Информационная система excel таблица

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).
2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.
3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».
4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».
2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».
2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

• Автофильтр;
• фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».
2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».
3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.
4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.
5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».
6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.
2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

• сумма (суммировать данные);
• счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
• среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
• максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
• произведение (результат умножения данных);
• стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» — «Промежуточные итоги».
2. В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

1. Шаблон для менеджера, позволяющий контролировать результат обзвона клиентов. Скачать шаблон для клиентской базы Excel. Образец:
2. Простейший шаблон.Клиентская база в Excel скачать бесплатно. Образец:

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

Источник

Создание информационной системы средствами MS Excel и VBA (стр. 1 из 4)

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Камская государственная инженерно-экономическая академия

Курсовая работа на тему:

«Создание информационной системы средствами MSExcel и VBA»

Предметная область: «Библиотека»

Выполнил студент: гр.2117

Проверил: ст. преподаватель

1. Задание к курсовой работе

Создать таблицу, содержащую сведения о книгах. Сведения о каждой книге это фамилия автора, название книги, год издания, издательство, тираж, цена. Самостоятельно придумать не мене пяти запросов. При решении данной работы применять сортировку, автофильтр, расширенный фильтр, функции БД, ВПР(). Построить минимум три вида диаграмм.

2. Исходная база данных

3. Список. Составляющие списка

В MSExcel можно работать со списками любого объема. В Excel БД-это просто список, состоящий из одного или более столбцов.

Выделяются следующие элементы списка (рис. 1):

· запись (отдельная строка);

· поле (отдельный столбец);

· имена полей (в первой строке списка);

· строка заголовков (первая строка списка)._

БД в Excel состоит из диапазона БД, диапазона критериев (условий), диапазона для извлечения:

· диапазон БД – область, где хранятся данные списка; связанные друг с другом данные записываются в отдельные строки, каждому столбцу соответствует свое поле списка с уникальным именем поля;

· диапазон критериев – область на рабочем листе, где задаются критерии поиска информации; здесь указываются имена полей и отводится область для записи условия отбора;

· диапазон для извлечения – это область, в которую копируют выбранные из списка данные.

Рис.1. Элементы списка или БД в MSExcel

4. Ввод данных в список или БД

В рабочую книгу Excel может вводиться информация любого типа: числа, текст, даты, время, последовательные ряды данных и формулы. После того как данные введены, возникает вопрос о том, в каком виде они должны быть отображены на экране. Для представления данных в Excel существуют самые разнообразные форматы, в частности, числовой, текстовый, дата, время и т.д. Если данных много и их типы различны, то может возникнуть проблема организации их ввода, а после того как данные введены, может потребоваться организация их поиска и замены (например, для исправления ошибок).

Расположение данных в таблицах предполагает наличие у них заголовков. Сделать простые заголовки у таблиц не представляет трудностей, но если заголовки сложные, то требуется наличие определенных навыков в их построении с помощью средств Excel.

Мне необходимо ввести и обработать список с предметной областью Библиотека и со следующими именами полей: Фамилия автора, Наименование книги, Год издания, Издательство, Тираж, Цена.

В общей сложности фрагмент этого списка выглядит следующим образом:

При просмотре достаточно большого списка удобно, чтобы строка заголовков всегда оставалась видимой. Это можно осуществить следующим образом (рис.2):

· опустить маркер разделения окна по вертикали под строку заголовков,

· воспользоваться командой Окно/Закрепить области

Рис 2. Закрепление заголовка списка.

5. Поиск и замена данных

После ввода информации может возникнуть необходимость отыскать или внести изменения в ранее введенный текст. С этой целью используется команды Правка/Найти и Правка/Заменить, во многом схожие, в частности, данные команды имеют идентичные диалоговые окна, в которых задаются их параметры.

Действие команды Правка/Найти распространяется на выделенный фрагмент или на весь рабочий лист, если фрагмент не выделен. Данная команда просматривает также выделенную группу листов, исключая модули макросов.

Результатом работы команды Найти по поиску указанных символов является первая выделенная ячейка, содержащая заданные символы. Повторный поиск начинается с текущего положения и заканчивается на следующей ячейке, в которой имеются указанные символы. При отсутствии символов, заданных в команде Найти, выдается соответствующее сообщение.

Выбор команды Правка/Заменить предоставляет в распоряжение пользователя еще одно поле диалогового окна, в которое следует ввести информацию для замены найденного сочетания символов (рис.3)

Рис.3 Диалоговое окно команды Правка/Заменить.

Поиск можно осуществлять в формулах, значениях или примечаниях ячеек. В режиме Ячейка целиком, который доступен только для рабочих листов, поиск ведется по совпадению всего содержимого ячейки с заданным набором символов.

При нажатии кнопки Найти далее выполняется список следующего вхождения заданного набора символов. Для возврата к позиции предыдущего вхождения следует нажать клавишу Shift и, одновременно с этим, выбрать кнопку Найти далее.

Необходимо соблюдать осторожность при использовании команд Заменить и Заменить все . Перед использованием команды Заменить все можно порекомендовать создание резервной копии таблицы, с которой предстоит работать.

6. Применение функции ВПР()

При работе с электронными таблицами очень удобно, когда какой-либо столбец или строку можно заполнить, не копируя информацию из другой таблицы, а применяя определенную функцию для автоматического заполнения столбца или строки. Именно в этих случаях используется функция ВПР()

Функция ВПР() применяется в тех случаях, когда информация расположена в двух таблицах:

· рабочая (основная) таблица.

Обе таблицы связаны друг с другом, они содержат общее поле, которое называется ключом.

Функция ВПР() открывается с помощью «Мастер функций» в группе «ссылки и массивы».

Применяя эту функцию, необходимо ответить на следующие вопросы:

1) что ищем (указываем образец);

2) где осуществлять поиск (диапазон справочной таблицы);

3) что является результатом поиска (№ столбца);

4) как точно нужно искать (ложь «конкретно» или истина «приближенно»).

Составляющие функции ВПР() рис.4:

1) искомое значение — это значение, которое требуется найти в первой строке таблицы;

2) табличный массив — описание ячеек, содержащих просматриваемую таблицу, т.е. справочник;

3) № индекса столбца – номер столбца, содержащий информацию о том, в какой строке функция должна искать результат. Нумерация строки или столбца начинается с 1 относительно ключевого поля.

4) диапазон просмотра — это необязательный критерий (ложь — если необходим точный поиск, истина – если необходимо приближенное значение)

Рис.4 Диалоговое окно функции ВПР()

7. Сортировка данных

Сортировка по возрастанию/убыванию

Зачастую после ввода какой-либо информации в электронную таблицу ее необходимо отсортировать тем или иным образом. Например, по возрастанию содержимого одного из столбцов. Для этой цели в Excel имеется команда Данные/Сортировка, которую необходимо вызвать после выделения диапазона ячеек (таблицы), который необходимо отсортировать.

При выполнении этой команды отображается диалоговое окно Сортировка диапазона (рис.6), в котором имеются следующие основные разделы:

· Сортировать по – выбор столбца, по которому нужно сортировать в первую очередь;

· Затем по — определение столбца, по ячейкам которого следует выполнять сортировку в том случае, если равны соответствующие значения в столбце, указанном в поле Сортировка по;

· В последнюю очередь по – выбор столбца, по которому сортировка должна выполняться в случае равенства значений в ячейках каких-либо строк первых двух столбцов, которые выбраны в полях Сортировать по и Затем по.

При этом в каждом из приведенных разделов можно указать направление сортировки (по возрастанию или по убыванию).

Сортировка в особом порядке

В MSExcel данные можно сортировать в особом порядке. И причем, кроме заданных порядков, можно указывать собственный порядок сортировки. Для этого в диалоговом окне Сортировка диапазона нужно выбрать копку Параметры. В диалоговом окне Параметры сортировки в раскрывающемся списке Порядок сортировки по первому ключу выбрать подходящий вариант.

Например, мне необходимо сортировать БД по столбцу Издательство. Чтобы воспользоваться собственным порядком сортировки, его нужно предварительно создать (рис.5):

1. с помощью команды Сервис/Параметры вызвать окно Параметры;

2. перейти на клавишу Списки;

3. в поле Элементы списка ввести элементы, разделяя их нажатием клавиши Enter;

4. после вода всех элементов нажать кнопку Добавить и закрыть окно Параметры.

Рис.5 Создание собственного порядка сортировки.

Сортировка по четырем и более полям

С помощью команды Данные/Сортировка (рис.5) можно упорядочить список по любому количеству полей. Это осуществляется путем последовательных сортировок. Для того чтобы предыдущие сортировки не терялись, следует начинать с ключей самого нижнего уровня.

Источник

Зачем нам информационная система?

Часть 1. Решение проблем, минимизация рисков

Для учета, контроля и обработки всей информации, связанной с планированием и выполнением грузоперевозок, необходим эффективный инструментарий — этот факт неоспорим. В большинстве случаев каждый сотрудник компании самостоятельно решает проблему выбора такого инструментария (читай прикладных программ для хранения и обработки данных).

Безусловным лидером является пакет офисных программ Microsoft Office и прежде всего MS Excel, MS Word, реже MS Access. Однако для эффективной совместной работы сотрудников компании-логистического оператора не обойтись без единой корпоративной информационной системы. Давайте вначале определимся, что такое информационная система (ИС).

ИС представляет собой некое информационное пространство, в котором циркулирует информация — по определенным правилам попадает из внешней среды (и во внешнюю среду), видоизменяется и хранится. По сути, информационная система — это хранилище данных, правила и механизмы изменения этих данных.

Информационная логистическая система — система, автоматизирующая деятельность логистических операторов, компаний-грузоперевозчиков.

Рассмотрим подробнее, какие проблемы позволяет решить информационная логистическая система и какие появляются дополнительные возможности.

Проблема доступности информации

Распространенная ситуация — сотрудники отдела продаж ведут собственные клиентские базы в MS Excel. Начальнику отдела чтобы подготовить отчет о работе отдела приходится собирать персональные отчеты и по ним составлять сводный отчет. А если часть сотрудников на переговорах — подготовка сводного отчета растягивается на несколько дней.

Проблема полноты (качества) информации

Применение информационной системы позволяет решить эту проблему — в базе данных сохраняется вся требуемая информация в едином формате, соответствующая условиям проверки (например, ИНН должен быть 10 символьным для физлиц, а для юрлиц — 12 символьным, e-mail должен содержать символ «@» и тп.).

Использование информационной системы позволяет так же избавиться от ненужного дублирования данных, а, значит, и возможных ошибок.

Проблема актуализации информации

Проблема единых стандартов и технологий

Проблема информационной безопасности

В отношении корпоративной информации, задачами информационной безопасности в компании являются защита данных от хищения, искажения (умышленного или случайного), потери и ограничение доступа.

Данные, хранящиеся на сервере защищены от хищения — только системный администратор имеет доступ к серверу с максимальными правами. Остальные сотрудники обращаются к данным через интерфейс информационной системы, причем только к тем данным, доступ к которым разрешен выданными пользователю правами.

Использование корпоративной информационной системы исключает возможность возникновения подобных ситуаций.

Проблема исторических данных

Внедрение корпоративной информационной системы с одной стороны решает ряд проблем, связанных с коллективной работой сотрудников в организации, и позволяет минимизировать финансовые и временные риски.

С другой стороны, применение информационной системы открывает новые возможности для компании — возможности по оптимизации рабочего процесса как внутри компании, так и при работе с контрагентами, возможности анализа информации и расширению предоставляемых компанией услуг.

Всё, чем оперирует пользователь, содержится в едином пространстве таблицы: промежуточные и выходные данные, реализации алгоритмов для работы с этими данными, комментарии и документацию, средства графического оформления данных

ВОПРОС 1. Табличный процессор MS Excel: вычисления, состав и назначение встроенных функций – финансовые.

1. Откройте таблицу с данными за период и соответствующими ему показателями, например, от года.
2. Выделите два ряда данных.
3. На вкладке «Данные» в группе нажмите кнопку «Лист прогноза».
4. В окне «Создание листа прогноза» выберите график или гистограмму для визуального представления прогноза.
5. Выберите дату окончания прогноза.

Что есть автоматизация? Это делегирование машине рутинных повторяющихся функций на основании динамически вводимых данных. Плюс, организация сообщения между подразделениями фирмы, которые эти данные вводят.

Компьютерная СПС – программный комплекс, включающий в себя массив правовой информации и программные инструменты, позволяющие специалисту работать с этим массивом информации: производить поиск документов, формировать подборки, выводить информацию на печать.

Ошибки отображения Excel

Данные, хранящиеся на сервере защищены от хищения — только системный администратор имеет доступ к серверу с максимальными правами. Остальные сотрудники обращаются к данным через интерфейс информационной системы, причем только к тем данным, доступ к которым разрешен выданными пользователю правами.

API позволяет открывать таблицы Excel в ряде других приложений. Это включает в себя открытие документов Excel на веб-страницах с помощью ActiveX или таких плагинов, как Adobe Flash Player. Проект Apache POI представляет Java-библиотеки для чтения и записи электронных таблиц Excel. Также предпринимались попытки копировать таблицы Excel в веб-приложения с использованием разделённых запятыми значений (CSV).

История

1. Планирование – через составление простых и сводных таблиц с автоматическим подтягиванием данных по итогам прошлых периодов работы. Все расчеты при этом берёт на себя программа – менеджер получает целостную картинку, на базе которой быстро принимает адаптационные решения. В условиях, когда кризис и условная стабильность в экономике сменяют друг друга слишком быстро, это очень важная опция.
2. Организация работы тоже может быть реализована на всех уровнях фирмы. График и табель работника, распределение средств, распределение полномочий через раздачу доступов – всё это возможно в электронных таблицах, доступных любому бизнесу. Нужен только компьютер и менеджер, который прослушал продвинутый курс Excel от учебного центра «Альянс».
3. Мотивация – ещё одна функция, которую помогает реализовать программа. Через бухгалтерские таблицы, визуализацию данных о зарплатах с привязкой к результатам работы сотрудников. Excel эффективен даже в очень разветвленных сетях филиалов или отделений компании.
4. Контроль. С помощью программы можно автоматизировать всю рутину, связанную с контрольными функциями – сбор и формирование отчётов, фотографии дня, проверку реализации плана, отклонения факта от плана, даже присутствие сотрудников на работе.

Программа может хранить огромные массивы информации, быстро загружать файлы с ними, подгружать данные из сторонних источников, проводить аналитические расчёты без зависаний, распределять базы между сотрудниками и многое другое. Это и накопитель данных, и система их обработки одновременно.