Index numbers on excel

Функция INDEX (ИНДЕКС) в Excel используется для получения данных из таблицы, при условии что вы знаете номер строки и столбца, в котором эти данные находятся.

Например, в таблице ниже, вы можете использовать эту функцию для того, чтобы получить результаты экзамена по Физике у Андрея, зная номер строки и столбца, в которых эти данные находятся.

Что возвращает функция

Возвращает данные из конкретной строки и столбца табличных данных.

Синтаксис

=INDEX (array, row_num, [col_num]) — английская версия

=INDEX (array, row_num, [col_num], [area_num]) — английская версия

=ИНДЕКС(массив; номер_строки; [номер_столбца]) — русская версия

=ИНДЕКС(ссылка; номер_строки; [номер_столбца]; [номер_области]) — русская версия

Аргументы функции

• array (массив) — диапазон ячеек или массив данных для поиска;
• row_num (номер_строки) — номер строки, в которой находятся искомые данные;
• [col_num] ([номер_столбца]) (необязательный аргумент) — номер колонки, в которой находятся искомые данные. Этот аргумент необязательный. Но если в аргументах функции не указаны критерии для row_num (номер_строки), необходимо указать аргумент col_num (номер_столбца);
• [area_num] ([номер_области]) — (необязательный аргумент) — если аргумент массива состоит из нескольких диапазонов, то это число будет использоваться для выбора всех диапазонов.

Дополнительная информация

• Если номер строки или колонки равен “0”, то функция возвращает данные всей строки или колонки;
• Если функция используется перед ссылкой на ячейку (например, A1), она возвращает ссылку на ячейку вместо значения (см. примеры ниже);
• Чаще всего INDEX (ИНДЕКС) используется совместно с функцией MATCH (ПОИСКПОЗ);
• В отличие от функции VLOOKUP (ВПР), функция INDEX (ИНДЕКС) может возвращать данные как справа от искомого значения, так и слева;
• Функция используется в двух формах — Массива данных и Формы ссылки на данные:

— Форма «Массива» используется когда вы хотите найти значения, основанные на конкретных номерах строк и столбцов таблицы;

— Форма «Ссылок на данные» используется при поиске значений в нескольких таблицах (используете аргумент [area_num] ([номер_области]) для выбора таблицы и только потом сориентируете функцию по номеру строки и столбца.

Примеры использования функции ИНДЕКС в Excel

Пример 1. Ищем результаты экзамена по физике для Алексея

Предположим, у вас есть результаты экзаменов в табличном виде по нескольким студентам:

Для того, чтобы найти результаты экзамена по физике для Андрея нам нужна формула:

=INDEX($B$3:$E$9,3,2) — английская версия

=ИНДЕКС($B$3:$E$9;3;2) — русская версия

В формуле мы определили аргумент диапазона данных, где мы будем искать данные $B$3:$E$9. Затем, указали номер строки “3”, в которой находятся результаты экзамена для Андрея, и номер колонки “2”, где находятся результаты экзамена именно по физике.

Пример 2. Создаем динамический поиск значений с использованием функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

Не всегда есть возможность указать номера строки и столбца вручную. У вас может быть огромная таблица данных, отображение данных которой вы можете сделать динамическим, чтобы функция автоматически идентифицировала имя или экзамен, указанные в ячейках, и дала правильный результат.

Пример динамического отображения данных ниже:

Для динамического отображения данных мы используем комбинацию функций INDEX (ИНДЕКС) и MATCH (ПОИСКПОЗ).

Вот такая формула поможет нам добиться результата:

=INDEX($B$3:$E$9,MATCH($G$4,$A$3:$A$9,0),MATCH($H$3,$B$2:$E$2,0)) — английская версия

=ИНДЕКС($B$3:$E$9;ПОИСКПОЗ($G$4;$A$3:$A$9;0);ПОИСКПОЗ($H$3;$B$2:$E$2;0)) — русская версия

В формуле выше, не используя сложного программирования, мы с помощью функции MATCH (ПОИСКПОЗ) сделали отображение данных динамическим.

Динамический отображение строки задается следующей частью формулы —

MATCH($G$4,$A$3:$A$9,0) — английская версия

ПОИСКПОЗ($G$4;$A$3:$A$9;0) — русская версия

Она сканирует имена студентов и определяет значение поиска ($G$4 в нашем случае). Затем она возвращает номер строки для поиска в наборе данных. Например, если значение поиска равно Алексей, функция вернет “1”, если это Максим, оно вернет “4” и так далее.

Динамическое отображение данных столбца задается следующей частью формулы —

MATCH($H$3,$B$2:$E$2,0) — английская версия

ПОИСКПОЗ($H$3;$B$2:$E$2;0) — русская версия

Она сканирует имена объектов и определяет значение поиска ($H$3 в нашем случае). Затем она возвращает номер столбца для поиска в наборе данных. Например, если значение поиска Математика, функция вернет “1”, если это Физика, функция вернет “2” и так далее.

Пример 3. Создаем динамический поиск значений с использованием функций INDEX (ИНДЕКС) и MATCH (ПОИСКПОЗ) и выпадающего списка

На примере выше мы вручную вводили имена студентов и названия предметов. Вы можете сэкономить время на вводе данных, используя выпадающие списки. Это актуально, когда количество данных огромное.

Используя выпадающие списки, вам нужно просто выбрать из списка имя студента и функция автоматически найдет и подставит необходимые данные.

Пример ниже:

Используя такой подход, вы можете создать удобный дашборд, например для учителя. Ему не придется заниматься фильтрацией данных или прокруткой листа со студентами, для того чтобы найти результаты экзамена конкретного студента, достаточно просто выбрать имя и результаты динамически отразятся в лаконичной и удобной форме.

Для того, чтобы осуществить динамическую подстановку данных с использованием функций INDEX (ИНДЕКС) и MATCH (ПОИСКПОЗ) и выпадающего списка, мы используем ту же формулу, что в Примере 2:

=INDEX($B$3:$E$9,MATCH($G$4,$A$3:$A$9,0),MATCH($H$3,$B$2:$E$2,0)) — английская версия

=ИНДЕКС($B$3:$E$9;ПОИСКПОЗ($G$4;$A$3:$A$9;0);ПОИСКПОЗ($H$3;$B$2:$E$2;0)) — русская версия

Единственное отличие, от Примера 2, мы на месте ввода имени и предмета создадим выпадающие списки:

• Выбираем ячейку, в которой мы хотим отобразить выпадающий список с именами студентов;
• Кликаем на вкладку “Data” => Data Tools => Data Validation;
• В окне Data Validation на вкладке “Settings” в подразделе Allow выбираем “List”;
• В качестве Source нам нужно выбрать диапазон ячеек, в котором указаны имена студентов;
• Кликаем ОК

Теперь у вас есть выпадающий список с именами студентов в ячейке G5. Таким же образом вы можете создать выпадающий список с предметами.

Пример 4. Использование трехстороннего поиска с помощью INDEX (ИНДЕКС) / MATCH (ПОИСКПОЗ)

Функция INDEX (ИНДЕКС) может быть использована для обработки трехсторонних запросов.

Что такое трехсторонний поиск?

В приведенных выше примерах мы использовали одну таблицу с оценками для студентов по разным предметам. Это пример двунаправленного поиска, поскольку мы используем две переменные для получения оценки (имя студента и предмет).

Теперь предположим, что к концу года студент прошел три уровня экзаменов: «Вступительный», «Полугодовой» и «Итоговый экзамен».

Трехсторонний поиск — это возможность получить отметки студента по заданному предмету с указанным уровнем экзамена.

Вот пример трехстороннего поиска:

В приведенном выше примере, кроме выбора имени студента и названия предмета, вы также можете выбрать уровень экзамена. Основываясь на уровне экзамена, формула возвращает соответствующее значение из одной из трех таблиц.

Для таких расчетов нам поможет формула:

=INDEX(($B$3:$E$7,$B$11:$E$15,$B$19:$E$23),MATCH($G$4,$A$3:$A$7,0),MATCH($H$3,$B$2:$E$2,0),IF($H$2=»Вступительный»,1,IF($H$2=»Полугодовой»,2,3))) — английская версия

=ИНДЕКС(($B$3:$E$7;$B$11:$E$15;$B$19:$E$23);ПОИСКПОЗ($G$4;$A$3:$A$7;0);ПОИСКПОЗ($H$3;$B$2:$E$2;0); ЕСЛИ($H$2=»Вступительный»;1;ЕСЛИ($H$2=»Полугодовой»;2;3))) — русская версия

Давайте разберем эту формулу, чтобы понять, как она работает.

Эта формула принимает четыре аргумента. Функция INDEX (ИНДЕКС) — одна из тех функций в Excel, которая имеет более одного синтаксиса.

=INDEX (array, row_num, [col_num]) — английская версия

=INDEX (array, row_num, [col_num], [area_num]) — английская версия

=ИНДЕКС(массив; номер_строки; [номер_столбца]) — русская версия

=ИНДЕКС(ссылка; номер_строки; [номер_столбца]; [номер_области]) — русская версия

По всем вышеприведенным примерам мы использовали первый синтаксис, но для трехстороннего поиска нам нужно использовать второй синтаксис.

Рассмотрим каждую часть формулы на основе второго синтаксиса.

• array (массив) – ($B$3:$E$7,$B$11:$E$15,$B$19:$E$23):Вместо использования одного массива, в данном случае мы использовали три массива в круглых скобках.
• row_num (номер_строки) – MATCH($G$4,$A$3:$A$7,0): функция MATCH (ПОИСКПОЗ) используется для поиска имени студента для ячейки $G$4 из списка всех студентов.
• col_num (номер_столбца) – MATCH($H$3,$B$2:$E$2,0): функция MATCH (ПОИСКПОЗ) используется для поиска названия предмета для ячейки $H$3 из списка всех предметов.
• [area_num] ([номер_области]) – IF($H$2=”Вступительный”,1,IF($H$2=”Полугодовой”,2,3)): Значение номера области сообщает функции INDEX (ИНДЕКС), какой массив с данными выбрать. В этом примере у нас есть три массива в первом аргументе. Если вы выберете «Вступительный» из раскрывающегося меню, функция IF (ЕСЛИ) вернет значение “1”, а функция INDEX (ИНДЕКС) выберут 1-й массив из трех массивов ($B$3:$E$7).

Уверен, что теперь вы подробно изучили работу функции INDEX (ИНДЕКС) в Excel!

The INDEX function returns the value at a given location in a range or array. INDEX is a powerful and versatile function. You can use INDEX to retrieve individual values, or entire rows and columns. INDEX is frequently used together with the MATCH function. In this scenario, the MATCH function locates and feeds a position to the INDEX function, and INDEX returns the value at that position. 

In the most common usage, INDEX takes three arguments: array, row_num, and col_num. Array is the range or array from which to retrieve values. Row_num is the row number from which to retrieve a value, and col_num is the column number at which to retrieve a value. Col_num is optional and not needed when array is one-dimensional.

In the example shown above, the goal is to get the diameter of the planet Jupiter. Because Jupiter is the fifth planet in the list, and Diameter is the third column, the formula in G7 is:

=INDEX(B5:E13,5,3) // diameter of Jupiter

The formula above is of limited value because the row number and column number have been hard-coded. Typically, the MATCH function would be used inside INDEX to provide these numbers. For a detailed explanation with many examples, see: How to use INDEX and MATCH.

Basic usage

INDEX gets a value at a given location in a range of cells based on numeric position. When the range is one-dimensional, you only need to supply a row number. When the range is two-dimensional, you’ll need to supply both the row and column number. For example, to get the third item from the one-dimensional range A1:A5:

=INDEX(A1:A5,3) // returns value in A3

The formulas below show how INDEX can be used to get a value from a two-dimensional range:

=INDEX(A1:B5,2,2) // returns value in B2
=INDEX(A1:B5,3,1) // returns value in A3

INDEX and MATCH

In the examples above, the position is «hardcoded». Typically, the MATCH function is used to find positions for INDEX. For example, in the screen below, the MATCH function is used to locate «Mars» (G6) in row 3 and feed that position to INDEX. The formula in G7 is:

=INDEX(B5:E13,MATCH(G6,B5:B13,0),3)

MATCH provides the row number (4) to INDEX. The column number is still hardcoded as 3.

INDEX and MATCH with horizontal table

In the screen below, the table above has been transposed horizontally. The MATCH function returns the column number (4) and the row number is hardcoded as 2. The formula in C10 is:

=INDEX(C4:K6,2,MATCH(C9,C4:K4,0))

For a detailed explanation with many examples, see: How to use INDEX and MATCH

Entire row / column

INDEX can be used to return entire columns or rows like this:

=INDEX(range,0,n) // entire column
=INDEX(range,n,0) // entire row

where n represents the number of the column or row to return. This example shows a practical application of this idea.

Reference as result

It’s important to note that the INDEX function returns a reference as a result. For example, in the following formula, INDEX returns A2:

=INDEX(A1:A5,2) // returns A2

In a typical formula, you’ll see the value in cell A2 as the result, so it’s not obvious that INDEX is returning a reference. However, this is a useful feature in formulas like this one, which uses INDEX to create a dynamic named range. You can use the CELL function to report the reference returned by INDEX.

Two forms

The INDEX function has two forms: array and reference. Both forms have the same behavior – INDEX returns a reference in an array based on a given row and column location. The difference is that the reference form of INDEX allows more than one array, along with an optional argument to select which array should be used. Most formulas use the array form of INDEX, but both forms are discussed below. 

Array form

In the array form of INDEX, the first parameter is an array, which is supplied as a range of cells or an array constant. The syntax for the array form of INDEX is:

INDEX(array,row_num,[col_num])

• If both row_num and col_num are supplied, INDEX returns the value in the cell at the intersection of row_num and col_num.
• If row_num is set to zero, INDEX returns an array of values for an entire column. To use these array values, you can enter the INDEX function as an array formula in horizontal range, or feed the array into another function.
• If col_num is set to zero, INDEX returns an array of values for an entire row. To use these array values, you can enter the INDEX function as an array formula in vertical range, or feed the array into another function.

Reference form

In the reference form of INDEX, the first parameter is a reference to one or more ranges, and a fourth optional argument, area_num, is provided to select the appropriate range. The syntax for the reference form of INDEX is:

INDEX(reference,row_num,[col_num],[area_num])

Just like the array form of INDEX, the reference form of INDEX returns the reference of the cell at the intersection row_num and col_num. The difference is that the reference argument contains more than one range, and area_num selects which range should be used. The area_num is argument is supplied as a number that acts like a numeric index. The first array inside reference is 1, the second array is 2, and so on.

For example, in the formula below, area_num is supplied as 2, which refers to the range A7:C10:

=INDEX((A1:C5,A7:C10),1,3,2)

In the above formula, INDEX will return the value at row 1 and column 3 of A7:C10.

• Multiple ranges in reference are separated by commas and enclosed in parentheses.
• All ranges must on one sheet or INDEX will return a #VALUE error. Use the CHOOSE function as a workaround.

Бывает у вас такое: смотришь на человека и думаешь «что за @#$%)(*?» А потом при близком знакомстве оказывается, что он знает пять языков, прыгает с парашютом, имеет семеро детей и черный пояс в шахматах, да и, вообще, добрейшей души человек и умница?

Так и в Microsoft Excel: есть несколько похожих функций, про которых фраза «внешность обманчива» работает на 100%. Одна из наиболее многогранных и полезных — функция ИНДЕКС (INDEX). Далеко не все пользователи Excel про нее знают, и еще меньше используют все её возможности. Давайте разберем варианты ее применения, ибо их аж целых пять.

Вариант 1. Извлечение данных из столбца по номеру ячейки

Самый простой случай использования функции ИНДЕКС – это ситуация, когда нам нужно извлечь данные из одномерного диапазона-столбца, если мы знаем порядковый номер ячейки. Синтаксис в этом случае будет:

=ИНДЕКС(Диапазон_столбец; Порядковый_номер_ячейки)

Этот вариант известен большинству продвинутых пользователей Excel. В таком виде функция ИНДЕКС часто используется в связке с функцией ПОИСКПОЗ (MATCH), которая выдает номер искомого значения в диапазоне. Таким образом, эта пара заменяет легендарную ВПР (VLOOKUP):

… но, в отличие от ВПР, могут извлекать значения левее поискового столбца и номер столбца-результата высчитывать не нужно.

Вариант 2. Извлечение данных из двумерного диапазона

Если диапазон двумерный, т.е. состоит из нескольких строк и столбцов, то наша функция будет использоваться немного в другом формате:

=ИНДЕКС(Диапазон; Номер_строки; Номер_столбца)

Т.е. функция извлекает значение из ячейки диапазона с пересечения строки и столбца с заданными номерами.

Легко сообразить, что с помощью такой вариации ИНДЕКС и двух функций ПОИСКПОЗ можно легко реализовать двумерный поиск:

Вариант 3. Несколько таблиц

Если таблица не одна, а их несколько, то функция ИНДЕКС может извлечь данные из нужной строки и столбца именно заданной таблицы. В этом случае используется следующий синтаксис:

=ИНДЕКС((Диапазон1;Диапазон2;Диапазон3); Номер_строки; Номер_столбца; Номер_диапазона) 

Обратите особое внимание, что в этом случае первый аргумент – список диапазонов — заключается в скобки, а сами диапазоны перечисляются через точку с запятой.

Вариант 4. Ссылка на столбец / строку

Если во втором варианте использования функции ИНДЕКС номер строки или столбца задать равным нулю (или просто не указать), то функция будет выдавать уже не значение, а ссылку на диапазон-столбец или диапазон-строку соответственно:

Обратите внимание, что поскольку ИНДЕКС выдает в этом варианте не конкретное значение ячейки, а ссылку на диапазон, то для подсчета потребуется заключить ее в дополнительную функцию, например СУММ (SUM), СРЗНАЧ (AVERAGE) и т.п.

Вариант 5. Ссылка на ячейку

Общеизвестно, что стандартная ссылка на любой диапазон ячеек в Excel выглядит как Начало-Двоеточие-Конец, например A2:B5. Хитрость в том, что если взять функцию ИНДЕКС в первом или втором варианте и подставить ее после двоеточия, то наша функция будет выдавать уже не значение, а адрес, и на выходе мы получим полноценную ссылку на диапазон от начальной ячейки до той, которую нашла ИНДЕКС:

Нечто похожее можно реализовать функцией СМЕЩ (OFFSET), но она, в отличие от ИНДЕКС, является волатильной, т.е. пересчитывается каждый раз при изменении любой ячейки листа. ИНДЕКС же работает более тонко и запускает пересчет только при изменении своих аргументов, что ощутимо ускоряет расчет в тяжелых книгах по сравнению со СМЕЩ.

Один из весьма распространенных на практике сценариев применения ИНДЕКС в таком варианте — это сочетание с функцией СЧЁТЗ (COUNTA), чтобы получить автоматически растягивающиеся диапазоны для выпадающих списков, сводных таблиц и т.д.

Ссылки по теме

• Трехмерный поиск данных по нескольким листам (ВПР 3D)
• Поиск и подстановка по нескольким условиям (ВПР по нескольким столбцам)
• Подстановка данных из одной таблицы в другую с помощью функции ВПР (VLOOKUP)

Excel INDEX Function (Examples + Video)

When to use Excel INDEX Function

Excel INDEX function can be used when you want to fetch the value from a tabular data and you have the row number and column number of the data point. For example, in the example below, you can use the INDEX function to get the marks of ‘Tom’ in Physics when you know the row number and the column number in the data set.

What it Returns

It returns the value from a table for the specified row number and column number.

Syntax

=INDEX (array, row_num, [col_num])
=INDEX (array, row_num, [col_num], [area_num])

INDEX function has 2 syntax. The first one is used in most cases, however, in case of three-way lookups, the second one is used (covered in Example 5).

Input Arguments

• array – a range of cells or an array constant.
• row_num – the row number from which the value is to be fetched.
• [col_num] – the column number from which the value is to be fetched. Although this is an optional argument, but if row_num is not provided, it needs to be given.
• [area_num] – (Optional) If array argument is made up of multiple ranges, this number would be used to select the reference from all the ranges.

Additional Notes (Boring Stuff.. But Important to Know)

• If the row number or the column number is 0, it returns the values of the entire row or column respectively.
• If INDEX function is used in front of a cell reference (such as A1:) it returns a cell reference instead of a value (see examples below).
• Most widely used along with the MATCH function.
• Unlike VLOOKUP, INDEX function can return a value from the left of the lookup value.
• INDEX function have two forms – Array form and the Reference form
  • ‘Array form’ is where you fetch a value based on row and column number from a given table.
  • ‘Reference form’ is where there are multiple tables, and you use the area_num argument to select the table and then fetch a value within it using the row and column number (see live example below).

Excel INDEX Function – Examples

Here are six examples of using Excel INDEX Function.

Example 1 – Finding Tom’s Marks in Physics (a two-way lookup)

Suppose you have a dataset as shown below:

To find Tom’s marks in Physics, use the below formula:

=INDEX($B$3:$E$10,3,2)

This INDEX formula specifies the array as $B$3:$E$10 which has the marks for all the subjects. Then it uses the row number (3) and column number (2) to fetch Tom’s marks in Physics.

Example 2 – Making the LOOKUP Value Dynamic using MATCH Function

It may not always be possible to specify the row number and the column number manually. You may have a huge data set, or you may want to make it dynamic so that it automatically identifies the name and/or subject specified in cells and give the correct result.

Something as shown below:

This can be done using a combination of the INDEX and the MATCH function.

Here is the formula that will make the lookup values dynamic:

=INDEX($B$3:$E$10,MATCH($G$5,$A$3:$A$10,0),MATCH($H$4,$B$2:$E$2,0))

In the above formula, instead of hard-coding the row number and the column number, MATCH function is used to make it dynamic.

• Dynamic Row Number is given by the following part of the formula – MATCH($G$5,$A$3:$A$10,0). It scans the name of students and identifies the lookup value ($G$5 in this case). It then returns the row number of the lookup value in the dataset. For example, if the lookup value is Matt, it’ll return 1, if it is Bob, it’ll return 2 and so on.
• Dynamic Column Number is given by the following part of the formula – MATCH($H$4,$B$2:$E$2,0). It scans the subject names and identifies the lookup value ($H$4 in this case). It then returns the column number of the lookup value in the dataset. For example, if the lookup value is Math, it’ll return 1, if it is Physics, it’ll return 2 and so on.

Example 3 – Using Drop Down Lists as Lookup Values

In the above example, we have to manually enter the data. That could be time-consuming and error-prone, especially if you have a huge list of lookup values.

A good idea in such cases is to create a drop down list of the lookup values (in this case, it could be student names and subjects) and then simply choose from the list. Based on the selection, the formula would automatically update the result.

Something as shown below:

This makes a good dashboard component as you can have a huge data set with hundreds of students at the back end, but the end user (let’s say a teacher) can quickly get the marks of a student in a subject by simply making the selections from the drop down.

How to make this:

The formula used in this case is the same used in Example 2.

=INDEX($B$3:$E$10,MATCH($G$5,$A$3:$A$10,0),MATCH($H$4,$B$2:$E$2,0))

The lookup values have been converted into drop-down lists.

Here are the steps to create the Excel drop down list:

• Select the cell in which you want the drop-down list. In this example, in G4, we want the student names.
• Go to Data –> Data Tools –> Data Validation.
• In the Data Validation Dialogue box, within the settings tab, select List from the Allow drop-down.
• In the source, select $A$3:$A$10
• Click OK.

Now you’ll have the drop-down list in cell G5. Similarly, you can create one in H4 for the subjects.

Example 4 – Return Values from an Entire Row/Column

In the above examples, we’ve used Excel INDEX function to do a 2-way lookup and get a single value.

Now, what if you want to get all the marks of a student. This can enable you to find the maximum/minimum score of that student, or the total marks scored in all subjects.

In simple English, you want to first get the entire row of scores for a student (let’s say Bob) and then within those values identify the highest score or the total of all the scores.

Here is the trick.

In Excel INDEX Function, when you enter the column number as 0, it will return the values of that entire row.

So the formula for this would be:

=INDEX($B$3:$E$10,MATCH($G$5,$A$3:$A$10,0),0)

Now this formula. if used as is, would return the #VALUE! error. While it displays the error, in the backend, it returns an array that has all the scores for Tom – {57,77,91,91}.

If you select the formula in the edit mode and press F9, you’ll be able to see the array it returns (as shown below): 

Similarly, based on what the lookup value is, when the column number is specified as 0 (or is left blank), it returns all the values in the row for the lookup value

Now to calculate the total score obtained by Tom, we can simply use the above formula within the SUM function.

=SUM(INDEX($B$3:$E$10,MATCH($G$5,$A$3:$A$10,0),0))

On similar lines, to calculate the highest score, we can use MAX/LARGE and to calculate minimum, we can use MIN/SMALL.

Example 5 – Three Way Lookup Using INDEX/MATCH

Excel INDEX function is built to handle three-way lookups.

What is a three-way lookup?

In the above examples, we’ve used one table with scores for students in different subjects. This is an example of a two-way lookup as we use two variables to fetch the score (student’s name and the subject).

Now, suppose in a year, a student has three different levels of exams, Unit Test, Midterm, and Final Examination (that’s what I had when I was a student).

A three-way lookup would be the ability to get a student’s marks for a specified subject from the specified level of exam. This would make it a three-way lookup as there are three variables (student’s name, subject’s name, and the level of examination).

Here is an example of a three-way lookup:

In the example above, apart from selecting the student’s name and subject name, you can also select the level of exam. Based on the level of exam, it returns the matching value from one of the three tables.

Here is the formula used in cell H4:

=INDEX(($B$3:$E$7,$B$11:$E$15,$B$19:$E$23),MATCH($G$4,$A$3:$A$7,0),MATCH($H$3,$B$2:$E$2,0),IF($H$2="Unit Test",1,IF($H$2="Midterm",2,3)))

Let’s break down this formula to understand how it works.

This formula takes four arguments. INDEX is one of those functions in Excel that has more than one syntax.

=INDEX (array, row_num, [col_num])
=INDEX (array, row_num, [col_num], [area_num])

So far in all the example above, we have used the first syntax, but to do a three-way lookup, we need to use the second syntax.

Now let’s see each part of the formula based on the second syntax.

• array – ($B$3:$E$7,$B$11:$E$15,$B$19:$E$23): Instead of using a single array, in this case, we have used three arrays within parenthesis.
• row_num – MATCH($G$4,$A$3:$A$7,0): MATCH function is used to find the position of the student’s name in cell $G$4 in the list of student’s name.
• col_num – MATCH($H$3,$B$2:$E$2,0): MATCH function is used to find the position of the subject name in cell $H$3 in the list of subject’s name.
• [area_num] – IF($H$2=”Unit Test”,1,IF($H$2=”Midterm”,2,3)): The area number value tells the INDEX function which array to select. In this example, we have three arrays in the first argument. If you select Unit Test from the drop-down, the IF function returns 1 and the INDEX functions select 1st array from the three arrays (which is $B$3:$E$7).

Example 6 – Creating a Reference Using the INDEX Function (Dynamic Named Ranges)

This is one wild use of the Excel INDEX function.

Let’s take a simple example.

I have a list of names as shown below:

Now I can use a simple INDEX function to get the last name on the list.

Here is the formula:

=INDEX($A$2:$A$9,COUNTA($A$2:$A$9))

This function simply counts the number of cells that are not empty and returns the last item from this list (it works only when there are no blanks in the list).

Now, what here comes the magic.

If you put the formula in front of a cell reference, the formula would return a cell reference of the matching value (instead of the value itself).

=A2:INDEX($A$2:$A$9,COUNTA($A$2:$A$9))

You would expect the above formula to return =A2:”Josh” (where Josh is the last value in the list). However, it returns =A2:A9 and hence you get an array of names as shown below:

One practical example where this technique can be helpful is in creating dynamic named ranges.

That’s it in this tutorial. I’ve tried to cover major examples of using the Excel INDEX function. If you would like to see more examples added to this list, let me know in the comments section.

Note: I’ve tried my best to proof read this tutorial, but in case you find any errors or spelling mistakes, please let me know 🙂

Excel INDEX Function – Video Tutorial

Related Excel Functions:

• Excel VLOOKUP Function.
• Excel HLOOKUP Function.
• Excel INDIRECT Function.
• Excel MATCH Function.
• Excel OFFSET Function.

You May Also Like the Following Excel Tutorials:

• VLOOKUP Vs. INDEX/MATCH
• Excel Index Match
• Lookup and Return Values in an Entire Row/Column.

Одной из самых полезных функций программы Эксель является оператор ИНДЕКС. Он производит поиск данных в диапазоне на пересечении указанных строки и столбца, возвращая результат в заранее обозначенную ячейку. Но полностью возможности этой функции раскрываются при использовании её в сложных формулах в комбинации с другими операторами. Давайте рассмотрим различные варианты её применения.

Использование функции ИНДЕКС

Оператор ИНДЕКС относится к группе функций из категории «Ссылки и массивы». Он имеет две разновидности: для массивов и для ссылок.

Вариант для массивов имеет следующий синтаксис:

=ИНДЕКС(массив;номер_строки;номер_столбца)

При этом два последних аргумента в формуле можно использовать, как вместе, так и любой один из них, если массив одномерный. При многомерном диапазоне следует применять оба значения. Нужно также учесть, что под номером строки и столбца понимается не номер на координатах листа, а порядок внутри самого указанного массива.

Синтаксис для ссылочного варианта выглядит так:

=ИНДЕКС(ссылка;номер_строки;номер_столбца;[номер_области])

Тут точно так же можно использовать только один аргумент из двух: «Номер строки» или «Номер столбца». Аргумент «Номер области» вообще является необязательным и он применяется только тогда, когда в операции участвуют несколько диапазонов.

Таким образом, оператор ищет данные в установленном диапазоне при указании строки или столбца. Данная функция своими возможностями очень похожа на оператора ВПР, но в отличие от него может производить поиск практически везде, а не только в крайнем левом столбце таблицы.

Способ 1: использование оператора ИНДЕКС для массивов

Давайте, прежде всего, разберем на простейшем примере алгоритм использования оператора ИНДЕКС для массивов.

Имеем таблицу зарплат. В первом её столбце отображены фамилии работников, во втором – дата выплаты, а в третьем – величина суммы заработка. Нам нужно вывести имя работника в третьей строке.

1. Выделяем ячейку, в которой будет выводиться результат обработки. Кликаем по значку «Вставить функцию», который размещен сразу слева от строки формул.



2. Происходит процедура активации Мастера функций. В категории «Ссылки и массивы» данного инструмента или «Полный алфавитный перечень» ищем наименование «ИНДЕКС». После того, как нашли этого оператора, выделяем его и щелкаем по кнопке «OK», которая размещается в нижней части окна.



3. Открывается небольшое окошко, в котором нужно выбрать один из типов функции: «Массив» или «Ссылка». Нужный нам вариант «Массив». Он расположен первым и по умолчанию выделен. Поэтому нам остается просто нажать на кнопку «OK».





4. Открывается окно аргументов функции ИНДЕКС. Как выше говорилось, у неё имеется три аргумента, а соответственно и три поля для заполнения.

   В поле «Массив» нужно указать адрес обрабатываемого диапазона данных. Его можно вбить вручную. Но для облегчения задачи мы поступим иначе. Ставим курсор в соответствующее поле, а затем обводим весь диапазон табличных данных на листе. После этого адрес диапазона тут же отобразится в поле.

   В поле «Номер строки» ставим цифру «3», так как по условию нам нужно определить третье имя в списке. В поле «Номер столбца» устанавливаем число «1», так как колонка с именами является первой в выделенном диапазоне.

   После того, как все указанные настройки совершены, щелкаем по кнопке «OK».



5. Результат обработки выводится в ячейку, которая была указана в первом пункте данной инструкции. Именно выведенная фамилия является третьей в списке в выделенном диапазоне данных.

Мы разобрали применение функции ИНДЕКС в многомерном массиве (несколько столбцов и строк). Если бы диапазон был одномерным, то заполнение данных в окне аргументов было бы ещё проще. В поле «Массив» тем же методом, что и выше, мы указываем его адрес. В данном случае диапазон данных состоит только из значений в одной колонке «Имя». В поле «Номер строки» указываем значение «3», так как нужно узнать данные из третьей строки. Поле «Номер столбца» вообще можно оставить пустым, так как у нас одномерный диапазон, в котором используется только один столбец. Жмем на кнопку «OK».

Результат будет точно такой же, что и выше.

Это был простейший пример, чтобы вы увидели, как работает данная функция, но на практике подобный вариант её использования применяется все-таки редко.

Урок: Мастер функций в Экселе

Способ 2: применение в комплексе с оператором ПОИСКПОЗ

На практике функция ИНДЕКС чаще всего применяется вместе с аргументом ПОИСКПОЗ. Связка ИНДЕКС – ПОИСКПОЗ является мощнейшим инструментом при работе в Эксель, который по своему функционалу более гибок, чем его ближайший аналог – оператор ВПР.

Основной задачей функции ПОИСКПОЗ является указание номера по порядку определенного значения в выделенном диапазоне.

Синтаксис оператора ПОИСКПОЗ такой:

=ПОИСКПОЗ(искомое_значение, просматриваемый_массив, [тип_сопоставления])

• Искомое значение – это значение, позицию которого в диапазоне мы ищем;
• Просматриваемый массив – это диапазон, в котором находится это значение;
• Тип сопоставления – это необязательный параметр, который определяет, точно или приблизительно искать значения. Мы будем искать точные значения, поэтому данный аргумент не используется.

С помощью этого инструмента можно автоматизировать введение аргументов «Номер строки» и «Номер столбца» в функцию ИНДЕКС.

Посмотрим, как это можно сделать на конкретном примере. Работаем все с той же таблицей, о которой шла речь выше. Отдельно у нас имеется два дополнительных поля – «Имя» и «Сумма». Нужно сделать так, что при введении имени работника автоматически отображалась сумма заработанных им денег. Посмотрим, как это можно воплотить на практике, применив функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.

1. Прежде всего, узнаем, какую заработную плату получает работник Парфенов Д. Ф. Вписываем его имя в соответствующее поле.



2. Выделяем ячейку в поле «Сумма», в которой будет выводиться итоговый результат. Запускаем окно аргументов функции ИНДЕКС для массивов.

   В поле «Массив» вносим координаты столбца, в котором находятся суммы заработных плат работников.

   Поле «Номер столбца» оставляем пустым, так как мы используем для примера одномерный диапазон.

   А вот в поле «Номер строки» нам как раз нужно будет записать функцию ПОИСКПОЗ. Для её записи придерживаемся того синтаксиса, о котором шла речь выше. Сразу в поле вписываем наименование самого оператора «ПОИСКПОЗ» без кавычек. Затем сразу же открываем скобку и указываем координаты искомого значения. Это координаты той ячейки, в которую мы отдельно записали фамилию работника Парфенова. Ставим точку с запятой и указываем координаты просматриваемого диапазона. В нашем случае это адрес столбца с именами сотрудников. После этого закрываем скобку.

   После того, как все значения внесены, жмем на кнопку «OK».



3. Результат количества заработка Парфенова Д. Ф. после обработки выводится в поле «Сумма».



4. Теперь, если в поле «Имя» мы изменим содержимое с «Парфенов Д.Ф.», на, например, «Попова М. Д.», то автоматически изменится и значение заработной платы в поле «Сумма».

Способ 3: обработка нескольких таблиц

Теперь посмотрим, как с помощью оператора ИНДЕКС можно обработать несколько таблиц. Для этих целей будет применяться дополнительный аргумент «Номер области».

Имеем три таблицы. В каждой таблице отображена заработная плата работников за отдельный месяц. Нашей задачей является узнать заработную плату (третий столбец) второго работника (вторая строка) за третий месяц (третья область).

1. Выделяем ячейку, в которой будет производиться вывод результата и обычным способом открываем Мастер функций, но при выборе типа оператора выбираем ссылочный вид. Это нам нужно потому, что именно этот тип поддерживает работу с аргументом «Номер области».



2. Открывается окно аргументов. В поле «Ссылка» нам нужно указать адреса всех трех диапазонов. Для этого устанавливаем курсор в поле и выделяем первый диапазон с зажатой левой кнопкой мыши. Затем ставим точку с запятой. Это очень важно, так как если вы сразу перейдете к выделению следующего массива, то его адрес просто заменит координаты предыдущего. Итак, после введения точки с запятой выделяем следующий диапазон. Затем опять ставим точку с запятой и выделяем последний массив. Все выражение, которое находится в поле «Ссылка» берем в скобки.

   В поле «Номер строки» указываем цифру «2», так как ищем вторую фамилию в списке.

   В поле «Номер столбца» указываем цифру «3», так как колонка с зарплатой является третьей по счету в каждой таблице.

   В поле «Номер области» ставим цифру «3», так как нам нужно найти данные в третьей таблице, в которой содержится информация о заработной плате за третий месяц.

   После того, как все данные введены, щелкаем по кнопке «OK».



3. После этого в предварительно выделенную ячейку выводятся результаты вычисления. Там отображается сумма заработной платы второго по счету работника (Сафронова В. М.) за третий месяц.

Способ 4: вычисление суммы

Ссылочная форма не так часто применяется, как форма массива, но её можно использовать не только при работе с несколькими диапазонами, но и для других нужд. Например, её можно применять для расчета суммы в комбинации с оператором СУММ.

При сложении суммы СУММ имеет следующий синтаксис:

=СУММ(адрес_массива)

В нашем конкретном случае сумму заработка всех работников за месяц можно вычислить при помощи следующей формулы:

=СУММ(C4:C9)

Но можно её немного модифицировать, использовав функцию ИНДЕКС. Тогда она будет иметь следующий вид:

=СУММ(C4:ИНДЕКС(C4:C9;6))

В этом случае в координатах начала массива указывается ячейка, с которой он начинается. А вот в координатах указания окончания массива используется оператор ИНДЕКС. В данном случае первый аргумент оператора ИНДЕКС указывает на диапазон, а второй – на последнюю его ячейку – шестую.

Урок: Полезные функции Excel

Как видим, функцию ИНДЕКС можно использовать в Экселе для решения довольно разноплановых задач. Хотя мы рассмотрели далеко не все возможные варианты её применения, а только самые востребованные. Существует два типа этой функции: ссылочный и для массивов. Наиболее эффективно её можно применять в комбинации с другими операторами. Созданные таким способом формулы смогут решать самые сложные задачи.