Информационные технологии в профессиональной деятельности excel

Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования Тульской области

 «Алексинский химико-технологический техникум»

МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА

открытого практического занятия  по дисциплине

«Информационные технологии в профессиональной деятельности»

Тема: «Применение электронных таблиц Excel в практической деятельности»

Разработала:                                         преподаватель

общеобразовательных дисциплин

                        Лаптева Т.М.

Алексин

2014 г

СОДЕРЖАНИЕ

1. Пояснительная записка                                                        стр.3
2. План открытого учебного занятия                                        стр.4
3. Вступительное слово преподавателя                                        стр.5
4. Ход и описание занятия                                                        стр.6
5. Заключительное слово преподавателя                                        стр.8
6. Список литературы                                                                стр.9
7. Приложения                                                                        стр.10

1. Приложение 1: Тестовые задания по предмету                        стр.11
2. Приложение 2: Вопросы для блиц-опроса                        стр.16
3. Приложение 3: Инструкционная карта для выполнения

практического задания                                                        стр.18

1. Приложение 4. Практические задания                                стр.20
2. Приложение 5: Ответы на задания теста                                стр.23
3. Приложение 6: Ответы блиц-опроса                                стр.25
4. Приложение 7: Ответы на практическое задание                стр.27
5. Приложение 8:Фотоотчет                                                стр.30
6. Приложение 9: Отзывы                                                стр.31

1.  Пояснительная записка

Методическая разработка занятия по учебной дисциплине «Информационные технологии в профессиональной деятельности» разработана в соответствии с рабочей программой по специальности: «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)».

Знания  основных положений  темы «Электронные таблицы Excel» являются базой  для выполнения практического задания. Тема практического занятия актуальна. Ее актуальность связана с тем, что в практической деятельности бухгалтера  и экономиста, таблицы Excel будут часто использоваться. Кроме того, каждый работник  обязан знатькак правильно создать таблицу, которая  используется при составлении и заполнении необходимых бухгалтерских документов.

Для организации деятельности обучающихся были выбраны следующие методы: элементы информационных технологий, индивидуальная  самостоятельная работа, дифференцированный подход в образовании, практическая работа. Считаю, данные методы современными, инновационными, демократичными и оправданными для изучения данной дисциплины.  Они позволяют создать благоприятную творческую обстановку на занятии, воссоздать условия, которые будут окружать будущих специалистов в профессиональной деятельности.

2. План открытого учебного занятия

Дата: 18.12.2014

Группа: 138

Дисциплина: Информационные технологии в профессиональной деятельности

Тема занятия: «Применение электронных таблиц Excel в практической деятельности»

Форма занятия: Практическая работа

Тип занятия: урок формирования умений и навыков

Цель занятия:

• повышение интереса к дисциплине и выбранной профессии;
• закрепление теоретического материала;
• закрепить навыки в составлении таблиц разного типа для решения задач практического характера;
• творчески подойти к работе и в результате проявить желание экспериментировать.

Задачи занятия:

1. Образовательные:

• практическое применение знаний общих принципов работы табличного процессора Excel;
• закрепление навыков в составлении таблиц разного рода, особенно, имеющих профессиональную направленность.

1. Развивающие:

• развитие навыков индивидуальной практической работы и работы в группе, способности логически рассуждать, делать выводы;
• умение выбрать наиболее оптимальную структуру таблицы, развить творчество и навыки в оформлении;
• развить мобильность знаний – умение применить знания для решения различного рода задач.

1. Воспитательные:

• сформировать понятие о вычислениях в электронных таблицах, как о наиболее весомых в изучении информационных технологий и широко применяемые в практике;
• воспитать творческий подход к работе, желание экспериментировать;
• профессионально ориентировать и готовить студентов к трудовой деятельности.

Комплекс аппаратного и методического обеспечения:

• пакет MSOffice с табличным процессором Excel;
• инструкционные карты с заданиями;
• вопросы по контролю для блиц опроса;
• проекционный экран;
• 15 персональных компьютеров

Время занятия: 90 минут

Место: аудитория 309 (компьютерный класс).

1. Вступительное слово преподавателя

        Преподаватель приветствует обучающихся и приглашенных лиц; сообщает тему занятия, подчеркивает ее актуальность;  называет цели занятия.

1. Ход  и описание занятия

Ход занятия

№ п/п	Этап занятия	Приемы и методы	Время, мин
1	Организационная часть урока	Словесные	5
2	Тестирование	Письменные	30
3	Блиц-опрос	Словесные	10
4	Выполнение практического задания	Письменные, наглядные	30
5	Заключительная часть занятия	Словесные	5
	Всего:		90

Описание занятия

№ этапа	Деятельность преподавателя	Деятельность обучающихся
1	Приветствие обучающихся, Проверка готовности аудитории и обучающихся к началу занятия, Отметка отсутствующих, Сообщение общего хода занятия	Приветствуют преподавателя, Проверяют наличие учебных принадлежностей, Докладывает староста группы, Слушают
2	Тестирование на ПЭВМ по основным темам предмета  с помощью программы MyTest (вопросы приведены в Приложении 1). Учитывается высокий процент правильных ответов и скорость ответа.	Выполняют задания теста
3	Блиц-опрос: преподаватель проводит краткий блиц-опрос по теоретическому материалу темы (см. приложение 2)	Отвечают на вопросы
4	Самостоятельное выполнение задания: объясняет порядок выполнения задания, раздает инструкционные карты и карточки с заданием, преподаватель консультирует обучающихся, дает  им дополнительные пояснения (если это необходимо), контролирует процесс выполнения задания	Выполняют задания: слушают устное объяснение по выполнению задания, изучают инструкционные карты, задают вопросы,   производят  и оформляют расчеты
5	Подведение итогов занятия, объявление оценок, Выдача домашнего задания, Прощание с обучающимися	Слушают, Записывают домашнее задание, Прощание с преподавателем

5. Заключительное слово преподавателя

        Преподаватель подводит итоги занятия, благодарит участников и приглашенных лиц.

1. Список литературы

1. С.Симонович, Г.Евсеев.  Практическая информатика, Общая информатика, Специальная информатика: Учеб.пособие в трех томах. Москва: АСТпресс, 2010.
2. О.Ефимова,  В.Морозов,  Ю.Шафрин. Курс компьютерной технологии: Учеб.пособие в двух томах. Москва: АБФ, 2009.
3. Дуг Лоу Секреты WordдляWindows. – К.: Диалектика, 2011. – 576 с.
4. УемпенФейт, Пейн Донна Excel97 серия Enter. Ростов-на-Дону: «Феникс», 2010.-592 с.
5. Лавренов С.М. Excel: Сборник примеров и задач. – М.: Финансы и статистика, 2011. – 336 с.
6. Каймин В.А., Касаев Б.С. Информатика: Практикум на ЭВМ: Учебное пособие. –М., ИНФА-М, 2010. – 216 с.

Приложения

Приложение 1

Тестовые задания по предмету

I. Текстовый процессор WORD

1. Программа Word является:
а) текстовым процессором;
б) текстовым файлом;
в) текстовым редактором;
г) текстовым приложением.

2. КомандаСохранить как… окна программы Word находится в меню:
а) Файл;
б) Вид;
в) Правка;
г) Справка

3.  Чтобы удалить символ в документе, стоящий перед курсором, необходимо:
а) нажать клавишу Backspace;
б) нажать клавишу Delete;
в) нажать клавишу Enter;
г) нажать клавишу Esc

4. Чтобы установить определенный интервал между абзацами, нужно:
Интервал;→Абзац→а) воспользоваться меню Формат
б) нажать несколько раз клавишу ПРОБЕЛ;
в) нажать несколько раз клавишу Enter;
Шрифт.→г) воспользоваться меню Формат

5. Чтобы удалить символ, стоящий после курсора, необходимо:
а) нажать клавишу Delete;
б) нажать клавишу Backspace;
в) нажать клавишу Enter;
г) нажать клавишу Esc.

6.  Где находиться кнопка установки размера шрифта в программе Word:
а) на панели Форматирования;
б) на строке меню;
в) на строке состояния;
г) на строке заголовка.

7.  Количество страниц созданного вами документа в окне Word указано:
а) на строке состояния;
б) на строке заголовка;
в) на строке меню;
г) в меню Вид.

8. Чтобы документ Word выглядел также как на экране при выводе документа на печать, его нужно создавать в:
а) режиме разметки;
б) обычном режиме;
в) режиме электронного документа;
г) режиме структуры.

9.  Для выделения строки в тексте с помощью мыши в приложении Word необходимо:
а) щелкнуть левой кнопкой мыши слева от строки текста;
б) щелкнуть левой кнопкой мыши справа от строки текста;
в) щелкнуть левой кнопкой мыши на любом слове текста;
г) щелкнуть левой кнопкой мыши на первом слове текста.

10. Для создания таблицы с заданным числом строк и столбцов в приложении Word необходимо:
а) открыть меню Таблица, выполнить команду Добавить таблицу;
б) открыть меню Формат, выполнить команду Границы и заливка;
в) открыть меню Вставка, выполнить команду Поле;
г) открыть меню Сервис, выполнить команду Параметры.

11.  В программе Word непечатаемый символ в тексте означает:
а) конец абзаца;
б) конец документа;
в) конец строки;
г) конец предложения

II Табличный процессор EXCEL

12. Адрес ячейки электронной таблицы состоит:
а) из буквы столбца и номера строки;
б) из буквы строки и номера столбца;
в) из номера колонки и номера строки;
г) из буквы строки и буквы столбца.

13. Распространить вниз по столбцу формулу в электронной таблице можно с помощью:
а) маркера заполнения;
б) подбора параметра;
в) таблицы подстановки;
г) формы заполнения

14. Формула в ячейке начинается:
а) со знака равно;
б) со знака двоеточие;
в) c кавычек;
г) со знака &.

15. Функция СРЗНАЧ относится к категории:
а) статистические функции;
б) финансовые функции;
в) математические функции;
г) функции даты и времени.

16. Появившееся в ячейке таблицы Excel при расчетах значение #####, означает:
а) число не входит в ширину ячейки;
б) в формуле есть текстовая информация;
в) деление на ноль;
г) неправильное вычисление.

17. Математические функции программы Excel вызываются через:
Математические;→ Функция→а) меню Вставка
Математические;→Функция→б) меню Правка
Математические;→ Функция→в) меню Формат
Математические.→ Функция→г) меню Вид

18.  День недели вашего рождения в Excel можно определить с помощью функции:
а) ДЕНЬНЕД;
б) СЕГОДНЯ;
в) ТДАТА;
г) ДАТА.

19.  Для запуска программы Excel выберите правильный путь:
Excel;→Программы→а) Пуск
Excel;→Стандартные→Документы →б) Пуск
Excel;→ Документы →в) Пуск
Excel.→Стандартные→Программы→г) Пуск

20. Найдите правильную запись адреса ячейки:
а) B4;
б) B:4;
в) 4B;
г) B#4.

21. Данные, вводимые в ячейку таблицы Excel, полностью отражаются:
а) в строке формул;
б) в соседней ячейке;
в) на панели задач;
г) в поле имени

22. Для выделения несмежных ячеек в таблице Excel используется клавиша:
а) Ctrl;
б) Alt;
в) Shift;
г) Tab.

23. Чтобы представить дату в виде числа, нужно воспользоваться меню:
Числовой ;→Ячейки→а) Формат
Общий;→Ячейки→б) Формат
Процентный;→Ячейки→в) Формат
Денежный.→Ячейки→г) Формат

24.  Найдите правильную запись адреса блока ячеек:
а) B4:B12;
б) B4;
в) 4B:B12;
г) B#4:B#12.

25. Чтобы дать имя ячейке, нужно воспользоваться меню:
Добавить;→ Имя →а) Правка
Присвоить;→ Имя →б) Вставка
Присвоить;→ Имя→в) Формат
Присвоить.→ Имя →г) Файл

26. Если в функции ДЕНЬНЕД используется тип 2, то первым днем недели является:
а) понедельник;
б) вторник;
в) воскресенье;
г) суббота.

27.  Из перечисленных функций не имеет аргумента функция:
а) ПИ;
б) LOG;
в) МИН;
г) ABS
28.  Дата <5 апр 02>, введенная в ячейку Excel соответствует формату:
а) Д. МММ. ГГ;
б) Д. ММ. ГГ;
в) Д/М/ГГ;
г) Д – ММ .

29. Круговую диаграмму можно построить с помощью меню:
Круговая;→ Диаграмма →а) Вставка
Круговая;→ Диаграмма →б) Файл
Круговая;→ Диаграмма →Мастер диаграмм →в) Правка
Диаграмма→Ячейки→г) Формат

30. Панелей инструментов в Excel по умолчанию:
а) две;
б) три;
в) ни одной;
г) одна

31. Функция Автозаполнения в Excel выполняет следующее:
а) вводит различные последовательности;
б) вводит формулу в ячейку;
в) выделяет блок ячеек;
г) выделяет строку таблицы.

32. Кнопка на панели инструментов программы Excel обозначает:
а) автосумма;
б) денежный формат;
в) автовычитание;
г) автофильтр.

Приложение 2

Вопросы для блиц-опроса

Вопросы:

1. Какие данные можно вводить в текущую ячейку?
2. Как выделить целый столбец таблицы Excel?
3. Как выделить несколько несмежных блоков?
4. Как отформатировать текст в ячейке?
5. Как добавить обрамление ячеек?
6. Для чего нужна абсолютная ссылка на ячейки?
7. Как дать имя ячейке?
8. С помощью чего можно распространить формулу и как?
9. Как объединить несколько ячеек в одну?
10. Как установить нужный формат ячейки?
11. Как вставить дополнительный лист в рабочую книгу?
12. Как переименовать лист рабочей книги?
13. Как построить диаграмму по данным таблицы?
14. Как скопировать данные из одной ячейки в другую?
15. Как сохранить созданный документ?

Приложение 3

Инструкционная карта для выполнения практического задания

Инструкционная карта для выполнения практического задания по учебной дисциплине

«Информационные технологии в профессиональной деятельности»

Тема: Применение электронных таблиц Excel в практической деятельности

Цель: закрепить навыки в составлении таблиц разного типа для решения задач практического характера

Условия и порядок выполнения работы:

1. Прочитать инструкционную карту
2. Изучить содержание заданий и начать выполнение
3. Работу выполнить (распечатать) на отдельных листах формата А4, оформив надлежащим образом
4. Сделать выводы
5. Если необходимо, можно получить консультацию преподавателя или студенты, успешно выполнившего работу
6. Работа оценивается в целом, по итогам выполнения работы ставится оценка.

Содержание заданий:

Задание 1 – создать таблицу финансовой сводки за неделю, произвести расчеты, построить диаграмму изменений финансового результата, произвести фильтрацию данных.

 Задание 2 – создать таблицу ведомости начисления заработной платы, произвести расчеты, форматирование, сортировку и защиту данных.

Приложение 4

Практические задания

Задание 1. Создать таблицу финансовой сводки за неделю, произвести расчеты, построить диаграмму изменения финансового результата, произвести фильтрацию данных.

Финансовая сводка за неделю (тыс.руб.)
Дни недели	Доход	Расход	Финансовый результат
понедельник	3245,20	3628,50	?
вторник	4572,50	5320,50	?
среда	6251,66	5292,10	?
четверг	2125,20	3824,10	?
пятница	3896,60	3020,10	?
суббота	5420,30	4262,10	?
воскресенье	6050,60	4369,50	?
Ср.значение	?	?	?
Общий финансовый результат за неделю	?

Определить:

1. Финансовый результат на каждый день недели.
2. Средние значения дохода и расхода.
3. Общий финансовый результат.
4. Построить диаграмму изменения финансового результата.
5. Произвести фильтрацию данных.

Задание 2. Создать таблицу ведомости начисления заработной платы за месяц, произвести расчеты, условное форматирование (установите формат значений между 17000 и 21000 зеленым цветом шрифта; меньше 17000-красным;больше или равно 21000-синим цветом шрифта), сортировку по фамилии в алфавитном порядке по возрастанию и защиту данных.

ВЕДОМОСТЬ НАЧИСЛЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ
ЗА ОКТЯБРЬ 2013 г.
Табельный номер	Фамилия И.О.	Оклад (руб.)	Премия (руб.)	Всего начислено (руб.)	Удержания (руб.)	К выдаче (руб.).
			27%		13 %
200	Петров И.Л.	10500,00	?	?	?	?
201	Иванова И.Г.	11850,00	?	?	?	?
202	Степанов А.Ш.	13500,00	?	?	?	?
203	Шорохов С.М.	14250,00	?	?	?	?
204	Галкин В.Ж.	15650,00	?	?	?	?
205	Портнов М.Т.	16020,00	?	?	?	?
206	Орлова Н.Н.	17600,00	?	?	?	?
207	Степина А.В.	18000,00	?	?	?	?
208	Жарова Г.А.	18360,00	?	?	?	?
209	Дрынкина С.С.	19125,00	?	?	?	?
210	Шпаро Н.Г.	21300,00	?	?	?	?
	Всего:	?	?	?	?	?
	Максимальный доход:	?
	Минимальный доход:	?
	Средний доход:	?

Определить:

1. Премию, всего начислено, удержания, к выдаче, максимальный, минимальный и средний доход.
2. Произвести форматирование, сортировку и защиту данных.

Приложение 5

Ответы на задания теста

Ответы:

1 – в

2 – а

3 – а

4 – а

5 – а

6 – а

7 – а

8 – а

9 – а

10 – а

11 – в

12 – г

13 – а

14 – а

15 – а

16 – а

17 –а

18 – а

19 – а

20 – а

21 –а

22 – а

23 – а

24 –а

25 – а

26 – а

27 – г

28 – а

29 – а

30 – а

31 – а

32 — а

Приложение 6

Ответы блиц-опроса

Ответы:

1. Текст, числа, формулы.
2. Двойным нажатием.
3. Выделить первый блок, затем удерживая клавишу Ctrl выделить ячейку блока, выделить весь столбец.
4. Выделить текст и вызвать контекстное меню.
5. Формат ячеек – Границы – Заливка.
6. Копирует формулу.
7. Вставка – Имя – Присвоить.
8. Копирование, перемещение.
9. Формат ячеек – Выравнивание – Объединить.
10. Формат ячеек – Шрифт.
11. Shift+F11.
12. Вызвать Контекстное меню на слове Лист и выбрать команду Переименовать.
13. Вставка – Диаграмма.
14. Выделить данные – Копировать – Вставить.
15. Файл – Сохранить как.

Приложение 7

Ответы на практическое задание

Задание 1

Задание 2

Приложение 8

Фотоотчет

Приложение 9

Отзывы

Санкт-Петербургское государственное бюджетное специальное

реабилитационное образовательное учреждение среднего профессионального образования  техникум для инвалидов «Профессионально-реабилитационный центр»

Методическое пособие

Конспект лекций по дисциплине

ЕН.02. «Информационные технологии в профессиональной деятельности»

Тема: Работа в программе Microsoft Excel

для обучающихся Санкт-Петербургского государственного бюджетного

специального реабилитационного образовательного учреждения среднего профессионального образования  техникума для инвалидов

“Профессионально-реабилитационный центр”

Разработали:

Таранова О.А.– преподаватель

СПб ГБУ «Профессионально-реабилитационный центр»

Санкт – Петербург

2015 г.

Содержани

1. Обработка данных средствами табличного процессора Microsoft Excel 3

2. Основные понятия 3

3. Ячейки и их адресация 4

4. Диапазон ячеек 4

5. Ввод, редактирование и форматирование данных 4

6. Ввод текста и чисел 4

7. Копирование содержимого ячеек 5

8. Форматирование содержимого ячеек 5

9. Автоматизация ввода 6

10. Формулы 7

11. Ссылки на ячейки 7

12. Абсолютные и относительные ссылки 8

13. Построение диаграмм и графиков 9

14. Тип диаграммы 9

15. Создание диаграммы. 10

16. Выбор данных 10

17. Оформление диаграммы 11

18. Размещение диаграммы 12

19. Редактирование диаграммы 12

20. Инструменты управления диаграммами. 13

21. Изменение типа диаграммы. 13

22. Замена источника данных. 14

23. Замена столбцов и строк. 14

24. Редактирование элементов диаграммы. 14

25. Удаление диаграммы. 15

26. ОШИБКИ ПРИ ОБРАБОТКЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ 15

1. Обработка данных средствами табличного процессора Microsoft Excel

Для представления данных в удобном виде используют таблицы, что дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ для этой цели называется табличными процессорами.

Особенность табличных процессоров заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменения содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями.

Применение табличных процессоров упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную. Служат для:

1. • проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

2. • автоматизации итоговых вычислений;

3. • решения задач путем подбора значений параметров;

4. • обработки результатов экспериментов;

5. • проведения поиска оптимальных значений параметров;

6. • подготовка табличных документов;

7. • построение диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции.

1. Основные понятия

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, находящемся в его нижней части (Рис. 1). По ярлычкам можно переходить к другим рабочим листам внутри одной книги. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке. Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами, и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 16 384 столбцов от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами от 1 до 1048 576.

Рис. 1. Расположение ярлычков листа на экране

1. Ячейки и их адресация

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена (А1, D4). Номер ячейки выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. Одна из ячеек всегда активна и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда приводятся в активной ячейке.

1. Диапазон ячеек

На данные с соседних ячейках можно ссылаться в формулах как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек в противоположных концах прямоугольника на пример (А1:С15). Выделение диапазона производят протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на их заголовке. Протягиванием по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

1. Ввод, редактирование и форматирование данных

Отдельная ячейка может содержать данные одного из типов: текст, число, дата, время или формула. Тип данных определяется автоматически при вводе в ячейку. Ввод формулы всегда начинается со знака равенства.

1. Ввод текста и чисел

Ввод данных осуществляется непосредственно в текущую ячейку или в строку формул. Место ввода обозначается текстовым курсором. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, можно редактировать содержимое ячейки. Чтобы завершить ввод, сохранив данные, используют Enter. Для очистки содержимого ячейки — Delete.

1. Копирование содержимого ячеек

Копирование и перемещение ячеек в Excel можно осуществлять методом перетаскивания (для небольшого числа ячеек) или через буфер (при работе с большими диапазонами).

Чтобы скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести курсор на рамку текущей ячейки, он примет вид стрелки. Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой).

Для выбора способа перетаскивания можно использовать специальное перетаскивание при нажатой правой кнопке мыши. При отпускании кнопки в появившемся меню можно выбрать операцию.

При использовании буфера обмена вставка данных возможна лишь немедленно после копирования или вырезания. «Вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только в момент вставки. Команды Копировать и Вырезать можно найти в контекстном меню, которое открывается при нажатии правой клавиши мыши на объекте или на Вкладке Главная, подменю Буфер обмена.

Контекстное меню Подменю Буфер обмена

1. Форматирование содержимого ячеек

По умолчанию текстовые данные выравниваются по левому краю ячейки, а числа по правому. Изменить формат отображения данных — команда Формат, Ячейки. Вкладки этого диалогового окна (Рис. 2) позволяют выбирать формат записи данных, направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание, задавать фоновый цвет, управлять отображением и видом рамок.

Рис. 2. Окно Формат ячеек

1. Автоматизация ввода

Для ввода повторяющихся или однотипных данных. К числу средств автоматизации ввода относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.

Автозавершение применяют при вводе в ячейки одного столбца текстовых строк среди которых есть повторяющиеся. Если при вводе в ячейку обнаружено соответствие ранее введенным строкам, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие Enter подтверждает автозавершение, иначе ввод можно продолжать, игнорируя предлагаемый вариант. Операция действует при введении данных в ячейки, идущие подряд.

Автозаполнение числами. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик – маркер автозаполнения. При наведении на него указателя мыши (обычно он имеет форму толстого белого креста), он приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскиванием маркера можно «размножить» содержимое ячейки по вертикали или горизонтали.

Если ячейка содержит число (дату, денежную сумму), то при перетаскивании происходит копирование ячеек или их заполнение арифметической прогрессией. При перетаскивании правой кнопкой мыши в диалоговом окне (появляется после отпускания мыши) можно выбрать способ автозаполнения.

Пример: пусть А1 содержит 1. Перетаскиваем маркер на ячейки В1, С1. В открывшемся меню выбираем Копировать ячейки, все ячейки будут содержать 1. Если выберем Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2 и 3.

Чтобы сформулировать условия заполнения нужно выполнить последовательность команд Правка, Заполнить, Прогрессия. В окне выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение.

Автозаполнение формулами выполняется также. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки. В ходе автозаполнения принимается во внимание характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, абсолютные остаются без изменений.

1. Формулы

Вычисления осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменить стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул (Рис. 3).

Рис. 3. Отображение формулы в «строке формул»

Правило использования формул в Excel:

• если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу. Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности вычислений в ней.

• формулы обязательно должны вводиться в английской раскладке клавиатуры.

1. Ссылки на ячейки

Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Таким образом, результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка. Ссылку можно задать разными способами:

• адрес ячейки можно ввести вручную;

• щелкнуть на нужной ячейке или выбрать диапазон, адрес которого нужно ввести (выделяются при этом пунктирной рамкой).

Обратите внимание на кнопки минимизации, присоединенные к соответствующим полям у всех диалоговых окон, которые требуют указания номеров ячеек (Рис. 4).

Рис. 4. Кнопки минимизации на панели редактирования свойств формулы

Эти кнопки сворачивают окно до минимального размера, что облегчает выбор ячеек на листе. Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки, от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование формул.

1. Абсолютные и относительные ссылки

По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формула адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как нетабличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Адрес ячейки предваряется знаком $.

1. Построение диаграмм и графиков

Чтобы помочь вам проанализировать и понять информацию, представленную в числовом виде, MS Excel позволяет вывести ее в графическом виде – как график или диаграмму. Способность наглядно представлять большие массивы числовых данных делает MS Excel очень удобным средством отслеживания зависимостей и составления прогнозов.

В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

Чтобы создать диаграмму, упрощающие понимание данных рабочего листа, сначала потребуется познакомиться со структурой и назначением самой диаграммы.

Ряды данных. Числовые данные, на основе которых MS Excel строит диаграмму.

Ось Х. Определяет ширину диаграммы.

Ось Y. Задает высоту диаграммы.

Легенда. Содержит текст, описывающий отображение на диаграмме данные.

Заголовок диаграммы. Описывает назначение диаграммы.

Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может отображаться на листе с данными или на любом другом листе (часто для диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

1. Тип диаграммы

Форму диаграммы выбирают в разделе Диаграммы на вкладке Вставка. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (Рис. 5). Необходимо выбрать один из вариантов и нажать на кнопку ОК.

Рис. 5. Окно выбора типа диаграммы

Гистограмма. Количественные показатели представляются в виде вертикальных столбцов, увеличивающихся в верхнем направлении. Эффективна при сравнении двух или большего количества показателей, например ежемесячных продаж или объемов продаж разных менеджеров.

График. Количественные показатели представляются в виде линий. На графике показаны только самые верхние точки гистограммы.

Круговая. Подобна графику, но в ней цветом заливается вся область под линией.

Линейчатая. Напоминает гистограмму, повернутую на 90⁰: столбцы «растут» слева направо.

С областями. Позволяет сравнить показатели относительно общего, например, объем продаж, совершенных одним менеджером, по отношению к объему продаж всей компании.

1. Создание диаграммы.

Перед созданием диаграммы необходимо ввести дополнительную информацию, которая нужна для обозначения в MS Excel отдельных элементов диаграммы. (Вы вполне можете изменить диаграмму и в дальнейшем, если не хотите, чтобы MS Excel выводила отдельные подписи прямо сейчас.)

1. Выбор данных

Для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма, используется команда Выбор данных на вкладке Конструктор (Рис. 6). Если диапазон выбран заранее, то в области окна мастера появится отображение диаграммы (Рис. 7).

Рис.6. Окно выбора источника данных

Рис.7. Отображение диаграммы

Итак, чтобы создать диаграмму, выполните ряд действий.

1. Выделите числовые данные и подписи данных, которые будут принимать участие в создании диаграммы.

2. Перейдите во вкладку Вставка. Изучите список доступных типов диаграмм.

3. Щелкните на кнопке понравившегося типа диаграммы, например График или Гистограмма. На экране появиться палитра подтипов диаграммы.

4. Выберите необходимый вариант. MS Excel создаст диаграмму и отобразит на экране вкладку Работа с диаграммами.

1. Оформление диаграммы

На вкладке Макет режима Работа с диаграммами (Рис. задаются:

• название диаграммы, подписи осей;

• отображение и маркировка осей координат;

• отображение сетки линий, параллельных осям;

• описание построенных графиков (Легенда);

• отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (Подписи данных);

• представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (Таблица данных).

и т.д.

Рис. 8.

В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.

1. Размещение диаграммы

Указать место размещения диаграммы (новый рабочий лист или уже имеющийся) (Рис.9) можно на Вкладке Конструктор режима Работы с диаграммами. Этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму.

Рис.9 Окно Выбора размещения диаграммы

1. Редактирование диаграммы

Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и т.д.

При щелчке на элементе он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши — описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента — меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат). Если требуется внести существенные изменения, следует вновь воспользоваться командами на вкладках Конструктор, Макет. Предварительно диаграмму надо выделить.

Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена (Контекстное меню, Удалить), или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист, и нажать на клавиатуре клавишу Delete.

1. Инструменты управления диаграммами.

После щелчка на диаграмме MS Excel выведет на экран вкладку Работа с диаграммами, которая содержит инструменты управления диаграммами, разбитые на четыре категории.

Тип. Позволяет изменять тип диаграммы.

Данные. Применяется для изменения источника данных диаграммы: числовых данных, откладываемых вдоль осей X и Y.

Макеты диаграмм. Инструменты этого раздела применяются для изменения отдельных элементов диаграмм, например заголовка диаграммы, подписей осей X и Y, расположения легенды (вверху, внизу, слева или справа) и т.д.

Стили диаграмм. Предоставляет возможность кардинальным образом изменить вид диаграммы.

1. Изменение типа диаграммы.

Имея в своем распоряжении готовую диаграмму, вы можете поэкспериментировать со способом представления числовых данных в графическом виде. Например, изменить гистограмму на диаграмму с областями. Чтобы изменить тип диаграммы, выполните ряд действий.

1. Щелкните на диаграмме, тип которой требуется изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.

2. Перейдите во вложенную вкладку Конструктор.

3. Щелкните на кнопке Изменить тип диаграммы в разделе Тип. Вы увидите диалоговое окно Изменение типа диаграммы.

4. Выберите необходимый тип диаграммы, например Круговая или Линейчатая. В правой панели диалогового окна вы увидите различные макеты для указанного типа диаграммы.

5. Щелкните на понравившемся макете диаграммы в правой панели.

6. Щелкните на кнопке ОК. MS Excel применит к диаграмме новый тип.

Совет. Если вам не нравится, как выглядит диаграмма, нажмите Ctrl+Z, чтобы вернуться к исходному дизайну.

1. Замена источника данных.

Еще один способ изменения вида диаграммы – это замена источника данных (ячеек с числовыми данными, на основе которых строится диаграмма). Чтобы изменить источник данных для диаграммы, выполните ряд действий.

1. Щелкните на диаграмме, которую требуется изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.

2. Перейдите во вложенную вкладку Конструктор.

3. Щелкните на кнопке Выбрать данные раздела Данные. Вы увидите диалоговое окно Выбор источника данных.

4. (не обязательно) Щелкните на кнопке свертывания диалогового окна для просмотра большей части текущего рабочего листа.

5. Выделите все ячейки, данные которых принимают участие в построении диаграммы, включая ячейки с подписями, значениями и формулами.

6. Щелкните на кнопке ОК.

MS Excel выведет диаграмму, построенную на основе данных.

1. Замена столбцов и строк.

Программа MS Excel создает диаграммы, автоматически размещая подписи данных вдоль оси Х, а значения – вдоль оси Y. Тем не менее, подписи со значениями можно поменять местами, сразу же знакомясь с получаемым результатом.

Чтобы поменять столбцы и строки данных местами при построении диаграммы, выполните приведенную ниже инструкцию.

1. Щелкните на диаграмме, которую необходимо изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.

2. Перейдите во вложенную вкладку Конструктор.

3. Щелкните на кнопку Строка/столбец раздела Данные. MS Excel поменяет местами данные, выводимые вдоль осей X и Y.

1. Редактирование элементов диаграммы.

Чтобы сделать диаграмму информативнее, в нее добавляются вспомогательные текст и объекты.

• Заголовок диаграммы.

• Легенда.

• Подписи данных.

• Подписи осей.

• Название осей.

• Сетка.

Каждый элемент диаграммы MS Excel можно либо переместить в другое место, либо вообще удалить. Чтобы изменить вспомогательные элементы диаграммы, выполните ряд действий.

1. Щелкните на диаграмме, которую необходимо изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.

2. Перейдите во вложенную вкладку Макет.

3. Щелкните на кнопке с названием элемента диаграммы, которую вы хотите изменить, например Легенда или Названия осей. На экране появится меню доступных вариантов.

1. Удаление диаграммы.

Диаграммы весьма функциональны, но даже их изредка приходится удалять. Чтобы удалить диаграмму, выполните следующее.

1. Щелкните на диаграмме, которую необходимо удалять.

2. Нажмите клавишу .

Совет. Вы также можете щелкнуть на диаграмме правой кнопкой мыши и выбрать в появившемся контекстном меню команду Вырезать.

1. ОШИБКИ ПРИ ОБРАБОТКЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

###…###	Значение (результат) формулы не умещается в ячейке или слишком много значащих цифр в числе
#ДЕЛ/0!	Делитель в Формуле принял значение «Ноль» (попытка деления на ноль)
#ИМЯ?	Указано имя, которое невозможно распознать. Например, искажено имя функции, использовано имя ячейки, которое ранее не было определено или имя ячейки набрано русскими буквами
#ЧИСЛО!	Недопустимое значение аргумента в функции (например, извлекается корень из отрицательного числа)
#ССЫЛКА!	Недопустимая ссылка на ячейку
#ЗНАЧ!	Недопустимый тип аргумента функции или операнда формулы (например, вместо числа введен текст или использована относительная ссылка, вместо абсолютной и при копировании формулы используются пустые (незанятые) ячейки)

УРОВЕНЬ
2 — Профессиональное (начальное и среднее)
образование (колледж, техникум, училище,
средний уровень владения ПК).

Девиз
сайта:
Услышал
– забыл, увидел – понял, сделал – узнал.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ
ТЕХНОЛОГИИ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.
Практические
работы.

У2
— ИТ Excel 3.
СОЗДАНИЕ МНОГОСТРАНИЧНОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ
КНИГИ ПРИ РАСЧЕТЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ В
MS EXCEL .

Цель
занятия. Применение
относительной и абсолютной адресации
ячеек для финансовых расчетов. Сортировка,
условное форматирование и копирование
созданных таблиц. Работа с листами
электронной книги.
Инструментарий.
ПЭВМ IBM PC, программа MS Excel.

Литература.

1.
Информационные
технологии в профессиональной
деятельности:
учебное пособие/ Елена Викторовна
Михеева. – М.: Образовательно-издательский
центр «Академия», 2004.
2. Практикум
по информационным технологиям в
профессиональной деятельности:
учебное пособие-практикум / Елена
Викторовна Михеева. – М.:
Образовательно-издательский центр
«Академия», 2004.

ЗАДАНИЯ

Задание
1.
Создать таблицы ведомости начисления
заработной платы за два месяца на разных
листах электронной книги, произвести
расчеты, форматирование, сортировку и
защиту данных.

Исходные
данные представлены на рис.1, результаты
работы на рис.6.

Порядок
работы.

1.
Откройте редактор электронных таблиц
Microsoft Excel и создайте новую электронную
книгу.

2. Создайте на Листе 1 таблицу
расчета заработной платы по образцу
(рис.1).
Выделите отдельные ячейки для
значений % Премии (D4) и %Удержания (F4).

Введите исходные данные – Табельный
номер, ФИО и Оклад; % Премии = 27%, %Удержания
= 13%

Рис.1.
Исходные данные для Задания 1.

Произведите
расчеты во всех столбцах таблицы.
При
расчете Премии используется формула
Премия
= Оклад *%Премии,
в
ячейке D5 наберите формулу =$D$4
* C5 (ячейка
D4 используется в виде абсолютной
адресации).
Скопируйте набранную
формулу вниз по столбцу автозаполнением.

Краткая
справка.
Для удобства работы и формирования
навыков работы с абсолютным видом
адресации рекомендуется при оформлении
констант окрашивать ячейку цветом,
отличным от цвета расчетной таблицы.
Тогда при вводе формул в расчетную
ячейку окрашенная ячейка с константой
будет вам напоминанием, что следует
установить абсолютную адресацию (набором
с клавиатуры в адресе символов $ или
нажатием клавиши [F4]).

Формула для
расчета «Всего начислено»:
Всего
начислено = Оклад + Премия

При
расчете «Удержания» используется
формула:
Удержания
= Всего начислено * %Удержаний,
в
ячейке F5 наберите формулу =
$F$4 * E5

Формула
для расчета столбца «К выдаче»:
К
выдаче = Всего начислено – Удержания

3.
Рассчитайте итоги по столбцам, а также
максимальный, минимальный и средний
доход по данным колонки «К выдаче»
(Вставка/
Функция/ категория Статистические).

4. Переименуйте ярлычок Листа 1,
присвоив ему имя «Зарплата октябрь».
Для этого дважды щелкните мышью по
ярлычку и наберите новое имя. Можно
воспользоваться командой Переименовать
контекстного меню ярлычка, вызываемого
правой кнопкой мыши.
Результаты работы
представлены на рис.2.

Рис.
2. Итоговый вид таблицы расчета заработной
платы за октябрь

Краткая
справка.
Каждая рабочая книга Excel может содержать
до 255 рабочих листов. Это позволяет,
используя несколько листов, создавать
понятные и четко структурированные
документы, вместо того, чтобы хранить
большие последовательные наборы данных
на одном листе.

5. Скопируйте содержимое
листа «Зарплата октябрь» на новый лист
(Правка/Переместить/скопировать
лист).
Можно воспользоваться командой
Переместить/скопировать
контекстного
меню ярлычка. Не забудьте для копирования
поставить галочку в окошке Создавать
копию (рис.
3).

Рис.3.
Копирование листа электронной
книги

Краткая
справка.
Перемещать и копировать листы можно,
перетаскивая их ярлыки (для копирования
удерживайте нажатой клавишу [Ctrl]).

6.
Присвойте скопированному листу название
«Зарплата ноябрь». Исправьте название
месяца в названии таблицы. Измените
значение Премии на 32%, Убедитесь, что
программа произвела пересчет формул.

7.
Между колонками «Премия» и «Всего
начислено» вставьте новую колонку
«Доплата» (выделите столбец Е «Всего
начислено» и выполните команду Вставка/
Столбцы);

рассчитайте значение доплаты по
формуле Доплата
= Оклад * %Доплаты.
Значение доплаты примите равным 5%.

8.
Измените формулу для расчета значений
колонки «Всего начислено»:
Всего
начислено = Оклад + Премия + Доплата.
Скопируйте
формулу вниз по столбцу.

9. Проведите
условное форматирование значений
колонки «К выдаче». Установите формат
вывода значений между 7000 и 10000 — зеленым
цветом шрифта, меньше или равно 7000 –
красным цветом шрифта, больше или равно
10000 – синим цветом шрифта (Формат/Условное
форматирование)
(рис.4).

Рис.4.
Условное форматирование данных

10.
Проведите сортировку по фамилиям в
алфавитном порядке по возрастанию
(выделите фрагмент таблицы с 5 по 18 строки
без строки «Всего», выберите меню
Данные/Сортировка,
сортировать по — Столбец
В)
(рис.5).

Рис.5.
Сортировка данных

11. Поставьте к
ячейке D3 комментарии «Премия пропорциональна
окладу» (Вставка/
Примечание),
при этом в правом верхнем углу ячейки
появится красная точка, которая
свидетельствует о наличии примечания.

Конечный вид таблицы расчета заработной
платы за ноябрь приведен на рис.6.

Рис.6.
Конечный вид таблицы расчета зарплаты
за ноябрь

12. Защитите лист «Зарплата
за ноябрь» от изменений (Сервис/
Защита/ Защитить лист)
(рис.7). Задайте пароль на лист, сделайте
подтверждение пароля (рис.8).

Рис.7

Рис.8

Убедитесь,
что лист защищен и невозможно удаление
данных. Снимите защиту листа (Сервис/
Защита /Снять защиту листа).

13.
Сохраните созданную электронную книгу
под именем «Зарплата» в своей
папке.

Дополнительные
задания

Задание
2.
Сделать примечания к двум-трем ячейкам
таблицы.

Задание
3.
Выполнить условное форматирование
оклада и премии за ноябрь месяц:

до
2000 – желтым цветом заливки;
от 2000 до
8000 – зеленым цветом шрифта;
свыше 8000
– малиновым цветом заливки, белым цветом
шрифта.

Задание
4.
Защитить лист зарплаты за октябрь от
изменений.
Проверьте
защиту. Убедитесь в неизменяемости
данных. Снимите защиту со всех листов
электронной книги «Зарплата».

Задание
5.
Построить круговую диаграмму начисленной
«Суммы к выдаче» всех сотрудников за
ноябрь месяц.

Соседние файлы в папке Практ работы по ИТ Вариант2

• #

  20.04.2015116 б244.~lock.Практическая работа №1.doc#

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

  20.04.2015268.8 Кб407Практическая работа№9.doc

Приложение 5
Карточка 5. Выбор программы
MS Excel. 
Microsoft Excel является широко распространенной компьютерной программой, с 
помощью которой производятся расчеты, составляются таблицы и диаграммы, 
вычисляются простые и сложные функции.
Эта программа входит в пакет Microsoft Office. Электронная таблица является 
основным средством, которая используется для обработки и анализа цифровой 
информации с помощью средств вычислительной техники, Особенность программы 
заключается в том, что она позволяет осуществлять сложные расчеты. То есть в процессе 
вычисления одновременно можно оперировать данными, которые располагаются в разных 
зонах электронной таблицы и при этом связаны определенной зависимостью. Выполнение 
таких расчетов осуществляется благодаря возможности введения различных формул в 
ячейки таблицы. После выполнения вычисления результат будет отображаться в ячейке с 
формулой. В доступном диапазоне формул находятся разные функции – от сложения и 
вычитания до вычислений, связанных с финансами или статистикой.
Excel может применяться при выполнении финансовых расчетов, учете и контроле 
кадрового состава той или иной организации, в построении и обновлении графиков, 
которые основаны на введенных числах, что делает эту программу популярной среди 
бухгалтеров и экономистов. При этом программа отличается понятным интерфейсом и 
удобством использования.
Microsoft Word.
Является одной из самых востребованных программ современности, из 
используемых в офисной работе. Будучи текстовым редактором, она позволяет 
существенно облегчить работу по написанию текстов. Ведение корреспонденции, 
обработка текста, создание деловой и официальной переписки – все это стало проще 
проводить благодаря Microsoft Word. Выгодными особенностями программы являются ее 
функциональность и простота использования, благодаря чему даже неопытный 
пользователь способен легко разобраться в ней.
Microsoft Word обеспечивает простое и удобное форматирование текстового файла 
за счет продуманных инструментов и понятного интерфейса. Благодаря широкому спектру
функций текстовый процессор Microsoft Word напоминает настольную издательскую 
систему. Среди функциональных возможностей программы можно отметить:
­ наличие целого ряда шрифтов разного размера и начертания символов;
­ наличие способов выделения текста;
­ возможность установить параметры абзацев, междустрочные интервалы;
­  возможность проведения автоматической проверки правописания, подбора 
синонимов; 
­ автоматическая нумерация страниц и переносы слов на новую строку;
­ возможность создания таблиц и гипертекста со ссылками и многое другое.
Таким образом, программа Microsoft Word – это самый удобный вариант для 
создания текста и его последующего форматирования с возможностью гибкой настройки 
шрифта, стиля написания, оформления самой страницы.
Microsoft Access.
Относится к системам управления базами данных, ориентированными на рядовых 
потребителей. Она позволяет, не прибегая к программированию, с легкостью выполнять 
основные операции с базой данной: создание, редактирование и обработка данных. Microsoft Access является частью пакета Microsoft Office и входит в комплект его 
поставки.
Работает с данными, которые можно выстроить в иерархическую 
последовательность. Верхний уровень иерархии содержит основные объекты Access:
­ таблицы ­ главный тип объекта, поскольку все остальные вариации объектов ­ это
производные от таблицы. Основные составляющие таблицы ­ поля и записи, они 
определяют свойства элементов таблицы;
­ формы ­ вспомогательные объекты, от использования которых можно отказаться.
Они формируются, чтобы создать дополнительные удобства пользователю в плане 
просмотра, ввода и редактирования данных;
­ запросы ­ результаты обращения пользователя к БД с целью поиска данных, 
удаления, добавления и обновления записей. Результаты поиска (выборки) подаются в 
табличном виде;
­ отчеты ­ документы, предназначенные для вывода на печать, сформированные на 
информации, которая содержится в таблицах и запросах;
­ схема ­ описание архитектуры связей многотабличной базы данных;
­ макросы и модули ­ объекты повышенной сложности, при обыденной работе 
могут не использоваться.
Среди особенностей Access стоит отметить наличие VBA ­ встроенного языка 
программирования, посредством которого приложение может дополняться 
подпрограммами пользователей. Тем самым существенно расширяются возможности 
исходного варианта утилиты, обеспечивается удобство работы.

Работа добавлена на сайт samzan.net: 2015-07-10

Башкирский Экономико-юридический техникум

Л.Н.КИСЕЛЕВА

ИНФОРМАЦИОННЫЕ  ТЕХНОЛОГИИ

В  ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Учебное  пособие

(практикум  по  Microsoft  Excel)

Часть 1

Уфа  2008

УДК 681.3           Печатается по решению

ББК  32.97           редакционно-издательского

        К 44           совета БЭК

Киселёва Л.Н. Информационные технологии в профессиональной деятельности: (практикум по Microsoft Excel) Часть 1: Учебное пособие. – Уфа: БЭК, 2008. – 56 с.

Практикум разработан на основе Государственного образовательного стандарта и рабочих программ дисциплин, в которых предполагается изучение электронных таблиц для специальностей: 0602 «Менеджмент», 0603 «Финансы», 0604 «Банковское дело», 0201 «Правоведение», 0601 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)», 2202 «Автоматизированные системы обработки информации и управления», 2203 «Программное обеспечение вычислительной техники» для студентов очного и заочного отделений.

Комплекс упражнений, теоретический материал и контрольные работы позволяют студентам изучить основные возможности электронных таблиц и  получить навыки в создании, заполнении, форматировании и использовании электронных таблиц для решения экономических и математических задач.

Рецензенты:

Р.Р.Жданов, канд. техн. наук, ст. преподаватель кафедры «Телекоммуникационные системы» Уфимского государственного авиационного технического университета;

Ю.В.Орлова, преподаватель Башкирского экономико-юридического техникума.

© Издательство «БЭК», 2008

Введение

Обрабатываемая информация часто представляется в виде таблиц. Часть ячеек таблицы содержит исходную или первичную информацию, а часть – производную. Производная информация является результатом различных арифметических или иных операций, совершаемых над первичными данными.

Для решения задач, которые можно представить в виде таблиц, разработаны специальные пакеты программ, называемые электронными таблицами или табличными процессорами.

Электронные таблицы ориентированы прежде всего на решение экономических задач. Однако имеющиеся в них инструментальные средства позволяют решать многие инженерные задачи, например, выполнять расчёты по формулам, строить графические зависимости и т. п.

Освоение работы электронных таблиц обеспечит вам возможность самостоятельно решать различные задачи, не используя языки программирования. Создавая электронную таблицу, пользователь выполняет одновременно функции разработчика алгоритма, программиста и конечного пользователя. Это обеспечивает высокую эффективность эксплуатации программ, так как в них оперативно могут вноситься любые изменения, связанные с изменением алгоритма, перекомпоновкой таблицы и т. п.

Раздел по изучению электронных таблиц входит в курс информационных технологий и информатики. Использовать электронные таблицы можно для решения задач в различных экономических дисциплинах, в курсах по численным  и математическим методам.

Базовая идея электронных таблиц проста: значение ячейки с определённым адресом, например С17, является функцией значений других ячеек; при этом некоторые из этих значений сами могут быть функциями, а некоторые – исходными данными (константами). Однако, чтобы использовать электронные таблицы, созданные в Microsoft Excel, необходимо изучить множество операций, которые требуют определённых интеллектуальных усилий.

Настоящие методические указания предназначены для студентов всех специальностей БЭК, изучающих информационные технологии и информатику. Они могут быть также использованы при проведении практики по получению первичных профессиональных навыков студентами очной и заочной форм обучения.

Основы  работы  в  Excel

Запуск Excel  осуществляется различными способами:

•  щелкнуть на кнопку ПУСК – Программы – Microsoft Excel;
•  дважды щелкнуть на пиктограмме Microsoft Excel на рабочем столе (или в папке Microsoft Office, или непосредственно на панели задач);
•  можно открыть готовую таблицу и создать новый документ;
•  с помощью проводника.

Окно Excel состоит из следующих элементов:

1 – строка заголовка (шапка окна) с кнопками управления;

2 – строка меню;

3 – панель инструментов – Форматирование;

4 – панель инструментов – Стандартная;

5 – поле имени ячейки;

6 – строка ввода и редактирования (строка формул);

7 –  названия столбцов;

8 – номера строк;

9 – лист электронной таблицы;

10 – строка состояния.

Вид может меняться в зависимости от настроек. При отсутствии какой-либо панели инструментов или строки формул необходимо выбрать пункт меню Вид – Панели инструментов.

1.  Основные  понятия  Excel

Рабочее поле электронной таблицы (ЭТ) состоит из строк и столбцов. Номера строк могут изменяться от 1 до 65536. Заголовки столбцов могут принимать значения в диапазоне от А до IV (буквы английского алфавита).

На пересечении строки и столбца находится ячейка. Ячейка является основным строительным блоком любого рабочего листа. Каждая ячейка может хранить и отображать информацию, имеет уникальные координаты, которые называются адресом ячейки, или ссылкой. Ячейка на пересечении столбца А и строки 1 имеет адрес А1. Выделенную ячейку называют активной, или текущей ячейкой. Выбрать ячейку можно при помощи указателя мыши или стрелок перемещения курсора, клавишей Таb.

Блок представляет собой прямоугольную область смежных ячеек, он может состоять из одной или нескольких ячеек, строк или столбцов. Адрес блока состоит из координат противоположных углов, разделенных двоеточием. Например, В13:С19.

ЭТ имеет трехмерную структуру: она состоит из листов, как книга (всего листов 16). На экране виден только один лист – верхний. Переход на другой лист осуществляется щелчком мыши на ярлычках листов (над строкой состояния).

2.  Выделение  строк  и  столбцов

Выделение строк, столбцов осуществляется щелчком мыши на номере строки или названии столбца. При нажатии клавиши Ctrl можно выделить несколько столбцов (не отпуская кнопку мыши после щелчка, выделить столбцы или строки).

Для выделения блока надо щелкнуть кнопкой мыши на начальной ячейке блока и, не отпуская левую кнопку, протянуть мышь на последнюю ячейку. Для выделения блока с помощью клавиатуры необходимо, удерживая клавишу Shift, нажимать на соответствующие клавиши перемещения курсора.

Для выделения нескольких несмежных блоков необходимо выделить первый блок  и, удерживая клавишу Ctrl, выделить следующие блоки.

Для отмены выделения достаточно щелкнуть кнопкой мыши на любой ячейке.

3. Типы  данных

Существуют три типа данных, вводимых в ячейку: текст, число и формула.

Текст – это набор любых символов. Если длина текста больше ширины столбца и ячейка справа пуста, то текст на экране займет и ее место. При вводе данных в соседнюю ячейку предыдущий текст на экране будет «обрезан» (но при этом в памяти сохранен полностью).

Числа в ячейку можно вводить со знаком плюс или минус или без них. Если количество цифр введенного числа больше, чем ширина ячейки на экране, то Excel отображает его в экспоненциальной форме или вместо числа ставятся символы #### (но при этом число в памяти сохраняется). Экспоненциальная форма используется для представления очень маленьких и больших чисел. Например, число 5010000000 будет записано как 5.01Е+09. Число 0,0000005 будет записано как 5Е-7. Для ввода дробных чисел используется десятичная запятая.

В виде формулы может быть записано арифметическое выражение. Формула должна начинаться со знака = и содержать операторы, имена функций, числа, адреса ячеек, соединенные знаками арифметических операций. Числа и формулы интерпретируются как текст, если первым символом является пробел или апостроф. После ввода формулы в ячейке выводится число — результат расчета, а саму ее можно увидеть в строке формул.

Если в формуле необходимо использовать адрес ячейки, то чтобы не писать адрес вручную в режиме английского языка, достаточно просто щелкнуть на ячейке и адрес вставляется в формулу (при этом не учитывается  алфавит).

Для просмотра формул во всех ячейках одновременно необходимо выполнить команду меню Сервис –Параметры – Вид – Формулы.

Для редактирования содержимого ячейки можно дважды щелкнуть в ячейке, либо выделить ее и нажать на клавишу F2, либо щелкнуть на строке формул. Завершается ввод данных клавишей Enter.

4. Копирование,  перемещение  содержимого  ячеек

Копировать (перемещать) содержимое ячейки можно через буфер, нажав кнопку Копировать (Вырезать) на стандартной панели инструментов. Затем поместить курсор в нужную ячейку и нажать Вставить. 

Excel позволяет также перемещать, используя приемы перетаскивания (Drag&Drop). Для этого установите указатель на границу активной ячейки (курсор примет вид стрелки), щелкните левую кнопку мыши и, не отпуская кнопку, перенесите указатель на новое место, затем отпустите кнопку мыши. Для копирования необходимо одновременно удерживать клавишу Ctrl.

Excel позволяет копировать ячейку с помощью маркера автозаполнения.

Если поставить курсор на ячейку с формулой, подвести указатель мыши к маркеру (указатель превратится в +), нажать кнопку мыши и перемещать на другие ячейки, то произойдет копирование формулы.

Введите в ячейку январь и выполните автозаполнение на несколько ячеек. Вы получите продолжение названий месяцев. Аналогично: если записать день недели (понедельник), то можно получить названия оставшихся дней недели.

Примечание: если отсутствует маркер автозаполнения, то установите флажок Разрешить перетаскивание ячеек в пункте меню Сервис – Параметры – вкладка Правка.

Ширина столбца  и высота строки изменяется с помощью мыши следующим образом: установить указатель мыши на границу названия столбца (номера  строки) и, не отпуская кнопку, перемещать мышь, затем отпустить кнопку.

Упражнения

Упражнение 1. Введение основных понятий, связанных с работой электронных таблиц Excel.

1.  Запустите программу Microsoft Excel: нажмите кнопку Пуск – выберите пункт меню Программы, а потом пункт Microsoft Excel.

Внимательно рассмотрите окно программы Microsoft Excel.

Рабочая область представляет из себя размеченную таблицу, состоящую из ячеек одинакового размера. Одна из ячеек явно выделена (обрамлена черной рамкой). Как выделить другую ячейку? Достаточно щелкнуть по ней мышью, причем указатель мыши в это время должен иметь вид светлого креста.

Попробуйте выделить различные ячейки таблицы. Для перемещения по таблице воспользуйтесь полосами прокрутки.

1.  Для того, чтобы ввести текст в одну из ячеек таблицы, необходимо ее выделить и сразу же набрать текст на клавиатуре.

Основным отличием работы электронных таблиц от текстового процессора является то, что после ввода данных в ячейку, их необходимо зафиксировать, т. е. дать понять программе, что вы закончили вводить информацию в эту конкретную ячейку.

Зафиксировать данные можно одним из способов:

•  нажать клавишу Enter;
•  щелкнуть мышью по другой ячейке;
•  воспользоваться кнопками управления курсором на клавиатуре (перейти к другой ячейке).

Чтобы выровнить текст в ячейках, выделите их и воспользуйтесь кнопками выравнивания абзацев на панели Форматирование.

1.  Вы уже заметили, что таблица состоит из столбцов и строк, причем у каждого из столбцов есть свой заголовок (А, В, С…) и все строки пронумерованы (1, 2, 3…). Для того, чтобы выделить столбец целиком, достаточно щелкнуть мышью по его заголовку, чтобы выделить строку целиком, нужно щелкнуть мышью по ее заголовку.
2.  Выделите ту ячейку таблицы, которая находится в столбце С и строке 4. Обратите внимание на то, что в Поле имени, расположенном выше заголовка столбца А, появился адрес выделенной ячейки С4. Выделите другую ячейку, и вы увидите, что в Поле имени адрес изменился.

Выделите ячейку D5; F2; А16.

1.  Если выделить ячейку таблицы, содержащую некоторые данные и ввести новые данные с клавиатуры, в ячейке таблицы окажется последняя информация.

Как же дополнить содержимое ячейки таблицы (отредактировать), не набирая заново все данные? Выделив ячейку, содержащую часть суток, вы увидите, что ее содержимое дублируется в Строке формул, расположенной выше заголовков столбцов. Именно в Строку формул можно щелчком мыши установить традиционный текстовый курсор, внести все требуемые изменения и затем зафиксировать окончательный вариант данных.

Можно добиться желаемого результата и другим способом. Двойным щелчком мыши по ячейке вы попадаете в режим редактирования ячейки и получаете текстовый курсор прямо в ней. Остается только внести изменения и зафиксировать данные.

Запись может выйти за пределы своей ячейки и занять часть соседней, когда соседняя ячейка пуста.

Если видна только та часть ваших данных, которая помещается в ячейке, то для просмотра всей записи используйте Строку формул. Именно в ней можно увидеть все содержимое выделенной ячейки.

1.  Как увеличить ширину столбца?

Для этого подведите указатель мыши к правой границе заголовка столбца, «поймайте» момент, когда указатель мыши примет вид черной двойной стрелки, и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, переместите границу столбца вправо. Столбец расширился. Аналогично можно сужать столбцы и изменять высоту строки.

1.  Часто бывает нужно выделить не одну ячейку и не целый столбец, а блок ячеек (несколько ячеек, расположенных рядом). Для этого нужно установить указатель мыши в крайней ячейке выделения и, при нажатой левой клавише, переместить мышь к противоположному краю выделения.

Выделенный блок «охвачен» рамкой, все ячейки, кроме той, с которой начали выделение, окрашены в черный цвет. Обратите внимание, что в процессе выделения в Поле имени регистрируется количество строк и столбцов, попадающих в выделение. В тот же момент, когда вы отпустили левую клавишу, в Поле имени высвечивается адрес активной ячейки, ячейки, с которой начали выделение цветом.

Для выделения всей таблицы используйте «пустую» угловую кнопку, расположенную над заголовком первой строки.

Выделите таблицу целиком. Снимите выделение, щелкнув мышью по любой ячейке.

1.  Каким образом удалить содержимое ячейки? Для этого достаточно выделить ячейку (или блок ячеек) и нажать клавишу Delete или воспользоваться командой горизонтального меню Правка – Очистить.

Упражнение 2. Применение основных приемов работы с электронными таблицами: ввод данных в ячейку. Форматирование шрифта. Изменение ширины столбца. Автозаполнение, ввод формулы, обрамление таблицы, выравнивание текста по центру выделения, набор нижних индексов.

Составим таблицу, вычисляющую n-й член и сумму арифметической прогрессии.

Для начала напомним формулу n-го члена арифметической прогрессии:

an=ai+d(n—l)

и формулу суммы n первых членов арифметической прогрессии:

Sn=(a1+an)*n/2,

где a1 – первый член прогрессии, а d – разность арифметической прогрессии.

На рисунке представлена таблица для вычисления n-го члена и суммы арифметической прогрессии, первый член которой равен -2, а разность равна 0,725.

Перед выполнением упражнения придумайте свою арифметическую прогрессию, т. е. задайте собственные первый член прогрессии и разность.

Вычисление n-го члена и суммы арифметической прогрессии
d	n	аn	Sn
0,725	1	-2	-2
0,725	2	-1,275	-3,275
0,725	3	-0,55	-3,825
0,725	4	0,175	-3,65
0,725	5	0,9	-2,75
0,725	6	1,625	-1,125
0,725	7	2,35	1,225
0,725	8	3,075	4,3
0,725	9	3,8	8,1
0,725	10	4,525	12,625

Упражнение можно выполнить в несколько этапов.

•  Выделите ячейку А1 и введите в нее заголовок таблицы «Вычисление
  n-го члена и суммы арифметической прогрессии». Заголовок будет размещен в одну строчку и займет несколько ячеек правее А1.
•  Сформатируйте строку заголовков таблицы. В ячейку A3 введите «d», в ячейку В3 – «n», в С3 – «an», в D3 – «Sn».

Для набора нижних индексов воспользуйтесь командой Формат — Ячейки…, выберите вкладку Шрифт и активизируйте переключатель Подстрочный в группе переключателей Эффекты.

Выделите заполненные четыре ячейки и при помощи соответствующих кнопок панели инструментов увеличьте размер шрифта на 1 пункт, выровняйте по центру и примените полужирный стиль начертания символов.

Строка-заголовок вашей таблицы оформлена. Можете приступить к заполнению таблицы.

•  В ячейку А4 введите величину разности арифметической прогрессии
  (в нашем примере это 0,725).
•  Далее нужно заполнить ряд нижних ячеек таким же числом. Выделите ячейку А4, в которой размещена разность арифметической прогрессии. Выделенная ячейка окаймлена рамкой, в правом нижнем углу которой есть маленький черный квадрат – маркер заполнения.

Если подвести указатель мыши к маркеру заполнения, и в тот момент, когда указатель мыши принимает форму черного крестика, протянуть маркер заполнения на несколько ячеек вниз, то весь ряд выделенных ячеек заполнится данными, расположенными в первой ячейке.

Заполните таким образом значением разности арифметической прогрессии еще девять ячеек ниже ячейки А4.

•  В следующем столбце размещена последовательность чисел от 1 до 10.

И опять нам поможет заполнить ряд маркер заполнения.

Введите в ячейку В4 число 1, в ячейку В5 число 2, выделите обе эти ячейки и, ухватившись за маркер заполнения, протяните его вниз.

Отличие от заполнения одинаковыми данными заключается в том, что выделив две ячейки, вы указали принцип, по которому следует заполнить оставшиеся ячейки. Маркер заполнения можно «протаскивать» не только вниз, но и вверх, влево или вправо, в этих же направлениях распространится и заполнение. Элементом заполнения могут быть не только формула или число, но и текст.

Можно ввести в ячейку «январь» и заполнив ряд дальше вправо получить «февраль», «март», а «протянув» маркер заполнения от ячейки «январь» влево, то соответственно получить «декабрь», «ноябрь» и т. д. Попробуйте.

Самое главное, прежде, чем распространять выделение, нужно выделить именно ту ячейку (или те ячейки), по которой форматируется заполнение.

•  В третьем столбце размещаются n-е члены прогрессии. Введите в ячейку С4 значение первого члена арифметической прогрессии.

В ячейку С5 нужно поместить формулу для вычисления n-го члена прогрессии, которая заключается в том, что каждая ячейка столбца отличается от предыдущей прибавлением разности арифметической прогрессии.

Для того чтобы ввести формулу, необходимо выделить ячейку, в которую хотите поместить формулу, набрать знак равенства и затем набрать саму формулу со ссылками на соответствующие ячейки таблицы (не забудьте, что заголовки столбцов определяются латинскими буквами и русские «А», «С», «В» хоть и похожи на такие же буквы латинского алфавита, они не являются равноценной заменой).

Выделите ячейку С5 и наберите в ней формулу =С4+А4 (не забудьте перейти на латиницу, а вместо ссылки на ячейку А4 можно ввести конкретное значение разности вашей арифметической прогрессии).

Можно и не набирать с клавиатуры адрес той ячейки, на которую делается ссылка. Набрав знак равенства, щелкните мышью по ячейке С4 и в строке формул появится ее адрес, затем продолжите набор формулы. В этом случае вам не нужно переключаться на латиницу.

Полностью введя формулу, зафиксируйте ее нажатием {Enter}, в ячейке окажется результат вычисления по формуле, а в Строке формул сама формула.

Вот проявилась и еще одна функция Строки формул: если в ячейке вы увидите результат вычислений по формуле, то саму формулу можно просмотреть в Строке формул, выделив соответствующую ячейку.

Если вы неправильно набрали формулу, исправить ее можно в Строке формул, предварительно выделив ячейку.

•  Выделите ячейку С5 и, аналогично заполнению ячеек разностью прогрессии, заполните формулой, «протащив» маркер заполнения вниз, ряд ячеек, расположенных ниже С5.

Выделите ячейку С8 и посмотрите в Строке формул, как выглядит формула. Вы увидите, что она приняла вид =С7+А7. Заметно, что ссылки в формуле изменились относительно смещению самой формулы.

•  Аналогично введите в ячейку D4 формулу =(-2+С4)*B4/2 для подсчета суммы n первых членов арифметической прогрессии, где вместо -2 должен быть первый член вашей арифметической прогрессии.
•  Выделите ячейку D4 и заполните формулами нижние ячейки, протащив вниз маркер заполнения.
•  Теперь данными заполнены все ячейки, остается их только оформить.

Все столбцы одинаковой ширины, хотя и содержат информацию разного объема. Можно вручную (используя мышь) изменить ширину отдельных столбцов, а можно автоматически подогнать ширину.

Выделите все ячейки таблицы, содержащие данные (не столбцы целиком, а только блок заполненных ячеек без заголовка «Вычисление n-го члена и суммы арифметической прогрессии» и выполните команду Формат – Столбец – Подгон ширины.

•  Пришла пора заняться заголовком таблицы «Вычисление n-го члена и суммы арифметической прогрессии».

Выделите ячейку А1 и примените полужирное начертание символов к содержимому ячейки. Заголовок довольно не эстетично «вылезает» вправо за пределы нашей маленькой таблички.

Выделите четыре ячейки от А1 до D1 и выполните команду Формат – Ячейки…, выберите вкладку Выравнивание и установите переключатели в положение «Центрировать по выделению» (Горизонтальное выравнивание) и «Переносить по словам». Это позволит расположить заголовок в несколько строчек и по центру выделенного блока ячеек.

•  Таблицу почти привели к виду образца. Если в этот момент выполнить просмотр Файл – Просмотр, то окажется, что остается выполнить обрамление таблицы.

Для этого выделите таблицу (без заголовка) и выполните команду Формат – Ячейки…, выберите вкладку Граница, определите стиль линии и активизируйте переключатели Сверху, Снизу, Слева, Справа. Данная процедура распространяется на каждую из ячеек.

Затем выделите блок ячеек, относящихся к заголовку: от А1 до D2 и, проделав те же операции, установите переключатель Внешние границы. В этом случае получается рамка вокруг всех выделенных ячеек, а не каждой.

Упражнение 3. Подготовьте таблицу для расчета ваших еженедельных трат на поездки в городском транспорте. (Заголовки – по строкам дни недели, а по столбцам виды транспорта.)

В соответствующие ячейки таблицы вы будете вводить число поездок на каждом виде транспорта в определенный день недели. В отдельную ячейку стоимость одной поездки на текущий момент. Для подсчета итогового результата примените формулу, отражающую произведение суммы общего числа поездок и стоимости одной поездки.

Для составления общей суммы используйте кнопку и выделение соответствующих ячеек таблицы. Примерный вид формулы:

=СУММ (В2:Н5) *D6 (двоеточие между адресами ячеек определяет интервал: все ячейки от В2 до Н5).

Для обрамления выделите сначала таблицу без последней строки и установите рамки, затем ячейки, имеющие отдельные рамки.

	Понедельник	Вторник	Среда	Четверг	Пятница	Суббота	Воскресенье
Метро
Автобус
Троллейбус
Трамвай
Стоимость одной поездки		Всего за неделю

Упражнение 4. Закрепление основных навыков работы с электронными таблицами, знакомство с понятиями: сортировка данных, типы выравнивания текста в ячейке, формат числа.

Упражнение заключается в создании и заполнении бланка товарного счета.

Грузоотправитель и адрес

Грузополучатель и адрес

К Реестру №    Дата получения «___» ________2007 г.

СЧЕТ № 123 от 13.10.07

Поставщик Торговый Дом Пресненский

Адрес 123456, Москва, Рочдельская ул., 4

Р/счет № 456789 в АВС-банке, МФО 987654

№	Наименование	Ед. изм.	Кол-во	Цена	Сумма
ИТОГО

Руководитель предприятия      Чижов Е.Ю.

Главный бухгалтер       Стасова А.И.

Выполнение упражнения лучше всего разбить на три этапа:

1-й этап – создание таблицы.

Основная задача – уместить таблицу по ширине листа. Для этого:

•  предварительно установите поля, размер и ориентацию бумаги Файл –Параметры страницы…;
•  выполнив команду Сервис – Параметры…, в группе переключателей Параметры окна активизируйте переключатель Авторазбиение на страницы. 

В результате вы получите в виде вертикальной пунктирной линии правую границу полосы набора (если ее не видно, переместитесь при помощи горизонтальной полосы прокрутки вправо) и нижнюю границу полосы набора (для того чтобы ее увидеть, переместитесь при помощи вертикальной полосы прокрутки вниз).

Авторазбиение на страницы позволяет уже в процессе набора данных и форматирования таблицы следить за тем, какие столбцы помещаются на странице, а какие нет.

•  Создайте таблицу по предлагаемому образцу с таким же числом строк и столбцов.
•  Выровняйте и сформатируйте шрифт в ячейках-заголовках, подберите ширину столбцов, изменяя ее при помощи мыши.
•  Введите нумерацию в первом столбце таблицы, воспользовавшись помощью маркера заполнения.
•  «Разлинуйте» таблицу, используя линии различной толщины. Обратите внимание на то, что в последней строке пять соседних ячеек не имеют внутреннего обрамления.

Проще всего добиться этого следующим путем:

•  выделить всю таблицу и установить рамку Внешние границы жирной линией;
•  затем выделить все строки, кроме последней, и установить рамку тонкой линией «Справа», «Слева», «Сверху», «Снизу»;
•  после этого выделить отдельно самую правую ячейку нижней строки и установить для нее рамку «Слева» тонкой линией;
•  останется выделить первую строку таблицы и установить для нее рамку «Снизу» жирной линией.

Хотя можно действовать и наоборот. Сначала «разлиновать» всю таблицу, а затем снять лишние линии обрамления.

•  На этом этапе желательно выполнить команду Файл – Просмотр, чтобы убедиться, что таблица целиком вмещается на листе по ширине и все линии обрамления на нужном месте.

2-й этап – заполнение таблицы, сортировка данных и использование различных форматов числа.

•  Заполните столбцы «Наименование», «Кол-во» и «Цена» по своему усмотрению.
•  Установите денежный формат числа в тех ячейках, в которых будут размещены суммы и установите требуемое число десятичных знаков, если они вообще нужны.

В нашем случае это пустые ячейки столбцов «Цена» и «Сумма». Их нужно выделить и выполнить команду Формат – Ячейки…, выбрать вкладку Число и выбрать категорию Денежный. Это даст вам разделение на тысячи, чтобы удобнее было ориентироваться в крупных суммах.

•  Введите формулу для подсчета суммы, которая заключается в умножении цены на количество, и заполните формулой ряд ячеек вниз.
•  Введите формулу в ячейку для итоговой суммы. Для этого выделите ячейку, в которую нужно поместить результат, нажмите кнопку панели инструментов и выделите блок тех ячеек, которые нужно сложить.
•  Попробуйте изменить данные в отдельных ячейках и проследите, как изменится результат вычислений.
•  Отсортируйте записи по алфавиту.

Для этого выделите все строки таблицы, кроме первой (заголовка) и последней («Итого»), можно не выделять и нумерацию.

Выполните команду Данные – Сортировка…, выберите столбец, по которому нужно отсортировать данные (в нашем случае это столбец В, так как именно он содержит перечень товаров, подлежащих сортировке), и установите переключатель в положение «По возрастанию».

3-й этап

•  Для оформления счета вставьте дополнительные строки перед таблицей.

Для этого выделите несколько первых строк таблицы и выполните команду Вставка – Строки. Вставится столько же строк, сколько вы выделили.

•  Наберите необходимый текст до и после таблицы. Следите за выравниванием.

Обратите внимание, что текст «Дата получения «___»______2007 г.» и фамилии руководителей предприятия внесены в тот же столбец, в котором находится столбик таблицы «Сумма» (самый правый столбец нашей таблички), только применено выравнивание вправо.

•  Текст «СЧЕТ №» внесен в ячейку самого левого столбца, и применено выравнивание по центру выделения (предварительно выделены ячейки одной строки по всей ширине таблицы счета). Применена рамка для этих ячеек сверху и снизу.
•  Вся остальная текстовая информация до и после таблицы внесена в самый левый столбец, выравнивание влево.

Упражнение 5. Введение понятия «абсолютная ссылка», установка точного значения ширины столбца при помощи команд горизонтального меню. Вставка функции при помощи мастера функций.

Новое понятие «абсолютная ссылка» можно рассмотреть на конкретном примере. Подготовим традиционную таблицу квадратов двузначных чисел, так хорошо знакомую каждому из курса алгебры.

ТАБЛИЦА КВАДРАТОВ
	0	1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	100	121	144	169	196	225	256	289	324	361
2	400	441	484	529	576	625	676	729	784	841
3	900	961	1024	1089	1156	1225	1296	1369	1444	1521
4	1600	1681	1764	1849	1936	2025	2116	2209	2304	2401
5	2500	2601	2704	2809	2916	3025	3136	3249	3364	3481
6	3600	3721	3844	3936	4096	4225	4356	4489	4624	4761
7	4900	5041	5184	5329	5476	5625	5756	5929	6084	6241
8	6400	6561	6724	6889	7056	7225	7396	7569	7744	7921
9	8100	8281	8464	8649	8836	9025	9216	9409	9604	9801

•  В ячейку A3 введите число 1, в ячейку А4 – число 2, выделите обе ячейки и протащите маркер выделения вниз, чтобы заполнить столбец числами от 1 до 9.
•  Аналогично заполните ячейки В2 – К2 числами от 0 до 9.
•  Когда вы заполнили строчку числами от 0 до 9, то все необходимые вам для работы ячейки одновременно не видны на экране. Давайте сузим их, но так, чтобы все столбцы имели одинаковую ширину (чего нельзя добиться, изменяя ширину столбцов мышкой).

Для этого выделите столбцы от А до К и выполните команду Формат – Столбец – Ширина…, в поле ввода Ширина столбца введите значение, например, 5.

•  Разумеется, каждому понятно, что в ячейку В3 нужно поместить формулу, которая возводит в квадрат число, составленное из десятков, указанных в столбце А и единиц, соответствующих значению, размещенному в строке 2. Таким образом, само число, которое должно возводиться в квадрат в ячейке В3 можно задать формулой =А3*10+В2 (число десятков, умноженное на десять плюс число единиц). Остается возвести это число в квадрат.
•  Попробуем воспользоваться Мастером функций.

Для этого выделите ячейку, в которой должен разместиться результат вычислений (В3), и выполните команду Вставка – Функция… 

Среди предложенных категорий функций выберите «Математические», имя функции: «Степень», нажмите кнопку Шаг.

В следующем диалоговом окне введите число (основание степени) – А3*10+В2 и показатель степени – 2. Так же, как и при наборе формулы непосредственно в ячейке электронной таблицы, нет необходимости вводить адрес каждой ячейки, на которую ссылается формула, с клавиатуры. Работая с Мастером функций, достаточно указать мышью на соответствующую ячейку электронной таблицы и ее адрес появится в поле ввода «Число» диалогового окна. Вам останется ввести только арифметические знаки (*, +) и число 10.

Если диалоговое окно загораживает нужные ячейки электронной таблицы, переместите его в сторону, «схватив» мышью за заголовок. В этом же диалоговом окне можно увидеть значение самого числа (10) и результат вычисления степени (100).

Остается только нажать кнопку Закончить.

В ячейке В3 появился результат вычислений.

•  Хотелось бы распространить эту формулу и на остальные ячейки таблицы. Выделите ячейку В3 и заполните диапазон, протянув маркер выделения вправо, на соседние ячейки.

Почему результат не оправдал наших ожиданий? В ячейке С3 не видно числа, т. к. оно не помещается целиком в ячейку.

Расширьте мышью столбец С. Число появилось на экране, но оно явно не соответствует квадрату числа 11.

Почему? Дело в том, что когда мы распространили формулу вправо, Excel автоматически изменил с учетом нашего смещения адреса ячеек, на которые ссылается формула, и в ячейке С3 возводится в квадрат не число 11, а число, вычисленное по формуле = В3*10+С2.

Во всех предыдущих упражнениях нас вполне устраивали относительные ссылки на ячейки таблицы (при перемещении формулы по такому же закону смещаются и ссылки), однако здесь возникла необходимость зафиксировать определенные ссылки, т. е. указать, что число десятков можно брать только из столбца А, а число единиц только из строки 2 (для того, чтобы формулу можно было распространить вниз). В этом случае применяют абсолютные ссылки.

Для фиксирования любой позиции адреса ячейки перед ней ставят знак $.

Таким образом, верните ширину столбца С в исходное положение и выполните следующие действия.

•  Выделите ячейку В3 и, установив текстовый курсор в Строку формул, исправьте имеющуюся формулу =СТЕПЕНЬ(А3*10+В2;2) на правильную =СТЕПЕНЬ($А3*10+В$2;2).
•  Теперь, воспользовавшись услугами маркера заполнения, можно заполнить этой формулой все свободные ячейки таблицы (сначала протянуть маркер заполнения вправо, затем, не снимая выделения с полученного блока ячеек, вниз).
•  Осталось оформить таблицу: ввести в ячейку А1 заголовок, сформатировать его и отцентрировать по выделению, выполнить обрамление таблицы и заполнение фоном отдельных ячеек.

Упражнение 6. Составьте таблицу умножения чисел от 1 до 9

Для заполнения последовательности чисел от 0 до 9 введите первые два числа (0 и 1), выделите обе ячейки, содержащие эти числа, и протяните маркер заполнения в нужном направлении. Введите в одну из ячеек таблицы формулу, используя абсолютную ссылку. Распространите эту формулу на всю таблицу. Обратите внимание на оформление таблицы: обрамление и фон (Формат – Ячейки…, вкладка Вид).

Закончив создавать и оформлять таблицу, выделите последнюю заполненную строку таблицы и протяните маркер заполнения вниз – таблица умножения продолжилась для последующих чисел. Выполните то же самое для последнего заполненного столбца. Таким образом, можно получить таблицу умножения и для больших чисел.

ТАБЛИЦА УМНОЖЕНИЯ

	0	1	2	3	4	5	6	7	8	9
0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
1	0	1	2	3	4	5	6	7	8	9
2	0	2	4	6	8	10	12	14	16	18
3	0	3	6	9	12	15	18	21	24	27
4	0	4	8	12	16	20	24	28	32	36
5	0	5	10	15	20	25	30	35	40	45
6	0	6	12	18	24	30	36	42	48	54
7	0	7	14	21	28	35	42	49	56	63
8	0	8	16	24	32	40	48	56	64	72
9	0	9	18	27	36	45	54	63	72	81

Упражнение 7. Подготовьте таблицу, с помощью которой вам достаточно будет ввести последние показания счетчика, a Excel рассчитает расход электроэнергии и сумму оплаты.

Стоимость электроэнергии  1,26 руб./кВт ч

Месяц	Дата	Показания счетчика	Расход кВт ч	Сумма
	26.12.06	3750
Январь	30.01.07	3840
Февраль	25.02.07	3960
Март	23.03.07	4070
Апрель	24.04.07	4185
Май	30.05.07	4200
Июнь	28.06.07	4290
Июль	29.07.07	4400
Август	28.08.07	4535
Сентябрь	27.09.07	4680
Октябрь	28.10.07	4790
Ноябрь	29.11.07	4895
Декабрь	26.12.07	5000

Для заполнения столбца названиями месяцев года, введите первый месяц и, выделив ячейку, протяните маркер заполнения вниз. В столбцы «Расход кВт ч» и «Сумма» введите формулы (для формулы столбца «Сумма»  не забудьте абсолютные ссылки).

К некоторым заголовкам столбцов примените возможность «Переносить по словам», все заголовки центрируйте по горизонтали и вертикали.

Упражнение 8. Введение понятия «имя ячейки»

Представьте, что вы имеете собственную фирму по продаже какой-либо продукции и вам ежедневно приходится распечатывать прайс-лист с ценами на товары в зависимости от курса доллара.

•  Подготовьте таблицу, состоящую из столбцов:

«Наименование товара», «Эквивалент $ US», «Цена в р.». Заполните  все столбцы,  кроме  «Цена в р.». Столбец «Наименование товара» заполните текстовыми данными (перечень товаров по вашему усмотрению), а столбец «Эквивалент $ US» числами (цены в долл.).

•  Понятно, что в столбце «Цена в р.» должна разместиться формула: «Эквивалент $ US*Kypc доллара».

Почему неудобно в этой формуле умножать на конкретное значение курса? Да потому, что при каждом изменении курса, вам придется менять свою формулу в каждой ячейке.

Проще отвести под значение курса доллара отдельную ячейку, на которую и ссылаться в формуле. Ясно, что ссылка должна быть абсолютной, т. е. значение курса доллара можно брать только из этой конкретной ячейки с зафиксированным адресом.

Как задавать абсолютные ссылки, мы рассмотрели выше, однако существует еще один удобный способ: ссылаться не на адрес ячейки, а на имя, которое можно присвоить ячейке.

•  Выделите ячейку, в которую будет вводиться курс доллара (выше таблицы), введите в нее значение курса доллара на сегодняшний день и выполните команду Вставка – Имя – Присвоить....

В появившемся диалоговом окне вам остается только ввести имя ячейки (ее точный адрес уже приведен в поле ввода «Ссылается на») и нажать кнопку ОК. Обратите внимание на то, что в Поле имени вместо адреса ячейки теперь размещено ее имя.

•  В ячейку, расположенную левее ячейки «Курс_доллара», можно ввести текст «Курс доллара».
•  Теперь остается ввести формулу для подсчета цены в рублях.

Для этого выделите самую верхнюю пустую ячейку столбца «Цена в рублях» и введите формулу следующим образом: введите знак «=», затем щелкните мышью по ячейке, расположенной левее (в которой размещена цена в долл.), после этого введите так «*» и в раскрывающемся списке Поля имени выберите мышью имя ячейки «Курс_доллара». Формула должна выглядеть приблизительно так: =В7*Курс_доллара.

•  Заполните формулу вниз, воспользовавшись услугами маркера заполнения.
•  Выделите соответствующие ячейки и примените к ним денежный формат числа.
•  Оформите заголовок таблицы: выровняйте по центру, примените полужирный стиль начертания шрифта, расширьте строку и примените вертикальное выравнивание по центру, воспользовавшись командой Формат – Ячейки…, выберите вкладку Выравнивание и в группе выбора Вертикальное выберите По центру. В этом же диалоговом окне активизируйте переключатель Переносить по словам на случай, если какой-то заголовок не поместится в одну строчку.
•  Измените ширину столбцов.
•  Выделите таблицу и задайте для нее обрамление.
•  Вам необходимо проставлять дату выпуска прайс-листа. Можно дать команду программе ежедневно автоматически изменять текущую дату. Для этого:
•  Выделите ячейку выше таблицы (в случае необходимости вставьте дополнительные строки перед таблицей Вставка – Строка;
•  Выполните команду Вставка – Функция…
•  Выберите Категорию функции – «Дата и время» среди Имен функции остановитесь на «Сегодня» и через два шага вы получите в выделенной ячейке текущую дату, которая будет изменяться ежедневно. 
•  В оформительских целях можно разместить в этом документе рисунок, характеризующий направление торговли.

Для этого необходимо выполнить действия, полностью совпадающие с такими же в редакторе Word.

В меню Вставка выберите команду Рисунок…, найдите каталог Clipart и выберите подходящий рисунок.

Рисунок, вставленный в Excel можно перемещать мышью по документу, а также изменять традиционным способом его ширину и высоту.

Если хотите убрать рамку вокруг рисунка, то воспользуйтесь командой Формат-Объект…. На вкладке Вид можно отменить рамку (рисунок предварительно должен быть выделен).

А можно вставить не рисунок, а логотип (фирменный знак) предприятия, воспользовавшись для этого возможностями WordArt (аналогично тому, как делали это в редакторе Word).

•  В заключение можно отсортировать товары по алфавиту (выполните самостоятельно).

Курс доллара                             25,7р.
Наименование товара	Эквивалент $US	Цена в р.
	39
	35
	60
	42
	65
	20
	65
	82

Упражнение 9. Построение диаграмм 

В первом столбце таблиц дан список товаров, а во втором и в третьем приведены цены на эти товары  за 1994 и 1997 год соответственно. По приведенным данным требуется вычислить индекс цен и построить диаграммы.

Индекс цен служит для измерения инфляции. Для вычисления индекса цен берут соотношения между совокупной ценой товаров и услуг определенного набора товаров для временного периода и совокупной ценой идентичной или сходной группы товаров и услуг в базовом периоде. Выражается индекс цен обычно в процентах:

Индекс цен в             =   Цена группы товаров в данном периоде    100 % 

данном периоде, %       Цена аналогичной группы товаров

                                                 в  базовом периоде

В ячейку D2 введите формулу =C2/B2*100 и скопируйте её в оставшиеся ячейки.

Для подведения итогов воспользуйтесь кнопкой Автосумма на панели инструментов Стандартная.

Для  построения  диаграммы воспользуйтесь кнопкой Мастер  диаграмм или командами меню Вставка – Диаграмма. При построении диаграмм используется программа Microsoft Graph, с которой вы познакомились при изучении текстового процессора Microsoft Word.

Постройте диаграмму, сравнивающую цены за 1994 и 1997 годы (гистограмму или линейный график) и круговую диаграмму для индекса цен для одного из вариантов.

Товары	Цены за 1994 год	Цены за 1997 год	Индекс цен
Хлеб	500	3000
Молоко	1500	4900
Масло	2800	5000
Картофель	1200	3400
Мука	1650	5600
Сумма

Упражнение 10. Введите названия любых пяти фирм и занесите произвольные значения курса акций по каждой фирме в течение 8 недель. Для каждой фирмы необходимо построить не менее трех различных типов диаграмм, показывающих зависимость величины курса акций от даты. Постройте составной график, отражающий динамику курса акций по всем фирмам.

1.  Введите в клетку А1 – «Дата», в клетки В1, С1, D1, Е1, F1 – названия любых фирм.
2.  Начиная со 2.11.07 один раз в неделю до конца года заносится в таблицу курс акций вышеприведенных фирм. Для этого в ячейку А5 заносим 2.11.07, затем выделим столбец А5 : А13. Выберем в меню Правка – Заполнить, – Прогрессия, расположение – по столбцам, тип – Дата,  единицы – День. Величина приращения (шаг) – 7 дней. В поле Предельное  значение – 31.12.07.
3.  Введем жирным  шрифтом в А2 – «Высший  курс», в А3 – «Низший курс», в А4 – «Средний курс».

Дата	волна	стрела	агро	кенгуру	спорт
высший курс	37,7	78,5	560	97,2	24,5
низший курс	34,3	45,9	210	89,7	12,8
средний курс	35,54444	59,83333	418,5556	94,18889	21,93333
02.11.07	34,5	78,5	456,6	89,7	23,4
09.11.07	35,6	75,6	440	90,8	23,2
16.11.07	35,7	59,6	448,6	92,4	22,6
23.11.07	37,5	45,9	457,8	94,6	22,8
30.11.07	37,7	46,2	470	95,4	23,3
07.12.07	34,3	54,5	490	95,6	23,6
14.12.07	34,4	58,6	560	95,8	24,5
21.12.07	35	59,2	234	96,2	21,2
28.12.07	35,2	60,4	210	97,2	12,8

Используя  статистические  функции, заносим в В2 максимальное значение из области В5 : В13, в В3 – минимальное, в В4 – среднее. Для этого используем кнопку Вставка функции (fx) или команды меню Вставка – Функция – Статистические – МАКС (МИН, СРЗНАЧ), ОК. Затем выделяем диапазон, из которого выбирается значение, если он указан неверно, и нажимаем кнопку ОК. 

1.  Полученные формулы копируем  в  С2 : F4.
2.  Зафиксируйте первую строку так, чтобы она всегда была на экране. Для этого поставьте курсор под данной строкой, выберите пункт меню Окно – Закрепить области.
3.  Сделайте обрамление таблицы. Выделите все заполненные ячейки, выберите в меню пункты Формат – Ячейки – Граница и выберите нужный тип обрамления.
4.  Выделите строки (столбцы) в таблице различным цветом и шрифтом  с помощью кнопок Цвет заливки и Цвет шрифта.
5.  Постройте различные диаграммы (достаточно три типа), изображающие зависимость величины курса акций от времени. Выделяем диапазоны А5 : А13  и  D5 : D13 (или любые другие на Ваше усмотрение). Не забудьте при этом держать нажатой  клавишу Ctrl. Используйте кнопку  Мастер диаграмм. Обязательно задайте название диаграммы, значения по оси X и по оси Y. Диаграмму сделайте в цвете (меню Формат – Выделенная  область  диаграммы). Постройте составной график, показывающий изменение курса акций по всем фирмам (обязательно название графика, осей X и Y).
6.  Для того, чтобы легенда содержала названия фирм, перед выделением нужных областей диаграммы необходимо скрыть строки, содержащие максимальное, минимальное и среднее значения курса акций, а при выделении диапазонов включить строку с названием фирм.

Упражнение 11. Оформление рабочих листов. Изменение ориентации текста в ячейке, ознакомление с возможностями баз данных Excel. Сортировка данных по нескольким ключам. Подготовка документа к печати

Представьте себя владельцем маленького магазина. Необходимо вести строгий учет прихода и расхода товаров, ежедневно иметь перед глазами реальный остаток, иметь возможность распечатать наименование товаров по отделам и т. д. Даже в таком непростом деле Excel может заметно облегчить работу.

Разобьем данное упражнение на несколько заданий в логической последовательности:

•  создание таблицы;
•  заполнение таблицы данными традиционным способом и с применением формы;
•  подбор данных по определенному признаку.

Создание таблицы

•  Введите заголовки таблицы в соответствии с предложенным образцом. Учтите, что заголовок располагается в двух строках таблицы: в верхней строке «Приход», «Расход», «Остаток», а строкой ниже остальные пункты заголовка.
•  Ввод текста заголовка лучше начать со второй строки. Вы уже обратили внимание на то, что графа «Приход» распространяется на две ячейки. Слово «Приход» набрано в том же столбце, что и «Цена прихода», затем выделены две соседние ячейки, и текст отцентрирован по выделению (данная операция неоднократно рассматривалась в предыдущих упражнениях). Аналогично сформатированы ячейки «Расход» и «Остаток».
•  Выделите вторую строку заголовка и выровняйте по центру.
•  Также видно, что для того, чтобы вся таблица могла разместиться по ширине на листе, в некоторых ячейках текст «повернут на 90°». Выделите те ячейки, в которых нужно «развернуть» текст и выберите команду Формат – Ячейки…, на вкладке Выравнивание выберите Ориентацию текста и обязательно активизируйте переключатель Переносить по словам (вертикальное выравнивание оставьте По нижнему краю).
•  Для оставшихся (неразвернутых) ячеек примените вертикальное выравнивание По центру (Формат – Ячейки…).
•  Задайте обрамление таблицы (Формат – Ячейки…, вкладка Рамка).
•  Установите в ячейках, содержащих цены, денежный формат числа (Формат – Ячейки…, вкладка Число).
•  Введите нумерацию строк таблицы (столбец №) при помощи маркера заполнения.
•  Вставьте формулы для количества остатка («Кол-во прихода» минус «Кол-во расхода») и суммы остатка («Кол-во остатка» умножить на «Цену расхода»). Распространите эти формулы вниз по таблице.

		ПРИХОД	РАСХОД	ОСТА-ТОК
№	Отдел	Наименование товара	Единица измерения	Цена прихода	Кол-во прихода	Цена расхода	Кол-во расхода	Кол-во остатка	Сумма остатка

Во многих случаях удобнее пользоваться контекстным меню, вызываемым нажатием правой клавиши мыши.

Так, для форматирования ячеек их достаточно выделить, щелкнуть правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения и выбрать команду Формат – Ячейки…, и вы перейдете к тому же диалоговому окну. Да и редактировать содержимое ячейки (исправлять, изменять данные) совсем не обязательно в Строке формул.

Если дважды щелкнуть мышью по ячейке, то в ней появится текстовый курсор и можно произвести все необходимые исправления.

Заполнение таблицы

•  Определитесь, каким видом товаров вы собираетесь торговать и какие отделы будут в вашем магазине.

Вносите данные в таблицу не по отделам, а вперемешку (в порядке поступления товаров).

Заполните все ячейки, кроме тех, которые содержат формулы («Остаток»).

Обязательно оставьте последнюю строку таблицы пустой (но эта строка должна содержать все формулы и нумерацию).

Вводите данные таким образом, чтобы встречались разные товары из одного отдела (но не подряд) и обязательно присутствовали товары с нулевым остатком (все продано).

		ПРИХОД	РАСХОД	ОСТА-ТОК
№	Отдел	Наименование товара	Единица измерения	Цена прихода	Кол-во прихода	Цена расхода	Кол-во расхода	Кол-во остатка	Сумма остатка
1.	Кондитерский	Зефир в шоколаде	упак.	12 р.	15	15 р.	15	0
2.	Молочный	Молоко	упак.	38 р.	32	42 р.	28	4
3.	Мясной	Колбаса докторская	кг	116 р.	40	200 р.	15	25
4.	Мясной	Сосиски	кг	100 р.	12	122 р.	10	2
5.	Вино-водочный	Пепси-кола	бут. 1 л	42 р.	32	45 р.	15	17
6.

•  Согласитесь, что традиционный способ заполнения таблицы не особенно удобен. Воспользуемся возможностями баз данных Excel.
•  Выделите таблицу без верхней строки заголовка (так как Excel определяет поля базы данных по одной первой строке выделенной таблицы), но обязательно захватите нижнюю незаполненную строку (иначе вы не сможете продолжить заполнение таблицы в режиме формы).
•  Выберите команду Данные – Форма…. Вы получите форму данных, содержащую статический текст (имена полей базы данных) и окон редактирования, в которых можно вводить и редактировать текст.

Вычисляемые поля (в которых размещены формулы) выводятся на экран без окон редактирования («Кол-во остатка» и «Сумма остатка»).

Теперь вы имеете свою таблицу как бы в форме отдельных карточек-записей (каждая из которых представляет строку таблицы).

Перемещаться между записями можно либо при помощи кнопок «Предыдущая», «Следующая», либо клавишами управления курсором (вверх, вниз), либо перемещая бегунок на полосе прокрутки формы данных.

Дойдя до последней записи (мы специально оставили ее пустой, но распространили на нее формулы и нумерацию), заполните ее новыми данными.

Перемещаться между окнами редактирования (в которые вносятся данные) удобно клавишей {Tab}.

Когда заполните всю запись, нажмите клавишу {Enter}, и вы автоматически перейдете к новой чистой карточке-записи.

•  Как только вы заполните новую запись, вся внесенная вами информация автоматически воспроизведется и в исходной таблице.

Заполните несколько новых записей и затем нажмите кнопку Закрыть.

Как видно, заполнять таблицу в режиме формы довольно удобно.

Оперирование данными

Итак, вы заполняли таблицу в порядке поступления товаров, а хотелось бы иметь список товаров по отделам, для этого применим сортировку строк.

•  Выделите таблицу без заголовка и выберите команду Данные –Сортировка….
•  Выберите первый ключ сортировки: в раскрывающемся списке «Сортировать» выберите «Отдел» и установите переключатель в положение «По возрастанию» (все отделы в таблице расположатся по алфавиту).

Если же вы хотите, чтобы внутри отдела все товары размещались по алфавиту, то выберите второй ключ сортировки: в раскрывающемся списке «Затем» выберите «Наименование», установите переключатель в положение «По возрастанию».

Теперь вы имеете полный список товаров по отделам.

Вспомним, что нам ежедневно нужно распечатывать список товаров, оставшихся в магазине (имеющих ненулевой остаток), но для этого сначала нужно получить такой список, т. е. отфильтровать данные.

•  Выделите таблицу со второй строкой заголовка (как перед созданием формы данных).
•  Выберите команду меню Данные – Фильтр – Автофильтр.
•  Снимите выделение с таблицы.
•  У каждой ячейки заголовка таблицы появилась кнопка со стрелкой (она не выводится на печать), позволяющая задать критерий фильтра. Мы хотим оставить все записи с ненулевым остатком.
•  Раскройте список ячейки «Кол-во остатка», выберите команду Условие… и в появившемся диалоговом окне установите соответствующие параметры (>0).
•  Вместо полного списка товаров, вы получили список непроданных на сегодняшний день товаров. Можно известным нам способом вставить формулу подсчета общей суммы остатка (в режиме фильтра будет подсчитана сумма выведенных на экран данных). Эту таблицу можно распечатать. Фильтр можно усилить. Если дополнительно выбрать какой-нибудь конкретный отдел, то можно получить список непроданных товаров по отделу.
•  Для того, чтобы снова увидеть перечень всех непроданных товаров по всем отделам, нужно в списке Отдел выбрать критерий Все.
•  Но и это еще не все возможности базы данных Excel. Разумеется, ежедневно нет необходимости распечатывать все сведения о непроданных товарах, нас интересует только «Отдел», «Наименование» и «Кол-во остатка».

Можно временно скрыть остальные столбцы. Для этого выделите столбец  №, вызовите контекстное меню (правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения) и выберите команду Скрыть.

Таким же образом можно скрыть и остальные столбцы, связанные с приходом, расходом и суммой остатка.

Вместо команды контекстного меню можно воспользоваться командой горизонтального меню Формат – Столбец – Скрыть.

•  Чтобы не запутаться в своих распечатках, вставьте дату, которая автоматически будет изменяться в соответствии с установленным на вашем компьютере временем (Вставка – Функция…, имя функции – «Сегодня»).

Упражнение 12. Знакомство с общими сведениями об управлении листами рабочей книги, удалении, переименовании листов. Формулы, имеющие ссылки на ячейки другого листа рабочей книги. Мастер диаграмм. Выделение ячеек таблицы, не являющихся соседними.

Подготовим ведомость на выдачу заработной платы (естественно, несколько упрощенный вариант).

Обратите внимание на то, что в нижней части экрана горизонтальная полоса прокрутки состоит из двух частей. Правая часть служит для перемещения по таблице (вправо, влево), а левая часть, содержащая ярлычки листов, позволяет перемещаться между листами.

По умолчанию рабочая книга открывается с 3-мя рабочими листами, имена которых Лист 1, …, Лист 3. Имена листов выведены на ярлычках в нижней части окна рабочей книги.

Щелкая по ярлычкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги.

Ярлычок активного листа выделяется цветом, к надписи на нем применен полужирный стиль.

Для выбора конкретного листа достаточно щелкнуть по его ярлычку мышью.

Для выполнения упражнения нам понадобятся только четыре листа:

•  на первом разместим сведения о начислениях,
•  на втором – диаграмму,
•  на третьем – ведомость на выдачу заработной платы,
•  а на четвертом – ведомость на выдачу компенсаций на детей.

Чтобы вставить дополнительный лист, установите указатель мыши на ярлычок последнего листа и сделайте щелчок правой кнопкой, выберите в меню Добавить, а на вкладке Общие шаблон Лист, нажмите кнопку ОК.

Удалить выделенные листы можно, вызвав команду контекстного меню Удалить или воспользовавшись командой горизонтального меню Правка – Удалить лист.

Теперь выглядывают ярлычки только четырех листов.

Активен (ярлычок выделен цветом) Лист 1. Именно на нем мы и начнем создавать таблицу.

Создание таблицы

Создайте заготовки таблицы самостоятельно, применяя следующие операции:

•  запуск Excel;
•  форматирование строки заголовка. Заголовок размещен в двух строках таблицы, применен полужирный стиль начертания шрифта, весь текст выровнен по центру, а «Налоги» – по центру выделения;
•  изменение ширины столбца (в зависимости от объема вводимой информации);
•  обрамление таблицы. В данном случае использовано сложное обрамление, когда снята часть рамок. Важно по предложенному образцу определить реальное положение ячеек и выполнить соответствующее обрамление, выделяя различные блоки ячеек;
•  задание формата числа «денежный» для ячеек, содержащих суммы. Можно сделать это до ввода данных в таблицу (выделить соответствующие ячейки и установить для них формат числа «денежный»);
•  заполнение ячеек столбца последовательностью чисел 1, 2,…;
•  ввод формулы в верхнюю ячейку столбца;
•  распространение формулы вниз по столбцу и в некоторых случаях вправо по ряду;
•  заполнение таблицы текстовой и фиксированной числовой информацией (столбцы «ФИО», «Оклад», «Число детей»);
•  сортировка строк (сначала отсортировать по фамилиям по алфавиту, затем отсортировать по суммам).

№№	Фамилия, имя, отчество	Оклад	Налоги	Сумма к выдаче	Число детей
			Проф.	Пенс.	Подох.

Для форматирования формул вам наверняка понадобится дополнительная информация. Примем профсоюзный и пенсионный налоги, составляющими по 1 % от оклада. Удобно ввести формулу в одну ячейку, а затем распространить ее на оба столбца. Самое важное не забыть про абсолютные ссылки, так как и профсоюзный, и пенсионный налоги нужно брать от оклада, т. е. ссылаться только на столбец «Оклад». Примерный вид формулы =$СЗ*1 %, =$СЗ*0,01 или =$СЗ* 1/100. После ввода формулы в ячейку D3 ее нужно распространить вниз (протянув за маркер выделения) и затем вправо на один столбец.

Подоходный налог подсчитаем по формуле: 13 % от Оклада за вычетом минимальной заработной платы и пенсионного налога. Примерный вид формулы: =(СЗ-ЕЗ-400)*13%, или =(СЗ-ЕЗ-400)* 13/100, или =(С3-Е3-400)*0,13. После ввода формулы в ячейку F3 ее нужно распространить вниз.

Для подсчета Суммы к выдаче примените формулу, вычисляющую разность оклада и налогов. Примерный вид формулы: =СЗ-D3-E3-F3, размещенной в ячейке G3 и распространенной вниз.

Заполняйте столбцы «Фамилия, имя, отчество», «Оклад», и «Число детей» после того, как введены все формулы. Результат будет вычисляться сразу же после ввода данных в ячейку. При желании можно воспользоваться режимом формы для заполнения таблицы.

После ввода всех данных желательно выполнить их сортировку (не забудьте перед сортировкой выделить все строки от фамилий до сведений о детях).

Можно ввести в формулу значение минимальной заработной платы на сегодняшний день, а можно, по аналогии с предыдущим упражнением, завести отдельную ячейку, присвоить ей имя, вносить в эту ячейку значение минимальной заработной платы и сослаться на нее в формуле.

Можно ввести строку для подсчета общей суммы начислений.

Поскольку мы собираемся в дальнейшем работать сразу с несколькими листами, имеет смысл переименовать их ярлычки в соответствии с содержимым. Переименуем активный в настоящий момент лист. Для этого выполните команду Формат – Лист – Переименовать… и в поле ввода Имя листа введите новое название листа, например, «Начисления».

Построение диаграммы на основе готовой таблицы

и размещение ее на новом листе рабочей книги

Подобно тому, как мы строили диаграммы на основе готовой таблицы в редакторе Word, можно это сделать и в Excel.

Построим диаграмму, отражающую начисления каждого сотрудника. Понятно, что требуется выделить два столбца таблицы:

«Фамилия, имя, отчество» и «Сумма к выдаче». Но эти столбцы не расположены рядом и традиционным способом мы не сможем их выделить. Для Excel это не проблема.

Если удерживать нажатой клавишу {Ctrl}, то можно одновременно выделять ячейки в разных местах таблицы.

•  Выделите заполненные данными ячейки таблицы, относящиеся к столбцам «Фамилия, имя, отчество» и «Сумма к выдаче».
•  Запустите Мастер диаграмм одним из способов: либо выбрав кнопку панели инструментов, либо команду меню Вставка – Диаграмма – На этом листе. Указатель мыши изменил свою форму (если выбрать команду На новом листе, то для диаграммы в момент ее создания будет вставлен новый лист рабочей книги).
•  Активизируйте щелчком мыши по ярлычку «Лист 2» и «растяните» на нем место под диаграмму (так же, как «растягиваем» графические объекты).
•  Передвигаясь по шагам с Мастером диаграмм, выберите тип диаграммы – объемная круговая, подтип седьмой (с метками данных).
•  Переименуйте лист, содержащий диаграмму из «Лист 1» в «Диаграмма».
•  Для того, чтобы проверить, какая связь существует между таблицей начислений и диаграммой, перейдите на лист «Начисления», в середину таблицы вставьте новую строку (выделите строку таблицы и выполните команду Вставка – Строки. Распространите на новую строку формулы, заполните данные на нового сотрудника. Теперь перейдите на лист «Диаграмма» и проверьте, как новые данные отразились на диаграмме – новый сотрудник сразу же внесен в диаграмму.

Создадим ведомость на получение компенсации на детей на основе таблицы начислений. Используем ссылки на ячейки другого листа рабочей книги. Перейдём к Листу 3 и переименуем его в «Детские».

ФИО	Сумма	Подпись
Иванов А.Ф.	153,00 р.
Круглова А.Д.	306,00 р.
Леонов И.И.	153,00 р.
Петрова Е.П.	153,00 р.

•  Мы хотим подготовить ведомость, поэтому в ней будут три столбца: «ФИО», «Сумма» и «Подпись». Сформатируйте заголовки таблицы.
•  В графу «ФИО» нужно поместить список сотрудников, который мы имеем на листе «Начисления». Можно скопировать на одном листе и вставить на другой, но хотелось бы установить связь между листами (как это выполняется для диаграммы и листа начислений). Для этого на листе «Детские» поместим формулу, по которой данные будут вставляться из листа «Начисления».
•  Выделите ячейку А2 листа «Детские» и введите формулу: =Начисления!В3, где имя листа определяется восклицательным знаком, а В3 – адрес ячейки, в которой размещена первая фамилия сотрудника на листе «Начисления». Можно набрать формулу с клавиатуры, а можно после набора знака равенства перейти на лист «Начисления», выделить ячейку, содержащую первую фамилию и нажать {Enter} (не возвращаясь к листу «Детские»).
•  Перейдите на лист «Детские», проверьте полученную формулу и распространите ее вниз. Список фамилий сотрудников теперь есть и на листе «Детские». Больше того, если внести новые данные в таблицу начислений, они отразятся и на листе «Детские». (Нужно будет только распространить формулу ниже в случае необходимости.)
•  В графе «Сумма» аналогичным образом нужно разместить формулу =Начисления!Н3*153, где Н3 адрес первой ячейки на листе «Начисления», содержащей число детей. Заполните эту формулу вниз и примените денежный формат числа.
•  Выполните обрамление таблицы.
•  Для того, чтобы список состоял только из сотрудников, имеющих детей, установите фильтр по наличию детей (Данные – Фильтр –Автофильтр, в раскрывающемся списке «Сумма» выберите «Условие…» и установите критерий >0).
•  Осталось поместить выше таблицы заголовок ведомости (для этого может понадобиться вставка дополнительных строк) и можно распечатывать.

В нашей рабочей книге осталось оформить последний лист – ведомость на выдачу заработной платы. Таблица должна содержать следующие столбцы: «ФИО», «Сумма к выдаче» и «Подпись». Выполните это самостоятельно.

•  Переименуйте лист из «Лист 4» в «К выдаче».
•  Сформатируйте заголовок таблицы.
•  Вставьте фамилии сотрудников формулой со ссылкой на лист «Начисления» (как на листе «Детские»). Заполните формулу вниз.
•  Вставьте суммы аналогичным образом (ссылка на лист «Начисления»).
•  Выполните обрамление таблицы.

Таким образом, вы создали рабочую книгу, состоящую из четырех именованных листов.

Ею можно пользоваться для начисления заработной платы и распечатки ведомостей из месяца в месяц, внося изменения и сохраняя под новым именем.

Конечно, выполненная нами работа упрощена и несколько отличается от реального расчета заработной платы, но позволяет познакомиться с некоторыми важными процедурами.

Упражнение 13

•  Удалите листы рабочей книги, оставив в ней только 3 листа.
•  Переименуйте оставленные листы в соответствии с названиями летних месяцев («Июнь», «Июль», «Август»).
•  На первом листе подготовьте таблицу по предложенному образцу (логотип фирмы создайте при помощи WordArt, задайте высоту строк 20 пунктов).
•  На первом листе (за июнь) проставьте стоимость путевки на 7 дней.

Стоимость пансиона увеличьте на 40 % по отношению к полупансиону.

•  Для вычисления стоимости путевки на 14 дней введите формулу, удваивающую стоимость.
•  На июль и август поднимите цены за путёвку на 5 % по отношению к предыдущему месяцу. Для этого соответственно на листах Июль и Август вставьте формулы со ссылкой на первый лист.
•  Выделите лист целиком, скопируйте его содержимое и вставьте на два других листа. Измените названия месяцев.
•  На новом листе постройте диаграмму стоимости путевок разной категории за любой из месяцев. Обязательно разместите метки и значения. Переименуйте лист.

июнь
Категория отеля	7 дней	14 дней
	полупансион	пансион	полупансион	пансион




1.  Для создания логотипа фирмы при помощи WordArt:

•  выполните команду Вставка – Объект…, в окне диалога Вставка объекта выберите вкладку Создание;
  •  в списке типов объектов выберите Microsoft WordArt 2.0;
    •  нажмите ОК.

Далее работайте с Microsoft WordArt так же, как это делали при изучении Microsoft Word. В окне ввода текста наберите название фирмы (в нашем примере это туристическое агентство). Выберите стиль оформления и размер шрифта.

1.  Для копирования листа рабочей книги, выделив его целиком, выполните команду Правка – Копировать. Перейдите на следующий лист.

Прежде чем вставлять из буфера обмена скопированный лист (Правка – Вставить), выделите ячейку А1 чистого листа или выделите чистый лист целиком. В противном случае вам будет выдано сообщение о несовпадении области копирования и области вставки.

1.  Так как диаграмма должна быть размещена на новом листе, вставьте ее при помощи команды Вставка – Диаграмма, выбрав в подменю строку На новом листе. В этом случае для диаграммы будет вставлен новый лист рабочей книги.

Упражнение 14. Закрепление областей. Вставка функций. Шаблоны

Представьте себя работником отдела кадров, которому ежемесячно предстоит заполнять табель учета рабочего времени на сотрудников предприятия. Разумеется, хотелось бы максимально автоматизировать эту операцию. Удобно создать шаблон заготовки бланка и применить специальные функции.

Создание бланка-шаблона

1.  Оставьте в рабочей книге только один лист.
2.  Сформатируйте заголовок табеля учета рабочего времени за текущий месяц и подготовьте таблицу-бланк по образцу, приведенному на рисунке.

ФИО

Профессия

Разряд

Числа месяца

Дни явок

Дни неявок

Отработано часов

1

2

…

29

30

31

отпуск

болезнь

прогул

Воспользуйтесь всеми известными вам приемами форматирования. Сформатируйте заголовок, применив различные способы выравнивания текста.

Введите числа месяца с 1-го по 31-е. Для столбцов, содержащих даты, установите ширину столбца, равную 2.

Если на вашем предприятии постоянный состав сотрудников, внесите в шаблон фамилии и профессии.

1.  Для сохранения подготовленного файла в качестве шаблона:
   •  выполните команду Сохранить как… меню Файл;
   •  в списке типов файлов выберите Шаблон, расширение файла сменится на .xlt;
   •  в списке Папки выберите папку Другие документы;
   •  введите имя сохраняемого файла в поле ввода Имя файла;
   •  нажмите кнопку Сохранить;
   •  закройте файл.

Применение шаблона

Для создания нового файла с применением шаблона выполните следующие действия:

•  В меню Файл выберите Создать.
•  На вкладке Другие документы выделите шаблон, на основе которого хотите создать новую рабочую книгу.
•  Выберите кнопку ОК.

Таким образом, вы получите рабочую копию шаблона.

1.  Введите название текущего месяца в заголовок табеля.
   1.  Сразу же выделите цветом столбцы, соответствующие нерабочим дням недели (чтобы случайно не ошибиться при заполнении табеля).
   2.  Проставьте для каждого сотрудника:
      •  количество часов, отработанных за день, или
      •  о, если он находится в отпуске, или
      •  б, если в этот день сотрудник болеет, или
      •  п, если прогуливает;
      •  о, б, п – русские буквы, проставляются без кавычек.

Имея такую широкую таблицу, как ваша, можно столкнуться с неудобствами при заполнении. Дело в том, что, перемещаясь вправо для заполнения таблицы, вы теряете из вида столбец с фамилиями и становится трудно определить, кому из сотрудников проставляете рабочие часы.

Microsoft Excel позволяет зафиксировать заголовок на странице, чтобы при перемещении нужные вам столбцы (или строки) оставались на своем месте. Для того, чтобы зафиксировать столбец «Фамилия»:

•  выделите  столбец  справа  от  столбца  «Фамилия» («Профессия»);
•  в меню Окно выберите команду Закрепить области;
•  далее свободно пользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки, фамилии ваших сотрудников не исчезнут с экрана.

Работая с большими таблицами, можете пользоваться следующими возможностями фиксации заголовков.

•  Чтобы зафиксировать горизонтальные заголовки, выделите строку ниже заголовков.
•  Чтобы зафиксировать вертикальные заголовки, выделите столбец справа от заголовков.
•  Чтобы зафиксировать и вертикальные, и горизонтальные заголовки выделите ячейку, по которой хотите зафиксировать заголовки.

В меню Окно выберите команду Закрепить области. Все строки выше выделенной строки (ячейки) будут зафиксированы и все столбцы слева от выделенного столбца (ячейки) будут зафиксированы.

Чтобы отменить фиксацию заголовков в меню Окно выберите команду Снять закрепление областей.

Хотелось бы ввести формулы для подсчета дней явок, неявок и отработанных часов.

1.  Самостоятельно вставьте формулу суммирования соответствующих ячеек – строки для подсчета отработанных часов. Заполните формулу вниз.
   1.  Для подсчета дней явок необходимо в каждой строке (для каждого сотрудника) подсчитать количество ячеек, содержащих числа (не суммируя эти числа). Для этого:

•  Выделите ячейку таблицы, в которую нужно разместить формулу (для первого сотрудника);
•  Выполните команду Функция… меню Вставка;
•  В списке Имя функции окна диалога < Мастер функций> выберите функцию СЧЕТ. Если вы не знаете, к какой категории относится искомая функция, выберите категорию Все и дальше ищите по алфавиту. Нажмите кнопку ОК.
•  В следующем окне нужно указать диапазон значений. Нет необходимости вводить адреса ячеек с клавиатуры. Отодвиньте окно диалога, чтобы оно не загораживало таблицу, и выделите мышью интервал ячеек, в которых размещена информация о первом сотруднике.

Нажмите кнопку Закончить.

Заполните формулу вниз.

Для подсчета количества дней, проведенных в отпуске, вставьте функцию СЧЕТЕСЛИ и, в качестве критерия введите образец русскую букву о, т. е. тот символ, который вы вносили в таблицу, отмечая отпуск.

Заполните формулу вниз по столбцу.

Задания

1.  Самостоятельно введите формулу для подсчета количества дней, пропущенных по болезни (функция СЧЕТЕСЛИ, критерий «б»).
2.  Самостоятельно введите формулу для подсчета количества прогулов. (функция СЧЕТЕСЛИ, критерий «п»).
3.  Самостоятельно, в отдельной ячейке, введите формулу для подсчета количества нерабочих дней месяца. Вставьте для этого функцию СЧИТАТЬ ПУСТОТЫ, так как в такие дни в нашем учебном табеле ничего не отмечено.
4.  Откройте шаблон табеля учета рабочего времени Tabel.xls и внесите в него все нужные формулы для того, чтобы каждый раз при создании новой таблицы с помощью шаблона не нужно было вставлять формулы.

Закройте шаблон, сохранив изменения под тем же именем, заменив старый шаблон Tabel. xls.

Создайте новую рабочую книгу с помощью этого шаблона. Проверьте, работают ли вставленные вами формулы.

1.  Постройте круговую диаграмму, отражающую число отработанных часов каждым сотрудником.

Для выделения несоседних столбцов примените клавишу {Ctrl}.

Измените данные в табеле. Отразились ли эти изменения в диаграмме?

1.  Постройте плоскую гистограмму, в которой будут отражены дни явок и число отработанных часов для каждого сотрудника.

Попробуйте выделить один из столбцов гистограммы и увеличить его, «схватив» мышью за узелки. Изменились ли данные в таблице?

1.  Откройте рабочую книгу с заполненным табелем и переименуйте ее единственный лист в соответствии с названием текущего месяца.

Предположим, вы хотите все табели за текущий год иметь в одной рабочей книге. В этом случае, перед созданием табеля за следующий месяц выполните следующее:

•  выделите ярлычок листа текущего месяца;
  •  в контекстном меню ярлычка листа (вызывается щелчком правой кнопки мыши по ярлычку листа) выберите Вставить;
  •  выделите шаблон Tabel, лист которого хотите вставить;
  •  выберите кнопку ОК.

Новый лист вставился перед исходным. Переместите новый лист (схватив за ярлычок) после исходного, переименуйте и заполните данными.

1.  Откройте шаблон Tabel. xls и оформите его по своему вкусу (с применением заливки, выделением столбцов с формулами, различными способами обрамления, оформления шрифта). Сохраните шаблон под старым именем, заменив исходный. Откройте табель учета рабочего времени, созданный ранее с помощью старого шаблона. Отразилось ли на нем изменение шаблона?

Контрольные задания

Задание  1

1.  Построить таблицы 1, 2, 3 по приведенным ниже формам (строку с номерами граф можно опустить). Для получения итоговых граф использовать расчетные формулы.
2.  Ввести текущее значение даты и времени между названием таблицы и ее шапкой.
3.  Выполнить обрамление всей таблицы, убрать сетку.
4.  Задать имена ячейкам граф 3, 4, 5 (таблица 1) и использовать их при расчете графы 6.
5.  Рассчитать значения графы 3 таблицы 2, используя значения графы 6 таблицы 1, функцию ЕСЛИ, данные таблицы 3.
6.  Используя Мастер диаграмм, по данным таблицы 2 (графы 2 и 3) построить гистограмму с названием осей, легендой и заголовком.
7.  Убрать рамки у легенды и диаграммы.
8.  Ввести в нижний колонтитул индекс группы, свою фамилию, имя, дату и имя файла.
9.  Документ сохранить, организовать просмотр перед печатью.
10.  В приложении Word создать документ и поместить в него построенную диаграмму. Документ сохранить и организовать просмотр перед печатью. Формы документов показаны ниже.

Таблица 1

Операционный дневник

№ лицевого счёта	Вид вклада	Сумма вклада
		Оста-ток входящий (тыс. руб.)	приход (тыс. руб.)	расход (тыс. руб.)	остаток исходящий (тыс.руб.)
1	2	3	4	5	6
R6596	До востребования	54		4
F6775	Праздничный	45
S3445	Срочный	76	8	9
G8746	До востребования	15	12	2
Z7312	Срочный	6	3

Расчетная формула: гр. 6 = гр. 3 + гр. 4 — гр. 5.

Таблица 2

Остаток вклада с начисленным процентом

№ лицевого счёта	Вид вклада	Остаток вклада с начисленным %
1	2	3
R6596	До востребования
F6775	Праздничный
S3445	Срочный
G8746	До востребования
Z7312	Срочный

Таблица 3

Процентная ставка

До востребования	2%
Праздничный	5%
Срочный	3%

Задание 2

1.   Построить таблицы 1 и 2 по приведенным ниже формам. Для получения итоговых граф используйте расчетные формулы.
2.   Ввести текущее значение даты и времени между названием таблиц 1 и 2 и их шапкой (головкой).
3.   Выполнить обрамление всей таблицы, убрать сетку.
4.   Используя Мастер функций, определить тенденцию изменения курса национальной валюты каждой страны на 2000 год. Результаты расчета поместить в таблицу 2.
5.   Данные таблицы 2 отсортировать по возрастанию тенденции.
6.   Используя Мастер диаграмм, построить гистограмму изменения курса национальной валюты за 1998 год по всем странам (гр. 1, 3, 4) с названием осей, легендой и заголовком.
7.   Убрать рамки у легенды и диаграммы.
8.   Ввести в нижний колонтитул индекс группы, свою фамилию, имя, дату и имя файла.
9.   Документ сохранить, организовать просмотр перед печатью.

10. В приложении Word создать документ и поместить в него построенную диаграмму. Документ сохранить и организовать просмотр перед печатью.

Формы документов:

Таблица 4

Ведомость расчета размера девальвации национальной валюты

Страна	Год	Курс национальной валюты (в долларах)	Размер девальвации национальной валюты (в %)
		до девальвации	после девальвации
1	2	3	4	5
Великобритания	1997	2,8	2,4
Великобритания	1998	2,4	2,1
Великобритания	1999	2,1	1,8
ФРГ	1998	0,4	0,38
ФРГ	1999	0,38	0,32
Франция	1998	0,132	0,13
Франция	1999	0,13	0,12
РФ	1998	0,167	0,06
РФ	1999	0,06	0,04

Расчетная формула: гр. 5 = (гр. 3 — гр. 4) * 100/ гр. 3

Таблица 5

Тенденция изменения курса национальной валюты

Страна	Год	Тенденция изменения курса национальной валюты
1	2	3
Великобритания	2000
ФРГ
Франция
РФ

Задание 3

1.  Построить таблицу по приведенной ниже форме и заполнить 5 строк ее условными данными. Для получения значений граф 5, 7 и 8 используйте расчетные формулы. Результаты округлить до двух знаков после запятой, используя функцию ОКРУГЛ.
2.   Рассчитать процент скидки (гр. 6) по каждому наименованию продукции, исходя из того, что процент скидки назначается в зависимости от последней цифры номенклатурного номера: 1–5 %; 2–7 %; 3–10 %; 4–15 %; 5–20 %. Для расчета использовать функцию ПРОСМОТР (или ЕСЛИ), а для определения последней цифры номенклатурного номера функцию ОСТАТ.
3.   Ввести текущее значение даты и времени между названием таблицы и ее шапкой.

Выполнить обрамление всей таблицы, убрать сетку.

1.   Используя Мастер функций, определить максимальное значение графы 6.
2.   По данным граф 2, 5 и 8 таблицы построить гистограмму с легендой, заголовком, названием осей.

Убрать рамки у легенды и диаграммы.

1.   Ввести в нижний колонтитул индекс группы, свою фамилию, имя, дату и имя файла.

Документ сохранить, организовать просмотр перед печатью.

10. В приложении Word создать документ с заголовком диаграммы, поместить в него построенную диаграмму. Документ сохранить и организовать просмотр перед печатью.

Форма документа:

Таблица 6

Ведомость расчета стоимости продукции с учетом скидки

Но-менк-латур-ный номер	Наи-мено-вание про-дук-ции	Ко-ли-чест-во (шт.)	Цена (тыс. руб.)	Сумма (тыс. руб.)	% скид-ки	Сумма скидки (тыс. руб.)	Стои-мость с учётом скидки (тыс. руб.)
1	2	3	4	5	6	7	8
202	Монитор	5	12	60	7	4,2	5,8
201	Клавиатура	25	0,25	6,25	5	0,31	5,94
403	Дискета	100	0,02	2	10	0,2	1,8
105	Принтер	2	10	20	20	4	16
204	Сканер	1	8	8	15	1,2	6,8

Расчетная формула: гр. 5=гр.3*гр.4; гр. 7=гр.5*гр. 6/100; гр. 8=гр. 5-гр.7

Задание 4

1. Построить таблицу по приведенной ниже форме.

2. Рассчитать сумму возврата кредита (гр. 6) при условии: если дата возврата фактическая не превышает договорную, то сумма возврата увеличивается на 40 % от суммы кредита (гр. 3), в противном случае сумма возврата увеличивается на 40 % плюс 1 % за каждый просроченный день.

3. Ввести текущее значение даты и времени между названием таблицы и ее шапкой (головкой).

4. Выполнить обрамление всей таблицы, убрать сетку.

5. Используя Мастер рисования, выделить тенью графу 2.

6. По данным граф 1, 3 и 6 таблицы построить гистограмму с легендой, заголовком, названием осей.

7. Убрать рамки у легенды и диаграммы.

8. Ввести в нижний колонтитул индекс группы, свою фамилию, имя, дату и имя файла.

9. Документ сохранить, организовать просмотр перед печатью.

10. В приложении Word создать документ, поместить в него построенную диаграмму. Документ сохранить и организовать просмотр перед печатью.

Форма документа:

Таблица 7

Расчет возвратной суммы кредита

Наименование организации	Дата получе-ния кредита	Сумма кредита (млн.руб.)	Дата возврата (по договору)	Дата возврата (фактическая)	Сумма возврата (млн. руб.)
1	2	3	4	5	6
АО «Роника»	05.12.98	200	04.03.99	22.02.99	280
СП «Изотоп»	25.01.99	500	24.04.99	15.05.99	805
ООО «Термо»	03.02.99	100	02.06.99	22.06.99	160
АОЗТ «Чипы»	21.11.98	300	20.05.99	18.05.99	420
АО «Медицина»	12.05.99	50	11.07.99	20.09.99	104,5
АО «Колос»	08.04.99	150	07.10.99	12.10.99	217,5

Задание 5

1.  Построить таблицу 1 по приведенной ниже форме.
2.  Определить средний балл экзаменационной сессии по курсам (сумма произведений количества оценок и соответствующего балла, деленная на количество оценок) и по факультету. Полученные результаты округлить до одного десятичного знака после запятой с помощью функции =ОКРУГЛ и поместить в таблицу 9. Определить рейтинг каждого курса.
3.  Поместить в таблицу 9 комментарии (примечания) и обеспечить их печать в конце документа.
4.  Ввести текущее значение даты и времени между названием таблицы и ее шапкой (головкой).
5.  Выполнить обрамление всей таблицы, убрать сетку.
6.  По данным граф 1 и 2 таблицы 9 построить круговую диаграмму с легендой, заголовком и подписями данных.
7.  Убрать рамки у легенды и диаграммы.
8.  Ввести в нижний колонтитул индекс группы, свою фамилию, имя, дату и имя файла.
9.  Документ сохранить, организовать просмотр перед печатью.
10.  В приложении Word создать документ с заголовком диаграммы, поместить в него построенную диаграмму. Документ сохранить и организовать просмотр перед печатью.

Формы документов:

Таблица 8

Сведения о результатах экзаменационной сессии

1 курс	2 курс	3 курс	4 курс	5 курс
Балл	Кол-во оценок	Балл	Кол-во оценок	Балл	Кол-во оценок	Балл	Кол-во оценок	Балл	Кол-во оценок
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
5	23	5	27	5	32	5	28	5	34
4	57	4	60	4	58	4	63	4	62
3	18	3	14	3	10	3	9	3	6
2	7	2	9	2	4	2	1	2

Таблица 9

Средний балл по курсам и факультетам

Курс	Средний балл	Ранг
1	2	3
Первый
Второй
Третий

Окончание таблицы 9

1	2	3
Четвертый
Пятый
По факультету

Задание 6

1.  Построить таблицы 1–3 по приведенным ниже формам. Название месяца в таблицах 10 и 11 ввести, используя формат даты. Разместить каждую таблицу на отдельном листе рабочей книги, используя одновременное выделение нескольких листов.
2.   Присвоить каждому листу имя, соответствующее названию месяца.
3.   В таблицах 10 и 11 рассчитать значение графы «Выплачено пенсионеру» по формуле: гр. 5=гр. 3–гр. 4.
4.   Заполнить таблицу 12 (рис. 12) числовыми данными, используя данные из таблиц 10 и 11.
5.   Выполнить обрамление всей таблицы, убрать сетку.
6.   По данным таблицы 12 (графы 2, 5) построить гистограмму и добавить в нее данные графы 3.
7.   Убрать рамки у легенды и диаграммы.
8.   Ввести в нижний колонтитул индекс группы, свою фамилию, имя, дату и имя файла.
9.   Документ сохранить, организовать просмотр перед печатью.

10. В приложении Word создать документ с заголовком диаграммы, поместить в него построенную диаграмму. Документ сохранить и организовать просмотр перед печатью.

Формы документов:

Таблица 10

Свод лицевых счетов пенсионеров за январь

№ лицевого счёта	Фамилия	Сумма причита-ющейся пенсии	Удержания по исполнит. документам	Выплачено пенсионеру
1	2	3	4	5
И1212	Иванов	900	125
А1245	Антонов	1200	200
П1270	Петров	560	25
Д1645	Дубовицкий	456
С1767	Сидоров	304	100

Таблица 11

Свод лицевых счетов пенсионеров за февраль

№ лицевого счёта	Фамилия	Сумма причита-ющейся пенсии	Удержания по исполнит. документам	Выплачено пенсионеру
1	2	3	4	5
И1212	Иванов	950	130
А1245	Антонов	1250	210
П1270	Петров	610	30
Д1645	Дубовицкий	506	5
С1767	Сидоров	374	100

Таблица 12

Свод лицевых счетов пенсионеров за январь и февраль

№ лицевого счёта	Фамилия	Сумма причита-ющейся пенсии	Удержания по исполнит. документам	Выплачено пенсионеру
1	2	3	4	5
И1212	Иванов	1850
А1245	Антонов	2450
П1270	Петров	1170
Д1645	Дубовицкий	962
С1767	Сидоров	678

Задание  7

1.  Построить таблицы 13–15 по приведенным ниже формам. Дату в таблицах 13 и 14 ввести, используя формат даты. Разместить каждую таблицу на отдельном листе рабочей книги, используя одновременное выделение нескольких листов.
2.  Присвоить каждому листу имя, соответствующее названию месяца.
3.  В таблицах 13 и 14 рассчитать значение графы «Отклонение» по формуле: гр. 4=гр.3-гр. 2.
4.  Заполнить таблицу 15 числовыми данными, используя данные из таблиц 13 и 14.
5.  Выполнить обрамление всей таблицы, убрать сетку.
6.  По данным таблицы 15 (графы 1, 2) построить гистограмму с легендой, заголовком и добавить в нее данные графы 3.
7.  Убрать рамки у легенды и диаграммы.
8.  Ввести в нижний колонтитул индекс группы, свою фамилию, имя, дату и имя файла.
9.  Документ сохранить, организовать просмотр перед печатью.
10.  В приложении Word создать документ с заголовком диаграммы, поместить в него построенную диаграмму. Документ сохранить и организовать просмотр перед печатью.

Формы документов:

Таблица 13

Справка по объему заказов за июнь 1999 г., млн руб.

Название организации	Сумма	Отклонение
	по плану	фактическая
1	2	3	4
СМУ-7	200	220
СМУ-24	450	460
СМУ-6	670	675
СМУ-7	720	710
СМУ-24	300	350

Таблица 14

Справка по объему заказов за июль 1999 г., млн руб.

Название организации	Сумма	Отклонение
	по плану	фактическая
1	2	3	4
СМУ-7	235	245
СМУ-2	154	161
СМУ-6	567	572
СМУ-75	455	459
СМУ-24	318	321
СМУ-3	675	682
СМУ-75	1234	1256

Таблица 15

Справка по объему заказов за июнь-июль 1999 г., млн руб.

Название организации	Сумма	Отклонение
	по плану	фактическая
1	2	3	4
СМУ-7	155	1175	20
СМУ-2	154	161	7
СМУ-6	1237	1247	10
СМУ-75	1689	1715	26
СМУ-24	1068	1131	63
СМУ-3	675	682	7

Задание  8

1.  Построить таблицы 16 и 17 по приведенным ниже формам. Разместить каждую таблицу на отдельном листе рабочей книги, используя одновременное выделение двух листов.
2.  В таблице 16 рассчитать значение графы «Процент выполнения плана» по формуле: гр. 5=гр. 4/гр. 3*100. Результат округлить до одного знака после запятой.
3.  Заполнить таблицу 17 и рассчитать графу 3 по формуле:

гр. 3 табл. 17=гр. 3табл.16*1,1 (если значение гр. 5 табл.16<100);

гр. 3 табл. 17=гр. 3табл. 16*1,05 (если значение гр. 5 табл. 16>100, но <105);

гр. 3 табл. 17=гр. 3табл. 16*1,01 (если значение гр. 5 табл. 16>105). Результат округлить до целого значения.

1.  Рассчитать графу 4 таблицы 17 по формуле:

гр.4=гр.3 табл16/гр.3табл17*100. Результат округлить до целого значения.

1.  Выполнить обрамление всей таблицы, убрать сетку.
2.  По данным таблицы 16 (графы 2, 5) построить круговую диаграмму с легендой, заголовком.
3.  Убрать рамки у легенды и диаграммы.
4.  Ввести в нижний колонтитул индекс группы, свою фамилию, имя, дату и имя файла.
5.  Документ сохранить, организовать просмотр перед печатью.

10. В приложении Word создать документ с заголовком диаграммы, поместить в него построенную диаграмму. Документ сохранить и организовать просмотр перед печатью.

Формы документов:

Таблица 16

Сведения о выполнении плана по себестоимости товарной продукции

№ п/п	Наименование калькуляционных статей расходов	Утверждено на 1999 г. (млн руб.)	Выполнено в 1999 г. (млн руб.)	Процент выполнения плана
1	2	3	4	5
1.	Сырьё и материалы	3017	3121	103,4
2.	Полуфабрикаты	26335	26334	100
3.	Топливо и энергия	341	353	103,5
4.	Зарплата производственных рабочих	5670	3448	94
5.	Цеховые расходы	1738	1634	94
6.	Общезаводские расходы	2926	3109	106,3
7.	Прочие расходы	276	444	160,9
	Итого	38303	38443	100,4

Таблица 17

План себестоимости товарной продукции

№ п/п	Наименование калькуляционных статей расходов	Запланировано на 2000 г.
		Сумма (млн руб.)	Процент к итогу
1	2	3	4
1.	Сырьё и материалы	3277
2.	Полуфабрикаты	27651
3.	Топливо и энергия	371
4.	Зарплата производственных рабочих	4037
5.	Цеховые расходы	1912
6.	Общезаводские расходы	2955
7.	Прочие расходы	279
	Итого	40482

Задание 9

1.  Построить таблицы 18 и 19 по приведенным ниже формам. Название месяцев в таблицах 18 и 19 ввести, используя формат даты. Разместить каждую таблицу на отдельном листе рабочей книги, используя одновременное выделение двух листов.
2.  Присвоить каждому листу имя, соответствующее названию таблицы в сокращенном виде.
3.  В таблице 18 рассчитать значение строки «Итого».
4.  В таблице 19 рассчитать значение граф 3–8. Графы 3–7 рассчитать по данным таблицы 18.
5.  Выполнить обрамление всей таблицы, убрать сетку.
6.  По данным таблицы 19 построить пять круговых диаграмм, отражающих анализ оплаты по каждому месяцу отгрузки с заголовком, легендой и подписями долей.
7.  Убрать рамки у легенды и диаграммы.
8.  Ввести в нижний колонтитул индекс группы, свою фамилию, имя, дату и имя файла.
9.  Документ сохранить, организовать просмотр перед печатью.
10.  В приложении Word создать документ с заголовком диаграммы, поместить в него построенную диаграмму. Документ сохранить и организовать просмотр перед печатью.

Таблица 18

Анализ дебиторской задолженности по срокам погашения, млн руб.

Отгрузка – всего	Оплата
Месяц	Сумма	Январь	Февраль	Март	Апрель	Май
1	2	3	4	5	6	7
Январь	462000	46200	154800	184800
Февраль	693000		89300	57200	208600	2500
Март	646800			78600	48700	238500
Апрель	548900				214100	10800
Май	478400					324000
Итого	2829100	46200	244100	520600	671400	75800

Таблица 19

Анализ дебиторской задолженности по срокам погашения, %

Отгрузка – всего	Оплата, % от отгрузки
Месяц	Сумма	Январь	Февраль	Март	Апрель	Май	Задол-женность
1	2	3	4	5	6	7	8
Январь	100	10	34	40			16

Окончание таблицы 19

1	2	3	4	5	6	7	8
Февраль	100		13	37	30		20
Март	100			2	8	37	13
Апрель	100				39		59
Май	100					8	32

СПИСОК  РЕКОМЕНДУЕМОЙ  ЛИТЕРАТУРЫ

1.  Лавренов С.М. Excel: Сборник примеров и задач. – М.: Финансы и статистика, 2003.
2.  Пикуза В. Экономические и финансовые расчёты в Excel. – СПб.: Питер; Киев: Изд. гр. BHV, 2003.
3.  Рахмина Г.В. Excel 2000: Руководство пользователя с примерами. – М.: Лаборатория базовых знаний, 2001.
4.  Рычков В. Самоучитель Excel 2002. – СПб.: Питер, 2002.
5.  Хэлворсон М. Эффективная работа с Microsoft Office. 2000. – СПб.: Питер, 2001.
6.  Шафрин Ю.А. Информационные технологии: В 2 ч. – М.: Бином, 2003.

Содержание

Введение…………………………………………………………………. Основы работы в Excel…………………………………………………. 1. Основные понятия Excel………………………………….. 2. Выделение строк и столбцов………………………………………… 3. Типы данных………………………………………………………….. 4. Копирование, перемещение содержимого ячеек…………………… Упражнения……………………………………………………………… Контрольные задания…………………………………………………… Литература………………………………………………………………..

3 4 4 5 5 6 7 40 53

ИНФОРМАЦИОННЫЕ  ТЕХНОЛОГИИ

В  ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Учебное  пособие

(практикум  по  Microsoft  Excel)
Часть 1

Составитель

Киселева Людмила Николаевна

Редактор Г.А.Рахимова

Технический редактор А.М.Сибагатуллина

________________________________________________________________

Подписано к печати 06.05.2008 г. Формат 60х84 1/16.

Гарнитура «Таймс». Бумага писчая. Отпечатано на ризографе.

Уч.-изд. л. 3,5. Усл. печ. л. 3,2. Тираж 200 экз. Заказ № 22. Цена договорная.

Издательство «БЭК» Башкирского экономико-юридического техникума.

Типография Башкирского экономико-юридического техникума.

450105, г. Уфа, ул. М. Рыльского, 9/1.