляются в подходящих местах. После нажатия кнопки «Объединить» действие можно считать выполненным.

Выводы

Таким образом, слияние данных Ворда и Эксель позволяет сделать работу более удобной. Это значительно упрощает жизнь в ситуациях, когда есть большое количество данных (например, анкетных), и на их основе нужно создать большое количество документов по шаблону.

Как видим, профессиональное владение офисным пакетом включает не только умение создавать электронные таблицы или текстовые документы, но и осуществлять обмен информацией между двумя приложениями.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник