Indexing files in excel

We all deal with multiple sheets in a single workbook, don’t we? Here is a smart way to create an Index of all your Sheets. You can click on the sheet name to navigate to that sheet.

Here is how we do it

Assume that we have 5 Sheets

And we would like to have an Index placed (in a new sheet) with the sheet names hyperlinked to the respective sheet.

It can be done with a simple VBA Code

Here comes a Code

Sub CreateIndex()
Dim sheetnum As Integer
Sheets.Add before:=Sheets(1)
For sheetnum = 2 To Worksheets.Count
 ActiveSheet.Hyperlinks.Add _
 Anchor:=Cells(sheetnum - 1, 1), _
 Address:='', _
 SubAddress:=''' & Worksheets(sheetnum).Name & ''!A1', _
 TextToDisplay:=Worksheets(sheetnum).Name
Next sheetnum
ActiveWindow.DisplayGridlines = False
End Sub

Follow the steps

1. Copy this Code
2. Open the excel workbook where you want to create a Sheet Index
3. Press the shortcut Alt + F11 to open the Visual Basic Window
4. In the Insert Menu, click on Module or use the shortcut Alt i m to add a Module. Module is the place where the code is written
5. In the blank module paste the code and close the Visual Basic Editor
6. Then use the shortcut Alt + F8 to open the Macro Box. You would have the list of all the macros here
7. You would see the Macro that you have just pasted in the Module as ‘CreateIndex’
8. Run it. You would see an Index with all the sheet names hyperlinked to the respective sheet.

Other Useful Macros

1. Automated Filter with Macro
2. Unhiding Multiple Sheets at Once
3. Covert Numbers into Indian Currency Words

Topics that I write about…

---

goodly

---

You probably don’t need this every day: But once a file you might want to have a list of all files within a folder or directory in Excel. The good thing: There are many methods available. If you Google it, you will find a lot of different methods to create a file list in Excel. But unfortunately, all of them have advantages and disadvantages – which you usually only find out after trying them. That’s the reason for this article: You won’t only learn each method step by step: You will rather find an overview comparing all the advantages and disadvantages of each method. After seeing this, you don’t need to start extensive trials and errors. Much better: You can easily select the method that works best for you!

Summary

	Method 1: Copy & Paste on Mac	Method 2: Named function	Method 3: Internet browser	Method 4: PowerQuery	Method 5: Excel-Add-In	Method 6: Windows PowerShell	Method 7: VBA Macro
Short description	Copy and paste from the Mac Finder.	Use a function in a named range to insert a file list.	Open folder with a web browser and copy the file list.	Use PowerQuery to insert a directory.	Let an Excel add-in do the work for you.	Use the Windows built-in PowerShell feature.	Use a VBA Macro to insert a file list.
Ease of use
Operating system	Mac	Windows	Windows / Mac	Windows / Mac	Windows	Windows	Windows
Include subfolders and files	No	No	No	Yes	Yes	Yes	(Yes) (depends on the VBA macro)
File information available	File names	File names	File names, file links (not working properly), file size, date modified	Folder path, name extension, date accessed, date modified, date created More attributes: Content type, kind, size, ReadOnly, hidden, S system, directory, archive, device, normal, temporary, SparseFile, ReparsePoint, compressed, offline, NotContentIndexed, encrypted, ChangeTime, SymbolicLink, MountPoint	Links to files on the drive, file path, date and time last saved, date and time created, file size, file type	File name, file path, date and time last saved, file size	Depends on the VBA macro
Technology	Mac Finder	Named function in Excel	Internet browser	PowerQuery	Excel Add-In	PowerShell, Text Import Wizard	VBA
Comment	Fast but with limited options.	Only shows files, no folders.	File links not working in our test; not working with all internet browsers (tested with Google Chrome and working).	Elegant and uses built-in functions.	Convenient, fast and many options.	Results not good, difficult process; performs well on large file structures, though.	Modifying the macro rather for advanced users.
Link	Click here	Click here	Click here	Click here	Click here	Click here	Click here

Method 1: Simply copy and paste from Mac Finder to Excel

This first method works on a Mac only: Just select all files in a Finder window and press copy (Command + C on the keyboard). Next, switch to Excel and paste the list: Press Command + V on the keyboard.

The advantage of this method is that it’s very easy and fast. Unfortunately, you don’t have any further options than just pasting the file names. That means you can’t insert data of subfolders or file properties.

Recommendation: Use this if you need a quick file list on the Mac – without any further information.

Method 2: Insert a file list with built-in Excel functions using “Named Ranges”

The second method is actually quite elegant: Use built-in Excel functions to insert a file list in Excel. It is built on advanced functions, such as an Excel function within a named range. But following these steps should be quite straight-forward.

Set up the named range

1. Choose a cell in which you later write the folder path. In this case, it’s cell C4.
2. Click on “Defined Name” on the Formulas ribbon.
3. Give a name for the cell containing the folder path (here: “Folder_Path”)
4. In the “Refers to” field, type: =files(linktopathcell) (replace “linktopathcell” with your cell reference – in this case “Method_2!$C$4”).
5. Confirm with OK.

Use the named range in Excel functions

1. Go to the Windows Explorer and copy the folder path.

1. Paste the folder link into the folder path cell (the cell you have set as the named range in step 1 above). Add one of the following endings:
   • If you want to include all files – no matter which file type – in your list, add *
   • For listing only Excel files, add *.xls*
   • If you want to see all files ending on “.xlsx”, add *.xlsx
2. As the last step, enter an INDEX function for compiling the list (here in cell B7):
   =INDEX(Folder_Path,ROW(B1))
   Folder_Path should be the same name that you have given in step 3 above. The ROW function should refer to any cell in the first row (for example to B1). That means, this argument could also be A1, C1, etc.
   As the last step: Copy the INDEX function down until you see the first #REF error. #REF means in this case that there are no more files in your folder. If you like, you could wrap the IFERROR function around in order to mitigate the error.

Recommendation: Use this if you only need a list of files (no subfolders) that dynamically updates itself.

Method 3: Use an internet browser to quickly copy and paste a file list to Excel

I must say, I like this idea because it’s almost as fast as our method number 1 above: Open a folder in a webbrowser and then copy & paste the list to Excel.

1. Copy the folder path from the Windows Explorer like on the screenshot or Mac Finder (for Mac: open file Info (right-click on folder and then on “Get Info”. Select and copy link from “Where” section).

1. Open a browser, for example Google Chrome (should be working with most other browsers as well). Paste the previously copied link into the address field.
2. Copy the table of files.
3. Open Excel and paste the file list.

One comment to this methods: The links (which are also created) usually won’t work in Excel.

Recommendation: Use this if you quickly need a file list (without subfolders), including some file properties such as file size and date last saved.

Method 4: Create a file list with PowerQuery

The next method is also among my favorites: It uses PowerQuery and comes with the advantages that it doesn’t require any complex programming or third-party technologies. Also, it can be refreshed easily later on.

1. Go to the Data ribbon, click on “Get Data” on the left, and select “From Folder” in the “From File” sub-menu.
2. Select the Folder and click on “Open” (not in the screenshot on the right).
3. You can now see a preview. Click on “Transform Data”.

1. Remove the first column “Content” (right-click on the heading and click on “Remove”).
2. If you want to see more file attributes than shown already in the preview, click on the small arrows of the “Attributes” column and select the attributes.
3. Click on Close & Load.

Recommendation: Use this method if you to have lots of file properties. It can later on easily be refreshed.

The Excel add-in Professor Excel Tools offers a function to easily insert directories. It regards subfolders and can insert various file properties:

• Links to files on the drive
• File path
• Date and time last saved
• Date and time created
• File size
• File type

You can further specify, where the directory should be created.

Using the “Get Directory” function is very simple:

1. Click on the Directory button on the Professor Excel ribbon.
2. Select all the file properties you’d like to show and the location, where the directory table should be placed in your Excel file.
3. Click on “Select folder and start”. Then, choose the folder and proceed with ok.

That’s it. Please feel free to download Professor Excel Tools here.

Recommendation: Use this method if you accept third-party add-ins within Excel. If you do, it’s quite convenient and fast.

As you can see in the following description, using PowerShell takes quite a lot of steps. It might be useful, though, if you have very large folder structures. Otherwise, try to use a different method.

Open PowerShell and write the directory into a text file

1. Navigate to the folder which you want to have the file list from. Hold down the Shift key on the keyboard and right-click on it (if you don’t hold down the Shift key, the option of “Open PowerShell window here” is not available).
2. Click on “Open PowerShell window here”.
3. Copy and paste the following code and press enter afterwards:

Get-ChildItem -Path $MyInvocation.MyCommand.Path -force -recurse > filelist.txt

Import text file into Excel

Open Microsoft Excel.

1. Open the Text Import Wizard: Go to the Data ribbon, click on “Get Data” on the left, then on “Legacy Wizards” and then on “From Text (Legacy)”. If this option is not available, you can activate it within the Excel settings (check this article for more information).
2. Select the file filelist.txt from your folder. In step 3 above it was created within your target folder.

Follow the import steps of the Text Import Wizard on the screen:

1. In the first step of three, make sure that “Fixed width” is selected. Click on Next.
2. In the lower part of the window, Excel shows a preview of your import. Check here, if the column separators are set correctly: You can move the vertical lines if necessary or add more by clicking on the respective number in the heading of the preview. Then click on Next and in the third step Next again. After that finish the Text Import Wizard by selecting the location where the file list should be placed.
3. As you can see in number 8, the file list is inserted, but has some disadvantages: Directory paths are cut, each subfolder has its own block, and so on.

In a nutshell: This method of creating file lists within Microsoft Excel via PowerShell is complex and the results aren’t as good as in the other methods.

Recommendation: Try to avoid this method.

Method 7: Let a VBA Macro loop through the files

The following VBA code creates a list of all files in a folder. The list will be placed on the currently active worksheet, starting from cell A1. Please make sure that you don’t override anything here.

Sub InsertFileList()

Dim objFileSystemObject As Object, objFolder As Object, objFile As Object, i As Integer

Set objFileSystemObject = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
Set objFolder = objFileSystemObject.GetFolder("Your folder path")

For Each objFile In objFolder.Files
    i = i + 1
    ActiveSheet.Cells(i, 1) = objFile.Name
Next

End Sub

Here is how to use the VBA-Code. If you need more help of how to use VBA macros, please refer to this article.

1. Copy the VBA code from above.
2. Open the VBA editor by pressing Alt + F11 on the keyboard.
3. Insert a new module: Right-click on the active workbook name on the left.
4. Go to “Insert” and click on “Module”.

1. Paste the code by pressing Ctrl + V on the keyboard.
2. Replace Your folder path with the path from your own folder.
3. Click on start in the VBA editor.

Download

Please feel free to download all examples from above in this comprehensive Excel workbook. Each method is located on a different worksheet. Just click here and the download starts.

Image by Pexels from Pixabay

Функция INDEX (ИНДЕКС) в Excel используется для получения данных из таблицы, при условии что вы знаете номер строки и столбца, в котором эти данные находятся.

Например, в таблице ниже, вы можете использовать эту функцию для того, чтобы получить результаты экзамена по Физике у Андрея, зная номер строки и столбца, в которых эти данные находятся.

Что возвращает функция

Возвращает данные из конкретной строки и столбца табличных данных.

Синтаксис

=INDEX (array, row_num, [col_num]) — английская версия

=INDEX (array, row_num, [col_num], [area_num]) — английская версия

=ИНДЕКС(массив; номер_строки; [номер_столбца]) — русская версия

=ИНДЕКС(ссылка; номер_строки; [номер_столбца]; [номер_области]) — русская версия

Аргументы функции

• array (массив) — диапазон ячеек или массив данных для поиска;
• row_num (номер_строки) — номер строки, в которой находятся искомые данные;
• [col_num] ([номер_столбца]) (необязательный аргумент) — номер колонки, в которой находятся искомые данные. Этот аргумент необязательный. Но если в аргументах функции не указаны критерии для row_num (номер_строки), необходимо указать аргумент col_num (номер_столбца);
• [area_num] ([номер_области]) — (необязательный аргумент) — если аргумент массива состоит из нескольких диапазонов, то это число будет использоваться для выбора всех диапазонов.

Дополнительная информация

• Если номер строки или колонки равен “0”, то функция возвращает данные всей строки или колонки;
• Если функция используется перед ссылкой на ячейку (например, A1), она возвращает ссылку на ячейку вместо значения (см. примеры ниже);
• Чаще всего INDEX (ИНДЕКС) используется совместно с функцией MATCH (ПОИСКПОЗ);
• В отличие от функции VLOOKUP (ВПР), функция INDEX (ИНДЕКС) может возвращать данные как справа от искомого значения, так и слева;
• Функция используется в двух формах — Массива данных и Формы ссылки на данные:

— Форма «Массива» используется когда вы хотите найти значения, основанные на конкретных номерах строк и столбцов таблицы;

— Форма «Ссылок на данные» используется при поиске значений в нескольких таблицах (используете аргумент [area_num] ([номер_области]) для выбора таблицы и только потом сориентируете функцию по номеру строки и столбца.

Примеры использования функции ИНДЕКС в Excel

Пример 1. Ищем результаты экзамена по физике для Алексея

Предположим, у вас есть результаты экзаменов в табличном виде по нескольким студентам:

Для того, чтобы найти результаты экзамена по физике для Андрея нам нужна формула:

=INDEX($B$3:$E$9,3,2) — английская версия

=ИНДЕКС($B$3:$E$9;3;2) — русская версия

В формуле мы определили аргумент диапазона данных, где мы будем искать данные $B$3:$E$9. Затем, указали номер строки “3”, в которой находятся результаты экзамена для Андрея, и номер колонки “2”, где находятся результаты экзамена именно по физике.

Пример 2. Создаем динамический поиск значений с использованием функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

Не всегда есть возможность указать номера строки и столбца вручную. У вас может быть огромная таблица данных, отображение данных которой вы можете сделать динамическим, чтобы функция автоматически идентифицировала имя или экзамен, указанные в ячейках, и дала правильный результат.

Пример динамического отображения данных ниже:

Для динамического отображения данных мы используем комбинацию функций INDEX (ИНДЕКС) и MATCH (ПОИСКПОЗ).

Вот такая формула поможет нам добиться результата:

=INDEX($B$3:$E$9,MATCH($G$4,$A$3:$A$9,0),MATCH($H$3,$B$2:$E$2,0)) — английская версия

=ИНДЕКС($B$3:$E$9;ПОИСКПОЗ($G$4;$A$3:$A$9;0);ПОИСКПОЗ($H$3;$B$2:$E$2;0)) — русская версия

В формуле выше, не используя сложного программирования, мы с помощью функции MATCH (ПОИСКПОЗ) сделали отображение данных динамическим.

Динамический отображение строки задается следующей частью формулы —

MATCH($G$4,$A$3:$A$9,0) — английская версия

ПОИСКПОЗ($G$4;$A$3:$A$9;0) — русская версия

Она сканирует имена студентов и определяет значение поиска ($G$4 в нашем случае). Затем она возвращает номер строки для поиска в наборе данных. Например, если значение поиска равно Алексей, функция вернет “1”, если это Максим, оно вернет “4” и так далее.

Динамическое отображение данных столбца задается следующей частью формулы —

MATCH($H$3,$B$2:$E$2,0) — английская версия

ПОИСКПОЗ($H$3;$B$2:$E$2;0) — русская версия

Она сканирует имена объектов и определяет значение поиска ($H$3 в нашем случае). Затем она возвращает номер столбца для поиска в наборе данных. Например, если значение поиска Математика, функция вернет “1”, если это Физика, функция вернет “2” и так далее.

Пример 3. Создаем динамический поиск значений с использованием функций INDEX (ИНДЕКС) и MATCH (ПОИСКПОЗ) и выпадающего списка

На примере выше мы вручную вводили имена студентов и названия предметов. Вы можете сэкономить время на вводе данных, используя выпадающие списки. Это актуально, когда количество данных огромное.

Используя выпадающие списки, вам нужно просто выбрать из списка имя студента и функция автоматически найдет и подставит необходимые данные.

Пример ниже:

Используя такой подход, вы можете создать удобный дашборд, например для учителя. Ему не придется заниматься фильтрацией данных или прокруткой листа со студентами, для того чтобы найти результаты экзамена конкретного студента, достаточно просто выбрать имя и результаты динамически отразятся в лаконичной и удобной форме.

Для того, чтобы осуществить динамическую подстановку данных с использованием функций INDEX (ИНДЕКС) и MATCH (ПОИСКПОЗ) и выпадающего списка, мы используем ту же формулу, что в Примере 2:

=INDEX($B$3:$E$9,MATCH($G$4,$A$3:$A$9,0),MATCH($H$3,$B$2:$E$2,0)) — английская версия

=ИНДЕКС($B$3:$E$9;ПОИСКПОЗ($G$4;$A$3:$A$9;0);ПОИСКПОЗ($H$3;$B$2:$E$2;0)) — русская версия

Единственное отличие, от Примера 2, мы на месте ввода имени и предмета создадим выпадающие списки:

• Выбираем ячейку, в которой мы хотим отобразить выпадающий список с именами студентов;
• Кликаем на вкладку “Data” => Data Tools => Data Validation;
• В окне Data Validation на вкладке “Settings” в подразделе Allow выбираем “List”;
• В качестве Source нам нужно выбрать диапазон ячеек, в котором указаны имена студентов;
• Кликаем ОК

Теперь у вас есть выпадающий список с именами студентов в ячейке G5. Таким же образом вы можете создать выпадающий список с предметами.

Пример 4. Использование трехстороннего поиска с помощью INDEX (ИНДЕКС) / MATCH (ПОИСКПОЗ)

Функция INDEX (ИНДЕКС) может быть использована для обработки трехсторонних запросов.

Что такое трехсторонний поиск?

В приведенных выше примерах мы использовали одну таблицу с оценками для студентов по разным предметам. Это пример двунаправленного поиска, поскольку мы используем две переменные для получения оценки (имя студента и предмет).

Теперь предположим, что к концу года студент прошел три уровня экзаменов: «Вступительный», «Полугодовой» и «Итоговый экзамен».

Трехсторонний поиск — это возможность получить отметки студента по заданному предмету с указанным уровнем экзамена.

Вот пример трехстороннего поиска:

В приведенном выше примере, кроме выбора имени студента и названия предмета, вы также можете выбрать уровень экзамена. Основываясь на уровне экзамена, формула возвращает соответствующее значение из одной из трех таблиц.

Для таких расчетов нам поможет формула:

=INDEX(($B$3:$E$7,$B$11:$E$15,$B$19:$E$23),MATCH($G$4,$A$3:$A$7,0),MATCH($H$3,$B$2:$E$2,0),IF($H$2=»Вступительный»,1,IF($H$2=»Полугодовой»,2,3))) — английская версия

=ИНДЕКС(($B$3:$E$7;$B$11:$E$15;$B$19:$E$23);ПОИСКПОЗ($G$4;$A$3:$A$7;0);ПОИСКПОЗ($H$3;$B$2:$E$2;0); ЕСЛИ($H$2=»Вступительный»;1;ЕСЛИ($H$2=»Полугодовой»;2;3))) — русская версия

Давайте разберем эту формулу, чтобы понять, как она работает.

Эта формула принимает четыре аргумента. Функция INDEX (ИНДЕКС) — одна из тех функций в Excel, которая имеет более одного синтаксиса.

=INDEX (array, row_num, [col_num]) — английская версия

=INDEX (array, row_num, [col_num], [area_num]) — английская версия

=ИНДЕКС(массив; номер_строки; [номер_столбца]) — русская версия

=ИНДЕКС(ссылка; номер_строки; [номер_столбца]; [номер_области]) — русская версия

По всем вышеприведенным примерам мы использовали первый синтаксис, но для трехстороннего поиска нам нужно использовать второй синтаксис.

Рассмотрим каждую часть формулы на основе второго синтаксиса.

• array (массив) – ($B$3:$E$7,$B$11:$E$15,$B$19:$E$23):Вместо использования одного массива, в данном случае мы использовали три массива в круглых скобках.
• row_num (номер_строки) – MATCH($G$4,$A$3:$A$7,0): функция MATCH (ПОИСКПОЗ) используется для поиска имени студента для ячейки $G$4 из списка всех студентов.
• col_num (номер_столбца) – MATCH($H$3,$B$2:$E$2,0): функция MATCH (ПОИСКПОЗ) используется для поиска названия предмета для ячейки $H$3 из списка всех предметов.
• [area_num] ([номер_области]) – IF($H$2=”Вступительный”,1,IF($H$2=”Полугодовой”,2,3)): Значение номера области сообщает функции INDEX (ИНДЕКС), какой массив с данными выбрать. В этом примере у нас есть три массива в первом аргументе. Если вы выберете «Вступительный» из раскрывающегося меню, функция IF (ЕСЛИ) вернет значение “1”, а функция INDEX (ИНДЕКС) выберут 1-й массив из трех массивов ($B$3:$E$7).

Уверен, что теперь вы подробно изучили работу функции INDEX (ИНДЕКС) в Excel!

Listing the files in a folder is one of the activities which cannot be achieved using normal Excel formulas.  I could tell you to turn to VBA macros or PowerQuery, but then any non-VBA and non-PowerQuery users would close this post instantly.  But wait!  Back away from the close button, there is another option.

For listing files in a folder we can also use a little-known feature from Excel version 4, which still works today, the FILES function.

If you search through the list of Excel functions, FILES is not listed.  The FILES function is based on an old Excel feature, which has to be applied in a special way.  The instructions below will show you step-by-step how to use it.

Create a named range for the FILES function

The first step is to create a named range, which contains the FILES function.  Within the Excel Ribbon click Formulas -> Define Name

Within the New Name window set the following criteria:

• Name: listFiles
  Can be any name you wish, but for our example we will be using listFiles.
• Refers to: =FILES(Sheet1!$A$1)
  Sheet1!$A$1 is the sheet and cell reference containing the name of the folder from which the files are to be listed.

Click OK to close the New Name window.

Apply the function to list files

The second step is to set-up the worksheet to use the named range.

In Cell A1 (or whichever cell reference used in the Refers to box) enter the folder path from which to list the files, followed by an Asterisk ( * ).  The Asterisk is the wildcard character to find any text, so it will list all the files in the folder.

Select the cell in which to start the list of files (Cell A3 in the screenshot below), enter the following formula.

=INDEX(listFiles,1)

The result of the function will be the name of the first file in the folder.

To retrieve the second file from the folder enter the following formula

=INDEX(listFiles,2)

It would be painful to change the file reference number within each formula individually, especially if there are hundreds of files.  The good news is, we can use another formula to calculate the reference number automatically.

=INDEX(listFiles,ROW()-ROW(A$2))

The ROW() function is used to retrieve the row number of a cell reference.  When used without a cell reference, it returns the row number of the cell in which the function is used.  When used with a cell reference it returns the row number of that cell.  Using the ROWS function, it is possible to create a sequential list of numbers starting at 1, and increasing by 1 for each cell the formula is copied into.

If the formula is copied down further than the number of files in the folder, it will return a #REF! error.

Finally, wrap the formula within an IFERROR function to return a blank cell, rather than an error.

=IFERROR(INDEX(listFiles,ROW()-ROW(A$2)),"")

Listing specific types of files

The FILES function does not just list Excel files; it lists all file types; pdf, csv, mp3, zip, any file type you can think of.  By extending the use of wildcards within the file path it is possible to restrict the list to specific file types, or to specific file names.

The screenshot below shows how to return only files with “pdf” as the last three characters of the file name.

The wildcards which can be applied are:

• Question mark ( ? ) – Can take the place of any single character.
• Asterisk ( * ) – Represents any number of characters
• Tilde ( ~ ) – Used as an escape character to search for an asterisk or question mark within the file name, rather than as a wildcard.

The screenshot below shows how to return only files with the name of “New York.“, followed by exactly three characters.

Advanced uses for the FILES named range

Below are some ideas of how else you could use the FILES function.

Count the number of files

The named range created works like any other named range.  However, rather than containing cells, it contains values.  Therefore, if you want to calculate the number of files within the folder, or which meet the wildcard pattern use the following formula:

=COUNTA(listFiles)

Create hyperlinks to the files

Wouldn’t it be great to click on the file name to open it automatically?  Well . . . just add in the HYPERLINK function and you can.

The formula in Cell A3 is:

=IFERROR(HYPERLINK(LEFT($A$1,LEN($A$1)-1)&INDEX(listFiles,ROW()-ROW(A$2)),
INDEX(listFiles,ROW()-ROW(A$2))),"")

Check if a specific file exists within a folder

It isn’t necessary to list all the files to find out if a file exists within the folder.  The MATCH function will return the position of the file within the folder.

The formula in cell B3 is:

=MATCH(A3,listFiles,0)

In our example, a file which contains the text “New Yor*” exists, as the 7th file, therefore a 7 is returned.  Cell B4 displays the #N/A error because “Seattle” does not exist in the folder.

Find the name of the next or previous file

The files returned are in alphabetical order, therefore it is possible to find the next or previous file using the INDEX / MATCH combination.

The next file after “Denver.xlsx” is “New York.pdf“. The formula in Cell B3 is:

=INDEX(listFiles,MATCH(A3,listFiles,0)+1)

Retrieve values from each file with INDIRECT

The INDIRECT function can construct a cell reference using text strings.  Having retrieved the list of files in a folder, it would be possible to obtain values from those files.

The formula in Cell B3 is:

=INDIRECT("'"&LEFT($A$1,LEN($A$1)-1)&"["&A3&"]Sheet1'!$A$1")

For INDIRECT to calculate correctly the file does need to be open, so this may be a significant flaw in this option.

Usage notes

When working with the FILES function there are a few things to be aware of:

• The file path and file name is not case sensitive
• Files are returned in alphabetical order
• Folders and hidden files are not returned by the function
• The workbook must be saved as a “.xlsm” file format

Further reading

There are variety of other Excel 4 functions available which still work in Excel. Check out this post to find out how to apply them and download the Excel 4 Macro functions reference guide.

If you decide to use a VBA method, check out this post.

Is this article up to date?

In this guide, we’re going to show you how to create index page of worksheets in Excel with hyperlinks. Using VBA, you can automatically update the hyperlinks after adding or removing sheets.

Download Workbook

First, you need to create a new sheet for the index.

1. Create a new sheet.
2. Right-click on its tab.
3. Select View Code option to open VBA editor for the corresponding sheet.
   

Alternatively, you can press the Alt + F11 key combination to open the VBA window and select the index sheet from the left pane.

Copy the following code and paste into the editor. Once you pasted the code, it will run every time you open that worksheet.

Code for creating an index of sheets

Private Sub Worksheet_Activate()
    'Define variables
    Dim ws As Worksheet
    Dim row As Long
    row = 1
    'Clear the previous list and add "INDEX" title
    With Me
        .Columns(1).ClearContents
        .Cells(1, 1) = "INDEX"
    End With
    'Loop through each sheet to add a corresponding hyperlink by using the name of the worksheet
    For Each ws In Worksheets
        If ws.Name <> Me.Name And ws.Visible = xlSheetVisible Then
            row = row + 1
            Me.Hyperlinks.Add Anchor:=Me.Cells(row, 1), _
             Address:="", _
             SubAddress:="'" & ws.Name & "'!A1", _
             ScreenTip:="Click to go to sheet " & ws.Name, _
             TextToDisplay:=ws.Name
        End If
    Next ws
    'Adjust the width of first column by the longest worksheet name
    Me.Columns(1).AutoFit
End Sub

You can close the VBA window now and test by opening another sheet other than the index sheet and then go back to the index sheet. The code automatically updates the worksheets that are not hidden.

Remember to save your file as a macro-enabled workbook (xlsm).

Tweaks

The code creates hyperlinks for visible sheets only. We added this check to hide sheets used for calculations or static data which should not be accessible to the end users.

To remove this condition you can remove the And ws.Visible = xlSheetVisible part on the 13^th row.

Also, the last line in the subroutine adjusts the width of the first column based on the length of the longest worksheet name. Remove the entire 23^rd line, Me.Columns(1).AutoFit, to remove this when creating index of sheets.

Функция ИНДЕКС помогает извлекать значение из массива данных. Массив может различаться своей структурой, количеством столбцов и строк и даже количество самих массивов может быть больше одного.

Пример работы функции ИНДЕКС в Excel от простого к сложному

Сначала рассмотрим самый простой пример применения. У нас есть несколько городов. Пусть нашей первой задачей будет извлечь пятый по счету город из нашей одномерной базы данных. Синтаксис нашей формулы будет следующий: ИНДЕКС(массив; номер_строки). Начинаем писать формулу (яч. B9). Первый аргумент – это все города B3:C7, а второй – необходимый нам номер ряда, в котором хранится информация, которую мы хотим получить – пятый город:

Функция возвратила значение с второго ряда нашей таблицы. Теперь дополним нашу таблицу информацией о туристах, посетивших город в 2017 году:

Для дальнейшего ознакомления работы функции расширим задачу до двухмерного массива исходных данных.



Функция ИНДЕКС двумерный и многомерный массив

Теперь наш массив двухмерный. Пусть теперешним заданием будет узнать количество туристов в Ливерпуле. В ячейке B19 пишем формулу. Синтаксис тоже видоизменится: ИНДЕКС(массив; номер_строки; номер_столбца), у нас добавится третий аргумент – номер столбца, в котором хранится нужные нам данные:

Аналогично функция работает с трёхмерными массивами, четырёхмерными и так далее. Теперь давайте рассмотрим, как решать задачи, когда таблиц несколько. Пусть у нас будут города трёх стран с количеством посетителей:

На этот раз у нас три двумерные таблицы – три страны с различными городами и их посетителями. Нам необходимо найти количество туристов в городе Ницца страны Франции или, если перефразировать под наш синтаксис, количество посетителей третьего ряда второй колонки второй таблицы. Первым делом, как и раньше, нам нужно выбрать диапазон. НО теперь их у нас три, а значит, все три мы и выбираем, предварительно взяв в скобки эту часть синтаксиса. После чего добавляем уже знакомые нам координаты искомой информации – строку и столбец, а также номер таблицы, которая содержит искомый нами диапазон:

И получаем готовую формулу с решением поставленной задачи:

Пример формулы комбинации функций ИНДЕКС и СУММ

Функцию ИНДЕКC так же можно комбинировать и с другими функциями. Например, наша база данных содержит дополнительно количество туристов Великобритании за 2018-2019 года, мы хотим узнать сумму туристов:

1. за 2018 год.
2. по городу Манчестер за весь период.

В этом нам поможет известная любому пользователю несложная функция СУММ. Она охватит результат поиска, сделанным ИНДЕКC и выполнит операцию сложения найденных значений. Чтобы выполнить первую задачу, для начала нам нужно выбрать диапазон с одними числами(без столбца с городами, поскольку будем суммировать численные значения C43:E47). Затем на месте, где мы прописывали номер строки, пишем 0. Благодаря этому ИНДЕКC не будет «искать» данные по строкам, а просто перейдет к следующей операции. А следующая операция – прописываем столбец 2 и получаем ответ на первый пункт:

Сумма туристов за 2018 год по пяти городам Великобритании составляет 40 987 людей.

Аналогично этой схеме мы ищем ответ на второй пункт. Только теперь нам нужно считать данные с ряда, поэтому ноль ставим на месте номера столбца:

И получаем ответ на второй пункт – всего посетителей за три года в Манчестере было 2 474 человека.

Для примера зачастую используются самые простые задачи и однотипные решения через функцию. Но в работе объем данных всегда больше и сложнее, поэтому для решения таких заданий используют несколько функций или их сочетание. Несколько таких примеров будем рассматривать дальше.

Формулировку функции можно видоизменять в зависимости от постановки задачи. Пусть нам нужно определить и показать сколько туристов вместе было в 2017-м году в первых трёх городах по списку – Кембридже, Манчестере и Лондоне. Тогда мы снова используем функцию СУММ, но в месте, где указывается конец диапазона значений, по которым мы проводим поиск, вставляем нашу ИНДЕКС. Проще говоря, диапазон для суммирования выглядит так: (начало:конец). Началом будет первая ячейка массива, как обычно, а конец мы заменим. Укажем количество городов, по которым будем считать людей (действие 1). Затем, когда будем составлять функцию ИНДЕКC, укажем, что первый аргумент – числовой диапазон всех пяти городов за 2017-й год, а второй – наше кол-во городов (ячейка D64):

Точно так же можно выполнить следующее задание: найти сумму посетителей Оксфорде за 2017-2018 года. В этом случае делаем всё точно так же, только выбираем горизонтальный диапазон C61:E61 :

В конце необязательно ссылаться на ячейку с написанным количеством искомых значений, можно сразу писать цифру 3 в первом примере и цифру 2 во втором примере, всё будет работать точно так же:

и

идентичны.

Комбинирование нескольких функций могут делать то же, что и одна отдельная функция, но при этом быть менее требовательными к расположению данных, к их размерам или количеству.

Формула ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ лучшая замена функции ВПР

Существуют весьма весомые аргументы преимущества использования формулы ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в Excel лучше, чем функция ВПР. Если вы уже знакомы с функцией ВПР, то наверняка знаете, что для её корректной работы искомые данные всегда должны располагаться по правую сторону от критериев:

Получается, что для работы сначала нужно упорядочить столбцы в соответствии с требованиями, а только потом совершать действия. Но иногда сама структура отчета или сводки, с которой нам нужно иметь дело, не позволяет совершать перестановки. Тогда нам очень кстати пригодится ИНДЕКС в сочетании с функцией ПОИСКПОЗ. Синтаксис ИНДЕКСА: (массив; номер_строки; номер_столбца). На первой позиции у нас будет диапазон значений (туристы, 2017), вместо следующих двух пишем ПОИСКПОЗ (искомый критерий;диапазон критериев; 0 (для точного результата)):

Рассмотрим более наглядный и реальный пример, где можно заменить ВПР. У нас есть два отчета: один — о количестве продаж определенного товара, а второй – о цене на упаковку одного товара. И как раз вторая таблица имеет такое расположение столбцов, которое не позволяет использовать нам ВПР – первыми занимают место значения, а вторыми – критерии:

Для того чтобы выполнить заполнение первой таблицы, делаем точно также, как в предыдущем примере – в ячейке D88 пишем ИНДЕКС, первым делом указываем столбец, где находятся искомые значения (цена за упаковку). Затем нужно указать, где нам искать соответствующие критерию значения — подстраиваем ПОИСКПОЗ под наше решение: выбираем искомый критерий (Хепилор), затем массив искомых критериев со второй таблицы:

Теперь просто копируем формулу до конца столбца, но не забываем закрепить ссылки, иначе массив будет спускаться дальше и мы получим некорректные значения. Наша таблица готова:

Если у нас нет данных во второй таблице о цене и препаратах, у нас будет в ячейке ошибка #Н/Д. Теперь к нашим ранее использованным функциям добавим ЕСЛИОШИБКА, которая нам поможет изменить внешний вид отчета, сделать его более понятным для читателя. Опять же, поскольку у нас вторая таблица не соответствует требованиям ВПР, на помощь приходит ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ. Усложняем уже имеющуюся формулу, добавляя ЕСЛИОШИБКА, указывая, что при отсутствии данных, мы хотим видеть прочерк:

Скачать примеры функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в Excel

Таким образом формула из комбинации функций ИНДЕКС и ПОИСПОЗ работают лучше популярной функции ВПР и не имеют никаких ограничений для выборки данных из таблицы даже по нескольким условиям.