Index on microsoft word

An index lists the terms and topics that are discussed in a document, along with the pages that they appear on. To create an index, you mark the index entries by providing the name of the main entry and the cross-reference in your document, and then you build the index.

You can create an index entry for an individual word, phrase, or symbol, for a topic that spans a range of pages, or that refers to another entry, such as «Transportation. See Bicycles.» When you select text and mark it as an index entry, Word adds a special XE (Index Entry) field that includes the marked main entry and any cross-reference information that you choose to include.

After you mark all the index entries, you choose an index design and build the finished index. Word collects the index entries, sorts them alphabetically, references their page numbers, finds and removes duplicate entries from the same page, and displays the index in the document.

Mark the entries

These steps show you how to mark words or phrases for your index, but you can also Mark index entries for text that spans a range of pages.

1. Select the text you’d like to use as an index entry, or just click where you want to insert the entry.

2. On the References tab, in the Index group, click Mark Entry.
   

3. You can edit the text in the Mark Index Entry dialog box.
   

   • You can add a second-level in the Subentry box. If you need a third level, follow the subentry text with a colon.

   • To create a cross-reference to another entry, click Cross-reference under Options, and then type the text for the other entry in the box.

   • To format the page numbers that will appear in the index, select the Bold check box or Italic check box below Page number format.

4. Click Mark to mark the index entry. To mark this text everywhere it shows up in the document, click Mark All.

5. To mark additional index entries, select the text, click in the Mark Index Entry dialog box, and then repeat steps 3 and 4.

Create the index

After you mark the entries, you’re ready to insert the index into your document.

1. Click where you want to add the index.

2. On the References tab, in the Index group, click Insert Index.
   

3. In the Index dialog box, you can choose the format for text entries, page numbers, tabs, and leader characters.
   

4. You can change the overall look of the index by choosing from the Formats dropdown menu. A preview is displayed in the window to the top left.

5. Click OK.

Edit or format an index entry and update the index

If you mark more entries after creating your index, you’ll need to update the index to see them.

1. If you don’t see the XE fields, click Show/Hide in the Paragraph group on the Home tab.

2. Find the XE field for the entry that you want to change, for example, { XE «Callisto» t «See Moons» }.

3. To edit or format an index entry, change the text inside the quotation marks.

4. To update the index, click the index, and then press F9. Or click Update Index in the Index group on the References tab.

   

If you find an error in the index, locate the index entry that you want to change, make the change, and then update the index.

Delete an index entry and update the index

1. Select the entire index entry field, including the braces ({}), and then press DELETE.

   If you don’t see the XE fields, click Show/Hide in the Paragraph group on the Home tab.

2. To update the index, click the index, and then press F9. Or click Update Index in the Index group on the References tab.

   

Is this article up to date?

Содержание

• Написание индекса в Ворде
  • Способ 1: Инструменты группы «Шрифт»
  • Способ 2: Горячие клавиши
  • Удаление индекса
• Заключение
• Вопросы и ответы

Верхний и нижний или надстрочный и подстрочный индекс в Microsoft Word — это тип символов, которые отображаются выше или ниже стандартной строки (на ее границе) с обычным текстом в документе. Размер этих символов меньше, чем у обычного текста, а используется такой тип написания, в большинстве случаев, в сносках и ссылках, а также при записи математических нотаций и выражений.

Читайте также: Как изменить регистр в Word

Написание индекса в Ворде

Возможности программы Microsoft Word позволяют легко переключаться между надстрочным и подстрочным индексами, используя для этого инструменты группы «Шрифт» или горячие клавиши. В этой статье мы рассмотрим оба варианта, а также то, как отменить подобное написание.

Способ 1: Инструменты группы «Шрифт»

Изменение индекса, в котором написан или только будет писаться текст, осуществляется в той же группе инструментов, где изменяется шрифт в целом, его размер, начертание, цвет и некоторые другие параметры. Для этого в данном блоке вкладки «Главная» предусмотрены отдельные кнопки.

Читайте также: Как в Ворде изменить шрифт

1. Выделите фрагмент текста, который необходимо преобразовать в индекс, либо установите указатель курсора в том месте, где только планируете набирать текст в надстрочном или подстрочном индексе.



2. Во вкладке «Главная» в группе «Шрифт» нажмите кнопку «Подстрочный знак» или «Надстрочный знак», в зависимости от того, какой вариант написания вам нужен — нижний или верхний.



3. Выделенный текст будет преобразован в индекс. Если же вы не выделяли его, а только собирались писать, введите то, что должно быть возведено индекс.
   

   Для возвращения к нормальному написанию кликните левой кнопкой мышки в месте за текстом, преобразованным в верхний или нижний индекс. Отключите кнопку «Подстрочный знак» или «Надстрочный знак», чтобы вернуться к «классическому» набору.



Вот так просто с помощью инструментов на ленте текстового редактора от Майкрософт можно записать текст в надстрочном или подстрочном индексе либо преобразовать в него уже имеющуюся запись. Но есть и еще более простое и удобное в своей реализации решение.

Читайте также: Как в Ворде поставить градусы Цельсия

Способ 2: Горячие клавиши

Вполне возможно, что при выполнении предыдущего способа вы заметили, что при наведении указателя курсора на кнопки, отвечающие за изменение индекса, отображается не только их назначение, но и комбинация клавиш, отвечающих за быстрый вызов этих функций. Если выполнять те или иные действия и использовать инструментарий Microsoft Word вам проще посредством горячих клавиш, просто запомните следующие комбинации:

«CTRL» + «=»	Переключение в подстрочный индекс
«CTRL» + «SHIFT» + «+»	Переключение в надстрочный индекс

Как и в случае с кнопками на панели управления, выделите текст, который необходимо преобразовать в верхний или нижний индекс, и нажмите соответствующую комбинацию клавиш либо же просто воспользуйтесь ею, если только собираетесь записать текст в таком виде.

Читайте также: Как в Word поставить обозначение квадратного и кубического метров

Удаление индекса

Бывает и так, что требуется выполнить действие, обратное тому, что озвучено в заголовке данной статьи, либо же просто продолжить писать текст в обычном режиме. О последнем мы рассказали в конце первого способа, но кроме этого вы всегда можете отменить преобразование в надстрочный или подстрочный текст. Нюанс заключается в том, что использовать для этого нужно не стандартную функцию отмены последнего действия (круговая стрелка в верхнем левом углу ленты Майкрософт Ворд или клавиши «CTRL+Z»), а другую комбинацию.

Читайте также: Как в Ворде отменить последнее действие

Так, для отмены преобразования в индекс необходимо воспользоваться клавишами «CTRL» + «SPACE» (Пробел) — после их нажатия текст примет привычный вид.

Читайте также: Горячие клавиши в MS Word

Заключение

Мы рассмотрели то, как в Microsoft Word можно записать что-либо в верхнем и нижний индексе. Это работает как с текстом, так и с числовыми значениями, на которых применяется значительно чаще, например, для возведения в степень.

Читайте также: Как в Ворде поставить степень

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Все, кому приходилось работать с формулами и математическими переменными в Ворде, когда-нибудь интересовались, как поставить верхний или нижний индекс в Word. К сожалению, многих пользователей ставит в тупик задача — поставить степень числа или переменной. На самом деле всё делается достаточно просто. Именно на этот вопрос и постараемся ответить в статье. Подробнее о том, как поставить надстрочный и подстрочный знаки в Ворде далее в статье. Давайте разбираться. Поехали!

Очень удобно, что разработчики Microsoft вынесли необходимые иконки прямо на панель вкладки «Главная». Найти нужные кнопки можно в разделе «Шрифт», прямо под полем «Размер шрифта». Пользоваться ими очень просто. Сначала введите букву или цифру, к которой хотите добавить индекс. Затем нажмите на соответствующую кнопку добавления подстрочного или надстрочного знака. После этого вы заметите, что палочка курсора стала вполовину меньше. Далее, можно ввести значение. Чтобы вернуться к нормальному формату набора текста, нажмите кнопку добавления подстрочного или надстрочного знака ещё раз. Обратите внимание на то, что, когда функция активирована, соответствующая иконка инструмента будет выделена серым.

Второй способ — воспользоваться горячими клавишами. Такой подход поможет немного ускорить работу с инструментом. Чтобы поставить подстрочный знак, используйте комбинацию Ctrl и =. Если необходимо добавить надстрочное значение, примените комбинацию клавиш Ctrl, Shift, +.

Ещё один вариант — кликнуть по специальной иконке в правом нижнем углу блока «Шрифт» в ленте инструментов, чтобы открыть полное меню. В разделе «Видоизменение» отметьте галочками пункты «надстрочный» либо «подстрочный». В зависимости от отмеченного варианта курсор примет соответствующий вид и положение.

Если в документе большое количество уравнений, где много значений и переменных в квадрате или других степенях, будет удобнее работать непосредственно в конструкторе формул. После того как вы добавили уравнение, откроется вкладка «Конструктор». На панели инструментов находится специальная кнопка «Индекс». Нажав на неё, откроется меню, в котором необходимо будет выбрать нужный вариант расположения индекса. После того как вы выберите подходящий, на листе появятся два пустых поля в виде квадратов. Внутри большого введите букву или цифру, внутри маленького введите значение степени либо подпись. Достоинство такого подхода в том, что он позволяет одновременно добавлять несколько индексов для более сложных математических расчётов.

Каждый из описанных способов удобнее использовать в том или ином случае. Выбирайте тот вариант, который является более подходящим для решения ваших задач. Теперь работа с индексами в Microsoft Word больше не будет для вас проблемой. Оставляйте в комментариях своё мнение о статье, особенно если она оказалась полезной и задавайте возникшие вопросы по теме.

An index can usually be found at the end of a document, listing the key words and phrases in a document, along with the page numbers they appear on. There are two steps involved in creating an index: defining which words you want to appear in the index and then inserting the index.

Insert an Index Entry

1. Select the text you want to include in the index.
2. Click the References tab.
3. Click the Mark Entry in the Index group.

   

The Mark Index Entry dialog box opens, where you can set up how the index entry works. The main entry field is filled with the selected text, and you can also add a subentry that will appear below the main entry.

4. Adjust the index entry’s settings and choose an index entry option:
• Cross-reference: Adds a reference to another index entry, instead of listing the current page number.
• Current page: Lists the current page number for the selected index entry. This is the default option.
• Page range: Lists the range of pages that are included in the bookmark that you click in the Bookmark list. Before using this option, you’ll need to create a bookmark of the selected range.
5. Click the Mark or Mark All button.

   

Clicking Mark will create an index entry for the selected instance of the word. Clicking Mark All will instead create an index entry for every instance of the selected word throughout the document.

Once you mark an entry, formatting marks will be displayed so that you can see the hidden text that marks index entries. The window remains open, so you can continue to mark index entries throughout the document.

6. Repeat the process for your other index entries.
7. Click Close when you’re done.

   

Index entries are invisible and will not be printed. However, you can see them when the paragraph marks are turned on.

Insert an Index

Once index entries have been marked, you’re ready to insert the index.

1. Click in your document where you want to insert an index.

Indexes usually appear at the end of a document and can take up a lot of space, so a blank page at the end is ideal.

2. Click the Insert Index button on the References tab.

   

The Index dialog box opens, where you can set up how the index will appear.

You can choose whether to right align page numbers and select a tab leader that appears between text and page numbers. You can also select whether to use a document’s formatting theme or select another one.

You can choose whether subentries will be indented below the main entry or shown run-in style in a paragraph below the main entry.

3. Customize the appearance and behavior of the index.

Any changes you make to the index appearance will be shown in the Print Preview.

4. Click OK.

   

The index is inserted, automatically filling itself out with all the index entries in the document.

Update an Index

When you insert an index, it automatically adds every index entry in the document. If you add or modify index entries after the index is created, you’ll need to update the index.

1. Click anywhere in the index.
2. Click the Update button.

   

The index is updated, adding any newly created entries while updating the page numbers for any entries that may have moved.

FREE Quick Reference

Click to Download

Free to distribute with our compliments; we hope you will consider our paid training.

Have you ever wondered who compiles the indexes at the end of books? Traditionally, this has been a specialist profession. However, these days, you can add an index to a document yourself. In this post, for example, we’re looking at how to create an index in Microsoft Word.

When to Add an Index

Most documents don’t need an index. In fact, it is usually only book-length non-fiction that does! And even if you are writing a non-fiction book, indexing is often handled by the publisher.

However, if you want to self-publish a work of non-fiction – or if you are creating another long document such as a company handbook – you may want to add an index yourself. And this is where the indexing options in Microsoft Word become very useful. This process involves two steps:

• Marking terms that you want to appear in the index
• Generating the index itself

We’ll now look at how to create an index in more detail below.

How to Mark Entries

Most of the work of creating an index comes with marking text. This means going through the document to look for terms you want to include in the final index. To mark an entry:

• Use the cursor to select the word/phrase you want to include in the index
• Go to References > Index on the main ribbon and click Mark Entry
• In the new dialogue box, select the options required
• Click Mark to mark the term selected or Mark All to mark every use of the term throughout the document

The options in the Mark Entry dialogue box mentioned above will let you:

• Link a Subentry (i.e., a similar term) to the main term
• Cross-reference a term with another index entry
• Control the page number format

Make sure to do this for every term that you want to include in the index. If you need to “unmark” a term, you will first need to turn on hidden text in Word. You will then be able to see, and if required remove, the index entry in curly brackets. Make sure to do this for all similar entries.

How to Create an Index

Once you have marked your entries, all that’s left is to create an index:

• Place the cursor where you want to create an index
• Go to References > Index and select Insert Index
• Select any required formatting options from the menu
• Click OK to insert an index in the selected location

Microsoft Word will generate an index based on your marked entries. If you change any of the marked entries, you can then update the index at the click of a button by going to References > Index > Update Index.

This Index in Word tutorial is suitable for users of Word 2010/2013/2016/2019 and Microsoft 365.  

Objective 

Mark entries in a long document for inclusion in the index. Create an index in Word from scratch and understand how to edit and update it.  

Indexing Explained 

An index lists the terms and topics discussed in a document listed in alphabetical order. It is usually located at the end of a document. It allows the reader to quickly jump to pages of interest by clicking on the page number associated with the index entry. To create an index in Word, you must first go through the document and mark points of interest as index entries. Once complete, the index can be inserted. 

It is important to remember to update the index if anything in the document changes to ensure that the page numbers still correspond with the topic.  Note, an Index page is different from a Contents Page!

Video Tutorial 

Marking Index Entries 

In this example, I have a document that spans 9 pages. It contains various headings that have been marked with Word heading styles. To create an index in Word, I first need to go through the document and mark each heading that I want to appear in the index.  

1. Select the heading that you want to mark 

1. Click the References tab 

1. From the Index group, click the Mark Entry button or press the Alt+Shift+X keyboard shortcut 

1. Review the options in the Mark Index Entry dialog box 

1. Click Mark 

Word will automatically turn on Show/Hide, and you will see the field code behind the entry. Do not worry too much about this as it will disappear once Show/Hide is turned off again.  

Continue through the document marking entries in the same way.  

NOTE: You will need to click Close on the Mark Entry dialog box each time you mark an entry.  

Mark Index Subentries 

To add structure and hierarchy to the index, you can mark entries as subentries of main entries. These subentries will appear indented underneath the main entry they are linked to in the index.  

In this example, ‘House Stark’, ‘House Lannister’, and ‘House Targaryen’ are sub-headings of ‘Cast and Characters’. I can show this hierarchy in the index by marking them as subentries. This means they will be indented in the index.  

1. Select the subentry text i.e. ‘House Stark’ 

1. Click Mark Entry 

1. Press Ctrl+C to copy the selected Main Entry text to the Clipboard. 

1. Position the insertion point in the Subentry text box. 

1. Press Ctrl+V to paste the text into the Subentry text box. 

1. Change the information in the Main Entry text box to indicate the main index entry to which this subentry should be subordinate. 

1. Click on Mark 

Continue through the document marking subentries in the same way.  

Create an Index 

Once you have marked all entries to be included in the index, you can add the index to the bottom of the document.  

1. Scroll to the last page of the document (preferably a blank page) 

1. Click the References tab 

1. From the Index group, click Insert Index 

Review the options in the Index dialog box. In this example, I have chosen to right-align page numbers and use a dotted tab leader between the entry and the page number.  

1. Click OK 

Notice that the subentries are indented.  

Add an Index Heading 

You may want to add a heading for your index. You may also want to include the index heading as an index entry.  

1. Type a name for your index and apply a heading style if desired 

1. Select the Index heading 

1. Click the References tab 

1. Click Mark Entry 

Update an Index 

To include the new entry in the index, you will need to update it.  

1. Click anywhere in the index 

1. Click the References tab 

1. Click Update Index 

The index heading is now included in the index.  

For more information about creating indexes in Word, please check out the following links: 

Microsoft – Create and Update an Index 

TechRepublic – How to add an index to a Word document using index tags 

If you are interested in learning more about Microsoft Word, then take a look at the following free resources:

• How to Create and Print Envelopes in Word
• How to Create a Contents Page in Word
• How to Mail Merge in Word
• How to Print Labels in Word

To learn Word with Simon Sez IT. Take a look at the Word courses we have available.